POSLOVNI PLAN I ANALIZA

Mjesto i uloga planiranja, kontrole i analize u upravljanju poduzećemanalize u upravljanju poduzećem

MENADŽMENT

lat. manus – ruka

Frederick W. Taylor – utemeljitelj (2. pol. 19. st.)

proces prevođenja složenog sustava iz jednog stanja u drugo utjecanjem na njegove varijable (kibernetika) povratna veza povratna veza kontrolna uloga – informacije

pomoću kojih utvrđuje je li sustav usklađen s pomoću kojih utvrđuje je li sustav usklađen s okolinom

proces i ukupna aktivnost usmjerena postavljanju dugoročnih ciljeva, politike i strategije poslovanja, alociranja resursa, usmjeravanja i kontrole realizacije ciljeva

upravljati – svjesno i kontrolirano mijenjati postojeće stanje (Adizes)

2

vještina, znanstvena disciplina, profesija, funkcija u poduzeću

vještinavještina – potreba postizanja učinka stvorenog putem drugih

znanostznanost – korištenje znanstvenih metoda i pristupa u izučavanjupristupa u izučavanju

profesijaprofesija – posjedovanje određenog kvantuma znanja i sposobnosti; podrazumijeva odgovornost, intelektualni rad, permanentno usavršavanje

3

proces rada s drugima i pomoću drugih rada s drugima i pomoću drugih na ostvarenju organizacijskih ciljevaciljeva u promjenjivoj okolini uz efikasnu i efektivnu uporabu ograničenih resursaograničenih resursa zahtjeva kolektivnu akciju i koordinaciju

svrhu i smjer djelovanja određuju zadani ciljevi svrhu i smjer djelovanja određuju zadani ciljevi

odgovoran za efikasnost efikasnost – omjer inputa i outputa te efektivnostefektivnost – veličinu outputa koji mora biti ostvaren

osigurava racionalnoracionalno korištenje ograničenih ograničenih resursaresursa

brojne i dinamične promjene zahtijevaju operativno i strategijsko umijeće

4

•• ciljevi ciljevi se razmatraju u kontekstu dugoročne orijentacije

potrebno definirati zadatke u kraćem roku i utvrditi poželjne rezultate (sredstvo za ostvarenje ciljeva)

potrebno stvoriti organizacijske pretpostavke potrebno stvoriti organizacijske pretpostavke za ostvarivanje zadataka i ciljeva efikasna provedba odluka

potrebna kontinuirana kontrola ostvarivanja planiranih rezultata i ciljeva

5

• cjelovit proces upravljanja moguće raščlaniti na potprocese:

planiranje – utvrđivanje ciljeva i rezultata utvrđivanje ciljeva i rezultata pomoću kojih se mogu ostvariti postavljeni ciljevi

odlučivanje – dio upravljanja orijentiranog na kraći rok kraći rok i pomoću kojega se precizno utvrđuju precizno utvrđuju poželjni rezultatipoželjni rezultati

rukovođenje – osigurava efikasnost provedbe osigurava efikasnost provedbe odlukaodluka

kontrola – kontrolira se ostvarivanje predviđenih rezultata i ciljeva

• praktično gledano proces upravljanja ostvaruje se sukcesivnim donošenjem poslovnih odluka i kontrolom nad provedbom odluka

6

menadžment proces koji uključuje nekoliko funkcionalnih područja: planiranjeplaniranje organiziranje i strukturiranjeorganiziranje i strukturiranje upravljanje ljudskim potencijalimaupravljanje ljudskim potencijalima vođenje i utjecaj na osobevođenje i utjecaj na osobe kontroliranje organizacijskih operacija i sredstava kontroliranje organizacijskih operacija i sredstava

(analiza i ocjena)(analiza i ocjena)

• neophodne informacije!• neophodne informacije!

• proces odlučivanja može biti: iracionalan – donošenje odluka na temelju intuicije,

iskustva, osjećaja • dozvoljeno u odgovarajućim okvirima u turbulentnim

uvjetima – no, definirati polja djelovanja u okviru kojih je moguća intuicija putem objektivnih objektivnih informacija informacija (računovodstvenih)

racionalan – donošenje odluka na temelju egzaktnih činjenica, znanja i informacijske podloge!

7

• proces upravljanja moguće razmatrati na tri razine – imaju i svoju vremensku dimenziju:

• strategijska razina – najviša razina upravljanjanajviša razina upravljanja; orijentirano na dugi rok – dugoročni ciljevi;

– proces kojim menadžeri utemeljuju dugoročne smjernice poduzeća, utvrđuju načine ostvarivanja ciljeva, razvijaju strategiju za postizanje ciljeva sukladno okruženju i internim ograničenjima i preuzimaju obveze za provedbu izabranog ograničenjima i preuzimaju obveze za provedbu izabranog plana djelovanja

• taktička razina – srednja razina upravljanjasrednja razina upravljanja; upravljanje u kraćem roku – razmatraju se rezultati rezultati potrebni za ostvarivanje predviđenih ciljevapotrebni za ostvarivanje predviđenih ciljeva;

• operativna razina – djelovanje u tijeku odvijanja djelovanje u tijeku odvijanja poslovnih operacija

• najviša upravljačka razina donosi strategijske odluke, a poslovodni organi taktičke i operativne

8

Podsustavi menadžmenta:

• sustav vrednota

• sustav planiranja

• sustav kontrole

• sustav informiranja• sustav informiranja

• sustav organiziranja

• sustav upravljanja ljudskim resursima

9

SUSTAV VREDNOTA

• obuhvaća definiranje vizije, misije i ciljeva poduzeća –dio procesa planiranjadio procesa planiranja

• oblikovanje sustava vrednota – temelj uspjeha

• okvir ponašanja poduzeća, orijentacija

•• vizijavizija cjelovita buduća predodžba o svrsi predodžba o svrsi poduzeća i putovima njezina ostvarenjapoduzeća i putovima njezina ostvarenja ideja o postizanju koristi za društvo ideja o postizanju koristi za društvo ideja vodilja ideja vodilja koja prožima ukupnu poslovnu aktivnost putokaz, opisuje smjer kojim se želi ići

• “Biti najuspješnija i najvažnija kompanija u informacijskoj tehnologiji na svijetu.” – IBM

•• misijamisija osnovna funkcija, izraz svrhe postojanja opisuje svrhu postojanja poduzeća (zašto poduzeće postoji zašto poduzeće postoji i što

želi postići), posao kojim se bavi posao kojim se bavi (djelatnost i aktivnost kojima poduzeće nastoji ostvariti svrhu svog postojanjanastoji ostvariti svrhu svog postojanja) i vrijednosti koje vode poduzeće ka ostvarenju svog cilja

karakteristike misije - 3 C (company – poduzeće, consumers -potrošači, competition - konkurencija)

10

•• ciljeviciljevi kvantitativni izraz o tome koliko se želi postići

točke prema kojima su usmjerene aktivnosti

početna i završna točka procesa upravljanja

dimenzije cilja:

•• jasanjasan•• jasanjasan

•• ostvarivostvariv

•• mjerljivmjerljiv

•• djeljivdjeljiv

•• vremenski ograničenvremenski ograničen

11

• vizija, misija i ciljevi orijentirorijentir su za svako pojedino poslovno područje, a menadžment menadžment kroz svoje podsustave (instrumente) brine o brine o uzajamnom skladuuzajamnom skladu pojedinih područja i njihovoj zajedničkoj orijentaciji zajedničkoj orijentaciji osigurava iskorištenje potencijala, skladnu razvijenost pojedinih potencijala, skladnu razvijenost pojedinih područja

12

SUSTAV PLANIRANJA

• sustavno, na budućnost orijentirano promišljanje

•• utvrđivanje ciljeva, mjera, sredstava i putova za utvrđivanje ciljeva, mjera, sredstava i putova za dostizanje budućeg ciljadostizanje budućeg cilja

• svrha pravodobna spoznaja alternativa, šansi i pravodobna spoznaja alternativa, šansi i rizika rizika za dostizanje ciljeva te izbor prikladnih mjeraizbor prikladnih mjera; usklađivanje potciljeva, usklađivanje potciljeva,

koordinacija parcijalnih planova,

priprema za odluke putem analiziranja problema i alternativa rješenja problema,

utvrđivanje temelja kontrole,

informiranje suradnika o ciljevima, alternativama, terminima,

motiviranje suradnika uključivanjem u sustav planiranja (usklađivanje individualnih i poslovnih ciljeva)

