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GUÍA PARA LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE PROGRAMAS / PROYECTOS/ ESTRATEGIAS • 2014

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CONTENIDO

1. Antecedentes ............................................................................................... 3

2. Introducción ................................................................................................. 4

3. Objetivos y Beneficios de la Guía ................................................................ 4

3.1 Objetivo General3.2 Objetivos Específicos3.3 Beneficios de la Guía

4. Alcance de la Guía ...................................................................................... 5

5. Desarrollo .................................................................................................... 6

5.1. Identificación y traspaso de competencias ............................................... 65.1.1. Identificación de la necesidad 5.1.2. Análisis jurídico5.1.3. Identificación de actores5.1.4. Conformación de la comisión5.1.5. Análisis de las competencias5.1.6. Identificación de catálogo de procesos y servicios5.1.7. Modelo de trabajo5.1.8. Hoja de ruta de la implementación5.1.9. Validación de una autoridad

5.2. Identificación y traspaso componentes administrativos .......................... 145.2.1. Conformación de la comisión de componentes administrativos5.2.2. Componente de talento humano5.2.3. Componente de activos fijos5.2.4. Componente de gestión documental5.2.5. Componente financiero / planificación:5.2.6. Componente de tic´s5.2.7. Componente jurídico

6. Recomendaciones ....................................................................................... 18

ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................ 19


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GUÍA PARA LA INSTITUCIONALIZACIÓN DE PROYECTOS /PROGRAMAS / ESTRATEGIAS

1. Antecedentes

• El artículo 361 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que: “El estado ejercerá la rectoría del sistema a través de la autoridad sanitaria nacional, será responsable de formular la política nacional de salud, y normará, regulará y controlará todas las actividades relacionadas con la salud, así como el funcionamiento de las entidades del sector”.

• El artículo 359 de la Constitución de la República expresa: “El sistema nacional de salud comprenderá las instituciones, programas, políticas, recursos, acciones y actores en salud; abarcará todas las dimensiones del derecho a la salud; garantizará la promoción, prevención, recuperación y rehabilitación en todos los niveles; y propiciará la participación ciudadana y el control social.”

• Mediante Decreto Ejecutivo 726, publicado en Registro Oficial Nro. 433 del 25 de Abril del 2011, en su Artículo 3.- Se dispone que todos los ministerios sectoriales, con sus instituciones adscritas y dependientes, las secretarías nacionales con sus instituciones adscritas y dependientes, la Banca Pública y las empresas públicas creadas mediante decreto ejecutivo, cuenten en su estructura orgánica con una Coordinación General de Gestión Estratégica, cuya función se establece en el mismo Decreto en el Artículo 4.- Las coordinaciones generales de gestión estratégica son competentes para ejecutar, los proyectos, procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnologías de la información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación del Estado en las entidades de acuerdo a las políticas y herramientas emitidas por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.

• Mediante Oficio Nro. SENPLADES-SGDE-2011-0059, de 3 de Marzo del 2011, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo del Ecuador, emite informe favorable a la Matriz de Competencia y Modelo de Gestión del MSP.

• Mediante Acuerdo Ministerial Nro. 4520 de 13 de Noviembre de 2013, se aprueba el Estatuto Organizacional por procesos del Ministerio de Salud Pública.

Por lo antes mencionado, se expone la presente guía como herramienta de apoyo para la mejora en la eficiencia y la gestión del Ministerio de Salud.


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2. Introducción

El nuevo modelo de gestión y estructura organizacional del Ministerio de Salud Pública requieren la articulación entre los procesos institucionales, motivo por el cual, se ha identificado la necesidad de desarrollar una guía que brinde las facilidades para que los programas, proyectos y estrategias de esta Cartera de Estado, puedan institucionalizarse e integrarse al modelo de gestión vigente.

En este sentido, la presente guía describe los pasos y lineamientos a seguir, con la finalidad de lograr procesos de institucionalización eficientes que contemplen y garanticen la trasferencia de competencias, atribuciones y productos, de acuerdo al modelo de gestión del Ministerio de Salud como prestador de servicios y rector del Sistema Nacional de Salud (SNS).

