pedoman monitoring dan evaluasi pelaksanaan...

i

PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

2015

ii



TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si.

Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I

Rofina Dienasari, S.H.I.

Nursalim, M.Pd.I

Risqi Dias Kurniawan, S.Kom

Editor

Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax.

0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

iii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT, atas

rahmatNya yang tiada terbatas kepada kita semua, sehingga

tersusunlah Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit

Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto.

Pedoman Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit Mutu

Internal Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini bertujuan untuk

mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan yang

terjadi selama proses audit mutu internal yang dilakukan di lingkup

IAIN Purwokerto sehingga permasalahan atau kelemahan tersebut

dapat ditindaklanjuti. Selanjutnya, pedoman ini juga bertujuan untuk

memantau proses pelaksanaan AMI sehingga dapat diambil

tindakan pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau

penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu, dan

menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat diketahui

efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari pelaksanaan.

Kepada semua pihak, kami mengucapkan terima kasih atas

segala bantuan dan kerjasamanya. Akhirnya kami berharap,

semoga buku panduan ini memberikan manfaat bagi semua pihak,

khususnya para pemangku kepentingan yang terkait dengan

evaluasi tingkat pemahaman tentang visi, misi, dan tujuan IAIN

Purwokerto.

Purwokerto, April 2015

Penyusun

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................ i

TIM PENYUSUN ............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ........................................................................iii

DAFTAR ISI................................................................................... iv

SK REKTOR.................................................................................... 1

BAB I KETENTUAN UMUM ........................................................ 3

BAB II TUJUAN DAN RUANG LINGKUP ..................................... 5

BAB IIII WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES

PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI

AUDIT MUTU INTERNAL .................................................. 6

BAB IV TIM PELAKSANA ............................................................. 8

BAB V PIHAK YANG MELAKUKAN EVALUASI ......................... 10

BAB VI METODE MONITORING DAN EVALUASI ...................... 10

BAB VII EVALUASI ...................................................................... 12

BAB VIII PENUTUP ....................................................................... 13

1

KEPUTUSAN REKTOR


NO 880 TAHUN 2015

TENTANG




REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

Menimbang: Bahwa dalam rangka mewujudkan mutu

pendidikan yang unggul dan melampaui

standar pendidikan nasional, maka perlu

disusun Peraturan Rektor tentang Pedoman

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Audit

Mutu Internal Institut Agama Islam negeri

Purwokerto

Mengingat: 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999

tentang perubahan Atas Undang-

Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang

Pokok-pokok Kepegawaian;

2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005

tentang Guru dan Dosen;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun

2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja

Pegawai Negeri Sipil;

2

4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian

Negara Nomor 1Tahun 2013 Tentang

Ketentuan Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011

Tentang Penilaian Prestasi Kerja

Pegawai Negeri Sipil;

5. Peraturan Menteri Pendidikan Dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor

92 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis

Pelaksanaan Penilaian Angka Kredit

Jabatan Fungsional Dosen Dan Angka

Kreditnya;

6. Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 87 Tahun 2014

tentang Akreditasi Program Studi dan

Perguruan Tinggi (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor

1290);

7. Peraturan Menteri Agama Nomor 29

Tahun 2016 tentang Pemberian,

Penambahan, dan Pengurangan

Tunjangan Kinerja Pegawai pada

Kementerian Agama (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor

920);

8. Keputusan Menteri Agama Nomor 407

Tahun 2000 tentang Pengangkatan,

Pemindahan, dan Pemberhentian dalam

dan/ atau dari Jabatan pada Perguruan

Tinggi Agama Negeri di iingkungan

Departemen Agama;

9. Peraturan Peresidan Republik Indonesia

Nomor 139 Tahun 2014 tentang

Perubahan Sekolah Tinggi Agama Islam

3

Negeri Purwokerto menjadi IAIN

Purwokerto;

10. Peraturan Menteri Agama Republik

Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 tentang

Organisasi dan Tata kerja IAIN

Purwokerto;

11. peraturan Menteri Agama Republik

Indonesia Nomor 61 Tahun 2016

tentang Statuta IAIN Purwokerto; dan

12. Pedoman Audit Mutu Internal tahun

2016.

MEMUTUSKAN

Menetapkan: Pedoman Monitoring Dan Evaluasi

Pelaksanaan Audit Mutu Internal Institut

Agama Islam Negeri Purwokerto.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam buku pedoman ini, yang dimaksud dengan:

1. Institut Agama Islam Negeri Purwokerto yang selanjutnya

disebut Institut adalah Perguruan Tinggi Keagamaan Islam

Negeri di bawah Kementrian Agama.

