Présenté par
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PC2M-IDF
Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90)Mercredi 4 mai 2011
Action collective PC2M 2011-2012La gestion de projet et le travail collaboratif à votre portée Plate- forme collaborative du Comité Mécanique Île-de-France
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Le coût pour l’entreprise
L’action collective « PC2M 2011-2012 »
Présentation de l’outil PC2M
Action collective – Bilan phase 2008-2010
Vos contacts « PC2M 2011-2012 »
Sommaire
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• Avec le soutien financier de :
• À l’initiative du :
• Pilotée par :
• Dans la continuité de la phase 2008-2010
L’Europe L’État La Région
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Le cadre de l’action Constat, initiative, pour qui ? Quelques enjeux d’évolution Les moyens et outils utilisés Les étapes de l’action
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Le Constat• Les PME travaillent en mode projet (En multi-sites, en sous-traitance,
en co-traitance ou en entreprise étendue, etc..)• Ces PME ont les mêmes besoins mais pas les mêmes moyens que les
grands groupes
Pour la seconde phase de l’action PC2M
À partir :- Du retour d’expérience de l’action 2008-2010- De l’évolution de l’état de l’artLe Comité Mécanique Île-de-France oriente cette phase sur la gestion de projets collaboratifs
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Une action pour qui ? L’action s’adresse aux PME* implantées en
Île-de-France (siège ou établissement secondaire)
• Les filières concernées:
• 16 entreprises pourront bénéficier de l’accompagnement sur la base d’un projet pilote. (Dont 8 sur 2011)
* : PME au sens européen : Entreprise qui compte moins de 250 salariés et déclare soit un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 M€, soit un total bilan n’excédant pas 43 M€. Elle doit être indépendante , c’est-à-dire ne pas être détenue à plus de 25% par une ou plusieurs entités qui ne sont pas des PME
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Quelques enjeux d’évolution
• Réduire les coûts
• Liés aux non-conformités des produits livrés• De déplacement des collaborateurs
• Améliorer la concertation dans les prises dedécision au sein des projets
• Diminuer les temps passés à retrouver lesinformations nécessaires au projet
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Quelques enjeux d’évolution
• Réutiliser les connaissances issues des projets précédents
• Réduire les temps d’attente pour obtenir une information extérieure
• Augmenter la confiance dans les documents utilisés
• Améliorer la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l’extérieur
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Les moyens et outils utilisés• L’accompagnement des entreprises et de leurs partenaires pour
l’amélioration des méthodes de travail se fera avec :- Les outils PC2M de gestion de projets collaboratifs, via une simple
connexion Internet
- Ou bien les outils collaboratifs dont l’entreprise dispose
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Accompagnement sur 6 mois sur l’un de vos projets
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Diagnostic individuel (2 à 3 jours) pour définir :• Les besoins et solutions à mettre en place dans l’entreprise en
matière d’outil de gestion de projet et de travail collaboratif,
• L’ensemble du plan d’action nécessaire avec les attendus et calendrier associé,
• Les ressources (personnel) à mobiliser,
• Les indicateurs qui permettront de mesurer l’atteinte des objectifs.
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Formations collective et individuelle (2 jours au total)
• Formation collective• Formation individuelle dans l’entreprise
Public concerné :• Les chefs de projets• Les utilisateurs impliqués dans l’utilisation et l’exploitation des
moyens collaboratifs
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Accompagnement personnalisé (5 jours)
Le projet pilote est basé sur un projet de l’entreprise avec l’aide d’un consultant et des moyens de la plate-forme
Objectif :• Aboutir à une évolution visible et mesurable de performance.
Le choix du projet fera l’objet d’une validation par le Cetim, maître d’ouvrage
Accompagnement sur un projet piloteSur une durée de 6 mois
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Accompagnement personnalisé (5 jours)
Méthodologie :• Des méthodes participatives seront privilégiées pour faciliter le
transfert des connaissances et l’acceptation du changement• En accord avec le dirigeant, le consultant mènera le plus souvent sa
mission avec un groupe de travail composé de responsables et de personnels concernés par l’action
Action collective PC2M 2011-2012Les étapes de l’action
Accompagnement sur un projet piloteSur une durée de 6 mois
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Séminaire utilisateur (1/2 journée)Pendant le déroulement de l’action pilote, le Cetim organisera une demi-journée de rencontre entre les chefs de projets et/ou les dirigeants, si possible dans les entreprises, afin de permettre les échanges entre dirigeants et/ou l’intervention d’un expert sur des problématiques communes
Les résultatsIls seront mesurés pour chaque entreprise à l’issue de l’action pilote, à l’aide d’indicateurs de performance
Action collective PC2M 2011-2012Les étapes de l’action
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Le coût pour l’entreprise
L’action collective « PC2M 2011-2012 »
Présentation de l’outil PC2M
Action collective – Bilan phase 2008-2010
Vos contacts « PC2M 2011-2012 »
Sommaire
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Un projet c’est :
Action collective PC2M 2011-2012Présentation de l’outil PC2M
Vos Proje
ts
Un coffre fortde données
Un plan projetDes livrables
Une équipeDes
Ressources
Des rapports
Des réunions
Des prises de décision
Des actionsDes
affectationsEtc.…
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Accès à la plate-forme PC2M (Données en France)Accès sécurisé : Protocole https://
• Identifiant et mot de passe :
Personnels et confidentiels
Accès avec un simple navigateur Webpartout dans le monde
Interface web multi-langues (anglais,français, allemand, italien, etc.)
