politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · bahan7 fail dan alat tulis persekitaran7.1.4...
TRANSCRIPT
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS-08
PENGURUSAN REKOD
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : SITI RAMLAH BINTI AHMAD Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir Kanan
Tarikh : 08-09-2017
NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik Tarikh
:
08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 3
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4
2.1 Senggara Surat & Fail ......................................................................................... 4
2.2 Proses Pelupusan Rekod ................................................................................... 4
2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan .................................................................. 4
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5
3.1 Senggara Surat Dan Fail .................................................................................... 5
3.2 Proses Pelupusan Rekod ................................................................................... 6
3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan .................................................................. 7
4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8
4.1 Senggara Fail Dan Surat .................................................................................... 8
4.2 Pelupusan Rekod ............................................................................................... 8
4.3 Pelupusan Rekod Kewangan .............................................................................. 9
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 9
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 10
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 10
9. LAMPIRAN 8.5 ............................................................................................................ 100
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 11
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 2 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan surat-surat yang diterima diambil tindakan segera dan proses selama 3 hari
2) Skop (key activities) Prosedur ini digunakan di dalam proses pengenalpastian, pengumpulan, pengindeksan, pemfailan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan rekod
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 Merujuk kepada Jabatan ARKIB Negara sebagai panduan untuk kelulusan bagi panduan pembukaan dan pelupusan fail
4) Pemilik proses PPT(K)N32 / Pegawai Rekod Jabatan
5) Pelanggan proses 5.2 a. Kakitangan/Pegawai PMK b. Pelanggan Luaran
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPA b. KPT c. JPP d. JANM e. ARKIB f. Badan Persijilan
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan
b. Portal JPA c. Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat d. Arahan Perbendaharaan
e. ARKIB Negara
f. Standard ISO 9001: 2015
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) Fail Meja / Proses Kerja
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan
Portal JPA
Perintah-Perintah Am/Pengurusan Pejabat
Arahan Perbendaharaan
ARKIB Negara
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Ruang Pejabat
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer Dan Printer
Pengangkutan 7.1.3 (c)
Kereta
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 3 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan Internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Fail dan Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & Kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Memahami Prosedur Pengurusan Rekod
Kompetensi kakitangan 7.2 Kursus Dalaman Dan Kursus Luaran
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
Proses Pelupusan Fail
PPT(K) PT(P/O) A
Mengikut jadual pelupusan dari ARKIB
- Memo - Surat
-Semua staf yang terlibat dengan pelupusan fail -ARKIB Negara -JANM
Senggara Surat Dan Fail
PT(P/O) A P0
3 hari dari tarikh terima surat
- System E-Document
- Email - Pigeon Hall - Serahan Tangan
KJ/KU
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Pengarah Pengawai Pengawal
Ketua Jabatan/Ketua Unit Pegawai yang melaksakan arahan Pengawai Pengawal
Penolong Pegawai Tadbir Kanan Pegawai Rekod Jabatan
Pembantu Akauntan Kanan Pegawai yang menguruskan kewangan jabatan
Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran
Pembantu Rekod Jabatan
Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan
Pegawai yang menguruskan urusan perkhidmatan
