philippe hallay (+33 6 37 88 68 90) mercredi 4 mai 2011

Présenté par

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PC2M-IDF

Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90)Mercredi 4 mai 2011

Action collective PC2M 2011-2012La gestion de projet et le travail collaboratif à votre portée Plate- forme collaborative du Comité Mécanique Île-de-France

Confidentiel ©2004 PI3C, SAS

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Le coût pour l’entreprise

L’action collective « PC2M 2011-2012 »

Présentation de l’outil PC2M

Action collective – Bilan phase 2008-2010

Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

Sommaire


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• Avec le soutien financier de :

• À l’initiative du :

• Pilotée par :

• Dans la continuité de la phase 2008-2010

L’Europe L’État La Région

Action collective PC2M 2011-2012

http://www.iledefrance.fr/

http://www.comitemeca-idf.com/

http://www.cetim.fr/cetim/


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Le cadre de l’action Constat, initiative, pour qui ? Quelques enjeux d’évolution Les moyens et outils utilisés Les étapes de l’action



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Le Constat• Les PME travaillent en mode projet (En multi-sites, en sous-traitance,

en co-traitance ou en entreprise étendue, etc..)• Ces PME ont les mêmes besoins mais pas les mêmes moyens que les

grands groupes

Pour la seconde phase de l’action PC2M

À partir :- Du retour d’expérience de l’action 2008-2010- De l’évolution de l’état de l’artLe Comité Mécanique Île-de-France oriente cette phase sur la gestion de projets collaboratifs



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Une action pour qui ? L’action s’adresse aux PME* implantées en

Île-de-France (siège ou établissement secondaire)

• Les filières concernées:

• 16 entreprises pourront bénéficier de l’accompagnement sur la base d’un projet pilote. (Dont 8 sur 2011)

* : PME au sens européen : Entreprise qui compte moins de 250 salariés et déclare soit un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 M€, soit un total bilan n’excédant pas 43 M€. Elle doit être indépendante , c’est-à-dire ne pas être détenue à plus de 25% par une ou plusieurs entités qui ne sont pas des PME



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Quelques enjeux d’évolution

• Réduire les coûts

• Liés aux non-conformités des produits livrés• De déplacement des collaborateurs

• Améliorer la concertation dans les prises dedécision au sein des projets

• Diminuer les temps passés à retrouver lesinformations nécessaires au projet



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Quelques enjeux d’évolution

• Réutiliser les connaissances issues des projets précédents

• Réduire les temps d’attente pour obtenir une information extérieure

• Augmenter la confiance dans les documents utilisés

• Améliorer la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l’extérieur



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Les moyens et outils utilisés• L’accompagnement des entreprises et de leurs partenaires pour

l’amélioration des méthodes de travail se fera avec :- Les outils PC2M de gestion de projets collaboratifs, via une simple

connexion Internet

- Ou bien les outils collaboratifs dont l’entreprise dispose



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Accompagnement sur 6 mois sur l’un de vos projets

Action collective PC2M 2011-2012Les étapes de l’action


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Diagnostic individuel (2 à 3 jours) pour définir :• Les besoins et solutions à mettre en place dans l’entreprise en

matière d’outil de gestion de projet et de travail collaboratif,

• L’ensemble du plan d’action nécessaire avec les attendus et calendrier associé,

• Les ressources (personnel) à mobiliser,

• Les indicateurs qui permettront de mesurer l’atteinte des objectifs.



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Formations collective et individuelle (2 jours au total)

• Formation collective• Formation individuelle dans l’entreprise

Public concerné :• Les chefs de projets• Les utilisateurs impliqués dans l’utilisation et l’exploitation des

moyens collaboratifs



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Accompagnement personnalisé (5 jours)

Le projet pilote est basé sur un projet de l’entreprise avec l’aide d’un consultant et des moyens de la plate-forme

Objectif :• Aboutir à une évolution visible et mesurable de performance.

Le choix du projet fera l’objet d’une validation par le Cetim, maître d’ouvrage

Accompagnement sur un projet piloteSur une durée de 6 mois



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Accompagnement personnalisé (5 jours)

Méthodologie :• Des méthodes participatives seront privilégiées pour faciliter le

transfert des connaissances et l’acceptation du changement• En accord avec le dirigeant, le consultant mènera le plus souvent sa

mission avec un groupe de travail composé de responsables et de personnels concernés par l’action


Accompagnement sur un projet piloteSur une durée de 6 mois


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Séminaire utilisateur (1/2 journée)Pendant le déroulement de l’action pilote, le Cetim organisera une demi-journée de rencontre entre les chefs de projets et/ou les dirigeants, si possible dans les entreprises, afin de permettre les échanges entre dirigeants et/ou l’intervention d’un expert sur des problématiques communes

Les résultatsIls seront mesurés pour chaque entreprise à l’issue de l’action pilote, à l’aide d’indicateurs de performance



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Sommaire


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Un projet c’est :

Action collective PC2M 2011-2012Présentation de l’outil PC2M

Vos Proje

ts

Un coffre fortde données

Un plan projetDes livrables

Une équipeDes

Ressources

Des rapports

Des réunions

Des prises de décision

Des actionsDes

affectationsEtc.…


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Accès à la plate-forme PC2M (Données en France)Accès sécurisé : Protocole https://

• Identifiant et mot de passe :

Personnels et confidentiels

Accès avec un simple navigateur Webpartout dans le monde

Interface web multi-langues (anglais,français, allemand, italien, etc.)

