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pianificazionee controllo
U-GOV Pianificazione e ControlloParte 1
Conoscere il presente, programmare il futuro
White PaperSettembre 2008
Titolo White Paper: U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 - Conoscere il presente, programmare il futuro Settembre 2008 S2-4 Autori: Divisione Pianificazione e Controllo, Relazioni Esterne CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Email: [email protected] © CINECA, 2008-2009 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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Indice
1. PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE IN ATENEO...............................................5
1.1 I PROCESSI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO COME BASE PER IL MIGLIORAMENTO............................................................5 1.2 LE SPINTE ISTITUZIONALI ALL’ADOZIONE DI STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO .............................................7
2. LA VISIONE CINECA: QUATTRO LINEE STRATEGICHE.........................................................9
1. Trasparenza & Benchmark............................................................................................................................................... 10 2. Previsioni & Decisioni ....................................................................................................................................................... 10 3. Pianificazione & Budgeting................................................................................................................................................ 11 4. Metadati & Driver.............................................................................................................................................................. 12
3. LA SOLUZIONE U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO: SGUARDO GENERALE SUI MODULI .............................................................................................................................................15
3.1. VERSO UN MODELLO FLESSIBILE DI SISTEMA DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO.............................................................. 15 3.2. PANORAMICA SU U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO E SUDDIVISIONE FUNZIONALE DEI MODULI...................... 17 3.3 CARATTERISTICHE DELL’OFFERTA.......................................................................................................................................... 20 3.4 STATO DI AVANZAMENTO DELLO SVILUPPO DEI MODULI DI U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ....................... 21
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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1. Pianificazione e controllo di gestione in ateneo
A partire dagli anni ’90 il sistema universitario sta affrontando un processo di
riforma che ha reso ciascun ateneo maggiormente autonomo nella definizione
di strategie di sviluppo differenzianti che mirano a valorizzarne le singole
specificità.
I trend in atto stanno portando da una parte verso una riduzione delle risorse
finanziarie destinate agli atenei e dall’altra ad una sempre maggiore dipendenza
dei finanziamenti dalla qualità e dai risultati conseguiti nelle attività istituzionali
di didattica e ricerca. In questo contesto gli atenei si stanno orientando verso
la ricerca di fonti di finanziamento alternative a quelle governative, e
provenienti da enti locali, mondo delle imprese e organi internazionali, in
primis la Comunità Europea.
Appare chiaro dunque che il futuro di ciascun ateneo è condizionato dalla
specifica capacità di valorizzare le proprie risorse fornendo un servizio di
formazione e ricerca finalizzato a soddisfare le esigenze sociali ed economiche
del proprio territorio e del Paese.
1.1 I processi di pianificazione e controllo come base per il miglioramento La gestione autonoma delle risorse, dell’offerta formativa e della ricerca
scientifica è diventata quindi uno degli aspetti fondamentali per ogni ateneo.
La crescente autonomia comporta l’assunzione di maggiori responsabilità e
richiede capacità di analizzare le scelte strategiche cruciali, di predisporre la
corretta attuazione delle decisioni e di valutarne i risultati.
Tutti questi elementi fanno emergere alcune esigenze organizzative che
l’ateneo deve indirizzare:
→ attivare un iter di programmazione pluriennale e di
responsabilizzazione degli attori (accountability) verso l’utilizzo delle
risorse e il conseguimento dei risultati
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→ conoscere in modo chiaro e puntuale tutte le informazioni
riguardanti l’utilizzo delle risorse finanziarie ed i risultati delle
attività, incentivando la trasparenza verso l’interno e l’esterno
dell’ateneo
→ misurare il comportamento delle diverse strutture decentrate e
confrontarne le performance
→ attivare sistemi di monitoraggio e confronto con altri atenei in
ambito regionale, nazionale ed internazionale.
La risposta a queste esigenze passa per alcune innovazioni sostanziali nella
struttura organizzativa dell’ateneo, la principale delle quali riguarda la
costruzione di un sistema per la programmazione e il controllo di gestione.
