peran purchasing departement dalam pengadaan …
TRANSCRIPT
PERAN PURCHASING DEPARTEMENT DALAM PENGADAAN
BARANG MELALUI DAILY MARKET LIST DI HOTEL 88 JEMBER
Aqmarina Maulida, Syah Riza Octavy Sandi , SE. S.Kom.,M.Si
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERHOTELAN FAKULTAS ILMU
SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
JEMBER
Abstract
This final report examines the role of the Purchasing Department in the
procurement of goods through the Daily Market List at Hotel 88 Jember. The
purpose of this study is to find out the important role of Purchasing in the
procurement of goods through the Daily Market List, the process of filing supplier
or vendor documents at Hotel 88 Jember, obstacles and solutions related to the
Daily Market List. Report writing is presented qualitatively, the techniques used
in data collection are observation, interviews, literature studies, internet searching.
Based on the results obtained, the role of a Purchasing at Hotel 88 Jember is very
important because everything is related to the procurement of hotel needs.
The results show that the existing performance is good, but there is a need
for other Purchasing staff to assist the Purchasing Manager in handling their
duties. Archiving that is done is also fast and good. All Accountin's archives and
documents are in a place that is easy to find when needed, but the file area that is
integrated with the office makes the room narrow and not all files can be archived
in one room. It is hoped that the location for storing important files and archives is
also prioritized. The obstacles experienced by Purchasing are very much related to
the Daily Market List, namely too many quantity requests for goods requested by
one of the departments whose results cannot cover the costs at the restaurant or the
income at the restaurant.
The conclusion can be drawn that the experience and professionalism of a
Purchasing is the most priority in dealing with all the problems faced. For the
procurement process at Hotel 88 Jember has been going well and smoothly, as
well as payments to suppliers.
Keywords : Storage Department, Purchasing Department, Operational
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Industri Pariwisata berkembang sangat pesat pada saat ini. Bisnis- bisnis
dalam bidang pariwisata semakin banyak dan tinggi akan persaingan. Hal ini
dapat dilihat dengan makin banyaknya usaha perjalanan wisata dan makin luasnya
jaringan usaha pariwisata sehingga jangkauan dan destinasi yang dituju semakin
beragam dan menyeluruh. Seiring dengan perkembangan zaman yang menuntut
manusia untuk meluangkan waktu dan berwisata, kebutuhan akan transportasi,
akomodasi di daerah tujuan wisata meningkat. Hal inilah yang menyebabkan
banyak daerah tujuan wisata semakin mengembangkan dan meningkatkan produk
wisata dan juga kemudahan akan transportasi, restoran dan akomodasi khususnya
hotel.
Hotel tidak hanya menyediakan jasa penginapan, tetapi juga jasa makanan,
minuman dan jasa pelayanan. Dalam suatu hotel terdapat bagian-bagian yang
saling terkait antara satu bagian dengan bagian yang lain. Contohnya: front office,
housekeeping, accounting, engineering, food and beverage, steward dan security.
food and baverage dibagi menjadi dua, yakni Food and beverage Service dan food
and beverage Product yang keduanya sangat berkaitan erat dan sangat
menentukan terhadap pendapatan hotel. Oleh sebab itu hotel dapat di sebut
sebagai industri atau perusahaan yang mempunyai department yang bekerja sesuai
tugasnya masing-masing demi kelancaraan operasional hotel. Dengan adanya
pembahasan mengenai tentang hotel sebagi pembeli, maka bagian pembelian
(Purchasing department) pada satu hotel sangat berperan penting terhadap
operasional hotel.