3. Objetivos y Beneficios de la Guía

3.1 Objetivo General:

Facilitar la institucionalización de programas, proyectos y estrategias del Ministerio de Salud Pública, a través de la aplicación de lineamientos y procedimientos, además de instrumentos metodológicos y herramientas técnicas que permitan implementar de forma adecuada el modelo de gestión del Ministerio de Salud Pública.

3.2 Objetivos Específicos:

• Establecer herramientas que permitan una adecuada identificación de actores y su rol en el proceso de transición del programa / proyecto / estrategia a la estructura del MSP.

• Definir lineamientos y herramientas para la identificación de las actividades del programa / proyecto / estrategia y su alineación con las atribuciones de cada Dirección Nacional y su respectivo nivel desconcentrado.

• Identificar los componentes necesarios para institucionalización del programa / proyecto / estrategia, considerando los procesos técnicos y los habilitantes de apoyo.

• Promover que el traspaso del proyecto / programa / estrategia al MSP se ejecute de manera global, eficaz y transparente.

3.3 Beneficios de la Guía

La adecuada implementación de la presente guía permite:


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üInstitucionalizar programas / proyectos / estrategias de forma ordenada con productos específicos.

üConocer los instrumentos legales necesarios para la institucionalización de programas / proyectos / estrategias.

üIdentificar actores y el liderazgo para el proceso de transición del programa / proyecto/ estrategia a la estructura del MSP.

üIdentificar las actividades del programa / proyecto / estrategia y su alineación con las atribuciones de cada Dirección Nacional y su respectivo nivel desconcentrado.

üIdentificar los servicios que ofrecen los programas / proyectos / estrategias para su continuidad durante el proceso de transición a la estructura del MSP.

üAsegurar que se consideren todos los componentes que se involucran en el cambio institucional, sustantivos y adjetivos.

4. Alcance de la Guía

La presente guía contempla actividades que van desde la identificación de la necesidad de transición institucional, hasta la inclusión de las competencias, atribuciones, procesos y servicios de los programas, proyectos y estrategias, en la estructura del Ministerio de Salud Pública.


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5. Desarrollo

El desarrollo de esta guía contempla el proceso de institucionalización en 2 fases:

1. Traspaso de las competencias y atribuciones.

2. Traspaso de los componentes administrativos.

Estas 2 etapas pueden ejecutarse simultáneamente (ver anexo hoja de ruta de implementación).

5.1. Identificación y traspaso de competencias:

A lo largo de este capítulo se analizará los pasos a seguir para el traspaso de las competencias / atribuciones que tenga el programa / proyecto / estrategia hacia la estructura del Ministerio de Salud.


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5.1.1. Identificación de la necesidad

La identificación sobre la necesidad para institucionalizar un programa, proyecto o estrategia, debe realizarse a través de un análisis y/o disposición emitida por una autoridad del Ministerio, y/o Gerente del programa / proyecto / estrategia.

Dentro de este procedimiento, es necesario considerar los siguientes elementos:

FASE INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTO ESPERADO

Identificación de la Necesidad

Memorando (siempre que exista)

Analizar la institucionalización del programa / proyecto/

estrategia

• Disposición de inicio de la institucionalización por alguna autoridad del MSP

• Hoja de Ruta Primaria - ver anexo 1.1

Responsables:

Despacho / Coordinación General de Gestión Estratégica

Gerente o responsable del proyecto / programa/ estrategia

5.1.2- Análisis jurídico

Todo proceso de institucionalización debe estar amparado por el marco legal y normativo vigente, de tal manera que se garantice una correcta aplicación del mismo.

El gerente / responsable del proyecto solicita de manera oficial a la Coordinación General de Asesoría Jurídica para que emita criterio jurídico sobre las herramientas legales necesarias para el proceso de institucionalización.


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Análisis Jurídico

*Marco legal de creación del Proyecto / Programa /

estrategia

Recopilar toda la información relacionada al Proyecto/Programa / Estrategia (normativa legal)

Criterio Jurídico (informe - memorando) - Ver anexo

1.2*Matriz de competencias, estatuto y modelo de

gestión MSP.

