5Valoración, selección y eliminación

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PROCESO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

ANÁLISIS DEL ORGANISMO PRODUCTOR

IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

ESTUDIO DE SERIES

PROCESO DE VALORACIÓN

PLAZOS DE TRANSFERENCIAS

SELECCIÓN: ELIMINACIÓN Y MUESTREO

CONDICIONES DE ACCESO

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El estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y calificación y utilización de los documentosutilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su su integración en los archivosintegración en los archivos y el régimen de accesorégimen de acceso de tales documentos.

En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.

b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

FINALIDAD

Es el órgano superior consultivo de la Administración General del Estado en la toma de decisiones sobre la conservación y utilización de sus documentos.

c) La accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.

d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente.

e) La correcta aplicación de los dictámenes emitidos por la propia Comisión en relación con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las transferencias, el acceso y la eliminación o, en su caso, conservación en soporte distinto al original en que fueron producidos, de los documentos.

f) Cualquier otro asunto sobre materia archivística relacionado con las competencias anteriores, que le sea sometido por su Presidente.

COMPOSICIÓN

Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos.

Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos.

Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre materia archivística que le sea sometido por su Presidente.

COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS del Mº DE LA PRESIDENCIA

Orden de 24 de abril de 1997 por la que se regula el acceso al Archivo Central del Ministerio de la Presidencia

FUNCIONESFUNCIONES

Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.

Regulación

El procedimiento de eliminación de documentos se regula en la

Ley 16/1985, de 25 de junio de Protección del Patrimonio Histórico .

Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Procedimiento de eliminación de documentos

Eliminación de documentos la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental.

La valoraciónvaloración es una etapa compleja que tiene como objetivo fijar los plazos de transferencia, acceso, conservación, eliminación o sustitución

del soporte. El análisis de las series documentales se centra en el estudio de sus valores primarios, plazos de presentación de recursos,

resolución y reserva según la legislación vigente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Los documentos deberán conservarseconservarse necesariamente mientras tengan vigencia administrativavigencia administrativa y en tanto subsista su valor probatoriovalor probatorio de derechos y obligaciones de las personas y de los entes públicos.

El análisis de los valores secundariosanálisis de los valores secundarios se realizará desde una triple perspectiva, la trascendencia como testimonio de la actividad del productor, el testimonio de la actuación de la Administración, el

testimonio de la sociedad en su conjunto.

Objetivo de la VALORACIÓN

Controlar el ciclo vitalciclo vital de los documentos producidos por la administración de que se trate, desde el momento de su creación hasta su desaparición o conservación definitiva.

• Conocer la documentación que genera el organismo: delimitar las series series documentalesdocumentales

• Establecer los valores primarios y secundariosvalores primarios y secundarios de estas series a través del estudio pormenorizado de los tipos

• Establecer los plazos de transferenciasplazos de transferencias entre los diferentes archivos del sistema

• Delimitar los plazos de conservación: elaboración de los calendarios de calendarios de conservaciónconservación

• Delimitar en qué momento de su vida pueden los documentos ser consultados por los ciudadanos, y bajo qué circunstancias y condicionamientos, siempre según la legislación vigente: acceso y usoacceso y uso.

Objetivos específicos de la VALORACIÓN

Disminución de la masa documental

-------------------1. La Torre Merino, José Luis. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales (2000)

Para qué sirve la VALORACIÓN1

Mejora del estado de conservación

Reducción de los costes de conservación (depósitos, medidas de prevención y conservación...)

Aumento de la eficacia administrativa

Mayor facilidad de recuperación de la información

Asegura la conservación de los documentos realmente esenciales

Delimita en qué momento de su vida pueden los documentos ser consultados y por quien y cómo, contribuyendo así a la defensa de los derechos de acceso y de la protección de datos

Atendiendo a los criterios establecidos por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (sesión de 27 de noviembre de 2003), se pueden establecer los requisitos que debe tener la serie documental para podernos plantear si los documentos son susceptibles de eliminación:

– Criterio de procedenciaCriterio de procedencia: las series documentales que, en virtud de las competencias y funciones desarrolladas por el órgano que las produce, reflejen sólo una parte del procedimiento, siempre que se conserve la serie reflejo de la tramitación completa.

– Criterio diplomáticoCriterio diplomático: las copias, siempre que se tenga constancia de la conservación de los originales.

– Criterio de contenidoCriterio de contenido: los documentos y series documentales que contienen información que se encuentra duplicada o recapitulada en otros documentos o series documentales de cuya existencia se tenga constancia.

– Criterio de utilizaciónCriterio de utilización: los documentos y series documentales cuyo estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación, o cuyo interés con fines de investigación histórica no justifiquen su restauración. Los documentos y series documentales cuyo interés y utilización con fines de investigación no justifique el coste de conservación.

