pelaksanaan manajemen kearsipan di madrasah …
TRANSCRIPT
“PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI
MADRASAH IBTIDAIYAH PEMBANGUNAN UIN
JAKARTA”
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd)
Oleh :
Nanda Widya Ningrum
NIM. 11140182000040
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2018
i
ABSTRAK
Nanda Widya Ningrum (NIM: 11140182000040). Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta, Jurusan
Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji pelaksanaan manajemen kearsipan
di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta. Metode yang digunakan
dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Teknik pengumpulan data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi dan studi
dokumentasi. Kemudian dilakukan analisis data melalui teknik reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta pada proses
penciptaan arsip sudah memenuhi standar dengan memiliki SOP berdasarkan
pedoman ISO 9001:2008. Pada pendistribusian arsip telah dilakukan pencatatan
dengan baik dan tersistem, untuk alur distribusi surat digunakan lembar disposisi
sebagai tindak lanjut surat, hal ini memudahkan pegawai dalam pekerjaannya.
Pada penggunaan arsip tidak dilakukan pencatatan arsip dan waktu peminjaman
yang sangat singkat. Kegiatan penyimpanan berdasarkan tahun pelajaran dan
subjek masalah, hal ini menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Pemeliharaan
terhadap arsip fisik belum optimal, kegiatan pemeliharaan berdasarkan
pengetahuan pegawai. Pada penyusutan arsip dilakukan berdasarkan nilai guna
arsip karena sekolah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. Pada SDM kearsipan
mengutamakan profesionalisme pegawai dan pelatihan pegawai telah dilakukan
dengan baik. Selain itu kurangnya kegiatan pengawasan terhadap arsip di sekolah.
Berdasarkan hasil penelitian tersebut, direkomendasikan bahwa
pelaksanaan manajemen kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta membutuhkan petugas khusus dalam menangani arsip. Sekolah lebih
mengoptimalkan kegiatan pemeliharaan arsip sehingga keselamatan arsip tetap
terjaga. Sekolah perlu membuat Jadwal Retensi Arsip sehingga kegiatan
pemusnahan dapat dilakukan sesuai jadwal dan menghindari penumpukan arsip di
gudang arsip
Kata Kunci: Manajemen Kearsipan, Standar Operasional Prosedur
ii
ABSTRACT
Nanda Widya Ningrum, NIM : 11140182000040, Implementation of archival
management at MI Pembangunan UIN Jakarta. Education Management
Departement, Education Sciences Faculty, Syarif Hidayatullah State Islamic
Unversity Jakarta.
This study aims to determine the implementation of archival management
at MI Pembangunan UIN Jakarta. The method used in this research is qualitative
method. Data collection techniques used in this study were interviews,
observation and documentation studies. Then analyze the data through data
reduction techniques, data presentation and conclusion drawing.
The results of this study indicate that the Implementation of Archival Management
in Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta in the process of creating
archives has met the standards by having SOP based on ISO 9001: 2008
guidelines. In the distribution of archives, the recording system is done well, for
the distribution channel of the letter used the disposition sheet as a follow-up
letter, this facilitates employees in their work. In the use of archives, records are
not recorded and the borrowing time is very short. Storage activities are based on
the school year and subject matter, this adjusts to school needs. Maintenance of
physical archives is not optimal, maintenance activities are based on employee
knowledge. On file depreciation is based on the value of the archive because the
school does not have an Archive Retention Schedule. Archival HR prioritizes
employee professionalism and employee training. In addition, there is a lack of
attention to archival supervision activities in schools.
Based on the results of these studies, it is recommended that the
implementation of archival management at MI Pembangunan UIN Jakarta
requires special officers in handling archives. Schools further optimize archival
maintenance activities so that archival safety is maintained. Schools need to
create an Archive Retention Schedule so that destruction activities can be carried
out according to schedule and avoid the accumulation of archives in the archive
warehouse
Keyword: Archive Management, Standart Operating Procedures
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil „alamiin Puji syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT. yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani. Berkat ridho,
hidayah, dan inayah-Nya penulis akhirnya dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di MI Pembangunan UIN Jakarta”.
Shalawat dan salam tak lupa tak lupa penulis curahkan kepada junjungan ku,
Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya.
Penulis menyadari bahwa di dalam pembuatan skripsi ini berkat bantuan
dan tuntunan Allah SWT dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu
dalam kesempatan ini penulis menghanturkan rasa hormat dan terima kasih yang
sebersar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan skripsi
ini. Dengan rendah hati penulis mengucapkan terimah banyak khususnya kepada:
1. Prof. Dr. Ahmad Thib Raya, MA. selaku Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah
dan Keguruan Universitas Islam Negeri Jakarta.
2. Dr. Hasyim Asy‟ari M.Pd. selaku ketua Jurusan Manajemen Pendidikan.
Terima kasih atas pengarahannya dalam kuliah selama ini sehingga
terselesaikannya skripsi ini.
3. Dr. Salman Tumanggor, M.Pd. selaku Dosen Pembimbing Akademik
penulis. Terima kasih telah memberikan saran dan nasehat dalam
perkuliahan selama ini.
4. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. selaku dosen pembimbing I. Terima kasih
banyak telah meluangkan waktunya untuk bimbingan, mengarahkan,
memberikan motivasi, nasihat, dan saran dalam bimbingan skripsi
sehingga pengerjaan skripsi ini terselesaikan dengan lancar dalam
pengerjaan skripsi ini.
5. Siti Zahra Permatasari, M.Pd. selaku dosen pembimbing II. Terima kasih
banyak telah meluangkan waktunya untuk bimbingan, memberikan
motivasi, nasihat, dan saran dalam bimbingan skripsi sehingga pengerjaan
skripsi ini terselesaikan dengan lancar dalam pengerjaan skripsi ini.
iv
6. Seluruh dosen FITK khususnya dosen Manajemen Pendidikan. Terima
kasih atas ilmu-ilmu pengetahuan yang bermanfaat, mendidik, memotivasi
dan membimbing penulis semoga ilmu yang telah diberikan berguna
kedepanya.
7. Bapak Agung selaku Kepala Tata Usaha Madrasah Pembangunan UIN
Jakarta. Terima kasih telah membantu penulis dalam memberikan
informasi dan dukungan dalam melaksanakan penelitian di sekolah.
8. Bapak Sugiono selaku Kepala Sekolah Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta periode 2014-2018 dan Bapak Wahyudi selaku Kepala
Sekolah Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta periode 2018-
2022. Terima kasih telah memberikan izin dan pelayanan secara baik
dalam proses penelitian selama pengerjaan skripsi ini.
9. Bapak Hanafi, Bapak Efron, dan Bapak Maradona sebagai informan
penelitian di Madrasah Pembangunan UIN Jakarta. Terima kasih telah
memberikan informasi yang telah disampaikan sehingga pengerjaan
skripsi dapat dikerjakan secara lancar.
10. Bapak Budi dan Ibu Ineu, selaku karyawan receptionist Madrasah
Pembangunan UIN Jakarta. Terima kasih telah memberikan informasi dan
pelayanan yang baik pada penulis dalam melaksanakan penelitian di
sekolah.
11. Bapak Sunarto dan Ibu Pujianti selaku orang tua penulis yang telah
mendo‟akan, membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan
kegiatan perkuliahan dan skripsi ini.
12. Adik-adik tercinta Gilang Wahyudi dan Nafisa Adzkia. Terima kasih telah
memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
13. Sahabat terdekat Afifah Muzdalifah, Afra Rahma Ramadhani, Siti
Khoirunnisa Syifa Sari yang telah menemani, mendukung dan
mendo‟akan penulis dalam menyelesaikan kegiatan perkuliahan dan
skripsi ini.
v
14. Sahabat terdekat Nurfaidah Djaelani, Neneng Unsara, Ariny Rizka, dan
Siti Hardianti yang telah menemani, mendukung dan mendo‟akan penulis
dalam menyelesaikan kegiatan perkuliahan dan skripsi ini.
15. Teman-teman Manajemen Pendidikan 2014. Terima kasih atas dukungan,
dan doa nya selama ini, sehingga penulis dapat menyelasaikan skripsi ini.
Ciputat, 08 November 2018
Penulis
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI
LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING SKRIPSI
LEMBAR PENGESAHAN UJI REFERENSI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xi
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1
B. Identifikasi Masalah ............................................................................ 6
C. Pembatasan Masalah ........................................................................... 6
D. Perumusan Masalah ............................................................................ 6
E. Tujuan Penelitian ................................................................................ 6
F. Manfaat Penelitian .............................................................................. 7
BAB II KAJIAN TEORI ...................................................................................... 8
A. Kearsipan ............................................................................................ 8
1. Pengertian Arsip .......................................................................... 8
2. Pengertian Kearsipan ................................................................... 9
3. Peranan, Fungsi, dan Jenis Arsip ............................................... 10
a. Peranan Arsip ....................................................................... 10
b. Fungsi Arsip ......................................................................... 11
c. Jenis Arsip ........................................................................... 13
B. Manajemen Kearsipan ...................................................................... 15
1. Pengertian Manajemen Kearsipan .............................................. 15
2. Tujuan Kearsipan ........................................................................ 16
3. Fungsi Manajemen Kearsipan .................................................... 17
vii
4. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan ............................................ 19
a. Penciptaan Arsip ................................................................... 19
b. Pendistribusian Arsip ............................................................ 21
c. Penyimpanan Arsip ............................................................... 25
d. Penggunaan Arsip ................................................................. 32
e. Pemeliharaan Arsip ............................................................... 36
f. Penyusutan Arsip .................................................................. 38
C. Hasil Penelitian yang Relevan .......................................................... 43
D. Kerangka Berpikir ............................................................................. 45
BAB III METODOLOGI PENELITIAN .......................................................... 48
A. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................... 48
B. Metodologi Penelitian ....................................................................... 48
C. Sumber Data ..................................................................................... 49
a. Data Primer ................................................................................. 49
b. Data Sekunder ............................................................................. 49
D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 50
1. Wawancara .................................................................................. 50
2. Observasi ................................................................................... 51
3. Studi Dokumentasi ...................................................................... 52
E. Teknik Analisis Data ........................................................................ 53
a. Pengumpulan Data ...................................................................... 53
b. Reduksi Data ............................................................................... 53
c. Penyajian Data ............................................................................ 53
d. Penarikan Kesimpulan ................................................................ 53
BAB IV HASIL PENELITIAN ........................................................................... 55
A. Gambaran Umum Objek Penelitian .................................................. 55
1. Sejarah Singkat MI Pembangunan UIN Jakarta ........................ 55
2. Tujuan MI Pembangunan UIN Jakarta ...................................... 55
3. Visi dan Misi MI Pembangunan UIN Jakarta ............................ 56
viii
4. Struktur Organisasi MI Pembangunan UIN Jakarta .................. 57
5. Keadaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan MI
Pembangunan UIN Jakarta ........................................................ 60
6. Keadaan Peserta Didik MI Pembangunan UIN Jakarta ............. 61
7. Fasilitas MI Pembangunan UIN Jakarta .................................... 61
B. Deskripsi dan Analisis Data Penelitian ............................................. 63
1. Penciptaan Arsip ........................................................................ 64
2. Pendistribusian Arsip ................................................................. 71
3. Penyimpanan Arsip .................................................................... 73
4. Penggunaan Arsip ...................................................................... 76
5. Pemeliharaan Arsip .................................................................... 78
6. Penyusutan Arsip ....................................................................... 79
7. Penyusunan Staf ......................................................................... 83
8. Pengawasan Arsip ...................................................................... 86
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 88
A. Kesimpulan ....................................................................................... 88
B. Saran ................................................................................................. 89
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 90
LAMPIRAN-LAMPIRAN .................................................................................. 93
BIODATA PENULIS ......................................................................................... 164
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Format Buku Agenda Tunggal ............................................................... 23
Tabel 2.2 Format Lembar Disposisi ....................................................................... 24
Tabel 2.3 Contoh Sistem Menurut Abjad .............................................................. 27
Tabel 2.4 Contoh Sistem Menurut Wilayah ........................................................... 29
Tabel 2.5 Contoh Jadwal Retensi Arsip ................................................................. 42
Tabel 3.1 Pelaksanaan Kegiatan Penelitian ........................................................... 48
Tabel 3.2 Kisi-kisi Instrumen Wawancara ............................................................. 50
Tabel 3.3 Pedoman Studi Dokumentasi Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di
MI Pembangunan UIN Jakarta ............................................................. 52
Tabel 4.1 Struktur Organisasi MI Pembangunan UIN Jakarta ............................. 58
Tabel 4.2 Jumlah Data Tenaga Pendidik dan Kependidikan ................................. 60
Tabel 4.3 Data Siswa MI Pembangunan UIN Jakarta ........................................... 61
Tabel 4.4 Fasilitas MI Pembangunan UIN Jakarta ................................................ 62
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Contoh Pola Klasifikasi Arsip Sistem Nomor ................................... 30
Gambar 2.2 Skema Kerangka Berpikir .................................................................. 47
Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Madrasah Pembangunan UIN Jakarta ..... 59
Gambar 4.2 Alur Pemrosesan Surat Masuk .......................................................... 72
Gambar 4.3 Alur Pendistribusian Surat Keluar...................................................... 72
Gambar 4.4 Alur Pemusnahan Arsip ..................................................................... 82
xi
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 LEMBAR UJI REFERENSI ........................................................ 94
LAMPIRAN 2 SURAT BIMBINGAN SKRIPSI .................................................. 99
LAMPIRAN 3 SURAT PERMOHONAN IZI PENELITIAN ............................ 101
LAMPIRAN 4 SURAT KETERANGAN TELAH MELAKUKAN
PENELITIAN ............................................................................ 103
LAMPIRAN 5 PEDOMAN WAWANCARA ..................................................... 105
LAMPIRAN 6 HASIL WAWANCARA ............................................................. 110
LAMPIRAN 7 PROSEDUR MUTU SURAT MASUK ..................................... 146
LAMPIRAN 8 PROSEDUR MUTU SURAT KELUAR .................................... 148
LAMPIRAN 9 CONTOH AGENDA SURAT MASUK ..................................... 150
LAMPIRAN 10 CONTOH AGENDA SURAT KELUAR ................................ 152
LAMPIRAN 11 PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN ARSIP .......................... 154
LAMPIRAN 12 LEMBAR DISPOSISI .............................................................. 156
LAMPIRAN 13 DOKUMENTASI PENELITIAN ............................................ 158
BIODATA PENULIS .......................................................................................... 164
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Informasi telah menjadi kebutuhan utama bagi suatu organisasi,
baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta tak terkecuali sekolah
sebagai lembaga pendidikan. Oleh karena itu, informasi tersebut menjadi
bagian yang sangat penting dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan
administrasi berdasarkan fungsi-fungsi manajemen sekolah yang
diterapkan dalam menghadapi perubahan yang berkembang dengan cepat.
Dalam melancarkan setiap kegiatannya guna mendukung
kelancaran proses kerja yang berlangsung, diperlukan administrasi
ketatausahaan di mana pada setiap aktivitasnya pasti menghasilkan data-
data, berkas, atau yang biasa dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat
digunakan sebagai sumber informasi yang selanjutnya terkumpul dan
disimpan karena masih memiliki nilai guna bagi sekolah. Oleh karena itu,
suatu pekerjaan dapat dikatakan dengan baik dan teratur jika dalam
penyimpanan dan pengelolaan arsip/dokumen mudah diatur serta dapat
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
Mengingat pengelolaan arsip sangat diperlukan untuk menjaga
ketersediaan arsip, maka diperlukan suatu standar operasional prosedur
(SOP). Dengan adanya aturan standar tersebut dapat dijadikan sebagai
petunjuk pelaksanaan kegiatan mengelola arsip yang di dalamnya memuat
tentang siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana pengelolaan arsip
dilaksanakan.
Menurut Amsyah menyatakan bahwa, prosedur kearsipan terdiri
dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan
terdiri dari kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan
2
pengolahan1. Agar prosedur kearsipan dapat berjalan sesuai standar
kearsipan diperlukan pengelolaan arsip. Karena, semua arsip harus dapat
dibaca dan dapat disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil dari
tempat penyimpanannya. Disimpan dalam lingkungan atau ruang yang
sesuai untuk mencegah kerusakan atau penurunan mutu dan mencegah
kehilangan. Jangka waktu simpan arsip harus ditentukan dan dicatat.
Dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Indonesia Nomor
60 tahun 2012, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan arsip dan
dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan adalah:2
a. Menjamin arsip dan dokumentasi serta informasi publik yang
autentik dan terpercaya serta dapat disediakan dengan cepat,
tepat, aman, dan efisien;
b. Menjamin arsip dan dokumentasi yang bernilai guna
kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan;
c. Mengingatkan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta
informasi publik untuk menghasilkan layanan informasi yang
berkualitas;
d. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
e. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip dan
dokumentasi serta informasi publik sesuai dengan peraturan
perundang-undangan;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip dan dokumentasi
serta informasi publik sebagai bukti pertanggungjawaban di
bidang pendidikan dan kebudayaan sebagai identitas dan jati
diri bangsa;
g. Menjamin keamanan dan keselamatan aset Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan;
h. Meningkatkan kualitas pelayanan public.
Arsip sebagai rekam jejak dan sumber informasi yang sangat
penting, bagi individu maupun lembaga pendidikan tak terkecuali sekolah.
Didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan bahwa
1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum, 2003),
h. 51 2Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan republic Indonesia tentang “Pengelolaan
Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan” Nomor 60, Tahun 2012, Pasal 3.
3
manajemen kearsipan di sekolah pada umumnya belum dilaksanakan
dengan baik seperti sarana dan prasarana kearsipan yang belum baik
terutama sarana penyimpanan arsip karena pada hakikatnya arsip yang
berjalan sesuai dengan prosedur pasti didukung dengan fasilitas kearsipan
yang lengkap serta sesuai standar, belum lagi sulitnya menemukan
kembali arsip dengan cepat dan tepat, penumpukan arsip disembarangan
tempat hal ini dipicu karena tingginya volume arsip yang selalu bertambah
terus menerus tanpa adanya tindakan pengurangan arsip, rendahnya
pengelolaan arsip yang baik sesuai standar dan peraturan yang berlaku
yang mengakibatkan kegiatan kearsipan kurang optimal. Serta minimnya
jumlah arsiparis.
Berbagai macam persoalan kearsipan yang terjadi saat ini,
diperlukan tata kelola kearsipan yang baik dengan kata lain yaitu
manajemen kearsipan agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak
penciptaan sampai dengan penyusutan. Kegiatan kearsipan memiliki
tujuan, hal ini tertuang dalam Undang-Undang (UU) Republik Indonesia
No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Bab II Pasal 3 menyebutkan bahwa:
“Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya
arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan Nasional.”3
Dengan demikian, tujuan dari adanya kegiatan kearsipan bukan
hanya sekedar sebagai kegiatan surat menyurat melainkan menjamin
seluruh kearsipan yang telah dibuat dijadikan sebagai alat bukti untuk
mengukur kinerja lembaga baik pemerintah maupun swasta termasuk
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan Nasional.
Salah satu bentuk kegiatan sekolah dalam memerlukan data
kearsipan yaitu adanya penilaian akreditasi sekolah yang merupakan
3Undang-Undang Republik Indonesia tentang “ Kearsipan” No. 43 tahun 2009, Bab II
Pasal 3, h. 8
4
bagian dari 8 komponen standar nasional pendidikan. Oleh karena itu
dapat dipastikan setiap sekolah pasti melakukan pengelolaan arsip-arsip
yang dimiliki untuk kebutuhan akreditasi dikemudian hari. Sekolah yang
mendapatkan predikat A sudah dipastikan memiliki arsip yang lengkap.
Kelengkapan arsip diperoleh dengan adanya pengelolaan serta prosedur
arsip yang baik dan benar. Kelengkapan arsip tersebut bisa diperoleh
dengan adanya pengelolaan arsip yang sesuai dengan prosedur. Oleh
Karena itu, sekolah yang memiliki predikat A pasti melaksanakan
pengelolaan arsip yang sesuai dengan prosedur. Selain adanya kebutuhan
akreditasi, arsip dijadikan sumber informasi dalam setiap pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, perumusan kebijakan dan sebagainya.4
The Liang Gie dengan mottonya yang berbunyi “People Forget
Records remember” (Orang bisa lupa, arsip selalu ingat)5. Motto tersebut
memberikan inspirasi mengenai betapa pentingnya peranan arsip dalam
kehidupan masyarakat sejak dulu sampai sekarang.
Melihat perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini,
tidak dapat dipungkiri bahwa kedudukan kearsipan semakin meningkat,
terutama karena manfaatnya. Untuk itu dipandang perlu untuk segera
meningkatkan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat
berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna dengan cara
memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-
arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.
Melalui pengelolaan kearsipan di sekolah akan menjadikan sebuah
mekanisme kearsipan di sekolah menjadi teratur dan menjadikan
keuntungan bagi sekolah dalam mengelola serta menciptakan sebuah
manajemen yang baik dalam sekolah.
Demikian pula halnya dengan pelaksanaan manajemen kearsipan di
sekolah Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta. Berdasarkan
4Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2012), h. 2 5The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), Cet.7,
h.116
5
hasil observasi awal, kegiatan administrasi yang terdapat di Madrasah
Pembangunan Pembangunan UIN Jakarta terbagi ke dalam tiga bagian : 1)
Bagian Umum, 2) Bagian Pendidikan & Pengajaran, 3) Bagian
Kepegawaian & Keuangan. Masing-masing unit tersebut dalam
pekerjaannya sudah dipisahkan ke dalam tingkat Pendidikan (TK, MI,
MTs, MA). Pegawai administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta berjumlah 13 orang dengan rincian sebagai berikut (1) Sub
Umum, terdiri dari 4 orang pegawai, (2) Sub Pendidikan & Pengajaran,
terdiri dari 3 orang, (3) Sub Keuangan & Kepegawaian, terdiri dari 6
orang. Dengan demikian, proses pengelolaan arsip yang dilakukan oleh
masing-masing sub bagian pun tidak selalu sama.
Kegiatan manajemen arsip di lingkup Madrasah Pembangunan
UIN Jakarta dari beberapa tahap dalam pengelolaan kearsipan dibuat
dalam bentuk Standar Operasional Sekolah (SOP) meliputi prosedur mutu
surat masuk, prosedur mutu surat keluar, dan prosedur mutu peminjaman
arsip. Standar tersebut berdasarkan pedoman ISO 9001:2008. Namun
belum secara keseluruhan tahapan pengelolaan arsip dibuat dalam bentuk
SOP, sehingga pengelolaan masih belum optimal. Dengan penerapan ISO,
kegiatan pengelolaan arsip dapat dengan mudah dilaksanakan.
Dari pengelolaan arsip di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta terdapat beberapa faktor kendala yang menjadikan pengelolaan
kearsipan menjadi terhambat seperti halnya belum tertibnya tata alur
penerbitan surat. Pemeliharaan arsip di lingkungan Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta telah memiliki ruang arsip, namun dalam
pengelolaannya belum tertata. Kegiatan pemeliharaan di lingkungan
Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta belum optimal,
dikarenakan tidak adanya petugas khusus yang menangani arsip secara
langsung, sehingga kegiatan pemeliharaan hanya sekedar penataan
kembali arsip yang dilakukan setiap tahun ajaran baru. Arsip yang tercipta
di masukkan ke dalam ruangan arsip, tetapi belum dikelola berdasarkan
6
penilaian dan penyusutan arsip, sehingga kegiatan pengelolaan arsip
berdasarkan pengetahuan pegawai dan lamanya arsip yang disimpan.
Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya arsip
bagi sekolah, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian lebih
lanjut dan menuangkannya dalam sebuah karya ilmiah yang berjudul
“Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta”
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut maka penulis dapat
mengidentifikasi masalah sebagai berikut :
1. Belum tertibnya tata alur penerbitan surat.
2. Belum tertatanya pengelolaan di ruang arsip.
3. Tidak adanya petugas khusus yang menangani arsip secara langsung.
4. Kegiatan penyusutan arsip yang belum berdasarkan standar kearsipan.
C. Pembatasan Masalah
Mengingat permasalahan yang berkaitan sistem Pelaksanaan
Manajemen Kearsipan cukup luas, maka masalah penelitian ini perlu
dibatasi. Oleh karena itu penulis membatasi masalah penelitian pada“
Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta”.
D. Perumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana
Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta ?
E. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan
mendeskripsikan secara jelas tentang pelaksanaan manajemen kearsipan
pada kegiatan administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta yang meliputi: 1) Bagian Umum, 2) Bagian Pendidikan &
Pengajaran, 3) Bagian Kepegawaian & Keuangan.
7
F. Manfaat Penelitian
Manfaat dari hasil penelitian ini adalah :
1. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan
pengembangan ilmu pengetahuan dan memperkaya kajian ilmu
pendidikan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
manajemen kearsipan terutama bagi mahasiswa manajemen
pendidikan.
2. Manfaat Praktis
a. Bagi Sekolah
Penelitian ini diharapkan menjadi masukan dan saran bagi
sekolah, agar kedepannya dapat melaksanakan manajemen
kearsipan lebih baik lagi.
b. Bagi Penulis
Menambah pengalaman dan ilmu mengenai masalah yang
berhubungan dengan pengelolaan kearsipan.
c. Bagi Universitas
Penelitian ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk
menerapkan ilmu yang pernah penulis terima untuk
mempraktekannya langsung ke lapangan kerja, khususnya dalam
dunia pendidikan.
8
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Kearsipan
1. Pengertian Arsip
Dalam istilah arsip dapat mengandung berbagai macam pengertian.
Pengertian dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang,
atau pembatasan luang lingkupnya. Menurut Basir Barthos
menyatakan bahwa, Arsip adalah catatan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai suatu pokok persoalan ataupun peristiwa.
Catatan yang dibuat dapat berupa bentuk gambar ataupun bagan.
Adapun yang termasuk dalam arsip yaitu : surat-surat, kwitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.1Dengan kata lain, dalam
setiap kegiatan maupun peristiwa yang sengaja dibuat dalam bentuk
catatan akan menghasilkan menjadi sebuah arsip.
Selanjutnya Zulkifli Amsyah menjelaskan arsip adalah setiap
catatan (records/warkat) yang dapat berupa tulisan maupun ketikan
yang tersaji dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, di mana setiap
catatan tersebut memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
informasi dan komunikasi. Catatan yang dihasilkan dapat berupa kertas
( kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media
computer (rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.2
Selanjutnya dalam pengertian tentang arsip di Indonesia, menurut
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, tentang “Kearsipan”, yang ada
pada Bab 1 Pasal 1 menyatakan bahwa :
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), Cet. 8, h. 1 2 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum, 2003),
Cet. 10, h. 3
9
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.”3
The International Standard Organization (ISO on Records
Management-ISO 15489) menjelaskan arsip merupakan bentuk
informasi yang dapat berupa teks, gambar ataupun data dalam
komputer.
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa arsip
merupakan kumpulan catatan atau informasi yang dibuat secara
sengaja oleh perorangan maupun organisasi sebagai kebutuhan bahan
informasi dan komunikasi serta alat bukti atas suatu kejadian atau
kegiatan yang mana bila dibutuhkan cepat ditemukan. Arsip dapat
berupa fisik ( surat-surat berharga, kartu) ataupun nonfisik (data dalam
komputer, hasil-hasil rekaman).
2. Pengertian Kearsipan
Moekijat menjelaskan bahwa kearsipan merupakan sekumpulan
warkat-warkat yang mana dalam prosesnya meliputi kegiatan
penyusunan sampai dengan kegiatan penyimpanan, sehingga apabila
sewaktu-waktu warkat-warkat tersebut dibutuhkan dapat ditemukan
kembali secara mudah.4Kearsipan memegang peranan penting dalam
kelancaran jalannya sutau organisasi maupun lembaga. Oleh karena
itu, diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik agar informasi yang
terdapat di dalam arsip dapat terjaga dengan baik.
The Liang Gie menjelaskan dalam kegiatan kearsipan, dikenal
dengan istilah warkat. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. 5
3 Undang-Undang Republik Indonesia Tentang “Kearsipan” Nomor 43 Tahun 2009, Bab
I Pasal I, h. 3 4 Moekijat, Administrasi perkantoran, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2008), Cet. 8, h. 118
5 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty Yogyakarta,
2000), Cet. 7, h. 115
10
Menurut Sedarmayanti dalam buku yang berjudul Manajemen
Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional Kearsipan adalah
kegiatan mengatur dan menyusun arsip di mana dalam pengelolaannya
berdasarkan tatanan yang teratur menurut sistemnya serta dapat
diterima oleh akal (logis).6 Melalui kearsipan , informasi dan data
dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat
dilihat dari kegiatan kearsipan yang dilakukan. Oleh karena itu,
kearsipan yang baik harus dilaksanakan.
Berdasarkan pengertian kearsipan di atas, penulis menyimpulkan
bahwa kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan
meliputi proses penyusunan sampai dengan pengaturan penyimpanan
sekumpulan arsip-arsip yang mana bila dibutuhkan dapat cepat
ditemukan dengan mudah. Kearsipan harus memberikan kemudahan
dalam penggunaannya atau pencariannya.
3. Peranan, Fungsi, dan Jenis Arsip
a. Peranan Arsip
Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintah maupun
swasta selalu ada kaitannya dengan masalah asip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi.