*Normativa vigente relacionada al Programa /

Proyecto / estrategia

Solicitar el Criterio Jurídico que viabilice la institucionalización: el instrumento legal que se utilizará para la institucionalización: Documento oficial del traspaso. (Se debe anexar a la solicitud toda la información recopilada)

Responsable:

Gerente o responsable del proyecto / programa / estrategia - solicitud para la emisión del criterio jurídico.

Asesores:

Dirección Nacional de Consultoría Legal - Emite criterio jurídico

5.1.3. Identificación de actores

Consiste en identificar en primera instancia a las dependencias internas del Ministerio de Salud que serán los actores en el proceso de institucionalización de los programas, proyectos o estrategias.


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Identificación de Actores

*Modelo de gestión, estatuto, cartera de productos y servicios del Programa / Proyecto/ estrategia (si tuviera) vs. *Modelo de gestión, modelo de atención, estatuto, cartera de productos y servicios del Ministerio de Salud.

Revisar las atribuciones / competencias del programa / proyecto / estrategia e identificar en base al estatuto del MSP las direcciones a las cuales corresponderían estas.

En base a este análisis se identifica los actores tanto del programa / proyecto / estrategia como de cada una de sus contrapartes de las direcciones MSP.

Matriz con priorización de Actores Involucrados programa / proyecto/ estrategia y MSP (stakeholders) - ver anexo 1.3

Responsable:

Gerente o Responsable del programa / proyecto / estrategia

Asesores:

Coordinación de Gestión Estratégica/ Dirección Nacional de Gestión de Procesos / Proyecto de Reforma

5.1.4. Conformación de la comisión

Para ejecutar el trabajo de institucionalización es necesario conformar una comisión técnica que es la instancia encargada de planificar y articular el proceso de institucionalización. Dentro de esta se tomarán decisiones, se coordinará y se realizará el monitoreo del proceso de institucionalización de los proyectos, programas o estrategias al Ministerio de Salud.

La comisión inicialmente es liderada por el gerente o responsable del proyecto, programa o estrategia (en un primer momento) con su equipo de trabajo, más un responsable delegado de cada una de las instancias internas del MSP ya identificadas.

Una de las actividades de la comisión es determinar el líder definitivo de la institucionalización, de acuerdo a las atribuciones que van a ser transferidas.


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Conformación de la Comisión

Matriz de actores involucrados programa / proyecto / / estrategia y MSP (stakeholders) priorizados; obtenido como producto en el punto 3.

*Realizar una convocatoria oficial a los actores priorizados. *Reunión con estos actores para: -formalizar la comisión -Socializar la institucionalización del programa / proyecto / estrategia

* Establecer políticas de la comisión (reuniones / seguimiento)

* Identificar al líder permanente para la transición

*Acta de reunión de conformación de la comisión (definir líder definitivo de la comisión) y compromisos

- ver anexo 1.4

Responsable:

Gerente o responsable del proyecto / programa / estrategia

5.1.5. Análisis de las competencias

Se realiza un análisis y se comparan las competencias y atribuciones que tenga el proyecto / programa (en base a documento legal de creación), vs. el estatuto del MSP.



Análisis de Competencias

*Normativa vigente relacionada al programa / proyecto / estrategia. *Modelo de gestión, estatuto, cartera de productos y servicios del Programa / Proyecto/ estrategia (si tuviera)*Modelo de gestión, modelo de atención, estatuto, cartera de productos y servicios del Ministerio de Salud.

* Matriz de actores involucrados programa / proyecto / / estrategia y MSP (stakeholders) priorizados; obtenido como producto en el punto 3.

*Revisar integralmente las atribuciones / competencias del programa / proyecto / estrategia e identificar en base al estatuto del MSP las direcciones a las cuales corresponderían estas.

*Matriz de relacionamiento entre las atribuciones / competencias del programa / proyecto / estrategia y las direcciones a las cuales corresponderían estas dentro de la estructura del MSP. - ver anexo 1.5

*Presentación ppt. de la matriz de relacionamiento a la comisión y aprobación de la misma. - -ver anexo 1.5.1

RESPONSABLE:

Comisión técnica (conformada en el punto 4) / Líder del proceso: Subsecretario o delegado


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5.1.6. Identificación de catálogo de procesos y servicios

Dentro del análisis del funcionamiento del programa / proyecto / estrategia se elabora un catalogo de procesos y servicios, que permitan identificar los responsables de los procesos y sobre todo garantizar la continuidad de la prestación de servicios durante y posterior a la transición a la estructura del Ministerio de Salud.



