MONITORING & EVALUASI[1]Oleh Semuel S.Lusi[2]

PENDAHULUAN

Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan kegiatan, Monitoring dan Evaluasi memiliki fokus yang berbeda satu sama lain. Karena kegiatan ini menggunakan metode pelatihan (workshop) maka bahan ini hanya sebagai pengayaan yang dilengkapi informasi pokok mencakup aspek-aspek penting dari Monitoring dan Evaluasi (MONEV), seperti pengertian, tujuan, fungsi, manfaat hingga proses pembuatannya.

PENGERTIAN MONITORING & EVALUASIVALUASI

Kegiatan monitoring lebih berpunpun (terfokus) pada kegiatan yang sedang dilaksanakan. Monitoring dilakukan dengan cara menggali untuk mendapatkan informasi secara regular berdasarkan indikator tertentu, dengan maksud mengetahui apakah kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan perencanaan dan prosedur yang telah disepakati. Indikator monitoring mencakup esensi aktivitas dan target yang ditetapkan pada perencanaan program. Apabila monitoring dilakukan dengan baik akan bermanfaat dalam memastikan pelaksanaan kegiatan tetap pada jalurnya (sesuai pedoman dan perencanaan program). Juga memberikan informasi kepada pengelola program apabila terjadi hambatan dan penyimpangan, serta sebagai masukan dalam melakukan evaluasi.

Secara prinsip, monitoring dilakukan sementara kegiatan sedang berlangsung guna memastikan  kesesuain proses dan capaian sesuai rencana atau tidak. Bila ditemukan penyimpangan atau kelambanan maka segera dibenahi sehingga kegiatan dapat berjalan

sesuai rencana dan targetnya. Jadi, hasil monitoring menjadi input bagi kepentingan proses selanjutnya. Sementara Evaluasi dilakukan pada akhir kegiatan, untuk mengetahui hasil atau capaian akhir dari kegiatan atau program.  Hasil Evaluasi bermanfaat bagi rencana pelaksanaan program yang sama diwaktu dan tempat lainnya.

Seperti terlihat pada gambar Siklus Majamen Monev, fungsi Monitoring (dan evaluasi) mnerupakan satu diantara tiga komponen penting lainnya dalam system manajelemen program, yaitu Perencanaan, Pelaksanaan dan Tindakan korektif (melalui umpan balik). Sebagai siklus, dia berlangsung secara intens keaarah pencapaian target-target antara dan akhirnya tujuan program.

FUNGSI MONITORING DAN EVALUASI

Menurut Dunn (1981), monitoring mempunya empat fungsi, yaitu:

1. Ketaatan (compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Pemeriksaan (auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.

3. Laporan (accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu “menghitung” hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat implementasi kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.

4. Penjelasan (explanation). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan dan pelaksanaannya tidak cocok

Penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa pebedaan yang dibuat” (William N Dunn : 2000).

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak. Evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan setidaknya dalam suatu periode (tahapan), sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dalam perencanaan dan dilaksanakan.

TUJUAN MONEV

Umpan balik dari sebuah program akan dipergunakan dalam perbaikan dan penyesuaian komponen-komponen yang tidak maksimal dalam pelaksanaan program. Bila memungkinkan

perubahan scenario dan konsolidasi sumberdaya (proses manajemen) dapat dilakukan dalam pelaksanaan program sehingga lebih menjamin keberhasilan program.

Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang berjalan, untuk mengetahui kesenjangan antara perencanaan dan terget. Dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program dapat membuat penyesuaian dengan memanfaatkan umpan balik tersebut. Kesenjangan yang menjadi kebutuhan itu bisa jadi mencakup faktor biaya, waktu, personel, dan alat, dan sebagainya.

Dengan demikian, dapat diketahui misalnya berapa jumlah tenaga yang perlu ditambahkan atau dikurangi, alat atau fasilitas apa yang perlu disiapkan untuk melaksanakan program tersebut, berapa lama tambahan waktu dibutuhkan, dan seterusnya. Sementara itu, Evaluasi bertujuan memperoleh informasi yang tepat sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan tentang perencanaan program, keputusan tentang komponen input pada program, implementasi program yang mengarah kepada kegiatan dan keputusan tentang output menyangkut hasil dan dampak dari program kegiatan, dan terutama apa yang dapat diperbaiki pada program yang sama yang akan dilaksanakan di waktu dan tempat lain.

Secara umum tujuan pelaksanaan M&E adalah;

1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat

untuk mencapai tujuan proyek.4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran

kemajuan,5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari

tujuan.

Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk:

1. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan;2. Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan program;3. Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya kegiatan;4. Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan kegiatan;5. Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan

selama kegiatan;6. Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program;7. Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan nilai.

FUNGSI MONEV

Proses pengambilan keputusan berjalan atau berhentinya/perubahan sebuah atau beberapa program yang berkaitan dilakukan melalui proses evaluasi. Fungsi Pengawasan dalam kerangka kegiatan monitoring dan evaluasi terutama kaitannya dengan kegiatan para pimpinan dalam tugas dan tanggungjawabnya adalah sebagai berikut:

1. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap orang / manejer/ pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Membidik para pekerja atau pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelainan dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

4. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan yang tidak perlu.

Dalam kaitannya dengan monitoring Moh. Rifai (1986) menjelaskan fungsinya sebagai berikut:

1.      Evaluasi sebagai pengukur kemajuan;2.      Evaluasi sebagai alat perencanaan;3.      Evaluasi sebagai alat perbaikan.

Berdasarkan uraian uraian di atas dapat disimpulkan fungsi utama monitoring terkait dengan perihal: mengukur hasil yang sudah dicapai dalam melaksanakan program dengan alat ukur rencana yang sudah dibuat dan disepakati,  menganalisa semua hasil pemantauan (monitoring) untuk dijadikan bahan dalam mempertimbangkan keputusan lanjutan.

MANFAAT MONEV

Secara umum manfaat dari penerapan sistem monitoring dan evaluasi dalam suatu program adalah sebagai berikut:

            1.      Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat untuk mendukung perencanaan:

  Penerapan sistem M&E yang disertai dengan pemilihan dan penggunaan indikator akan memperjelas tujuan serta arah kegiatan untuk pencapaian tujuan tersebut.

  Pemilihan indikator program yang melibatkan berbagai pihak secara partisipatif tidak saja berguna untuk mendapatkan indikator yang tepat tetapi juga akan mendorong pemilik proyek dan berbagai pihak yang berkepentingan untuk mendukung suksesnya program.

2. Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat untuk mengetahui kemajuan program:

  Adanya sistem M&E yang berfungsi dengan baik memungkinkan pelaksana program mengetahui kemajuan serta hambatan atau hal-hal yang tidak diduga yang secara potensial dapat menghambat jalannya program secara dini. Hal terakhir bermanfaat bagi pelaksana program untuk melakukan tindakan secara tepat waktu dalam mengatasi masalah.

  Informasi hasil M&E dapat memberikan umpan balik kepada pelaksana program tentang hasil capaian program, dalam arti sesuai atau tidak sesuai dengan yang diharapkan

  Bilamana hasil program belum sesuai dengan harapan maka pelaksana program dapat melakukan tindakan penyesuaian atau koreksi secara tepat dan cepat sebelum program terlanjur berjalan tidak pada jalurnya. Dengan demikian informasi hasil M&E bermanfaat dalam memperbaiki jalannya implementasi program.

3.      Monitoring dan Evaluasi (M&E) sebagai alat akuntabilitas program dan advokasi:

  M&E tidak hanya memantau aktivitas program tetapi juga hasil dari aktivitas tersebut. Informasi pemantauan terhadap luaran dan hasil (output dan outcome) program yang dipublikasikan dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan akan meningkatkan akuntabilitas program.

