1

Poslovne knjige

Dr. Branko Mayr

Uvod v poslovne knjige ...................................................................................................... 2

Vrste in način vodenja poslovnih knjig .............................................................................. 4

Dnevnik .......................................................................................................................... 5

Glavna knjiga ................................................................................................................. 6

Druge poslovne knjige ................................................................................................... 7

Metode vpisovanja podatkov ........................................................................................... 12

Odpiranje in zaključevanje poslovnih knjig ..................................................................... 12

Hramba poslovnih knjig ................................................................................................... 14

2

UVOD V POSLOVNE KNJIGE

Poslovne knjige so vir informacij za odločanje. Omogočajo vpogled v stanje in gibanje

ekonomskih kategorij, ki jih spremlja računovodstvo. Zato jih podjetnik mora poznati in

predvsem znati uporabljati. To še posebej velja za male podjetnike, ki pogosto nimajo

podpornega sistema, ki pretvarja podatke poslovnih knjig v informacije.

Podjetnik mora v osnovi poznati:

vrste in način vodenja poslovnih knjig,

kontni načrt,

metode vpisovanja podatkov,

odpiranje in zaključevanje poslovnih knjig,

hrambo poslovnih knjig.

Kot smo povedali so poslovne knjige pri podjetju evidence, s katerimi se zagotavljajo podatki

za pridobivanje informacij o stanju in gibanju sredstev in obveznosti do virov sredstev,

odhodkih in prihodkih, stroških in poslovnem izidu v poslovnem let. Vanje se vnašajo začetna

stanja in spremembe, ki jih povzročajo poslovni dogodki, to vnašanje (knjiženje) pa teče po

načelih urejenosti in ažurnosti. Pri vnašanju podatkov v poslovne knjige je možno uporabljati

različne metode in tehnične naprave, vendar morata biti vedno omogočeni kontroliranje

vnašanja, hranjenja in uporabljanja podatkov ter sled njihovega nastanka in vnosa. Poslovne

knjige se vodijo tako, da imajo naravo in pravno moč javnih listin.

Poslovne knjige so povezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke s knjiženimi poslovnimi

dogodki, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke ali odhodke in so

razvidni iz knjigovodskih listin. So knjigovodski razvidi, ki so posledica ustaljenega

knjigovodskega urejanja in obdelovanja podatkov.

Poslovne knjige v pomenu nastajajo le pri knjigovodenju kot sestavnem delu računovodenja,

ne pa tudi pri računovodskem predračunavanju, računovodskem nadziranju in računovodskem

proučevanju. Čeprav bi se lahko načrtovani pojavi pri računovodskem predračunavanju

zapisovali podobno kot uresničeni pojavi pri knjigovodenju, je vodenje poslovnih knjig le

zapisovanje uresničenih gospodarskih kategorij in njihovih sprememb, kar formalno

zagotavlja pravne dokaze. Pri računovodskem nadziranju in računovodskem proučevanju se

poslovne knjige ne vodijo, a podatki iz njih so predmet preizkušanja pravilnosti oziroma

kakovosti.

Poslovne knjige ne povzemajo vseh uresničenih velikosti, temveč le tiste, ki jih je mogoče

izraziti v denarni merski enoti in ki na končni stopnji omogočajo spoznavati vrednostno

izražene sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke posamič po vrstah in kot

celoto. Kot poslovne knjige se ne štejejo niti izvajalni razvidi (operativna evidenca)

posameznih pojavov niti statistični razvidi.

Poslovne knjige nastajajo pri knjigovodenju v finančnem računovodstvu in stroškovnem

računovodstvu. Finančno knjigovodstvo kot sestavina prvega spremlja sredstva, obveznosti do

njihovih virov, prihodke in odhodke, podrobneje pa le tiste, ki so povezani z razmerji

proučevanega podjetja z drugimi podjetji. Stroškovno knjigovodstvo kot sestavina drugega

podrobno spremlja predvsem razpoložljive prvine poslovnega procesa in njihovo trošenje ter

3

nastajanje poslovnih učinkov. V poslovodnem računovodstvu ne nastajajo posebne poslovne

knjige, temveč se uporabljajo tiste iz finančnega računovodstva in stroškovnega

računovodstva.

V finančnem računovodstvu nastajajo predvsem dnevnik glavne knjige in glavna knjiga pa

tudi nekateri razčlenjevalni razvidi (analitične evidence) in druge pomožne poslovne knjige.

