pengurusan fail

Apa itu Rekod Awam

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

APAKAH ANDA KELIHATAN LESU?2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

SISTEM FAIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukanDefinisi2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760TARAF KESELAMATAN FAILRAHSIA SULIT TERHADFail Peribadi a) Bahagian Pegawai Eksekutif Ke Atas Warna merah jambu b) Bahagian Kumpulan Biasa Warna kuningFail Am (TERBUKA)Sampul Kecil 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760WARNA KULIT FAILTERBUKA PUTIHTERHAD PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHADSULIT HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULITRAHSIA MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIARAHSIA BESAR KUNING BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127608

Muka HadapanMuka BelakangWARNA KULIT FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127609

Muka BelakangMuka DepanWARNA KULIT FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-5511276010

WARNA KULIT FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760KANDUNGAN FAILKertas MinitTali FailTajuk FailNombor FailKad PengedarFail yang hendak dibuka perlu mengandungi :2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Format kulit failDitetapkan dan direka oleh Arkib Negara Ruangan tentang tarikh dibuka dan ruangan bagi tarikh patut ditutup dan dihantar ke ANMJenis fail: Fail Terbuka (Am 435 Pin 1/80) Putih ( Am 435 A Pin 1/82) Coklat Muda Fail Sulit ( Am 436) Hijau Fail Rahsia (Am 437) - Merah Jambu Berpalang MerahFail Rahsia Besar (Am 438) - Kuning Muda Berpalang Merah2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760KAEDAH PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Maklumat kulit luar failNo. rujukan nombor fail mengikut kod klasifikasiKertas-kertas berhubung Nombor fail atau fail-fail berkaitanDidaftar dibawah perkara Indek perkaraPerkara Tajuk fail mengikut klasifikasi perkaraTarikh kandungan akhir tarikh surat/ lampiran terakhirMaklumat mengenai edaran fail.2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760PROSEDUR PENDAFTARAN FAILNombor Rujukan FailKod rujukan yang digunakan adalah seperti:-Rujukan Pertama: Nama Ringkas OrganisasiRujukan Kedua: Kod Bahagian/UnitRujukan Ketiga: Taraf KeselamatanRujukan Keempat: Kod Perkara / Subjek (S)Rujukan Kelima: Kod Pecahan Perkara (SS)Rujukan Keenam: Kod Pecahan Kecil Perkara Sub-subjek (SSS)*** Penggunaan kod mengikut keperluan 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760CONTOH NOMBOR RUJUKANKMM 100(S)-1/1

Nama Ringkas Organisasi:Koperasi Makmur MalaysiaKod Bahagian/Unit:PentadbiranTaraf KeselamatanPerkara:FailK/tgnSub Perkara:FailEn. Ali2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760CONTOH NOMBOR RUJUKANKMM 200-1/1

Nama Ringkas Organisasi:Koperasi Makmur MalaysiaKod Bahagian/Unit:KewanganPerkara:FailInvoisSub Perkara:FailSykt Maju jaya2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Sistem Klasifikasi Perkara/Fungsi (4 hieraki)Contoh:FUNGSI Mesyuarat SUB FUNGSIMesyuarat Dalam Jabatan AKTIVITI Mesyuarat BulananSUB AKTIVITIPegawai P&P 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-5511276018MEWUJUDKAN NO FAILKENALPASTI PERKARA FAIL YANG INGIN DIBUKARUJUK KEPADA FAIL INDEKS (MASTER FILE CODE)PEMBERIAN KOD FAIL (MESYUARAT PEGAWAI P & P)CTH: MKMWT:100-1/1/1ORGANISASIKOD AKTIVITIKOD SUB FUNGSIKOD FUNGSIKOD SUB AKTIVITI2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Sediakan kulit fail baru

Lipatkan kulit fail mengikut kesan lipatan

Gunakan penebuk lubang tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang failMasukkan tali hijau melalui tebukanPROSES MEMBUKA FAIL BARU2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Masukkan kertas minit ke dalam fail bahagian kiri setelah ditebuk lubang pada kertas minit.

Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari tepi di kedua-dua penjuru atas.

