proceso de implantación de la administración electrónica
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Plataforma de Administración Electrónica
Proceso de implantación
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Contenido de la presentación
• Introducción
• ¿Cómo implantar la e-Administración?
• Fases de implantación
1. Web informativa
2. Sede Electrónica Básica
3. Gestión Expedientes Básica
4. Gestión Expedientes Avanzada
5. Sede Electrónica Avanzada
• Smart Government
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Administración Electrónica
Mejora la interacción con el ciudadano
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Administración Electrónica
Mejora los procesos internos de trabajo
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aplicadas a la Administración
Administración Electrónica
Uso de las nuevas tecnologías
• Reparto automático de tareas
• Organización eficaz del trabajo individual
• Automatización de tareas
• Coordinación del trabajo
• Comunicación online
• Intercambio de datos con aplicaciones y plataformas
• Gestión documental
• Medición y control
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Desde una sencilla página web informativa
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Hasta participación ciudadana en tramitación
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Y todo lo que está por llegar…
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¿Cómo implantar la e-Administración?
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en función de su grado de implantación
Beneficios
La Administración Electrónica permite
Ahorrar costes
Reducir el tiempo de tramitación
Realizar más trámites con el mismo personal
Atender mejor al ciudadano
…
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Se puede implantar todo de golpe
Coste muy elevado
Alta complejidad
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Necesidad de cambios organizativos
Se sienten amenazados
Supone un esfuerzo
Están ocupados
Cambio de papel a digital
Implantar todo de golpe
Empleados públicos
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Necesario que conozcan el cambio
Necesario que lo entiendan y quieran participar
No perciben retorno a corto plazo
Todo cambio es traumático
Dudas y errores de cualquier comienzo
Implantar todo de golpe
Ciudadanos
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La mejora continua permite obtener resultados de manera rápida sin desbordar a la organización
Se puede implantar de forma progresiva
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Mejora continua
Establecer prioridades
Empezar por lo sencillo
Marcar objetivos específicos
Implantar de forma rápida y menos traumática
Medir resultados
Obtener avance visible a c/p
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Mejora continua
El retorno conseguido en cada fasesirve para financiar la siguiente
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Mejora continua
En definitiva, se trata de avanzar
de forma rápida pero ordenada
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WEB INFORMATIVA
SEDE ELECTRÓNICA
BÁSICA GESTIÓN DE EXPEDIENTES
BÁSICA
GESTIÓN DE EXPEDIENTES
AVANZADASEDE
ELECTRÓNICA AVANZADA
SMART GOVERNMENT
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1. Web informativa
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Se informa al ciudadano
Se le permite hacer cosas básicas
Primer contacto online
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Ofrecidos, a quién están destinados, cómo solicitarlos, documentación requerida…
Descarga de solicitudes
Algo vivo (lo puede modificar la Administración)
Enlazado con normativas
1. Web informativa
Catálogo de Servicios online
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1. Web informativa
Otra información para el ciudadano
Información institucional
Tablón de anuncios y edictos
Horarios de atención al público
Calendario
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Perfil del contratante
Información sobre envío de facturas electrónicas
Enlace a servicios externos: FACe, PLACE
1. Web informativa
Relación con empresas
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La información disponible reduce las dudas dirigidas a los
empleados públicos
Se evitan desplazamientos sólo para informarse
Ciudadanos mejor atendidos
Más transparencia
1. Web informativa
Beneficios
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1. Web informativa
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Consultas online
Solicitudes descargadas
Facturas presentadas electrónicamente
Solicitudes de información presencial
Solicitudes de atención telefónica
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1. Web informativa
¿Cuál es el siguiente paso?
La información siempre es de carácter general
El ciudadano no puede realizar solicitudes online
Para cualquier trámite tiene que desplazarse al
ayuntamiento
No tiene constancia de lo que ha presentado
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2. Sede Electrónica Básica
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Intercambio online de documentos:
solicitudes, recibos, notificaciones…
Comienza la interacción
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Solicitudes online con documentación adjunta
Pago telemático de recibos
Notificaciones telemáticas
Consulta de Registro
Volantes y certificados
2. Sede Electrónica Básica
La oficina online de la Administración
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Usuario y contraseña
Certificado digital
2. Sede Electrónica Básica
Autenticación
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Reducción de carga de trabajo en Registro
Envío de solicitudes sin desplazamiento
Solicitud y documentación ya digitalizada
Se facilita el pago de impuestos
Servicios públicos más accesibles al ciudadano
2. Sede Electrónica Básica
Beneficios
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2. Sede Electrónica Básica
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Solicitudes online
Recibos pagados online
Notificaciones telemáticas
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2. Sede Electrónica Básica
¿Cuál es el siguiente paso?