V dnevniku glavne knjige se na podlagi ustreznih knjigovodskih listin po časovnem zaporedju

prikazujejo spremembe sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov; v

glavni knjigi se te spremembe izkazujejo na ustreznih kontih. V stroškovnem računovodstvu

pa nastaja večina razčlenjevalnih razvidov z ustreznimi dnevniki in drugih pomožnih

poslovnih knjig.

Razčlenjevalni razvidi (analitične evidence), ki nastajajo v stroškovnem računovodstvu, se na

primer nanašajo na opredmetena osnovna sredstva, material, opravljeno delo, nastajajočo

proizvodnjo, proizvode in trgovsko blago. Razčlenjevalni razvidi, ki nastajajo v finančnem

računovodstvu, pa se na primer nanašajo zlasti na denar, terjatve in dolgove. Druga pomožna

poslovna knjiga, ki nastaja v stroškovnem računovodstvu, je na primer vpisnik (register)

opredmetenih osnovnih sredstev, druge pomožne poslovne knjige, ki na primer nastajajo v

finančnem računovodstvu, pa so blagajniška knjiga, knjiga prejetih računov, knjiga zapadlosti

menic, knjiga delničarskih vlog in druge. O posameznih vrstah omenjenih pa tudi drugih

razčlenjevalnih razvidov se odloči podjetje sámo glede na potrebe, organiziranost pa tudi

morebitne zunanje predpise.

4

VRSTE IN NAČIN VODENJA POSLOVNIH KNJIG

Delitev poslovnih knjig prikazuje spodnja slika:

Slika: Delitev poslovnih knjig

Opomba: Zapis je zgolj slučajno enak, kot je opredeljeno v standardih. Tako v SRS-2010 ni

več med temeljnimi poslovnimi knjigami dnevnika. Ne glede na povedano, pa dnevnik v

stroki obstaja in ga v tem članku obravnavamo.

Glavna knjiga se vodi po načelih dvostavnega knjigovodstva. Enostavnega knjigovodstva, ki

je dopustno le v predpisanih primerih, v tem učbeniku ne obravnavamo.

Vodenje nekaterih poslovnih knjig je obvezno, vodenje na primer pomožnih poslovnih knjig

pa samo, če se verodostojni podatki, ki se ponavadi dobivajo na podlagi pomožnih knjig, ne

zagotavljajo drugače. Vodenje poslovnih knjig se lahko zaupa drugi strokovno usposobljeni

pravni ali fizični osebi.

DNEVNIK

GLAVNA

KNJIGA

POSLOVNE KNJIGE

TEMELJNE

DOKONÈANIH

PROIZVODOV

DROBNEGA

INVENTARJA

KUPCEV

MATERIALA

OBVEZNOSTI

OPRAVLJANJA

STORITEV

OSNOVNIH

SREDSTEV

USTVARJANJA

UÈINKOV

POMOŽNE

KNJIGOVODSTVO:

register

opredmetenih

osnovnih

sredstev

druge,

po

potrebi

podjetja

PLAÈ

DOBAVITELJEV

POLPROIZVO

DOV

PROIZVODNJE

TERJATEV

TRGOVSKEGA

BLAGA

UPORABLJENIH

STORITEV

DRUGAPOMOŽNA

KNJIGOVODSTVA:

blagajniška

knjiga

knjiga

delnièarskih

vlog

knjiga

prejetih

raèunov

knjiga

zapadlih

menic v

plaèilo

5

Vpisi v poslovne knjige morajo biti opravljeni na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin

brez pobotanj gospodarskih kategorij, poslovne knjige pa morajo kazati finančni položaj

podjetja in njegov poslovni izid.

Poslovne knjige se na območju Republike Slovenije vodijo v slovenščini in v evrih. Poslovne

knjige enot slovenskega podjetja, ki se vodijo na območju druge države, je treba dostavljati v

Slovenijo v predpisanih rokih, da se vnesejo v posebne poslovne knjige slovenskega podjetja.

Pravilnost njihovega vodenja na območju druge države je treba nadzirati na kraju samem.

Vpisi v poslovne knjige si morajo slediti po časovnem zaporedju ter biti urejeni, popolni,

pravilni in sprotni. Prejemke in izdatke je treba vpisovati sproti.

Morebitne napačne knjižbe v poslovnih knjigah se razveljavijo (stornirajo).