Cryptage des données avec certificat SSL
Verisign
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Vue générale de la plate-forme
Principe de la plate-forme
Accès via votreExplorateur
Windows
Accès via le panneaude contrôle de la plate-
formeOU
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Un coffre fort de données• Pas de limitation dans le nombre d’espace
(droits d’accès gérés indépendamment) • Espace de données centralisé et sécurisé (GED)• Traçabilité et maîtrise des données manipulées
tout au long du projet (Centralisation, partage, hiérarchisation, validation, etc…)
• Arborescences personnalisables• Historique des différentes versions des documents• Mise en place de notification• Modèles de documents• Etc…
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Un plan projet et des livrables• Gestion du projet dans le temps• Mise en place de jalons• Suivi des avancements• Gestion des livrables
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Une équipe mono ou multi sites• Mise en place de l’équipe projet • Configuration des rôles• Gestion des droits d’accès et d’action
Lecture, écriture, téléchargement, accès aux fonctionnalités…
Des ressources• Gestion des disponibilités pour le projet• Gestion des coûts des ressources
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Des rapports
• Personnalisables• Éléments à risque• Tâches (en cours, closes, en retard, etc..)• Journal des modifications• Synthèse des activités, livrables et jalons du projet et leurs états
d'avancement • Etc.…
• Xxxxxxx
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Des réunions ou conférences
• Organisation via la plate-forme :- Gestion des participants- Association des données du projet- Mise en place d’action préparatoire- Etc…
• Revues de projets• Partage d’écran
• Xxxxxxx
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Le coût pour l’entreprise
L’action collective « PC2M 2011-2012 »
Présentation de l’outil PC2M
Action collective – Bilan phase 2008-2010
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Sommaire
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• 18 entreprises ont été accompagnées sur la Phase 2008-2010
Bilan phase 2008-2010
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7 axes d’améliorations travaillés…. Et les constats en fin de projet pilote :
Maîtrise des coûts
Management de projet
Efficacité des
processus de travail
Capitalisation et retour d'expérienc
e
Maîtrise des délais
Maîtrise des
données manipulées
Relation avec
les clients
Bilan phase 2008-2010
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Au sein de votre structure ?• Est-ce que le pilotage des projets garantit l'atteinte des objectifs
fixés (coûts, délais, qualité) ?• Est-ce que le nombre d'itérations avant de passer un jalon projet est
important?• Est-ce que la concertation au moment des prises de décision au sein
de vos projets est optimale ?• Est-ce que les risques au sein des vos projets sont bien maîtrisés ?• Il y a-t-il une bonne communication au sein des projets ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Management de projet
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Les adhérents ont constaté• Pour 67%, une amélioration de la concertation au moment des prises
de décision au sein des projets« Les informations étant regroupées sur la plateforme, nous avons pu accéder plus rapidement aux informations du client, et le client a pu consulter, et valider les données que nous lui mettons à disposition de façon régulière.
Cela a permis de réduire les itérations des documents et de passer plus rapidement d'un jalon à l'autre. »
André Rouet, société HEMET (Argenteuil-95)
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Management de projet
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Au sein de votre structure, pensez-vousqu’il serait possible de réduire :
• Les temps de cycle (cycle de réponse à un appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ?
• Le nombre d'itérations nécessaires pour valider la fin d'un cycle de travail (cycle de réponse à appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ?
• Les temps d'attente pour obtenir une information provenant de l'extérieur (client, fournisseur, partenaires, …) ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des délais
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Les adhérents ont constaté• Pour 58%, une réduction des temps d'attente pour obtenir une
information provenant de l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, … )
« Le partage simultané de l'état à jour de la documentation du projet a permis de réduire les temps d'attentes des différents partenaires pour obtenir les informations nécessaires à la réalisation de leur travail »
Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des délais
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Au sein de votre structure ?• Est-ce que la codification des documents permettent-elles d'éviter tout
risque d'erreur ?• Est-ce que les collaborateurs ont confiance dans les documents d'entrées
utiliséss'agit-il des bons documents aux bonnes versions à jour ?
• Quand un document est modifié par son auteur, est-ce que les autres collaborateurs en sont informé ?
• Est-ce que la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, …) est-elle effective ?
