penyelia asrama.doc
DESCRIPTION
PENYELIA ASRAMATRANSCRIPT
FAIL MEJA
JAWATAN DAN GRED :
NAMA AGENSI :
ALAMAT :
NO.TELEFON :
NO.FAKS :
EMEL :
LOGO SEKOLAH
NAMA SEKOLAH
ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA SURAT
KulitIsi Kandungan
1.0 Maklumat Pegawai2.0 Latar Belakang Sekolah3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama4.0 Objektif Sekolah / Asrama5.0 Carta Organisasi Sekolah6.0 Carta Organisasi Asrama7.0 Carta Organisasi Exco Asrama 8.0 Perincian Senarai Tugas 9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak
10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori10.5 Pengurusan Kewangan Asrama10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama10.7 Pengurusan Pembelian10.8 Pengurusan Pembayaran10.9 Pengurusan Pelupusan Aset10.10Pengurusan Yuran Asrama10.11Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak10.12Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
Keselamatan10.13Pegurusan Kesihatan10.14Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
11.0 Norma Kerja12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan14.0 Senarai Borang Yang Digunakan15.0 Senarai Tugas Harian
KANDUGAN FAIL MEJA
Objektif Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Harian
Objektif Bahagian/Unit
Carta Aliran Kerja
Senarai Semak/Checklist Proses Kerja
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan
Peraturan-Peraturan Pentadbiran
Senarai Undang-Undang/Peraturan
Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
Norma Kerja
FAIL MEJA
1.0 MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA
NAMA
JAWATAN HAKIKI
GRED JAWATAN
BAHAGIAN / UNIT
TARIKH LANTIKAN KE JAWATAN SEKARANG
2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH
3.O VISI DAN MISI SEKOLAH (ASRAMA)
VISI SEKOLAH
MISI SEKOLAH
4.0 OBJEKTIF SEKOLAH
5.0 Carta Organisasi Sekolah
6.0 Carta Organisasi Asrama
7.0 Carta Organisasi Exco Asrama
PENGETUA / GURU BESAR
PKHEM
KETUA WARDEN
KETUAPENYELIA
EXCO PEMBANGUNAN
SAHSIAH
EXCO PEMBANGUNAN KOKURIKULUM
WARDEN
EXCO PEMBANGUNAN
TEKNOLOGI
EXCO PEMBANGUNAN
AKADEMIK
PENYELIA PEMBANTU PENGURUSAN
MURID
EXCO PEMBANGUNAN PATRIOTISME
MURID ASRAMA
8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS PENYELIA ASRAMA
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID
Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid
ke asrama.
Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).
Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK
HEM.
Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan
memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk
proses pemilihan dan simpanan rekod.
Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.
Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan
ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).
Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut
jumlah murid yang ditetapkan.
Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah
ditetapkan.
Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk
ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS
Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco
Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)
Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.
Memasukkan data murid.
Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama
dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh
Pengetua/Guru Besar.
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil
Akuan Penerimaan (SAP).
Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh
Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di
asrama dalam dua salinan.
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama
dari Pengetua/Guru Besar.
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan
Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program
asrama.
Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan
Pengetua/Guru Besar.
Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,
Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku
Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.
Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
Memastikan tahap stok.
Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara
sebutharga).
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan
harga dan kualiti barang.
Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
Menerima dan menyemak barang yang diterima serta
menandatangani pada invois.
Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk
direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal
disertakan bersama bil.
Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
Menyediakan baucer dan cek bayaran.
Merekod dalam Buku Tunai.
Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad
daftar inventori dan harta modal.
Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang
wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am
JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan
pelupusan.
Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan
pada borang Kew.PA-17.
Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan
pengesahan pengetua.
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10Menilai mutu masakan.
11.11Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
11.13Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
11.15Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah.
11.16Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.
12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
12.1 Menerima laporan.12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.12.3 Menyediakan borang rawatan.12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid
dimasukkan ke wad.12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa
ketiadaan warden.12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit.
14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN PERALATAN
14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis
kerosakkan.14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika
kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja
siap dengan sempurna
9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada
Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada
Hubungan
PengetuaPK HEM
PK HEMKetua Warden
1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1)1.3 Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK HEM. 1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang telah lengkap untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama 1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan ditolak.