Tali sistemi coinvolgono alcuni processi che si susseguono ciclicamente e che
vanno analizzati e implementati in una logica integrata:
→ definizione degli obiettivi dell’ateneo
→ pianificazione di medio - lungo periodo
→ budgeting operativo di breve periodo
→ valutazione delle performance.
Figura 1 – Processi periodici di un sistema per la programmazione e il controllo di gestione
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1.2 Le spinte istituzionali all’adozione di strumenti di pianificazione e controllo Oltre alle esigenze dettate dalla maggiore autonomia, esistono delle spinte
istituzionali che stanno indirizzando le università verso l’adozione di processi e
strumenti di pianificazione e controllo. Ripercorriamo qui una veloce
panoramica.
Valutazione da parte di enti di controllo
Pur mantenendo una propria autonomia, gli atenei italiani sono ciclicamente
monitorati da parte del Ministero e di altri enti di controllo per verificare il
conseguimento degli obiettivi indicati e condivisi a livello nazionale sia
nell’ambito dell’efficienza dell’azione amministrativa, sia riguardo la qualità della
didattica e della ricerca.
La mole di informazioni che l'Ateneo è tenuto a fornire riguardo le proprie
attività è quindi sempre più consistente e richiede attenzione e precisione nella
raccolta, valutazione e distribuzione dei dati.
Inoltre, introducendo nel proprio sistema di monitoraggio i parametri ed i
criteri indicati a livello nazionale, l’ateneo potrà più facilmente compiere una
verifica preliminare riguardo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Da tutto ciò si comprende quanto sia importante per l'Ateneo munirsi di
strumenti informatici adeguati che mettano le strutture di competenza nelle
condizioni di poter raccogliere, distribuire e comunicare i dati richiesti senza
dover attendere l'intervento di personale informatico specializzato e senza
incidere sui tempi e sui processi quotidiani relativi alla ricerca e alla didattica.
Programmazione triennale
Come indicato dalla Legge 43 del 2005 e i decreti attuativi successivi, a partire
dall'anno 2006 le università devono adottare programmi triennali coerenti con
le linee generali di indirizzo definite dal Ministero e nel rispetto delle proprie
autonomie, anche al fine di perseguire obiettivi di efficacia e qualità dei servizi
offerti. La programmazione deve dare indicazioni riguardo i corsi di studio da
attivare, il programma di sviluppo della ricerca scientifica, le azioni per il
sostegno ed il potenziamento dei servizi agli studenti, i programmi di
internazionalizzazione, il fabbisogno di personale docente e non docente.
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La definizione di programmi triennali richiede dunque una visione globale su
tutte le aree dell’ateneo, dalla didattica alla gestione del personale. La capacità
di prospettare trend ed evoluzioni, di stimare costi, di pianificare la
destinazione di risorse.
Valutazione e controllo interni
Esistono spinte istituzionali mirate ad incentivare direttamente lo sviluppo di
sistemi di controllo di gestione e pianificazione interni a ciascun ateneo, che
rientrano all’interno del più ampio processo di riorganizzazione della pubblica
amministrazione italiana.
A partire dal Decreto Legge (D.L.) n°59 del 15 marzo 1997, che estendeva
anche alle università la riforma della pubblica amministrazione e la
semplificazione amministrativa, e passando per il D.L. n°286 del 1999, è stato
promosso il riordino e il potenziamento di “meccanismi e strumenti di
monitoraggio” e la valutazione di “costi, rendimenti e risultati dell’attività svolta
dalle amministrazioni pubbliche”. In particolare quest’ultima legge richiede che
le pubbliche amministrazioni, nell’ambito della rispettiva autonomia, si dotino di
strumenti adeguati a “verificare l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione
amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di
correzione, il rapporto tra costi e risultati (controllo di attività gestione)”.
Il decreto stabilisce nello specifico che, ai fini del controllo di gestione, ciascuna
amministrazione pubblica definisca:
→ le unità organizzative a livello delle quali si intende misurare
l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa
→ le modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità
organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono
sostenuti
→ gli indicatori specifici per misurare efficacia, efficienza ed
economicità
→ la frequenza di rivelazione delle informazioni.
