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PROCESOS PRODUCTIVOS III

UNIDAD Nº II

Metodología de Trabajos

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Introducción

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso humano (todos los empleados que interviene en los diferentes puestos de trabajo) que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Estas son herramientas que permiten la eficiencia de la administración de personal en la empresa, por lo que son la base para la misma. Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización.

La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la

planeación de recursos humanos en la empresa

Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los

incentivos y la administración de los sueldos.

La descripción y el análisis de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa, esto es:

La enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante)

La periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace)

Los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas

(cómo lo hace) y

Los objetivos del cargo (por qué lo hace)

SEMANA 3

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Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama de la empresa.

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Cómo elegir el mejor método de análisis de puestos Para determinar la mejor técnica de análisis, deben considerarse los siguientes factores: Tipos de puestos:

Los puestos profesionales y de supervisión se prestan al análisis mediante entrevistas y cuestionarios.

El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observación y los partes.

Acceso del analista al lugar de trabajo:

Se encara mejor el trabajo de ventas y atención a distancia empleando cuestionarios y partes.

La entrevista y la observación pueden ser más convenientes para los puestos de la casa matriz.

Preparación previa por el analista:

La preparación de los cuestionarios exige una inversión previa de mucho tiempo para el diseño y el ensayo.

Los partes suelen requerir menos tiempo porque no hace falta que sean muy detallados.

Las entrevistas y la observación son menos engorrosas si están bien

planeadas en cuanto al tipo de información que se quiere reunir. Aceptación por los empleados:

El método de entrevistas es menos amenazante, ya que permite al analista explicar y responder a cada persona.

Los cuestionarios, los partes y la observación pueden resultar contraproducentes si no les precede una comunicación eficaz a los empleados.

La mayoría de los analistas experimentados creen que el método de los

cuestionarios es el más eficaz.

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El cuestionario puede robustecerse si lo siguen entrevistas complementarias selectivas. De este modo, el analista puede salvar las limitaciones de un método combinándolo con otro.

Reflexión

Para determinar la mejor técnica de análisis, deben considerarse

varios factores:

¿Cuál de ellos cree usted que es el más importante y el que

debería darse sin mayores problemas dentro de la empresa con el

fin de obtener resultados satisfactorios del analista?

1. Métodos de análisis y descripción El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante o a quien va a desempeñarlo dentro de la organización. Lo que persigue es el estudio y la determinación de todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada y eficiente. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación. Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y habrá variaciones según se trate de puestos manuales, de oficina, de producción, y otros que se requieran dentro de la organización. Las principales categorías de análisis que se podrían incluir son las siguientes:

Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer; problemas y solicitudes típicas que recibirá.

Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discreción; período de control.

Normas sobre desempeño y carga de trabajo.

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Relaciones; interfaces del cargo.

Supervisión; relaciones de dependencia.

Período de calificación, prueba y adiestramiento.

Condiciones de trabajo; peligros.

Promoción y oportunidades de carrera.

El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos: intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Cada una de estas cuatro áreas está dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia, por ejemplo, en el área de requisitos intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, así mismo variarán no sólo los factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de comportamiento. Existen varios métodos de descripción y análisis de cargos, (los cuales se verán en detalle más adelante) y entre ellos podemos destacar: La observación directa del trabajador ejecutando la labor; Los cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos; La entrevista directa al empleado; Métodos mixtos que combinen dos o más de los anteriores. Estos últimos brindan la posibilidad de contrarrestar las desventajas de cada uno de los métodos, haciendo de esta manera más confiable el estudio. La descripción de cargos es importante dentro del funcionamiento de la empresa, ya que trata temas claves; el qué, el cómo, el cuándo y el porqué. Estas preguntas dan las bases de la limitación de un cargo, permiten delimitar obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir quien lo desempeña.

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Por lo tanto es de vital importancia el análisis de cargos dentro de una empresa, porque por medio de éste se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y características del que lo va a ocupar, que sirven de base para la orientación profesional, la evaluación de remuneraciones, la utilización de trabajadores y otras prácticas de personal. Estudia cargos desempeñados en industrias del ámbito forestal, agropecuario, textil, construcción, de la minería, (como ejemplo el personal de la gran minería se agrupa en cinco grandes áreas: los profesionales, supervisores, mantenedores, operadores y otras ocupaciones del ámbito de la geología, cada una de estas divisiones está compuesta por las principales ocupaciones del personal de la industria de la minería), comercios, puestos en empresas públicas y privadas y otras organizaciones y produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos físicos e intelectuales que debe poseer el ocupante al cargo. Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales; desarrolla medios de orientación para trabajadores inexpertos (que comienzan una labor por primera vez) o que desean cambiar de cargo o puesto de trabajo y prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocación de trabajadores; utiliza datos para desarrollar sistemas de evaluación de salarios o remuneraciones y recomienda cambios en la clasificación de los cargos; prepara organigramas, elabora monografías (mediante la descripción de patrones y tendencias industriales); diseña pruebas para medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la búsqueda ocupacional relacionada.