Pengertian Purchasing Menurut Kho (2016) Kata Purchasing berasal dari
bahasa Inggris dan sering digunakan dalam industri-industri luar maupun dalam
negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka purchasing dapat diartikan sebagai
Pembelian dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu
proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan
produksi. Department yang menangani proses purchasing tersebut biasanya
disebut dengan Purchasing Department. (htpps://ejournal.bsi.ac.id diakses pada
tanggal 08 Juli 2021)
Berdasarkan beberapa penelitian mengenai pengadaan barang dan jasa
adalah agar mendapatkan barang dan jasa oleh suatu instansi secara efektif dan
efisien dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya sesuai dengan peraturan
perundang-undang yang berlaku. Berdasarkan latar belakang yang telah
disampaikan di atas, judul yang penulis berikan pada laporan Tugas Akhir ini
adalah “Peran purchasing department dalam memperlancar operasional
kitchen melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember”
METODE PENELITIAN
1.2 Jenis dan Sumber Data
1.2.1 Jenis data
Menurut Ruslan (2006:28) jenis data dapat dikelompokkan menjadi dua,
yaitu:
1. Data Kualitatif
Data Kualitatif adalah data yang abstrak (intangible) atau tidak terukur
seperti ingin menjelaskan atau disebut juga data yang bersifat uraian. Misalnya,
sejarah hotel 88 Jember
2. Data Kuantitatif
Data kuantitatif adalah data yang konkret (tangible) atau data yang
menjelaskan suatu nilai.
1.2.2 Sumber Data
Sumber data yang dipergunakan dalan tugas akhir ini dikelompokkan
menjadi dua kedlompok (Ruslan, 2006:30), yaitu:
1. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek
penelitian perorangan, kelompok, dan organisasi.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan bentuk data yang sudah jadi melalui publikasi
dan informasi yang dikeluarkan di berbagai oganisasi atau perusahaan, termasuk
modal, perbankan dan keuangan, penelitian perorangan, kelompok, dan organisasi.
3. Data Sekunder
Data sekunder merupakan bentuk data yang sudah jadi melalui publikasi
dan informasi yang dikeluarkan di berbagai oganisasi atau perusahaan, termasuk
modal, perbankan dan keuangan.
1.3 Teknik Pengumpulan Data
Agar dapat membuktikan dan mempertanggung jawabkan tugas akhir ini,
diperlukan penelitian untuk memperoleh data aktual guna mendukung proses
penulisan tugas akhir. Hal ini penting agar hasil yang didapat bersifat objektif dan
tidak diragukan kebenarannya. Adapun pengumpulan data dilakukan dengan cara:
1. Observasi partisipan
Observasi dilakukan selama 3 bulan oleh penulis secara langsung di hotel
yang bersangkutan
2. Wawancara
Pengumpulan data juga dilakukan dengan wawancara langsung dengan
beberapa karyawan yang dianggap dapat mewakili seluruh karyawan perusahaan.
3. Dokumentasi
Penulis juga mengumpulkan beberapa dokumentasi yang dibutuhkan
berupa foto dan dokumen yang dipergunakan di hotel 88 Jember.
Adapun penulis memakai dua jenis penelitian (Ruslan 2006:31) yaitu:
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Metode penelitian ini merupakan metode pengumpulan data dari
pengamatan langsung selama melaksanakan praktek kerja dan juga dari
wawancara langsung.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Metode penelitian ini merupakan suatu usaha untuk mendapatkan data
yang diperoleh melalui buku- buku, majalah, brosur, internet serta bahan-bahan
perkuliahan yang berhubungan dengan objek penelitian untk melengkapi
kebenarannya.
1.4 Teknik Analisis Data
Teknik analisis yang digunakan penulis dalam tugas akhir ini memakai
dua analisi yaitu:
1.4.1 Teknik Analisis Deskriptif
Dalam teknik ini penulis akan menjabarkan dan menggambarkan konsisi
yang terjadi di lapangan selama penelitian berlangsung.
1.4.2 Teknik Analisis SWOT
Sulastiyono (2006;290) menjelaskan analisis SWOT merupakan singkatan
dari kekuatan (strengths), kelemahan (weakness) peluang (opportunities), dan
ancaman (Threats). Cara ini adalah sederhana dan bersifat langsung dalam
penggunaanya, tetapi dapat menyajkan suatu analisis yang komperatif dan akurat
tentang usaha yang dilaksanakan.
Tabel 1.8.2.1 Tabel Analisis SWOT
Variable Strength (S) Weakness (W) Oppurtunity (O) Threat (T)
Sumber Daya
Manusia
Peralatan
Pelayanan
……
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.5 Analisis peran Purchasing Department dalam pengadaan
barang melalui Daily Market List di Hotel 88 Jember
Proses pengadaan dan penanganan barang di bagian Purchasing Hotel 88
Jember memiliki alur yang telah di tetapkan dan menjadi proses yang harus
dilaksanakan oleh setiap personel di dalamnya. Proses ini yang nantinya akan
berpengaruh terhadap operasional hotel terutama bagian departemen kitchen,
karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk di
produksi di Restauran dan Banquet apabila ada event.