Menentukan bilik-bilik dorm
Pembantu Am RendahWardenPembantu Am Rendah
1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan mengikut jumlah murid yang ditetapkan. 1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm yang telah ditetapkan. 1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) , carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan plan kebakaran 2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
Menentukan bilik-bilik
Pekerja swasta pembersihan
PENGETUAGPK HEMGPK KOKOGPK PENTADBIRAN
3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid. 3.2 Memasukkan data murid3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa. 3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua/Gurubesar.
SU PeperiksaanSU SukanGuru DisiplinWarden
4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan asrama.4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.
PengetuaPK HEM
5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA
5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.
5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar.
5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).
5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama.
1. Menyemak Buku Tunai
2. Menentukan perancangan / aktiviiti yang diperlukan
Ketua WardenKetua Pembantu Tadbir
5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.
5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar.
5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
1.Pengetua2.GPK HEM3.GPK Pentadbiran
6. PENGURUSAN BUKU TUNAI
6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.
6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan
1.Menentukan perbelanjaan mengikut peruntukan2.Menyimpan Buku Tunai ditempat yang berkunci
Audit Dalaman (Pemeriksa Kira-kira)
6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari
berkunci.
7. PENGURUSAN PEMBELIAN
7.1. Memastikan tahap stok.
7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).
7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang.
7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
7.6. Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangani pada invois.
7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.
8. PENGURUSAN PEMBAYARAN
8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan
Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.
8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
8.4. Merekod dalam Buku Tunai.
8.5. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.
8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.
9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET
9.1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.
9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.
9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa
aset sekolah.
9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.
9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan pengetua.
9.7 Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA
10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama.
10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.
10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.
10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).
11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.
11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum sajian.
11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
11.9 Proses penyediaan makanan bermula.
11.10 Menilai mutu masakan.
11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN KESELAMATAN
12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.
12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.
12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang Syarikat.
12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.
13. PENGURUSAN KESIHATAN
13.1 Menerima laporan.
13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
13.3 Menyediakan borang rawatan.
13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid dimasukkan ke wad.
13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.
13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.
14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN/PERALATAN
Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.
14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.
14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakkan.
14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.
14.4 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjaw
ab
SeksyenUndang-Undang / Peraturan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.
2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran 1).
3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
5. Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk proses pemilihan dan simpanan rekod.
6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.
9.10.Menguruskan penempatan murid
di dorm-dorm yang telah ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
Ketua Warden
Penyelia Asrama
Warden
Ketua Warden
Ketua Warden
Penyelia asrama
Penyelia Asrama
Ketua warden
Warden
Warden KEW-PA 7
10.0 Carta Aliran Kerja
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
10.0 Senarai Semak
MULA
TAMAT
Menyediakan borang tawaran kemasukan murid
Mengadakan mesyuarat pengurusan asrama kemasukan murid
Mengagihkan borang permohonan
Lengkap ?Mengisi semua borang
Memberi surat tawaran kepada murid yang berjaya
Ya
tidak
Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama / warden/ penyelia asrama
Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori
Mengedarkan senarai inventori kepada murid asrama
Menentukan bilik penginapan pelajar
Mengumpul dokumen peribadi murid asrama yang tinggal di asrama
10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.
2. Menyediakan borangkemasukan ke asrama (Lampiran 1).
3. Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua / PK HEM.
4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan memberi borang tawaran semula kepada murid lama.
5. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
6. Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama
7. Memproses Borang Permohonan
8. Menentukan bilangan dorm dan peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.
9. Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yangtelah ditetapkan.
10. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
10.0 Proses Kerja Utama
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawa
b
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.
2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
3. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.
4. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.
Penyelia Asrama
Ketua Waden/Warden
Warden
Warden
10.0 Carta Aliran Kerja
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
10.0 Senarai Semak
Membersihkan, menyusun dan menceriakan semula
MULA
Mengenalpasti bilik yang diperlukan
Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan
Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar
Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas
Menyelia bilik dari masa ke semasa
Puas Hati?