Pembantu Tadbir Kewangan W19 Pembantu urusan kewangan jabatan
Pembantu Operasi Pegawai pembantu urusan pentadbiran jabatan
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
Pengarah Pengarah Politeknik Melaka
KJ/KU Ketua Jabatan/Ketua Unit
PPT(K) Penolong Pegawai Tadbir Kanan
PA(K) Pembantu Akauntan Kanan
PT(P/O) A Pembantu Tadbir (P/O) N19 Pentadbiran
PT(P/O) P Pembantu Tadbir (P/O) N19 Perkhidmatan
PT(Kew) Pembantu Tadbir Kewangan W19
PO Pembantu Operasi
PMK Politeknik Melaka
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 4 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Senggara Surat & Fail
SOURCE OF INPUT
INPUT
PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
Agensi Luar PT(PO) PO
Surat Email Fax Buku / Majalah
SENGGARA SURAT
Surat telah dicop terima
Surat yang didaftar
Pengarah PA Pengarah KJ / KU Staf PMK
Stor Bilik Fail
Fail Peribadi Fail
Pentadbiran
SENGGARA FAIL
Fail yang telah didaftar
PT (Perkhidmatan) PT (P/O) A
2.2 Proses Pelupusan Rekod
SOURCE OF INPUT
INPUT
PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
PPT(K) PT PO
FAIL
PROSES PELUPUSAN
REKOD
Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam
Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB
ARKIB Melaka
2.3 Proses Pelupusan Rekod Kewangan
SOURCE OF INPUT
INPUT
PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
PPT(K) PT PO
FAIL
PROSES PELUPUSAN
REKOD KEWANGAN
Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam
Surat iringan dari Pengarah ke ARKIB, JANM Dan Jabatan Audit Negara
ARKIB Melaka JANM Jabatan Audit
Negara
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 5 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Senggara Surat Dan Fail
PENGARAH KJ / KU / STAF PPT(K) PT(P/O)A PT(P/O)P PO
MINIT SURAT
TERIMA SURAT
REKOD SURAT
TERIMA SURAT
CODING SURAT
EDAR SURAT
MINIT SURAT DALAM
FAIL
URUS DOKUMEN
PERKHIDMATAN
URUS DOKUMEN
PENTADBIRAN
TERIMA SURAT
SURAT
PERKHID
MATAN
BUKA FAIL
DOKUMEN
BAHARU
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 6 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Proses Pelupusan Rekod
PENGARAH PPT(K) PT (P/O)& PO
ARKIB
NILAI STATUS KEROSAKAN
KENALPASTI FAIL UNTUK
DILUPUSKAN
KELULUSAN
SEMAKAN
KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN
KUMPULKAN FAIL
SENARAIKAN FAIL UNTUK
LUPUS DALAM BORANG ARKIB
SURAT IRINGAN & BORANG
PELUPUSAN ARKIB
HANTAR SURAT KE
ARKIB
SEMAKAN
MINIT SURAT/ARAHAN
LUPUS FAIL
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 7 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.3 Proses pelupusan Rekod Kewangan
PENGARAH PPT(K)
PT(P/O)& PO ARKIB/JANM/AUDIT
KELULUSAN
SEMAKAN
SENARAIKAN FAIL UNTUK
LUPUS DALAM BORANG ARKIB
NILAI STATUS KEROSAKAN
HANTAR SURAT KE
ARKIB
KENALPASTI FAIL UNTUK
DILUPUSKAN
KEPUTUSAN KELULUSAN PELUPUSAN
KUMPULKAN FAIL
SURAT IRINGAN & BORANG
PELUPUSAN ARKIB
MINIT SURAT/ARAHAN
SEMAKAN LUPUS FAIL
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 8 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Senggara Fail Dan Surat
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PT(P/O) A
(PA Pengarah)
1. Menerima dan mengecop surat yang diterima dari luar (PA Pengarah) 2. Memasukkan surat ke bilik pengarah untuk diminit oleh pengarah
2. Pengarah Minit surat dan memberi arahan tindakan selanjutnya terhadap surat yang diterima
3. PT(P/O) A Merekod dan mengecop surat luar yang telah diminit oleh Pengarah
4. PO Mengedarkan surat-surat yang telah direkod kepada KJ/KU untuk tindakan
selanjutnya melalui saluran:
1. e_Document
2. Email
3. Pigeon Hall
4. Serahan Tangan
5. KJ/KU Melaksanakan arahan dari Pengarah
6. PPT(K) Minit surat dan memberi arahan kepada Pembantu Tadbir (P/O)
Pentadbian dan Perkhidmatan untuk tindakan selanjutnya
7. PT(P/O) A Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas pentadbiran
8. PT(P/O) P Melaksanakan arahan yang diberi oleh PPT(K) berkenaan tugas-tugas perkhidmatan
4.2 Pelupusan Rekod
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan
2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB
3. Kumukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan
4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk
memohon pelupusan kepada pihak ARKIB
2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan
3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses pelupusan
fail
4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk
kelulusan
5. ARKIB ARKIB Negara Malaysia memberi kelulusan berkenaan pelupusan
6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 9 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4.3 Pelupusan Rekod Kewangan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. 1.
