preservacion digital agn2012

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COLOMBIA PRESERVACION DE LA INFORMACION DIGITAL: REALIDAD

O UTOPIA?

Carlos Alberto ZapataDirector Archivo General de la Nación

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Introducción

• Desde el surgimiento y consolidación de laTI en la sociedad, la pérdida de informaciónha sido una constante. En esteescenario, los responsables de TI, losusuarios y en general los responsables degestionarla, le han prestado poca atencióna su preservación.

• …..y los archivistas que estamos haciendo?

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CREACION DE INFORMACIÓN

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Crecimiento Exponencial de Información Digital

• En 2011, la informaciónelectrónica creada yreplicada sobrepaso los 1.8trillones de gigabytes.

• El 75% de esta informaciónfue creada porindividuos, y solo el 25%por organizaciones.

• Las empresas tienenalguna responsabilidad conel 80% de la informacióndigital en algún punto delciclo de vida.

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Crecimiento Exponencial de Información Digital

• El número de archivos ocontenedores que conservaninformación en el mundo digitalse incrementa rápidamente.

• Menos de la tercera parte deesta información tiene algúntipo de seguridad o protección.

• Se estima que en los próximos 5años, estos “archivos” crecerán8 veces.

• Existen más de 500 cuatrillonesde archivos digitales (que seduplicarán cada dos años).

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Y DEL ALMACENAMIENTO?

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Almacenamiento vs. Crecimiento de Información Digital

• El crecimiento de información enel mundo digital continua siendomayor al crecimiento de lacapacidad de almacenamiento.

• Por cada gigabyte (1.000 MB) deinformación almacenada hay unpetabyte (1.000 TB) deinformación que no se almacena(datos e información transitorios).

• De los 555 millones de sitios Webexistentes (a diciembre del2011), 300 millones se añadieronen ese mismo año.

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Fuente: Emilie Ogez1 Exabyte = 1.000 petabytes

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Una Década de crecimiento del Universo Digital

Almacenamiento en Exabytes

Fuente: IDC, junio 20111 Exabyte = 1000 millones de gigabytes

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PROBLEMAS DE COSTO

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Cuanto cuesta gestionar información en el mundo digital?

• En la sociedad de lainformación, la información esdinero.

• Desde el 2005, la inversión delas empresas paracrear, gestionar y almacenarinformación creció en un 50%.(más de 4 trillones dedólares).

• Mientras que los costos deproducir o crear informacióndisminuyen, los costos paragestionarla, capturarla yalmacenarla aumentan.

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2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

US$ 0

US$ 5

US$ 20

US$ 15

US$ 10

Costo por GB

Inversión Total

LA PARADOJA DEL UNIVERSO DIGITAL:Caen los costos / Crece la inversión

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Los costos de migración de datos

• Según estimaciones de la industria decaptura de datos, el almacenamiento SANcrece entre 40% y 60% cada año.

• un 25% de datos es movido cada año a uncosto promedio de 5,000 dólares porterabyte (1.000 GB).

• Basado en estas estimaciones, un centro dedatos con un petabyte (un millón de GB) deinformación hoy en día gasta 1.25 millonesde dólares cada año para operaciones demigración de datos.

• Si el almacenamiento se duplica cada dosaños, el centro de datos probablementellegará a dos petabytes con un costo anualde migración de casi 2.5 millones dedólares.

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PROBLEMAS DE PRESERVACION

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Como preservar en el tiempo la información en el mundo digital?

• En el mundo digital la informaciónsolo existe por un momento (haygrandes cantidades de datos quesolo podemos ver y oír por unosinstantes antes de que se evaporen)

• No se trata de menospreciar el valorde esta informaciónmomentánea, que puede ser útilpara algunos individuos, pero quehacen complejo el proceso devaloración con fines depreservación.

• Se deben aumentar los esfuerzospara extraer la información correctaen el universo digital, para asegurarsu preservación en el tiempo.

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Podemos preservar la información en el mundo digital?

• La pérdida de informaciónelectrónica es más frecuentede lo que se cree.

• El problema radica en que lasorganizaciones y losindividuos no sonconscientes de esa pérdidade información hasta queésta es requerida y no estadisponible.

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COMO PROTEGER EL PATRIMONIO DIGITAL?

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Proteger el patrimonio digital, más que un reto

• Los Archivos y las demásinstituciones archivísticasdeben involucrarse demanera directa en lacreación y captura de todotipo de informaciónelectrónica.

• La valoración de lainformación electrónicadebe tener lugar desde sucreación.

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• La conservación a largo plazo dedocumentos electrónicos vamás allá de preservar la cadenade bits que componen undocumento electrónico.

• Debe involucrar la preservación:– del contexto,– la tecnología (software y

hardware),– la autenticidad,– los datos lógicos y físicos

utilizados durante toda la gestiónde los documentos,

– incluyendo la preservación de losmetadatos.

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• Los Archivistas deben trabajarconjuntamente con losresponsables de las áreas deTI (diferentes especialidades)y profesionales de otrasdisciplinas para reducir losriesgos asociados a la gestiónelectrónica de documentos, ysu pérdida temprana.

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La preservación en el mundo digital

Al igual que en los archivos físicos, cuyafalta de una adecuada gestión archivísticadio origen a los fondos documentalesacumulados y al deterioro y pérdida de losdocumentos, en el mundo digital YA existen“fondos acumulados” de documentoselectrónicos cuyo tratamiento es no solomas complejo sino mas costoso que suequivalente funcional en papel.

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COLOMBIALa preservación de documentos electrónicos requiere

• mayor información del proceso de gestión de losdocumentos en sus entornos tecnológicos

• adecuada valoración archivística desde la misma creacióndel documento y durante toso su ciclo de vida

• aplicación de principios de neutralidad tecnológica• uso de estándares de metadatos (incluyendo extracción

automática de éstos)• uso de instrumentos de monitoreo para identificar

oportunamente posibles pérdidas de información.• transferencia periódica de documentos (agrupados

archivísticamente) a repositorios electrónicos seguros(incluyendo terceros confiables.)


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La acelerada creación de documentoselectrónicos, plantea nuevos retos para losArchivo y los Archivistas y exige una mayortrabajo colaborativo entre diferentes áreasde la organización, además de nuevaspolíticas, normas y estándares que puedanser fácilmente aplicables a todo tipo deinstitución.

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Bibliografía

Parte de las cifras presentadas en este documento fueron tomadasdel sitio Web de la multinacional International Data Corporation(IDC), proveedor global de inteligencia de mercado, serviciosconsultivos y acontecimientos para la tecnología de la información,telecomunicaciones y mercados de tecnología de consumidor.

Otros recursos electrónicos consultados

http://www.idc.com/about/about.jsp?t=1339640596647

http://www.emc.com/collateral/demos/microsites/emc-digital-universe-

2011/index.htm

http://www.emc.com/about/news/press2009/20090518-01.htm



http://www.emc.com/collateral/demos/microsites/emc-digital-universe-2011/index.htm








http://www.emc.com/about/news/press/2009/20090518-01.htm



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