2. Rektor adalah organ Institut yang memimpin dan mengelola

penyelanggaraan pendidikan tinggi pada Institut.

3. Fakultas adalah himpunan sumber daya pendukung yang

menyelenggarakan dan mengelola pendidikan, akademik dalam

4

satu rumpun ilmu, disiplin ilmu, pengetahuan, teknologi dan/atau

seni.

4. Jurusan adalah himpunan program studi dalam sub rumpun ilmu

yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan.

5. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan

pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode

pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik.

6. Pascasarjana adalah kesatuan kegiatan pendidikan yang

mengelenggarakan pendidikan Program Magister, Program

Doktor, danatau Program Spesialis dalam multi-disiplik ilmu

pengetahuan, teknologi, dan seni.

7. Dekan adalah pimpinan Fakultas yang berwenang dan

bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan pendidikan.

8. Direktur adala pimpinan Pascasarjana pada Institut.

9. Ketua Jurusan adalah pimpinan pada Jurusan.

10. Ketua Program Studi adalah penanggung jawab

penyelenggaraan program studi.

11. Ketua lembaga adalah pimpinan lembaga pada Institut.

12. LPM adalah Lembaga Penjaminan Mutu.

13. Auditor adalah dosen di lingkungan IAIN Purwokerto yang

memenuhi kualifikasi terntentu dan dinilai memiliki kecakapan

yang memadai setelah melalui serangkaian tes dan bertugas

melakukan audit terhadap kinerja lembaga, unit, dan perangkat

kerja memberikan pelayanan pendidikan kepada pengguna.

14. Auditee adalah entitas organisasi atau bagian/unit organisasi

operasional dan program termasuk proses, aktivitas, dan

kondisi tertentu yang diaudit.

15. AMI adalah audit mutu internal yang dilakukan untuk

meningkatkan mutu, bukan penilaian.

16. Monitoring adalah kegiatan pegawasan pada proses

pelaksanaan.

17. Evaluasi adalah kegiatan untuk menganalisis kelemahan atau

kekurangan sehingga ada wujud perbaikannya.

5

18. SOP adalah standar operasional prosedur yang digunakan

sebagai langkah kerja dari awal sampai akhir.

19. RTM adalah rapat tinjauan managemen yang dilakukan secara

terbuka dihadiri oleh stakeholder IAIN Purwokerto dan dipimpin

oleh Rektor.

BAB II

TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Tujuan panduan monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu

internal ini adalah untuk:

a. Mendiagnosa permasalahan-permasalahan atau kelemahan

yang terjadi selama proses audit mutu internal dilakukan di

lingkup IAIN Purwokerto sehingga permasalahan atau

kelemahan tersebut dapat ditindaklanjuti,

b. Memantau proses pelaksanaan AMI untuk mengambil tindakan

pengendalian apabila ditemukan ketidaksesuaian atau

penyimpangan yang dapat merugikan pihak tertentu,

c. Menganalisis hasil akhir pelaksanaan AMI sehingga dapat

diketahui efektivitas, keberhasilan, dan dampak dari

pelaksanaan.

Pasal 3

Ruang lingkup dari monitoring pelaksanaan audit mutu internal ini

adalah:

a. Auditor, yang meliputi kecakapan, sikap atau etika, dan

tanggung jawab.

b. Auditee, yang meliputi bidang pekerjaan, sikap atau etika, dan

tanggung jawab.

6

c. Kesesuaian SOP AMI dengan pelaksanaan dan adanya edaran

atau surat pemberitahuan pelaksanaan AMI.

d. Kesesuaian Buku panduan AMI dengan pelaksanaan.

e. Instrumen AMI atau Matrik AMI.

f. Tahap dan Penjadwalan AMI.

g. Pelaksanaan AMI.

h. Rapat Tinjauan Managemen.

i. Perbaikan atas Temuan dalam AMI.

BAB III

WAKTU PELAKSANAAN DAN PROSES PELAKSANAAN

MONITORING

DAN EVALUASI AUDIT MUTU INTERNAL

Pasal 4

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi audit mutu internal IAIN

Purwokerto dilakukan dalam setahun sekali, yakni setelah audit

mutu internal itu dilakukan sampai pada proses Rapat Tinjauan

Managemen (RTM) oleh Rektor IAIN Purwokerto.

