PEDOMAN

TATA PERSURATAN

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM HAJI AGUS SALIM

CIKARANG BEKASI

BAB 1PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalammendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintah danpembangunan. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengantahap pengunaan dan berakhir pada tahap pelestariannya. Pengaturan meliputi tatapersuratan, pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan arsip.

Tata persuratan sebagai sub sistem paling awal dalam tata kearsipan mempunyaidampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya. Dengandemikian tata persuratan yang mengatur tahap penciptaan dalam daur hidupkearsipan perlu diatur terlebih dahulu untuk menuju tertib administrasi yang lebihberdaya guna dan berhasil guna. Tata persuratan dihadapkan pada permasalahanyang semakin kompleks yang perlu diatur dalam rangka pendayagunaanadministrasi aparatur negara.

Untuk mengantisipasi kebutuhan akan pedoman dan untuk menertibkanpenyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan di lingkunganSekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, diperlukan suatu pedoman tatapersuratan dengan memperhatikan faktor pengamanan informasi dan legalitas.

Bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasi serta memperlancarProgram Kerja di Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, maka perludisusun Panduan Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam HajiAgus Salim. Karena kegiatan administrasi sangat berpengaruh terhadappeningkatan kinerja pada sebuah Institusi/Lembaga termasuk pada PerguruanTinggi Islam Swasta. Untuk itu maka para pelaksana pengelola administrasiPersuratan perlu ditingkatkan dalam beberapa hal:

1. Peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis bagi pengelola administrasiPersuratan

2. Optimalisasi sistem pengelolaan administrasi persuratan3. Peningkatan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan yang optimal

Dengan demikian maka pedoman pengelolaan administrasi persuratan lebihtepatnya Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji AgusSalim ini disusun untuk dapat dipedomani sebagaimana mestinya.

B. MAKSUD DAN TUJUAN1. Maksud

Pedoman tata persuratandinas ini disusun untuk dapat digunakan secaraterpadu dengan tata kearsipan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama IslamHaji Agus Salim.

2. TujuanPenyusunan pedoman tata persuratan dina bertujuan untuka. Mewujudkan pedoman tata persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi

Agama Islam Haji Agus Salimb. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam

pengendalian pelaksanaannyac. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam

penyelenggaraan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan.d. Mewujudkan tata kerarsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil

guna.

C. LANDASAN PENYUSUNANDalam kaitan dengan upaya pengembangan Manajemen Tata persuratan dilingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, berpijak padalandasan kebijakan yang dituangkan dalam peraturan perundang-undangansebagai berikut:1. UUD 1945 dan perubahannya2. Undang Undang Nomor 2 tahun 1989, jo nomr 20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional3. Peraturan Pemerintah Nomor 60/1999, tentang Pendidikan Tinggi4. Keputusan Menteri Agama RI nomor 394 Tahun 2003, tentang Pedoman

Pendirian Perguruan Tinggi Agama Islam5. Keputusan Menteri Agama RI nomor 486 Tahun 2003, tentang Statuta IAIN

Sunan Gunung Djati Bandung6. Keputusan Menteri Agama RI nomor 155 Tahun 2004, tentang Koordinatorat

Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta7. Keputusan Menteri Agama RI nomor 156 Tahun 2004, tentang Pedoman

Pengawasan, Pengendalian, dan Pembinaan Diploma, Sarjana, danPascasarjana Perguruan Tinggi Agama Islam

8. Keputusan Menteri Agama RI nomor 353 Tahun 2004, tentang PedomanPenyusunan Kurikulum PTAI

9. Keputusan Menteri Agama RI nomor 387 Tahun 2004, tentang petunjukPelaksanaan Pembukaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam

10. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 17 Tahun 1979 tentang Kode IndeksDepartemen Agama Pusat dan Daerah

11. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 7 Tahun 1983 Jo. Nomor 3 Tahun 1990tentang Tata Persuratan Departemen Agama

12. Keputusan Dirjen Kelembagaan Agama Islam Dep. Agama RI NomorDJ.II/51/2003 tentang tata persuratan Dinas Dirjen Kelmbagaan Agama Islam

13. Rumusan Hasil Rapat Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus SalimTahun 2005

D. ASAS-ASAS TATA PERSURATAN

1. Asas KeamananPada dasarnya semua surat dinas bersifat tetutup, sehingga kerahasiaan isinyaharus tetap terjaga. Oleh karena itu para pejabat dan petugas tata persuratantidak memberikan informasi tentang suatu surat dinas kepada yang tidakberkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan

2. Asas Pertanggung JawabanSecara administrasi surat dinas hendaknya dapat dipertanggungjawabkan,baik dari segi isi, format maupun dari prosedurnya. Pada hakikatnya asas inimendasari pemikiran bahwa diturutinya kaidah format surat, tekait denganfungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya berdasrkanketentuan yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan sehubungan denganbobot informasi surat.

