pengembangan koleksi terbitan berkala pada pusat...
TRANSCRIPT
1
Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala Pada Pusat
Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat Dalam Meraih
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun Oleh :
Nurhasanah Susilowati
(105025001025)
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2010
2
PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA
PERPUSTAKAAN PUSAT DOKUMENTASI dan INFORMASI
ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi
syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh :
Nurhasanah Susilowati
(105025001025)
Dibawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi. M,Si
NIP : 19620311999031001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2010
3
PENGESAHAN PANITIA UJIAN
Skripsi berjudul PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA
PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH-LEMBAGA ILMU
PENGETAHUAN INDONESIA, telah diujikan dalam Sidang Munaqasyah
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada
tanggal 5 Maret 2010 . Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat
memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi
Ilmu Perpustakaan.
Jakarta, 5 Maret 2010
Sidang Munaqasyah
Ketua Sekretaris
Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19530319 199504 1 001 NIP. 19641215 199903 1 005
Penguji Pembimbing
Kosam Rimbarawa, M.LS Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 320 000 689 NIP. 19620311999031001
44
ABSTRAK Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan
Informasi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tujuan penelitian ini untuk memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala PDII LIPI serta gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala PDII LIPI dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal pengembangannya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah. Dengan menggunakan sampel purposif dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sampel maximum variation lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang bermacam-macam. Hasil dari penelitian ini dapat diketahui bahwa PDII-LIPI, telah menetapkan kebijakan secara tertulis namun seiringnya waktu kebijakan tersebut dilaksanakan tidak secara tertulis tetapi tetap disesuaikan dengan hal-hal yang mengacu kepada kebutuhan peneliti dan pemakai, serta kemajuan teknologi. Dalam melakukan pengadaan terbitan berkala memalului dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian biasanya adalah terbitan-terbitan asing melalui suplaier. Sedangkan pengadaan terbitan berkala dalam negeri didapatkan hadiah, jadi bila sebuah penerbit meminta ISSN (International Standart Series Number) harus memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Namun kendal yang dihadapi dalam pembelian dan hadiah sama yaitu pengiriman terbitan yang terlambat datang kepada PDII-LIPI. kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap disesuaikan dengan, Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah, Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Pembelian dilakukan dengan cara memesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.
i
5
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim Alhamdulillahiraabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rakhmat dan karunianya sehingga penulis
dapat menyelesaikan penyusunan skripsi berjudul “Pengembangan Koleksi
Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga
Ilmu Pengetahuan Indonesia”. Serta tak lupa salawat dan salam ditujukan
kepada panutan seluruh umat manusia Nabi besar Muhammad SAW.
Dengan selesainya penulisan skripsi ini penulis menyadari bahwa banyak
pihak yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini. Dengan penuh rasa
hormat maka penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang tak terhingga
kepada:
1. Dekan Fakultas Adab dan Humaniora Bapak Drs. Abdul Chair UIN Syarif
Hidayatullah.
2. Ketua Jurusan Bapak Drs.Rizal Saiful-Haq, MA dan sekertaris Jurusan
Ilmu Bapak Pungki Purnomo, MLIS Perpustakaan yang mencurahkan
waktu, dan memberikan Ilmu kepada penulis.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, sebagai Dosen Pembimbing yang
dengan sabar dan arif memberikan bimbingan, pengarahan, saran, kritik
yang menggugah serta mendukung yang berarti dan motivasi kepada
penulis selama penyusunan skripsi ini.
4. Bapak Kosam Rimbarawa, MLIS sebagai dosen penguji yang memberikan
masukan dan dorongan agar skripsi ini menjadi lebih baik.
ii
6
5. Para Dosen Ilmu Perpustakaan yang tanpa pamrih memberikan seluruh
Ilmu kepada penulis.
6. Seluruh pustakawan serta pegawai Perpustakaan Adab dan Humaniora,
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah yang membantu dan
memberikan Informasi yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan
skripsi.
7. Kepada Ibu Ir.Cut Armansyah, M.Si yang membantu memberikan semua
informasi dan data yang dibutuhkan serta meberikan dukungan dan
meluangkan banyak waktu penulis untuk meneliti dalam penyusunan
skripsi. para Pustakawaan dan pegawai PDII-LIPI yang membantu
mencarikan informasi serta memberikan waktu untuk memberikan data
yang dibutuhkan penulis.
8. Kepada kakek (alm) H.M Ibrahim Sontosudirdjo dan nenek (alm) Hj. R
Siti Uripah yang tanpa lelah membimbing, sabar, dan mencurahkan
cintanya kepada penulis tanpa beliau penulis bukanlah siapa-siapa.
“hasanah sangat merindukan dan mencintai kalian segenap jiwa dan
raga”.
9. Kedua orang tuaku Bapak Edward Abimanyu dan ibu (alm) Mudjiati yang
begitu mencintai penulis tanpa mereka aku tidak dapat menjadi seperti ini,
serta adik-adikku Fitri Hayatiningrum, Aisyah Nurul Huda, Maulana
Wijaya yang mencintaiku “Kakak sayang kalian semua”.
iii
7
10. Kepada tante-tante dan om-omku Bapak Ir. Tjahyana akir dan Ibu Gloria
Kusumawati , Ir. Chairil dan Ir. Caroline Darmayanti serta Aldrin santoso
dan istri, Alexander Taruna, seluruh saudaraku Maya, Icha, Ifa, Tasyi,
Icham, Virly, Bagus, Chika, yang memberikan dukungan baik moril,
materil, dan selalu menyemangati dan memberikan masukan tanpa bosan
kepada penulis.
11. Kepada seseorang special karena telah memberikan, mencurahkan kasih
sayang, setia, sabar dan selalu memberikan perhatian walaupun lebih
banyak membuat penulis menangis, kesel dan sebel tapi tetap Kok
‘terima kasih ya Kakak sudah meluangkan waktunya”
12. Teman-teman Ilmu Perpustakaaan Khususnya anak 2005 Mutia, Vani,
Dwi, Magda, khususnya Yayah yang selalu sedia mejadi teman curhat dan
berantem penulis, Dyta, Imas, Erna, Nunung, Nining, Badriah, Sella, Liza,
Rohim, Eka, Uwo, Agus, Davi, Bambang, Irvan, Ridho, Puput, Babeh,
kahfi, atas segala bantuan, dukungan, canda tawa, doa dan semangat yang
ditularkan kepada penulis.
13. Temen KKN 2008 Abdi, Bibeh, Mr Lowbet, Pak Haji, Budi, Afnan, Anti,
Rika, Andi, Latif, Veri dan teman-teman seperjuanganku Budi, Jefri, Arum,
Bunga, Maya, untuk dukungannya, penyemangat dan memberikan masukan
kepada penulis. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu
persatu, terima kasih bantuannya
iv
8
Penulis percaya tidak ada kebaikan yang sia-sia. Semoga Allah
membalas semua kebaikan kalian dengan berkah, rahmat dan melimpahkan
kasih sayangnya, amin. Besar harapan penulis.
Semoga karya sederhana ini dapat berguna bagi peneliti maupun
pembaca pada umumnya.
Jakarta, Maret 2010
Penulis
v
9
DAFTAR ISI
Abstrak . ........................................................................................................... i
Kata Pengantar ................................................................................................ ii
Daftar Isi........................................................................................................... vi
Daftar Bagan .................................................................................................... ix
Daftar Lampiran ............................................................................................... x
Bab I Pendahuluan .......................................................................................... 1
A. Latar Belakang .............................................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah............................................. 4
C. Tujuan dan Manfaat ...................................................................... 4
1. Tujuan Penelitian .................................................................... 4
2. Manfaat Peneltian .................................................................... 5
D. Metode Penelitian ......................................................................... 5
1. Pendekatan penelitian ............................................................. 5
2. Sampel .................................................................................... 6
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 6
F. Tenik Pengolahaan Data ............................................................... 6
1. Sistematika Penulisan ............................................................. 7
BAB II Tinjauan Literatur .............................................................................. 9
A. Perpustakaan khusus ........................................................................... .9
1. Pengertian Perpustakaan Khusus .................................................. .9
2. Fungsi Perpustakaan ..................................................................... 11
vi
10
3. Koleksi Perpustakaan Khusus ....................................................... 11
B. Terbitan Berkala .................................................................................. 18
1. Pengertian terbitan berkala............................................................. 18
2. Jenis Terbitan Berkala ................................................................... 19
C. Pengembangan Koleksi ....................................................................... 21
1. Pengertian pengembangan Koleksi ............................................... .21
2. Kebijakan Pengembangan koleksi ................................................ 23
3. Apek-Aspek Pengembangan koleksi ............................................. 24
4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku ......................................... 25
a. Metode Pengadaan .................................................................. 25
b. Prosedure. ................................................................................ 27
BAB III Gambaran Umum .............................................................................. 28
A. Profil .............................................................................................. 28
B. Visi dan Misi ................................................................................. 29
1. Visi .......................................................................................... .29
2. Misi ......................................................................................... 29
C. Koleksi dan struktur Organisasi ..................................................... . 30
1. Koleksi .................................................................................... 30
2. Struktur Organisasi. ................................................................. 31
D. Layanan Informasi Ilmiah ............................................................. .32
E. Keanggotaan................................................................................... 34
vii
11
F. Waktu pelayanan ........................................................................... 37
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. ..................................................... 38
A. Metode Pengambilan hasil wawancara. ......................................... 38
B. Analisas Kebutuhan Pemakai PDII. ............................................... 38
C. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala diPDII ........................ 39
1. Pembelian ...................................................................................... 39
2. Hadiah ........................................................................................... 43
D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ............................................... .46
E. Seleksi terbitan Berkala di Pusat PDII .......................................... 49
F. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala ......................... 50
1. Shelving ........................................................................................ 50
2. Evaluasi .......................................................................................... . 51
G. Hasil Penelitian ............................................................................... 52
BAB V kesimpulan dan Saran ........................................................................ .56
A. Kesimpulan .......................................................................................... . 56
B. Saran .................................................................................................... .58
Daftar Pustaka. ................................................................................................. 59
Lampiran ......................................................................................................... 61
viii
12
Daftar Ilustrasi Tabel 1 : Tabel Koleksi ................................................................................. 31 Bagan 1 : Bagan Struktur organisas ............................................................... 32 Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian.............................................. 41 Bagan 3 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah ................................................... 44
ix
13
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Keterangan Dosen Pembimbing Skripsi Lampiran 2 Surat Keterangan Izin Penelitian Skripsi Lampiran 3 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Skripsi Lampiran 4 Daftar Wawancara
x
11
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Membicarakan mengenai informasi tentunya tidak terlepas dari
keberadaan sebuah perpustakaan, melalui perpustakaan setiap orang diharapkan
dapat mengakses informasi dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhan.
