[poltek denpasar - ug perpus] administrator

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan untuk Administrator

Politeknik Kesehatan Denpasar (Poltekkes Denpasar)

Copyright © 2016 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | i

POLITEKNIK KESEHATAN

DENPASAR

USER GUIDE

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan



Copyright © 2016 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | i

Copyright © 2016 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved.

Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah rahasia dan diatur oleh legalitas antara PT

Sentra Vidya Utama dan Politeknik Kesehatan Denpasar (Poltekkes Denpasar) tidak

diperkenankan secara keseluruhan atau sebagian diberikan atau disalin kepada pihak lain

tanpa kesepakatan atau izin tertulis.

Dicetak dan diterbitkan oleh PT Sentra Vidya Utama untuk penggunaan kalangan terbatas.



Copyright © 2016 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 1

1 Daftar Isi

1 Daftar Isi .................................................................................................................. 1

2 Daftar Gambar ......................................................................................................... 2

3 Pendahuluan ............................................................................................................ 4

4 Bagaimana Cara Masuk Kedalam Sistem ? ............................................................ 4

5 Bagaimana cara menambah anggota baru? ............................................................ 6

6 Bagaimana cara menambah pustaka? .................................................................... 9

7 Bagaimana cara mencatat peminjaman pustaka? ................................................. 12

8 Bagaimana cara mencatat peminjaman baca pustaka? ........................................ 14

9 Bagaimana cara menangani pengembalian pustaka? ........................................... 15

10 Bagaimana cara memperpanjang pustaka? .......................................................... 17

11 Bagaimana cara mengecek pustaka tersebut telah dipesan atau belum? ............. 18

12 Pengadaan Pustaka .............................................................................................. 19

12.1 Alur Sistem .................................................................................................... 19

12.2 Bagaimana cara mengusulkan pustaka ? ..................................................... 20

12.3 Bagaimana cara mengelola permintaan pengadaan ? .................................. 21

12.4 Bagaimana cara memvalidasi untuk bagian perpustakaan ? ........................ 23

12.5 Bagaimana cara membuat TTP ? .................................................................. 24

13 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk sumbangan? ................................ 26

14 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk tugas akhir? ................................. 27

15 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka tugas akhir yang diajukan

melalui DIGILIB? .................................................................................................... 30

16 Bagaimana cara mengadakan pustaka daftar upload mandiri? ............................. 32

17 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka upload mandiri yang diajukan

melalui DIGILIB? .................................................................................................... 33

18 Pengolahan Pustaka .............................................................................................. 35

18.1 Alur Sistem .................................................................................................... 35

18.2 Bagaimana cara memproses inventarisasi ? ................................................. 36

18.3 Bagaimana cara memproses digitalisasi ? .................................................... 39

18.4 Bagaimana cara memproses penerimaan eksemplar yang diterima? ........... 40

18.5 Bagaimana cara mencetak barcode dan label pustaka? ............................... 43

19 Fasilitas.................................................................................................................. 45

19.1 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam ? .......................................... 45

19.2 Bagaimana cara membuat pelayanan umum? .............................................. 46

19.3 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam dan sumbangan? ................. 47

20 Bagaimana cara mengopname pustaka? .............................................................. 47




21 Bagaimana cara menanggapi semua kontak online yang disediakan pada

DIGILIB? ................................................................................................................ 50

22 Laporan.................................................................................................................. 51

2 Daftar Gambar

Gambar 4.1 Halaman Utama Website .................................................................................. 4

Gambar 4.2 Halaman Pilihan Modul ..................................................................................... 5

Gambar 4.3 Halaman Home ................................................................................................. 5

Gambar 5.1 Tambah Anggota Baru ...................................................................................... 6

Gambar 5.2 Tambah Data Anggota Pustaka ........................................................................ 7

Gambar 5.3 Reset Password ................................................................................................ 7

Gambar 6.1 Halaman Daftar Pustaka ................................................................................... 9

Gambar 6.2 Tambah Data Pustaka ...................................................................................... 9

Gambar 6.3 Detail Pustaka ..................................................................................................11

Gambar 6.4 Tambah Eksemplar Baru..................................................................................11

Gambar 7.1 Transaksi Peminjaman .....................................................................................12

Gambar 7.2 Detail Peminjaman ...........................................................................................13

Gambar 7.3 Tab pada Transaksi Peminjaman .....................................................................13

Gambar 8.1 Transaksi Baca ................................................................................................14

Gambar 8.2 Detail Transaksi Baca ......................................................................................15

Gambar 9.1 Pengembalian Cepat ........................................................................................16

Gambar 9.2 Detail Pengembalian Cepat ..............................................................................16

Gambar 10.1 Perpanjangan Cepat ......................................................................................17

Gambar 10.2 Detail Perpanjangan Cepat ............................................................................17

Gambar 11.1 Halaman Check Reservasi Pustaka ...............................................................18

Gambar 11.2 Halaman Reservasi Pustaka ..........................................................................18

Gambar 12.1 Alur Pengadaan Pustaka................................................................................19

Gambar 12.2 Halaman Daftar Pengusulan Biasa ...............................................................20

Gambar 12.3 Tambah Pengusulan Biasa ............................................................................21

Gambar 12.4 Daftar Permintaan Pengadaan Biasa .............................................................22

Gambar 12.5 Tambah Permintaan Pengadaan Biasa ..........................................................22

Gambar 12.6 Detail Permintaan Pengadaan Biasa ..............................................................23

Gambar 12.7 Proses Validasi Perpustakaan .......................................................................23