Comente y analice esta imagen

Fig. 1.

Texto

Fuente: Texto simulado texto simulado texto

simulado texto simulado texto simulado texto

simulado.

Fig. 1.

Texto

Gentileza Google.

com

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Reflexión

De lo expuesto hasta el momento del Análisis y Descripción de

cargos en la empresa,

¿Cree usted que tiene una influencia importante en cuanto a la

gestión global del desempeño de la organización?

2. Observación directa (Método de observación directa) El método de observación directa es uno de los más utilizados, por su eficacia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de micro-movimientos, y de tiempos y métodos. El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, (como ejemplo un operario de un Torno quien realiza la labor de cortar, fisurar, trapeciar, y ranurar piezas de forma geométrica por revolución).

Torno utilizado en la industria metalúrgica para el mecanizado de metales Mientras el analista de cargos anota los datos claves de su observación en la hoja de análisis de cargos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos o repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen del contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa

Fig. 2.

Fuente:

www.buscarempleo.es

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todas las dudas, por lo general va acompañado de entrevistas y análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor. Características de este Método de Observación directa

El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de éste. (Ejemplo del Torno).

La participación del analista de cargos en la recolección de la información

es activa; la del ocupante es pasiva.

Las ventajas del Método de Observación Directa

La veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que ésta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. (En el ejemplo anterior el tornero).

No requiere que el ocupante de cargo deje de realizar sus labores.

Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica

del análisis de cargos (qué hace, cómo lo hace, y por qué lo hace). Las Desventajas del método de Observación Directa:

Costo elevado por que el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.

La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del

cargo, no permite obtener datos importantes para el análisis.

No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean sencillos ni repetitivos. Aquí hay que hacer un alcance y este es que se aconseja que este método se aplique en combinación con otros, (cuestionarios, entrevistas, etc.) para que el análisis sea más completo y preciso. Se puede concluir que el método de observación directa resulta viable y efectivo, ya que es de fácil aplicación, y además permite al analista de cargos obtener información acerca de las cualidades necesarias para ocupar cargos,

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características del ocupante y datos ocupacionales relativos a los cargos a través de la observación directa de quienes desempeñan un cargo, todo esto con la finalidad de evaluar el desempeño de quienes actualmente ocupan el puesto, y así brindar mayor orientación profesional a los trabajadores, facilitar la valuación de salarios y realizar los cambios necesarios en la ocupación de cargos, para lograr la mayor efectividad en el funcionamiento de la empresa y logro de objetivos de la misma.

3. Métodos de los cuestionarios El método más empleado en el análisis de puestos de trabajo es el cuestionario amplio. Se lo distribuye a todos los empleados de un departamento u área en la cual laboran o desarrollan sus tareas. Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista. No todas las empresas que emplean esta técnica del cuestionario, piden a sus empleados mismos que llenen el cuestionario. Lo hacen también los supervisores o gerentes Esto es lo común cuando la administración decide no dar participación a los empleados en la confección de las descripciones de sus puestos.

Participación masiva de los empleados en la entrevista Las ventajas de la técnica del cuestionario

Los cuestionarios constituyen un método eficaz y rápido para reunir gran cantidad de información. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados.

Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar están bien estructurados.

Fig. 3.

Fuente: Centro de

Capacitación Paipote

Enami. 2013.

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Si los puestos están localizados en puntos geográficos dispersos, el analista puede reunir información sin necesidad de viajar. Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresión de los participantes y no apuntes informales del analista.

Las desventajas de la técnica del cuestionario

Eliminan el contacto y la discusión entre el analista y el empleado.

Las respuestas escritas pueden dejar de lado algunas cuestiones esenciales.

Para que los cuestionarios sean eficaces, se necesita prepararlos muy

cuidadosamente.

Llenarlos lleva tiempo.

Pueden surgir problemas de interpretación para quien los llena como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas.