3. Asas KeterkaitanTata persuratan pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan administrasiberkantoran pada umumnya dan administrasi perkantoran pada khususnya.Dengan demikian seluruh kegiatan tata persuratan hendaknya merupakanbagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipaninstani, satuan organisasi atau kerja yang bersangkutan.

4. Asas kecepatanGuna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi satuanorganisasi, satuan kerja dan atau kegiatan persuratan harus dapat diselesaikantepat pada waktunya. Penegasan tentang tingkat pemrosesan urat dinyatakandalam penyampain surat.

E. PENGERTIAN UMUM1. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang

digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi darisatu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuksurat produk teknologi maju.

2. Jenis surat adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan redaksinya.3. Sifat surat adalah tingkat pentignya surat dilihat dari berbagai aspek .4. Format surat susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional,

tata letak dan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.5. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi

tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugasdinas.

6. Surat statuter adalah jenis surat berbentuk peraturan perundang-undanganyang isinya bersifat mengatur atau menetapkan, yang mengikat dan wajibdilaksanakan oleh pihak-pihak terkait.

7. Formulir adalah lembar jawaban yang memiliki desain khusus untuk memuatdata kedinasan dala tugas tetentu dibuat dalam bentuk kartu atau lembarantercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom-kolom dan lajur-lajurdengan judul tertentu.

8. Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabatuntuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugasdan tanggung jawab kedinasannya.

F. RUANG LINGKUPPedoman tata persuratan lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji AgusSalim ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputikepala surat, isi surat, cap dinas, wewenang penandatanganan surat, jalur surat,pengurusan surat dan kode indeks baik statuter maupun non statuter bagi seluruhsatuan organisasi di lingkungan Sekolah Tingggi Agama Islam Haji Agus Salim.

BAB IIKERANGKA DASAR SURAT DINAS

A. PENGGOLONGAN SURATSurat dinas pada umumnya dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu:1. Surat Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang sifatnya mengatur

kebijakan suatu organisasi/satuan organisasi. Surat Statuter merupakanproduk hukum yang berlaku di tingkat STAI Haji Agus Salim dan pimpinansuatu organisasi yang isinya bersifat mengatur, menetapkan, mengikat danwajib dilaksanakan oleh aparatur /unit yang terkait.

2. Surat non Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat tidakmengatur dalam pelaksanaan kebijakan satuan organisasi/satuan kerja. Dilihatdari ruang lingkupnya surat non statuter dapat dibedakan menjadi:a. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern yaitu surat yang ditujukan

kepada instansi di luar satuan organisasi atau instansi lain.b. Surat yang memiliki ruang lingkup intern yaitu surat yang di tujukan

dalam lingkungan satuan organisasi/antar satuan kerja.

B. JENIS SURAT1. Surat Statuter

Surat Statuter ialah peraturan pelaksanaan dari suatu peraturan perundang-undangan yang sifatnya memutuskan dan menetapkan kebijakan pokokorganisasi meliputi:a. Surat keputusan

Keputusan ialah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khususuntuk melaksanakan kebijakan pokok yang digariskan pimpinanInstansi/lembaga.

b. Instruksi ialah perintah pimpinan Instansi/lembaga yang berisi tata carapelaksanaan dari kebijakan yang digariskan pimpinan instansi/lembaga.

2. Surat Non Statuter, terdiri daria. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang bersifat eksternal dan digunakan antarsatuanorganisasi bersisi tentang pemberitahuan, pernyataan, anjuran,saran,permintan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan yangmenyangkut kedinasan

b. Nota DinasNota dinas adalah surat yang bersifat intern isinya ringkas dan jelas yangdigunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi yang memuatpemberitahuan, tanggapan, minta penjelasan, penyampaian, penjelasanatau jawaban

c. EdaranSurat edaran adalah surat yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tetenruyang isinya memeberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk yang

dianggap perlu tentang hal-hal yang diatur dalam keputusan, peraturanatau Instruksi