Seperti yang dijelaskan oleh Basir Barthos dalam buku Manajemen
Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi
sebagai berikut :
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”,
sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan”
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.7
6 Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Profesional, (Bandung: Alfabeta, 2013), Cet. 2, h.158 7 Basir Barthos, op. cit., h. 2
11
Sejalan dengan pendapat di atas The Liang Gie menjelaskan,
selain berperan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan, arsip
memiliki peranan lain yaitu sebagai bahan penilaian dari organisasi
yang bersangkutan.8Dengan demikian arsip memiliki peranan yang
sangat penting yaitu sebagai pengingat bagi organisasi maupun
suatu lembaga dalam hal kebutuhan informasi.
Menurut Kennedy (1998) dalam Lolytasari, menjelaskan
bahwa:
“Manajemen rekod dalam organisasi berperan sebagai (1)
menyediakan informasi yang diperlukan secara berkelanjutan
untuk perkembangan masa depan atau dalam memperbaiki
aktivitas organisasi, (2) melindungi organisasi dari kasus yang
bersifat hukum atau yang memungkinkan menjadi bahan bukti
bahwa rekod tersebut dapat dijadikan bahan di pengadilan, (3)
memenuhi persyaratan akuntabilitas yang ditentukan dengan
pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut
beroperasi.”9
Dari pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa
keberadaan arsip pada dasarnya sangat penting dan dibutuhkan
bagi setiap orang ataupun organisasi sebagai bahan informasi dan
komunikasi ataupun alat pengingat dalam setiap kegiatan yang
pada umumnya selalu menghasilkan arsip. Selain perannya sebagai
alat pengingat arsip juga digunakan sebagai alat pengambilan
keputusan oleh pimpinan organisasi, sehingga hal tersebut dapat
memperlancar berjalannya kegiatan dalam suatu organisasi
b. Fungsi Arsip
Selain sebagai sumber informasi arsip berperan menjadi alat
pengawasan di setiap organisasi maupun lembaga dari macam-
macam kegiatannya, sehingga keberadaan arsip dapat dijadikan
sebagai sebuah bukti asli/nyata yang disimpan oleh organisasi
maupun lembaga tersebut. Maka dari itu arsip memiliki fungsi
8 The Liang Gie, op. cit., h.116
9 Lolytasari, “Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip”,
Record and Library Journal, Vol.1, 2015, h. 31
12
penting dalam melancarkan setiap pekerjaan yang dilakukan antara
lain proses perencanaan, penganalisaan, pengembangan, maupun
dalam pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Hal ini
fungsi arsip sangat berpengaruh dalam organisasi maupu lembaga.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono berpendapat
tentang beberapa fungsi arsip, yaitu :10
1) Arsip sebagai sumber informasi. Semakin meningkatnya
aktivitas dan dinamika organisasi, maka bertambah pula
kebutuhan akan informasi dalam proses pencapaian tujuan
suatu organisasi.
2) Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak institusi
maupun lembaga dalam setiap kegiatannya memerlukan
data-data yang kemudian diolah menjadi informasi. Data
informasi tersebut nantinya akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.
Donni Juni Priansa menyebutkan, fungsi kearsipan yaitu :
1) Alat penyimpanan warkat;
2) Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar
yang menyelenggarakan sistem sentralisasi;
3) Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam
mengambil keputusan;
4) Alat perekam perjalanan organisasi;
5) Mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan;
6) Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi
organisasi;
7) Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi
yang membutuhkan data;
8) Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di
kantor;11
Pendapat lain yang dijelaskan oleh Yuni Lailatus dalam
jurnalnya, bahwa :
Fungsi arsip secara umum menggambarkan dua fungsi dalam
organisasi yaitu : 1) Fungsi Substantif (fungsional) dan 2) Fungsi
fasilitatif (administratif). Secara khusus arsip memiliki fungsi
sebagai merekam pengalaman, memori, dan sejarah; menunjang
aktivitas administrasi, manajemen dan organisasi, serta upaya
10
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari
Konvensional ke basis Komputer, (Yogyakarta: Gava Media, 2015), Cet. 1, h. 10 11
Donni juni Priansa dan Agus Gamida, op. cit., h.158-159
13
pengambilan keputusan, menunjukkan bahwa bukti dan
pertanggungjawaban atas hak dan kewajiban, selain sebagi sumber
informasi arsip berfungsi mengenali identitas perorangan,
kelompok, maupun masyarakat/bangsa.12
Dari pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip
memiliki fungsi dalam kehidupan, baik bagi individu, kelompok,
maupun organisasi karena arsip yang bersifat sebagai pusat
ingatan. Bagi organisasi arsip berfungsi sebagai sumber informasi
baik bagi pimpinan maupun pegawai yang terlibat dalam proses
pengambilan keputusan. Bagi individu/perorangan arsip berfungsi
sebagai keperluan administrasi misalnya dalam persoalan
keuangan, pendidikan, riset dan kegiatan lainnya.
c. Jenis Arsip
Arsip akan selalu tumbuh dan terus berubah seiring dengan
pertumbuhan masyarakat sebagai bentuk informasi. Begitu banyak
jenis arsip yang akan dihasilkan hal ini berdasarkan fungsi serta
kegunaannya dalam suatu kejadian / peristiwa yang dialami.
Menurut Sugiarto dan Wahyono, jenis arsip menurut fungsinya,
dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Arsip dinamis, arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip statis, arsip yang tidak digunakan untuk kepentingan
pekerjaan dan hanya digunakan sebagai bahan referensi.13
Sulistyo menjelaskan ada macam arsip dinamis, yaitu :
1. Arsip dinamis aktif, arsip yang frekuensi kegunaannya masih
sering digunakan yang berisi informasi dan masih memiliki
nilai guna secara langsung dalam aktivitas sebuah organisasi,
instansi, atau perusahaan.
12
Yuni Lailatus Sakdiyah, “Pengelolaan Arsip Pada Unit Tata Usaha di SMA AL-
ISLAM KRIAN”, Jurnal Riset, Vol.. 4 No. 4, April 2014, h. 41. 13
Ririn Amalia, “Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Jawa Timur”, 2013, h. 4
14
2. Arsip dinamis Inaktif, arsip yang sudah jarang dipergunakan
namun tetap dipertahankan sebagai bahan rujukan atau
memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-
undang kearsipan. 14
Dewi Anggrawati memaparkan jenis-jenis arsip ditinjau dari
isinya dapat berupa :
1. Financial record, catatan yang berhubungan masalah
keuangan. Contohnya tata cara mengajukan kredit, pembayaran
uang, dan sebagainya.
2. Inventory record, catatan yang berhubungan masalah barang
dagangan. Contohnya, keadaang barang, harga barang, dan
sebagainya.
3. Personnel record, catatan yang berhubungan masalah
kepegawaian. Contohnya catatan riwayat hidup, pengalaman
kerja, absensi, dan sebagainya.
4. Sales record, catatan yang berhubungan masalah penjualan.
Contohnya hasil penjualan, mutu penjualan, prosedur
penjualan, dan sebagainya.
5. Production record, catatan yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contohnya laporan produksi. 15
Berdasarkan uraian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
arsip memiliki banyak jenis berdasarkan sudut pandang yang
berbeda-beda. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi
arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis sendiri merupakan
arsip yang masih dibutuhkan atau digunakan dalam kegiatan
organisasi. Namun, tidak selamanya arsip dinamis dapat
digunakan, seiring berjalannya waktu arsip dinamis akan
mengalami penurunan dan tidak lagi digunakan dalam kegiatan
14
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis , ( Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003), h. 367 15
Dewi Anggrawati, Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin
Integritas SMK Jilid 1 Berdasarkan Kurikulum 2004, (Bandung: CV. Armico, 2004), h. 16
15
organisasi maka arsip tersebut berubah fungsi menjadi arsip statis
yang sewaktu-waktu dapat dipindahan atau bahkan dimusnahkan.
Berdasarkan isinya arsip dibedakan menjadi arsip financial record,
inventory record, personnel record, sales record dan production
record.
B. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Agar kegiatan pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan
prosedurnya, maka diperlukan sistem kearsipan yang dapat
menyelesaikan semua masalah arsip agar dalam pelaksanaannya dapat
berjalan dengan efektif dan efisien. Kegiatan pengelolaan kearsipan ini
dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan,
dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas
maupun media elektronik.16
Manajemen kearsipan dapat pula
dikatakan sebagai pelaksana fungsi-fungsi manajemen dalam rangka
mengelola keseluruhan daur hidup arsip.
Manajemen kearsipan adalah kegiatan yang tersistematis mengenai
pengelolaan daur hidup arsip yang meliputi pencatatan,
pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan serta
penyusutan arsip. Tidak hanya berpusat pada sistem arsipnya, tetapi
juga melakukan penataan sumber daya manusia yang bekerja pada
dunia kearsipan serta peralatan dan perlengkapan yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan. 17
Suraja berpendapat, manajemen kearsipan berarti kegiatan
mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam pengurusan arsip.
manajemen kearsipan dilaksanakan berdasarkan fungsi-fungsi
manajemen yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
16
Ermawaty, “Pengelolaan Manajemen Kearsipan di Perguruan Tinggi”, Jurnal
Tabularasa PPS UNIMED, Vol. 10 , 2013, h. 142 17
Lenny Haryanti dan Bambang Suratman, “Efektivitas Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di SMK Negeri 2 Tuban”, 2013, h. 3
16
penyusunan personalia, pengarahan serta pengawasan terhadap
kegiatan kearsipan.18
Berdasarkan uraian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
pada dasarnya manajemen kearsipan merupakan suatu kegiatan
mengelola, mengatur seluruh arsip berkaitan dengan segala bentuk
surat atau dokumen maupun naskah secara sistematis dan apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Pengelolaan arsip tidak terlepas dari ilmu fungsi manajamen yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta
pengawasan. Oleh karena itu dalam pelaksanaannya baik pimpinan
maupun arsiparis dapat bekerja sama dalam kegiatan kearsipan agar
dapat tercapainya tujuan organisasi.
2. Tujuan Kearsipan
Sedarmayanti menjelaskan tujuan dalam kearsipan yaitu: 1) agar
arsip mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan dan
dapat disimpan, 2) dapat menunjang terlaksananya penyusutan arsip
yang berdaya guna dan berhasil guna19
Menurut Widjaya dalam buku Manajemen Sekretaris Perkantoran
Terampil dan Profesional, menyebutkan tujuan kearsipan sebagai
berikut :
a. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan;
b. Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan;
c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut
dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.20
Dewi Anggrawati menyebutkan tujuan kearsipan antara lain :
a. Menyediakan warkat jika diperlukan
b. Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian
18
Meriniwati dan Indah Prabawati, “Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata
Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien”, Jurnal Informasi dan Komunikasi
Administrasi Perkantoran, 2015, h. 179 19
Sedarmayanti, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran,
(Bandung: Mandar Maju, 2001), Cet.2, h. 185 20
Donni Juni Priansa, Manajemen Sekretaris dan Perkantoran Terampil dan Profesional,
(Bandung: Pustaka Setia, 2017), Cet.1, h. 198
17
c. Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang
berhubungan satu sama lain
d. Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan
kebakaran.
e. Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya.
f. Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang
terkandung di dalam warkat, khususnya warkat yang bersifat
rahasia.21
Dari beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan
bahwa tujuan pengelolaan kearsipan yaitu menjaga keselamatan arsip
baik dari segi isi maupun bentuknya, menyimpan arsip agar terhindar
dari pencurian atau kerusakan arsip selain serta mempermudah dalam
kegiatan pencarian kembali arsip.
3. Fungsi Manajemen Kearsipan
Dalam menjalankan manajemen kearsipan dengan baik, fungsi-
fungsi manajemen diperlukan sebagai dasar ilmu dalam pelaksanaan
kegiatan kearsipan. Fungsi-fungsi manajemen dapat meliputi :
perencanaan kearsipan, pengorganisasian kearsipan, penyusunan staf,
pengarahan kearsipan serta pengawasan dalam kegiatan kearsipan.
a. Fungsi Perencanaan
b. Fungsi Pengorganisasian
c. Fungsi Penyusunan Staf
d. Fungsi Pengarahan
e. Fungsi Pengawasan22
Perencanaan merupakan tahap awal dalam melaksanakan suatu
kegiatan dan menjadi syarat awal agar kegiatan dapat berjalan dengan
baik. Dalam proses perencanaan, tidak hanya membuat satu
perencanaan saja melainkan harus menyiapkan perancanaan lain. Hal
ini untuk menghindari kesalahan pada rencana di awal. Selain itu perlu
memikirikan kendala yang mungkin terjadi. Fungsi perencanaan dalam
bidang kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan pola
21
Dewi Anggrawati, op. cit., h. 19-20 22
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006), cet. 1, h.62-63
18
klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan
surat masuk dan keluar, menyusun jadwal retensi arsip; dan
perencanaan fasilitas.
Setelah proses perencanaan dilakukan, tahap selanjutnya yaitu
melakukan pengorganisasian. Pengorganisasian dilakukan dengan
menyusun struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan organisasi.
Fungsi pengorganisasian dalam bidang kearsipan dilakukan dengan
melakukan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja intern unit
kearsipan, dan menentukan hubungan kerja antara unit kearsipan
dengan unit-unit pengolah di dalam organisasi.
Setelah berhasil melakukan pengorganisasian, tahap selanjutnya
yaitu Stafiing atau penyusunan staf. Kegiatan ini dilakukan untuk
mendapatkan Sumber Daya Manusia yang memiliki kompetensi serta
kemampuan yang baik. Untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia
yang diinginkan perusahaan diperlukan proses-proses yang tidak
mudah. Penyusunan Staff dapat dimulai dari kegiatan perekrutan
tenaga kerja, pengembangan karir, sampai dengan pemutusan
hubungan kerja. Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan
dilakukan dengan melakukan rekrutmen, seleksi, orientasi atau
induksi, penempatan, penggajian dan penjaminan kesejahteraan,
pengembangan, dan pemberhentian pegawai yang mengatur arsip
organisasi.
Setelah mendapatkan Sumber Daya Manusia yang diinginkan
diperlukan adanya kegiatan pengarahan. Fungsi pengarahan dalam
bidang kearsipan dilakukan dengan melakukan : 1) pemberian motivasi
oleh manajer kepada para pegawai arsip (arsiparis) hal ini bertujuan
agar terjaganya semangat kerja para pegawai, 2) memelihara
komunikasi hubungan kerja antar manajer dengan pegawai hal ini
sangat diperlukan agar menghindari adanya mist communication antara
pimpinan dan pegawai, 3) menggerakkan serta mempengaruhi para
pegawai agar dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan
19
dapat berpartisipasi dengan memberikan ide-ide atau gagasan untuk
organisasi sehingga tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
Setelah fungsi-fungsi di atas dilakukan, tahap selanjutnya kegiatan
pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat meliputi : 1) Precontrol,
pengawasan dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan, seperti kegiatan
penciptaan, penggunaan sampai dengan penyusutan arsip. 2)
Concurrent control, pengawasan yang dilakukan saat pelaksanaan
kegiatan sedang berlangsung, hal ini dilakukan saat pegawai mampu
menemukan dan mengambalikan arsip dengan cepat serta aman. 3)
Feedback control, pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan
kegiatan, seperti kegiatan membandingkan data mengenai pemakaian
arsip dengan standar kinerja.
Berdasarkan fungsi-fungsi manajemen yang telah dijelaskan di
atas, pada dasarnya fungsi-fungsi tersebut membantu pimpinan dan
para pegawai arsip dalam melaksanakan tugasnya agar dalam kegiatan
mengelola arsip, pimpinan dan pegawai mengetahui batas-batas tugas
yang harus dilakukan. Oleh karena itu, agar kegiatan kearsipan
berjalan dengan baik seseorang harus memiliki kemampuan dalam
ilmu manajemen terutama fungsi-fungsi dalam manajemen kearsipan.
4. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip
disebut manajemen kearsipan. Hal ini berarti bahwa manajemen
kearsipan pekerjaan pengurusan daur hidup arsip yang meliputi proses
pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
serta penyusutan arsip.
a. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan kegiatan pengurusan surat masuk
maupun surat keluar baik yang dibuat sendiri oleh organisasi
maupun yang diterima dari luar organisasi. Proses pencatatan
dilakukan dengan manggunakan buku agenda maupun kartu
20
kendali. Prosedur pembuatan surat dimulai dengan adanya perintah
pembuatan surat, konsep surat, pengetikan surat sampai dikirimnya
surat tersebut dan siap untuk disimpan. Sedangkan prosedur
penerimaan surat dimulai dengan menerima surat, selanjutnya surat
diproses ke unit pengolah hingga selesai dan siap untuk disimpan23
.
Kegiatan penciptaan arsip dinamis dapat dilakukan dengan
menciptakan arsip itu sendiri maupun menerima arsip dari luar.
Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, atau gambar.
Kegiatan arsip dapat dimulai dari proses penciptaan. Arsip
dapat diperoleh dari individu ataupun kelompok yang berasal dari
organisasi internal maupun eksternal. Aktivitas yang dilakukan
berupa mengirim atau menerima surat. Pada proses penciptaan
arsip, arsip dibuat dengan menggunakan alat yang disediakan oleh
kantor baik itu komputer ataupun mesin ketik. Sehingga arsip dapat
dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh kantor.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses
penciptaan arsip, antara lain : 1) Bahasa yang digunakan sesuai
dengan EYD, 2) dapat memberikan keterangan atas simbol-simbol
atau gambar tertentu, 3) arsip yang berbentuk rekaman, harus
menggunakan media rekaman yang baik.
Berdasarkan uraian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
kegiatan penciptaan arsip dapat berupa melalui proses pembuatan
arsip ataupun penerimaan arsip baik dari organisasi maupun
perorangan. Dengan adanya fungsi-fungsi manajemen tersebut
diharapkan dapat mengolah arsip dengan prosedur dan metode
kerja kearsipan, meminimalisir adanya duplikasi arsip yang
dilakukan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab,
menjamin keselamatan arsip baik dari pencurian maupun
kerusakan lainnya, serta meningkatkan kecepatan dalam penemuan
arsip.
23
Dewi Anggrawati, op. cit., h. 18-19
21
b. Pendistribusian Arsip
Setelah kegiatan penciptaan arsip selanjutnya masuk ke dalam
tahap pendistribusian. Agar informasi sampai kepada
pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian
atau penyebaran informasi. Kegiatan pendistribusian arsip dapat
dilakukan melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya.24
Hal ini
sejalan dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan pad Bab IV pasal 33 ayat 2 dan 3,
yang berbunyi :
a. Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak
yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta
aman.
b. Pendistribusian arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
diikuti dengan tindakan pengendalian”.25
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat merupakan
kegiatan yang penting dalam suatu organisasi. Kegiatan
pengelolaan surat di setiap organisasi bisa berbeda-beda, hal ini
tergantung pada kebutuhan arsip masing-masing organisasi.
Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan keluar meliputi
penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian serta
pemrosesan lebih lanjut.
Pengurusan surat biasanya dilakukan dengan dua cara yaitu : 1)
Penggunaan buku agenda dan 2) Penggunaan kartu kendali.26
Adapun kegiatan pengurusan surat dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Penggunaan Buku Agenda
Buku agenda merupakan kegiatan pencatatan surat
masuk dan surat keluar. Pencatatan pada buku agenda
24
Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, op. cit., h. 164 25
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tentang “Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” Nomor 28 Tahun 2012, Bab IV Pasal 33, h. 11 26
Ririn Amalia, loc. cit
22
dipisahkan antara buku agenda surat masuk dan buku
agenda surat keluar, biasanya dibedakan pula tahunnya.
a) Pengurusan surat masuk berdasarkan buku agenda
adalah sebagai berikut :
1. Menerima surat yang dilakukan oleh petugas
dari pengirim atau pengantar surat
2. Melakukan penyortiran surat dapat berupa : 1)
memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris
dan karyawan, 2) memisahkan antara surat yang
bersifat penting maupun rahasia, 3) memeriksa
kebenaran alamat dan sifat surat.
3. Melakukan pencatatan surat pada buku agenda
dengan memberi stempel agenda yang di
dalamnya berisi tanggal penerimaan surat
selanjutnya memeriksa kelengkapan surat yang
terdiri dari : nomor surat, alamat surat, perihal
dan lampiran.
b) Pengurusan surat keluar berdasarkan buku agenda
adalah sebagai berikut :
1. Melakukan persiapan dan alat-alat untuk
menunjang dalam persiapan menulis surat.
2. Mengetahui masalah yang akan disampaikan
kepada penerima surat (orang atau organisasi)
yang dituju serta urutan penyusunannya.
3. Pembuatan konsep surat oleh pimpinan,
sekretaris, atau karyawan.
4. Memeriksa konsep surat oleh sekretaris baik
segi kebenaran isi maupun bentuknya.
5. Persetujuan konsep surat dan pengetikan surat.
6. Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan
kelengkapan surat, pengesahan dan
23
penandatanganan oleh ketua atau sekretaris,
pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan surat
dan pemasukan ke dalam amplop, pembubuhan
perangko, pemberian perekat pada amplop.
7. Pencatatan pada buku agenda surat keluar.
8. Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan
kepada petugas pengantar untuk dikirimkan.
9. Penyimpanan arsip
Tujuan dari buku agenda ini adalah untuk referensi
pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat
diterima ataupun nomor surat dan lain-lain.
Tabel 2. 1 Format Buku Agenda Tunggal
No. Tanggal Masuk/Keluar Dokumen
Dari Kpd Subjek Ket No Tgl
Setelah melakukan pencatatan surat pada buku agenda,
surat perlu ditindaklanjuti atau didisposisikan. Disposisi
digunakan untuk mengetahui atas tindak lanjut surat
tersebut . Biasanya disposisi diputuskan oleh atasan
lembaga tersebut.
Sugiarto dan Wahyono memaparkan bahwa, disposisi
adalah catatan yang ditulis pimpinan kepada bawahannya di
atas kertas atau surat mengenai tindak lanjut surat tersebut
untuk dilaksanakan27
. Pada tahap ini disposisi ditulis pada
sebuah format lembar disposisi. Berikut format lembar
disposisi :
27
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., h. 26
24
Tabel 2.2 Format Lembar Disposisi
Lembar Disposisi
Indeks : Rahasia :
Penting :
Biasa
Kode : Tanggal Penyelesaian :
Tgl/Nomor : Diteruskan Kpd :
Asal : 1.
Isi Ringkas : 2.
Instruksi/Informasi : 3.
Sesudah Digunakan Harap segera
Kembali pada tanggal :
2) Penggunaan Kartu Kendali
Kegaiatan pengurusan surat masuk dan keluar dengan
menggunakan kartu kendali disebut sistem kearsipan pola
baru. Kartu kendali berukuran 10 x 15 cm, berisi kolom-
kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar serta untuk
mengendalikan surat.
a) Pengurusan surat masuk berdasarkan kartu kendali
adalah sebagai berikut :
1. Menerima surat. Dalam hal ini penerima surat
bertugas : menerima surat dan memeriksa
kebenaran alamat, memisah-misahkan surat
berdasarkan alamat yang ditunjuk,
mengelompokkan surat terbuka dan tertutup,
membuka surat dan membubuhkan stempel.
25
2. Melakukan pencatatan surat. Dalam hal ini
pencatat surat bertugas : mencatat dalam lembar
kartu kendali yang terdiri dari 3 lembar kartu
yaitu warna merah muda, kuning dan putih. Lalu
diteruskan ke pengolah.
3. Mengarahkan surat. Pengarah surat berfungsi
menentukan arah surat ke unit mana surat akan
disampaikan. Dalam hal ini pengarah surat
bertugas : menerima surat penting dan kartu
kendali dari pencatat surat, melakukan
pengecekan kebenaran pengisian serta kartu
kendali serta mengsi kolom, selanjutnya surat
dan kartu kendali diteruskan ke unit pengolah,
setelah itu kartu kendali disimpan oleh pengarah
dalam kotak kartu kendali.
b) Pengurusan surat keluar berdasarkan kartu kendali
adalah sebagai berikut :
1. Melakukan pencatatan arsip keluar pada kartu
kendali.
2. Menyampaikan konsep surat beserta kartu
kendali kepada unit kearsipan.
3. Menyimpan kartu kendali lembar 3 menurut
urutan nomor kode.
4. Mengendalikan surat yang belum selesai
pengolahannya serta menyampaikan surat yang
sudah selesai pengolahannya kepada penyimpan.
c. Penyimpanan Arsip
Mengingat peranan arsip sangat penting sekali bagi organisasi
atau perusahaan. Maka dari itu diperlukan penjagaan ditempat
ruang penyimpanan yang aman. Selain itu peralatan dalam
26
kegiatan penyimpanan arsip diperlukan agar kegiatan penyimpanan
dapat dilakukan dengan baik.
Filling sistem atau penyimpanan merupakan suatu rangkaian
kegiatan penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 28
Dalam proses
penyimpanan tidak hanya menaruh file ke dalam tempat
penyimpanan saja, tetapi diperlukan sistem penyimpanan yang baik
agar ketika arsip diperlukan sewaktu-waktu penemuan arsip mudah
ditemukan.
Untuk memudahkan petugas dalam menemukan kembali arsip.
maka perlu dilakukan sistem penyimpanan yang digunakan. Secara
umum, terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip, antara lain :
1) Sistem menurut abjad (alphabetical filling system)
Sistem ini lebih sederhana, karena lebih mudah
dipahami dan mudah diingat. Pada penyimpanan ini arsip
disimpan menurut abjad, kata demi kata, huruf demi huruf.
Nama terdiri dari dua jenis yaitu dari nama orang, nama
organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda dan
masalah/subyek utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip
itu.29
Biasanya penggunaan sistem abjad ini lebih mudah
dipahami dan apabila dibutuhkan cepat dalam
penemuannya.
Adapun cara dalam mengabjad yaitu :
a) Huruf demi huruf, langkah awal yaitu dengan
meneliti huruf pertama, kedua, ketiga dan
seterusnya sampai huruf terakhir. Setiap huruf
dalam kata pengenal pertama sampai dengan huruf
terakhir ikut menentukan letak dalam urutan.
Contoh: Amir, Amirudin, Bangka, Bangkahulu, dan
Bangku.
b) Kata demi Kata, tiap bagian kata dapat dipisahkan
dalam kata pengenal pertama dan dianggap satu kata
28
Dewi Anggrawati, op. cit., h. 46 29
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., h. 46
27
berdiri sendiri. Contoh: Dies Natalis, New Jersey,
dan New York.
c) Kesatuan demi Kesatuan, merupakan suatu
pengertian yang harus dianggap satu kesatuan.
Contoh: Kaca mata, Kuda laut, tanda jasa, dan tanda
mata. 30
Tabel 2.3 Contoh Sistem Menurut Abjad
A Adi, Susanto
Arjuna
Arwana Wijaya, CV
Aviana, Yulian
B Bahana Perkasa, PT
Bambang, Anton
Bintang Maju, CV
C Cahaya, CV
Cici, Santi
Cormal Tekstil, PT
2) Sistem menurut subyek/pokok masalah (Subject filling
system)
Setiap arsip yang akan disimpan mengandung masalah
atau pokok persoalan dari isi arsip bersangkutan. Dengan
kata lain sistem penyimpanan ini didasarkan pada isi
dokumen dan kepentingan dokumen tersebut. Sistem
penyimpanan ini biasanya banyak digunakan oleh
perusahaan atau lembaga yang besar dan luas karena hal ini
menyesuaikan dengan kebutuhan.
Pada sistem ini didasarkan pada subyek atau pokok
masalah surat. Sebelum menerapkan sistem ini, terlebih
dahulu disusun pedoman dalam penataan arsip, pedoman
tersebut disebut pola klasifikasi. Klasifikasi kearsipan
disusun berjenjang :
30
Durotul Yatimah, Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran, (Bandung:
Pustaka Setia, 2009), Cet.1, h. 191
Guide Abjad Susunan Map
28
a) Masalah pokok/primer (Main Sbject)
b) Sub Masalah Pokok/Sekunder (Sub Subject)
c) Sub Masalah Kecil/Tertier (Sub sub Subject)
Ketiga susunan di atas, mempunyai hubungan satu sama
lainnya. Adapun contoh klasifikasi berdasarkan pokok
masalah surat :
Kepegawaian (Primer)
Pengadaan (Sekunder)
Lamaran ( Tertier)
Pengangkatan (Tertier), dan sebagainya31
Contoh klasifikasi di atas disusun berjenjang, antara
masalah primer, sekunder dan tersier. Klasifikasi tersebut
memiliki hubungan logis dan kronologis.
3) Sistem menurut Wilayah/daerah (geographical filling
system)
Sistem ini berdasarkan kepada suatu nama tempat/letak
geografis. Dalam pencariannya lebih mudah karena hanya
menyesuaikan dengan nama tempat.
Sistem ini biasanya diterapkan oleh perusahaan maupun
organisasi yang memiliki beberapa kantor cabang di suatu
wilayah. Sistem ini dinilai lebih efektif, karena
memudahkan dalam menemukan kembali arsip.
Sugiarto dan Wahyono menjelaskan sistem geografis
akan lebih tepat digunakan untuk :
a) Organisasi atau perusahaan yang memiliki banyak
cabang seperti, bank, asuransi, kurir, dan
sebagainya.
b) Organisasi atau perusahaan memiliki usaha
menyangkut dengan lokasi-lokasi.
c) Instansi pemerintah yang melayani masyarakat
berdasarkan kewilayahan.