  Informasi hasil M&E dapat dipakai sebagai bahan masukan untuk advokasi program kepada para pemangku kepentingan.

  Informasi tersebut akan memicu dialog dan pembelajaran serta memacu keikutsertaan

PERUMUSAN MANFAAT M&E

Manfaat M&E dapat dilihat dari 2 (dua) sisi, yaitu manfaat bagi pihak Penanggung Jawab Program dan manfaat bagi Pengelola Proyek, yaitu:

1.         Bagi pihak Penanggung Jawab dan Pengelola Program :

  Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.  Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja  Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan  Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.  Sebagai dasar untuk melakukan M&E selanjutnya.  Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah

baik. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.

2.         Bagi pihak penerima dana BOSDA:  Meringankan beban biaya operasional sekolah  Memacu diri untuk meningkatkan prestasi  Memacu semangat untuk meraih cita-cita

PRINSIP-PRINSIP MONEV

Hal yang paling prinsipil dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah acuan kegiatan monitoring adalah ketentuan-ketentuan yang disepakati dan diberlakukan, selanjutnya sustainability kegiatannya harus terjaga, dalam pelaksanaannya objektivitas sangat diperhatikan dan orientasi utamanya adalah pada tujuan program itu sendiri.

Adapun prinsip-prinsip monitoring sebagai berikut:

1.      Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus2.      Monitoring harus menjadi umpan balik bagi perbaikan kegiatan program organisasi3.      Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun terhadap pengguna

produk atau layanan.4.      Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya untuk berprestasi5.      Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku6.      Monitoring harus obyektif

7.      Monitoring harus berorientasi pada tujuan program.

Adapun mengenai prinsip-prinsip evaluasi, Nanang Fattah (1996) mengemukakan ada 6 prinsip, yaitu:

1.      Prinsip berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut.2.      Prinsip menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen program harus dievaluasi3.      Prinsip obyektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi.4.      Prinsip sahih, yaitu mengandung konsistensi yang benar-benar mengukur yang seharusnya

diukur.5.      Prinsip penggunaan kritis6.      Prinsip kegunaan atau manfaat

Prinsip dasar lainnya:

1.      Sistem M&E dibuat sederhana; disesuaikan dengan kapasitas dan sumber daya yang tersedia. Hal ini untuk menghindari kesulitan implementasi di lapangan.

2.      Tujuan yang jelas. Kegiatan M&E difokuskan pada hal-hal yang relevan dengan tujuan dari monitoring itu sendiri yang dikaitkan dengan aktivitas dan tujuan program. Jangan mengumpulkan data yang tidak relevan dengan kebutuhan program. Perlu dibuat logframe, intervention logic model, dan rencana kerja M&E yang antara lain mencakup rincian indicator kinerja yang akan dipantau.

3.      Dilakukan tepat waktu; ini merupakan esensi monitoring karena ketersediaan data on-time diperlukan bagi pihak manajemen/pengguna data untuk penyelesaian masalah secara tepat waktu. Selain itu ketepatan waktu monitoring juga penting untuk mendapatkan data akurat dalam memantau obyek tertentu pada saat yang tepat.

4.      Informasi hasil M&E harus akurat dan objektif; informasi tidak akurat dan objektif bisa menyebabkan false alarm. Perlu mekanisme untuk check konsistensi dan akurasi data.

5.      Sistem M&E bersifat partisipatif dan transparan; perlu pelibatan semua stakeholders dalam penyusunan design dan implementasinya, serta hasilnya dapat diakses oleh semua pihak.

6.      Sistem M&E dibuat flexible; dalam artian tidak kaku tapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tapi masih dalam batas koridor SOP.

7.      Bersifat action-oriented; monitoring diharapkan menjadi basis dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Oleh karena itu sejak awal perlu dilakukan analisa kebutuhan informasi untuk menjamin bahwa data monitoring akan digunakan untuk melakukan tindakan.

8.      Kegiatan M&E dilakukan secara cost-effective.9.      Unit M&E terdiri dari para specialists yang tidak hanya bertugas mengumpulkan data tetapi

juga melakukan analisa masalah dan memberikan rekomendasi pemecahan masalah secara praktis.

PENDEKATAN DAN TEKNIK MONEV

Teknik dalam pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan melalui kegiatan observasi langsung atas proses, wawancara kepada sumber/pelaku utama, dan kegiatan diskusi terbatas melalaui forum group discussion untuk memperoleh klarifikasi pelaksanaan program.

1. Pendekatan

Ada empat cara untuk memonitor keluaran dan dampak. Keempat cara atau pendekatan itu adalah pelaporan sistem sosial (social accounting), eksperimentasi sosial (social experimentation), pemeriksaan sosial (social auditing) dan pengumpulan bahan untuk penelitian sosial (social research cumulation). Pendekatan ini masingmasing mempunyai dua aspek yaitu aspek yang berhubungan dengan jenis informasi yang diperlukan (Dunn, 1981).

Keempat pendekatan ini mempunyai ciri yang bersamaan yaitu bahwa keempatnya:

  TERPUSAT KEPADA KELUARAN KEBIJAKSANAAN, sehingga dalam monitoring ini sangat diperhatikan variabel yang mempengaruhi keluaran, baik yang tidak dapat dikontrol oleh pembuat kebijaksanaan (misalnya kondisi sekarang yang sudah ada), dan variabel yang dapat dimanipulasikan atau diramalkan sebelumnya;

  BERPUSAT PADA TUJUAN, yaitu untuk memberikan pemuasan kebutuhan, nilai atau kesempatan kepada klien atau target;

  BERORIENTASI PADA PERUBAHAN. Tiap-tiap pendekatan itu berusaha untuk memonitor perubahan dalam suatu jangka waktu tertentu, baik dengan menganalisis perubahan unjuk kerja antara beberapa program yang berbeda atau yang sama beberapa variabelnya, atau kombinasi antara keduanya;

  MEMUNGKINKAN KLASIFIKASI SILANG KELUARAN DAN DAMPAK berdasarkan variabel-variabel lain termasuk variabel yang dipergunakan untuk memonitor masukan kebijaksanaan (waktu, uang, tenaga, perlengkapan) dan proses kebijaksanaan (aktivitas, dan sikap administratif, organisasi dan politis yang diperlukan untuk transformasi masukan kebijaksanaan menjadi keluaran), dan

  BERHUBUNGAN DENGAN ASPEK PELAKSANAAN KEBIJAKSANAAN secara obyektif maupun subyektif. Indikator obyektif didasarkan atas data baru yang diperoleh melalui survei sampel atau studi lapangan (Dunn, 1981).

2. Teknik

  OBSERVASI: Observasi ialah kunjungan ke tempat kegiatan secara langsung, sehigga semua kegiatan yang sedang berlangsung atau obyek yang ada diobservasi dan dapat dilihat. Semua kegiatan dan obyek yang ada serta kondisi penunjang yang ada mendapat perhatian secara langsung

  WAWANCARA DAN ANGKET: Wawancara adalah cara yang dilakukan bila monitoring ditujukan pada seseorang. Instrumen wawancara adalah pedoman wawancara. Wawancara itu ada dua macam, yaitu wawancara langsung dan wawancara tidak langsung.

  FORUM GROUP DISCUSSION (FGD): FGD adalah proses menyamakan persepsi melalaui urun rembug terhadap sebuah permasalahan atau substansi tertentu sehingga diperoleh satu kesamaam (frame) dalam melihat dan mensikapi hal-hal yang dimaksud.