• Il y a-t-il une traçabilité des documents échangés avec l'extérieur ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des
données manipulée
s
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Les adhérents ont constaté• Pour 100%, la confiance qu’ont les collaborateurs dans les
documents fournis pour travailler (Ils sont sûrs qu'il s'agit des bons documents aux bonnes versions à jour)
« la plateforme permet d'accéder à une version unique d'un fichier qui a évolué vingtfois en particulier sur des activités prototypes »
Rémy Marchand, société STAE (Antony-92)
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des
données manipulée
s
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Au sein de votre structure ?• Est-ce que le temps passé à retrouver les informations constitue-il un
frein à l'efficacité du travail ?• Est-ce que le temps consacré aux réunions de travail constitue-il un
frein à l'efficacité du travail ?• Est-ce que le temps de déplacement pour les réunions de travail à
l'extérieur constitue-il un frein à l'efficacité du travail ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Efficacité des
processus de travail
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Les adhérents ont constaté• Pour 83%, que le temps passé nécessaire à retrouver les
informations pour travailler a été réduit… Améliorant de ce fait l'efficacité du travail des collaborateurs
Retour
« la gestion structurée sous forme d'arborescence de dossiers a été très appréciée. Nous avons gagné environ une journée par mois en trouvant rapidement les informations utiles»
Loïc Dubois, société Suadeo (Saint-Germain-en-Laye-78)
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Efficacité des
processus de travail
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Au sein de votre structure ?• Il y a-t-il une bonne gestion de la capitalisation des connaissances
issues des projets passés ?• Si oui, est-ce que ces connaissances sont optimisée pour les
nouveaux projets?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Capitalisation et retour d'expérienc
e
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Les adhérents ont constaté• Pour 17%, une capitalisation des connaissances issues des projets
passés et la réutilisation de ces connaissances sur les nouveaux projets a été possible
Retour
« nous avons réussi à garder en mémoire tout ce que nous avons fait dans ce projet : les problèmes rencontrés mais aussi les bonnes pratiques mises en œuvre. Nous allons pouvoir réutiliser ces données pour des projets futurs »
Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Capitalisation et retour d'expérienc
e
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Au sein de votre structure ?• Avez-vous des coûts de non qualité liés aux non-conformités des
produits délivrés ?• Est-ce que les coûts liés à la gestion des achats de produits ou de
prestations externes sont trop importants?• Est-ce que les coûts liés aux déplacements des collaborateurs sont
trop élevés ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des coûts
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Les adhérents ont constaté• Pour 67%, une réduction des coûts liés aux déplacements des
collaborateurs
Retour
« Les coûts de déplacement ont été réduits d’environ 30% grâce à l'utilisation du module de gestion de conférence»
Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des coûts
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Les adhérents ont constaté• Pour 45%, une réduction des coûts de non qualité liés aux non
conformités des produits délivrés
Retour
« La gestion du projet de certification à travers la plate-forme nous a permis de mieuxcommuniquer en interne ce qui a eu pour effet de réduire sensiblement le nombrede non conformité. »
Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Maîtrise des coûts
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Au sein de votre structure ?• Est-ce que la fidélisation client est optimisée ?• Il y a t’il y a une évolution dans les relations entre vos clients et votre
société ?(Repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, …) ?
• Il y a-t-il une réflexion sur la mise en place d’outils pour augmenter le volume d'activité de votre société avec des clients existants ou pour se positionner sur des projets plus ambitieux, plus complexes ?
Retour
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Relation avec
les clients
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Les adhérents ont constaté• Pour la majorité, que le projet pilote (sur 6 mois) était trop court pour
évaluer l'évolution de la relation entre leur société et leurs clients (repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, etc..)
Retour
« Notre client a apprécié le fait que nous partagions l’ensemble des données du projet. De ce fait le client devient partenaire et il a été force de proposition »
Jean-Michel DELASSUS, société ALPHA CHEM SARL(CRETEIL-94)
Bilan phase 2008-2010Quelques constats
Relation avec
les clients
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4343
Le coût pour l’entreprise
L’action collective « PC2M 2011-2012 »
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Le coût pour l’entreprise
26 %
45 %
11 %
18 %
Le coût par entreprise se monte à 11 445€ HTÀ votre charge 2.100€ H.T. (~18%)
l'Europe, 3.055 € H.T.
l'État, 5.093 € H.T.
le Cetim, 1.197 € H.T.
L'Entreprise, 2.100€ H.T.
Action collective PC2M 2011-2012
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Action collective PC2M 2011-2012
Procédure simple :• Valider la déclaration d’engagement
avec le détail de la prestation. • Nous fournir une copie des
attestations Trésor Public et Urssaff certifiant que vous êtes à jour de vos obligations fiscales et sociales
• Dès réception de votre validation et de l’accord du Cétim, vous êtes pris en charge par un chef de projet sur la période des 6 mois d’accompagnement.
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46
Merci de votre attention
Vos Questions ?Nos réponses ?
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Le coût pour l’entreprise
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• Le correspondant principalDominique HumblotTel: 03 44 67 33 47Courriel: [email protected]
• Le responsable de l’action « PC2M »Patrick Marchand, CETIMTel: 03 44 67 35 21Courriel: [email protected]
• Le responsable de la maitrise d’ouvrage pour la mise en place de l’infrastructure de l’action « PC2M »Philippe HallayTel: 06 37 88 68 90Courriel: [email protected]
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