Para reunir la información mediante el cuestionario de puestos: Un cuestionario debe ir precedido de instrucciones claras sobre la manera de llenarlo. El analista debe acompañar al cuestionario una nota explicativa, la exposición de sus objetivos, de qué se hará con la información y los procedimientos que lo sucederán. También es de responsabilidad del gerente operativo explicar a los empleados los objetivos del cuestionario y aclarar cualquier problema que pudiera surgir. A continuación se describe el contenido de un Cuestionario para el análisis de Puesto: Cuestionario para el análisis de puesto: Título del Puesto ________________________________________________________ Departamento ________________________________________________________

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Supervisor _______________________________________________ Puesto del Supervisor ________________________________________________________ Condiciones de Trabajo: Status: Tiempo completo Tiempo parcial Días de trabajo: L M W J V S D Horas por Día: ______________ Horas Semanales: _________________ ¿Se requiere viajar? Sí No De contestar si, ¿Qué tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ % Propósito: Describa el propósito general o responsabilidad de este puesto. Tareas y responsabilidades principales _________________________________________________________________ Tareas y responsabilidades secundarias: _________________________________________________________________ Responsabilidades de Supervisión: ¿Requiere esta posición el supervisar personal? Explique

Requisitos de Educación: Escuela Superior Grado Técnico Bachillerato Maestría Doctorado

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Especialización requerida _________________________________ Experiencia: ¿Qué experiencia se requiere para este puesto? ______________________________________________________ Habilidades Técnicas: ¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición? ______________________________________________________ Condiciones Físicas: Describa las condiciones en las que se realiza este trabajo. ______________________________________________________ Completado por ________________________ Fecha ________________________________ Título ________________________________ Aprobado por __________________________

4. Métodos de entrevistas Con el método de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo con una o más personas que ocupen el puesto en una determinada tarea en la empresa. (Como ejemplo, la titilación de muestras minerales en un laboratorio químico)

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El analista emplea una lista de control (la cual será descrita más a delante) para conducir la discusión. Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripción de puesto. El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puesto basta con una muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emplea a diez personas, bastará con entrevistar a dos o tres de ellas

Personal que realiza muestreo químico de minerales

En este caso el supervisor del área del Laboratorio Químico, puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los miembros de mayor y menor capacitación o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar las especificaciones mínimas y máximas del puesto.

Las ventajas de la técnica de la entrevista

Logra la participación libre y directa de los empleados.

Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto.

Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.

Las desventajas de la técnica de la entrevista

Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos para poder aportar información adecuada.

Fig. 4.

Texto

Fuente. Laboratorio

químico Fundición

Hernan Videla Lira,

Paipote, 2015

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Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor

vigencia y dejen de lado los aspectos más generales del puesto.

Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo.

Además, el supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el

empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace. Preparación de los formularios de entrevistas La Figura que aparece en la página siguiente, presenta un modelo que el analista puede utilizar para reunir información para el análisis de puestos. (Formato evaluación de entrevista del personal) Antes de comenzar sus entrevistas, el analista debe estudiar el organigrama y las designaciones presentes de los puestos. Debe informar a los supervisores sobre la naturaleza y duración de las entrevistas. Por su parte, los supervisores deben informar individualmente a los empleados que serán entrevistados sobre el objetivo de la entrevista y la hora en que se llevará a cabo. Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempeña en la actualidad. Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras las cuales se explican a continuación. Los tipos de descripciones de puestos: Las descripciones genéricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría.

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Descripción genérica Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripción genérica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones específicas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. La forma genérica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulación de programas de capacitación Designaciones Planificación organizacional Formulación de pautas del desempeño Planificación de la mano de obra Estudios de salarios

Las descripciones de puestos específicos Las descripciones de puesto específicos estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos específicas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales. Por ejemplo el puesto específico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable Las descripciones de puestos específicas sirven otros propósitos:

Análisis precisos de puestos Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y salarios) Organigrama

Las descripciones de puestos confeccionadas correctamente pueden ayudar en la búsqueda de obreros, empleados, supervisores y gerentes calificados. Por ejemplo, la preparación de un anuncio en que se pide llenar determinado cargo se simplifica sintetizando la descripción del empleo y sus especificaciones. Para la selección de candidatos a un empleo, los entrevistadores comprobarán que las descripciones de puestos facilitarán todo el proceso de entrevistas concentrándolo en los factores pertinentes.

