Giới thiệu chungPhần mềm quản lý kho hàng, bán hàng, mua hàng Comtek.SM là một phân hệ trong phần

mềm quản lý doanh nghiệp Comtek.ERP do Công ty TNHH Comtek nghiên cứu và phát triển, là

công cụ ứng dụng CNTT vào công tác quản lý kho, bán hàng và mua hàng chuyên nghiệp...

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO, BÁN HÀNG, MUA HÀNG

Phần mềm được xây dựng với những công nghệ mới nhất của Microsoft dựa trên tiêu chí đơn

giản, thân thiện nên người dùng không cần biết nhiều về máy vi tính và kế toán vẫn nhanh

chóng sử dụng thành thạo phần mềm.

Comtek.SM hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý bán hàng, quản lý mua hàng và quản lý hàng tồn

kho. Phần mềm mang đến cho các doanh nghiệp một công cụ quản lý hữu ích, chính xác cho

từng vật tư, hàng hóa, thành phẩm tại bất kỳ thời điểm nào.

Comtek.SM đã được hỗ trợ/tích hợp với hóa đơn điện tử.

Ưu điểm nổi bật

Comtek.SM phát triển trên công nghệ .NET, cơ sở dữ liệu SQL Server;

Đã tích hợp hệ thống quản lý hóa đơn tự in;

Tích hợp hệ thống kế toán, định khoản tự động;

Tính giá vốn theo các phương pháp: bình quân, NTXT, NSXT;

Quản lý nhiều loại chi phí khác nhau trong cùng 1 phiếu nhập mua (chi phí vận chuyển,

phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, …);

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Quản lý nhiều loại chi phí khác nhau trong cùng 1 hóa đơn bán hàng (chiết khấu, giảm

giá, phí xăng dầu, …);

Kết nối đa điểm thông qua internet.

Hỗ trợ/tích hợp với hóa đơn điện tử.

Lĩnh vực áp dụng

Điện thoại, điện thoại di động (Serial/IMEI)

Máy tính, điện tử

Đồ gia dụng, nội thất, thực phẩm, rượu bia nước giải khát

Mỹ phẩm, thời trang, hàng lưu niệm, hàng văn phòng phẩm

Hàng công nghệ

Siêu thị, siêu thị tạp hóa

Linh kiện, phụ tùng máy móc.

......

Nền tảng công nghệHệ điều hành:

Microsoft Windows Server

Microsoft Windows

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server Express

Internet Information Services:

IIS

Công cụ phát triển

Microsoft Visual Studio (C#)

Crystal Report

Công cụ triển khai

Microsoft .NET Framework

Crystal Report

Mô hình triển khai

Mô hình triển khai

Mô hình triển khai phụ thuộc vào các yếu tố:

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, bộ phận sản xuất và đơn vị

trực thuộc;

Hạ tầng kỹ thuật bao gồm thiết bị, mạng và phần mềm hệ thống công cụ sẵn có hoặc

dự định triển khai (có tư vấn);

Vị trí địa lý của các đơn vị trực thuộc;

Hiểu biết về CNTT của các cá nhân tham gia hệ thống.

1. Mô hình tập trung

Là mô hình mà tất cả các đơn vị tham gia hệ thống sử dụng chung cơ sở dữ liệu. Khi đó, toàn

bộ các ứng dụng đầu cuối có kết nối mạng đến máy chủ cơ sở dữ liệu và thực hiện cập nhật,

tra cứu, tổng hợp thông tin từ cơ sở dữ liệu tập trung. Khi đó mô hình mạng tổng quát như sau:

Cơ quan doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống mạng WAN dùng riêng hoặc sử dụng

đường kết nối Internet để trao đổi dữ liệu.

Khi sử dụng đường kết nối Internet, nên sử dụng ít nhất một public IP để định vị máy

chủ trao đổi dữ liệu, sử dụng VPN (mạng riêng ảo) và đặc biệt quan tâm đến cơ chế bảo

mật.

Trong trường hợp các đơn vị trực thuộc có vị trí địa lý cách xa nhau, mỗi đơn vị có số

lượng máy tính tham gia khai thác trên 10, nên thiết lập đường kết nối dùng riêng tới

máy chủ cơ sở dữ liệu với tốc độ cao (tối thiểu 256Mbps).

