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1. Introducción ……… ……… ……… ……… ……… ……… Página 1

2. Motivos de pérdida de tiempo

en el empleado fijo……… ……… ……… ……… ……… Página 3

3. El empleado trabajando fuera

de la oficina…… ……… ……… ……… ……… ……… … Página 11

4. La pérdida de tiempo en el

empleado móvil……… ……… ……… ……… ….. ……..Página 12

5. Cómo reducir la pérdida de tiempo

durante la jornada……… ……… ……… ……… ……… … Página 14

6. Conclusiones ……… ……… ……… ……… ……… ……… Página 15

1. Introducción

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El factor tiempo es un activo muy importante para cualquier tipo de empresa. Sin embargo es tal vez uno de los más desperdiciados a lo largo de la jornada laboral. Gestionar bien el tiempo y poder ejercer un control sobre nuestros trabajadores nos permitirá aumentar productividad y, por tanto, beneficios. La pérdida de tiempo dentro de la jornada laboral es uno de los caballos de batalla para multitud de empresas. Resulta de vital importancia poder priorizar tareas y cuestiones que nos ayuden a aprovechar mejor el tiempo. Además, hemos de poder manejar todos los datos que nos permitan evaluar cómo gestiona el tiempo cada empleado.

Dentro de la jornada laboral siempre se ha aceptado, como derecho del trabajador, una cantidad de tiempo prefijado para cuestiones como el desayuno o la comida, el descanso periódico para poder observar las leyes de seguridad laboral, los asuntos propios o incluso, en algunas ocasiones, los desplazamientos hasta el centro de trabajo. Al margen de estos derechos básicos de cualquier trabajador y de otras cuestiones que pueden suponer un impedimento para el correcto aprovechamiento del tiempo dentro de la jornada laboral (atascos, clientes más fatigosos, averías, imprevistos…), lo cierto es que de lejos viene la problemática del uso, por parte del empleado, de parte de su tiempo laboral para cuestiones ajenas a sus tareas propiamente definidas.

Desde tiempo inmemorial los empresarios han querido ejercer el control sobre el tiempo efectivo que se dedica a las tareas laborales. Bien es sabido que la pérdida de tiempo de la fuerza laboral conlleva otras pérdidas asociadas: dinero, clientes, proyectos…

1. Introducción

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Es cierto que este hecho se da por igual tanto en plantillas fijas como en las compuestas por empleados móviles. No obstante, es fácil comprender que los trabajadores fijos son más fácilmente controlables, al estar presentes en un puesto físico permanente, mientras que los trabajadores remotos escapan, muy a menudo, de este control, ya que sus labores son realizadas fuera de los centros de trabajo y, en la mayoría de los casos, sin compañía.

Evidentemente, el empleado móvil es un trabajador que no está sometido a un control férreo, desarrolla su trabajo en solitario y controla su tiempo prácticamente como quiere. Tal vez esta cuestión les permite cierta volubilidad en cuanto al cumplimiento del horario prefijado, algo que se traduce en una menor eficacia, bajada de la productividad y, en definitiva, pérdidas para la empresa. Establecer un control lógico y legal sobre el trabajador resulta por tanto primordial. Si en este caso trasladamos la problemática a las plantillas remotas, la cuestión se vuelve un poco más complicada, pero igual o incluso más importante.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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De todos modos, la picaresca, los usos y costumbres y hasta el aburrimiento, hacen mella en ese intento de control. Una vez llegados a los centros de trabajo, está demostrado con estudios fehacientes, que una amplia mayoría de trabajadores fijos destina una parte importante de su jornada laboral a menesteres personales o ajenos a las tareas propias de su puesto de trabajo.

Alrededor de un 61% de empleados admite sin tapujos que suele perder una media de entre 30 minutos y una hora al día. En principio estas cantidades pueden no parecer significativas, pero si las extrapolamos, lo cierto es que se convierten en dos horas y media a la semana y unas 130 horas al año. Si estas puntuaciones las trasladamos a una pequeña o mediana empresa, lo cierto es que la pérdida de productividad adquiere matices mucho más serios. Pero veamos en qué suelen gastar el tiempo la mayoría de estos empleados que afirman escaquearse a diario durante su jornada laboral.

