perancangan dan pembuatan aplikasi daftar induk …
TRANSCRIPT
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI DAFTAR INDUK
DOKUMEN PADA BAGIAN PENJAMINAN MUTU
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Rizka Putra Arumpaka 11.02.7969
Arief Dwi Cahyo Adi 12.02.8261
Hanif Amrullah 12.02.8265
Fahrizal Aditya Rahmadani 12.02.8285
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2015
1
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI DAFTAR INDUK
DOKUMEN PADA BAGIAN PENJAMINAN MUTU
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Rizka Putra Arumpaka1)
, Arief Dwi Cahyo Adi2)
, Hanif Amrullah3)
, Fahrizal Aditya Rahmadani4)
,
Akhmad Dahlan5)
, Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
1,2, 3) , Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
4)
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : [email protected])
[email protected]) , [email protected]
4),
Abstract - The title of final project which created by
our group is Design and Application Development
Stuffing registrant Parent Files In Sections Quality
Assurance in STMIK AMIKOM Yogyakarta. Reason
our group making the application, because in STMIK
AMIKOM Yogyakarta do not have the application.
This application just used for section of quality
assurance in STMIK AMIKOM Yogyakarta.
The purpose of making the application for
simplify the user to search for a document. After doing
research on STMIK AMIKOM Yogyakarta in
particular in the Quality Assurance, search process
documents still use manual (Ms.Excel). Then we took
the initiative to make Application Stuffing registrant
Parent Files In Sections Quality Assurance in STMIK
AMIKOM Yogyakarta. But also as our final project.
This application is created using the Java
programming language with Netbeans 7.1 and SQL
server for database creation. The workings of this
application is the input data that will be saved into the
system and then described in accordance with the
master list of data to be used as a table of contents.
This application also provides a link to allow users to
search for data.
Keywords - design, application, stuffing and registran.
1. Pendahuluan Bagian Badan Akreditasi Nasional (BAN) adalah sebuah
lembaga yang bergerak dalam bidang penilaian suatu
lembaga. BAN PT salah satu yang berada di bawah
Badan Akreditasi Nasional yang bertugas untuk menilai
suatu perguruan tinggi. STMIK Amikom Yogyakarta
adalah perguruan tinggi swasta yang bergerak dalam
bidang teknologi informasi. Dalam untuk meningkatkan
kualitas pendidikan di STMIK AMIKOM Yogyakarta
maka dibentuk Bagian Penjaminan Mutu atau disingkat
BPM. Bagian ini bertugas untuk mengarsipkan data-data
pengakreditasian jurusan di STMIK AMIKOM
Yogyakarta.
Dalam perkembangannya pengarsipan dokumen
pengakreditasian tidak terlepas dari ISO (International
Standardization Organization). ISO adalah suatu
organisasi internasional yang berwenang untuk
menentukan ketentuan standar yang berlaku di seluruh
dunia. ISO 9001 merupakan ertifikasi yang berorientasi
pada layanan pelanggan dan standar manajemen mutu.
STMIK AMIKOM telah memperoleh sertifikasi ISO
9001 versi tahun 2008 untuk 5 bagian yaitu : IC,
Kerumah Tanggaan, BPM, BAU dan BAAK.
Dalam proses pengakreditasian ini user yang mengurusi
bagian akreditasi mengalami kesulitan dalam mencari
data-data pengakreditasian. Dalam melakukan proses
pencarian dokumen masih mengalami kendala dalam hal
pencarian dokumen tersebut. Data dokumen BPM
STMIK AMIKOM Yogyakarta tersebut memiliki
bagian-bagian pengelompokan dokumen tersendiri.
Adapun kelemahan apabila menggunakan pengolahan
kata seperti Ms.Excel yaitu sulit untuk menentukan
bagian-bagian pengelompokan data dokumen tersebut.
Hal tersebut dapat memerlukan waktu yang cukup lama
serta memungkinkan terjadinya penumpukan dokumen,
sehingga kesulitan dalam menemukan dokumen yang
akan dicari.