2. Mô hình phân tán

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Là mô hình tổ chức cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, doanh nghiệp có mô hình tổ chức

phức tạp, có nhiều đơn vị trực thuộc (hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc) được bố trí ở

nhiều vị trí địa lý khác nhau.

Mô hình cơ sở dữ liệu phân tán có thể được kết hợp với mô hình tập trung để tạo nên

một mô hình kết hợp để phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, doanh nghiệp:

Một số đơn vị dùng chung khi có điều kiện phù hợp về hạ tầng CNTT và hình thức quản

lý, ví dụ như công ty và văn phòng công ty.

Các đơn vị dùng riêng cơ sở dữ liệu khi có vị trí địa lý khác nhau như các đơn vị hạch

toán độc lập hoặc phụ thuộc trong công ty nằm tại các tính khác nhau.

Các đơn vị có nhu cầu quản lý riêng và chỉ gửi số liệu tổng hợp lên cấp trên.

Đối với cơ sở dữ liệu phân tán, hệ thống hỗ trợ các hình thức trao đổi dữ liệu khác nhau

như trao đổi trực tiếp hoặc định kỳ qua mạng (Internet, WAN, LAN), gián tiếp qua thư

điện tử hoặc theo hình thức gửi file dữ liệu thông thường.

Mô hình mạng tổng quát cho mô hình cơ sở dữ liệu phân tán được mô tả theo hình vẽ

dưới đây:

Đơn vị 1

và đơn vị 2

cùng

chung

mạng

LAN và

máy chủ

trung

tâm,

nhưng cơ

sở dữ liệu có

thể dùng

chung

hoặc

riêng;

Đơn vị 3 khác mạng LAN với máy chủ trung tâm, nhưng có thể dùng cơ sở dữ liệu đặt

tại máy chủ, cơ sở dữ liệu có thể chung hoặc riêng với đơn vị 1, 2;

Đơn vị 4 dùng riêng cơ sở dữ liệu và máy chủ nhánh với các đơn vị 1, 2, 3. Dữ liệu được

truyền trực tiếp tới máy chủ trung tâm;

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Đơn vị 5 dùng riêng cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ nhánh của đơn vị. Dữ liệu được truyền

qua hình thức thư điện tử hoặc theo hình thức gửi file dữ liệu để cập nhật vào cơ sở dữ

liệu trung tâm.

Các Module chính

Module quản lý kho hàng

Quản lý nhập xuất tồn kho theo từng kho, từng vị trí trong kho.

Quản lý quá trình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa, thành phẩm.

Quản lý quá trình luân chuyển nội bộ.

Theo dõi hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa.

Theo dõi và đánh giá hàng tồn kho: hàng nhanh hay trậm luân chuyển.

Theo dõi tuổi tồn kho trung bình.

Phương pháp xác định giá xuất (giá vốn): Nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước,

trung bình di động, trung bình tháng, đích danh theo phiếu nhập.

Quản lý hạch toán tự động theo danh mục nhập xuất, giúp người sử dụng không cần

biết nghiệp vụ kế toán vẫn lập các chứng từ về nhập, xuất bình thường.

Liên kết số liệu với các phân hệ như kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng.

Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa (cho phép định nghĩa mô hình phân cấpcây thư

mục hàng hóa n cấp)

Quản lý hàng hóa, số serial/ IMEI, hạn sử dụng/ bảo hành của từng serial/IMEI…

Quản lý gia hạn sử dụng đối với từng chi tiết hàng hóa

Danh mục nhà cung cấp: đặc biệt nhà cung cấp cũng đồng thời là khách hàng

Danh mục chi nhánh công ty, kho hàng: Hỗ trợ không giới hạn

Quản lý xếp hàng trong kho, thẻ kho

Quản lý kiểm kho: so sánh số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm, gợi ý điều chỉnh

tăng hoặc giảm để cân đối số liệu.

Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng

Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ,

xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)...

Hỗ trợ barcode (mã vạch)

Module quản lý xuất kho

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

. Bao quát toàn bộ nghiệp vụ xuất kho, nhận hàng trả lại của khách với nhiều lựa chọn

về thao tác do người dùng tự định nghĩa

Giao diện thân thiện và dễ dàng cho user

Hỗ trợ nhiều cách khác nhau để thêm mặt hàng vào phiếu xuất

Tìm kiếm mặt hàng nhanh chóng dựa trên công cụ tìm kiếm thông minh

Tìm kiếm phiếu xuất với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm

Module quản lý chuyển kho nội bộ

Chuyển giữa các kho trong cùng 1 chi nhánh công ty

Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty

Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận

Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn

công ty (không chỉ trong 1 chi nhánh).

Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện

duyệt/ xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình

Nếu admin cấu hình chuyển kho giữa các chi nhánh trong công ty yêu cầu phải duyệt/

xác nhận trên hệ thống thì trước khi thủ kho nhập xác nhận, số lượng trong kho nhập sẽ

chưa tăng lên, trong khi kho xuất số lượng đã giảm(có thể hàng đang trên đường được

chuyển đến kho nhập…)

Module quản lý mua hàng

Quản lý đơn hàng mua của từng nhà cung cấp, từng mặt hàng

Quản lý mua hàng theo đơn hàng của từng nhà cung cấp, từng mặt hàng

Theo dõi chi phí mua hàng theo nhiều loại chi phí như: Chi phí bảo hiểm, chi phí thuế

nhập khẩu, chi phí vận chuyển,…

Tự động phân bổ chi phí mua hàng theo số lượng, giá trị mua hay hệ số phân bổ do

người sử dụng lựa chọn theo từng loại chi phí mua hàng khác nhau.

Theo dõi hàng trả lại nhà cung cấp theo hóa đơn mua hàng của từng loại mặt hàng.

Tính thuế GTGT của hàng hóa mua vào

Quản lý hạch toán tự động theo danh mục nhập xuất, giúp người sử dụng không cần

biết nghiệp vụ kế toán vẫn lập các chứng từ về nhập mua, hàng mua trả lại bình thường

Liên kết số liệu với các phân hệ như kế toán tài chính, quản lý kho

Module quản lý bán hàng

Theo dõi và quản lý đơn hàng bán

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Theo dõi doanh thu bán hàng theo các đối tượng như: Bộ phận, nhân viên, theo vùng,

hợp đồng … của từng mặt hàng

Theo dõi và quản lý hàng bán trả lại của từng khách hàng, mặt hàng

Tính thuế GTGT của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ bán ra

Quản lý hạch toán tự động theo danh mục nhập xuất, giúp người sử dụng không cần

biết nghiệp vụ kế toán vẫn lập các chứng từ về bán hàng, hàng trả lại bình thường.

Liên kết số liệu với các phân hệ như kế toán tài chính, quản lý kho

Hỗ trợ bán hàng trên màn hình cảm ứng cho bán hàng siêu thi, hàng ăn, …

Module báo cáo thống kê

Tổng hợp số liệu kinh doanh chiếm quá nhiều thời gian của bạn? Có HTsoft

Inventory.NET, việc lập báo cáo chỉ đơn thuần là 1 cú nhấp chuột, báo cáo mà bạn cần

sẽ hiện ra:

Xuất hàng

Báo cáo xuất hàng: báo cáo theo chi nhánh, theo kho, theo nhân viên, theo thời gian

(một ngày bất kỳ, hoặc theo khoảng thời gian bất kỳ). Nếu xem báo cáo trong 1 ngày

thì có thể xem riêng từng ca trong ngày hoặc cả 2 ca.

Báo cáo hàng xuất bị trả lại: Khách hàng trả lại trong ngày, hoặc từ ngày đến ngày theo

từng chi nhánh hoặc trên toàn công ty. So sánh tổng xuất và tổng nhập lại.

Lịch sử nhập-xuất

Nhập hàng

Báo cáo sổ kho, tồn kho

Hết hàng: danh sách hàng đã bán hết, ngày hết

Báo cáo Quản lý serial/imei

Báo cáo hạn thẻ: Cho phép lập danh sách các mốc hết hạn thẻ bảo hành, và số lượng

tồn tương ứng tại từng mốc

Theo dõi hàng tồn

Báo cáo mua hàng

Báo cáo khác

Báo cáo động: tạo báo cáo theo ý của riêng bạn

Dữ liệu báo cáo được biểu thị bằng đồ thị trực quan, bảng tính và có thể xuất ra file

Word, Excel, PDF, …hoặc in trực tiếp ra máy in.

