perancangan dan pembuatan aplikasi agenda surat …
TRANSCRIPT
115
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI AGENDA SURAT
BERBASIS VISUAL BASIC FOR APPLICATION (VBA) EXCEL DI DINAS
PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA KABUPATEN LUMAJANG
Sovia Rosalin¹ dan Sri Ayu Ambarwati²
¹Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65145
Telp. 081233288666, [email protected]
²Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65145
Telp. 081252727098, [email protected]
Diterima: 3 Juli 2019 Layak Terbit: 29 Juli 2019
Abstract: Designing and Creating Letter Agenda Application Using VBA (Visual
Basic for Application) Excel in Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kabupaten Lumajang. Letters are communication tools that are still often used by
Government agencies. Letters have a very important value for the continuity or
development of the agency as a means of communication, as a memory center, as a
means of evidence and as an objective of the agency. Letter management is one of the
factors that influence the activities of letter administration on Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang. Thus, it is expected that the process of
managing letters both incoming and outgoing mail can be done effectively and
efficiently. With the application of the agenda, it is expected that it can reduce a
considerable amount of time in the process of agenda and disposition of the letter,
speed up the process of finding the letter, reduce errors at the time of recording,
secure confidentiality of letters, facilitate expedition and easy to use. This application
is made using coding from (VBA) which is integrated with Microsoft Excel databases.
Keywords: Letters, Management of agendas and Excel VBA
Abstrak: Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Agenda Surat Berbasis Visual
Basic for Application (VBA) Excel di Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan
Desa Kabupaten Lumajang. Surat merupakan alat komunikasi yang masih sering
digunakan oleh instansi Pemerintah. Surat memiliki nilai yang sangat penting bagi
kelangsungan atau perkembangan instansi tersebut, baik sebagai alat komunikasi,
sebagai pusat ingatan, sebagai alat bukti dan sebagai tujuan dari instansi. Pengelolaan
persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam kegiatan administrasi
surat pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang.
Sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat baik surat masuk maupun surat
keluar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan adanya aplikasi agenda
diharapkan dapat mengurangi waktu yang cukup lama dalam proses agenda dan
disposisi surat, mempercepat proses pencarian surat, mengurangi kesalahan pada saat
pencatatan, terjamin rahasia surat, memudahkan dalam ekspedisi surat dan mudah dalam penggunaan. Pembuatan aplikasi ini dibuat dengan menggunakan pengkodean
116
dari Visual Basic for Application (VBA) yang terintegrasi dengan database Microsoft
Excel.
Kata kunci : surat, pengeloaan agenda, VBA Excel
Surat merupakan media komunikasi yang masih dibutuhkan oleh perusahaan, instansi
Pemerintah maupun organisasi. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kabupaten Lumajang merupakan intansi Pemerintah yang bergerak dibidang
pemberdayaan masyarakat dan desa. Dalam suatu instansi atau perusahaan, surat
menurut prosedurnya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Di
dalam pengelolaan surat, asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas
sentralisasi yang artinya surat yang masuk maupun surat keluar melalui satu pintu.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, dalam pengelolaan agenda
surat di lingkungan instansi DPMD Kabupaten Lumajang masih dilakukan secara
manual dengan menggunakan buku agenda. Hal ini mempersulit bagi pengelola
persuratan jika dalam penerimaan surat yang cukup banyak.
Dalam satu tahun penerimaan surat setiap instansi Pemerintah jumlahnya
berbeda-beda, Tabel 1 menunjukkan surat DPMD Kabupaten Lumajang tahun 2018.
Tabel 1. Laporan Jumlah Surat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten
Lumajang Tahun 2018
Jenis Surat Jumlah Surat
Surat Masuk 3143
Surat Keluar 2737
Surat Hilang 40
Surat Salah Sasaran 29
Sumber: Bagian Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang, Tahun
2018
117
Dengan pengelolaan agenda surat manual menggunakan buku agenda kendala
lain yang sering terjadi adalah proses temu kembali membutuhkan waktu kurang
lebih 5 menit, seringnya terjadi duplikasi nomor kendali, salah satu bidang pernah
kehilangan 3 surat perihal pemberitahuan, karena belum adanya buku ekspedisi
ekstern.