13

• metoda premošćivanja jaza između stanja premošćivanja jaza između stanja gdje se poduzeće trenutno nalazi i stanja gdje se poduzeće trenutno nalazi i stanja gdje se želi nalaziti u budućnostigdje se želi nalaziti u budućnosti

• kreativni proces kojim se unaprijed određuje željeni smjer akcija

•• šire šire - uključuje definiranje

misije i vizije poduzeća, misije i vizije poduzeća,

odluke o ciljevima,

načinu ostvarenja ciljeva, resursima i rezultatima (strategija ostvarenja ciljeva)

• povezano sa svim ostalim menadžerskim funkcijama

• planiranje je temelj za kontrolutemelj za kontrolu

14

proces planiranja sastoji se iz 5 faza 5 faza (prema Bahtijarević, Sikavica): definiranje ciljevadefiniranje ciljeva

određivanje stvarnog položaja određivanje stvarnog položaja poduzeća u odnosu na u odnosu na postavljene ciljevepostavljene ciljeve

predviđanje budućih događajapredviđanje budućih događaja

izrada planova izrada planova za ostvarenje ciljeva

implementacija plana implementacija plana i ostvarivanje rezultata

•• uobičajene faze planiranjauobičajene faze planiranja:•• uobičajene faze planiranjauobičajene faze planiranja: oblikovanje cilja

analiza problema

definiranje i razmatranje alternativa

prognoziranje

vrednovanje

odlučivanje

•• različiti instrumenti u pojedinim fazama procesa različiti instrumenti u pojedinim fazama procesa planiranjaplaniranja

15

•• strategijsko planiranje strategijsko planiranje - naglasak na spoznaji strategijskih potencijala uspjeha što učiniti u što učiniti u sadašnjosti da bi se unatoč nesigurnosti postigli sadašnjosti da bi se unatoč nesigurnosti postigli željeni ciljeviželjeni ciljevi

•• instrumenti strategijskog planiranja instrumenti strategijskog planiranja različito sistematizirani:

instrumenti za dolaženje do temeljnih znanja za prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća (npr. prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća (npr. krivulja iskustva, životni vijek proizvoda)

instrumenti za cjelovito strategijsko cjelovito strategijsko pozicioniranje pozicioniranje (npr. SWOT)

instrumenti za strategijsko prosuđivanje strategijsko prosuđivanje pojedinih poslovnih područja pojedinih poslovnih područja (npr. portfoliomatrica tržišni rast / tržišni udjel - BSG)

16

•• SWOT analiza SWOT analiza dijagnostički i prognostički instrument koji omogućava i olakšava planiranje instrument koji omogućava i olakšava planiranje mjera za jačanje snaga i razgradnju slabih mjestamjera za jačanje snaga i razgradnju slabih mjesta

•• analiza okruženja analiza okruženja – vanjskog i unutarnjeg s s ciljem ciljem identifikacije strateških čimbenika identifikacije strateških čimbenika koji će determinirati budućnost determinirati budućnost poduzeća potpora procesu odlučivanja i formuliranja strategije

kvalitativna analitička metoda pomoću koje se ocjenjuje strategija poduzeća – 4 ključna faktora:ocjenjuje strategija poduzeća – 4 ključna faktora: S-trenghts - snage

W-eakness - slabosti

O-pportunities - prilike

T-hreaths - prijetnje

snage i slabosti – unutrašnji čimbenici

prilike i prijetnje – čimbenici iz okruženja

17

SWOT SWOT ishodište u procesu strategijskog upravljanja i prvi korak

prema poželjnoj poziciji poduzeća

pokušaj cjelovite vizualizacije pozicije poduzeća

kada treba definirati ili implementirati novu strategiju –uskladiti razvoj poduzeća s razvojem okruženja, pri reorganizaciji i svim većim promjenama

nastoji se identificirati poslovna strategija kojom identificirati poslovna strategija kojom će se na najbolji način iskoristiti snage i će se na najbolji način iskoristiti snage i minimizirati slabosti minimizirati slabosti te kapitalizirati prilike i kapitalizirati prilike i minimizirati prijetnjeminimizirati prijetnjeminimizirati slabosti minimizirati slabosti te kapitalizirati prilike i kapitalizirati prilike i minimizirati prijetnjeminimizirati prijetnje

vodi do 4 temeljna zaključka: snage>slabosti; prilike>prijetnji strategija RASTA

snage>slabosti; prijetnje>prilika strategija ODRŽAVANJA

slabosti>snaga; prilike>prijetnji strategija ŽETVE

slabosti>snaga; prijetnje>prilika strategija OGRANIČAVANJA

18

•• operativni plan se izvodi iz strategijskog operativni plan se izvodi iz strategijskog konkretizacija

ciljevi aktivnosti za pojedina funkcionalna područja u pojedinim planovima (plan prodaje, nabave, financiranja, zapošljavanja,…)

• spona strategijskog i operativnog planiranja taktičko planiranje taktičko planiranje taktičko planiranje taktičko planiranje

• obzirom na kompleksnost i vremenski obuhvat strategijskog plana

strategijsko planiranje strategijsko planiranje planiranjeplaniranje ciljevaciljeva

taktičko planiranje taktičko planiranje planiranjeplaniranje resursaresursa

operativno planiranje operativno planiranje planiranjeplaniranje mjeramjera

19

•• operativno planiranje operativno planiranje – razmatra se u okviru područja ekonomike poduzeća

• naglasak na instrumentima operativnog operativnog planiranja planiranja važnim za vrednovanje odluka i donošenje odluka (račun usporedbe troškova, račun doprinosa pokriću, scoring modeli, investicijski proračun, analiza praga dobitka)investicijski proračun, analiza praga dobitka)

20

SUSTAV KONTROLE

kontroliranjekontroliranje postupak mjerenja ostvarenja mjerenja ostvarenja ciljeva i poduzimanje korektivnih akcija ciljeva i poduzimanje korektivnih akcija da se oni ostvare

usko povezano uz funkciju planiranjapovezano uz funkciju planiranja

utječe na smanjenje troškova i povećanje rentabilnostirentabilnosti

temeljne funkcije uključuju nekoliko fazatemeljne funkcije uključuju nekoliko faza:: postavljanje standarda postavljanje standarda performansi

mjerenje aktualnih performansi mjerenje aktualnih performansi u odnosu na u odnosu na standardestandarde

poduzimanje korektivnih mjera poduzimanje korektivnih mjera prema potrebi i gdje je to primjereno

21

• preventivna kontrola - greške otklanja pri nastanku suvremeni pristup – total quality management –

potpuno upravljanje kvalitetom implicira postojanje kontrole kao preventivne na svakom radnom mjestu i u poduzeću kao cjelini

• naknadna kontrola

22

Povezanost planiranja i kontrolePovezanost planiranja i kontrole

• Planiranje postavljanje ciljeva te utvrđivanje potrebnog djelovanja za njihovo ostvarenje

ciljevi – kvantificirani u budžetima temelj za kontrolu

u slučaju odstupanja u slučaju odstupanja korektivne akcijekorektivne akcije

•• AnalizaAnaliza aktivnost usmjerena na istraživanja uzroka odstupanja ostvarenih od planiranih iznosa

nakon provedene analize i ocjene može se pristupiti uklanjanju nastalih odstupanja

23

•• kontrolakontrola izvršenja planova korektivne akcije:

korekcije uvjetovane pogrešnim djelovanjem korekcije uvjetovane pogrešnim djelovanjem poduzećapoduzeća i ostvarivanjem neadekvatnih rezultata

korekcije utvrđenih planova uvjetovane pogreškama korekcije utvrđenih planova uvjetovane pogreškama u procesu planiranja u procesu planiranja te promjenama u okruženju

24

• kontrola ostvareno – planirano:

količina (prodaje, proizvodnje, utrošaka, nabave materijala)

vrijednosnih iskaza (financijskih izvještaja – BIL,

OPIS PLANIRANO OSTVARENOAPSOLUTNO ODSTUPANJE

RELATIVNO ODSTUPANJE

prodaja gotovih proizvoda

proizvodnja gotovih proizvoda

utrošci materijala

nabava materijala

vrijednosnih iskaza (financijskih izvještaja – BIL, RDG)

pokazatelja

•• količinskih odnosa količinskih odnosa – normativi (za 1 kg proizvoda potrebno utrošiti 0,8 kg sirovine A)