Berikan nombor fail2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Kaedah Mendaftar Fail Baru1. Beri tajuk fail > Baca Surat dengan teliti dan pastikan perkara yang diutarakan2. Beri Nombor Fail > Nombor Kod yang diberikan mengikut klasifikasi perkara 3. Taip perkara dan nombor dalam petak-petak > Doket Faharasat Abjad (borang Am 80A) > Doket Faharasat Nombor (borang Am 89) 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127604. Susun Doket Ke Dalam

> Jilid Abjad Untuk mengesan Tajuk Fail > Jilid Nombor Untuk mengesan Pergerakan Fail

5. Sediakan

a) Kulit Fail b) Kertas Minit c) Tali Hijau (Green Tags) d) Penebuk2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

KULIT FAIL TERBUKA2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

KULIT FAIL SULIT2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

KERTAS MINIT2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

PENEBUK LUBANG2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

TALI FAIL (FILE TAG)2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127606. Rangkaikan

> Surat disebelah Kanan Fail > Kertas minit disebelah Kiri Fail

7. Catatkan di atas kertas minit

> Surat masuk Dakwat Merah > Surat Keluar Dakwat Biru/Hitam 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Fail BaruKandungkan surat/dokumen Catat bilangan kandungan fail (enclosure) disudut kanan atas surat (bulatkan);

1232A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Surat-surat disebelah kanan dalam fail. Tuliskan catatan ringkas pada kertas minitTuliskan tajuk failMasukkan kad edaran 2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

1324MEWUJUDKAN FAILPEROLEHAN TANAHMKMWT:200-3/0/12A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Menulis MinitBeri nombor perenggan Tulis dengan terang, padat dan jelasJadikan satu kandungan jika minit terlalu panjang (di taip)Mulakan minit ringkasan jawatan pegawai yang diminit.2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

PPTBuatkan 2 salinan surat lampiran 5 dan edar kepada PL1 dan PL2Pengarah Wilayah30 Julai 20102A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Surat masuk. (warna merah)

Surat keluar. Catat bilangan kandungan, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar ke atas kertas minit dengan menggunakan rubber stamp biru atau hitamSurat bth dihantar kpd pada.. Surat bth.drp.dikdg pada2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

CATATAN DALAM KERTAS MINIT2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127607KANDUNGAN FAIL7

132

456

87PEROLEHAN TANAHMKMWT:200-3/0/1MKMWT:2-00-3/0/12A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760PERKARA PERLU SEMASA PENGURUSAN FAILSatu fail untuk satu perkara sahajaKandungan fail hendaklah mengikut turutan tindakan dan tarikhSurat masuk hendaklah dikandungkan pada kertas minitSub-jacket hendaklah dikandungkan2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

132

456

87

9TANAH DI BELENGGUMKMWT:200-3/0/1PEROLEHAN TANAHMKMWT:200-3/0/12A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Fail baru hendaklah dibuka jika kandungan telah melebihi 4 cm atau melebihi 100 kandungan mengikut mana yang awalMinit bebas hendaklah dikandungkanKulit fail baru hendaklah dicatat sebagai kulit 2 atau cover 2 atau jilid 2


PPT,Maklumkan perkara ini kepada semua kakitangan MKMWT

1.Cuti Tanpa RekodBagi permohonan cuti Tanpa Rekod tuan/puan dikehendaki mengisi Borang LAMPIRAN B (Permohonan Cuti Di Bawah Perintah Am Bab 'C') yang mana borang ini hendaklah mendapatlaporan atau sokongan dari Ketua Unit/Ketua Pusat bersekali dengan permohonan di Kad Cuti (Kuning) sebelum di hantar kepada saya. Kad Cuti tidak perlu ditandatangani oleh Ketua Unit/Ketua Pusat dan kad ini akan ditandatangani oleh Tim. Pengarah Pengurusan setelah mendapat kelulusan dandisahkanoleh saya. Di ruangan catatan tuan/puan hendaklah mencatat tujuan cuti tersebut atas urusanyang tuan/puan lakukan. Catatan di ruangan ini adalah penting untuk direkodkan ke dalam sistem maklumat peribadi tuan/puan.Jangan lupa lampirkan surat arahan rasmi.Tuan/puan boleh merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan yang dibenarkan untuk Cuti Tanpa Rekod contohnya menghadiri acara rasmi anjuran Badan-badan Kerajaan yang jatuhnya pada cuti am. Bukan Cuti Gantian - Jangan keliru dalam perkara ini. 2.Cuti Gantian Cuti ini hanya dibenarkan apabila tuan/puan membuat kerja lebih masa yang mencukupi 9 jam berkerja diluar waktu bertugas.Sekiranya jumlah jam tidak mencukupi tuan/puan perlu mengumpulnya sehingga cukup 9jam bagi tuntutan cuti sehari.Cuti ini hendaklah disertakan dengan arahan bertugas yang dibenarkan oleh ketua Pusat/Ketua Unit untuk disahkan dan disemak oleh saya.