Disini pentingnya peran perpustakaan bagi kemajuan suatu masyarakat.
Masyarakat mengharapkan terpenuhinya kebutuhan akan informasi
melalui perpustakaan yang dikunjunginya. Keterbatasan informasi pada
perpustakaan pada saat ini menuntut para pustakawaan untuk memberikan
kontribusi yang maksimal diantaranya dengan cara mengorganisasi informasi
seperti kegiatan pengadaan buku perpustakaan. Dalam mengembangkan koleksi
tidak hanya mengadakaan buku-buku saja melainkan pustaka lainnya seperti
majalah, surat kabar atau media cetak yang terbit secara berkala.
Terbitan berkala memuat berita berbagai peristiwa aktual juga memuat
artikel mengenai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi,
kupasan ilmiah, kesenian dan olah raga, cerita hiburan cerita bergambar, iklan,
kesehatan, pertanian dan lain sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan
masyarakat.
Pengembangan koleksi terbitan berkala mencakup semua kegiatan untuk
memperluas koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan
dan evaluasi. Koleksi terbitan berkala perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi
2
yang sistematis dan terarah yang disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran
yang tersedia. Pustakawaan yang bertugas untuk mengembangkan koleksi terbitan
berkala semestinya mengetahui kendala serta tujuan perpustakaan dan siapa yang
memakainya, oleh karena itu sebelum melakukan seleksi dan pengadaan bahan
pustaka diperlukan analisa kebutuhan pemakai terlebih dahulu, dengan cara
mengenali pemakai yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat
berguna untuk melihat apakah penyelenggaraannya telah sesuai dengan tujuannya.
Pengembangan yang dilakukan sebaiknya sesuai dengan prosedur yang
sudah ditetapkan serta diadakan proses evaluasi pengadaan bahan pustaka. Ini
merupakan beberapa rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaan. Dalam kegiatan pengadaan koleksi terbitan berkala perpustakaan,
terikat dan dipandu oleh aturan-aturan yang ada didalam kebijakan
pengembangan. Terbitan jenis apa saja yang menjadi perioritas utama pengadaan
sudah ditentukan dalam kebijakan. Hal tersebut penting digunakan dalam tujuan
agar tidak terjadi kesalahan dalam pengadaan atau terjadi duplikasi dan tidak
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Mengembangkan koleksi perpustakaan merupakan tujuan yang tepat dari
pengadaan buku bahan pustaka. Pemilihan bahan pustaka yang tepat sebaiknya
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka tersebut dalam
berbagai metode pemilihan dari seleksi bahan pustaka sebaiknya dilakukan
dengan pembelian, tukar menukar, hadiah atau deposit, setelah itu dilakukan
kegiatan pendataan bahan pustaka yang telah diadakan oleh perpustakaan.
3
Pengadaan terbitan berkala di perpustakaan bukanlah hal yang mudah
untuk mewujudkannya, karena sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, baik dari
internal maupun eksternal. Secara internal, proses pengadaan bahan pustaka pada
suatu perpustakaan sering dihadapkan pada berbagai masalah tentang proses
pengadaan yang terdapat di perpustakaan tersebut. Tak terkecuali di Pusat
Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(PDII
LIPI). Secara eksternal, bila dana yang diberikan dari pihak perusahaan yang
mempertimbangkan atau dana yang tidak keluar dari perusahaan sehingga terjadi
hambatan dalam proses pengadaannya.
Perpustakaan sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam hal
penyediaan dan penyebaran informasi sangat dipengaruhi oleh faktor penting
yang dapat menentukan keberhasilan pengembangan sebuah perpustakaan. Faktor
tersebut antara lain sumber daya manusia, koleksi, dan sistem manajemen. Ketiga
faktor tersebut merupakan rangkaian kesatuan yang saling mempengaruhi dalam
pembinaan perpustakaan.
Jumlah serta kualitas koleksi merupakan tolak ukur kemajuan suatu
perpustakaan, karena kuantitas dan keragaman koleksi ini ikut mempengaruhi
proses kerja dan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa perpustakaan.
Berdasarkan permasalahan dan latar belakang tersebut, terkait dengan
beberapa masalah yang ditemui dalam hal : kebijakan pengadaan koleksi bahan
pustaka, metode pengadaan koleksi bahan pustaka serta seleksi pengadaan bahan
pustaka, maka penulis mengambil judul skripsi “Pengembangan Koleksi
4
Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi-Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Penelitian yang dilakukan di PDII LIPI dengan mengangkat masalah yang
dilihat dari aspek pengembangan koleksi terbitan berkala. mengingat luasnya
cakupan pengembangan koleksi, penulis membatasi pada masalah prosedur
pengadaan serta kebijakan dalam pengembangan koleksi yang ada di perpustakaan
tersebut.
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana kebijakan Pengembangan Koleksi terbitan berkala di PDII
LIPI ?
2. Bagaimana metode atau prosedur yang dilakukan dalam melakukan
pengadaan koleksi terbitan berkala?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengadaan dan
pengembangan koleksi terbitan berkala.
C. Tujuan dan manfaat
1. Tujuan
Sejalan dengan latar belakang, pembatasan masalah, dan perumusan
masalah tersebut di atas, tujuan penelitian ini adalah :
a. Memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan
berkala PDII LIPI.
b. Memperoleh gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala
PDII LIPI.
5
c. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal
pengembangannya.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, antara lain adalah:
1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk
menentukan kebijakan di perpustakaan khusus
2. Menambah wawasan bagi penulis terutama dalam hal pengembangan
koleksi terbitan berkala perpustakaan
3. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala
yang lebih besar lagi.
D. Metode Penelitian
1. Pendekatan Penelitian
Penelitian ini bersifat deskriptif, yakni penelitian tentang hubungan
fenomena sosial tertentu dengan menganalisa dan menginterpetasikan data yang
ada (Singarimbu dkk, 1999: 4-5). Untuk memperoleh data lapangan penulis
mengadakan pendekatan langsung dengan cara mendatangi obyek yang di teliti
yaitu PDII-LIPI melibatkan berbagai unsur pustakawan, dokumen-dokumen dan
pihak terkait lainnya untuk mendapatkan data dan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam penelitian.
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode
penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah
proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan
gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan
6
informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah (John W
Craswell, 1994: 1)
2. Sampel
Dalam hal ini penulis menggunakan sampel purposif menurut Lincoln
dan Guba (1985) dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari
semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sempel maximum variation
lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel
maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan
variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang
bermacam-macam. (Alwasilah, 2006: 72)
3. Teknik Pengumpulan Data
Pada metode ini peneliti menggunakan dua teknik pengambilan data :
a. Wawancara, dalam hal ini penulis mengadakan tanya jawab dengan pengelola
PDII-LIPI.
b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan PDII-
LIPI untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan
kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang.
4. Teknik Pengolahan Data
Data yang telah diperoleh dengan proses observasi dan wawancara
tersebut, akan diolah dan dianalisa. Kemudian, diperbandingkan antara
pelaksanaannya dengan teori-teori yang sudah diberikan.
7
E. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pembahasan skripsi ini secara keseluruhan maka
penulis menyusun laporan ini dalam lima bab secara berturut-turut sebagai
berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan pokok-pokok pikiran yang tertuang pada
pembahasan skripsi terdiri dari latar belakang masalah yang bertujuan untuk
memberikan alasan yang jelas tentang pemilihan judul, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian yang digunakan dalam
rangka memudahkan penulisan, sistematika penyusunan secara garis besar tentang
pembahasan yang akan di uraikan.
BAB II : TINJAUAN LITERATUR
Berisikan tentang tinjauan literatur terhadap hal-hal yang berkaitan dengan
masalah yang hendak di teliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan
khusus. Selain itu penjelasan mengenai definisi pengembangan koleksi,
kebijakaan pengembangan koleksi, aspek pengembangan, metode dan prosedur
pengadaan. Dan penjelasan pengertian terbitan berkala, jenis-jenis terbitan
berkala.
BAB III : GAMBARAN UMUM
Dalam pembahasan pada bab ini penulis memberikan sejarah dan latar
belakang PDII-LIPI, tujuan dan fungsi, struktur organisasi, visi, misi, program
8
kerja, sumber dana, SDM, serta koleksi dan fasilitas, dan para pengguna PDII-
LIPI
BAB IV : HASIL PENELITIAN
Gambaran hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai
pengembangan koleksi di PDII-LIPI.
Bab V : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah
melakukan penelitian dan saran atau solusi atas permasalahan yang diangkat dari
penelitian yang telah dilakukan yang akan ditunjukan untuk PDII-LIPI.
99
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan
oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga seperti perpustakaan umum,
perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi sebagai koleksi
yang khusus berbentuk laporan, buku, dan bahan tercetak lainnya dengan
cara penggunaannya secara khusus pula untuk pembaca tertentu. (Nurhadi,
1999: hal 1.5).
Menurut Luwarsih pringgoadisurjo perpustakaan khusus adalah
perpustakaan yang menekankan koleksi dan pelayanan khusus pada suatu
bidang khusus atau bidang-bidang lainnya yang berkaitan satu sama lain.
Pada kategori perpustakaan khusus mencangkup pula perpustakaan yang
menekankan koleksinya pada bentuk khusus seperti naskah-naskah kuno,
film, peta, piringan hitam, dsb.(Luwarsih, 1971 : hal 1).
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan
untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi
sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian
dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan,
institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan
pendidikan misal perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi
pemerintah dan lain sebagainya. Perpustakaan khusus biasanya juga
10
mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang
ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan
kedudukannya. ( holidin, holidin.multiply.com/journal)
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah
departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi masa, militer,
industri, maupun perusahan swasta.
Perpustakaan pemerintah atau non pemerintah atau lembaga yang
digolongkan pada perpustakaan khusus kini sudah banyak tersebar
diberbagai tempat dan ada di tiap-tiap lembaga, umumnya di pusat-pusat
pemerintahan kota maupun daerah. Keberadaan perpustakaan ini biasanya
menyesuaikan dengan fungsi dan tugas lembaga yang menaunginya baik
pada jenis koleksi, pemakai, dan pengelolaannya. (Sholeha, 2008: 146)
Dalam buku perpustakaan jendela peradaban : teks, konteks, dan
dinamika pembahasan undang-undang tentang perpustakaan menerangkan
beberapa peraturan atau pasal yang berisi membahas mengenai penyediaan
bahan pustaka, adanya standar nasional perpustakaan, bantuan pemerintah
dalam pengelolan koleksi dan pengembangannya, layanan baik untuk
pemustaka dilingkungannya atau pemustaka diluar lingkungannya.
