proceso de emisión de directrices y políticas a nivel...
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2015
Proceso de Emisión de
Directrices y Políticas a Nivel
Nacional.
CONTENIDO
PRESENTACIÓN- ...................................................................................................................... 1
GLOSARIO ............................................................................................................................... 2
DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO ...................................................................... 3
GESTIÓN INTERNA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO ........................................................... 3
Proceso de Detección de Necesidades de Formación y Capacitación ................................. 3
Elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación .................................................. 3
Calificación de los Servicios Especializados de Capacitación ............................................... 4
Ejecución del Plan Institucional de Capacitación................................................................. 4
GESTIÓN INTERNA DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN ........................... 5
Méritos y Oposición .......................................................................................................... 6
Proceso De Reclutamiento, Selección y Contratación Bajo la Modalidad de Servicios
Ocasionales ....................................................................................................................... 9
Proceso de Inserción Laboral para Profesionales de la Salud Residentes en el Exterior “Plan
Ecuador Saludable, Voy Por Ti” ........................................................................................ 11
GESTIÓN INTERNA DE REMUNERACIONES E INGRESOS COMPLEMENTARIOS ................... 13
Directrices para uso de Vacaciones.................................................................................. 13
Directrices para Traspaso de Puestos Internos e Interinstitucionales ................................. 14
Directrices para Comisiones de Servicios y Cambios Administrativos ................................ 15
Directrices para Pago de Compensación por Residencia .................................................. 16
Directrices para Pago de Bonificación Geográfica ............................................................. 17
Directrices para Pago de Horas Suplementarias y Extraordinarias ..................................... 18
Validación Ingreso de Personal – Nivel Nacional .............................................................. 19
Depuración de Distributivos de Remuneraciones Unificadas – Nivel Nacional ................... 20
GESTIÓN INTERNA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ........................................................ 20
Procedimiento de Validación y Autorización de Contrataciones Nuevas ........................... 20
Proceso de Ingreso y Actualización del SIITH A Nivel Nacional ........................................ 21
Convenio Bilateral con La República de Cuba – Desconcentrados .................................... 23
Calificación del Régimen Laboral de los Trabajadores amparados por el Código de Trabajo;
y de los Servidores sujetos a la LOSEP ............................................................................. 25
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Proceso de Externalización de Servicios de Alimentación, Seguridad, Limpieza y Lavandería
....................................................................................................................................... 26
Proceso de Evaluación del Desempeño Servidores del Ministerio De Salud Pública del
Ecuador .......................................................................................................................... 27
Proceso de Reclasificación de Profesionales de la Salud MRL-2011-0033 y MRL-2012-0734
....................................................................................................................................... 29
Proceso de Pago de Retroactivo en Aplicación de la Resolución emitida MRL-2011-0033 y
MRL-2012-0734 .............................................................................................................. 30
GESTIÓN INTERNA DE BIENESTAR LABORAL ...................................................................... 31
Procesos de Optimización del Talento Humano del Ministerio de Salud Pública ............... 31
Póliza de Fidelidad .......................................................................................................... 32
Antigüedad ..................................................................................................................... 32
Alimentación ................................................................................................................... 32
Póliza de Vida ................................................................................................................. 33
Proceso de Seguridad y Salud Ocupacional ..................................................................... 34
Uniformes Personal Bajo Régimen Código de Trabajo ..................................................... 35
Uniformes Personal Bajo Régimen Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP ..................... 36
GESTIÓN INTERNA DE RÉGIMEN DISCIPLINARIO ................................................................ 37
Trámite para Denuncias Personal de LOSEP .................................................................... 38
Trámite para Denuncias Personal de Código de Trabajo .................................................. 39
GESTIÓN INTERNA DOCUMENTAL (Archivo) ...................................................................... 40
Funciones Generales:....................................................................................................... 41
Expedientes Ordenados y Actualizados ........................................................................... 41
Ingreso de Personal en el Sistema SIITH .......................................................................... 41
Registro y Control de Movimientos Administrativos ......................................................... 42
DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA ............................................................................. 43
DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE BODEGAS DE SUMINISTROS. ...................................... 43
Ingreso de Suministros. ................................................................................................... 44
Egreso de Suministros ..................................................................................................... 44
Inventarios. ..................................................................................................................... 45
Acta Entrega - Recepción en Bodega .............................................................................. 46
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DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE BODEGA DE MEDICAMENTOS Y BANCO DE VACUNAS.
.......................................................................................................................................... 47
Responsabilidades del Guardalmacén .............................................................................. 48
Administración de las Bodegas. ....................................................................................... 49
Toma Física de Inventarios .............................................................................................. 50
Procedimiento para el Ingreso Recepción y Almacenamiento de Medicamentos, Vacunas y
Dispositivos Médicos ....................................................................................................... 52
Procedimiento para el Egreso o Distribución de Medicamentos, Vacunas Dispositivos y
Equipamiento Médico ..................................................................................................... 54
Procedimiento.- Verificación e Inventarios de Medicamentos o Vacunas en el Ministerio de
Salud Pública .................................................................................................................. 56
DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES SUJETOS DE CONTROL........ 57
Personas y Entidades Responsables ................................................................................. 58
Procedimiento y Cuidado ................................................................................................ 58
Constatación Física y obligatoriedad de Inventarios ......................................................... 60
Utilización de bienes y existencias .................................................................................... 61
Inspección y Recepción ................................................................................................... 61
Servidor fallecido o ausente ............................................................................................ 63
Bajas ............................................................................................................................... 64
Denuncia ........................................................................................................................ 64
Responsabilidades ........................................................................................................... 65
Mantenimiento de equipos informáticos. ......................................................................... 65
Mantenimiento de los demás bienes................................................................................ 66
GESTIÓN INTERNA DE TRANSPORTE .................................................................................. 66
Encargado o Responsable de la Unidad de Transportes.- ................................................ 67
Conductor.- .................................................................................................................... 67
Mecánico.- ...................................................................................................................... 67
Marco Legal .................................................................................................................... 67
Proceso de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Automotor ..................... 69
Proceso de Matriculación Vehicular ................................................................................. 70
DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA .......................................................... 77
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POLÍTICAS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ........................... 77
Políticas Generales de la Dirección Nacional de Contratación Pública: .............................. 79
DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ....................... 80
Mantenimiento Preventivo y Correctivo durante el tiempo de vigencia de la Garantía
Técnica............................................................................................................................ 80
Sobre la Obligatoriedad de la Recompra ......................................................................... 85
Respecto a la exclusión constante en el art. 8 de la Resolución 085 sobre las condiciones
específicas para la adquisición de bienes en aplicación del principio de vigencia tecnológica
....................................................................................................................................... 86
Respecto a lo que comprende la garantía técnica: ........................................................... 88
Respecto al presupuesto referencial: ................................................................................ 88
Respecto a la certificación presupuestaria: ....................................................................... 88
Respecto a la obligatoriedad de la recompra: .................................................................. 89
En cuanto a las observaciones realizadas por la Secretaría Nacional de la Administración
Pública: ............................................................................................................................... 89
Sobre la “Certificación Presupuestaria”: ............................................................................ 89
Sobre la “Convocatoria sin firma”: .................................................................................... 90
Sobre la falta de “Documentación Relevante”: ................................................................. 90
En cuanto a la Solicitud de no objeción a Contratación Consultorías de Procesos: ........... 91
En cuanto a las observaciones realizadas por la Contraloría General del Estado: .................. 94
En cuanto a las obligaciones de las Coordinaciones Zonales: ............................................... 99
En cuanto a las obligaciones de los Administradores de Contratos a nivel nacional: ........... 100
En cuanto los procesos de contratación de Servicios de Seguridad y Vigilancia: ................. 102
DIRECCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL ................................................................................. 105
DE LA VENTANILLA ÚNICA ............................................................................................... 105
Del Ingreso De Información ........................................................................................... 105
De la Prestación del Servicio .......................................................................................... 107
DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................. 108
Acuerdos Ministeriales ................................................................................................... 108
Resoluciones / Contratos.- ............................................................................................ 108
Convenios Interinstitucionales e Internacionales.- .......................................................... 108
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Oficios.- ........................................................................................................................ 109
De la Certificación de Documentos y Régimen de Fedatarios: ............................................ 109
De La Certificación De Documentos .............................................................................. 109
Régimen de Fedatarios .................................................................................................. 109
DE LOS ARCHIVOS ACTIVOS Y PASIVOS: .......................................................................... 110
Del Archivo de Gestión o Activo ..................................................................................... 110
De la Transferencia de Archivos Pasivos ......................................................................... 112
ANEXOS ............................................................................................................................ 113
Anexo 1 _ Guía de Entrega de Documentación a Usuarios Internos ................................ 113
Anexo 2 _ Guía de Entrega de Documentación a Usuarios Externos ................................ 114
Anexo 3 _ Formato para Oficios Institucionales ............................................................... 115
Anexo 4_Formato para Membretar Expedientes ............................................................. 116
Anexo 5 _ Formato para Membretar Cajas ...................................................................... 117
Anexo 6 -Formato para Inventario de Documentación Activa ......................................... 117
Anexo 7 _ Formato para Préstamo Documental .............................................................. 118
Anexo 8 _ Formato para Transferencias de Archivo Pasivo .............................................. 119
DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA ................................................................................... 120
Grupo 530000 .................................................................................................................. 120
SERVICIOS EXTERNALIZADOS.- ........................................................................................ 123
RECURSOS DE AUTOGESTIÓN.- ....................................................................................... 123
CONSOLIDACION DE REFORMAS Y REPROGRAMACIONES PRESUPUESTARIAS.- ............. 123
CONTROL DE LOS NIVELES DE EJECUCIÓN.- ................................................................... 123
ÓRGANO REGULAR.- ....................................................................................................... 124
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PRESENTACIÓN.-
El Direccionamiento estratégico es un factor clave en el éxito de las instituciones
contemporáneas, y un mecanismo de empoderamiento del talento humano para la
consecución de la misión institucional; así mismo la estandarización de los procesos se ha
convertido en una herramienta clave que permite alcanzar la eficacia en la gestión.
El quehacer administrativo financiero es un proceso que soporta y apoya a los procesos
agregadores de valor, y que sin duda alguna puede determinar el éxito o el fracaso de los
mismos por el acceso oportuno y la disponibilidad de los recursos.
Adicionalmente, el campo de acción de la Coordinación General Administrativa Financiera en
sus ámbitos financiero, administrativo, de contratación pública, talento humano y secretaría
general, y en sus procesos homólogos desconcentrados en las Coordinaciones Zonales de
Salud, debe efectuarse en estricto apego a la normativa legal vigente, la cual va evolucionando
constante para responder a los retos de la administración pública actual.
El presente documento es una versión de inicio de un proceso de interacción, que puede y
deberá ser perfeccionado y actualizado, y recoge las principales directrices preparadas por la
Dirección Nacional de Talento Humano, Dirección Nacional Administrativa, Dirección Nacional
de Contratación Pública, Dirección de Secretaría General y Dirección Nacional Financiera, las
mismas que buscan coadyuvar con la gestión local y dar direccionamiento respecto de las
inquietudes y nudos críticos reportados por las Coordinaciones Zonales.
Estamos seguros que este documento constituye un esfuerzo conjunto de quienes
conformamos la Coordinación General Administrativa Financiera y las Coordinaciones Zonales
de Salud, en pos de conseguir el mejoramiento continuo del Ministerio de Salud Pública el cual
redundará en servicios de salud de calidad para nuestros mandantes, el pueblo ecuatoriano.
Con aprecio,
René Barreno Reinoso
COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO
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GLOSARIO
UATH: Unidad de Administración del Talento Humano
EOD: Entidad operativa desconcentrada.
LOSEP: Ley Orgánica de Servicio Público.
MRL: Ministerio de Relaciones Laborales, hoy Ministerio del Trabajo
SENESCYT: Secretaría Nacional de Educación Superior Ciencia y Tecnología
TDR: Términos de referencia
UDAF: Unidad Desconcentrada Administrativa Financiera
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DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO
GESTIÓN INTERNA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO
La Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación, el ex Ministerio de Relaciones
Laborales actualmente denominado como Ministerio de Trabajo establece; que, el artículo 51
literal g) de la LOSEP, faculta al Ministerio de Relaciones Laborales establecer las políticas
nacionales y normas técnicas de capacitación, así como coordinar la ejecución de programas de
formación y capacitación; Que, el artículo 70 de la LOSEP, el subsistema de capacitación y
desarrollo del personal, se orienta al desarrollo integral del talento humano que forme parte del
servicio público a partir de procesos de adquisición y actualización de conocimientos, desarrollo
de técnicas, habilidades y valores para la generación de una identidad tendiente a respetar los
derechos humanos, practicar principios de solidaridad, calidez, justicia y equidad reflejados en
sus comportamientos y actitudes frente al desempeño de sus funciones de manera eficiente y
eficaz que permita realizarse como seres humanos y ejercer de esta forma el derecho al buen
vivir.
Proceso de Detección de Necesidades de Formación y Capacitación
Solicitar mediante Quipux el ingreso de información en el formato del plan anual de
capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01 del Ministerio de Trabajo. (Se anexa el formato
mencionado).
Análisis de pertinencia de la información remitida por las diferentes unidades administrativas en
cuanto a los temas contemplados en el formato del plan anual de capacitación FO-SP-GAFSP-
DC-01.
La UATH completará los campos del formato FO-SP-GAFSP-DC-01, tales como: "información
de capacitación", "información de detección de necesidades".
Elaboración del Plan Anual de Formación y Capacitación
Conforme la información trabajada en el proceso de detección de necesidades, se procede a
realizar la consolidación de la información de las unidades administrativas en el formato FO-SP-
GAFSP-DC-01, para la aprobación de la autoridad nominadora.
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Calificación de los Servicios Especializados de Capacitación
Las personas naturales o jurídicas que requieran ser calificadas como proveedores de
capacitación para el servicio público, deberán solicitar mediante oficio dirigido a la máxima
autoridad o su delegado la calificación, adjuntando los requisitos establecidos por el Ministerio
de Trabajo. (Se anexa el listado de requisitos).
La UATH deberá revisar el cumplimiento de la entrega de los requisitos para obtener la
calificación.
La UATH deberá ingresar la información que solicita el formato de calificación emitido por el
Ministerio de Trabajo, el mismo que se descarga del link: www.trabajo.gob.ec (Se anexa formato
de calificación).
La UATH deberá elaborar el memorando de respuesta indicando la procedencia o no de la
solicitud y enviar a la Dirección Nacional de Talento Humano- Planta Central para posterior
aprobación
En el caso de ser procedente la calificación, la Dirección Nacional de Talento Humano a través
de memorando pondrá en conocimiento de la UATH, la procedencia de la calificación para la
entrega de la misma al proveedor de capacitación indicando que la misma tiene vigencia de un
año de acuerdo a lo que establece el Ministerio de Trabajo en el formato de calificación.
Ejecución del Plan Institucional de Capacitación
Plan de capacitación aprobado por la máxima autoridad.
Solicitud de certificación presupuestaria y certificación PAC a la unidad financiera y a la
unidad de planificación respectivamente.
Realizar la programación y el cronograma de eventos, participantes y presupuesto de
capacitación, de conformidad al plan institucional previamente aprobado por la máxima
autoridad.
Solicitar ofertas técnicas a los proveedores de capacitación que cuenten con la calificación
por parte de una institución pública y la misma se encuentre vigente y a su vez que la
temática y contenidos estén acordes al plan institucional.
Definir el proceso contractual con el cual se llevará a cabo la ejecución del plan institucional.
(régimen especial, subasta inversa, ínfima cuantía, catalogo electrónico).
Elaboración de términos de referencia para inicio de procesos contractuales.
La UATH realizará convocatorias a los servidores para los cursos planificados en el plan de
capacitación.
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Una vez culminados los eventos de capacitación la UATH solicitará el informe de transferencia
de conocimientos en un plazo de 8 días posteriores a la culminación del evento de capacitación
de acuerdo a lo que establece la Norma Técnica del Subsistema de Capacitación y Formación
en su art.- 8 literal g) y a su vez dar cumplimiento a lo que establece la LOSEP en su art.- 73.
La UATH validará la aprobación de los cursos por parte de los servidores caso contrario
solicitara al servidor reintegrar a la institución el valor total o la parte proporcional realizará de
lo invertido en su formación o capacitación de acuerdo a lo que establece la LOSEP en su art.-
74.
Una vez ejecutado el Plan, se debe elaborar informes técnicos internos satisfactorios y los
requeridos por la unidad financiera para el pago.
Elaborar reportes de ejecución en la matriz del plan institucional, los mismos que son remitidos
hasta el día 15 de cada mes a la Dirección Nacional de Talento Humano - Planta Central para
validación del cumplimiento del plan de capacitación.
Remitir el plan institucional ejecutado en los instrumentos técnicos a Planta Central hasta el 31
de enero del año siguiente con la finalidad de que Planta Central consolide el plan de
capacitación del nivel nacional para reportar hasta el 31 de marzo del año siguiente la ejecución
del plan de acuerdo a lo que establece la Norma Técnica del Subsistema de Formación y
Capacitación.
GESTIÓN INTERNA DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Con el objetivo de ir viabilizando la visión del Ministerio de Salud Pública de ser la Institución
que ejerce plenamente la gobernanza del Sistema Nacional de Salud, mediante la promoción
de la salud y la prevención de enfermedades, con altos niveles de atención de calidad con
calidez, garantizando la salud integral de la población y el acceso universal a una red de
servicios, la Unidad de Méritos y Oposición presenta el siguiente resumen técnico para
Reclutamiento Selección y Contratación.
El Ministerio de Salud Pública para el cumplimiento de sus objetivos en beneficio de la
colectividad, viene contratando personal en las diferentes Unidades de esta Cartera de Estado a
fin que cuenten con el talento humano idóneo tanto en el área administrativa como en el área
de la salud, cuya finalidad es la de apoyar en la provisión oportuna y eficiente de servicios de
calidad para el fomento y protección de salud, recuperación y rehabilitación de las
enfermedades de la población a Nivel Nacional que solventan gran parte de las necesidades
institucionales bajo la normativa legal vigente.
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Méritos y Oposición
El presente instructivo tiene como propósito definir el procedimiento para llevar a cabo un
concurso abierto de Méritos y Oposición, para el ingreso o ascenso de personal, organizado
por la Unidad de Administración del Talento Humano de cualquier Entidad Operativa
Desconcentrada (EOD), dentro del Ministerio de Salud Pública.
Para la aplicación del presente se entenderá por “Norma” a la Norma Técnica del Subsistema
de Selección de Personal, publicada en el Suplemento del Registro Oficial Año II - Nº 383 de
fecha miércoles 26 de noviembre de 2014.
El presente informe se concentrará en la etapa de Selección, por lo que para un buen proceso
de selección se detallan los pasos que debe seguir la UATH, en un Concurso de Méritos y
Oposición, según la Norma, presentando primero los tiempos de la Norma de Selección.
Etapas del Concurso con Tiempos Norma
Etapas Número de días
Mínimo Sugerido
Convocatoria / Postulación 4 4
Verificación de mérito 1 6
Recepción apelaciones a mérito 1 1
Resolución apelaciones a mérito 1 2
Aplicación pruebas técnicas y psicométricas 1 10
Recepción apelaciones a pruebas técnicas 1 1
Resolución de apelaciones a pruebas técnicas 1 2
Entrevistas 1 5
Puntaje final 2 5
Declaración de ganador 1 2
Total (días hábiles) 14 38
Elaborado por: Ministerio del Trabajo
1. Pasos Previos: Preparación Del Proceso De Selección
1.1 Solicitud de Claves para portal socio empleo.- Solicitar claves a través del Analista de
Méritos y Oposición, adjuntando copias de los contratos o Acciones de Personal y
cédulas, de los servidores que manejaran el portal.
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1.2 Designar Administrador.- La UATH debe designar al responsable del proceso de
selección.
1.3 Partida presupuestaria, debidamente financiada, solicitar a su Dirección Financiera. Que
no se encuentre en litigio.
1.4 Planificación y cronograma general del concurso.- Establecer el cronograma de trabajo,
observar los plazos de la Norma. Establecer los lugares para toma de pruebas y
entrevistas.
1.5 Preparar Tribunales.- Solicitar a las unidades requirentes los nombres de los Tribunales,
así como a la Autoridad Nominadora.
1.6 Preparar Técnicos Entrevistadores.- Preparar la fase de Entrevistas, a través de la
convocatoria a Técnicos Entrevistadores.
IMPORTANTE: Obtenidas las claves para el Portal Socio empleo, se debe suscribir los
correspondientes Acuerdos de Confidencialidad, como lo establece el Ministerio del
Trabajo.
2. Convocatoria: Preparación De La Difusión Del Proceso
2.1 Cargar las bases del Concurso.
2.2 Preparar: Acta de Administrador y Perfil de Puesto.
2.3 Revisar el cronograma y el nombre de la convocatoria.
2.4 Publicar en socio empleo y en las carteleras institucionales.
3. Mérito: Revisión Cumplimiento Del Perfil Puesto
3.1 Para la etapa del Mérito, la UATH debe revisar las postulaciones enviadas a través de la
plataforma socio empleo.
3.2 Debe ingresar por la pestaña Verificación del Mérito y conformar el Tribunal de Méritos
y Oposición.
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3.3 Para la conformación del Tribunal, debe contar con el Acta de conformación del
Tribunal escaneada.
3.4 El siguiente paso es pasar a Verificación del Mérito y buscar el código del proceso.
3.5 Con el código del proceso, se procede a revisar una a una las postulaciones, tomando
en consideración el perfil del puesto.
3.6 Cuando el proceso concluya se debe publicar el formulario que arroja el portal Socio
empleo.
3.7 Para las Apelaciones se procede de la misma manera.
4. Oposición: toma de Pruebas del Proceso de Selección
4.1 Para la toma pruebas, se debe extraer el listado de los postulantes que superaron la
etapa del mérito.
4.2 Se debe contar con la logística para la toma de pruebas.
4.3 Con el listado y el cronograma de pruebas, se envía un correo electrónico vía Socio
empleo y correo institucional a los postulantes con la información de lugar y fecha para
rendir las pruebas, debe ser preferentemente con 72 horas de anticipación.
4.4 El día de la toma de pruebas el personal de la UATH, debe trasladarse 30 minutos antes
para verificar el internet y las instalaciones
4.5 Después de la toma de pruebas, el personal de la UATH debe realizar la carga de las
notas psicométricas en el portal Socio empleo
4.6 Con el listado de los aspirantes que superaron las pruebas técnicas, se procede a
realizar la logística para las entrevistas.
4.7 Para las entrevistas, se debe llenar el Protocolo de la Entrevista el mismo que se
descarga del portal Socio empleo.
4.8 El personal de la UATH, debe preparar los instrumentos de grabación de la entrevista
sea en audio o video con audio.
4.9 Concluida la entrevista la UATH debe cargar las notas en el portal Socio empleo.
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5. Declaratoria de Ganador: Fin del Proceso de Selección
Se debe tener en cuenta las Acciones Afirmativas y el Mérito Adicional
Al publicar los resultados en la plataforma Socio empleo, tener en cuenta que existen tres días
para realizar el informe del concurso de méritos, el modelo se solicita al Analista de Méritos y
Oposición asignado.
La UATH, debe recibir los documentos de los ganadores de acuerdo a la normativa legal
vigente.
Proceso De Reclutamiento, Selección y Contratación Bajo la Modalidad de Servicios
Ocasionales
El proceso inicia con la solicitud realizada por parte del jefe inmediato de la Unidad, mediante
Memorando dirigido a la Unidad de Talento Humano.
Se realiza la validación del perfil solicitado vs. los perfiles establecidos para cada Unidad en el
manual de puestos aprobado por el Ministerio del Trabajo, con Resolución Nro. MDT-DFI-2015-
0001 de fecha 14 de enero de 2015, a fin de determinar el grupo ocupacional de cargo
solicitado, verificando la instrucción formal, experiencia laboral y capacitación.
Una vez determinado el grupo ocupacional de la vacante, se realiza el requerimiento de la
certificación presupuestaria a la Unidad Financiera, en la cual se detalla: el grupo ocupacional, el
valor de la remuneración a percibir, el rige de la contratación, tipo del gasto de financiamiento
(corriente o inversión).
Una vez emitida la certificación presupuestaria por parte de la Unidad Financiera, se realiza la
convocatoria para el reclutamiento de candidatos, con quienes se mantiene una entrevista
preliminar, a fin de analizar el perfil de cada uno y se realiza la aplicación de las pruebas
psicotécnicas en la plataforma Psigma Corp, y conforme a los resultados se define una terna
para la presentación al jefe inmediato de la Unidad requirente.
El jefe inmediato realiza las entrevistas a los candidatos que conforman la terna, y de acuerdo a
los resultados selecciona al candidato idóneo para ocupará la vacante.
Se realiza la respectiva notificación al candidato seleccionado, así como la fecha de vinculación
y se solicita la documentación habilitante (Anexo 1), la misma que debe ser entregada en la
Unidad de Talento Humano dos días antes de la fecha de ingreso.
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La Unidad de Talento Humano validará la información registrada por la persona que va a
ingresar al sector público en su hoja de vida de la Red Socio Empleo, debiendo utiliza los
siguientes medios:
La cédula de ciudadanía en la página web del Registro Civil:
https://servicios.registro.gob.ec/cdd;
El certificado de votación en la página web de la Dirección Nacional de Registro de Datos
Públicos: www.datoseguro.gob.ec/web/guest/consulta-cne;
El certificado de no tener impedimento legal para ejercer cargo público en la página web
del Ministerio del Trabajo: www.trabajo.gob.ec;
La instrucción formal de tercer nivel en la página web de la Secretaría Nacional de
Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación – SENESCYT:
www.SENESCYT.gob.ec/web/guest/consulta-de-titulos;
La instrucción formal del nivel de bachillerato en la página web del Ministerio de
Educación:http://servicios.educacion.gob.ec/titulacion25-eb/faces/paginas/consulta-titulos-
refrendados.xhtml; y,
Los años de experiencia por prestación de servicios profesionales se validará con la
declaración de impuesto a la renta que se encuentre en la página web del Servicio de
Rentas Internas – SRI: https://declaraciones.sri.gob.ec/consultas-renta-
internet/consultasNaturales.jsf.
La información registrada en la hoja de vida de la Red Socio Empleo que no pueda ser validad
por los medios señalados en los literales precedentes, deberá ser verificada por las UATH
institucionales a través del contacto directo con la fuente de esa información; de lo que se
dejará constancia en un informe que se incorporará al expediente de la persona que va a
ingresar al sector público.
a. El analista de la Unidad de Talento Humano organiza el expediente con la documentación
habilitante del nuevo servidor, incluyendo el informe técnico, informe de selección y
contratos, y se remite para las respectivas firmas de las autoridades y legalización.
b. Adicional se realiza la impresión del carnet institucional y el registro de la huella en el reloj
biométrico.
c. Se solicita la creación de usuario en el sistema de gestión documental Quipux y el correo
institucional a la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
d. Finalmente se remite una matriz del personal vinculado al Analista de Remuneraciones para
la elaboración de la reforma web, y al Analista de Formación y Desarrollo para la inducción
respectiva.
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Proceso de Inserción Laboral para Profesionales de la Salud Residentes en el Exterior
“Plan Ecuador Saludable, Voy Por Ti”
El proceso de reclutamiento, selección y contratación de profesionales residentes o
provenientes del exterior es liderado por la Dirección Nacional de Talento Humano a escala
nacional, el mismo que puede iniciar de las 2 siguientes maneras:
1. Por parte de la EOD; solicitud requerida mediante Memorando dirigido a la Dirección
Nacional de Talento Humano, adjuntando los términos de referencia, y el informe con el
cual se justifica la necesidad de la vacante a ser cubierta.
2. Por parte del profesional Interesado; solicitud requerida mediante correo electrónico, al
correo oficial [email protected], adjuntando formulario de aplicación que se
puede descargar en la página web del MSP, y la hoja de vida con los respectivos títulos
académicos en ciencias de la salud.