Gambar 12.8 Proses Pengadaan Validasi ...........................................................................24

Gambar 12.9 Daftar Tanda Terima Pustaka ........................................................................24

Gambar 12.10 Tambah TTP ...............................................................................................25

Gambar 13.1 Daftar Sumbangan .........................................................................................26

Gambar 13.2 Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan .....................................................26

Gambar 13.3 Detail Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan ...........................................27

Gambar 14.1 Daftar Pengadaan Skripsi/Thesis dll ..............................................................28

Gambar 14.2 Halaman Penambahan Tugas Akhir/Skripsi ...................................................28

Gambar 14.3 Form Upload Tugas Akhir ..............................................................................29

Gambar 15.1 Daftar Tugas Akhir Mandiri Mahasiswa ..........................................................30

Gambar 15.2 Detail Upload Tugas Akhir ..............................................................................31




Gambar 16.1 Form Upload Mandiri ......................................................................................32

Gambar 17.1 Daftar Upload Mandiri ....................................................................................33

Gambar 17.2 Detail Upload Mandiri .....................................................................................34

Gambar 18.1 Alur Pengolahan Pustaka ...............................................................................35

Gambar 18.2 Daftar Inventaris .............................................................................................36

Gambar 18.3 Proses Inventaris ...........................................................................................37

Gambar 18.4 Detail Pengolahan Inventarisasi .....................................................................37

Gambar 18.5 Pop Up Pengarang .........................................................................................38

Gambar 18.6 Daftar Pengiriman Inventarisasi .....................................................................38

Gambar 18.7 Daftar Proses Digitalisasi ...............................................................................39

Gambar 18.8 Data Digitalisasi Pustaka ................................................................................39

Gambar 18.9 Daftar Penerimaan Eksemplar .......................................................................40

Gambar 18.10 Proses Pengiriman Eksemplar .....................................................................41

Gambar 18.11 Daftar Penerimaan Eksemplar Sirkulasi .......................................................42

Gambar 18.12 Centang Pustaka pada Cetak Label/Barcode ...............................................43

Gambar 18.13 Tampilan Cetak Barcode ..............................................................................43

Gambar 18.14 Tampilan Cetak Label ..................................................................................44

Gambar 18.15 Tampilan untuk Cetak Barcode/Label lebih dari satu ....................................44

Gambar 19.1 Surat Bebas Pinjam .......................................................................................45

Gambar 19.2 Detail Surat Bebas Pinjam .............................................................................45

Gambar 19.3 Daftar Pelayanan Umum ................................................................................46

Gambar 19.4 Surat Bebas Pinjam dan Sumbangan Pustaka ...............................................47

Gambar 19.5 Detail Surat Bebas Pinjam dan Sumbangan Pustaka .....................................47

Gambar 20.1 Daftar Pustaka ...............................................................................................48

Gambar 20.2 Tambah Opname Baru ...................................................................................48

Gambar 20.3 Detail Opname pada Tahun yang dipilih .........................................................49

Gambar 20.4 Daftar Pustaka Opname pada tahun yang dipilih ...........................................50

Gambar 21.1 Daftar Kontak Online ......................................................................................50

Gambar 22.1 Laporan Daftar Pustaka .................................................................................51




3 Pendahuluan

SIM Perpustakaan merupakan sistem yang digunakan untuk mengatur data yang

berkaitan dengan perpustakaan atau pemeliharaan dan penggunakan buku, majalah

serta kepustakaan lainnya untuk dibaca, dipelajari dan dibicarakan.

SIM Perpustakaan ini dapat diakses oleh semua Admin di instansi Politeknik Kesehatan

Denpasar (Poltekkes Denpasar).

4 Bagaimana Cara Masuk Kedalam Sistem ?

Gambar 4.1 Halaman Utama Website

1. Masukan alamat website: http://poltekkesdenpasar.sevima.com/

2. Setelah Admin memasukkan Username dan Password dengan benar, maka

Admin akan masuk ke sistem pilihan modul yang akan digunakan. Pilih Modul SIM

Perpustakaan �� Administrator.




Gambar 4.2 Halaman Pilihan Modul

3. Maka akan muncul tampilan utama Role Administrator:

Gambar 4.3 Halaman Home




5 Bagaimana cara menambah anggota baru?

Anggota merupakan user yang akan menggunakan sistem yang disediakan oleh

Poltekkes Denpasar. Dimana anggota tersebut akan diberikan ID serta password yang

dapat digunakan di frontend.

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Keanggotaan �� Daftar Anggota.

Gambar 5.1 Tambah Anggota Baru

2. Pilih tanda . Maka akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 5.2 Tambah Data Anggota Pustaka

3. Isikan semua field yang dibutuhkan kemudian klik tombol Simpan.

4. Untuk menreset password, klik maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 5.3 Reset Password




5. Setelah tombol reset ditekan, maka password akan tampil disebelahnya.

6. Untuk mengambil gambar diri secara langsung dapat memanfaatkan tombol .

7. Untuk mencetak Data Anggota, klik di Daftar Anggota pada pojok kanan atas.

8. Untuk mencetak Kartu Anggota, pilih dulu anggota yang ingin dicetak kartunya,

pada Daftar Anggota dengan cara mencentang pada menjadi . Kemudian klik

pada pojok kanan atas.




6 Bagaimana cara menambah pustaka?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pustaka �� Daftar Pustaka.

Gambar 6.1 Halaman Daftar Pustaka

2. Pilih tanda maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 6.2 Tambah Data Pustaka




3. Isikan field yang dibutuhkan:

- Jika jenis pustaka = BUKU, maka akan muncul field baru di bawahnya.