31
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran Modern, (Bandung: Mandar Maju, 2017), h.
219
29
d) Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau
hubungan dengan berbagai negara.32
Contoh klasifikasi sistem geografis :
Tabel 2.4 Contoh Sistem Menurut Wilayah
Jawa Barat
Bandung
Garut
Sukabumi
Jawa tengah
Batang
Cilacap
Jepara
Bangsri
Keling
Mlonngo
Pecangaan
Salatiga
Argomulyo
Sidomukti
Sidorejo
Tingkir
Pemalang
Jawa Timur
Gresik
Pasuruan
Surabaya
4) Sistem menurut Nomor/angka (numerical filling system)
Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan yang
tidak langsung (indirect filling system), karena sebelum
menentukan nomor-nomor yang diperlukan, petugas arsip
harus membuat daftar kelompok masalah-masalah ,
kelompok-kelompok pokok permasalahan pada sistem
subyek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
Sistem ini biasanya digunakan oleh organisasi yang
bergerak di bidang tertentu, seperti Kantor Akuntan, Kantor
Pengacara, Kantor Kontraktor, dan sebagainya.
32
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., h. 48-49
Guide I Guide II Guide III
30
Kepegawaian 12
Cuti 12.1
Kenaikan Pangkat 12.2
Gaji 12.3
Dalam buku Nani Nuraeni menjelaskan penyimpanan
berdasarkan nomor menggunakan nomor urut surat masuk
atau nomor urut surat keluar, nomor rekening nasabah,
nomor induk mahasiswa.33
Sistem penyimpanan nomor tepat digunakan untuk :
1. Penyimpanan berkas yang kata panggilnya
menggunakan nomor. Seperti bank menyimpan data
nasabah berdasrkan nomor rekening.
2. Lembaga pendidikan yang menggunakan nomor induk
siswa
3. Penyimpanan yang menggunakan faktur34
Gambar 2.1 Contoh Pola Klasifikasi Arsip Sistem
Nomor
Sistem numerical tidak bisa berdiri sendiri, akan tetapi
harus selalu dikombinasi dengan sistem Alfabetis (abjad)
atau sistim nama, jika tidak maka nomor-nomor tersebut
tidak ada artinya dilihat dari segi referensi.
33
Nani Nuraeni, Panduan Menjadi Sekretaris Profesional, (Jakarta: Visi Media, 2008),
Cet.1, h. 46 34
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., h. 56
000 UMUM
010 Urusan dalam
011 Gedung Kantor
012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
120 Mutasi
130 Kedudukan
140 Kesejahteraan Pegawai
200 KEUANGAN
210 Gaji
220 Biaya Perjalanan
31
5) Sistem menurut Kronologis/tanggal (chronogical fillin
system)
Pada penyimpanan sistem ini didasarkan kepada tanggal
surat diterima (surat masuk) dan tanggal surat dikirim (surat
keluar).
Zulkifli Amsyah menjelaskan penyimpanan warkat
yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau
waktu dikirm keluar dinamakan sistem penyimpanan
menurut kronologisnya. Penyimpanan sistem ini berkaitan
erat dengan buku agenda. Karena itu dalam pencariannya
sering kali memakan banyak waktu sebab petugas tidak
ingat kapan arsip-arsip tersebut diterima atau dikirim.
Untuk mempercepat dalam pencarian dibutuhkan bentuk
pencatatan dengan menggunakan kartu kendali. 35
Nani Menjelaskan sistem ini berdasarkan tanggal, arsip
disimpan berdasrkan tahun, bulan, dan tanggal arsip.
Contoh: faktur pajak tanggal 21 Maret 2008, disimpan di
file bulan Maret 2008, tanggal 21.36
Pelaksanaan sistem ini jarang digunakan oleh organisasi
yang kegiatan kearsipan dalam jumlah banyak karena
dinilai kurang efektif dalam penemuan kembali berkas.
Begitupun sebaliknya sistem ini dapat digunakan jika
kegiatan adminisntrasi yang dilakukan suatu organisasi
masih dalam jumlah sedikit maka sistem ini dapat
digunakan.
Dari kelima sistem penyimpanan yang telah diuraikan
di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam
pelaksanaannya harus disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing oragnisasi atau perusahaan. Dan pada tiap-
35
Zulkifli Amsyah, op. cit., h. 76 36
Nani Nuraeni, op. cit., h. 45-46
32
tiap sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-
masing. Sistem penyimpanan dapat dilakukan dengan baik
harus ditunjang dengan pegawai yang profesionalitas serta
fasilitas dan peralatan penyimpanan yang memadai
sehingga kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan lancar.
d. Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip merupakan proses menggunakan ataupun
pemakaian arsip untuk kepentingan organisasi dalam menjalankan
pekerjaan kantornya. Arsip yang sudah disimpan sebelumnya,
terkadang adanya peminjaman arsip oleh pimpinan maupun
pegawai baik dari dalam organisasi maupun luar organisasi.
Nuraida menjelaskan pada tahap ini, dokumen yang telah
selesai dipergunakan ataupun masih dibutuhkan untuk waktu yang
akan datang, masih bisa dikelompokkan sebagai arsip.37
Setelah arsip diterima oleh pihak-pihak yang berkepentingan,
kemudian arsip digunakan untuk kepentingan tertentu sebagaimana
maksud dan tujuan arsip tersebut diciptakan. Seperti halnya
pimpinan dalam peminjaman arsip dijadikan sebagai bahan
informasi dalam pengambilan keputusan, penetapan kebijakan,
dan kegiatan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Dengan demikian
keberadaan arsip sangat membantu pimpinan dalam pencapaian
tujuan organisasi. 38
Arsip yang dipinjam harus ditemukan dengan cepat, sehingga
dalam peminjaman membutuhkan waktu untuk penemuan kembali
arsip. adapun tata cara dalam peminjaman arsip dan proses
penemuan kembali arsip :
1) Peminjaman Arsip
Peminjaman biasanya dilakukan karena ada arsip atau
dokumen yang dibutuhkan baik dari pihak dalam maupun
37
Meirinawati dan Indah Prabawati, op. cit., h. 180 38
Donni Juni Priansa dan Agus Gamida, loc. cit.
33
luar organisasi. Dengan demikian, arsip sudah pasti akan
digunakan dan keluar dari tempat penyimpanan. Keluarnya
arsip harus diperhatikan dan dapat dipertanggunjawabkan,
maka dari itu harus ada pengendalian yang baik, karena
keluarnya arsip beresiko mengalami kerusakan bahkan
hilang sekalipun. Oleh karena itu, petugas arsip harus
melakukan pencatatan terhadap arsip yang keluar atau
dipinjam.
Adapun cara yang dapat digunakan dalam peminjamam
arsip :
a) Penggunaan buku peminjaman
Di dalam buku peminjaman, diperlukan data-
data tentang peminjam arsip seperti, tanggal
peminjaman, identitas peminjam, data arsip yang
dipinjam, lama peminjaman, tanda tangan
peminjam, tanggal kembali, tanda tangan penerima
arsip.
Pada cara ini hanya efektif jika permintaan
peminjaman tidak terlalu tinggi, dan jumlah
peminjam tidak terlalu banyak. Tetapi apabila
permintaan peminjaman tinggi dan jumlah
peminjam yang sangat banyak akan memakan
banyak waktu untuk melakukan pengecekan
terhadap arsip yang dipinjam, karena dalam buku
peminjaman didasarkan pada urutan tanggal pinjam
atau secara kronologis.
b) Formulir Peminjaman
Formulir peminjaman dibuat dengan kertas
berukuran 15 cm x 10 cm. data yang dibutuhkan
dalam formulir peminjaman seperti, indeks, subyek,
identitas peminjam, tanggal peminjaman, tanggal
34
kembali, tanda tangan peminjam, tanda tangan
penerima.
Formulir peminjaman dibuat rangkap dua
dengan warna yang berbeda. Formulir rangkap
pertama, digunakan sebagai alat pengingat petugas.
Formulir ditata berdasarkan tanggal kembali
sehingga petugas dapat memeriksa pinjaman yang
telah jatuh tempo dan menginformasikan kepada
peminjam untuk segera dikembalikan. Sedangkan
untuk formulir rangkap dua, digunakan sebagai
pengganti arsip yang dipinjam dan diletakkan pada
tempat penyimpanan. Hal ini bertujuan sebagai
pemberi informasi jika arsip yang ingin dipinjam
nantinya sedang keluar.39
Berdasarkan uraian di atas, penulis dapat
menyimpulkan bahwa dalam peminjaman kearsipan dapat
dilakukan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan
buku pinjaman atau formulir peminjaman. Cara tersebut
dapat digunakan dengan menyesuaikan kebutuhan
organisasi atau sedikit banyaknya frekuensi peminjaman
terhadap arsip.
2) Penemuan kembali Arsip
Arsip-arsip yang telah disimpan oleh petugas arsip
sewaktu-waktu harus dapat ditemukan kembali dengan
cepat hal ini diperlukan sebagai bahan informasi dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi atau perusahaan.
Penemuan kembali arsip kegiatan dimana adanya
permintaan peminjaman oleh pihak lain, proses penemuan
kembali arsip dimulai dengan mengidentifikasi masalah
sesuai dengan kode penyimpanan arsip yang terdapat pada
39
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op. cit., h. 79-81
35
daftar klasifikasi, selanjutnya arsip dapat ditemukan di
tempat penyimpanan sesuai dengan kode.
Ig. Wursanto menjelaskan , untuk menemukan kembali
arsip, diperlukan prosedur sebagai berikut :
a) Memeriksa formulir peminjaman arsip
Langkah pertama sebelum arsip dicari oleh
petugas arsip yaitu memeriksa formulir terhadap
arsip yang akan dipinjam, formulir harus diisi
dengan data yang lengkap. Hal ini akan
memudahkan petugas dalam mencari arsip.
b) Mengetahui pokok masalahnya
Setelah pemeriksaan formulir sudah
dilakukan, langkah selanjutnya yaitu melihat pokok
masalah arsip yang disimpan. Dengan begitu,
petugas akan tahu arsip apa saja yang akan dipinjam
dan juga memudahkan dalam pencariannya.
c) Mengetahui kode arsip
Setelah melihat pokok masalah arsip yang
akan dicari, langkah selanjutnya mengetahui kode
arsip yang akan ditelusuri. Petugas harus teliti
dalam melihat kode arsip. hal ini untuk menghindari
kesalahan dalam pengambilan arsip.
d) Pengambilan arsip
Pengambilan arsip didasarkan pada
pemeriksaan pokok masalah serta kode arsip.
e) Penyerahan arsip
Arsip yang sudah ditemukan dalam
penyimpanannya, diberikan kepada si peminjam.
Kegiatan peminjaman harus diberikan batas waktu,
sehingga kegiatan peminjaman dapat terkendali.
36
f) Pengembalian arsip
Arsip harus cepat-cepat dikembalikan ketika arsip
sudah tidak digunakan. Kegiatan pengembalian
dilakukan dengan melakukan pencatatan waktu
kembali arsip. hal ini dapat dijadikan sebagai
pengingat bahwa arsip yang telah keluar sudah
dikembalikan.
g) Penyimpanan kembali arsip
Arsip perlu disimpan kembali berdasarkan sistem
kode arsip tersebut. Penyimpanan dilakukan untuk
menghindari arsip yang hilang atau tercecer.40
Dari uraian di atas, penulis dapat menyimpulkan
bahwa dalam kegiatan penemuan kembali arsip selain
memperhatikan prosedur-prosedur penemuan arsip,
harus didukung dengan petugas kearsipan yang
memiliki kemampuan kecepatan dalam mencari arsip.
e. Pemeliharaan Arsip
Sebagaimana telah dijelaskan di atas, bentuk arsip dapat
bermacam-macam dapat berupa kertas, rekaman suara, disket, dan
sebagainya. Masing-masing arsip tersebut memiliki karakteristik
yang berbeda-beda begitupun dalam cara merawat dan
memeliharanya.
Kegiatan pemeliharaan dimaksudkan untuk mengetahui dan
menyeleksi arsip yang berguna atau tidak berguna, sehingga arsip
benar-benar berisi info yang mendukung kegiatan kantor atau
organisasi.
Pemeliharaan arsip merupakan suatu usaha untuk menjaga arsip
dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan berupa
40
Ig. Wursanto, Kompetensi Sekretaris Profesional, (Yogyakarta: ANDI, 2006), Ed.1, h.
269-272
37
melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-
langkah dalam menyelamatkan arsip beserta informasinya.
Menurut Yohannes Suraja, pemeliharaan arsip menyangkut tiga
aspek :
1) Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip yang dipengaruhi
baik faktor dari luar maupun dalam. Faktor penyebab
kerusakan dari dalam yaitu berasal dari arsip itu sendiri,
seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat
dan sebagainya. Sedangkan faktor penyebab kerusakan dari
luar yaitu berasal dari faktor lingkungan, organisme
perusak, serta kelalaian manusia.
2) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangga dan
hama.
3) Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan
penyedot debu (vaccum cleaner).41
Menurut Ig. Wursanto usaha pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Mengatur Ruangan, ruangan harus diatur sebagai berikut :
a) Menjaga kelembaban ruangan, agar arsip tidak cepat
lapuk dan rusak.
b) Mengatur penerangan ruangan dengan sinar matahari
hal ini dapat membasmi musuh-musuh kertas.
c) Mengatur udara dalam ruangan dengan pemberian
ventilasi.
d) Ruangan terhindar dari kemungkinan bahaya api
e) Ruangan terhindar dari kemungkinan bahaya banjir
f) Ruangan terhindar dari serangan serangga ataupun
hama
g) Ruangan terhindar dari sumber polusi, hal ini dapat
membahayakan keselamatan arsip
41
Yohannes Suraja, op. cit., h. 178-179
38
h) Ruangan arsip tidak menyatu dengan ruangan lainnya.
Hal ini menjaga kerahasiaan arsip.
i) Ruangan arsip menyesuaikan dengan arsip yang
disimpan.
j) Selalu menjaga kebersihan ruangan dengan
menggunakan vaccum cleaner.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip, beberapa fasilitas
arsip yang harus diperhatikan pemeliharaannya :
a) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam sehingga tidak
mudah rapuh
b) Lemari arsip, dalam penyusunan arsip disusun secara
renggang, lemari hendaknya terbuat dari kayu dan
diolesi dengan dieldrin, tidak lupa memberikan kapur
barus hal tersebut dapat mengurangi kelembaban
lemari.42
Seluruh arsip yang dimiliki suatu organisasi ataupun
perusahaan harus dipelihara serta dijaga keamanannya. Hal
ini karena sebagaimana diketahui peranan arsip sangat
penting sekali serta bernilai tinggi baik bagi organisasi itu
sendiri maupun organisasi luar. Dengan demikian
pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala sehingga
keamanan dan keselamatan arsip tetap terjaga baik dari segi
kuantitas maupun kualitasnya.
f. Penyusutan arsip
Suatu organisasi baik dalam lingkup kecil maupun besar pasti
melakukan kegiatan administrasi yang hasilnya berupa arsip serta
dokumen-dokumen yang sifatnya biasa, rahasia dan penting.
Namun tidak selamanya arsip akan selalu disimpan di dalam
ruangan dan tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, hal
ini akan mengakibatkan penumpukan arsip sehingga sirkulasi
42
Ig. Wursanto, op. cit., h. 272-274
39
penyimpanan tidak dapat berjalan baik karena adanya penumpukan
arsip, maka dari itu untuk menghindari terjadinya penumpukan
arsip harus dilakukan penyusutan arsip. Tujuan penyusutan arsip
adalah sebagai berikut :
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja
maupun referensi.
2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali arsip
4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
pemerintah.43
Dengan demikian, tujuan dari kegiatan penyusutan arsip yaitu
untuk menhindari terjadinya penumpukan arsip, selain itu
menghemat biaya baik dalam kegiatan pemeliharaan maupun
dalam kebutuhan ruangan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, tentang
Kearsipan Bab IV Pasal 49 menyatakan bahwa penyusutan arsip
meliputi :
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan. Kegiatan pemindahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan jadwal retensi, pemindahan massal maupun
pemindahan individual.
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Dalam proses pemusnahan
diperlukan persiapan sebagai berikut : 1) Seleksi, 2)
membuat daftar jenis arsip yang dimusnahkan, 3) membuat
berita acara pemusnahan serta 4) menghadirkan saksi-saksi.
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan. Dalam hal ini perusahaan maupun organisasi
43
Sedarmayanti, op. cit., h. 233
40
wajib menyerahkan dokumen serta arsip yang memiliki
nilai historis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.44
Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu organisasi ataupun
perusahaan harus melalui beberapa tahapan. Sebelum penyusutan
dilakukan, diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap arsip
yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hal ini agar pengelolaan
arsip dapat berlangsung secara aman dan efisien. Aman yang
dimaksud yaitu arsip yang dimusnahkan sudah melewati tahap
penilaian dan tidak dibutuhkan lagi.
Untuk mengetahui suatu arsip harus dipindahkan, dimusnahkan
maupun diserahkan kepada unit kearsipan harus melalui proses
penilaian terhadap nilai guna arsip berdasarkan Keputusan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 Tentang
Pedoman Penilaian Arsip.
1. Nilai Guna Arsip
Menurut Sedarmayanti dalam Jimmy L. Gaol, nilai guna
arsip merupakan nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
Kepentingan pengguna arsip dapat dibedakan menjadi dua
jenis yaitu nilai guna primer dan sekunder.
a. Nilai guna primer, merupakan nilai guna arsip yang
didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga
pencipta arsip itu sendiri. Nilai guna primer terdiri dari :
1) Nilai guna administratif, nilai administrasi dapat
diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-
kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
44
Undang-Undang Republik Indonesia Tentang “Kearsipan” Nomor 43 tahun 2009, Bab
IV Pasal 49, h. 32-33
41
2) Nilai guna keuangan, arsip berisikan segala sesuatu
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan oleh
perusahaan ataupun organisasi.
3) Nilai guna hukum, dapat diartikan sebagai
informasi-informasi yang digunakan sebagai bahan
pembuktian di bidang hukum.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, arsip berisikan data
ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian
terapan.
b. Nilai guna sekunder, merupakan nilai arsip yang
didasarkan pada kepentingan umum perusahaan
maupun di luar perusahaan pencipta arsip dan
digunakan sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder
meliputi :
1) Nilai guna kebuktian, dapat diartikan arsip berisikan
fakta serta keterangan-keterangan yang dapat
dijadikan sebagai informasi suatu perusahaan
tersebut didirikan, dikembangkan, diatur serta
pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, dapat diartikan arsip
mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian
dan sejarah.45
2. Jadwal retensi merupakan suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh suatu arsip dapat disimpan
atau dimusnahkan. Jadwal retensi merupakan suatu daftar
yang menunjukkan :
45
Jimmy L. Gaol, Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi,(
Jakarta: PT Elex Media Komputindo Kompas Gramedia, 2015), Cet. 1, h. 296-297
42
a. Lamanya tiap-tiap arsip yang disimpan pada file aktif
(satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat
penyimpanan arsip (file inaktif), dan
b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip atau
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau
dipindahkan ke arsip nasional46
Contoh Jadwal Retensi Arsip.
Tabel 2.5 Contoh Jadwal Retensi Arsip
Golongan
Arsip Arsip
Unsur Arsip Abadi/
Dimusnahkan Aktif Inaktif
Vital 1.Akte
Pendirian
Perusahaan
2.Daftar Saham
3.Akta Tanah
4.Surat
Keputusan
-
-
-
-
-
-
-
-
Abadi
Abadi
Abadi
Abadi
Penting 1.Pertanggung
jawaban
keuangan
2.Cek Berkas
3.Surat
Perjanjian
5 th
5 th
Sesuai
keperl
uan
25 th
25 th
Sesuai
keperl
uan
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Berguna 1.Laporan
Tahunan
2.Neraca
2 th
2 th
10 th
10 th
Dimusnahkan
Dismusnahkan
Tidak
Berguna
1.Undangan
2.Pengumuman
1 bln
1 bln
-
-
Dimusnahkan47
Demikian, tahap terkahir dari daur hidup arsip yaitu tahap
penyusutan yang dapat dilakukan melalui beberapa cara. Tahap ini
dapat memperlanacar jalannya arsip sehingga terhindar dari
penumpukan arsip yang terdapat pada ruang arsip.
46
Durotul Yatimah, op.cit., h. 216 47
Zulkifli Amsyah, op. cit., h. 214
43
C. Hasil Penelitian yang Relevan
Berdasarkan penelitian yang terdahulu, ada beberapa penelitian
yang memiliki relevansi dengan judul yang diteliti oleh penulis, yaitu :
1. Penelitian yang dilakukan oleh Raod Kamaludin (2013) dalam skripsi
yang berjudul : “Pelaksanaan Sistem Kearsipan di SMK Islamiyah
Ciputat”. Program studi Manajemen Pendidikan, Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Hasil dari penelitiannya
menununjukkan bahwa sistem pelaksnaan kearsipan yang dilakukan di
SMK Islamiyah Ciputat dalam proses pencatatan dan pendistribusian
surat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemeliharaan
,penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip sudah baik telah
disesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Dari penelitian yang dilakukan
oleh Raod Kamaludin memiliki persamaan dengan penelitian yang
peneliti lakukan yaitu variabel tentang pelaksanaan kegiatan kearsipan
sedangkan perbedaan terletak pada lokasi dan tahun penelitian.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Siti Musyarofah (2010) dalam skripsi
yang berjudul: “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam
Ketatausahaan di SMP Dua Mei”. Program studi Kependidikan Islam,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Hasil dari
penelitiannya menununjukkan bahwa fungsi-fungsi manajemen
kearsipan di sekolah tersebut belum optimal. Rekomendasi yang
diberikan dalam penelitian ini agar sekolah mengadakan pelatihan
pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang yang langsung
menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan
ketatusahaan yang lebih baik. Dari penelitian yang dilakukan oleh Siti
Musyarofah memiliki persamaan dengan penelitian yang peneliti
lakukan yaitu variabel tentang pelaksanaan kegiatan kearsipan
sedangkan perbedaan terletak pada lokasi dan tahun penelitian.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Uswatun Hasanah (2016) dalam skripsi
yang berjudul: “Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al
Washilah Jakarta”. Program studi Manajemen Pendidikan, Universitas
44
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Hasil dari penelitiannya
menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan manajemen kearsipan yang
dilakukan melalui tahap penciptaan, tahap pendistribusian, tahap
penggunaan, tahap pemeliharaan, tahap penyimpanan, serta tahap
penyusutan arsip sudah dilakukan sesuai standar dengan berpdeoman
SOP yang tersedia namun dalam prosedur pengurusan surat mmasih
menggunakan pola lama, selain itu belum adanya petugas khusus
dalam menangani pemeliharaan arsip sehingga masih menggunakan
tenaga peneglola arsip sekolah. Dari penelitian yang dilakukan oleh
Uswatun Hasanah memiliki persamaan dengan penelitian yang peneliti
lakukan yaitu variabel tentang pelaksanaan kegiatan kearsipan
sedangkan perbedaan terletak pada lokasi dan tahun penelitian.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Yulistriana Safaringga (2017) dalam
skripsi yang berjudul: “Pengelolaan Kearsipan Bidang Kesiswaan di
SMK Negeri 1 Bogor”. Program studi Manajemen Pendidikan,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Hasil dari
penelitiannya menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan bidang
kesiswaan di SMK Negeri 1 Bogor terbagi oleh 2 pengelolaan arsip.
Pada pengelolaan arsip elektronik bidang kesiswaan sudah dilakukan
dengan baik sesuai dengan prosedur yang disediakan oleh
Kemendikbud. Pada pengelolaan arsip fisik bidang kesiswaan masih
kurang optimal, karena dalam pengelolaan arsip fisik tidak memakai
pedoman atau SOP yang ditetapkan. Rekomendasi yang diberikan
dalam penelitian ini diperlukan adanya pedoman yang ditetapkan
sehingga pengelolaan dapat sesuai dengan standar. Dari penelitian
yang dilakukan oleh Yulistriana Safaringga memiliki persamaan
dengan penelitian yang peneliti lakukan yaitu variabel tentang
pelaksanaan kegiatan kearsipan sedangkan perbedaan terletak pada
lokasi dan tahun penelitian.
45
D. Kerangka Berpikir
Dalam suatu lembaga pendidikan baik dalam tingkat dasar samapi
perguruan tinggi, pasti terdapat kegiatan adminitrasi di dalamnya.
Kegiatan administrasi dapat berupa surat-menyurat di mana hasil dari
setiap kegiatan tersebut dapat berupa arsip.
Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi suatu sekolah. Hal
ini karena arsip bukan sekedar alat pengingat saja ataupun alat bukti
terjadinya kegiatan administrasi, namun arsip dijadikan sebagai bahan
pengambil keputusan oleh pemimpin sekolah serta pembuatan kebijakan-
kebijakan sekolah dalam rangka pencapaian tujuan sekolah.
Agar kegiatan pengelolaan kearsipan sekolah dapat berjalan dengan
baik sesuai dengan prosedurnya, maka diperlukan manajemen kearsipan.
Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
kegiatan manajemen kearsipan dimulai dengan kegiatan penciptaan arsip,
pendistribusian arsip, penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip serta penyusutan arsip.
Dalam kegiatan kearsipan sekolah, arsip-arsip yang disimpan harus
didasarkan pada sistem-sitem kearsipan yang ditentukan sesuai dengan
kebutuhan sekolah agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
Namun pada kenyataannya tidak sedikit sekolah yang dalam
pengelolaan arsipnya kurang baik. masih banyak ditemukan kendala-
kendala dalam pengaturannya. Seperti sarana prasarana yang kurang
memadai, kegiatan pemeliharaan arsip yang belum optimal, terbatasnya
lokasi penyimpanan arsip dan kegiatan penyusutan yang belum terjadwal
dengan baik.
Untuk menjalankan manajemen kearsipan yang baik memang tidak
mudah, selain ilmu kerasipan yang harus dikuasai dibutuhkan faktor
pendukung yang harus diperhatikan seperti tempat penyimpanan arsip
dengan memperhatikan standar penyimpanan yang baik, fasilitas
penunjang penyimpanan arsip dan yang tidak kalah penting yaitu pegawai
arsip atau staf administrasi yang cakap dan terampil dalam mengelola arsip
46
dan memiliki kecepatan dalam penemuan kembali arsip. Dengan
memperhatikan faktor-faktor di atas setidaknya sekolah telah
melaksanakan kegiatan kearsipan sesuai dengan prosedur kearsipan, dan
tujuan organisasi lebih mudah dicapai.
47
Gambar 2.2
Skema Kerangka Berpikir
Input
Belum tertibnya tata alur
penerbitan surat
Belum tertatanya pengelolaan di
ruang arsip
Tidak adanya petugas khusus yang menangani
arsip secara langsung
Kegiatan penyusutan arsip
belum berdasarkan standar kearsipan
Proses
Proses penciptaan arsip
Proses pendistribusian
arsip
Proses penyimpanan arsip
Proses penggunaan arsip
Proses pemeliharaan arsip
Proses penyusutan arsip
Penyusunan staf
Pengawasan
Output
Tercapainya Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di MI Pembangunan UIN Jakarta
48
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta yang terletak di Jl. Ibnu Taimia IV Komplek UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, Tangerang Selatan - Banten. Penelitian ini
dilaksanakan pada bulan Juli sampai dengan selesai dengan rincian sebagai
berikut :
Tabel. 3.1
Pelaksanaan Kegiatan Penelitian
No Kegiatan Bulan
Nov Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt
1 Pengesahan
proposal
skripsi
2 Bimbingan
skripsi
3 Penelitian
4 Pengumpu-
lan dan
pengolahan
data
5 Penulisan
laporan
penelitian
B. Metodologi Penelitian
Pada penelitian ini penulis fokus kepada kegiatan mengamati,
memaparkan dan mengungkapkan hasil kegiatan Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta. Dengan
49
demikian penelitian ini dapat dikategorikan sebagai penelitian yang
menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Penelitan
deskriptif biasanya tidak diarahkan untuk menguji hipotesis, melainkan
untuk mencari informasi untuk mengambil keputusan atau kesimpulan.
Berdasarkan proses sifat dan analisis datanya, penelitian ini bersifat
eksploratif bertujuan untuk mengambarkan keadaan atau status fenomena.
Karena penelitian ini mendeskripsikan suatu gejala nyata yang ada di
lapangan maka tidak ada intervensi dari peneliti.
C. Sumber Data
Adapun sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Data Primer
Data Primer adalah data dalam bentuk verbal atau kata-kata yang
diucapkan secara lisan, gerak-gerik atau perilaku yang dilakukan oleh
subjek yang dapat dipercaya, dalam hal ini adalah subjek penelitian
(informan) yang berkenaan dengan variable yang diteliti.1
Dengan demikian data tersebut dapat diperoleh secara langsung
dari pihak Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta dengan
wawancara dengan bagian yang berkaitan dengan pelaksanaan
manajemen kearsipan seperti Kepala Tata Usaha, Kepala Sekolah,
Kasubag Umum, Kasubag Pendidikan & Pengajaran dan Kasubag
Keuangan & Kepegawaian.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak
langsung dari objek penelitian dengan memanfaatkan data yang telah
ada pada Madrasah Pembangunan UIN Jakarta (data yang sudah
dibukukan dan dipublikasikan), seperti foto, dokumen, notulen rapat,
dan benda-benda lain yang dapat memperkaya data primer.2
1 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka
Cipta, 2013), hal. 22 2 Ibid.