A través de un comité establecido por la Dirección Nacional de Hospitales, la Dirección Nacional
de Primer Nivel y la Dirección Nacional de Talento Humano, se realiza la validación, valoración y
selección de profesionales de la salud en relación a las brechas o necesidades institucionales
detectadas en la actualidad, con el objetivo de notificar tanto al profesional y a la unidad
requirente.
Una vez seleccionado el profesional y la plaza de trabajo, la Dirección Nacional de Talento
Humano realiza el proceso de selección dando el estricto cumplimiento de requisitos tipificados
en la normativa legal vigente, y parámetros establecidos, como una evaluación técnica de
conocimientos ejecutada por la unidad beneficiada la misma que debe ser notificada mediante
memorando a la DNTH si la evaluación es favorable o desfavorable
Requisitos de Aplicación.-
Para ser parte del proceso de selección se debe enviar al correo electrónico
[email protected] la siguiente documentación:
Hoja de vida actualizada (Títulos Académicos, certificados laborales)
Formulario de Aplicación (http://www.salud.gob.ec/ecuador-saludable-voy-por-ti/)
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Requisitos de Selección.-
De manera obligatoria tener la única y siguiente documentación:
Registro del título Académico en la SENESCYT (Secretaria Nacional de Educación Superior,
Ciencia, Tecnología e Innovación
Certificado de convalidación de haber realizado el año de servicio de salud rural (solo para
profesionales de la salud que tienen un título de tercer nivel)
Requisitos de Verificación.-
El Ministerio de Salud Púbica, validará la siguiente documentación:
Certificado de no tener impedimento legal para ejercer cargo público en la página web del
Ministerio del Trabajo www.trabajo.gob.ec
Se debe cumplir con las siguientes actividades;
Entrevista de Trabajo realizada por el equipo de Plan Ecuador Saludable
Prueba de personalidad realizada por el equipo de Plan Ecuador Saludable
Prueba Técnica de conocimientos realizada por la unidad donde va a ser asignado
Una vez definido y finalizado el proceso antes mencionado, se realiza la asignación
presupuestaria a la Dirección Nacional Financiera, con el objetivo que el presupuesto sea
transferida a las unidades correspondientes en la cual se detalla: el grupo ocupacional, el valor
de la remuneración a percibir, el rige de la contratación, tipo del gasto de financiamiento.
Una vez emitida la asignación presupuestaria por parte de la Dirección Nacional Financiera, se
notifica a través de un circular a todas las unidades correspondientes, que reciban a los
profesionales y se gestione el proceso administrativo financiero de contratación
La Dirección Nacional de Talento Humano, a través de la Coordinación de Plan Ecuador
Saludable, Voy Por Ti, realizará el seguimiento correspondiente hacia las unidades ejecutoras
que recibieron los recursos financieros.
Es obligación de las unidades de administración de talento humano notificar inmediatamente a
esta Dirección, cualquier inconveniente presentado en el proceso administrativo financiero
realizado.
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GESTIÓN INTERNA DE REMUNERACIONES E INGRESOS COMPLEMENTARIOS
Directrices para uso de Vacaciones
Con el objeto de no afectar a la adecuada gestión de la solicitud y autorización de vacaciones
de los servidores de esta Cartera de Estado, remito a Usted varias disposiciones respecto a la
autorización de vacaciones, las cuales se deberán observar de manera obligatoria:
Elaborar un cronograma anual de vacaciones el mismo que deberá ser aprobado de
acuerdo a las necesidades institucionales por la autoridad de cada EOD de conformidad
con lo establecido en la citada base legal, cabe indicar que el mismo debería ser
aprobado antes del cierre de cada ejercicio fiscal.
Solicitud de vacaciones presentada por el interesado previo la salida del servidor.
Elaboración de acciones de personal de vacaciones por parte de la UATH de cada EOD.
El servidor/ra no podrá salir de vacaciones sin la respectiva acción de personal.
De conformidad con lo establecido en la normativa legal vigente todo servidor podrá
acumular únicamente dos periodos es decir 60 días.
A fin de mantener la atención continua en cada una de la entidades, se recomienda hacer
uso de vacaciones de acuerdo a la necesidad institucional que no exceda 30 días anuales
los mismos que tendrán que ser proporcionales a la fecha de ingreso.
En el caso de los trabajadores amparados en el Código de Trabajo y el Contrato Colectivo se
deberá observar lo siguiente:
Art. 69 del Código de Trabajo Vacaciones anuales.- “Todo trabajador tendrá derecho a
gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos
los días no laborables. Los trabajadores que hubieren prestado servicios por más de cinco
años en la misma empresa o al mismo empleador, tendrán derecho a gozar
adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes o recibirán
en dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes.”
Cláusula Octava del Décimo Primer Contrato Colectivo: las trabajadoras y trabajadores
amparados en este contrato colectivo de trabajo gozarán de treinta días de vacaciones al
año.
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En el caso de los trabajadores que laboran en Hospitales Psiquiátricos, Rayos X,
Cobaltoterapia, Laboratorios, Hospitales Geriátricos, Infecto-Contagiosos, Dermatológicos
Quirófanos, Terapias Intensiva y Emergencia gozarán de 20 días cada seis meses.
Si por alguna razón, el trabajador no pudiera hacer uso de sus vacaciones, debería hacer
conocer por escrito al departamento de talento humano, con ocho días de anticipación y
en tal caso podrán acumular sus vacaciones como lo indican los arts. 74 y 75 del código
de trabajo.
Los periodos de vacaciones acumulados no podrán exceder de cuatro y no podrán ser
gozados en forma continua. Cada periodo de vacaciones no gozadas, será tomado con
intervalos de seis meses.
Directrices para Traspaso de Puestos Internos e Interinstitucionales
A fin de efectuar un correcto proceso para Traspaso de puestos a Nivel Nacional se establece
las siguientes directrices a observar:
1. Responsable: Unidad Administrativa o Institución de Destino (requirente)
Elaborar y presentar solicitud de traspaso de puestos
Responsable del proceso de traspaso de puestos.
Remitir acciones de personal correspondientes al proceso de traspaso de puestos al
Ministerio de Relaciones Laborales.
2. Responsable: Unidad Administrativa o Institución de Origen
Recibir y analizar solicitud de traspaso de puestos
Emitir oficio de respuesta acerca de solicitud de traspaso de puestos
Aprobar el traspaso de puesto previo análisis técnico y dictamen presupuestario
emitido.
Solicitar dictamen presupuestario
3. Unidad de Talento Humano de Destino (requirente)
Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado.
Realizar la acción de personal correspondiente.
Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN,
SIITH, IESS).
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4. Unidad de Talento Humano de Origen
Realizar bajo su responsabilidad los procesos de movimientos de personal.
Revisar los documentos habilitantes.
Comunicar aceptación o negativa acerca de la solicitud presentada.
Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado.
Elaborar la lista de asignaciones
Realizar la acción de personal correspondiente.
Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN,
SIITH, IESS).
5. Titular del Puesto
Firmar memorando de aceptación de traspaso en caso de que el mismo se desarrolle
fuera de su lugar habitual de domicilio.
6. Ministerio de Finanzas
Recibir y analizar solicitud de Dictamen Presupuestario
Emitir Dictamen Presupuestario.
7. Ministerio de Relaciones Laborales
Evaluar y Controlar los Traspasos de Puestos a otras instituciones de Estado en
cualquier momento.
Recibir la Acción de Personal remitida por concepto de Traspasos de Puestos.
Registrar el Traspaso de Puestos efectuado.
Nota: Para los traspasos que se realicen internamente no se necesitará dictamen presupuestario
favorable para la ejecución del mismo, los responsables serán las Unidades Administrativas de
Talento Humano de cada EOD, validados por la Zona y Planta Central.
Directrices para Comisiones de Servicios y Cambios Administrativos
Comisiones de Servicios
Deberá existir el requerimiento de la Institución donde solicite la comisión de servicios
con/sin remuneración a favor del servidor.
Solicitar criterio a la Unidad Administrativa donde pertenece el servidor.
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Una vez emitido criterio favorable por parte de la Unidad Administrativa, solicitar
autorización a la máxima autoridad.
Solicitar al funcionario su aprobación.
Elaboración de acción de personal e Informe Técnico
Cabe indicar que Entidad Desconcentrada deberá gestiona Comisiones de Servicio a través de
la correspondiente Coordinación Zonal a la que pertenezca.
Cambios Administrativos
Deberá existir el requerimiento de la EOD donde solicite el cambio administrativo a favor
del servidor.
Solicitar criterio a la Unidad Administrativa donde pertenece el servidor.
Una vez emitido criterio favorable por parte de la Unidad Administrativa, realizar el informe
técnico debidamente motivado y acciones de personal correspondientes.
Cabe indicar que acorde a la Normativa Vigente el cambio administrativo tiene una vigente de
10 meses, para lo cual una vez culminado el plazo establecido el servidor se deberá reintegrar a
su puesto original de trabajo.
Es importante mencionar que este movimiento de personal aplica para los servidores con
Nombramiento Definitivo o Provisional, acorde a la normativa vigente.
Directrices para Pago de Compensación por Residencia
Forma de Cálculo
A fin de dar cumplimiento el pago por compensación de residencia se deberá tomar en cuenta
el Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236, de fecha 12 de octubre de 2015, mismo que estipula
en su Art. 5 lo siguiente:
Para las y los servidores ubicados en los grados 7 y 8 de la Escala de Remuneraciones
Mensuales Unificadas del Nivel Jerárquico Superior, el viático por gastos de residencia será
un valor fijo mensual de setecientos ocho dólares de los Estados Unidos de América (USD
$708.00); y,
Para las y los servidores ubicados en los grados inferiores al 7 de la Escala de
Remuneraciones Mensuales Unificadas del Nivel Jerárquico Superior y en los grupos
ocupacionales de la Escala Nacional de Remuneraciones Mensuales Unificadas del Sector
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Público, el viático por gastos de residencia, será un valor fijo mensual de trescientos
cincuenta y cuatro dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 354.00).
Los valores establecidos en esta tabla se aplicarán también a las personas que trasladen su
residencia a la provincia de Galápagos.
Procedimiento
Documento de solicitud, suscrito por el Jefe inmediato del servidor, adjuntando declaración
juramentada en la cual se detalle de forma textual que “por motivos de trabajo trasladó su
residencia habitual, desde la provincia, ciudad, dirección domiciliaria HABITUAL, hasta la
provincia, ciudad dirección domiciliaria ACTUAL.
La Unidad de Talento Humano realizará el análisis respectivo, y a su vez emitirá un informe
técnico basándose en la norma técnica del Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236, el
Articulo 124 de la Ley Orgánica del Servicio Público y el Articulo 273 del Reglamento
General a la Ley Orgánica del Servicio Público.
Solicitud de certificación presupuestaria por parte de la Unidad de Talento Humano a la
Unidad Financiera de cada Entidad Operativa Desconcentrada.
Una vez que la certificación presupuestaria es remitida a la Unidad de Talento Humano, se
procede a realizar la solicitud de pago.
Cabe indicar que es obligación de la UATH institucional, ingresar y mantener actualizada la
información sobre el número y detalle de las y los servidores que perciben viáticos por gastos
de residencia para el correcto control y aplicación del mismo.
Directrices para Pago de Bonificación Geográfica
Forma de Cálculo
A fin de efectuar el pago de este beneficio se deberá revisar la Normativa Vigente (Acuerdo
Ministerial N° MRL-2012-0474, el Articulo 113 de la Ley Orgánica del Servicio Público y el
Articulo 276 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público), en la que se
establece la ZONA A (20% del Salario Básico Unificado) y ZONA B (20% del Salario Básico
Unificado).
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Procedimiento
La Unidad de Talento Humano realizará el análisis respectivo, y a su vez emitirá un informe
técnico basándose en la norma técnica del Acuerdo Ministerial N° MRL-2012-0474, el
Articulo 113 de la Ley Orgánica del Servicio Público y el Articulo 276 del Reglamento
General a la Ley Orgánica del Servicio Público.
Solicitud de certificación presupuestaria por parte de la Unidad de Talento Humano a la
Unidad Financiera de cada Entidad Operativa Desconcentrada.
Una vez que la certificación presupuestaria es remitida a la Unidad de Talento Humano, se
procede a realizar la solicitud de pago.
Cabe indicar que es obligación de la UATH institucional, ingresar y mantener actualizada la
información sobre el número y detalle de las y los servidores que perciben viáticos por
bonificación geográfica calificadas por el Ministerio del Trabajo, para el correcto control y
aplicación del mismo.
Directrices para Pago de Horas Suplementarias y Extraordinarias
Conforme lo establecido en el artículo 114 de la Ley Orgánica del Servicio Público inciso
primero, el cual indica “Cuando las necesidades institucionales lo requieran, y existan las
disponibilidades presupuestarias correspondientes, la autoridad nominadora podrá disponer y
autorizar a la servidora o servidor de las entidades y organismos contemplados en el Artículo 3
de esta Ley, a laborar hasta un máximo de sesenta horas extraordinarias y sesenta
suplementarias al mes, así como también los trabajadores amparados bajo el Código del
Trabajo y sujetos a la Contratación Colectiva, de conformidad con lo dispuesto en la Cláusula
Vigésima, incisos tercero y cuarto del Décimo Primer Contrato Colectivo de Trabajo.
Por lo expuesto anteriormente indico lo siguiente:
El o la servidora deberá presentar la solicitud de horas extraordinarias y/o suplementarias a
su jefe inmediato.
Después de revisada y aprobada la solicitud por parte del jefe inmediato, este debe enviar a
la Unidad de Administración de Talento Humano de cada EOD.
Una vez verificado la información, se elabora el reporte mensual de horas extraordinarias
y/o suplementarias el cual será enviado a la Gestión Financiera de cada EOD para que se
proceda a realizar el pago.
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El servidor y/o trabajador deberá completar diariamente bajo su responsabilidad un registro
personal en el formulario de horas extras, ya que la UATH de cada EOD no debe emitir
reportes mensuales para dicha solicitud.
Validación Ingreso de Personal – Nivel Nacional
De acuerdo a la Norma Técnica del Subsistema SPRYN, los días hábiles para solicitar reformas
web centralizadas al Ministerio de Finanzas, son los días 10, 20 y 25 de cada mes; por lo que, la
propuesta incluye lo siguiente:
Contratación de personal por reemplazo:
Previo al ingreso de personal se deberá contar con la certificación presupuestaria y la fecha
de ingreso deberá ser posterior a la emisión de la misma así se trate de un reemplazo de
profesionales de la salud o personal administrativo.
El caso de personal administrativo, la Dirección Nacional de Talento Humano validará la
pertinencia de realizar el reemplazo de este personal o no.
Las EODs pertenecientes a cada Coordinación Zonal, deberán remitir a la misma los
requerimientos, en tres fechas: 2, 11 y 16 de cada mes.
Las Coordinaciones Zonales deberán remitir a la Dirección Nacional de Talento Humano, la
información revisada y consolidada de todas las EODs, en tres fechas: 5, 15 y 20.
La Dirección Nacional de Talento Humano, validará el requerimiento en un plazo no mayor
a 5 días laborables a partir de la fecha de recepción del documento.
La información enviada por cada EOD deberá ser legible, con firmas de responsabilidad, en
los tiempos establecidos y se debe adjuntar informe técnico, anexos 1 y 2, certificación de
reemplazo individual y en el caso de personal administrativo, adjuntar hoja de vida.
Proceso de Otorgamiento de Nombramientos Provisionales.
Remitir INTRA presupuestaria, traspasando los recursos del ítem 510510 al ítem 510105 (de
lo certificado para los contratos ocasionales, se deberá financiar los nombramientos
provisionales); así como, el anexo 1 y 2 donde se visualizará la disponibilidad de fondos.
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Al momento de otorgar nombramiento provisional, la partida debe encontrarse en
planificación en la herramienta de Méritos y Oposición.
Se deberá respetar el presupuesto vigente; además, el servidor a ocupar la partida tendrá
que cumplir con el perfil del puesto conforme lo determina la Ley.
Cumplir con lo detallado en los numerales 3, 4 y 6 del proceso para contratación de
personal por reemplazo.
Depuración de Distributivos de Remuneraciones Unificadas – Nivel Nacional
Cada EOD deberá mantener su distributivo depurado; por lo que, se recomienda la revisión de
la siguiente normativa:
Aplicación de Acuerdos Ministeriales 0054 y 0094 de Techos de Negociación para la
suscripción de Contratos Colectivos de Trabajo, Contratos Individuales de Trabajo y Actas
Transaccionales para el año 2015.
Verificación de las denominaciones del cargo al personal de Código de Trabajo – Contrato
Colectivo de Trabajo y Personal de la LOSEP, considerando el Manual de Puestos aprobado
por el Ministerio del Trabajo según resolución N° 001 de año 2015.
Revisión de Estructuras del puesto personal de Código de Trabajo y LOSEP.
Revisión de grupos de gasto 51 y 71, conjuntamente con modalidades laborales
(Nombramientos, Contratos Ocasionales, Contratos Colectivos).
Revisión de Niveles Ocupacionales del personal Administrativo y Profesionales de la Salud.
Cabe indicar que la revisión de los distributivos, se realizará cada tres meses y se remitirán
las observaciones pertinentes a cada EOD, en los cuales se detallarán los plazos para
realizar las correcciones.
GESTIÓN INTERNA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Procedimiento de Validación y Autorización de Contrataciones Nuevas
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Para el proceso de contratación las EOD’s deberán cumplir con lo estipulado en la normativa
legal vigente.
La UATH de cada EOD´s para el ingreso de personal nuevo y en base a la planificación del
talento humano deberá remitir el Informe Técnico donde se justifique la necesidad
institucional con la validación del perfil solicitado vs. los perfiles del Manual de descripción,
valoración y clasificación de puestos del Ministerio de Salud Pública, análisis técnico para:
Profesionales de la Salud (Producción por servicio, Equipamiento que se encuentre
funcionando, Infraestructura, Horarios de atención del Servicio, Número de Consultorios y
horarios de atención para el servicio, Número de Camas censables para el servicio, Número
de quirófanos y horario de atención), Profesionales Administrativos y Código de Trabajo
(carga Laboral que deberá incluir frecuencia, volumen y tiempos).
Adjuntar la hoja de vida actualizada del personal seleccionado, el mismo que debió ser
elegido de una terna que cumplan con los requisitos establecidos.
Certificación presupuestaria actualizada, anexos 1 y 2 actualizada a la fecha.
Autorización de la Autoridad Nominadora de la EOD’s.
Todo requerimiento deberá ser validado y remitido por la coordinación zonal con toda la
documentación solicitada, sin excepción alguna, con 15 días previo ingreso del servidor a la
institución debe ser solicitado la validación a la Dirección Nacional de Talento Humano.
Para el proceso de autorización de contrataciones de servidores / as para establecimientos
de salud nuevos, una vez que desde Planta Central emita la plantilla para los
establecimientos de salud a inaugurarse de primer, segundo o tercer nivel de atención, la
Coordinación Zonal con su equipo de trabajo y la EOD respectiva, deberá realizar el
proceso de selección en base a puesto institucional y número de vacantes asignadas para el
establecimiento de salud.
Una vez que se realice el proceso de selección se remitirá a planta central (la plantilla total o
parcial) en base a las directrices dadas en el procedimiento de validación y autorización de
contrataciones nuevas.
Proceso de Ingreso y Actualización del SIITH A Nivel Nacional
En base a la Normativa emitida por el Ministerio del Trabajo dentro de las atribuciones y
responsabilidades de las Unidades de Administración del Talento Humano, establece que se
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debe aplicar y mantener actualizado el Sistema Informático de Talento Humano según el
Artículo N° 52 de la LOSEP literal g)
Procedimiento de Actualización e Ingreso en las EODS
Cada EOD deberá contar con un responsable del manejo del SIITH el mismo que deberá
solicitar la clave de acceso al Sistema a Planta Central.
Es obligación para los servidores que ingresan al Ministerio de Salud Pública ser registrados
en el SIITH por el o los analistas responsables del manejo de la plataforma.
Es necesario mantener actualizado el Distributivo Posicional (SIITH) de las EODS e ingresar la
información al Sistema SIITH de acuerdo a lo establecido en el artículo 6 de la Norma
Técnica.
Mantener absoluta certeza y veracidad sobre la información que se ingrese o registre en el
sistema.
Mantener confidencialidad de la información pública personal que se encuentre registrada
en el SIITH y que no esté sujeta al principio de publicidad. En particular, respecto de aquella
información derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente los
señalados en los artículos 66 y 76 de la Constitución de la República. De ser el caso, el
incumplimiento de este numeral será sancionado administrativamente, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles o penales que se puedan generar.
Aplicar los manuales de usuario del sistema y los formularios que expida el Ministerio de
Relaciones Laborales; y,
Socializar la capacitación recibida para el uso y funcionamiento del SIITH con el personal de
la institución.
Según lo mencionado anteriormente, se debe ingresar toda la Información en el Módulo
“Administración de Datos “– Talento Humano, las 8 pestañas correspondientes: Información
Personal – Información Familiar - Información Académica – Información de Capacitación –
Información de Puesto – Situación Actual – Trayectoria Laboral –Evaluación de Desempeño.
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Creación de Puesto y Enlace Puesto Servidor:
Para realizar el proceso de Enlace Puesto Servidor se deberá tomar en cuenta que se
deberá crear el Puesto conforme al Manual de Puestos aprobado y de acuerdo a la matriz
posicional.
Enviar a Planta Central la Matriz que contiene las Partidas Generales para el registro de las
mismas en la plataforma del SIITH.
Realizar el ingreso de información referente a todos los regímenes (LOSEP – CÓDIGO DE
TRABAJO), para lo cual deberá observar sus características especiales y el contenido de sus
propias leyes y normas pertinentes.
Enlazar el puesto creado con el módulo de Talento Humano “Información del Puesto” para
la selección de la denominación ingresada de acuerdo con los puntos anteriores.
Directrices a Seguir
Cada EOD deberá enviar el reporte a la Coordinación Zonal, la cual deberá ser consolidada
y ser remitida mediante Órgano Regular – Quipux, en el cual se detalle la matriz actualizada
del personal que Ingresa a la Unidad y los movimientos de los servidores (Con las
respectivas firmas de responsabilidad de la máxima autoridad y la persona responsable del
SIITH), dicha información deberá ser enviada máximo hasta el cinco de cada mes y en el
caso de feriado el siguiente día laborable, según directriz de la Dirección Nacional de
Talento Humano.
Al existir un cambio o movimiento de personal que administra el SIITH, se deberá tener una
persona capacitada (backup) para asumir las responsabilidades anteriormente mencionadas.
Convenio Bilateral con La República de Cuba – Desconcentrados
Tablas Remunerativas Aplicación Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236
En referencia al Memorando Nro. MSP-CGAJ-2015-0762-M del 25 de noviembre de 2015,
emitido por el Coordinador General de Asesoría Jurídica, sobre los lineamientos a seguir para
los próximos pagos de los Convenios Bilaterales con la República de Cuba de conformidad con
el Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236 del 12 de octubre del 2015, publicado en el Registro
Oficial N° 619 de 30 de octubre de 2015; mediante el cual el Ministro de Trabajo "reforma el
Reglamento para el Pago de Compensación por Residencia y Transporte para Funcionarios y
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Servidores de las Instituciones, Organismos y Empresas del Estado", con vigencia a partir del 1
de octubre del 2015:
Las Coordinaciones Zonales que son administradoras de Convenios Bilaterales con la
República de Cuba, solicitaran a la UATH que elabore la Tabla de Remuneración del
Convenio actualizando el valor de Pago de Residencia desde el 01 de octubre de 2015,
conforme el Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236. (ANEXO: Acuerdo Ministerial N° MDT-
2015-0236)
La UATH remitirá al Administrador del Convenio la Tabla Remunerativa del Convenio
actualizada para su aplicación, y comunicará a la Dirección Nacional de Talento Humano el
cumplimiento del Acuerdo Ministerial N° MDT-2015-0236 del 12 de octubre del 2015.
Calificación Hojas de Vida Cooperantes Cubanos
La UATH de la EODs recibirá la Hoja de vida de los cooperantes cubanos de los Convenios
desconcentrados con el sello de la Embajada Cubana, mediante Memorando.
Realiza el análisis de la hoja de vida del cooperante Cubano conforme el Manual de
Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos del Ministerio de Salud Pública.
Elabora la Tabla de Análisis de perfil del Cooperante Cubano emitiendo dictamen favorable
o no favorable de la UATH de la EODs.
Remite la Tabla de Análisis de perfil del Cooperante Cubano con las firmas de
responsabilidad en original y en PDF a la unidad requirente mediante Memorando.
Evaluación del Desempeño Cooperantes Cubanos
La UATH de la EODs deberá revisar los Convenios Bilaterales con la República de Cuba, para
verificar el periodo de evaluación de los Cooperantes Cubanos de cada Convenio.
Revisar los Instructivos para la Evaluación del Desempeño remitidos por la Dirección
Nacional de Talento Humano para su implementación. (ANEXO: Instructivo Evaluación
Cooperantes Cubanos)
Aplicar la Evaluación del Desempeño a los Cooperantes Cubanos conforme el periodo
establecido en el Convenio.
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Elaborar Informe Técnico de Evaluación del Desempeño conforme la aplicación de la
Evaluación del desempeño a los Cooperantes Cubanos.
Remitir el Informe Técnico de Evaluación del Desempeño al Administrador del Convenio con
la República de Cuba, a nivel desconcentrado.
Calificación del Régimen Laboral de los Trabajadores amparados por el Código de
Trabajo; y de los Servidores sujetos a la LOSEP
Procedimiento
La Coordinación Zonal solicita mediante Memorando a los Responsable de las Unidades de
Administración de Talento Humano de las EODs, implícitas en el proceso, la verificación física de
la RESOLUCIÓN DE PENDIENTES DEL MINISTERIO DEL TRABAJO.
Los Responsable de las Unidades de Administración de Talento Humano de las EODs, realizan
por provincia la verificación física de la RESOLUCIÓN DE PENDIENTES DEL MINISTERIO DEL
TRABAJO (por provincia) vs. la lista de asignación en EXCEL validando PPI (Partida
Presupuestaria Individual), Nombres y Apellidos, Cédula de Identidad, de las y los trabajadores
amparados por el código de trabajo; y de las y los servidores sujetos a la Ley Orgánica del
Servicio Público.
Los Responsable de las Unidades de Administración de Talento Humano de las EODs, realizan
por provincia la verificación física de la lista de asignación de pendientes en EXCEL vs. el
distributivo vigente, validando PPI (Partida Presupuestaria Individual), PPG (Partida
Presupuestaria General), Nombres y Apellidos, Cédula de Identidad, Unidad Ejecutora (Entidad
Operativa Desconcentrada), Denominación de cargo (DICE), Remuneración, de las y los
trabajadores amparados por el código de trabajo; y de las y los servidores sujetos a la ley
orgánica del servicio público.
Las Unidades de Administración de Talento Humano de las EODs, elaborarán los
CERTIFICADOS y ACTA TRANSACCIONAL por persona para la suscripción de firmas del
personal implícito en el proceso. (ANEXO: Instructivo Procedimiento Calificación del Régimen
Laboral de las Trabajadoras y Trabajadores Amparados por el Código de Trabajo; y de las
Servidoras y Servidores Sujetos a la Ley Orgánica del Servicio Público).
Las Unidades de Administración de Talento Humano de las EODs, elaborarán el Informe
Técnico por EODs, conforme formato establecido y aprobado por la Dirección Nacional de
Talento Humano, y adjuntaran los perfiles de puesto de Código del Trabajo y perfiles del
Manual de la Ley Orgánica del Servicio Público conforme Manual de descripción, valoración y
clasificación de Puestos del Ministerio de Salud Pública, y la documentación habilitante que
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respalda el estudio de cambio de régimen y denominación, como son acciones de personal,
certificados, memorandos, trayectorias laborales, etc., de acuerdo al caso en estudio.
Las Unidades de Administración de Talento Humano de las EODs, remitirán el Informe Técnico
por EODs y su documentación de respaldo a la Coordinación Zonal.
