pemahaman dasar dan kebijakan sop
TRANSCRIPT
LOGO
PEMAHAMAN DASAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
BENER MERIAH, 19 – 20 Mei 2014
PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIK DAN PELATIHAN APARATUR IV
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
2014
Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.
PENGERTIAN
SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
(19 Juni 2012)
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentangGrand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025
(21 Desember 2010)
Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014
(30 Desember 2010)
Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Pengertian: Ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal
Kewajiban Menyusunan nya ada pada Kementerian/Lembaga, sedangkan Kepala Daerah menetapkan rencana pencapaian target SPM
Dasar Hukum: UU 32/2004, PP 65/2005, Permendagri 6/2007, Permendagri 79/2007, Kepmendagri 1000.05-76/2007
STANDAR PELAYANAN (SP)
Pengertian: tolok ukur yang dipergunakan penyelenggaraan sebagai pedoman pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.
Standar Pelayanan Publik ini wajib disusun dan diterapkan pada setiap penyerenggara perayanan publik
Dasar Hukum: UU 25/2009, PP 96/2012, Permenpan-RB 36/2012
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengertian: serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyerenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
Dasar Hukum: UU 25/2009, Perpres 81/2010 Ttg GD RB, Permenpan-RB 20/2010 Ttg RM RB, Permenpan RB 35/2012 ttg SOP dan Permendagri 52/2011 ttg SOP
8 Area Perubahan
1.Organisasi: yg tepat fungsi & tepat ukuran (right sizing), right function & right behavior.2.Tatalaksana, sistem, proses & prosedur kerja yg jelas, efektif, efisien, terukur & sesuai dengan prinsip-prinsip good governance,3.Peraturan perundang-undangan: regulasi yg lebih tertib, tidak tumpang tindih & kondusif,4.Sumber daya manusia aparatur: yg berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi & sejahtera,5.Pengawasan: meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yg bersih & bebas KKN,6.Akuntabilitas: meningkatnya kapasitas & akuntabilitas kinerja birokrasi,7.Pelayanan publik: pelayanan prima sesuai kebutuhan & harapan masyarakat,8.Budaya kerja aparatur: birokrasi dengan integritas & kinerja yg tinggi.
Reformasi
Birokrasi
Nasional
LAN
SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH
SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris). SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada
bidang perkebunan). POS : Prosedur Operasional Standar.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). SOB : Standar Operasional Baku.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian). Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur.
(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).
HAKEKAT SOP
SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku".
SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).
SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING
RASIONALISASI (EFEKTIVITAS)
PENYEDERHANAAN (EFISIENSI)
PENGUATAN (DASAR HUKUM)
SOP SEBAGAI ACUAN
BERTINDAK
PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI
(EXISTING CONDITION)
RE-ENGINEERING(PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG IDEAL(EXPECTED CONDITION)
KESENJANGAN(GAP)
PEMBAKUAN (STANDARDISASI)
OPERASIONALISASI(REALISTIS)
INVALID
TIDAK REALISTIK
KEPASTIAN (PROSES, WAKTU)
SOP: SAFETY ASSURANCE
RASIONAL (EFEKTIVITAS)
SEDERHANA (EFISIENSI)
KUAT (DASAR HUKUM)
TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS
(MASYARAKAT)
TAAT SOP
SAFETY ASSURANCE(JAMINAN PERLINDUNGAN
DARI INSTITUSI)
TIDAK TAAT SOP
PELAKSANAAN TUGAS DAN
FUNGSI
BAKU (STANDARDISASI)
RESIKO DITANGGUNG SENDIRI
AMAN
RAWAN
PASTI (PROSES, WAKTU)
SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB
SOP MAKRO
SOP TEKNIS
SOP MIKRO
SOP ADMINISTRASI
REFORMASI BIROKRASI
KEBUTUHAN ORGANISASI Tugas & Fungsi Aktivitas Penunjang
SOP ADM. PEM. UTK RB
TUJUAN SOP
Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi
atau unit.
Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas
terkait.
Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan administrasi
lainnya.
Menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan tidak efisiensi
FUNGSI SOP
Memperlancar tugas petugas /tim. Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan. Mengetahui dengan jelas
hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
JENIS SOP
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
a. SOP TEKNIS
SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran.
Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.Contoh:- SOP Pengoperasian Komputer.- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.- SOP Pengagendaan Surat.- SOP Pemberian Disposisi.
JENIS SOP Lanjutan …
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
b. SOP ADMINISTRATIF
SOP umum yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana.
Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di
Laboratorium.- SOP Penanganan Surat Masuk.- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN:
a. SOP MAKRO
SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan.
Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya.
b. SOP MIKRO
SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN:
a. SOP FINAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.
b. SOP PARSIAL
SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.
JENIS SOP Lanjutan …
MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:
a. SOP GENERIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah.
SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.
b. SOP SPESIFIK
SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.
FORMAT SOP
FORMAT SOP
Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.
FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN
Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Permendagri No. 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
FORMAT SOP Lanjutan …
Format umum SOP:
SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)
GRAPHIC (Grafik)
FLOWCHARTS (Diagram Alir)
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C11
Tanggal 4 Maret 2012
Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C11
Tanggal 4 Maret 2012
Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan: Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti: Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;3. Pelaksanaan cuti: Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan
satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung; Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:Kepala
Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya
Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP
Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum
Nasabah pulang dengan tersenyum
Menghimpun data laporan yang sudah masuk ke Div
Propam Polri
Berkoordinasi dengan satuan pengemban fungsi dan pelaksana pelayanan penegakan hukum bagi
anggota/PNS Polri
Laporan Analisis dan evaluasi
Pelanggaran Anggota/PNS Polri
PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI
(BR1) BAGIAN REHABILITASI
Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)
Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.
Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya
3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP
4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang
5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan
6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK
8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum
9. Nasabah menerima uang pinjaman
Penaksir
Nasabah
Penaksir
Man.Cab
Nasabah
Penaksir
Kasir
Nasabah
Flowchart
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering
Disposisi 15 menit Disposisi
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid
Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi
SOP Pengumpul-an Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Konsep Laporan
1 jam Draft Laporan, Disposisi
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi
7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
Laporan 10 menit Disposisi
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan.
Laporan 10 menit Disposisi
9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti Dokumentasi
SOP Pen-dokumentasi-an Dokumen
Tidak
Tidak
Ya
Ya
FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal Pembuatan
4 September 2012
Tanggal Revisi 4 September 2013
Tanggal Efektif 7 September 2012
Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RBBidang Tata Laksana
Deddy S. Bratakusumah1954 1219 1986 101001
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN
Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara;
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....;3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan;3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data,2. SOP Penyusunan Draft3. SOP Pendokumentasian
1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,2. Formulir Laporan Kegiatan,3. KAK,4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.
Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
IDENTITAS SOP AP
FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts).
2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts.
3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART (Permenpan 35/2012)
Melambangkan dimulainya suatu prosedur.
Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur.
Terminator
Process
Decision
Arrow
Off-page connector
Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak.
Melambangkan arah prosedur.
Melambangkan koneksi perpindahan halaman.