•• vrijednosnih odnosa vrijednosnih odnosa (ekonomičnost, rentabilnost,…)

25

OPIS PLANIRANO OSTVARENOAPSOLUTNO ODSTUPANJE

RELATIVNO ODSTUPANJE

1 Ukupni prihodi

prihodi od prodaje proizvoda

prihodi od usluga

prihodi od financiranja

ostali prihodi

2 Ukupni rashodi

rashodi proizvodnje proizvoda

rashodi usluga

rashodi financiranja

ostali rashodi

3 Dobit prije oporezivanja

4 Porez

5 Dobit

dividende

zadržana dobit

OPIS PLANIRANO OSTVARENOAPSOLUTNO ODSTUPANJE

RELATIVNO ODSTUPANJE

AKTIVA

1 Kratkotrajna imovina

novac i vrijednosni papiri

potraživanja

kontrola odstupanja najznačajnijih pozicija u bilanci i RDG

potraživanja

zalihe

ostala KI

2 Dugotrajna potraživanja/plasmani

3 Dugotrajna imovina

oprema

nekretnine i zemljište

nematerijalna imovina

ostala dugotrajna imovina

Ukupno aktiva

PASIVA

4 Krtkoročne obveze

obveze prema dobavljačima

obveze za plaće

kratkoročni krediti

ostale kratkoročne obveze

5 Dugoročne obveze

dugoročni krediti

emitirane obveznice

ostale dugoročne obveze

6 Glavnica (vl. kap.)

uplaćeni kapital

zarađeni kapital

Ukupno pasiva

•• važan aspekt kontrole važan aspekt kontrole

ostvarenje planiranog obujma ostvarenje planiranog obujma te

određenje planirane planirane sstrukture bilance racionalna struktura je temeljna pretpostavka sigurnosti poslovanja i odraz kvalitete sigurnosti poslovanja i odraz kvalitete poslovanja

27

•• kontrola odstupanja ostvarenih od planiranih kontrola odstupanja ostvarenih od planiranih pokazatelja pokazatelja – s upravljačkog aspekta učinkovitije

pokazatelji analize financijskih izvještaja omogućuju sagledavanje ostvarenja temeljnih temeljnih kriterija dobroga poslovanja:kriterija dobroga poslovanja:kriterija dobroga poslovanja:kriterija dobroga poslovanja:

• sigurnosti

• uspješnosti (efikasnosti)

28

pokazatelji sigurnosti poslovanja:pokazatelji sigurnosti poslovanja:

• koeficijenti likvidnosti

• koeficijent zaduženosti

• koeficijent pokrića troškova kamata

• faktor zaduženosti• faktor zaduženosti

29

pokazatelji uspješnosti poslovanja:pokazatelji uspješnosti poslovanja:

• produktivnost

• ekonomičnost

• profitna marža

• rentabilnost• rentabilnost

• koeficijent obrtaja bitan i s aspekta sigurnosti i uspješnosti

30

• najveću pažnju posvetiti rentabilnosti pažnju posvetiti rentabilnosti te podatku pri kojem stupnju iskorištenja kapaciteta se ostvaruje točka pokrića točka pokrića

koliku je količinu potrebno proizvesti da bi se ostvario prag rentabilnosti

31

• potrebno utvrditi utvrditi kontrolne točkekontrolne točke unutar kojih unutar kojih nema potrebe za korektivnim djelovanjem nema potrebe za korektivnim djelovanjem

nepotrebna korektivna aktivnost pri svakom uočenom odstupanju od plana

• sagledati i analizirati uzroke odstupanja te moguće posljedice na buduće poslovanje

• na temelju utvrđenih odstupanja, uzroka i • na temelju utvrđenih odstupanja, uzroka i mogućih posljedica donose se odluke donose se odluke korekcije poslovanja / planova upravljanje poslovanjem i razvojem

32

Informacije - pretpostavka upravljanja

• temeljni cilj poduzeća rast

može biti ograničen sigurnošću poslovanja (financijski aspekt) financijski izvještaji objektivnost i realnost

računovodstvene informacije bitne za sve razine računovodstvene informacije bitne za sve razine upravljanja

• kod strategijskog - širi, općenitiji obuhvat

• kod taktičkog i operativnog – češće, za kraća razdoblja, manjeg obuhvata

33

• pojmovno određenje informacije:

obrađeni podaci obrađeni podaci prikazani u obliku pogodnom za pogodnom za primaoca,primaoca, a koji imaju značajnu vrijednost u tekućim i budućim aktivnostima i odlukama

vijest vijest – predstavlja nova saznanja, nova saznanja, na osnovi postojećih znanja i iskustva, o promjeni u postojećih znanja i iskustva, o promjeni u poduzeću ili okruženju – provjerena i analizirana predstavlja temelj za donošenje odluka u utjecanju na daljnji tijek poslovanja

podaci obrada informacije

• informacije odluke

• realizacijom odluka dolazi do novih promjena nove informacije

34

• informacija s aspekta sintaktičke/tehničkesintaktičke/tehničkerazine, semantičke /simboličke semantičke /simboličke razine i pragmatičkepragmatičke razine značenja:

mora sadržavati poruku istinita i potpuna

jasna i razumljiva za korisnike – primjena odgovarajuće terminologije u izvještajima

mora zadovoljiti potrebe korisnika smanjiti smanjiti neizvjesnostneizvjesnost pri donošenju odluke; svrsishodnaneizvjesnostneizvjesnost pri donošenju odluke; svrsishodna

• najvažnija obilježja informacije važnost, pravovremenost, točnost i razumljivost

35

Osnovni atributi informacije:

• točnost – podudaranje s činjeničnim stanjem

• starost/pravovremenost – razlika u vremenu od trenutka događaja do trenutka dostupnosti korisniku

• obuhvat – širina informacije treba biti prilagođena hijerarhijskoj razini korisnika

• preciznost – stupanj agregiranosti u izvještajima treba biti određen upravljačkom razinom treba biti određen upravljačkom razinom strategijsko/taktičko/operativno upravljanje

• potpunost – izvještaj mora imati sve bitne elemente (katkad moguće određene informacije izostaviti zbog troškova i brzine dobivanja izvještaja)

• adekvatnost – informacija mora biti takva da se može upotrijebiti u svrhu kojoj je namijenjena

• usporedivost – izvještavanje za ista razdoblja, u istim vremenskim intervalima

36

• izvori informacija:

interni – računovodstvene evidencije,…

eksterni – statistički zavodi, privredne asocijacije…

• procesuiraju se u MIS-u

najznačajniji dio RIS – usmjeren na obradu financijskih transakcija i podataka

• temeljna financijska ograničenja pri • temeljna financijska ograničenja pri uravnoteženom rastu i razvoju poduzeća moguće utvrditi putem financijskih izvještaja

temeljni kriteriji dobrog upravljanja:

• sigurnost

• efikasnost rentabilnost

37

• bilanca omogućava spoznaju sigurnosti poslovanja

likvidnost

zaduženost

financijska stabilnost

• račun dobiti i gubitka omogućava spoznaju efikasnosti, tj. uspješnosti

profitabilnost

• oba izvještaja međusobno uvjetovana

• važnost i izvještaja o novčanom toku za potpuniju sliku o sigurnosti i uspješnosti poslovanja

• sigurnost i uspješnost međusobno uvjetovani

kratkoročno suprotstavljeni

dugoročno jedno uvjetuje drugo

38

• za potrebe odlučivanja važne informacije iz računovodstva

ne mora poznavati računovodstvenu tehniku, ali mora razumjeti računovodstvenu logiku

• logika knjiženja

• znati čitati financijske izvještaje

• ishodište planiranja, kontrole i analize računovodstvoračunovodstvo

i eksterno i interno izvještavanje

na temelju informacija o prošlim događajima informacije koje se odnose na budućnost

39

SUSTAVI INTERNIH KONTROLA

• “produžena ruka menadžmenta”