DNEVNIK

Dnevnik je evidenca po časovnem zaporedju. Dnevnik ima lahko obliko tabele z naslednjimi

postavkami:

Zap d a t u m Postavka o p i s konto z n e s e k

Štev v breme v dobro

Dnevnik glavne knjige lahko obsega enotno temeljno poslovno knjigo ali pa več knjig za

posamezne skupine kontov. Za vsako vrsto razčlenjevalnega razvida (analitične evidence) se

vodi dnevnik pomožne poslovne knjige.

Pri ročnem in polavtomatskem obravnavanju podatkov se vodi dnevnik v prostih listih,

knjiženja v njem pa praviloma izhajajo iz tehnik kopiranja glavne knjige. V dnevniku se

knjižijo vsi poslovni dogodki, ki so predmet bilančne in zunajbilančne evidence.

Naloga dnevnika je omogočati kontroliranje knjiženih postavk z avtomatizmom dvostavnega

knjigovodstva, izraženim z enačbo:

vsota postavk v breme = vsota postavk v dobro

Z izpolnjevanjem te naloge prispeva dnevnik k zanesljivosti glavne knjige kot vira podatkov

za pripravljanje knjigovodskih informacij.

6

Računalnik sprejema podatke o poslovnih dogodkih pa časovnem zaporedju in jih shranjuje v

datoteke na magnetnih trakovih, diskih, disketah in drugem. Iz teh datotek se pa potrebi

natisne dnevnik, ki je izhodna informacija računalnika ter po vsebini in obliki enak

klasičnemu dnevniku. Podjetje samo odloča, kdaj se natisne dnevnik, le ob letnem obračunu

poslovanja je natis obvezen.

GLAVNA KNJIGA

Glavno knjigo tvorijo konti, ki vsebujejo postavke sredstev, obveznosti do virov sredstev,

prihodkov in odhodkov ter zunajbilančne evidence. Za posamezne postavke se vodijo temeljni

konti in konti popravkov. Ima dva dela:

konte bilančne evidence in

konte zunajbilančne evidence.

Konto (običajno konto kartica v obliki prostega lista) ima lahko naslednjo obliko:

d a t u m veza z o p i s z n e s e k

dnevnikom v breme v dobro stanje

Konti bilančne evidence:

Tisti del glavne knjige, ki obsega bilančne postavke, služi za obdelovanje in hranjenje

podatkov, ki ob poslovnih dogodkih kakovostno in količinsko spreminjajo postavke sredstev,

obveznosti do virov sredstev, prihodkov in odhodkov. Predmet knjigovodskega obravnavanja

podatkov v bilančni evidenci glavne knjige so poslovni dogodki, nastali v zvezi s

poslovanjem, ki imajo te lastnosti:

zares so se zgodili in spadajo v preteklo poslovanje,

njihovi učinki se lahko izrazijo v denarnih zneskih,

spremembe, ki so jih povzročili, so vplivale na postavke sredstev, obveznosti do virov

sredstev, prihodkov in odhodkov,

izpričani so z verodostojnimi knjigovodskimi listinami.

Oblika glavne knjige je odvisna od tehnike in metode vnašanja podatkov vanjo. Pri ročnem ali

polavtomatskem obravnavanju podatkov ima glavna knjiga obliko prostih listov, ki skupaj

tvorijo kartoteko. Podatki se vpisujejo v glavno knjigo praviloma hkrati kot v dnevnik.

V poslovne knjige ni dopustno knjižiti z navadnim svinčnikom. Med knjižbami ni dovoljeno

puščati praznih prostorov, v katere bi bilo mogoče vnesti druge knjižbe. Knjižbe se ne smejo

prekrivati ali biti na drugačen način nečitljive. Pri njih tudi ne sme biti nikakršnih izbrisov ali

7

drugih sprememb, ki bi vzbujale dvom, ali je bila sprememba storjena v času prvotne knjižbe

ali kasneje.

Računalnik se uporablja pri obravnavanju podatkov glavne knjige, tako da se vnašajo podatki

v njegov pomnilnik, kjer se po preverjenih uporabniških programih oblikujejo datoteke.