- Kode DDC, disediakan link DDC List0, dimana jika link tersebut diklik akan

muncul tampilan baru, yaitu berupa kode-kode dewey decimal classes dari

wikipedia.

- Topik Pustaka, disediakan link Lihat Topik0, dimana jika link tersebut diklik

akan muncul tampilan baru, yaitu berupa topik-topik pustaka yang telah

disediakan oleh sistem. Pilih salah satu topik pustaka yang diinginkan dengan

mengklik tanda pada topik pustaka yang diinginkan pada tampilan baru

tersebut, maka secara otomatis data akan terinput pada field Topik Pustaka.

Setelah selesai klik tombol Tambah disebelah field. Jika data topik pusataka

tidak ada, klik pada link Topik Baru0

- Jurusan Pustaka, pilih/centang pada jurusan yang diinginkan.

- Pengarang dan Penerbit, tindakan yang dapat dilakukan, sama dengan Topik

Pustaka.

- No Panggil, klik pada bagian fieldnya maka secara otomatis no panggil akan

muncul.

- Setelah selesai semua field terisi, kemudian klik . Untuk diperhatikan:

Jangan lupa isikan pada field pada tab-tab yang disediakan:

4. Pada tab Upload Pustaka, upload file dapat dilakukan sebanyak file yang

diinginkan. Selain hal tersebut, file tersebut juga dapat diberikan hak akses, yaitu

Harus Login dan Bisa Download:

- Harus Login, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika

dicentang maka file tersebut, hanya dapat dilihat ketika user login. Jika user

tidak/belum melakukan login, maka file tersebut tidak dapat dilihat pada sistem

DIGILIB.

- Bisa Download, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika

dicentang maka file tersebut, akan dapat didownload tanpa user harus melakukan

login terlebih dahulu pada sistem DIGILIB.

5. Untuk menambah eksemplar, dapat dilakukan melalu 2 cara, yaitu: melalui Daftar

Pustaka dan melalui Detail Pustaka. Untuk yang melalui Detail Pustaka, klik di

Daftar Pustaka pada data yang ingin ditambahkan eksemplarnya. Maka akan muncul

tampilan seperti berikut:




Gambar 6.3 Detail Pustaka

6. Tekan tombol , pada pojok kanan atas seperti pada gambar di atas dengan

lingkar merah. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 6.4 Tambah Eksemplar Baru




7. Isikan data eksemplar baru, kemudian klik Simpan Baru

8. Atau melalui Daftar Pustaka, klik pada kolom eksemplar. Untuk menambahkan

data eksemplar yang kedua atau berikutnya, klik tombol .

7 Bagaimana cara mencatat peminjaman pustaka?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Sirkulasi �� Transaksi.

Gambar 7.1 Transaksi Peminjaman

2. Masukkan ID Anggota-nya seperti contoh di atas, kemudian tekan Enter. Maka akan

muncul detail seperti berikut:




Gambar 7.2 Detail Peminjaman

3. Isikan No. Induk buku yang akan dipinjam, atau dapat dilihat dengan menekan

, maka akan muncul pop up Daftar Eksemplar, cari data yang

diinginkan pada field yang disediakan. Setelah ketemu klik pada Judul buku yang

akan dipinjam. Maka secara otomatis No. Induk akan terinput.

4. Kemudian klik tombol

5. Untuk meminjam fotocopy. Pilih tab Fotocopy, untuk reservasi pilih Reservasi atau

ingin melihat sejarah peminjaman, buka tab Sejarah Peminjaman.

Gambar 7.3 Tab pada Transaksi Peminjaman

6. Untuk mencetak Nota Transaksi, pilih . Untuk mencetak Nota Belum

Kembali, pilih .

7. Untuk mengembalikan peminjaman klik

8. Untuk membatalkan peminjaman klik

9. Untuk memperpanjang peminjaman klik

10. Untuk mengakhiri transaksi atau memulai transaksi baru klik .

11. Pada transaksi ini, juga dapat digunakan untuk traksaksi pengembalian atau

perpanjangan pustaka, dengan memanfaatkan tab yang tersedia. Yaitu dengan




memilih tab Pengembalian atau Perpanjangan pada salah satu tab-tab yang

disediakan.

8 Bagaimana cara mencatat peminjaman baca pustaka?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Sirkulasi �� Transaksi Baca.

Gambar 8.1 Transaksi Baca

2. Isikan ID Anggota seperti contoh di atas, kemudian klik Enter. Maka akan muncul

detail transaksi baca seperti berikut:




Gambar 8.2 Detail Transaksi Baca

3. Isikan No. Induk pada field yang tersedia seperti pada lingkar merah di atas. Untuk

mempermudah klik . Maka akan muncul pop up Daftar Eksemplar,

cari data yang diinginkan pada field yang disediakan. Setelah ketemu klik pada

Judul buku yang akan dibaca. Maka secara otomatis No. Induk akan terinput.

4. Kemudian klik Pinjam Buku

5. Untuk melihat sejarah peminjaman klik tab Sejarah Peminjaman pada Transaksi

Baca tersebut.

6. Untuk mengembalikan peminjaman klik

7. Untuk membatalkan peminjaman klik .

8. Untuk mengakhiri transaksi atau memulai transaksi baru klik .

9 Bagaimana cara menangani pengembalian pustaka?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Sirkulasi �� Pengembalian Cepat.




