Portal de Proveedores UDEM

GUÍA RAPIDA

Índice de contenido

• Que es Portal de Proveedores UDEM.• Requisitos.• Procedimiento Carga de factura electrónica ConsultaPara tomar en cuenta

Dudas o comentarios:Tel: 82151000 ext. 1054 con la C.P. Perla López E-mail: perla.lopezt@udem.edu.mx

¿ Que es el Portal de Proveedores UDEM?

Es un sistema de recepción inteligente quefacilita la entrega de facturas electrónicas enformatos .XML y .PDF

Es el único medio oficial que se brinda aproveedores de México.

RequisitosPara enviar las facturas electrónicas, es necesario contar con los siguientes datos:

• Número de proveedor ó ID de usuario (diez dígitos).• Claves de acceso (Contraseña)• Factura Electrónica (formato .XML y .PDF)• Orden de Compra

Nota: El XML debe traer lleno el campo “Serie” y “Folio”, que sería el folioconsecutivo que asigna cada proveedor a sus facturas emitidas, este folio es distinto al folio fiscal)

Pasos para carga XMLLos siguientes pasos son para realizar la carga delXML:1. Cargar XML.2. Cargar PDF.3. Selección de orden de compra.4. Para buscar una factura cargada anteriormente,

en el campo de Fecha Inicial se debe poner una fecha pasada como de 3 meses antes y en el campo de Fecha Final se debe poner la fecha del día en que se esta haciendo la búsqueda y darle clic al botón de buscar.

Nota: Revisar proceso detallado de la página 6 a la 12

Carga de XML

1. Introducir ID de usuario y contraseña.

Entrar a la siguiente liga:http://proveedores.portalrecepcion.com.mx/recepcioncfdi/asp/Start.aspx

Carga de XMLProcedimiento

2. Verifique que aparezca correctamente el nombre de la empresa.3. Si es la primera vez que entras al portal, favor de cambiar la contraseña/password (no acepta comillas simples y doble), te pide el cambio en

automático, si te aparece un mensaje, dar clic en aceptar, aclaración: el numero de Usuario no cambia, solo cambia la contraseña.4. Para comenzar a cargar los archivos, dar clic en “Cargar XML”.

Carga de XML y Validar XMLProcedimiento

5. Cargar XML, Cargar PDF, Buscar el numero de la orden de compra y dar Aceptar

6. Seleccionar la orden de compra que le aplique a la factura que estés cargando7. Dar clic en el botón de aceptar

Búsqueda FacturaProcedimiento

Estatus de Factura• Captura Addenda: En este estatus la factura aun NO esta cargada correctamente,

se deben seguir los pasos que se especifican en la ultima pagina de este Guía.

• Recibido: Factura cargada correctamente y ya entró al proceso de pago

• Factura en aprobación: Factura cargada correctamente en aprobación para determinar su fecha de pago

• Programada: Factura cargada correctamente con fecha programada de pago.

• Pagado: Factura con pago realizado (Cheque - CHK, Transferencia - EFT, etc.).

• Cancelado: Revisar anotaciones en la columna de observaciones.

• Eliminado: : Revisar anotaciones en la columna de observaciones.

• Cerrado: Revisar anotaciones en la columna de observaciones.

La columna de “Observaciones” se puede extender (como una columna en Excel) para que puedan ver la información completa del estatus del XML cargado.

Para Tomar en CuentaProcedimiento

•Confirmar antes de cargar el xml y PDF si tienes el numero correcto de orden de Compra o pedido y validar que el importe del pedido que seleccionaste corresponde al subtotal del XML.

•Las condiciones de pago son de 30 días a partir de la fecha de cargadel XML y PDF al portal

•El XML y PDF se pueden cargar al portal 2 días hábiles después de que se hayatraído a revisión la factura al almacén general de la UDEM

Para completar el proceso de un XML con estatus “Captura Addenda” hay que seguir los pasos que vienen abajo:

· Busca la factura (recuerda que debes ampliar las fechas de búsqueda que están en el lado derecho de la pantalla al seleccionar la opción de “Buscar Factura” por ejemplo como fecha inicial se puede poner el 01/01/2017 y fecha final se deja la fecha del día actual)· Sin llenar los campos de Serie y Folio, se da clic en el botón de “Buscar” que está en la parte derecha inferior de la pantalla del portal· Ya que te aparezca en la pantalla da clic para seleccionarla · Da clic con el botón derecho · Escoge la opción “Seleccionar Orden de Compra”· Te aparece la pantallita para seleccionar la orden de compra que le aplique· Dar clic en el icono que dice “Buscar” y tiene una lupa· Aparece una pantallita con las órdenes de compra disponibles · Se selecciona la orden de compra que le aplica a dicho XML dando un clic· Y se da clic en Aceptar· Y nuevamente se da clic en Aceptar· El estatus de la factura debe ser “Recibido” para saber que efectivamente se le asigno la orden de compraSi te aparece un mensaje de error, favor de enviar la pantalla con dicho mensaje al correo perla.lopezt@udem.edu.mx