(Sholeha, 2008: 146)
11
2. Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan khusus atau dinas, menurut kepentingan mentri
pendidikan kebudayaan nomor 0103/O/1981 mempunyai fungsi sbb:
a. pusat referensi para karyawan atau karyawati maupun anggota
dari instansi lembaga bersangkutan.
b. Pusat penelitian bagi petugas dari instansi atau lembaga yang
bersangkutan.
c. Sarana untuk mempelancar pelaksanaan tugas instansi atau
lembaga yang bersangkutan.( Mudjito, 1999 : 14)
3. Koleksi
Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di
dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk
mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus
adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis
terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar
dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran
informasi. ( holidin, holidin.multiply.com/journal)
Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada
beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal
ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam
12
bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.
(holidin, holidin.multiply.com/journal)
a. Ada tiga macan koleksi perpustakaan khusus
1) Buku yang meliputi monograf , karya tercetak yang terdiri dari
49 halaman atau lebih.
2) Bahan berkala meliputi surat kabar, majalah, tabloid.
3) Bahan audio-visual, meliputi film, video, gambar, peta, globe,
microfilm, rekaman suara, kaset, phone recorder, dan lain
sebagainya.
Menurut Ferguson ada 14 macam koleksi perpustakaan :
1) Jenis buku
Yang dikelompokan dalam jenis buku adalah :
a) Monograf adalah buku yang diterbitkan dalam sebuah
volume mengenai suatu subyek.
b) Kamus adalah berisi daftar kata atau istilah yang
biasanya di susun menurut abjad dalam bidang tertentu.
c) Ensiklopedia adalah suatu keterangan yang agak
panjang yang disusun menurut abjad atau abjad
menurut topik.
13
d) Buku pegangan adalah informasi yang mendasar dan
menyeluruh mengenai suatu bidang.
e) Direktori adalah daftar nama dan alamat organisasi atau
peerseroan atau suatu produk, kadang-kadang disertai
dengan keterangan singkat.
f) Data statistik adalah karya statistik yang menyangkut
topik tertentu yang umumnya selalu di perbahrui.
g) Treatis adalah karya yang mengenai suatu bidang yang
sangat mendalam sering dalm beberapa volume.
h) Prosiding adalah kumpulan makalah yang disampaikan
dalam seminar dapat berupa suatu volume atau lebih.
i) Terbitan seri misalnya rivieu tahunan : berisi laporan
perkembangan yang umumnya muncul dengan judul
annual review of,,,,progress in...
j) Kumpulan informasi khusus adalah karya yang meliputi
topik khusus yang biasanya diperbahrui secara tidak
teratur atau bahkan tidak pernah diperbahrui, tapi
memiliki kegunaan dalam jangka panjang.
14
b. Jenis berkala
Jenis berkala adalah terbitan yang dikeluarkan
secara berkala untuk jangka waktu tertentu secara teratur
dan diharapkan akan terbit untuk selamanya.
c. Terbitan pemerintah
Jenis terbian ini diterbitkan oleh berbagai lembaga
pemerintah baik lokal, regional, nasional dan internasional.
Sering disebut juga dengan terbitan resmi yang diterbitkan
dalam berbagai bentuk misal bentuk mikrofilm, bahan
audio-visual dan dalam bentuk disket.
d. Literature perdagangan
Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan
atau kumpulan dari beberapa perusahaan yang ditunjukan
untuk masyarakat umum.
Jenis-jenisnya ialah :
a) Katalog perdagangan, berisi tentang produk yang
dikeluarkan oleh perusahaan agar diketahui
masyarakat umum, bahwa bahan-bahan tersebut
mereka jual.
15
b) Laporan, biasanya tentang laporan keuangan atau
kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui
oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan
masyarakat
e. Literatur pelayanan
Literatur jenis ini memberikan informasi kepada
masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki
produk tertentu untuk masyarakat dan siap melayani
biayanya diterbitkan secara berkala mingguan, bulanan,
dalam bentuk brosur, perubahan peraturan, mengenai
pajak, data keuangan atau berita yang penting untuk
diketahui khalayak ramai
f. Standar dan spesifikasi
Standar adalah dokumen yang berisi seperangkat
kondisi yang harus dipenuhi merupakan terbitan bersifat
teknik yang menyatakan bahwa bagaimana suatu produk
harus dikerjakan, mengikuti ukuran tertentu yang telah
dicoba sesuatu dengan aturan yang telah ditetapkan.
g. Cetak ulang dan pendahuluan
Cetakan ulang adalah kopian dalam bentuk panflet
dari sebuah makalah tunggal yang pernah diterbitkan dalam
16
jumlah atau pernah disajikan dalam bentuk kongres. Cetak
pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan yang
sebenarnya dibuat.
Beberapa lembaga profesional banyak yang
menerbitkan cetak ulang atau cetak pendahuluan yang
umumnya dicetak dalam bentuk yang tidak permanen.
h. Terjemahan
Sering diperlukan untuk karya-karya ilmiah yang
diterbitkan dalam bahasa asing. Ini bisa diperoleh dari pusat
terjemahan dan bisa dibuat sendiri.
i. Emphemera
Ini adalah bahan-bahan yang tidak terjilid misalnya
keliping surat kabar, panflet atau pada bidang yang lebih
kecil. Emphemera sering berisi informasi yang bermanfaat
dan tidak bisa ditemukan dimana-mana. Kadang-kadang
hanya bernilai sementara.
j. Tesis dan disertasi
Ini merekam hasil penelitian oleh calon-calon
dokter atau master dari berbagai universitas, sekolah tinggi
atau institut.
17
k. Bahan yang dibaca oleh komputer
Bahan lubang Bisa didapatkan dari perangkat keras
komputer sebagai bahan sajian untuk pemakaian komputer
tersebut. Banyak juga dalam bentuk abstrak dan indeks.
l. Laporan dan arsip perusahan
Ini adalah terbitan suatu lembaga atau organisasi
yang berisi informasi, misalnya : rekaman penelitian asli,
laporan atau perkembangan proyek, memorandum atau
koresponden, catatan rapat atau prosiding seminar, catatan
paten, makalah untuk dipersentasikan atau dipublikasikan
pegawai lembaga yang bersangkutan, gambaran teknik
terkadang dalam bentuk non cetak.
m. bahan audiovisual
ini adalah terbitak yang dalam bentuk bermacam-
macam misalnya, film, slide, audio kaset, foto dan
gambaran juga grafik, rekaman advertansi juga AV (audio-
visual).
n. bentuk mikro
banyak bahan yang seperti disebutkan diatas namun
dibuat dalam bentuk mikro. Jadi merupakan miniatur dari
18
bentuk aslinya. Banyak laporan teknik dalam penerbitan
pemerintah atau industri ada dalam bentuk mikro ataupun
buku-buku. Terkadang ada bentuk mikronya. ( Karmidi,
1999: 3.6 - 3.11)
B. Terbitan Berkala
1. Pengertian terbitan berkala (periodicals) atau majalah
Lasa (1989), Terbitan atau publikasi berseri dan berkelanjutan
kecuali surat kabar, terbitan secara teratur dalam waktu yang
berselang-seling, mungkin sekali terbit dengan kala atau frekuensi
tengah mingguan (seminggu dua kali) atau dapat terbit setiap semester.
Majalah biasanya berisi sekumpulah artikel yang merupakan
konstribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Artikel majalah
tersebut dirancang untuk dibaca sebagai bacaan yang naratif. Artinya,
kita harus membaca tuntas seluruh artikel tersebut. (Yuyu, 1996: 9)
Bahan jenis ini merupakan sumber yang paling penting bagi
suatu perpustakaan khusus. Dari nomor ke nomor dari volume ke
volume penerbitan majalah kemudian dikumpulkan. Setelah terkumpul
lengkap satu volume kemudian dijilid agar tidak hilang volume-
volumenya.(Karmidi, 1999: 3.8)
19
2. Jenis-jenis Terbitan Berkala
a. Majalah Komersial
Kelompok ini adalah kelompok yang terbesar majalah
perdagangan, majalah yang berhubungan dengan profesional dan
aktivitas ekonomi dan lain-lain. Tujuan utama dari majalah ini
adalah keuntungan ekonomi yaitu dengan berusaha agar majalah
yang diterbitkan di beli oleh masyarakat.
b. Majalah ilmiah
Sebagian besar majalah ini diterbitkan oleh institusi
pendidikan maupun lembaga-lembaga penelitian. Namun kini
banyak majalh jenis ini yanng diterbitkan oleh penerbit komersial.
c. Majalah lokal atau majalah sendiri
Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sasaran
komunikasi dalam lingkungan sendiri. Fungsinya adalah
komunikasih antar perusahaan dan staf, pemegang saham dengan
pihak luar atau semuanya.
d. Advance in Year’s Work in
Jenis majalah ini agak berbeda dengan majalah pada
umumnya dalam formatnya maupun frekuensi terbitnya. Kadang-
kadang majalah jenis ini hanya berisi satu atau dua artikel saja
20
namun kajiannya sangat mendalam, frekuensi terbitnyapun
kadang-kadang tidak teratur.
e. Surat kabar
Surat kabar adalah salah satu terbitan berseri yang sangat
kaya akan berita atau informasi mukhtakhir. Terbitan jenis ini
banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita atau dengan kata
lain mewartakan atau mengabarkan suatu berita.
f. Buku Tahunan
Jenis terbitan ini diterbitkan secara berseri dengan kala
tahunan. Menurut Harrod buku tahunan tersebut didefinisikan
sebagai terbitan yang berisi informasi mukhtahir dalam bentuk
deskriptif atau statistik yang diterbitkan setahun sekali.
g. Seri Monograf
Harrod mendefinisikan seri monograf sebagai terbitan
monograf yang dipublikasikan secara berseri dan diberi judul seri
dan judul setiap nomor. Biasanya seri monografi ini diterbitkan
oleh universitas atau organisasi profesi.
h. Proseding
Harrod mendefinisikan proseding adalah publikasi cacatan
pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah
21
atau suatu institusi dan biasanya dilengkapi dengan makalah-
makalah atau laporan yang dibacakan atau dipersentasikan pada
pertemuan tersebut.
i. Transaction dan Memoar
Transection dan memoar merupakan salah satu bentuk terbitan
berseri dimana makalah-makalah tersebut sebelumnya sudah
dibacakan atau dipersentasikan dalam pertemuan ilmiah dari suatu
organisasi profesi atau masyarakat ilmiah. (Yuyu, 1996: 9- 19)
C. Pengembangan Koleksi
1. Pengertian Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dilakukan
oleh pustakawan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Dalam
kebutuhan pemakainya pustakawan harus memperhatikan kebutuhan
pemakainya.( Saiful-Haq dkk, 2006: 76)
Pengembangan koleksi mencakup semua untuk memperluas
koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan
dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi yang
sistematis dan terarah disesuakan dengan tujuan, rencana dan anggaran
yang tersedia. Pustakawan yang bertugas untuk pengembangan koleksi
harus tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya, Oleh karena itu
sebelum melakukan seleksi dan pengadaan koleksi sangat diperlukan
22
analisis kebutuhan pemakainya terlebih dahulu dengan cara mengenal
masyarakatnya yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang
sangat berguna untuk melihat apakah tujuan penyelenggaraan
perpustakaan tersebut telah tercapai atau belum tercapai.