Dengan permasalahan tersebut, Bagian Sekretariat memerlukan sebuah aplikasi
untuk mengelola agenda surat. Aplikasi ini berfungsi untuk untuk mengelola surat
masuk dan surat keluar yang disimpan dalam sebuah database dengan menggunakan
Microsoft Excel 2010. Pada umumnya Sumber Daya Manusia (SDM) sudah terbiasa
antarmuka dengan Microsoft Excel sehingga tidak sulit untuk beradaptasi dengan
perangkat lunak baru yang khusus dibuat untuk pengelolaan agenda surat.
Pelaksanaan kegiatan administrasi pada kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan
Desa Kabupaten Lumajang menggunakan lembar output yang tercetak terbiasa
memanfaatkan tabel jadi untuk hasil laporan agenda surat sangat tepat menggunakan
database Microsoft Excel, perangkat lunak Microsoft Excel saat ini telah terdapat
Visual Basic for Application (VBA) yang terintegrasi secara langsung sehingga dapat
melakukan modifikasi dan input secara langsung pada database Microsoft Excel.
Sehingga tidak diperlukan lagi program-program tambahan untuk melakukan
implementasi input data agenda surat.
Aplikasi pengelolaan surat ini diharapkan dapat mempermudah proses
pengelolaan dengan waktu yang lebih cepat dibandingkan dengan metode manual
buku agenda. Dengan demikian penulis mengambil judul “ Perancangan dan
118
Pembuatan Aplikasi Agenda surat berbasis Visual Basic for Application (VBA)
Excel pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang.”
METODE
Penelitian ini menggunakan metode rancang bangun yang dilalui melalui
pengamatan, analisis kebutuhan, dan desain sistem.
Pengamatan
Gambar 1. Prosedur Pengamatan
Pada Gambar 1 dapat dilihat metode penulisan melalui prosedur. Berikut penjelasan
dari prosedur pengamatan adalah menentukan tempat pelaksanaan pengamatan.
Tempat yang dipilih yaitu Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten
119
Lumajang kemudian mencari dan mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam
proses perancangan dan pembuatan aplikasi agenda surat seperti contoh aplikasi
berbasis dekstop publishing, data SOP surat masuk dan surat keluar dan data-data lain
yang diperlukan yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi, merancang dan
membuat aplikasi agenda surat dengan menggunakan coding macro Visual Basic for
Application (VBA) Excel. Perancangan dan pembuatan aplikasi menggunakan
metode model waterfall ( model air terjun) dan Analisis aplikasi untuk mengetahui
kelemahan-kelemahan aplikasi yang telah dirancang dan dibuat dengan penelitian
kuantitatif penyebaran kuesioner untuk dapat mengetahui uji layak aplikasi.
Analisis Kebutuhan
Dalam aplikasi pengelolaan agenda surat memanfaatkan media perangkat lunak
miscrosoft yaitu Miscrosoft Excel yang menggunakan developer sebagai penghubung
dengan macro. Aplikasi ini dapat diakses oleh admin atau petugas pengelola surat.
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu kinerja pegawai terkait
dalam hal yang berkaitan dengan pengelolaan agenda surat secara efektif dan efisien.
Pada aplikasi ini, juga dilengkapi dengan fitur cetak yang dapat mencetak laporan
agenda surat, lembar disposisi dan lembar ekspedisi.
Desain Sistem
Desain sistem pada aplikasi agenda surat menggunakan pengembangan sistem
terstruktur membutuhkan desain untuk perancangannya. Desain yang digunakan
untuk merancang sistem pada aplikasi agenda surat meliputi desain arsitektur dan
desain antarmuka (interface).
120
Terkait dengan desain arsitektur, penggambaran alur proses jalannya aplikasi
secara arsitektur diperlukan sebuah desain arsitektural yang diaplikasikan ke dalam
bagan struktur aplikasi. Bagan struktur aplikasi adalah untuk mengendalikan atau
memecahkan tugas kedalam beberapa model atau sub-sub fungsi yang dipakai ke
dalam sistem komputer. Kemudian sehubungan dengan desain prosedural, spesifikasi
prosedural diperlukan untuk menetapkan detail desain. Gambar 2 menunjukkan
desain prosedural aplikasi agenda surat.