Podatki se lahko vnašajo v glavno knjigo z računalnikom na enem mestu ali s terminalskimi

priključki na več mestih, to je naravnost z mest nastankov poslovnih dogodkov. V takem

primeru je treba z uporabniškim programom zagotoviti v računalniku avtomatsko izdelovanje

knjigovodskih listin z oznako odgovorne osebe. Glavna knjiga vodena z računalnikom, mora

biti tako organizirana, da je možno kontroliranje knjiženja in da je mogoče kadarkoli dobiti

sliko na zaslonu ali odtis na papirju za katerikoli konto glavne knjige ali pa pregled celotne

poslovne knjige.

Podjetje samo določi, kdaj se natisne glavna knjiga s celovitim pregledom vsakega konta med

letom, ob letnem obračunu poslovanja pa je tak natis obvezen.

Razporeditev kontov v glavni knjigi temelji na vnaprej pripravljenem kontnem načrtu. Kontni

načrt oblikuje vsako podjetje po svojih posebnih potrebah, pri tem pa zagotovi postavke

bilance stanja in izkaza poslovnega izida, predvidene s Slovenskimi računovodskimi

standardi. Inštitut za revizijo in računovodstvo pripravi več kontnih okvirov, izmed katerih

izbere podjetje tistega, ki se mu zdi najustreznejše izhodišče za oblikovanje kontnega načrta.

Zunajbilančna evidenca:

Predmet obravnavanja podatkov v zunajbilančni evidenci glavne knjige so poslovni dogodki,

ki trenutno ne vplivajo neposredno na postavke v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida,

vendar so pomembni za ocenjevanje uporabljanja tujih sredstev, morebitne prihodnje

obveznosti, kontroliranje poslovnih procesov, in informiranje. Postavke v zunajbilančni

evidenci lahko ob prihodnjih poslovnih spremembah ugasnejo ali pridobijo novo kakovost in

celo vplivajo na bilančne postavke, pri čemer se izkažejo kot postavke bilančne evidence

glavne knjige.

Poslovni dogodki, zajeti v zunajbilančni evidenci, ob nastanku ne morejo imeti narave

bilančnih postavk, ki bi vplivale na sredstva, obveznosti do virov sredstev, prihodke in

odhodke. Druge lastnosti lahko imajo, vendar je treba nastanek poslovnega dogodka, zajetega

v zunajbilančni evidenci, izpričati z verodostojno knjigovodsko listino. Ob izdelavi bilance

stanja se postavke zunajbilančne evidence vnesejo vanjo, vendar za seštevkom bilančnih

postavk.

DRUGE POSLOVNE KNJIGE

Pravimo jim tudi pomožne knjige in so analitične evidence in druge pomožne knjige.

Analitične evidence so razčlenitve temeljnih kontov glavne knjige, na primer analitične

evidence:

knjigovodstvo dobaviteljev (bookkeeping of suppliers) je analitično knjigovodstvo, ki

zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o razmerjih z dobavitelji v

8

preteklem obdobju. Za vsakega dobavitelja, do katerega se normalno pojavljajo

obveznosti, lahko pa tudi terjatve, obstaja poseben konto.

9

Evidenca dobaviteljev ima lahko naslednjo vsebino:

Dobavitelj: ...................................................................... Konto: ............................. d a t u m temeljnica o p i s veza z z n e s e k

dnevnikom v breme v dobro

knjigovodstvo dokončanih proizvodov (bookkeeping of finished products) je

analitično knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o

dokončanih proizvodih in z njimi povezanih stroških v preteklem obdobju. Za vsako

vrsto dokončanega proizvoda obstaja poseben konto.

knjigovodstvo drobnega inventarja (bookkeeping of small tools) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o drobnem

inventarju in njegovih stroških v preteklem obdobju. Za vsako vrsto drobnega

inventarja obstaja poseben konto.

knjigovodstvo kupcev (bookkeeping of buyers) je analitično knjigovodstvo, ki zbira,

ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o razmerjih s kupci v preteklem

obdobju. Za vsakega kupca, do katerega se normalno pojavljajo terjatve lahko pa tudi

obveznosti, obstaja poseben konto.

Evidenca kupcev ima lahko naslednjo vsebino:

Kupec: ...................................................................... Konto: ............................. d a t u m temeljnica o p i s veza z z n e s e k

dnevnikom v breme v dobro

knjigovodstvo materiala (bookkeeping of materials) je analitično knjigovodstvo, ki

zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o materialu in njegovih stroških v

preteklem obdobju. Za vsako vrsto materiala obstaja poseben konto.