• provode kontrolu izvršenja poslovnih planova

• obuhvaćaju sljedeće vrste kontrola (tradicionalna podjela poslovnog sustava na izvršni, upravljački i informacijski podsustav):

informacijske/računovodstvene kontrole – kontrola financijskih izvještaja; razmatraju vrijednosne iskaze financijskih izvještaja; razmatraju vrijednosne iskaze poslovanja

neračunovodstvene/administrativne (izvršne) kontrole – obično organizirane po temeljnih poslovnim funkcijama (nabava, proizvodnja, prodaja) – usmjerene na količinske iskaze

upravljačke kontrole (interna revizija) – revizija sustava internih kontrola

40

SUSTAVI INTERNIH KONTROLA

informacijske i administrativne kontrole ugrađene su u pojedine proslovne procese i izravno doprinose ostvarenju definiranih ciljeva PROCESNE KONTROLE

41

planiranje poslovne funkcije

PODUZEĆE (POSLOVNI SUSTAV)

UPRAVLJAČKI SUSTAV IZVOĐAČKI PODSUSTAV

OK

RU

ŽE

NJ

E

MIS

INFORMACIJSKI SUSTAV

OK

RU

ŽE

NJ

E

OUTPUTIinform., proizv./usluge,

financ.rezult.

planiranje poslovne funkcije

organiziranje (nabavna, prodajna,

kadrovsko popunjavanje kadrovska,...)

kontrola men.rač. financ.rač.

RIS

troškov.rač. OK

RU

ŽE

NJ

E

OKRUŽENJE

MIS

NERAČUNOVODSTVENI

ISOK

RU

ŽE

NJ

E

INPUTIinform., resursi,

regulativa

42

Interna kontrola – pojmovno određenje

•• metode i postupci ugrađenimetode i postupci ugrađeni u organizaciju poduzeća, a usvojeni od menadžmenta usvojeni od menadžmenta kako bi osigurali neometano neometano djelovanje svih poslovnih funkcijadjelovanje svih poslovnih funkcija

• proces koji oblikuje uprava, viši menadžment i osoblje sa svrhom stjecanja razumnog uvjerenja o ostvarenju sljedećih ciljeva:

pouzdanost financijskog izvještavanja –informacijski ciljevi

usklađenost poslovanja sa zakonskom regulativom, procedurama, poslovnom politikom – ciljevi usklađenosti

učinkovitost i djelotvornost poslovnih operacija – operativni ciljevi

zaštita imovine43

• obuhvaća niz postupaka i radnji koje prožimaju cijelu organizaciju i izravno doprinose kvaliteti poslovnih procesa

• cilj – efikasnost i efektivnost efikasnost i efektivnost poslovanja

• provode ljudi na svim razinama u • provode ljudi na svim razinama u organizaciji i to kroz načelo samokontrole od izvršitelja do menadžera, uključujući i druge preventivne kontrolne postupke

44

MRevS:

• “Pojam sustav internih kontrola obuhvaća sve metode i postupke metode i postupke (interne kontrole) što ih je

usvojio menadžment usvojio menadžment subjekta i koje mu pomažu pri koje mu pomažu pri ostvarivanju ciljeva, te pridonose redovitom i ostvarivanju ciljeva, te pridonose redovitom i

uspješnom upravljanjuuspješnom upravljanju poduzećem. U te postupke svakako treba ubrojiti i odanost politici odanost politici svakako treba ubrojiti i odanost politici odanost politici

menadžmenta, zaštitu imovine, sprečavanje i menadžmenta, zaštitu imovine, sprečavanje i otkrivanje prijevara i pogrešaka, ispravnost i otkrivanje prijevara i pogrešaka, ispravnost i

cjelovitost računovodstvene evidencije, cjelovitost računovodstvene evidencije, pravodobnost pripreme vjerodostojnih financijskih pravodobnost pripreme vjerodostojnih financijskih

izvještajaizvještaja.”• sustav kontrolnih, organizacijskih i drugih postupaka, mjera i

politika usvojenih radi ostvarivanja navedenih ciljeva

45

• KONTROLA – oblik nadzora nad tekućim poslovanjem čiji je zadatak utvrditi da li se u poslovanju postupa u skladu s postavljenim kriterijima pravilnosti

PREVENTIVNA

niz mjera i postupaka ugrađenih u poslovni proces

zahvaća poslovni sustav u cjelini – nadzor zahvaća poslovni sustav u cjelini – nadzor nad svim poslovnim procesima

• pouzdan sustav internih kontrola doprinosi pouzdanosti i objektivnosti financijskih izvještaja (informacije o financijskom položaju, uspješnosti poslovanja i promjenama u financijskom položaju)

46

ADMINISTRATIVNE / IZVRŠNE ADMINISTRATIVNE / IZVRŠNE KONTROLEKONTROLE

• najčešće se ustrojavaju u pojedinim poslovnim funkcijama

nabava, proizvodnja, prodaja, pravna služba, kadrovska, služba održavanja,…kadrovska, služba održavanja,…

u onim područjima gdje računovodstvene kontrole ne daju zadovoljavajuće rezultate te nisu primjerene

47

kontrola nabavne funkcije:• najčešći kontrolni postupci i procedure:

centralizirani izbor dobavljača

potrebni su dokazi za odobrenje nabave prije no što se autorizira (Q i razine ponovne nabave)

narudžbe se pripremaju tek nakon što je zaprimljeno odobrenje za nabavu

autorizacija narudžbi

prethodno numeriranje narudžbe

pregledavanje narudžbi koje nisu primljene ili fakturirane

praćenje uvjeta dobavljača i korištenje povoljnih uvjeta

• kontrolni postupci pri zaprimanju robe i faktura o dobavljača: pregledavanje zaprimljene robe – kvalitete, količine, stanja

dokumentiranje dospijeća i primitka robe (prethodno numeriranje dostavnice)

uspoređivanje dostavnica s nabavnim nalozima

pozivanje na broj fakture dobavljača; numeriranje u slijedu i poziv na broj dobavljača

provjeravanje faktura – cijene, količine, ispravnost kalkulacija; uspoređivanje s narudžbom i dostavnicom

postupci dobivanja obavijesti o odobrenju od dobavljača

• poštivati načelo odvajanja ovlaštenja od odgovornosti!

48

kontrola prodajne funkcije:

• najčešći kontrolni postupci i procedure:

podjela dužnosti, mjere kontrole redovitog plaćanja, fakturiranje i dostava robe sa skladišta

autorizacija uvjeta zaduživanja za kupce – zaprimljene reference i provjera kreditne sposobnosti; autorizaciju provodi više rangirano osoblje; redovito pregledavanje uvjeta;

autorizacija promjena drugih podataka o klijentima – promjena autorizacija promjena drugih podataka o klijentima – promjena adrese koju potvrđuje memorandum kupca; zahtjev za brisanjem iz popisa koji potvrđuju prazni saldo/kupac koji je podmirio obveze;

narudžbe se zaprimaju samo od kupaca koji nemaju problema sa zaduživanjem

točno zaračunata cijena kupcima

podudaranje narudžbi kupaca s nalozima za proizvodnu i otpremnicama

obrada upita klijenata

49

• kontrolni postupci pri isporuci i pripremanju izlaznih faktura:

autorizacija otpremljene robe – isporuka samo nakon naloga za prodaju; isporuka samo autoriziranim kupcima; potrebna autorizacija isporuke robe bez naknade ili robe koja se isporučuje pod posebnim uvjetima

pregledavanje količine, kvalitete i valjanosti izdane robe

dokumentiranje izdane robe

izdana roba odgovara narudžbama klijenata, otpremnicama i fakturama

prethodno numeriranje otpremnica i dostavnica i redovito provjeravanje u slijedu

uvjet da se provjerava vraćena roba

dokumentiranje vraćene robe pomoću povratnica dokumentiranje vraćene robe pomoću povratnica

potpisivanje dostavnice

primanje faktura i obavijesti o odobrenju – autorizacija prodajnih cijena/korištenih cjenika; autorizacija obavijesti o odobrenju; provjera cjenika, količina, produženja i ukupne svote na fakturama i obavijesti o odobrenju

numeriranje bjanko faktura i obavijesti o odobrenju u slijedu i redovita provjera slijeda

redovito vođenje skladišne dokumentacije

podudaranje prodajnih faktura s otpremnicama i dostavnicama te narudžbama

redovito pregledavanje narudžbi prema kojima roba još nije isporučena50

RAČUNOVODSTVENE KONTROLE

• Računovodstvo dio informacijskog podsustava

• skup mjera, postupaka i pravila kojima se nastoji izravno osigurati točnost, valjanost i sveobuhvatnost računovodstvenih evidencija (iskazivanja poslovnih transakcija) i izvješća te fizička zaštita imovine poduzeća