El factor tiempo es un activo muy importante para cualquier tipo de empresa. Sin embargo es tal vez uno de los más desperdiciados a lo largo de la jornada laboral. Gestionar bien el tiempo y poder ejercer un control sobre nuestros trabajadores nos permitirá aumentar productividad y, por tanto, beneficios. La pérdida de tiempo dentro de la jornada laboral es uno de los caballos de batalla para multitud de empresas. Resulta de vital importancia poder priorizar tareas y cuestiones que nos ayuden a aprovechar mejor el tiempo. Además, hemos de poder manejar todos los datos que nos permitan evaluar cómo gestiona el tiempo cada empleado.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Motivo 1. Google Como no podía ser de otro modo, en plena era digital, internet tenía que llevarse la palma y es que la actividad como internauta se lleva buena parte del tiempo que los trabajadores pierden ociosos en sus puestos de trabajo. Hasta el año pasado Facebook se había llevado la palma como gran incitador, ya que esta red social era la que más tentaciones ponía al alcance de la mano del trabajador medio. Lo cierto es que los “likes” y la actividad a través de la niña mimada de Mark Zuckerberg, se había convertido en el terror de los empresarios, que apenas podían hacer nada mientras sus trabajadores aprovechaban cualquier descuido para campar a sus anchas por Facebook. Este año, sin embargo, la palma de oro se la ha llevado otro de los grandes favoritos de los internautas. No es otro que el sancta sanctorum de los buscadores, el gigante Google, a través del cual se van miles de horas laborales al año. Es cierto que en muchas ocasiones las búsquedas realizadas en Google están relacionadas con temáticas laborales, que ayudarán al trabajador a conseguir su objetivo para la empresa, consiguiendo información que antes precisaba de horas de tedioso trabajo para el empleado y que con este buscador se adquiere en cuestión de minutos.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Sin embargo, no es oro todo lo que reluce y, al margen de este uso que podría enmarcarse dentro del desarrollo de la actividad profesional, lo cierto es que los empleados fijos suelen usar Google en la oficina para las cuestiones más pelegrinas y que pueden ir desde leer el periódico online, hasta consultar páginas de viajes para programar vacaciones, sites de apuestas, televisión en streaming, mirar el tiempo que hará el próximo fin de semana o darse un paseíto por páginas de contactos. Evidentemente, este asunto trae de cabeza a muchos empresarios que no saben cómo controlar esta pérdida de tiempo de los empleados. De todos modos, a pesar de la lucha de las empresas por acotar el tiempo que el trabajador pasa en línea, al entender que se puede traducir como un robo a la compañía, la realidad nos dice que ese control puede no ser tan buena idea. En primer lugar y, como norma general, no existen muchas maneras de bloquear el acceso a internet para los empleados, ya que esta medida también acabaría inhibiendo la capacidad del trabajador para realizar su propio trabajo y las funciones beneficiosas de las nuevas tecnologías para desarrollar más y mejor la productividad. Hasta el año pasado Facebook se había llevado la palma como gran incitador, ya que esta red social era la que más tentaciones ponía al alcance de la mano del trabajador medio. Lo cierto es que los “likes” y la actividad a través de la niña mimada de Mark Zuckerberg, se había convertido en el terror de los empresarios, que apenas podían hacer nada mientras sus trabajadores aprovechaban cualquier descuido para campar a sus anchas por Facebook. Este año, sin embargo, la palma de oro se la ha llevado otro de los grandes favoritos de los internautas. No es otro que el sancta sanctorum de los buscadores, el gigante Google, a través del cual se van miles de horas laborales al año. Es cierto que en muchas ocasiones las búsquedas realizadas en Google están relacionadas con temáticas laborales, que ayudarán al trabajador a conseguir su objetivo para la empresa, consiguiendo información que antes precisaba de horas de tedioso trabajo para el empleado y que con este buscador se adquiere en cuestión de minutos.