Evidenca materiala ima lahko naslednjo vsebino:

Material:............................................................ enota mere: ............... datum O p i s k o l i č i n a cena v r e d n o s t

prejem izdaja stanje eur v breme v dobro stanje

skupaj

10

knjigovodstvo obveznosti (bookkeeping of payables) je analitično knjigovodstvo, ki

zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o obveznostih in njih

poravnavanju. Za razmerja do vsake pravne ali fizične osebe, do katere obstaja

obveznost, je v njem poseben konto, računati pa je treba, da se to knjigovodstvo delno

prekriva s knjigovodstvom dobaviteljev, lahko pa tudi s knjigovodstvom kupcev,

knjigovodstvom storitev in knjigovodstvom plač. Vsebina in oblika evidence je enaka

ali podobna že prikazani pri dobaviteljih, zato je ne ponavljamo.

knjigovodstvo opravljanja storitev (bookkeeping of performed services) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o opravljanju

storitev in z njimi povezanih stroških v preteklem obdobju, razčlenjenih po

stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih.

knjigovodstvo osnovnih sredstev (bookkeeping of fixed assets) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o stvareh in

pravicah v okviru osnovnih sredstev ter njihovih stroškov v preteklem obdobju. Za

vsako postavko v okviru osnovnih sredstev obstaja poseben konto.

Evidenca osnovnih sredstev ima lahko naslednji izgled:

Osnovno sredstvo: ................................................. Datum O p i s količina nabavna popravek neodpisana am

vrednost vrednosti vrednost %

knjigovodstvo plač (bookkeeping of wages and salaries) je analitično knjigovodstvo,

ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o plačah in z njimi opredeljene

stroške v preteklem obdobju, razčlenjene po stroškovnih mestih in stroškovnih

nosilcih, zlasti pa po zaposlencih, ko so pri vsakem obravnavani tudi odtegljaji od

plač.

knjigovodstvo polproizvodov (bookkeeping of semi-finished products) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o polproizvodih

in delih ter z njimi povezanih stroških v preteklem obdobju. Za vsako vrsto

polproizvodov obstaja poseben konto.

knjigovodstvo proizvodnje (bookkeeping of production) je analitično knjigovodstvo,

ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o proizvodnji in njenih stroških

v preteklem obdobju, razčlenjenih tudi po stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih.

knjigovodstvo terjatev (bookkeeping of receivables) je analitično knjigovodstvo, ki

zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o terjatvah in njih poravnavanju.

Za razmerja do vsake pravne ali fizične osebe, do katere obstaja terjatev, je v njem

poseben konto, računati pa je treba, da se to knjigovodstvo delno prekriva s

knjigovodstvom kupcev in tudi z nekaterimi drugimi.

knjigovodstvo trgovskega blaga (bookkeeping of merchandise) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o trgovskem

11

blagu in njegovih stroških v preteklem obdobju. Za vsako vrsto trgovskega blaga

praviloma obstaja poseben konto.

knjigovodstvo uporabljenih storitev (bookkeeping of engaged services) je analitično

knjigovodstvo, ki zbira, ureja, obdeluje in prikazuje podrobne podatke o uporabljenih

storitvah v preteklem obdobju in z njimi povezanih stroških.

knjigovodstvo ustvarjanja učinkov (bookkeping of production and rendering od

services) je skupni izraz za knjigovodstvo proizvodnje in knjigovodstvo opravljanja

storitev.

druge pomožne knjige

Med druge pomožne knjige, ki praviloma dopolnjujejo konte glavne knjige, štejemo:

blagajniško knjigo,

register opredmetenih osnovnih sredstev,

knjigo prejetih računov,

knjigo zapadlosti menic v plačilo,

knjigo delničarskih vlog

in druge po potrebah podjetja.

Od gornjih lahko nekatere izkazujejo naslednje vsebine:

blagajniška knjiga

Zap. temeljnica O p i s prejemek izdatek

Št.

skupni promet

stanje na dan: ........................

knjiga osnovnih sredstev

Zap. inventurna datum naziv nabavna popravek am odtujitev

Številka številka nabave osnovnega sredstva vrednost vrednosti % dat. način

Pomožne knjige se vodijo vezane, v obliki prostih listov in/ali na datotekah, kjer se podatki

hranijo na ustreznih nosilcih.