Kitchen merupakan bagian di food department di hotel 88 Jember yang
perputaran pengadaan barang sangat tinggin. Hal ini di karenakan operasional
bagian kitchen di Hotel 88 Jember yang cukup tinggi menyupplai operasioal
restoran dan banquet di Hotel. Oleh karena itu Purchasing Department berperan
dalam memperlancar operasional Kitchen melalui metode Daily Market List.
Daily Market List adalah formulir yang di gunakan untuk permintaan
pengadaan barang. Khusus untuk Food and Baverage Department baik food
product (Kitchen) maupun service ( Restaurant dan Banquet ). Berikut adalah
peran Purchasing dalam melancarkan operasional Kitchen melalui Daily Market
List di Hotel 88 Jember yang meliputi :
a) Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan
barang, khususnya barang perishable dengan menggunakanDaily
MarketList, seperti permintaan bahan oleh bagian kitchenmenulis di
form tersebut dengan quantity yang sesuai dengan kebutuhan.
b) Purchasing sebagai bagian yang berhak memesankan barang
permintaan kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis
dan sesuai dengan Daily Marke tList. Yang dimana bertanggung
jawab untuk memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas
yang bagus.
c) Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk
kecocokan barangpermintaan. Hal ini dapat menjadi point penting,
karena jika memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas
yang bagus, maka imbas kepada hotel juga bagus.
d) Purchasing bertanggung jawab dan memastikan barang pesanan
datangtepat waktu sesuaidenganDailyMarketList, karena memiliki
komunikasi yang baik dengan supplier yang mempermudah untuk
meminta barang pesanan datang tepat waktu.
Berdasarkan peran purchasing department dalam pengadaan barang
melalui Daily MarketList di hotel 88 Jember diatas menunjukkan bahwa peran
tersebut sangat vital dan penting dalam memperlancar kegiatan operasional bagian
Kitchen, sehingga kinerja bagian yang terkait dengan kitchen seperti restoran dan
banquet menjadi optimal.
Proses pengadaan dan penanganan barang di kitchen melalui Daily
MarketList di hotel 88 Jember diatas memerlukan dukungan keteraturan dalam
proses pengadaan barang yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Dalam permintaan barang oleh setiap departemen, dapat di periksa oleh
Chief Accounting setelah di setujui langkah selanjutnya yaitu membuat PR
(purchace request) memasukkan item dan quantity sesuai permintaan yang
tertera pda form Daily Market List.
b) Setelah semua item barang telah di input selanjutnya print PR (Purchase
Request) untuk di scan dan dikirim pada supplier. Setelahbarang permintaan
datang, selanjutnya mengecheck sesuai dengan PR (Purchase Request) yang
telah di buat sebelumnya.
c) Setelah itu menandatanganinota sebagai bukti bahwa telah menerima barang
dengan quantity yang sesuai dan benar. Langkah selanjutnya adalah tarik
PO (Purchase Order) proses ini berlaku untuk mengecheck quantity dan
harga yang ada pada nota dan system sudah sesuai atau tidak.
d) Setelah di check lalu memasukkan harga sesuai dengan nota, dan
memastikan jumlah pada nota dan pada PO di system itu sama.
e) Setelah sinkron/sama baru melakukan prin PO, dokumen PR, PO dan Nota
di jadikan satu untuk dokumen dan mengerjakan Reciving.
f) Setelah semua selesai langkah berikutnya yaitu, melengkapi tanda tangan
yang di sahkan oleh Head Departemen, Cost Control, Chief Accounting,
General Manager. Hal itu memudahkan saat akan melakukan Invoice atau
pembayaran kepada supplier.
1.6 Kendala dan solusi yang di temui dalam proses pengadaan barang di
Hotel 88 Jember
Di dalam proses Pengadaan barang di bagian Purchasing hotel 88 Jember
terdapat suatu alur yang dapat membuat kegiatan tersebut menjadi efisien dan
saling bekerjasama dalam tugas dan tanggung jawabnya. Proses ini yang nantinya
akan berpengaruh terhadap operasional hotel terutama untuk bagian/departemen
Kitchen, karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk
diproduksi di Restaurant.
