phẦn mỀm quẢn lÝ thƯ viỆn 21€i liỆu... · 2017. 5. 3. · hậu giang, tháng 12 năm...

Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 1

CTY TNHH ĐIỆN TOÁN THÁI MINH

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 21.4

Thông tin liên hệ:

Email: [email protected]

ĐT: 07106 529 049 – 0988 116 214

Tài liệu lưu hành nội bộ

Hậu Giang, tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN THƯ VIỆN .......................................... 4

1.1: Khai báo thông tin ......................................................................................................... 4

1.2:Quản trị hệ thống ............................................................................................................ 4

1.2.1: Hướng dẫn xóa dữ liệu ........................................................................................... 5

1.2.2: Hướng dẫn Sao lưu dữ liệu .................................................................................... 6

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN DANH MỤC ........................................ 8

2.1: Danh mục dùng chung .................................................................................................. 8

2.2: Danh mục thư viện ........................................................................................................ 8

2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu ............................................................................ 8

2.2.2 Danh mục bộ sưu tập số .......................................................................................... 9

2.2.3 Danh mục phân loại 19 dãy ..................................................................................... 9

2.2.4 Danh mục chuyên đề - chủ điểm ............................................................................. 9

2.2.5 Danh mục nhà cung cấp .......................................................................................... 9

2.3: Hướng dẫn quản lý bài viết trên trang OPAC ............................................................. 10

PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BẠN ĐỌC ......................................... 12

3.1: Thiết lập Tổ bộ môn .................................................................................................... 12

3.2: Hướng dẫn xem danh sách giáo viên toàn trường....................................................... 16

3.3: Danh mục lớp học ....................................................................................................... 17

3.3.1: Nhập từng học sinh vào hệ thống ......................................................................... 17

3.3.2: Nhập nhiều học sinh vào lớp học. ........................................................................ 19

3.3.3: Nhập toàn bộ học sinh vào nhiều lớp học ............................................................ 20

3.4: Danh sách học sinh – in thẻ HS, GV ........................................................................... 23

3.4.1: Danh sách học sinh ............................................................................................... 23

3.4.2: In thẻ HS .............................................................................................................. 23

3.4.3: In thẻ GV .............................................................................................................. 25

PHẦN 4: HƯỚNG DẪN NHẬP SÁCH ................................................................................ 26

4.1 Hướng dẫn tạo phiếu nhập sách ................................................................................... 26

4.2 Hướng dẫn nhập sách ................................................................................................... 26

4.3 Hướng dẫn đăng ký số cá biệt ...................................................................................... 27


4.4 Hướng dẫn in Phiếu và Biên bản bàn giao ................................................................... 27

4.5. Hướng dẫn nhập sách bằng file excel ......................................................................... 28

PHẦN 5: HƯỚNG DẪN HỒI CỐ DỮ LIỆU SÁCH VÀO PHẦN MỀM ............................ 31

PHẦN 6: HƯỚNG DẪN IN CÁC LOẠI NHÃN - PHÍCH................................................... 34

A. Hướng dẫn in nhãn ........................................................................................................ 34

B. Hướng dẫn in phích ....................................................................................................... 36

PHẦN 7: HƯỚNG DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU ................................................................... 38

PHẦN 8: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ .................................................. 39

A. Tạo bộ sưu tập ............................................................................................................... 39

B. Tạo phiếu và nhập chi tiết tài liệu điện tử ..................................................................... 40

PHẦN 9: HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ BẠN ĐỌC .................................................................. 43

A. Checkin (Ghi nhận lượt sử dụng thư viện) .................................................................... 43

B. Mượn Đọc tại chỗ .......................................................................................................... 43

C. Mượn về nhà .................................................................................................................. 43

PHẦN 10: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU ....................................................... 46

10.1: Quản lý kho ............................................................................................................... 46

10.2: Hướng dẫn quản lý hỏng, mất sách ........................................................................... 46

10.3: Hướng dẫn lập phiếu thanh lý tài liệu ....................................................................... 52

PHẦN 11: BÁO CÁO THỐNG KÊ ....................................................................................... 57

11.1: Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB từng kho sách ................................................................. 57

11.2: Hướng dẫn xuất sổ tổng quát .................................................................................... 59


PHẦN 1: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN THƯ VIỆN

1.1: Khai báo thông tin

Giải thích: Cập nhật thông tin về thư viện trường học

Thao tác thực hiện:

Bước 1: NSD đăng nhập vào phần mềm và nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Khai báo (2).

Màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Bước 2: NSD nhập các thông tin vào khung số (3). Sau khi hoàn tất, NSD nhấp chọn Cập

nhật (4) để lưu lại thông tin.