Pengarah Wilayah 18 Ogos 2010MINIT PANJANG/BEBAS2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

132

456

87

9TANAH DI BELENGGUMKMWT:200-3/0/1PEROLEHAN TANAHMKMWT:200-3/0/1

PPT,Maklumkan perkara ini kepada semua kakitangan MKMWT

1.Cuti Tanpa RekodBagi permohonan cuti Tanpa Rekod tuan/puan dikehendaki mengisi Borang LAMPIRAN B (Permohonan Cuti Di Bawah Perintah Am Bab 'C') yang mana borang ini hendaklah mendapatlaporan atau sokongan dari Ketua Unit/Ketua Pusat bersekali dengan permohonan di Kad Cuti (Kuning) sebelum di hantarPengarah Wilayah 18 Ogos 2010102A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Kulit fail yang kotor atau koyak mesti diganti baru dengan mengekalkan yang lamaTarikh buka dan tutup fail hendaklah dicatat diatas fail ituFail yang ditutup perlu dikepilkan kepada fail baru jika masih diperlukanSemua pergerakan fail mesti melalui pendaftaran atau direkod.2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760MEMBUKA FAIL SAMBUNGANApabila fail mengandungi 100 kandungan atau kurang tetapi ketebalan fail melebihi 4 cmFail itu hendaklah ditutup dan dibuka sambungan kulit 2 atau seterusnya.Di atas fail perlu dicatat dengan terang perkataan:

Di atas kulit baru dicatat nombor rujukan yang sama disertai catatan (JLD. 2)TUTUP PADA- JILID 2 DIBUKA2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

FAIL DITUTUP DAN FAIL BARU DIBUKA2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

FAIL DITUTUP DAN FAIL BARU DIBUKA2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

MKMWT: 200-3/0/1 JLD 2PEROLEHAN TANAH18/8/10FAIL BARU DIBUKA2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Apabila fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau hilangJika fail sebenar (sama) memerlukan tindakan segera lebih dari seorang pegawaiKulit fail sementara ialah sampul kecil (AM 435A-Pin 1/82)Nombor rujukan dan tajuk fail mestilah sama dengan fail asal

FAIL SEMENTARA (SAMPUL KECIL)2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760

SAMPUL KECIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760PENYIMPANAN, PERGERAKAN DAN PENYENGGARAAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760PENYIMPANAN FAILCara bagi menyimpan fail:

FAIL BERTARAF KESELAMATANBilik kebal/peti besiKabinet/almari keluli berpalang

FAIL-FAIL TERBUKABilik fail yang mempunyai rak failPENYIMPANAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760KAEDAH PENYIMPANAN REKODMANUAL FAILSISTEM KOMPUTERMicrosoft AccessFolderFloppy Disk / DisketCDRW


KAWALAN PERGERAKAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-551127602A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-5511276053Sekiranya fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai lain, pegawai berkenaan perlu mengisi maklumat ke dalam borang dan kembalikan borang kepada kerani failPERGERAKAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760Kepada:..Daripada:...Tajuk Fail:..Nombor Fail:.

Fail di atas telah diedarkankepada:pada:tandatangan:..

BORANG PERGERAKAN FAIL2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760BUKU REKOD PENERIMAAN PERSURATAN UNTUK DIFAILKAN (KOMPUTER/MANUAL)TARIKH SURAT (TARIKH YANG TERCATAT DI DALAM PERSURATAN (PENGIRIM) CTH: 15 OGOS 2010BILTARIKH SURAT TERIMAPENGIRIMRUJUKANPERKARANO LAMPIRANAGIHAN CATATAN2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760BUKU REKOD PENERIMAAN PERSURATAN UNTUK DIFAILKAN (KOMPUTER/MANUAL)15 OGOS 2010BILTARIKH SURAT TERIMAPENGIRIMRUJUKANPERKARANO LAMPIRANAGIHAN CATATAN16 OGOS 20102A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-5511276058PENYENGGARAAN SISTEM FAIL

PENERIMAAN

PWUJUDAN FAIL

SISTEM

PENCARIAN

JENIS FAIL MENGIKUT PERKARA/SUBJEK

PENYIMPANAN

PENGASINGAN DAN PEMINDAHAN

PROSES PELUPUSAN

PUSAT REKOD/ARKIB NEGARA/NEGERI ARKIB ORGANISASI

DI MUSNAHKAN2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax : 03-55112760KAWALAN PENYIMPANAN DAN PEMULIHARAAN REKOD




pengurusan fail

Documents