La Coordinación Zonal remite a la Dirección Nacional de Talento Humano previa revisión y
validación, el Informe Técnico consolidado de la Coordinación Zonal de Calificación del
Régimen Laboral de las Trabajadoras y Trabajadores Amparados por el Código de Trabajo; y de
las Servidoras y Servidores Sujetos a la Ley Orgánica del Servicio Público.
Normativa Legal:
La validación y levantamiento de la información a nivel nacional de este proceso se la realizara
de acuerdo a la Normativa Legal Vigente:
Artículo 229 de la Constitución de la República
Artículo 130 de la Ley Orgánica del Servicio Público
Artículo 112 del Reglamento General a la LOSEP
Acuerdo Ministerial Nro. MRL-2012-0055
Acuerdo Ministerial N° 00366 del Ministerio del Trabajo
Decreto Ejecutivo N° 1701
Decreto Ejecutivo N° 225
Acuerdo Ministerial N° MRL-2012-0164
Proceso de Externalización de Servicios de Alimentación, Seguridad, Limpieza y
Lavandería
Mediante Oficio Circular Nº MSP-CGAF-2015-0002-C del 15 de febrero de 2015, el
Coordinador General Administrativo Financiero, indica que no debe existir personal realizando
las actividades del servicio a externalizar para proceder con la autorización del mismo.
La Coordinación Zonal, Unidad Ejecutora debe solicitar la validación para la externalización de
servicios a la Coordinación General Administrativa Financiera.
La Dirección Nacional de Talento Humano recibida la solicitud de inicio del proceso de
validación para la externalización de servicios, realiza una validación inicial de los servicios
solicitados por las unidades vs. el distributivo de personal vigente para verificar si existe personal
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con modalidad de contrato colectivo, indefinido o nombramiento permanente realizando esa
actividad.
La Dirección Nacional de Talento Humano, remite los formatos de CERTIFICADO (suscrito por la
autoridad máxima de cada Unidad Operativa indicando el número de trabajadores/as para
realizar los servicios a externalizar) y AUTORIZACIÓN (el trabajador/a indica su aceptación para
ser cambiado a nuevas actividades descritas en el Art. 9 del Décimo Primer Contrato Colectivo),
para que sean aplicados y legalizados por la Unidad de Administración de Talento Humano, y
suscritos por los trabajadores implicados en el proceso de externalización de servicios.
La Coordinación Zonal, remite a la Dirección Nacional de Talento Humano los CERTIFICADOS y
AUTORIZACIÓN suscritos por los trabajadores, para análisis de los mismos.
La Dirección Nacional de Talento Humano, realiza el análisis de la documentación antes
indicada y remite el dictamen favorable o no favorable para la externalización de los servicios
requeridos a la Coordinación Zonal.
Proceso de Evaluación del Desempeño Servidores del Ministerio De Salud Pública del
Ecuador
Levantamiento de Perfil Óptimo:
Determinación de Perfil Óptimo en el mes de enero por parte de los Jefes Inmediatos dentro
del Formulario de Nivel Óptimo, mismos que deberán tener la firma de aceptación por el Jefe
Inmediato y el Servidor, según lo estipulado de acuerdo al Art. 6 de la Norma Técnica de
Evaluación de Desempeño, y del personal que ingrese en el transcurso del año después de 15
días vinculados a la institución. (Anexo: Formulario de Nivel Óptimo)
Las UATH`S de cada EOD deberá consolidar la información proporcionada por los Jefes
Inmediatos.
Una vez consolidada la Información a nivel de EOD’s, la UATH de cada Coordinación Zonal
consolidará la información y lo reportará a la Dirección Nacional de Talento Humano.
Aplicación De Evaluación De Desempeño
Se impartirá una capacitación con los lineamientos estipulados para la evaluación del periodo
en curso, por parte de los Analistas de Talento Humano de Planta Central y estará dirigido a las
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Autoridades de las distintas EOD’s a nivel Zonal y los responsables de las Unidades de Talento
Humano de las EOD’s.
Los responsables de las unidades de Talento Humano de las Distintas EOD’s serán los
encargados de replicar la información a los Jefes Inmediatos quienes serán los responsables de
la aplicación de la Evaluación del Desempeño.
Los Jefes Inmediatos serán los encargados de aplicar la Evaluación de Desempeño según lo
estipulado en el Art. 7 de la Norma Técnica de Evaluación del Desempeño.
Las Unidades de Talento Humano de cada EOD serán las encargadas de recibir y consolidar la
información en el Formulario Eval – 03 y a su vez remitirlo a la Unidad de Talento Humano de la
Coordinación Zonal
La unidades de Talento Humano de las EOD’s deberán elaborar y remitir un informe de
novedades del proceso de Evaluación del Desempeño a la Coordinación Zonal.
La Unidad de Talento Humano de la Coordinación Zonal a su vez consolidará la información de
todas las EOD’s y remitirá un Formulario Eval-03 y un Informe de Novedades de toda la
Coordinación Zonal a la Dirección Nacional de Talento Humano.
Las Unidades de Talento Humano de cada EOD serán las encargadas de notificar las
calificaciones de las Evaluaciones del Desempeño a los Servidores en el término de ocho días
laborales, mediante memorandos firmados por el Responsable de Talento Humano de la
Unidad, como se señala en el Art. 78 de la Ley Orgánica del Servicio Público.
Las Unidades de Talento Humano de las distintas EOD`s deberán receptar las apelaciones de los
funcionarios que no se encuentren conformes con la calificación recibida en su Evaluación del
Desempeño, se deberá respetar el periodo de tres días laborales a partir de que el servidor fue
notificado, como lo señala el Art. 10 de la Norma Técnica de Evaluación del Desempeño.
Una vez que las Unidades de Talento Humano hayan recibido todas las apelaciones
presentadas por parte de los servidores, se tendrá 5 días para realizar la convocatoria a los
miembros que conformarán el Comité de Apelaciones el mismos que se registrará en el Acta de
Conformación de Comité de Apelaciones y se deberá notificar las recalificaciones en un periodo
de ocho días posterior a la presentación de la Apelación, según se estipula dentro del Art. 78
de la Ley Orgánica de Servicio Público y en el Art. 221 del Reglamento a la LOSEP
Resolución de Apelaciones.
Es responsabilidad de las Unidades de Talento Humano asesorar a los Servidores Apelantes que
se debe presentar la apelación dentro del Formulario de Apelaciones y que se deberán
sustentar cada uno de los puntos de divergencia.
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Las Unidades de Talento Humano de la EOD’s elaborarán un informe de las novedades
presentadas dentro del proceso de apelaciones y remitirá a la Coordinación Zonal un Eval -03
con las calificaciones finales de los servidores apelantes.
Las Unidades de Talento Humano de las Coordinaciones Zonales serán las responsables de
verificar que se aplique las segundas y terceras evaluaciones según lo previsto en los Art. 80 de
la Ley Orgánica de Servicio Público y en el Art. 222 del Reglamento de la LOSEP
La Dirección Nacional de Talento Humano consolidará la información a Nivel Nacional en el
Eval – 03 y realizará el informe del proceso de evaluación correspondiente para su remisión al
Ministerio de Trabajo del Ecuador.
Proceso de Reclasificación de Profesionales de la Salud MRL-2011-0033 y MRL-2012-
0734
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada
deberá realizar el análisis individual de los profesionales de salud, identificando quienes pueden
ser reclasificado conforme las Políticas de ubicación MRL-2011-033 y MRL-2012-0734, y
quienes no proceden con las justificaciones técnicas del mismo.
El responsable de la Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa
desconcentrada, deberá recopilar los documentos habilitantes (Acción de personal de
nombramiento permanente, Acción de reclasificación, Acción de Integración “Caso de Traspaso
o proceso de desconcentración”, Acción de Traspaso “Caso de Traspaso o proceso de
desconcentración”, copias simples de instrucción formal, Certificado de trabajo “Casos de
Traspaso”, print de pantalla de registro de Título del SENESCYT), con el objeto de realizar el
proceso de reclasificación y verificar que todo se encuentre acorde a los lineamientos
planteados en la resolución MRL-2011-033 y MRL-2012-0734 (Políticas de Ubicación).
Nota: La última acción de personal que el servidor tenga en el expediente deberá ser
corroborado con la información del Distributivo de Remuneraciones coincidiendo la
información del mismo.
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada,
realizará el informe técnico, lista de asignación conforme el formato adjunto.
La máxima autoridad de la entidad operativa desconcentrada deberá con memorando a la
Coordinación Zonal los documentos habilitantes así como el informe técnico y lista de
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asignación del personal que procede la reclasificación conforme los lineamientos planteados en
la resolución MRL-2011-033 y MRL-2012-0734.
La Coordinación Zonal hasta el 05 de cada mes deberá remitir, a ésta Dirección Nacional un
Informe Técnico Zonal donde se analizan y validan los procesos de reclasificación de los
profesionales de la salud de las EODs conforme las políticas de aplicación de la resolución MRL-
2011-033 y MRL-2012-0734. (ANEXO: Instructivo 033)
Proceso de Pago de Retroactivo en Aplicación de la Resolución emitida MRL-2011-0033
y MRL-2012-0734
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada,
deberá en base a la resolución emitida por el órgano rector emitir el certificado de trabajo en el
cual se haya comprobado la experiencia (atención directa al paciente) del servidor en la
institución en el puesto de la mencionada resolución.
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada,
deberá realizar el cálculo presupuestario en base al certificado remitido, para lo cual la
aplicación de retroactivo será de conformidad a la primera resolución aprobada por el
Ministerio de Finanzas de las respectivas resoluciones.
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada,
realizará la lista de asignación conforme el formato adjunto.
La Unidad Financiera de cada unidad operativa desconcentrada, deberá revisar si existe el
presupuesto para la aplicación debidamente justificado con la certificación, caso contrario se
solicitará por medio de la Coordinación Zonal los fondos necesarios.
La Coordinación Zonal hasta el 5 de cada mes deberá memorando a la Dirección Nacional de
Talento Humano las solicitudes de asignación de recursos.
La Unidad de Administración de Talento Humano de cada unidad operativa desconcentrada,
deberá realizar el informe de ejecución de aplicación de la resolución emitida por el órgano
rector, o de no aplicación según sea el caso, en el que deberá constar detallado cada uno de
los rubros pagados al servidor con el CUR de pago, para lo cual una copia deberá reposar en el
expediente del servidor.
La Unidad de Administración del Talento Humano de la unidad operativa desconcentrada,
deberá remitir a la Coordinación Zonal los informes de aplicación.
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La Coordinación Zonal deberá realizar el respectivo seguimiento de aplicación y cancelación de
valores por concepto de pago de retroactivos, y remitir una vez ejecutados los informes
realizados por las UATHs institucionales mediante memorando, a ésta Dirección Nacional.
GESTIÓN INTERNA DE BIENESTAR LABORAL
Procesos de Optimización del Talento Humano del Ministerio de Salud Pública
Mediante Decreto Ejecutivo N° 729, publicado en el Registro Oficial N° 439 de fecha 03 de
mayo de 2011, se creó el Comité de Gestión Pública Interinstitucional con el fin de coordinar la
implementación del modelo de reestructuración de la gestión pública institucional de la Función
Ejecutiva; por lo cual el Ministerio de Salud Pública se sujeta a los lineamientos establecidos por
el mencionado Comité para proceder con la optimización del talento humano de esta Cartera
de Estado.
El trabajador o servidor que cumplan las condiciones establecidas condiciones estipuladas en la
Ley de Seguridad Social(IESS), Ley Orgánica del Servicio Público, Código de Trabajo y Contrato
Colectivo; deberá entregar los siguientes documentos en las respectivas EOD’s en las que
prestan sus servicios:
Petición del trabajador o servidor de acogerse a la planificación.
Copia a color de la cédula y papeleta de votación.
Historial Laboral del IESS a color (Resumen)
Documentos adicionales de ser el caso:
Certificado de Invalidez y/o Enfermedad Catastrófica (otorgado por el IESS)
Resolución de Invalidez (otorgado por el IESS)
El responsable de talento humano de cada EOD deberá verificar en el Sistema de Jubilaciones si
el trabajador o servidor ya se encuentra registrado en la Planificación Institucional (ver
instructivo).
Una vez validada la información se remitirá a la respectiva Coordinación Zonal, la misma enviará
la información a Planta Central hasta el 10 de cada mes.
Nivel Central informará oportunamente sobre los procesos de optimización de Talento Humano
que son aprobados por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a fin de proceder
con el trámite pertinente.
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Póliza de Fidelidad
De conformidad al Acuerdo N° 027-CG-2014 de la Contraloría General del Estado, el Art.-3
indica: Los servidores y/o trabajadores que desempeñen funciones de recepción, inversión,
control administración y custodia de recursos públicos deben estar caucionados.
La Contraloría General del Estado verifica el cumplimiento de que las Instituciones del Estado
mantengan una Póliza de Fidelidad.
El responsable de la Dirección Administrativa deberá contratar una póliza de fidelidad.
La Unidad de Talento Humano deberá actualizar la nómina del personal que se encuentra
caucionado.
La Unidad de Talento Humano deberá reportar a la Contraloría General del Estado el
ingreso, salida, cambio de funciones denominaciones u otras novedades en relación a los
servidores/as caucionados.
Antigüedad
De conformidad a la Cláusula Séptima del Décimo Primer Contrato Colectivo celebrado entre el
Ministerio de Salud Pública y La Organización Sindical Única Nacional de los Trabajadores del
Ministerio de Salud “OSUNTRAMSA” que señala. “El Ministerio de Salud Pública, para efectos de
pago de este subsidio calculará el cero veinticinco por ciento (0,25%) de la remuneración
mensual unificada, multiplicada por el número de años desde la fecha de unificación de la
remuneración es decir a partir de enero del 2004, el mismo que será pagado mensualmente a
cada trabajadora y trabajador”.
La Unidad de Talento Humano es responsable de realizar la verificación del pago del beneficio
de antigüedad al personal de Código de Trabajo bajo la modalidad de Contrato Colectivo,
mismo que debe ser cancelado mensualmente.
Alimentación
De conformidad a la Cláusula Décimo Cuarta del Décimo Primer Contrato Colectivo celebrado
entre el Ministerio de Salud Pública y La Organización Sindical Única Nacional de los
Trabajadores del Ministerio de Salud “OSUNTRAMSA” que señala. “El Ministerio de Salud
Pública, proveerá de alimentación cuyo valor está establecido en tres dólares cincuenta
centavos (USD 3.50) por trabajador amparado en el Contrato Colectivo que será cancelado de
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manera pecuniaria, es decir se entregará el valor de USD 3.50 diarios por cada día efectivo de
trabajo, por lo que la institución (Unidad Ejecutora), no prestará el servicio de alimentación…”
La unidad de Talento Humano es responsable de realizar la verificación del pago del beneficio
de alimentación al personal de Código de Trabajo bajo la modalidad de Contrato Colectivo,
mismo que debe ser cancelado mensualmente.
Póliza de Vida
El Décimo Primer Contrato Colectivo de Trabajo celebrado entre el Ministerio de Salud Pública y
La Organización Sindical Única Nacional de los Trabajadores del Ministerio de Salud
“OSUNTRAMSA”, representada por el Comité Ejecutivo Nacional, en el cual la Cláusula Décima
Primera: Prestaciones por Fallecimiento, textualmente expresa: “El Ministerio de Salud Pública,
para efecto del cumplimiento de lo establecido en el inciso del artículo 1, numeral 1.2.5. Del
Decreto Ejecutivo N° 1701 y su reforma en el Decreto Ejecutivo N° 225, contratará a favor de
cada de sus trabajadores exclusivamente, un seguro de muerte o incapacidad total y
permanente, por un costo de CUATRO DÓLARES (USD. 4,00) mensuales”.
La Unidad de Talento Humano de cada EOD deberá levantar y actualizar mensualmente la
nómina del personal que se encuentra sujeto a la Contratación Colectiva (Verificar anexo
Generalidades de Póliza de Vida).
Una vez identificado el personal que tiene derecho a este beneficio cada EOD deberán llenar el
formulario de beneficiarios entregado por Planta Central, el formulario de beneficiarios deberá
ser llenado a computadora y sin errores. Planta Central se encargará de validar los formularios
para poder entregar a la Aseguradora.
El aviso de presentación de reclamos por parte de las EODS son los siguientes:
1. El responsable de Talento Humano de la EOD tendrá un plazo máximo de ocho (08) días
para realizar el aviso del siniestro respectivo, vía electrónica a la persona responsable de
administrar la póliza.
2. Los documentos originales que los beneficiarios deben presentar mismos que serán
remitidos a Planta Central son los siguientes:
Muerte Natural o Accidental:
Carta de aviso de reclamación
Partida de defunción e inscripción en el Registro Civil
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Copia de cédula de identidad del asegurado
Historia Clínica
Parte policial y certificado de levantamiento de cadáver
Protocolo de autopsia
Incapacidad Total y Permanente y/o Desmembración Accidental:
Aviso de reclamación
Copia de cédula de identidad del asegurado
Declaratoria de Invalidez o Desmembración
Declaración de la Junta Calificadora de Incapacidades del IESS
Examinación por parte del médico auditor de la compañía
La entrega de documentación tendrá un plazo de 20 días laborables. Los pagos
correspondientes a las indemnizaciones de póliza de vida se realizarán por parte de Planta
Central – Quito.
Proceso de Seguridad y Salud Ocupacional
Elaboración y aprobación del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en el Sistema
SAITE, el cual se encuentra disponible en la página principal del Ministerio de Trabajo.
Elaboración y aprobación de Comité de Seguridad e Higiene en concordancia al acuerdo
ministerial MDT- 2015 – 0441 Capítulo III.
Cargar los datos de comité de seguridad elegido en el Sistema SAITE, el cual se encuentra
disponible en la página principal del Ministerio de Trabajo.
Organizar y participar en las reuniones del comité, las cuales deberán ser realizadas
mensualmente, mantener un archivo de las actas de las reuniones realizadas.
Verificar la implementación de los acuerdos establecidos en la reunión del Comité de Seguridad
e Higiene, dar seguimiento y apoyar al cumplimiento de las mismas.
Vigilar el funcionamiento óptimo de los equipos de prevención y control de incendios así como
el cumplimiento de planes de mantenimiento, y adquisición de equipo necesario.
Participación o Elaboración de Planes de Emergencia y Contingencia de las EOD que se
encuentran bajo su responsabilidad.
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Dar seguimiento y mantener actualizada las brigadas de emergencia de las EOD, además
garantizar la competencia del personal que la conforma.
Realizar la implementación de Matriz de Identificación y Control de Riesgos Laborales mediante
la siguiente metodología: NTP 330, IPER, INSHT – Evaluación de Riesgos Laborales.
Establecer y programar medidas de prevención y control de los riesgos laborales identificados
en las Unidades.
Identificar el Equipo de protección (prendas de protección) necesario, participar en la
adquisición, dotación y vigilancia del uso adecuado como de su funcionalidad.
Investigación de accidentes de trabajo que generen ausentismo laboral, reporte a IESS y
seguimiento de cierre.
Elaboración de estadística mensual de accidentes e incidentes de trabajo, consolidación y envío
trimestral a Planta Central.
Elaborar y participar en programas de inducción, capacitación y entrenamiento para la
prevención de riesgos laborales en trabajadores y servidores
Uniformes Personal Bajo Régimen Código de Trabajo
El Art. 42 del Código de Trabajo.- Obligaciones del empleador.- Son obligaciones del
empleador: Literal 29.- Suministrar cada año, en forma completamente gratuita, por lo menos
un vestido adecuado para el trabajo a quienes presten sus servicios.
Décimo Primer Contrato Colectivo de Trabajo Celebrado entre El Ministerio de Salud Pública y
La Organización Sindical Única Nacional de los Trabajadores Del Ministerio se Salud Pública
“OSUNTRAMSA”, Representada por El Comité Ejecutivo Nacional, Cláusula Décima Séptima:
Ropa De Trabajo.- El Ministerio de Salud Pública, entregará anualmente a cada trabajador tres
uniformes de buena calidad y dos pares de zaparos de trabajo.
La unidad de Talento Humano deberá identificar el número de trabajadores y trabajadoras que
tienen derecho a este beneficio.
Se deberá solicitar la certificación presupuestaria en la cual se asignen los valores
correspondientes para la adquisición de los uniformes, el valor de cada uniforme es de $169
dólares por cada trabajador. (Según Acuerdo MDT-2015-0054).
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Se elaborará los TDR, Términos de referencia, en los cuales se debe detallar el contenido de las
especificaciones técnicas, objetivos y estructura de los uniformes.
El responsable del área de Contratación Pública deberá realizar el proceso correspondiente en
el portal de compras públicas a fin de adquirir las prendas solicitadas.
La Unidades Responsables de Talento Humano deberán iniciar el proceso de dotación de
uniformes al personal que se encuentre bajo el régimen CÓDIGO DE TRABAJO durante el mes
de enero 2016.
Uniformes Personal Bajo Régimen Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP
Con el objetivo de dar cumplimiento con lo establecido en la ley para los servidores de LOSEP,
la base legal señala:
Acuerdo Ministerial 157, Registro Oficial 85 del 20 de septiembre de 2013, última Modificación
20 de marzo 2015, estado: Vigente.
Artículo 4.- Del uniforme.- El uniforme institucional lo conformarán las prendas de vestir
entregadas a las y los servidores por parte de las instituciones del Estado a sus servidores para
proyectar una adecuada imagen institucional durante la jornada de trabajo.
Los uniformes serán confeccionados con materiales acordes a los factores climáticos en los que
habitualmente laboran la o el servidor.
Tanto la confección como la materia prima de los uniformes serán única y exclusivamente de
origen nacionales (…)
La UATH será la responsable de aprobar los modelos que cumplan con los estándares de
seguridad y verificar la buena calidad de los materiales utilizados y de su confección.
Articulo 8.- Valor.- El valor por persona que las instituciones del Estado podrán destinar para
uniformes será de hasta doscientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (USD
200,00) más el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Artículo 9.- Prendas de vestir del uniforme.- Según las condiciones climáticas de la región, el
uniforme podrá constar: falta, blusa, blazer, pantalón, camisa, guayabera y leva según
corresponda, cuyo uso de distribuirá a lo largo de la semana laboral, según las condiciones que
regule la UATH institucional, y no se incluirá en la dotación zapatos, carteras, correas y
pañuelos.
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Proceso
Se deberá realizar el mismo procedimiento para la adquisición de uniformes para el personal
bajo la modalidad de Código de Trabajo, previa certificación presupuestaria para el efecto y
considerando la normativa legal vigente.
GESTIÓN INTERNA DE RÉGIMEN DISCIPLINARIO
El Art. 52, literal f de la Ley Orgánica de Servicio Público, establece como atribución de la
Unidad de Administración de Talento Humano, el aplicar el régimen disciplinario, con sujeción a
esta Ley y su Reglamento General, normas conexas y resoluciones emitidas por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
De igual manera, el Art. 80 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Servicio Público, en la
parte pertinente manifiesta, que “todas las sanciones disciplinarias determinadas en el Art. 43 de
la LOSEP, serán impuestas por la autoridad nominadora o su delegado y ejecutadas por la
UATH, previo el cumplimiento del procedimiento establecido en el Reglamento General a la
LOSEP”
Dentro del Ministerio de Salud Pública la Gestión Interna de Régimen Disciplinario, cumple las
siguientes funciones:
a) Receptar las denuncias que realizan los usuarios internos y externos con respecto a las
instituciones que conforman el Ministerio de Salud Pública
b) Dar seguimiento a las denuncias presentadas para esclarecer los hechos suscitados,
determinando si existe o no responsabilidad.
c) Capacitación a nivel nacional del proceso de Régimen Disciplinario, determinando las Leyes
aplicables para dicho proceso.
d) Verificación del servicio de proporcionado por los funcionarios de Ministerio de Salud
Pública Salud a nivel nacional.
e) Realizar sanciones conforme a lo establecido en la LOSEP y su Reglamento, Código de
Trabajo y Contrato Colectivo.
f) Elaboración y seguimiento de sumarios administrativos a nivel nacional.
g) Elaboración de pasos previos a la presentación de vistos buenos del personal que labora
bajo la modalidad de Código del Trabajo.
h) Verificación de la asistencia y permanencia del personal en su lugar de trabajo.
i) Dar contestación a los requerimientos realizados por los usuarios internos y externos en la
materia competente.
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Si bien es cierto, la Dirección Nacional de Talento Humano, ha capacitado a nivel nacional,
respecto a la aplicación de régimen disciplinario, existen falencias considerables, que se deben
al desconocimiento y mala interpretación de la normativa legal por parte de las personas a
cargo del proceso en territorio, esto sumado al hecho de no solicitar directrices desde el nivel
central que permitan la aplicación correcta del régimen disciplinario a servidores funcionarios y
trabajadores del MSP, por lo que se debe tomar en cuenta las siguientes directrices:
Trámite para Denuncias Personal de LOSEP
Toda denuncia que hace referencia a personal que se encuentra bajo el régimen laboral de
LOSEP, prescribe en el término (días hábiles) de 90 días desde que esta llega a conocimiento de
la autoridad, dentro de este término, se deberá investigar tramitar y resolver las denuncias
presentadas, siguiendo los siguientes pasos.
1. Recepción de la denuncia
2. Proceso de investigación, donde se receptarán todas las pruebas que permitan tener una
idea clara de los hechos ocurridos.
3. Determinación del tipo de falta.
4. Solicitud de descargos (aplicación del debido proceso, Art. 76 de la Constitución).
5. Elaboración de informe técnico, que deberá contener antecedentes, fundamentos de
hecho, fundamentos de derecho, conclusiones y recomendaciones.
6. Elaboración de acciones de personal de sanción, en caso de haber determinado
responsabilidad.
7. Envío de las acciones de personal de sanción al expediente del servidor y de tratarse de
sanción pecuniaria, remitir adicionalmente al departamento financiero para los descuentos
correspondientes, tomando en cuenta que esta sanción no puede exceder del 10% de la
remuneración mensual del servidor.
Denuncias en contra de Servidores que ameriten Inicio de Sumario
Administrativo
En caso de que una falta amerite inicio de sumario administrativo, y llegada la denuncia a
conocimiento de la autoridad, se deberán cumplir con los términos para los pasos previos
establecidos en el Art. 91 del Reglamento General de la LOSEP, y en el auto de llamamiento a
sumario, se deberá establecer una sola causal específica de inicio del sumario administrativo.
Dentro del término de prueba se solicitarán y proveerán todas las diligencias y oficios
solicitados por las partes. Dentro del proceso de sumario administrativo, todo se evacuará a
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través de providencias, cumpliendo los términos establecidos en el Reglamento de la LOSEP
para cada etapa del sumario.
Se debe tomar en cuenta que si un sumario se inicia con una causal de destitución, el mismo no
debe concluir con suspensión ni mucho menos con algún tipo de amonestación o sanción.
De igual manera si la causal de inicio es de suspensión, no puede concluir con destitución ni
mucho menos con algún tipo de amonestación o sanción.
De llegarse a determinar la destitución de un servidor mediante resolución, se elaborará la
respectiva acción de personal de destitución, la misma que será puesta en conocimiento del
servidor destituido a través de su casilla judicial o electrónica; a la persona encargada de
remuneraciones en Talento Humano, para que proceda a dar de baja del distributivo y del SITH
al servidor destituido; al departamento financiero para que procedan a dar de baja al servidor
destituido, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; al Ministerio del Trabajo, para que se
registre el impedimento correspondiente.
Trámite para Denuncias Personal de Código de Trabajo
Toda denuncia que hace referencia a personal que se encuentra bajo el régimen laboral de
Código del trabajo, prescribe en el plazo (todos los días) de 30 días desde que el trabajador
comete la falta, dentro de este término, se deberá investigar tramitar y resolver las denuncias
presentadas, siguiendo los siguientes pasos:
1. Recepción de la denuncia.
2. Proceso de investigación, donde se receptarán todas las pruebas que permitan tener una
idea clara de los hechos ocurridos.
3. Determinación del tipo de falta.
4. Solicitud de descargos ( aplicación del debido proceso, Art. 76 de la Constitución)
5. Elaboración de informe técnico, que deberá contener antecedentes, fundamentos de
hecho, fundamentos de derecho, conclusiones y recomendaciones.