Lưu ý: Các phần thông tin Tên Cán bộ phụ trách và Ban Giám hiệu phụ trách được sử

dụng từ danh sách giáo viên. Vì vậy, sau khi cập nhật danh sách giáo viên, NSD có thể chọn

thông tin Cán bộ tương ứng.

1.2:Quản trị hệ thống

Giải thích: Hướng dẫn NSD Xóa cũng như Sao lưu dữ liệu về máy tính


Bước 1: NSD nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Quản trị (2)

Bước 2: NSD nhấp Chọn Thực hiện (3) tại dòng Làm sạch dữ liệu phần mềm


Giao diện phần mềm sẽ hiển thị như sau:

1.2.1: Hướng dẫn xóa dữ liệu

Các số từ 1 đến 8 tương ứng với các dòng chức năng tương ứng như sau:

Dòng Nút chức năng Giải thích Thao tác

(1) Xóa toàn bộ CSDL

thư viện

Xóa tất cả kho sách, tất cả

bạn đọc

Nhấp Thực hiện

(2) Xóa toàn bộ ấn phẩm Xóa toàn bộ ấn phẩm có

trong các kho

Nhấp Thực hiện

(3) Xóa phiếu nhập tăng Xóa phiếu nhập trong phần

Nhập sách

B1: Chọn số phiếu

B2: Nhấp thực hiện

(4) Xóa phiếu báo mất Xóa phiếu ghi nhận mất sách B1: Chọn số phiếu



(5) Xóa phiếu thanh lý Xóa phiếu thanh lý B1: Chọn số phiếu


(6) Xóa kho ấn phẩm Xóa toàn bộ sách trong kho

ấn phẩm và số ĐKCB có

trong kho

B1: Chọn kho


(7) Xóa số ĐKCB theo

kho

Xóa toàn bộ số ĐKCB trong

kho, giữ lại ấn phẩm

B1: Chọn kho


(8) Xóa học sinh theo

năm học

Xóa toàn bộ học sinh bao

gồm cả khối lớp

B1: Chọn năm học


1.2.2: Hướng dẫn Sao lưu dữ liệu

Các số từ 1 đến 6 tương ứng với các dòng chức năng tương ứng như sau:

Dòng Nút chức năng Giải thích Thao tác

(1) Sao lưu toàn bộ

CSDL

Sao lưu bạn đọc, sách từng

kho, sổ ĐKCB

Nhấp thực hiện

(2) Sao lưu sổ mượn

GV, HS, Theo lớp

Sao lưu sổ mượn từng đối

tượng thực hiện

Nhấp nút tương đứng để

thực hiện

(3) Sao lưu kho sách Sao lưu ấn phẩm trong kho

với số lượng tên sách và số

bản cụ thể

B1: Chọn kho


(4) Sao lưu toàn bộ Sao lưu theo chứng từ nhập Nhấp thực hiện


chứng từ sách

(5) Sao lưu toàn bộ HS Sao lưu về Danh sách HS Nhấp thực hiện

(6) Sao lưu toàn bộ

GV

Sao lưu về Danh sách GV Nhấp thực hiện


PHẦN 2: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN DANH MỤC

2.1: Danh mục dùng chung

Giải thích: Cập nhật thông tin chung trong địa bàn toàn Sở Giáo dục và Đào tạo


NSD nhấp chọn Danh mục (1), chọn tiếp Dùng chung (2)

Màn hình sẽ hiển thị như hình sau:

2.2: Danh mục thư viện

Giải thích: Danh mục thiết lập riêng và áp dụng thực tế tại đơn vị


2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu

Bước 1: Tại Danh mục (1), Thư viện (2), NSD nhấp chọn Kho tài liệu (3), thông tin kho tài

liệu sẽ hiển thị trang bên.


Bước 2: NSD nhấp chọn Tạo danh mục (4) để thêm một kho tài liệu mới. Cửa sổ màn hình

sẽ hiển thị ra như sau:

NSD nhấp chọn Ký hiệu kho (1), Diễn giải tên kho (2) và Ghi chú (3) nếu có.

Sau khi thiết lập xong, NSD nhấp Lưu (4) và đóng cửa sổ này lại (5).

Kho tài liệu sẽ được hiển thị như sau:

Để chỉnh sửa thông tin, NSD nhấp chọn biểu tượng chỉnh sửa (1) và lưu thông tin lại. Để

xóa kho tài liệu NSD nhấp chọn dấu trừ (2) ngay kho tài liệu đó.

2.2.2 Danh mục bộ sưu tập số

Giải thích: Tạo danh sách chuyên đề mà Thư viện muốn phát triển vốn tài liệu số.

Thao tác thực hiện: Thao tác thực hiện tương tự như mục 3.1

2.2.3 Danh mục phân loại 19 dãy

Giải thích: Danh mục phân loại 19 dãy áp dụng cho thư viện trường học.