Dalam megembangkan koleksi perpustakaan tim seleksi dan
pengadaan koleksi harus melihat tujuan dan fungsinya dari
perpustakaan tersebut. Dalam pengembangan koleksi sendiri harus
memperhatikan beberapa aspek penting yang bisa memberikan atas
tujuan dan fungsi perpustakaan tersebut.( Yulia, 1993: 11)
Dan ada beberapa peraturan yang mengatur dalam
pengembangannya dan sebagai berikut ini peraturannya :
2. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Menurut Sukarman koleksi perlu dibina dan dikembangkan
secara terus menerus agar terjaga ketersediaan dan kemukhtahirannya.
Untuk membina koleksi yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan
perpustakaan hendaknya memilki pedoman tertulis pengembangan
koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan
pengembangan.(Sukarman, 2000 : 19)
Tetapi pendapat Sukarman yang lain mengatakan langkah awal
dari pengadaan buku adalah melakukan pemilihan atau seleksi. Dalam
melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijakan
secara tertulis. Kebijakasanaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu
23
disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum
dan program perpustakaan sesuai dengan
perkembangannya.(Sukarman,2000 : 20)
Sukarman mengatakan bahwa perpustakaan khusus perlu
mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis. Kebijakan
ini merupakan panduan agar pengembangan koleksi menjadi lebih
terarah. Dokumen kebijakan mencakup sebagai berikut :
a. Penjabaran jenis bahan koleksi yang akan dibangun untuk tujuan
pengembangan koleksi dan hubungannya visi dan misi
perusahaan.
b. Pengembangan bahan perpustakaan yang berkualitas dan relevan
termasukdidalamnya menyebutkan kriteria bahan yang akan
dikoleksi dan yang akan ditolak.
c. Penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab orang – orang
yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
d. Perencanaan anggaran perpustakaan.
e. Panduan mengenai penerimaan hadiah atau donasi yang meliputi
alasan mengapa diterima atau menolak jenis bahan koleksi
tetrtentu.
f. Panduan langkah-langkah yang harus dilakukan ketika suatu
bahan koleksi dipertanyakan keberadaannya.
24
3. Aspek – aspek Pengembangan
Menurut Saiful-Haq aspek-aspek pengembangan secara umum,
proses pengembangan kolesi mencakup tiga aspek utama yaitu :
a. Seleksi (selection)
Adalah aktivitas yang penting untuk memperhatikan karena
ini merupakan langkah awal dalam proses pengembangan
seleksi. Pustakawan harus mendapatkaan input dari
komunitas pemakai untuk mendapat informasi mengenai
bahan yang diperlukan.
b. Pengadaan (Acquisition)
Adalah proses mendapatkan bahan perpustakaan yang
sudah melalui proses penyeleksian.
c. Penyiangan (weeding)
Adalah salah satu kegiatan yang diharus lakukan secara
reguler sehingga bahan koleksi di perpustakaan akan selalu
relevan dan menarik bagi pemakainya. (Saiful-Haq dkk,
2006: 78 – 87)
4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku
a. Metode Pengadaan
Ada beberapa metode dalam pengadaan bahan pustaka
diantaranya ;
25
1) Pembelian
Setelah mendapat informasi tentang bahan pustaka yang akan
dibeli selanjutnya adalah mendaftar bahan pustaka tersebut,
kemudian diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka yang akan
dibeli. Setelah diverivikasi, apakah bahan pustaka tersebut perlu
duplikasi.(Karmidi, 1999: 3.4)
2) Hadiah
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara langsung
diterima penyumbang atau diminta perpustakaan yang menerima
hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal :
a) Meneliti kiriman hadiah dan mencocokannya dengan surat
pengantarnya.
b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka,
maka perlu :
a) Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.
b) Mengirimkan surat permohonan hadiah.
26
c) Setelah bahan pustaka diterima lakukan pemerikasaan
dengan mencocokkan daftar kiriman hadiah dengan
surat pengantar.
d) Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan
terima kasih.
3) Pertukaran
Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu :
a) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya,
misalnya, biaya pengiriman.
c) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih
pemesan.
d) Mencatat alamat pemesan.
e) menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh
perpustakaan atau lembaga yang memesan. (Saiful-Haq
dkk, 2006: 81-82)
27
b. Prosedur Pengadaan
Ada dua cara pengadaan yang dilakukan oleh pihak
perpustakaan untuk memperoleh bahan yang diperlukan sesuai dari
hasil penyeleksian, yaitu sistem pengadaan melalui perantara dan
sistem pengadaan langsung.
1) Pengadaan melalui perantara
Yang dimaksud dengan pengadaan bahan pustaka
melalui perantara adalah bahwa penyediaan seluruh bahan
pustaka tersebut dikoordinir oleh vendor atau agen atau
rekanan.
2) Pengadaan langsung
Yang dimaksud dengan pengadaan langsung adalah
pengadaan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan tanpa
melalui vendor atau rekanan. (Saiful-Haq dkk, 2006: 83-84)
`
2828
BAB III GAMBARAN UMUM
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
A. Profil
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII), Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia(LIPI) didirikan tahun 1965 dengan nama Pusat
Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) di bentuk berdasarkan SK Mentri
Urusan Research Nasional No. 107/M/kpts./Str./65. Pusat ini merupakan
pengembangan dari bagian Dokumentasi Majelis Pengetahuan Indonesia
(MIPI) sebelum berganti nama LIPI pada tahun 1967. Perubahan nama
tersaebut seiring dengan reorganisasi LIPI pada tahun 1986. Selanjutnya,
PDII-LIPI kembali mengalami reorganisasi berdasarkan keputusan kepala
LIPI No. 1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001.
Berdasarkan SK Kepala LIPI No. 1151/M/2001, tanggal 5 Juni
2001 PDII-LIPI mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan,
penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana
dan program, pelaksanaan penelitian, penyusunan serta evaluasi, dan
penyusunan laporan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah. Dalam
pelaksanaan tugas tersebut PDII-LIPI menyelanggarakan fungsi penyiapan
bahan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan
teknis, evaluasi dan penyusunan laporan penelitian dan pelayanan
dibidang dokumentasi serta informasi ilmiah, serta pelaksanaan urusan tata
usaha.
29
Tugas tersebut dilaksanakan PDII bekerjasama dengan lembaga
penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dan instansi lain yang
terkait dalam upaya mengumpulkan datanya. Publikasi tersebut terdiri dari
laporan penelitian, jurnal ilmiah, tesis S2 dan S3, dokumen paten,
prosiding, makalah seminar, dan lain-lain.
Untuk memberikan kemudahan akses informasi bagi masyarakat
pengguna, telah dikembangkan pangkalan data yang memuat data dari
publikasi tersebut yaitu pangkalan data bibliografi, sebagian dengan
abstrak, juga sedang dikembangkan pangkalan data teks lengkap dari
hasil-hasil penelitian dan dokumen paten indonesia. Selain itu, PDII juga
menerima dan berlangganan jurnal ilmiah asing agar peneliti dapat
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan di bidangnya.
B. Visi dan Misi
1. Visi
Menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi
ilmiah dalam rangka ikut membangun masyrakat yang adil, cerdas, kretif,
intergratif, dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang
humanistik.
2. Misi
Melaksanakan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa dibidang
dokumentasi dan informasi ilmiah.
30
C. Koleksi dan Struktur Organisasi
1. Koleksi
Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai koleksi yang cukup lengkap
dalam bidang IPTEK, termasuk ilmu-ilmu sosial. Koleksi berupa buku,
majalah, laporan penelitian, tesis, disertasi, paten, surat kabar serta
literature skunder seperti bibliografi, majalah indeks dan sari karangan.
Selain dalam bentuk tercetak, juga terdapat koleksi dalam bentuk mikrofis
atau mikrofilm dan CD-ROM.
No Koleksi Jumlah
1. Artikel majalah dan makalah seminar 123.076
2. Buku, prosiding, referensi, konflik 50.455
3. Jurnal Indonesia terjilid 7.411
4. Tesis dan disertasi 26.896
5. Artikel jurnal Asing (jurnal langganan 1998) 66.095
6. Paten Indonesia 7.364
7. Artikel Majalah Asing Full text 4.616
8. Koleksi IPSK 16.900
9. Laporan penelitian dengan abstrak 13.057
10. Koleksi Mikrofis 14.550
11. Tesis dengan abstark 2.531
12. Peten pesanan(pesanan penelusuran) 4.679
13. Karya Ilmiah Peneliti 10.582
31
KEPALA PUSAT
BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN
SUB BAGIAN
BIDANG PENGEMBANGAN SISTEM PENELOLAAN DOKINFO “KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL”
KELOPOK JABATAN FUNGSIONAL
BIDANG DOKUMENTASI BIDANG INFORMASI
SUB BIDANG AKUSISI DAN KOLEKSI LITERATURE
SUB BIDANG SARANA KOMPUTER
SUB BIDANG KERJASAMA
SUB BIDANG REPROGRAFI
SUB BIDANG JASA KEMASAN INFORMASI
BIDANG SARANA TEKNIS
SUB BIDANG PENGOLAHAN LITERATURE
SUB BIDANG PANGKALAN DATA LITERATURE
SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI
SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI
14. Teknologi tepat guna 15.721
15. Kliping Koran 2.912
16. Laporan penelitian 47.271
Jumlah koleksi 414.116
Tabel 1
Jumlah koleksi
2. Struktur Organisasi Pusat Dokumtasi dan Informasi Ilmiah
Bagan 1 struktur organisasi
32
D. Layanan Informasi Ilmiah
Pemberian layanan informasi dimaksudkan agar masyarakat dapat
mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan bidang dan minatnya, baik
tentang sejarah maupun perkembangan dalam dan luar negeri. Tersedia
berbagai jasa informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan
penelitian dan pengembangan, konsultasi, industri, termasuk usaha kecil
dan menengah, serta belajar mengajar.