d. LaporanLaporan adalah surat yang berisi pertanggungjawaban dar bawahan kepadaatasan tentang pelaksanaan sesuatu tugas yang dibebani kepadanya

e. MemoMemo adalah surat yang sifatnya informal/tidak resmi, isinya ringkas jelasyang digunakan anatar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi

f. PengumumanPengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang seuatu halyang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum

g. UndanganSurat undangan adalah surat isinya mengundang agar yang menerimadatang tepat pada waktu yang telah ditentukan

h. Surat PengantarSurat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantar/mengirimsesuatu hal baik berupa surat, barang dan lain-lain diseretai pesan singkat

i. TeleponTelepon adalah informasi yang diterima melalui telepon dan dicatatmenjadi surat untuk disampaikan kepada yang dituju

j. Facsimile (Fax)Surat yang penyampaiannya melalui pesawat facsimile

k. Electronic MailInformasi yang dikomunikasikan melalui jaringan internet dan perangkatkomputer

C. BAGIAN-BAGIAN SURAT1. Surat Statuter

a. Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)

a) Kata Keputusanb) Nomor (urut) dan tahunc) Judul Keputusan tentang

2) Bagian Isi, terdiri daria) Konsiderans

i. Menimbangii. Mengingat

iii. Memperhatikaniv. Memutuskan,menetapkan

b) Diktum berisi pertama, kedua, ketiga, dst atau pasal-pasal3) Bagian akhir, terdiri dari:

a) Nama tempat ditetapkanb) Tanggal, bulan dan tahun penetapanc) Nama jabatand) Tanda Tangan pejabate) Nama terang pejabat

f) Cap jabatan /cap dinasg) Tembusan

b. Surat Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)

a) Kata Surat Keputusanb) Nomor (urut) dan tahunc) Judul Surat Keputusan tentang

2) Bagian Isi, terdiri dariKonsideransa) Menimbangb) Mengingatc) Memperhatikand) Memutuskan, menetapkan

3) Bagian Akhir, terdiri dari:a) Nama tempat ditetapkanb) Tanggal, bulan dan tahun penetapanc) Nama jabatand) Tanda tangan pejabate) Nama terang pejabatf) Cap jabatan /cap dinasg) Tembusan

c. Instruksi pimpinan/intansi/lembaga/satuan organisasi1) Bagian Kepala surat, terdiri dari:

a) Kata instruksib) Nomor (urut) dan tahunc) Judul instruksi

2) Bagian isi terdiri dari:a) Konsiderans

i. Membacaii. Menimbang

iii. Mengingativ. Memperhatikan

b) DiktumMenyebut pejabat yang dituju dan memuat isi yang harusdilaksanakan

c) Bagian akhir, terdiri dari:i. Nama tempat ditetapkan

ii. Tanggal, bulan, dan tahun penetapaniii. Nama jabataniv. Tanda tangan pejabatv. Nama terang pejabat

vi. Cap jabatanvii. Tembusan

2. Surat Non Statutera. Kepala Surat

1) Nama Instansia) Surat yang ditanda tangani oleh pejabat,

pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi ditulis jabatanpimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi

b) Surat yang ditanda tangani oleh wakil pejabat diatasnya tetapditulis “pejabat, pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi”dibawahnya ditulis atas nama pejabat yang bersangkutan denganmenulis pejabat yang mewakilinya

2) Penggunaan dan Peletakan Lambanga) Untuk surat statuter pada kop surat digunakan lambang STAI Haji

Agus Salim terletak di sebelah kiri atasb) Untuk surat dinas (non statuter) yang ditandatangani oleh

pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi, pada kop surat digunakan lambang STAI Haji Agus Salim

c) Surat-surat dinas yang ditandatangani oleh selain pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi menggunakan lambang STAIHaji Agus Salim

3) Tanggal, bulan, dan tahun di tulis sebelah kanan atas, sesuai dengantanggal, bulan dan tahun ditandatangani surat oleh pejabat yangberwenang

4) Nomor surat ditulis disemailah kiri atas5) Sifat surat ditulis dibawah nomor, sifat surat ditinjau dari

a) Bentuk Informasii. Surat penting

ii. Surat biasab) Pengamanan informasi

i. Sangat rahasiaii. Rahasia

iii. Terbatasc) Penyampaian surat

i. Sangat segeraii. Segera

iii. Biasad) Lampiran ditulis dibawah sifate) Hal ditulis dibawah lampiranf) Alamat yang dituju ditulis dibawah pokok surat