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2. La visione CINECA: quattro linee strategiche
Negli ultimi anni il Consorzio ha messo a punto una specifica metodologia per
lo sviluppo di sistemi a supporto delle attività di pianificazione e controllo di
gestione per gli atenei italiani. A tale scopo sono stati determinanti il know-
how sviluppato da CINECA nell’analisi e realizzazione di tali sistemi sia in
ambito pubblico che aziendale, la collaborazione con alcuni atenei e
l’esperienza maturata nella realizzazione di strumenti gestionali per l’ambito
universitario.
Se si dovessero trovare semplici espressioni per inquadrare gli obiettivi che il
progetto U-GOV si prefigge in ambito Pianificazione e Controllo si potrebbe
osservare questo elenco di parole chiave: Trasparenza & Benchmark, Previsioni
& Decisioni, Pianificazione & Budgeting, Metadati & Driver.
Figura 2 - Obiettivi del Progetto U-GOV in ambito Pianificazione e Controllo
Senza entrare nel merito delle semantica di queste definizioni, elenchiamo le
caratteristiche generali che U-GOV intende introdurre nel sistema di
pianificazione e controllo per ognuno dei termini sopracitati.
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1. Trasparenza & Benchmark Il miglioramento passa dalla conoscenza del proprio comportamento
Il primo obiettivo che deve prefiggersi l’unità organizzativa preposta alle attività
di pianificazione e controllo è ottenere la massima trasparenza dei
comportamenti e delle attività intraprese da ogni struttura nell’ottica degli
obiettivi preposti e delle risorse distribuite centralmente.
La trasparenza nell’impiego delle risorse, finanziarie e non, diventa un mezzo
molto efficace per definire buone pratiche che inducano le strutture a
comportamenti coerenti con gli obiettivi dell’ateneo. Questo aspetto deve
essere realizzato sia configurando opportunamente il sistema contabile di
U-GOV (quindi dimensioni analitiche, motori contabili), sia assicurando una
reportistica standard e condivisa a livello di ateneo che presenti mediante
cruscotti ad hoc la visione che l’ateneo stesso vuole definire delle proprie
strutture.
La condivisione degli indicatori mediante i quali sono “giudicate” le strutture è
elemento essenziale per aumentare l’efficienza e per implementare in uno step
successivo le attività di pianificazione. Questi cruscotti, contenuti nei diversi
moduli di analisi di U-GOV, non contengono solo informazioni economico-
finanziarie, poco adatte da sole all’osservazione delle strutture, ma sono
arricchiti sia da informazioni quantitative di altra natura (personale, ricerca,
etc..), sia da informazioni qualitative (valutazione della didattica, ricerca, …)
indispensabili per valutare l’efficacia nelle attività istituzionali dell’ateneo.
2. Previsioni & Decisioni Le decisioni sono funzione di una corretta previsione
In un ente come l’Università le decisioni, istituzionali e non, devono essere
prese solo in coerenza con la sostenibilità finanziaria e istituzionale che la
decisione implicherebbe. Quando gli organi di governo di un ateneo non hanno
abbastanza strumenti per prevedere l’impatto che una decisione avrebbe sia dal
punto di vista istituzionale che finanziario, si genera una certa diffidenza verso
decisioni apparentemente consistenti, ma anche una perdita di controllo
nell’attuare decisioni apparentemente di poco conto.
U-GOV completa la sua offerta in ambito Pianificazione e Controllo
implementando algoritmi previsionali soprattutto in ambito Risorse Umane, la
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maggior spesa dell’Università. Successivamente le funzionalità previsionali si
sposteranno inoltre in ambito finanziario per valutare, laddove è necessario,
l’impatto di un piano edilizio, la sostenibilità di un finanziamento e il reale flusso
di cassa previsto nel medio termine.