Identificación de Catálogo de procesos

y servicios

*Modelo de gestión, estatuto, cartera de productos y servicios del Programa / Proyecto / estrategia (si tuviera) *Modelo de gestión , modelo de atención, estatuto, cartera de productos y servicios del Ministerio de Salud. *Matriz de relacionamiento obtenida en el punto 5.

*Levantar y elaborar el catálogo de procesos y servicios del programa, proyecto o estrategia.

1) Catálogo de procesos -ver anexo 1.6.1

2) Catálogo de servicios -ver anexo 1.6.2

3) Propuesta dedistribución de procesos y servicios dentro de las Direcciones del MSP -ver anexo 1.6.3

Responsable:

Subsecretario o delegado del MSP

Asesores:

Dirección Nacional de Gestión de Procesos


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5.1.7. Modelo de trabajo

Una vez identificado el catálogo de procesos y servicios, se elabora un modelo de trabajo que contemple una visión integral sobre la aplicación de los procesos y servicios del proyecto / programa / estrategia en concordancia con el Modelo de Gestión y Modelo de Atención del Ministerio de Salud Pública.



Modelo de Trabajo

*Matriz de relacionamiento del punto 5.

*Catálogo de procesos, servicios, y flujo de procesos del programa / proyecto / estrategia dentro del MSP,obtenida como producto del punto 6.

• Analizar los Insumos sobre la integración del proyecto / programa / estrategia a la estructura del MSP.

• Construir la forma de trabajo del proyecto / programa / estrategia bajo el modelo de gestión del MSP

• Construir el Modelo de funcionamiento(gráfico) que integre los niveles de gestión y de atención

• Elaborar el documento del modelo

• Validar el modelo de trabajo con la comisión

Modelo de gestión. - ver anexo 1.7

Responsable:


Asesores:

Comisión Técnica

Coordinación General de Gestión Estratégica / Dirección Nacional de Gestión de Procesos / Proyecto de Reforma


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5.1.8. Hoja de ruta de la implementaciónUna vez validado el Modelo de Gestión, es necesario plantear el cronograma para la ejecución del proceso de institucionalización.

El cronograma tendrá que necesariamente ser aprobado por una autoridad del MSP.



Hoja de Ruta de Implementación

*Matriz de relacionamiento del punto 5 *Modelo de gestión obtenida en el punto 7.

Analizar los plazos necesarios que conlleva el proceso de institucionalización (de los procesos Agregadores de valor) y generar una hoja de ruta.

*Hoja de ruta de la implementación del modelo de gestióndel programa / proyecto / estrategia al MSP aprobada.- ver anexo 1.8

Validar y aprobar hoja de ruta en consenso por toda la comisión.

Responsable:


Asesor:

Comisión Técnica

5.1.9. Validación de una autoridad



Validación por una autoridad

Productos de los pasos anteriores

Elaborar una presentación con el plan de institucionalización del programa/proyecto / estrategia teniendo en cuenta los productos de los pasos anteriores y presentarlo para aprobación de una autoridad.

Acta de Reunión, Quipux /memorando / mail de aprobación de

una autoridad.

Responsable:



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5.2. Identificación y traspaso componentes administrativos:

Parte del proceso de institucionalización de programas / proyectos / estrategias al Ministerio de Salud Pública, es el traspaso del componente administrativo.

5.2.1.- Conformación de la comisión de componentes administrativos

El líder del proceso (Subsecretario o su delegado del MSP) conformará una segunda comisión integrada por delegados de las direcciones nacionales de los procesos de apoyo y asesores y sus contrapartes del proyecto / programa / estrategia.