6) Bentuk Verbal Surata) Aslib) Tembusanc) Salianand) Petikan

b. Batang tubuh1) Pembukaan, kata pembukaan disesuaikan dengan kepada siapa surat

akan dikirim2) Isi pokok, menggambarkan maksud/informasi yang disampaikan

secara singkat dan jelas

3) Penutup, kalimat penutup mengungkapkan kata-kata yang sopan dantepat

c. Kaki surat1) Lingkup kaki surat

a) Pengetikan tulisan jabatan unit organisasi/pelaksana teknis yangberwenang menggunakan huruf awal kapital

b) Tanda tangan dan cap nama jabatan dibubuhkan disemailah kiritanda tangan tidak melebihi sepertiga tanda tangan

2) Kaki surat diketik disemailah kanan bawah surat, lurus dengan namakota asal surat. Dalam penulisan “a.n” (atas nama) dan “u.b” (untukbeliau) penggunaan dibatasi hanya untuk pejabat yang berwenangsesuai dengan lingkup bidang tugasnya.

D. CARA PEMBUATAN SURAT1. Proses Pembuatan Surat Statuter

a. Penyiapan Konsep1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai

yang ditunjuk olehnya2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman

penulisan hendaknya dilakukan dengan setepat-tepatnya denganpersyaratan: Bersifat dinas Jelas maksud dan tujuan Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar

b. Pengajuan Konsep1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat sendiri dapat langsung

diproses dalam unit kerja pejabat tersebut2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat

sebagai persetujuan terlebih dahulu diteliti oleh atasan pegawai yangbersangkutan. Pengajuan kepada pejabat yang berwenang harusmelewati pejabat-pejabat menurut prosedur dan hirarki dalam unitkerja sebagai pertanggungjawaban

3) Jika materi konsep itu lebih dari satu unit kerja, konsep terlebihdahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutan danmembubuhkan parafnya

4) Konsep diajukan kepada pejabat unit kerja yang mengurusiketatausahaan untuk Surat Keputusan yang ditandatangani olehPimpinan satuan organisasi

c. Pencatat Konsep1) Pemberian nomor surat dilaksanakan setelah dibubuhi tanda tangan

pejabat yang berwenang, maksudnya untuk menjaga agar tanggal suratdan pemberlakuannya tidak ada selisih waktu terlalu lama

2) Pemberian nomor dilaksanakan oleh sub Bagian Tata Usaha STAIHaji Agus Salim

d. Konsep Sebagai Dokumen

Sebagai bahan autentik yang berharga agar riwayat terjadinya surat dapatdiikuti, maka unit pengolah wajib menyimpan konsep tersebut dalamarsip aktif sesuai dengan tata cara kearsipan, dijadikan satu denganpertinggal /arsip. Konsep surat dibuat pada blangko konsep surat yangtelah dibakukan

e. Cara Mengetik Surat Statuter1) Kepala

a) Kata Keputusan Pimpinan Satuan Kerja pada Keputusan, SuratKeputusan, dan Instruksi mengambil jarak 3 regal (dalamkomputer spacing) atau diatur dengan margin top dari Lembagadiketik dengan huruf kapital dan tidak menggunakan tanda bacaapapun

b) Penyebutan nomor dan tahun diketik dengan angka arab seperti1,2,3 dan seterusnya

c) Judul keputusan atau tentang keputusan diketik dengan hurufkapital semua tidak menggunakan tanda baca apapun

2) Pembukaana) Nama pejabat seperti (ketua), diketik setelah mengambil jarak 4

regal (spacing) dari judul keputusan dengan huruf kapital tanpatanda baca apapun.

b) Kata menimbang, mengingat, memperhatikan dan menetapkan daripertama,kedua dan seterusnya diketik setelah mengambil jarak 10ketukan (1 inci) dari samping kiri.Huruf pertama dengan hurufbesar, selanjutnya huruf kecilSesudah menimbang 5 ketukan diketik tanda titik dua (:)

Satu ketukan dari titik dua a titik (a.), b titik (b.) danseterusnya sesuai kebutuhan

