procedimiento de selecciÓn y eliminaciÓn de …

PROCEDIMIENTO

SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

UNIDAD DE TRABAJO:

UNIDAD DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Revisión: 00 Versión: 00 Página: 1/15 Inicio de vigencia: 2017

PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN Y

ELIMINACIÓN DE

DOCUMENTACIÓN

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



1. Objetivo

- Establecer los lineamientos para la selección y eliminación de documentación

que haya perdido su valor administrativo, legal o fiscal para la institución y

que no tengan valor histórico.

- Eliminar documentos que no son necesarios para la administración, sin

perjuicio del acervo documental nacional ni de leyes del país.

- Optimizar el espacio físico de los recursos en los archivos centrales y

periféricos para continuar recibiendo transferencias documentales primarias.

- Eliminación controlada coordinado por los miembros del Comité Institucional

de Selección y Eliminación Documental (CISED) los cuales los conforman jefe

de auditoria interna, jefe de departamento legal y responsable de archivo

acompañado del jefe de la unidad que requiere eliminar los documentos.

- Transparentar la eliminación de documentos y dar cumplimiento a las leyes

en materia de documentos e información pública, con el fin de eliminar

estrictamente solo la documentación que cumpla con los lineamientos

anteriores y que se considere no sea necesaria para el futuro.

2. Alcance

Aplicar estos lineamientos a todos los documentos en proceso de eliminación que

hayan perdido su vigencia administrativa, legal o fiscal y de valor histórico, de

acuerdo a los procedimientos institucionales y con el visto bueno del Archivo General

de la Nación, ente rector en archivística en el país el cuan indica en su artículo 12 de

la ley.

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



3. Definiciones

3.1 Documento: Objeto registrado que se puede tratar como una unidad. Un

documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magnético o

electrónico de cualquier otro tipo. El documento de archivo específicamente es el

registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en

razón de sus actividades. Por su parte, el documento electrónico de archivo es el

creado mediante un programa informático de aplicación o bien porque se ha

digitalizado.

3.2 Expediente: Unidad organizada de documentos que se refieren al mismo tema,

actividad o asunto. Por su parte, expediente electrónico es el conjunto de

documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. “Electrónico” es sinónimo

de “digital”.

3.3 Registro: Acto de ingresar un documento en el sistema designando un

identificador único en el momento de su entrada en el sistema.

3.3 Archivos de Gestión u oficina: Son la fase activa de los documentos que se

conforma por los documentos que se encuentren en trámite. El valor primario de los

documentos de gestión radica en que son el testimonio de la gestión administrativa y

otorgan funciones, deberes y derechos a las instituciones y personas involucradas en

ello.

3.4 Clasificación documental: Es la operación básica de la organización

documental que consiste en agrupar los documentos que produce una oficina, de

acuerdo a los principios de procedencia y orden original de los documentos

(definidos en la fase de identificación) es decir, de acuerdo a su naturaleza orgánica

y funcional con la que han sido creados.

3.5 Serie Documental: Es un conjunto de documentos repetitivos, con

características comunes, que se generan porque tienen un trámite, un asunto o un

tipo documental común. Las características comunes no obedecen sólo a que

posean el mismo tipo documental, sino a que responden al mismo trámite, y por lo

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



tanto son archivados, utilizados y transferidos o eliminados como unidad. Ejemplo

“Informe”.

3.7 Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene información, según los

materiales empleados además de los archivados en papel, existen los archivos

audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, sonoros.

3.8 Tipo Documental: Es "la forma en que se encuentra expuesta la información en

el soporte", y que responde a funciones, actividades e incluso la legislación de una

institución o de un país; con unos mismos caracteres internos específicos para cada

uno que determinan su contenido, es decir, el tipo documental es el nombre con que

se conocen los documentos, sea porque el mismo documento trae escrito su nombre,

o porque la costumbre ha llevado a nombrarlos así. Ejemplo Acta, Acuerdos,

Contrato.

3.9 Viñeta de identificación: rotulación asignada para identificar de manera

uniforme la organización física de la información contenida de forma Electrónica o

impresa.

3.10 Archivo Central: Es la fase semiactiva ya que está Constituida por documentos

que han concluido su fase activa; es decir, de gestión, y por lo tanto, su consulta es

esporádica, pero no por ello deben de ser eliminados o embodegados sin orden ni

justificación, ya que sirven de referencia, antecedentes o para investigaciones de

cualquier tipo.

3.11 Archivo Periférico: Son archivos de oficinas administrativas de una institución

que están ubicadas en territorio o departamento al interior del país.

3.12 Transferencia primaria: Consiste en el traslado ordenado, clasificado e

inventariado de las series y/o subseries documentales, que habiendo finalizado

vigencia administrativa y cumplido su tiempo de conservación en el Archivo de

Gestión establecido, se remiten al Archivo central Institucional o periféricos si existe

en la institución.