• sveobuhvatnost (potpunost)– sve nastale poslovne promjene obračunskog razdoblja evidentiraju se u poslovne knjige i priznaju u financijskim izvješćima u razdoblju u kojem su nastale

• točnost, valjanost – zahtjev da se sve poslovne promjenu iskažu u računovodstvenim evidencijama ispravno i sadržajno korektno

51

• svrha i zadatak računovodstva informirati korisnike o nastalim poslovnim promjenama i stanju poduzeća istinito, prema podacima unesenim u poslovne knjige temeljem vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava, poštujući općeprihvaćene računovodstvene standarde i načela, kao i tumačenja istih od strane struke, ali načela, kao i tumačenja istih od strane struke, ali jednako tako, poštujući i zakonske odredbe

52

• kontrole utječu na dosljedno provođenje dosljedno provođenje računovodstvenih politika računovodstvenih politika kao sastavnog dijela poslovne politike poduzeća, a time i na vjerodostojnost financijskih izvještaja

• računovodstvo prati i prikuplja interne i eksterne podatke te ih primjenom određenih pravila, načela i postupaka transformira u pravila, načela i postupaka transformira u informacije pogodne za odlučivanje

PODACI

knjigovodstvene

isprave

OBRADA

pravila, metode-zakoni,

računovodstvena načela i standardi,

tumačenja

INFORMACIJE

financijska izvješća

INTERNI

I

EKSTERNI

KORISNICI

menadžeri

vlasnicivjerovnici

država

53

• interne računovodstvene kontrole ugrađuju se u sve faze računovodstvenog procesa od ulaza, obrade podataka i izlaza

54

Računovodstveni proces obuhvaća sljedeće faze:

1. prikupljanje podataka o nastalim poslovnim događajima

2. analiza poslovnih događaja

3. evidentiranje nastalih poslovnih promjena u 3. evidentiranje nastalih poslovnih promjena u poslovne knjige

4. sastavljanje probne bilance

5. sastavljanje financijskih i ostalih računovodstvenih izvještaja

55

1. prikupljanje podataka o nastalim poslovnim događajima

• predmet računovodstvene evidencije su samo nastali – prošli poslovni događaji

unutar poduzeća, u okruženju ili između poduzeća i okruženja, a odražavaju se na poslovanje poduzeća

dokazuju se pravovaljanom vjerodostojnom knjigovodstvenom ispravom –

• pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi • pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i nadzor nad obavljanjem poslovnih zahvata

• sastavlja se na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja

• sadržaj mora nedvojbeno i istinito predstavljati poslovnu promjenu te mora obuhvaćati sve podatke potrebne za unos u poslovne knjige

• formalna, računska i suštinska ispravnost!

56

• knjigovodstvene isprave - sastavni dio poslovnih isprava;

•• Poslovne ispravePoslovne isprave - sve pisane isprave o iniciranju, pripremi, obavljanju i kontroli pojedinih poslovnih zahvata koji se ostvaruju zatečenom imovinom i vođenjem poslovne politike poduzeća (ugovor o poslovnoj suradnji – poslovni događaj, ali nije knjigovodstveni događaj);

•• Knjigovodstvene ispraveKnjigovodstvene isprave - one poslovne isprave pomoću one poslovne isprave pomoću kojih računovodstvo prikuplja podatkekojih računovodstvo prikuplja podatke o nastalim o nastalim knjigovodstvenim događajimaknjigovodstvenim događajima (nabava opreme, isporuka knjigovodstvenim događajimaknjigovodstvenim događajima (nabava opreme, isporuka proizvoda – i poslovni događaji; amortizacija, revalorizacija, iskazivanje učinaka tečajnih razlika – na temelju knjigovodstvenih isprava u računovodstvu)

dokazuje nastali poslovni događaj koji rezultira iz kretanja poslovni događaj koji rezultira iz kretanja imovine, obveza i kapitalaimovine, obveza i kapitala između poduzeća i njegova vanjskog okruženja (nabava, prodaja, kreditni odnosi,…) te unutar samog poduzeća (proizvodnja, uskladištenje, trošenje zaliha,…)

57

• zadaće knjigovodstvenih isprava:•• temelj za nadziranje ispravnosti nastalog temelj za nadziranje ispravnosti nastalog

poslovnog događaja;poslovnog događaja;

•• temelj za unos podataka u poslovne knjige;temelj za unos podataka u poslovne knjige;

•• jedan od temelja revizije financijskih izvješćajedan od temelja revizije financijskih izvješća

• niti jedan se podatak ne unosi bez uredne i vjerodostojne isprave, neovisno o tome je li podatak proizašao iz poslovnih ili knjigovodstvenih transakcija – provjera urednosti i vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave(formalna i računska ispravnost te odražavanje stvarne biti poslovne transakcije)

• mora imati sadržaj koji nedvojbeno i istinito predstavlja poslovni događaj i obuhvaća sve podatke potrebne za unos u poslovne knjige

minimalno zastupljeni elementi

posebni podaci u ispravi58

•• minimalno zastupljeni elementi knjigovodstvene minimalno zastupljeni elementi knjigovodstvene ispraveisprave: tvrtka i adresa izdavatelja

naziv isprave vezano uz vrstu poslovnog događaja (isplatnica, uplatnica, račun, izvadak,…)

broj izdane isprave

mjesto i datum izdavanja isprave

imena ili oznake osoba koje sudjeluju u obavljanju poslovnog događaja

sadržaj poslovnog događaja i temelj njegova nastanka sadržaj poslovnog događaja i temelj njegova nastanka

količina u odgovarajućim jedinicama te cijena izražena u odgovarajućoj valuti

potpis osobe koja je odgovorna za urednost i vjerodostojnost izdane isprave (vlastoručni, faksimil ovlaštene osobe ili druga prepoznatljiva oznaka osobe, ime i prezime ovlaštene osobe za izdavanje isprave uz postupak propisan za elektronički potpis);

59

•• posebni podaci u ispravamaposebni podaci u ispravama – dodatno obilježje u odnosu na minimalne sastojke isprave –

mogu se pojaviti kod dokazivanja poslovnih događaja proizišlih iz kretanja imovine, obveza i kapitala unutar poduzeća (prema odluci uprave na prijedlog računovođe – posebne šifre kod raznih utrošaka kojima se označavaju profitni centri, mjesta troškova, elementi kalkulacija učinaka,…) ili pak, češće,

kod kretanja između poduzeća i njegova kod kretanja između poduzeća i njegova okruženja (navod o dospijeću naplate, oznake računa prema propisima o PDV-u,…) – proizlaze iz dvije osnovice:

•• dogovoreni podaci s kupcemdogovoreni podaci s kupcem (dodatne specifikacije dodatne specifikacije o isporuci; isporuke u ustrojstvene jedinice kupca,…)

•• propisani zahtjevi za posebnim podacimapropisani zahtjevi za posebnim podacima (Zakon o PDV-u) – propisani sadržaj računa

60

• Nakon što se utvrdi da neki dokument predstavlja knjigovodstvenu promjenu postupak obrade ili unos podataka u poslovne knjige KNJIŽENJEKNJIŽENJE –sastoji se iz 2 aktivnosti:

Analiza sadržaja knjigovodstvene promjene –zahtijeva primjerena teorijska i stručna te iskustvena znanja (računovodstvena načela i standardi, recentni propisi i pravila struke, sagledavanje svih možebitnih učinaka na sagledavanje svih možebitnih učinaka na temeljne računovodstvene kategorije; često zahtijeva i angažiranje eksternih specijaliziranih stručnjaka)

Operativni unos podataka u poslovne knjige –iskazivanje vrijednosti promjene na odgovarajućim kontima - KONTIRANJEKONTIRANJE

61

2. analiza poslovnih događaja• nisu sve poslovne promjene ujedno i predmet

knjigovodstvene evidencije!