Satu ketukan diketik kata “bahwa” dan seterusnya denganhuruf kecil

c) Sesudah kata “mengingat”d) Diketik titik dua (:) yang diselaraskan dengan titik dua (:) da

seterusnya diberi tanda titik, setelah satu ketukan ditulis peraturanperundang-undangan yang menjadi landasan hukum suratkeputusan dimaksud dengan huruf kecil, dan huruf pertama padasetiap kata dengan huruf besar (kapital)

e) Sesudah kata “memperhatikan”f) Diketik tanda titik dua yang diselaraskan dengan titik dua

diatasnya, setelah satu ketukan diketik apa yang menjadi perhatiandalam surat keputusan dimaksud diawali dengan huruf-huruf besarkata pertama dan seterusnya huruf kecil

3) Isi surata) Kata “memutuskan” diketik setelah diberi jarak dua spasi dari

kalimat baris teakhiri. Diketik dengan huruf besar (kapital)

ii. Diketik berhuruf diberi jarak satu ketukan

iii. Diketik ditengah simetris dengan lambang STAI Haji AgusSalim di kepala surat

iv. Tidak diberi tanda baca apapunb) Kata “menetapkan”

i. Diketik setelah dua spasi dari atas dengan huruf kapital,selanjutnya huruf kecil

ii. Sejajar dengan huruf pada kata “memperhatikan” dan diberitanda titik dua

iii. Setelah satu ketukan diketik isi penetapan surat dimaksuddengan huruf besar semua (kapital)

iv. Baris pertama isi pasal diketik setelah lima ketukan margin kiric) Rincian isi penetapan yakni “pertama, kedua, ketiga” dan

seterusnyai. Diberi tanda titik dua selaras dengan titik dua di atasnya

ii. Setelah satu ketukan diketik isi rincian penetapan denganhuruf awal kapital, selanjutnya huruf kecil

iii. Apabila isi penetapan berisi pasal-pasal, maka pengetikanpasal diketik di tengah simetris dengan kata memutuskan

4) Kaki Surata) Kata “Ditetapkan” di......(Nama Kota) diketik setelah

i. Diberi jarak 4 spasi dari kalimat baris terakhirii. Sesudah diberi jarak 5 ketukan dari garis tengah kesamping

kananiii. Menggunakan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil

b) Kata “Pada Tanggal” diketik:i. Setelah satu spasi dari kata ditetapkan

ii. Huruf P pada kata “Pada Tanggal” diketik lurus dengan hurufD pada kata “Ditetapkan”

iii. Diketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf keciliv. Tanggal dan Tahun ditetapkan Peraturan/Keputusan, instruksi

dan lain sebagainya diketik dengan angka Arab. Nama bulandiketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil

c) Nama jabatan di ketiki. Sesudah diberi jarak satu setengah spasi

ii. Lurus dibawah kata pada tanggaliii. Menggunakan huruf kapital

d) Nama pejabat yang berhak menandatangani Surat Keputusandiketik:

i. Setelah diberi jarak 5 spasi dari atasii. Lurus dibawah kata nama jabatan

iii. Dengan huruf kapitaliv. Diberi tanda cap jabatan /dinas

e) Tembusani. Kata tembusan diketik dengan huruf besar pada huruf

pertamanya sajaii. Tidak diberi garis bawah

iii. Setelah satu ketukan dibubuhkan tanda titik duaiv. Pengetikan semua obyek tembusan ditetapkan pakai nomor

urut harus huruf T pada kata tembusanv. Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas kebawah di

mulai dari pejabat yang tertinggi2. Proses Pembuatan Konsep Surat Dinas (Non Statuter)

a. Penyiapan Konsep1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai

yang ditunjuk olehnya2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman

penulisan hendaknya dilakukan setepat-tepatnya dengan persyaratana) Bersifat dinasb) Jelas maksud dan tujuannyac) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas

b. Pengajuan Konsep1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat dapat langsung diproses dalam

unit kerja pejabat tersebut2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat

yang besangkutan sebagai persetujuannya, terlebih dahulu diteliti olehatasan pegawai yang bersangkutan. Pengajuan kepada pejabat-pejabatmenurut prosedur dan hierarki dalam unit kode sebagai pertanggungjawaban

3) Jika materi surat itu menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsepterlebih dahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutandan membubuhkan parafnya sebelum yang berwenangmenandatangani surat itu

4) Untuk konsep surat yang sudah terakhir (net), di paraf oleh pejabatsetingkat dibawah pejabat pendandatangan surat dan letak parafdisemailah kiri nama

c. Pencatat Konsep1) Pemberian nomor surat diatur setelah pengetikan dilaksanakan dan

telah dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang, untuk menjagaagar tanggal surat dan tanggal pengirimannya tidak ada selisih waktuterlalu lama

