Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss

Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM)

– Generische Vorlage –

2

Einsatzbedingungen des Dokumentsim Rahmen des S-O-S-Ansatzes

Name und Version des Dokuments 6.3-1_(U-)LA-Vorlage_v1.0.ppt / 02.10.2009

1

Projektmanagement-Disziplin 6.3 Kommunikationsmanagement

2

Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Update des Projektstatus aus Management-Perspektive Entscheidungsgrundlage für offene Punkte, Change Requests, kritische Kernthemen

3

Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Die Projektleitung erstellt des Dokument unter Mithilfe von internen und externen Projektteilnehmern

4

Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Erstellung nach Bedarf

5

Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? Die Vorlage wird vom Gesamtprojektmanagement genutzt und dient der Präsentation vor dem

(Unter)-Lenkungsausschuss6

Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen

7

3

Inhalt

Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1

Statusbericht fachliche Konzepte1

Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1

Ausblick und Herausforderungen1

Kritische Arbeitspakete1

Projektplanung1

Risikoeinschätzung1

Nächste Schritte1

Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer

Ziele und Entscheidungsbedarfe heute

Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus

AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings

Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge

Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten

Bericht des Risikomanagers

Aktuell wichtige Herausforderungen

Nächste Schritte

1 Keine Beispielfolie vorhanden

Bietet einen Überblick über alle wichtigen Themenpunkte getrennt nach Auftraggeber- und

Auftragnehmerseite. Trennung in 2 Sitzungsteile insbesondere sinnvoll, um z.B. Gesamtbudgetstatus zu erörtern. ULAs sollten einen eher fachlichen Fokus haben, wohingegen in LAs der Fokus auf das

Gesamtprojekt aus Management-Perspektive gelegt wird.

III

I.1

I.2I.2aI.2bI.2c

I.2d

I.3I.3aI.3b

I.4

I.5

I.6

I.7

II.1II.1aII.1b

II.2

II.3

II.4II.4.aII.4.bII.4.c

II.5

4

Ziele und Entscheidungsbedarfe heute

Letzter (U-)LA16. Januar 2011

(U-)LA heuteNächster (U-)LA14. Dezember 2011

Updates Beschluss von CR

2/2010 Gesamtbudget

unbeeinflusst Termine Rollout

nicht gefährdet Zusammenarbeit mit

AN leicht verbessert ...

Vorschau Verhandlungen

mit Bieter über Schnittstellen X und Y erfolgreich abschließen

Fertigstellung Infrastruktur

...

Projektstatus Gesamtbudget trotz erhöhter interner

Personalaufwände stabil Verschiebungen einzelner Arbeitspakete

stellen keine Gefährdung für den Gesamtplan dar

4 wichtige Herauforderungen stehen bevor ...Entscheidungsbedarfe 3 Änderungsvorschläge stehen zur Diskussion

Thema X Thema Y Thema Z

Abstimmung nächste Termine (U-)LA

Beantwortet: Welche Punkte müssen aus dem letzten (U-)LA nachgetragen werden? Wie ist der aktuelle Projektstatus kurz

zusammengefasst? Was muss heute entschieden werden? Welche Herausforderungen/ Entscheidungen stehen in Zukunft an?

I.1

5

Teilprojekt 1 verschiebt sich um 2 Monate – Gesamtprojektplan nicht gefährdet

Tei

lpro

jekt

1G

esam

tS

chlg

PM

IT

J A S O N D J F M A M J J A S O N D

2010 2011 2012

J F M A M J J A S O N D

TP

2

Arbeitspakete 1-5

Design/Vorbereitung/Realisierung

TestDesign/Vorb./Realisierung

Arbeitspakete 6-8 Test

Arbeitspakete 1-3 Design/Konzept Realisierung / Test PV

Konzept

Schulungsentwicklung und -durchführung

Laufendes Projektmanagement und Abstimmung mit anderen IT-ProjektenAufbau

Konzept

Realisierung

Betriebsverantwortung

Kapazitätsbedingte Verschiebung

Beantwortet: Wo steht das Projekt in der Gesamtplanung? Was sind die nächsten

Meilensteine? Was hat sich warum geändert?