Procedimiento de eliminación de documentos

A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos o series documentales concernidos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de cada Departamento u Organismo público podrá acordar la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

En el Acuerdo de iniciación deberá quedar establecido fundadamente que los documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa que exija su conservación.

Asimismo, se expresará en él que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.

El acuerdo deberá acompañarse la siguiente documentación:

– Informe del órgano proponente que justifique la necesidad de eliminación, acreditando la valoración documental efectuada.

– Memoria relativa a la documentación de que se trate.

Procedimiento de eliminación: dictamen y resolución

– Si el contenido de los documentos a eliminar tiene relación con las competencias atribuidas a otro Departamento, deberá contarse con el informe preceptivo del mismo.

– El acuerdo de iniciación junto con los documentos preceptivos, se remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos que deberá emitir dictamen sobre la propuesta de eliminación, o de conservación en soporte distinto, en el plazo de 1 año. Si el órgano proponente solicita por razones de urgencia un plazo inferior al citado, la Comisión Superior Calificadora podrá acordarlo así, notificándolo al órgano proponente.

– Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminación, no podrá presentarse otra nueva relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos años desde la comunicación de dicho dictamen al órgano proponente.

– Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo público en el que se encuentren custodiados los documentos adoptará la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la iniciativa y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se procederá cuando la resolución disponga la conservación de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

La eficacia de la resolución quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el BOE y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma.

DESTRUCCIÓNDESTRUCCIÓN

El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación de los documentos al que habrá de incorporarse la documentación referida en el artículo 8 del Real Decreto 1164/2002.

Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad y los documentos desprovistos de interés y, por tanto, destinados a la destrucción; existe una amplia zona de conservación parcial.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

SELECCIÓN PIEZA POR PIEZA

Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.

Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche innecesariamente los expedientes.

Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.

Por ejemplo: en el caso de los expedientes judicialesexpedientes judiciales podemos establecer como criterio la conservacióncriterio la conservación de todos los expedientes relativos a los grandes casos de una época, a personajes destacados, al movimiento obrero, a la lucha política, etc.Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés, conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.

Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.

AlfabéticaAlfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de carácter personal.Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales.

SELECCIÓN CUALITATIVA INTRÍNSECA

SELECCIÓN CUALITATIVA EXTRÍNSECA

CronológicaCronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años (uno cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados significativos o más importnates por los acontecimientos desarrollados.

Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación de cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar.

InconvenienteInconveniente: La representatividad, hasta que punto la información conservada puede ser extrapolable a otros años.

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TopográficaTopográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.

El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias localidades representar al conjunto de las regiones?

Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población.

En nuestro caso POBLACIÓNPOBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y MUESTRASMUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.

Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad.

Tipos de muestreo aplicados a los archivos:

ALEATORIOALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos los expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes cuyo número coincida con el sacado aleatoriamente.

La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea representativa.

SELECCIÓN POR MUESTREO

SISTEMÁTICOSISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar.

Por ejemplo: se desea realizar un muestreo de 1/15, se extrae un número al azar situado entre el 1 y el 15, que es la base de la progresión; pongamos que sale el 6. En este caso conservaremos el expediente 6, el 21 (6 + 15), el 36 (21 + 15), y así sucesivamente.

El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de contenido homogéneo.

Cuanto más homogénea sea la serie, menor será la cantidad conservada.

En cambio la representatividad, cuanto mayor sea la serie más representativo será el resultado de la selección.

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Se puede denominar de muchas formas: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección, …

En estos calendarios se especifica el destino concedido a cada serie:

cuáles serán de conservación íntegramente, cuáles seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido.

CALENDARIO DE CONSERVACIÓNCALENDARIO DE CONSERVACIÓN

Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.

¿Qué se hace con la documentación eliminada?

• Se vende como papel para reciclar.• Se reutiliza (normalmente en el caso de los documentos audiovisuales o electrónicos)• Los documentos con información secreta o confidencial se destruyen totalmente por triturado (no obstante, siempre es recomendable triturar los documentos antes de su venta, para evitar cualquier utilización indebida).

ELIMINACIÓN

Ejemplos de cuadros de conservación y dictámenes

Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

– Impreso de Petición de dictamen – Propuesta de eliminación / sustitución del soporte en aplicación de dictamen pre

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– Actas– Resoluciones

Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos

– Estudio de Identificación y Valoración de Series Documentales (Instrucciones para cumplimentar el formulario)

– Estudios de identificación y valoración registrados en la Secretaría de la CACDA a enero 2010

– Tablas de Valoración aprobadas por la Consejera– Propuestas de eliminación – Sesiones y acuerdos de la CACDA

Calendario de conservación y acceso

Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias

Comisión de Valoración de Documentación Administrativa

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

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