Gambar 2. Desain Prosedural Surat Masuk dan Surat Keluar
121
Terkait dengan desain Interface (Antarmuka), aplikasi pengelolaan agenda
surat merupakan aplikasi yang berbasis Visual Basic for Application. Visual Basic for
Application merupakan sebuah bahasa pemrograman pada perangkat komputer yang
sederhana melalui Microsoft Excel. Dengan demikian maka tampilan aplikasi akan
didesain untuk sebuah interaksi di mana pengguna melakukan pemberian respon
melalui tombol-tombol yang mudah dipahami.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Proses rancangan, penerapan dan evaluasi aplikasi agenda surat berbasis visual
basic for application (VBA) Excel di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
Kabupaten Lumajang untuk membantu pengelola persuratan dalam mengelola agenda
surat menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut ini penjelasan mengenai implementasi
antarmuka, uji coba aplikasi dan hasil pembahasan aplikasi agenda surat berbasis
Visual Basic for Application (VBA) Excel.
Implementasi
Halaman Login
Halaman Login merupakan halaman yang digunakan user yang ingin masuk
kehalaman utama untuk selanjutnya dapat mengelola data surat. Halaman login terdiri
dari kolom username dan password. Kolom username dan password harus terisi,
ketika username dan password tidak terisi maka akan muncul combobox yang berisi
peringatan password salah. Peringatan ini merupakan sistem keamanan dari aplikasi
agenda sura (lihat Gambar 3).
122
Gambar 3. Implementasi Halaman Login
Halaman Logout
Gambar 4. Implementasi Halaman Logout
Halaman Logout merupakan halaman terakhir yang digunakan untuk menutup
aplikasi dan semua data akan tersimpan secara otomatis (lihat Gambar 4).
Halaman Menu Utama
Gambar 5. Implementasi Halaman Menu Utama
Halaman menu utama merupakan halaman yang digunakan untuk dapat
menggunakan atau mengakses dari setiap tombol commonbutton yang ada di menu
utama (lihat Halaman 5).
123
Halaman Userform Input Agenda Surat Masuk
Gambar 6. Implementasi Halaman Userform Input Agenda Surat Masuk
Halaman userform input agenda surat masuk merupakan halaman yang
digunakan untuk input data surat masuk kedalam aplikasi agenda surat (lihat Gambar
6).
Halaman Userform Input Agenda Surat Keluar
Gambar 7. Implementasi Halaman Userform Input Agenda Surat Keluar
124
Halaman userform input agenda surat keluar merupakan halaman userform
yang digunakan untuk input data surat keluar kedalam aplikasi agenda surat (lihat
Gambar 7).
Halaman Data Agenda Surat Masuk
Gambar 8. Implementasi Halaman Data Agenda Surat Masuk
Halaman data agenda surat masuk merupakan halaman yang berisi data-data
surat masuk. Halaman data agenda surat masuk sebagai pengganti buku agenda untuk
selanjutnya dicetak sebagai laporan tahunan (lihat Gambar 8).
125
Halaman Data Agenda Surat Keluar
Gambar 9. Implementasi Halaman Data Agenda Surat Keluar
Halaman data agenda surat keluar merupakan halaman yang berisi data-data
surat keluar. Data agenda surat keluar sebagai pengganti buku agenda untuk
selanjutnya dicetak sebagai laporan tahunan (lihat Gambar 9).
Halaman Lembar Disposisi
Gambar 10. Implementasi Halaman Lembar Disposisi
Halaman lembar disposisi merupakan bagian aplikasi yang menampilkan
informasi isi dari lembar disposisi dari setiap surat yang diagendakan. Data yang ada
di halaman lembar disposisi merupakan data yang terhubung dari userform input
126
agenda surat masuk. Lembar disposisi harus dicetak dan setelah lembar disposisi
dicetak hapus data yang ada di halaman lembar disposisi (lihat Gambar 10).
Halaman Lembar Ekspedisi
Halaman lembar ekspedisi merupakan bagian aplikasi yang menampilkan
informasi lembar ekspedisi. Surat-surat yang telah didisposisi selanjutnya akan di
ekspedisi sesuai dengan isi perintah yang ada di lembar disposisi. Lembar ekspedisi
digunakan sebagai bukti pendistribusian surat internal atau eksternal (Lihat Gambar
11).
Gambar 11. Implementasi Halaman Lembar Ekspedisi
127
Halaman Menu Bantuan
Gambar 12. Implementasi Halaman Menu Bantuan
Gambar 12 menunjukkan halaman menu bantuan merupakan tampilan menu
yang menyediakan tatacara penggunaan aplikasi agenda surat.