PDII-LIPI memiliki perpustakaan yang diperuntukan bagi
pengguna yang dapat datang langsung untuk memanf atkan fasilitas yang
tersedia. Bagi pengguna yang tidak memiliki waktu, kemampuan
menemukan informasi dengan cepat dan ingin mendapatkan informasi
yang sesuai dan siap dimanfaatkan, PDII-LIPI menyajikan beberapa
bentuk kemasan informasi yang disesuaikan dengan keperluan.
1. Paket Informasi Teknologi Industri dan Agro Industri
Kumpulan informasi ilmiah yang terseleksi mengenai tinjauan
perkembangan teknologi atau proses tsuatu bidang tertentu.
Panduan usaha bagi pemula yang menciptakan industri rumah
tangga atau industri kecil.
2. Pohon Industri
Yang ditunjukan bagi pengusaha untuk melakukan dan
mengembangkan deversifikasi produk yang bernilai ekonomi.
33
3. Media Digital, terdiri dari berbagai bentuk kemasan :
a. Database hasil penelusuran , kumpulan informasi dalam
bentuk database sehingga mudah untuk ditemukan
kembali(searching), di tambah serta di intergrasikan dengan
database yang lain.
b. Analisi informasi khusus dalam bentuk digital yaitu
kumpulan informasi tentang topik tertentu dalam kurun
waktu tertentu.
4. Terbitan Informasi Aktual
PDII menerbitkan informasi yang dianalisis dari berbagai
terbitan mengenai suatu topik tertentu yang sedang hangat
dibicarakan atau menjadi masalah di masyarakat dalam bentuk
a. Info Ristek merupakan informasi yang disajikan dalam
bentuk review atau tinjuan dari hasil-hasil penelitian yang
pernah ada dan dapat memberikan solusi di bidang
informasi
b. Fokus Informasi dalam 16 Bidang yang disajikan bagi
masyarakat ilmiah yang ingin mengikuti perkembangan
informasi iptek indonesia secara berkesinambungan dalam
bentuk kumpulan abstrak.
34
5. Pengemasan Laporan RUT
a. Penawaran Teknologi
b. Tracking RUT
c. Abstrak Laporan RUT
Pembuatan database penelitian tradisional (a) Tanaman Obat
Tradisional, (b) Zat Warna Alami, (c) Alat-alat tradisional Pertanian di
Jawa Barat
E. Keanggotaan
1. Untuk menjadi anggota perpustakaan PDII-LIPI sebagai berikut:
a. Bertempat tinggal dan beraktivitas di wilayah JABODETABEK
(Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).
b. Peneliti, Dosen, Karyawan suatu instansi pemerintah atau swasta serta
mahasiswa perguruan tinggi yang berlokasi di wilayah
JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).
c. Mengisi formulir yang telah disediakan.
d. Menyerahkan
1) Surat pengantar dari instansi tempat berkerja atau dekan , ketua
jurusan dari perguruan tinggi setempat.
35
2) Fotokopi kartu tanda penduduk(KTP), kartu tanda mahasiswa
(KTM).
3) Fotokopi bukti pembayaran SPP tahun akademik yang sedang
berjalan (bagi mahasiswa).
4) Pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar.
e. Membayar iuran anggota perpustakaan
1) Karyawan Rp. 50.000,00/semester.
2) Mahasiswa Rp. 30.000,00/semester.
2. Masa berlaku keanggotaan
a. Setiap anggota perpustakaan diberi kartu tanda anggota yang
berlaku sebagai berikut :
1) Peneliti, Dosen dan karyawan : enam bulan terhitung memulai
tanggal pendaftaran.
2) Mahasiswa semester ganjil : Sepember – Fabruari
Mahasiswa semester genap : Maret – Agustus
3. Persyaratan peminjaman
a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam dua buku selama dua
minggu (14 hari).
36
b. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebesar
Rp.500,00/buku/hari.
c. Peminjaman dapat diperpanjang selama buku tersebut tidak
diminati oleh anggota lain dengan cara datang langsung (tidak
melayani perpanjang melalui telepon).
d. Tidak diperbolehkan meminjam kartu anggota utuk kepentingan
orang lain.
e. Seandainya buku yang dipinjam hilang peminjam diwajibkan
mengganti dengan judul yang sam atau seharga buku tersebut atau
disesuaikan dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.
f. Buku referensi, majalah, laporan penelitian, tesis atau disertasi,
mikrofilm atau mikrofis dan beberapa koleksi yang lainnya sesuai
dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi, hanya dapat
dibaca atau difotokopi di perpustakaan PDII-LIPI.
g. Perpustakaan berhak menolak meminjamkan sesuatu buku dengan
alasan akan dipergunakan untuk keperluan dinas PDII-LIPI atau
keperluan lain sesuai kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.
h. Kehilangan kartu anggota perpustakaan di harus segera lapor dan
dikenakan denda sebesar Rp. 5000,00 sebagai pengganti kartu yang
baru
37
F. Waktu pelayanan
Waktu berkunjung perpustakaan
Senin – Sabtu : 08.30 – 15.30
Minggu dan hari libur nasional : TUTUP
3838
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil wawancara
1. Metode Pengambilan hasil wawancara
Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian
deskriptif kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara
dengan kepala Sub Bid Akusisi dan Koleksi Literatur Pusat Dokumentasi dan
Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), Ibu Cut
Armansyah yang akan disingkat menjadi (CA). Selain itu penulis juga
mewawancarai pustakawan bernama bapak Ponmin yang akan disingkat
menjadi (PN) dan pengunjung yang datang untuk mencari informasi.
Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam
bab ini
2. Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi
Ilmiah
Berbagai cara dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk
mengetahui kebutuhan pemakai, kegiatan ini dilakukan dengan beberapa
cara untuk mengadakan terbitan berkala seperti
(1) daftar permintaan peneliti LIPI.
(2) Data-data dari jumlah pusat penelitian seperti 27 pusat LIPI dan 20
balai yang tersebar di seluruh Indonesia.
(3) data minat atau kebutuhan informasi para peneliti dan pemustaka.
39
Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain
itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai
penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia.
3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi
dan Informasi Ilmiah
Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga
cara sebagai berikut :
a. Pembelian
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran
dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan
jurnal (untuk tahun 2007-2008). Sebagian atau sisa dari anggaran untuk
membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar
Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari
anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli
buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah,
namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang
cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut
“ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti” (Informan CA)
40
Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah
PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan
oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang
tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak
PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat
mendesak untuk dibeli.
Dalam pembelian majalah atau terbitan berkala PDII-LIPI
melakukan beberapa cara pembelian yang akan di pesan, misalkan majalah
tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara
memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk
elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di
inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI
memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang
dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena
harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih
jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik
dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus
menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
41
Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini :
Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian
Pemilihan judul dari Katalog
Pemilihan judul oleh peneliti LIPI
Daftar jurnal yang di beli
Membayar invoice
Terima tagihan
Order ke penerbit
Majalah datang
Proses pembelian
Judul disesuaikan
selesai
mulai
42
Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut:
Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para
peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan
dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan
pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian.
Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada
penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima
tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal
tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh
PDII-LIPI.
Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah
waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun
sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada
tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun
2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman
terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil
wawancara berikut ini
“ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang tahun 2008 atau 2009 “ (informan CA)
43
b. Hadiah
Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari
para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN
(International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan
ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal
dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di
seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan
terbitannya.
Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan
diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan
disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah
terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan
majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya,
tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat
ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah
populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi
dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati display sebagai
referensi.
Majalah terbitan berkala yang di dapat dua eksemplar akan diolah.
Satu eksemplar yang telah di olah di berikan kebagian pengolahan untuk
dibuat ISJD, IMM, dan FOKUS setelah diolah maka akan disebarkan pada
peneliti LIPI, pemakai PDII-LIPI. Satu eksemplar langsung diberikan
pengguna untuk digunakan atau dimanfatkan informasinya.
44
Proses penerimaan hadiah jurnal dapat dilihat pada bagan dibawah
ini :
Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah
Keterangan bagan di atas sebagai berikut:
Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar maka akan
dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan
kelengkapannya. Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan untuk
Penerimaan 2 eks
Di olah
Di berikan ke
Buat daftar pengiriman majalah
Pengecekan kelengkapan ke bagian
pengadaan
Di tarik ke pengolahan untuk dijilid
1 eksemplar di berikan ke perpustakaan
1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid
Kebagian pengolahan
mulai
Selesai
45
digunakan oleh pemakai dan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid
Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM (Induk
Majalah Ilmiah Indonesia semua bidang ilmu), FOKUS (informasi yang
berisi artikel majalah ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan
diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD
(Indonesian Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDII-
LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat
diakses melalui internet. Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik
kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu
pengecekan kelengkapan volume dan nomor. Apabila sudah lengkap maka
dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan
kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover
dan punggung jurnal terjilid. Dibuat daftar penerimaan majalah lalu
dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan
data majalah. Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan.
Kendala dalam pengadaan hadiah adalah saat pengiriman jurnal ke
PDII-LIPI, terkadang para penerbit memberikan terbitannya tidak tepat
waktu. Seperti terbitan untuk tahun 2007 baru sampai ke PDII pada tahun
2008 atau 2009. Disuplay adalah pengiriman terbitan yang berada diluar
pulau Jawa adalah biaya pengiriman yang tidaklah murah seperti
wawancara berikut ini :
“begini misalnya penerbit majalah tersebut berada di Nusa Tenggara Timur, maka pengiriman agak terhambat karena selain jauh dan lama pengiriman ada biaya kirim yang cukup mahal karna di luar pulau Jawa jadi pengiriman mempunyai biaya mahal
46
kalau hanya satu atau dua judul akan sayang biaya kirim jadi setelah banyak judul dari tahun 2006 sampai tahun 2008 akan dikirim lagsung maka dari itu kita tidak mendapatkan kiriman tepat pada waktu permasalahan adalah biaya kirim yang mahal tersebut jadi yang menjadi pertimbangan kita” (informan CA)
c. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Sejak berdirinya pada tahun 1967 PDII sudah menetapkan
kebijakan tertulis, namun sejak beberapa tahun terakhir kebijakan
dilakukan tidak tertulis. Namun pengembangan akan dilaksanakan sesuai
dengan kebutuhan dan permintaan para pemustaka. PDII-LIPI melakukan
kebijakan tetap disesuaikan dan mengacu pada hal-hal seperti:
(1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan
dengan kebutuhan pemakai.