Gửi báo cáo dưới dạng file đính kèm vào mail

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Đặt lịch để hệ thống sinh và gửi các báo cáo một cách tự động từ máy chủ tới các nhà

quản lý

Tạo sổ địa chỉ(tên, e-mail)

Lựa chọn các mẫu báo cáo theo nhu cầu

Chọn kiểu file để gửi attachment trong mail (Excel, PDF,HTML)

Module kết nối các chi nhánh công ty

Kết nối phần mềm máy trạm vào máy chủ ở xa qua Internet (yêu cầu có ADSL)

Các điểm bán hàng của một doanh nghiệp có thể dùng chung 1 server

Ưu điểm: chi phí thấp vì module này cho phép kết nối vào máy chủ ở xa mà không yêu

cầu có địa chỉ IP tĩnh

Security (bảo mật) cao. Cơ chế bảo mật xác thực CA (Certificate Authentication)

Module quản lý đơn hàng

Đơn đặt hàng(SO-Sale Order): khách đặt hàng trước khi chuyển thành phiếu xuất bán,

theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy

(cancelled)…).

Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên sale lập phiếu SO → quản

lý duyệt → kế toán xuất hóa đơn → kho xuất hàng.

Đơn mua hàng(PO-Purchasing Order): đặt hàng của nhà cung cấp trước khi chuyển

thành phiếu nhập kho, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa

đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…) .

Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên kho lập phiếu PO → quản lý

duyệt → kế toán gửi đơn mua hàng → kho nhập hàng.

Module in mã vạch

Module này sẽ giúp các công ty là nhà sản xuất, hoặc các công ty kinh doanh theo mô

hình bán lẻ siêu thị nhanh chóng in ra được mã vạch để dán lên sản phẩm/ hàng hóa

của mình.

Khi in mã vạch, bạn có thể lựa chọn nhiều tiêu chí khác nhau sao cho phù hợp với

nghiệp vụ quản lý của mình. Ví dụ, có in header, có in footer, có in giá, có in tiêu đề là

thương hiệu của công ty…

Có hỗ trợ da dạng các hình thức chọn đến mã hàng cần in, và đặc biệt là có thể in từ

các phiếu nhập kho để có số lượng mã vạch chính xác bằng số lượng hàng nhập vào

kho.

Có hỗ trợ in bằng máy in Laser và in bằng máy in chuyên dụng… với số lượng cột tùy

chọn trên trang in.

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Module quản trị hệ thống

Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống

Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào

thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1

user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều

công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp

dụng cho user).

Khi phân quyền cho user, hệ thống còn cho phép lựa chọn các kho mà user đó được

quyền truy nhập. Trong trường hợp user được phân quyền can thiệp vào dữ liệu của các

kho nằm trên nhiều chi nhánh khác nhau. Khi đó, tại thời điểm đăng nhập vào hệ thống,

user sẽ được nhắc là chọn chi nhánh nào cho phiên làm việc hiện hành (điều này sẽ

giảm thiểu được sai sót khi user thực hiện các thao tác nhập liệu, vd: user không thể

lập 1 phiếu xuất mà chọn được 2 kho của 2 chi nhánh khác nhau)

Hỗ trợ và bảo hành

Đội ngũ bảo hành hỗ trợ: 10 người

Thời gian bảo hành 12 tháng từ khi ký nghiệm thu chương trình

Nội dung bảo hành: Bao gồm việc sửa lỗi phần mềm do Comtek xây dựng và không bao

gồm việc xử lý các tình huống xảy ra do nguyên nhân là lỗi các chương trình khác, phần

mềm hệ thống, phần mềm hệ điều hành, lỗi vận hành, dữ liệu và lỗi phần cứng

Phương thức bảo hành: Sau khi nhận được yêu cầu chính thức của thư viện, đội triển

khai có trách nhiệm nghiên cứu và đề xuất giải pháp khắc phục lỗi chậm nhất là 24 giờ

(giờ làm việc). Trong trường hợp phần mềm do Comtek xây dựng có lỗi nghiêm trọng

khiến cho toàn bộ hệ thống không hoạt động được, trong vòng 8 giờ (giờ làm việc),

Comtek phải đưa ra được giải pháp tình thế, khắc phục tạm thời sự cố để thư viện có

thể hoạt động bình thường trong thời gian sửa lỗi chương trình.

P h ầ n m ề m q u ả n l ý k h o , b á n h à n g & m u a h à n g Page 9

Liên hệ chi tiết:

Công ty TNHH Comtek – Comtek Co ., Ltd

Số 14/N6 Nguyễn Tuân, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: +84.4 – 3.858.8549 | Fax: +84.4 – 3.858.8549

Website: www.comtek.com.vn | Email: info@comtek.com.vn