La organización de las nuevas empresas ha traído consigo un concepto novedoso y cargado de importancia para los propios trabajadores, sobre todos aquellos que pertenecen a una generación más libre y menos encorsetada, con una opinión sobre lo que es una empresa más moderna, abierta y positiva. Es el caso de los empleados que pertenecen a la generación de los Millenials, para quienes la cultura corporativa es un plus a la hora de sentirse más vinculado a la compañía. En este sentido, con unos trabajadores con una fuerte presencia en las redes sociales y que, además, permanecen conectados prácticamente durante toda la jornada. Para ellos no es una forma de perder el tiempo, sobre todo si tenemos en cuenta su forma de mirar la vida. Hablamos de empleados que prácticamente han nacido con un teléfono móvil pegado a la mano y que no conciben ninguna faceta de sus vidas sin la incorporación y la interacción con las nuevas tecnologías. Hemos de comprender este sentimiento de cultura corporativa que, para muchos de estos nuevos profesionales, resulta imprescindible a la hora de realizar su trabajo y la satisfacción de pertenecer a la marca es un estímulo muy positivo para tomar conciencia de su posición en la empresa y desarrollar su trabajo con óptimos resultados.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Motivo 2. Medios de Comunicación Social

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Resulta primordial comprender cómo es la relación del trabajador del nuevo milenio con las nuevas tecnologías y las redes sociales. Su actitud más abierta y positiva les lleva a un entendimiento más moderno del entorno social digital y eso también consume tiempo de la jornada laboral. La presencia de los Millenials en las redes sociales, su dedicación a blogs, a compartir fotografías, vídeos y opiniones puede llevarse una porción de tiempo que, sin embargo, puede actuar a favor de la creación de marca y, por lo tanto, en beneficio de la propia empresa. De este modo, ayudan a crear una conexión y un espíritu de identidad corporativa que, de otro modo, costaría mucho dinero a la compañía y tal vez no se consiguiera nunca. Esta postura la han visto muy clara ciertas empresas que, lejos de castigar la costumbre, alientan a sus empleados a fortalecer su presencia en redes como Facebook, Twitter, Linkedln o Instagram. Para estas compañías esta puede ser una gran oportunidad de que los empleados leales y contentos puedan ejercer de auténticos defensores de la marca que representan, actuar incluso como controladores de la web en el caso de menciones sobre el negocio, responder en la interactuación con otros usuarios y hasta trabajar en la gestión de reputación de la marca.

La labor de estos trabajadores en las redes sociales puede suponernos una presencia en ellas y una oportunidad perfecta para llegar a los clientes y a otros empleados, además de elevar nuestro status como empresa comprometida y valorada por sus trabajadores.

No son las únicas ventajas, a decir verdad, ya que esta generación de empleados posee un elevado conocimiento de la forma en que se debe proceder en los medios sociales y son capaces de realizar la tarea del monitoreo de la actividad de otras compañías de la competencia y solventar crisis de reputación, ayudando a mantener la presencia online.

En estos casos, lo mejor puede ser incluso mantener un ambiente de control, especialmente en relación con el uso de medios sociales, según se desprende de la tónica general llevada a cabo por los administradores.

Evidentemente esto se debe a que, en la actualidad, coexisten varias generaciones de trabajadores, con conceptos muy diferentes sobre la vida social. Mientras para los Millenials, el teléfono es imprescindible y están acostumbrados a actividad social en red, para los Baby Boomers, la máquina de café es el lugar para reunirse y entablar cualquier tipo de comunicación.

Conociendo los distintos tipos de empleados de nuestra empresa, podremos establecer directrices que trabajen a favor de cada tipo de personalidad y no contra ellas. De esta manera podremos fomentar un ambiente de trabajo más feliz, un entorno laboral más apetecible y jornadas más productivas.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Llegamos a un tema en el que, de existir algún culpable sobre la pérdida de tiempo, podría tratarse de los propios gerentes de la empresa. Desde el punto de vista del trabajo, las reuniones se citan a menudo como una de las mayores fuentes de pérdida de tiempo en las organizaciones. Esta costumbre, de nuevo menos arraigada en los Millenials, de convocar reunión para cualquier cosa resulta altamente peligrosa. A menudo contribuimos a que los empleados pierdan un tiempo infinito en cuestiones que podrían resolverse con un simple SMS, un correo electrónico o, como en casos más modernos, un WhatsApp. Incluso las reuniones vía teleconferencia pueden llegar a ser más rápidas y efectivas que las que solicitan que todos los participantes estén presentes en la misma habitación. De hecho, un informe semanal sobre el estado de cada departamento podría proporcionar la información precisa para mantener a los líderes al tanto de las actividades de toda la organización. De este modo, mantendremos el pulso de la empresa sin perder miles de horas de trabajo cada año. No obstante, cabe destacar que según los especialistas, la costumbre de reunir al personal en tediosos encuentros, es mucho más proclive entre los directivos masculinos. Resulta curioso que las mujeres hayan decidido tomar vías tecnológicas que ahorran mucho más tiempo para comunicarse con sus empleados.