I.2a

Vergabe

Feinplanung

FolgevergabenRealisierung / Roll-OutVorstudie

Grobplanung

LA-Termine/ Kernentscheidungen

Produktivsetzungstermine

6

Abnahmetermine derKonzeptionierungsphase im Plan

1 "Dokumente" bezeichnet alle konzeptionellen Unterlagen die vom AN in Zusammenarbeit mit dem AG erstellt werden und die Funktionen des finalen Produkts beschreiben.

STATUS <DATUM>

Design/ Konzeptionierung Realisierung TestProjekt-Phase

Status-update

Dokumente

Teil-projekt 1

Teil-projekt 2

StatusTotal

15

32

17

22

Bereit-gestellt

11

0

17

12

Freige-geben

2

0

17

5

Finale Ab-nahme bis

<Datum>

<Datum>

<Datum>

<Datum>

Projekt-stufe

1.0

2.0

1.0

2.0

Abge-nommen

2

0

14

0

Status freizugebender Dokumente1

Beantwortet: Wie viele finale Konzepte wurdenbereits erstellt, vom AN freigegeben und vom AG

abgenommen? Welchen Status hat die Konzeptionsphase insgesamt?

I.2b

7

Realisierung/Test hat noch nicht begonnen

STATUS <DATUM>

Design/ Konzeptionierung Realisierung Test

Status-update

Realisierung

TotalBereit-gestellt

Freige-geben

Gefun-dene Fehler

Projekt-stufe

Finale Ab-nahme bis Status

Teil-projekt 1

Teil-projekt 2

10 10 8 241.0 <Datum>

22 0 0 02.0 <Datum>

17 0 0 01.0 <Datum>

18 0 0 0 <Datum>2.0

Beho-bene Fehler

0

0

0

0

Fehlerfrei abge-nommen

0

0

0

0

Status freizugebender Komponenten

Test

Fehlerbehebung schreitet nur langsam voran

Komponenten

Projekt-Phase

Beantwortet: Wie viele Komponenten wurdenbereits erstellt und vom AN freigegeben? Was ist der Status der

Endbenutzertests - wie viele Fehler wurden gefunden und wie viele bereits beseitigt? Welchen Status hat die

Realisierungs-/Testphase insgesamt?

I.2b

8

VerbesserungsfähigeZusammenarbeit mit dem Auftragnehmer

AG-SICHT

Folgende Punkte sind aus Sicht des AG verbesserungswürdig Komplexe Fragestellungen zu fachlichen Themen nicht zeitnah adressiert Personelle Veränderungen auf AN-Seite nicht mit AG abgestimmt ... ... ...

In vergangenen Monaten gemeinsam gute Lösungen erzielt Fortschritt bei Lösungsansätzen zu fachlichen Schwerpunktthemen ... ...

Gemeinsam kaufmännische Lösungen in Nachverhandlungen erzielt ... ...

Beantwortet: Was läuft gut zwischen AG und AN, was nicht? Welche kritischen Verbesserungen

sind für den Projekterfolg nötig?

I.2c

9

Projektcontrolling: Erhöhte Personalaufwände in TP 2 ausgeschöpft

1.200.0001.000.000

120%80%

Ist% GesamtGesamt

Gesamtprojektkostenin EUR (07/2010-12/2012)

3.920.0008%

49.000.000

Gesamt-kosten

Interne Personalkostenin EUR

...

......%

IstPlan% Plan

IstPlanErfüllungsgrad MWL% Gesamtzeit1

Mitwirkungs-leistungen (MWL)in PT

<datum>GesamtWertKostenposten

...

......%

...

......%...%

Teilprojekt 1

...

......%

...

......%...%

Teilprojekt 2

Projektstatus (Bezugszeitraum: MONAT/JAHR-MONAT/JAHR)

Ist% GesamtGesamt

GesamtleistungenAuftragnehmerin EUR

.....%

...