3. Pianificazione & Budgeting Lavorare per piani e progetti aiuta ad utilizzare al meglio le risorse
Definire obiettivi, assegnare risorse per realizzarli, controllare il
raggiungimento degli stessi. Questa è la chiave per organizzare meglio il tempo
e le risorse utilizzate, incoraggiando efficacia ed efficienza. Ragionando per
“progetti” si possono inquadrare gli obiettivi sia di tipo strategico che
operativo, controllando il raggiungimento degli stessi mediante i cruscotti che è
possibile definire nei diversi moduli di analisi (Data Mart) preposti.
In base a questi elementi U-GOV definisce la dimensione “Progetto” come
cardine di tutti i moduli informativi. Sarà quindi nativamente sia una dimensione
contabile, sia una dimensione alla quale attribuire personale, attrezzature, spazi
e risorse in genere all’interno del modulo della Ricerca.
Il progetto assume quindi non solo importanza ai fini della gestione dell’area
della Ricerca, allo scopo di rendicontare full-cost le grandezze non imputate
direttamente in contabilità, ma anche nella definizione di progetti interni e
perché no, di progetti didattici. E’ condivisa infatti da diversi atenei la
caratteristica progettualità che, per sua natura, interviene nel processo di
istituzione e attivazione di un corso di studi.
Tutto questo, correlato alla mole di informazioni contabili ed extra-contabili
presenti nel sistema di metadati di ateneo, costituisce il primo step di
realizzazione di un sistema completo di Pianificazione e Controllo che si possa
sia adeguare in modo adattativo agli indicatori target di ateneo, sia declinare in
un processo di pianificazione strategica, operativa, budgeting e controllo di
gestione integrato. A questo scopo CINECA ha promosso un gruppo di lavoro
inter-universitario a cui hanno partecipato manager provenienti da molti atenei
italiani che ha avuto l’obiettivo di definire gli elementi di un sistema di
pianificazione e controllo che possa essere adattato alle diverse realtà di
ateneo. Le osservazioni emerse da questo gruppo hanno indirizzato CINECA
nello sviluppo della propria suite di soluzioni.
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4. Metadati & Driver Descrivere i dati e derivare driver di pianificazione e allocazione
La caratteristica multidimensionalità del Data Warehouse di U-GOV e la logica
driver-based che è implementata in molti atenei al fine di pianificare
(preventivo) e allocare (consuntivo) le risorse economiche e non, suggerisce di
definire in modo integrato sia le informazione di natura analitica (indicatori) sia
i driver che si possono derivare da esse.
A scopo esemplificativo, si pensi ad un indicatore che definisca gli anni/uomo a
disposizione di una struttura oppure le pubblicazioni prodotte da docenti
afferenti ad un SSD rispetto a tutto l’ateneo. Da questi semplici indicatori si
possono derivare automaticamente dei driver di allocazione risorse sia in fase
preventiva che in fase consuntiva sulla base del peso di questi fenomeni.
Questo significa che l’incidenza di un fenomeno (fatto) osservata rispetto
all’ateneo o rispetto ad aggregazioni di alcune entità (dimensioni), può guidare
(drive, appunto) il peso in termini economici e di risorse che questo fenomeno
rappresenta in una singola struttura e quindi assegnare o meno ad essa risorse.
Queste risorse possono essere assegnate come politica incrementale (rispetto
all’anno precedente) e su una base fornita dallo storico (contenuto nel Data
Warehouse).
U-GOV implementa questa relazione definendo un metadato aperto, leggibile
secondo un protocollo definito, che consente di collegare le informazioni di
carattere analitico con i driver che sono coerenti con la loro definizione.
Se ad esempio l’ateneo vorrà implementare delle politiche di ri-distribuzione
delle risorse finanziarie alle Facoltà, U-GOV Pianificazione e Controllo
presenterà i driver scelti a livello centrale per la distribuzione di queste risorse
che siano coerenti con le entità “facoltà”, come ad esempio il peso rispetto alle
contribuzioni studentesche, il peso rispetto al numero di studenti equivalenti, o
altri tipi di pesi. Il Senato Accademico avrà quindi a disposizione un panel di
driver da analizzare e scegliere come criteri per la ri-distribuzione delle risorse
ed analizzare, a consuntivo, il comportamento delle Facoltà in relazione agli
indicatori dai quali sono stati ricavati i driver. In questo modo la politica attuata
in modo preventivo può essere verificata con gli stessi criteri a livello
consuntivo.