PROSES MONEV

Proses dalam monev sederhananya adalah “menelusuri” proses pekerjaan proyek atau kegiatan sehingga dapat menemukan “apa yang sesungguhnya terjadi di antara PELAKSANAAN (proses) dengan TUJUAN yang dirumuskan.  Apabila dalam penelusuran atau pemantauan itu ditemukan adanya pesenjangan atau penyimpangan yang direkomendasikan perubahan atau perbaikan sehingga kesenjangan segera teratasi. Atau setidaknya meminimalisir kerugian yang timbul akibat penyimpangan.

Karena manfaat monitoring itu sangat besar dan penting dalam peranannya sebagai “alat perencanaan” maka dilakukan dengan metode dan alat yang terstruktur dan sistematis, misalnya dengan menggunakan angket, wawancara, FGD dan sebagainya. Prosesnya secara skematik dapat dilihat seperti dibawah ini:

 

Nanang Fattah (1996) menyarankan langkah-langkah monitoring yagdapat bermanfaat diikuti seperti dalam diagram berikut:

Proses dasar dalam monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu: 1.  Menetapkan standar pelaksanaan; 2.  Pengukuran pelaksanaan; 3.  Menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standar dan rencana.

Monitoring dan Evaluasi dilaksanakan dengan mengikuti beberapa langkah sebagai berikut.

1. Tahap Perencanaan: Persiapan dilaksanakan dengan mengidentifikasi hal-hal yang akan dimonitor, variabel apa yang akan dimonitor serta menggunakan indikator mana yang sesuai dengan tujuan program. Rincian tentang variabel yang dimonitor harus jelas dulu, serta pasti dulu batasannya dan definisinya. “Variabel adalah karakteristik dari seseorang, suatu peristiwa atau obyek yang bisa dinyatakan dengan data numerik yang berbeda-beda.” (William N Dunn: 2000).

2. Tahap Pelaksanaan: monitoring ini untuk mengukur ketepatan dan tingkat capaian dari pelaksaan program/kegiatan/proyek yang sedang dilakukan dengan menggunakan standar (variable) yang telah dipersiapkan di tahap perencanaan. Setelah memastikan definisi yang tepat tentang variabel yang dimonitor serta indikatornya, maka laksanakan monitoring tersebut. Adapun indikator umum yang diukur dalam melihat capaian pekerjaan antara lain adalah :

  Kesuaian dengan tujuan proyek/kegiatan  Tingkat capaian pekerjaan sesuai target   Ketepatan belanja budget sesuai plafon anggaran;   Adanya tahapan evaluasi dan alat evaluasinya;  Kesesuaian metode kerja dengan alat evaluasi;  Kesesuaian evaluasi dengan tujuan proyek;  Ketetapan dan pengelolaan waktu;  Adanya tindak lanjut dari program tersebut;

3. Tahap Pelaporan

Pada langkah ketiga, yaitu menentukan apakah prestasi kerja itu memenuhi standar yang sudah ditentukan dan di sini terdapat tahapan evaluasi, yaitu mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus dicapai. Selanjutnya temuan-temuan tersebut ditindaklanjuti dan hasilnya menjadi laporan tentang program.

PENUTUP

Dari pembahasan di atas jelas bahwa M & E memiliki peran dan fungsi yang sangat penting. Terutama adalah untuk memastikan proses pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan benar-benar “on the track” sesuai tujuan proyek dan program.  Monitoring dapat disebut sebagai “on going evaluation,” yang dilakukan sementara kegiatan berlangsung untuk melakukan perbaikan “di tengah jalan” bila diperlukan. Sementara Evaluasi dimaksud adalah “terminate evaluation,” yang dilakukan pada akhir proyek untuk memastikan apakah pelaksanaan dan manfaat proyek sesuai tujuannya atau tidak.  Lalu, hasilnya dapat dijadikan sebagai masukan untuk perencanaan proyek/program berikutnya.

[1] Bahan pengayaan untuk Pelatihan Evaluasi & Monitoring bagi Gereja-gereja dan Lembaga Mitra EMS yang dilaksanakam oleh Yayasan Dhyana Pura Bali, 4 Maret 2015[2] Direktur PPSDM Bina Darma Salatiga 2000-2009, Saat ini sebagai Direktur Institute Transformasi Indonesia, Asesor Fasilitator Pembardayaan Masyarakat, juga Penulis, Peneliti dan Trainer independen.

Posted 8th March by Semuel S. Lusi Labels: fungsi monitoring manajemen program Monef 0

Add a comment

Mar8

Fungsi Planning

PERENCANAAN PARTISIPATIF UNTUK PROGRAM PELAYANAN[1]

Oleh Semuel S.Lusi[2]

Karena hanya dengan perencanaan engkau dapat berperang,

dan kemenangan tergantung pada penasihat yang banyak.(Amsal 24:6)

PENDAHULUAN

Planning atau perencanaan ialah suatu rangkaian persiapan tindakan untuk mencapai

tujuan. Perencanaan merupakan pedoman, garis-garis besar atau petunjuk-petunjuk yang

dipersiapkan agar memperoleh hasil sebagaimana diinginkan.

Perencanaan berkaitan dengan perihal apa yang ingin dikerjakan, tujuan spesifik yang igin

dicapai, alat dan metode apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, siapa-

siapa yang terlibat, bagaimana kegiatan-kegiatan dipantau (dimonitor) dan seterusnya. Dalam

rangka melakukan hal tersebut, harus pula bisa diprediksikan sejauh mana kemungkinan

tersebut dapat dicapai, baik dilihat dari aspek ekonomi, sosial maupun lingkungan politik

tempat gereja /organisasi berada, juga dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada guna

mewujudkan rencana tersebut. Itulah sebabnya perencanaan juga mencakup

fungsi monitoring dan budgeting.

Tidak mengherankan kalau planning menjadi fungsi pertama dari manajemen.  Bahkan dapat

dikatakan sebagai fungsi terutama.

PENGERTIAN PERENCANAAN

Apa itu Perencanaan? Sederhananya, perencanaan adalah menentukan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Jadi dalam perencanaan, ada pengandaian bahwa tujuan atau visi dan misi sudah ada. Atau, bisa juga perumusan tujuan, visi misi merupakan bagian yang menyatu dari cakupan perencanaan. Dalam hal demikian, perumusan visi atau tujuan menjadi langkah pertama dalam pelaksanaan perencanaan.

Perencanaan (Planning) merupakan fungsi manajemen yang paling utama dan pertama. Pada urutan kegiatan, perencanaan merupakan awal kegiatan. Fungsi yang lain akan bekerja setelah diberi arahan oleh bagian perencanaan. Secara umum, perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi/lembaga/gereja (atau tujuan kegiatan), kemudian menyajikan dengan jelas strategi (program), taktik (cara melaksanakan program), dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Karena itu perencanaan dapat dipahami sebagai proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai. Perencanaan memberikan informasi untuk mengkoordinasikan pekerjaan atau program secara efisien dan efektif. Perencanaan yang baik harus berdasarkan sasaran, bersifat sederhana, mempunyai standar, fleksibel, seimbang, dan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dulu.

Berikut ini Pengertian Perencanaan yang dikemukakan oleh beberapa ahli:

William H. Newman: Perencanaan adalah menentukan apa yang akan dilakukan. Perencanaan mengandung rangkaian-rangkaian putusan yang luas dan penjelasan-penjelasan dari tujuan, penentuan kebijakan, penentuan program, penentuan metode-metode dan prosedur tertentu dan penentuan kegiatan berdasarkan jadwal sehari-hari.

Douglas: Perencanaan adalah suatu proses kontinu dari pengkajian, membuat tujuan dan sasaran, dan mengimplementasikan serta mengevaluasi atau mengontrolnya.

Alexander: Perencanaan adalah memutuskan seberapa luas akan dilakukakan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya. 