2.2.4 Danh mục chuyên đề - chủ điểm

Giải thích: Tạo danh mục chuyên đề, chủ điểm nằm trong định hướng hoạt động của thư

viện.


2.2.5 Danh mục nhà cung cấp

Giải thích: Bổ sung danh sách các nhà cung cấp sách để bổ sung hoàn chỉnh cho hóa đơn

bổ sung sách.



2.3: Hướng dẫn quản lý bài viết trên trang OPAC

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD tạo bài viết hiển thị trên trang OPAC

2. Thao tác thực hiện:

Bước 1: NSD nhấp chọn Danh mục(1), chọn tiếp Bài viết(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn mục muốn đăng, ví dụ Tin tức bài viết(3) sau đó nhấp Tạo bài(4)

Giao diện Soạn bài viết như hình sau, NSD nhập tiêu đề bài viết(1), tóm tắt(2) nếu có, chọn

chủ đề(3) và soạn nội dung bài viết ở khung(4).

NSD sử dụng các chức năng soạn thảo như trong bộ Office Microsoft Word để định dạng

nội dung văn bản. Xem thêm hướng dẫn soạn thảo nội dung nâng cao để sử dụng được hiệu

quả

Sau khi hoàn tất, NSD nhấp Lưu bài(5)

Thông tin tổng quan bài viết được hiển thị dạng danh mục, thứ tự trước sau. NSD nhấp biểu

tượng chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa, nhấp Xóa(2) để xóa bài viết. Nhấp vào biểu tượng Kính

lúp(3) để xem bài viết.


Sau khi bài viết được đăng hoàn tất, thông tin bài viết sẽ hiển thị trên trang OPAC như hình

sau.

Các mục còn lại NSD thực hiện thao tác tương tự như trên.


PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BẠN ĐỌC

3.1: Thiết lập Tổ bộ môn

Giải thích: Thiết lập danh sách giáo viên theo tổ bộ môn


Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Tổ bộ môn (2)

Bước 2: NSD nhấp Thêm mới tổ BM (3), của sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

NSD nhập Mã tổ (1), Tên tổ (2) và nhấp Lưu lại (3)

Thông tin tổ bộ môn sẽ được hiển thị bên dưới,

NSD nhấp vào biểu tượng (1) để chỉnh sửa thông tin.

Nhấp vào biểu tượng (2) để nhập Giáo viên vào tổ bộ môn, nhấp biểu tượng (3) để xóa tổ bộ

môn.

Bước 3: Nhập Giáo viên vào tổ bộ môn, NSD nhấp chọn biểu tượng (2) như hình trên, màn

hình sẽ hiển thị như sau:

Có 2 cách nhập Giáo viên vào tổ bộ môn.


NSD nhấp chọn Thêm mới giáo viên (1) để nhập từng giáo viên vào tổ bộ môn hoặc chọn

Import GV (2) để nhập nhiều giáo viên vào tổ bộ môn.

Cách 1: Nhập từng giáo viên vào tổ bộ môn

NSD nhấp Thêm mới giáo viên(1) như hình trên, cửa sổ nhập thông tin sẽ được hiển thị ra

như sau:

NSD nhập đầy đủ thông tin (1) và nhấp Lưu (2) để lưu lại thông tin.

NSD nhấp X (1) để đóng của số lại hoặc nhấp Nhập tiếp (2) để thêm giáo viên mới.

Cách 2: Nhập nhiều giáo viên vào tổ bộ môn.

NSD nhấp ngay tổ muốn nhập giáo viên. Sau khi vào chi tiết tổ, NSD nhấp chọn Import

GV như hình sau:


Cửa sổ đường dẫn sẽ hiển thị lên

NSD nhấp vào Download File mẫu (1) để tải file mẫu về máy, NSD nhấp trực tiếp vào tệp

tin (2) hoặc vào thư mục Download trong máy tính để mở file lên.

Thông tin trong file mẫu tải về như hình sau:

NSD nhập thông tin theo cột tương ứng và lưu lại.

NSD mở lại cửa sổ đường dẫn và nhấp Chọn tệp (1), cửa sổ đường dẫn hiển thị lên, NSD

chọn file mình đã hoàn thành (2) và nhấp chọn Open (3) để tải lên hệ thống.


Sau khi chọn tệp, NSD nhấp vào Import (1) và Thoát về DS GV (2)

Kết quả sau khi chuyển vào hệ thống như sau:

Để chỉnh sửa thông tin GV, NSD nhấp chọn vào biểu tượng để chỉnh sửa thông tin và

lưu lại. Muốn xóa GV, NSD nhấp dấu trừ tương ứng GV muốn xóa.