(2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang
diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai
LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki
terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah
(3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di
LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh
pemakai.
(4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi
jurnal tersebut jurnal ilmiah.
(5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah
hiburan.
47
Dalam hal ini kebijakan dibuat dan diputuskan hanya kepada pihak
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dan tidak ada pihak lain yang
ikut andil dalam pengambilan kebijakan pengembangan yang telah
ditetapkan. Walaupun banyak sekali kendala yang dihadapi oleh PDII-
LIPI dalam pengambilan kebijakan, salah satunya adalah anggaran yang
diberikan kepada PDII-LIPI, sehingga untuk mengadakan terbitan berkala
mendapat hambatan namun pihak PDII-LIPI menyiasati dalam
pengembangan.
Tujuan diadakan kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala
di PDII-LIPI didasarkan atas kebutuhan pemakai. Kebijakan tersebut
berkembang oleh kegiatan penelitian dan ilmu pengetahuan yang sedang
trend. Selain itu pengembangan majalah atau terbitan berkala disesuaikan
dengan bidang terkaitnya pada masa kini, antara lain :
(1) menyediakan informasi ilmiah bagi penelitian, pengkajian, dan
pengguna lain
(2) memperlancar pelayanan informasi sehingga kebutuhan informasi
pengguna terpenuhi
(3) menjaga kontinuitas kemutakhiran informasi yang dibutuhkan
kegiatan penelitian, pengkajian, dan pengguna lainnya. Seperti
hasil wawancara berikut ini :
“jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI.
48
Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya” (Informan CA) Sejak terkomputerisasi PDII-LIPI tidak hanya mengembangkan
terbitan berkala secara tercetak namun telah dikembangkan secara
elektronik. Sehingga memudahkan para pengguna untuk mengakses dan
mendapatkan informasi yang diinginkan dan lebih fleksibel seperti yang
diberi penjelasan oleh informan yang bertanggungjawab dalam kebijakan.
Selanjutnya, melalui wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan
tentang pengembangan jurnal asing elektronik dan jawaban yang
dikemukakan oleh informan sebagai berikut :
“saat ini PDII mengembangkan majalah secara online selain harga lebih terjangkau jurnal yang diinginkan lebih banyak bila kita membeli secara tercetak hanya mendapatkan beberapa judul saja bila membeli secara elektronik kita mendapatkan jurnal sebanyak 2000 Judul, jadi sejak tahun 2008 sampai sekarang kami membeli jurnal secara online selain itu jurnal tersebut dapat diakses seluruh pengguna yang ada di indonesia terutama para peneliti LIPI yang berada di LIPI yang tersebar diseluruh indonesia” (Informan CA) Sejak berdiri PDII-LIPI kebijakan pengembangan memiliki masa
kadarluarsa. Setiap satu tahun sekali kebijakan tersebut dirubah dan
disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna. Tetapi dalam
beberapa tahun terakhir ini dan sejak berlangganan majalah asing secara
49
elektronik tidak ada perubahan dalam kebijakan pengembangan. namun
harus disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai dan permintaan
peneliti.
Kendala yang dihadapi pihak PDII dalam berlangganan jurnal
secara elektronik adalah sulit memberikan bukti untuk
pertanggungjawaban dalam pengadaan, karena bila berlangganan secara
elektronik akan hilang begitu saja bila sudah berganti tahun. Seperti
wawancara oleh informan sebagai berikut.
“bila berlangganan secara online kita tidak dapat memberikan bukti kepada pemerintah, karena bila habis waktu atau sudah berganti tahun jurnal yang sebelumnya tidak dapat disimpan kecuali kita mendownlod jurnal-jurnal tersebut. Namun karena keterbatasan sumber daya manusia, kita tidak dapat mendownlod jurnal tersebut karena itu para pustakawan pun mempunyai kesibukan dan kesulitan untuk mendowlod jurnal sebanyak 2000 judul kecuali para peneliti-peneliti dan pemakai yang membutuhkan jurnal tersebut” (Informan CA)
d. Seleksi terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi
Ilmiah
Sarana yang digunakan untuk menyeleksi majalah atau terbitan
berkala yang akan dimiliki PDII-LIPI, majalah atau terbitan berkala dalam
negeri atau majalah Indonesia adalah majalah yang dalam bentuk
hadiahkan akan diseleksi untuk dilihat apakah majalah atau terbitan
berkala tersebut majalah ilmiah atau tidak ilmiah. Bila majalah tersebut
ternyata tidak ilmiah, PDII-LIPI akan tetap menyimpannya. Namun hanya
akan disimpan dan di tempatkan di tempat khusus untuk majalah populer
atau biasanya ditempatkan didisplay. Sedangkan majalah atau terbitan
50
berkala asing yang tercetak akan ditempatkan dan disesuaikan dengan
nomor kelasnya ini adalah susunan penyeleksiaannya :
(1) katalog dari penerbit
(2) pemilihan judul
(3) di sesuaikan dengan anggaran
(4) lalu melakukan pemesanan.
Bila majalah atau terbitan berkala asing elektronik biasanya pihak
PDII-LIPI menyeleksi hampir sama seperti :
(1) melihat dan memilih judul jurnal yang dinginkan dari katalog yang
diberikan provider atau supplier yang mengajukan.
(2) menyeleksi lagi provider atau jurnal-jurnal online yang terjangkau.
(3) memilih judul-judul jurnal yang dibutuhkan di bidang studi yang
diinginkan.
(4) disesuaikan dengan kebutuhan para peneliti dan pemakai.
e. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala
1. Shelving
Sheliving dilakukan oleh pustakawan setiap hari, karena koleksi
yang dimiliki bigitu banyak. Selain itu dilakukan harus secara beraturan.
Nomor kelas yang sama disesuaikan juga dengan abjadnya, seperti
wawancara berikut ini :
51
“dalam melakukan selving kami tidak bisa sembarang, harus sesuai dengan nomor kelas dan selain itu juga harus berurut abjadnya. Contohnya bila ada terbitan berkala dengan nomor kelas 030.01 acd dengan terbitan bernomor kelas 030.01 abd harus yang ditempatkan terlebih dahulu atau di depan adalah terbitan bernomor kelas 030.01 abd dahulu baru terbitan bernomor kelas 030.01 acd” (informan PM)
Namun selain itu shelving setiap hari dilakukan juga secara rutin
sebulan sekali. Ini disebabkan takut terjadi kesalahan dalam penempatan
rak. Karena koleksi terbitan berkala yang dimilki oleh PDII-LIPI banyak
jadi harus dilakukan shelving ulang setiap satu bulan sekali seperti
wawancara berikut :
“shelving dilakukan setiap satu bulan sekali untuk mengecek kembali penempatan koleksi yang dibaca dan dikembalikan di rak pada waktu selesai pemakaian lakukan setiap hari. Kan shelving dilakukan setiap hari klo satu bulan sekali pengecekan kembali agar tidak terjadi kesalahan penempatannya” (Informan, CA)
2. Evaluasi
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah melakukan evaluasi
setiap satu tahun sekali seluruh staf dan pustakawan yang berada di PDII-
LIPI, untuk mengetahui kebutuhan informasi para pemakai. Evaluasi
dilakukaan oleh PDII-LIPI untuk menjawab kebutuhan peneliti dan
pemakai terbitan berkala yang dinginkan, serta ketersedian terbitan berkala
itu sendiri.
Alat yang bisa digunakkan oleh PDII-LIPI untuk evaluasi Koleksi
terbitan berkala adalah angket, kritik dan saran yang telah disediakan
tempatnya dan masukkan langsung oleh penggunnanya. Setelah
mendapatkan saran dan kritik untuk pengembangan, maka keritik tersebut
52
akan dievaluasi satu tahun sekali. Dan hal ini akan di jadikan bahan
pertimbangan untuk pengadaan terbitan berkalaal selanjutnya.
Seperti wawancara berikut ini
“kami melakukan evaluasi koleksi dan kebutuhan para pemakai setiap satu tahun sekali. Kami akan mengevaluasi biasanya dari angket atau kritik dan saran dari para pemakai yang tesedia namun selain itu kami mendapatkan masukan langsung dari para pengunjung. Setiap mendapatkan saran untuk mengadakaan suatu koleksi terbitan berkala bila mencukupi anggaran maka akan disediakan bila tidak mau bagaimana lagi kita sesuaikan” (Informan CA)
G. Hasil Penelitian
No. Teori Pelaksanaannya 1 Menurut sukarman kebijakan hendaknya
memiliki pedoman tertulis pengembangan
koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya
disebut dengan kebijakan pengembangan.
Tetapi pendapat Sukarman yang lain
mengatakan langkah awal dari pengadaan
buku adalah melakukan pemilihan atau
seleksi. Dalam melakukan pemilihan
hendaknya perpustakaan mempunyai
kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini
dalam kurun waktu tertentu selalu
disempurnakan yang dituangkan dalam
bentuk kebijaksanaan umum dan program
Namun pada perpustakaan PDII-LIPI
kebijakan pengembangan koleksi
dilakukan tidak tertulis namun tetap
disesuaikan dengan (1) Bahan yang
dikoleksi terutama terbitan berkala
disesuaikan dengan kebutuhan pemakai,
(2) Koleksi terbitan berkala berkaitan
dengan bidang studi yang diteliti di dua
puluh tujuh pusat penelitian dan dua
puluh balai LIPI namun tidak menutup
kemungkinan untuk memiliki terbitan
berkala yang lain namun isi tetap ilmiah,
(3) Permintaan dari pengguna terutama
53
perpustakaan sesuai dengan
perkembangannya. Sukarman mengatakan
bahwa perpustakaan khusus perlu
mempunyai kebijakan pengembangan koleksi
yang tertulis. Kebijakan ini merupakan
panduan agar pengembangan koleksi menjadi
lebih terarah
para peneliti yang berada di LIPI yang
membutuhkan jurnal-jurnal yang di
butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal
Indonesia yang diberikan oleh para
penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal
ilmiah. (5) Majalah yang populer akan
tetap dimilki hanya sebagai majalah
hiburan.
2 Pengadaan koleksi terbitan berkala dengan
metode pembelian menurut karmidi adalah
Setelah mendapat informasi tentang bahan
pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah
mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian
diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka
yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah
bahan pustaka tersebut perlu duplikasi
Dalam pembelian majalah atau terbitan
berkala PDII-LIPI melakukan beberapa
cara pembelian yang akan di pesan,
misalkan majalah tersebut dalam bentuk
tercetak maka pembelian dilakukan
dengan cara memesan dengan suplier,
namun bila majalah tersebut dalam
bentuk elektronik maka pemesan
dilakukan dengan memilih jurnal yang di
inginkan dan memberikan draft kepada
suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI
memilih jurnal elektronik yang harganya
disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki.