Kendala peran purchasing dalam pengadaan barang adalah permintaan
barang terhadap supplier untuk kebutuhan restoran tidak sesuai dengan daya beli
pengunjung, sehingga tidak dapat menutupi cost penjualan. Hal ini yang
menyebabkan omset menurun, di karenakan adanya pembatasan pengunjung
selama pandemic terjadi.
Solusinya untuk mengatasi kendala diatas adalah pada departemen Kitchen
di harapkan untuk tidak meminta barang yang quantitynya melebihi dari
kebutuhan, jika masih tetap solusi terbaiknya yaitu membuat satu menu terbaru
dan mempromosikannya agar dapat menarik konsumen dan mendapatkan
keuntungan timbal balik kepada hotel dan bisa menutupi cost yang telah menurun.
1.7 Analisis SWOT
Dalam laporan ini, penulis menggunakan analisis SWOT sebagai alat
untuk mengetahui empat sisi dari keberadaan Hotel 88 Jember, yaitu mengenai
kekuatannya, kelemahannya, peluangnya, dan ancamannya. Kekuatan dan
kelemahan berasal dari faktor internal, yaitu faktor yang dimiliki oleh pihak hotel.
Sedangkan peluang dan ancaman berasal dari faktor eksternal yang berdampak
kepada keberadaan Hotel 88 Jember. Secara khusus, analisis SWOT ini digunakan
untuk mengetahui tentang keberadaan Accounting and purchasing department
dalam “Peran Purchasing Departemen dalam pengadaan barang melalui Daily
Market List di Hotel 88 Jember ”
Adapun analisis SWOT ini disajikan secara deskriptif sebagai alat untuk
mengetahui, baik secara umum maupun khusus, tentang keberadaan Hotel 88
Jember
12
Tabel 3.10.1 Tabel Analisis SWOT
Variabel Strengths
(Kekuatan)
Weaknesses
(Kelemahan)
Opportunities
(Peluang)
Thearts
(Ancaman)
Sumber
Daya
Manusia
Pegawai
accounting and
purchasing
rata rata sudah
berpengalama
n pada hotel
mempunyai
nama dan
mempunyai
management
yang bagus
Minimnya
jumlah
karyawan
Rekruritmen
kontrak kerja
lebih di
utamakan
untuk
ekstrainee
yang pernah
training di
hotel.
Dikhawatirka
n apabila tidak
adanya
penambahan
karyawan
akan
mengakibatka
n kelambatan
dalam
oprasional.
Peralatan Peralatan dan
perlengkapan
yang dimiliki
berkualita
bagus,
sehingga
melancarkan
proses kerja di
accounting
and
purchasing
Peralatan
yang
rusak tidak
segera
diperbaiki
atau diganti
sehingga
menghambat
operasional
yang sedang
berlangsung
Peralatan
yang
memadai
akan
membuat
pekerja
mampu
bekerja
dengan baik
dan sesuai
dengan
standar pada
hotel 88
jember
Peralatan
yang
digunakan
sebagian sudah
kurang layak
seperti rusak
dan
sebagainya,
sehingga
menghamba
suatu
pekerjaan
13
Daily
Market List
Adanya
pelatihan
karyawan
setiap bulan
dapat
meningkatkan
kualitas
pelayanan
Sering kali
Terjadi
kendala
Jaringan dari
pusat VHP
sehinga
tidak mampu
memaksimal
kan
efektifitas
pekerjaan
Memperbaik
i system
jaringan
yang ada
dari pusat
hingga ke
semua
cabang unit
sehingga
mampu
Menekan
tingkat
keterlambata
n pekerjaan akibat jaringan
Frekuensi
kerusakan
jaringan yang
sering akan
menghambat
pekerjaan
sehingga
efisiensi dan
efektifitas
gagal di capai
1.8 Kegiatan selama OJT
Selama On The Job Training di bagian Accounting and purchasing
kegiatan yang dilakukan adalah sesuai dengan schedule. hal yang sama dilakukan
oleh masing-masing shift adalah:
1. Datang 15 menit sebelum jam masuk
2. Menuju ke back office
3. Membersihkan meja kerja
4. Mengerjakan Purchase Request
5. Mengerjakan Purchase Order
6. Reciving
14
7. Mengerjakan Store Request
8. Mengerjakan buku setoran cash daily
9. Mengerjakan berkas Income Audit
10. Menghitung Reveneu turnover room
11. Check store room
12. Check tanda tangan pada map supplier
13. Mengerjakan inventory
14. Mengerjakan stok onhand
15. Input budget
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
2.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan diatas, kesimpulan yang dapat dirumuskan
adalah sebagai berikut :
1. Peran purchasing dalam pengadaan barang melalui Daily Market List di
hotel 88 Jember :
e) Purchasing sebagai bagian yang melayani permintaan pengadaan
barang, khususnya barang perishable ,yakni menggunakan Daily
MarketList. yakni menggunakan Daily Market List.Seperti
permintaan bahan oleh departemen kitchen menulis di form
tersebut dengan quantity yang sesuai dengan kebutuhan.