Ist% GesamtGesamt

Externe Beraterin EUR

IstPlanVormonat

Fertigstellungsgradin Prozent

Termintreueindex2

...%

...%

...%

0,801,000,99

...%

...%

...%

...

...

...

...%

...%

...%

...

...

...

IstPlanVormonat

<datum>

<datum>

<datum>

Stand

<datum>

<datum>

<datum>

<datum>

Interne Kosten

Externe Kosten

Zeit

.....%

...

Kosten Geplante

EURin lungsgradFertigstelTTI

...

......%

...

......%...%

Übergreifend

1 Gesamtzeit im Projekt inkl. MWL und Schulungen2 Bei TTI < 1 liegt der Projektfortschritt unter dem Soll

Verstärkte Mitwirkung übersteigt Budget

Beantwortet: Was ist der aktuelle Stand des Projekts, der Teilprojekte? Wo besteht Handlungsbedarf?

(Hier: Beispiel für Festpreisprojekt)

I.2d

10

3,1 2,8

9,5

7,0

2012

9,8

2011

12,6

6,6

2010

1,7

4,9

2,9 2,9 2,9 2,9

1,11,11,11,11,1

2,9

4,0

201514

4,0 4,0

16

4,0

2013 2017

4,0

13,1

35,9

2010-2017

49,0

Haushaltswirksam

Nicht haushaltswirksam

Haushaltswirksam

Nicht haushaltswirksam

Vergabephase Einführungsphase Betriebsphase

Beträge in Mio. EUR*

Gesamt

Projektbudget stabil bei 49 Mio.

QUELLE: WIBE 1.2

I.3a

Beantwortet: Wie sieht die aktuelle Budgetplanung aus? Was hat sich im Vergleich zum

letzten Meeting verändert?(Hier: Verwendung eines Tools)

11

LA-Beschluss zum (Teil-)Abruf von 3 Änderungsvorschlägen erforderlich

1 Geschätzt

Änderungsvorschläge / Change Requests

Gesamt Umgesetzt Offen

Risikopuffer

Verbleibender Risikopuffer

Summe der Änderungs-vorschläge in Pipeline1

Summe zusätzlicher Kosten heute zu entscheidender Änderungsvorschläge

0,5

2,0

0,7

4,7

1,5Bereits aus dem Risikopufferabgeflossen

Budgetsicht

3 CRs heute zur Entscheidung

Entschie-denStatus

Betragin Tsd. EURBeschreibung

CR 4/ØSchnittstellen haben

sich während den Projektarbeiten als sinnvoll herausgestellt

120Zusätzliche Schnitt-stellen (XXX und YYY) im Teilprojekt 1 notwendig

CR 8/Ø………

CR 13/Ø………

Beantwortet: Welche Änderungsvorschläge bedürfen der Genehmigung des Lenkungsausschusses? Was sind die zur

Entscheidung notwendigen Rahmenbedingungen (Rückstellungen, Risikopuffer)?

22 7 15

I.3b

12

Agenda - Fachliche Schwerpunktthemen

Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer

...

Fortschrittsbericht zu fachlichen Themenschwerpunkten und Treffen erforderlicher Entscheidungen

Offene Punkte aus letzter (U)-LA-Sitzung adressiert

Kapazitätskonflike im TP1 sind aufzulösen

Stammdatenmigration erfolgt schrittweise; keine Probleme erkennbar

Festlegung der Prozesse für die Betriebsphase schreitet voran

...

...Mehrere Einzelfolien zu verschiedenen Themen.

Beantwortet: Welche Updates gibt es seit dem letzten Meeting? Was sind fachliche Themen, die einer Information/Entscheidung

bedürfen?

I

I. ...

I.4

I.4a

I.4b

I.4c

I.4d

I.4e

I. ...

Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1

Statusbericht fachliche Konzepte1

Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1

Ausblick und Herausforderungen1

Kritische Arbeitspakete1

Projektplanung1

Risikoeinschätzung1

Nächste Schritte1

Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerII

II.1II.1aII.1b

II.2

II.3

II.4II.4.aII.4.bII.4.c

II.5

1 Keine Beispielfolie vorhanden

13

Framework zu Problemdarstellung:Bitte um Unterstützung

… … … … …

… … …

<Nächste Lösungsschritte><Bisherige Schwierigkeiten><Aktuelle Situation>

1

2

Beantwortet: Welches Problem liegt vor?

