SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Effectieve (project)teams

Masters of Project Management

Spakenburg, 16 juni 2009

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Doel Presentatie

• Met elkaar van gedachten wisselen over het belang van effectieve (project)teams en hoe zo’n effectief en goed functionerend team te ontwikkelen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Agenda

• Introductie• Korte Inleiding

– Wat verstaan we onder een effectief team?– Wat zijn de disfuncties van een team?

• World Café– Met elkaar in gesprek over een aantal vragen

• Afsluiting

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Wie is die man?• ing. Arjan van der Poel MBA• Zeist, Nederland

• Oprichter Suerte Advies & Training• IT Organisatieontwikkeling en -verbetering• Projectmanager, consultant en trainer• Promotieonderzoek naar de effectiviteit van IT-

organisaties in relatie tot enterprise capabilities als: leiderschap, cultuur en teamwork.

• arjan.van.der.poel@suerte.eu of +31 6 11370141

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Effectieve teams

• Effectieve teams kenmerken zich door vertrouwen, openheid, betrokkenheid, persoonlijke verantwoor-delijkheid en resultaatgerichtheid.

• Stelling 1: Alle teams zijn in potentie disfunctioneel. Dat is onvermijdelijk, omdat ze bestaan uit feilbare menselijke wezens.

• Stelling 2: Wanneer je alle mensen binnen een organisatie in dezelfde richting zou kunnen laten samenwerken, zou je in elke bedrijfstak en elke markt, op elk moment voorop kunnen lopen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Stel uzelf de volgende vragen …

• Geven teamleden vrij en openlijk hun mening over alle onderwerpen?

• Zijn teambijeenkomsten uitdagen en productief?• Komt het team snel tot beslissingen of raakt het vast in

eindeloze discussies of in het streven naar consensus?

• Confronteren teamleden elkaar op een constructieve manier met hun tekortkomingen?

• Geven teamleden hun persoonlijk belang op ten gunste van het belang van het team?

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Te weinig aandacht voor teamresultaten

Verantwoordelijkheid vermijden

Gebrek aan betrokkenheid

Angst voor conflicten

Gebrek aan vertrouwen

Disfuncties van een team

Bron: De vijf frustraties van teamwork en hoe die te verhelpen (Patrick Lencioni)

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Afwezigheid van vertrouwen

• De eerste frustratie is de afwezigheid van vertrouwentussen teamleden onderling. De wortel hiervan ligt in wezen bij degenen die niet bereid zijn om zich binnen de groep kwetsbaar op te stellen. Teamleden die niet in alle openheid hun fouten en zwakheden toegeven, maken het onmogelijk een basis van vertrouwen te leggen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Leden van teams waarin het aan vertrouwen ontbreekt

• Verbergen zwakheden en fouten voor elkaar;• Aarzelen bij het vragen van hulp of het geven van

opbouwende feedback;• Aarzelen hulp aan te bieden buiten het terrein

waarvoor ze verantwoordelijk zijn;• Staan meteen met conclusies klaar over de intenties

en neigingen van anderen, zonder dat ze proberen daarover eerst duidelijkheid te krijgen;

• Slagen er niet in vaardigheden en ervaringen bij anderen te herkennen en daarvan gebruik te maken.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Leden van teams waarin vertrouwen heerst

• Geven hun zwakheden en fouten toe, durven om hulp te vragen;

• Accepteren vragen en de inbreng van anderen op het terrein waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn;

• Gunnen elkaar het voordeel van de twijfel voordat ze tot een negatieve gevolgtrekking komen;

• Waarderen en benutten de vaardigheden en ervaringen van anderen;

• Steken tijd en energie in belangrijke zaken, niet in politieke spelletjes.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Angst voor conflicten

• Het onvermogen om vertrouwen te creëren is schadelijk aangezien het de toon zet voor de tweede kwaal: angst voor conflicten. Teams waarin het aan vertrouwen ontbreekt, zijn niet in staat om zich over te geven aan ongeremde en hartstochtelijke debatten over ideeën. In plaats daarvan beperken ze zich tot versluierende discussies en commentaren.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Teams die bang zijn voor conflicten

• Hebben vervelende vergaderingen;• Creëren situaties waarin achterbakse politiek en

persoonlijke aanvallen gedijen;• Negeren controversiële onderwerpen die van doorslag-

gevend belang zijn voor het succes van het team;• Slagen er niet in om te profiteren van de standpunten

en perspectieven van de teamleden;• Verspillen tijd en energie met het ophouden van de

schijn en met inter-persoonlijk risicomanagement.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Teams die conflicten aangaan

• Kunnen levendig en boeiend vergaderen;• Boren ideeën van alle teamleden aan en profiteren

daarvan;• Lossen echte problemen snel op;• Beperken politieke activiteiten;• Brengen kritieke onderwerpen ter tafel.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Gebrek aan betrokkenheid

• De afwezigheid van gezonde conflicten vormt een probleem aangezien daardoor de basis wordt gelegd voor de derde frustratie van teamwork: gebrek aan betrokkenheid. Wanneer teamleden in de loop van hartstochtelijke en open debatten geen lucht hebben kunnen geven aan hun meningen, engageren ze zich zelden of nooit en stellen zij zich ook niet achter besluiten op, hoewel ze misschien tijdens vergaderingen instemming veinzen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Een team dat niet als eenheid optreedt

• Creëert onduidelijkheid binnen het team over de richting en de prioriteiten;