Pri ročnem obravnavanju podatkov mora vezane knjige prod vnosom podatkov overiti

podjetje samo. Strani vezanih knjig morajo biti zaporedno oštevilčene. Za vsako analitično

evidenco vodeno na prostih listih, in to ročno ali s polavtomatskimi stroji, je treba organizirati

12

ustrezen dnevnik oziroma ustrezne dnevnike zaradi kontroliranja knjiženja na kontih

kartoteke.

Pomožne knjige, vodene z računalnikom, se organizirajo tako, da je vsak začetni vnos podprt

z verodostojno knjigovodsko listino, nato pa se podatki obravnavajo samodejno, brez

človekovega poseganja. Z računalnikom je treba zagotoviti kontroliranje knjiženja za vsako

pomožno knjigo. Podatki se lahko vnašajo v pomnilnik z enega ali več mest. Če računalnik

dobiva s programom potrebne podatke, ki ustrezajo pomožni knjigi, ni treba organizirati

posebne analitične evidence raven blagajniške knjige in knjige opredmetenih osnovnih

sredstev.

Računalnik je organiziran tako, da po potrebi omogoča sliko na zaslonu ali odtis na papirju za

vsako pomožno knjigo, za analitične evidence pa tudi za posamične konte v njihovem okviru.

Obvezno je usklajevanje pomožnih knjig in ustreznih kontov glavne knjige tudi mod letom.

Najmanj enkrat letno se s popisom uskladita stanje po knjigah in dejansko stanje.

METODE VPISOVANJA PODATKOV

Nekaj o vpisih smo že povedali, zato ne ponavljamo. Ključno je hkratno vnašanje sprememb

v glavno knjigo in dnevnik. To je posebna zahteva pri uporabi prostih listov in ročnem ali

polavtomatskem vnašanju podatkov. Pri ročnem postopku se kopira na posebni plošči za

knjiženje (kontografu), tako da so kopije prosti listi dnevnika, izvirniki pa so prosti listi

kontov glavne knjige. Enako je pri vnašanju podatkov s strojem za knjiženje (polavtomatom),

ki omogoča hkratno knjiženje izvirnika na kontih glavne knjige in kopije v dnevniku.

Vnašanje podatkov na temeljne konte z računalnikom tudi zagotavlja z enim vnosom

poslovnega dogodka podatek v glavni knjigi in podatek po časovnem zaporedju v dnevniku.

V takem primeru je z dnevnikom mišljen dnevni pregled poslovnih dogodkov, ki ga je

mogoče po potrebi videti na zaslonu ali odtisniti v obliki razpredelnice.

Razveljavitev knjižbe (storno knjižba) se opravi v poslovnih knjigah tako, da se napačna

knjižba najprej izniči z enakim zneskom, nato pa se knjiži pravilni znesek na pravih kontih.

ODPIRANJE IN ZAKLJUČEVANJE POSLOVNIH KNJIG

Poslovne knjige se odprejo in zaključijo vsako poslovno leto.

Odpiranje:

Temeljne knjige se odprejo za postavke sredstev in obveznosti do virov sredstev na podlagi

začetne bilance stanja. Postavke sredstev in obveznosti do virov sredstev, ki jih v začetni

bilanci stanja ni, se odprejo v temeljnih knjigah med letom ob nastanku poslovnega dogodka

in na podlagi knjigovodske Listine. Enako se ravna oh odprtju kontov odhodkov, prihodkov,

stroškov, poslovnih učinkov in poslovnega izida.

Pomožne knjige se odprejo z vnosom ustreznih stanj z razčlenjenih kontov pomožnih knjig

oziroma iz analitičnih evidenc po končnih stanjih v preteklem poslovnem letu.

13

Med letom se odpirajo novi razčlenjeni konti na podlagi knjigovodskih listin o poslovnih

dogodkih.

Zaključevanje:

Računovodstvo podjetja mora na koncu poslovnega leta svoje poslovne knjige zaključiti;

tehniko zaključevanja opredeli v svojih aktih. Poslovne knjige morajo biti na koncu

poslovnega leta zaključene tako, da ni mogoč kakršenkoli kasnejši vnos podatkov oziroma da

vnesenih podatkov ni mogoče spreminjati.

Ob zaključitvi poslovnih knjig se dnevnik zaključi, tako da so v njem seštevki začetnih stanj,

vseh poslovnih sprememb in končnih stanj ter tudi seštevka vseh omenjenih seštevkov. Tako

seštet promet se na obeh straneh dnevnika podčrta, sledijo pa kraj in datum zaključitve ter

podpisa ravnatelja podjetja in računovodje.