Cryptage des données avec certificat SSL

Verisign



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19

Vue générale de la plate-forme

Principe de la plate-forme

Accès via votreExplorateur

Windows

Accès via le panneaude contrôle de la plate-

formeOU


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Un coffre fort de données• Pas de limitation dans le nombre d’espace

(droits d’accès gérés indépendamment) • Espace de données centralisé et sécurisé (GED)• Traçabilité et maîtrise des données manipulées

tout au long du projet (Centralisation, partage, hiérarchisation, validation, etc…)

• Arborescences personnalisables• Historique des différentes versions des documents• Mise en place de notification• Modèles de documents• Etc…


https://plmondemand.pi3c.com/Windchill/app/#ptc1/project/listFiles?oid=OR%3Awt.projmgmt.admin.Project2%3A168337&u8=1


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Un plan projet et des livrables• Gestion du projet dans le temps• Mise en place de jalons• Suivi des avancements• Gestion des livrables



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Une équipe mono ou multi sites• Mise en place de l’équipe projet • Configuration des rôles• Gestion des droits d’accès et d’action

Lecture, écriture, téléchargement, accès aux fonctionnalités…

Des ressources• Gestion des disponibilités pour le projet• Gestion des coûts des ressources



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Des rapports

• Personnalisables• Éléments à risque• Tâches (en cours, closes, en retard, etc..)• Journal des modifications• Synthèse des activités, livrables et jalons du projet et leurs états

d'avancement • Etc.…

• Xxxxxxx



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Des réunions ou conférences

• Organisation via la plate-forme :- Gestion des participants- Association des données du projet- Mise en place d’action préparatoire- Etc…

• Revues de projets• Partage d’écran

• Xxxxxxx



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Sommaire


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• 18 entreprises ont été accompagnées sur la Phase 2008-2010

Bilan phase 2008-2010


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7 axes d’améliorations travaillés…. Et les constats en fin de projet pilote :

Maîtrise des coûts

Management de projet

Efficacité des

processus de travail

Capitalisation et retour d'expérienc

e

Maîtrise des délais

Maîtrise des

données manipulées

Relation avec

les clients

Bilan phase 2008-2010


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Au sein de votre structure ?• Est-ce que le pilotage des projets garantit l'atteinte des objectifs

fixés (coûts, délais, qualité) ?• Est-ce que le nombre d'itérations avant de passer un jalon projet est

important?• Est-ce que la concertation au moment des prises de décision au sein

de vos projets est optimale ?• Est-ce que les risques au sein des vos projets sont bien maîtrisés ?• Il y a-t-il une bonne communication au sein des projets ?

Retour

Bilan phase 2008-2010Quelques constats



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Les adhérents ont constaté• Pour 67%, une amélioration de la concertation au moment des prises

de décision au sein des projets« Les informations étant regroupées sur la plateforme, nous avons pu accéder plus rapidement aux informations du client, et le client a pu consulter, et valider les données que nous lui mettons à disposition de façon régulière.

Cela a permis de réduire les itérations des documents et de passer plus rapidement d'un jalon à l'autre. »

André Rouet, société HEMET (Argenteuil-95)

Retour




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Au sein de votre structure, pensez-vousqu’il serait possible de réduire :

• Les temps de cycle (cycle de réponse à un appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ?

• Le nombre d'itérations nécessaires pour valider la fin d'un cycle de travail (cycle de réponse à appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ?

• Les temps d'attente pour obtenir une information provenant de l'extérieur (client, fournisseur, partenaires, …) ?

Retour




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Les adhérents ont constaté• Pour 58%, une réduction des temps d'attente pour obtenir une

information provenant de l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, … )

« Le partage simultané de l'état à jour de la documentation du projet a permis de réduire les temps d'attentes des différents partenaires pour obtenir les informations nécessaires à la réalisation de leur travail »

Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)

Retour




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Au sein de votre structure ?• Est-ce que la codification des documents permettent-elles d'éviter tout

risque d'erreur ?• Est-ce que les collaborateurs ont confiance dans les documents d'entrées

utiliséss'agit-il des bons documents aux bonnes versions à jour ?

• Quand un document est modifié par son auteur, est-ce que les autres collaborateurs en sont informé ?

• Est-ce que la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, …) est-elle effective ?

• Il y a-t-il une traçabilité des documents échangés avec l'extérieur ?