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



Descripción del Procedimiento A continuación se describen las actividades del procedimiento de selección y eliminación de documentos. Este procedimiento se hará efecto para todos aquellos documentos que hayan perdido su vigencia administrativa, legal o fiscal, y que no tengan ningún valor histórico para el MAG y para el país. Este procederá con la previa autorización del Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental (CISED) quienes lo conformaran: el Jefe de Auditoria Interna, Jefe de la Unidad Legal, Oficial de Gestión Documental y Archivo, y el Jefe de la Unidad solicitante.

No. Actividad Responsable Comentarios

1

Asignar en cada Dirección,

División, Unidad, Oficina Regional

del MAG, funcionario a cargo de la

clasificación y selección

documental por cada Dirección,

División, Unidad y Oficina

Regional.

Director(a),

Coordinador(a),

Jefe(a)

2

Identificar, analizar y evaluar todas

las series documentales que

genera y recibe en su área

administrativa para determinar los

plazos de conservación y las

disposiciones finales.

Director(a),

Coordinador(a),

Jefe(a)

Se identifica todos

aquellos documentos los

cuales se desean

conservar o eliminar

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:




3

Eliminación total: Operación

que se realiza con los

documentos que no son

necesarios para la institución y

que pueden ser eliminados al

finalizar su plazo en el archivo

de gestión o en el archivo

central

Técnico asignado,

asistente

administrativo,

asistente de despacho

o colaborador

administrativo

Se identifica todos

aquellos documentos

los cuales se desean

conservar o eliminar

4

La conservación y eliminación

de los documentos será de

manera controlada

debidamente registrada y

autorizada. (Firma y sello) del

jefe del área administrativa y

miembros del Comité de

Selección y Eliminación

Documental (CISED).

Director(a), Gerente,

Jefe(a)/ Técnico

asignado, asistente

administrativo,

asistente de despacho,

colaborador

administrativo

Tabla de Plazo de

Conservación

documental

5

Elaborar las tablas de plazos

de conservación y eliminación

documental será referido al

Oficial de Gestión Documental

y Archivo para su valoración.

Técnico asignado,

asistente

administrativo,

asistente de despacho

y colaborador

administrativo

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:




6

Análisis de tablas de conservación y

eliminación documental

Oficial de Gestión

Documental y

Archivo

7

Identificación de documentos a

eliminar

Comité Institucional

de Selección y

Eliminación

Documental (CISED)

8

Verificación de plazos establecidos en

las Tablas de Plazos y de

Conservación Documental


9

Elaboración de Inventarios de

documentos a eliminar

Director(a), Jefe(a)/

Técnico asignado,

asistente

administrativo,

asistente de

despacho,

colaborador

administrativo

10 Elabora nota de solicitud de expurgo al Archivo General de la Nación


de Selección y

Eliminación

Documental (CISED)

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:




11 Reciben solicitud e expurgo de la institución solicitante

Archivo General de la

Nación (AGN)

12 Notifican fecha y técnicos que realizarán el expurgo


Nación (AGN)

13

Corrobora la información de acuerdo al inventario reportado de documentos a eliminar.


Nación (AGN)

14

Elabora informe del expurgo realizado

y envía las observaciones al MAG


Nación (AGN)

15

Recibe y atiende las observaciones del expurgo emitido por el Archivo General de la Nación


de Selección y Eliminación

Documental (CISED)

16

Elaboración de Acta de acuerdo a modelo proporcionado por AGN

donde se detalla la eliminación de la documentación requerida.

Comité Institucional de Selección y

Eliminación Documental (CISED)

17

Firma de acta de eliminación y envía al AGN para su respectiva firma de aprobación

Comité Institucional de Selección y

Eliminación Documental (CISED)

18 Procede a eliminar la Información Unidad solicitante

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



5. Documentos de Referencia:

Ley de Acceso a la Información Pública.

Lineamientos de Gestión Documental y Archivo.

Normativa Nacional de Archivo: Archivo General de la Nación.

6. Anexos:

1. Formato de Inventario Documental 2. Formato de Tabla de Plazo de Conservación Documental 3. Formato de Acta de Eliminación 4. Formato de Tabla de Transferencia Documental y Archivo Central

7. Control de Cambios

No de Revisión

Fecha del Cambio

Motivo de Cambio

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



1. Formato de Inventario Documental

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



2. Formato de Tabla de Plazo de Conservación Documental

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



3. Formato de Acta de Eliminación

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



4. Formato de Tabla de Transferencia Documental Archivo Central

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



INSTRUCCIONES DE LLENADO DE FORMATO TITULADO “INVENTARIO DOCUMENTAL”