Se debe considerar los siguientes componentes como parte de la comisión:

-Talento Humano (Dirección Nacional de Talento Humano)

-Activos Fijos (Dirección Nacional Administrativa)

-Gestión Documental (Dirección Nacional de Secretaría General)

-Financiero – Planificación (Dirección Nacional Financiera / Dirección Nacional de Planificación)

-TIC´s (Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicaciones)

-Jurídico (Dirección Nacional Jurídica)

Esta comisión elaborará una hoja de ruta que será la base para la implementación de la institucionalización del proyecto/programa / estrategia dentro de los componentes administrativos.

NOTA: Es importante mencionar que dependiendo del caso, podrán participar todos los componentes administrativos o solamente los que se consideren necesarios.

A continuación se detallan los procesos que se deberán aplicar.


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5.2.2. Componente de talento humano

Un proceso de institucionalización implica una transición de talento humano, por lo que es necesario realizar un análisis ocupacional del personal del programa, proyecto o estrategia, frente a la necesidad institucional.

Fase 1: Socializar al personal del proyecto, programa o estrategia el procedimiento que se está realizando, acogiendo y resolviendo dudas o interrogantes.

Para determinar una adecuada manera de comunicar la información a los equipos de trabajo, es necesario que se asesore con la Dirección Nacional de Cambio y Cultura Organizacional.

Aplicar el análisis de la situación actual (ASA), en la cual se realizará un levantamiento del talento humano que labora en el programa, proyecto o estrategia, los cargos que ocupan y la información de los puestos. A partir de este levantamiento se aplicará los formularios de análisis ocupacional (FAO) por medio de los cuales se podrá analizar y distribuir el personal hacia cada una de las direcciones del Ministerio según el perfil (funcionario-puesto).

Fase 2: Desarrollar el informe técnico a partir del análisis realizado durante la fase 1. Este informe debe contener el perfil del personal y el lugar (proceso-dirección) dentro del Ministerio de Salud al que podría ser reubicado.

Fase 3: Validar y aprobar las lista e informes obtenidos en la fase anterior con el líder de la transición.


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Responsables: líder del proceso y el Director / Responsable de los procesos a los que va a ser transferido el personal.

Fase 4: Ejecutar las acciones necesarias para el cumplimiento del informe emitido por la Dirección Nacional de Talento Humano, una vez aprobada las listas de asignaciones.

RESPONSABLE:

Director/a Nacional de Talento Humano o delegado

VER ANEXO 2.1

5.2.3. Componente de activos fijos

Consiste en identificar y transferir los bienes muebles e inmuebles que poseen el programa, proyecto o estrategia a las dependencias del Ministerio de Salud.

Fase 1: Realizar un levantamiento de todos los bienes.

Fase 2: Valorar los bienes cuyo valor se desconozca o bienes cuyo valor en libros difiera considerablemente con el valor actual, aplicando una valoración en base a montos referenciales del mercado. Esta valoración se realizará a través de una comisión que deberá estar conformada por un delgado del proyecto/programa competente y la contraparte del Ministerio de Salud (delegado por la máxima autoridad).

Fase 3: Realizar el traspaso de los bienes, descargando los bienes del programa, proyecto o estrategia y entregarlos a cargo de las instancias internas del Ministerio de Salud Pública. Es necesario que se emitan actas de entrega/recepción como constancia del proceso y respaldo de los traspasos.

RESPONSABLE:

Director/a Nacional de Administrativo o su delegado

VER ANEXO 2.2

5.2.4. Componente de gestión documental

Es responsabilidad de las instituciones públicas y persona jurídica de derecho público crear y mantener registros públicos de manera profesional.

Con el fin de mantener estos registros se debe garantizar un adecuado, transparente y completo proceso de traspaso de los archivos documentales.

Fase 1: Identificar y levantar informe sobre los archivos físicos que el programa, proyecto o estrategia tenga.


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Fase 2: Elaborar una matriz con el volumen documental, en base al levantamiento de la fase 1.

Fase 3: Identificar posibles espacios físicos para trasladar el volumen documental del programa, proyecto o estrategia hacia el Ministerio de Salud Pública.

Fase 4: Traspasar el archivo.

RESPONSABLE:

Director/a Nacional de Secretaría General o delegado

VER ANEXO 2.3

5.2.5. Componente financiero / planificación:

Fase 1: Realizar un análisis presupuestario del proyecto, programa o estrategia. Se debe seguir los lineamientos que la Dirección Nacional Financiera en articulación con la Dirección Nacional de Planificación e Inversión determinen.