2) Pemberian nomor surat dilaksanakan menurut kode indeks surat dinasyang telah ditetapkan

d. Konsep Sebagai DokumenSebagai bahan autentik yang berharga dimana riwayat terjadinya suratdapat diikuti maka unit pengolahan surat wajib menyimpan konseptersebut dalam arsif aktif sesuai sistem kearsipan dinamis dijadikan satudengan pertinggalnya. Konsep surat dibuat pada blangko konsep yangsudah dibakukan

e. Cara Mengetik Surat Dinas (Non Statuter)1) Mengetik bagian kepala surat

a) Nama Instansii. Pada kertas tanpa kop diketik sebagai berikut

Diketik dengan huruf besar Diketik dengan susunan harmonis/simetris Diberi garis bawah Nama instansi diketik di tengah-tengah simetris atau 5 regal

(spacing) dari atas Diakhiri nama instansi tidak perlu di beri tanda baca

apapunii. Pada kertas Kop, pengetikannya seperti contoh lampiran

5,6,dan 7b) Tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun

i. Tempat kedudukan, diketik dengan huruf awal kapital,selanjutnya huruf kecil, kemudian diberi tanda baca koma

ii. Tanggal diketik dengan angkaiii. Nama bulan diketik dengan huruf awal kapital, selanjutnya

huruf keciliv. Tahun diketik dengan angkav. Sesudah tahun tidak perlu diberi tanda baca apapun

vi. Tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun diletakkansebelah kanan atas

c) Nomor , lampiran dan perihal surati. Kata Nomor diketik setelah 10 ketukan dari tepi kiri kertas

ii. Nomor, sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnyasesudah satu ketukan diketik kode dan nomor surat sesuai kodeindeks yang berlaku. Tidak perlu diakhiri dengan tanda bacatitik,penulisan kata “nomor” tidak boleh disingkat

iii. Sifat, sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnyasesudah satu ketukan diketik sifat surat

iv. Lampiran sesudah dua ketukan diberi tanda baca titik dua (:),selanjutnya sesudah satu ketukan diketik jumlah dan jenisyang dilampirkan (Kalau ada) jumlah lampiran diketik denganhuruf atau angka, tidak perlu kedua-duanya. Penulisan katalampiran tidak boleh disingkat, diakhiri tidak perlu diberitanda baca apapun

v. Perihal, sesudah tujuh ketukan diberi tanda baca titik dua (:)selanjutnya sesudah satu ketukan diketik materi pokok suratyang diambil dari bagian isi surat. Pengetikan isi perihaltersebut diatas tidak boleh sampai garis tengah/melebihi garistengah lembar kertas dan apabila lebih satu baris dilanjutkankebaris kedua dengan jarak pengetikan satu spasi tanpadiakhiri tanda baca dan garis bawah. Penulisan isi perihaldengan huruf awal kapital, selanjutnya huruf kecil, tidak perludiberi tanda baca apapun dan garis bawah.

d) Alamat (objek) surati. Kata “Kepada” diketik di bawah pokok surat

ii. Kata “Yth” diketik d ibawah kata kepada, kemudianpejabat/pimpinan instansi yang dituju diketik lurus mendatar

iii. Apabila nama instansi tidak cukup diketik sampai ditengahhalaman, dapat diketik di bawahnya

iv. Nama kota tidak perlu diawali atau ditambah alamat, jalan,nomor gedung dan sebagainya. Juga tidak perlu diawalidengan kata “di”. Nama kota diketik dibawah kata Yth, lurusvertikal dengan huruf kapital pada awalnya, selanjutnya hurufkecil, tidak perlu diberi tanda baca apapun dan garis bawah.

f. Cara Mengetik Bagian Isi Surat1) Isi surat mulai diketik 4 atau 5 regal (spacing) setelah nama kota2) Untuk surat yang sangat singkat hendaknya pengetikan diserasikan

dengan ukuran kertas3) Untuk surat yang panjang dan harus disambung dengan halaman

berikutnya harus menggunakan kertas biasa tanpa kop surat dan sudutkanan atas dibubuhi nomor halaman

4) Awal mengetik isi surat, sebelah kiri dimulai setelah 5 ketukan denganberpedoman huruf awal dari isi pokok surat yang tertera pada“perihal”, begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru diketikdengan berpedoman seperti di atas,sampai akhir surat.