Questo sarà possibile solo con un corretta definizione e condivisione di
metadati (i descrittori delle informazioni) che possano conciliare le dimensioni
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analitiche con le entità utilizzate dallo strato applicativo e unificate a livello di
U-GOV come le anagrafiche comuni.
Proprio in questo ambito l’intenzione del progetto U-GOV sarò quella di far
dialogare i metadati di diverse realtà universitarie, qualora lo vorranno. In
questo modo sarà più semplice, immediato e corretto il benchmark inter-
ateneo.
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3. La soluzione U-GOV Pianificazione e Controllo: sguardo generale sui moduli
3.1. Verso un modello flessibile di sistema di Pianificazione e Controllo Mentre esistono da tempo esperienze riguardo la valutazione delle
performance, impostata anche istituzionalmente ed esercitata dai nuclei di
valutazione, prima di oggi non esistevano in ambito universitario sistemi in
grado di coprire tutte le esigenze di previsione e di monitoraggio dei
programmi di sviluppo dell’ateneo.
Per questo durante l’anno 2007 e l’anno 2008 CINECA ha promosso un
gruppo di lavoro inter-universitario con l’obiettivo di definire un meta-sistema
di Pianificazione & Controllo, un sistema cioè che possa essere generalizzabile
e adattabile ad ogni realtà di ateneo. Tale gruppo è stato coordinato dal Prof.
Giovanni Azzone, Prorettore del Politecnico di Milano, ed ha visto la
partecipazione di manager ed esperti provenienti da 11 atenei italiani.
Il gruppo di lavoro ha individuato un modello di sistema di pianificazione e
controllo molto flessibile, che concilia i diversi approcci organizzativi che si
ritrovano nel panorama italiano. Le componenti fondamentali di questo sistema
sono state razionalizzate in alcuni raggruppamenti logici o sottosistemi. La
schematizzazione degli elementi generali individuati come componenti base del
meta-sistema è riportata di seguito (rimandiamo alle pubblicazioni più
specifiche per un approfondimento sull’argomento).
Il meta-sistema di Pianificazione e Controllo individuato è costituito da:
1. Il quadro dei destinatari delle informazioni generate dal sistema di
pianificazione e controllo e dei relativi obiettivi informativi.
2. Il quadro delle informazioni rilevanti che devono essere rese disponibili
ai decisori universitari, in termini di:
− indicatori di attività e di performance
− riferimenti (dati storici, standard ministeriali, benchmark,…).
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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3. Il sistema necessario per rilevare queste informazioni (sistema di
misura delle prestazioni), che si articola in:
− sistema di contabilità analitica (oggetti di costo, piano dei conti
per natura, piano di centri di costo, sistema di allocazione)
− legami tra il sistema di contabilità analitica e i sistemi
extracontabili
− possibili protocolli “tipo” per la rilevazione degli indicatori.
4. Il sistema di budgeting, ovvero le procedure attraverso cui si
attribuiscono a ciascuna unità organizzativa obiettivi e risorse.
Di particolare interesse è in questo ambito la definizione di:
− orizzonte di programmazione
− variabili che è opportuno “proiettare” nel futuro
− modelli di simulazione necessari.
5. Il sistema dei cruscotti di indicatori e di reporting.
Figura 3 – Le componenti di un sistema di pianificazione e controllo per gli atenei
Questi sottosistemi sono pensati per intervenire in precisi momenti dell’anno
accademico che in fase progettuale è necessario definire ed esplicitare.
L’obiettivo di CINECA è quindi di formalizzare i momenti di decisione e di
pianificazione in cui ciascuno di questi sistemi interviene come supporto.
Nell’immagine seguente viene rappresentato uno schema semplificato dei
principali momenti di decisione che riguardano alcuni degli aspetti principali
come studenti, tasse, personale, didattica, edilizia.
Per ciascun momento sono evidenziati i relativi strumenti di pianificazione e
controllo coinvolti.