Retour


Maîtrise des

données manipulée

s


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33

Les adhérents ont constaté• Pour 100%, la confiance qu’ont les collaborateurs dans les

documents fournis pour travailler (Ils sont sûrs qu'il s'agit des bons documents aux bonnes versions à jour)

« la plateforme permet d'accéder à une version unique d'un fichier qui a évolué vingtfois en particulier sur des activités prototypes »

Rémy Marchand, société STAE (Antony-92)

Retour


Maîtrise des

données manipulée

s


PC2M-IDF

34

Au sein de votre structure ?• Est-ce que le temps passé à retrouver les informations constitue-il un

frein à l'efficacité du travail ?• Est-ce que le temps consacré aux réunions de travail constitue-il un

frein à l'efficacité du travail ?• Est-ce que le temps de déplacement pour les réunions de travail à

l'extérieur constitue-il un frein à l'efficacité du travail ?

Retour


Efficacité des



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35

Les adhérents ont constaté• Pour 83%, que le temps passé nécessaire à retrouver les

informations pour travailler a été réduit… Améliorant de ce fait l'efficacité du travail des collaborateurs

Retour

« la gestion structurée sous forme d'arborescence de dossiers a été très appréciée. Nous avons gagné environ une journée par mois en trouvant rapidement les informations utiles»

Loïc Dubois, société Suadeo (Saint-Germain-en-Laye-78)


Efficacité des



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36

Au sein de votre structure ?• Il y a-t-il une bonne gestion de la capitalisation des connaissances

issues des projets passés ?• Si oui, est-ce que ces connaissances sont optimisée pour les

nouveaux projets?

Retour



e


PC2M-IDF

37

Les adhérents ont constaté• Pour 17%, une capitalisation des connaissances issues des projets

passés et la réutilisation de ces connaissances sur les nouveaux projets a été possible

Retour

« nous avons réussi à garder en mémoire tout ce que nous avons fait dans ce projet : les problèmes rencontrés mais aussi les bonnes pratiques mises en œuvre. Nous allons pouvoir réutiliser ces données pour des projets futurs »

Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)



e


PC2M-IDF

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Au sein de votre structure ?• Avez-vous des coûts de non qualité liés aux non-conformités des

produits délivrés ?• Est-ce que les coûts liés à la gestion des achats de produits ou de

prestations externes sont trop importants?• Est-ce que les coûts liés aux déplacements des collaborateurs sont

trop élevés ?

Retour




PC2M-IDF

39

Les adhérents ont constaté• Pour 67%, une réduction des coûts liés aux déplacements des

collaborateurs

Retour

« Les coûts de déplacement ont été réduits d’environ 30% grâce à l'utilisation du module de gestion de conférence»

Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)




PC2M-IDF

40

Les adhérents ont constaté• Pour 45%, une réduction des coûts de non qualité liés aux non

conformités des produits délivrés

Retour

« La gestion du projet de certification à travers la plate-forme nous a permis de mieuxcommuniquer en interne ce qui a eu pour effet de réduire sensiblement le nombrede non conformité. »

Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)




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Au sein de votre structure ?• Est-ce que la fidélisation client est optimisée ?• Il y a t’il y a une évolution dans les relations entre vos clients et votre

société ?(Repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, …) ?

• Il y a-t-il une réflexion sur la mise en place d’outils pour augmenter le volume d'activité de votre société avec des clients existants ou pour se positionner sur des projets plus ambitieux, plus complexes ?

Retour


Relation avec

les clients


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Les adhérents ont constaté• Pour la majorité, que le projet pilote (sur 6 mois) était trop court pour

évaluer l'évolution de la relation entre leur société et leurs clients (repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, etc..)

Retour

« Notre client a apprécié le fait que nous partagions l’ensemble des données du projet. De ce fait le client devient partenaire et il a été force de proposition »

Jean-Michel DELASSUS, société ALPHA CHEM SARL(CRETEIL-94)


Relation avec

les clients


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26 %

45 %

11 %

18 %

Le coût par entreprise se monte à 11 445€ HTÀ votre charge 2.100€ H.T. (~18%)

l'Europe, 3.055 € H.T.

l'État, 5.093 € H.T.

le Cetim, 1.197 € H.T.

L'Entreprise, 2.100€ H.T.



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Procédure simple :• Valider la déclaration d’engagement

avec le détail de la prestation. • Nous fournir une copie des

attestations Trésor Public et Urssaff certifiant que vous êtes à jour de vos obligations fiscales et sociales

• Dès réception de votre validation et de l’accord du Cétim, vous êtes pris en charge par un chef de projet sur la période des 6 mois d’accompagnement.


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Merci de votre attention

Vos Questions ?Nos réponses ?



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• Le correspondant principalDominique HumblotTel: 03 44 67 33 47Courriel: [email protected]

• Le responsable de l’action « PC2M »Patrick Marchand, CETIMTel: 03 44 67 35 21Courriel: [email protected]

• Le responsable de la maitrise d’ouvrage pour la mise en place de l’infrastructure de l’action « PC2M »Philippe HallayTel: 06 37 88 68 90Courriel: [email protected]

Action collective PC2M 2011-2012Vos contacts

mailto:[email protected]



philippe hallay (+33 6 37 88 68 90) mercredi 4 mai 2011

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