Misalnya jurnal elektronik dari
54
SpringerLink dan Insight karena harga
terjangkau. Selain harga yang terjangkau
PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang
dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka.
Jurnal elektronik dapat diakses secara
bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia
tanpa harus menunggu pengembalian
jurnal tersebut di PDII-LIPI.
3 Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh
secara langsung diterima penyumbang atau
diminta perpustakaan yang menerima hadiah
secara langsung perlu melakukan beberapa
hal :
a) Meneliti kiriman hadiah dan
mencocokannya dengan surat pengantarnya.
b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah
bahan pustaka, maka perlu :
1) Menyusun daftar pustaka yang
diperlukan.
2) Mengirimkan surat permohonan hadiah.
Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah
mendapatkan hadiah dari para penerbit-
penerbit majalah di seluruh Indonesia
yang meminta ISSN (International
Standard Series Number). Setiap majalah
baik populer dan ilmiah yang ingin
mendapatkan ISSN, maka wajib
memberikan minimal dua eksemplar
setiap terbit. Jadi semua majalah atau
terbitan berkala di seluruh Indonesia yang
ingin mendapatkan ISSN harus
memberikan terbitannya.
55
3) Setelah bahan pustaka diterima lakukan
pemerikasaan dengan mencocokkan daftar
kiriman hadiah dengan surat pengantar.
4)Mengirim kembali surat pengantar
disertai ucapan terima kasih.
5656
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Pusat
Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), maka penulis menarik
sebuah kesimpulan.
kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun
tetap disesuaikan dengan (1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan
berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, (2) Koleksi terbitan
berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh
pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup
kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap
ilmiah, (3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada
di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai,
(4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal
tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya
sebagai majalah hiburan.
Metode atau prosedur pengadaan terbitan berkala yang dilakukan
oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah sebagai berikut :
a) Pembelian, pembelian dilakukan dengan cara memesan,
misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka
pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier,
57
namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka
pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan
dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak
PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya
disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal
elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga
terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa
memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan
pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara
bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus
menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
b) Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan
hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh
Indonesia yang meminta ISSN (International Standard
Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah
yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan
minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah
atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin
mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.
c) Kendala yang dihadapi oleh PDII-LIPI dalam hal
pembelian atau pun hadiah jurnal baik asing dan jurnal
dalam negeri sebenarnya tidak jauh berbeda, yaitu waktu
pengiriman jurnal ke PDII-LIPI misalnya jurnal dalam
58
negeri bisannya mereka mengirim jurnal tesebut setelah
beberapa tahun, jurnal 2006 akan terkirim 2008 maka
informsai yang dibutuhkan akan telat sampai kepada para
pengguna.
B. Saran
Saran- saran yang dapat penulis berikan mengenai pengembangan terbitan
berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah adalah :
1. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah perlu menetapkan kebijakan
pengembangan dalam bentuk tertulis sebagai panduan dalam
melakukan pengembangan koleksi terbitan berkala.
2. Semestinya dilakukan kembali kebijakan pengembangan koleksi
terbitan berkala secara tercetak dilakukan kembali untuk tetap
melestarikan koleksi untuk tetap up to date dalam informasi secara
tercetak.
3. Pengiriman terbitan berkala yang terlambat diterima oleh PDII-LIPI
seharusnya lebih dipercepat agar para pengguna dapat menggunakan
terbitan tersebut secara up-to date
5959
DAFTAR PUSTAKA
Alwasilah, A. Chaedar (2006). Pokoknya Kualitatif : Dasar-Dasar Merancang dan Melakukan Penelitian Kualitatif. Jakarta: Pustaka Jaya.
Bafadal, Ibrahim (2006). Pengelolan Perpustakaan Sekolahan. Jakarta:Bumi Aksara.
Basuki, Sulistyo (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Unversitas Terbuka.
Cresswell, John W (1994), Research Design : Qualitative & Quantitative Approaches. Thousand Oaks, CA:Sage Publications
Dagun, Save M ( 1997), Kamus Besar Ilmu Pengetahuan. Jakarta: Lembaga Kebudayaan Nusantara.
Darjotu, Sri Widatoen (1972), Laporan Mengikuti Kursus Penyegaran Ilmu Perpustakaan. Khusus dan Dokumentasi Ilmiah.
Darmono (2007), Perpustakaan Sekolah : Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, Jakarta, PT Grasindo.
Farihah, Ipah (2006), Buku Panduan Penelitian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jakarta, UIN Jakarta Press.
Hardjoprakoso, Mastini (1992), Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, Jakarta:Perpustakaan Nasional RI.
Lasa (1994), Pengelolaan Terbitan Berkala, Jogjakarta, Kansius
Martoatmodjo, Karmidi (1999), Manajemen Perpustakaan Khusus, Jakarta, Universitas Terbuka
Menwan, Wafian El Wafa dan Constance Repari (2005), Pedoman Teknis Pengelolaan Perpustakaan khusus. Maros, Balai Penelitian Taman Serealia, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
Mudjito, (1999), Pembinaan Minat Baca, Jakarta, Universitas Terbuka.
Pringguasidoardjo, Luwarsih (1971), Perpustakaan Chusus: Pengantar Keorganisasian dan Administrasi, Jakarta, Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional ; Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Rifai, Agus (1999), Membangun Dunia Baru Perpustakaan IAIN : Sumbangan Pemikiran Untuk perpustakaan IAIN, Al-Maktabah, Vol 1, No. 1
60
Saiful-Haq,Rizal, dkk (2006), Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah.
Sedijoprapto, Endang I (2001), Perpustakaan Khusus : Keberadaannya dalam Institusi Serta Dasar-Dasar Pengelolaannya, Jakarta, Maju Bersama.
Sholeha, Asrorun Ni’am (2008), Pengolahan dan atau Pengembengan Perpustakaan Kepada Perpustakaan Khusus (Perpustakaan Jendela Peradaban : Teks, Konteks, dan Dinamika Pembahasan Undang-Undang Tentang Perpustakaan), Depok, Elsas.
Singarinbun, Masri. Effendi, Sofyan. (1999). Metode Penelitian Survey, Jakarta, LP3S.
Sukarman, dan Rachmat Natdjumena (edt). (2000). Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus, Jakarta, Perpustakaan Nasional.
Sulistia, dkk (2002), Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Sekolah, Jakarta, Universitas Terbuka.
Sutarno, NS (2003). Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta, Yayasan Obor Indonesia.
____________________. (2005), Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi, Jakarta, Pata Rei.
Wadgewort, Robert (1993), World Encyclopedia of Library and Information Services, United States of America, America Library Association.
61
LAMPIRAN
62
Nama : Ir.Cut Armansyah, M.Si
Jabatan : Kasubbid. Akusisi dan Koleksi Literatur
1. Bagaimana prosedur dan metode pengadaan koleksi terbitan berkala?
a. Beli (langganan)
Pembelian majalah biasanya hanya membeli majalah asing.
Prosedur pembelian dengan cara melanggan melalui provider atau dengan
suppleir yang ada di indonesia.
b. Hadiah
Hadiah majalah yang dimiliki dari semua terbitan majalah
Indonesia. Majalah yang ingin mendapatkan ISSN wajib memberikan 2
eks setiap terbit.
2. Dalam prosedur pengadaan ada dua sistem pengadaan langsung dan
pengadaan melalui perantara yang manakah yang digunakaan oleh PDII-
LIPI ataukah kedua-duanya bagaimana prosesnya?
c. Prosedur pembelian kita melanggan dengan supplier atau provider
yang berada di Indonesia karena sekarang kita mengembangkan
majalah asing malalui majalah elektornik jadi kita sekarang melanggan
dengan provider SpingerLink dan Emerald sejak tahun 2009 sampai
sekarang.
3. Apakah melakukan kerjasama dalam melakukan pengadaan?
Kita melakukan kerja sama pengadaan melalui provider yang berada di
Indonesia.
4. Bagaimana bagan sistem pengadaan yang digunakan?
a. Pembelian
63
Pemilihan judul dari Katalog
Pemilihan judul oleh peneliti LIPI
Daftar jurnal yang di beli
Membayar invoice
Terima tagihan
Order ke penerbit
Majalah datang
Proses pembelian
Judul disesuaikan
selesai
mulai
64
b. Hadiah
5. Bagaimana penyeleksian dalam pengadaan di PDII-LIPI?
c. Pembelian
Penyeleksian dilakukan dalam pembelian disesuiakan dengan
kebutuhan pusat-pusat penelitian yang adaa di lingkungan LIPI da juga
user perpustakaan PDII-LIPI. Jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak
Penerimaan 2 eks
Di olah
Di berikan ke
Buat daftar pengiriman majalah
Pengecekan kelengkapan ke bagian
pengadaan
Di tarik ke pengolahan untuk dijilid
1 eksemplar di berikan ke perpustakaan
1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid
Kebagian pengolahan
Selesai
65
peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari
Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge
seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa
peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih
terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih
terjangkau misalnya library and information science research seharga
Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan
pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu
pasti
d. Hadiah
Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah
akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang
akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan
adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti.
Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan
informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala
tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut.
Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali,
setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati
display sebagai referensi.
6. Apakah ada pertimbangan dalam penyeleksiannya?
Iya pertimbangan dalam penyeleksiannya misalnya pembelian, kita
di berikan anggaran oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian
terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI.
Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia
mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi
dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli. Bila hadiah
kita pun memperimbangkan dalam penyeleksiannya dalam pemakaian dan
penempatan untuk digunakan oleh pemakai.
66
7. Selain dengan pembelian hadiah dan tukar menukar adakah metode yang
lain?
Tidak ada
8. Bagaimanakah alur kerja dalam pengadaan dan penyeleksiaanya?
a) Pembelian
1) Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog
penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI.
2) Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar,
3) Disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah
disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara
mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada
penerbit.
4) Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima
tagihan berupa invoice.
5) Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut.
6) Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh
PDII-LIPI.
b) . Hadiah
1) Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar
2) dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan
kelengkapannya.
3) Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan satu eksemplar lagi
dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang
akan menjadi IMM (Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua
bidag ilmu), FOKUS ( informasi yang berisi artikel majalah
67
ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap
dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD (Indonesian
Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDII-
LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full
text, dapat diakses melalui internet.