Berdasarkan pembahasan diatas maka penulis tertarik
untuk menjadikan topik dalam pembuatan tugas akhir
dengan judul “Perancangan dan Pembuatan Aplikasi
Daftar Induk Dokumen Pada Bagian Penjaminan
Mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta”.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistm
2.1.1 Pengertian Sistem sistem adalah sekumpulan objek-objek yang
saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar
objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang
untuk mencapai satu tujuan[1].
2.1.2 Karakteristik Sistem Secara singkat karakteristik sistem yang
dimiliki suatu sistem adalah Component, Boundary,
Environments, Interface, Input, Output, Process, dan
Objective system.
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan pada saat ini maupun yang akan datang[3] 2.2.2 Siklus Informasi
data yang diolah melalui suatu model menjadi
informasi, penerima kemudian menerima informasi,
membuat keputusan dan tindakan yang berarti
2
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan
membuat sejumlah data kembali. Data tersebut
ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu
model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini
disebut siklus informasi (information cyrcle).[2]
Gambar 1. Siklus Informasi
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan
2.4 Sistem Pengersipan Sistem pengarsipan merupakan cara
menyimpan data yang diorganisasikan dengan aturan
tertentu. Data yang dimiliki berada dalam jumlah yang
tidak banyak dan tidak melimpah, masih dapat diatasi
dengan cara yang manual. Namun, ketika data semakin
banyak maka cara manual tersebut tidak efektifn lagi
untuk digunakan. Oleh karena itu, diperlukan suatu
sistem untuk melakukan pengarsipan terhadap data
tersebut.[4]
2.5 Pemodelan Sistem
2.5.1 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah
bahasa untuk menspesifikasi, menvisualisasi, serta
mengonstruksi bangunan dasar perangkat lunak,
termasuk melibatkan pemodelan aturan-aturan bisnis.
UML merupakan perkakas utama untuk analisis dan
perancangan sistem berorientasi objek.[5].
2.6 Konsep Bais data Konsep basis data yang digunakan dalam
perancangan sistem keuangan ini adalah Objek Oriented
Model.
Sebagai satukesatuan istilah, Basis Data
(Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah
sudut pandang seperti:
1. Himpunan Kelompok data (arsip) yang saling
berhubungan yang diorganisasi sedemikian
rupa agar kelak dapat dimanfaat kembali
dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama-sama sedemikian
rupa dan tanpa pengulangan (redundandi)
yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronis.
2.7 Gambaran Umum Putih by Greenlines
2.7.1 Netbeans IDE Netbeans IDE (Integrated Development
Environment) adalah sebuah project open source yang
didedikasikan untuk menyediakan produk bagi
pengembangan perangkat lunak yang solid (Netbeans
IDE dan Netbeans Platform) yang memenuhi kebutuhan
pengembang, pengguna dan bisnis yangmengandalkan
Netbeans sebagai dasar untuk produk mereka.
2.7.2 Apache Apache adalah server web yang dapat
dijalankan dibanyak system operasi (Unix, BSD, Linux,
Microsoft dan Novel Netware serta Platform lainnya)
yang berguna untuk melayani dan memfungsikan situs
web.
2.7.3 MySQL
MySQL adalah sebuah program database server
yang mampu menerima dan mengirimkan datanya
dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan
perintah standar SQL (Structured Query Language).
MySQL merupakan sebuah database server yang free,
artinya bebas menggunakan database ini tanpa harus
membeli atau membayar lisensinya.
2.7.4 Bahasa Pemrograman Java
Java merupakan bahasa pemrograman
berorientasi objek yang dibuat oleh Sun Microsystem
pada tahun 1991. Java didesain untuk menjadi satu
bahasa yang kecil, mudah dan portable terhadap berbagai
platform. Lingkungan pengembangan java ada dua
bagian yaitu Java Compilerdan Java Interpreter.
2.7.5 JasperReport dan Ireport
JasperReport merupakan library java untuk
pembuatan suatu laporan yang bersifat open source.
Ireport adalah layout atau desain laporan untuk
JasperReport. Terdapat beberapa layout atau desain
laporan untuk JasperReport.