Nếu muốn xóa toàn bộ danh sách giáo viên trong tổ, NSD nhấp chọn Import GV (1) chọn

Xóa tất cả giáo viên trong tổ (2) như hình sau:

NSD có thể tìm kiếm giáo viên theo tên hoặc mã giáo viên bằng cách nhập thông tin tìm

kiếm như trong hình, kết quả sẽ được hiển thị bên dưới. NSD có thể chỉnh sửa thông tin và

chuyển giáo viên này qua tổ khác bằng cách thay đổi tổ khi cập nhật thông tin.

Lưu ý:

Mỗi giáo viên có một mã riêng biệt và mã giáo viên trong mỗi tổ không được trùng nhau.

3.2: Hướng dẫn xem danh sách giáo viên toàn trường

Thao tác thực hiện: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1) và chọn tiếp Danh sách Giáo viên (2)


3.3: Danh mục lớp học

Giải thích: Thiết lập danh sách học sinh theo lớp học


Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Danh mục lớp học (2).

Có 3 cách nhập học sinh: Nhập từng học sinh vào hệ thống, Nhập nhiều học sinh vào hệ

thống (nhập nhiều học sinh vào 01 lớp học) và Nhập toàn bộ học sinh vào nhiều lớp học.

3.3.1: Nhập từng học sinh vào hệ thống

Bước 1: NSD tạo một lớp mới bằng cách nhấp chọn Thêm lớp

Cửa sổ mới hiện lên, NSD nhấp chọn khối lớp (1), nhập Mã lớp (2), Tên lớp (3), chọn GV

chủ nhiệm (4), năm học (5), niên khóa (6) và nhấp Lưu (7).

Thông tin sẽ được lưu lại như hình bên dưới,


NSD muốn chỉnh sửa thông tin lớp nhấp vào biểu tượng (1), muốn nhập học sinh vào lớp

học chọn (2), muốn xóa lớp học chọn (3).

Bước 2: Để thêm học sinh vào lớp học, NSD nhấp chọn biểu tượng dấu cộng (+) ở lớp

muốn thêm.

Danh sách lớp học hiển thị ra như hình sau, NSD nhấp Thêm mới học sinh như hình.

Màn hình hiển thị cửa sổ nhập học sinh, NSD nhập đầy đủ thông tin (1) và nhấp Lưu để lưu

lại (2).

Lưu ý: Mã học sinh có ít nhất 06 đến 10 ký tự. Nếu trường hợp tạo mới mã học sinh, NSD

tạo một số dạng mã như sau: ví dụ HS15160001 – Học sinh năm học 2015-2016 thứ tự 0001

hoặc THHS180001 – Trường Tân Hòa đối tượng là Học sinh năm học kết thúc là 2018 thứ

tự 0001.

NSD muốn nhập thêm học sinh, NSD nhấp vào nhập tiếp (1), và nhấp x để đóng cửa sổ lại

(2).


Muốn chỉnh sửa học sinh, NSD nhấp vào biểu tượng số (1), muốn xóa học sinh NSD nhấp

vào dấu trừ (2) ngay học sinh đó. Muốn xóa tất cả học sinh, NSD nhấp vào All (3) để chọn

tất cả, và nhấp Xóa tất cả HS lớp 10A10 (4)

3.3.2: Nhập nhiều học sinh vào lớp học.

Tại giao diện danh sách học sinh trong lớp học tương ứng, NSD nhấp chọn ImportFile

Cửa sổ đường dẫn hiển thị lên, NSD nhấp Xem mẫu file nhập để tải file mẫu về để chỉnh

sửa và thêm học sinh.

File mẫu học sinh như hình sau: NSD nhập thông tin học sinh tương ứng với các cột và Lưu

lại


NSD nhấp chọn tệp(2) chọn lại file vừa nhập, nhấp Lưu học sinh(3) để lưu lại thông tin và

nhấp Thoát(4).

3.3.3: Nhập toàn bộ học sinh vào nhiều lớp học

Ở giao diện Danh sách lớp học, NSD nhấp chọn Import HS toàn trường.


Cửa sổ đường dẫn hiện lên, NSD nhấp Download File Mẫu (1) để tải về mẫu nhập, Nhấp

chọn tệp (2) để chọn tệp vừa nhập xong, và nhấp Import (3) để tải lên danh sách.

Danh sách học sinh sẽ được hiển thị bên dưới.

NSD nhấp vào NSD nhấp Lưu toàn bộ học sinh vào phần mềm (8) để lưu lại và

nhấp vào Trở về DM lớp (9) để về giao diện phần mềm.