4) Satu eksemplar diberikan ke Sabbid Jasa Perpustakaan untuk
dilayankan pemakai.
5) Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk
dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu
pengecekan kelengkapan volume dan nomor.
6) Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan,
selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di
bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung
jurnal terjilid.
7) Dibuat daftar penerimaan majalah
8) Dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk
kedalam pangkalan data majalah.
9) Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan.
9. Bagaimana kebijakan pengembangan dalam pengembangan terbitan
berkala di PDII-LIPI?
- Jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan
penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah
perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai
dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna
perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan
mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI.
Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari
68
lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical
abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak
memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di
bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah
maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat
kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya.
Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan
ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti,
dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para
peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya
10. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengadaan dan penyeleksian?
- Untuk pembelian kendalanya adalah pertanggung jawab kepada
pemerintah karena jurnal yang dikembangkan adalah jurnal online,
tidak ada bukti fisik sedangkan pemerintah membutuhkan bukti fisik,
untuk menanggulangi maka di Back Up namun belum mampu untuk
back up-nya. Bukti fisik lainnya adalah dengan memberikan kontrak
kerjasama yang tercetak.
- Bila jurnal tercetak kendala yang dihadapi adalah harus bayar dimuka
misalnya pemabyaran dilakukan tahun 2008 pembayaran tersebut
untuk jurnal tahun 2009.
- Kendala baik pembelian maupun hadiah sama yaitu pengiriman ke
PDII-LIPI jadi jurnal-jurnal yang dipesan atau hadiah akan datang
setelah beberapa tahun terbit biasanya kendala waktu dan biaya
pengiriman.
11. Apakah ada tujuan dalam kebijakan dalam pengembangan?
- Untuk memenuhi kebutuhan pemakai, risert, makalh, prossiding dan
lainnya.
69
12. Bagaimanakah manfaat kebijakan dalam melaksanakan pengembangan?
- Untuk memudahkan dalam pengwmbangan koleksinya.
13. Pertimbangan apa saja yang diambil dalam kebijakan pengembangan?
- Menyesuaikan dengan anggaran yang diberikan oleh pemerintah
14. Adakah jenis koleksi tertentu yang tidak boleh digunakan dalam kebijakan
pengembangan?
- Intinya harus yang risert, ilmiah agar dapat digunakkan.
15. Siapa sajakah yang berperan serta bertanggung jawab dalam pengambilan
kebijakan pengembangan?
- Kepala Bidang Dokumentasi
- Kepala SubBag Dokumentasi
16. Apakah ada pihak luar yang ikut berperan dan bertanggung jawab dalam
pengembangan?
- Tidak ada
17. Bagaimana menyiasati anggaran dalam kebijakan pengembangan koleksi?
- Bila ada jsepuluh judul yang di minta oleh pihak LIPI namun harga
dari jurnal tersebut melebihi anggaran maka kita akan menyeleksinya
dengan mendahulukan jurnal yang sangat diperlukan untuk diadakan
terlebih dahulu.
18. Apakah ada panduan khusus dalam langkah-langkah dalam pengambilan
kebijakan pengembangan?
- Tidak ada namun disesuaikan dengan kebutuhan pemakai saat itu.
70
19. Berapa lamakah berlaku kebijakan dalam pengembangan atau tidak ada
perubahan kebijakan dalam pengembangan?
- Setiap tahun berubah namun sejak tahun 2008 sampai sekarang belum
berubah karena kebutuhan pemakai disesuaikan.
20. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengambilan kebijakan?
- Selama ini belum ada kendala yang signifikan dihadapi oleh PDII-LIPI
71
Nama : Bapak Ponmin
Jabatan : Pustakawan
1. Apakah anda mengetahui kebijakan dalam pengembangan koleksi terbitan
berkala?
- Tahu
2. Dalam pengadaan majalah apakah pemustaka atau pengunjung
memberikan saran untuk jenis atau mejalah apa yang akan di beli?
- Ya, masukan dari pengguna bisaya para peneliti LIPI.
3. Apakah tindakan yang dilakukan bila ada permintaan koleksi yang di
butuhkan oleh pemustaka?
- Membantu mencarikan koleksi yang dibutuhkan misalnya koleksi yang
diinginkan pemakai bisanya memberikan nomor panggil maka kami
membantu mencarikan letak jurnal tersebut berada.
4. Pernahkah pengunjung menguluhkan atau meminta koleksi yang belum
ada di PDII-LIPI?
- Biasanya melalui kotak saran
5. Jenis majalah atau terbitan berkala apa yang biasanya diminta oleh
pengunjung namun majalah tersebut belum ada?
- Terbitan terbaru
6. Jenis koleksi majalah apa yang sering diusulkan oleh pemustaka?
- Bermacam-macam biasanya majalah ilmiah dan tahun terbaru.
7. Bagaimana perpustakaan memberikan pengunjung untuk mengusulkan
koleksi yang harus diterbitkan seperti membuat kuesioner atau angket
untuk memberikan kebutuhan pengunjung?
72
- Dulu kita membuat kuesioner untuk pengusulan koleksi namun karena
kita semakin sibuk maka tidak membuatnya kembali biasanya
pengunjung memberikan saran secara langsung kepada kami atau
memberikan masukan lewat tulisan yang ditaruh dikotak saran.
8. Bagaimana pustakawan menyikapi kebutuhan pemustaka bila majalah atau
terbitan berkala yang diinginkan tidak ditemukan dan anggaran yang
dimiliki terbatas?
- Kita memberi tahu kan atau mencarikan tempat yag memiliki koleksi
tersebut berada selain di sini. Dengan memberikan alamat serta tempat
dimana perpustakaann tersebut berada.
9. Bila ada permintaan dari pemustaka atau pengunjung berapa lama majalah
atau terbitan berkala akan di adakan?
- Biasanya disesuaikan dengan anggaran yang ada
10. Apakah pengunjung meminta langsung kepada pustakawan secara
langsung tanpa menulis atau memberikan saran?
- Ada yang langsung memberikan saran ada pula yang memberikan
saran melalui kotak saran.
73
Nama : Muthia Driani S.ip
Status : Pengunjung
1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?
(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)
- Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?
3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung
untuk mencari informasi disini?
- Iya
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?
- Sekitar tiga kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan
informasi yang diinginkan?
- Tidak
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti
mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung
mencari di rak buku?
- Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil
mencari di rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?
- Iya
74
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki
oleh PDII-LIPI?
- Koleksinya lengkap, menrut saya yang dinamakan pusat itu harus
lengkap jika pengguna menginginkan atau mebutuhkan informasi
dapat tersedia di PDII-LIPI.
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?
- Iya
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?
- Iya sudah berkembang
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?
- Iya relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah
untuk diadakan di PDII-LIPI?
- Belum, namun sebaiknya jurnal mengeai perpustakaan lebih di
perbanyak dan jurnal elektronik Indonesia di kembangkan
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta
langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah
angket?
- Menulis saran di kotak saran
14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?
- Saya mencari informasi ke OPAC namun ketika mencari dirak
tidak menemukan informasi atau koleksi yang diinginkan.
75
15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu
ditambahkan?
- Jurnal tentang perpustakaan.
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang
ada di PDII-LIPI?
- Pengembangan koleksi di PDII-LIPI sudah baik, koleksi jurnal
yang telah tersedia sebaiknya selalu Up To Date, karena jurnal
setiap saat mengalami perkembangan.
76
Nama : S. Indriani
Status : Pengunjung
1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?
(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)
- Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?
3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung
untuk mencari informasi disini?
- Suka
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?
- Sekitar lima kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan
informasi yang diinginkan?
- Pernah
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti
mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung
mencari di rak buku?
- Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil
mencari di rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?
- Tidak
77
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki
oleh PDII-LIPI?
- Cukup lengkap
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?
- Sudah
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?
- Sudah
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?
- Sudah relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah
untuk diadakan di PDII-LIPI?
(bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14)
- Belum
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta
langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah
angket?
- Menulis saran di kotak saran
14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?
15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu
ditambahkan?
- Jurnal terbaru.
78
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang
ada di PDII-LIPI?
- Jurnal-jurnal atau buku-bukunya yang terbaru di adakan.
79
Nama : Vani
Status : pengunjung
1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?
(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)
- Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?
3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung
untuk mencari informasi disini?
- Iya
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?
- Sekitar lima kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan
informasi yang diinginkan?
- Selalu mendapatkan informasi yang saya butuhkan karena di PDII-
LIPI informasi perpustakaannya Up To Date
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti
mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung
mencari di rak buku?
- Lewat OPAC atau Internet lalu mencari di Rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?
- Selama ini belum mengalami kesulitan
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki
oleh PDII-LIPI?
80
- Sudah cukup lengkap
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?
- Sudah terpenuhi
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?
- Lumayan berkembang
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang
dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?
- Sudah relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah
untuk diadakan di PDII-LIPI?
(bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14)
- Belum
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta
langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah
angket?
14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?
- Tidak ada kendala
15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu
ditambahkan?
- Majalah terbitan terbaru.
- Majalah Luar negeri
81
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang
ada di PDII-LIPI?
- Jurnal lebih Up To Date dan terpercaya
- Di internet jurnal-jurnal online lebih banyak lagi.
81
LAPORAN BULANAN
DATA PENGUNJUNG KOLEKSI JURNAL PDII-LIPI TAHUN 2009
No Kriteria Anggota Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Total 1 Pelajar 4 12 8 2 5 7 6 4 10 32 24 19 133 2 Mahasiswa S0 61 379 32 30 29 55 43 32 8 45 110 28 852 3 Mahasiswa S1 832 1,633 2,463 2,050 1,555 1,425 804 1,003 915 2,053 1,608 1,259 17,600 4 Mahasiswa S2 83 112 91 70 69 84 52 56 41 36 86 64 844 5 Mahsiswa S3 7 21 9 14 10 16 18 10 19 16 12 17 169 6 Wiraswasta 15 26 6 20 20 27 20 22 4 16 8 6 190 7 Industri 16 27 40 21 18 27 14 13 8 17 12 11 224 8 Pengajar 1 8 1 1 - 3 3 3 1 1 - 1 23 9 Pustakawan 1 5 1 - 1 - - - - - - - 8 10 Peneliti LIPI 7 1 8 11 9 14 4 14 7 6 15 14 110 11 Penenliti Non LIPI - - 1 - - - 1 - - - - - 2 12 PNS/TNI 33 33 31 26 30 28 24 53 18 22 11 15 324 13 Tidak Bekerja/Tidak Pilih 29 22 11 34 22 56 25 23 9 30 19 20 300 Jumlah