Beantwortet: Was wurde bisher versucht um diese Problem zu

lösen?

Beantwortet: Was müssen die LA-Mitglieder tun, um das Problem

doch zu lösen?

I.4

14

Framework zu Problemdarstellung:Entscheidungsvorlage

… <Option 1> .... ....

<Entscheidung + nächste Schritte>

<Hintergrund> <Optionen und Empfehlung>

Empfehlung

<Option 2> .... ....

…

…

Beantwortet: Warum ist diese Entscheidung

heute nötig?

Beantwortet: Welche Optionen mit welchen Eigenschaften stehen

zur Verfügung? Welche Optionwird warum bevorzugt?

Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte nach einer

Entscheidung? Welche Auswirkung hat die Entscheidung?

I.4

15

Sicht des Risikomanagements –Stabiler Gesamtstatus, 2 Risiken kritisch

Gesamtstatus Die Risikoliste weist 23 aktive Risiken aus, davon 2 Top-Risiken Einzelne gelbe Risiken könnten in den nächsten Wochen eine niedrigere/ höhere

Klassifizierung erhalten ... ... ...

Risikoeinordnung Die Top-Risiken erfordern eine erhöhte Aufmerksamkeit, da ... ... ...

111

14

52

12221

5

4

3

2

1

10% 30% 50% 70% 90%

Eintrittswahrscheinlichkeit

Aus

wirk

ung

Legende Eintrittswahrscheinlichkeit10% = Sehr unwahrscheinlich (1%–20%)30% = Unwahrscheinlich (21%–40%) 50% = Wahrscheinlich (41%–60%)70% = Höchstwahrscheinlich (61%–80%) 90% = Fast sicher (81%–99%)

Legende Auswirkung (Zeit, Kosten, Qualität, Funktionalität)1 = zu vernachlässigen2 = bis 5% / unkritisch3 = bis 15% / in Bereichen kritisch4 = bis 25% / genehmigungspflichtig5 = über 25% / nicht nutzbar

Projekt-Risikomatrix

Beantwortet: Welche Top-Mangagement-Aussage kann aus der aktuellen Risikoeinschätzung gewonnen werden

(Zusammenfassung, wichtige Einzelpunkte)? Welche Veränderungen sind erkennbar?

!Dieser Bericht dient alsVorlage für den projektunabhängigen

Risikomanager

I.5

16

Sicht des Risikomanagements –4 Hauptrisiken, die Gegenmaßn. erfordern

Bezeichnung Beschreibung Empfohlene Gegenmaßnahme

Risikoklasse, Tendenz (grün, gelb, rot)

Barrierefreiheit nicht gewährleistet

Version 0.9 der Arbeitspakete 1-5 sind nicht barrierefrei; Schulungsunterlagen zu den Arbeitspaketen können wahrscheinlich nicht barrierefrei abgebildet werden

Zustimmung zur Abnahme der Version 1.0 der Personalvertretung (PV) ungewiss

Eskalation an das Management des AN Intensivierung der Verhandlungen mit AN zur

Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentation

Gespräch und ggf. Vereinbarung mit PV suchen

... ... ... ...

... ... ...

... ... ... ...

... ... ...

... ... ... ...

... ... ...

Beantwortet: Was sind die Top-Risiken? Welche Gegenmaßnahmen sind bereits eingeleitet oder werden empfohlen?

!Dieser Bericht dient alsVorlage für den projektunabhängigen

Risikomanager

I.5

17

Das Projekt steht aktuell vor 4 wichtigen Herausforderungen

Herausforderung Beschreibung Derzeitige und nächste Schritte

AN-Zusagen auf Vorstandsebene nicht mit ausreichend Nachdruck umgesetzt

Nicht abgestimmte personelle Veränderungen auf Auftragnehmerseite

Erneute Ansprache im Vorstandsgespräch ...