Pasal 5

Perencanaan dan persiapan dilakukan dengan:

a. Mengidentifikasi sasaran atau tujuan dari suatu pekerjaan;

b. Memilih peralatan/teknik/metode yang sesuai dengan sasaran

dan lingkungan;

c. Mengidentifikasi kunci-kunci penting dan menunagkannya ke

dalam rencana kerja;

7

Pasal 6

Pengawasan dan pemeriksaan dilakukan dengan:

a. Mengawasi perkembangan yang terjadi apakah sesuai dengan

rencana kerja;

b. Mengidentifikasi kebutuhan perubahan rencana dengan tujuan

untuk mencapai sasaran kerja;

c. Sebagai pemimpin tim, menyadari perkembangan anggota tim,

dan memeriksa proses yang telah disepakati.

Pasal 7

Pendelegasian dilakukan dengan:

a. Mengalokasikan pekerjaan kepada personil yang memiliki

kompetensi untuk menyelesaikan tugas tersebut;

b. Melakukan efektivitas kerja tim;

c. Memperhitungkan kinerja anggota tim bilamana perlu;

d. Memberikan instruksi yang jelas, rinci dan dipahami.

Pasal 8

Pelaksanaan dilakukan dengan:

1. Melaksanakan program Monitoring dan evaluasi pelaksanaan

audit mutu internal dengan

a. mencari bukti pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi;

b. melakukan tindakan pemeriksaan sesuai dengan ruang

lingkup yang disepakati antara tim Monitoring dan evaluasi

pelaksanaan audit mutu internal dengan auditee;

c. melakukan kegiatan pemeriksaan sesuai dengan jadwal

yang disepakati.

2. Mengkomunikasikan kepada auditee tentang

a. kebutuhan dokumen yang hendak diperiksa;

b. ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pemeriksaan;

c. masalah yang dihadapi;

8

d. perubahan program kerja.

3. Mendukung

a. pimpinan/ketua tim monitoring dan evaluasi pelaksanaan

audit mutu internal;

b. anggota tim;

c. pengambilan keputusan.

4. Bertanggung jawab atas

a. kenetralan sikap (objektivitas);

b. kesetiaan kepada etika profesi dengan tidak memanipulasi

data dan menolak penyuapan;

c. kerahasiaan Departemen/Unit/Biro/UPT.

5. Menyampaikan rekomendasi kepada auditee tentang

a. jenis ketidaksesuaian yang ditemukan;

b. tindakan perbaikan.

BAB IV

TIM PELAKSANA

Pasal 9

Tim pelaksana monitoring dan evalusi pelaksanaan audit mutu

internal adalah tim dari lembaga penyelanggara audit mutu internal.

Pasal 10

Tugas tim pelaksana adalah:

1. Melakukan perencanaan atas

a. kebutuhan sumber daya yang diperlukan selama proses

Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal;

b. tempat pemeriksaan dilakukan;

c. program kerja Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit

mutu internal;

9

d. komunikasi antara tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan

audit mutu internal dengan auditee.

2. Mengkomunikasikan

a. ringkasan kepada anggota tim;

b. harapan yang hendak dicapai atas hasil Monitoring dan

evaluasi pelaksanaan audit mutu internal tersebut;

c. tinjauan atas temuan sebelumnya kepada anggota tim;

d. perubahan program (jika terjadi) kepada anggota tim dan

auditee.

3. Bertindak sebagai moderator atas temuan hasil pemeriksaan

dengan

a. menjaga konsistensi dan objektivitas;

b. memberikan jenis ketidaksesuaian;

c. mendamaikan jika terjadi ketidaksepahaman antara anggota

tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal

dengan auditee.

4. Membuat laporan hasil pemeriksaan yang berisi

a. kemajuan proses yang dilakukan;

b. temuan baik yang positif maupun negatif;

c. masalah yang dihadapi selama proses Monitoring dan

evaluasi pelaksanaan audit mutu internal;

d. rekomendasi hasil Monitoring dan evaluasi pelaksanaan

audit mutu internal.

5. Melakukan pengelolaan terhadap tugas, tim dan auditee.

Seorang pimpinan/ketua tim sebaiknya memiliki kemampuan

manajerial dan berpengalaman dan sebaiknya memiliki kewenangan

untuk membuat keputusan akhir sesuai dengan hasil Monitoring dan

evaluasi pelaksanaan audit mutu internal dan hasil observasi di

lapangan.