La tramitación interna tarda lo mismo (no está automatizada)
La información de las solicitudes tiene que ser introducida por
los empleados públicos
Los expedientes se gestionan de forma manual
El ciudadano no puede consultar sus expedientes
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3. Gestión de Expedientes Básica
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Empleados tramitan de forma colaborativa
Comparten documentos y firman online
Organizando el trabajo interno
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Expedientes
Documentos y plantillas
Formularios de tramitación
Firma electrónica
Asignación de trámites
Localización de expedientes físicos
Integración del Registro
3. Gestión de Expedientes Básica
Herramientas para ser más eficientes
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Validez legal
Documentos
Autorizaciones
Circuito de firmas
Portafirmas en movilidad
3. Gestión de Expedientes Básica
Firma electrónica
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Acceso electrónico a expedientes
Seguridad y control de acceso
Trazabilidad
Tramitación más ágil
Menos errores en los documentos
Reducción del papel
3. Gestión de Expedientes Básica
Beneficios
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3. Gestión de Expedientes Básica
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Trámites realizados
Tiempo de tramitación
Consultas de expedientes
Gasto en papel
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3. Gestión de Expedientes Básica
¿Cuál es el siguiente paso?
Automatizar la coordinación del trabajo
Implantar procesos estandarizados
Que los empleados sepan qué tareas tienen que
hacer en cada momento
Disponer de formularios de tramitación más avanzados
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4. Gestión de Expedientes Avanzada
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El sistema asigna tareas a los empleados
Formularios avanzados para la tramitación
Coordinación automatizada del trabajo
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Gestión por procesos
Formularios que automatizan la tramitación
Control de plazos
Hacer el mismo trámite sobre muchos expedientes
Cuadro de mando
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Máxima eficiencia y calidad laboral
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Cada expediente se modela como un conjunto de pasos
Cada paso asociado a un trámite y a un responsable
El motor de procesos (BPM) asigna trámites a las personas
cuando toca hacerlos
Lista priorizada de trámites pendientes
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Gestión por procesos
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Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y en qué orden
Todos los trámites están informatizados
Tareas más sencillas y rápidas de realizar
Empleados aportan trabajo de más valor añadido
Es posible trabajar con grandes volúmenes de información
Equipo de gobierno puede actuar rápidamente
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Beneficios
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4. Gestión de Expedientes Avanzada
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Trámites realizados
Tiempo de tramitación
Cumplimiento de plazos
Errores en tramitación
Expedientes finalizados
Ingresos por servicios prestados
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4. Gestión de Expedientes Avanzada
¿Cuál es el siguiente paso?
Aumentar la integración con otros sistemas y Entidades
Alcanzar mayores niveles de transparencia
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5. Sede Electrónica Avanzada
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El ciudadano interactúa y colabora en la tramitación y en la toma de decisiones
La Administración en tu ordenador
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Rellenar y enviar formularios online
Formularios personalizados por tipo de solicitud
Consulta de expedientes en Carpeta del Ciudadano
Comunicación directa con personal técnico
5. Sede Electrónica Avanzada
Siempre en contacto
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Expediente incluye tareas que el ciudadano puede
hacer online
Firma electrónica de documentos
Participación en toma de decisiones
Integración avanzada con sistemas y Entidades
5. Sede Electrónica Avanzada
Colaborar para acelerar los trámites
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Tramitación muy ágil
Empleados liberados de tareas de poco valor
Ciudadanos mejor atendidos y más implicados
Administraciones comparten información
Transparencia absoluta
5. Sede Electrónica Avanzada
Beneficios
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5. Sede Electrónica Avanzada
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Atención de ciudadanos en sede física vs online
Solicitudes presentadas
Tiempo de finalización de un procedimiento
Citas con técnicos
Trámites realizados por el ciudadano
Intercambios de información
Quejas/peticiones enviadas
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Smart Government
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Máximo nivel de transparencia, cercanía al ciudadano y control de activos gestionados
La Administración que está por venir
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Repositorio “Big Data” de la ciudad
Datos georreferenciados: personas, empresas, inmuebles,
colegios, centros de salud…
Información en tiempo real e histórico de datos
Integración con otras aplicaciones internas y externas (padrón,
contabilidad…)
API de la ciudad
Smart Government
Modelo ciudad
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Cuadro de mando
Mapas temáticos
Análisis geoespacial
…
Smart Government
Análisis de datos y toma de decisiones
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Integración con Catastro
Digitalizar y procedimentar
Activos gestionados por la Administración
Mejor control de modificaciones
Justicia y eficiencia en el cobro de tasas
Smart Government
Catastro Técnico Multifinalitario
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Apps para ciudadanos y empleados públicos
Nexo de unión
Solucionar temas concretos del día a día
Gestión de incidencias, citas, movilidad…
Integradas con repositorio
Smart Government
Aplicaciones de la ciudad
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Conclusiones
¿Preparado para dar a tus ciudadanosla Administración que se merecen?
• Moderniza tu administración
• Ahorra recursos y mejora su eficiencia
• Introduce avances por fases
• Marca objetivos y mide resultados
• Obtén un retorno visible y a corto plazo
• Reinvierte y fija nuevas metas asequibles
• Mejora la vida de los ciudadanos y empleados públicos
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