6. Elaboración de acciones de personal de sanción, en caso de haber determinado
responsabilidad.
7. Envío de las acciones de personal de sanción al expediente del servidor y de tratarse de
sanción pecuniaria, remitir adicionalmente al departamento financiero para los descuentos
correspondientes, tomando en cuenta que esta sanción no puede exceder del 10% de la
remuneración diaria del trabajador.
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Denuncias en contra de Trabajadores que ameriten Inicio de Visto Bueno
En caso de que la falta cometida por el trabajador, amerite el inicio de un visto bueno, la
persona encargada de régimen disciplinario deberá:
1. Realizar la audiencia preliminar con OSUNTRAMSA de la cual se dejará constancia en un
acta, audiencia para la que deberán ser notificados el trabajador, y la dirigencia central
OSUNTRAMSA, quien podrá designar un delegado, en la notificación deberá constar la
fecha y hora en que se llevará a cabo la diligencia.
2. Encontrándose legalmente notificados el trabajador y OSUNTRAMSA, y de no asistir estos a
la misma, se dejará sentada la razón correspondiente por escrito.
3. Tanto el acta, o de ser el caso la razón de no comparecencia, deberá remitirse al
Departamento Jurídico conjuntamente con la siguiente documentación:
Copia de cédula de identidad y papeleta de votación
Copia de la cédula de identidad y papeleta de votación de la autoridad
RUC de la institución.
Decreto Ejecutivo N° 1272.
Copia certificada del contrato de trabajo del trabajador.
Certificado de registro de afiliación emitido por el IESS.
Roles de pago.
Copia de la convocatoria a reunión con el sindicato.
GESTIÓN INTERNA DOCUMENTAL (ARCHIVO)
Es la encargada de la administración y el trámite pertinente de la documentación de la
Dirección Nacional de Talento Humano en lo que respecta al manejo de los expedientes del
personal tanto al personal activo como al personal pasivo además del registro y control de
todas las acciones del personal como son: movimientos varios del personal, sanciones
disciplinarias varias, comisiones de servicios del personal, vacaciones del personal, diversos
permisos con cargo a vacaciones, entre otras.
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Funciones Generales:
Expedientes actualizados de los servidores y trabajadores;
Registro y Control de Movimientos Administrativos;
Informes de GPR;
Elaboración de Certificados Laborales;
Referencias Personales;
Ingreso y actualización de personal en el Sistema SIITH (Información personal, familiar,
capacitación, puesto, situación actual, Trayectoria laboral y evaluación de desempeño);
Archivo de documentos varios;
Entre otros.
Dentro de las funciones que establece esta Gestión se ha detectado debilidades a Nivel
Nacional, en las cuales se establece la necesidad de emitir algunas directrices para el
cumplimiento de las metas y objetivos de esta Cartera de Estado:
Expedientes Ordenados y Actualizados
Construir expedientes individuales de los funcionarios, servidores y/o trabajadores en la que
contenga información: (Ver Anexo 1, Grafico 1, 2 y 3)
Documentos personales
Capacitación
Nombramientos y contratos
Movimientos de Personal
Reconocimientos y sanciones
Licencias y vacaciones
Evaluación de desempeño
Informe de Gestión
Ingreso de Personal en el Sistema SIITH
El responsable de la UATH será el encargado del manejo de la clave institucional del SIITH
proporcionada por el Ministerio del Trabajo.
Podrá delegar la administración de uno o todos los módulos del SIITH a través de una clave
y bajo la responsabilidad personal de las y los servidores públicos a quienes se les otorgue
la misma.
Esta delegación será comunicada al Ministerio del Trabajo para el correspondiente registro.
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Ingresar en el sistema SIITH la Información personal, familiar, académica, capacitación,
puesto, situación actual, trayectoria laboral y evaluación del desempeño de los servidores,
funcionarios y trabajadores.
Acuerdo Ministerial Nro. MRL-2013-0093, de 22 de mayo de 2013.
Registro y Control de Movimientos Administrativos
Las acciones de personal deberán ser registrados en un plazo de 15 días a partir de la fecha
de la que rigen.
Cuando no sean registrados en el plazo señalado el responsable del registro será
sancionado administrativamente.
Los nombramientos no registrados darán lugar a la determinación de responsabilidades
administrativas, civiles y penales.
Los nombramientos y contratos de servicios ocasionales deberán legalizar en registros
separados con un código de identificación, fecha, sello institucional, constancia del registro
y firma del responsable de la UATH, de acuerdo con cada ejercicio fiscal.
La acción de personal se realizará conforme al formulario establecido por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
La acción de personal o el contrato de servicios ocasionales debidamente suscrito y
registrado, se entregará al servidor e incorporado en su expediente. (VER ANEXO 2 Ejemplo
1, 2 y 3).
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DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA
DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE BODEGAS DE SUMINISTROS .
La bodega de suministros del Ministerio de Salud Pública debe mantener un sistema de
información actualizada y confiable acerca del stock, manejo de materiales y demás
artículos bajo su custodia.
Los suministros deberán ser almacenados de conformidad a los espacios físicos existentes
con el propósito de que faciliten la manipulación y el control de inventarios.
Los suministros deberán ser identificados con su código y nombre para lo cual se deberá
elaborar tarjetas de identificación que serán ubicadas en un lugar visible.
La administración de suministros se realizará a través del Sistema Automatizado SGI
(Sistema de Gestión de Inventarios). o cualquiera que permita su control, a efecto que la
Dirección Nacional Financiera del Ministerio a través de su área contable disponga de
información actualizada.
La programación de suministros, se basa en la clasificación de los inventarios por tipo de
suministro, utilizando el método de Administración de Inventarios
Los registros de ingreso, egreso y transferencia que realice la bodega serán respaldados
con los documentos que genere el sistema de inventarios.
La información que se ingrese y mantenga en el Sistema de Inventarios será de
responsabilidad de cada Guardalmacén, que justificara su registro.
Los registros de ingresos, egreso y transferencia, así como los reportes de inventarios que
manejen los guardalmacenes será únicamente en cantidades.
La Dirección Nacional Financiera conciliará sus inventarios con los registros que mantiene el
Guardalmacén, con el fin de que los saldos que se presentan en los estados financieros sean
confiables.
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Ingreso de Suministros.
El Guardalmacén en forma conjunta con el Administrador del Contrato y un responsable del
área requirente o el comité designado por autoridad competente, verificarán la cantidad,
características y especificaciones técnicas que cumplan con el Objeto del Contrato.
Se elaborará el Acta de Entrega Recepción en las que se especificará las condiciones de los
suministros recibidos y cualquier novedad que el caso amerite, se legalizará el documento con
las personas que intervienen en dicha diligencia.
Una vez recibidos los suministros, el Guardalmacén procede a elaborar el formulario de Ingreso
a Bodega.
El Guardalmacén registra en el Sistema de inventarios el ingreso de los suministros que cumplan
con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
El Guardalmacén a través del Director Nacional Administrativo envía a Contabilidad el
documento de “Ingreso de Suministros”, para el registro contable.
Los suministros serán requeridos por las áreas pertinentes, mediante el formulario de Solicitud
de Requisición de Suministros, debidamente autorizada y legalizada.
Egreso de Suministros
La Solicitud de Requisición de Suministros, para la entrega de los suministros, contendrá, entre
otras, la siguiente información: destino, cantidad, unidad y descripción de los mismos. La
Solicitud de Requisición no deberá contener correcciones, tachaduras o enmendaduras.
Los egresos de suministros a las Unidades Ejecutoras, se elaborara en el formulario Egreso de
Suministros, documento que contendrá la siguiente información: fecha, Unidad requirente,
detalle y característica del suministro, cantidad, responsables de quien recibe y entrega el
suministro.
Los egresos de suministros por procesos de caducidad o baja, se sustentará en el documento
de Resolución emitida por la máxima autoridad o su delegado, según el caso.
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Egreso de Suministros por Baja
El responsable de la Gestión Interna de Activos Fijos y Bodegas, comunicará por escrito al
Director Nacional Administrativo en relación a los suministros y materiales que se encuentran en
mal estado, con el fin de que se conforme una comisión técnica que abalice su estado.
El Director Nacional Administrativo, solicitará al Coordinador Nacional Administrativo Financiero,
la conformación de una Comisión Técnica.
La Comisión Técnica, por disposición del Coordinador Administrativo Financiero, procederá a
emitir el correspondiente informe en el que conste tipo, estado, cantidad, conclusiones y
recomendaciones de su gestión.
Una vez que se obtenga el informe técnico y la disposición para la respectiva baja, se procederá
a realizar el trámite pertinente, contando con la participación del Guardalmacén de Suministros,
representante de la unidad administrativa, cumpliendo con las disposiciones legales que
amparen dicho procedimiento, así como la regulación en los respectivos registros.
Se elaborará un acta de baja que abalice la diligencia para la destrucción, y/o incineración, la
cual será legalizada por los servidores que intervinieron en dicho proceso.
Inventarios.
El Guardalmacén de Suministros realizará la toma física de inventarios, en relación a los
suministros y materiales almacenados con el fin de mantener un control físico y confiable de los
saldos que mantiene en sus registros, diligencia que se realizará de forma documentada, con la
participación del equipo que conforma dicha Unidad, procedimiento que permitirá medir el
grado de eficiencia alcanzado por los controles administrativos y el adecuado sistema de
almacenamiento.
La toma física puede ser, parcial o total, de acuerdo a su programación.
Para la constatación de los suministros y materiales, se procederá a la identificación y conteo,
de acuerdo a su distribución.
En caso de realizarse constataciones físicas en la Bodega de Suministros, a petición del Director
Nacional Administrativo, Coordinador General Administrativo Financiero, u otras instancias, se
designará a los servidores involucrados en el proceso, que realicen esta actividad, los cuales no
podrán ser los encargados del registro o manejo de los suministros que custodian, siendo los
representantes de las diferentes áreas según sea la designación, por autoridad competente.
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Deberán contar con la información del corte de inventarios a la fecha de la toma física y
proceder a su verificación.
Una vez concluida esta actividad, se elaborará un acta que contenga todas las novedades
encontradas, informando al Director Nacional Administrativo, para que se tomen los correctivos
que el caso amerite.
Acta Entrega - Recepción en Bodega
Documento suscrito por el proveedor y los representantes del Ministerio de Salud Pública,
mediante el cual se verifica la recepción e ingreso en bodega de los suministros que cumplen
con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
Responsabilidades
El Guardalmacén O Custodio.-
Es el responsable de la bodega, siendo sus funciones el recibir, almacenar, custodiar y entregar
los suministros en la bodega respectiva y observar los procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de los mismos.
El Director Nacional Administrativo.-
Es el responsable de realizar una adecuada supervisión y monitoreo a los responsables del
proceso de adquisiciones de suministros y área de bodegas.
El Director Nacional Financiero.-
Es el responsable de verificar que la información que se genera en la Dirección Nacional
Administrativa, en relación a la provisión y recepción de suministros, se encuentre enmarcado
en las disposiciones legales vigentes, en las instancias de su competencia, previo a los pagos y
registros contables.
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El Coordinador General Administrativo Financiero.-
Es el responsable de que cada una de las Unidades que se encuentran en el ámbito de su
competencia, cumplan de manera eficiente y efectiva sus funciones; a fin de precautelar los
recursos económicos y los suministros del Ministerio de Salud Pública.
DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE BODEGA DE MEDICAMENTOS Y BANCO
DE VACUNAS.
Organizar y controlar los stocks de máximos y mínimos por cada medicamento o vacuna.
Establecer la clasificación de los diferentes tipos de medicinas o vacunas con base en
criterios técnicos.
Generar las requisiciones de medicamentos o vacunas solicitadas por las Unidades
Ejecutoras requirentes, de acuerdo con el Plan Anual de Contratación, para garantizar la
provisión oportuna a las áreas solicitantes, asegurando de esta forma la operación normal.
Realizar la recepción física, de los medicamentos o vacunas adquiridos, verificar
conjuntamente con los delegados técnicos de Gestión Interna de Servicios Institucionales y
de la Dirección Nacional de Medicamentos y Dispositivos Médicos, la cantidad, calidad,
propiedad y conformidad de los biológicos recibidos, en las condiciones y especificaciones
técnicas contractuales y legalizar las Actas de Entrega - Recepción.
Administrar, custodiar y conservar los inventarios físicos de las Bodegas y del Banco de
Vacunas; así como, aplicar las disposiciones de almacenamiento, cadena de frio, transporte
y uso, del Manual de Normas Técnico- Administrativas, Métodos y Procedimientos de
Vacunación y Vigilancia Epidemiológica del Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI).
Registrar el ingreso y salida de los medicamentos o vacunas almacenados, con base en la
información proporcionada por las otras bodegas; y, las que establezca el ente regulador.
Toma física e inventarios; de acuerdo con el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo
y Administración de Bienes del Sector Público en lo que fuere aplicable.
Determinar con base en criterios técnicos de utilidad y duración, los medicamentos o
vacunas caducados que deben someterse al trámite de baja, considerando el tipo de
medicamento. (PROTOCOLO)
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Las demás que la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este manual le asigne.
Responsabilidades del Guardalmacén
a. Receptar, almacenar, custodiar y entregar medicamentos o vacunas en la bodega
respectiva, observando los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y
mantenimiento de los mismos.
b. Dar cumplimiento a las disposiciones de almacenamiento, cadena de frio, transporte y uso,
constantes en el Manual de Normas Técnico - Administrativas, Métodos y Procedimientos
de Vacunación y Vigilancia Epidemiológica del Programa Ampliado de Inmunizaciones
(PAI), y las que establezca el ente regulador.
c. Verificar y tramitar la documentación correspondiente, en coordinación con el Responsable
de Gestión Interna de Activos Fijos y Bodegas, para la entrega de los medicamentos o
vacunas que por su naturaleza deben ser entregados directamente en las Unidades
Ejecutoras que mantiene el Ministerio de Salud.
d. Registrar el ingreso y salida de los medicamentos o vacunas almacenados en las bodegas, y
remitir periódicamente esta información a la Dirección Nacional de Medicamentos y
Dispositivos Médicos.
e. Acreditar la guía de remisión o nota de entrega, su conformidad con los medicamentos y
vacunas que ingresan a la bodega o almacén a su cargo, debiendo verificar el cumplimiento
de las especificaciones técnicas requeridas, así como las cantidades y demás características
establecidas con antelación.
f. Verificar y acreditar con el documento de egreso emitido por el sistema de inventarios, la
salida de medicamentos o vacunas de la bodega a su cargo.
g. Informar al Responsable de la Gestión Interna de Activos Fijos y Bodegas acerca de
cualquier novedad encontrada en los medicamentos o vacunas que ingresen a la bodega a
su cargo.
h. Vigilar que única y exclusivamente ingresen a la bodega las personas que laboran en esa
dependencia, restringiendo el acceso a las instalaciones de personas no autorizadas.
i. Ingresar información relacionada con los medicamentos o vacunas bajo su custodia en el
Sistema de Inventarios.
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j. Presentar mensualmente un informe sobre la bodega a su cargo, en el cual se detallarán los
ingresos, egresos, movimientos de medicamentos o vacunas y demás circunstancias que
considere necesario poner en conocimiento del Responsable de la Gestión Interna de
Activos Fijos y Bodegas.
k. Atender las solicitudes de medicamentos o vacunas requeridos con la Solicitud
debidamente legalizada para su registro y control.
l. Las demás que asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este manual.
Administración de las Bodegas.
Las Bodegas y el Banco de Vacunas que mantiene el Ministerio de Salud Pública, están bajo la
administración y control de la Coordinación General Administrativa Financiera a través de la
Dirección Nacional Administrativa, en coordinación con la Dirección Nacional de Medicamentos
y Dispositivos Médicos y las respectivas Unidades Ejecutoras.
La recepción, almacenamiento, control, supervisión, custodia, entrega y administración de los
medicamentos o vacunas que se manejan en las bodegas o en el Banco de Vacunas, así como,
el personal que los custodia, será responsabilidad de la Coordinación General Administrativa
Financiera a través de la Dirección Nacional Administrativa.,
Los medicamentos o vacunas deberán ser almacenados de conformidad a los espacios físicos
existentes, propios, de acuerdo a su característica y naturaleza, con el propósito de que faciliten
la salvaguardia, manipulación, control y el inventario en forma eficiente.
Los medicamentos o vacunas deberán ser identificados con su código y nombre, para lo cual se
deberá elaborar tarjetas de identificación que serán ubicadas en un lugar visible.
La administración de medicamentos o vacunas se realizará a través del Sistema Automatizado
SGI (Sistema de Gestión de Inventarios). o cualquier otro sistema, que permita su control y
ubicación, el cual se integrará a la Bodega de medicamentos y vacunas; a efecto de que la
Dirección Nacional Financiera del Ministerio de Salud Pública a través del área contable
disponga de información consolidada y actualizada.
La programación de medicamentos o vacunas, se basa en la clasificación de los inventarios por
tipo, para lo cual se remiten a la técnica de Administración de Inventarios emitido por el
Organismo Competente.
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Los registros de ingreso, egreso y transferencia que realicen las bodegas serán respaldados con
los documentos que genere el sistema de inventarios.
La información que se ingrese y mantenga en el Sistema de Inventarios será de responsabilidad
de cada Guardalmacén, que justificara su registro, por lote y tipo de medicamento o vacuna, en
que constará fecha de emisión, recepción y caducidad.
Los medicamentos o vacunas que son adquiridos a empresas nacionales, se receptarán bajo las
condiciones establecidas en el Contrato respectivo, con la emisión de informes técnicos de
cumplimiento contractual o especificaciones técnicas, que faculten el ingreso.
Los medicamentos o vacunas adquiridas a organismos internacionales, deberán contar con el
informe técnico favorable, que determine la cantidad, calidad y especificaciones técnicas para
cada uno de los medicamentos o de las vacunas, que faculten su ingreso.
Los registros de ingresos, egresos y transferencias, así como los reportes de inventarios que
manejen los Guardalmacenes, serán únicamente en cantidades, lotes, fechas de emisión, fecha
de caducidad y el nombre del laboratorio proveedor.
La Dirección Nacional Financiera, levantará inventarios de las existencias en bodegas de
medicamentos y vacunas, de forma programada, mediante verificaciones físicas, de
conformidad a las disposiciones legales vigentes, o cuando lo requieran, en base a los saldos
contables con los físicos.
Toma Física de Inventarios
La Coordinación Administrativa Financiera, a través de la Dirección Nacional Administrativa, en
coordinación con la Dirección Nacional de Medicamentos y Dispositivos Médicos y las
respectivas Unidades Ejecutoras, deberá efectuar la programación anual de la toma física de
inventarios que se practicarán en las Bodegas y en el Banco Nacional de Vacunas, con base en
el talento humanos y materiales disponibles en el Ministerio.
Los procesos de compra deben estar bajo los lineamientos de la Ley de Contratación Pública.
El Guardalmacén previo a la recepción de los medicamentos y vacunas, deberá contar con el
informe técnico que respalde la calidad y cantidad de los mismos de conformidad al objeto del
contrato.
Las Bodegas y el Banco de Vacunas, deberán realizar un inventario físico por año; de acuerdo
con la Programación anual de la Dirección Nacional Administrativa.
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Para realizar la toma física de inventarios, se lo deberá realizar de manera que no afecte el
servicio de ingresos y egresos en las bodegas y en el banco de vacunas.
Se podrá efectuar la toma física de inventarios fuera de la programación anual, en forma
extraordinaria, en los casos en que la autoridad superior del Ministerio de Salud Pública así lo
determine.
Durante la toma física de inventarios, los responsables de los servicios y de las diferentes
Unidades Ejecutoras; deberán garantizar la existencia y provisión de medicamentos e insumos
para la salud, suficientes para la atención a los requirentes.
Las únicas excepciones permitidas para el abastecimiento de medicamento e insumos para la
salud mientras se esté realizando el inventario físico, serán en casos de contingencia declarada
por las autoridades competentes; o cuando la salud o la vida de pacientes se encuentre en
riesgo. En ambos casos, deberá ser autorizado por la autoridad competente del Ministerio de
Salud Pública, lo que deberá constar en el acta de cierre de inventario.
Corresponderá al Guardalmacén, con el aval del Director Nacional Administrativo, realizar
dentro de los plazos fijados, las aclaraciones de la diferencias en más o en menos que se
presentaren con respecto a las existencias, ante la autoridad o el área que autorizó la toma
física de inventarios, indicando las causas que las originaron, con el soporte de la evidencia
documental respectiva.
Corresponderá a la Dirección Nacional de Medicamentos y Dispositivos Médicos o al Área
designada, en cumplimiento de sus facultades, revisar, aprobar o sancionar, las aclaraciones de
las diferencias que se determinen en los inventarios practicados en las Bodegas o en el Banco
de Vacunas.
Los Guardalmacenes de Medicamentos y de Banco de Vacunas realizarán la toma física de
inventarios de los medicamentos y vacunas almacenadas con el fin de mantener un control
físico y confiable de los saldos que mantiene en sus registros, diligencia que se realizará de
forma documentada, con la participación del equipo que conforma dicha Unidad,
procedimiento que permitirá medir el grado de eficiencia alcanzado por los controles
administrativos y el adecuado sistema de almacenamiento.
La toma física puede ser, parcial o total, de acuerdo a su programación
Para la constatación de los medicamentos o vacunas, se procederá a la identificación, conteo,
de acuerdo a los lotes de medicamentos o vacunas almacenados.
En caso de realizarse constataciones físicas ya sea en la Bodega de Medicamentos o Banco de
Vacunas a petición del Director Nacional de Medicamentos y Dispositivos Médicos,
Coordinador General Administrativo Financiero, Director Nacional Administrativo u otras
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instancias, se designará a los servidores involucrados en el proceso, que realicen esta actividad,
los cuales no podrán ser los encargados del registro o manejo de los medicamentos o vacunas
que custodian, representantes que serán de las diferentes áreas según sea la designación por
autoridad competente. Deberán contar con la información del corte de inventarios a la fecha de
la toma física y proceder a su verificación.
Una vez concluida esta actividad, se elaborará un acta que contenga todas las novedades
encontradas, informando al Director Nacional de Medicamentos y Dispositivos Médicos y al
Director Nacional Administrativo, para que se tomen los correctivos que el caso amerite.
Procedimiento para el Ingreso Recepción y Almacenamiento de Medicamentos,
Vacunas y Dispositivos Médicos
RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOSY VACUNAS Versión:
A UNIDAD / PUESTO TAREA / ACTIVIDAD
1
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Coordinar las actividades administrativas de las
Direcciones Administrativa, Financiera, de Medicamentos
y Dispositivos Médicos
2
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
(ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO)
Receptar disposición de coordinación administrativa
financiera
Dispone la recepción y almacenamiento de los
productos en la bodega
3
RESPONSABLE DE LA
UNIDAD DE GESTIÓN
INTERNA DE SERVICIOS
ANALIZAR REQUERIMIENTO
Receptar el Quipux de solicitud de ingreso a bodega
con fecha y hora.
Solicita información respecto a espacio disponible y
condiciones óptimas para almacenaje de
medicamentos y vacunas a ingresar.
Sumilla el requerimiento para ingreso
4
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
RECEPTAR LA SOLICITUD DE INGRESO A BODEGA
Verifica la solicitud inspecciona y solicita información
sobre existencia de espacio físico requerido.
No existe espacio físico, continúa con la actividad
"Gestionar otro espacio físico"
Si existe espacio físico, continúa con la actividad
"Verificar documentación "
Página | 53
5
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
GESTIONAR OTRO ESPACIO FÍSICO
Envía a solicitante para gestión correspondiente de
distribución del producto o su almacenamiento en
otro espacio físico. Informa al Responsable de
laUnidad de Gestión Interna del proceso.
Continúa con la actividad "Sumillar el requerimiento
para ingreso"
6
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
REALIZAR ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN TÉCNICA
Lo hace mediante la Lista de Chequeo. (ver anexo
correspondiente)
No cumple con la documentación solicitada, continúa
con la actividad "Comunicar a los solicitantes las
novedades presentadas"
Si cumple con la documentación solicitada, continúa
con la actividad "Realizar conteo y verificación físico
de requisitos, cantidad, condición de los productos
(Cadena de frío)".
7
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
Comunicar al solicitante las novedades prestadas y
espera la información completa.
8 PROVEEDOR Completar la información requerida continúa con la
actividad "Verificar documentación"
9
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA Y EQUIPO
TÉCNICO
REALIZAR CONTEO Y VERIFICACIÓN FÍSICA DE
REQUISITOS, CANTIDAD, CONDICIÓN DE LOS
PRODUCTOS (CADENA DE FRÍO)
Verifica los requerimientos, cantidad, condición de los
productos y en el estado de productos. En el caso de
cadena de frio, la firma de los responsables
asegurando que no se haya roto del ingreso
No cumple con lo requerido, continúa con la actividad
"Solicitar cambio o completar pedido".
Si cumple con lo requerido, continúa con la actividad
"Elaborar Informe y firmar acta de Recepción".
10
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA Y EQUIPO
TÉCNICO
Solicitar cambio o completar pedido
11 PROVEEDOR
REALIZAR EL CAMBIO O COMPLEMENTA EL PEDIDO.
Continúa con la actividad " Realizar conteo y
verificación físico de requisitos, cantidad, condición de
los productos (Cadena de frío)"
Página | 54
12
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA Y EQUIPO
TÉCNICO
ELABORAR INFORME Y FIRMAR ACTA DE RECEPCIÓN
Elabora informe y firmar actas de Entrega -
Recepción.
Informa a la Unidad Financiera el ingreso de los
bienes o medicamentos según sea el caso y a su vez
realiza un informe solicitado por el Departamento de
Compras.
13
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
INGRESAR AL SISTEMA DE INVENTARIOS
Sistema (SGI), con toda la información de los
documentos habilitantes.
Redistribuye de acuerdo a las características y
bodegas establecidas para cada bien. (ver anexo de
distribución de bodegas).
Son equipos médicos, continúa con la actividad
"Almacenar".
Son Medicamentos y dispositivos médicos, continúa
con la actividad " Almacenar por tipo de producto y
por programa al que pertenecer".
14
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
ALMACENAR
Almacena Medicamentos Vacunas y Dispositivos
Médicos en Bodega de Bienes.
15
GUARDALMACÉN
RESPONSABLE DE
BODEGA
ALMACENAR POR TIPO DE PRODUCTO Y POR
PROGRAMA AL QUE PERTENECE
Almacena Medicamentos, Vacunas y Dispositivos
Médicos por Programa al que pertenece; e
identificando las condiciones de almacenamiento de
acuerdo a la temperatura requerida.
Procedimiento para el Egreso o Distribución de Medicamentos, Vacunas Dispositivos y
Equipamiento Médico
DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS, Y VACUNAS Versión:
Nº UNIDAD / PUESTO TAREA / ACTIVIDAD
1 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Coordinar las actividades administrativas de
las direcciones administrativa, financiera, de
medicamentos y dispositivos médicos
2 DIRECTOR NACIONAL
ADMINISTRATIVO.
Receptar disposición de coordinación
administrativa financiera
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Disponer el egreso o distribución de los
medicamentos vacunas o dispositivos
médicos al responsable de la unidad de
gestión interna de servicios.
3 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE
GESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS.
RECEPTAR LA SOLICITUD DE EGRESO DE
BODEGA
Receptar el Quipux de solicitud de egreso o
distribución de bodega con fecha y hora.
Sumillar el requerimiento
4 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Analizar disponibilidad
Si existe disponibilidad, continúa con la
actividad “Solicitar Transporte”.
No existe disponibilidad, continúa con la
actividad “Comunicar al solicitante la falta de
stock”.
5 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Comunicar al solicitante la falta de stock
Envía Quipux a los Coordinador (a) del
proceso.
Continúa con la actividad "Receptar el
Quipux solicitud de Distribución".
6 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Solicita transporte
Identificar producto con caducidad próxima.
7 UNIDAD DE GESTIÓN INTERNA DE
TRANSPORTES
Planificar rutas y asignación de vehículos
De acuerdo a los requerimientos defines las
rutas y asigna vehículos.