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El entrevistador tratará de determinar la experiencia previa de un postulante y cotejarla con las tareas y responsabilidades que figuran en la descripción de puesto. Si bien una conversación sobre el terreno permite que el entrevistador observe las condiciones de trabajo y asista a demostraciones, ella puede provocar distracciones e incomodidad. Es preferible que el analista realice las entrevistas en privado y en un medio neutral. Luego de llevadas a cabo, podrán hacerse visitas al lugar de trabajo, donde se podrán hacer demostraciones y discutir las condiciones. Manera de llevar a cabo las entrevistas. Para aliviar la tensión, el entrevistador debe comenzar con comentarios triviales. Debe explicar luego el objetivo de la entrevista y la manera en que la llevará a cabo. También debe decir al empleado cómo se utilizará la información reunida. El analista debe preparar cuidadosamente sus preguntas para evitar ambigüedades y dobles sentidos. Debe animar al empleado a que hable y darle tiempo suficiente para que pueda responder o justificar sus afirmaciones. La entrevista debe llevarse en tono de conversación, siempre que se concentre en su objetivo. El entrevistador sólo habrá de tomar apuntes de vez en cuando. Así se distraerá menos la atención y no se pondrá en peligro la conversación como ocurriría si se registrara absolutamente toda idea. Al final de la entrevista, el empleado debe tener la oportunidad de brindar más información o hacer preguntas. Inmediatamente después de terminada la entrevista, el analista debe redactar todos sus apuntes, observaciones e informaciones. El formulario para las entrevistas y la planilla son herramientas valiosas para este propósito, ya que proporcionan presentaciones uniformes para poder comprar la información obtenida en entrevistas diferentes. La confección de la descripción de puestos no necesita comenzarse hasta después de realizadas varias entrevistas. Diferentes tipos de modelos de formularios que se emplean para puestos:

Formularios para análisis de puesto

Formularios de Análisis de puesto y descripción de puestos de diversas posiciones

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Formulario de reclutamiento y selección

Formularios de planificación de recursos humanos

Formularios de evaluación

Formularios de capacitación

Formulario de solicitud de empleo En cuanto a las formas de entrevistas podemos mencionar: Aquí las modalidades van a depender del propósito del investigador. a- La entrevista estructurada toma forma de un interrogatorio en el cual las

preguntas se plantean en orden y con cuestionario en mano.

b- La entrevista no estructurada deja liberte al entrevistado y al entrevistador. Se trata de preguntas abiertas que son respondidas dentro de una conversación. En este caso el entrevistador debe dominar el cuestionario de manera tal que no se vea obligado a interrumpir el dialogo para leer la próxima pregunta. Se recomienda conocer el tema de conversación. Los pasos de una entrevista son:

1. Planificación: a- Selección de las personas a entrevistar b- Oportunidad de la entrevista- cronograma – establecer citas c- Elección del tipo de entrevista ( los objetivos y la temática de investigación

son muy importantes para la elección del tipo de entrevistas. Pueden ser combinadas)

d- Finalidad de la entrevista. Objetivo, debe ser compartido con el entrevistado. e- Tecnología de registro. Tipos de registros.

2. Registro:

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El éxito de una entrevista depende de varios factores: 1. Formulación de preguntas con claridad y propiedad 2. Obtención de respuestas válidas y con sentido 3. Registro correcto y completo 4. Diálogo no-discusión y /o corrección. 5. La entrevista no es un interrogatorio ni un examen. 6. Abstenerse de manifestar desaprobación, crítica y aprobación del relato del entrevistado 7- No presionar. Las preguntas más habituales en una “Entrevista de Selección” A continuación se señala algunos consejos para responder a las preguntas más comprometidas en una entrevista. Sobre la falta de experiencia: responder haciendo referencia a tu motivación, ilusión por demostrar tus conocimientos y tus ganas de aprender. ·Remuneración: Si no se tiene conocimiento del sueldo no te arriesgues con una cantidad. Es conveniente hacer referencia a lo regulado en el convenio colectivo aplicable para ese puesto de trabajo. Sobre tus estudios: destacar siempre tu acierto en la elección y tu nivel de preparación. · Trabajos anteriores: no critiques a tus compañeros o jefes anteriores, ni descubras el motivo de tu salida del anterior trabajo. · Preguntas íntimas: responder con cortesía y sin agresividad. A veces es mejor una respuesta ambigua en lugar de comprometerte sobre creencias, afiliación política, etc. · Fracaso en estudios: hacer referencia a la falta de madurez por la edad. · Porqué contratarte: suplir la falta de experiencia con ilusión por aprender y mejorar profesionalmente. · Porqué en ésta empresa: indicar sus posibilidades de desarrollo profesional, posibilidad de ampliar conocimientos, posibilidades de ascensos, etc.

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Reflexión

¿Es importante prepararse ante una entrevista o simplemente

responder con lo que uno realmente sabe?

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Bibliografía Idalberto Chiavenato, Administración de recursos humanos, Mc Graw Hill, Quinta edición, Págs. 338-339 Recursos Humanos Lic. Administración 3er cuatrimestre Eusebia Rodríguez García. Vargas, J. (2001, Enero 20). La descripción y el análisis de cargos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/descripcion-analisis-de-cargos Villa L. H. (2008).Apuntes Universitarios Universidad Los Lagos, Santiago. Chile

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