5) Surat hendaknya diketik 1,5 spasi6) Untuk membedakan alinea yang satu dengan alinea yang

lain,diberi/ditambah jarak satu baris ½ spasi7) Huruf terakhir dari setiap baris, berjarak 6 ketukan dari sebelah kanan

kertas.g. Mengetik Bagian Kaki surat

1) Penandatanganana) Diletakkan di sebelah kanan bawah dengan jarak lebih kurang tiga

baris/spasi dari kalimat terakhir bagian isi surat, jarak dapatdiperlebar atau dipersempit tergantung dengan sedikit/banyaknyakalimat di dalam uraian isi surat.

b) Yang dicantumkan adalah jabatan si pengirim (ketua) tidak perlumenyebutkan kembali nama instansi (apabila sudah ada pada kopSurat) diketik dengan huruf awal kapital.

c) Nama pejabat diketik dengan huruf awal kapital dan tidak perludigaris bawahi

d) Di bawah ini pejabat diketik NIP yang bersangkutan, pengetikanNIP tidak boleh diberi antara satu angka dengan angka lainnya.

e) Jabatan si pengirim dan nama pejabat disusun tegak lurus dengantempat kedudukan surat.

2) Tembusan Surata) Kata tembusan diketik dengan huruf kapital pada awal kata, lurus

dengan nomor di atas tanpa diberi garis bawahb) Bila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi di

belakang kata “Tembusan” dibubuhkan titik dua (:)c) Pengetikan obyek surat ke mana tembusan ditujukan apabila lebih

dari satu, memakai nomor urut (angka) sebelah kirinya tegak lurus

ke atas dengan huruf “T”, awal kata tembusan di belakang nomorurut diberi titik.

d) Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas ke bawah mengikutiurutan tinggi rendahnya kedudukan instansi, yakni dimulai dariinstansi yang lebih tinggi.

e) Tidak perlu menambah nomor urut terakhir dengan kata“Pertinggal” atau arsip.

h. Lain-lain yang harus diperhatikan1) Pengetikan surat hendaknya diusahakan agar benar-benar

melaksanakan asas penghematan gerak untuk mencegahpenghamburan tenaga, yakni tidak perlu menggaris nama tokoh padatempat yang dituju, karena berarti mengetik dua kali lipat

2) Pengetikan surat harus jelas.3) Setiap kesalahan, harus dihapus sampai bersih, atau menggunakan Tip

Ex, tidak baik bila ditumpangi/ditimpa dengan huruf lain (apabilamenggunakan mesin Tik)

4) Apabila dalam satu halaman pengetikan telah melakukan lima kalikesalahan, maka sebaiknya diganti.

5) Apabila pengetikan surat lebih dari satu halaman maka untuk halamanberikutnya tidak perlu menggunakan kop surat.

6) Penulisan /pengetikan surat hendaklah berpegang pada pedomanumum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan.

7) Susunan dan tata letak dari masing-masing Kepala Surat dan KakiSurat sebagaimana halaman berikut.

Contoh: KAKI SURAT DAN PENANDATANGANAN1. Kaki Surat Ketua

KetuaTanda tanganNama Terang

2. Kaki Surat Atas Nama Koordinator, untuk hal-hal yang wewenangnya telahdiserahkan kepada Pembantu Ketua sesuai dengan bidang masing-masing.

Contoha.n. KetuaPembantu KetuaTanda tangan

Nama TerangNIP................

3. Kaki Surat “Untuk beliau” yang ditandatangani oleh pimpinan dibawahnya,yang karena jabatannya diberi wewenang sesuai dengan ketentuan tersebut,menurut bidang tugas dan batas wewenangnya masing-maing.Contoh:a.n. KetuaPembantu Ketuau.b*)

Sekretaris ......Tanda tangan

NIP............Hal ini digunakan dalam keadaan tertentu

E. PENGGUNAAN KERTAS AMPLOPStandarisasi kertas merupakan faktor penting dalam tata persuratan dan tatakearsipan.

1. Kertasa. Ukuran Kertas

Untuk keseragaman tata persuratan, ukuran kertas sebaiknya ditentukanstandarnya, didasarkan pada materi muatan informasi masing-masingjenis surat dan daya tampung ukuran kertas yang berbeda.1) Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern ukuran kertas A.4 (210 x

297 mm) atau 8,27 x 11,29 inci.2) Untuk surat yang memiliki ruang lingkup intern ukuran kertas.3) Untuk surat yang informasinya panjang: A.4 (210 x 297 mm) atau

8,27 x 11,29 inci4) Untuk yang informasinya pendek: C.5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x

9,02 inci5) Laporan , ukuran kertas A.4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,29 inci.6) Surat Statuter Ukuran kertas C.4 (229 x 324 mm) atau (9,20 x 11,67

inci)b. Jenis kertas

1) Surat: untuk surat dinas digunakan kertas HVS putih 60 atau 70 gram.Copy surat sebagai arsip disimpan di unit pencipta.