Fase 2: En base a las directrices emitidas tanto por la Dirección Nacional Financiera como por la Dirección Nacional de Planificación e Inversión se realizará las depuraciones de las cuentas, los cierres contables y presupuestarios. Se debe tener en cuenta que en la mayoría de los casos este traspaso será de la siguiente manera:

RESPONSABLE:

Director/a Nacional Financiero o delegado

Director/a Nacional de Planificación e Inversión o delegado

VER ANEXO 2.4

5.2.6. Componente de TICs

El equipamiento tecnológico al igual que los aplicativos (software) son activos de alta relevancia para el desarrollo del programa, proyecto o estrategia, por lo que se requiere:

Fase 1: Realizar un levantamiento tanto del equipamiento tecnológico (hardware) como de los aplicativos (software).

Fase 2: Realizar el traspaso del equipamiento (hardware) y aplicativos (software) identificados, hacia las instancias competentes del MSP.


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En caso de traspaso de aplicativos (software), es necesario que se lo desarrolle en conjunto con una capacitación al personal que lo administrará en el Ministerio de Salud.

RESPONSABLE:

Director/a Nacional de TIC´s o delegado

VER ANEXO 2.5

5.2.7. Componente jurídico

Los programas / proyectos / estrategias que tengan procesos legales (causas legales) que no hayan sido solventado o estén en proceso, deben traspasarse a las instancias del Ministerio de Salud, según análisis.

Fase 1: Levantar todos los procesos legales/jurídicos (causas legales) que el Programa / proyecto / estrategia tenga en ejecución al momento del traspaso.

Fase 2: Traspasar los procesos legales/jurídicos (causas legales) a las instancias del Ministerio de Salud según análisis.

6. Recomendaciones• Debe existir total articulación entre los procesos de programa/proyecto / estrategia y los procesos del Ministerio

de Salud, para el proceso de institucionalización.

• Es importante tener en cuenta el rol del líder en cada uno de los momentos del proceso, cuyo empoderamiento es de vital importancia.


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ÍNDICE DE ANEXOS

1. TRASPASO DE COMPETENCIAS

1.1.- Identificación de la necesidad ANEXO 1.1 - p.7

Hoja de Ruta Primaria

1.2.- Análisis jurídico ANEXO 1.2 - p.8

Criterio Jurídico

1.3.- Identificación de actores ANEXO 1.3 - p.9

Matriz con Priorización de Actores involucrados

1.4.- Conformación de la comisión ANEXO 1.4 - p.10

Formato acta

1.5.- Análisis de las competencias

Matriz de relacionamiento entre las atribuciones ANEXO 1.5 - p.11

Presentación ppt. de la matriz de relacionamiento ANEXO 1.5.1 - p.11

1.6.- Identificación de catálogo de procesos y servicios

Catálogo de procesos ANEXO 1.6.1 - p.12

Catálogo de servicios ANEXO 1.6.2 - p.12

Distribución de los procesos en las direcciones ANEXO 1.6 .3-p.12

1.7.- Modelo de trabajo

Modelo de gestión ANEXO 1.7 - p.13


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1.8.- Hoja de ruta de la implementación ANEXO 1.8 -p.14

Hoja de ruta

2. TRASPASO DE COMPONENTES ADMINISTRATIVOS

2.1.- Talento Humano: ANEXO 2.1 - p.16

Formato ASA: Análisis de la Situación actual

Formato FAO (Formulario de Análisis Ocupacional)

Informe técnico

2.2.- Activos Fijos: ANEXO 2.2- p.16

Matriz de levantamiento de activos fijos

Formato de actas de entrega recepción

2.3.- Gestión Documental: ANEXO 2.3 - p.17

Matriz para levantamiento del volumen documental

Actas de entrega recepción del volumen documental

2.4.- Financiero / Planificación: ANEXO 2.4.p.17

Presentación del proceso

2.5.- TICs: ANEXO 2.5 -p.18

Matriz de levantamiento de equipamiento tecnológico y software

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