3. Tinjauan Umum
3.1 Profil Penjaminan Mutu
Badan penjaminan mutu di STMIK AMIKOM
Yogyakarta adalah lembaga yang dibentuk untuk
menjawab kebutuhan akan kualitas penyelenggaraan
pendidikan tinggi yang bermutu tetapi tetap berorientasi
pada pelayanan mahasisawa secara maksimal. Badan
penjaminan mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta juga
merupakan jawaban terhadap tuntutan pemerintah agar
setiap lembaga pendidikan membuktikan bahwa kualitas
pendidikan dan pengajarannya mengacu pada mutu atau
standar tenntentu.
3
3.2 Struktur Diagram Penjaminan Mutu
Gambar 2. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu
3.3 Sistem Lama Pengarsipan yang ada di penjaminan mutu
STMIK AMIKOM Yogyakarta saat ini masih
menggunakan microsoft office excel. Pencatatan
membutuhkan waktu yang lama dan pelaporan sering
mengalami kesulitan karena harus mengecek ulang data-
data yang ada dan tidak secara otomatis terbackup.
3.3.1 Proses Pembuatan Daftar Induk Dokumen Dokumen yang masuk ke bagian penjaminan
mutu STMIK AMIKOM Yogyakarta, diolah oleh user
yang kemudian disusun menjadi laporan dan laporan
tersebut diserahkan kepada ketua bagian penjaminan
mutu.
4. Pembahasan
4.1 Kebutuhan Sistem Sistem yang dirancang diharapkan mampu
menjalankan fungsi sebagai berikut :
1. Karyawan
2. Bagian
3. Kategori Jenis Dokumen Internal
4. Kategori Jenis Dokumen Eksternal
5. Jenis Dokumen Internal
6. Jenis Dokumen Eksternal
7. Detail Dokumen Internal
8. Gambar Dokumen Internal
9. Gambar Dokumen Eksternal
4.2 Kebutuhan Perangkat
4.2.1 Perangkat Keras
Tabel 1. Spesifikasi Laptop TOSHIBA Satelite L755D
4.2.2 Perangkat Lunak
Tabel 2. Spesifikasi Software
4.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem digunakan untuk
mempermudah dan menjamin perangkat lunak yang
dihasilkan berkualitas. Perancangan sistem dilakukan
dengan pemodelan sistem maupun pemodelan data.
Model digunakan untuk menyederhanakan cara
mengkonsumsi proses-proses bisnis yang harus
dilakukan sistem dengan cara yang formal antarpemain
pengembangan sistem informasi.
4.3.1 Perancangan UML
bahasa untuk menspesifikasi,
memvisualisasikan, serta mengonstruksi bangunan dasar
bangunan dasar sistem perangkat lunak, termasuk
melibatkan pemodelan aturan-aturan bisnis. UML
merupakan perkakas utama untuk analisis dan
perancangan sistem berorientasi objek.
4.3.2 Use Case Diagram
Diagram use case atau use case diagram
menyajikan interaksi antara use case dan aktor. Use case
mengambarkan fungsionalitas persyaratan-persyaratan
yang harus dipenuhi sisterm dari pandangan pemakai
yang ada di dalam sebuah sister yang akan dibangun.
Perancangan use case diagram ditunjukan pada gambar
dibawah ini:
4
Gambar 3. Use Case Diagram
4.4 Class Diagram
Class diagram merupakan gambaran struktur
dan deskripsi dari class, package dan objek beserta
hubungan antara satu sama lain. Class menggambarkan
atribut suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan
untuk memanipulasi method.
Gambar 4. Class Diagram
4.5 Use Case Discription Masing-masing use case harus menyertakan
diskripsi singkat yang menjelaskan apa yang akan sistem
lakukan. Diskripsi harus singkat dan langsung ke fokus
persoalan, tetapi juga harus menyertakan tipe-tipe
pemakai yang menjalankan use case dan hasil akhir dari
use case. Selama pengerjaan proyek, diskripsi use case
dapat membantu anggota tim penggembangan untuk
mengingat mengapa masing-masing use case disertakan
dalam proyek dan use case tertentu digunakan untuk
melakukan pekerjaan tertentu
4.6 Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram
menggambarkan aliran fungsionalitas sistem. Pada
tahap pemodelan bisnis, diagram aktivitas dapat
digunkan untuk menunjukkan aliran kerja bisnis
(business work flow). Dapat juga digunakan untuk
menggambarkan aliran kejadian (flow of events)
dalam use case.