Pasal 11

Tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu internal harus

memahami beberapa hal berikut:

10

a. Mengapa tim Monitoring dan evaluasi pelaksanaan audit mutu

internal akan melakukan pemeriksaan, penilaian, dan evaluasi

terhadap kegiatan di unit kerja tersebut.

b. Prosedur, instruksi kerja, instrumen, dan pengukuran yang

sesuai dengan kegiatan pada unit kerja tersebut.

c. Konsistensi kegiatan dokumentasi prosedur yang akan diamati.

d. Catatan yang hendak ditinjau ulang.

BAB V

PIHAK YANG MELAKUKAN EVALUASI

Pasal 12

Pihak-pihak yang melakukan evaluasi adalah:

1. Evaluasi dilakukan oleh audience yang telah diaudit terkait

dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto

2. Evaluasi dilakukan oleh auditor yang telah mengaudit terkait

dengan pelaksanaan AMI di IAIN Purwokerto;

3. Evaluasi yang dilakukan oleh lembaga penyelenggara

berdasarkan permasalahan-permasalahan yang terjadi selama

proses AMI di IAIN Purwokerto dilakukan;

BAB VI

METODE MONITORING DAN EVALUASI

Pasal 13

Metode dalam monitoring dan evaluasi ini adalah:

1. Observasi

a. Dilakukan dengan pengamatan yang baik terhadap hal-hal

yang bersifat rinci;

11

b. Dilakukan dengan menunjukkan kesadaran atas hal-hal

penunjang kegiatan;

c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan hal-hal penting yang

disebutkan;

d. Dilakukan dengan menghubungkan apa yang diamati

dengan yang diwajibkan oleh standar mutu.

2. Wawancara

a. Dilakukan dengan membuat list wawancara yang terstruktur;

b. Dilakukan dengan mengendalikan dan mengarahkan

wawancara sehingga sasaran yang hendak dicapai

terpenuhi.

3. Dokumentasi

a. Dilakukan dengan menggali informasi secara cepat dan

akurat;

b. Dilakukan dengan memahami hubungan antar dokumen

mutu;

c. Dilakukan dengan mengidentifikasikan informasi yang

penting dan relevan;

d. Dilakukan dengan memisahkan antara informasi penting

dengan informasi sepele.

e. Dilakukan dengan mencatat semua hal-hal kunci dari

informasi;

f. Dilakukan dengan membuat catatan bukan berarti

mengurangi kemampuan untuk mendengarkan atau

mendengar sambil mencatat;

g. Dilakukan dengan membuat dokumentasi yang akurat dan

luas dari catatan yang dibuat.

h. Dilakukan dengan menuliskan semua informasi relevan ke

dalam laporan;

i. Dilakukan dengan menyajikan informasi yang jelas, terang

dan berdasarkan fakta/bukti lapangan;

j. Dilakukan dengan menyajikan laporan langkap sehingga

ketika dibaca, si pembaca tidak memerlukan penjelas secara

verbal.

12

BAB VII

EVALUASI

Pasal 14

Pengambilan keputusan dan evaluasi dilakukan dengan:

a. Mengambil keputusan berdasarkan bukti obyektif;

b. Mengambil keputusan dengan memperhitungkan informasi yang

tersedia;

c. Mengevaluasi hal penting sebelum suatu keputusan diambil;

d. Mengambil keputusan yang tidak bias dan berhubungan dengan

persyaratan standar mutu.

Pasal 15

Analisa informasi dilakukan dengan:

a. Mendemonstrasikan pertimbangan yang diambil atas kebijakan

mutu dan ruang lingkup audit;

b. Membandingkan informasi yang didapat dengan prosedur yang

dibuat untuk mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian;

c. Memiliki kemampuan untuk menghubungkan atau mengabaikan

antar potongan-potongan informasi yang didapat;

d. Memahami informasi sehubungan dengan proses kerja auditee;

e. Memiliki kemampuan mengidentifikasi informasi yang tidak

konsisten dan tidak lengkap.

13

BAB VIII

PENUTUP

Pasal 16

(1) Ketentuan lain yang belum diatur dalam Kode Etik Tenaga Kependidikan Institut Agama Islam Negeri Purwokerto ini akan diatur tersendiri dalam keputusan dan aturan pelaksanaan lainnya.

(2) Keputusan ini berlaku mulai Agustus 2015, dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Purwokerto Pada Tanggal: 15 April 2015 Rektor,

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

NIP. 19670815 199203 1 003

pedoman monitoring dan evaluasi pelaksanaan...

Documents