MULA
10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk ditandatangani.
2. Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.
3. Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan
4. Menyediakan senarai inventori (KEW-PA7), carta organisasi exco bilik, senarai tugas dan pelan kebakaran
10.0 Proses Kerja Utama10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Merujuk fail-fail maklumat murid
2. Memasukkan data murid
3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.
4. Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh Pengetua / Guru Besar
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia asrama
JU SMA
10.0 Carta Aliran Kerja10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
10.0 Senarai Semak10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama
(SMA)
MULA
TAMAT
Menyediakan maklumat individu murid dan mengasingkan mengikut tingkatan
Memasukkan data
Mendapatkan maklumat dari sumber lain
Mengemaskini data
Menghantar data kepada JU pada tarikh
yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Menyediakan maklumat individu
2. Memasukkan data pelajar
3. Mengemaskini data pelajar
4. Menghantar data kepada JU
10.0 Proses Kerja Utama10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Proses KerjaPegawai Yang Seksyen Undang-
Meluluskan/Dirujuk Undang / Peraturan
1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama yang telah ditetapkan.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.
Pengetua
Penyelia Asrama
Pegawai Aset
Pengawai Aset / Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
MULA
10.0 Senarai Semak10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori
Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan
1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).
Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK
Memastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku
Menerima bekalan daripada Pegawai Aset
Memastikan Penyelia Asrama terlibat didalam AJK PAK
TAMAT
Melabelkan peralatan mengikut no.siri yang ditetapkan
2. Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan (SAP).
3. Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.
4. Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.
10.0 Proses Kerja Utama10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah / asrama.
2. Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua / Guru Besar.
3. Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan Makanan Asrama (BMA), Yuran Makan, WLMA, dan Pelbagai.
4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti / program asrama.
5. Mendapat kelulusan didalam mesyuarat AJK kewangan.
6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua / Guru Besar.
7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.
8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.
Pengetua
Pengetua
Penyelia asrama / Warden
Warden
Pengetua
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
MULA
10.0 Senarai Semak10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Menganggotai jawatankuasa
Menganggotai jawatankuasa pengurusan sekolah
Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai.
Mendapatkan surat penurunan kuasa
Menyediakan kertas kerja cadangan aktiviti / program.
TAMAT
Mendapat kelulusan ?
Menyimpan rekod
Mengurus pembelian dan bekalan
Tidak
Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk kelulusan kepada Pengetua.
Ya
pengurusan kewangan sekolah/asrama
2.Mendapatkan Surat Kuasa mengurus kewangan asrama dari Pengetua/Guru Besar
3. Menyediakan cadangan anggaran belanja LPBT, Bantuan Makanan,Yuran Makan,WALMA dan Pelbagai
4. Menyediakan kertas kerja (Lampiran 4) cadangan aktiviti/program asrama
5. Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK Kewangan
6.Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru Besar
7.Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama
8.Menyimpan rekod kewangan dengan baik
10.0 Proses Kerja Utama10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Proses Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab
Seksyen Undang Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku
Pengetua/ Guru Besar
Resit pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil.
2. Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.
3. Merekod terimaan dan bayaran mengikut lajur yang ditetapkan.
4. Merekod Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.
5. Membuat imbangan di akhir setiap bulan.
6. Membuat Penyesuaian Bank Dan Patskom.
7. Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit Dalaman.
8. Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua / Guru Besar.
9. Menyimpan Buku Tunai didalam almari berkunci. (akta undang-undang)
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pembantu tadbir / Penyelia Asrama
Pengetua / Guru Besar
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku Subsidiari
Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan
MULA
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Dapatkan Buku Tunai Asrama
2. Tulis/catatan baki awal tahun pada setiap peruntukan
3. Ada terimaan? Catat terimaan kedalam Buku Tunai
4. Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam buku tunai
Membuat imbangan pada akhir bulan
TAMAT
Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar
Menyimpan Buku Tunai
Membuat pembetulan
Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil
Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom
5. Tutup urusniaga setiap bulan
6. Terima Penyata Bank
7. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank Dan Patskom
8. Tandatangan di Buku Tunai oleh Penyelia / Pembantu Tadbir
9. Serah kepada Juru Audit Dalaman Untuk disemak semula
10. Serah pada Pengetua/Guru Besar untuk pengesahan dan tandatangan.
10.0 Senarai Semak10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai
10.0 Proses Kerja Utama10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Proses Kerja Pegawai yang meluluskan /
Dirujuk
Peruntukan Undang-undang Peraturan
1. Memastikan tahap stok.
2. Menentukan kaedah
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tatacara Pengurusan Kewangan.Surat pekeliling
pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).
