Personen- und Adressverwaltung

A - Personen

An dieser Stelle hat unsere letzte Präsentation geendet. Sie haben am Beispiel der Gemeinde Kulling gesehen, wie Sie problemlos eine Ordnerstruktur erstellen können, mit der Sie das Organigramm einer Gemeinde in komXpress darstellen, und wie sie ihren Produktkatalog auf die einzelnen Sachgebiete verteilen.

Jetzt wollen wir beginnen, die Mitarbeiter der Behörde auf die einzelnen „Ordner“ zu verteilen.

An der Spitze der Gemeinde steht der Bürgermeister, jede Abteilung bekommt einen Abteilungsleiter, jedes Sachgebiet braucht einen Sachgebietsleiter und jede Aufgabe oder Dienstleistung einen Aufgabenverantwortlichen als Ansprechpartner.

Markieren Sie den obersten Ordner, der für Ihre Behörde zur Verfügung steht. In diesem Beispiel ist das der Ordner „Kulling“

Erzeugen Sie ein neues Objekt indem Sie auf „Neu“ klicken, entweder den Button, oder mit einem Rechtsklick

Wählen Sie nun „Neue Person“ aus.

Tragen sie in der ersten Zeile des Adressfensters den Familiennamen der Zielperson ein.

Klicken sie anschließend auf die drei Punkte am ende der Zeile und vergewissern Sie sich, dass die anzulegende Person noch nicht „existiert“, bevor sie sie anlegen. Werden Sie in der Liste fündig, dann verwenden Sie bitte immer die Person aus der Liste (Doppelklick), da andernfalls ein und die selbe Person 2-fach vorhanden wäre.

Legen Sie die Person mit allen relevanten Daten an. Wichtig sind vor allem Name und Vorname, selbstverständlich sind auch die dienstliche Telefonnummer und die Raumnummer von Bedeutung, da die Bürger und Kollegen über Inter- und Intranet eben diese Daten finden wollen.

Die Briefanrede unterstützt später die Funktion „Serienbrief“ von Microsoft-Word. Dazu haben wir eine separate Präsentation für sie bereitgestellt.

Speichern Sie nun die Daten ab und wechseln sie in das Register „Funktionen“

Über „Funktionen“ werden die Personen einem Verzeichnis (Gemeinde, Abteilung, Sachgebiet, Aufgabe, Dienstleistung, …) zugewiesen. Das Verzeichnis, für das die Zuweisung erfolgt finden Sie jeweils oberhalb der Funktionenliste.

Von Interesse sind in diesem Oberverzeichnis eigentlich nur „1.Bürgermeister“, „2.Bürgermeister“ und „Arbeitnehmer“. Als Arbeitnehmer werden hier alle Mitarbeiter der Gemeinde aufgelistet (auch der/die berufsmäßigen Bürgermeister.

In den untergeordneten Verzeichnissen werden insbesondere die Funktionen „Abteilungsleiter“, „Sachgebietsleiter“, „Aufgabenverantwortlicher“ und „Stellvertreter“ Relevanz haben.

Die Felder auf der rechten Seite dieses Fensters benötigen Sie kaum.

Alle Informationen kann sich das Programm auch aus dem letzten Register holen. Lediglich falls eine Person in einer speziellen Funktion eine andere Telefonnummer verwendet, oder eine andere Briefanrede (z.B. „Sehr geehrter Herr Landrat,“) kann diese hier eingetragen werden. Die Anzeige im Internet bevorzugt die Daten von hier.

Wichtig ist jedoch die Veröffentlichungsstufe, die ausschließlich in diesem rechten Fenster angepasst werden kann.

Sollte das linke Fenster einmal leer sein, kann es daran liegen, dass dieses Häkchen aktiviert ist. Deaktivieren Sie es, und alle Einträge sind wieder verfügbar.

Nachdem Sie alle Mitarbeiter mit der Funktion „Arbeitnehmer“ angelegt haben (den Bürgermeister zusätzlich mit der Funktion „1.Bürgermeister“) brauchen Sie die einzelnen Personen nur noch in die Abteilungen, Sachgebiete und die zu erledigen Aufgaben und Dienstleistungen zu verteilen.

Dazu müssen Sie nur die zu kopierenden Personen markieren und per Drag`n`Drop, also durch festhalten der linken Maustaste in den Zielordner ziehen und bei der Abfrage anschließend auf „kopieren“ klicken. Bitte achten sie darauf, dass sie nicht „verschieben“ wählen, da die Person sonst im Ausgangsordner nicht mehr vorhanden ist.