8 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Realizar Egreso de productos y registro en el
SGI
9 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA Realizar Embalaje y distribución del producto
10 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Entregar producto.
Verificación de producto, documentos y firma
de recepción, continúa con la actividad
“Receptar Producto y firma del Comprobante
de egreso” en el caso de Despacho in Situ o
"Verificar estado de producto, documentos y
firma de recepción" para Despacho a
Destino.
11 UNIDADES EJECUTORAS DE SALUD
SOLICITANTES.
Receptar Producto y firma del Comprobante
de egreso.
Continúa con la actividad "Receptar
Página | 56
comprobante de egreso firmado y sellado"
12 UNIDAD DE GESTIÓN INTERNA DE
TRANSPORTES
Verificar estado de producto, documentos y
firma de recepción
Verificación de estado de producto,
documentos y firma de recepción.
13 UNIDAD DE GESTIÓN INTERNA DE
TRANSPORTES
Entregar producto, verificar firma y sello en el
Comprobante de Egreso
14 GUARDALMACÉN RESPONSABLE DE
BODEGA
Receptar comprobante de egreso firmado y
sellado
15 GUARDALMACÉN RESPONSABLE DE
BODEGA Archivar Egreso secuencialmente
Procedimiento.- Verificación e Inventarios de Medicamentos o Vacunas en el Ministerio de
Salud Pública
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL SUBPROCESO: VERIFICACIÓN E INVENTARIOS Versión:
Nº UNIDAD / PUESTO TAREA / ACTIVIDAD
1 COORDINADOR(A)
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Dispone las acciones administrativas financieras
pertinentes
2 DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A)
Solicitar delegados para conformar comisión
(Administrativo, Financiero, Medicamentos y
Auditoría).
3
COMISIÓN TÉCNICA
(Administrativo, Financiero,
Medicamentos y Auditoría)
PLANIFICAR FECHA DE VERIFICACIÓN FÍSICA
Coordinando con la bodega para que no
existan movimientos en los días de verificación.
4 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Entrega reporte de saldos a la fecha de
verificación.
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6
COMISIÓN TÉCNICA
(Administrativo, Financiero,
Medicamentos y Auditoría)
REALIZAR VERIFICACIÓN FÍSICA VS REPORTE
BODEGA
Comparando con el reporte proporcionado por
el responsable de la bodega.
7
COMISIÓN TÉCNICA
(Administrativo, Financiero,
Medicamentos y Auditoría)
COLOCAR STICKERS (INVENTARIADO) EN EL
PRODUCTO
Colocación de stickers con la palabra
Inventariado en el producto.
Si cuadracontinúa con la actividad, “Generar
informe con las debidas observaciones”.
No cuadra continúa con la actividad, “Justificar
las diferencias con documentos de respaldo y
registrar en el sistema”
8 GUARDALMACÉN RESPONSABLE
DE BODEGA
Justifica las diferencias con los documentos de
respaldo y registrar en el sistema
9 COMISIÓN Genera informe con las debidas observaciones
10 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE
GESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS. Receptar informe de la comisión
11 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE
GESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS.
Remitir informe de la comisión a Dirección
Administrativa.
12 DIRECCIÓN NACIONAL
FINANCIERA Recibir informes para registros correspondientes
DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES SUJETOS DE
CONTROL
Que, el artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador, dispone en el primer inciso
que “Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos
realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsabilidades
administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos
públicos”
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Personas y Entidades Responsables
En el Capítulo I Artículo 2 DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES RESPONSABLES, el Reglamento
General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias del sector público
indica que el reglamento rige para todas las entidades y organismos descritos en el Art. 1,
servidoras y servidores, obreras y obreros del sector público, a cuyo cargo se encuentra la
custodia, uso y control de los bienes del estado.
Por lo tanto, no habrá servidora y servidor que por razón de su cargo, función o jerarquía se
encuentre exenta o exento del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de
conformidad a lo previsto en el artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador.
Para efectos de aplicación de este reglamento, las siguientes personas son responsables de la
administración, registro, Control, cuidado Y uso de los bienes de cada entidad:
Guardalmacén o Administradora o Administrador de Bienes.- Será responsable administrativo
del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de
los bienes.
Usuario Final o Custodio Responsable.- Será el responsable del cuidado, uso, custodia y
conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las entidades y organismos del
sector público y aquel que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentre prestando
servicios en la entidad, al cual se le haya asignado bienes para el desempeño de sus funciones y
los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado.
Custodio administrativo.- En las entidades en que justifica su estructura orgánica, el
Guardalmacén o Administradora o Administrador de bienes podrá contar con un equipo de
apoyo en el control y cuidado de los bienes y existencias. El titular de cada unidad
administrativa de la entidad, designará a los custodios Administrativos, según la cantidad de
bienes e inventarios de propiedad de la entidad y/o frecuencia de adquisición de los mismos,
quienes mantendrán actualizados los inventarios y registrarán los ingresos, egresos y traspasos
de los bienes en la Unidad Administrativa conforme a las necesidades de los usuarios.
Procedimiento y Cuidado
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del Sector Público , en el Capítulo Uno, Artículo 3 DEL PROCEDIMIENTO Y CUIDADO, establece
que la máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes o aquella que
cumpliere este fin a nivel institucional, orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de
los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para el uso en la entidad y que se
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hallen en poder de la misma a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros
semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría
General del Estado y el propio organismo o entidad”.
Toda entidad u organismo del sector público o privado que disponga de recursos públicos,
cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de los
bienes y existencias.
La identificación, el registro, el almacenamiento, la utilización y el consumo responsable de los
bienes y existencias institucionales estarán en concordancia con la aplicación de las buenas
prácticas ambientales con el fin de reducir la contaminación y el desperdicio.
Las bodegas estarán adecuadamente ubicadas, contaran con instalaciones seguras y tendrán el
espacio físico necesario y solo las personas que laboran en la bodega tendrán acceso a las
instalaciones.
La conservación y el buen uso de los bienes y existencias, será de responsabilidad de los
usuarios finales o custodios responsables que lo han recibido, para el desempeño de sus
funcione y labores oficiales.
Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las disposiciones
administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas del presente reglamento
permitan:
a) Dejar constancia obligatoria en un acta de entrega recepción, el momento de la entrega de
bienes por parte del Proveedor al Guardalmacén con el fin de controlar, registrar y
custodiar los bienes entregados;
b) El Guardalmacén entregara los bienes mediante acta entrega recepción al Usuario Final
para las labores inherentes a su cargo, en el cual, constarán las condiciones y características
de los bienes entregados;
c) El Usuario Final o Custodio Responsable velará por la buena conservación de los bienes
entregados para su cuidado, administración o utilización, conforme las disposiciones legales
y reglamentaria correspondientes;
d) El Guardalmacén entregará los inventarios al titular de cada unidad administrativa o a quien
este delegue, para su administración, control o custodia.
e) Realizar la entrega recepción de los bienes con la intervención del Guardalmacén como
representante de la unidad de Administración de Bienes, el custodio de la unidad
administrativa correspondiente, y el usuario Final del bien, cuando se produzca la renuncia,
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separación, destitución, comisión de servicios o traslado administrativo del servidor usuario
final de los bienes a él asignados;
f) El Guardalmacén junto a su equipo de trabajo, si procede, mantendrá los inventarios
actualizados, se abrirá la historia de cada bien en donde conste todas las características,
destino y uso.
El daño, perdida, destrucción del bien, por negligencia o mal uso comprobadas por la
autoridad competente, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad
del Usuario Final que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen
acceso al bien cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento
propio salvo que se conozca o se compruebe la identidad de la persona causante de la
afectación al bien.
En los casos de pérdida o desaparición de los bienes, por hurto, robo, abigeato, fuerza mayor o
caso fortuito se estará a lo previsto en los ART 87 a 90 del reglamento según corresponda.
El Guardalmacén o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de contabilidad
debe disponer de información histórica sobre los bienes manteniendo actualizados los reportes
individuales de éstos en la herramienta informática Administrada por el órgano rector de las
finanzas públicas, cuando aplique; además es obligación formular y mantener actualizada una
hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constara
su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual, depreciación, egreso
y/o baja.
Constatación Física y obligatoriedad de Inventarios
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo II, Sección I, Artículo, diez CONSTATACIÓN FÍSICA Y
OBLIGATORIEDAD DE INVENTARIOS: En cada unidad administrativa se efectuará constatación
física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el último trimestre, con el fin de controlar
los inventarios en las entidades Y posibilitar los ajustes contables. En ella podrán intervenir el
Guardalmacén o quien haga sus veces, el custodio Administrativo, y el titular de la unidad
administrativa o su delegado. De tal diligencia se presentara a la máxima autoridad de la
entidad en la primera quincena de cada año, un informe de los resultados, detallando todas las
novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la
información contable y las sugerencias del caso; además del Acta suscrita por los intervinientes
se enviaran a la unidad financiera o quien haga sus veces, copia del informe de constatación
física realizado para los registros contables correspondientes.
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Utilización de bienes y existencias
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo II, Sección II, Artículo 16 UTILIZACIÓN DE LOS BIENES Y
EXISTENCIAS los bienes de existencias de las entidades y organismos del sector público, se
utilizará únicamente para los fines propios de la institución. Es prohibido el uso de dichos
bienes de existencias para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para
actividades particulares extraños del servicio público o al objetivo misional de la institución”.
Los regalos y presentes que tengan un valor económico representativo o histórico patrimonial,
percibidos por las servidoras y los servidores públicos, en reuniones, conferencias, visitas de
observación, seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos y eventos de carácter
oficial, realizados dentro o fuera del país, en cumplimiento de servicios institucionales, comisión
de servicios, en delegación o representación de las instituciones del Estado, deben considerarse
“regalos o presentes de tipo institucional”, que deberán ser entregados a la entidad y
registrados como parte del patrimonio institucional de forma inmediata.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, será el servidor responsable final de la
recepción, registro, custodia, control, cuidado y conservación de los regalos o presentes de tipo
institucional
Inspección y Recepción
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo III, Artículo 19 INSPECCIÓN Y RECEPCIÓN Los bienes
adquiridos, de cualquier naturaleza, serán recibidos y examinados por el Guardalmacén de
Bienes, con quién haga sus veces y las servidoras y los servidores que de conformidad a la
normativa interna de cada entidad y a la naturaleza del bien deban hacerlo, lo que se dejara
constancia en una acta con la firma de quienes lo entregan y reciben.
Una vez recibido el bien el Guardalmacén de bienes, hará el ingreso correspondiente en el
sistema informático y abrirá la hoja de vida útil o historial del mismo, en la que se registrara las
características de identificación del bien, información adicional sobre su ubicación y custodia a
cargo del Guardalmacén o quien haga sus veces, y/o los nombres del custodio administrativo o
usuario final, a cuyo servicio ese bien se encuentre.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes, y se comunicará
inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrán ser
recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales,
incluyendo las especificaciones técnicas del mismo.
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Inspección Técnica
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo IV, Artículo 20 INSPECCIÓN TÉCNICA sobre la base de los
resultados de la constatación física efectuada, referente a bienes inservibles, obsoletos o bienes
que hubieran dejado de usarse, se informará el titular de la entidad u organismo o su delegado
para que autorice el correspondiente proceso de remate, donación o baja. Cuando se trate de
equipos informáticos, eléctricos, electrónicos, maquinaria, vehículos se adjuntará el respectivo
informe técnico, elaborado por la unidad correspondiente considerando la naturaleza del bien.
Si en el informe técnico de inspección se concluye que los bienes todavía son necesarios en la
entidad u organismo, incluirá el trámite y se archivara el expediente. Caso contrario se
procederá de conformidad con las normas señaladas para los procesos de venta, donación o
remate, destrucción, chatarrización, reciclaje, según corresponda, y observando para el efecto
las características de registro señaladas en la Normativa Gubernamental.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo IV, Sección IV, Artículo 61 PROCEDENCIA cuando no fuere
posible o conveniente la venta de los bienes muebles con arreglo a las disposiciones de este
reglamento, la máxima autoridad señalara la entidad u organismo del sector público o una
institución de educación, de asistencia social o de beneficencia, a la que transferirá
gratuitamente dichos bienes, priorizándose lo dispuesto en la ley 106 en beneficio de las
Instituciones Educativas Fiscales del País, publicada en el segundo Suplemento del Registro
Oficial Nro. 852 del 29 de diciembre de 1995, que dispone remitir la lista de bienes obsoletos al
Ministerio de Educación para la selección del beneficiario.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo VI, Artículo 70 PROCEDENCIA Habrá lugar a la entrega
recepción en todos los casos de compra, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso de
bienes, comodato o cuando el servidor encargado de su custodia Y administración sea
reemplazado por otro. Para que proceda a la entrega recepción entre Guardalmacenes de
bienes o quienes hagan sus veces, será necesario la caución del servidor entrante se encuentre
vigente”.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y
Existencias del sector público en el Capítulo VI, Artículo 71 Una vez concluido el trámite de
adquisición de bienes, el proveedor procederá a la entrega de los bienes a la entidad, los que
serán inspeccionados, verificados y recibidos por el Guardalmacén y demás servidores
asignados para el efecto según la normativa vigente. Esta diligencia se la realizará sobre la base
de los términos contenidos en las especificaciones técnicas, la orden de compra, el contrato, la
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factura y demás documentos que sustentan la adquisición; dejando constancia en un acta con
la firma de quienes intervienen.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará
inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. No podrán ser recibidos los bienes
mientras no se hayan cumplido plenamente las estipulaciones contractuales.
Los bienes recibidos, aún aquellos que por sus características físicas deban ser ubicados
directamente en el lugar correspondiente u otro espacio físico temporal, ingresarán a la bodega
u otro espacio de almacenaje temporal que se adecue para la vigilancia y seguridad de los
bienes antes de su utilización; el Guardalmacén o quien haga sus veces, hará el registro
correspondiente en el sistema para el control de bienes, con las especificaciones debidas y la
información sobre su ubicación y el nombre del usuario del bien.
El Guardalmacén o quien haga sus veces, entregará los bienes al Usuario Final, cuya
responsabilidad es velar por su buena conservación, conforme las disposiciones de este
reglamento y demás normativa vigente; de los procedimientos descritos, se dejará constancia
en el acta de entrega recepción correspondiente.
En caso de las existencias, el Guardalmacén o quien haga sus veces, las entregará al Custodio
Administrativo de la unidad administrativa que corresponda, quien a su vez procederá a la
entrega recepción al Usuario Final, dejando constancia del mismo mediante registros.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, intervendrá en la entrega recepción entre
servidores de la misma entidad y organismo dejando constancia de cualquier novedad en las
correspondientes actas y actuando de acuerdo con las normas de este reglamento.
Cuando se trate de entrega recepción entre dos organismos o entidades distintas intervendrán
los titulares de las unidades administrativas y financieras respectivos y los guardalmacenes de
bienes o quienes hagan sus veces de cada entidad, como encargados de la conservación y
administración de los bienes de que se trate.
Servidor fallecido o ausente
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo VI, Artículo 73 SERVIDOR FALLECIDO O AUSENTE En todos los
casos en que el servidor que debe entregar bienes hubiera fallecido o estuviere ausente sin que
se conozca su paradero, se contará para la diligencia de entrega recepción con sus legitimarios
o herederos según las órdenes de sucesión legal, o con sus fiadores. De no haber legitimarios o
herederos, ni fiadores, o negativa de estos para concurrir a las diligencias o suscribir las actas
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correspondientes, se contará con la intervención de un notario de la respectiva jurisdicción,
quien dará fe de lo actuado, intervención que se realizara a pedido de la respectiva entidad u
organismo. Estas personas, en su orden, harán las veces de empleado fallecido o ausente y
suscribirán en su nombre las actas respectivas.
Bajas
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo VII, Artículo 78 Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no
sean susceptibles de utilización conforme el artículo 20 de este reglamento, y en el caso de que
no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de estos en forma gratuita,
se procederá a su destrucción o disposición final de acuerdo con las normas ambientales
vigentes.
En forma previa a la destrucción de los bienes, incluidos los procesos de demolición de edificios,
se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha
destrucción serán depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados para el efecto,
en cada jurisdicción, salvo que se optare por la chatarrización, de acuerdo a la normativa que
se expidiera sobre esta materia.
Cuando se trate de bienes sujetos a chatarrización, como los vehículos, equipo caminero, de
transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, tuberías, fierros, equipos informáticos,
y todos los demás bienes de similares características, y los bienes no considerados de larga
duración, objeto de control administrativo, que hubieren sido objeto de inspección e informe
técnico previo declarados obsoletos y/o inservibles y se encuentren fuera de uso, de tal manera
que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima, serán sometidos al proceso
técnico de desintegración o desmantelamiento total.
Denuncia
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo VII, Sección IV, Artículo 87 DENUNCIA cuando alguno de los
bienes hubiere desaparecido, por hurto, robo, abigeato o por cualquier causa semejante, la
servidora o servidor encargado de su custodia, comunicará inmediatamente por escrito este
hecho al Guardalmacén o a quien haga sus veces, al jefe inmediato y a la máxima autoridad de
la institución o su delegado, con todos los pormenores que fueren del caso, inmediatamente
conocido el hecho.
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Responsabilidades
De acuerdo a lo que estipula el Reglamento, en el Capítulo VII, Sección IV, Artículo 89
RESPONSABILIDADES de manera textual indica: “En el caso de pérdida o desaparición de
bienes por hurto, robo o abigeato, las responsabilidades serán establecidas por los órganos
judiciales correspondientes y en caso de sentencia condenatoria se estará a lo señalado en el
artículo 68 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo VII, Sección IV, Artículo 89 RESPONSABILIDADES En el caso de
pérdida o desaparición de bienes por hurto, robo o abigeato, las responsabilidades serán
establecidas por los órganos judiciales correspondientes y en caso de sentencia condenatoria se
estará a lo señalado en el artículo 68 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Mantenimiento de equipos informáticos.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y
Existencias del sector público en el Capítulo VIII, Artículo 93 Para el mantenimiento de
equipos informáticos se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en la normativa específica
dentro de la contratación pública y a lo dispuesto en las Normas de Control Interno para las
Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que
disponen de Recursos Públicos.
Todo proceso de mantenimiento a los equipos informáticos se estará conforme a las leyes
ambientales que se dicten sobre esta materia, minimizando el impacto ambiental.
La unidad técnica encargada del mantenimiento de equipos informáticos, establecerá un plan
de mantenimiento preventivo para todo el hardware y software, considerando un análisis de
costo – beneficio, recomendaciones del fabricante, riesgo de interrupción del servicio en bienes
críticos y personal calificado. Se establecerá un calendario de las actividades de mantenimiento
y comunicará a todos los usuarios afectados por el mantenimiento.
La unidad técnica encargada evaluará los costos de mantenimiento, revisará las garantías y
considerará estrategias de reemplazo para determinar opciones de menor costo.
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Mantenimiento de los demás bienes.
EL Reglamento General para la Administración Utilización y control de los Bienes y Existencias
del sector público en el Capítulo IX, Artículo 94 Todas las entidades públicas, contarán con el
Plan Anual de Mantenimiento de los demás bienes, el mismo que debe contar con
cronogramas, financiamiento y estar aprobado por las máximas autoridades.
El mantenimiento de los demás bienes estará a cargo de la Unidad responsable de esta
actividad en cada institución. Todo proceso de mantenimiento a los bienes se estará conforme
a las leyes ambientales que se dicten sobre esta materia, minimizando el impacto ambiental.
La Unidad Administrativa que requiera mantenimiento de sus bienes informará a la Dirección
Administrativa o la que hiciere sus veces de ésta necesidad, para las correcciones respectivas,
manteniéndose de esta forma, buenas condiciones de los bienes de la institución.
En las entidades que no dispongan de esta unidad, se contratarán los servicios externos para el
efecto, de acuerdo a los procedimientos internos de cada entidad y en atención a las normas
vigentes sobre la materia.
GESTIÓN INTERNA DE TRANSPORTE
El presente documento se ha estructurado en base la gestión actual de la unidad de Gestión
Interna de Transporte, con el propósito de homologar procedimientos y establecer las
directrices necesarias de la unidad mencionada,
La cual se establece para la homologación de procesos para las nueve Coordinaciones Zonales
de Salud, en la correcta gestión para realizar los procedimientos inherentes a esta unidad.
Los procesos levantados y temas a ser estandarizados, se determinan a continuación en detalle:
En relación al Acuerdo N° 005-CG–2014, se expide el Reglamento para el Control de los
Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos
Públicos.
En la cual se dispone los siguientes niveles de responsabilidad.
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Encargado o Responsable de la Unidad de Transportes.-
El servidor encargado de la organización y control del parque automotor institucional. Dirección
Técnica Normativa y Desarrollo Administrativo.
Conductor.-
El servidor y/o trabajador facultado para conducir un vehículo automotor oficial, así como,
quien guía, dirige o maniobra un vehículo remolcado.
Mecánico.-
El servidor bajo cuya responsabilidad se encuentra a cargo el chequeo, mantenimiento y
reparación de los vehículos.
Marco Legal
Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de
Derecho Privado que Disponen de Recursos Públicos- Acuerdo N° 005 - CG - 2014
Art. 9.- Mantenimiento preventivo y correctivo.
El mantenimiento y la reparación de los vehículos, debe efectuarse en los talleres de la
institución, en caso de haberlos. El mantenimiento preventivo, periódico y programado es
responsabilidad del encargado o responsable de la unidad de transportes y del conductor.
Para las acciones de mantenimiento y/o reparación se utilizarán formularios pre establecidos, en
los que deben constar los datos de la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que
debe efectuarse el siguiente control. El responsable de la unidad de transportes y el conductor
del vehículo entregado mediante acta de entrega recepción, son corresponsables del
mantenimiento, custodia y uso del mismo.
Es obligación del conductor, revisar diariamente el vehículo asignado, observando los niveles de
fluidos, presión y estado de neumáticos, así como los accesorios y el aseo interior y exterior del
vehículo. Para atender el cambio de fluidos, aceites o lubricantes, o de repuestos, se utilizarán
formularios específicos elaborados por la propia entidad.
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Los mecánicos de la institución, en caso de haberlos, realizarán trabajos ordinarios de
reparación de partes mecánicas, eléctricas y electrónicas que se encuentren en mal estado y las
sustituciones necesarias para evitar la paralización del vehículo.
Los vehículos pueden repararse con profesionales mecánicos particulares, bajo las previsiones
de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, únicamente en los siguientes
casos:
1. Por falta de personal especializado en la entidad.
2. Insuficiencia de equipos herramientas y/o accesorios.
3. Convenios de garantía de uso con la firma o casa en la que se adquirió el automotor.
Art. 10.- Abastecimiento de combustible y lubricantes.-
El servidor responsable de la unidad de transportes, debe establecer el control de consumo del
combustible, con referencia hecha al rendimiento medio de kilómetros por litro, de acuerdo a
cada tipo de vehículo, modelo, entre otros.
Para el abastecimiento de combustible, se utilizarán formularios con formato específico para
asegurar el debido control.
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector público y
de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Públicos
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración El área administrativa de cada entidad,
elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los
bienes de larga duración. La entidad velará en forma constante por el mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de
funcionamiento y prolongar su vida útil. Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento
preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la
dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de
tales programas, así como que se cumplan sus objetivos. La contratación de servicios de
terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y
fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.
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Proceso de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Automotor
Procedimiento:
1. Los vehículos deben tener un custodio para el mejor control y para el mantenimiento
óptimo de los vehículos.
2. Solicitud de mantenimiento realizada por el conductor escrito o verbal.
3. Verificación de la solicitud del mantenimiento por el analista de transportes según el
programa de mantenimiento preventivo o correctivo.
4. Realización de Memorando para solicitar autorización del mantenimiento.
5. Realización de Orden de Mantenimiento.
6. Con el Memorando de solicitud y Orden de mantenimiento aprobadas por el Coordinador
de Transportes se envía el vehículo al taller para su mantenimiento.
6.1. El taller genera las proformas de mantenimiento que son enviadas mediante correo
electrónico para su aprobación. (Se trabaja con proformas, las factura se ingresa cada
mes de todos los trabajos realizados mano de obra y repuestos).
6.2. Se procede aprobar las proformas una vez verificadas y que su valor en mano de obra y
repuestos consten en los pliegos del contrato, con respecto a los repuestos deben estar
acorde el mercado.
7. Entrega y recepción de los vehículos.
7.1. El conductor del custodio debe recibir a conformidad el acta entrega-recepción de los
repuestos y del trabajo realizado por el taller con su respectiva garantía técnica.
8. Revisión del trabajo realizado por el analista de mantenimiento.
9. Ingresar toda la documentación al archivo y actualizar la matriz de mantenimiento vehicular.
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Proceso de Matriculación Vehicular
Matriculación de vehículos estatales nuevos de producción Nacional o
importada por casas comerciales
La matrícula es el documento habilitante emitido por la ANT para la circulación por las vías del
país. En ella consta el nombre del propietario, las características y especificaciones del vehículo y
el servicio para el cual está autorizado, registra el título de propiedad.
Marco Legal.
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito
y Seguridad Vial
Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Salud Pública.
Requisitos Previos al Trámite:
1. Original del carné de identificación del gestor autorizado por la ANT, o del funcionario de la
institución estatal debidamente autorizado.
2. Carta de autorización del representante legal de la casa comercial o del jefe de servicios
generales de la institución estatal.
Requisitos para el debido proceso
1. Formulario para la matriculación de automotores nuevos.
2. Carta de autorización del jefe de servicios generales de la institución o de quien haga sus
veces, a nombre de la casa comercial.
3. Copia de RUC de la institución.
4. Original de factura comercial o nota de venta (deben cumplir con la normativa del SRI:
número de autorización y fecha de vencimiento, verificar que conste el color homologado
por la ANT) y el número de CPN en el caso de vehículos de producción nacional; en el caso
de vehículos importados, deberá constar el número del Registro Aduanero de Matriculación
Vehicular (RAMV) emitido por la SENAE.
5. Improntas de motor y chasis.
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6. Original y copia del comprobante de pago de matrícula y multas realizado en los bancos
autorizados, se exceptúa a las Unidades Administrativas Provinciales que cuenten con
información en línea.
7. Original y copia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), vigente.
Proceso a realizar
El trámite puede ser realizado por el gestor autorizado o el funcionario autorizado por la
institución mediante la presentación de la carta de autorización correspondiente; en las
agencias de Atención al Usuario
Matriculación de vehículos donados por personas naturales, instituciones
públicas o privadas u organismos internacionales o, vehículos rifados y/o
sorteados
Trámite realizado cuando un vehículo es obtenido mediante donación.
Requisitos Previos al trámite:
1. Presentar original de cédula de ciudadanía de quien realiza el trámite.
Requisitos para el debido proceso:
1. Original del documento de identificación del propietario del vehículo o representante legal
en caso de ser persona jurídica, para lo cual presentará además el nombramiento que lo
acredite como tal.
2. Validación de vigencia del SOAT.
3. Validación a través del sistema informático del pago del valor de matrícula y multas
asociadas.
4. Original de matrícula anterior de existir
5. Original de la factura comercial o validación de la misma, adicionalmente deberá constar el
número del Registro Aduanero de Matriculación Vehicular (RAMV) emitido por la SENAE,
solo en caso de vehículo nuevo.
6. Se aceptará copia certificada por Notario Público de la factura comercial física o electrónica.
7. Original o copia certificada ante autoridad competente, del Acta de la Rifa o Sorteo.
8. Original o copia certificada de la escritura pública de Donación o Convenio entre las partes,
celebrado ante Notario Público competente.
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9. Original del certificado de revisión vehicular aprobado en los Centros de Revisión
Vehicular.
10. Improntas de motor y chasis que deberán ser adheridas al formato aprobado por la ANT,
en caso de detectarse algún tipo de alteración, se solicitará certificado de originalidad de
series del motor y/o del chasis, y obligatoriamente se verificará la autenticidad de la
documentación ante las instituciones públicas o privadas.