50
D. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakah langkah yang paling strategis dalam
penelitian, karena tujuan utama dalam kegiatan penelitian yaitu untuk
memperoleh data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka
peneliti tidak mendapatkan data yang memenuhi standar data yang
ditetapkan. Adapun teknik yang digunakan oleh penulis dalam penelitian
ini, antara lain :
1. Wawancara
Wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang
berlangsung secara lisan dimana dua orang atau lebih bertatap muka
mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-
keterangan.3 Metode ini digunakan untuk memperoleh data tentang
pelaksanaan manajemen kearsipan yang meliputi penciptaan,
pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan arsip. Pada tahap ini penulis melakukan wawancara
langsung kepada Kepala Tata Usaha, Kepala Sekolah, Kasubag
Umum, Kasubag Dikjar (Pendidikan & Pengajaran), dan Kasubag
Kepegawaian & Keuangan Usaha untuk mengetahui tentang
pelaksanaan manajemen kearsipan di MI Pembangunan UIN Jakarta.
Tabel 3.2
Kisi-kisi Instrumen Wawancara
No Dimensi Indikator Informan
1. Penciptaan Arsip 1. Pengurusan surat keluar
2. Pengurusan surat masuk
3. Peralatan penciptaan arsip
Kepala
Tata
Usaha,
Kasub
Umum,
Kasub
Dikjar,
2. Pendisitribusian
Arsip
1. Pencatatan surat masuk dan
surat keluar
2. Pengarahan surat masuk dan
surat keluar
3 Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metode Penelitian, (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h.
83
51
3. Penyimpanan
Arsip
1. Filling sistem
2. Ruang penyimpanan arsip
3. Peralatan penyimpanan
Kasub
Kep&Keu
4. Penggunaan
Arsip
1. Peminjaman arsip
2. Penemuan kembali arsip
5. Pemeliharaan
Arsip
1. Prosedur pemeliharaan arsip
2. Upaya penyelamatan arsip
6. Penyusutan
Arsip
1. Penilaian arsip
2. Pemindahan arsip
3. Pemusnahan arsip
7. Penyusuan staf 1. Melakukan rekrutmen
pegawai
2. Melakukan seleksi pegawai
3. Pengembangan dalam
meningkatkan kualitas kerja
pegawai
Kepala
Sekolah
8 Pengawasan
Arsip 1. Prosedur pengawasan arsip
2. Observasi
Menurut Flick dalam buku Metodologi Penelitian Tindakan
Sekolah menjelaskan Observasi tidak hanya persepsi visual tetapi juga
persepsi berdasarkan pendengaran, perasaan dan penciuman yang
diintegrasikan4. Dengan demikian kegiatan observasi dapat dilakukan
dengan mudah karena hampir setiap orang memiliki indra penglihatan
sehingga memiliki potensi untuk melakukan hal tersebut. Dalam
kegiatan observasi ini peneliti tidak ikut terlibat langsung dalam
kegiatan yang ada di lapangan, akan tetapi hanya mengamati.
4 Ghani dan Rahman, Metode Penelitian Tindakan Sekolah, (Jakarta: Rajawali Pers.
2016), cet. 3, Ed. 1, h. 144
52
Pada teknik ini penulis mencari data sesuai dengan apa yang
peneliti dengar dan rasakan. Data yang diambil diantaranya keadaan
sekolah, sruktur oganisasi sekolah, sarana prasarana, ruang kantor tata
usaha, ruang kantor tiap-tiap kasubag, gudang arsip dan data-data yang
berkaitan dengan pelaksanaan manajemen kearsipan di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta.
3. Studi Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah lalu, yang
dapat berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari
seseorang.5 Pada tahap ini penulis mencari data mengenai hal-hal yang
berupa catatan, buku, bentuk fisik arsip, dan sebagainya yang
berhubungan dengan kearsipan. Kemudian penulis meneliti dan
mencatat data-data mengenai profil sekolah di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta
Tabel 3.3
Pedoman Studi Dokumentasi Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di MI Pembangunan UIN Jakarta
No. Dokumentasi
1. Sejarah Singkat MI Pembangunan UIN Jakarta
2. Tujuan berdirinya MI Pembangunan UIN Jakarta
3. Visi dan Misi MI Pembangunan UIN Jakarta
4. Struktur Organisasi MI Pembangunan UIN Jakarta
5. Keadaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan MI
Pembangunan UIN Jakarta
6. Keadaan Peserta Didik MI Pembangunan UIN
Jakarta
7. Fasilitas MI Pembangunan UIN Jakarta
5 Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D, (Bandung: Alfabeta,
2011), h. 240
53
E. Teknik Analisis Data
Teknik ini merupakan suatu cara yang dipergunakan untuk meguraikan
keterangan-keterangan atau data-data yang diperoleh. Analisis data adalah
upaya mengolah data menjadi informasi, sehingga karakteristik data
tersebut dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab
masalah-masalah yang terkait dengan penelitian ini. Adapun aktivitas
dalam analisa yaitu:
1. Pengumpulan data
Penulis membuat catatan yang dikumpulkan melalui observasi,
wawancara dan studi dokumentasi. Catatan dilakukan terkait dengan
pertanyaan atau tujuan penulisan. Kegiatan pengumpulan data ini
dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama di lapangan, dan
setelah selesai lapangan.
2. Reduksi data
Proses analisis data dimulai dengan menelaah seluruh data yang
tersedia dari berbagai sumber, yakni dari observasi, wawancara dan
studi dokumentasi. Setelah dibaca, dipelajari, maka langkah
selanjutnya adalah mengadakan reduksi data.
3. Penyajian data
Penyajian data atau kumpulan informasi yang memungkinkan
penulis melakukan penarikan kesimpulan. Bentuk penyajian data
kumpulan informasi bentuk penyajian penulis melakukan penarikan
kesimpulan. Bentuk penyiapan data yang mudah dilakukan dalam
penlitian Kualitatif adalah teks naratif yang menceritakan secara
panjang lebar temuan penelitian.
4. Penarikan kesimpulan
Penarikan kesimpulan atau verivikasi merupakan langkah
selanjutnya. Analisis menggunakan analisis model interaktif. Artinya
analisisnya dalam bentuk interaktif dari ketiga komponen utama
tersebut. Data yang terkumpul dari hasil observasi, wawancara, dan
studi dokumentasi yang terkait dengan penelitian direduksi untuk
54
dipilih mana yang paling tepat untuk disajikan. Proses pemilihan data
akan difokuskan pada data yang mengarah untuk pemecahan masalah,
penemuan, pemaknaan, atau untuk menjawab pertanyaan penelitian.
55
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Objek Penelitian
1. Sejarah Singkat Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
Lahirnya Madrasah Pembangunan UIN Jakarta berawal dari
keinginan akan adanya lembaga pendidikan Islam yang representative
dari para tokoh di Departemen Agama dan IAIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Pada tahun 1974, pertama kali Madrasah Pembangunan membuka
tingkat Ibtidaiyah. Jumlah muridnya baru 58 orang, terdiri dari Kelas I
: 43 orang, Kelas II : 8 orang, dan Kelas III : 7 orang. Permulaan
kegiatan belajar mengajar dimulai pada tanggal 7 Januari 1974.
Tanggal inilah yang kemudian ditetapkan sebagai ‘Hari Kelahiran’
Madrasah Pembangunan.
Sesuai dengan keputusan Rektor IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
sejak awal September 1974 pembinaan Madrasah Pembangunan
dilaksanakan oleh Tim Pembinaan yang dipimpin oleh Dekan Fakultas
Tarbiyah. Tugas ini diantaranya adalah menyiapkan Madrasah
Pembangunan sebagai „madrasah laboratorium‟ Fakultas Tarbiyah
IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Seiring dengan perubahan IAIN
Syarif Hidayatullah Jakarta menjadi Universitas Islam Negeri (UIN)
Syarif Hidayatullah Jakarta, sejak tahun 2002 Madrasah Pembangunan
IAIN Jakarta mengikuti perubahan nama menjadi Madrasah
Pembangunan UIN Jakarta. 1
2. Tujuan Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
Madrasah Pembangunan UIN Jakarta mempunyai tujuan :
1 Madrasah Pembangunan UIN Jakarta, Panduan Peserta Didik Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta tahun pelajaran 2017/2018
56
a. Terselenggaranya pendidikan dasar dan menengah yang akan
melahirkan lulusan beriman dan bertaqwa serta memiliki
kemampuan kompetitif dan keunggulan komparatif;
b. Terwujudnya peserta didik yang memiliki keseimbangan antara
kekuatan jasmani dan rohani serta kepekaan dan kepedulian
sosial;
c. Terwujudnya kurikulum yang memiliki kekuatan pada
pembinaan keislaman, sains dan teknologi serta apresiatif
terhadap kecendrungan globalisasi dengan tetap berpijak pada
kepribadian Indonesia dan kemampuan potensi anak;
d. Tersedianya pendidik sebagai tenaga professional yang
menguasai bidang keilmuan yang diasuhnya secara luas,
mendalam dan komprehensif serta memiliki kemampuan untuk
mengajarkannya (teaching skill), berkepribadian pedagogis,
dan berakhlak mulia;
e. Tersedianya tenaga kependidikan professional yang dalam
melaksanakan tugasnya didukung oleh ilmu pengetahuan yang
relevan, memiliki etos kerja, loyalitas, dan dedikasi yang tinggi
yang dilandasi akhlak mulia;
f. Tersedianya sarana prasarana dan fasilitas sumber belajar yang
dapat memberikan kesempatan kepada para peserta didik untuk
dapat belajar seluas-luasnya, sehingga madrasah benar-benar
berfungsi sebagai pusat pembelajaran.
g. Terwujudnya peserta didik yang mandiri yang mampu
melakukan team work melalui berbagai aktivitas belajar baik
intra maupun ekstrakulikuler.
3. Visi dan Misi Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
a. Visi
“Menjadi lembaga pendidikan terkemuka dalam pembinaan
keislaman, keilmuan, dan keindonesiaan, dengan mengapresiasi
potensi peserta didik”.
57
b. Misi
1) Menyelenggarakan pendidikan yang akan melahirkan lulusan
beriman dan bertaqwa serta memiliki kemampuan kompetitif
dan keunggulan komparatif;
2) Melakukan pembinaan kesehatan fisik sehingga terbentuk
keseimbangan antara kekuatan keilmuan dengan perkembangan
jasmani peserta didik serta dapat melahirkan lulusan yang
cerdas, kuat dan sehat;
3) Melakukan inovasi kurikulum dengan aksentuasi pada
pembinaan keislamaan, sains dan teknologi serta apresiatif
terhadap kecenderungan globalisasi dengan tetap berpijak pada
kepribadian Indonesia;
4) Melakukan pembinaan tenaga pendidik sebagai tenaga
professional yang menguasai aspek keilmuan, keterampilan
mengajar, kepribadian pedagogis serta komunikasi glibal yang
dijiwai akhlak mulia;
5) Melakukan pembinaan tenaga kependidikan yang professional
yang menguasai bidang ilmu yang mendukung tugasnya, etos
kerja yang tinggi, serta kepribadian yang islami;
6) Mengupayakan tersedianya sarana prasarana dan fasilitas
belajar mengajar yang dapat memberikan kesempatan kepada
peserta didik untuk dapat mengikuti kegiatan belajar seluas-
luasnya, sehingga madarasah benar-benar berfungsi sebagai
pusat pembelajaran;
7) Melakukan pembinaan kemandirian dan team work melalui
berbagai aktivitas belajar baik intra maupun ekstrakulikuler.
4. Struktur Organisasi Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta
Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta ingin menjadikan
lembaga pendidikan yang terkemuka. Hal ini dibuktikan dengan
adanya tenaga pendidik serta tenaga kependidikan yang professional
58
berdasarkan bidang keilmuan yang dimiliki, memiliki etos kerja,
loyalitas serta berakhlak mulia. Berikut pengurus yayasan, pimpinan,
tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta :
Tabel 4.1 Struktur Organisasi Madraah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta
Pimpinan Madrasah
Direktur : H. Bahrissalim, M.A
Wakil Direktur : H. Djamalludin, M.Pd
Kepala Ibtidaiyah (MI) : Drs. H. Sugiono
Waka Bidang Kurikulum : Putri Aula Pertiwi, S. KM
WakaBid Kesiswaan I – III : Dra. Hj. Iis Maisyatul M.
WakaBid Kesiswaan IV – VI : Firman Hamdani, S. Ag
Kepala Bagian Tata Usaha : Sartana, S.H
Kepala Perpustakaan : Drs. H. Samingan
Kepala Laboratorium : H. Darul Janin, S.Ag
Kepala Pusat SIDP : Drs. Dani Wahyudi
Kepala Pusat P2JM : Ali Ridho, S.Ag
Kasubag Dikjar : Effron Faulusia, S.E
Kasubag Keu. Dan Kepeg. : M. Agung Sya‟ban, S.E.
Kasubag Umum : Hanafi Harris, S.S.
59
STRUKTUR ORGANISASI
MADRASAH PEMBANGUNAN UIN JAKARTA
: Garis Instruktif
: Garis Koordinatif
Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Madrasah Pembangunan UIN
Jakarta
YAYASAN
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
KOMITE
MADRASAH
FITK UIN
JAKARTA
KABAG. Tata
Usaha
SUBBAG
DIKJAR
SUBBAG
KEPEG
&KEU
SUBBAG
UMUM
KEPALA
MI
KEPALA
MTs KEPALA
MA
Wa
ka
I
Wa
ka
II
Wa
ka
III
W.
kurik
kulu
m
W.
kesi
swa
an
W.
kuri
kul
um
W.
kesi
swa
an
Pusat Litbang &
Jaminan Mutu Pusat Sistem Informasi,
Dokumentasi dan Publikasi
Perpustakaan Laboratorium
60
Dari bagan di atas bahwa keberadaan Tenaga Administrasi di
Madrasah Pembangunan UIN Jakarta sistemnya terpadu. Terpadu yang
dimaksud yaitu mulai dari tingkat TK sampai Madrasah Aliyah
dikelola oleh Tenaga Administrasi atau yang lebih dikenal sebagai
Tata Usaha.
5. Keadaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
Tenaga pendidik dan kependidikan sangat berperan penting bagi
sekolah. Salah satunya yaitu dalam menunjang kegiatan operasional
sekolah, maka sekolah harus memiliki tenaga pendidik dan
kependidikan yang professional dalam bekerja serta berkompeten
dalam bidangnya. Berikut jumlah data tenaga pendidik dan
kependidikan di Madrasah Ibtidaiyah pembangunan UIN Jakarta :2
Tabel 4.2 Jumlah Data Tenaga Pendidik dan Kependidikan
No. Jabatan L P Jumlah
1. Tenaga Pendidik 38 49 87
2.
Tenaga
Kependidikan :
1.Bagian Umum
2.Bagian Dikjar
3.Bagian
Kepegawaian &
Keuangan
24
5
29
Total 116
Berdasarkan tabel di atas, tenaga pendidik dan kependidikan
mempunyai latar belakang pendidikan yang berbeda. Untuk tenaga
pendidik di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta, guru yang
memiliki pendidikan terakhir S2 berjumlah 8 orang, pendidikan
terakhir S1 berjumlah 80 orang. Untuk tenaga administrasi terdapat 19
orang pendidikan terakhir S1, D3 berjumlah 3 orang, SMA sederajat
berjumlah 6 orang, dan lulus SD berjumlah 1 orang.
2 Ibid.
61
6. Keadaan Peserta Didik Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta
Berdasarkan hasil dokumentasi, jumlah peserta didik Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta tahun pelajaran 2018/2019
sebagai berikut :3
Tabel 4.3 Data siswa Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta
Kelas L P Jumlah Kelas L P Jumlah
1 A 13 15 28 4 A 15 14 29
1 B 11 17 28 4 B 17 13 27
1 C 14 14 28 4 C 14 14 28
1 D 13 15 28 4 D 15 13 28
1 E 12 16 28 4 E 15 13 28
1 F 12 15 27 4 F 14 14 28
1 G 13 13 26 4 G 14 12 26
1 H 13 14 27 4 H 14 13 27
Jumlah 101 119 220 Jumlah 118 106 224
2 A 12 18 30 5 A 13 14 27
2 B 11 20 31 5 B 14 12 26
2 C 17 13 30 5 C 15 12 27
2 D 14 14 29 5 D 13 13 26
2 E 21 9 30 5 E 14 12 26
2 F 17 13 30 5 F 16 12 28
2 G 18 12 30 5 G 14 13 27
2 H 19 11 30 5 H 14 14 28
Jumlah 129 111 240 Jumlah 113 102 215
3 A 16 14 30 6 A 11 17 28
3 B 17 13 30 6 B 13 13 26
3 C 16 14 30 6 C 12 16 28
3 D 16 14 30 6 D 13 13 26
3 E 14 16 30 6 E 14 14 28
3 F 16 14 30 6 F 14 14 28
3 G 16 14 30 6 G 12 14 26
3 H 16 14 30 6 H 14 14 28
Jumlah 127 113 240 Jumlah 103 115 218
Jumlah Total Peserta Didik = 1357
Jumlah Rombel = 48 Kelas
7. Fasilitas Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
Sarana merupakan salah satu faktor pendukung bagi sekolah dalam
pelaksanaan teknis kegiatan akademik maupun non-akademik. Sarana
dan prasarana yang memadai akan terciptanya kegiatan operasional
3 Data Rekapitulasi Jumlah Peserta Didik MI Pembangunan UIN Jakarta Tahun Pelajaran
2018/2019
62
sekolah yang efektif dan efisien. Adapun kondisi sarana dan prasarana
di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta berdasarkan data
yang diperoleh sebagai berikut :
Tabel 4.4 Fasilitas Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta
No. Prasarana Keterangan
1. Ruang kelas ber-AC
Sebagai pendukung dalam
kegiatan belajar mengajar.
2. Perpustakaan
Sebagai unit pelaksana teknis
sumber belajar bagi peserta didik,
guru, dan karyawan.
3. Laboratorium Komputer +
Inernet
Layanan penunjang pelaksanaan
pendidikan dalam mata pelajaran
Komputer
4. Laboratorium MIPA
Layanan penunjang pelaksanaan
pendidikan dalam mata pelajaran
Sains yang berkaitan dengan Ilmu
Pengetahuan Alam.
5. Laboratorium IPS
Layanan penunjang pelaksanaan
pendidikan dalam mata pelajaran
yang berkaitan dengan Ilmu
Pengetahuan Sosial.
6. Laboratorium Bahasa
Layanan penunjang pelaksanaan
pendidikan dalam mata pelajaran
Bahasa.
7. Laboratorium
Keterampilan/Kitchen Lab
Layanan penunjang pelaksanaan
pendidikan dengan kemampuan
untuk menciptakan suatu produk
yang memiliki nilai jual.
8. Masjid dan Aula
Sebagai sarana Ibadah Umat
muslim yang digunakan oleh
semua warga sekolah.
9. Audio Visual
Peralatan yang digunakan untuk
kegiatan presentasi di suatu acara
atau pertemuan.
10. UKS
Unit yang menangani segala
penanganan kesehatan sebagai
tindakan utama
11. Ruang bimbingan dan
konseling
Berfungsi sebagai tempat
pembinaan bagi siswa yang
mengalami suatu persoalan terkait
sekolah maupun sosial.
63
12. Ruang music
Sebagai sarana pendukung untuk
siswa yang memiliki bakat di
bidang musik.
13. Tabungan Amal Saleh
Unit yang menangani
pengumpulan uang dan barang
sosial yang diperoleh dari infaq
peserta didik, guru, karyawan,
dan orang tua murid.
14. Sarana antar jemput
Layanan yang menjaga keamanan
dan kenyamanan pelanggan antar
jemput.
15. Kantin
Menjual berbagai macam
makanan dan minuman
16. Koperasi sekolah
Unit yang menjual berbagai
macam perlengkapan sekolah
baik alat tulis maupun seragam
sekolah.
17. Lapangan Futsal, basket,
tenis meja, dll
Sebagai sarana pendukung untuk
siswa yang memiliki hobi dalam
bidang olahraga.
18. Bank
Sebagai layanan dalam
melakukan transaksi pembayaran
sekolah.
19. Lapangan parker
Sebagai layanan tempat penitipan
kendaraan baik motor maupun
mobil.
Berdasarkan tabel di atas, maka dapat disimpulkan bahawa fasilitas
yang dimiliki oleh Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta dapat
dikategorikan sangat baik. Hal ini merupakan bentuk totalitas yang
diberikan oleh sekolah kepada orang tua siswa/i sebagai pengguna jasa
pendidikan. Dengan adanya sarana dan fasilitas yang mendukung dalam
kegiatan belajar mengajar siswa akan memberikan dampak yang positif
terhadap kualitas belajar siswa.
B. Deskripsi dan Analisis Data Penelitian
Salah satu keberhasilan dalam komponen pendidikan yaitu terciptanya
pengelolaan administrasi yang baik. Kegiatan administrasi perlu dikelola
agar kegiatan pendidikan dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Hal ini
Manajemen Kearsipan dapat dijadikan sebagai pedoman dalam
64
pelaksanaan administrasi sekolah yang baik. Untuk mewujudkan
manajemen kearsipan di suatu sekolah perlu diperhatikan sehingga dalam
penerapannya dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta terdapat beberapa proses atau tahap yang
dilakukan diantaranya tahap penciptaan arsip, tahap pendistribusian arsip,
tahap penyimpanan arsip, tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan
arsip serta tahap penyusutan arsip. Dalam pengelolaan kearsipan yang
dilakukan juga diperlukan adanya proses penyusunan staf serta
pengawasan arsip dalam menjalankan salah dua dari fungsi manajemen itu
sendiri. Dengan proses-proses tersebut pelaksanaan manajemen kearsipan
dapat berjalan sesuai dengan fungsinya. Kegiatan administrasi yang
terdapat pada Madrasah Ibtidaiyah pembangunan UIN Jakarta dibagi ke
dalam tiga bidang diantaranya : 1. Bidang Umum, bertugas menangani
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan surat menyurat serta menjaga,
memelihara dan mengadakan fasilitas maupun sarana prasarana 2. Bidang
Pendidikan dan Pengajaran (Dikjar), bertugas menangani hal-hal yang
berkaitan dengan proses kegiatan belajar mengajar. 3. Bidang
Kepegawaian dan Keuangan, bertugas menangani hal-hal yang berkaitan
dengan pemasukan pengeluaran biaya serta data pegawai. Ketiga bidang
tersebut terdapat beberapa perbedaan pada setiap proses pengelolaan
arsipnya. Berikut ini adalah hasil dari penelitian pengelolaan arsip di
Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta yaitu :
1. Penciptaan Arsip
Kegiatan penciptaan arsip merupakan proses awal dari arsip
diterbitkan di sekolah. Hal ini dalam proses tersebut Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta memiliki Standar
Operasional Prosedur (SOP) berdasarkan pedoman ISO 9001:2008.
Namun berdasarkan hasil dokumentasi yang di dapat oleh penulis,
dalam pelaksanannya tidak sesuai dengan prosedur yang
diberlakukan. Terdapat beberapa alur tata persuratan surat masuk
65
yang berbeda dari prosedur yang dibuat. Tetapi hal ini tidak
mengganggu jalannya kegiatan kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta.
Dibalik proses penciptaan arsip terdapat orang-orang yang
terlibat di dalamnya. Masing-masing bidang tersebut mempunyai
petugas khusus dalam menerbitkan arsip tersebut. Dalam Bidang
Umum pembuatan surat tidak hanya berasal dari satu sumber
melainkan bermacam-macam sumber. Pada Bagian Umum terdapat
dua bagian di dalamnya yaitu : 1. Umum Administrasi, bagian ini
bertugas untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar yang
diberikan tanggung jawab oleh petugas receptionist. 2. Umum
Rumah Tangga, bagian ini bertugas dalam kegiatan sarana
prasarana sekolah salah satunya dalam kegiatan pemeliharaan,
pengadaan, pembelian (purchasing) dsb dan kurang lebih terdapat
tiga orang pegawai .
Begitupun dengan Bagian Pendidikan dan Pengajaran pada
proses penciptaan arsip sudah ditangani penuh di bawah kendali
Kasubag Dikjar (Pendidikan & Pengajaran) yang di dalamnya
terdapat tim yang terdiri dari tiga orang yang bertugas untuk
pengarsipan dan dokumentasi.
Lain halnya pada Bidang Kepegawaian dan Keuangan,
keterlibatan seseorang dalam proses penciptaan arsip tergantung
pada setiap kegiatan. Artinya dalam penciptaan arsip hanya orang-
orang tertentu saja dan terlibat langsung dalam setiap kegiatan
yang akan berjalan dalam penciptaan arsip tersebut. Hal tersebut
telah disampaikan oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Keuangan yaitu Bapak Maradona sebagai berikut :
“Arsip itu ada tergantung dari proses kegiatan, setiap kegiatan
berbeda-beda. Kalau untuk kegiatan seperti permohonan
pengajuan pembiayaan untuk opersional itu melibatkan hanya
66
yang mengajukan yang ditunjuk untuk mengajukan bisa dari
guru.”4
Dalam penciptaan arsip terdapat dua proses arsip yaitu :
Pertama, proses pembuatan arsip yang dilakukan secara internal
oleh sekolah. Kedua, proses penerimaan surat yang diterima dari
dari pihak luar baik dari sekolah, instansi maupun perorangan.
Proses pembuatan arsip yang dilakukan dalam tiap-tiap bidang
administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
tentunya berbeda-beda hal ini menyesuaikan dengan kebutuhan
dari setiap bidang. Pembuatan surat yang dilakukan oleh Bagian
Umum menggunakan format yang sudah dibakukan seperti
pembuatan surat undangan, selanjutnya melakukan pengetikan, lalu
melakukan pengecekan ulang terhadap surat yang dibuat agar tidak
terjadi kesalahan dalam pengetikan, setelah itu surat dibuat menjadi
dua rangkap yang sudah ditandatangani dalam bentuk hardcopy
dan memberikan satu rangkap tersebut ke bagian umum untuk
pengarsipan sekolah. Pada Bidang Dikjar (pendidikan &
pengajaran) dalam kegiatan penciptaan arsipnya telah
menggunakan aplikasi yang mana aplikasi tersebut dari pihak
sekolah. Aplikasi yang digunakan bernama SIDIK (Sistem
Informasi Dikjar). Jadi, dalam sistem tersebut sudah terformat
model surat yang digunakan. Ketika seseorang membutuhkan data
mengenai siswa tinggal mengetik Nomor Induk Siswa yang
bersangkutan di dalam sistem tersebut, lalu pilih terkait surat apa
yang dibutuhkan, nanti surat tersebut akan terlihat dengan
sendirinya, terkahir surat dicetak. Pada Bidang Kepegawaian &
Keuangan dalam penciptaan arsip terdapat proses yang berbeda. Di
Kepegawaian sendiri pembuatan surat belum ada aplikasinya,
karena surat di kepegawaian lebih kepada formatnya. Penciptaan
4 Hasil wawancara dengan Bapak Maradona (Kepala Sub Bagian Kepegawaian &
Keuangan), pada Senin, 23 Juli 2018
67
arsip hanya menggunakan aplikasi sederhana yang sudah di
makrokan dalam bentuk Ms. Excel dan Ms. Word tetapi belum
dikemas sebagai sebuah sistem jadi hanya sebagai alat bantu kerja
saja. Kegiatan penciptaan arsip yang terdapat di kepegawaian
tidak sesering yang dilakukan pada Bidang Dikjar. Dikjar wajib
memiliki aplikasi penciptaan surat tersebut karena rutinitas
suratnya sangat tinggi. Kebutuhan surat untuk siswa sering diminta
sehingga mereka wajib menggunakan aplikasi tersebut. Pada
Bagian Kepegawaian sendiri sifatnya lebih kasustik, contoh surat
yang diterbitkan dalam kepegawaian yaitu SP (surat peringatan).
Sebelum dilakukan pendistribusian surat yang dilakukan oleh
Bagian umum, terlebih dahulu surat di disposisi untuk dinyatakan
layak tidaknya surat diberikan ke pihak terkait. Untuk penciptaan
arsip di Bagian Keuangan melalui beberapa proses. Hal tersebut
telah disampaikan oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian &
Keuangan yaitu Bapak Maradona sebagai berikut:
“Untuk kegiatan permohonan pengajuan pembiayaan dalam
bagian keuangan, hal pertama menghadap ke direksi
manajemen yang dikepalai oleh kepala Tata Usaha kemudian
ke wakil direktur dan terakhir bendahara. Itu proses jalannya
arsip, jadi ketika sedang mengajukan saja, orang yang akan
mengajukan membuat lembar pengajuan dan nanti lembar
pengajuan tersebut jadi arsip buat orang yang akan
menjalankan. Yang kedua dia datang ke kepala tata usaha,
setelah itu Kepala Tata Usaha menerima lampiran yang
diajukan dan itu perjalan arsip yang ke dua hal itu sudah
mewakili untuk yang wakil direktur dan yang terakhir ke
bendahara dan bendahara menerima itu dan juga ikut
mengarsipkannya sebagai lampiran, nanti arsip itu berubah
bentuk ketika sampai di bendahara sudah menjadi lampiran
arsip tidak lagi sebagai arsip, muncul arsip baru. Jadi saling
berhubung antara satu dengan yang lainnya, keterlibatan antara
model yang satu dengan yang lainnya itu orangnya beda.