Steiner: Perencanaan adalah suatu proses memulai dengan sasaran-sasaran, batasan strategi, kebijakan, dan rencana detail untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk menerapkan keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja dan umpan balik terhadap pengenalan siklus perencanaan baru.

Secara umum, dalam suatu perencanaan seorang pelaksana program/manaejer/pemgambil keputusan akan memulai dengan menjawab pertanyaan 5W dan 1H, seperti berikut ini:

What; yaitu apa yang ingin dicapai lewat organisasi/program/kegiatan yang mau dilakukan itu?

Why; mengapa hal itu yang menjadi tujuan, dan bukan yang lain. Harus bisa menjelaskan alasan disertai analisisnya.

Where;  Dimana proyek atau program atau kegiatan itu dilakukan? Harus mampu menjelaskan alasan mengapa program atau proyek dilakukan di lokasi tertentu dan bukan di lokasi lainnya?

When: Kapan akan dilakukan? Harus dapat dengan tepat menentukan jadwal kegiatan/pekerjaan ingin dilakukan.

Who: Siapakah yang akan terlibat dalam pelaksanaannya? Siapa yang menjadi kelompok sasaran dari program tersebut? Mengapa orang-orang itu yang dipilih untuk melaksanakan pekerjaan. bukan orang lain. Mengapa orang-orang itu yang menjdi kelompok sasaran / penerima manfaat di bukan lainnya?

How: Bagaimana program/kegiatan itu akan dilakukan?

PERAN VISI DAN MISI

Salah satu bagian terpenting dari strategi perencanaan (baik perencanaan program maupun perencanaan organisasi) adalah perumusan visi dan misi.  Visi dan misi dimaksud bisa berupa visi dan misi organisasi  (yang sifatnya relatif parmanen), atau visi dan misi dari  unit-unit pelayanan di gereja, atau bahkan visi dan misi (tujuan) program tertentu.  Visi dan misi dari unit-unit pelayanan tidak lain adalah visi dan misi organisasi yang diterjemahkan di dalam kondisi unik dari masing-masing unit pelayanan. Demikian pula, “visi dan misi” program merupakan terjemahan praktis dari visi gereja/lembaga dalam operasional program atau kegiatan-kegiatan demi mencapai visi lembaga/gereja. 

Dari segi waktu, visi dan misi juga dapat dibedakan menjadi visi dan misi jangka panjang (yaitu cita-cita ideal, atau mimpi-mimpi bersama jemaat yang ingin dicapai dengan jarak

waktu yang tak terbatas), visi & misi jangka pendek (biasanya antara 5-10 tahunan, atau sering disesuaikan dengan periode kepengurusan dari presbiter), dan visi & misi jangka pendek, yaitu bisa 100-an hari pertama, semesteran, tahunan, dan sejenisnya.  Visi dan misi jangka panjang dimaksudkan adalah visi dan misi organisasi. Visi dan misi jangka menengah dan pendek haruslah merupakan terjemahan operasioanl terhadap visi dan misi organisasi yang disesuaikan dengan pergumulan dan harapan yang yang ingin dicapai pada kurun waktu tertentu.

Manfaat dan kegunaan Visi dan misi adalah:

1.         Sebagai standar normatif untuk mengevaluasi tingkat kemajuan yang telah diraih.2.         Sebagai acuan untuk merumuskan program (terutama visi-visi jangka pendek).3.         Sebagai acuan (jangka pendek) untuk mengevaluasi tingkat prestasi atau keberhasilan dari

sebuah kepengurusan.4.         Sebagai radar yang membantu mengkonsolidasi semua aktifitas dan dinamika agar terarah

kepada titik tujuan.

TUJUAN PERENCANAAN

Setiap kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan perlu melakukan perencanaan. Tanpa

perencanaan, mustahil tujuan dapat tercapai.

Albert Silalahi (1987: 167), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:  Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to

anticipate and offset change).  Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun

non-administrator.  Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan

pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.  Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk

memudahkan pengawasan.

Sebuah Perencanaan disebut baik bila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:  Memiliki tujuan yang jelas,

  Bersifat sederhana (simple), dalam arti tidak muluk-muluk, sehingga tidak terlalu sulit dalam pelaksanaannya,

  Memuat analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan,

  Bersifat fleksibel, dalam arti dapat berubah sesuai perkembangan yang ada,

  Memiliki keseimbangan, yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam lembaga gereja/organisasi/perusahaan dengan tujuan akhir atau visi misi dari lembaga

  Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna.

Manfaat perencanaan dapat kita lihat seperti berikut ini:

  Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan terorganisasi menuju arah yang sama.

  Perencanaan yang disusun berdasarkan penelitian yang akurat, diagnosis kebutuhan yang tepat akan menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan memberikan manfaat maksimal.

  Perencanaan memuat standar-standar atau batas-batas tindakan dan biaya sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan.

  Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan, sehingga aparat pelaksana memiliki irama atau gerak dan pandangan yang sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

  MODEL-MODEL PERENCANAAN

PRA Need Assesment: dapat dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan, maupun

dengan melakukan diskusi mendalam. Tujuannya adalah untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelayanan dari kelompok sasaran, atau anggota jemaat yang dilayani.

Focus Group Disscussion (FGD); biasanya dilakukan dengan membentuk kelompok menurut tema yang ditentukan.  Kelompok-kelompok di tingkat unit pelayanan (berdasarkan wilayah, kolom, atau sektor maupun berdasarkan pengkategorian fungsi seperti komsi-komsi dan sejnisnya) bertemu dan membahas secara intens kebutuhan-kebutuhan mereka.  Hasil dari FGD inilah yang dijadikan sebagai dasar pembuatan perencanaan program pelayanan. 

Perencanaan Terpadu Perencanaan Strategis

FUNGSI-FUNGSI PERENCANAAN (PLANNING)

         Pemberi Arah; dengan perencanaan segala aktivitas dapat terarah kepada satu titik, yaitu tujuan. Tujuan tidak lain dari “jawaban” atas masalah, atau “pemenuhan” atas kebutuhan.

         Mengantisipasi Perubahan; dengan perencanaan dinamika perubahan yang dihadapi dapat diantisipasi, bahkan dapat dikelola dengan baik. Lewat perencanaan telah diprediksi semua kondisi yang berkemungkinan terjadi di masa depan sehingga dapat diantisipasi lebih awal.

         Meminimalisir ketidakpastian; meski sejumlah kondisi ekstrim sekalipun dapat diprediksi, namun selalu terbuka kemungkinan adanya ketidakpastian yang luput dari radar antisipasi. Perencanaan membantu meminimalisirnya.

         Menjamin koordinasi; koordinasi memiliki titik pijak atau peta untuk bergerak. Koordinasi tidak lain dari rutinitas konsolidasi sumberdaya untuk memastikan semua dinamika dan capaian sementara diarahkan ke “titik koordinat.”

         Menciptakan standar bagi capaian; ewat perencanaan setiap capaian memiliki kadar kualitatif dan kuantitatif untuk mengukur “jarak tempuh” standar yag ditentukan untuk dicapai pada setiap tahapan.

         Menentukan titik tolak dan tujuan program. Tujuan sebagai sesuatu yang ingin dicapai, yaitu sebagai sasaran, sedangkan perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik memiliki titik tolak, landasan dan tujuan.

         Memberikan pedoman, pegangan dan arah. Setiap lembaga, baik lembaga pemerintahan, lembaga profit, maupun non profit seperti gereja membutuhkan perencanaan guna mencapai suatu tujuan. Di sini perencanaan berfungsi sebagai pedoman, pegangan dan arahan dalam melaksanakan program dan kegiatan.

         Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material. Melalui perencanaan, pelaksanaan program dan kegiatan-kegiatan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Waktu, tenaga, maupun fasilitas yang dimiliki dapat digunakan secara tepat, tanpa pemborosan yang tidak perlu.