Gambar 9.1 Pengembalian Cepat

2. Isikan Nomor Seri, kemudian klik Kembali. Maka secara otomatis pustaka

dikembalikan. Seperti berikut:

Gambar 9.2 Detail Pengembalian Cepat

3. Untuk mencetak Nota Transaksi

4. Jika pustaka melebihi tanggal pengembalian dan terdapat denda, dapat dibayarkan

secara langsung melalui tombol .

5. Untuk mengembalikan pustaka juga dapat dilakukan melalui menu Sirkulasi ��

Transaksi. Pada tab yang disediakan, dengan memilih pengembalian.




10 Bagaimana cara memperpanjang pustaka?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Sirkulasi �� Perpanjangan Cepat.

Gambar 10.1 Perpanjangan Cepat

2. Isikan Nomor Seri/No. Induk yang akan diperpanjang pustakanya seperti contoh di

atas, kemudian klik . Maka akan muncul tampilan detailnya:

Gambar 10.2 Detail Perpanjangan Cepat

3. Secara otomatis pustaka tersebut akan diperpanjang. Dengan keterangan seperti

tampilan pada gambar di atas.

4. Untuk memperpanjang peminjaman pustaka juga dapat dilakukan melalui menu

Sirkulasi �� Transaksi. Pada tab yang disediakan, dengan memilih Perpanjangan.




11 Bagaimana cara mengecek pustaka tersebut telah dipesan atau

belum?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Sirkulasi �� Reservasi Pustaka.

Gambar 11.1 Halaman Check Reservasi Pustaka

2. Isikan Nomor Seri/No. Induk Pustaka pada field yang disediakan, kemudian klik

tombol .

Gambar 11.2 Halaman Reservasi Pustaka

3. Untuk mengakhiri pengecekan, klik tombol .




12 Pengadaan Pustaka

Pengadaan Pustaka merupakan tindakan untuk mengadakan atau menyediakan

pustaka yang dibutuhkan oleh user. Pengadaan pustaka hanya dapat dilakukan oleh

administrator.

12.1 Alur Sistem

Admin Mencatat Usulan

Pustaka

Daftar Anggota

Master ID Anggota

Penerbit

Master Penerbit

Admin Mencatat Permintaan

Pustaka

Validasi Perpustakaan

Admin Membuat Tanda

Terima Pustaka

Gambar 12.1 Alur Pengadaan Pustaka

Keterangan :

1. Daftar Anggota

Merupakan data master anggota yang harus ada sebelum melakukan

pengusulan.

2. Penerbit

Merupakan data master anggota yang harus ada sebelum melakukan

pengusulan.

3. Admin mencatat usulan pustaka

Merupakan tindakan yang dilakukan admin untuk mencatat usulan pustaka




4. Admin mencatat permintaan pustaka

Merupakan tindakan yang dilakukan admin untuk mencatat permintaan pustaka

5. Validasi perpustakaan

Merupakan tindakan yang dilakukan untuk menyetujui permintaan pengadaan

pustaka yang ada.

6. Admin membuat tanda terima pustaka

Merupakan tindakan admin untuk membuat tanda terima pustaka dari validasi

perpustakaan yang dilakukan.

12.2 Bagaimana cara mengusulkan pustaka ?

Pengusulan pustaka adalah tindakan untuk meminta diadakannya suatu pustaka yang

dibutuhkan oleh user. Untuk mengadakan suatu pustaka, pertama yang dilakukan

adalah mengusulkan pustaka apa yang ingin diadakan.

Langkah-langkah :

1. Dalam pengusulan pustaka terdapat 2 kategori, yaitu pengusulan biasa dan

pengusulan unit. Pengusulan biasa adalah pengusulan yang dilakukan oleh user,

user yang dimaksud dapat user siapa saja. Sedangkan pengusulan unit adalah

pengusulan yang dilakukan oleh unit yang ada di Poltekkes Denpasar. (Misal:

Pengusulan Biasa)

2. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengusulan �� Pengusulan Biasa.

Gambar 12.2 Halaman Daftar Pengusulan Biasa

3. Pilih tanda , seperti diatas yang berwarna merah.




Gambar 12.3 Tambah Pengusulan Biasa

4. Isikan field yang tersedia, kemudian klik . Untuk kembali

ke daftar pustaka, klik .

5. Untuk mengirim pengusulan tersebut ke bagian pengadaan, pilih pada kolom

Aksi pada Daftar Pengusulan Biasa

6. Dalam daftar pengusulan terdapat beberapa simbol beserta artinya, seperti

berikut:

12.3 Bagaimana cara mengelola permintaan pengadaan ?

Dalam menangani permintaan pengadaan, terbagi menjadi 2 kategori. Sama halnya

dengan pengusulan pustaka, yaitu biasa dan unit. (Misal: Permintaan Pengadaan

Biasa).

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Permintaan Pengadaan ��

Biasa.




Gambar 12.4 Daftar Permintaan Pengadaan Biasa

2. Pilih tanda . Berikut tampilannya:

Gambar 12.5 Tambah Permintaan Pengadaan Biasa

3. Tentukan Tgl. Pengadaan dan isi Daftar Pengadaan dengan cara klik Pilih

OK pada Daftar Pengusulan Pustaka yang diinginkan.

4. Setelah selesai pilih tombol dan klik tombol . Maka

akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 12.6 Detail Permintaan Pengadaan Biasa

5. Untuk memproses permintaan pengadaan pilih tombol . Maka

data secara otomatis akan terkirim pada bagian Validasi Perpustakaan.

6. Untuk mencetak Laporan Daftar Pengadaan klik .

12.4 Bagaimana cara memvalidasi untuk bagian perpustakaan ?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Validasi Perpustakaan.