• Ziet kansen verdwijnen vanwege de niet aflatende analyse en onnodige vertraging;

• Creëert gebrek aan vertrouwen en angst voor mislukkingen;

• Komt keer op keer op discussies en beslissingen terug;

• Moedigt kritiek achteraf onder de teamleden aan.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Een team dat als eenheid optreedt

• Schept duidelijkheid over de richting en de prioriteiten;• Verenigt het hele team rond gemeenschappelijke

doelstellingen;• Ontwikkelt het vermogen om van fouten te leren;• Profiteert van kansen voordat de concurrentie dat doet;• Handelt zonder aarzeling;• Verandert zonder aarzeling of schuldgevoelens van

richting.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Mijden van verantwoordelijkheid

• Door dit gebrek aan echte betrokkenheid en engagement gaan teamleden het nemen van verantwoordelijkheid mijden. Dit is de vierde frustratie. Werknemers kunnen nog zo geconcentreerd en gedreven zijn, maar als ze een overeengekomen plan van actie niet van harte steunen, leidt dat ertoe dat ze collega’s, die met hun gedragingen het teambelang lijken te schaden, slechts aarzelend ter verantwoording roepen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Een team dat verantwoordelijkheid mijdt

• Creëert wrok tussen teamleden met onderling verschillende prestatiemaatstaven;

• Moedigt middelmatigheid aan;• Mist deadlines en belangrijke afspraken;• Belast de teamleider onnodig daar hij de enige bron

van discipline wordt.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Teamleden die elkaar op hun verant-woordelijkheden aanspreken

• Zorgen ervoor dat collega’s die slecht presteren zich aangespoord voelen beter hun best te doen;

• Signaleren potentiele problemen snel door zonder aarzelen de benadering van een collega ter discussie te stellen;

• Bevorderen dat collega’s die dezelfde hoge maatsta-ven aanleggen elkaar respecteren;

• Vermijden buitensporige bureaucratie in verband met prestatiemanagement en corrigerende maatregelen.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Te weinig aandacht voor resultaten

• Door van elkaar geen verantwoording te vragen, wordt de omgeving gecreëerd waarin de vijfde frustratie kan ontstaan. Te weinig aandacht voor resultaten doet zich voor als teamleden hun individuele belangen (het eigen ego, carrièreplanning of erkenning) of de belangen van hun afdeling, voorrang geven boven de doelstellingen van het team.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Een team waarbij resultaten niet op de eerste plaats komen

• Stagneert en slaagt er niet in zich te ontwikkelen;• Slaagt er zelden in de concurrentie achter zich te laten;• Raakt prestatiegerichte werknemers kwijt;• Moedigt teamleden aan zich te concentreren op de

eigen loopbaan en individuele doelstellingen;• Laat zich gemakkelijk afleiden.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Een team dat zich concentreert op de collectieve resultaten

• Houdt prestatiegerichte werknemers vast;• Minimaliseert individualistisch gedrag;• Geniet van successen en lijdt onder mislukkingen;• Profiteert van individuen die hun eigen doelstellingen

en belangen ondergeschikt maken aan het teambelang;

• Zorgt ervoor niet te worden afgeleid.

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

World Café

• Hoe krijg je mensen in gesprek over thema’s die er toe doen, teneinde hier als team/organisatie van te leren?

• De beste gesprekken heb je in de kroeg … knus bij elkaar, tafel kleedje, plastic bloemetje … kopje koffie.

• Society of Organisational Learning• www.solonline.nl

Bron: The World Cafe, Shaping Our Futures Through Conversations That Matter (Juanita Brown)

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Spelregels …

• Zoek met vier mensen een plek in de zaal• Heb een gesprek, geen discussie/argumentatie• Luister om te begrijpen en stel vragen ter

verduidelijking• Maak (aan)tekeningen, laat iets achter …• ‘Table Host’ blijft zitten/staan, de rest zoekt andere

‘tafel’• Leg na de wisseling de nieuwkomers kort uit wat

besproken is en start met de nieuwe vraag

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

De vragen …

Ronde 1:• Hoe vergroot jij het vertrouwen van een team?

Ronde 2:• Op welke wijze ontwikkel jij je (project)team?

Ronde 3:• Wat is volgens jou de rol van de projectmanager bij

deze teamontwikkeling?

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Logische niveaus van teams

Omgeving

Gedrag

Vermogens

Overtuigingen

Waarden

Identiteit

Missie

Onze resultaten?

Wat doen wij?

Wat kunnen wij?

Wat geloven wij?

Wat vinden wij belangrijk?

Wie zijn wij?

Waartoe zijn wij?

Bron: Logische Niveaus in Verandering (Robert Dilts & Gregory Bateson)

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T

Werkwijze …• Doorloop de niveaus ‘van beneden naar boven’ en stel

je bij elk niveau de volgende twee vragen:– Waar zijn we blij om, wat gaat goed, waar zijn we trots op,

welke successen hebben we behaald? (= wat willen we behouden en meenemen?)

– Waar zijn we niet blij om, wat gaat niet goed, waarin hebben we onszelf belemmerd, wat stelt ons teleur? (= wat willen we achter ons laten?)

• Als de missie helder is, doorloop dan de niveaus ‘van boven naar beneden’ ter controle op alignment en congruentie. Pas indien nodig zaken aan.

• Formuleer tenslotte op het onderste niveau je doelen

SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G

S U C C E S V O L I N I T S E R V I C E M A N A G E M E N T