pengurusan fail pbk 2011

Satu “holder” yang mengandungi surat-suratan dan dokumen sebagai rekod

FAIL

DEFINISI SISTEM FAIL Proses mengkelasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan

Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan

Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

OBJEKTIF

Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan;

Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;

Rujukan, penyelidikan dan kajian

KEGUNAAN REKOD

Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

DEFINISI SISTEM FAIL

PENGURUSAN FAIL-FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Sistem pengurusan fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :

1. Fail-fail pengurusan 2. Fail-fail bidang 3. Fail sesi kaunseling Individu dan Kelompok

1. FAIL PENGURUSAN Fail pengurusan ini digunakan untuk urusan surat menyurat sama ada surat yang dihantar ataupun surat yang diterima. Sistem rujukan yang digunakan bagi setiap fail berkenaan hendaklah menggunakan sistem yang telah diperkenalkan oleh sekolah masing-masing. Semua fail pengurusan hendaklah disimpan dipejabat sekolah dan sesalinan fail berkenaan boleh diletakkan dalam bilik Bimbingan dan Kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan segera. Fail pengurusan hendaklah disusun secara berasingan dengan fail bidang

Sumber rujukan : Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling di Sekolah Rendah dan Menengah –KPM 2009

Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis :

Kod Fail Arkib Bimbingan dan Kaunseling :

100-19/3 - Bimbingan dan Kaunseling


ITEM DALAM FAIL : 100 – 19/3

100-19/3/1 – PENGURUSAN AM

100-19/3/2 – SURAT PEKELILING IKHTISAS

100-19/3/3- PROGRAM PEMBANGUNAN MURID

100-19/3/4 – PENDIDIKAN , KERJAYA DAN LATIHAN

100-19/3/5- PROGRAM PEMBANGUNAN STAF DAN MESYUARAT

Fail Pengurusan menggunakan “Fail Putih Lembut dan disimpan di dalam almari besi


PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL

3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

FAIL PENGURUSAN 1.1 Pengurusan Am

Semua surat-surat rasmi yang diberikan kepada UBK yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah disimpan dalam fail .


FAIL PENGURUSAN 1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas

Semua surat pekeliling ikhtisas atau surat siaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling sama ada dikeluarkan oleh KPM, JPN atau PPD


FAIL PENGURUSAN 1.3 Pendidikan Kerjaya dan Latihan

Semua surat-surat yang berkaitan dengan pendidikan ,pendidikan lanjutan,permohonan borang,peluang latihan dan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitan mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut : a) Bahagian Permohonan Kemasukan BPKP b) Bahagian Matrikulasi KPM c) Politeknik d) PTPTN e) IPTS yang berkaitan f) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaita


FAIL PENGURUSAN 1.4 Program Pembangunan Murid

Semua surat rasmi berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh KPM, JPN dan PPD. Ini termasuk semua surat-surat rasmi panggilan mesyuarat, berkaitan dengan program pembangunan murid. Misalnya surat-surat program rasmi yang berkaitan seperti : a) Kepimpinan b) PRS c) Kaunseling Kerjaya d) Motivasi kecemerlangan e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan f) Dan lain-lain berkaitan


FAIL PENGURUSAN 1.5 Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat

Surat-surat rasmi yang berkaitan dengan program pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti : a) Kursus Peningkatan Profesionalisme GBK b) Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling c) MGKK Negeri /MGKK Daerah d) Minit Mesyuarat e) Jawapan rasmi kepada surat-surat berkaitan


FAIL PENGURUSAN Fail Pengurusan mengunakan fail Putih rasmi (lembut) dan disimpan serta diuruskan oleh PAP di pejabat sekolah

Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan

CARA PENYIMPANAN FAIL

• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;

• Mudah disedia dan mudah disimpan;

• Murah dan mudah diperolehi;

• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;

• Rekod mudah dicari bila diperlukan;

• Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

PRINSIP SISTEM FAIL PENGURUSAN

Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan

Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat

biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas

minit Am 6

SURAT DIMINITKAN

Surat Masuk

Surat bertarikh …………. daripada ……………..

………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………

CONTOH MINIT

Kertas minit Surat Kulit Fail

Kertas Minit No.