3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang.
4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.
5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.
6. Menerima dan menyemak barang yang diterima dan pastikan ditandatangani pada Invois.
7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk direkod di Buku Stok / Harta Modal / Inventori.
Penyelia Asrama
Pengetua / GPK 1
Pengetua
kewangan bil. 6 tahun 2006KP.1573/17/F/C/ JLD.13(32)
Buku Pesanan Kerajaan (Am 75) 3 salinan
10.0 Carta Aliran Kerja10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Semak Tahap Stok
Menentukan kaedah pembelian
Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat
Menyediakan Nota Minta dan dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar.
Tidak lengkap
lengkap
Membuat pembetulan
Menerima, menyemak dan menandatangani invois
Menyerahkan barang-barang kepada Pegawai Aset
TAMAT
MULA
10.0 Senarai Semak10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Memastikan tahap stok
2 Menentukan kaedah pembelian (pembelian terus @ secara sebut harga)
3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa syarikat untuk perbandingan harga dan kualiti barang
4 Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar
6 Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal
7 Menerima dan menyemak barang yang diterima serta menandatangan pada invois.
8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke dalam Buku Stok/Harta Modal dan Inventori
10.0 Proses Kerja Utama10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan / dirujuk
Peruntukan Undang-Undang
Peraturan
1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.
2. Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang dalam keadaan baik.
3. Merekod bil ke dalam buku Daftar bil.
4. Menyediakan baucer dan cek bayaran.
5. Merekod dalam Buku Tunai.
6. Menghantar untuk semakan oleh Pengetua / Guru Besar.
7. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar.
8. Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran.
Pengetua / GPK1
10.0 Carta Aliran Kerja10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
MULA
10.0 Senarai Semak10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Menerima bil dari pembekal dan
Menerima bil dari pembekal
Merekod bil kedalam Buku Daftar
Sediakan Baucer dan Cek Bayaran
Merekod ke dalam Buku Tunai
Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.
Lulus
Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar
Tidak lulus
Membuat pembetulan
TAMAT
memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil
2 Menyemak jumlah pada bil supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan memastikan barang yang diterima dalam keadaan baik
3 Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil
4 Menyediakan Baucer dan Cek Bayaran
5 Merekod dalam Buku Tunai
6 Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar
7 Mendapatkan pengesahan tandatangan Pengetua/Guru Besar
8 Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit pembayaran
10.0 Proses Kerja Utama10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan / Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal.
2. Mendapatkan borang Kew.PA-15 daripada Pegawai Aset.
3. Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
4. Menghantar Borang Kew.PA-17 dan Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP / Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
5. Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew.PA-17.
6. Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar.
7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.
9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pengetua
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Kew.PA-15
Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset (5207)
Kew.PA-17
Kew.PA-19
10.0 Carta Aliran Kerja10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
10.0 Senarai Semak10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset
Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal
Mengisi borang Kew.PA 15
Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua orang wakil pemeriksa asset.
Menghantar Kew-PA 15 dan 17
Melupuskan barang mengikut cadangan Kew-PA 17
Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan Pengetua/ Guru Besar
Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara
Mendapatkan resit dari Perbendaharaan
Mengemaskini stok dan membuat catatan.
MULA
TAMAT
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal
2 Mendapatkan borang Kew-PA 15 daripada pegawai aset
3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.
4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/ Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi mendapatkan kelulusan pelupusan.
5 Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan pada borang Kew-PA 17.
6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA 19) dan mendapatkan pengesahan Pengetua.
7. Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.
8. Mendapatkan resit daripada Perbendaharaan Negara.
9. Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang di syorkan.