Motivo 3. Reuniones

Esto es especialmente cierto en los muchos casos en los que se pide a los trabajadores asistir a reuniones que no se aplican a ellos. Para un estudio de Harvard Business Review, tres consultores examinaron los calendarios de Outlook de varios trabajadores en una compañía grande y encontraron que una reunión ejecutiva semanal consume 3.000 horas cada año. Esto incluye las reuniones con los directores de las unidades que debían preparar los encuentros y las reuniones propiamente con el personal.

2. Motivos más comunes de pérdida de tiempo en el empleado fijo

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Un estudio de 2012 reveló que los trabajadores pasan más de una cuarta parte del día leyendo y respondiendo mensajes de correo electrónico. Los dispositivos móviles han proporcionado una tentación para estar conectados permanentemente, lo que contribuye a que el correo electrónico llegue incluso a emplearse como si se tratase de un chat. Lo cierto es que, para empeorar las cosas, nuestros colegas y clientes tienden a esperar una respuesta inmediata a cada correo electrónico, incluso si estamos de viaje o de vacaciones. Esta costumbre complica un poco más la tarea de organizarse para dedicar un tiempo concreto a la lectura y gestión del email y, por el contrario, acabamos teniendo el correo electrónico activo durante toda la jornada laboral, incluso cuando esta ya ha finalizado. Es importante que ambas partes, trabajadores y empresarios, entiendan que no es necesario estar permanentemente alerta con los emails. Lo cierto es que muchos profesionales han descubierto que si ellos no responden de inmediato a todos los mensajes, la actitud se traduce en mucho más tiempo para hacer otras cosas durante el transcurso de la jornada laboral.

Motivo 4. El correo electrónico

3. El empleado trabajando fuera de la oficina

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Ya estamos al tanto de cómo es el día a día de un trabajador fijo, pero ¿cómo es la jornada laboral de un empleado móvil? Lo cierto es que difiere muchísimo de la del resto de trabajadores y también son distintas las causas por las que puede perder tiempo de su jornada laboral, lo que no quiere decir que no esté sometido a las mismas tentaciones que el resto de la plantilla. De todos modos, hemos de convenir en que el día de trabajo puede ser mucho más estresante, por la propia idiosincrasia de su puesto, para el empleado itinerante. Veamos algunas cuestiones con las que dicho personal debe lidiar prácticamente a diario y que ha llegado a formar parte de las características de su puesto de trabajo:

Entra a trabajar directamente a la hora en que tiene el primer cliente

o la primera entrega de material.

Durante las primeras horas, suele comerse todos los atascos habidos y por haber.

A media mañana puede parar para tomarse un respiro, sin embargo y debido a los imprevistos, esto no siempre es posible.

No está bajo la presión de tener que ver al jefe cuando llegue a la oficina y, sin embargo, sí que tiene que afrontar el estado de ánimo de los clientes, sobre todo los que están ofendidos por retrasos que, a menudo, no son culpa del trabajador (atascos, rutas mal optimizadas, exceso de clientes, emergencias…)

Come en casa o en algún restaurante.

Por la tarde termina lo antes posible para poder cerrar jornada.

Al finalizar, a menudo llegan a casa y tienen que seguir trabajando tomando datos en papel de todo lo que han hecho a lo largo del día.

4. La pérdida de tiempo en el empleado móvil

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Evidentemente la jornada laboral de la plantilla itinerante está sometida a muy distintos avatares, que hacen que resulte muy difícil establecer un ritmo único e ideal para desarrollar el trabajo. Al contrario, si a algo se acostumbra entre los empleados móviles es a saber lidiar con todos los obstáculos que pueden aparecer a lo largo del día y aprender a solucionarlos. No cabe duda de que hablamos de trabajadores altamente resolutivos. Queda claro que el día a día del empleado móvil no es un camino de rosas y que, además de ser duro y cansado, contempla el hecho de que deban llevarse trabajo extra a casa, con lo que la jornada no termina a una hora estipulada. Con estas premisas es fácil adivinar que, para el trabajador itinerante, la gestión del tiempo resulta fundamental para poder sacar partido a toda su jornada laboral. Sin embargo, y a pesar de ello, no están exentos de perder el tiempo. Evidentemente y como ya apuntábamos, los empleados móviles están sujetos a las mismas fugas de tiempo que los trabajadores fijos (internet, redes sociales, buscadores, correo electrónico…) No obstante, existen otras fuentes de fuga de productividad ante las que no debemos permanecer ajenos:

4. La pérdida de tiempo en el empleado móvil

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Horario Laboral No está sujeto a lo estipulado para otros trabajadores y, a menudo, comienza justo con la cita con un cliente o entrega. Puede que sean más relajados a la hora de comenzar la jornada, puesto que nadie les supervisa. No obstante, no debemos olvidar que se llevan trabajo a casa y, por tanto, terminan el día más tarde. Paradas de ocio Son más proclives a entretenerse en paradas en bares y kioskos que encuentran a lo largo de su ruta. Un café, un pincho, la comida, leer el periódico… Estas paradas, aunque no suelen ser muy extensas, sí que pueden lastrar la productividad, sobre todo porque son más frecuentes.

Los recados personales Visitas a amigos y familiares que pillan de paso por la ruta de trabajo, entrada en comercios y realización de compras por lugares que están en la misma zona que el cliente… Estas paradas que se “aprovechan para…” consumen otro tiempo precioso de la jornada laboral del empleado móvil. Visitas extensas La dilatación de las visitas con determinados clientes, pueden ser fuente de una generosa pérdida de tiempo. Cada cliente requiere su tiempo de trabajo, pero el trabajador no puede caer en la tentación de echar la mañana con un cliente con el que se lleva bien o tiene más confianza.

Ya conocemos las causas más comunes por la que se puede perder tiempo dentro de la jornada laboral y que esto se traduce en una pérdida de productividad y competitividad con otras empresas. Es evidente que resulta necesario poner cotas a esta fuga de tiempo, trabajo y recursos económicos. Las nuevas tecnologías nos han traído un buen remedio, fácil y sencillo, que permite establecer un control bastante exhaustivo sobre la jornada laboral del empleado móvil. Hablamos de un software de geolocalización como Bixpe. Este programa, a través de una simple y ligera aplicación que se instala en el teléfono móvil de cada trabajador itinerante, nos permite ubicar en tiempo real a cada empleado sobre un mapa web.

De este modo resulta sencillo saber a qué hora comienzan su jornada, cuándo acaban, dónde están en cada momento y hasta cuánto tiempo pasan con cada cliente. Igualmente, también se puede utilizar para mejorar las condiciones de trabajo y la productividad de la empresa, con cuestiones como la optimización de rutas, la gestión de la cartera de clientes o el ahorro de combustible

Resulta muy cómodo obtener todos estos datos con un solo golpe de ratón, sin necesidad de grandes hojas de cálculo, ni una inspección de seguimiento. Basta con que el GPS del smartphone, a través de la app de movilidad, nos indique cómo se mueve cada empleado itinerante. De este modo sabremos cuándo, dónde y durante cuánto tiempo para nuestro trabajador.

5. Cómo reducir la pérdida de tiempo durante la jornada

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6. Conclusiones

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La pérdida de tiempo durante la jornada laboral es común a todo tipo de empleados, si bien los trabajadores móviles están sometidos a variables que alteran mas sus tiempo laborales. Internet y los medios sociales se han convertido en una de las principales fuentes de pérdida de tiempo, aunque esto no siempre es negativo. Algunas empresas alientan a sus empleados, sobre todo a los Millenials, a participar en las redes sociales. Ello fomenta la comunicación corporativa y activa la presencia online de la compañía. Debemos desterrar usos y costumbres arcaicas, como las reuniones improductivas, que pueden ser sustituidas por emails, llamadas de teléfono o mensajes, incluso por informes semanales. Esto nos ahorrará hasta 3.000 horas al año. Los empleados móviles, por la característica de su puesto de trabajo, escapan más al control de sus jefes. Sin embargo, existen métodos sencillos como la geolocalización GPS, que puede decirnos cómo se mueve nuestro trabajador. Bixpe es una app de movilidad que se instala en el smartphone de cada empleado móvil y nos indica, sobre un mapa web monitorizado y en tiempo real, dónde está el trabajador en cada momento, cuándo para y durante cuánto tiempo.

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