Če se vodi več dnevnikov, se to napravi v vseh. Pri uporabi računalnika je tak zaključek na

zadnji strani odtisnjenega dnevnika.

Pri glavni knjigi se za vsak konto ugotovi in preveri stanje. To se knjiži na stran manjšega

prometa na kontu, tako da sta na koncu zneska v stolpcih v breme in v dobro enaka. Izravnana

prometa se podčrtata, nato pa sledijo kraj in datum zaključka ter podpis računovodje. Enak je

postopek na kontih, ki so odtisnjeni z računalnikom.

Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige

zaključijo. Zaključitev poslovne knjige podpišejo pooblaščene osebe. To se opravi ne glede na

metodo in tehniko knjiženja.

V vezane pomožne knjige se zadnji dan v letu na zadnjo uporabljeno stran napišeta opomba,

da je to zadnja stran knjige, in stanje, ki se prenese v naslednje leto. Sledijo kraj in datum ter

podpisa vodje računovodstva in referenta, ki je zaključil knjigo.

Pri knjigah analitične evidence z ročnim ali strojnim obravnavanjem se zaključijo tudi

dnevniki in analitični konti. Zaključek je odvisen od vrste analitične evidence in zanj logično

velja, kar je bilo povedano o zaključevanju temeljnih knjig. Dnevnike podpišeta računovodja

in referent, odgovoren za posamezno analitično evidenco.

Analitičnim evidencam, vodenim z računalnikom, je treba pred zaključitvijo preveriti

pravilnost. Vsak analitični konto se zaključi z vpisom stanja na strani z manjšim zneskom

prometa ter z izkazom izravnanega prometa v breme in v dobro. O odtisu odloča podjetje. Ne

glede na to, ali se analitične evidence odtisnejo ali ne, se podatki o osebi, ki jih je preverila in

kontrolirala, vnesejo v računalnik, tako da se lahko na zaslonu ali na odtisu vidi, kdaj je bilo

opravljeno kontroliranje in kdo je odgovoren za resničnost podatkov v datoteki. Poleg toga ta

oseba podpiše izjavo o kontroliranju analitične evidence.

Izjemi sta register opredmetenih osnovnih sredstev in analitična evidenca opredmetenih

osnovnih sredstev, katerih odpiranje in zapiranje nista vezana na poslovno leto. Te poslovne

knjige so odprte in se vodijo, dokler se opredmetena osnovna sredstva uporabljajo.

Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige

zaključijo. Zaključitev poslovne knjige podpišejo pooblaščene osebe. Računalniško vodene

14

poslovne knjige se lahko zaključujejo z elektronskim podpisom po načelnih postopkih iz

ustreznega zakona in podrobnejših določbah v aktu podjetja.

HRAMBA POSLOVNIH KNJIG

Podjetje s splošnim aktom opredeli način hrambe poslovnih knjig.

Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po sprejetju letnih

računovodskih izkazov se poslovne knjige, ustrezno urejene in zaključene, arhivirajo. Pisni

odtisi glavne knjige in dnevnika se praviloma hranijo trajno. Podjetje pa lahko ob upoštevanju

ustreznih predpisov sámo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve

računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne

knjige pa uničilo.

Poslovne knjige se do konca revidiranja letnih računovodskih izkazov hranijo v priročnem

arhivu računovodske službe, potem pa zapisniško predajo v varnejši osrednji arhiv podjetja.

Zaključene poslovne knjige je treba urejeno odložiti in shraniti. Vse poslovne knjige, vodene

v prostih listih, se zvežejo. Glavno knjigo in dnevnik, vodena z računalnikom, je treba

odtisniti, zvezati in odložiti.

Za pomožne knjige lahko podjetje odloči, da jih bo odtisnilo in shranilo ali pa da bo shranilo

nosilce, na katere so vneseni podatki. Nosilci podatkov se shranijo tako, da so zavarovani pred

izbrisom vnesenih podatkov ali drugimi poškodbami. Če je pogoj za uporabljanje shranjenih

nosilcev podatkov ustrezen uporabniški program ali druga tehnična dokumentacija za

računalnik, se tudi odloži in hrani kot nosilci podatkov.

Pri obravnavi poslovnih knjig je treba spoštovati veljavne računovodske standarde

(SRS) in davčne predpise.