10.0 Proses Kerja Utama10.10
Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa kewangan asrama. 2. Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
3. Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran.
4.Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.
5. Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
6. Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.
7. Memberi laporan kepada Pengetua.
8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.
Pembantu Tadbir
Unit Pendaftar sekolah
Pengetua
Pembantu tadbir
Penyelia Asrama
Pembantu Tadbir
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.10
Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
10.0 Senarai Semak10.10
Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama
TAMAT
MULA
Menentukan jenis kutipan.
Semakan tunggakan yuran murid
Menerima surat kuasa mengutip yuran
Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa
Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir
Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid
Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar
Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut keperluan
Tidak
Ya
Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini rekod
Bil Tindakan Tandakan ( / )
Catatan
1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam mesyuarat jawatan kuasa kewangan asrama
2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.
3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip yuran.
4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar mengikut keperluan.
5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.
6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan Resit Pejabat..
7. Memberi laporan kepada Pengetua
8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.
9. Menyimpan Buku Resit Murid dan Mengemaskini Rekod.
10.0 Proses Kerja Utama10.11
Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.
2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik.(Lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.
6. Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai Lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
7. Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan bermula.
10.Menilai mutu masakan.
11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.
12.Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).
14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / JPNM tiga bulan sekali.
15.Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Tukang Masak
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
48 jam sebelum sajian
Sekolah.
16.Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.11
Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
Memastikan semua dokumen berkaitan
Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserah kepada kontraktor
Sediakan borang pesanan format 8
Memeriksa spesifikasi bahan mentah
Mendapatkan surat setuju terima
Tidak
Ya
Menganggotai mesyuarat dengan kontraktor
Periksa bahan kering
Bahan mentah ditolak / minta ganti Penyediaan makanan
Menilai mutu masakan
Pamerkan senarai barang
10.0 Senarai Semak10.11
Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak
MULA
TAMAT
Menghantar laporan bulanan ke JPNM
Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam dari waktu sajian
Menyediakan laporan harian dan laporan kendiri
Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM
Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat
Menyemak peralatan yang dikembalikan
10.0 Proses Kerja Utama10.12
Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
MULA
TAMAT
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM
2. Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak bermula.
Perjanjian Kontrak/Buku Pesanan/Buku Laporan Harian/ Buku Laporan Bulanan/Buku Laporan Prestasi Kontraktor dan Buku Daftar Denda
3. Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik (lampiran 5).
4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
5. Mempamerkan senarai bahan kering (lampiran G) pada stor bahan kering.
6. Memeriksa bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.
7. Menyediakan borang pesanan (Format 8) 48jam sebelum sajian.
8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.
9. Proses penyediaan makanan bermula.
10 Menilai mutu masakan
11. Menyediakan laporan harian (Format 1) dan laporan kendiri dewan makan.
12. Memastikan pembersihan
dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.
13. Menghantar laporan bulanan (Format 2) ke JPNM.
14. Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.
15. Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh kontraktor kepada sekolah.
16. Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format 20) apabila kontrak tamat.
10.0 Proses Kerja Utama10.12
Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.
2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor.
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
6. Memastikan kerja-kerja dijalankanmengikut jadual yang ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat.
8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.
Penyelia Asrama/ Warden
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja
Mendapatkan surat setuju terima
Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga kontraktor
Menyediakan senarai maklumat pekerja
Mendapatkan senarai dan skop kerja
Mendapatkan perjanjian kontrak
Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat
Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual
Menyediakan laporan prestasi syarikat
10.12
Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan Keselamatan
10.0 Senarai Semak10.1 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan
MULA
TAMAT
2 Keselamatan
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Mendapatkan surat setuju terima daripada syarikat.
2. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor
3. Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak bermula.
4. Menyediakan senarai maklumat pekerja.
5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.
6. Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.
7. Memastikan pekerja-pekerja mematuhi dan undang-undang syarikat
8. Menyediakan laporan prestasi syarikat.
10.0 Proses Kerja Utama10.13
Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Proses kerja Pegawai Yang Meluluskan /
Seksyen Undang-Undang /
DirujukPeraturan
1. Menerima laporan.
2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.
5. Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya dimasukkan ke wad.