Zu geringe Kapazitäten im Projektmanagement

Keine wesentliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer

Größe des Projekts erfordert hauptamtlich stellvertretenden Projektleiter um Kontinuität zu sichern

Absprache mit Personalabteilung läuft ...

Barrierefreiheit von Zwischenreleases derzeit nicht sichergestellt

Barrierefreiheit wird vom AN erst bei Gesamtabnahme zugesichert

Vereinbarung mit Personalvertretung, dass Barrierefreitheit für Zwischenreleases nachrangig ist

Verhandlung mit dem AN über zeitnahe Realisierung der Barrierefreiheit

...

Herausforderung 4

... ... ...

... ... ...

Bereits betrachtet

Beantwortet: Was sind die aktuellen Kernpunkte um den reibungslosen Ablauf des Projekts weiterhin sicherzustellen?

Welche Maßnahmen wurden bereits ergriffen und werden noch ergriffen?

I.6

18

Nächste Schritte: LA-Termin im Dez. un-verändert, Sondertermin für U-LA im Sep.

Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte für das Gremium? Welche Todos gibt es zu erledigen?

Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich?(Hier: Verwendung eines Tools)

I.7

19

Inhalt

Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1

Statusbericht fachliche Konzepte1

Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1

Ausblick und Herausforderungen1

Kritische Arbeitspakete1

Projektplanung1

Risikoeinschätzung1

Nächste Schritte1

Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer

Ziele und Entscheidungsbedarfe heute

Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus

AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings

Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge

Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten

Bericht des Risikomanagers

Aktuell wichtige Herausforderungen

Nächste Schritte

1 Keine Beispielfolie vorhanden

III

I.1

I.2I.2aI.2bI.2c

I.2d

I.3I.3aI.3b

I.4

I.5

I.6

I.7

II.1II.1aII.1b

II.2

II.3

II.4II.4.aII.4.bII.4.c

II.5

20

Gesamtüberblick <Monat Jahr> (KW <KW>)

Inhalt/Qualität

Zeit

Kosten

Gesamtstatus Ist Prognose Hauptrisiken Entscheidungsbedarf

... ... ...

... ... ...

Wesentliche erreichte Ergebnisse und Aktivitäten (letzter Monat)

Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2

... ... ...

... ... ...

... ... ...

Wesentliche geplante Ergebnisse und Aktivitäten (nächsten 3 Monate)

Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2

... ... ...

... ... ...

... ... ...

Beantwortet: Was ist der Projektstatus aus AN-Seite? Was sind kritische Diskussionspunkte im (U-)LA, was muss

entschieden werden? Welche Hauptfortschritte wurden erzielt bzw. sind geplant?

II.1a

21

Backup

22

3,1 2,8

9,5

7,0

2012

9,8

2011

12,6

Think Cell Version

6,6

2010

1,7

4,9

2,9 2,9 2,9 2,9

1,11,11,11,11,1

2,9

4,0

201514

4,0 4,0

16

4,0

2013 2017

4,0

13,1

35,9

2010-2017

49,0

Haushaltswirksam

Nicht haushaltswirksam

Vergabephase Einführungsphase Betriebsphase

Beträge in Mio. EUR*

Gesamt

23

Nächste Schritte

8 9

2011

311 1276 10 1 2

2012

Aktivitäten

Arbeitspakete 1-3TP 2

Geplanter Termin im Dezember bleibt bestehen

27. Jul. 2011

14. Dez. 2011

Teilprojekt

Erweiterung des U-LA; Sondertermin Julineben regulärem Termin im September notwendig

Unter-Lenkungsausschuss28. Sep. 2011

Themen

Lenkungsausschuss

Gremien

Monat

Abnahme Konzept

Konzept/Realisierung Arbeitspakete 6-8

Konzept/Realisierung Arbeitspakete 1-5TP 1

Jahr

RealisierungKonzept

Test