• raščlaniti poslovne promjene na knjigovodstvene i ostale analizirati koji su poslovni događaji predmet knjigovodstvene evidencije

• knjigovodstveni događaj – onaj poslovni događaj koji utječe na prihode, rashode, imovinu i izvore financiranja;

• poslovni događaj je knjigovodstvena promjena te se iskazuje u • poslovni događaj je knjigovodstvena promjena te se iskazuje u poslovnim knjigama ukoliko su ispunjeni sljedeći kriteriji:

poslovni događaj je stvarno nastao

o nastalom poslovnom događaju postoji vjerodostojna knjigovodstvena isprava kao dokaz nastale poslovne promjene

poslovni događaj se može novčano izraziti

poslovni događaj je utjecao na promjenu temeljnih ekonomskih kategorija – imovine, obveza, kapitala, te na prihode, rashode i financijski rezultat 62

Analiza sadržaja knjigovodstvene promjene –zahtijeva primjerena teorijska i stručna te iskustvena znanja (računovodstvena načela i standardi, recentni propisi i pravila struke, sagledavanje svih možebitnih učinaka na temeljne računovodstvene kategorije; često zahtijeva i angažiranje eksternih specijaliziranih stručnjaka)stručnjaka)

63

3. evidentiranje nastalih poslovnih promjena u poslovne knjige

• Operativni unos podataka u poslovne knjige iskazivanje vrijednosti promjene na odgovarajućim kontima - KONTIRANJE KONTIRANJE unošenje u dnevnik i glavnu knjigu

•• pposlovne knjigeoslovne knjige:

dnevnik – računovodstvena knjiga u koju se dnevnik – računovodstvena knjiga u koju se poslovne promjene unose slijedom njihova nastanka, kronološki

glavna knjiga – evidencija nastalih poslovnih promjena sustavno poredanih po predmetu knjiženja

pomoćne knjige - analitičke evidencije imovine i obveza, te druge pomoćne knjige koje nadopunjuju podatke u glavnoj knjizi

64

• glavna knjiga –

temeljna računovodstvena knjiga koja obuhvaća knjigovodstvena konta/račune za svaki od oblika temeljnih ekonomskih kategorija

ukazuje na stanje i promjene pojedine ekonomske kategorije

podaci se unose primjenom pravila sadržanih u metodi dvojnoga knjigovodstva

povezanost s dnevnikom unose se isteknjigovodstveneknjigovodstvene promjenepromjene zabilježene u dnevniku,knjigovodstveneknjigovodstvene promjenepromjene zabilježene u dnevniku,razvrstanerazvrstane po određenim segmentima grupiranim ssaspektaaspekta:

•• bilancebilance:: imovina, glavnica, dugovi

•• računaračuna dobitidobiti ii gubitkagubitka:: rashodi, prihodi, rezultatposlovanja

sadrži konta (račune) - onoliko raščlanjenih konta koliko je potrebno da se udovolji zahtjevima iz propisane sheme bilance i računa dobiti i gubitka, kao i vlasnika glavnice za računovodstvenim informacijama 65

• nalog za knjiženje pismeni zahtjev voditelja računovodstva ili od njega ovlaštene osobe da se knjiženje podataka iz određene kontrolirane knjigovodstvene isprave mora obaviti u odgovarajuće računovodstvene knjige;

• u obliku upisivanja (kontiranja) računa iz računskog plana: računskog plana: na samoj knjigovodstvenoj ispravi ili

na posebnom obrascu koji sadrži pismeni zahtjevza knjiženje nastalih poslovnih promjena naodređene račune

66

• računovodstvene kontrole u ovoj fazi procesiranja podataka trebaju osigurati dosljednu i korektnu primjenu računovodstvenih politika i zakonskih propisa

• kontrole

povezanost dnevnika i glavne knjige;

odnos analitičkih evidencija i sintetike;

primjena zakonitosti i pravila metoda dvojnoga knjigovodstva

• budući da sve poslovne promjene moraju kronološki biti zabilježene u dnevniku i sustavno na računima glavne knjige, mora postojati suglasnost proknjiženih svota u suglasnost proknjiženih svota u dnevniku i u glavnoj knjizidnevniku i u glavnoj knjizi

zbroj dugovnih i potražnih strana dnevnika mora biti jednak zbroju svih svota zabilježenih na dugovnim i potražnim stranama računa glavne knjige temelj za formalnu kontrolu ispravnosti provedenih knjiženja u glavnoj knjizi

67

• pomoćne knjige - vode se da bi se dobili podrobniji podrobniji podaci podaci o imovini, glavnici, dugovima, rashodima, prihodima i financijskom rezultatu potrebni za donošenje poslovnih odluka

analitička evidencijaanalitička evidencija

druge pomoćne knjigedruge pomoćne knjige

•• analitičke evidencijeanalitičke evidencije - pomoćne knjige u kojima su raščlanjeni sintetički računi raščlanjeni sintetički računi kako bi se do potrebnih raščlanjeni sintetički računi raščlanjeni sintetički računi kako bi se do potrebnih podataka brže došlo nego što je to moguće temeljem evidencije u glavnoj knjizi

•• druge pomoćne knjige druge pomoćne knjige -- knjiga inventara, knjiga ulaznih računa, knjiga izlaznih računa, knjiga blagajne, knjiga izdanih mjenica, knjiga dioničara, ostale knjige

68

•• PRAVILA EVIDENTIRANJA POSLOVNIH PRAVILA EVIDENTIRANJA POSLOVNIH DOGAĐAJA DOGAĐAJA –– metoda dvojnoga knjigovodstva metoda dvojnoga knjigovodstva (potpuni i cjeloviti sustav evidentiranja poslovnih promjena):

osnovno obilježje - dvostrano promatranjeekonomskih kategorija (imovine, obveza,kapitala, prihoda, rashoda i rezultata poslovanja);

svaka se poslovna promjena knjiži usporednona dva različita konta (pozicije) na kojimana dva različita konta (pozicije) na kojimauzrokuje promjene suprotne prirode – najednom kontu pozitivna, a na drugom negativna;

• Jedno od važnijih načela dvojnog knjigovodstva jest Načelo bilančne ravnotežeNačelo bilančne ravnoteže - ukupni iznos prikazane imovine po vrsti mora u svakom trenutku odgovarati iznosu obveza i vlasničkog kapitala ->aktiva = pasivi;

uz njega se veže načelo permanentnog načelo permanentnog bilanciranjabilanciranja - svi iznosi proknjiženi na dugovnoj strani konta moraju biti proknjiženi i na potražnoj strani odgovarajućeg konta (jednadžba strani odgovarajućeg konta (jednadžba knjigovodstvenog stava – promjena jedne ekonomske kategorije neminovno se odražava na promjenu druge - jer se svako kretanje imovine odvija u dva pravca – povećanjem jedne, a smanjenjem druge pozicije)

omogućava automatsku kontroluautomatsku kontrolu

70

4. sastavljanje probne bilance

• bruto-bilanca

• iskaz knjiženja stanja i promjena svih konta GK

• u funkciji provjere ispravnosti podataka evidentiranih tijekom obračunskog razdoblja

• kontrola formalne računske točnosti obavljenih knjiženja

• podloga za sastavljanje financijskih izvještaja

•• izrađuje se kad su provedena sva knjiženja do izrađuje se kad su provedena sva knjiženja do utvrđivanja neto financijskog rezultata, a prije utvrđivanja neto financijskog rezultata, a prije zaključnih knjiženjazaključnih knjiženja zatvaranja poslovnih knjiga

71

• sastavljanju financijskih izvještaja prethode predzaključni i zaključni radovi neophodni zbog pravilnog i točnog iskazivanja podataka u financijskim izvještajima

• najučestaliji predzaključni radovi jesu: ispravci netočnih knjiženja (knjigovodstvene

pogreške);

popis imovine i obveza (inventura) i usklađivanje popis imovine i obveza (inventura) i usklađivanje knjigovodstvenoga sa stvarnim stanjem;

obračun prihoda i rashoda u alikvotnom dijelu obračunskoga razdoblja (vremenska razgraničenja);

konačni obračun amortizacije; konačni obračun revalorizacije te sastavljanje probnog računa dobiti i gubitka