Ngoài ra, NSD có thể xóa hết danh sách học sinh hiện tại khi nhấp vào Reset import dữ liệu

(1), nhấp vào dấu trừ (2) để xóa học sinh, nhấp vào All (3) để chọn tất cả học sinh, nhấp

Xóa tất cả (4) để xóa toàn bộ học sinh. NSD có thể nhấp vào tên các mục (5) để sắp xếp học

sinh theo mục, chọn số lượng học sinh hiển thị (6), nhấp vào chỉnh sửa (7) để điều chỉnh

thông tin học sinh.

Ví dụ chuyển lớp 12A1 thuộc khối 12 vào hệ thống có thông tin như sau:


Thông tin được hiển thị trong danh sách lớp học

Thông tin chi tiết trong lớp 12A1


3.4: Danh sách học sinh – in thẻ HS, GV

3.4.1: Danh sách học sinh

Giải thích: Xem danh sách học sinh toàn trường


Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Danh sách học sinh (2)

Danh sách học sinh sẽ hiển thị như sau:

NSD có thể tìm kiếm thông tin học sinh bằng các nhập từ khóa và ô tìm kiếm. Hoặc lọc các

thông tin theo tiêu chi tăng dần hoặc giảm dần theo trường dữ liệu Tên học sinh hoặc Lớp

học, năm học v.v…

3.4.2: In thẻ HS

NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), In thẻ HS (2), chọn khối lớp cần in (3), sau đó nhấp nút Tra

cứu (4)


Danh sách học sinh cần in thẻ sẽ được hiển thị khung bên dưới, NSD nhấp chọn in Tất cả

(5). Tiếp theo, NSD nhấp vào biểu tượng bàn tay (6) để chuyển danh sách vào khung chờ in.

NSD nhấp chọn Tất cả (7) và nhấp (8) để in thẻ học sinh, nhấp (9) để in thẻ thư viện.


3.4.3: In thẻ GV

Tương tự như in thẻ học sinh.


PHẦN 4: HƯỚNG DẪN NHẬP SÁCH

Giải thích: Nhập sách và xử lý nghiệp vụ


NSD Chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp phần Nhập sách(2)

4.1 Hướng dẫn tạo phiếu nhập sách

Bước 1: NSD nhấp Tạo(1), nhập thông tin cần thiết ở khung(2) và nhấp Lưu(3)

Bước 2: Thông tin phiếu nhập sách sẽ hiển thị ở vị trí(4)

4.2 Hướng dẫn nhập sách

Bước 1: NSD nhấp chọn phiếu nhập(1), thông tin phiếu nhập sẽ hiển thị bên cạnh

Bước 2: NSD nhấp Thêm(2), nhập thông tin ấn phẩm tại vị trí(3). Sau khi hoàn tất, NSD

nhấp Lưu tại vị trí(4)

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị như khung bên dưới.


4.3 Hướng dẫn đăng ký số cá biệt

Bước 1: NSD nhấp vào kho ấn phẩm tại phần xếp kho của ấn phẩm đó.

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị lên, NSD nhấp Tại ĐKCB(1), thông tin dãy số ĐKCB sẽ hiển

thị bên dưới. NSD nhấp Lưu ĐKCB(3) để gán số cá biệt cho ấn phẩm.

Như vậy ẩn phẩm được gán dãy số cá biệt như hình sau:

4.4 Hướng dẫn in Phiếu và Biên bản bàn giao

Để in thông tin bảng kê chi tiết phiếu, NSD nhấp chọn In phiếu(1)


Để in quyết định tài chính, NSD nhấp chọn In biên bản(2)

4.5. Hướng dẫn nhập sách bằng file excel

Ngoài việc nhập riêng lẻ từng quyển sách, NSD có thể đổ nhiều quyển sách vào một phiếu

nhập thông qua file excel chuẩn bị sẵn.

Bước 1: NSD nhấp chọn phiếu nhập (1) (Ví dụ chọn phiếu số 17 như hình minh họa), chọn

tiếp Import (2)

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị như sau:


Bước 2: NSD nhấp chọn Download file mẫu nhập sách(1), file mẫu được tải về máy tại vị

trí(2)

File tải về có tên là phieu-nhap-sach.xls (2)

NSD nhấp trực tiếp vào file mẫu để mở lên, và có khung thông tin như sau:

Sau khi nhập xong thông tin ấn phẩm, NSD lưu file lại.


Trở lại cửa sổ màn hình tại bước 2, NSD nhấp “chọn tệp” để lấy file vừa lưu.

Tùy thuộc vào số lượng sách trong file mà NSD có thể điều chỉnh số dòng bắt đầu và kết

thúc.