         Memudahkan pengawasan. Dengan perencanaan (planning), mudah dipantau bila terjadi penyelewengan karena  ada pedoman dan patokan yang jelas.

         Kemampuan evaluasi yang teratur. Planning dapat membantu kita mengetahui apakah usaha yang kita lakukakan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai atau tidak. Dengan adanya planning kita dapat melakukan evaluasi secara teratur.

         Sebagai alat koordinasi. Perencanaan dalam suatu lembaga/gereja kadang juga kompleks, karena dapat mencakup banyak bidang. Itulah sebabnya, tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan yang tidak perlu atau tumpang tindih yang menyebabkan in-efisiensi.

PRINSIP-PRINSIP PERENCANAAN

1. Menetapkan misi ( tujuan ) berdasarkan harapan dan visi masyarakat. Tentu saja gereja/organisasi memiliki visi dan dalam membuat perencanaan pelayanan haruslah mempertimbanhgkan harapan dan visi masyarakat yang dilayani atau kelompok sasaran

2. Perencanaan berpijak pada visi misi dan tujuan umum. Ini disebabkan karena perencanaan tidak lain adalah upaya untuk merealisasikan visi dan tujuan-tujuan.

3. Pemberian kewenangan pengambilan keputusan pada tingkat lokal (fungsi pemberdayaan dan pembelajaran). Prinsip ini mengandaikan bahwa lewat program-program yang dipersiapkan dapat menciptakan kader-kader pemimpin dari kelompok sasaran yang kelas siap menjadi penanggungjawab program.

4. Pelibatan secara langsung sebanyak mungkin anggota masyarakat lokal. Dengan prinsip ini diharapkan setiap program gereja yang hendak dilakukan dapat memberi manfaat bagi sebanyak-banyaknya orang.

5. Keterlibatan anggota masyarakat lokal dalam setiap tahap perencanaan. Prinsip ini juga menunjuk pada aspek pemberdayaan dan pengkaderan. Dengan melibatkan kelompok sasaran dalam perencanaan, tidak saja proses pembelajaran terdorong, melainkan juga rasa memiliki (program) dibentuk.

6. Pengembangan saling belajar untuk meningkatkan efektifitas partisipasi. Setiap program gereja hendaknya dapat mendorong semarangat saling belajar, saling sharing, dan saling menguatkan.

7. Perencanaan hendaknya mempertimbangkan nilai-nilai lokal baik nilai budaya, nilai moral, religius, maupun gabungan dari ketiganya. Acuan nilai yang jelas dan mantap akan memberikan motivasi yang kuat untuk menghasilkan rencana yang sebaik-baiknya;

8. Perencanaan hendaknya mempertimbangkan kondisi sosio-budaya masyarakat, baik yang mendukung maupun menghambat pelaksanaan rencana nanti. Kondisi sosio-budaya tersebut misalnya sistem nilai, adat-istiadat, keyakinan, serta cita-cita. Terhadap kondisi sosio-budaya yang mendukung pelaksanaan rencana, hendaknya telah direncanakan cara memanfaatkan secara maksimal faktor pendukung itu. Sedangkan terhadap kondisi sosio-budaya yang menghambat, hendaknya telah direncanakan cara untuk mengantisipasinya dan menekannya menjadi sekecil-kecilnya; dan

9.         Perencanaan yang baik harus realistis, dalam artian disesuaikan dcngan sumber daya dan dana yang tersedia. Dalam hal sumber daya, hendaknya dipertimbangkan kuantitas maupun kualitas manusia dan perangkat penunjangnya. Perencanaan sebaiknya tidak mengacu pada sumber daya yang diperkirakan akan dapat disediakan, melainkan pada sumber daya dan dana yang nyata ada;

10. Perencanaan harus dapat bersifat fleksibel. Meskipun berbagai hal yang terkait dengan pelaksanaan rencana telah dipertimbangkan sebaik-baiknya, masih mungkin terjadi hal-hal di luar perhitungan perencana ketika rancana itu dilaksanakan.

Prinsip-prinsip lainnya juga dirumuskan sebagai berikut:

1. Ada rumusan isu dan permasalahan yang jelas;2. Ada rumusan prioritas program sesuai dengan urgensi, kepentingan, dan dampak

terhadap pencapaian visi gereja/lembaga3. Ada rumusan tujuan yang memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable,

Achievable, Result oriented, Time bound)4. Ada rumusan alternatif strategi untuk pencapaian tujuan;5. Ada rumusan kebijakan untuk masing-masing strategi;6. Ada pertimbangan atas kendala ketersediaan sumberdaya dan dana;7. Ada tolok ukur dan target kinerja capaian program;8. Ada pagu /rencana budget bagi program;9. Ada kejelasan siapa bertanggungjawab untuk mencapai tujuan, sasaran, dan hasil,

serta waktu penyelesaian termasuk tinjau ulang kemanjuan pencapaian sasaran;10. Ada kemampuan untuk menyesuaikan dari waktu ke waktu terhadap perkembangan

internal dan eksternal yang terjadi;11. Ada evaluasi terhadap proses perencanaan yang dilakukan; 12. Ada instrumen, metodologi, pendekatan yang tepat digunakan untuk mendukung

proses perencanaan.

PERENCANAAN PROGRAM

Dalam merencanakan suatu program, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

  Proses pembuatan program

  Identifikasi program

  Langkah-langkah dalam penyusunan rencana program

  Penjadwalan rencana program

1.  Proses Pembuatan Program

Dalam proses pembuatan program dapat kita kemukakan sebagai berikut :

Berdasarkan atas fakta yang objektif, rasional dan pertimbangan-pertimbangan terhadap perkembangan kegiatan.

Sasaran yang ingin dicapai harus jelas.

5W + H : What (Apa), Why (Kenapa), Who (Siapa), Where (Dimana), When (Kapan) dan How (Bagaimana).

Harus dipertimbangkan kebijaksanaan organisasi.

Antara satu kegiatan dengan kegiatan yang saling mengisi dan berkaitan.

Tidak kaku dalam batas-batas tertentu sesuai dengan perkembangan.

Mudah dipahami dan penafsiran harus sama oleh pelaksana kegiatan.

2.  Identifikasi Program

Dari sekian banyak bidang atau seksi dalam perencanaan program harus diidentifikasi menurut:

  Bidang kegiatan

  Jenis kegiatan

  Sub.jenis kegiatan

  Bentuk kegiatan

3. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Rencana Program

Dalam merencanakan suatu rencana program beberapa langkah yang harus kita perhatikan, yaitu:

  Sasaran yang ingin dicapai harus diketahui dan ditetapkan.

  Kumpulkan data atau informasi yang diperlukan.

  Analisa data dan informasi terhadap sasaran atau permasalahan yang terjadi.

  Identifikasi faktor-faktor apa saja yang akan menjadi penghambat dan penunjang.

  Buat alternatif rencana program, dari masing-masing alternatif tersebut tetapkan yang terbaik.

  Rencana program harus terperinci, yaitu terdiri dari waktu, pendanaan, pelaksanaan dan lain-lain.

5.Penjadwalan Rencana Program

Penjadwalan program merupakan aspek penting dari suatu perencanaan program, karena dalam suatu penjadwalan tersebut lebih memfokuskan kepada identifikasi terhadap sesuatu

yang harus atau ingin dilakukan, kapan untuk dimulai dan kapan harus selesai. Penjadwalan ini sangat membantu dalam hal pelaksanaan, monitoring kegiatan, dan evaluasi suatu program.

Dalam penjadwalan suatu rencana program beberapa hal harus kita pedomani:

  Identifikasi seluruh kegiatan yang direncanakan.

  Prioritaskan program.