Contoh setelah jadi bentuk pengeluaran tidak lagi melibatkan
banyak orang jadi lebih ke berwenang saja”.5
5 Ibid.
68
Untuk pembuatan surat keluar Bagian Dikjar (pendidikan &
pengajaran), Bagian Kepegawaian & Keuangan, Kepala Tata
Usaha, Direktur serta Kepala Sekolah bekerja sama dengan Bagian
Umum untuk pemberian nomor surat keluar. Semua surat yang
keluar harus sepengetahuan Bagian Umum karena nomor surat,
bentuk surat, model surat dan sebagainya semua diatur di Bagian
Umum. Pemberian nomor surat keluar tidak lagi dilakukan secara
manual, artinya Bagian umum memberikan akses kepada masing-
masing bagian untuk mencatat nomor surat melalui Google
Spreadsheet. Sistem ini dapat mengendalikan jenis surat apa saja
yang telah keluar dan siapa saja yang telah menerbitkan surat
sehingga keluarnya nomor surat dapat terpantau. Sistem pencatatan
nomor ini secara tidak langsung sudah merupakan dari bagian
kegiatan pencatatan surat keluar.
Dalam penerbitan surat keluar di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta terdapat hal-hal yang harus
diperhatikan oleh Bagian Umum yaitu : mencatat nomor surat
dengan jelas, tentang surat, perihal surat, nama serta alamat surat
yang akan dituju harus jelas, isi surat, dan tanda tangan surat.
Selanjutnya hal yang sama dilakukan pada Bagian Pendidikan &
Pengajaran meliputi : Kop surat yang digunakan harus jelas,
penggunaan bahasa sesuai dengan EYD, pemberian nomor surat,
nama serta alamat surat yang akan dituju harus jelas, pemberian
tanggal surat, isi surat, perihal surat. Begitupun dalam Bagian
Kepegawaian memperhatikan hal sama yang dilakukan oleh
Bagian Umum dan Bagian Dikjar ketika surat hendak diterbitkan.
Namun lain halnya dengan Bagian Keuangan karena pada divisi ini
jarang menerbitkan surat karena bentuk dokumennya sudah bukan
surat lagi melainkan berbentuk lampiran. Dokumen yang
diterbitkan tidak bentuk surat keluar karena sifatnya bukan untuk
publikasi tetapi sudah berupa catatan.
69
Selanjutnya untuk proses penerimaan surat dari masing-masing
bagian administrasi maupun semua tingkatan dari MI, MTs dan
MA dipusatkan ke Bagian Umum. Artinya, ketika ada surat yang
datang dari pihak luar harus melewati bagian receptionist yang
mana masih dalam kendali Bagian Umum. Setelah itu surat akan
diterima oleh pegawai receptionist yang terdiri dari dua orang
untuk diproses lebih lanjut. Surat yang telah dimasukkan
membutuhkan proses yang tidak sebentar karena surat akan
diarahkan ke bagian unit pengolah untuk ditindaklanjuti/ diberi
lembar disposisi.
Dalam hal ini Bagian Dikjar tidak melakukan penerimaan surat
yang bersifat umum, kalaupun ada jenis surat yang diterima berupa
surat mutasi seperti surat mutasi masuk dan surat mutasi pindahan
siswa yang sifatnya khusus. Untuk penerimaannya tidak melewati
Bagian umum tetapi langsung kepada Bagian Dikjar.
Dalam penerimaan surat masuk terdapat hal-hal yang harus
diperhatikan. Hal ini untuk menghindari kesalahan nama pada surat
atau tujuan pengiriman surat. Pegawai juga memeriksa kebenaran
alamat, nomor surat, perihal surat. Ketika surat datang tidak lupa
memberikan tanda terima surat bagi si pengirim hal ini sebagai
bukti bahwa telah memasukkan surat di sekolah tersebut. Dengan
adanya tanda terima tersebut pengarsipan lebih tertata dan mudah
untuk dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan dan sebagai
konfirmasi ulang surat yang telah masuk. Hasil penciptaan arsip
yang dilakukan oleh masing-masing bidang tentunya berbeda-beda
hal tersebut berhubungan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan
oleh tiap-tiap bagian.
Adapun arsip yang telah diciptakan pada Bagian Umum yaitu :
dokumen ( dokumen kontrak kerja sama dengan lembaga lain),
Surat Perjanjian dengan pihak ketiga, Surat Keputusan, Surat tugas
untuk internal misalnya Direktur menugaskan kepada Kasub
70
Umum, Surat Undangan, Surat Pemberitahuan dsb. Lalu pada
Bagian Dikjar arsip yang telah diciptakan yaitu : Surat Keterangan
Siswa, Surat Kelakuan Baik, Ijazah, SKHUN (kelompok Umum),
SHUBN (Kelompok agama), Biodata siswa, Biodata Guru,
Aksreditasi, hasil raport siswa, Surat Pindah siswa, Surat Mutasi
masuk dan keluar, surat rekomendasi, surat tugas untuk guru
(misalnya ada surat undangan untuk guru yang harus mengikuti
kegiatan workshop) masing-masing bidang membuat surat tugas
dengan menyesuaikan kebutuhan. Surat arsip yang diciptakan lebih
kepada data-data pribadi. Dan pada Bagian Kepegawaian dan
Keuangan arsip yang dihasilkan berupa Surat Pemberitahuan siswa
seperti Iuran Sekolah (SPP) , pembuatan laporan kegiatan, absensi
kepegawaian, daftar kepangkatan, daftar jabatan, daftar keluarga,
Curiculum vitae (CV). Pokoknya semua yang berhubungan dengan
data diri pegawai. Masing-masing data pegawai dimasukkan ke
dalam box dan di dalam tiap-tiap box berisi CV pegawai, sertifikat
dsb. Slip penggajian karyawan, laporan keuangan sekolah, surat
pembelian, surat kegiatan yang mana terdapat rincian biaya di
dalamnya. Dalam penciptaan arsip di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta ditunjang oleh peralatan-peralatan
perkantoran seperti komputer, printer, kertas, tinta printer, stempel
sekolah, stapler (alat penyatu sejumlah kertas), snelhecter (alat
pembolong kertas). Peralatan tersebut bertujuan untuk
memudahkan pegawai dalam melancarkan pekerjaannya seperti
kegiatan surat menyurat.
Dalam penciptaan surat di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan
UIN Jakarta dilakukan berdasarkan ISO 9001:2008 terlihat dari
proses penciptaan arsip, di dalamnya terdapat Kop Surat, nomor
surat, tanda tangan penanggung jawab surat, nomor dokumen,
tanggal terbit surat dan nomor revisi sebagaimana contoh surat
yang dilampirkan pada halaman 104.
71
Dapat disimpulkan bahwa dalam proses penciptaan arsip di
Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta sudah memenuhi
standar, karena berpedoman pada SOP yang berdasarkan ISO
9001:2008. Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta telah
memiliki prosedur mutu surat masuk, namun dalam pelaksanannya
terdapat beberapa alur yang tidak sesuai dengan prosedur mutu
surat masuk yang dibuat oleh pihak manajemen sekolah tetapi hal
ini tidak mengganggu jalannya kearsipan di sekolah.
2. Pendistribusian Arsip
Setelah melakukan tahap penciptaan arsip selanjutnya arsip di
distrisbusikan. Kegiatan pendistribusian meliputi penerimaan surat
masuk dan surat keluar. Agar kegiatan pendistribusian berjalan
dengan rapih maka dibutuhkan prosedur-prosedur untuk
mengaturnya. Kegiatan pendistribusian arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta dilakukan oleh Bagian
Umum, karena divisi yang memiliki tugas untuk melakukan
pencatatan surat masuk dan surat keluar, pendistribusian arsip ke
bagian unit pengolah, serta melakukan pengarsipan. Dalam tahap
pendistribusian surat masuk terdapat langkah-langkah tertentu
dimulai dari penerimaan, pencatatan, serta pemrosesan lebih lanjut.
Langkah awal yaitu penerimaan surat, dimana petugas
memeriksa kebenaran alamat dan sifat surat (memisahkan surat
yang bersifat penting maupun rahasia). Selanjutnya melakukan
proses pencatatan hal ini bertujuan untuk mengetahui jenis surat
apa saja yang telah masuk dan keluar oleh Bagian Umum. Surat
dicatat dalam agenda surat masuk yang di dalamnya terdiri dari
tanggal penerimaan surat, nomor surat masuk, nomor surat, Hal /
isi surat, dan asal surat. Proses pencatatan yang diterapkan
Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta menggunakan
buku agenda namun bukan dalam bentuk buku melainkan sudah
menjadi sistem yaitu Google Spreadsheet hanya saja format yang
72
dibentuk serupa dengan buku agenda. Sistem ini baru berjalan pada
tahun 2017 akhir. Selanjutnya setelah dilakukan pencatatan oleh
bagian umum, surat diproses atau diarahkan untuk mendapat
persetujuan dari atasan, proses tersebut meliputi :
Gambar 4. 2 Alur pemrosesan surat masuk
Berdasarkan gambar diatas, pemrosesan surat diawali dari
Bagian Umum yang akan memberikan lembar disposisi,
selanjutnya surat diarahkan kepada Kepala bagian Tata Usaha
sebagai kontrol surat yang masuk dan terakhir surat diberikan
kepada Direktur untuk mendapat persetujuan apakah surat
tersebut diteruskan kepada yang bersangkutan atau tidak.
Setelah surat mendapat instruksi dari atasan, surat
dikembalikan lagi ke Bagian Umum (receptionist) untuk
diteruskan kepada yang dituju. Tidak lupa Bagian Umum untuk
mengarsipkan surat terlebih dahulu sebelum surat
didistribusikan kepada yang bersangkutan
Sedangkan untuk alur pemrosesan surat keluar :
Gambar 4.3 Alur pendistribusian surat keluar
1.Bagian
Umum
2.Kepala
Tata
Usaha
3.Direktur
Membuat
surat
Penomoran
surat
Didistribusikan
Pemberian
ttd dan cap
sekolah
Pemeriksaan isi
73
Berdasarkan gambar di atas, kegiatan pendistribusian surat
keluar diawali dari proses menciptakan arsip dengan mengetik
surat berdasarkan pada format surat yang sudah dibuat oleh
sekolah, lalu surat diberi nomor, penomoran sudah tersistem pada
Google Spreadsheet yang merupakan sebuah aplikasi spreadsheet
online yang memungkinkan pengguna membuat dan format
spreadsheet dan sekaligus bekerja sama dengan orang lain. Dalam
hal ini mereka diberi akses untuk membuka sistem tersebut dan
hanya berlaku untuk pegawai yang biasa membuat surat
selanjutnya pemeriksaan isi surat hal ini untuk menghindari dalam
kesalahan pengetikan, selanjutnya surat diberi cap dan terakhir
surat siap didistribusikan.
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa pelaksanaan pendistribusian arsip di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta sudah baik dalam pengaturannya, hal
ini dapat dilihat dari kegiatan pencatatan surat yang sudah
menggunakan sistem Google Spreadsheet, dengan sistem tersebut
kegiatan pencatatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Selain
itu alur pemrosesan surat dapat berjalan dengan baik sesuai dengan
prosedur sehingga pegawai dapat menindaklanjuti atau
menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai yang
dikehendaki pimpinan/atasan.
3. Penyimpanan Arsip
Agar arsip yang telah diciptakan dapat terjaga dengan baik
perlu adanya kegiatan penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan
arsip pada masing-masing bagian administrasi di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta berdasarkan pada sistem
Tahun Pelajaran, dan Subjek Masalah. Hal tersebut telah
disampaikan oleh Kepala bagian Tata Usaha yaitu Bapak Agung
sebagai berikut:
74
“Penyimpanan yang pasti pertama sekali menggunakan top
layanan. Yang pertama karena kita dari satu atap, ciri khas
pertama adalah satuan pendidikan dahulu misalkan di MI , MTs
dan MA pasti beda-beda tapi karena penelitiannya ini di MI
berarti kemudian tahap selanjutnya adalah tahun pelajaran
karena tiap arsip dibedakan di tahun pelajaran nanti kemudian
berdasarkan jenisnya ada surat keluar, surat masuk, surat
keterangan dll. Kalau suratnya itu adalah surat keluar itu di
tempatkan satu buku yang sama/arsip yang sama (dibukukan),
misalkan ada lampiran atas surat tersebut yang cukup tebal
tidak mungkin di satukan itu nanti dicabangkan
penyimpanannya”.6
Dengan demikian bahwa penyimpanan arsip untuk semua
tingkatan MI, MTs, dan MA masih jadi satu tempat, namun
dibedakan penempatannya.
Selain itu, langkah-langkah penyimpanan arsip telah ditentukan
oleh masing-masing bidang. Hal tersebut dijelaskan oleh Bapak
Hanafi sebagai Kepala sub bagian Umum bahwa:
“Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan folder bindex
yang sifatnya masih sering digunakan (arsip aktif). Dalam
penyimpanan surat diberlakukan pembatasan kurun waktu
surat. Surat yang jangka waktunya 2 tahun disimpan di tempat
ruang kerja. Kemudian diatas dua tahun dipindahkan ke pusat
arsip”.7
Penyimpanan Pada Bagian Dikjar (pendidikan & pengajaran)
dijelaskan oleh Bapak Effron sebagai berikut:
“Contohnya seperti ijazah, kalau ijazah per tahun pelajaran,
diurutkan sesuai dengan nomor peserta setelah itu sesuai per
kelas baru kita jadikan satu bundel dan itu untuk jadi arsip satu
tahun pelajaran, kalau seperti raport ada 4 kali pemyimpanan :
Pada saat UTS dan UAS semester ganjl dan genap setelah itu
kita bakukan baik softcopy maupun hardcopy. Penyimpanan
diurutkan berdasarkan masing-masing kelas baru nanti
disatukan dalam satu bundel. Mengenai arsip yang sifatnya
penting kita simpan di lemari tertutup, sehingga arsip lebih
6 Hasil wawancara dengan Bapak Agung (Kepala Bagian Tata Usaha), pada Senin, 23 Juli
2018
7 Hasil wawancara dengan Bapak Hanafi (Kepala Sub Bagian Umum), pada Rabu, 07
Juni 2018
75
aman. Untuk arsip-arsip yang biasa disimpan pada folder
bindex yang diberikan judul sesuai subjek arsip”.8
Sedangkan penyimpanan di Bagian Kepegawaian & Keuangan
dijelaskan oleh Bapak Maradona sebagai berikut,
“Arsip-arsip yang akan disimpan melewati proses pemilahan
arsip terlebih dahulu. Arsip dipisah berdasarkan tahun atau
subjek arsi p. Selanjutnya arsip yang masih sering digunakan
(arsip aktif) disimpan menggunakan bindex, lemari serta rak
mini tidak lupa diberi nama sesuai dengan jenis arsip yang akan
disimpan selanjutnya ditempatkan di ruang kerja. Terkait
penomoran dan sebagainya terbatas sederhana yang kita punya,
belum diatur oleh bagian yang memang kompeten dan fokus di
bidang arsip diharapkan dari litbang bisa mensuport untuk
pengarsipan jadi ketika mengarsip ada orang litbang yang fokus
di arsip datang lalu merapihkan”.9
Ruang Penyimpanan arsip di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta menggunakan 3 lokasi yaitu: 1. Bagian
Umum (receptionist), salah satu tugas yang dikerjakan pada
bagian ini yaitu melakukan pengarsipan baik surat masuk yang
datang maupun surat keluar yang diterbitkan oleh sekolah.
Biasanya arsip-arsip yang disimpan di receptionist masih sering
digunakan dalam keperluan informasi sekolah. 2. Ruang Kantor
masing-masing unit baik Dikjar, Umum, serta Kepegawaian &
Keuangan, disetiap pekerjaannya masing-masing individu memiliki
pengarsipan yang sudah menjadi tugasnya. 3. Gudang arsip, yang
dimaksud gudang arsip di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta yaitu ruang yang dijadikan pusat arsip. Dalam
penyimpanan di gudang arsip bedasarkan per unit seperti MI, MTs,
MA, Yayasan dan sebagainya. Selanjutnya di dalam unit tersebut
disimpan berdasarkan tahun pelajaran sekolah. Biasanya arsip-arsip
8 Hasil wawancara dengan Bapak Effron (Kepala Sub Bagian Pendidikan & Pengajaran),
pada Rabu, 07 Juni 2018 9 Hasil wawancara dengan Bapak Maradona (Kepala Sub Bagian Kepegawaian &
Keuangan), pada Senin, 23 Juli 2018
76
yang disimpan yang nilai kegunaannya sudah berkurang dan
dipindahkan.
Adapun peralatan yang digunakan dalam kegiatan
penyimpanan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
dibedakan berdasarkan jenis arsip yang disimpan. Untuk arsip yang
sifatnya aktif atau masih sering diperlukan dalam kebutuhan
informasi sekolah menggunakan folder bindex, rak mini, map dan
lain sebagainya. Sedangkan untuk arsip yang sifatnya inaktif
menggunakan lemari tertutup, lemari kaca dan lain sebagainya.
Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa
setiap proses penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing
unit ada kesamaan dan perbedaan tersendiri, kesamaan tersebut
dapat dilihat dari segi tempat penyimpanannya yang mana untuk
arsip yang masih aktif mengunakan folder bindex dan perbedaan
dapat dilihat dari segi pengelolaan penyimpanan arsip tersebut. Hal
tersebut menyesuaikan dengan hasil arsip yang diciptakan oleh
masing-masing unit. Penyimpanan arsip tersebut sudah cukup baik
karena telah menerapkan sistem dalam tahap penyimpanan. Namun
dalam prosedur penyimpanan arsip yang terdapat di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta belum terklasifikasi dengan
baik dalam penomoran, hal ini telah dijelaskan sebelumnya oleh
Bapak Maradona, sehingga terkait penomoran masih dilakukan
secara sederhana. Untuk peralatan penyimpanan arsip sudah sesuai
dengan standar yang ada.
4. Penggunaan Arsip
Dalam menjalankan pekerjaan administrasi di sekolah
diperlukan bahan informasi dalam pengambilan keputusan ataupun
kegiatan lainnya, hal ini penggunaan arsip diperlukan untuk
kepentingan tertentu sebagaimana maksud dan tujuan arsip tersebut
diciptakan. Oleh karenanya mereka melakukan kegiatan
peminjaman arsip yang ada di sekolah.
77
Kegiatan peminjaman arsip di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta selama ini hanya dipinjamkan kepada
pihak internal sekolah seperti guru, staf, direksi maupun pimpinan
unit sedangkan untuk arsip keuangan hanya auditor eksternal yang
diberi wewenang untuk melakukan auditing seperti pemerintah
(Kemenag, Pemerintahan Tangsel,) maupun lembaga yang ditunjuk
(BPJS). Hal tersebut telah disampaikan oleh Bapak Maradona
sebagai Kepala Sub Bagian Kepegawaian & Keuangan sebagai
berikut:
“Seseorang dapat melakukan peminjaman jika orang itu sah
pegawai madrasah pembangunan dan ada keterhubungan
dengan pekerjaan yang dilakukan, selebihnya pihak-pihak yang
terkait seperti direksi dan pimpinan unit. Untuk arsip keuangan
tidak dipinjam untuk peminjam luar tanpa ada delegasi dari
pihak yang berwenang. Untuk keuangan arsipnya tidak untuk
publikasi karena berisi angka-angka sensitive yang isinya
adalah laporan, yang berhak hanya auditor eksternal
(pemerintah, lembaga yang ditunjuk) auditor internal (orang-
orang yang ditunjuk yang mempunyai kapasitas untuk
mengaudit)”.10
Pada Bagian Umum, waktu yang diberikan dalam kegiatan
peminjaman arsip sangat singkat tidak sampai satu hari, selain itu
kegiatan peminjaman tidak dilakukan pencatatan tetapi pihak yang
terkait dengan arsip tersebut meng-copykan kebutuhan jenis arsip
yang akan dipinjam setelah itu arsip dikembalikan lagi, sehingga
arsip sekolah dapat terjaga dengan baik. Dengan demikian perlu
adanya pencatatan yang dilakukan oleh pegawai, hal ini dilakukan
sebagai bentuk pengawasan terhadap arsip yang sedang dipinjam
maupun yang telah dikembalikan.
Untuk pelayanan peminjaman terkait arsip Bagian Umum,
Bagian dikjar maupun Bagian Kepegawaian dan Keuangan dapat
menemui pegawai receptionist (Umum), karena data-data arsip
terdapat pada Bagian Umum. Dalam mencari arsip, pegawai
10
Ibid.
78
melihat berdasarkan pencatatan surat masuk dan surat keluar yang
telah dilakukan sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan baik. Namun tidak selamanya kegiatan penemuan kembali
arsip selalu baik, ada kalanya arsip sulit ditemukan karena faktor
pegawai yang tidak ingat keberadaan arsip, biasanya hal ini
ditemukan pada arsip yang waktu penyimpanannya sudah lama.
Arsip-arsip yang dipinjam atau digunakan terkait dengan
kegiatan sekolah yang setiap tahunnya selalu dilakukan seperti
laporan kegiatan Perayaan Kemerdekaan 17 Agustus, laporan
kegiatan Isra Miraj, laporan kegiatan Qurban Idul Adha lalu untuk
Bagian Keuangan arsip yang biasa digunakan terkait kegiatan
pemeriksaan (auditor).
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa dalam penggunaan arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta tidak pada sembarang orang
dapat meminjam arsip sekolah, hal ini karena data sekolah yang
bersifat penting. Lalu untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip,
pegawai hanya memberikan izin untuk meng-copy arsip yang
dibutuhkan sehingga keaslian arsip dapat terjaga dengan baik.
Kegiatan peminjaman yang diterapkan tidak dilakukan pencatatan,
sehingga minimnya pengawasan terhadap keluar masuknya arsip
yang sedang digunakan atau dipinjam oleh pihak lain.
5. Pemeliharaan Arsip
Kegiatan penyimpanan arsip harus diimbangi dengan adanya
pemeliharaan arsip. Pemeliharaan merupakan tahap yang sangat
penting hal ini bertujuan untuk menjaga keselamatan arsip baik
dari segi isi maupun bentuknya serta mempermudah pegawai
dalam kegiatan pencarian kembali arsip.
Proses pemeliharaan arsip di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta berdasarkan pengetahuan yang dimiliki
79
oleh pegawai dan tanggung jawab dalam proses pemeliharaan
diberikan kepada para pegawai dari masing-masing unit bagian.
Pemeliharaan yang terjadi di gudang arsip dilakukan setiap
setahun sekali, setiap tahun awal pelajaran baru para staf masing-
masing unit melakukan kerja bakti untuk menata ulang arsip seperti
kode-kode arsipnya ataupun penempatannya. Namun dalam upaya
penyelamatan arsip yang terdapat di gudang arsip masih kurang
diperhatikan, hal tersebut karena tidak adanya petugas khusus
dalam pemeliharaan arsip. Tidak ada penanganan khusus dalam
penjagaan arsip yang terdapat di gudang arsip. Sehingga kegiatan
pemeliharaan sebatas kegiatan penataan ulang kembali arsip. Hal
ini terlihat dari hasil observasi yang dilakukan oleh penulis, bahwa
kondisi arsip yang terdapat pada gudang arsip masih belum tertata
dengan baik dalam penempatannya, banyak arsip yang berserakan
di lantai. Hal tersebut terjadi karena volume arsip yang selalu
bertambah setiap tahunnya.
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa dalam tahap pemeliharaan di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta belum optimal dan belum sesuai
dengan standar pemeliharaan arsip. Selain itu dalam pelaksanan
pemeliharaan masih dibebankan kepada para staf masing-masing
unit bagian, belum adanya petugas khusus yang menangani
pemeliharaan di gudang arsip tersebut sehingga kegiatan
pemeliharaan hanya dapat dilakukan setahun sekali ketika adanya
tahun ajaran baru.
6. Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang telah diciptakan baik dari yang diterima oleh
pihak luar maupun yang dibuat sendiri oleh sekolah akan selalu
bertambah sejalan dengan kegiatan administrasi sekolah tersebut.
Tidak selamanya arsip selalu disimpan dan tidak semua arsip
memiliki nilai guna yang abadi. Selain itu ruang penyimpanan
80
yang dimiliki sekolah pun terbatas. Hal ini akan mengakibatkan
penumpukan arsip, maka dari itu perlu diadakannya kegiatan
penyusutan arsip.
Kegiatan penyusutan di lingkup Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta dilakukan berdasarkan nilai guna arsip
yang diterbitkan oleh Peraturan Kepala ANRI nomor 07 Tahun
2001 tentang pedoman penilaian arsip, karena di dalam nilai guna
arsip terdapat penilaian arsip. Peraturan tersebut wajib diterapkan
bagi sekolah yang dalam kegiatan penyusutannya belum memiliki
pedoman penyusutan arsip.
Penilaian di lingkup Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta dilihat dari konten arsip tersebut. Jika kontennya dirasa
penting dan tidak ada arsip dalam bentuk lain seperti softcopy-nya
jadi tetap disimpan tetapi kalau masih ada softcopy-nya atau masih
dapat digitalkan maka dapat disusutkan. Kegiatan penilaian
dilakukan setiap tahun ajaran baru. Namun terdapat arsip-arsip
yang tidak dapat dilakukan penilaian karena nilai kegunaannya
yang abadi seperti pada arsip Bagian Pendidikan & Pengajaran
yaitu ijazah. Ijazah merupakan data penting untuk sekolah maupun
siswa sehingga tidak dapat dilakukan penyusutan. Untuk di Bagian
Kepegawaian terdapat arsip yang tidak bisa diukur oleh umur tahun
seperti SK (Surat Keputusan), karena arsip tersebut akan terus
digunakan dan sifatnya yang abadi.
Waktu yang diperlukan dalam kegiatan penyusutan yaitu 5
tahun sekali. Sebagaimana hasil wawancara oleh Bapak Effron
selaku Kepala Sub Bagian Dikjar sebagai berikut:
“Biasanya penyusutan dilakukan dalam 5 tahun sekali, jadi
arsip yang sudah lewat 5 tahun ke atas itu biasanya kita sortir
kembali mana yang benar-benar masih harus dipertahankan dan
mana yang benar-benar sudah aman untuk disusutkan atau
nanti rencananya memang setiap arsip itu kita usahakan untuk
digital jadi kalau memang arsip yang ingin disusutkan itu
81
rencananya mau kita arsipkan bentuk digital jadi untuk berkas
fisiknya sudah tidak ada.”11
Proses pemindahan arsip yang dilakukan pada masing-masing
bidang berbeda-beda. Pada bagian Umum, arsip yang memiliki
batas penyimpanan di atas 2 tahun akan dipindahkan dari tempat
ruang kerja Bagian Umum ke gudang arsip. Lalu berbeda yang
dilakukan oleh Bagian Dikjar (Pendidikan & Pengajaran),
Pemindahan arsip dari ruangan Dikjar ke gudang arsip dilakukan
setiap setahun sekali atau setiap tahun ajaran baru. Sedangkan
proses pemindahan yang dilakukan oleh Bagian Kepegawaian &
Keuangan dilakukan ketika arsip-arsip berumur lima tahun ke atas.
Hal tersebut telah disampaikan oleh Kepala Sub Bagian
Kepegawaian yaitu Bapak Maradona sebagai berikut:
“Pemindahan ke gudang arsip dilakukan ketika arsip-arsip
berumur lima tahun ke atas seperti: 1. Laporan kegiatan dalam
satu tahun terdapat satu lemari dan itu masih digunakan dalam
lima tahun terkahir dalam proses penganggaran, perencanaan
dan sebagainya setelah itu baru bisa dipindahkan ke Pusat
Arsip setelah lima tahun ke atas. 2. Arsip operasional (kas
masuk kas keluar) sama halnya dengan arsip laporan kegiatan
karena dalam lima tahun terkahir masih digunakan untuk
proses auditing. Karena data yang digunakan data yang lima
tahun terkahir, lima tahun ke atas baru dipindahkan ke Pusat
Arsip. 3. Absensi (kepegawaian), absensi itu kalau di
kepegawaian setahun dan dua tahun terakhir masih digunakan
tahun ketiga kadang masih digunakan. Saat ini absensi sudah
elektronik jadi kapan dibutuhkan data absensi tinggal di print.”. 12
Seiring berjalannya waktu, volume arsip akan selalu bertambah
terlebih yang terjadi pada Bagian Dikjar (pendidikan &
pengajaran) yang mana setiap tahunnya selalu menerima data-data
siswa baru, sehingga untuk menghindari terjadinya penumpukan
arsip baik di ruang kerja masing-masing bagian maupun yang
11
Hasil wawancara dengan Bapak Effron (Kepala Sub Pendidikan & Pengajaran), pada
Rabu, 07 Juni 2018
12
Ibid.
82
terdapat di gudang arsip perlu dilakukannya kegiatan pemusnahan
arsip.
Kegiatan pemusnahan yang terdapat di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta dilakukan dengan dua cara yaitu : 1.
Mesin Penghancur kertas, biasanya cara ini digunakan untuk arsip-
arsip yang sifatnya biasa atau masih dalam jumlah yang tidak
terlalu banyak. 2. Dibakar, biasanya cara ini digunakan untuk arsip
dalam jumlah banyak.