Objetivo: Facilitar el registro de datos en el Formato de Inventario Documental titulado “Cuadro recolector de datos documentales producido por unidad o departamento” Dirigido a: Director(a), Gerente, Jefe(a), Técnico asignado, asistente administrativo, asistente de despacho o colaborador administrativo. Instrucciones: Logo Institucional: se colocara el logo oficial del MAG. Nombre de la Unidad/Departamento productor del documento: nombre según organigrama institucional que tiene la unidad productora a cargo de resguardar y custodiar la información documental. Nombre del documento: nombre según aparezca en el título del documento a registrar Ejemplo: Informe de Verificación de Cumplimiento Metas Serie Documental: es un conjunto de documentos repetitivos, con características comunes, que se generan porque tienen un trámite, un asunto o un tipo documental común. Las características comunes no obedecen sólo a que posean el mismo tipo documental, sino a que responden al mismo trámite, y por lo tanto son archivados, utilizados y transferidos o eliminados como unidad. Ejemplo: Nombre del documento: Informe de Verificación de Cumplimiento Metas, Serie: Informe Descripción del contenido del documento: Se describe de forma breve el contenido del documento. Ejemplo: informe de verificación del cumplimiento de las metas y su seguimiento (anual). Frecuencia de Elaboración: frecuencia con que se realiza el documento Ejemplo. Eventual, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados además de los archivados en papel, existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, sonoros

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



Cantidad Estimada de Hojas: se colocara la cantidad estimada de hojas que comprende el documento descrito. Copia: Se refiere si el documento descrito solo se tiene copia del original Original: Se refiere si el documento descrito es el documento original Si su departamento solo existe copias colocar qué departamento tiene las originales de ese documento: en este campo se colocara el nombre de la unidad que contenga los documentos originales. Fechas de inicio y actuales: Indicar en este campo los meses que inicia la creación del documento Fecha Final: Indicar en este campo los meses o el mes que finaliza la creación del documento. Año: periodo en el que se produce la información resguarda en las oficinas productoras.

PROCEDIMIENTO


UNIDAD DE TRABAJO:



INSTRUCCIONES DE LLENADO DE FORMATO DE TABLA DE PLAZO DE CONSERVACION DOCUMENTAL

Objetivo: Facilitar el registro de datos en el Formato de tabla de plazo de

conservación documental.

Dirigido a: Director(a), Gerente, Jefe(a), Técnico asignado, asistente administrativo,

asistente de despacho o colaborador administrativo.

Instrucciones:

Logo Institucional: se colocara el logo oficial del MAG.

Fondo: Es el conjunto total de documentos producidos y resguardados de una

institución conservados en el sistema institucional de archivo. Ejemplo: MAG.

Subfondo: son las divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al

principio de procedencia, corresponden a las distintas unidades administrativas de

una institución.

Funciones de la Unidad: Se describe de forma breve las funciones de la unidad

solicitante

Serie Documental: es un conjunto de documentos repetitivos, con características

comunes, que se generan porque tienen un trámite, un asunto o un tipo documental

común. Las características comunes no obedecen sólo a que posean el mismo tipo

documental, sino a que responden al mismo trámite, y por lo tanto son archivados,

utilizados y transferidos o eliminados como unidad. Ejemplo: Nombre del

documento: Informe de Verificación de Cumplimiento Metas. Serie: Informe

Subserie: Son el conjunto de documentos que derivan de una misma serie, y

producidos en el desarrollo de una función y se deriva de un mismo tema o asunto.

Se crearan cuando la documentación en torno a un mismo tema se produce de

manera frecuente y voluminosa. Ejemplo: Serie Correspondencia Subserie:

Correspondencia Interna o Correspondencia Externa.

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UNIDAD DE TRABAJO:



Descripción: Se hace una breve descripción de los asuntos o temas que trata la

serie documental.

Original o Copia: se coloca la palabra que se adecua al documento

Oficinas que comparten el documento: Se hace mención de las oficinas que

comparten el mismo documento ya sea este copia u original.

Soporte: Anotar si este es en forma impresa o digital.

Volumen: Anotar el número de documentos o metros lineales, la cantidad

correspondiente cada tipo de documentos.

Fechas Extremas: Precisar el año del documento más antiguo y el documento más

reciente de dicha serie o Subserie.

Plazos de Conservación: es el rango de ubicación del tiempo para efectuar los

tramites de eliminación si este será en: a) archivos de gestión u oficina b) archivo

central. El plazo se fija tomado en cuenta el valor potencial de la información que

eventualmente sirve para probar hechos, antecedentes de un proyecto, etc.

Disposición final: es la selección de los documentos con miras a su conservación

permanente, eliminación total, eliminación parcial y digitalización.

Observaciones: este es un espacio destinado para las siguientes disposiciones:

1) Selección y eliminación de documentación.

2) Justificar por qué se recomienda la conservación o eliminación de un tipo de

documento, puede referirse a la duplicación de la información.

3) Justificar porque el documento es de valor científico-cultural.

4) Indicar si otras oficinas tienen información complementaria del documento en

cuestión.

5) Otras anotaciones que se consideren necesarias.

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