11. Copia del documento de identificación y certificado de votación vigente de DONANTE y
BENEFICIARIO del vehículo o representante legal en caso de ser persona jurídica.
12. Nombramiento del representante legal de DONANTE y BENEFICIARIO, para personas
jurídicas
13. Validación del RUC
14. Informe Jurídico, realizado por el responsable de Asesoría Jurídica de cada Unidad
Administrativa Provincial de Regulación y Control de Trasporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial.
15. Si el beneficiario del remate destinará el uso del vehículo al mismo servicio que el original,
se mantendrá el número de placa (solo en los casos que exista), caso contrario se retirarán
las placas originales y se asignarán nuevas placas de acuerdo al servicio que va a prestar,
previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Proceso a realizar :
El trámite puede ser realizado por el propietario del vehículo o su representante, cumpliendo
con los requisitos establecidos; en las agencias de Atención al Usuario.
Proceso para gestión con vehículos estatales sin documentos de origen
Marco Legal
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial.
Requisitos
1. Oficio enviado por el Representante Legal de la Institución Estatal en el que solicite la
matriculación de los vehículos detallando: Marca, tipo, modelo, año de fabricación, número
de motor, número de chasis, color.
2. Improntas.
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3. Presentación de pago de matrícula y multas.
4. Presentación del SOAT vigente.
5. Original del Aprobado de la RTV.
6. Autorización simple para la persona que va a realizar el proceso.
7. Nombramiento del representante legal.
8. Presentación del RUC.
9. Presentación del documento de identificación de la persona que realiza el trámite, así como
el del representante legal.
Proceso para Renovación de Matricula por Caducidad.
La matrícula es el documento habilitante emitido por la ANT para la circulación por las vías del
país, en ella consta el nombre del propietario, las características y especificaciones del vehículo y
el servicio para el cual está autorizado, registra el título de propiedad, y la especie debe ser
renovada cada cinco años.
Marco Legal
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito
y Seguridad Vial.
Requisitos Previos al Trámite:
1. Presentar original de SOAT, vigente.
2. Presentar original de cédula de ciudadanía de quien realiza el trámite.
3. Presentar original o copia certificada del permiso de operación vigente, solo para el servicio
de transporte por Cuenta Propia.
Requisitos:
1. Original de matrícula, caducada.
2. Original del revisado vehicular APROBADO (en Quito y Cuenca certificado original de
CORPAIRE y CUENCAIRE respectivamente).
3. Original y copia del comprobante de pago de matrícula y multas realizado en los bancos
autorizados, se exceptúa a las Unidades Administrativas Provinciales que cuenten con
información en línea.
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Proceso a realizar:
El trámite puede ser realizado por el propietario del vehículo o su representante, cumpliendo
con los requisitos establecidos; en las agencias de Atención al Usuario.
Proceso de Pago a Taller
El proceso bajo la estandarización general a seguir, se determina en los siguientes pasos:
El taller mecánico debe tener un Contrato de Mantenimiento Preventivo y Correctivo con la
Institución.
La Institución debe tener un presupuesto Pre- aprobado mediante una Certificación
Presupuestaria que, sea lo suficientemente bien calculada para que cubra las reparaciones del
parque automotor durante un año o el tiempo que estipule el contrato con el taller. La
Certificación de ser necesaria, debe considerar lo que se pagará por mano de obra y por
repuestos, teniendo en cuenta la estadística de pagos en el año anterior o la posible adquisición
de nuevos vehículos.
Cabe detallar además que si existen vehículos de Diesel o pesados, se deberá realizar una
certificación adicional para estos vehículos, para evitar queden desprovistos de recursos para su
reparación.
Marco Legal
Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito
y Seguridad Vial.
Estatuto Orgánico sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Salud Pública.
Proceso a Realizar
1. El taller mecánico debe haber entregado un listado de precios o pliego de precios donde
estén los valores detallados de mano de obra y repuestos dividido por tipo de vehículo. Ver
anexo 1.
2. Una vez que se haya cumplido el mes de mantenimientos, el taller enviará a la Institución la
siguiente información:
a. Las proformas de reparación de los vehículos, en documentos originales.
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b. La Orden de mantenimiento emitida por el funcionario encargado del área de
Transportes.
c. Recibir los informes técnicos del vehículo, que sean necesarios.
d. Acta de Entrega - Recepción del Servicio.
e. Garantía Técnica.
f. Ingreso de repuestos a bodega los que necesiten.
3. Luego de recibida toda la documentación anterior, por parte del taller se realiza el
ordenamiento de forma secuencial de fecha.
4. Se inicia el proceso de ingreso de la información en un formato adecuado para el efecto, de
forma sencilla, clara y concisa.
5. Una vez encarpetada la información, se adjuntan los memorandos de autorización emitidos
por las jefaturas y son los siguientes.
a. Informe de satisfacción del mantenimiento vehicular realizado a los vehículos de la
Institución por parte del Administrador del Contrato.
b. informe consolidado del mantenimiento preventivo y correctivo.
c. Delegación del Administrador del Contrato.
d. Copia de la Certificación presupuestaria.
e. Copia del Contrato suscrito con el Taller.
f. Originales de las Facturas emitidas por el Taller.
6. Solicitud de la autoridad competente para que se inicie el proceso de revisión y pago del
Servicio.
7. Cumplir con todas las normas de control establecidas internamente e institucionalmente
para el pago de los servicios.
Proceso de Solicitud de Tickets Aéreos
Marco Legal
Reglamento Interno para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para
las autoridades, servidores(as) y trabajadores(as) del Ministerio de Salud Pública y Entidades
Operativas Desconcentradas, para el cumplimiento de Licencias de Servicios Institucionales.
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Requisitos
1. Formulario de Solicitud de Viáticos debidamente legalizado, es decir, debe tener las cuatro
firmas habilitantes.
2. En viajes al exterior la delegación oficial de la Máxima Autoridad de la institución.
3. La autorización de la Presidencia para realizar dicho viaje.
4. En caso de ser Viajes de Pacientes derivación Internacional, las autorizaciones y diagnóstico
médico.
5. Para los talleres que se realizan en Planta central se debe contar con el presupuesto
necesario y la autorizaciones del área requirente ya que los fondos que tiene planta central
son para los funcionarios de los mismos.
Proceso a seguir
1. Solicitar Itinerarios y disponibilidad para los vuelos.
2. Remitir el Formulario de Solicitud de Viáticos donde conste el correo institucional del
funcionario que viaja a la Coordinación de transportes, con al menos 48 horas antes de
realizar la comisión.
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DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
El presente documento tiene como objeto profundizar y analizar las acciones de la Dirección
Nacional de Contratación Pública, en relación a las políticas y directrices que se emiten desde
Planta Central del Ministerio de Salud.
Con el objetivo de cumplir y hacer cumplir lo que manda la Constitución de la República del
Ecuador misma que en su artículo 227 ordena que “La administración pública constituye un
servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y
evaluación” Por lo manifiesto es fundamental que está Cartera de Estado prevea que los
funcionarios conozcan no solo la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y
su Reglamento General, si no también todos los lineamientos y normativa referente,
procurando que exista un proceso eficaz y eficiente desde el inicio hasta el fin de la
contratación.
El Ministerio de Salud Pública con el afán de velar por el cumplimiento cabal de la normativa y
en estricto apego a las políticas y directrices dadas por la Dirección Nacional de Contratación
Pública, emitió el Acuerdo Ministerial 00004520 de 13 de noviembre de 2013 con el que se
emite el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Salud Pública, el cual entre uno de sus objetivos plantea, incrementar la eficiencia y efectividad
de las actividades operacionales del Ministerio de Salud Pública y entidades adscritas.
Con el acompañamiento de acciones y políticas emitidas por la Dirección Nacional de
Contratación Pública se pretende la homologación y estandarización del proceso desde su fase
Contractual hasta la Post Contractual con un eficaz y continuo seguimiento donde se pueda
evidenciar el cumplimiento de lo establecido no solo en la ley si no en las políticas internas de
este Portafolio.
POLÍTICAS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
La Constitución de la Republica establece en su artículo 288: “Las compras públicas cumplirán
con criterios de eficiencia, trasparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. Se
priorizarán los productos y servicios nacionales, en particular los provenientes de la economía
popular y solidaría, y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas.”
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, establece y determina los
principios y normas que regula los procedimientos de contratación para la adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de
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consultoría que realicen las instituciones del Sector Público comprendidas en el Artículo 225 de
la Constitución.
El artículo 4 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública establece: “Para la
aplicación de esta Ley y de los contratos que de ella deriven, se observarán los principios de
legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia,
transparencia, publicidad; y, participación nacional.”
El Plan Anual de Contratación entre otros objetivos, pretende planificar las compras para
cumplir los objetivos para el plan anual del buen vivir, además brinda la seguridad jurídica a los
proveedores para que puedan prepararse y logren ofertar sus servicios, bienes, obras y
consultoría con el debido tiempo, precautelando el estricto cumplimiento de la Ley y el
Reglamento.
Por concepto de Contratación Pública se entiende conforme lo dispuesto en el artículo 6
numeral 5: “Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de
bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se
entenderá que cuando el contrato implique la fabricación, manufactura o producción de bienes
muebles, el procedimiento será de adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la
contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con opción de compra.”
En la Doctrina se establece que la Contratación Pública es una herramienta que persigue un
objetivo, dicho objetivo es la Contratación Pública Estratégica, que a su vez pretende aumentar
el desarrollo interno del país en todas las áreas, incrementando el empleo, la industrialización,
generando fuentes de servicios y cumpliendo los objetivos más elementales de cualquier estado
como el brindar servicios de calidad que satisfagan las necesidades de los habitantes.
Según el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio
de Salud Pública, emitido a través del Acuerdo Ministerial No. 4520 del 13 de noviembre del
2013, es misión de la Dirección Nacional de Contratación Pública: “Aplicar las normas y
procedimientos para la tramitación y ejecución de los procedimientos de contratación pública
institucional de conformidad con la normativa vigente.”
En base a los antecedentes mencionados, especialmente el Acuerdo Ministerial 4520, artículo 20
literal e), la Dirección Nacional de Contratación Pública delimita las siguientes políticas
institucionales en el ámbito de Contratación Pública, concebidas con el afán de cumplir los
propósitos y programas de las autoridades del Ministerio de Salud Pública.
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Políticas Generales de la Dirección Nacional de Contratación Pública:
1. Cumplir y velar por que se cumplan los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad,
vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación
nacional, en todos los procedimientos de contratación pública de planta central y de los
que tuviera conocimiento.
2. Precautelar los intereses del Ministerio de Salud en todos los procedimientos de
contratación pública de los que tuviere conocimiento.
3. Respetar la desconcentración legal en materia de Contratación Pública de las diferentes
administraciones zonales del Ministerio de Salud.
4. Brindar un trato justo y esmerado a todos los oferentes en los diferentes procesos de
contratación pública conforme los principios establecidos en la Constitución del Ecuador.
5. Mantener una relación directa con las administraciones zonales en materia de Contratación
Pública, respetando las facultades adquiridas por las mismas en virtud de la
desconcentración.
6. Informar al Coordinador General Administrativo Financiero quien determinará los
lineamientos a seguir, ante la existencia de alguna irregularidad que conlleve sanciones
civiles y penales dentro de algún procedimiento de contratación pública.
7. Procurar desarrollar el equilibrio entre el legítimo interés del Ministerio de Salud y los
derechos de los proveedores de servicios, bienes y obras.
8. Promover y desarrollar las directrices en el ámbito de contratación pública, las mismas que
serán socializadas a todas las Coordinaciones Zonales.
9. Apoyar al asesoramiento en materia de Contratación Pública a las autoridades del
Ministerio, basados en la normativa jurídica vigente, así como en los principios y fines del
derecho.
10. Fortalecer y controlar a las diferentes administraciones zonales para que emitan la
información necesaria para lograr desarrollar una base unificada en los procesos de
contratación pública.
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DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
Mantenimiento Preventivo y Correctivo durante el tiempo de vigencia de la Garantía
Técnica.
Decreto Ejecutivo 1515
“Art. 5.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO PERIÓDICO.- El mantenimiento preventivo periódico
de los bienes deberá comprender el soporte técnico regular o periódico, los insumos, partes,
piezas u todas las acciones necesarias para garantizar el perfecto estado de funcionalidad del
bien ( )
Art. 6.- MANTENIMIENTO CORRECTIVO.- El mantenimiento correctivo de los bienes debe
comprender la reparación inmediata del bien en caso de daño o defecto de funcionamiento, la
provisión e instalación de repuestos, accesorios, piezas o partes, así como la oportunidad de
ejecutar todas las acciones necesarias para garantizar su funcionalidad y operatividad,
incluyendo su reposición temporal.
Art. 8.- GARANTÍAS TÉCNICAS.- En el caso de la adquisición o arrendamiento de bienes, se
establecerá de manera obligatoria el otorgamiento de garantías técnicas por parte del
fabricante, por intermedio de su representante, distribuidor, vendedor autorizado o proveedor,
que al menos debe contemplar lo siguiente:
8.1. En la adquisición de bienes:
8.1.1. Tiempo y condiciones para la reposición inmediata;
8.1.2. Vigencia de la garantía técnica durante la vida útil;
8.1.3. Mantenimiento preventivo periódico y correctivo durante la vida útil; y,
8.1.4. Reposición temporal de los bienes durante los trabajos de mantenimiento que impidan su
utilización.
(…)
8.3. Además, en los dos casos la garantía técnica deberá incluir:
8.3.1. Cobertura y provisión de repuestos, accesorios, partes y piezas y su disponibilidad para el
mantenimiento preventivo periódico y correctivo;
8.3.2. Procedimientos claros, precisos y efectivos para la ejecución de la garantía técnica; (…)” (El
énfasis me pertenece)
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Disposición Secretaría Nacional de la Administración Pública
La Secretaría Nacional de la Administración Pública, informó que mediante disposición
ministerial No. 460 del 26 de mayo del presente año, se establece la necesidad de dar
cumplimiento estricto al Decreto Ejecutivo No. 1515, mismo que establece:
“Las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la
Función ejecutiva, observando la normativa legal existente, deberán garantizar y prever en la
adquisición, arrendamiento de bienes, el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos,
garantías técnicas y su reposición, a fin de asegurar la disposición y funcionamiento de los
bienes que son necesarios para la prestación ininterrumpida de servicios de calidad al
ciudadano; por lo tanto, el presente decreto será aplicado por toda entidad contratante, en el
caso de que se requiera la adquisición, arrendamiento, de los siguientes bienes: Equipos
informáticos, Equipos de Impresión, Vehículos y Equipos Médicos.”
En relación a las condiciones de contratación de mayor relevancia en aplicación del principio de
vigencia tecnológica, la Coordinación General de Asesoría Jurídica, mediante memorando Nro.
MSP-CGAJ-2013-0728 de fecha 10 de septiembre de 2013, emite lo siguiente:
BASE LEGAL:
Constitución de la República del Ecuador
Decreto Ejecutivo N° 1515
Resolución N° RE-INCOP-2013-0000085
Resolución N° RE-INCOP-2013-0000090
Resolución INCOP N° 085-2013
Sobre las condiciones del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, la Resolución 085,
señala:
“Art. 4.- GARANTÍAS TÉCNICAS.- A más de lo que prevé el artículo 8 del Decreto Ejecutivo N°
1515 de 15 de mayo de 2013, en el caso de la adquisición y/o arrendamiento de bienes, en los
pliegos y el contrato, se contemplará lo siguiente:
4.1. En la adquisición de los bienes: (…)
4.1.2. Vigencia de la garantía técnica durante la vida útil; (…)
4.3. Además, en los dos casos, la garantía técnica deberá incluir:
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4.3.1. Cobertura de repuestos, accesorios, partes y piezas de los bienes para lo cual el
proveedor deberá garantizar su disponibilidad durante el tiempo de vigencia de la garantía
técnica.
4.3.2. Provisión de los repuestos, accesorios, partes y piezas necesarios para el mantenimiento
preventivo periódico y correctivo. (…” (El énfasis es mío.)
A su vez, la Resolución RE-INCOP 090 de 05 de julio de 2013, determina los procedimientos de
aplicación de las condiciones de vigencia tecnológica prescritas en el Decreto Ejecutivo 1515 y
en la Resolución 085:
Resolución RE-INCOP 090-2013
“Art. 4.- Determinación del presupuesto referencial.- Para la determinación del presupuesto
referencial en los procedimientos de Subasta Inversa Electrónica para la adquisición de equipos
de computación e impresión, se deberá contemplar lo siguiente: (…)
1. El presupuesto referencial deberá incluir el costo del bien y del servicio de mantenimiento
preventivo durante la vida útil del bien. (...)
3. El valor de mantenimiento preventivo deberá contemplar el correspondiente a la mano de
obra de las visitas técnicas programadas y que deben estar acorde al plan de mantenimiento
del fabricante del equipo. En este valor no se incluirá el de los repuestos, los cuales serán
cancelados contra factura en el caso de que se los haya utilizado efectivamente. (…)
Art. 5.- Certificación presupuestaria.- Las entidades contratantes, para asegurar los pagos y
previo a la publicación de los procesos deberán prever las partidas presupuestarias
correspondiente (sic) a bienes y servicios (…)
En caso que la entidad contratante considere necesario la entrega de un valor por anticipo, éste
deberá calcularse sobre el valor del bien más no por los servicios de mantenimiento. (…)
Por ningún motivo, la entidad contratante podrá otorgar anticipos por la prestación de servicios
de mantenimiento preventivo y correctivo.” (El énfasis es mío.)
Art. 6.- Presentación de la oferta.- El oferente deberá presentar en su oferta el valor del bien
incluido el servicio de mantenimiento con las condiciones descritas en el artículo anterior, para
lo cual dentro de su oferta deberá desglosar el costo del bien y del servicio de mantenimiento
preventivo. (…
En caso que el oferente no presente el valor desglosado del mantenimiento preventivo se
entenderá que éste no fue ofertado y en tal caso la entidad contratante podrá descalificar la
oferta. (…)
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Art. 9.- Procedimiento de pagos.- Las entidades contratantes para la realización de los pagos
correspondientes a la adquisición del bien y la prestación del servicio, deberán observar:
1. En el caso de los bienes, éstos deberán ser cancelados una vez que se ha recibido a
satisfacción los equipos por parte de las entidades contratantes, se hayan rendido las garantías
técnicas y se haya suscrito el acta entrega recepción correspondiente.
2. Respecto del mantenimiento preventivo, la factura deberá considerar por concepto de mano
de obra el correspondiente al programa de mantenimiento del fabricante de conformidad con
el numeral 3 del artículo 4 (…) debiendo incluir además los valores por repuestos, solo en caso
de haberlos proporcionado.
3. En el caso de la prestación de los servicios de mantenimiento correctivo, las entidades
contratantes deberán cancelar los valores correspondientes contra la presentación de la factura.
Art. 8.- Aplicación del servicio de mantenimiento correctivo.- Cuando los equipos adquiridos
presenten fallas o averías atribuibles a su normal funcionamiento o vida útil de los mismos, las
entidades contratantes deberán solicitar al proveedor la prestación del servicio de
mantenimiento correctivo.
El proveedor deberá realizar la inspección de los equipos y junto a un informe técnico cotizará
el valor del servicio de mantenimiento correctivo desglosando el costo de la mano de obra y de
los repuestos a utilizar, los mismos que por ningún motivo no (sic) podrán ser superiores a los
del mercado. (…)”
El Decreto Ejecutivo 1515 de 15 de mayo de 2013, busca garantizar el funcionamiento
ininterrumpido del servicio para el que se empleen los equipos informáticos, de impresión,
vehículos y equipos médicos, durante la vida útil de los mismos; estableciendo, para tal efecto,
como condiciones obligatorias de contratación respecto de la vida útil de dichos equipos, la
vigencia de la garantía técnica, la reposición temporal o definitiva inmediata, y el mantenimiento
preventivo periódico y correctivo. El Decreto de la referencia atribuye a la entidad rectora de la
contratación pública, es decir al SERCOP, el establecimiento de las condiciones específicas de
contratación de bienes y servicios con vigencia tecnológica, en sujeción a las normas prescritas
en el invocado Decreto.
Al respecto, la Resolución INCOP N° 085 de 16 de mayo de 2013, suscrita por el Director
Ejecutivo del SERCOP, establece que la garantía técnica por la vida útil del bien comprende los
servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, siendo obligación del contratista garantizar
la disponibilidad y la provisión de insumos, partes, piezas y repuestos, así como del servicio
técnico, por toda la vida útil del bien.
Cabe señalar que la Resolución INCOP No. 085 de 16 de mayo de 2013, no regula la forma de
determinación del presupuesto referencial o del procedimiento de pago.
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A su vez, la Resolución RE-INCOP 090 de 05 de julio de 2013, suscrita por el Director ejecutivo
del SERCOP, en el artículo 4, numeral 3, determina que el presupuesto referencial debe incluir el
costo del bien y el servicio de mantenimiento preventivo durante su vida útil, valor último que
debe contemplar exclusivamente la mano de obra de las visitas técnicas programadas, acorde
al plan de mantenimiento del fabricante, debiendo cancelarse el valor de los repuestos contra
factura, de haberse utilizado efectivamente.
Respecto al mantenimiento correctivo, el cual la Resolución RE-INCOP 090 de 05 de julio de
2013, no incluye como parte del presupuesto referencial, la invocada norma establece que su
pago se realiza contra factura en la que conste desglosado el valor de la mano de obra y aquel
de los repuestos utilizados, previa cotización del contratista.
Se debe señalar que la Resolución RE-INCOP 090 de 05 de julio de 2013, dispone que el pago
del contrato se realice en momentos diferentes, debiendo cancelarse el valor correspondiente al
bien al tiempo de su entrega e instalación; y el correspondiente al mantenimiento preventivo al
momento de realizarse las visitas técnicas programadas, contra factura en la que conste el valor
de la mano de obra –proporcional por cada visita según lo estipulado en el contrato- y el valor
de los insumos, partes, piezas o repuestos que se hayan utilizado.
Como una consideración adicional, debe preverse que el Código de Planificación y Finanzas
Públicas y la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública prescriben que la
entidad contratante, previo a iniciar un proceso precontractual, debe contar con la certificación
que avale la disponibilidad presupuestaria para cubrir el presupuesto referencial de la
contratación:
CÓDIGO DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS PÚBLICAS
“Art. 115.- Certificación Presupuestaria.- Ninguna entidad u organismo público podrán contraer
compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisión de la
respectiva certificación presupuestaria.”
LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
“Artículo 24.- Presupuesto.- Las entidades previamente a la convocatoria, deberán certificar la
disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir
las obligaciones derivadas de la contratación. ( )”
En tal sentido, de conformidad con el Decreto 1515 de 15 de mayo de 2013 y con las
Resoluciones INCOP No. 085 de 16 de mayo de 2013 y RE-INCOP 090 de 05 de julio de 2013
citadas, la certificación presupuestaria previa al inicio del proceso precontractual debe
corresponder al presupuesto referencial, el cual incluye además del valor del bien, aquel
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correspondiente a mano de obra por el servicio de mantenimiento preventivo, acorde al plan
de mantenimiento del fabricante del equipo; más el IVA, de ser el caso.
Al respecto cabe señalar que si bien el presupuesto referencial del proceso no incluye el
mantenimiento correctivo o el valor de los insumos, piezas, partes o repuestos que puedan ser
empleados en el mantenimiento preventivo, la obligación del oferente de proveerlos sí debe
constar en los pliegos, y consecuentemente en el contrato, obligándose el proveedor a
garantizar su disponibilidad –incluido el servicio técnico del mantenimiento correctivo- por la
vida útil del bien. Garantizándose en dicho sentido la celeridad en la prestación del servicio de
mantenimiento, sin que debe la entidad contratante realizar un nuevo proceso de contratación
cuando resulte necesario el mantenimiento correctivo en general, o la adquisición de partes,
piezas, insumos o repuestos dentro del mantenimiento preventivo.
En el caso del mantenimiento correctivo, dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 115
del Código de Planificación y Finanzas Públicas, la entidad contratante debe certificar la
disponibilidad presupuestaria de forma previa a ordenar la prestación del servicio. A su vez, en
el caso de que se utilicen partes, piezas, insumos o repuestos durante el mantenimiento
preventivo periódico, el cual debe programarse en el contrato, la entidad contratante debe
certificar la disponibilidad presupuestaria previo a autorizar su remplazo.
Sobre la Obligatoriedad de la Recompra
La Constitución de la República, respecto a la jerarquía normativa y a su aplicación por parte de
las autoridades administrativas y servidores públicos, manda:
“Art. 425.-El orden jerárquico de aplicación de las normas será el siguiente: La Constitución; los
tratados y convenios internacionales; las leyes orgánicas; las leyes ordinarias; las normas
regionales y las ordenanzas distritales; los decretos y reglamentos; las ordenanzas; los acuerdos
y las resoluciones; y los demás actos y decisiones de los poderes públicos.
En caso de conflicto entre normas de distinta jerarquía, la Corte Constitucional, las juezas y
jueces, autoridades administrativas y servidoras y servidores públicos, lo resolverán mediante la
aplicación de la norma jerárquica superior. ( )”
El Decreto Ejecutivo 1515, en el artículo 10, establece que si bien es opcional para el contratista
la recompra de los bienes, es obligatoria para la entidad contratante la estipulación en los
pliegos y posteriormente en el contrato de la posibilidad futura que tendrá el contratista de
recomprar dichos bienes:
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Decreto Ejecutivo 1515
“Art. 10.- REPOSICIÓN DEFINITIVA Y OBLIGACIÓN DE RECOMPRA.- La reposición definitiva se
realizará cuando el bien deba ser reemplazado al no poder ser reparado efectivamente con un
mantenimiento correctivo o al haber cumplido su vida útil.
Las entidades contratantes dentro de los pliegos y contrato de adquisición de bienes bajo
cualquier modalidad, de acuerdo a la naturaleza del bien y la oferta de mercado, deberán
establecer la posibilidad de que el contratista pueda recomprar los bienes o recibirlos como
parte de pago de nuevos bienes, de similares o mejores características.” (El énfasis es mío.)
Sin embargo, la Resolución 085, en el artículo 7, por su redacción parecería facultar a las
entidades contratantes a estipular la posibilidad de recompra:
Resolución INCOP N° 085-2013
“Art. 7.- REPOSICIÓN DEFINITIVA.- ( ) La reposición definitiva también opera en caso de
reemplazo de los bienes al haber cumplido su vida útil cuando, en el caso de adquisición de los
bienes a los que aplica el principio de vigencia tecnológica, las entidades contratantes hayan
previsto la recompra de los bienes por parte del contratista o recibirlos como parte de pago de
los bienes nuevos, de similares o mayores características.” (El énfasis es mío.)
Conforme lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 1515 de 15 de mayo de 2013, las entidades
contratantes no están facultadas sino obligadas a prever en los pliegos la posibilidad de
recompra por parte del contratista, siendo una posibilidad del contratista el acceder o no a la
misma.
Al respecto, la Carta Magna manda a los servidores públicos, ante la existencia de un conflicto
normativo, a aplicar la normativa jerárquicamente superior.
Respecto a la exclusión constante en el art. 8 de la Resolución 085 sobre las condiciones
específicas para la adquisición de bienes en aplicación del principio de vigencia
tecnológica
Como se encuentra redactada la Resolución INCOP N° 085 de 16 de mayo de 2013, en el
artículo 8, prescribe que las condiciones específicas enumeradas son aplicables para la
adquisición de bienes enumerados en el artículo 1 de la misma Resolución –equipos
informáticos, equipos de impresión, vehículos y equipos médicos-, cuando dichos bienes no se
incluyan en las condiciones establecidas en el Decreto 1515 o en la misma Resolución 085. Al
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respecto el Decreto Ejecutivo 1515 se aplica en la adquisición de equipos informáticos, equipos
de impresión, vehículos y equipos médicos, siendo el mismo el ámbito de aplicación de la
Resolución 085, por lo que al excluir el enunciado del artículo 8 a los únicos bienes
comprendidos en el ámbito de aplicación del Decreto 1515 y de la Resolución 085, las
condiciones del artículo 8 no resultan aplicables a procedimiento alguno.