PT(P/O) A & PO 1. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan
2. Kumpulkan dan senaraikan fail dalam borang khas dari ARKIB
3. Kemukakan borang kepada PPT(K) untuk semakan
4. Sediakan surat iringan dari Pengarah sebagai kelulusan untuk
memohon pelupusan kepada pihak ARKIB,JANM,AUDIT
2. PPT(K) Membuat semakan dan pemantauan
3. Pengarah Memberi kelulusan dan kebenaran untuk menjalankan proses
pelupusan fail
4. PT(P/O) A & PO Mengedar surat iringan dan borang khas ke ARKIB Negara untuk
kelulusan ARKIB,JANM, AUDIT
5. ARKIB/JANM/AUDIT ARKIB Negara Malaysia, Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Jabatan
Audit Negara memberi kelulusan berkenaan pelupusan
6. PT(P/O) A & PO Laksanakan pelupusan mengikut arahan ARKIB Negara
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Surat
Kelulusan perancangan Pengarah
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Pemantauan ketua
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
ARKIB Negara
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Nombor surat
System Excel bagi merekod surat menggantikan buku
daftar surat menyurat
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Isi surat
Pemuliharaan 8.5.4 Failing surat
Isi surat disimpan di dalam server system e-document
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Kerja lebih masa
Kawalan Perubahan 8.5.6 Pemantauan ketua
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Semua maklumat dan surat sampai kepada penerima
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk Proses Kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Staf menghadiri kursus pengurusan rekod
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 10 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Surat Surat dan maklumat tidak sampai kepada penerima
Rekod penerimaan dan pengedaran surat
Buat serahan tangan dengan SEGERA
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Buku Rekod Surat Menyurat
(Am 10-Pin 3/80)
3 tahun Unit Pentadbiran AM
2. Buku Despatch Dalam Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM
3. Buku Despatch Luaran Melaka 3 tahun Unit Pentadbiran AM
4. Buku Despatch Dalam PMK 3 tahun Unit Pentadbiran AM
5. Fail Baucer Bayaran 7 tahun Bilik Fail Unit
Kewangan Terhad
6. Buku Perkhidmatan 3 tahun Bilik Fail Unit
Pentadbiran Sulit
7. Fail Peribadi 20 tahun Bilik Fail Unit
Pentadbiran AM
8. Fail-Fail Pentadbiran Dan Kewangan
Mengikut jadual
pelupusan rekod ARKIB
Bilik Fail Unit Pentadbiran &
Kewangan
AM
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) Lampiran A Rekod Pendaftaran Penghantaran Surat
2) Lampiran B Borang 2 Arkib 02/08 (Borang Permohonan bagi Pemusnahan Rekod Awam)
3) Lampiran C Borang 4 Kewangan-Arkib 4/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan)
PENGURUSAN REKOD PS-08
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 11 /11
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01.
P02.
P03.
REKOD PENDAFTARAN PENGHANTARAN SURAT
LAMPIRAN A
Jab/Unit :
BIL
TARIKH
RUJUKAN SURAT
NAMA DAN ALAMAT PENERIMA
TARIKH SURAT
DIPOSKAN
CATATAN POS DAFTAR / POS
BIASA
PS-08(1) (08-09-17)
MAKLUMAT TERKAWAL
LAMPIRAN B [Subperaturan 6(2)]
Borang 2 Arkib 2/08
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
BUTIR-BUTIR JABATAN
Untuk Kegunaan Arkib Negara Tarikh Terima:
(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -
MAKLUMAT MENGENAI REKOD
(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod:
Bil. (5)
Tajuk Siri
(6)
Tahun Diliputi
(7)
Tempoh
Pengekalan Yang
Ditentukan Dalam Jadual
(8)
Unit Rekod
(9)
Meter
Panjang Rekod (10)
Daripada
Kepada
.
Jumlah Unit Rekod:
Ukuran Meter Panjang Rekod:
(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan
permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas: Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Jawatan: Tarikh:
MAKLUMAT TERKAWAL
LAMPIRAN C [Subperaturan 6(2)]
Borang 4 Kewangan-Arkib 4/08
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
BUTIR-BUTIR JABATAN
(1) Kementerian/Jabatan/Agensi :
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
MAKLUMAT MENGENAI REKOD
BiL. (3)
Tajuk Siri
(4)
Tahun Diliputi
(5)
Tempoh
Pengekalan Yang Ditentukan Dalam
Jadual. (6)
Meter Panjang
Rekod (7)
Daripada
Kepada
Jumlah Meter Panjang Rekod:
(8) Mengikut Seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan Arahan Perbendaharaan 150,saya
mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas. Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Jawatan: Tarikh:
MAKLUMAT TERKAWAL