Processen för Balanserad Styrning
Steg 3
Analys och Rapportering(Uppföljning)
Utveckling/förbättring
Mål ochbudget
Mätning-mätresultat
Analys/rapportering
Processen förBalanserad styrning
KFs Budget 2005
”Varje nämnd och styrelse ansvarar för uppföljningen av dels den egna budgeten och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål.”
VAD ÄR UPPFÖLJNING?SYFTE?
Att styra och följa upp
KF/KS
Enhet
Styrning (mål)sker nedåt i
verksamheten
Uppföljning (mätning)sker uppåt i
verksamheten
Förvaltning/bolag
Avdelning
Genomförande
Nämnd/styrelse
Uppföljning på olika nivåer i organisationen
Nämnd
Förvaltning
Verksamheten
Enhet
Kommunfullmäktige KF´s budget
Mål och inriktning
Budget
Uppföljning – Varför ?
Säkerställa att Nämndens/Styrelsens uppdrag från KF genomförs
(reglementet/ägardirektivet).
Säkerställa att de prioriterade målen i KFs budget uppnås.
Uppföljning – Varför ?
Säkerställa att Nämndens/Styrelsens egna prioriterade mål uppnås.
Uppföljningen utgör underlag för nämndens/styrelsens styrning av verksamheten.
Uppföljning – Vad ?
Förvaltningen/Bolaget rapporterar till Nämnden/Styrelsen.– Verksamhetens utveckling
(inkl nämndens/styrelsens prioriterade mål)
– Utvecklingen av den ekonomiska situationen– KFs prioriterade mål
Uppföljning – Vad ?
Nämnden/Styrelsen rapporterar till KF (via KS).– Verksamhetens utveckling – Utvecklingen av den ekonomiska situationen– KFs prioriterade mål
Uppföljning – Hur ?Rapportera nuläget
– Beskriva resultatet – utfall, utveckling och måluppfyllelse.
– Kommentera resultatet – vad är väsentligt?
• Rapportera de mätningar/mätvärden som stödjer genomförandet av dels grunduppdraget och dels de prioriterade målen
• Rapportera utfall i förhållande till fastslagna mål och/eller i förhållande till tidigare mätvärden
Uppföljning – Hur ?
• Analysera resultaten –
nuläget och utvecklingen
– Orsaker – varför ser det ut som det gör?
– Samband – mellan olika resultat/mätningar?
– Effekter av beslutade/vidtagna åtgärder – når vi avsedd verkan?
– Prognos – om utvecklingen fortsätter?
Politikernas behov av uppföljning
Förvaltningens/Bolagets rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till nämnden/styrelsen skall möjliggöra styrning för nämnden/styrelsen och deras uppföljning till Kommunstyrelsen.
Politikernas behov av uppföljning
Nämndens/Styrelsens rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till Kommunstyrelsen skall möjliggöra styrning för Kommunstyrelsen och deras uppföljning till Kommunfullmäktige.
Rollfördelning
STYRROLLEN• Värdera resultat och utveckling• Ompröva inriktningar och strategier• Besluta om åtgärder - prioriteringar
MÄTNINGS-/RAPPORTERINGSROLLEN• Mäta och rapportera resultat• Kommentera/analysera utfall och utveckling• Föreslå åtgärder – beskriva konsekvenser
Årsredovisning/Årsrapport
Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport februari)
Feb
Mar
Apr
Maj
JuniJuli
Jan
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Uppföljningsprocessen
Uppföljningsrapport(Delårsrapport mars)
Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport juni)
Uppföljningsrapport(Delårsrapport augusti)
Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport oktober)
Budgetbeslut KF
Göteborgarnas behov - de vi finns till för
Personal – medarbetare och utveckling
Ekonomi – ekonomi och uppdrag
Göteborgs stads verksamheter – verksamheter och processer
Prioriterade mål
KFs Budget 2005
”De prioriterade målen har en tidshorisont över hela planperioden (2005-2007) om inte annat anges. Måluppfyllelse kan och bör dock eftersträvas snarast möjligt.”
Hur skapar vi en balanserad årscykel?
Jan
Feb
Mar
Apr
Maj
JunJul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Utveckling/förbättring
Mål ochbudget
Mätning-mätresultat
Analys/rapportering
Processen förBalanserad styrning
”Kvalitet”
Relevant
Snabbt
Ansvar - ledningsfråga
KFs Budget 2005
”Arbetet med uppföljning, utvärdering och analys måste utvecklas.”
Utvecklingsarbetet bedrivs genom det övergripande projektet ”Rappet”.
ExempelUppdrag – Reglemente/Ägardirektiv:
Reglemente – Stadsdelsnämnd / Facknämnd
Ägardirektiv - Bolag
”Bedriva en god och effektiv verksamhet utifrån uppdraget från Kommunfullmäktige, inom givna ekonomiska ramar/förutsättningar.”
KFs budget 2005:• Barn har behov av kulturell stimulans och
möjligheter till eget skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter.
• Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden.
Uppdrag – Reglemente/Ägardirektiv
• Vilka mätetal, i de olika perspektiven, skall rapporteras och analyseras?
• När skall de olika delarna rapporteras – vad skall ske varje gång?
• Vilka skall ha rapporteringen?(strategisk, taktisk, operativ)
KFs budget 2005:Barn har behov av kulturell stimulans och möjligheter till eget
skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter.
Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden.
• Vilka mått/mätetal används för att följa upp dessa mål?
(strategiska, taktiska, operativa)
• När rapporteras och analyseras dessa?
• När och hur skall nämnden/styrelsen agera med denna uppföljning som underlag?
Grupparbete
• Hur skall Nämnden/Styrelsen säkerställa mätning och uppföljning (analys/rapportering?
• Hur skall Nämnden/Styrelsen förhålla sig till mätning och uppföljning (analys/rapportering?