72

•• knjigovodstvene pogreškeknjigovodstvene pogreške

pogreške formalne prirode pogreške formalne prirode - ispraviti prilikom izrade mjesečne bruto-bilance

pogreške materijalne prirode pogreške materijalne prirode - puno složenije i teže se otkrivaju

• najkasnije se moraju ispraviti na kraju poslovne godine, prilikom sastavljanja zaključnog obračunagodine, prilikom sastavljanja zaključnog obračuna

•• pogreške formalne prirodepogreške formalne prirode - otklanjaju se automatskom kontrolom dvojnog knjigovodstva –nužno osigurati ravnotežu dugovne i potražne strane suvremeni način knjiženja primjenom računala - mala

mogućnost pogrešaka formalne prirode

73

• Materijalne pogreške mogu nastati:

poslovni događaj nije uopće proknjižen, djelomično je knjižen ili je knjižen dva ili više puta

iznos s knjigovodstvene isprave nekorektno je prenesen u poslovne knjige

knjiženje je izvršeno na pogrešnom kontu

konta su ispravna, ali strane konta nisu (zamijenjene dugovna i potražna strana)

o formalno će zbroj dugovnih i potražnih strana biti jednak, no bilanca i drugi izvještaji neće biti realni

•• pogreške materijalne prirodepogreške materijalne prirode - najsigurniji i najčešći način pronalaženja

provođenje inventure te

sravnjivanje prometa pomoćnih knjiga i analitičkih evidencija;

74

•• knjigovodstveno iskazana stanjaknjigovodstveno iskazana stanja i promjene iskazivat će stvarno stanjestvarno stanje pod sljedećim uvjetima:

da su u poslovnim knjigama, temeljem knjigovodstvenih isprava, proknjižene sve proknjižene sve poslovne promjene nastaleposlovne promjene nastale tijekom obračunskog razdoblja

da odražavaju stvarno nastale promjeneodražavaju stvarno nastale promjene i

da prilikom evidentiranja nisu nastale nisu nastale da prilikom evidentiranja nisu nastale nisu nastale knjigovodstvene pogreškeknjigovodstvene pogreške

•• popis imovine i obveza (inventura) popis imovine i obveza (inventura) --instrument usklađivanja knjigovodstveno iskazanih stanja imovine i obveza sa stvarnim stanjem utvrđenim inventurom, odnosno fizičkim fizičkim popisompopisom

75

• za obavljanje popisa osniva se jedno ili više povjerenstavapovjerenstava, ovisno o opsegu poslovanja trgovačkog društva;

• kod većih trgovačkih društava, gdje postoji više povjerenstava, sva povjerenstva dostavljaju pojedinačne izvještaje središnjem povjerenstvu, koje ih objedinjava, sastavlja elaborat (izvještaj) o elaborat (izvještaj) o popisupopisu i dostavlja ga upravi;popisupopisu i dostavlja ga upravi;osim činjeničnih stanja utvrđenih popisom, elaborat

sadržava obrazloženja uzroka popisnih razlika, a isto tako i prijedloge za postupanje s popisnim razlikama (manjkovima i viškovima)

76

•• UpravaUprava, zakonski predstavnik ili drugo mjerodavno tijelo, u nazočnosti voditelja računovodstvene službe i članova popisnih povjerenstava, razmatra izvještaj o popisu u roku utvrđenom planom popisa nakon toga donosi odluku o knjiženju popisnih razlikadonosi odluku o knjiženju popisnih razlika,

odnosno rashodovanju dugotrajne imovine i sitnog odnosno rashodovanju dugotrajne imovine i sitnog inventara, knjiženju kala, kvara, rastepa i loma, knjiženju manjkova i viškova materijalnih vrijednosti, otpisu potraživanja i obveza itd.

77

5. sastavljanje financijskih i ostalih računovodstvenih izvještaja

• rezultat cjelokupnog računovodstvenog procesa

• najčešće se koristi kontrola zabrane ili ograničenog pristupa informacijama neovlaštenim osobama

•• financijski izvještaji financijski izvještaji temeljeni na obračunskom konceptu pružaju informacije o prošlim događajima informacije o prošlim događajima konceptu pružaju informacije o prošlim događajima informacije o prošlim događajima predstavljajući tako adekvatan temelj za ocjenu financijskog položaja i uspješnosti poslovanja te donošenje poslovnih odluka računovodstveni koncept nastanka događajaračunovodstveni koncept nastanka događaja, odnosno

obračunski koncept obračunski koncept priznavanje financijskog učinka poslovnog događaja u trenutku njegova stvarnog nastanka, neovisno o tijekovima novca (prihod se priznaje kada je događaj nastao – kada je zarađen, a ne kada je naplaćen, kao i rashod…)

78

UPRAVLJAČKE KONTROLE• odnose se na upravljački podsustav poduzeća

• menadžment snosi odgovornost za ostvarivanje ciljeva poslovanja poduzeća

• kontrola predstavlja prethodni oblik nadzora, polaznu osnovu –interne kontrole su ugrađene u poslovne procese, a nadziranje nadziranje njihova funkcioniranja osigurava se dodatnom višom razinom njihova funkcioniranja osigurava se dodatnom višom razinom nadzora (internom revizijom, kontrolingom)

• upravljački nadzor :• upravljački nadzor :

naknadna provjera funkcioniranja administrativnih i naknadna provjera funkcioniranja administrativnih i računovodstvenih kontrola računovodstvenih kontrola i poduzimanje potrebnih mjera i akcija za njihovo učinkovitije djelovanje

odlučivanje o poduzimanju potrebnih korektivnih mjera odlučivanje o poduzimanju potrebnih korektivnih mjera i akcija kako bi se poslovanje odvijalo u skladu s usvojenim planom/proračunom

• provodi uprava/menadžmentuprava/menadžment (manja poduzeća) ili posebna stožerna posebna stožerna služba upraveslužba uprave – najčešće služba/odjel interne revizije služba/odjel interne revizije (srednja i velika poduzeća)

• nadzorni odbor – tijelo upravljačkog nadzora u ime vlasnika poduzeća

INTERNA REVIZIJAINTERNA REVIZIJA

zadaćazadaća - provjera jesu li operacije izvedenesukladno postavljenim ciljevima poslovanja, normativima i standardima

◦◦ istražujeistražuje, , ispitujeispituje ii ocjenjujeocjenjuje interne interne kontrolekontrole, njihovu učinkovitostučinkovitost svakog pojedinog segmentasustava, izvješćujeizvješćuje o o nalazimanalazima i predlažepredlaže rješenjarješenjamenadžmentumenadžmentu

neovisnaneovisna kontrolnakontrolna funkcijafunkcija organizirana unutarpoduzeća zadatak da istražuje i procjenjujeprocjenjujeadekvatnostadekvatnost ii djelotvornostdjelotvornost ostalih kontrola

80

Temeljne značajke interne revizije:Temeljne značajke interne revizije:

provode osobe zaposlene osobe zaposlene u poduzeću

neovisnaneovisna funkcija ispitivanjafunkcija ispitivanja, prosuđivanja i ocjenjivanja bez ograničenja bez ograničenja ili restrikcija na prosudbu internog revizora

sve aktivnosti poduzeća spadaju u djelokrugsve aktivnosti poduzeća spadaju u djelokrug radarada sve aktivnosti poduzeća spadaju u djelokrugsve aktivnosti poduzeća spadaju u djelokrug radaradainternog revidiranja

organizira se kao podrška i pomoć menadžmentu podrška i pomoć menadžmentu i organizaciji u cjelini savjetodavnasavjetodavna (stožerna), a ne linijska funkcija

81

ispituje organizaciju i funkcioniranje računovodstvenog sustava i pripadajućih internih računovodstvenog sustava i pripadajućih internih kontrolakontrola, vjerodostojnost financijskih i operativnih informacija, ocjenjuje ekonomičnost, efikasnost i efektivnost poslovnih operacija i kontrolaposlovnih operacija i kontrola, primjenu politika, planova i procedura te provodi posebne provjereprovjere

usmjerena na ispitivanje i ocjenu poslovanja ispitivanje i ocjenu poslovanja te razvoj i povećanje uspješnosti razvoj i povećanje uspješnosti organizacije u cjelini

82

Američki Institut internih revizora:

“Neovisna funkcija procjenjivanjaNeovisna funkcija procjenjivanja ustanovljena unutar organizacije koja ispituje i procjenjuje ispituje i procjenjuje njezine aktivnostiaktivnosti kao servis te organizacije.

