Diseo de la RED de radiofrecuencia (RFID) para la gestin de los bienes de la empresa IT del EcuadorUNITAAlexis Alarcn

Marco contextualUna pieza clave de la informacin para la toma de decisiones y en el dia a da es el de los bienes de la empresaNecesidad de informacin y procesos:

Agilizar los procesos de habilitacion de puestos de trabajo.

Desvinculacin gil de personal.

Reaccin, tiempo de respuesta ante necesidades logsticas.

Necesidad de contar con un inventario actualizado.

La informacin que se envia a otras reas, debe ser confiable.

Custodio (Responsable) de los bienes no es consciente de su responsabilidad.

Personal de control de bienes, no tiene la informacin oportuna que necesita.

Prdidas, extravos y robos de los bienes, sin explicacin ni responsables.

El inventario no est actualizado.

La informacin que genera el rea no es veraz ni oportuna.

Se llevan a cabo compras innecesarias.

Bienes que terminan su vida util en las bodegas.Problemas comunes en la gestin de bienes:

Cambio de custodio.

Prestamos de bienes.

Control de permanencia de bienes (custodia).

Toma Fsica de inventarios.

Reportes a la Gerencia.

Reportes al area Financiera.Control y Administracin de bienes:

Esquema: Toma fisica con lector de codigo de barras.Definicin mbito de toma fsica (bienes a verificar) Recepcion datos

bienes a verificarAlimentacion datos a PDAToma fisica,

Actualizacion datosRecopilacion datos y Revision de novedadesActualizacion

datos a BDDCrecimiento del tiempo de lectura, conforme haya mas bienes.Se requiere armar una logstica con personal adicional.Puede haber daos a los lectores debido a cadas, golpes, etc. Tiempo de perdurabilidad del inventario corto.Limitaciones:

Esquema: Control, Administracin y Toma fisica con RFID.Recepcion permanente de datos Monitoreo y atencion de novedadesActualizacion de datos en BDDVentajas:Toma fsica automtica y permanenteNo se requiere personal adicionalMnima posibilidad de perdida de los bienesPerdurabilidad del Inventario.No solo toma fsica

Estructura modular. Adaptable a cualquier tamao de Empresa.

Varios campos o caractersticas en verificacin del bien.

Facilidad de control y seguimiento.

Tratamiento por empresa o focalizado por reas, responsables, etc.

Actualizacin de datos.

No se requiere visin directa entre el emisor y el receptor.Caractersticas

Permanente conocimiento de dnde estn los bienes.

Fcil control de movimientos no autorizados.

Alta trazabilidad.

Inventarios automaticos al da

Informacin de bienes permanentemente actualizada.

Beneficios:

Novedades:

Bienes esperados no hallados (faltantes).

Bienes no esperados hallados (sobrantes).

Bitcora de movimientos fsicos del bien, historialInformes y consultas

Inversin inicial moderada.

Facilidad de instalacin y de uso.

Bajo coste de mantenimiento.TOC

Mejora notable en el control, administracin e inventario de bienes.

No confundir propsito o efecto: personal de bienes optimiza su tiempo.

Convertimos a los bienes, (antes entes pasivos), en hosts dinmicos, que ayudan en la retroalimentacin, red de objetos.Novedad, impacto.

IT del EcuadorEmpresa Ecuatoriana, con mas de 15 aos en el mercado, dedicada a integrar soluciones de software y hardware.

Representante exclusivo para el Ecuador y parte de la regin andina, de la casa espaola de software BTGSA.

Siempre en busqueda de la mejora continua de sus procesos.

Junta de AccionistasGerencia RegionalGerencia LocalDpto. deDesarrolloDocumentacinControl de CalidadProgramacinDpto. Servicio al Cliente (Productos)HardwareSoftwareSoporte FuncionalSoporte TcnicoSoporte TcnicoDpto. deComercializacinMarketingVentasDpto. Administrativo / FinancieroRecepcin/ SecretaraMensajeraOrganigrama IT del Ecuador

IT del Ecuador, Situacin ActualInformacin de los activos fijos.- Se cuenta con informacin de los bienes en hojas Excel, la misma que no est actualizada y es vulnerable.

Suplantacin de los activos fijos.- Tambin se han detectado cambios en los registros de informacin de los bienes.

Extravo y robo de los bienes.- Han ocurrido extravos y robos de los bienes, especficamente de computadores porttiles y herramientas.