Gambar 12.7 Proses Validasi Perpustakaan

2. Pilih No. Pengadaan yang akan di Validasi Perpustakaan, maka akan muncul





Gambar 12.8 Proses Pengadaan Validasi

3. Pilih salah satu pilihan pada kolom Validasi. Kemudian klik .

4. Untuk memproses ke bagian TTP (Tanda Terima Pustaka), pilih tombol

.

12.5 Bagaimana cara membuat TTP ?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Tanda Terima Pustaka.

Gambar 12.9 Daftar Tanda Terima Pustaka

2. Pilih tanda . Maka akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 12.10 Tambah TTP

3. Tentukan Tanggal TTP, kemudian buat TTP pengadaan dengan menekan ,

maka akan muncul pop up dan pilih pengadaan yang diinginkan dengan menekan

tombol OK di sebelah kanan. Jika ingin menghilangkan pop up, klik x.

4. Setelah itu klik kemudian .




13 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk sumbangan?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Sumbangan.

Gambar 13.1 Daftar Sumbangan

2. Pilih tanda ,. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 13.2 Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan

3. Isikan field yang tersedia, kemudian klik tombol . Maka akan

muncul detail data sumbangan seperti berikut:




Gambar 13.3 Detail Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan

4. Isikan detail tambah pengadaan pustaka sumbangan tersebut, isikan pada bagian

yang ada pada kotak merah seperti contoh gambar di atas. Klik tombol

.

5. Maka secara otomatis pengadaan pustaka bentuk sumbangan berhasil diadakan.

Untuk selanjutnya tinggal diproses di menu Pengolahan.

6. Untuk mencetak tanda bukti pengumpulan klik tombol .

14 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk tugas akhir?

Pengadaan pustaka bentuk tugas akhir, dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:

1. Melalui Administrator

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Tugas Akhir/Skripsi.




Gambar 14.1 Daftar Pengadaan Skripsi/Thesis dll

2. Pilih tombol +, seperti lingkar merah pada gambar di atas. Maka akan muncul


Gambar 14.2 Halaman Penambahan Tugas Akhir/Skripsi

3. Isikan semua field yang dibutuhkan, setelah selesai klik tombol

. Maka secara otomatis pengadaan pustaka bentuk tugas

akhir/skripsi selesai dilakukan. Untuk selanjutnya tinggal diproses di menu

Pengolahan.

4. Untuk mencetak tanda bukti pengumpulan klik tombol .




2. Melalui DIGILIB

Langkah-langkah :

1. Buka web browser: http://poltekkesdenpasar.sevima.com/digilib/

2. Login DIGILIB dengan menggunakan ID user yang telah diberikan.

3. Setelah login berhasil, pilih menu Upload Tugas Akhir �� Upload File

Tugas Akhir.

Gambar 14.3 Form Upload Tugas Akhir

4. Isikan field yang dibutuhkan, setelah selesai klik tombol . Maka

secara otomatis data akan masuk pada data/menu Daftar Tugas Akhir

Mandiri pada hak akses Administrator.

5. Pada bagian bawah/field upload file, file harus dalam bentuk pdf dengan

ukuran max 10 MB. File upload juga dapat ditambahkan, apabila file lebih

dari 3. Caranya klik tombol sebanyak file yang diinginkan.

6. Setelah data tersimpan maka akan muncul tampilan/tindakan tambahan

yaitu: History Notifikasi. Klik tombol untuk mengajukan

pengadaan tugas akhir. Untuk diperhatikan: selama tombol Permintaan

Validasi belum dilakukan oleh user yang bersangkutan, maka tidak akan

tampil pada data/menu Daftar Tugas Akhir Mandiri hak akses

Administrator.




15 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka tugas akhir

yang diajukan melalui DIGILIB?

Setelah user sukses mengajukan pengadaan pustaka tugas akhir yang dilakukan

melalui DIGILIB, sekarang tugas Administrator untuk mengecek serta memvalidasi

pengajuan pengadaan pustaka tugas akhir tersebut.

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Tugas Akhir/Skripsi Mandiri

�� Daftar Tugas Akhir Mandiri.

Gambar 15.1 Daftar Tugas Akhir Mandiri Mahasiswa

2. Administrator juga dapat menggunakan menu Daftar Notifikasi. Dengan cara pilih

menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Tugas Akhir/Skripsi Mandiri ��

Daftar Notifikasi. Perbedaanya yaitu, jika pada menu Daftar Tugas Akhir Mandiri,

administrator dapat melihat semua pengajuan pengadaan pustaka tugas akhir

user. Entah itu yang telah divalidasi atau belum. Sedangkan pada menu Daftar

Notifikasi, Administrator hanya akan ditampilkan data-data pengajuan pengadaan

pustaka tugas akhir user yang belum tervalidasi.

3. Untuk hanya melihat Detail pengajuan pengadaan pustaka tugas akhir user,

pilih/klik pada Judul Tugas Akhir/Skripsi yang diinginkan.

4. Untuk memvalidasi atau menanggapi pengajuan pengadaan pustaka tugas akhir

user, klik pada data yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan seperti

berikut:




Gambar 15.2 Detail Upload Tugas Akhir

5. Skor/arahkan data ke bawah, pada bagian Validasi Petugas Digitalisasi. Jika

administrator ingin memberikan tanggapan atas pengajuan yang dilakukan

tersebut, ketikan pada field yang tersedia pada bagian tersebut dengan tanpa

mencetang pada bagian field Is Valid? Kemudian klik tombol .

Maka secara otomatis data tanggapan tersebut akan terkirim kepada user yang

bersangkutan.