  Tentukan kegiatan yang telah dirinci.

  Tentukan lama waktu dan waktu pelaksanaan.

  Jadwal kegiatan disesuaikan dengan tahun anggaran

  Evaluasi jadwal yang telah disusun.

Dari keempat hal tersebut diatas, walaupun perencanaan program yang disusun terlihat baik dan rapi, dalam pelaksanaannya belum tentu demikian. Pemimpin atau pelaksana program harus dapat memperkecil kendala-kendala yang datang baik dari dalam maupun dari luar lembaga. Kendala yang datang dari dalam lembaga adalah kuranganya pengertian dan pemahaman, kesadaran dan tanggung jawab, waktu dan pendanaan, pola manajemen. Sedangkan yang datang dari luar seperti peraturan/ketentuan-ketentuan (birokrasi) yang berlaku, faktor sosial, faktor politik dan faktor ekonomi.

Sama halnya dengan organisasi, gereja merupakan sistem yang kompleks dan multidimensi. Itulah sebabnya dituntut kemampuan pengelolaan menghadapi dan mengatasi bermacam tantangan, hambatan dan perubahan, baik dari dalam maupun dari luar.

Dalam menilai apakah suatu perencanaan efektif atau tidak, bisa dilihat dari  manfaat hasil yang dicapai apakah sesuai harapan, apakah sesuai sasaran atau target yang ditentukan, apakah pemanfaatan anggarannya efektif dan efesien atau tidak, apakah sesuai dengan alokasi waktu yang direncanakan, dan sebagainya. Untuk pencapaiannya dibutuhkan monitoring dan pengawasan yang intensif, baik sebelum, selama maupun sesudah kegiatan berlangsung.

BAB I

PENDAHULUAN

1.       Latar Belakang

Dalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan program dan pengembangan di lingkup internal managemen, tuntutan kualitas dan kuantitas mutu program merupakan keharusan karena penyelenggaraan pelaksanaan program dan pengembangan yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Akuntabilitas menggunakan prinsip-prinsip yang tidak memberi peluang untuk merubah konsep dan implementasi perencanaan, baik perubahan terhadap program, besaran dana pelaksanaan maupun sasaran. Akuntabilitas mampu membatasi ruang gerak terjadinya perubahan dan pengulangan serta revisi perencanaan. Sebagai alat kontrol akuntabilitas publik memberi kepastian pada aspek-aspek penting perencanaan, dan pelaksanaan program serta pengembangan di lingkungan internal managemen MPS PP Muhammadiyah.

Guna mencapai akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pelaksanaan program dan pengembangan di lingkup internal managemen kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai wahana kontrol dan pengendalian program mulai dari proses perencanaan, implementasi, output dan outcome yang diharapkan. Oleh karena itu untuk mewujudkan akuntabilitas pelaksanaan program dan pengembangan dibutuhkan adanya program monitoring dan evaluasi dengan menggunakan suatu aturan, ukuran dan kriteria sebagai indikator keberhasilan suatu pekerjaaan atau perencanaan.

Program “Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana” dilaksanakan secara structural dengan melibatkan MPS Muhammadiyah Wilayah, Daerah, Cabang dan Ranting serta dengan melibatkan pemangku kepentingan lainnya sebagai salah satu bentuk pembinaan, pengendalian dan control atas pelaksanaan kegiatan yang dibiayai melalui dana hibah, atau pendanaan lainnya yang tidak mengikat.

Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengetahui kekurangan, kelemahan, dan kekuatan dalam segi perencanaan dan implementasi kegiatan / program. Oleh karena itu dengan melihat besarnya kepentingan monitoring dan evaluasi, maka dipandang perlu adanya satu pedoman yang menjadi panduan atau acuan bagi semua Tim Managemen di lingkungan MPS PP Muhammadiyah untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam Perencanaan, monitoring dan evaluasi suatu kegiatan. Dengan adanya pedoman ini diharapkan tujuan dan hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dapat dicapai dengan baik.

1. 2.       Tujuan

Buku Panduan Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi ini ditujukan bagi terealisasinya program dalam:

1. membantu memberikan bahan perbaikan dan analisis dalam evaluasi managemen sehingga tetap pada alur program yang sudah direncanakan.

2. Mendeteksi sedini mungkin kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi bagi penguatan program.

3. Memudahkan Tim monev dalam melaksanakan tugasnya di lapangan.

Pada dasarnya buku panduan ini dikhususkan untuk pelaksanaan program “Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana” yang dilaksanakan oleh Majelis Pelayanan Sosial PP Muhammadiyah – Kemitraan partnership. Namun tidak tertutup kemungkinan jika digunakan oleh pihak lain yang focus garapannya sama.

1. 3.       Sasaran2. Kesesuaian dari proses pelaksanaan proyek terhadap kesepakatan-kesepakatan yang

telah disepakati antara managemen proyek dengan petugas/pelaksana proyek.

Tercapainya suatu project didukung oleh struktur managemen yang mampu merencanakan, pembagian jobs description, target capaian yang jelas dan pelaksanaan itu sendiri. Sehingga dari kesesuaian ini perlu dibuat mekanisme kerja yang betul-betul matang. Pelaksana kegiatan inilah yang akan menjadi target sasaran monitoring.

1. Proses pelaksanaan proyek.

Menggambarkan bagaimana kegiatan yang sedang berlangsung, ditandai dengan adanya aktivitas rutin pelaksana program dan penerima manfaat. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan tentunya dapat ditentukan dari bagaimana proses pelaksanaan proram berjalan dengan baik. Sehingga perlu dijadikan sasaran monitoring untuk membantu managemen dalam mengambil langkah-langkah berikutnya.

1. Dampak dari proyek

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dalam suatu project, penerima manfaat akan merasakan adanya dampak perkembangan kearah kemajuan atau kemunduran. Jika adanya perkembangan kearah kemajuan maka project tersebut boleh dikatakan berhasil, sedangkan sebaliknya /kemunduran maka ada yang belum bias diterima oleh penerima manfaat.

1. 4.       Tugas dan fungsi

Tugas dan fungsi Tim monitoring dan Evaluasi adalah sebagai berikut:

1. Membantu Program Officer/Program Manager dalam melaksanakan perencanaan program kegiatan

2. Membantu meneliti dalam melaksanakan rencana kegiatan yang sudah dibuat3. Membantu meningkatkan kualitas hasil capaian program4. Membantu mencari penyelesaian masalah yang dihadapi5. Membantu menunjukkan kelemahan dalam pelaksanaan program, bukan mencari

kesalahan dari pelaksana program6. Membantu pelaksana program agar tetap berada dalam koridor etika mekanisme

program.

1. 5.       Keanggotaan/Tim monev

Ada dua bentuk keanggotaan/Tim monev:

1. Masuk dalam struktur managemen program

Bersama-sama dengan staf lain ikut andil dalam perencanaan, perumusan dan pelaksanaan kegiatan yang diatur sesuai dengan mekanisme managemen yang telah disepakati.

1. Terpisah dari struktur managemen/independen

Tim monev ini akan melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh tm managemen program, serta tidak berhak dalam menyusun/merumuskan program. Dalam hal ini hanya sebatas memberikan laporan monev dan rekomendasi sesuai dengan kontrak kerja yang disepakati.

Untuk Petugas Monev akan ditentukan langsung oleh Koordinator Tim Monev dengan memperhatikan (managemen pusat & MPS PP Muhammadiyah).

Maka dalam pelaksanaan program “Peningkatan Kualitas Hidup Dan Akses Pelayanan Dasar Untuk Anak Jalanan dan Masyarakat Pedesaan Korban Bencana” Tim Monev masuk dalam struktur managemen program.