Sau đó, nhấp chọn Import, thông tin ấn phẩm sẽ được hiển thị bên dưới

Sau khi chuyển dữ liệu vào hệ thống, NSD nhấp vào Lưu toàn bộ ấn phẩm vào phiếu nhập,

và Trở về DM Phiếu nhập


PHẦN 5: HƯỚNG DẪN HỒI CỐ DỮ LIỆU SÁCH VÀO PHẦN MỀM

Giải thích:

Hướng dẫn NSD nhập sách vào phần mềm bằng file excel đăng ký cá biệt có sẵn tại thư

viện


Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn tiếp Hồi cố (2)

Bước 2: NSD nhấp (3) để hồi cố sách khác hoặc (4) để hồi cố SGK.

Nếu hồi cố sách khác (3), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:

Nếu hồi cố sách giáo khoa (4), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:

NSD nhấp Download file mẫu sổ ĐKCB và nhập dữ liệu.

Thông thường, file mẫu tải về sẽ được lưu tại thư mục download trong máy tính. NSD nhấp

trực tiếp vào file để mở lên nhập dữ liệu.

File mẫu có dạng hoàn toàn giống với file excel sổ ĐKCB tại thư viện.

NSD tiến hành copy dữ liệu vào file excel mẫu tương ứng với các cột dữ liệu.

Một số lưu ý như sau:

Kể từ thời điểm nhập dữ liệu sách vào phần mềm là tính một lần kiểm kê.

Dấu + là sách đã kiểm kê


Dấu 0 là sách đã mất tương ứng với các số đăng ký cá biệt mang số 0

Kiểm tra cột số thứ tự tên sách chính xác.

Sau khi nhập dữ liệu vào file hoàn chỉnh, NSD mở lại cửa sổ nhập liệu và tiến hành thiết lập

các thông số như sau:

Bước 1: Chọn kho sách

Bước 2: Nhập dòng bắt đầu và dòng kết thúc

Bước 3: Chọn tệp muốn đưa lên

Bước 4: Nhấp chọn Import để tải file lên hệ thống


Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên khung dưới, NSD nhấp tiếp bước 5: Nhấp chọn Lưu ấn

phẩm vào phiếu. Hệ thống sẽ xử lý thông tin và trở về phiếu nhập.

Thông tin ấn phẩm nhập vào được xử lý hoàn tất như sau:

NSD trở lại phần mềm, nhấp chọn phiếu vừa chuyển dữ liệu vào, thông tin ấn phẩm sẽ hiển

thị bên dưới.


PHẦN 6: HƯỚNG DẪN IN CÁC LOẠI NHÃN - PHÍCH

Giải thích: In các loại nhãn phích cần thiết


A. Hướng dẫn in nhãn

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn In nhãn (2)

Bước 2: NSD nhập thông tin số phiếu muốn in tại khung (3) và nhấp tra cứu (4)

Lưu ý: NSD có thể nhấp vào biểu tượng “ ”để tra cứu số phiếu nếu muốn in theo kho.

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên khung dưới, NSD tick chọn ấn phẩm(1), và nhấp sang tab

Danh sách nhãn gáy(2)

Như vậy, thông tin dãy số ĐKCB đã được nhận, NSD nhấp chọn dãy số muốn in(1), và

chuyển vào bộ nhớ tạm(2). NSD chọn các nhãn cần thiết để in(3).


Mẫu M140

Mẫu M137

Mẫu nhãn PL


Mẫu dán gáy MHTG

B. Hướng dẫn in phích

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp In nhãn(2)

Bước 2: NSD nhập số phiếu cần in tại khung(3), chọn kho ấn phẩm cần in(4) và nhấp tra

cứu(5), thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên dưới

Bước 3: NSD tick chọn tất cả ấn phẩm tại vị trí(6) và chọn loại phích muốn in


Lưu ý: Định dạng trang in


PHẦN 7: HƯỚNG DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU

Giải thích: Tra cứu tài liệu hiện có trong thư viện


Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Tài liệu hiện có(2)

Bước 2: NSD nhập thông tin cần tìm tại các trường dữ liệu tại khung(3)

Bước 3: Nhấp tra cứu(4), thông tin tài liệu sẽ hiển thị bên dưới


PHẦN 8: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD quản lý tài liệu điện tử


A. Tạo bộ sưu tập

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Bộ sưu tập(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Thêm mới bộ sưu tập(3)

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin ở khung(1), sau đó nhấp

Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Thông tin bộ sưu tập sẽ được hiển thị, NSD nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa

thông tin, nhấp vào dấu Trừ(2) để xóa bộ sưu tập.

Lưu ý: Nếu xóa bộ sưu tập, tất cả các tài liệu có trong bộ sưu tập đều bị xóa hết.


B. Tạo phiếu và nhập chi tiết tài liệu điện tử

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Biên mục TL Điện tử(2)

Bước 2: NSD nhấp vào Lập phiếu(2) để tạo phiếu mới

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin tại khung(1), hoàn tất

nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Thông tin phiếu nhập sẽ hiển thị như hình bên dưới.