Pengujian (testing)
Pengujian aplikasi dilakukan bertujuan untuk menemukan kesalahan atau
kekurangan pada aplikasi yang diuji. Pengujian bermaksud untuk mengetahui aplikasi
yang dibuat sesuai dengan fungsi pembuatan tersebut. Pengujian dilakukan dengan
metode black-box dengan pernyataan pengguna, test implementasi aplikasi agenda
surat dan pengujian waktu terhadap aplikasi agenda surat melalui kuesioner.
Responden yang dilibatkan dalam pengujian sebanyak 10 orang yaitu 4 orang bagian
pengadministrasi sekretariat, 3 orang bagian keuangan, 1 orang pengadministrasi
persuratan bidang pemerintahan desa, 1 orang pengadministrasi persuratan bidang
pemberdayaan masyarakat dan 1 orang pengadministrasi persuratan bidang
128
pemberdayaan usaha ekonomi masyarakat, yang dilaksanakan pada hari Selasa, 9
April 2019.
Hasil pengujian kuesioner pernyataan, test implementasi dan pengujian waktu
dapat disimpulkan bahwa aplikasi agenda surat berbasis Visual Basic for Application
(VBA) Excel dapat digunakan dalam membantu pengelolaan agenda persuratan
secara sederhana untuk dapat menunjang kinerja staf pengelola persuratan di DPMD
Kabupaten Lumajang, komponen-komponen yang dibentuk dalam aplikasi
disimpulkan sukses sesuai dengan fungsinya, dan dengan adanya aplikasi agenda
dapat mempercepat pengelolaan agenda surat.
Operasional dan Perawatan
Operasional aplikasi agenda dibuat untuk digunakan oleh staf pengelola
persuratan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang sehingga
dapat membantu proses pengelolaan agenda surat sesuai dengan pengelolaan agenda
yang berlaku di instansi pemerintahan. Aplikasi agenda ini di operasionalkan oleh
Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang mulai tanggal 03
Mei 2019. Proses pengelolaan agenda surat setelah menggunakan aplikasi agenda
dapat dpaparkan pada Gambar 13.
129
Gambar 13. Proseedur Aplikasi Agenda Surat Masuk
Proses pengelolaan surat masuk pada bagian sekretariat di DPMD dapat
dilihat pada Gambar 13. Tahap pertama, surat diterima dan di kelompokan sesuai
dengan jenis surat. Tahap kedua, staf akan input data surat tersebut kedalam aplikasi
agenda dan cetak lembar disposisi. Tahap ketiga, surat diserahkan kepada Sekretaris
Dinas untuk diberikan paraf dan persetujuan sebelum surat diserahkan kepada Kepala
Dinas. Tahap keempat, Kepala Dinas menerima surat, kemudian mengisi lembar
disposisi yang berupa perintah yang mana sesuai perihal surat. Setelah itu, berkas
tersebut diserahkan kepada Sekretaris Dinas untuk proses selanjutnya. Tahap kelima,
Sekretaris Dinas menyerahkan kembali kepada staf pengolah untuk input isi perintah
dan cetak lembar ekspedisi sebagai bukti ekspedisi surat.
130
Gambar 14. Prosedur Aplikasi Agenda Surat Keluar
Gambar 14 menunjukkan proses pengelolaan surat keluar pada bagian
sekretariat di DPMD dapat dilihat pada gambar diatas. Tahap pertama, surat dibuat
atau diketik oleh staf pengolah di masing-masing bidang dan sudah mendapat
persetujuan oleh kepala bidang masing – masing. Tahap kedua, surat yang sudah
mendapat persetujuan selanjutnya di ajukan kepada Sekretaris Dinas untuk diberikan
paraf bahwa surat tersebut layak untuk diproses. Tahap ketiga, surat yang sudah
mendapat paraf Sekretaris Dinas selanjutnya diajukan kepada Kepala Dinas untuk
diberikan tanda tangan dan persejutuan terhadap surat tersebut. Tahap Keempat, surat
yang sudah mendapat tanda tangan Kepala Dinas selanjutnya diserahkan kepada staf
unit pengolah bagian sekretariat untuk proses input data ke dalam aplikasi agenda
surat keluar, pemberian nomor dan tanggal surat, pemberian cap dinas dan proses
penyampulan. Tahap kelima, surat yang sudah diproses oleh staf pengolah di bagian
sekretariat selanjutnya diberikan kepada kurir intansi untuk dikirim.