1. 6.       Anggaran

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya seluruh kebutuhan Tim Monev dibebankan kepada anggaran operasional managemen yang telah disusun oleh finance officer, dengan terlebih dahulu memberikan surat pengajuan monitoring yang dilampirkan dengan jadwal kegiatan monitoring.

1. 7.       Landasan

Surat keputusan pengangkatan dan Mekanisme Kerja Monitoring Evaluasi yang telah disepakati.

1. 8.       Target Output2. Mengidentifikasi/monitoring sumber hambatan atau masalah sesegera mungkin3. Memacu pelaksanaan kegiatan yang terlambat dari rencana4. Melakukan pemantauan kegiatan-kegiatan pelaksanaan program dan pengembangan

yang output nya tidak jelas5. Memberikan rekomendasi tentang kelanjutan/pemberhentian kegiatan.6. Mengidentifikasi kegiatan pelaksanaan program yang memiliki potensi menjadi

kegiatan unggulan/success story

BAB II

Perencanaan dan Monitoring Kegiatan

2.3   Perencanaan

Untuk merencanakan sebuah kegiatan disusun oleh managemen pusat berdasar pada analisis masalah yang ada, kemudian dilakukan survey lapangan untuk memastikan bahwa penerima manfaat program benar-benar membutuhkannya. Sedangkan dalam perencanaan monitoring,

langkah awal dibuat dahulu panduannya mengacu pada logframe yang sudah dibuat, sehingga memudahkan bagi petugas monev dalam menjalankan tugasnya.

2.3.1          Indikator kinerja

Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang ditetapkan berdasarkan output dan outcome.

Fungsi indikator kinerja adalah :

1. Memperjelas apa, berapa dan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan/program dan kebijakan

2. Menciptakan kesepakatan yang dibangun oleh berbagai pihak terkait.3. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja.4. Merupakan ukuran keberhasilan (akuntabilitas) Satuan Kerja dalam melaksanakan

tugas dan fungsinya.

Dalam menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan, maka dirumuskan indikator kinerja yang merupakan ukuran kuantitatif kinerja yang dicapai dalam lingkup Tim Managemen pusat MPS PP Muhammadiyah. Indikator ini terdiri dari indikator input, keluaran dan hasil. Indikator input mengukur sumber daya yang digunakan Tim Managemen dalam menjalankan tugas-tugasnya meliputi anggaran dan sumber daya manusia (SDM). Indikator kinerja untuk mengukur capaian dalam kurun waktu tertentu, terdiri dari indikator kinerja output dan indikator kinerja outcome. Sesuai panduan, indikator ini dikelompokkan berdasarkan 2 (dua) dimensi: dimensi akademis dan dimensi output.

Untuk mengukur kemajuan yang dicapai dalam melaksanakan program, maka ditetapkan Indikator Kinerja Tim Managemen, yang merupakan alat untuk mengukur kemajuan hasil pelaksanaan program dalam mencapai Sasaran dan Tujuan. Indikator Kinerja ini digunakan untuk membantu dalam mengevaluasi kemajuan kearah tujuan atau strategic direction dari organisasi. Untuk mengukur capaian outcome dari berbagai program/kegiatan, maka ditetapkan indikator bagi setiap program/kegiatan, yang menjadi acuan bagi dalam mengevaluasi dan mengukur kemajuan kegiatan. Indikator Kinerja Tim Managemen dibuat dalam kurun waktu pelaksanaan program dan memuat hal-hal sebagai berikut:

1)      Catatan proporsional personal kerja dalam jabatannya

2)      Jumlah Tim Managemen pusat dan daerah

3)      Jumlah hasil kinerja yang dicapai

4)      Jumlah kerja sama dengan Tim lain

5)      Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

6)      Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

7)      Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

Dari 7 (tujuh) Indikator Kinerja diatas, yang akan di monitor dan evaluasi oleh Tim Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi meliputi :

1)      Jumlah hasil kinerja yang dicapai

2)      Jumlah kerja sama dengan Tim lain

3)      Frekuensi interaksi dan jumlah keikutsertaan dalam aktivitas pertemuan kegiatan.

4)      Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan yang berkualitas dan akuntabel

5)      Status pengelolaan administrasi keuangan dan inventaris Satuan Kerja Managemen yang tertib dan taat azas

2.3.2          Beban kerja Monitoring Kegiatan

Beban kerja monitoring kegiatan disesuaikan dengan kegiatan yang sudah disusun oleh masing-masing koordinator program serta kebutuhan managemen.

2.4   Monitoring

Kegiatan monitoring bertujuan untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran. Kegiatan monitoring meliputi mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring, jadwal monitoring

Sebelum menguraikan satu persatu tentang kegiatan monitoring, maka terlebih dahulu akan dijelaskan apa sebetulnya monitoring dan evaluasi itu?, lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut;

 

Monitoring adalah pengumpulan dan analisis informasi secara sistematis untuk melihat kemajuan dari suatu project

Monitoring bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari sebuah project atau organisasi.

Monitoring berdasarkan target dan kegiatan yang telah direncanakan selama proses pekerjaaan berlangsung.

Monitoring dapat membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

Monitoring memungkinkan anda untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan.

Answers WHAT, WHO, WHEN, HOW MUCH

Monitoring mencakup……;

Menenetukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact;

Merencanakan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator;

Mengumpulkan dan mencatat informasi; Menganalisa informasi; Menggunakan informasi untuk menginformasikan day-to-day managemen

 Monitoring adalah suatu fungsi internal dalam suatu projet atau organisasi

Siapa yang seharusnya terlibat?

Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program Petugas administrasi rapat bertanggung jawab mempersiapkan distribusikan absensi Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan Petugas pencatatat  bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran dan

pemasukkan

Mekanisme Monitoring

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensif bersama para stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati.

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh Tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara presentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan ke lapangan.

Fokus Monitoring

Dalam pelaksanaannya monitoring di tingkat lokal maupun tingkat managemen pusat akan di fokuskan pada :

INPUT                : Pendanaan, SDM, Peralatan PROSES             : Metoda, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan pelayanan pemberdayaan

masyarakat, perencanaan kerja. OUTPUT            : Lapangan usaha, success story,  Networking

 

Acuan Monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada :

1)      Kegiatan

2)      Rencana Kinerja Masa Program

3)      Penetapan Kinerja

4)      Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja / Logframe

5)      Laporan Kemajuan Kegiatan

6)      Hasil monitoring pendamping program

7)      Self Assesment

Waktu Pelaksanaan Monitoring

Pelaksanaan monitoring di tingkat managemen lokal dilakukan secara intensif setiap minggu, sedangkan untuk tingkat managemen pusat dilakukan dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan.

BAB III

Evaluasi Kegiatan

Evaluasi

Evaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan dalam Rencana Strategi (Renstra). Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam Renstra tersebut. Keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.

Evaluasi adalah perbandingan dari actual project dengan perencanaan strategi yang telah disepakati

Evaluasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselesaikan dan bagaimana menyelesaikannya

Evaluasi dapat secara formative—dapat dilakukan selama project atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau cara dengan mengetahui fungsi sebuah project atau organisasi.

Evaluasi dapat juga secara summative—penggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak berfungsi.

Answers WHAT HAPPENED, WHY, and WAS IT WORTH IT

 

 

Evaluasi mencakup…..;

Memperlihatkan pada program atau acuan organisasi– apa perbedaan yang ingin dibuat? Apa dampak yang ingin dihasilkan?

Memperlihatkan dan mengkaji kemajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target/ dampak.

Memperlihatkan startegi program/ organisasi Sudahkah memiliki strategi? Seberapa efektif strategi tersebut? Apakah stategi tersebut berguna? Jika tidak, mengapa tidak?