Resolución INCOP N° 085-2013
“Art. 8.- CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES EN APLICACIÓN DEL
PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLÓGICA.- Si la entidad contratante va a adquirir uno o más de
los bienes enumerados en el artículo 1 y éstos no constan en el Catálogo Electrónico, en las
condiciones establecidas en el Decreto Ejecutivo No. 1515 de 15 de mayo de 2013 y en la
presente resolución, el pliego del proceso y el contrato deberán contener las siguientes
condiciones específicas:
8.1. La oferta se presentará considerando individualmente el precio de bien y el de su
mantenimiento posterior.
8.2. Se requerirán los manuales técnicos que prevean de uso, operación y mantenimiento (....)
8.3. Será obligatoria la determinación de la vida útil del bien ofertado, sobre el análisis del uso
común o de mercado respectivo (…)
8.4. La instrucción específica de que la garantía técnica exigida al oferente, sea extendida o
abarque el periodo de vida útil previsto por el oferente en su oferta (…)
8.5. La obligación del oferente respecto de la correcta instalación del bien y la comprobación de
su óptimo funcionamiento al momento de realizarse la entrega-recepción.
8.6. La obligación de que se incluya en la oferta el servicio de mantenimiento preventivo
periódico y correctivo (…)
8.7. La obligación de garantizar la disponibilidad de repuestos a través de la provisión directa,
de empresas distribuidoras, concesionarias, representantes o proveedores locales autorizados;
y,
8.8. La obligación de brindar los servicios de mantenimiento a través de talleres autorizados.
(…)” (El énfasis es mío.)
En virtud de los antecedentes y base normativa expuesta, la Coordinación General de Asesoría
Jurídica concluye en el memorando Nro. MSP-CGAJ-2013-0728 de fecha 10 de septiembre de
2013, respecto a la aplicación del Decreto Ejecutivo No. 1515 de 15 de mayo de 2013 y de las
Resoluciones RE-INCOP-2013-085 y RE-INCOP-2013-090 de 16 de mayo de 2013 y 5 de julio
de 2013, respectivamente:
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Respecto a lo que comprende la garantía técnica:
La garantía técnica por la vida útil de los bienes si bien comprende el servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo, no incluye al valor de los insumos, partes, piezas o repuestos que
puedan requerirse, siendo su espíritu el obligar al proveedor a garantizar la existencia y
disponibilidad de los mismos, además del servicio técnico correspondiente, por la vida útil del
bien; instrumentando dicha obligación –en el contrato- de forma tal que la entidad contratante
no deba realizar un nuevo proceso de contratación cuando sea necesario el mantenimiento del
bien.
Respecto al presupuesto referencial:
a. El presupuesto referencial de este tipo de contrataciones se compone por el valor del bien y
por el valor de la mano de obra del mantenimiento preventivo periódico, acorde al plan de
mantenimiento del fabricante.
b. El valor de los insumos, partes, piezas o repuestos utilizados efectivamente durante el
mantenimiento preventivo deben ser cancelados contra factura, sin que sea necesario
realizar un proceso de contratación adicional.
c. El valor de la mano de obra conjuntamente con aquel de los repuestos efectivamente
utilizados durante el mantenimiento correctivo debe ser cancelado contra factura en la que
consten los valores desglosados, sin que sea necesario realizar un proceso de contratación
adicional.
Respecto a la certificación presupuestaria:
a. La certificación presupuestaria previa para el inicio del procedimiento precontractual debe
incluir el presupuesto referencial (bien más mano de obra de mantenimiento preventivo por
la vida útil) más el IVA.
b. Previo a autorizar la utilización de insumos, piezas, partes o repuestos, por concepto de
mantenimiento preventivo, la entidad contratante debe certificar la disponibilidad
presupuestaria para el efecto.
c. Previo a ordenar la realización del mantenimiento correctivo, la entidad contratante debe
certificar la disponibilidad presupuestaria que cubra los repuestos más la mano de obra
cotizada por el contratista.
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Respecto a la obligatoriedad de la recompra:
La entidad contratante está obligada a establecer en los pliegos la posibilidad que tendrá el
contratista, a su momento, de recomprar el bien.
Respecto a las condiciones específicas de la Resolución RE-INCOP-2013-085:
La exclusión constante en el artículo 8 de la Resolución 85 corresponde a un lapsus calami, por
lo que, considerando que las condiciones ahí citadas corresponden a aquellas prescritas por el
Decreto Ejecutivo 1515, las mismas deben ser incorporadas en todos los procesos de
contratación que se ejecuten al amparo de lo dispuesto en el artículo 1 de la Resolución RE-
INCOP-2013-085.
EN CUANTO A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA SECRETARÍA
NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:
Respecto de las observaciones emitidas por la Secretaría Técnica de Transparencia de Gestión
de la Secretaria Nacional de la Administración Pública, a procesos de contratación pública
realizados por las Unidades de Salud pertenecientes a esta Cartera de Estado, me permito
exponer los siguientes lineamientos de procedimiento:
Sobre la “Certificación Presupuestaria”:
Algunas unidades de salud publican en el Portal de Compras Públicas las certificaciones
presupuestarias sin las firmas de responsabilidad, inobservando la Norma No. 405-07 de
Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de
Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, que manifiesta:
“Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos
cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su
verificación posterior (…)”.
Toda institución pública tiene la obligación de publicar los documentos relevantes con las
respectivas firmas de responsabilidad, que garanticen su legalidad, hasta antes de finalizar el
proceso, conforme consta en la resolución INCOP No. 053-2011 de 14 de octubre de 2011.
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“Art. 1.- Fase precontractual.- En la fase precontractual de los procesos de contratación pública,
se publicará en el portal COMPRASPUBLICAS (www.compraspublicas.gob.ec), los siguientes
documentos considerados como relevantes: ( )
c. Certificación presupuestaria para el objeto de contratación correspondiente; ( )”
De encontrarse con este error, la entidad contratante deberá inmediatamente, incorporar al
sistema de compras públicas, el documento respectivo, con la finalidad de dar cumplimiento
estricto al mandato legal, y complementar todos los documentos relevantes dentro de un
proceso precontractual.
Todo proceso debe incorporarse al Portal de Compras Públicas, con documentos que
contengan las firmas de los responsables que emitieron dicho documento. Como política
institucional existe la disposición de que todo documento que se genere en la institución, debe
obligatoriamente contar con el cuadro de responsabilidad, el mismo que debe contener; la
persona o personas que lo elaboraron, quien revisa y verifica su contenido y la sumilla de la
autoridad que aprueba el documento.
Sobre la “Convocatoria sin firma”:
En lo referente a la falta de firma de la máxima autoridad en las convocatorias a un proceso, se
debe aclarar que las mismas se generan en el módulo facilitador USHAY, que a pesar de existir
la opción de firma electrónica, aun no se encuentra habilitada en el sistema de compras
públicas; de tal manera que para registrar la firma respectiva, los gestores del sistema deben
imprimir las convocatorias, solicitar su suscripción por la máxima autoridad institucional y
posteriormente subirlo en el Sistema, con la finalidad de que pueda ser visualizado por los
usuarios del Portal.
Sobre la falta de “Documentación Relevante”:
Entre las observaciones realizadas por la SNAP, se encuentra que existe falta de documentación
relevante, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. SERCOP-0053-2011, emitida el 14
de octubre del 2011 por el Servicio Nacional de Contratación Pública, que establece que la
documentación relevante debe ser obligatoriamente ingresada al Sistema a través del portal de
compras públicas.
En el Sistema de Compras Públicas deben evidenciarse todos los documentos considerados
como “relevantes”, que son:
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Resolución No. SERCOP-0053-201.
“Art. 1.- Fase precontractual.- En la fase precontractual de los procesos de contratación pública,
se publicará en el portal COMPRASPUBLICAS (www.compraspublicas.gob.ec), los siguientes
documentos considerados como relevantes:
1. Estudios, diseños o proyectos;
2. Estudio de desagregación tecnológica, si es pertinente, incluyendo el oficio de no objeción
emitido por el INCOP;
3. Certificación presupuestaria para el objeto de contratación correspondiente;
4. Convocatoria o invitación para para participar en el proceso, según el caso;
5. Pliego;
6. Resolución de aprobación de pliego e inicio del proceso;
7. Preguntas, respuestas y aclaraciones correspondientes al proceso;
8. Ofertas técnicas emitidas con firma electrónica, si la tuvieren, salvo la información calificada
como confidencial por la entidad contratante conforme al pliego;
9. Acta de apertura de las ofertas presentadas por los oferentes;
10. Acta que detalle los errores de forma de la (sic) ofertas y por lo cual se solicita la
convalidación errores, así como el acta por la cual se han convalidado dichos errores, de ser el
caso;
11. Informe de evaluación de las ofertas realizada por las subcomisiones de apoyo a la comisión
técnica y/o por la comisión técnica, de ser el caso;
12. Informe de evaluación de ofertas realizada por la comisión técnica, de ser el caso;
13. Cuadro resumen de calificación de las ofertas presentadas;
14. Informe de la comisión técnica en la cual recomienda a la máxima autoridad o su delegado
la adjudicación o declaratoria de desierto, según corresponda, del proceso de contratación;
ñ. Garantías presentadas antes de la firma del contrato;
1. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad contratante;
2. Resoluciones de cancelación o declaratoria de proceso desierto, según el caso y de existir; y,
3. Cualquier reclamo o recurso presentado dentro de esta fase, así como los actos emitidos por
la entidad contratante con ocasión de su tramitación.”
En cuanto a la Solicitud de no objeción a Contratación Consultorías de Procesos:
Los funcionarios del Ministerio de Salud Pública deben tener pleno conocimiento de las
instrucciones dadas por la Secretaría Nacional de la Administración Pública - SNAP, en cuanto
se refiere a la "Solicitud de No Objeción a Contratación Consultorías de Procesos”.
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El Acuerdo Ministerial No.1580 de 13 de febrero de 2013, mediante el cual emiten la Norma
Técnica de Administración por Procesos, en su disposición general segunda indica que:
"Ninguna institución de la Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la
Función Ejecutiva podrá establecer la administración por procesos diferente a la establecida en
esta norma técnica y cualquier contratación y adquisiciones que se realice o pretenda realizar al
respecto, deberá ser notificada a la Secretaría Nacional de la Administración Pública para su
aprobación."
Por lo indicado y en referencia al Oficio Nro. SNAP-SSPI-2015-000015-O, de fecha 23 de enero
de 2015 con Asunto: Políticas para la contratación de Consultorías para la Administración por
Procesos; mediante el cual se enfatiza que el personal técnico de la Subsecretaría de Servicios,
Procesos e Innovación está presto a brindar la asistencia técnica en la elaboración de términos
de referencia para contrataciones de administración y/o automatización de procesos; y su
emisión de la No Objeción a estos proyectos, a fin de garantizar la calidad de los productos
requeridos teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Previo a la elaboración de los términos de referencia de contrataciones relacionadas con
administración de procesos, la Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación brindará
asistencia técnica a las entidades de la Administración Pública Central, Institucional y
dependiente de la Función Ejecutiva que así lo desearen, para estructurar los proyectos de
contratación, de forma que los términos de referencia se elaboren conjuntamente y se
agilice la emisión de la "No objeción" por parte de la SNAP.
2. Una vez que se encuentren listos los términos de referencia, las entidades de la
Administración Pública Central, Institucional y dependiente de la Función Ejecutiva, deberán
remitirlos (siguiendo el órgano regular) a la Subsecretaría de Servicios, Procesos e
Innovación de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para su revisión.
Dicha solicitud deberá estar acompañada de los términos de referencia correspondientes,
los cuales deberán conservar los lineamientos que para el efecto proporcione la
Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación y el Servicio de Contratación Pública de
acuerdo a la modalidad de contratación.
3. La Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación se encargará de analizar la solicitud y
emitirá la no objeción al término de referencia. En el caso de que el proceso de
contratación no involucre un componente tecnológico que deba ser aprobado por la
Subsecretaría de Gobierno Electrónico, se notificará a la institución informándole la no
objeción o la solicitud de cambio o correcciones según aplique. En el caso de que el
proyecto reciba la no objeción y contenga un componente tecnológico cuyo valor
sobrepase los cincuenta salarios mínimos unificados, la Subsecretaría de Servicios, Procesos
e Innovación se encargará de notificar a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, con copia
a la institución requirente, adjuntando la solicitud original de la institución así como los
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términos de referencia, para que ésta a su vez, manifieste su "no objeción". La Subsecretaría
de Gobierno Electrónico notificará a la institución requirente ya sea la "no objeción" o la
solicitud de cambio o correcciones si fuese el caso. En el caso de cambios o correcciones, el
documento corregido deberá ser remitido directamente por parte de la institución a la
Subsecretaría de Gobierno Electrónico, con copia a la Subsecretaría de Servicios, Procesos e
Innovación.
4. Una vez recibida la notificación con la “no objeción”, la institución tiene la obligación de
informar el estado de avance de la contratación en los formatos que para el efecto
proporcione la Subsecretaría de Servicios, Procesos e Innovación.
5. Para la elaboración de los términos de referencia se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Para la definición del Alcance, las instituciones dependiendo del nivel de madurez y el
objetivo planteado, podrán contratar consultorías tomando en consideración como
alcance: 1. Contratación de levantamiento y mejoramiento de procesos, 2. Contratación
de levantamiento, mejoramiento y automatización, 3. Contratación solo automatización.
Metodología de trabajo, el levantamiento, análisis y la identificación de oportunidades
de mejora se lo deberá realizar en campo con la participación de los actores del
proceso, dueño del proceso y en coordinación con el equipo de la Dirección Nacional
de Gestión de Procesos del MSP.
Productos o servicios esperados, obligatoriamente al menos se debe solicitar como
productos, los entregables descritos en la metodología de administración de procesos,
los cuales deben cumplir con los formatos establecidos.
6. Para la elaboración de los términos de referencia o pliegos se debe cumplir con lo
establecido por el Servicio de Contratación Pública de acuerdo a la modalidad de
contratación, cualquier consulta se lo debe realizar directamente con la institución o en su
página web http://portal.compraspublicas.gob.ec / compraspublicas.
La Secretaría Nacional de la Administración Pública en función de sus atribuciones, se
permite recordar el cumplimiento obligatorio de las consideraciones expuestas, siendo
de responsabilidad exclusiva de la institución la inobservancia a la normativa legal
vigente."
Página | 94
EN CUANTO A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO:
La Contraloría General del Estado, mediante Oficio 23333 DADeIS de agosto 8 del 2014, da a
conocer a ésta Cartera de Estado, el informe DADeIS-0039-2014 referente al “Examen especial
al proceso precontractual, contractual y de ejecución de los contratos suscritos por el Ministerio
de Salud Pública para la adquisición de equipos; mediante el cual dispone la implementación de
las recomendaciones derivadas del informe.
El artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone que “Las
recomendaciones de auditoría, y una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus
servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio”.
1. Dispondrá a los responsables de la gestión de contratación pública en las dependencias,
distritos y unidades operativas, que previo al inicio de los procesos de contratación,
coordinen con las autoridades de las unidades operativas de salud, sobre las necesidades
de equipamiento, a fin de incluirlos en la planificación institucional.
Dando cumplimiento a esta recomendación, la Dirección Nacional de Contratación Pública
dispone:
Que para el cumplimiento de los objetivos y necesidades de cada dependencia, distrito y
unidad operativa, deberá formular sus requerimientos anuales en el Plan Anual de Contratación
con el presupuesto que corresponda en concordancia con la planificación de la institución.
El Plan Anual de Contratación debe contener todas las adquisiciones previstas por la necesidad
institucional, las que se contratarán durante el año fiscal, en función de la planificación y metas
de cada dependencia, distrito o unidad operativa, y objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
El Plan Anual de Contrataciones deberá ser publicado en la página Web de la Entidad y en el
Portal Institucional del SERCOP, hasta los quince (15) días de enero de cada año, el que
previamente deberá estar aprobado por la máxima autoridad o su delegado a través de la
Resolución motivada pertinente.
El Plan Anual de Contratación estará vinculado con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo
o de los planes regionales, provinciales, locales o institucionales y contendrá, la siguiente
información:
Los procedimientos de contratación que se realizarán en el año fiscal, para bienes obras
servicios incluidos los de consultoría u obras, tanto del régimen común como el régimen
especial;
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Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que
los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultoría a contratarse;
La identificación presupuestaria según el objeto contractual de los bienes, servicios u obras
a adquirir o contratar;
El cronograma de implementación del Plan para la contratación.
En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el
régimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad o su delegado de
cada dependencia, distrito y unidad operativa, deberá ser publicado en el portal de compras
públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente información: los procesos
de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y
el cronograma de implementación del plan.
La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se
realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
Cada dependencia, distrito y unidad operativa, considerará para una adecuada administración
de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
a. Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y
en las cantidades apropiadas.
b. La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en
consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera
y el tiempo que regularmente toma el trámite.
c. La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará
en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio
activo, conforme lo dispone la Ley Orgánica de Salud.
d. Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisión.
e. El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la
alternativa de adquisición.
f. La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura
de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
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2.- Instruirá sobre las competencias y responsabilidades que asumen los servidores(as), cuando
son designados como miembros de las comisiones técnicas.
Emitirá disposiciones claras y especificas a los miembros de las comisiones técnicas, a fin de que
analicen detalladamente la actividad económica de los proveedores de bienes y servicios del
ministerio, la que debe ser acorde al bien requerido.
Dando cumplimiento a esta recomendación, la Dirección Nacional de Contratación Pública
dispone:
Para la realización de procesos en los cuales se requiere la conformación de Comisión Técnica
cada dependencia, distrito y unidades operativas conformará, en cada caso una Comisión
Técnica, de acuerdo a lo indicado en el artículo 18 del Reglamento General de la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública, que tome a su cargo y bajo su responsabilidad, la
tarea de llevar adelante los procesos previstos para cada contratación, la que deberá actuar de
conformidad con los pliegos aprobados para el efecto. De ser necesario se podrá conformar
una o más subcomisiones de apoyo a la Comisión Técnica.
Los miembros de la Comisión Técnica serán funcionarios o servidores de las dependencias,
distritos y unidades operativas.
Si las dependencias, distritos y unidades operativas no cuentan en su nómina con un
profesional afín al objeto de la contratación, podrán contratar uno para que integre de manera
puntual y específica la respectiva Comisión Técnica; sin perjuicio de que, de ser el caso, pueda
contar también con la participación de asesoría externa especializada.
En la Comisión Técnica de Licitación intervendrá con voz pero sin voto, el Director Financiero y
el Director Jurídico, o quienes hagan sus veces, o sus respectivos delegados.
El Secretario de las Comisiones Técnicas, serán los funcionarios de las áreas que fungen las
actividades de contratación pública de cada una de las dependencias, distritos y unidades
operativas.
La Comisión Técnica se reunirá con la presencia de al menos dos de sus miembros, uno de los
cuales será obligatoriamente el Presidente, quien tendrá voto dirimente. Adoptará decisiones
válidas por mayoría simple.
Los miembros de la Comisión Técnica no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes;
de haberlos, será causa de excusa.
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Los informes de la Comisión Técnica que serán dirigidos a la máxima autoridad o su delegado,
incluirán el análisis correspondiente del proceso y la recomendación expresa de adjudicación o
declaratoria de desierto del proceso.
Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren
necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayuda en el proceso de calificación y
selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios.
La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la
totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de
esta etapa de calificación; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de
las subcomisiones sobre el trabajo realizado.
Los informes de la Comisión Técnica que serán dirigidos por la Máxima Autoridad o su
delegado incluirán el análisis correspondiente del proceso y la recomendación expresa de
adjudicación o declaratoria de desierto.
Todas las actuaciones de la Comisión Técnica, deben ser elevadas obligatoriamente al acta
correspondiente.
La Comisión Técnica, elaborará informes de evaluación de las ofertas, observaciones basadas en
cumplimiento de pliegos, recomendación expresa de adjudicación o declaratoria de desierto del
proceso, informes a consideración de la máxima autoridad o su delegado para la resolución
correspondiente.
Para el caso de Adjudicación de la oferta y notificación, la Máxima Autoridad o su Delegado,
sobre la base del expediente y la recomendación de la Comisión Técnica, adjudicará el contrato
mediante resolución motivada, la misma que será publicada en el portal de compras públicas,
no se podrá adjudicar a la oferta que no cumpla con los requerimientos exigidos por la
dependencia, distrito y unidad operativa, que se encuentran detallados en los pliegos, ni a
quién esté incurso en las inhabilidades establecidas en los artículos 62 y 63 de la LOSNCP.
Como consta en el Acuerdo Ministerial No. 4802 de 10 de abril de 2014, los Delegados de la
máxima autoridad del Ministerio de Salud Pública, tienen la atribución de designar a los
integrantes de las delegaciones, comisiones técnicas y de entrega recepción de los
procedimientos de contratación pública descritos para los procedimientos indicados y de
acuerdo al ámbito de sus competencias, conforme a lo previsto en la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública – LOSNCP-, su Reglamento General y las respectivas
resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública –SERCOP, y conforme se
determina en la Guía de Requisitos para Pagos de Bienes y Servicios, aprobada por la Ministra
de Salud Pública y publicada en la página institucional.
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“7.5. Informes de Validación de la Comisión Técnica: Los Informes técnicos de validación, deben
estar firmados por los delegados:
Dos funcionarios (delegación) para el caso de valores desde 0,0000002 multiplicado por el
Presupuesto General del Estado (Ejem. USD 6.860,12 al 2014).
Comisión Técnica cuando la cuantía sea igual o superior a 0,000002 multiplicado por el
Presupuesto General del Estado (Ejem. USD 68.601,27 al 2014).
Los delegados o miembros de la comisión técnica validarán los Términos de Referencia (TDRs)
o Especificaciones Técnicas (ET) y emitirán un informe ejecutivo firmado por cada profesional
que intervenga, el cual contendrá los antecedentes, análisis de los requisitos o estándares
constantes en los términos de referencia o especificaciones técnicas, las conclusiones y
recomendaciones pertinentes y lo remitirá a la autoridad competente.”
En virtud de lo expuesto, la Comisión Técnica o la Delegación Técnica serán responsables de lo
siguiente:
Validar los términos de referencia con anticipación al inicio del proceso.
Revisar los Pliegos, con la finalidad de conocer el contenido de los mismos y el cronograma
establecido para el proceso, para lo cual suscribirán el documento como constancia de
haberlos revisado.
Aperturar las ofertas presentadas dentro del proceso.
Asistir a las audiencias de información o responder las preguntas realizadas por los posibles
oferentes en la etapa que corresponde y según sea el tipo de procedimiento.
Convalidar errores de forma en los casos que sea pertinente y siguiendo estrictamente los
lineamientos establecidos por el SERCOP mediante resolución.
Calificar las ofertas presentadas dentro del proceso.
Designar o solicitar la conformación de las subcomisiones de apoyo, en el caso de requerir
informes técnicos especializados.
Emitir los informes que sean necesarios en el proceso.
Recomendar de manera fundamentada a la máxima autoridad, que la contratación se
adjudique o se declare desierto, conforme lo indica la Ley.
Página | 99
ZONA
JUSTIFICATI
VO QUIEN
AUTORIZA
EL PROCESO
CÓDIGO
DEL
PROCESO
ENTIDAD
CONTRATA
NTE
RUC
ENTIDAD
CONTRATA
NTE
OBJETO DEL PROCESOESTADO DEL
PROCESO
PROVINCIA
/CANTÓN
PRESUPUES
TO
REFERENCIA
L TOTAL(SIN
IVA
FECHA DE
PUBLICACIÓN
CONTRATIS
TA
RUC DEL
CONTRATIS
TA
Nro. DE
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VALOR DEL
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PLAZO
CONTRACT
UAL
Nro. DE
RESOLUCIÓ
N DE
ADJUDICACI
ÓN
FECHA DE
ADJUDICACI
ÓN
ADMINISTR
ADOR DEL
CONTRATO
NRO. DE
FACTURA
FECHA DE
LA
FACTURA
MONTO DE
LA
FACTURA
NRO DE
CERTIFICACI
ÓN
PRESUPUES
TARIA
MONTO
CERTIFICAD
O
CÓDIGO
CPCDESCRIPCIÓN CÓDIGO CPC
ZONA 1MSP-CGAF-
2015-M
RE-CZ1S-02-
CDC-2015
COORDINA
CION
ZONAL 1 -
SALUD
1060034910
001
IMPRESIONES DE
MANUALES MAIS-FCI,
GUÍAS DE PRÁCTICAS
CLÍNICAS, MATERIAL
PARA DENGUE,
CHICUNGUYA Y CONE
FinalizadaIMBABURA
/ IBARRA$56,160.78 28/05/2015 10:00
EL
TELÉGRAFO
1060034910
0010000000 56160,78 30 días
RE-CZ1S-02-
CDC-201508/06/2015
Dr. Marco
Tafur
002-001-
0000196819/08/2015 56160,78 207 32900,07 325300019
MATERIALES DE PUBLICIDAD (ARTICULOS
PUBLICITARIOS, SERIGRAFIA, TAMPOGRAFIA,
SOUVENIRS, ENTRE OTROS)
MANUALES MAIS-FCI, GUÍAS DE PRÁCTICAS
CLÍNICAS, MATERIAL DENGUE, CHICUNGUYA
CONE
ZONAS
ENTIDAD
CONTRATA
NTE
RUCPROVINCIA
/CANTÓN
NRO. DE
FACTURA
FECHA DE
EMISIÓN DE
LA
FACTURA
CÓDIGO CPC DESCRIPCIÓN CPC
PROVEEDO
R /RAZON
SOCIAL
OBJETO DE
LA COMPRACANTIDAD
COSTO
UNITARIO
VALOR DE
LA
FACTURA
JUSTIFICATI
VO QUIEN
AUTORIZA
LA COMPRA
TIPO DE
COMPRA
RESPONSAB
LE
NRO DE
CERTIFICACI
ÓN
PRESUPUES
TARIA
MONTO
CERTIFICAD
O
NÚMERO
DE ORDEN
DE COMPRA
MES DE
PUBLICACIÓN
ZONA 1
COORDINA
CION
ZONAL 1 -
SALUD
1060034910
001
IMBABURA
/ IBARRA4770 07/12/2015 68111.00.1
SERVICIOS DE RECOGIDA,
TRANSPORTE Y REPARTO DE
PERIODICOS, REVISTAS Y
PUBLICACIONES PERIODICAS
PARA DESTINATARIOS
NACIONALES O EXTRANJEROS,
PRESTADOS POR LAS
ADMINISTRACIONES
NACIONALES DE CORREOS
GRUPO EL
COMERCIO
C.A.
PUBLICACIO
NES A
LLAMADO A
LICITACIÓN
PÚBLICA
NACIONAL
1 1274.13 1274.13
MEMORAN
DO MSP-
SNGCSS-BID-
2015-0860-
M
OTROS
SERVICIOS
En el caso de los procesos de Licitación deberán participar obligatoriamente, tanto el
Director Jurídico como el Director Financiero de la Institución o sus respectivos delegados;
sin embargo, de requerirse, las Comisiones Técnicas podrán solicitar el apoyo de miembros
de las dos áreas indicadas, para solventar dudas al respecto.
EN CUANTO A LAS OBLIGACIONES DE LAS COORDINACIONES ZONALES:
Esta Dirección Nacional de Contratación Pública, solicitó y seguirá requiriendo de las
Coordinaciones Zonales y por su intermedio a las Direcciones Distritales y Unidades de Salud
desconcentradas, remitan a esta Dependencia, un informe trimestral que deberá contener el
detalle correspondiente a todos los procesos realizados a través del Sistema Nacional de
Contratación Pública, incluidos los de Ínfima Cuantía y Catálogo Electrónico. Cabe indicar que a
esta información debe adjuntarse los Contratos u Órdenes de Compra en formato PDF.