Để chỉnh sửa thông tin phiếu, NSD nhấp chọn biểu tượng Chỉnh sửa(1), để xóa phiếu nhấp

vào dấu Trừ(2), để thêm tài liệu vào phiếu nhấp vào biểu tượng Thêm(3)


NSD nhấp trực tiếp 2 lần vào phiếu hoặc chọn Thêm để vào chie tiết phiếu nhập

NSD nhấp vàp Thêm mới để thêm tài liệu

Màn hình sẽ hiển thị ra như hình sau, NSD nhấp chọn bộ sưu tập(1), chọn nguồn(2), lập

thông tin đầy đủ cho tài liệu tại khung(3)


Sau khi nhập thông tin ấn phẩm hoàn tất, NSD nhấp chọn tệp(1) và lấy lên tài liệu file pdf,

chọn tiếp Upload(2) và nhấp Lưu và thoát(3)

Tài liệu sau khi được tạo sẽ hiển thị như hình.

Thông tin ấn phẩm được hiển thị trên trang OPAC


PHẦN 9: HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ BẠN ĐỌC

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD ghi nhận lượt sử dụng thư viện hoặc ghi nhận lượt mượn tài liệu về nhà


A. Checkin (Ghi nhận lượt sử dụng thư viện)

Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1), chọn tiếp Checkin(2)

Bước 2: NSD chọn đối tượng(3) và nhập mã thẻ bạn đọc vào khung(4) và nhấn Enter(5)

Nếu NSD sử dụng máy quét mã vạch thì không cần nhấn Enter(5)

Thông tin bạn đọc sử dụng thư viện sẽ được ghi nhận ở khung(6)

B. Mượn Đọc tại chỗ

Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1) chọn Đọc tại chỗ(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Đối tượng(3), nhập mã số bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấn

Enter(6)

Thông tin bạn đọc và ấn phẩm được mượn sẽ hiển thị bên dưới khung(7)

C. Mượn về nhà

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Mượn về nhà(2)


Bước 2: NSD nhấp chọn đối tượng(3), nhập mã bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấp

Enter

Thông tin bạn đọc và ấn phẩm sẽ hiển thị ở khung(6)

Để giải quyết khi bạn đọc trả tài liệu, NSD nhập số thẻ(1) thông tin ấn phẩm mượn sẽ được

hiển thị bên dưới. NSD nhấp Trả tài liệu(3) hoặc gia hạn tài liệu(4)

Lưu ý: NSD nhập số thẻ(1) và nhập số ĐKCB(2) hệ thống tự ghi nhận trả tài liệu không cần

nhấp vào Trả TL(3) ở khung bên dưới.

NSD có thể nhấp 2 lần tại khung nhập mã bạn đọc(1) để mở lên danh sách Giáo viên hoặc

danh sách Học sinh nếu trường hợp Bạn đọc quên mang theo thẻ.


NSD có thể nhấp 2 lần tại khung nhập số ĐKCB để mở lên khung thông tin tra cứu tài liệu

hiện có trong thư viện và chọn số ĐKCB quyển sách mà bạn đọc muốn mượn.


PHẦN 10: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU

10.1: Quản lý kho

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD xem thông tin tổng quan về vốn tài liệu hiện có trong thư viện


Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Quản lý kho(2).

Thông tin tổng quan về số tài liệu có trong kho sẽ được hiển thị dạng biểu đồ ở khung(3)

Bước 2: NSD nhấp chọn kho sách. Ví dụ kho Sách tham khảo(1), thông tin tổng quan về

tổng số bản sách, số lượng hiện tại trong kho, số lượng mượn, số lượng mất và số lượng

thanh lý sẽ hiển thị ở khung(2).

Khung(3) hiển thị chi tiết số lượng tên sách, tổng số bản sách và số tiền cụ thể theo môn loại

tổng quát.

10.2: Hướng dẫn quản lý hỏng, mất sách

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD lập phiếu báo hỏng hoặc mất sách trong quá trình công tác và quản lý thư

viện


Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp QL Hỏng mất, đền(2)

Bước 2: NSD chọn Lập phiếu(3)


Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra, NSD nhập các thông tin cần thiết ở khung(1), sau khi hoàn

tất nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Thông tin phiếu Hỏng mất sẽ được hiển thị bên dưới, NSD nhấp vào biểu tượng Chỉnh

sửa(1) để chỉnh sửa thông tin phiếu, nhấp Thêm(2) để thêm chi tiết phiếu. Nhấp dấu trừ(3)

để xóa phiếu.


Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành nhập chi tiết các bản sách bị hỏng hoặc mất.