f) Purchasing adalah bagian yang berhak memesankan barang
permintaan kepada supplier, berdasarkan permintaan yang tertulis
dan sesuai dengan Daily Marke tList. Yang dimana bertanggung
jawab untuk memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas
yang bagus.
g) Purchasing mampu memilihkan supplier yang tepat untuk
kecocokan barangpermintaan. Hal ini dapat menjadi point penting,
karena jika memilih supplier yang memiliki bahan dengan kualitas
yang bagus, maka imbas kepada hotel juga bagus.
h) Purchasing juga bertanggung jawab dan memastikan barang
pesanan datang tepat waktu, sesuai dengan Daily Market List
memiliki komunikasi yang baik dengan supplier akan
mempermudah untuk meminta barang pesanan datang tepat waktu,
karena jika tidak memiliki komunikasi yang baik biasanya sering
terjadi keterlambaan dalam mengirim barang pesanan.
2. Peran purchasing department dalam pengadaan barang melalui Daily
MarketList di hotel 88 Jember sangat vital dan penting dalam
memperlancar kegiatan operasional bagian Kitchen, sehingga kinerja
bagian yang terkait dengan kitchen seperti restoran dan banquet menjadi
optimal.
2.2 Saran
1. Mempertahankan Peran Purchasing yang sduah baik
2. Ketersediaan peralatan yang memadai akan sangat mendukung pekerjamampu
bekerja dengan baik dan sesuai dengan standar pada hotel 88jember
3. Meningkatkan kelancaran sistem jaringan yang mendukung dalam pengerjaan
proses inputdata akan lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan
yang dilakukanolehpekerja.
DAFTAR PUSTAKA
Arief Ranchman Abd. 2005 Pengantar Ilmu Perhotelan & Restoran. Graha Ilmu.
Yogyakarta
Damardjati, R.S (2006). Istilah-istilah Dunia Pariwisata. Jakarta : PT. Pradnya
Paramita
Kho, Budi. 2016. Pengertian Purchasing & Prosedur Dalam Proses Purchasing.
Kusumaningrum, Dian.2009. Persepsi Wisatawan Nusantara Terhadap Daya
Tarik Wisata Di Kota Palembang. Tesis PS Magister Kajian Pariwisata:
Universitas Gadjah Mada.
Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT Tahun 1987.
Munandar. Najib. 2002 . Hotel Store and Purchasing Department. Jakarta
Rumekso 2004. definisi hotel Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sihite. Richard. 2005 . Pengetahuan Dasar Purchasing.
Sinaga, Supriono. 2010.”Potensi dan Pengembangan Objek Wisata Di Kabupate.
Suarsana. Nyoman.2007. Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sulastiono. 2006. Pengetahuan Hotel Management.Bandung. Alfabeta.
Suwithi, Ni Wayan,2008. Pelayanan Prima (Costumer Care). Makalah Penataran
Guru jenis hotel berdasarkan area; Jakarta
Suwithi,Wayan. 2010. Pengelolaan Hotel Training. Bandung: Alfabeta
Sulastiyono,Agus. 2011, Manajemen Penyelenggaraan Hotel: Manajemen
Hotel Bandung: Alfabeta
Tarmoezi . 2000.Jenis hotel berdasarkan lokasi pt gramedia Surabaya
Tarmoezi.(2000). Professional Hotel Front Linear. Jakarta.
Undang Undang tentang Kepariwisataan, UU No. 10 Tahun 2009. Jakarta:
Direktorat Jenderal Hukum dan HAM