Para lo cual se adjuntan los formatos correspondientes:
Para procesos de Ínfima Cuantía (EJEMPLO):
Para Procesos en General (EJEMPLO):
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EN CUANTO A LAS OBLIGACIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE
CONTRATOS A NIVEL NACIONAL:
Como obligaciones de los Administradores de Contratos del Ministerio de Salud Pública a nivel
nacional, se indica lo siguiente:
Los Administradores de los Contratos tienen la obligación de cumplir estrictamente lo
establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, es así que:
El artículo 70 de los “Administración del contrato”, dispone: Los contratos contendrán
estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del
contrato, así como de quienes ejercerán la supervisión o fiscalización.
En el expediente se hará constar todo hecho relevante que se presente en la ejecución del
contrato, de conformidad a lo que se determine en el Reglamento. Especialmente se referirán a
los hechos, actuaciones y documentación relacionados con pagos; contratos complementarios;
terminación del contrato; ejecución de garantías; aplicación de multas y sanciones; y,
recepciones.
El artículo 80 se refiere a los “Responsable de la administración del contrato” e indica que: El
supervisor y el fiscalizador del contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias
para su adecuada ejecución, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas,
cronogramas, plazos y costos previstos.
Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal según corresponda.
A más de lo establecido en la Ley de la materia y su Reglamento General, el Administrador de
Contrato tiene la obligación de incorporar al Sistema de Compras Públicas del SERCOP (Portal)
los documentos relevantes indicados en la Resolución INCOP No. 053-2011del 14 de octubre
del año 2011.
Art. 2.- Fase contractual y de ejecución.- En la fase contractual y de ejecución de los procesos
de contratación pública, se publicarán en el portal COMPRASPUBLICAS, los siguientes
documentos considerados como relevantes:
a. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos
habilitantes, de ser pertinente;
b. Contratos modificatorios, en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad
con lo establecido en el artículo 72 de la LOSNCP;
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c. Contratos complementarios, en caso de haberse celebrado acorde con lo dispuesto en el
Capítulo VIII del Título IV de la LOSNCP;
d. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este
hecho, corren los plazos de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista;
e. Ordenes de cambio, de haberse emitido;
f. Documento suscrito por las partes respecto a diferencia en cantidades de obra, de haberse
emitido;
g. Resolución de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación, de ser el caso;
h. Garantías presentadas a la firma del contrato;
i. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva,
debidamente suscritas, según sea el caso;
j. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos;
k. Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones;
l. Actos administrativos de sanción y multas;
m. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad contratante;
y,
n. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por
la entidad contratante con ocasión de su tramitación.
En el caso de que la entidad contratante pretenda terminar unilateralmente un contrato y
previo a emitir la resolución correspondiente, deberá publicar la notificación efectuada al
contratista concediéndole el término de 10 días para que justifique la mora o remedie el
incumplimiento, junto con los informes económico y técnico referentes al cumplimiento de las
obligaciones de la entidad contratante y del contratista.
De no justificar o remediar el incumplimiento, la entidad contratante subirá al portal la
resolución de terminación unilateral del contrato, así como la declaratoria de contratista
incumplido, sin perjuicio de la notificación que deba efectuar al contratista, con las mismas.
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En caso de terminar el contrato por mutuo acuerdo se publicará el acto correspondiente. Toda
la información relacionada con la fase contractual y de ejecución deberá publicarse antes de
finalizar el proceso en el portal COMPRASPUBLICAS.
Además de lo indicado en la Resolución No. Incop-2013-000080, que entró en vigencia a partir
del primero de enero del año 2013.
Art. 1.- Aprobar las herramientas informáticas para la implementación del seguimiento de
ejecución contractual, para conocimiento, uso y aplicación por parte de las entidades
contratantes y contratistas.
Art. 2.- Disponer que las entidades contratantes señaladas en el artículo 1 de la LOSNCP utilicen
de manera obligatoria la herramienta de seguimiento de ejecución contractual de obras, bienes
y servicios, incluida consultoría, que se encuentra habilitado en el portal COMPRASPUBLICAS.
DISPOSICIÓN GENERAL.- La utilización de las herramientas informáticas para el seguimiento de
ejecución contractual de obras, bienes y servicios, incluida consultoría, se aplicará de manera
obligatoria para todos los contratos que provengan de procedimientos de contratación que
hayan sido convocados por las entidades contratantes, a partir del primer día hábil del mes de
enero de 2013, exclusivamente.
El Administrador de Contrato tiene la potestad y obligación legal de solicitar al Delegado de la
máxima autoridad del Ministerio de Salud Pública o Unidad Desconcentrada para dirigir la
contratación pública institucional, se le entregue una clave para el manejo del Portal de
Compras Públicas, la misma que le permitirá incorporar toda la documentación pertinente hasta
que se concluya el proceso contractual.
El Administrador del Contrato tiene la obligación de finalizar el proceso que le fue designado en
el Sistema del SERCOP.
EN CUANTO LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE
SEGURIDAD Y VIGILANCIA:
Para los procesos precontractuales a realizarse por las unidades de Salud y Planta Central del
Ministerio de Salud Pública, al respecto se dispone a nivel nacional lo siguiente:
Que se dé estricta observancia, en los procesos de contratación de servicios de seguridad y
vigilancia, presentes y futuros, a las normas establecidas tanto en la Constitución de la
República, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento
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General, Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información y demás leyes anexas y
conexas a la contratación pública.
A más de las normas indicadas, para este tipo de procesos deben ampararse en las reglas
manifestadas en la Ley de Vigilancia y Seguridad Privada, que prescribe que los
documentos que debe obtener obligatoriamente para su funcionamiento, las empresas de
seguridad, son los que constan en los siguientes artículos:
“Art. 10.- Registro Mercantil.- Las escrituras de constitución de las compañías de vigilancia y
seguridad privada se inscribirán en un libro especial que, para dicho efecto, abrirá el Registro
Mercantil.
Art. 11.- Registro de funcionamiento.- Las compañías de vigilancia y seguridad privada
legalmente constituidas e inscritas en el Registro Mercantil, se deberán inscribir en los registros
especiales que, para el efecto, abrirán separadamente el Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas y la Comandancia General de Policía Nacional, previa notificación de la
Superintendencia de Compañías.
Art. 12.- Permiso de operación.- Registrada la compañía en la forma establecida en los artículos
anteriores, le corresponde al Ministerio de Gobierno, otorgar el correspondiente permiso de
operación. El permiso de operación será concedido en un término no mayor a quince días,
contado a partir de la fecha de presentación de los siguientes documentos:
a) Copia certificada de la escritura de constitución de la compañía debidamente registrada e
inscrita en la forma prevista en esta Ley;
b) Nombramiento del representante legal de la compañía, debidamente inscrito en el Registro
Mercantil; y,
c) Reglamento Interno de la Compañía, aprobado por la Dirección General del Trabajo.
Art. 19.- La Secretaría Nacional de Telecomunicaciones autorizará a las compañías de vigilancia
y seguridad privada la utilización de equipos y frecuencias de radiocomunicación; y, la
Superintendencia de Telecomunicaciones realizará el control técnico de los mismos. La
concesión de frecuencias se efectuará siempre y cuando no interfieran con las de la Fuerza
Pública, de conformidad con lo establecido en la Ley Especial de Telecomunicaciones.”
En vista de que en procesos anteriores, existía confusión en cuanto a los documentos
habilitantes que se requieren para este tipo de procesos; cabe mencionar que de ninguna
manera, las empresas de seguridad deban formar asociaciones, y peor aún deban acreditar
su participación en procesos de contratación pública, con una certificación de la A.N.E.S.I.
(Asociación Nacional de Empresas de Seguridad Integral e Investigación Privada), que es
una entidad de derecho privado.
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Con base a la norma invocada, resulta imperativo señalar que, sin perjuicio de la
desconcentración administrativa que ejercen las Coordinaciones zonales y sus distritos, el
Ministerio de Salud Pública, a través de esta Dirección Nacional de Contratación Pública, en
el ámbito de sus competencias supervisará, que en futuros procesos de contratación de
seguridad privada, no se exijan documentos gremiales no previstos en el marco normativo
vigente, como aquel emitido por la ANESI.
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DIRECCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL
DE LA VENTANILLA ÚNICA
Del Ingreso De Información
Recepción de Documentos:
Se recepta correspondencia de usuarios internos y externos que sea dirigida al Ministerio de
Salud, en el ámbito de gestión territorial de cada Distrito. El Técnico de Ventanilla verifica que el
documento tenga firma de responsabilidad, que consten los datos del remitente (Nombre,
número de cédula, al menos un número de teléfono, correo electrónico), si el documento
refiere anexos deberá asegurarse de recibirlos y contar el número de fojas. Solo entonces
procede a recibir, sellar, marcar día, hora, nombre y apellido del técnico de ventanilla
responsable de la recepción, y número y tipo de anexos.
Ingreso:
Toda la documentación recibida deberá ser ingresada y remitida a través del Sistema Quipux,
en el mismo día de su recepción, el número de cédula permite la verificación o creación de
usuarios en Quipux. Los anexos deben escanearse y adjuntarse al Memorando.
Distribución:
Se realiza entrega física de la documentación original, una vez ingresada al Quipux, (se
exceptúa del ingreso al Quipux solo a la documentación confidencial, que se registra en la guía
correspondiente, directamente).
Las comunicaciones oficiales que deban ser remitidas a los destinatarios a nivel local, nacional e
internacional, tienen que entregarse en la Dirección Nacional de Secretaría General en Planta
Central o en la Secretaría Zonal en los niveles desconcentrados. La correspondencia para envío
deberá estar embalada y etiquetada (nombres y apellidos del destinatario, cargo, nombre de la
institución y dirección exacta, ciudad, país).
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DESTINO TIEMPO ESTIMADO DE
ENTREGA
MATERIAL DE TRABAJO
Edificio de Planta
Central o Distrito
2 horas laborables
(Inicio: hora de ingreso
por ventanilla. Fin: hora
de recepción del
documento físico)
Guía de entrega de
documentación a
usuarios internos
(Anexo 1)
Otros Conforme tiempos de
contrato con Courier
Guías en formatos
definidos por el Courier
Otros Los documentos que se
entregan fuera de
Planta Central o Distrito,
por personal de la
unidad, deben
entregarse el mismo día
de su recepción
Guía de entrega de
documentación a
usuarios externos
(Anexo 2)
NOTA 1: En Planta Central, la documentación dirigida al Despacho, debe entregarse en el día
de su recepción.
NOTA 2: La documentación que requiere ser enviada por el Courier, debe salir de Planta
Central o de la Coordinación Zonal, máximo al día siguiente de su recepción.
Documentación Reservada o Confidencial:
Se recibe en sobre cerrado y se entrega directamente al destinatario. Si el destinatario considera
que el documento no es de carácter reservado o confidencial, debe entregarlo a Secretaría
General, para su correspondiente ingreso en el Sistema Quipux.
Correspondencia que No Ingresa Por Secretaría:
La correspondencia que sea producto de procesos precontractuales o seguros o facturas, será
entregada por quien expide el documento, directamente en la instancia gestora.
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De la Prestación del Servicio
Desconcentración:
La ventanilla única deberá existir en Planta Central y en Distritos exclusivamente.
Horario de atención:
Deberá garantizar atención ininterrumpida en el horario de 08h00 a 17h00.
Talento Humano:
Toda Ventanilla Única: deberá tener un Técnico de Ventanilla asignado a tiempo completo y
una persona adicional que pueda brindar la atención en ausencia del Técnico de Ventanilla,
designada cuando sea requerido. Ambos con el perfil adecuado para brindar una atención de
calidad y calidez.
Ubicación:
La ventanilla deberá ubicarse en planta baja, bien señalizada, fácil de ubicar y acceder.
Herramientas:
Es de obligatoria aplicación, aquellas herramientas que se generen desde Planta Central para
uso en ventanilla.
Información:
El Técnico de Ventanilla, o quien haga sus veces, deberá rutear la información de trámites
ingresados por el Sistema Quipux y poner en conocimiento del usuario, el estado de su trámite.
Además, deberá estar en capacidad de informar y orientar al usuario, respecto a los servicios
que presta el MSP y sus adscritas y los requisitos de cada uno.
Atención:
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La atención deberá entregarse sin discriminación de ningún tipo, de manera diligente y
respetuosa. Prestando facilidades especiales a personas con movilidad reducida, iletrados, otros.
DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
Acuerdos Ministeriales
Se numera un solo ejemplar que se mantiene en custodia de la Dirección Nacional de Secretaría
General, a quien pueden requerirse copias certificadas y cuya información también se encuentra
disponible para consulta en la www.salud.gob.ec.
La Dirección Nacional de Consultoría Legal es la responsable de entregar a la Dirección
Nacional de Secretaría General, el documento físico y digital (formato Word) para que se
gestione la publicación en el Registro Oficial, cuando corresponda.
Las instancias de gestión se encargarán de notificar a las personas naturales y jurídicas
interesadas, respecto a la publicación de Acuerdos Ministeriales.
Esta gestión no se desconcentra.
Resoluciones / Contratos.-
Se imprimen dos ejemplares que se remiten al Despacho Ministerial o su Delegado, para su
firma. Los ejemplares firmados se numeran en la Dirección Nacional de Secretaría General o en
la Secretaría Zonal, según corresponda; la Secretaría guarda un ejemplar original para su
archivo, y emite las copias certificadas que sean requeridos. El otro ejemplar se remite a la
Dirección Administrativa correspondiente para gestión y notificación a interesados.
Convenios Interinstitucionales e Internacionales.-
Se emiten tantos ejemplares como comparecientes existan, se remite al Despacho Ministerial o
su Delegado, para su firma. Los ejemplares firmados son numerados en la Dirección Nacional
de Secretaría General o en la Secretaría Zonal, según corresponda; la Secretaría guarda un
ejemplar original para su archivo, y emite las copias certificadas que sean requeridas. Los demás
ejemplares se remiten a la Dirección de Consultoría Legal, la que distribuye a las instancias
competentes.
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Oficios.-
Generados por excepción, únicamente para usuarios externos. Fechados y numerados por la
Dirección Nacional de Secretaría General o la Secretaría Zonal, según corresponda. Formato
para Oficios Institucionales (Anexo 3). Se emiten dos ejemplares, uno para el destinatario y otro
para el archivo de la Secretaría; para Oficios Circulares se emiten los ejemplares que sean
requeridos.
DE LA CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y RÉGIMEN DE FEDATARIOS:
De La Certificación De Documentos
Los usuarios internos y externos que requieran copias certificadas presentarán una solicitud
suscrita, al Director(a) Nacional de Secretaría General, o al Secretario(a) Zonal, según
corresponda; quienes serán los responsables de certificar la documentación que se encuentra
en custodia del archivo de la Secretaría General o en archivos de otras instancias del Ministerio
de Salud Pública.
Los archivos que reposan en otras unidades deberán ser entregados en Secretaría junto con las
copias a certificar a efectos de verificar fidelidad entre la copia y el documento base (original o
copia)
En ninguna circunstancia se otorgarán copias simples de la documentación.
Régimen de Fedatarios
El Régimen de Fedatarios responde al Art.117 del Estatuto del Régimen Jurídico y
Administrativo de la Función Ejecutiva, que indica:
“Art. 117.- Validez y eficacia de documentos y copias.
1. Cada órgano de la Administración Pública Central determinará en su reglamento orgánico
las competencias y titulares responsables de la expedición de copias auténticas de
documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que
éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
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3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito
de la actividad de la Administración Pública Central, siempre que su autenticidad haya sido
comprobada. Tienen la consideración de documento público los documentos válidamente
emitidos por los órganos de la Administración Pública.”
Designación de Fedatarios:
La Dirección Nacional de Secretaría General es la única autorizada para designar Fedatarios
Institucionales bajo pedido.
DE LOS ARCHIVOS ACTIVOS Y PASIVOS:
Referirse a la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública.
Del Archivo de Gestión o Activo
Aplicación de Normativas:
Las unidades de gestión observarán todas las normas que se emitan al respecto, tanto emitidas
en el MSP, como por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.
Responsabilidad de quien genera la Documentación:
Mantener expedientes completos, organizados, libres de grapas y notas adhesivas, los
documentos pequeños deben ser pegados en una hoja A4, debe realizarse una depuración que
garantice no duplicar documentos. Cada expediente debe membretarse (Anexo 2).
Integración y Ordenamiento de Expedientes:
Las unidades productoras abrirán un expediente por cada asunto o trámite que surja, en el
marco de sus responsabilidades, en el que se integrarán y ordenarán los documentos de
archivo vinculados al inicio, desarrollo y conclusión del trámite que corresponda.
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Expurgo y Depuración:
El archivo de gestión de cada unidad deberá garantizar que se han eliminado duplicaciones
documentales, a la conclusión del trámite.
Inventario y Custodia:
Un responsable por unidad debe consolidar los expedientes, almacenarlos por cajas
membretadas (Anexo 3), generar inventarios detallados (Anexo 4) que faciliten su identificación
y localización; y almacenar la documentación de manera organizada, en un lugar libre de
agentes que la deterioren, como la humedad y el polvo, con el espacio y mobiliario apropiado
para la conservación. Deberá asesorar a los originadores de la documentación para el
cumplimiento de la normativa y expurgo al cierre del trámite.
Expedientes de Uso Personal:
Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal.
Otorgar en Préstamo:
Debe hacerse en observancia a la normativa y con registro por escrito (FORMATO 5), deberá
valorarse el riesgo.
Información Confidencial :
Deberá conservarse en observancia de las disposiciones de la Ley Orgánica de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, mientras conserve tal carácter.
Digitalización:
Los proyectos de digitalización deberán contar con el aval de la Dirección Nacional de
Secretaría General, y por su intermedio con el aval de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública
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Prevención:
Toda unidad deberá contar con un plan de prevención de riesgos, un plan de contingencia,
inspecciones y mantenimientos necesarios para precautelar la integridad del archivo de gestión.
Documentación No Sujeta A Archivo:
Documentos de comprobación administrativa inmediata: vales de fotocopias, solicitud de
permisos de salida, registro de visitantes, invitaciones a eventos, otros; y, los documentos de
apoyo informativo, tales como manuales de uso, directorios telefónicos, impresiones de
internet, libros, revistas, material POP, otros. Esta documentación debe darse de baja al término
de su uso y no será objeto de transferencia al archivo pasivo.
Extinción De La Unidad:
Si una unidad desapareciera, deberá transferir sus archivos a la Dirección Nacional de Secretaría
General, en los términos indicados en el apartado de transferencia de archivos pasivos.
Cambio de Responsable:
Los servidores públicos que dejaran de prestar sus servicios en el MSP o cambiaran de
responsabilidades, deberán firmar acta de entrega recepción de la documentación, al nuevo
responsable o a la persona responsable del archivo de gestión de la unidad, quien verificará
que la documentación cumpla con todas las condiciones normativas y las especificadas en este
acápite. Como parte del procedimiento de desvinculación, la Unidad de Talento Humano
(Planta Central, Coordinación Zonal, Distrito), deberá solicitar a la unidad correspondiente, el
Certificado de NO adeudo de Expedientes, siendo este certificado una condicionante para
finiquitar la desvinculación.
De la Transferencia de Archivos Pasivos
Planta Central:
Las unidades gestoras podrán entregar sus archivos pasivos a la Dirección Nacional de
Secretaría General-DNSG, bajo las siguientes condiciones:
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La DNSG deberá validar que el archivo de gestión cumpla los requisitos del apartado
anterior y recibir el inventario correspondiente.
La DNSG deberá validar disponibilidad de espacio para la recepción.
Se firmarán actas de entrega – recepción (Anexo 6)
Territorio:
Las unidades operativas podrán entregar sus archivos pasivos a las Direcciones Distritales
correspondientes bajo las mismas condiciones las mismas condiciones descritas en el caso
anterior.
ANEXOS
Anexo 1 _ Guía de Entrega de Documentación a Usuarios Internos
MSP PROCEDENCIA
Hora de
Ingreso DCTO Anexos OFI Nº Quipux No. DIRIGIDO A DEPARTAMENTO PISO
RECIBIDO POR (nombre y
firma)
Fecha y Hora
de Recibido
1 OPS-OMS 3:18OFI
9 FOJAS
SWS-4633 43056-13 17293 Dra. Judith Cazares TUBERCULOSIS PB
2 SIEGFRIED 3:30
OFI 10 FOJAS
S/N 17281
Dra. Jerry Anne
McClarnon
CONSEJO
NACIONAL DE
PRECIOS 1
3
CARLOS
CUSTODIO 5:05
OFI 1 FOJA
S/N 17300 Ing. Miriam Vizcaino
Dirección
Nacional de
Talento Humano 2
FECHA:
SECRETARÍA GENERAL
GUÍA DE RESPALDO DE ENTREGA A USUARIOS INTERNOS
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Anexo 2 _ Guía de Entrega de Documentación a Usuarios Externos
GUÍA DE RESPALDO DE ENTREGA A USUARIOS EXTERNOS
RESPONSABLE DE
ENTREGA:
No. FECHA
TIPO
DCTO
No.
DCTO
REMITENT
E
No.
QUIPUX
DESTINATARI
O FIRMA
1 17/12/2015 OFI 157
CONTROL
SANITARIO S/N
MARIA
ENRIQUEDA
DÁVALOS
2
3
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Anexo 3 _ Formato para Oficios Institucionales
Márgenes:
Izquierdo: 4cm
Derecho: 2,5 cm
Superior: 3,5 cm
Inferior: 2,5 cm
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Anexo 4_Formato para Membretar Expedientes
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Anexo 5 _ Formato para Membretar Cajas
Anexo 6 -Formato para Inventario de Documentación Activa
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Anexo 7 _ Formato para Préstamo Documental
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Anexo 8 _ Formato para Transferencias de Archivo Pasivo
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DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA
GRUPO 530000
En el presente Ejercicio Fiscal 2015 no podrán contraer obligaciones de pago para el año 2016,
con conocimiento que no cuentan con tiempo suficiente para el proceso pre y contractual.
Programación Indicativa Anual se procederá a elaborar desde el 21 al 23 de diciembre para lo
cual ya se solicitó a la Zonas los usuarios responsable en el ingreso de la información.
La programación deberá estar enfocada a una ejecución óptima, siendo los meses iniciales de
cada cuatrimestre los que cuenten con mayor programación de cuota de devengado, es decir
que en los meses de 1er cuatrimestre: enero; 2do cuatrimestre: mayo; y, 3er cuatrimestre:
septiembre, serán los que más cuota de devengado cuenten para que pase hasta el final del
cuatrimestre y se evite realizar reprogramaciones.
De forma particular deberán coordinar con todas las áreas para que en el último cuatrimestre
se programen los contratos solo hasta el mes de octubre para que los meses restantes solo
sean pagos y no generen deuda para el siguiente año.
Para el año 2016 del mismo presupuesto asignado para el grupo 710000 y 510000 se deberá
contemplar las liquidaciones del personal por cuanto no existirá presupuesto adicional.
El presupuesto para la Bonificación Geográfica está financiada solo para el personal de salud,
según la norma vigente MRL-2012-0001 del 13 de julio del 2012.
Provisión de servicios de alimentación para los funcionarios no podrá superar de $4,00.
Las Entidades Operativas Desconcentradas procederán a la utilización del Catalogo Geográfico
en todos los Grupos de Gasto, en particular para el grupo de gasto 510000 se utilizará el
código de la provincia y cantón del lugar en donde está laborando el funcionario y no de la
Entidad Operativa.
Utilización del Catálogo de Equidad de Género, para el MSP y sus EODs se definió la estructura
de acuerdo al siguiente detalle:
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PROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD A CREARSE FUNCIÓN Y FINALIDAD ORIENTACIÓN DE
GENERO
90 PROVISIÓN Y
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE
SALUD
000 SIN PROYECTO
007 RED DE PROTECCIÓN
SOCIAL EN SALUD (SERVICIOS
MÉDICOS PRIVADOS) POLÍTICA
DE IGUALDAD
G32 SERVICIOS HOSPITALARIOS
ESPECIALIZADOS
1010600 Promoción,
protección y garantía del
derecho a la salud
008 SERVICIOS MÉDICOS Y DE
MATERNIDAD. POLÍTICA DE
IGUALDAD
G33 SERVICIOS MÉDICOS Y DE
MATERNIDAD
1010600 Promoción,
protección y garantía del
derecho a la salud
009 PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE SALUD PRIMER
NIVEL. POLÍTICA DE IGUALDAD
G21 SERVICIOS MÉDICOS
GENERALES Y MÉDICOS
FAMILIARES
1010600 Promoción,
protección y garantía del
derecho a la salud
010 PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE SALUD
SEGUNDO NIVEL. POLÍTICA DE
IGUALDAD
G31 SERVICIOS HOSPITALARIOS
GENERALES
1010600 Promoción,
protección y garantía del
derecho a la salud
011 PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE SALUD TERCERO
Y CUARTO NIVEL. POLÍTICA DE
IGUALDAD
G32 SERVICIOS HOSPITALARIOS
ESPECIALIZADOS
1010600 Promoción,
protección y garantía del
derecho a la salud
012. SALUD INTERCULTURAL.
PUEBLOS Y NACIONALIDADES.
POLÍTICA DE IGUALDAD
G24 SERVICIOS DE ATENCIÓN
PRE-HOSPITALARIA
010304 Promover y
garantizar el derecho a la
salud y a sistemas de
interculturales
013. SERVICIOS DE SALUD
PARA LA INFANCIA, NIÑEZ Y
ADOLESCENCIA. POLÍTICA DE
G32 SERVICIOS HOSPITALARIOS
ESPECIALIZADOS
010501 Asegura una
atención integral de salud
oportuna y gratuidad con
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IGUALDAD calidad, calidez y equidad
para los niños, niñas y
adolescentes
014 SALUD PARA ADULTOS
MAYORES. POLÍTICA DE
IGUALDAD
G32 SERVICIOS HOSPITALARIOS
ESPECIALIZADOS
010701 Asegura a las
personas adultas mayores
el acceso a servicios de
salud integral de salud
oportuna y de calidad
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SERVICIOS EXTERNALIZADOS.-
Los formatos de presentación de la información se adjunta a estas Directrices, sin embargo el
control de las solicitudes de estos gastos las Coordinaciones Zonales procederán a realizar bajo
los indicadores establecidos en los Memorandos emitidos por instancias técnicas N° MSP-DNH-
2015-1761-M de 25 de junio del 2015; MSP-SNPSS-2015-1819 de 30 de junio del 2015; y,
MSP-SNPSS-2015-1997 de 17 de julio del 2015, toda vez que el pedido el año 2015 fue
solicitado sin sustento técnico, inconsistencias en precios y unidades de medida, llegando a
solicitar hasta 4 veces el valor real a solicitar (ANEXOS: Formato en Excel y Memorandos
citados).
RECURSOS DE AUTOGESTIÓN.-
Todas la EODs deberán realizar los registro de ingresos de autogestión en el momento en que
ocurra el hecho económico; los presupuestos del año 2015 y 2016 ya vienen incorporados
estos recursos con fuente fiscal por lo que solo corresponde a las EODs la recaudación, en el
caso que superen los niveles de ejecución el Ministerio de Finanzas revisará la posibilidad de
incrementar asignaciones adicionales del presupuesto asignado.
CONSOLIDACION DE REFORMAS Y REPROGRAMACIONES
PRESUPUESTARIAS.-
Esta función lo realiza las UDAF intermedia (Área Financiera Zonal), deberán realizar
consolidados o agrupaciones de varias EODs, realizando separaciones de comprobantes por
grupos de gastos y fuentes de financiamiento, esto es para evitar enviar gran cantidad de
comprobantes al Ministerio de Finanzas.
CONTROL DE LOS NIVELES DE EJECUCIÓN.-
Las Coordinaciones Zonales procederán a realizar las evaluaciones Zonales cuatrimestrales de
forma más detallada en la revisión de valores certificados o comprometidos sin gestión, esto es
para detectar presupuestos reservados que no permiten la utilización oportuna de recursos y se
pueda realizar la reasignación dentro de la misma Coordinación Zonal.
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ÓRGANO REGULAR.-
Las Coordinaciones Zonales tendrán contacto directo con los Analistas Nacionales de
Presupuesto y serán quienes gestiones todas las necesidades de las Entidades Operativas
Desconcentradas.