Giao diện màn hình sẽ hiển thị như sau, NSD nhấp chọn ImportFile

Cửa sổ mới sẽ hiển thị lên, NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải về mẫu nhập. Thông

thường file mẫu sẽ được tải về tại thư mục Download trong máy tính. Sau khi tải hoàn tất,

NSD nhấp trực tiếp và file để mở lên(2)

Thông tin file mẫu như hình sau, NSD tiến hành xóa hết dữ liệu mẫu và nhập vào số ĐKCB

bị hỏng hoặc mất.


Kiểm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc. Ví dụ trong trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và

dòng kết thúc là 6


Mở lại cửa sổ phần mềm, NSD nhập dòng kết thúc là 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) lấy

lên file vừa nhập liệu, nhấp Import(3).

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát(6) để trở

về phần mềm.

Thông tin ấn phẩm báo hỏng mất sẽ hiển thị như sau:

Bước 4: Sau khi chuyển dữ liệu vào phiếu báo hỏng mất, NSD nhấp chọn hình Máy in để in

chi tiết phiếu báo hỏng.


Kết quả sau khi in.


10.3: Hướng dẫn lập phiếu thanh lý tài liệu

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD lập phiếu thanh lý ấn phẩm.


Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Thanh lý(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Lập phiếu(3) để tạo 1 phiếu mới

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị lên, NSD nhập thông tin cần thiết vào khung(1), sau khi hoàn

tất NSD nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Phiếu thanh lý sẽ hiển thị như hình sau, NSD nhấp Chỉnh sửa(1) để cập nhật thông tin

phiếu. Nhấp Thêm(2) để nhập chi tiết phiếu Thanh lý, nhấp dấu Trừ(3) để xóa phiếu.


Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thanh lý vào phiếu.

NSD nhấp Nạp dm sách chờ thanh lý(1) để nhận toàn bộ ấn phẩm báo hỏng mất chuyển vào

phiếu thanh lý hiện tại

Nhấp Import file xuất(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thành lý vào phiếu bằng

file excel.

Khi nhấp vào Import file xuất(2), cửa sổ màn hình sẽ hiển thị như sau:

NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải về file excel nhập liệu. Thông thường file mẫu sẽ

được tải về trong thư mục Download trong máy tính.

Sau khi tải hoàn tất, NSD nhấp trực tiếp vào file để mở lên(2)


Thông tin phiếu nhập thanh lý sẽ hiển thị như hình sau, NSD nhập số ĐKCB cần thanh lý và

ghi chú thanh lý nếu có.

Kiêm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc. Trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và dòng kết thúc

là 6


NSD mở lại cửa sổ hệ thống, nhập dòng kết thúc 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) để lấy

lên file dữ liệu vừa nhập và nhấp Import(3).

Thông tin ấn phẩm thanh lý sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát

về phần mềm(6)

Thông tin phiếu thanh lý sẽ hiển thị như sau:


Để in chi tiết phiếu thanh lý, NSD nhấp chọn In phiếu.

Thông tin chi tiết phiếu thanh lý như hình sau:


PHẦN 11: BÁO CÁO THỐNG KÊ

11.1: Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB từng kho sách

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD xem và xuất sổ ĐKCB theo từng kho sách.


Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKCB(2)

Bước 2: NSD Chọn kho muốn xuất sổ(3) và nhấp Thực hiện(4)

Thông tin sổ ĐKCB sẽ được tổng hợp. NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp trên trình

duyệt. Hoặc nhấp Xuất file word(6) hoặc xuất file excel(7) về máy.

Kết quả xem sổ ĐKCB trực tiếp trên trình duyệt(5) như hình sau:


Sổ đăng ĐKCB khi xuất về file word(6):

Sổ ĐKCB khi xuất về file excel(7)

Tương tự, NSD chọn các kho tài liệu khác và thực hiện thao tác như trên.


11.2: Hướng dẫn xuất sổ tổng quát

1. Giải thích:

Hướng dẫn NSD xuất sổ đăng ký tổng quát


Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKTQ(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn phần muốn xuất(3), chọn Thực hiện(4)

Kết quả tổng hợp sẽ được hiển thị bên dưới, NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp bằng

trình duyệt, hoặc chọn xuất về file word(6) hoặc file excel(7).

Phần nhập tăng được xem từ trình duyệt(5) nhu hình sau:

Phần nhập tăng sau khi xuất về máy bằng file word(6)


Phần xuất được xem từ trình duyệt(5)

Phần xuất được xuất về file word(6)


CẤM SAO CHÉP VỚI MỌI HÌNH THỨC

phẦn mỀm quẢn lÝ thƯ viỆn 21€i liỆu... · 2017. 5. 3. · hậu giang, tháng 12 năm...

Documents