4.7 Sequence Diagram
Sequence diagram atau diagram sekuensial digunakan untuk menunjukkan aliran fungsionalitas
dalam use case. Menjelaskan interaksi objek yang
disusun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara
khusus berasosiasi dengan use case. Sequence diagram
memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya
terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam use case.
4.8 Perancangan Basis Data
4.8.1 ERD
Gambar 5. ERD Penjaminan Mutu
4.8.2 Relasi Tabel
Gambar 6. Relasi Tabel Penjaminan Mutu
4.9 Struktur Tabel
4.9.1 Rancangan Tabel Karyawan
Tabel 3. Rancangan Tabel Karyawan
5
4.10 Perancangan Interface/Antarmuka
4.10.1 Rancangan Form Input
4.10.1.1Rancangan Form Login
Gambar 7. Rancangan Form Login
4.11 Implementasi
4.11.1 Manual Program
4.11.1.2 Menu Utama
Gambar 8. Menu Utama
5. Penutup
5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan penjelasan serta
pembahasan keseluruhan pada bab-bab sebelumnya
maka penyusun mengambil kesimpulan yang mengacu
pada rumusan masalah yaitu bagaimana membuat
aplikasi pengarsipan data agar mudah dalam proses
pencarian data, maka dapat diambil beberapa kesimpulan
yaitu:
1 Memudahkan user untuk mengarispkan data,
mencari data, menginputkan data, serta
mencetak laporan data.
2 Dengan sistem baru penomoran ganda tidak
akan terjadi karena sistem baru juga
menampilkan nomor sebelumnya sehingga
user tidak akan menginputkan nomor yang
sama.
3 Dengan sistem ini user dipermudah dalam
mengelola data, pencarian data, dan
pembuatan laporan sehingga informasi yang
dihasilkan lebih cepat dan akurat.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, juga
pertimbangan bagi pihak Bagian Penjaminan Mutu
(BPM) STMIK AMIKOM Yogyakarta dalam
meningkatkan pelayanan, penyusun memiliki beberapa
saran yang dapat meningkatkan kinerja sistem. Adapun
saran yang penyusun usulkan, yaitu:
1. Dalam proses login akan lebih baik jika
dibuatkan multiuser, karena dalam
perkembangannya BPM akan kesulitan
apabila user hanya 1 orang.
2. Akan lebih efisien jika penomoran
dokumennya dibuat secara otomatis, karena
user tidak akan salah saat melakukan
penginputan serta akan lebih cepat.
3. Dalam proses pengarsipan akan lebih baik jika
di tambah gambar dari scan dokumen aslinya,
sehingga apabila diperlukan sebagai bukti
atau pedoman.
Daftar Pustaka
[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan
Sistem Informasi untuk Bersaing Perusahaan &
Organisasi Modern. Andi. Yogyakarta
[2] HM, Jogiyanto. 1989. Analisis dan Desain Sistem
Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktik Aplikasi
Bisnis. Andi. Yogyakarta
[3] Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan
Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta
[4] Meliana Christianti J dan Radiant Victor Imbar.
2008. Sistem Pengarsiapan dan Akses. Bandung
[5] Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi
Sistem Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta
Biodata Penulis Rizka Putra Arumpaka memperoleh gelar Ahli Madya ,
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM
Yogyakarta, lulus tahun 2015.
Arief Dwi Cahyo Adi memperoleh gelar Ahli Madya ,
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM
Yogyakarta, lulus tahun 2015.
Hanif Amrullah memperoleh gelar Ahli Madya ,
Jurusan Manajemen Informatia STMIK AMIKOM
Yogyakrta, lulus tahun 2015.
Fahrizal Aditya Rahmadani memperoleh gelar Ahli
Madya , Jurusan Manajemen Informatia STMIK
AMIKOM Yogyakrta, lulus tahun 2015.
Akhmad Dahlan memperoleh gelar Sarjana Komputer
(S.Kom) tahun 2006, Jurusan Teknik Informatika dan
gelar Magister Komputer (M.Kom) tahun 2013. Saat ini
menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.