Adapun alur dalam kegiatan pemusnahan arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta sebagai berikut :
Gambar 4.4 Alur Pemusnahan Arsip
Berdasarkan gambar di atas, dalam proses pemusnahan terdapat
alur-alur yang harus dilewati diantaranya, 1. Dalam proses
pemusnahan yang pertama harus membuat berita acara mengenai
penghapusan dokumen terlebih dahulu, berita acara dibuat oleh
Bagian Umum, 2. Selanjutnya dilaporkan kepada Kepala Tata
Usaha karena dalam pelaksanaannya di bawah tanggung jawab
kepala Tata Usaha, 3. Setelah itu tidak lupa dilaporkan kepada
Direktur, 4. Dan terakhir diteruskan kepada pimpinan satuan unit.
Kegiatan pemusnahan di lingkup MI Pembangunan UIN
Jakarta berdasarkan pada pengetahuan pegawai dan lamanya arsip
yang disimpan. Hal ini ditunjang, MI Pembangunan UIN Jakarta
belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. Sebagaimana diketahui
bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan suatu daftar/catatan yang
Membuat berita
acara
Pimpinan Satuan
Unit Direktur
Kepala Tata Usaha
83
memuat seberapa jauh arsip dapat disimpan atau dimusnahkan,
sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan dengan jadwal yang
sudah dibuat sebelumnya.
Dengan demikian, kegiatan penyusutan di lingkup Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta berdasarkan nilai guna arsip.
Dalam proses pemindahan arsip dari masing-masing bagian unit ke
gudang arsip memerlukan rentang waktu yang berbeda-beda, hal
ini menyesuaikan kebutuhan dari setiap bagian. Dalam proses
pemusnahan dilakukan berdasarkan pengetahuan pegawai dan
lamanya arsip yang disimpan.
7. Penyusunan Staf
Faktor keberhasilan dalam Pelaksanaan Manajemen Kearsipan
tidak hanya dari unsur pengelolaan arsip yang baik. Semua proses
pengelolaan tersebut diperlukan yang namanya sumber daya
manusia yang professional dan kompeten dalam mewujudkan
kegiatan administrasi kearsipan yang baik.
Untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan
professional diperlukan adanya penyusunan staf dalam suatu
organisasi maupun lembaga. Penyusunan dilakukan dengan
melakukan rekrutmen dan seleksi, sampai dengan pengembangan
karir pegawai. Adapun proses rekrutmen dan seleksi yang terdapat
di Madrasah Ibtidaiyah pembangunan UIN Jakarta yaitu :
a. Persiapan pembentukan panitia, sebelum kegiatan
rekrutmen dilakukan, sekolah terlebih dahulu membentuk
kepanitian serta mengatur teknis-teknis yang akan
digunakan selama kegiatan rekrutmen berjalan. Panitia
yang ditunjuk berasal dari internal hal ini dikarenakan
pihak sekolah percaya bahwa kegiatan rekrutmen yang
dilakukan bisa jadi sudah bagus daripada yang diluar.
b. Publikasi, bentuk publikasi dapat berupa selebaran maupun
pengumuman di website dan sosial media.
84
c. Proses pendaftaran, calon pegawai melakukan pendaftaran
dengan menyiapkan berkas-berkas dan persayaratan umum
yang menjadi syarat kualifikasi. Adapun syarat-syarat yang
diberlakukan antara lain:
1) Minimal lulusan D3-S1 dan memiliki pengetahuan
umum tentang administrasi.
2) Mampu berbahasa Inggris dan/ Arab.
3) Mampu membaca Al-Qur‟an.
4) Memiliki motivasi untuk belajar dan berdedikasi tinggi
di bidang pendidikan.
5) Sehat jasmani dan rohani
d. Seleksi berkas, seleksi berkas dilakukan dengan
menyesuaikan syarat yang diberlakukan sekolah dengan
berkas yang dimiliki oleh calon pegawai.
e. Tes tertulis, tes ini dilakukan untuk melihat potensi
akademik dari calon pegawai dan sebagai bahan penilaian
untuk calon pegawai.
f. Wawancara, wawancara yang dilakukan lebih kepada
motivasi, komitmen, dan integritas yang dimiliki oleh calon
pegawai. Sekaligus di dalamnya terdapat pendalaman
tentang keagamaan. Hal tersebut untuk memastikan bahwa
pegawai yang direkrut memiliki iman dan taqwa yang baik,
ibadah yang baik, serta bisa membaca Al-qur‟an.
g. Praktek lapangan (untuk tenaga Kependidikan) dan Micro
teaching (untuk tenaga pendidik).13
Di sekolah ini dalam kegiatan seleksi calon pegawai
menekankan satu hal yaitu profesionalisme. Dalam artian,
professional yang dimaksud yaitu bekerja menyesuaikan dengan
bidang pendidikan calon pegawai tersebut. Kegiatan rekrutmen
13
Hasil wawancara dengan Bapak Sugiono (Kepala Sekolah MI Pembangunan UIN
Jakarta), pada Jum‟at, 25 Mei 2018
85
yang dilakukan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
berdasarkan analisis kebutuhan terlebih dahulu. Dari hasil analisis
yang dilakukan oleh sekolah terdapat dua alasan rekrutmen
dilakukan:
1. Melakukan rekrutmen karena volume pekerjaan yang
semakin bertambah.
2. Melakukan rekrutmen karena menggantikan pegawai yang
keluar atau pensiun.
Selanjutnya dalam mengembangkan kualitas pelayanan dalam
kegiatan administrasi maupun kearsipan diperlukan adanya
pelatihan dan pendidikan. Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan dan
Pendidikan (Diklat) di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta dilakukan oleh sekolah dengan bekerja sama oleh pihak
luar atau biasa disebut In House Training. Dalam artian, pihak luar
yang dimaksud yaitu pemateri atau Narasumber. Terkadang ada
pula kegiatan Diklat yang berasal dari luar sekolah. Maka dari itu
pihak sekolah akan mendelegasikan beberapa orang terkait acara
Diklat yang akan dilakukan.
Jenis pelatihan yang diselenggarakan oleh sekolah
menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah atau masing-masing
bidang seperti halnya dalam bidang Tata Usaha diklat yang
diselenggarakan mengenai pengelolaan keuangan. Selain itu ada
pula diklat yang sifatnya umum atau berlaku untuk semua pegawai
dalam rangka membentuk mindset serta meningkatkan kinerja
pegawai. Penyelenggaraan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan
dilakukan seminim-minimnya setahun sekali atau bisa jadi dua atau
tiga kali dalam setahun semuanya dilakukan berdasarkan analisis
kebutuhan menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Kegiatan
pelatihan biasanya dimanfaatkan dalam forum-forum raker hal ini
bertujuan untuk memompa kembali semangat para pegawai serta
meneguhkan komitmen.
86
Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam proses
penyusunan staf yang terdapat di Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta sudah berjalan dengan baik. Hal ini
dapat dilihat dari proses rekrutmen dan seleksi serta proses
pengembangan karir pegawai yang dilakukan oleh sekolah.
Kegiatan rekrutmen dan seleksi yang diselenggarakan terdiri dari
beberapa tahapan yang telah dijelaskan di atas. Yang mana dalam
setiap tahapnya dilakukan mengikuti prosedur yang telah
ditentukan oleh sekolah. Selain itu dalam meningkatkan semangat
serta etos kerja yang dimiliki oleh pegawai, Madrasah Ibtidaiyah
Pembangunan UIN Jakarta tidak lupa menyelenggarakan dalam
bentuk pelatihan dan pendidikan. Kegiatan yang diselenggarakan
berdasarkan analisis kebutuhan yang ada di lapangan agar kegiatan
yang dilakukan tepat sasaran.
8. Pengawasan Arsip
Dalam setiap pengelolaan kegiatan diperlukan adanya kegiatan
pengawasan, begitupula dalam Pelaksanaan Manajemen Kearsipan.
Pengawasan dilakukan agar para pegawai teliti dalam melakukan
pekerjaannya.
Bentuk pengawasan yang dilakukan oleh Kepala sekolah
melalui koordinasi dengan Kepala Tata Usaha dan beberapa
Kasub-Kasub di antaranya Kasubbag Umum, Kasubbag Dikjar
serta Kasubbag Kepegawaian dan Keuangan. Koordinasi dilakukan
untuk memastikan bahwa tidak ada arsip yang hilang ataupun
tercecer keberadaannya. Salah satu contoh kegiatan pengawasan
yang dilakukan oleh Kepala Sekolah yaitu mengenai Ijazah siswa.
Ketika Kepala Sekolah terlibat dalam penulisan Ijazah siswa, harus
dipastikan bahwa arsip yang ditulis tidak ada yang kosong.
Selanjutnya arsip yang diciptakan tidak lupa untuk di photocopy
sebagai arsip sekolah. Agar Ijazah terjaga keamanannya diperlukan
penyimpanan yang baik. Penyimpanan Ijazah siswa diserahkan
87
kepada unit Dikjar (Pendidikan & Pengajaran) dengan
menggunakan berita acara penyerahan yang dilakukan oleh
Wakasis kepada unit Dikjar, hal in tidak kepas dari bentuk
pengawasan arsip yang dilakukan sekolah.
Dari pernyataan di atas, bahwa Kepala Sekolah juga memiliki
peran untuk mengawasi berjalannya arsip yang diciptakan. Hal ini
dilakukan sebagai bentuk kontrol untuk menghindari arsip yang
hilang ataupun tercecer.
88
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab
sebelumnya, maka dapat penulis simpulkan bahwa Pelaksanaan
Manajemen Kearsipan di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
terdiri dari beberapa proses berikut : (1) Pada proses penciptaan arsip,
sudah memenuhi standar dengan memiliki Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang meliputi prosedur mutu surat masuk dan surat keluar
berdasarkan pedoman ISO 9001:2008. (2) Pada proses pendistribusian
arsip, telah melakukan pencatatan dengan baik. Selain itu alur pemrosesan
surat sudah berjalan sesuai prosedur dengan adanya lembar disposisi. (3)
Pada proses penyimpanan arsip, sistem yang diterapkan yaitu berdasarkan
tahun pelajaran dan subjek masalah. Penyimpanan arsip yang terdapat di
gudang arsip yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip dimulai
dari berbagai tingkatan MI, MTs, dan MA. (4) Pada proses penggunaan
arsip, arsip yang dipinjam tidak dilakukan pencatatan karena batas waktu
peminjaman yang diberikan sangat singkat. Sehingga minimnya
pengawasan terhadap arsip yang sedang dipinjam maupun yang telah
dikembalikan (5) Pada proses pemeliharaan arsip, dilakukan berdasarkan
pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai dan tanggung jawab dalam proses
pemeliharaan diberikan kepada para pegawai dari masing-masing unit
bagian. Pemeliharaan dilakukan sebatas menata ulang kembali arsip.
Dengan demikian kegiatan pemeliharaan belum optimal. (6) Pada proses
penyusutan arsip, dilakukan berdasarkan nilai guna arsip dan belum
memiliki Jadwal Retensi Arsip.
Proses penyusunan staf di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta, lebih mengutamakan tentang profesionalisme pegawai. Pembinaan
atau pelatihan pegawai dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan agar
kegiatan yang dilakukan tepat sasaran. Penyelengaraan pelatihan pegawai
89
bertujuan untuk meningkatkan pengawasan terhadap arsip. Kegiatan
pengawasan yang terdapat di Madrasah Ibtidaiyah Pembangunan UIN
Jakarta dilakukan pada saat arsip sedang diciptakan sampai dengan arsip
disimpan. Pengawasan dilakukan sebagai bentuk kontrol untuk
menghindari arsip yang hilang ataupun tercecer.
B. Saran
Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan
saran-saran yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang
baik. Maka penulis memberikan saran sebagai berikut : (1) Dalam
pengelolaan arsip sekolah perlu memberdayakan pegawai khusus yang
berkompeten dalam menangani arsip, agar arsip dapat dikelola sesuai
standar kearsipan. (2) Dalam kegiatan peminjaman arsip, sekolah perlu
memperhatikan kegiatan alur tata persuratan. Hal ini dilakukan sebagai
bentuk pengawasan arsip yang sedang dipinjam maupun yang telah
dikembalikan. (3) Sekolah perlu mengoptimalkan dalam pemeliharaan
baik dari fisik arsip, ruang penyimpanan, serta lingkungan sekitar
penyimpanan. (4) Agar kegiatan penyusutan terjadwal dengan baik, maka
sekolah perlu membuat Jadwal Retensi Arsip sebagai standar pemusnahan
arsip. Hal ini untuk menghindari penumpukan arsip di ruang arsip. (5)
Sekolah perlu memperhatikan tata letak penyimpanan arsip inaktif dan
arsip statis. Hal ini untuk mencegah hilangnya arsip. (6) Sekolah perlu
meningkatkan kegiatan pengawasan terhadap arsip dari masa penciptaan
arsip sampai dengan masa penyusutan arsip.
90
DAFTAR PUSTAKA
Amalia, Ririn. Manajemen Kearsipan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur, 2013.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum,
2003.
Anggrawati, Dewi. Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin
Integritas SMK Jilid 1 Berdasarkan Kurikulum 2004. Bandung: CV.
Armico, 2004.
Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:
Rineka Cipta, 2013.
Astini, Tintin dan Johariah, Aah. Melakukan Prosedur Administrasi SMK
Berdasarkan Kurikulum 2004. Bandung: CV. Armico, 2004.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara, 2012.
Data Rekapitulasi Jumlah Peserta Didik MI Pembangunan UIN Jakarta Tahun
Pelajaran 2018/2019.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Prestasi Pustakaraya,
2011.
Ermawaty. “Pengelolaan Manajemen Kearsipan di Perguruan Tinggi”. Jurnal
Tabularasa PPS UNIMED, Vol.10 , 2013.
Gaol, Jimmy L. Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. (
Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kompas Gramedia, 2015.
Ghani dan Rahman. Metode Penelitian Tindakan Sekolah. Jakarta: Rajawali Pers.
2016.
91
Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2000.
Haryanti, Lenny dan Suratman, Bambang. Efektivitas Pelaksanaan Manajemen
Kearsipan di SMK Negeri 2 Tuban, 2013.
Kadarmo, Siwi. Sekretaris Dan Tugas-Tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika, 2001.
Lolytasari. “Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan
Arsip”. Record and Library Journal, Vol.1, 2015.
Madrasah Pembangunan UIN Jakarta. Panduan Peserta Didik Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta tahun pelajaran 2017/2018.
Meriniwati dan Prabawati, Indah. “Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan
Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien”. Jurnal
Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2015.
Moekijat. Administrasi Perkantoran. Bandung: CV. Mandar Maju, 2008.
Narbuko, Cholid dan Achmadi, Abu. Metode Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara,
2004.
Nuraeni, Nani. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi Media,
2008.
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60
Tahun 2012 Tentang “Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta
Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan”
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
“Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan”.
Priansa, Donni Juni dan Gamida, Agus. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien,
dan Profesional, Bandung: Alfabeta, 2013.
92
Priansa, Donni Juni. Manajemen Sekretaris dan Perkantoran Terampil dan
Profesional. Bandung: Pustaka Setia, 2017.
Sakdiyah, Yuni Lailatus. Pengelolaan Arsip Pada Unit Tata Usaha di SMA AL-
ISLAM KRIAN. Jurnal Riset. Vol. 4 No. 4. April 2014.
Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung: Mandar Maju, 2001.
Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: CV. Mandar Maju,
2017.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. Manajemen Kearsipan Modern Dari
Konvensional ke basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta,
2011.
Sukoco, Badri M. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga, 2007.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006..
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Wursanto, Ig. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: ANDI, 2006.
Yatimah, Durotul. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia, 2009.
93
LAMPIRAN-LAMPIRAN
94
LAMPIRAN 1
LEMBAR UJI REFERENSI
95
96
97
98
99
LAMPIRAN 2
SURAT BIMBINGAN SKRIPSI
100
101
LAMPIRAN 3
SURAT PERMOHONAN IZIN PENELITIAN
102
103
LAMPIRAN 4
SURAT KETERANGAN TELAH MELAKUKAN
PENELITIAN
104
105
LAMPIRAN 5
PEDOMAN WAWANCARA
106
PEDOMAN WAWANCARA di MI PEMBANGUNAN UIN JAKARTA
1. Pedoman Wawancara Kepala Tata Usaha
Nama narasumber :
Jabatan :
Hari, Tanggal :
Tempat :
No. Pertanyaan
Penciptaan Arsip
1. Bagaimana proses penciptaan arsip yang dilakukan oleh sekolah ?
2. Bagaimana langkah-langkah penciptaan arsip yang dilakukan oleh sekolah ?
3. Bagaimana langkah-langkah penerimaan surat masuk yang dilakukan oleh
sekolah ?
Pendistribusian Arsip
4. Bagaimana kegiatan pencatatan yang dilakukan oleh sekolah ?
Penyimpanan Arsip
5. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang dilakukan oleh sekolah?
Penggunaan Arsip
6. Bagaimana sistem peminjaman arsip dilakukan ?
7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip ?
Pemeliharaan Arsip
8. Bagaimana proses pemeliharaan yang dilakukan di sekolah ini ?
9. Apakah ada kendala yang ditemukan dalam proses pemeliharaan arsip ?
Penyusutan Arsip
10. Bagaimana cara pemusnahan arsip yang dilakukan disekolah ini ?
107
2. Pedoman Wawancara Kepala Sekolah
No. Pertanyaan
Penyusunan Staf
1. Apakah sekolah melakukan sistem rekrutmen dalam penerimaan pegawai
baru ?
2. Bagaimana proses rekrutmen yang dilakukan oleh sekolah ? adakah syarat
dan prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai kearsipan ?
3. Tahap-tahap apa saja yang dilakukan dalam proses seleksi ?
4. Hal-hal apa saja yang menjadi pertimbangan dalam kegiatan seleksi ?
5. Setelah kegiatan seleksi dilakukan, apakah terdapat proses orientasi dan
induksi yang diberikan kepada setiap pegawai baru ?
6. Bagaimana penyelenggaraan kegiatan pendidikan dan pelatihan di sekolah
ini ?
7. Jenis pelatihan seperti apa yang diselenggarakan oleh sekolah dalam
meningkatkan kompetensi pegawai ?
Berapa rentang waktu dalam setiap penyelenggaraan kegiatan pendidikan
dan pelatihan dilakukan ?
Pengawasan
8. Apakah pegawai kearsipan dilibatkan dalam memberikan ide-ide/gagasan
dalam perencanaan kearsipan ?
9. Bagaimana pengawasan yang dilakukan kepala sekolah pada tahap
penciptaan, penggunaan sampai dengan penyusutan arsip ?
10. Bagaimana pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap kinerja
pegawai ?
108
3. Pedoman wawancara Kasub Umum, Kasub Pendidikan &
Pengajaran, Kasub Keuangan & Kepegawaian
Nama narasumber :
Jabatan :
Hari, Tanggal :
Tempat :
No. Pertanyaan
Penciptaan Arsip
1. Siapa saja yang terlibat dalam tahap penciptaan arsip ?
2. Bagaimana langkah-langkah pembuatan surat keluar ?
3. Adakah SOP (Standar Operasional Pelaksanaan) dalam tahap penciptaan
arsip ?
4. Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip ?
5. Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam pembuatan dan penerimaan
surat ?
6. Bagaimana langkah-langkah penerimaan surat masuk ?
7. Peralatan apa saja yang dibutuhkan dalam tahap penciptaan arsip ?
Pendistribusian Arsip
8. Bagaimana sistem yang digunakan dalam proses pencatatan surat masuk dan
surat keluar ?
9. Bagaimana proses dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar tersebut ?
Penyimpanan Arsip
10. Sistem apakah yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip ?
11. Bagaimana prosedur yang dilakukan dalam penyimpanan arsip ?
12. Adakah kesulitan yang ditemukan dalm proses penyimpanan arsip ?
13. Peralatan apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ?
Penggunaan Arsip
14. Bagaimana sistem peminjaman arsip dilakukan ?
15. Bagaimana prosedur dalam kegiatan peminjaman arsip ?
16. Adakah pegawai khusus dalam melayani peminjaman arsip ?
109
17. Untuk kepentingan apa saja biasanya arsip dipinjam atau digunakan ?
18. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam proses penemuan kembali
?
Pemeliharaan Arsip
19. Bagaimana proses pemeliharaan yang dilakukan di sekolah ini ?
20. Upaya apa saja yang dilakukan dalam kegiatan penyelamatan arsip ?
Penyusutan Arsip
21. Bagaimana proses penilaian arsip yang dilakukan di sekolah ini ?
22. Bagaimana proses pemindahan arsip yang dilakukan di sekolah ini ?
23. Bagaimana cara pemusnahan arsip yang dilakukan disekolah ini ?
24. Berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan dalam proses penyusutan arsip
?
110
LAMPIRAN 6
HASIL WAWANCARA
111
1. Hasil Wawancara Kabag Tata Usaha
Nama Narasumber : Pak M. Agung Sya’ban, S.E
Jabatan : Kabag Tata Usaha
Hari, Tanggal : Senin, 23 Juli 2018
Tempat : Ruangan Tata Usaha
No. Pertanyaan Jawaban
Penciptaan Arsip
1. Bagaimana proses penciptaan arsip
yang dilakukan oleh sekolah ?
Di MI pembuatan surat tergantung
dari mana sumbernya dan jenis
suratnya kebanyakan kalau untuk di
MI surat dibuat di bagian dikjar. Dari
MI sudah di handle penuh oleh di
bawah kendali kasubag dikjar di
dalamnya itu ada timnya ada tiga
orang jadi tiga orang ini meng-
handle pengarsipan atau
dokumentasi terkait dengan seluruh
kegiatan yang ada di MI.
Masing-masing kasubag dalam
pekerjaannya sudah dipisahkan ke
dalam tingkat pendidikan (MI, Mts,
MA) sesuai dengan tupoksi masing-
masing. Tapi kalo pengarsipan untuk
penyimpanannya dokumennya itu
masih jadi satu kecuali ada beberapa
arsip-arsip yang sifatnya itu masih
dalam kurun waktu dekat jadi
sementara di taruh di bagian masing-
masing unit setelah lewat dari kurun
waktu tertentu itu diarsipkan ke arsip
pusat
2. Bagaimana langkah-langkah
penerimaan surat masuk yang
dilakukan oleh sekolah ?
Misalnya seperti surat penelitian atau
apa, misalnya surat mengundang
acara untuk pelatihan. Surat itu
datang jadi alur ya. Pertama surat
datang ke bagia receptionist disposisi
kepada direktur sebelumnya ada
kontrol dulu di kepala bagian tata
usaha kemudian dari direktur akan
meneruskan kemana surat ini harus
diterima, kemudian setelah diterima
nanti akan dibuatkan tugasnya bahwa
112
kemudian diciptakan surat tadi untuk
penugasan acara tersebut setelah itu
kita berika kepada yang
bersangkutan untuk segera
mengadakan misalnya kegiatan acara
lomba atau acara seminar itu salah
satu proses surat masuk selanjutnya
tinggal dilaksanakan saja. Nanti
surat-suratnya diarsipkan yang saat
ini masih di handle secara bersamaan
di bagian receptionist (umum).
3. Bagaimana langkah-langkah
penciptaan arsip yang dilakukan
oleh sekolah?
Kemudian misalnya surat tugas
misalnya kita membutuhkan panitia
khusus untuk pelaksanaan tugas hasil
mandat dari rapat pimpinan
misalnya, meminta kita untuk
membentuk tim khusus terhadap
pelaksanaan kegiatan nanti dari
bagian kepegawaian menerbitkan
surat berdasarkan nama-nama yang
telah di usulkan dari hasil rapat
tersebut dan dituangkan dalam
sebuah surat keputusan ataupun surat
penugasan. Setelah itu diterbitkan
dan diedarkan kepada orang-orang
yang ditugaskan. Nanti arsipnya atau
suratnya diarsipkan ke bagian
pengarsipan. Itu contoh dari
kepegawaian.
Kemudian dari bagian keuangan
misalnya ada surat edaran kepada
orang tua itu terkait dengan biaya
tahun ajaran baru misalnya nanti
akan diterima laporan keuangan di
approve filenya itu oleh direktur ke
dalam computer setelah melalui
controlling oleh kepala bagian tata
usaha selain tanda tangan ini nanti di
bagian pengarsipan atau bagian
umum diperbanyak terlebih dahulu
karena ini terkait dengan edaran
kepada seluruh orang tua wali
peserta didik.
Kalau di bagian dikjar biasanya ada
rekapan perkembangan peserta didik
113
dari nilai dll diterbitkan berdasarkan
masing-masing pendidikan (RA,
MI,Mts,MA) kemudian sudah
diterbitkan nanti ada surat yang
bener-bener orang tua di rekapan
perkembangan itu ada juga dokumen
arsipnya di kita
Pendistribusian Arsip
4. Bagaimana kegiatan pencatatan
yang dilakukan oleh sekolah ?
Sekarang kan sudah ada aplikasi
pembuatan surat, jadi surat itu di
control penuh. Mungkin kalau dulu
modelnya masih pakai manual book,
kalau sekarang sudah komputerisasi
jadi semua bagian bisa mengakses
daftar itu buku itu jadi bisa keliatan
surat mana yang sudah di terbitkan.
Misalnya ada surat keterangan
mutasi siswa di MI itu nanti
ketahuan, kita nanti membuat bukti
fisiknya setelah itu kemudian
terinput secara digital. Aplikasi dapat
digunakan oleh semuanya, jadi
memang ada reseksi akses jadi tidak
kemudian misalkan catatan saya
diubah oleh orang lain. Untuk yang
dibawah kita masih pakai Sharing
file Google sheet (spread sheet)
bukan aplikasi sebetulnya jadi ada
file yang bisa diakses bersama.
Penyimpanan Arsip
5. Bagaimana proses penyimpanan
arsip yang dilakukan oleh sekolah ?
Penyimpanan yang pasti pertama
sekali menggunakan top layanan.
Yang pertama karena kita dari satu
atap, ciri khas pertama adalah satuan
pendidikan dahulu misalkan di MI
dan MA pasti beda-beda tapi karena
penelitiannya ini di MI berarti
kemudian tahap selanjutnya adalah
tahun pelajaran karena tiap arsip
dibedakan di tahun pelajaran nanti
kemudian berdasarkan jenisnya ada
surat keluar, surat masuk, surat
keterangan dll.
Kalau suratnya itu adalah surat
keluar itu di tempat satu buku yang
sama/arsip yang sama (dibukukan),
114
misalkan ada lampiran atas surat
tersebut yang cukup tebal tidak
mungkin di satukan itu nanti di
cabangkan prnyimpanannya
Penggunaan Arsip
6. Bagaimana sistem peminjaman arsip
dilakukan ?
Belum ada peminjam dari luar,
bukan meminjam tapi meminta
pemeriksaan jadi pihak-pihak yang
terkait dengan kepemerintahan itu
minta data semacam auditor seperti
irjen kemenag, BPJS, pemerintah
tangsel.
Alur dalam meminta data pasti ada
suratnya misalnya surat disampaikan
kepada kita secara resmi, ada surat
yang masuk kita diminta data A-C
untuk disiapkan dan diberikan pada
saat tanggal sekian.
7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan
dalam penemuan kembali arsip ?
Penemuan kembali apakah sudah
cepat? Kalau yang lama sih masih
belum tapi kan kita lagi ada
pembaharuan sekarang sudah sangat
mudah. Jadi misalkan kita mau
mencari kegiatan ramadhan
dicarikan di pusat datanya yaitu pada
bagian receptionist untuk dimintakan
soft copynya selanjutnya akan
dicarikan di arsip pusat.
Pemeliharaan Arsip
8. Bagaimana proses pemeliharaan
arsip yang dilakukan oleh sekolah ?
Pemeliharaan arsip di lingkungan MI
belum sesuai dengan kebutuhan,
memang terkait dengan sarananya.
Kalau arsip itu memang tantangan
kita untuk mengelola dokumentasi
sejarah ketika kita mau melihat itu
kembali kan pasti arsip yang dilihat.
Fasilitas kita memang masih kurang
untuk itu kita juga masih banyak
beberapa arsip yang tersebar belum
tercentral baru beberapa di titik
tertentu yang masih disimpan kita
ingin semuanya memang sebagian
sudah terpusat hanya saja penataan
di bagian pusatnya yang terus kita
perbaiki misalnya penyimpanan arsip
yang kita taruh itu di lt. 4 itu baru
115
saja kita perbaiki hanya saja belum
kita pindahkan karena yang lama itu
sudah tidak cukup
9. Apakah selama ini ada kendala yang
ditemukan dalam proses
pemeliharaan arsip ?
Salah satu kesulitan kita adalah kita
belum secara rutin setiap tahun
melakukan pemutihan antara arsip
yang lama apakah mau dibakar
ditimbun dll karena mestinya
penyimpanan itu ada di kurun waktu
sependek-pendeknya lima tahun
setelah itu khususnya di keuangan itu
lima tahun sudah bisa dimusnahkan.
Ada sebagian arsip yang lewat dari
lima tahun itu masih ada datanya itu
sedang kita kembangkan lagi supaya
penatannya menjadi lebih bagus
memang disitu kendala kita. Pasti
kita selalu bingung misalnya ini arsip
penting atau bukan seperti arsip yang
sudah berumur 8 tahun lalu dan ragu
untuk dihancurkan akhirnya
dibiarkan lalu masuk lagi arsip yang
baru hal tersebut terjadinya
penumpukan arsip dan itu selalu
menjadi kendala. Kadang yang sudah
disposisi sudah eksekusi kemudian
bingung akan diarsipkan kemana
karena ini sifatnya tembusan.