Sanciones al personal.- Los inconvenientes presentados han implicado sanciones a los custodios de los bienes siniestrados, lo cual genera malestar tanto para la empresa, como para el custodio del bien.

Cuando se requiere corroborar informacin acerca de los mismos, se la debe buscar en el sistema contable, el mismo que muchas veces no contiene la informacin de gestin que se requiere.

IT del Ecuador140 m2 de Oficinas

1000 items entre bienes y sujetos de control

FDOA, Situacin Actual

FORTALEZASDisponibilidad de licencias de software para manejo de activos fijos.- La empresa tiene la posibilidad de instalar uno de los productos para manejo de activos fijos y usarlo para el manejo de los activos fijos de la empresa. Posee personal con amplia experiencia en implementacin de soluciones de software y hardware en clientes.- La empresa cuenta con personal experimentado en la implantacin de soluciones de software, podra hacer uso del personal para poner en marcha la solucin de activos fijos en la empresa.OPORTUNIDADESMisma necesidad en clientes.- Puede haber clientes (existentes y potenciales) que tengan los mismos inconvenientes y necesiten un software de manejo de activos, que les permita mejorar la gestin de los mismos. Esto puede significar nuevos clientes potenciales del software de activos fijos.Aprender una nueva tecnologa.- Se abre la posibilidad de que se aprenda acerca de la tecnologa RFID, esta posibilidad resulta interesante ya que se puede potencializar a los productos existentes, al complementarlos con dicha tecnologa.

FDOA, Situacin Actual

DEBILIDADESPoca gestin en control de bienes.- La empresa no ha llevado de manera ptima la gestin de los bienes, su registro de informacin y su seguridad son vulnerables.No existe informacin fiable de los bienes.- La informacin existente de los bienes no es fiable y no refleja la realidad de los bienes.No hay seguridad de los bienes.-Al no tener un control de la ubicacin exacta de los bienes en un momento dado, los bienes son susceptibles de extraviarse.Costo de inventarios y tomas fsicas anuales.- Cada toma fsica anual, tiene su costo y la validez de la informacin resultante, decrece con el paso del tiempo, ya que paulatinamente dejan de reflejar la realidad.AMENAZASNuevos hurtos.-Al seguir sin el control de los bienes, podran ocurrir nuevos casos de hurtos o robos de los bienes. Advenimiento de la normativa NIIF.- Ante el inters (o necesidad) de aplicar dichas normas, se requiere tener en regla el registro de los activos de la empresa, informacin de los mismos, valores de adquisicin, base de depreciacin, revalorizaciones. La competencia.- Los otros proveedores de software podran ofrecer a sus clientes sistemas de manejo de activos fijos.

FDOA, Situacin Propuesta

FORTALEZASDisponibilidad de licencias de software para manejo de activos fijos.- La empresa tiene la posibilidad de instalar uno de los productos para manejo de activos fijos y usarlo casa adentro para la gestin de los activos fijos de la empresa. La aplicacin seleccionada, formara parte de la solucin RFID.Personal con amplia experiencia en implementacin de soluciones de software y hardware en clientes.- La empresa cuenta con personal experimentado en la implantacin de soluciones de software y hardware, podra hacer uso del personal para poner en marcha la solucin de activos fijos basada en RFID en la empresa.OPORTUNIDADESSistemas de gestin de activos inexistentes/insuficientes o con poca funcionalidad en clientes.- Pueden haber clientes (existentes y potenciales), cuyo software de manejo de activos no les brinde el poder de gestin necesario. Podran darse casos en los que se requiere un control ms estricto sobre los bienes y que la cantidad de los mismos sea voluminosa, lo cual hace que un control manual o con una solucin comn, sea insuficiente. A este tipo de clientes se les puede ofrecer la solucin RFID, como parte del portafolio de productos de IT del Ecuador.Nueva oportunidad de negocio.- Tomando en cuenta la necesidad recurrente de realizar tomas fsicas en las empresas (en el sector publico se indica que deben ser de hasta 2 por ao) y el alto costo que estas representan en empresas grandes, (Anexo B), se podra ofrecer el servicio de control de activos, a travs de la tecnologa RFID, para lo cual es necesario llegar a dominar dicha tecnologa.

FDOA, Situacin Propuesta

DEBILIDADESInversin inicial.- La inversin inicial, podra considerarse alta, ya que se debe adquirir lectores, etiqueta RFID, impresoras.AMENAZASLa competencia.- Los otros proveedores de software podran adelantarse y ofrecer a sus clientes sistemas de manejo de activos fijos basados en RFID.

GRACIAS !

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