6. Jika data tersebut, sudah memenuhi semua yang diharapkan dan ingin dilakukan

proses valid, tanpa mengisi field Pesan Notifikasi langsung mencentang pada

bagian Is Valid? Kemudian Simpan. Maka data secara otomatis akan tervalidasi.

7. Setelah selesai proses validasi, data tidak langsung terkirim ke menu Pengolahan

atau perlu tindakan yang namanya Proses ke Pengadaan Hardcopy TA.

Tindakan ini dapat dilakukan dengan hanya menekan icon pada Daftar Tugas

Akhir Mandiri. Maka secara otomatis data akan terkirim pada menu Pengolahan

dan Tugas Akhir/Skripsi.

Untuk diperhatikan, tidakan tersebut tidak akan bisa dilakukan atau tombol

tersebut tidak akan muncul sebelum user menklik tombol yang ada pada

DIGILIB atas hak akses user yang bersangkutan.




16 Bagaimana cara mengadakan pustaka daftar upload mandiri?

Melalui DIGILIB

Langkah-langkah :

1. Buka web browser: http://poltekkesdenpasar.sevima.com/digilib/

2. Login DIGILIB dengan menggunakan ID user yang telah diberikan.

3. Setelah login berhasil, pilih menu Upload Mandiri �� Upload Mandiri

Gambar 16.1 Form Upload Mandiri

4. Isikan field yang dibutuhkan, setelah selesai klik tombol [Simpan]. Maka secara

otomatis data akan masuk pada data/menu daftar upload mandiri pada hak akses

administrator.

5. Pada bagian bawah/ field upload file, file harus dalam bentuk pdf dengan ukuran

max 10 MB. File upload juga dapat ditambahkan, apabila file lebih dari 3. Caranya

klik tombol [Tambah File] sebanyak file yang diinginkan

6. Setelah data tersimpan maka akan muncul tampilan/tindakan tambahan yaitu:

History Notifikasi. Klik tombol [Pemintaan Validasi]untuk mengajukan

pengadaan upload mandiri.

Untuk diperhatikan: selama tombol Permintaan Validasi belum dilakukan oleh

user yang bersangkutan, maka tidak akan tampil pada data/menu Daftar Upload

Mandiri hak akses Administator




17 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka upload mandiri

yang diajukan melalui DIGILIB?

Setelah user sukses mengajukan pengadaan upload mandiri yang dilakukan melalui

DIGILIB, sekarang tugas Administrator untuk mengecek serta memvalidasi pengajuan

pengadaan upload mandiri tersebut.

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengadaan �� Daftar Upload Mandiri

Gambar 17.1 Daftar Upload Mandiri

2. Untuk hanya melihat Detail pengajuan pengadaan upload mandiri user, pilih/klik

pada Judul Upload Mandiri yang diinginkan.

3. Untuk memvalidasi atau menanggapi pengajuan pengadaan upload mandiri user,

klik pada data yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 17.2 Detail Upload Mandiri

4. Scroll/arahkan data ke bawah, pada bagian Validasi Petugas Digitalisasi. Jika

administrator ingin memberikan tanggapan atas pengajuan yang dilakukan

tersebut, ketikan pada field yang tersedia pada bagian tersebut dengan tanpa

mencetang pada bagian field Is Valid? Kemudian klik tombol .

Maka secara otomatis data tanggapan tersebut akan terkirim kepada user yang

bersangkutan.

5. Jika data tersebut, sudah memenuhi semua yang diharapkan dan ingin dilakukan

proses valid, tanpa mengisi field Pesan Notifikasi langsung mencentang pada

bagian Is Valid? Kemudian Simpan. Maka data secara otomatis akan tervalidasi.

6. Setelah selesai proses validasi, data tidak langsung terkirim ke menu Pengolahan

atau perlu tindakan yang namanya Proses ke Pengadaan Hardcopy. Tindakan

ini dapat dilakukan dengan hanya menekan icon pada Daftar Upload

Mandiri. Maka secara otomatis data akan terkirim pada menu Pengolahan

Untuk diperhatikan, tidakan tersebut tidak akan bisa dilakukan atau tombol tersebut

tidak akan muncul sebelum user menklik tombol yang ada pada Digilib atas

hak akses user yang bersangkutan.




18 Pengolahan Pustaka

Pengolahan pustaka merupakan tindakan yang dilakukan setelah tahap pengadaan

berhasil. Dimana dalam pengolahan harus memenuhi beberapa tahap berikut, yang

akan dijelaskan pada alur dibawah ini:

18.1 Alur Sistem

Tanda Terima Pengadaan

Pustaka Biasa

Proses Inventarisasi

Proses Digitalisasi Penerimaan Eksemplar Cetak Barcode & Label

Pustaka Sumbangan

Pustaka Tugas Akhir/Skripsi

Gambar 18.1 Alur Pengolahan Pustaka

Keterangan:

1. Tanda Terima Pustaka (TTP) -> Pengadaan Biasa

Merupakan tanda terima yang telah dibuat oleh admin dari pengadaan pustaka

yang bersifat biasa.

2. Pustaka Sumbangan

Merupakan pengadaan pustaka, yang diperoleh dari sumbangan.

3. Pustaka Tugas Akhir/Skripsi

Merupakan pengadaan pustaka yang diperoleh dari tugas akhir/skripsi mahasiswa.

4. Proses Inventarisasi

Merupakan proses untuk mencatat atau mendata pustaka yang diadakan beserta

eksemplarnya.