SvrhaSvrha interne revizije je pomoćpomoć članovima članovima organizacijeorganizacije, uključujući upravu i razne odbore u u djelotvornom ispunjavanju njihovih odgovornostidjelotvornom ispunjavanju njihovih odgovornosti.djelotvornom ispunjavanju njihovih odgovornostidjelotvornom ispunjavanju njihovih odgovornosti.

Opskrbljuje upravu analizama, procjenama, analizama, procjenama, preporukama, savjetima i informacijama preporukama, savjetima i informacijama koje se

odnose na aktivnosti organizacije.

CiljeviCiljevi interne revizije uključuju promoviranje promoviranje djelotvornih kontrola uz razumne troškovedjelotvornih kontrola uz razumne troškove.”

83

RAZINE I VRSTE KONTROLNIH RAZINE I VRSTE KONTROLNIH POSTUPAKAPOSTUPAKA

• preventivni kontrolni postupci

• detektivni kontrolni postupci• detektivni kontrolni postupci

• korektivni kontrolni postupci

84

• preventivne kontrole – usmjerene prevenciji pogrešaka i prijevara – a priori

djeluju u trenutku odvijanja neke aktivnosti ili tijekom izvršavanja određenih dužnosti

vezane uz proces i njegov input radi predviđanja mogućih poteškoća (kontrola formalne ispravnosti dokumenata – provjera računske ispravnosti računa prije plaćanja; uvođenje određenih parametara koji se moraju unijeti kako bi se isprava mogla izdati i kako bi bila bi se isprava mogla izdati i kako bi bila pravovaljana; odobravanje značajnijih isplata s dva potpisnika; korištenje odabrane liste dobavljača; usklađivanje UFA s primkom prije plaćanja)

troškovno povoljnije – preveniraju gubitke i smanjuju određene rizike

neke probleme, međutim, nemoguće anticipirati

85

• detektivne kontrole – usmjerene detektiranju –otkrivanju nepravilnosti i pogrešaka nakon njihova nastanka

sveukupnost resursa, tehnika i procedura namijenjenih prepoznavanju i otkrivanju događaja koji su zaobišli preventivnu razinu kontrole

usporedba ostvarenih veličina sa standardima ili planskim veličinama

može ih obavljati čovjek - osobna ili može biti tehnička

feedback kontrole – povratne – prate proces i alarmiraju kada se pojavi odstupanje

(usklađivanje izvoda otvorenih stavaka dobivenog od dobavljača s evidentiranim plaćanjima, odnosno obvezama; fizičko brojenje zaliha i utvrđivanje zastarjelosti; )

86

• korektivne kontrole – usmjerene korekciji problema identificiranih detektivnim kontrolama

sadrže postupke poduzeti zbog sljedećeg:

• utvrđivanja uzroka problema

• korigiranja greške ili teškoće

• modificiranja sustava kako bi budući problemi bili minimizirani ili eliminirani

najsloženija razina kontrole jer prethodno najsloženija razina kontrole jer prethodno detektirani problem sagledava sa stajališta uzroka i posljedica te poduzima odgovarajuće mjere za korekciju nepovoljnih učinaka

87

• kontrolni postupci – integralni dio dnevnih aktivnosti (osobne, tehničke, kombinirane)

• česta kombinacija različitih vrsta kontrolnih postupaka i aktivnosti – skup kontrolnih postupaka (u području izvještavanja, obrade podataka, podjela dužnosti, fizička kontrola,…)

• potrebno uspostaviti po cijeloj širini i dubini organizacijske strukture odgovarajuće kontrolne kontrolne postupke i aktivnosti postupke i aktivnosti

88

pregledi na najvišoj organizacijskoj razini

uprava i viši menadžment traže informacije o izvršenju da bi sagledali mogućnosti ostvarenja postavljenih ciljeva i dosadašnje rezultate (izvještaji o FR-usporedba s planom – moguće utvrditi greške u izvješćivanju, slabosti interne kontrole, prijevare,…)

kontrole na razini pojedinih organizacijskih jedinica – menadžeri OJjedinica – menadžeri OJ

pregled standardnih performanci i izvještaja o izuzecima na dnevnoj, tjednoj ili mjesečnoj razini

učestaliji i detaljniji pregledi nego na najvišoj razini

89

fizičke kontrole

onemogućavanje pristupa imovini i ispravama neovlaštenim osobama

posebna pozornost zaštiti skladišta – sigurnosni sustavi, fizička zaštita i odobrenje pristupa računovodstvenim i drugim izvornim poslovnim ispravama, bazama podataka, softwareu,…

sustav odobrenja i ovlaštenja

transakcije iznad određenog iznosa mora odobriti ovlaštena osoba (to ujedno osigurava da je ovlaštena osoba informirana o transakciji), a svaku pojedinačnu transakciju smije obaviti samo ona osoba koja ima odgovarajuće ovlaštenje (cilj –razgraničenje dužnosti)

90

sustav verifikacije i usklađivanja

pojedinačne transakcije i aktivnosti moraju se verificirati

periodično usklađivanje utvrđenih evidencija s odgovarajućim izvještajima te usklađivanje internih i eksternih evidencija

podjela dužnosti

jedan od temeljnih kontrolnih postupaka

smanjuje zaposleniku mogućnost skrivanja pogrešaka, nepravilnosti i prijevara u obavljanju pogrešaka, nepravilnosti i prijevara u obavljanju svojih dužnosti

davanje različitim osobama ovlaštenja iniciranja transakcije, izvršenja, evidentiranja transakcije i održavanja nadzora nad imovinom poduzeća uključeno više osoba koje provjeravaju jedna drugu

(utvrditi shemu organizacije, odvojiti knjigovodstvo od nadzora nad imovinom te autorizaciju od knjigovodstva)

91

• kompetentno i ciljevima organizacije odano osoblje

mnoge nepravilnosti, pogreške i prijevare povezane izravno uz članove organizacije za ostvarenje ciljeva poduzeća značajno znanje i sposobnosti osoblja te odgovarajući sustavi nagrađivanja i motiviranja

nezadovoljstvo povećava rizik pogrešaka i nezadovoljstvo povećava rizik pogrešaka i nepravilnosti

• kontrolni postupci u uvjetima ovisnosti od tehničke podrške u obradi podataka

92

OGRANIČENJA INTERNIH OGRANIČENJA INTERNIH KONTROLAKONTROLA

• pri osmišljavanju i implementaciji sustava internih kontrola voditi računa o odnosu troškova voditi računa o odnosu troškova uspostavljanja i održavanja sustava i koristiuspostavljanja i održavanja sustava i koristi

• sustavom internih kontrola nastoje se spriječiti ili otkriti pogreške ili nepravilnosti

• pogreške u primjeni internih politika ili procedura • pogreške u primjeni internih politika ili procedura zbog pogrešne interpretacije, umora, osobne nebrigepogrešne interpretacije, umora, osobne nebrige

kontrolni postupci podjele dužnosti mogu biti zanemareni zbog dogovora osoba zanemareni zbog dogovora osoba unutar i izvan organizacije; zaobilaženjem procedura zaobilaženjem procedura od strane najviše razine menadžmenta

• pogreške ograničavaju učinkovitost sustava internih kontrola

93

• inherentna/prirođena ograničenja: zahtjev menadžmenta da troškovi sustava ne budu troškovi sustava ne budu

veći od očekivane koristiveći od očekivane koristi

većina internih kontrola usmjerena radije na rutinske usmjerena radije na rutinske transakcijetransakcije

ljudski čimbenik ljudski čimbenik – pogreške uzrokovane nepažnjom, stresom, pogrešnim prosudbama, pogrešno stresom, pogrešnim prosudbama, pogrešno protumačenim uputama

mogućnost izbjegavanja kontrole kroz tajne sporazume tajne sporazume menadžera / zaposlenika sa strankama izvan ili unutar poduzeća

mogućnost da osobe odgovorne za provedbu interne osobe odgovorne za provedbu interne kontrole zaobiđu tu odgovornostkontrole zaobiđu tu odgovornost

mogućnost da postupci zbog promijenjenih uvjeta postupci zbog promijenjenih uvjeta postanu neprikladnipostanu neprikladni

94