2) Laporan dan Surat Statuter: untuk laporan dan produk hukumdigunakan jenis kertas HVS putih (70/80 gram)

3) Surat berharga atau bernilai: segala jenis yang mengundangkecenderungan untuk pemalsuan dan manipulasi, menggunakan jeniskertas yang mengacu kepada keputusan ketua Badan KoordinasiPemberantasan Uang Palsu No.KEP-10/BK.171/1/1988.

c. Tingkat Keasaman KertasUntuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan permanen,dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas lignin. Apabilakemungkinan di atas tidak dapat dilaksanakan, kertas yang dipergunakanyang memiliki pH 6,5 – 8,5.

2. AmplopAmplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama surat yangmempunyai ruang lingkup ekstern. Sedangkan surat yang mempunyai ruanglingkup intern sesuai dengan pertimbangan efisiensi.Ukuran amplop yang dapat digunakan menurut keputusan Direktur JenderalStandar Kertas Sampul Surat, Ukuran Sampul Surat dan Bentuk Sampul Suratsebagai berikut:No Lebar Panjang1 90 1252 100 1603 110 220

4 114 1625 125 1766 105 2277 115 2458 120 2709 176 25010 229 32411 250 25312 270 400

Demi efisiensi pengamanan surat, instansi pemerintah menggunakan amplopdengan standar sebagai berikut:a. Ukuran

1) Surat biasa pada umumnya: 105 x 227 mm, sedang untuk surat yangbersifat rahasia untuk amplop luar 115 x 245 mm dengan ketebalan35,5 – 1,00 g/m2.

2) Surat yang dilipat dua: 176 x 250 mm3) Surat dengan kertas A.4 tanpa dilipat: 229 x 324 mm4) Surat dengan kertas C.4 tanpa dilipat: 250 x 353 mm

b. Pada amplop disemailah kiri atas dicantumkan1) Logo Departemen Agama bagi selain Menteri Agama2) Logo PTS, pada amplop PTAIS

c. TulisanUntuk nama instansi pengirim dicetak lengkap dengan alamat lengkap dannomor telepon, fax, dan teleks, website dan kodePos pada bagian kiri atas.Di bawahnya disediakan kolom nomor. Untuk alamat yang dituju dicetaksebelah kanan mulai bagian tengah kearah bawah dan mencantumkankode Pos.

F. PENGIRIMAN SURAT1. Tingkat Urgensi

a. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat tersebut ditandatanganib. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah surat di tanda

tanganic. Biasa, dikirim menurut urutan diterimanya di bagian ekspedisi dan dikirim

menurut jadwal perjalanan caraka (kurir)2. Cara Pengiriman

a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalamsurat tersebut/pejabat yang ditunjuk. Cara ini dilakukan bila:1) Surat berkualifikasi sangat rahasia2) Dikehendaki tanggapan segera3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat

b. Dikirim dengan caraka (kurir) untuk dikirim dalam kotac. Dengan pos/telegram, pengiriman ke luar kota atau keluar negeri dilakukan

melalui pos atau telegram email. Pengiriman dengan pos atau telegram

harus disesuaikan dengan peraturan pos dan telegram yang berlaku denganmemperhatikan tingkat urgensinya1) Biasa , untuk surat biasa2) Tercatat untuk surat penting yang memerlukan jaminan akan sampainya

pada alamat yang dituju3) Kilat khusus/kilat, untuk surat yang perlu secepatnya sampai pada

alamat yang dituju (misalnya naskah kilat,segera) Telegram kilat, untuk telegram dengan tingkat urgensi “kilat” Telegram penting, untuk telegram dengan tingkat urgensi “segera” Telegram Biasa, untuk telegram dengan tingkat urgensi “biasa”

4) Pos udara, untuk pengiriman surat ke luar negeri5) Pos udara tercatat, untuk surat penting keluar negeri yang memerlukan

jaminan akan sampainya ke alamat yang dituju6) Pos PATAS

3. Faksimile, pengiriman surat melalui pesawat faksimile dan E-mail.