6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan warden.
7. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit.
Ketua Pengawas AsramaWarden/Penyelia Asrama
Warden/Penyelia Asrama
Penyelia Asrama/Warden
Doktor
Ketua Warden/Warden
Warden/Penyelia Asrama
10.0 Carta Aliran Kerja10.13
Aktiviti Pengurusan Kesihatan
10.0 Senarai Semak10.13
Aktiviti Pengurusan Kesihatan
Pelajar membuat laporan.
Isi borang rawatan ke klinik
Pembedahan/Rawatan susulan
Serius ?
Tidak Lulus
Masuk wad?Tidak Lengkap
Ya
Ya
Rawatan Ringan
Terima laporan.
Ya
Tidak
Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir
Menghantar pelajar ke hospital / klinik
Terima rawatan di hospital / klinik
Hadir ke sekolah
Tandatangan kebenaran pembedahan
Hantar peralatan / pakaian pelajar
Terima lawatan / ziarah
Keluar wad
Bilik sakit / rumah
Cuti rehat sakit
MULA
TAMAT
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Menerima laporan.
2. Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.
3. Menyediakan borang rawatan.
4. Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan waden.
5. Memaklumkan kepada penjaga/ Pentadbir Sekolah sekiranya murid dimasukkan ke wad.
6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa ketiadaan waden.
7. Menguruskan kemasukan murid ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit
10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
4
Proses kerjaPegawai Yang Meluluskan /
Dirujuk
Seksyen Undang-Undang / Peraturan
1. Menyediakan borang / buku laporan kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm asrama.
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan
5. Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua / Guru Besar. Jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
8. Melaksanakan kerja penyelenggaraan.
9. Menghantar laporan penyelenggaraan.
10.0 Carta Aliran Kerja10.14
Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / Peralatan
10.0 Senarai Semak10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /
Peralatan
Memastikan kerja penyelenggaraan dilaksanakan
Hantar laporan selepas penyelenggaraan
Menyediakan buku laporan
Menerima aduan kerosakan
Membuat pemeriksaan susulan untuk mengetahui punca kerosakan
Melaporkan kerosakan
Melaporkan kepada Pengetua setelah kerja siap
MULA
TAMAT
Tidak
Ya
Periksa semula
Bil Tindakan Tanda (√ )
Catatan
1. Menyediakan borang / Buku Laporan Kerosakan.
2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm
3. Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.
4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.
5. Melaporkan kerosakan kepada Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD/JPNM/Bahagian SBP dan Teknik.
6. Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
7. Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja siap dengan sempurna.
11.0 NORMA KERJA
Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil (minit)
Jumlah Unit yang boleh dijalankan
dalam seminggu
Jumlah
1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75
2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang masuk
10 15 150
3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung tugas yang perlu / sedang diuruskan
10 30 300
4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan asrama
60 3 180
5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan sekolah berhubung pengurusan asrama
30 10 300
6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540
7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450
8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120
9 Pengurusan Pejabat 40 5 200
Jumlah (minit) 2315
12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan
1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu tamat.
2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.
3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan A.
4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.
5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.
6. Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak mula berkuatkuasa
7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.
8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.
9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.
13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan
Bil Perkara1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002
Pemberian Bantuan Makanan Pelajar2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009
Pindaan Yuran Makan Asrama4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008
Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh
Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/19926. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009
Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)
8. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama
9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977
Lantikan Waden Asrama11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982
Elaun Waden12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995
Tatacara Lantikan Warden Asrama13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997
Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM
(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih)15. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996
Penyalah Gunaan Inhalan16. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988
Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan Keracunan Makanan
17. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah
18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia
19. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia
20. Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak Di Sekolah-sekolah
14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan
1. Buku Pesanan Kerajaan
2. Borang Sebutharga
3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67
4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah
5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2
6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3
7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9
8. Borang Maklumat Pekerja Format 4
9. Jadual Pembukaan Tender
10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)
15.0 Senarai Tugas Harian
Nama Pegawai :
Jawatan & Gred : PENYELIA ASRAMA
Tarikh :
Bil Butir-butir Tugas Catatan