Wählen Sie die Aktion „Hierher kopieren“

Es erscheinen nun nacheinander drei Fenster. Das erste dient nur der Bestätigung des Kopier-/Verschiebevorgangs. Klicken sie auf „Weiter“

Das zweite Fenster ist bei den Kopier-vorgängen das Wichtigste. Darin können sie festlegen, mit welcher Funktion und welcher Veröffentlichungsstufe die Person dort erscheinen soll.Wählen sie je nach Ordner die Funktionen Abteilungs- oder Sachgebietsleiter/In, Aufgabenverantwortliche, oder die Funktion die Ihnen als passend erscheint.

Das dritte Fenster ist eine abschließende Bestätigung. Schließen Sie es durch einen Klick auf Fertigstellen.

Anmerkung:

Das Landratsamt arbeitet derzeit an personalisierten Dokumenten, also online-Formularen, in die automatisch Daten des am PC angemeldeten Mitarbeiters (oder der jeweiligen Gemeinde) eingetragen werden.

Damit bestehende Hierarchien in diesen Formularen richtig abgebildet werden, muss es für jeden Mitarbeiter genau 1 mal die Funktion „ArbeitnehmerIn“ geben. (jetzt wird’s kompliziert!) Mit dieser Funktion muss der Arbeitnehmer dort platziert werden, wo sein/ihr jeweiliger Vorgesetzter als „…-Leiter“ eingetragen ist. Die Sachgebietsleiter sind beispielsweise im Ordner Abteilung als „Arbeitnehmer“ eingetragen, da deren Vorgesetzter in diesem Ordner die Funktion „Abteilungsleiter“ inne hat.

B - Adressen

Ordner

Ordner Person Adresse

Person

Adresse

Adresse

Das Objekt „Adresse“ kann an Verschiedenen Stellen eingefügt werden.

1. Eine Adresse kann direkt einem Ordner zugewiesen werden.Das ist insbesondere dann interessant, wenn die Adresse einer Behörde, beispielsweise die des Rathauses, oder eines Sachgebietes innerhalb der Behörde angelegt werden soll.

2. Adressen können auch direkt Personen zugeteilt werden, beispielsweise als „Privatanschrift“ oder „allgemeine Adresse“

Markieren sie den Zielordner und öffnen sie „neu“ „Neue Adresse“

Tragen Sie in der obersten Zeile den Namen der anzulegenden Adresse (Name der Person oder der Behörde) ein und klicken sie auf die drei Punkte am Ende der Zeile

Überprüfen sie anschließend in der Liste, ob zu ihrem Objekt bereits eine Adresse angelegt ist. Falls ja, übernehmen Sie diese mit einem Doppelklick, andernfalls können sie die Adresse nun neu anlegen.

Tragen Sie die Daten ein und wechseln Sie auf das Register „Funktionen“

Über „Funktionen“ werden die Personen einem Verzeichnis oder einer Person zugewiesen. Das Verzeichnis/die Person, für welche die Zuweisung erfolgt finden Sie jeweils oberhalb der Funktionenliste.

Abhängig von dem jeweiligen „Inhaber“ der Adresse ist die Funktion der Adresse zu wählen. Bei natürlichen Personen sollte sinnvoller weise die „Privatanschrift“ als Funktion ausgewählt werden, im Übrigen wird meistens die „Allgemeine Adresse“ Verwendung finden.

Die rechte Seite dieses Fensters kann dazu verwendet werden, ein und dieselbe Adresse, die für z.B. eine Gemeinde angelegt wurde für jedes Sachgebiet individuell anzupassen, indem man im Feld Name z.B. den Eintrag „- Bauamt“ anbringt. Bei der Darstellung im Internet erscheint dann: „Gemeinde Kulling – Bauamt“

Auch die Veröffentlichungsstufe kann hier eingestellt werden.

Sollte das linke Fenster einmal leer sein, kann es daran liegen, dass dieses Häkchen aktiviert ist. Deaktivieren Sie es, und alle einträge sind wieder verfügbar.

Um eine Adresse einer Person zuzuweisen gehen sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Adressfeld durch einen Doppelklick auf die Person oder indem Sie die Person markieren und anschließen die „Eigenschaften“-Schaltfläche betätigen. Wählen Sie nun das Register „Objekte“

In diesem Fenster wählen Sie nun die Schaltflächen „Neu“ „Neue Adresse“ und legen sie die Adresse wie zuvor beschrieben an.

In der Regel ist als Funktion die „Privatanschrift“ zu wählen.