Helai No.

ARKIB NEGARA MALAYSIA

JALAN DUTA

50568 KUALA LUMPUR

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

2

1

2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____

PNB.,KL PERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

(Am 435-Pin. 1/80)

ANM.400-1 Didaftar di bawah perkara

Kertas-kertas Yang Berhubung AN

M.400-1

KULIT FAIL

kertas-kertas

yang

berhubung di

atas kulit

sebenarnya

bermaksud

fail/fail yang

berkaitan

Nombor rujukan

fail yang dibuka

70mm sahaja

KULIT DEPAN FAIL

KERTAS MINIT

Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6

KERTAS MINIT

TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

TEMPAT PENYIMPANAN FAIL

****Almari besi mestilah sentiasa dikunci dan SULIT

Sesalinan fail pengurusan boleh diletakkan dalam bilik bimbingan dan kaunseling untuk memudahkan GBK membuat rujukan. Fail disusun secara berasingan dengan fail bidang

Daftar folder dibuat untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .

2. FAIL BIDANG Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat yang berkaitan dengan bidang berkenaan misalnya : 1. Kertas kerja 2. Modul latihan laporan program 3. Penilaian Program 4. Penyelidikan 5. Minit Mesyuarat 6. Data-data 7. Pakej-pakej pembelajaran 8. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan

Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .


Semua “ folder” bidang hendaklah disimpan di Bilik Bimbingan dan Kaunseling dalam satu rak khas. Buatkan satu daftar folder untuk memudahkan pentadbiran dan semakan .

1. Akademik 2. Kerjaya 3. Psikososial dan Kesejahteraan 4. Pembangunan dan Kepimpinan Murid 5. Keibubapaan 6. Pendidikan Pencegahan Dadah / Rokok / HIV / Aids 7. Disiplin Murid 8. Kelab Bimbingan Dan Kaunseling 9. Pembimbing Rakan Sebaya 10. Program Khas 11. Lawatan Pembelajaran 12. Jawatankuasa Bimbingan dan kaunseling 13. Tugas-tugas Am

“FOLDER” BIDANG


“FOLDER” BIDANG Menggunakan file kulit keras dan digunakan untuk menyimpan dokumen/maklumat yang berkaitan dengan bidang Bimbingan & Kaunseling.

3. FOLDER SESI KAUNSELING

Folder rekod-rekod sesi kaunseling : 1. Sesi kaunseling Individu 2. Sesi Kaunseling Kelompok

REKOD FAIL SESI KAUNSELING INDIVIDU

REKOD FAIL SESI KAUNSELING KELOMPOK

BUKU DAFTAR KLIEN KAUNSELING INDIVIDU DAN KELOMPOK

FAIL PENGURUSAN PK 13 –PENGURUSAN BIMBINGAN SPSK

OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk

memastikan 100% murid

mendapat Perkhidmatan

Bimbingan daripada Guru

Bimbingan dan Kaunseling

dalam Perkhidmatan Bimbingan,

Kemahiran Belajar,

Perkhidmatan Bimbingan

Kerjaya, Perkhidmatan

Pembangunan Diri Murid dan

Perkhidmatan Bimbingan

Motivasi, melainkan dalam hal-

hal yang bukan kawalan pihak

sekolah.

Semua “evidence” perlu disediakan dalam satu folder khas Pengurusan SPSK PK 13-Pengurusan Bimbingan

Bil Jenis Rekod Tempoh Lokasi

1 Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

Lima Tahun Stor

2 Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling

Tiga Tahun Bilik GBK

3 Rekod aktiviti bimbingan Tiga Tahun Bilik GBK

4 Rekod/Buku Daftar Perkhidmatan


5 Borang Khidmat Kaunseling Individu


6 Borang Khidmat Kaunseling Kelompok


7 Borang Penilaian Guru Tiga Tahun Bilik GBK

8 Laporan aktiviti/Program Tiga Tahun Bilik GBK

9 Penyata Kewangan (L4) Tiga Tahun Bilik GBK

10 Borang L4 Tiga Tahun Bilik GBK

REKOD YANG PERLU ADA DALAM SPSK

pengurusan fail pbk 2011

Documents