5. Proses Digitalisasi

Merupakan proses untuk mencatat digitalisasi dari pustaka yang diadakan.

6. Penerimaan Eksemplar.

Merupakan proses pendataan eksemplar yang diterima serta mengesetan

evailabelnya.

7. Cetak Barcode & Label




Merupakan tindakan untuk mencetak barcode dan label yang akan digunakan

pustaka.

18.2 Bagaimana cara memproses inventarisasi ?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengolahan �� Inventarisasi �� Proses

Inventaris.

Gambar 18.2 Daftar Inventaris

2. Pada tampilan di atas, akan ditampilkan daftar invetaris dari pengadaan yang

telah dilakukan. Yaitu dari Pengadaan Biasa, Sumbangan, ataupun Tugas

Akhir/Skripsi. Pilih salah satu Judul yang akan di proses inventaris, maka akan

muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 18.3 Proses Inventaris

3. Pilih tanda , maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 18.4 Detail Pengolahan Inventarisasi

4. Isikan field yang dibutuhkan beserta Data Eksemplarnya. Untuk mengisi Bahasa

dan Pengarang, klik maka akan muncul pop up dari field yang dituju. Misal:

Pengarang:




Gambar 18.5 Pop Up Pengarang

5. Pilih OK pada Pengarang yang diinginkan. Kemudian klik .

6. Untuk membuat data pengarang baru, dapat melalui tombol pada pop

up Pengarang.

7. Setelah mengisi semua field yang dibutuhkan, klik

maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 18.6 Daftar Pengiriman Inventarisasi

8. Centang pada Judul yang diinginkan, seperti pada kotak merah pada gambar di

atas. Kemudian klik . Maka secara otomatis data yang

tercetang tersebut akan masuk pada proses selanjutnya, yaitu digitalisasi.

9. Ketika data pada Daftar Inventaris kosong, tidak ada data yang akan diolah dan

ingin mengirim data sebelumnya yang belum terkirim ke pengolahan, Proses

Pengolahan. Klik tombol




18.3 Bagaimana cara memproses digitalisasi ?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengolahan �� Inventarisasi �� Digitalisasi.

Gambar 18.7 Daftar Proses Digitalisasi

2. Untuk memproses Digitalisasi, cukup menekan gambar pada kolom Proses

Daftar Proses Digitalisasi. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 18.8 Data Digitalisasi Pustaka

3. Tambahkan informasi yang dibutuhkan, untuk menambahkan upload file, klik tab

Upload file pada tampilan gambar di atas. Upload file dapat dilakukan lebih dari 10

kali dengan menekan tombol , selain hal tersebut file juga dapat

diberikan hak aksesnya, yaitu Harus Login dan Bisa Download:




- Harus Login, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika

dicentang maka file tersebut, hanya dapat dilihat ketika user login. Jika user

tidak/belum melakukan login, maka file tersebut tidak dapat dilihat pada

sistem DIGILIB.

- Bisa Download, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika

dicentang maka file tersebut, akan dapat didownload tanpa user harus

melakukan login terlebih dahulu pada sistem DIGILIB.

4. Setelah selesai, kemudian klik .

18.4 Bagaimana cara memproses penerimaan eksemplar yang

diterima?

Dalam penerimaan eksemplar ada 2 tahap, yaitu penerimaan eksemplar dan

pengesetan available pustaka

1. Penerimaan eksemplar dan pengiriman pustaka

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Pengadaan Pustaka �� Pengolahan �� Proses Pengolahan ��

Daftar Penerimaan Eksemplar.

Gambar 18.9 Daftar Penerimaan Eksemplar

2. Untuk menerima pustaka, centang pada pustaka yang dikehendaki, kemudian

klik .




3. Untuk mengirim pustaka ke tahap penerimaan pustaka kedua, centang pada

pustaka yang dikehendaki, kemudian klik . Maka akan muncul


Gambar 18.10 Proses Pengiriman Eksemplar

4. Isikan field Lokasi yang dikehendaki, untuk mengisi Daftar Eksemplar, pilih

seperti pada lingkar merah di atas, maka akan muncul pop up seperti di

atas. Pilih data dengan mengklik OK pada pustaka yang diinginkan.

Kemudian klik . Jika ingin menghilangkan pop up klik x.

5. Setelah selesai mengisi data Pengiriman Eksemplar ke Artikel, pilih tombol

.

2. Penerimaan eksemplar dan pengesetan available pustaka

Langkah-langkah :


Penerimaan Eksemplar.




Gambar 18.11 Daftar Penerimaan Eksemplar Sirkulasi

2. Untuk menerima pustaka, centang pada pustaka yang dikehendaki, kemudian

klik .

3. Untuk mengeset available pustaka, centang pada pustaka yang dikehendaki,

kemudian klik .




18.5 Bagaimana cara mencetak barcode dan label pustaka?

Langkah-langkah :


Cetak Label Pustaka.

2. Isikan No. Induk yang akan dicetak barcode atau labelnya. Kemudian klik

. Maka secara otomatis data pustaka dengan No. Induk tersebut akan

ditampilkan, seperti gambar di bawah ini:

Gambar 18.12 Centang Pustaka pada Cetak Label/Barcode

3. Centang pada Judul Pustaka seperti contoh di atas dengan lingkar merah,

kemudian klik untuk mencetak barcode atau klik untuk

mencetak label.

a. Contoh tampilan cetak barcode

Gambar 18.13 Tampilan Cetak Barcode

b. Contoh tampilan cetak label




Gambar 18.14 Tampilan Cetak Label

4. Untuk mencetak Barcode/Label lebih dari satu, masukkan No. Induk Pustaka

yang diinginkan seperti langkah No. 2. Masukkan No. Induk Pustaka lagi

sesuai dengan yang diinginkan. Maka tampilan yang ditampilkan, seperti

berikut:

Gambar 18.15 Tampilan untuk Cetak Barcode/Label lebih dari satu

5. Untuk diperharikan, selama tombol Refresh tidak digunakan, dan data pustaka

terus ditambahakan. Maka daftar pustaka yang akan dicetak Barcode/Labelnya

akan bertambah. Untuk mengosongkan daftar cetaknya klik Tombol

.