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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Figura 4 – Strumenti di supporto utilizzati nei momenti specifici dell’anno in cui l’ateneo deve
prendere delle decisioni o definire dei programmi.
3.2. Panoramica su U-GOV Pianificazione e Controllo e suddivisione funzionale dei moduli Grazie all’analisi condotta dal gruppo inter-universitario, CINECA è stato in
grado di definire le soluzioni ed i semi-lavorati che consentono una rapida
implementazione del modello individuato all’interno di ogni ambito
universitario. Queste soluzioni rappresentano i moduli che compongono
U-GOV Pianificazione e Controllo.
Nella visione CINECA l’implementazione graduale e incrementale di tutti i
moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo abilita l’ateneo a coprire
interamente il processo di pianificazione e controllo di gestione.
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Figura 5 – Architettura logica di U-GOV. Lo strato inferiore individua l’ambito gestionale. Nei
due strati superiori si sviluppano le soluzioni di U-GOV Pianificazione e Controllo.
I moduli di U-GOV appartenenti all’area Pianificazione e Controllo possono
essere suddivisi logicamente nei seguenti livelli:
Data Warehouse di Ateneo: analisi e reporting
Le applicazioni di Data Warehouse e di Business Intelligence sono sistemi
informativo-statistici concepiti per raccogliere, immagazzinare, analizzare e
distribuire le informazioni rilevanti ai fini del controllo. Rilevano quindi
grandezze quantitative riguardanti sia le attività istituzionali (didattica e ricerca)
sia la gestione economico-finanziaria dell’ateneo. L’obiettivo è mettere a
disposizione del management dell’ateneo un ambiente di dati
multidimensionale, nel quale si possono eseguire ricerche aggregando i dati a
disposizione: valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le
evoluzioni del contesto e del mercato.
Il Data Warehouse di ateneo è una soluzione incrementale composta da diversi
moduli di analisi, ognuno dei quali è basato su un subset di dati chiamato anche
Data Mart e dedicato al monitoraggio di una specifica area dell’ateneo.
1. Sistemi di analisi di area funzionale
In questo livello sono raccolte tutte le soluzioni analitiche relative a
ciascuna area funzionale dell’ateneo (risorse umane, contabilità,
didattica…). Esse provvedono alla definizione del fabbisogno
informativo per ciascuno degli ambiti amministrativi e si basano sul
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Data Warehouse di ateneo sviluppato negli ultimi anni da CINECA.
Appartengono a questo livello i moduli Analisi Risorse Umane, Analisi
Contabilità, Analisi Studenti e Analisi Didattica.
Soluzioni di Pianificazione strategica
Oltre al semplice reporting operativo, gli strumenti di Business Intelligence
offrono anche componenti più sofisticate come le applicazioni analitiche
trasversali, che incrociano dati provenienti da vari ambiti, ed i cruscotti che
utilizzano i key performance indicators (o KPI).
Queste applicazioni non sono solo concentrate sull’analisi del passato. Le
applicazioni di BI stanno evolvendo verso soluzioni più complete che includono
lo sviluppo di previsioni in grado di ipotizzare scenari futuri (what if analisys) e
che facilitano la scelta e lo sviluppo di iniziative e di nuove politiche.
1. Sistema di allocazione costi
E’ un ambiente ideato per supportare l’ateneo nel comprendere
come le risorse sono state suddivise e destinate all’interno
dell’organizzazione e delle sue varie strutture. Opera dunque tra il
mondo delle soluzioni gestionali di U-GOV (fatte per gestire le
attività day-by-day) ed il mondo del controllo di gestione e della
pianificazione. Il modulo U-GOV di riferimento è Allocazione Costi.
2. Sistemi di analisi trasversale e cruscotti
Queste soluzioni offrono una visione completa e complessiva
sull’ateneo, incrociando le informazioni provenienti dalle differenti
aree. Sono quindi elementi fondamentali per definire ed attivare un
completo processo di Pianificazione e Controllo di gestione in
ateneo. I moduli di U-GOV che appartengono a questo livello sono
Analisi Trasversale e Cruscotti.