Kendala lain selain pada tempat dan
kegiatan penyimpanan arsip yaitu
ada beberapa alur yang masih mist
misalnya siapa yang menerbitkan
surat A atau surat B, lagi-lagi menata
ulang. Misalkan kalo semua surat itu
harus di bagian dikjar maka tidak ada
surat lain yang bisa menerbitkan.
Sebelum itu kita pernah ada surat
yang diterbitkan oleh kepala
madrasah itu sendiri jadi tidak dibuat
oleh petugas kita sehingga
memunculkan mist komunikasi di
alur sebarannya katakanlah sebuah
edaran tertentu dibuat oleh kepala
madrasah inisiasi beliau supaya lebih
cepat gitu, katakana gini posisi tata
usaha itu kan terpusat sedangkan
116
pimpinan masing-masing satuan
pendidikan itu ada di tempat masing-
masing disana tidak ada petugas
administrasi sehingga untuk
memutus rentangan waktu
berinisiasilah kemudian pimpinan
salah satunya untuk membuat surat
itu sendiri dengan menyampaikan ke
pimpinan wakilnya, di buat surat tapi
kemudian distribusinya tidak sampai
kepada pihak yang berkepentingan
atas surat itu tembusannya, kepada
orang tua katakanlah sudah sampai
tapi kepada bagian-bagian yang
penting tidak sampai jadi ketika
muncul kegiatan kita tidak tahu dan
ternyata sudah ada edarannya. Jadi
mist aja gitu ada beberapa alur yang
mist karena memang tantangannya
ketika surat itu diterbitkan pasti
terpikir birokrasi penerbitan, siapa
yang harus mengeluarkan, berapa
lama surat itu diterbitkan dan
tersebar atau tidak pasti seperti
munculnya. Makanya kita sedang
membiasakan bahwa segala surat
menyurat itu diharapkan bisa
dipegang dengan bantuan yang sudah
dipercayakan supaya semuanya
terarsipkan dengan mudah,
terkontrol. Jadi semua bagian yang
dipentingkan minimal mengetahui
kegiatan tersebut.
10. Bagaimana cara pemusnahan arsip
yang dilakukan disekolah ini ?
Kalau untuk mesin penghancur
sendiri digunakan untuk
menghancurkan arsip yang lewat dari
lima tahun. Kegiatan pemusnahan
menyesuaikan lama arsip disimpan.
Dapat menggunakan mesin
penghancur maupun dibakar.
Dalam pemusahan yang pertama
membuat berita acara terlebih
dahulu, dari bagian umum itu
membuat berita acara penghapusan
dokumen, kemudian dilaporkan
kepada bagian kepala tata usaha
117
karena dalam pelaksanannya di
bawah tanggung jawab kepala tata
usaha setelah itu dilaporkan kepada
direktur san teruskan kepada
pimpinan satuan unit. Untuk saksi-
saksi penyusutan hanya pihak
eksternal saja yang terlibat.
11. Apa harapan sekolah dalam
mengelola kearsipan kedepannya ?
Harapan untuk pengelolaan arsip di
MI yang pertama alurnya dapat
tertata dengan baik ,siapa yang harus
menerbitkan surat itu, distribusi surat
semakin tepat ketika sembarangan
kemudian tembusan tidak sampai.
Kedua, ada siklus pasti tentang
penghapusan arsip dalam arti
kegiatan penghapusan belum
terjadwal kapan penghapusan itu
dilakukan (jadwal retensi).
Ketiga, semua sudah digitalisasi.
Ada salah satu aplikasi sedang kita
ke arah sana namun belum di
implementasi secara utuh namanya
JIBAS Letter Store jadi JIBAS
(Jaringan Informasi Bersama Antar
Sekolah) itu nama sebuah aplikasi
yang dikembangkan oleh sebuah
komunitas di Bandung untuk
manajemen kearsipan di sekolah baik
itu manajemen keuangan, sumber
daya, surat kemudian siswa juga ada
itu di dalamnya. Memang kesulitan
kita dengan aplikasi itu
kustomisasinya agak sulit jadi kita
tidak bisa memakai aplikasi secara
utuh ada bagian-bagian tertentu yang
tidak bisa dipakai tetapi di arsipnya
atau letter storenya rencananya akan
kita pakai karena di sana misalkan
dapat dengan mudah membagi-
bagi/mengklasifikasikan baik itu
surat masuk, surat keluar. Selain itu
dapat mendigitalkan arsip ke dalam
aplikasi namun karena aplikasi yang
masih baru butuh waktu tidak
sebentar untuk memahami aplikasi
118
tersebut
Narasumber
M. Agung Sya’ban, S.E
119
2. Hasil Wawancara Kepala Sekolah
Nama Narasumber : Pak Drs. H. Sugiono
Jabatan : Kepala Sekolah
Hari, Tanggal : Rabu, 07 Juni 2018
Tempat : Ruangan Kepala Sekolah
No. Pertanyaan Jawaban
Fungsi Penyusunan Staf
1. Apakah sekolah melakukan sistem
rekrutmen dalam penerimaan calon
pegawai baru ?
Ada, sekarang ini sedang proses
rekrutmen calon pegawai. Jadi
pegawai itu kan kategorinya
pendidik dan tenaga kependidikan
itu termasuk kategori pegawai ya.
Pegawai itu ada guru ada tenaga
non guru yang disebut dengan
tenaga kependidikan itu. ini sudah
masuk ketahap ketiga. Tahap
pertama pendaftaran (seleksi
berkas), kemudian yang kedua (tes
tertulis, wawancara, micro teaching
dan praktek untuk yang
ketatausahaan. Kegiatan rekrutmen
ini semua dari internal jadi tenaga-
tenaga apa namanya penyiapannya
itu dari internal dibentuk
kepanitiaan kemudian untuk
pelaksanaan-pelaksanaan teknis dari
internal, tidak dari luar karena kita
bisa jadi sudah bagus dari yang
diluar.
2. Tahap-tahap apa saja yang dilakukan
dalam proses seleksi ?
Jadi seleksi yang pertama adalah
publikasi yaitu dalam bentuk
pengumuman, lalu yang kedua
proses pendaftaran itu , kemudian
seleksi berkas sesuai dengan
spesifikasi yang dibutuhkan, setalah
itu ada tes tertulis terus wawancara
dan micro teaching untuk guru dan
praktek lapangan untuk tenaga non
guru. Setelah itu kegiatan
penempatan rekrutmen.
3. Hal-hal apa saja yang menjadi
pertimbangan dalam kegiatan
seleksi?
Jadi penerimaan pegawai bukan
hanya salah satu tetapi banyak
persyaratan, jadi yang benar-benar
120
ditekankan dan diutamakan yaitu
profesionalisme, professional dalam
pengertian mereka kita menerima
sesuai dengan bidangnya, kalau
menerima guru PAI kita betul-betul
yang kita terima guru PAI, kalau
guru kelas berdasarkan guru kelas
nanti berdasar itu kan kita
mengambil yang terbaik berdarkan
hasil tes, jadi makanya ada tes
tertulis jadi itu persyaratan
akademik. Akademik kan dilihat
dari situ tes dengan soal yang
seperti itu menghasilkan nilai
berapa begitu kan. Kemudian
wawancara lebih ke motivasi
kemudian komitmen, integritas dan
sebagainya. Sekaligus di dalamnya
ada pendalaman tentang keagamaan
dan dipastikan guru yang direkrut
pertama beriman taqwa yang baik,
ibadahnya harus bagus, harus bisa
baca al-quran. Pegawai madrasah
gitu loh masa gak bisa baca al-
quran, itu kan bagian yang harus
kita lakukan. Saya pikir kalau dia
bagus tapi gak bisa baca al-quran
bisa jadi tidak akan kita terima.
Dengan penggalian wawancara
dapat dilihat seperti apa personal
calon pegawai. Jadi banyak
komponen yang dijadikan bahan
pertimbangan calon pegawai.
Dalam perekrutan pegawai apakah
ada sebelumnya ada pengurangan
pegawai atau bertambah? Hal ini
tergantung analisis kebutuhan kalau
volume kerja semakin padat selama
ini kan karena ada pertumbuhan
perkembangan-perkembangan yang
tadinya hanya ditangani oleh dua
orang ternyata analisisnya kerjaan
tidak selesai-selesai penyebabnya
kenapa? Karena terlalu menumpuk
pekerjaan tenaganya hanya dua
orang. Bisajadi kemungkinan
121
merekrut satu untuk menambah
sesuai dengan analisis itu, tapi
banyak diantaranya yang rekarut
karena tambal sulam ada misalnya
pegawai kita yang keluar, pegawai
kita yang pensiun, kita rekrut untuk
menggantikan. Jadi ada dua model
ya satu merekrut untuk menambah
tenaga karena analisisnya
dibutuhkan volumenya semakin
panjang, tapi kita merekrut memang
untuk menggantikan yang pensiun,
pindah ke uin itu kita rekrut ya
untuk menggantikan tapi ada juga
yang tidak pindah kemana-mana,
tapi kita juga merekrut untuk
menambah lagi karena kekurangan
tenaga.
4. Setelah kegiatan seleksi dilakukan,
apakah terdapat proses orientasi dan
induksi yang diberikan kepada setiap
pegawai baru ?
Iya betul, orientasi untuk tahun ini
justru ada model baru yang
direncanakan, mereka sebelum
mereka ditetapkan sebagai pegawai
lewat kontrak, mereka akan
semacam dimagangkan dulu,
magang dulu karena kita baru mulai
ya mungkin sekaligus sebagai
penilaian akhir antara satu sampai
dua bulan. Tapi belum dilaksanakan
selama ini kalo rekrutmennya sudah
selesai sampai ke micro teaching
atau praktek langsung ditetapkan
kemudian penandatanganan
kontrak, tetapi yang sekarang ada
model baru, jadi lagi di coba untuk
ada sesi terakhir penilaian akhir itu
dengan magang. Ya bisa jadi udah
macam-macam begitu magang di
tengah-tengah goyang ini kan bisa
jadi tidak kita lanjutkan daripada
nanti masalah setelah jadi kan lebih
baik sebelum ini.
Cara pengenalan karyawan baru
terhadap tupoksinya pada tahun
sebelumnya biasanya kan ngambil
umum ya tidak yang kecuali
perpustakaan yang ada pustakawan
122
jadi kan tidak ada yang spesialisasi
kearsipan jadi masih umum lah,
artinya dari tenaga administrasi
pendidikan mereka setalah rekrut
dia masih masuk rumpun kearsipan
ketatausahaan ya untuk itu harus
ada pendampingan dulu di awal-
awal, jadi dilakukan oleh yang lama
dulu diberikan jobnya nanti seperti
ini seperti ini yang harus diarsipkan,
yaudah jadi pendmapingan di awal
baru selanjutnya dia melakukan
kegiatan sesuai dengan seharusnya
jadi pengarahan dan pendampingan.
Paling pendampingan setengah
bulan satu minggu juga sudah tau
jobnya.
5. Bagaimana penyelenggaran kegiatan
pendidikan dan pelatihan untuk
pegawai di sekolah ini?
Diklat diselenggarakan oleh sekolah
yang bekerja sama denan pihak luar,
artinya kita sebagai penyelenggara
kemudian pemateri dari luar.
Karena kan kalo kita belum ada
kompetensi dibidang itu.
mengundang narasumber untuk
dilakukan disekolah kita. Terkadang
ada juga diklat yang dilaksanakan
dengan pola mengirim, pihak luar
menyelenggarakan kegiatan tentang
ini sesuai dengan bidang kita ya kita
akan mengirimkan beberapa orang
untuk didelegasikan.
6. Jenis pelatihan seperti apa yang
diselenggarakan oleh sekolah dalam
meningkatkan kompetensi pegawai ?
Diklat kita selalu mengupdate,
diklat-diklat yang dilaksanakan
sesuai dengan kebutuhan. Ketika
misalnya bagian IT bisa jadi diklat
tentang IT, kemudian kalau
bagiannya bagian keamanan
biasanya diklat tentang keamanan
termasuk di dalamnya tentang
damkar misalnya pemadam
kebakaran seperti, kemudian
tanggap darurat seperti apa. Jadi
diklat itu selalu disampaikan kepada
termasuk karyawan sesuai dengan
kebutuhan dan bidangnya masing-
masing. Kalau dalam bidang TU
123
biasanya diklat tentang pengelolaan
keuangan, keuangan kan
menggunakan sistem biasanya. Nah
sistem yang seperti apa kan ada
misalnya ahli yang membuat sistem
kan tetap saja mereka harus di diklat
kan supaya bisa menerapkan itu ya.
Biasanya keuangan kemudian
masalah protokoler itu untuk yang
bagian umum. Intinya diklat itu
dilaksanakan sesuai dengan
bidangnya masing-masing. Tetapi
ada juga yang sifatnya umum, untuk
membentuk mindset dan kinerja
pegawai. Karena untuk menyangkut
integritas dan semangat harus sama
semuanya
7. Berapa rentang waktu dalam setiap
penyelenggaran kegiatan pelatihan
dilakukan ?
Seminim-minimnya diklat
dilakukan setahun sekali. Tapi
kadnag-kadang juga sesuai dengan
kebutuhan bisa jadi dua atau tiga
kali dalam setahun. semuanya
dilakukan berdasarkan analisis
kebutuhan. Dan jika melihat
suasana kerja pegawai yang
menurun harus diupdate lagi supaya
semangat lagi. Termasuk dalam
forum-forum raker dimanfaatkan
untuk memberikan pelatihan karena
di raker moment untuk memompa
semangat kembali para pegawai,
meneguhkan komitmen sehingga
begitu masuk di tahun ajaran setalah
raker semangatnya harus baru.
Fungsi Pengawasan
8. Apakah pegawai kersipan dilibatkan
dalam memberikan ide-ide/gagasan
dalam perencanaan kearsipan ?
Itu lebih ke koordinasi, kasub
sebenarnya fungsinya justru hanya
manajerial, tapi yang melaksanakan
secara teknis itu adalah para staf.
Jadi staf itu yang punya job
description salah satunya adalah
melakukan pengarsipan.
9. Apakah kepala sekolah melakukan
pengawasan pada tahap penciptaan,
penggunaan sampai dengan
penyusutan arsip ?
Iya betul, kita pengawasannya lewat
koordinasi itu tadi untuk
memastikan bahwa arsip itu tidak
sampai ada yang kececer atau hilang
124
itu biasanya dilangsungkan ketika
kita menyerahkan harus ada berita
acara misalnya proses-proses yang
dilakukan tentang ijazah misalnya
kan bukan disana, adanya di unit.
Kita pak Yon nulis ijazah semua
setelah selesai kemudian kita
bagikan kepada mereka dan jangan
sampai lupa kita mengawasi betul,
mengawal betul langsung sendiri
kita yang memilah, ini aslinya yang
harus diberikan kepada anak-anak,
nanti minta tolong ada yng
photocopy ini untuk arsip, dihitung
satu-satu pastikan tidak ada satupun
dari arsip ijazah itu yang kosong
dan tidak ada, ini kan bentuk
control dari pengawasan, baru kita
serahkan dengan menggunakan
berita acara penyerahan begitu juga
kalau disini masih ada juga orang
tua yang karena sesuatu dan lain hal
masih punya tunggakan keuangan
kan gak boleh ngambil ijazah, orang
tua kalo ngambil kan tenang-tenang
saja, ah tenang lah arsipnya masih
ada disekolah pasti aman, sementara
itu barang sangat berharga kita
khawatir kalo itu sampai hilang kan
yang dituntut kita, maka untuk
mengamankan itu yang tadinya
dipegang oleh wali kelas , untuk
memastikan kumpulkan dari wali
kelas katakanlah di kesiswaan
dengan menggunakan berita acara
penyerahan nanti dari wakasis baru
menggunakan berita acara
penyerahan juga ke kasub dikjar
untuk disimpan dengan baik
sehingga setelah itu ketika ada
orang tua nanya datang untuk
mengambil ijazah tidak lagi kesini
silahkan bapak/ibu datang ke dikjar
karena udah arsipnya ada disni pasti
dengan mudah. Kalo memang tidak
ada tanda bukti pengambilannya
125
jadi tiap ini kita sudah meyiapkan
bukti pengambilan ijazah kemudian
skhun album dan sebagainya. Jadi
walaupun dia complain dibelakang
sudah ada bukti ttd orang tua.
10. Apakah kepala sekolah melakukan
pengawasan terhadap kinerja
pegawai kearsipan ?
Kinerja pegawai kearsipan disana
kembali bukan di kepala sekolah
tetapi di tata usaha, tapi bisa juga
terjadi ketika arsip yang sudah
tersimpan lama baru kita butuhkan
karena keperluan setelah sekian
puluh tahun kan ada kalanya
kelabakan, pak yon pernah nih mau
perpanjang SIOS (Surat Izin
Operasional Sekolah) salah satu
syaratnya harus ada akta pendirian
sekolah. Akta pendirian sekolah ini
sudah terjadi 44 tahun yang lalu,
kalo arsip yang baik begitu nanya
tunggu lima menit, tapi pernah
terjadi pada ribut disana itu dulu
yang dikjar kali yang nyimpen oh
TU kali jadi saling melempar, saya
bilang tidak boleh seperti itu lagi .
jadi yang dokumen-dokumen
seperti itu harus di scan gitu kan.
Kalo udah di scan kan aman walau
pencarian aslinya gak ada, buka aja
scannan nya print kan jadi. Jadi ini
salah satu contoh harusnya yang
pengarsipannya yang sudah bagus
tidak akan terjadi seperti itu.
Narasumber
Drs. H. Sugiono
126
3. Hasil Wawancara Kasubag Umum
Nama Narasumber : Pak Hanafi Harris, S.S
Jabatan : Kasubag Umum
Hari, Tanggal : Rabu, 07 Juni 2018
Tempat : Ruangan Umum
No. Pertanyaan Jawaban
Penciptaan Arsip
1. Siapa saja yang terlibat dalam
tahap penciptaan arsip ?
Dalam pembuatan surat tidak hanya
berasal dari satu sumber saja tapi
bermacam-macam. Untuk lingkup
bagian surat keluar yang berada pada
bagian umum yaitu berhubungan dengan
pihak luar seperti kepolisian, ke institusi
atau universitas. Pada bagian umum
terdapat dua bagian yaitu : 1. Umum
Administrasi, dalam bagian ini bertugas
untuk membuat surat keluar, bagian
receptionist (surat masuk dan keluar),
dan jasa photocopy. Kurang lebih
terdapat lima orang pegawai 2. Umum
Rumah Tangga, dalam bagian ini
bertugas dalam kegiatan sarana
prasarana sekolah salah satunya dalam
kegiatan pemeliharaan, pengadaan,
pembelian (purchasing) dsb dan kurang
lebih terdapat tiga orang pegawai.
2. Bagaimana langkah-langkah
pembuatan surat keluar ?
Untuk pembuatan surat keluar
berdasarkan dengan standar ISO yang
diterapkan oleh sekolah yaitu ISO
9001:2015 dalam ISO tersebut sudah di
formatkan seperti pembuatan surat
undangan. Dalam proses pembuatan
surat ditugaskan kepada satu orang yang
terdapat pada bagian administrasi
umum. Saat ini dalam masing-masing
sub bagian tata usaha yang meliputi
bagian umum, bagian pendidikan dan
pengajaran (dikjar), bagian
kepegawaian dan keuangan, diberi
kewenangan untuk membuat surat
keluar. Namun dalam masing-masing
bagian tersebut hanya orang tertentu
127
yang diberikan akses untuk menerbitkan
surat. Mereka dapat mengakses lewat
sistem Spread Sheet. Nanti tinggal
membuka sistem sendiri, lalu isi sendiri
nomor suratnya. Nomor surat
berdasarkan urutannya jadi misalnya
seseorang ingin membuat no surat di
tanggal sekarang, jadi di tanggal
sebelumnya misalkan 009 jadi untuk
yang dibuat sekarang lanjut 010. Jadi
walaupun dalam satu hari ada banyak
surat yang diterbitkan yang penting no
surat tetap berurut. Dengan demikian
untuk penomoran surat masing-masing
unit diberikan akses untuk membuka
sistem tersebut namun hanya beberapa
saja.
3. Adakah SOP (Standar
Operasional Pelaksanaan)
dalam tahap penciptaan arsip ?
SOP sudah tercantum dalam ISO
9001:2015 yang telah diterapkan oleh
sekolah.
4. Apa saja yang telah
dilaksanakan dalam tahap
penciptaan arsip ?
dokumen ( dokumen kontrak kerja sama
dengan lembaga lain), Surat Perjanjian
dengan pihak ketiga, Surat Keputusan,
Surat tugas untuk internal misalnya
Direktur menugaskan kepada Kasub
Umum, Surat Undangan, Surat
Pemberitahuan.
5. Hal-hal apa saja yang harus
diperhatikan dalam pembuatan
dan penerimaan surat ?
Yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan surat yaitu : no surat yang
harus dicatat secara jelas, tentang surat,
perihal surat, ditujukan kemana dan
siapa, isi surat, dan ttd. Sedangkan hal
yang perlu diperhatikan dalam
penerimaan surat yaitu dengan
memberikan tanda terima surat bagi
yang memasukan surat tersebut sebagai
bukti bahwa telah memasukkan surat di
sekolah tersebut, dengan adanya tanda
terima tersebut labih tertata dan mudah
untuk mencari surat bila sewaktu-waktu
dibutuhkan sebagai konfirmasi ulang
surat yang telah masuk.
6. Bagaimana langkah-langkah
penerimaan surat masuk ?
Untuk pusat surat masuk diarahkan
kepada bagian receptionist (umum)
untuk semua tingkatan. Setelah surat
masuk diterima oleh pegawai
128
receptionist untuk di proses. Selanjutnya
surat diberikan lembar disposisi. Lalu
surat diarahkan ke bagian Kepala Tata
Usaha dan terakhir surat diarahkan ke
Direktur untuk mendapatkan
persetujuan. Setelah mendapatkan
persetujuan dari direktur, surat kembali
ke bagian umum (receptionist) dan
terkahir surat diteruskan kepada yang
dituju. Lamanya proses surat tergantug
pak direktur yang sedang ada ditempat
atau tidak. Setelah surat telah melewati
prosesnya maka si pengirim dapat
menghubungi bagian receptionist
dengan no telepon yang sudah diberikan
sebelumnya untuk menindaklanjuti surat
tersebut.
7. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam tahap
penciptaan arsip ?
Komputer, printer, kertas, tinta printer,
Cap surat, pulpen, streples dll.
Pendistribusian Arsip
8. Bagaimana sistem yang
digunakan dalam proses
pencatatan surat masuk dan
surat keluar ?
Kegiatan pencatatan surat masuk dan
surat keluar yang bersifat umum
menggunakan Spread Sheet sistem ini
baru berjalan pada tahun 2017 akhir.
9. Bagaimana proses dalam
pengurusan surat masuk dan
surat keluar ?
Pengurusan surat dilakukan dengan
melihat isi surat terlebih dahulu, yang
selanjutnya mencatat no surat. Memang
ada kode-kode tertentu juga seperti surat
rahasia hal tersebut ada kode etiknya
juga seharusnya. Dia boleh tau khusus
di batasan pencatatan no surat, tujuan
surat kemana dan kepada siapa dan
perihal surat.
Penyimpanan Arsip
10. Sistem apakah yang digunakan
dalam tahap penyimpanan
arsip ?
Dalam penyimpanan di gudang arsip
berdasarkan per unit seperti MI, MTS,
MA, Yayasan dsb. Selanjutnya di dalam
unit tersebut disimpan berdasarkan
tahun pelajaran sekolah. Namun untuk
arsip yang terdapat di bagian umum
sendiri disimpan menggunakan bindex,
lemari arsip, rak mini terbuka.
11. Bagaimana prosedur yang
dilakukan dalam penyimpanan
arsip ?
Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan bindex yang sifatnya
masih sering digunakan (arsip aktif).
129
Dalam penyimpanan surat diberlakukan
pembatasan kurun waktu surat. Surat
yang jangka waktunya 2 tahun disimpan
di tempat ruang kerja. Kemudian diatas
dua tahun dipindahkan ke gudang arsip
12. Ada berapa ruang
penyimpanan arsip yang ada di
sekolah ?
Ruang Penyimpanan arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
menggunakan 3 lokasi yaitu:
1. Bagian Umum (receptionist); 2. Ruang Kantor masing-masing unit
baik Dikjar, Umum, serta Kepegawaian
& Keuangan; 3. Gedung pusat arsip.
13. Adakah kesulitan yang
ditemukan dalam proses
penyimpanan arsip ?
Kendala yang ditemukan dalam
penyimpana arsip di sekolah ini yaitu
terkait ruang penyimpanan, hal ini
dikarenakan masih minimnya ruangan
yang tersedia sehingga arsip yang
disimpan belum tertata dengan rapih.
Dan gedung penyimpanan arsip dalam
tiap-tiap bidang masih menyatu,
mengingat setiap tahunnya arsip selalu
bertambah hal tersebut membuat ruang
penyimpanan yang selalu bertambah.
14. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ?
Untuk arsip yang sifatnya aktif
menggunakan bindex, selanjutnya untuk
arsip yang bersifat inaktif menggunakan
rak terbuka, untuk arsip ijazah
menggunakan lemari tertutup karena
sifatnya yang sangat penting.
Penggunaan Arsip
15. Bagaimana sistem peminjaman
arsip dilakukan ?
Kalau orang lain (orang luar) belum ada
yang melakukan peminjaman arsip
sekolah, selama ini arsip hanya
dipinjamkan untuk internal sekolah saja.
Untuk arsip yang dipinjam hanya
sebentar tidak melakukan pencatatan,
tetapi pihak yang terkait dengan arsip
tersebut meng copy kan kebutuhan jenis
arsip yang akan dipinjam tersebut dan
dikembalikan lagi, sehingga arsip asli
sekolah terjaga dengan baik.
peminjaman terkait arsip umum, dikjar
maupun keuangan dan kepegawaian
130
dilakukan di bagian pusatnya (meja
receptionist bagian umum). Terkecuali
arsip seperti laporan kegiatan tidak di
copy kan karena arsip yang terlalu tebal.
16. Bagaimana prosedur dalam
kegiatan peminjaman arsip ?
Arsip yang dipinjam menggunakan
tanda terima hal ini untuk arsip seperti
laporan-laporan kegiatan. Yang
melayani kegiatan peminjaman yaitu di
bagian receptionist karena data-data
arsip terdapat di receptionist.
17. Adakah pegawai khusus dalam
melayani peminjaman arsip ?
Untuk pelayanan peminjaman arsip
ditujukan kepada bagian receptionist
umum. Untuk bidang Umum terdapat 8
orang pegawai dan bertugas dalam
semua tingkat TK, MI, Mts dan MA.
18. Untuk kepentingan apa saja
biasanya arsip dipinjam atau
digunakan ?
Biasanya arsip dipinjam terkait acara
kegiatan sekolah. Seperti perayaan 17
Agustus, kegiatan Isra Miraj, Kegiatan
Qurban Idul Adha.
19. Langkah-langkah apa saja
yang dilakukan dalam proses
penemuan kembali ?
Untuk penemuan kembali arsip dilihat
berdasarkan pencatatan yang telah
dilakukan sehingga penemuan arsip
dapat dilakukan.
Pemeliharaan Arsip
20. Bagaimana proses
pemeliharaan yang dilakukan
di sekolah ini ?
Pemeliharaan arsip diberikan tanggung
jawab bersama kepada masing-masing
bagian. Kegiatan pemeliharaan biasanya
dilakukan setiap tahun ajaran baru
dengan menata dan merapihkan kembali
arsip dengan tepat.
21. Apakah ada kendala yang
ditemukan dalam proses
pemeliharaan arsip ?
Perawatan terhadap arsip masih kurang
diperhatikan, hal tersebut karena tidak
adanya petugas khusus dalam
pemeliharaan arsip. Tidak ada
penanganan khusus dalam pemeliharaan
arsip yang terdapat di gudang arsip.
Penyusutan Arsip
22. Bagaimana proses penilaian
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
arsip dikelompokkan terlebih dahulu
sebelum melakukan penyusutan dengan
cara menilai arsip berdasarkan nilai
kegunaan serta konteksnya.. Hal
tersebut ditakutkan adanya arsip-arsip
yang masih digunakan atau penting.
Kegaiatn penilaian dilakukan setiap
tahun ajaran baru.
23. Bagaimana proses pemindahan Arsip yang akan dipindahkan dari
131
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
ruangan bagian umum ke gudang arsip
terlebih dahulu di pilih antara arsip aktif
dan arsip inaktif.
24. Bagaimana cara pemusnahan
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Pemusnahan dilakukan dengan mesin
penghancur kertas, arsip yang
disusutkan berdasarkan tahun yang
sudah habis. Untuk bagian umum yang
sering dimusnahkan yaitu arsip-arsip
yang sifatnya biasa. Yang terlibat dalam
kegiatan penyusutan yaitu orang-orang
di tiap bidang setelah itu dengan
membuat berita acara.
25. Berapa lama jangka waktu
yang dibutuhkan dalam proses
penyusutan arsip ?
Penyusutan dilakukan setiap lima tahun
sekali dan berdasarkan jenis arsip juga.
Dalam kegiatan pemusnahan masing-
masing bidang melakukanya tidak
diwaktu yang sama hal ini karena
menyesuaikan dengan setiap kebutuhan
masing-masing bidang.
