pharmacy ideal
TRANSCRIPT
Pharmacy adalah tempat pelayanan terakhir pasien Rawat Jalan yang harus mempunyai image nyaman
Petugas ramah Petugas teliti Obat lengkap Resep cepat ditangani Obat cepat selesai Tidak jenuh dan bosan saat menunggu Ada kepastian waktu persiapan obat Mendapat penjelasan yang akurat (proaktif petugas)
Bekerja dengan baik dan cepat diawali dengan ruangan yang tertata, rapih dan bersih
Ruangan terkondisi dengan ruang gerak ideal
Penataan ruangan Lean Proses diperlukan untuk memulai semangat dan etos kerja team yang baru dan mempermudah system kerja
Keluhan Pasien Keluhan terhadap waktu tunggu yang tidak jelas Berulang complain pelayanan obat lama
Analisa Alur yang tidak teratur Perbaikannya adalah dengan penekanan pengawasan dan
PIC yang jelas setiap proses Lean Process, untuk memudahkan alur, pharmacy
melakukan beberapa highlight dengan:• Pemilahan Lokator obat sesuai kelas terapi untuk
memudahkan pengambilan obat• Pelatihan product knowledge • Pewarnaan alat dan tempat
Waktu tunggu tidak ada • membuat queing system, sehingga pasien bisa
mengetahui kejelasan obat selesai• Hasil samping dari queing system memacu petugas
farmasi untuk bekerja lebih cepat
Kosong Obat • Belum ada perencanaan yang tetap • Secara berjenjang penanggung jawab stok melakukan
permintaan ke gudang untuk pemakaian harian (seminggu 2x)
Pasien fokus • dijalankan dengan questioner untuk mengetahui
keinginan pasien
Keluhan Dokter • Obat sering Kosong • Komunikasi kurang baik
Analisa • tidak dilakukan interaksi
langsung dengan dokter
• Tindak Lanjut visit ke ruangan dokter bila pasien sedang kosong berinteraksi dan sosialisasi
Keluhan Rawat Inap• Obat pasien terlambat
diantar• Floor stock kurang Analisa• Kurang interaksi dan
pengawasan
• Tindak Lanjut Setiap pagi petugas farmasi keliling ward untuk melihat kondisi pelayanan farmasi di ward
Bekerja sama dengan Medical Dept, KFT dan team terkait menyusun serta perencanaan sosialisasi formularium
Buku cetak dan e-formularium
E- Katalog
7 besar Principal disiapkan dalam formularium
Bagian dari pelayanan farmasi secara KARS dan JCI dan patient safety harus menjalankan farmasi klinis
Memberikan training kepada semua staf farmasi untuk mengetahui dengan jelas tentang obat dan penanganan
Memberikan Penjelasan alur obat (SOP) ke pasien
Diusahakan yang menyerahkan adalah apoteker
Lokator kelas terapi, pemasangan penjelasan di setiap box (drawer obat) (sangat dibutuhkan bantuan IT (untuk stock taking dan additional formularium di computer)
A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pemilihan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit
Perencanaan Pengadaan Produksi Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian
B. Pelayanan Kefarmasian
Mengkaji instruksi dokter Identifikasi masalah Cegah dan atasi masalah Controlling Patient educatient Konseling Dispensing injeksi Dispensing nutrisi
parenteral Handling sitotastika Ba Be (Kontrol obat dalam
darah) Pencatatan Pelaporan
1. Menyediakan obat-obatan untuk unit perawatan dan bidang lainnya dan menjaga kesinambungan stock dengan supply chain yang tepat dengan ITO minimal 2 online
2. Mengutamakan patient safety dengan fokus pada penyimpanan berdasarkan alfabetik farmakologi, kekuatan dosis, kemoterapi serta penyimpanan fisik yang tepat
3. Pemilihan produsen obat berkualitas berdasarkan formularium yang disusun bersama tim medis
4. Menjaga discrepancy dengan focus pada expire date5. Cepat tanggap terhadap pola penyakit untuk pemenuhan kebutuhan medis 6. Menyalurkan obat-obat narkotika, psikotropika dan obat lain yang
diresepkan serta menyimpan dalam tempat yang dipersyaratkan7. Menyimpan dan membagikan preparat biologis (Vaccine Management
System) 8. Menyediakan dan membagikan keperluan-keperluan tersebut secara
professional dengan one lock acces barcode
Pengawasan Inventori sesuai dengan dokumen harus multi pengawasan
Melakukan pengawasan Inventori secara bersama dan berjenjang
Internal (Mencegah Kebocoran)Sebanyak (+/-) 1100 item farmasi di pelayanan rawat jalan dikontrol oleh 20 orang
• setiap minggu dikontrol oleh koordinator • setiap 2 minggu dikontrol oleh Supervisor• setiap bulan dikontrol oleh Manager • Kepala Farmasi melakukan kontrol secara random mencocokan
dengan buku inventoriini menjadi bahan untuk penelusuran discrepancy saat stock
takingExternal
• bekerja sama dengan Logistic Pharmacy, purchasing dan Finance untuk perencanaan kebutuhan farmasi dengan baik
Penerimaan Barang by ID
card Barang, Log Book
HIS
Simpan Obat dan check stock hand
over
Obat, stock card,HIS
AA, Apoteker supplier
AA, Juru Resep
Re Checked penerimaan Barang
Obat Stock Card HIS
AA/ Apt AA, Juru Resep
Laporan discrepancy obat harian. jika ada catat di buku
hand over
AA, Apoteker
Stock card/ HIS
AA, Juru Resep
Pemeriksaan Routine by Lokator
dwimingguan
AA, Apoteker
Obat stocard HIS
AA, Juru Resep
Pemeriksaan Routine by Lokator
bulanan
Apoteker
Obat , Stock card, HIS
Acces Barcode Lock hanya diberikan kepada AA dan Apt , secara berjenjangSetiap pengeluaran dicatat manual di
stock card
AA, Juru Resep
Pemeriksaan Routine by Lokator ,
bulanan
Apoteker
Obat , Stock card, HIS
External Dengan fasilitas diskon yang besar di RS sangat memungkinkan
external party memanfaatkan dengan bekerja sama dengan oknum team farmasi, hindari manual order dengan setiap distributor bila system trouble lakukan order by email lewat delegasi yang ditunjuk
Internal Hindari kwitansi manual , bila terjadi pencatatan manual kwitansi
harus tercatat di log book Lakukan Inventory control berjenjang dan berschedule pastikan
setiap karyawan membuat laporan discrepancy dengan system per minggu
Penanggung jawab Rawat Inap dan Rawat Jalan pastikan untuk cross check dan berputar jadwal tanggung jawab dengan Hand Over yang ketat
Internal antar bagian Ward, Floor Stock, IGD Lab dll, pastikan dibawah koordinasi
Farmasi untuk supervisi Keluar masuk barang dipastikan satu pintu dan dibawah
koordinasi farmasi
One lock acces barcode hanya diberikan kepada team farmasi dan
berjenjang Stock take antar bagian melibatkan
team Farmasi 7, 14,21 by random
Waktu Pembenahan Management farmasi bergantung pada tingkat kesulitan dan jenis kebocoran serta penataan sebelumnya
Saya lampirkan contoh pembenahan di salah satu RS besar dengan revenue awal 3 M th 2012 hingga 12 M tahun 2014 di Jakarta selama 6 bulan pembenahan