19 Fasilitas

Fasilitas merupakan fitur tambahan yang disediakan oleh sistem yang dapat

dimanfaatkan oleh Administrator.

19.1 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam ?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Keanggotaan �� Fasilitas �� Surat Bebas Pinjam.

Gambar 19.1 Surat Bebas Pinjam

2. Isikan ID Anggota, kemudian klik . Maka akan muncul tampilan

detail seperti berikut:

Gambar 19.2 Detail Surat Bebas Pinjam

3. Isikan Nomor Surat, kemudian klik




19.2 Bagaimana cara membuat pelayanan umum?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Keanggotaan �� Fasilitas �� Pelayanan Umum.

Gambar 19.3 Daftar Pelayanan Umum




19.3 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam dan

sumbangan?

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Keanggotaan �� Fasilitas �� Surat Bebas dan Sumbangan.

Gambar 19.4 Surat Bebas Pinjam dan Sumbangan Pustaka

2. Isikan ID Anggota, kemudian klik

Gambar 19.5 Detail Surat Bebas Pinjam dan Sumbangan Pustaka

3. Tentukan Tanggal Surat kemudian klik .

20 Bagaimana cara mengopname pustaka?

Merupakan tindakan yang dilakukan oleh admin untuk menghitung ulang pustaka dan

mengetahui dengan tepat kondisi fisik pustaka atau koleksi rusak, sedang dijilid, belum

datang, dalam perbaikan, hilang dan lain-lain. Opname pustaka, biasanya diadakan

setiap akhir tahun, tetapi kalau instansi dengan SPI (Sistem Pengendalian Intern) yang

lebih rapi, stock opname biasanya dilakukan tiap triwulan atau caturwulan. Dalam hal

ini, opname yang disediakan adalah opname akhir tahun.

Langkah-langkah :

1. Untuk mengetahui daftar opname pustaka, pilih menu Pustaka �� Stock Opname




Gambar 20.1 Daftar Pustaka

2. Untuk memulai opname baru, pilih tanda seperti gambar di atas. Maka

akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 20.2 Tambah Opname Baru

3. Tentukan tahun opname seperti pada lingkar merah di atas, kemudian klik

tombol .

4. Untuk menghapus opaname tersebut, klik sedangkan untuk

kembali ke Daftar Opname Pustaka, klik .

5. Untuk menambahkan pustaka-pustaka yang akan diopname, klik .

Maka akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 20.3 Detail Opname pada Tahun yang dipilih

6. Isikan Nomor Seri pustaka yang akan ditambahkan pada daftar opanme pada

tahun tersebut, pada field yang telah disediakan dan tentukan Kondisi Opname

yang diinginkan. Setelah selesai, klik tombol , maka secara

otomatis data pustaka opname pada tahun tersebut akan ditambahkan, dengan

kondisi yang telah ditentukan.

7. Opname pustaka selesai.

8. Untuk mencetak pustaka opname, klik .

9. Apabila suatu saat terjadi perubahan kondisi pada data pustaka yang telah ada

pada daftar opname ditahun tersebut, cara menggantinya yaitu dengan cara,

masukan Nomor Seri Pustaka, pada field yang sama. Kemudian tentukan

kondisi pustaka yang baru, dengan memilih kondisi yang telah disediakan.

Kemudian klik tombol Mulai Opname kembali, maka secara otomatis data

pustaka opname akan berganti dengan kondisi baru yang telah diinputkan

kembali.

10. Untuk melihat daftar pustaka opname pada tahun tersebut secara menyeluruh,

klik . Maka akan muncul tampilan seperti berikut:




Gambar 20.4 Daftar Pustaka Opname pada tahun yang dipilih

11. Untuk mempermudah pencarian pustaka opname yang diinginkan, tentukan

Lokasi dan Kondisi Teropname pada pustaka yang ingin dicari.

21 Bagaimana cara menanggapi semua kontak online yang

disediakan pada DIGILIB?

Langkah-langkah :

1. Pilih Menu Referensi �� Administrasi Digilib �� Respon Kontak Online

Gambar 21.1 Daftar Kontak Online

2. Untuk menampilkan semua comment yang ada, klik pada link .

3. Untuk memberikan tanggapan/comment, isikan field Respon Perpustakaan kemudian

klik tombol .




4. Untuk menghapus data klik link .

22 Laporan

Laporan merupakan rekap data yang dapat dicetak dan dijadikan sebagai dokumen

yang kemudian di arsipkan. Dalam mencetak laporan, semua laporan sama

pembuatannya. Untuk lebih jelasnya berikut penjelasannya: (Misal: Laporan Pustaka

[Dinamik])

Langkah-langkah :

1. Pilih menu Laporan �� Laporan Pustaka �� Laporan Pustaka [Dinamik]

Gambar 22.1 Laporan Daftar Pustaka

2. Tentukan ketentuan-ketentuan yang ada kemudian klik . Berikut

contoh tampilannya:

[poltek denpasar - ug perpus] administrator

Documents