131
Proses pengelolaan agenda surat menggunakan aplikasi ini sesuai dengan tata
naskah dan SOP (Standar Operasional Prosedur) di Dinas Pemberdayaan Kabupaten
Lumajang. Aplikasi ini hanya merubah sistem yang awalnya manual dengan
penggunaan buku menjadi berbasis komputer, sedangkan untuk perawatan atau
pemeliharaan aplikasi diharapkan melakukan pemeriksaan periodik terhadap data di
aplikasi agenda surat.
KESIMPULAN DAN SARAN
Aplikasi ini dirancang dan dibuat untuk memudahkan pengelolaan agenda surat
masuk dan surat keluar di Bagian Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan
Desa Kabupaten Lumajang. Aplikasi Agenda ini dilengkapi dengan menu bantuan
bagi admin atau pengelola persuratan jika kesulitan dalam menggunakan aplikasi
tersebut. Berdasarkan hasil pengujian black box dengan metode penyebaran kuesioner
dan perhitungan skala likert dapat disimpulkan bahwa aplikasi agenda surat Visual
Basic for Application (VBA) ini berhasil menjalankan fungsinya dalam pengelolaan
agenda surat masuk dan surat keluar berbasis aplikasi agenda surat. Dengan adanya
aplikasi agenda surat Visual Basic for Application (VBA) pengelolaan data agenda
surat menyurat, lembar disposisi, lembar ekspedisi dan laporan agenda sudah berbasis
komputer, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan data
agenda surat menyurat menjadi lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan hasil pembuatan Aplikasi Agenda Berbasis Visual Basic For
Application (VBA) Excel dengan keterbatasan dari penulis, maka saran yang dapat
penulis berikan yaitu, sebaiknya perlu dilakukan pengembangan aplikasi ini untuk
132
lebih di sempurnakan lagi dengan penambahan jadwal retensi arsip (JRA) dan
penyimpanan arsip dalam bentuk digital.
DAFTAR PUSTAKA
Akbar Box. 2018. Excel VBA username and password login form, (Online),
(https://www.youtube.com/watch?v=TyfKr5GfPho), diakses pada tanggal 29
Januari 2019.
Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan Jilid I Untuk Sekolah Menengah Kejuruan
Kelompok Bisnis dan Manajemen. Bandung: Angkasa.
Azwar, Saifuddin. 2011. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Extend Office. 2018. Bagaimana cara menerapkan tombol untuk membersihkan sel
tertentu di Excel, (Online), (https://www.extendoffice.com/
id/documents/excel/ 4088-excel-button-to-clear-specific-cells.html), diakses
pada tanggal 24 November 2018.
Ferdinandus, Sandy. Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT.
PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Sulutenggo.
Kumpulan tutorial hidup. 2017. Tutorial Pembuatan Aplikasi Data Agenda,
(Online),(https://www.youtube.com/channel/UCLBgmHmkW9YEmS0qCfv
wntQ/videos?view=0&shelf_id=0&sort=dd), diakses pada tanggal 04
November 2018.
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Senbakusen. 2015. Perintah Cari Otomatis, (Online), (https://www.senbakusen.com/
2015/12/perintah-cari-otomatis-melalui-textbox.html), diakses pada tanggal
24 November 2018.
Senbakusen. 2017. Pembuatan Form Help, (Online), (https://www.senbakusen.com/
2017/06/cara-membuat-form-help-interaktif.html), diakses pada tangan 23
Januari 2019.
Senbakusen. 2018. Penerapan VBA Excel, (Online), (https://www.senbakusen.com/
2018/04/contoh-file-penerapan-vba-excel-dan.html), diakses pada tanggal 12
Desember 2018.
Sugiman, Iman. 2016. Cara Membuat Tombol Untuk Memanggil Userform, (Online),
(https://www.youtube.com/watch?v=83uI6JPUnG8), diakses pada tanggal
10 November 2018 pukul 14.00 WIB.
The Power of Excel. 2017. VBA listbox with multiple columns as a Datagrid Part 1,
(Online), (https://www.youtube.com/watch?v=ELjuPvU0DeA), diakses pada
tanggal 17 Januari 2019.
133
Tutorial Membuat Aplikasi. 2015. Pencarian Data dalam Database Microsoft Excell
dengan Pemrograman VBA, (Online), (https://buatapplikasi.blogspot.com
/2015/09/ pencarian-data-dalam- database-microsoft.html), diakses pada
tanggal 15 November 2018.
Winarno,Edi,dkk.. 2014. Pemrogramann VBA untuk Excel All Version. Jakarta; PT
Alex Komputindo.