Narasumber
Hanafi Harris, S.S
132
4. Hasil Wawancara Kasub Pendidikan & Pengajaran (Dikjar)
Nama Narasumber : Pak Effron Faulusia, S.E
Jabatan : Kasub Pendidikan dan Pengajaran
Hari, Tanggal : Rabu, 07 Juni 2018
Tempat : Ruangan Dikjar (Pendidikan & Pengajaran)
No. Pertanyaan Jawaban
Penciptaan Arsip
1. Siapa saja yang terlibat dalam
tahap penciptaan arsip ?
Untuk tahap pembuatan surat di bagian
pendidikan dan pengajaran sudah
ditangani penuh di bawah kendali
Kasubag dikjar (pendidikan &
pengajaran) yang mana di dalamnya
terdapat tim yang terdiri dari tiga orang
yang bertugas untuk pengarsipan dan
dokumentasi.
2. Bagaimana langkah-langkah
pembuatan surat keluar ?
Dalam pembuatan surat telah
menggunakan aplikasi dan yang
membuat aplikasi tersebut dari pihak
sekolah sendiri. Jadi dalam aplikasi
tersebut tinggal diketik No Induk
siswanya, nanti surat apa yang
dibutuhkan, setelah itu akan muncul
sendirinya. Aplikasi yang digunakan
bernama SIDIK (Sistem Informasi
Dikjar). Untuk pengaturan model surat
sudah sesuai dengan standard dan sudah
di konsep di awal dan disetujui oleh
kepala sekolah. Untuk pembuatan surat
keluar bekerja sama dengan bagian
umum. Masing-masing surat diberi
nomor, nomornya suratnya itu khusus
dan diberikan kode untuk masing-
masing surat. Seperti surat tugas
kodenya lain, surat keterangan kodenya
lain. Jadi masing-masing surat
memilikikode yang berbeda.
3. Adakah SOP (Standar
Operasional Pelaksanaan)
dalam tahap penciptaan arsip ?
SOP sudah tercantum dalam ISO
9001:2015 yang telah diterapkan oleh
sekolah.
4. Apa saja yang telah
dilaksanakan dalam tahap
penciptaan arsip ?
Surat Keterangan Siswa, Surat Kelakuan
Baik, Ijazah, SKHUN (kelompok
Umum), SHUBN (Kelompok agama),
133
Biodata siswa, Biodata Guru,
Aksreditasi, hasil raport siswa, Surat
Pindah siswa, Surat Mutasi masuk dan
keluar, surat rekomendasi, surat tugas
untuk guru (misalnya ada surat
undangan untuk guru yang harus
mengikuti kegiatan workshop) masing-
masing bidang membuat surat tugas
dengan menyesuaikan kebutuhan. Surat
arsip yang diciptakan lebih kepada data-
data pribadi.
5. Hal-hal apa saja yang harus
diperhatikan dalam pembuatan
dan penerimaan surat ?
Hal yang diperhatian dalam pembuatan
surat keluar yaitu kop surat, bahasa
surat, no surat, ditujukan kepada siapa,
tanggal surat, isi surat, perihal surat.
Sedangkan untuk biodata diperhatikan
data dirinya seperti : Nama,
tempat/tanggal lahir, alamat, no induk,
NIS, tanggal penandatanganan surat,
dan tembusan surat. Di bidang dikjar
dalam penerimaan surat seperti surat
mutasi ditugaskan kepada satu orang
namun tidak bersifat kaku dalam arti
bisa siapa saja yang menerima selagi
masih dalam pegawai dikjar.
6. Bagaimana langkah-langkah
penerimaan surat masuk ?
Dalam bidang dikjar tidak melakukan
penerimaan surat yang bersifat umum,
kalaupun ada hanya di surat mutasi saja
seperti surat mutasi masuk dan surat
pindahan siswa yang sifatnya khusus.
7. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam tahap
penciptaan arsip ?
Komputer, printer, kertas, tinta printer,
Cap surat, pulpen, streples dll.
Pendistribusian Arsip
8. Bagaimana sistem yang
digunakan dalam proses
pencatatan surat masuk dan
surat keluar ?
Dalam bidang dikjar pencatatan surat
masuk dilakukan di bagian umum
(receptionist). Untuk surat mutasi yang
langsung masuk ke bagian dikjar
dilakukan pencatatan nomor surat keluar
dari sekolah asal sebelumnya ke dalam
aplikasi SIDIK. Kegiatan pencatatan
surat masuk dan surat keluar yang
bersifat umum menggunakan Spread
Sheet sistem ini baru berjalan pada
tahun 2017 akhir.
9. Bagaimana proses dalam Kalau di dikjar tidak ada surat masuk
134
pengurusan surat masuk dan
surat keluar ?
yang sifatnya umum hal ini dilakukan
pada bagian umum saja.
Penyimpanan Arsip
10. Sistem apakah yang digunakan
dalam tahap penyimpanan
arsip ?
Penyimpanan yang digunakan dengan
sistem tahun pelajaran. Contohnya
seperti ijazah, kalau ijazah per tahun
pelajaran diurutkan sesuai dengan no
peserta juga per kelas baru kita jadikan
satu bundel dan itu untuk jadi arsip satu
tahun pelajaran, kalau seperti raport ada
4 kali pemyimpanan : Pada saat UTS
dan UAS semester ganjl dan genap
setelah itu kita bakukan baik softcopy
maupun hardcopy. Penyimpanan
diurutkan berdasarkan masing-masing
kelas baru nanti disatukan dalam satu
bundel.
11. Bagaimana prosedur yang
dilakukan dalam penyimpanan
arsip ?
Ada arsip-arsip yang sudah disampaikan
bahwasanya untuk hal-hal arsip yang
penting itu kita simpan di lemari yang
tertutup, sehingga jika terjadi sesuatu
yang tidak diinginkan arsip akan lebih
aman. Sedangkan untuk arsip-arsip yang
biasa atau tidak terlalu penting hanya
disimpan pada bindex yang diberikan
judulnya. Arsip-arsip dari semua
tingkatan MI, Mts dan MA disimpan ke
dalam satu gedung arsip namun
dibedakan penempatannya.
12. Ada berapa ruang
penyimpanan yang ada di
sekolah ?
Ruang Penyimpanan arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
menggunakan 3 lokasi yaitu:
1. Bagian Umum (receptionist); 2. Ruang Kantor masing-masing unit
baik Dikjar, Umum, serta Kepegawaian
& Keuangan; 3. Gedung pusat arsip.
13. Adakah kesulitan yang
ditemukan dalam proses
penyimpanan arsip ?
Untuk bagian dikjar yaitu minimnya
ruangan penyimpanan, hal ini
dikarenakan aktivitas arsip yang ada
pada bagian dikjar yang selalu
bertambah setiap tahunnya karena pada
bidang ini menyimpan banyak data
siswa dan juga guru, terlebih pada
penyimpanan ijazah yang setiap
135
tahunnya harus disimpan dengan baik
dan dalam arsip ijazah tidak adanya
kegiatan penyusutan hal tersebut karena
berkaitan dengan data penting siswa,
sehingga untuk ijazah saja setiap
tahunnya pasti selalu bertambah dan
harus memerhatikan standar ruangan
arsip karena hal ini berkaitan dengan
data-data penting sekolah. Kalau untuk
sekarang masih memadai tetapi tidak
tahu kalau untuk 2 sampai 3 tahun
kedepan hal ini yang perlu disiapkan.
14. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ?
Untuk arsip yang sifatnya aktif
menggunakan bindex, selanjutnya untuk
arsip yang bersifat inaktif menggunakan
rak terbuka, untuk arsip ijazah
menggunakan lemari tertutup karena
sifatnya yang sangat penting.
Penggunaan Arsip
15. Bagaimana sistem peminjaman
arsip dilakukan ?
Tidak ada kegiatan peminjaman, karena
biasanya data yang dipinjam berbentuk
softcopy yang dianggap lebih praktis.
16. Bagaimana prosedur dalam
kegiatan peminjaman arsip ?
Karena di dikjar tidak ada kegiatan
peminjaman yang sifatnya umum.
Semua kegiatan pengarsipan pusatnya di
umum. Jadi untuk kegiatan peminjaman
dilakukan di bagian umum. Arsip yang
dipinjam menggunakan tanda terima hal
ini untuk arsip seperti laporan-laporan
kegiatan. Yang melayani kegiatan
peminjaman yaitu di bagian receptionist
karena data-data arsip terdapat di
receptionist (umum).
17. Adakah pegawai khusus dalam
melayani peminjaman arsip ?
Untuk pelayanan peminjaman arsip
ditujukan kepada bagian receptionist
umum. Untuk bidang Umum terdapat 8
orang pegawai dan bertugas dalam
semua tingkat TK, MI, Mts dan MA.
18. Untuk kepentingan apa saja
biasanya arsip dipinjam atau
digunakan ?
Tidak ada
19. Langkah-langkah apa saja
yang dilakukan dalam proses
penemuan kembali ?
Selama ini mudah, karena memang
biasanya yang kita cari softcopynya
dulu, kalau di softcopy tidak ada baru
kita cari berkasnya, berkasnya itu sudah
kita sesuaikan seperti data siswa kalau
136
data siswa itu sudah kita berikan kode
tertentu, jadi masing-masing anak itu
punya kode-kode tertentu setelah itu
tinggal kita cari kodenya saja.
Pemeliharaan Arsip
20. Bagaimana proses
pemeliharaan yang dilakukan
di sekolah ini ?
Kalau untuk softcopy kita tidak
menyimpan dalam satu CD, biasanya
kita simpan ke beberapa tempat. Jadi
softcopy tersebut tidak hanya di satu
orang tapi ada di beberapa orang atau
bisa disimpen di google drive jadi dapat
diakses sewaktu-waktu data diperlukan.
Pemeliharaan yang terjadi di gudang
arsip dilakukan setiap setahun sekali,
setiap awal pelajaran para staf dikjar
melakukan kerja bakti dan melakukan
penilaian arsip mana yang emang sudah
tidak aktif, mana yang masih aktif dan
di samping itu arsip-arsip dirapihkan
lagi seperti kode-kode arsipnya ataupun
penempatannya.
21. Apakah ada kendala yang
ditemukan dalam proses
pemeliharaan arsip ?
Perawatan terhadap arsip masih kurang
diperhatikan, hal tersebut karena tidak
adanya petugas khusus dalam
pemeliharaan arsip. Tidak ada
penanganan khusus dalam pemeliharaan
arsip yang terdapat di gudang arsip.
Penyusutan Arsip
22. Bagaimana proses penilaian
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Penilaian dilakukan dengan melihat dari
segi kontennya, jika kontennya dirasa
penting dan tidak ada arsip dalam
bentuk lain seperti softcopynya jadi
tetap kita simpan tetapi kalau masih ada
softcopynya atau masih dapat digitalkan
maka dapat disusutkan.
23 Bagaimana proses pemindahan
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Pemindahan arsip dilakukan dengan
melakukan penilaian sebelumnya.
Pemindahan arsip dari ruangan dikjar ke
gedung pusat arsip dilakukan setiap
setahun sekali atau setiap tahun ajaran
baru.
24. Bagaimana cara pemusnahan
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Biasanya arsip dimusnahkan dengan
menggunakan mesin penghancur, atau
biasanya tergantung juga kalau memang
arsip yang akan dimusnahkan dalam
jumlah banyak dengan dibakar. Untuk
137
kegiatan pemusnahan arsip semua unit
di dikjar dilibatkan kalau untuk kepala
sekolah hanya dimintakan persetujuan
dan tidak lupa untuk membuat berita
acara. Karena kan SOP sudah ada dan
kita tinggal menjalankan saja
25. Berapa lama jangka waktu
yang dibutuhkan dalam proses
penyusutan arsip ?
Biasanya penyusutan dilakukan dalam 5
tahun sekali, jadi arsip yang sudah lewat
5 tahun ke atas itu biasanya kita sortir
kembali mana yang benar-benar masih
harus dipertahankan dan mana yang
benar-benar sudah aman untuk
disusutkan atau nanti rencananya
memang setiap arsip itu kita usahakan
untuk digital jadi kalau memang arsip
yang ingin disusutkan itu rencananya
mau kita arsipkan bentuk digital jadi
untuk berkas fisiknya sudah tidak ada.
Narasumber
Effron Faulusia, S.E
138
5. Hasil Wawancara Kasub Kepegawaian & Keuangan
Nama Narasumber : Pak Maradona, S.E
Jabatan : Kasub Kepegawaian & Keuangan
Hari, Tanggal : Senin, 23 Juli 2018
Tempat : Ruangan Kepegawaian & Keuangan
No. Pertanyaan Jawaban
Penciptaan Arsip
1. Siapa saja yang terlibat dalam
tahap penciptaan arsip ?
Arsip itu ada tergantung dari proses
kegiatan, setiap kegiatan berbeda-beda.
Kalau untuk kegiatan seperti
permohonan pengajuan pembiayaan
untuk opersional itu melibatkan hanya
yang mengajukan yang ditunjuk untuk
mengajukan bisa dari guru.
2. Bagaimana langkah-langkah
pembuatan surat keluar ?
Untuk kegiatan permohonan pengajuan
pembiayaan dalam bagian keuangan, hal
pertama menghadap ke direksi
manajemen yang dikepalai oleh kepala
Tata Usaha kemudian ke wakil direktur
dan terakhir bendahara. Itu proses
jalannya arsip, jadi ketika sedang
mengajukan saja, orang yang akan
mengajukan membuat lembar pengajuan
dan nanti lembar pengajuan tersebut jadi
arsip buat orang yang akan
menjalankan. Yang kedua dia datang ke
kepala tata usaha, setelah itu Kepala
Tata Usaha menerima lampiran yang
diajukan dan itu perjalan arsip yang ke
dua hal itu sudah mewakili untuk yang
wakil direktur dan yang terakhir ke
bendahara dan bendahara menerima itu
dan juga ikut mengarsipkannya sebagai
lampiran, nanti arsip itu berubah bentuk
ketika sampai di bendahara sudah
menjadi lampiran arsip tidak lagi
sebagai arsip, muncul arsip baru. Jadi
saling berhubung antara satu dengan
yang lainnya, keterlibatan antara model
yang satu dengan yang lainnya itu
orangnya beda. Contoh setelah jadi
bentuk pengeluaran tidak lagi
139
melibatkan banyak orang jadi lebih ke
berwenang saja.
Kalau di pegawaian pembuatan surat
belum ada aplikasinya, karena surat di
kepegawaian lebih kepada formatnya.
Penciptaan arsip hanya menggunakan
aplikasi sederhana yang sudah di
makrokan dalam bentuk Ms.excel dan
Ms.Word tetapi belum dikemas sebagai
sebuah sistem jadi hanya sebagai alat
bantu kerja saja. Pada bagian
kepegawaian sifatnya lebih kasustik.
Untuk di kepegawaian yang dikeluarkan
bentuknya SP (surat peringatan).
Sebelum dilakukan pendisitribusian
surat yang dilakukan oleh bagian umum,
terlebih dahulu surat di disposisi untuk
dinyatakan layak tidaknya surat di
distribusikan ke pihak terkait.
3. Adakah SOP (Standar
Operasional Pelaksanaan)
dalam tahap penciptaan arsip ?
SOP sudah tercantum dalam ISO
9001:2015 yang telah diterapkan oleh
sekolah.
4. Apa saja yang telah
dilaksanakan dalam tahap
penciptaan arsip ?
Surat Pemberitahuan siswa seperti Iuran
Sekolah (SPP) , pembuatan laporan
kegiatan, absensi kepegawaian, daftar
kepangkatan, daftar jabatan, daftar
keluarga, Curiculum vitae (CV). Semua
pokoknya yang berhubungan sama data
diri pegawai. Masing-masing data
pegawai dimasukkan ke dalam box dan
di dalam tiap-tiap box berisi CV
pegawai, sertifikat dsb.
Slip penggajian karyawan, laporan
keuangan sekolah, surat pembelian,
surat kegiatan yang mana terdapat
rincian biaya di dalamnya
5. Hal-hal apa saja yang harus
diperhatikan dalam pembuatan
dan penerimaan surat ?
Kalau pembuatan surat terutama di
bagian kepegawaian, semua surat yang
keluar harus sepnegathuan bagian umum
karena No surat, bentuk surat, model
surat dan sebagainya semua diatur di
bagian umum.
Kalau untuk di bagian keuangan jarang
menerbitkan surat karena bentuk
dokumennya sudah bukan surat lagi
melainkan berbentuk lampiran karena
140
dokumennya tidak bentuk surat keluar
karena sifatnya bukan untuk publikasi
tapi sudah berupa catatan.
Sedangkan dalam kegiatan penerimaan
surat itu sudah menjadi bagian umum
(receptionist), di bagian kepegawaian
dan keuangan hanya menerima saja
setelah proses penerimaan surat masuk
selesai.
6. Bagaimana langkah-langkah
penerimaan surat masuk ?
Kegiatan penerimaan surat masuk
dilakukan di bagian receptionist
(umum).
7. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam tahap
penciptaan arsip ?
Komputer, printer, kertas, tinta printer,
Cap surat, pulpen, streples dll.
Pendistribusian Arsip
8. Bagaimana sistem yang
digunakan dalam proses
pencatatan surat masuk dan
surat keluar ?
Di bagian Kepegawaian dan Keuangan
tidak melakukan pencatatan surat masuk
dan surat keluar. Karena kegiatan ini
tugas daripada bagian umum yaitu
melakukan pencatatan surat dan surat
keluar, lalu pendistribusian surat dan
terkahir melakukan pengarsipan.
9. Bagaimana proses dalam
pengurusan surat masuk dan
surat keluar ?
Untuk surat yang sifanya umum
dilakukan pada bagian umum. Kalau
surat yang sifatnya penting punya
disposisi lagi untuk melewati fase itu,
itu fungsinya disposisi. Jadi ketika surat
penting maka disposisinya adalah tidak
di cek untuk fisik oleh bagian umum
tapi langsung ke yang bersangkutan tapi
tetap yang mendistribusikan bagian
umum karena tidak semua surat bisa
dikonsumsi oleh orang lain karena ada
surat-surat yang disitu sudah ada
disposisinya bahwa dokumen penting
atau rahasia maka tidak akan dibuka.
Semua surat sepenting apapun wajib
melewati bagian umum untuk dilakukan
sebagai pencatatan surat masuk maupun
keluar.
Penyimpanan Arsip
10. Sistem apakah yang digunakan
dalam tahap penyimpanan
arsip ?
Untuk di ruang Keuangan dan
Kepegawaian sistem penyimpanan yang
digunakan menggunakan tahun/tanggal
atau subjek masalah. Masing-masing
141
individu memiliki pengarsipan sendiri
karena sudah menjadi tugas masing-
masing individu. Terkait penomoran dan
sebagainya terbatas sederhana yang kita
punya nah belum diatur oleh bagian
yang memang kompeten dan fokus di
bidang arsip diharapkan dari litbang bisa
mensuport untuk pengarsipan jadi ketika
mengarsip ada orang litbang yang fokus
di arsip datang lalu merapihkan.
11. Bagaimana prosedur yang
dilakukan dalam penyimpanan
arsip ?
Arsip-arsip yang akan disimpan
melewati proses pemilahan arsip
terlebih dahulu. Arsip di pisah
berdasarkan tahun atau subjek arsip.
Selanjutnya arsip yang masih sering
digunakan (arsip aktif) disimpan
menggunakan bindex, lemari serta rak
mini tidak lupa diberi nama sesuai
dengan jenis arsip yang akan disimpan
selanjutnya ditempatkan di ruang kerja
karena dalam bidang Kepegawaian dan
Keuangan terdapat beberapa arsip yang
tidak bisa diukur oleh umur tahun
seperti SK karena setiap tahunnya akan
digunakan sehingga bila data sewaktu-
waktu dibutuhkan tinggal mencari
kembali arsip. sedangkan untuk arsip
yang sudah tidak digunakan dipusatkan
ke gedung arsip.
12. Ada berapa ruang
penyimpanan arsip yang ada di
sekolah ?
Ruang Penyimpanan arsip di Madrasah
Ibtidaiyah Pembangunan UIN Jakarta
menggunakan 3 lokasi yaitu:
1. Bagian Umum (receptionist);
2. Ruang Kantor masing-masing unit
baik Dikjar, Umum, serta Kepegawaian
& Keuangan; 3. Gedung pusat arsip.
13. Adakah kesulitan yang
ditemukan dalam proses
penyimpanan arsip ?
Belum ada bagian umum yang fokus
terhadap kegiatan pengarsipan dan
belum ada orang khusus yang mengelola
dan merawat gudang arsip.
14. Peralatan apa saja yang
dibutuhkan dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip ?
Untuk arsip yang ditempatkan pada
ruang kerja disimpan menggunakan
bindex, lemari arsip, box besar, dan rak
kecil. Sedangkan untuk arsip yang
142
terdapat di pusat arsip disimpan
menggunakan rak terbuka dan lemari
tertutup.
Penggunaan Arsip
15. Bagaimana sistem peminjaman
arsip dilakukan ?
Kalau misalnya ada orang yang ingin
meminjam dicatat di kertas surat tanda
terima. Kegiatan peminjaman dicatat di
buku tanda terima (kartu kendali) terdiri
dari tiga lembar yang dikeluarkan yang
lembar warna diberikan kepada si
peminjam, pencatatan tidak lagi secara
tradisional yang dicatat di lembar folio.
Untuk surat diluar kegiatan personal itu
dicatat keluar masuk oleh bagian umum.
Untuk pencatatan surat keluar masuk
terdapat di bagian umum.
16. Bagaimana prosedur dalam
kegiatan peminjaman arsip ?
Untuk kegiatan peminjaman dilakukan
di bagian umum. Arsip yang dipinjam
menggunakan tanda terima hal ini untuk
arsip seperti laporan-laporan kegiatan.
Yang melayani kegiatan peminjaman
yaitu di bagian receptionist karena data-
data arsip terdapat di receptionist
(umum). Seseorang dapat melakukan
peminjaman jika orang itu sah pegawai
madrasah pembangunan dan ada
keterhubungan dengan pekerjaan yang
dilakukan, selebihnya pihak-pihak yang
terkait seperti direksi dan pimpinan unit.
Untuk arsip keuangan tidak dipinjam
untuk peminjam luar tanpa ada delegasi
dari pihak yang berwenang. Untuk
keuangan arsipnya tidak untuk publikasi
karena berisi angka-angka sensitive
yang isinya adalah laporan, yang berhak
hanya auditor eksternal (pemerintah,
lembaga yang ditunjuk) auditor internal
(orang-orang yang ditunjuk yang
mempunyai kapasitas untuk mengaudit).
17. Adakah pegawai khusus dalam
melayani peminjaman arsip ?
Untuk pelayanan peminjaman arsip
ditujukan kepada bagian receptionist
umum. Untuk bidang Umum terdapat 8
orang pegawai dan bertugas dalam
semua tingkat TK, MI, Mts dan MA.
18. Untuk kepentingan apa saja
biasanya arsip dipinjam atau
Arsip yang sering dipinjam pertama
laporan kegiatan yang meminjam pun
143
digunakan ? orang yang akan melakukan kegiatan
yang sama, yang ke dua arsip terkait
kegiatan pemeriksaan (auditor).
19. Langkah-langkah apa saja
yang dilakukan dalam proses
penemuan kembali ?
Untuk penemuan kembali arsip dilihat
berdasarkan pencatatan yang telah
dilakukan sehingga penemuan arsip
dapat dilakukan.
Pemeliharaan Arsip
20. Bagaimana proses
pemeliharaan yang dilakukan
di sekolah ini ?
Pemeliharaan yang terjadi di gudang
arsip dilakukan setiap setahun sekali,
setiap awal pelajaran para staf
melakukan kerja bakti dan melakukan
penilaian arsip mana yang emang sudah
tidak aktif, mana yang masih aktif dan
di samping itu arsip-arsip dirapihkan
lagi seperti kode-kode arsipnya ataupun
penempatannya.
21. Apakah ada kendala yang
ditemukan dalam proses
pemeliharaan arsip ?
Belum ada petugas yang fokus terhadap
pemeliharaan mengelola serta merawat
arsip dan ruangan arsip sehingga
kegiatan pemeliharaan diberikan
tanggung jawab kepada masing-masing
unit.
Penyusutan Arsip
22. Bagaimana proses penilaian
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Penyortiran arsip dilakukan ketika ada
pemeriksaan data yang sudah aktif atau
belum contoh ada orang yang keluar
maka itu jadi tambahan sebagai dasar
pembuatan arsip baru masuk ke arsip
data pegawai yang keluar lagi-lagi
dipakai terus setiap tahun hal ini tidak
bisa disortir untuk dipisahkan ke atas (di
gudangkan) karena arsip tersebut
menjadi arsip berjalan yang arsipnya
dipakai terus. Kalau di keuangan yang
umurnya masih dibawah lima tahun
masih digunakan itu kita sortir.
Penyortiran di bagian keuangan lima
tahun ke bawah dan lima tahun ke atas
sedangkan di kepegawaian penyortiran
arsipnya itu isidental atau kasustik tidak
bisa diperiodekan karena kembali pada
kegunaan arsip itu.
23. Bagaimana proses pemindahan
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Pemindahan ke gudang arsip dilakukan
ketika arsip-arsip berumur lima tahun ke
atas.
144
Laporan kegiatan dalam satu tahun
terdapat satu lemari dan itu masih
digunakan dalam lima tahun terkahir
dalam proses penganggaran,
perencanaan dsb setelah itu baru bisa
dipindahkan ke gudang arsip setelah
lima tahun ke atas. Lalu ada arsip
operasional (kas masuk kas keluar)
sama halnya dengan arsip laporan
kegiatan karena dalam lima tahun
terkahir masih digunakan untuk proses
auditing. Karena data yang digunakan
data yang lima tahun terkahir, lima
tahun ke atas baru dipindahkan ke
gudang arsip. Lalu ada absensi
(kepegawaian), absensi itu kalau
dikepegawaian setahun dan dua tahun
terakhir masih digunakan tahun ketiga
kadang masih digunakan. Saat ini
absensi sudah elektronik jadi kapan
dibutuhkan data absensi tinggal di print.
24. Bagaimana cara pemusnahan
arsip yang dilakukan di
sekolah ini ?
Biasanya arsip dimusnahkan dengan
menggunakan mesin penghancur, atau
biasanya tergantung juga kalau memang
arsip yang akan dimusnahkan dalam
jumlah banyak dengan dibakar. Untuk
kegiatan pemusnahan arsip semua unit
kepegawaian dan keuangan dilibatkan
kalau untuk kepala sekolah hanya
dimintakan persetujuan dan tidak lupa
untuk membuat berita acara. Karena kan
SOP sudah ada dan kita tinggal
menjalankan saja
25. Berapa lama jangka waktu
yang dibutuhkan dalam proses
penyusutan arsip ?
Kalau untuk mesin penghancur sendiri
digunakan untuk menghancurkan arsip
yang lewat dari lima tahun. Kegiatan
pemusnahan menyesuaikan lama arsip
disimpan. Dapat menggunakan mesin
penghancur maupun dibakar. Dalam
pemusahan yang pertama membuat
berita acara terlebih dahulu, dari bagian
umum itu membuat berita acara
penghapusan dokumen, kemudian
dilaporkan kepada bagian kepala tata
usaha karena dalam pelaksanannya di
bawah tanggung jawab kepala tata usaha
145
setelah itu dilaporkan kepada direktur
san teruskan kepada pimpinan satuan
unit. Untuk saksi-saksi penyusutan
hanya pihak internal saja yang terlibat.
Narasumber
Maradona, S.E
146
LAMPIRAN 7
PROSEDUR MUTU SURAT MASUK
147
148
LAMPIRAN 8
PROSEDUR MUTU SURAT KELUAR
149
150
LAMPIRAN 9
CONTOH AGENDA SURAT MASUK
151
152
LAMPIRAN 10
CONTOH AGENDA SURAT KELUAR
153
154
LAMPIRAN 11
PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN ARSIP
155
156
LAMPIRAN 12
LEMBAR DISPOSISI
157
158
LAMPIRAN 13
DOKUMENTASI PENELITIAN
159
A Ruang Receptionist
B Ruang Kerja Pegawai
160
C Lemari Penyimpanan
161
D Contoh Arsip Sekolah
162
E Perlengkapan Penyimpanan
163
F Keadaan Gudang Arsip
164
BIODATA PENULIS
Nanda Widya Ningrum (22 tahun) jurusan
Manajemen Pendidikan Fakulltas Ilmu Tarbiyah
dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
yang lahir di Jakarta pada 10 Juni 1996.
Bertempat tinggal di Jl. Ciberes rt 01 rw 01 Ds.
Cidokom Kec. Gunung Sindur Kab. Bogor.
Penulis merupakan anak ke-1 dari 3 bersaudara.
Orang tua penulis yaitu Bapak Sunarto dan Ibu
Pujianti. Anak pertama dari 3 bersaudara sangat
suka travelling dan nonton serial drama Korea.
Penulis pernah menimba ilmu di TK At-
Taufiqiyah, SD Negeri Cidokom 03, SMP Negeri
1 Parung, SMA Negeri 1 Parung, dan Perguruan Tinggi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. Selain kegiatan kuliah ia juga aktif di HMJ Manajemen Pendidikan
sebagai Kepala Depatemen Pemberdayaan Perempuan HMJ Manajemen
Pendidikan. Alamat email penulis yaitu [email protected].