3. Sistemi di simulazione, pianificazione e budgeting
Per andare oltre la fase di monitoraggio e spingersi verso processi
di pianificazione sono necessarie applicazioni che permettano di
disegnare scenari futuri e di gestire la distribuzione di obiettivi e
risorse. Per queste necessità CINECA ha progettato una serie di
best practice e strumenti che hanno tra i loro principali vantaggi la
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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completa integrazione tra di esse e con il mondo del Data
Warehouse.
Appartengono a questa area i moduli Simulazioni Risorse Umane,
Simulazioni Tasse e Pianificazione e Budgeting.
3.3 Caratteristiche dell’offerta A differenza delle applicazioni gestionali di U-GOV, che si basano su una
architettura progettata e sviluppata da CINECA, va precisato che le soluzioni
che compongono U-GOV Pianificazione e Controllo si basano su innovative
architetture e piattaforme di Data Warehouse e Business Intelligence presenti
sul mercato internazionale.
I diversi moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo differiscono inoltre per
tipologia e modalità di implementazione a seconda delle esigenze che mirano a
soddisfare all’interno del processo di pianificazione e controllo.
Figura 6 – Tipologia e valore delle diverse soluzioni di Pianificazione e Controllo.
Gli strumenti di primo livello, ad esempio le soluzioni analitiche di area
funzionale che compongono il Data Warehouse di Ateneo, sono soluzioni
maggiormente standardizzate e “confezionate”. Le soluzioni di livello più alto,
ad esempio quelle dedicate alla pianificazione e governance, sono invece
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA
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maggiormente dipendenti dalla realtà e dalle specifiche esigenze di ciascun
ateneo. Per l’implementazione di questi strumenti CINECA ha predisposto dei
“semi-lavorati” che richiedono un approccio consulenziale e di progetto.
3.4 Stato di avanzamento dello sviluppo dei moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo Molti dei moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo sono già rilasciati e
contano diverse implementazioni in atenei italiani.
In particolare i moduli del Data Warehouse di Ateneo dedicati alle analisi delle
aree funzionali (Analisi Risorse Umane, Analisi Contabilità, Analisi Didattica, Analisi
Studenti) sono soluzioni consolidate ed utilizzate da diversi anni in moltissime
realtà. In questo ambito inoltre CINECA sta avviando la progettazione di due
nuovi moduli, il primo dedicato all’analisi dell’area della Ricerca ed il secondo
volto all’analisi degli spazi e dell’utilizzo delle strutture.
Nelle realtà di ateneo in cui sono stati implementati diversi moduli del Data
Warehouse esistono già esperienze di utilizzo dei moduli Analisi Trasversale e
Cruscotti.
Allo stesso modo anche Simulazioni Risorse Umane è un modulo che può
contare alcune significative esperienze di utilizzo, generalmente in
combinazione con il Data Mart Analisi Risorse Umane. E’ in fase di sviluppo una
seconda importante applicazione basata su analisi “what-if” e denominata
Simulazioni Tasse. Con essa CINECA vuole offrire uno strumento in grado di
simulare gli introiti derivanti da tasse ipotizzando trend evolutivi riguardanti il
numero degli studenti iscritti.
Per quanto riguarda le problematiche di ribaltamento e allocazione dei costi,
fino ad oggi CINECA aveva creato un interfaccia dedicata alla ripartizione dei
costi del personale in grado di operare tra l’applicativo dedicato alla contabilità,
CIA, e quello per la gestione del personale, CSA. Con il Progetto U-GOV si è
deciso di re-ingegnerizzare questo strumento dando vita al modulo Allocazione
Costi, con l’obiettivo da una parte di aumentare la flessibilità e la gestione dei
driver di allocazione, e dall’altra di estendere l’utilizzo dei driver a tutti gli
ambiti di interesse, costi del personale, costi dei progetti, costi indiretti e costi
generali.
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A metà del 2008 infine è terminato lo sviluppo del modulo U-GOV
Pianificazione e Budgeting, a cui è seguita la fase di test presso gli atenei che
hanno collaborato al progetto.