Memperlihatkan bagaimana hal tersebut bekerja. Adakah menggunakan sumber yang efisien? Bagaimana keberlanjutan kerja program atau organisasi? Nagaimana pelaksanaan untuk berbagai stakeholder dana cara kerja organisasi mereka

 Dalam evaluasi. Kita dapat melihat efisiensi, efektifitas dan juga dampak.

Monitoring dan evaluasi satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, namun bukan berarti sama. Apa perbedaan diantara keduanya? Mengapa harus melakukan monitoring dan evaluasi?, berikut akan diuraikan;

Apa yang dimaksud dengan Monitoring dan Evaluasi?

Kata dari “monitoring dan evaluasi” cenderung mengarahkan bagaimana melaksanakan monitoring dan evaluasi tersebut secara bersamaan sebagai salah satu kesatuan, kenyataannya bahwa monitoring dan evaluasi adalah dua hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi tidak sama.

Apakah Perbedaan Umum dari Monitoring dan Evaluasi?

M&E mengacu pada pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana anda melakukannya dengan berfokus pada:

Efficiency-memperlihatkan suatu input (misalnya uang, waktu, satf, peralatan) dari pekerjaan yang sesuai dengan output

Effectiveness-pengukuran kemajuan dari suatu program atau project yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan.

Impact—memperlihatkan bagaimana anda dapat membuat suatu pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan, dengan kata lain, apakah strategi anda bermanfaat?

Mengapa harus melakukan Monitoring dan Evaluation?

Membantu untuk mengidentifikasi suatu masalah dan penyebab; Mengarahkan solusi yang mungkin dapat mengatsai suatu  permasalahan; Menimbulkan pertanyaan  tentang asumsi dan strategi; Mendorong anda untuk merefleksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana

anda mencapainya; Menyediakan anda dengan informasi dan cara pandang; Mendorong anda untuk beraksi dengan informasi dan cara pandang yang telah

didapatkan;

Meningkatkan kesempatan/kemampuan anda untuk dapat membuat pengembangan positif dengan cara yang berbeda

 Perencanaan Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluation harus menjadi bagian dari proses perencanaan anda. Akan sangat sulit  untuk kembali dan merencanakan sistem monitoring dan evaluasi adalah satu hal yang dapat mulai untuk dilaksanakan

Anda perlu memulai pertemuan untuk berbagi informasi tentang kinerja dan hubungannya dengan  target pada saat dimulai

Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanaannya  asesmen/ kajian awal

Bagaimana kita mendapatkan informasi?

Menggunakan cara yang simple dan mudah untuk mengumpulkan informasi. Mengumpulkan hal yang mungkin dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi

 

Alat-alat yang biasa digunakan:

Studi Kasus Observasi Diary/ catatan harian Mencatat and menganalisa peristiwa penting (disebut ‘Analisis kejadian penting”) Pertanyaan berstruktur/ kuesioner Interview/ wawancara satu per satu Diskusi kelompok Survey sample Sistem review data statistik yang mendukung

3.1.6          Kriteria penilaian

a. Indikator Input

Indikator input terdiri dari dana, sumber daya manusia dan sarana/prasarana yang dipergunakan dalam menjalankan kegiatan. Evaluasi/penilaian atas capaian kinerja input dilakukan dengan melihat realisasi dana yang terserap, ketersediaan sumber daya manusia yang terlibat dan ketersediaan sarana/prasarana.

Pada pelaksanaan ini, dengan adanya sumber dana yang memadai, adanya SDM dengan kualifikasi yag sesuai serta ditunjang dengan sarana dan prasarana yang tersedia, diharapkan suatu kegiatan akan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang diperkirakan. Oleh karena itu pada evaluasi indikator input ini memiliki bobot yang cukup besar.

b. Indikator Proses

Indikator Proses ini terdiri dari :

1)      Metoda                        : Kesesuaian penggunaan metode /proses/langkah

kegiatan dalam mencapai tujuan/sasaran

2)      Waktu pelaksanaan: Kesesuaian waktu pelaksanaan dari rencana

3)      Keterpaduan             : Keterkaitan dan keterpaduan rencana kerja dengan

pelaksanaan

4)      Kalender Harian        : Pencatatan setiap rencana kegiatan (chek list)

Pada evaluasi indikator proses ini pelaksanaan kegiatan akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila metode penyampaian yang digunakan adalah benar, dan memiliki keterpaduan dengan rencana kerja, sehingga waktu pelaksanaan akan sesuai dengan jadwal yang direncanakan, serta kegiatan yang dilakukan dan data yang diperoleh tercatat di dalam Kalender harian.

c. Indikator Ouput

Evaluasi/Penilaian atas capaian kinerja output dilakukan dengan melihat output dari kegiatan yang tercantum dalam Indikator Kinerja

Indikator output ini teridiri dari :

Adanya barang yang digunakan dalam setiap praktek kegiatan Terselenggaranya setiap kegiatan yang sudah direncanakan Laporan  keberhasilan

oleh setiap pendamping Networking : jaringan yang dirintis, misal dg Pemda, UMKM, Industri, dan

stakeholders lain

Pada evaluasi indikator output tercapai, dengan asumsi bahwa kegiatan sedang dilaksanakan dengan baik menggunakan metode kegiatan yang benar, berdasarkan rencana kerja yang tepat, sesuai dengan jadwal yang direncanakan, dan tercatat di dalam kalender harian. Sehingga pada tahap ini potensi output dapat terlihat walaupun belum terealisasi.

3.1.7          penilaian kegiatan

Penilaian didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-kriteria yang dinilai pada setiap kategori. Pembobotan diberikan sesuai dengan nilai penting kriteria di dalam masing-masing kategori. Besaran penilaian adalah:

– A = Baik sekali (>= 800)

– B = Baik (700-799)

– C = Cukup (600-699)

– D = Kurang (<= 600)

3.1.8          penghargaan

Dalam rangka peningkatan mutu kegiatan, Managemen Pusat perlu membangun atmosfer pelaksanaan kegiatan yang bermutu. Paradigma yang dikembangkan adalah penelitian bertaraf internasional, berpotensi paten, kolaboratif dan pengabdian dengan pendekatan multidisipliner. Untuk itu, managemen pusat perlu pemberian Penghargaan yang dianugerahkan setiap evaluasi managemen dalam rangkaian acara Rapat Kerja managemen pusat dan lokal.

Peningkatan mutu kegiatan ini akan memberi kontribusi signifikan pada pengembangan visi managemen pusat. Karena itu, usaha-usaha untuk meningkatkan peran serta para pelaksana/pendamping perlu diperhatikan.

Program pemberian Penghargaan ini diharapkan dapat memberikan apresiasi kepada para pendamping program dilingkungan Muhammadiyah. Aktivitas para pendamping serta kontribusi dan implementasi hasil-hasil pelaksanaan kegiatannya di masyarakat amat disadari akan menjadi benchmark bagi MPS PP Muhammadiyah. Kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan diharapkan mampu memberikan insentif positif bagi kemajuan tarap hidup masyarakat, peningkatan kualitas dan kompetensi keterampilan usaha di tingkat lokal dan mampu mendorong pembangunan yang memakmurkan dan mensejahterakan bangsa dan negara Indonesia.

“ Penghargaan diberikan kepada perseorangan atau kelompok yang dinilai sangat aktif dan berjasa besar dalam mensukseskan program di lapangan ”.

Penghargaan yang diberikan dapat berbentuk sertifikat dan insentif pembinaan atau penghargaan lain yang layak.

 

a. Kriteria Penilaian Pelaksanaan Kegiatan Terbaik

Dalam menentukan pelaksanaan kegiatan terbaik didasarkan pada beberapa aspek yaitu :

1)      Aspek “Kegiatan pemberdayaan yang (innovative)”

2)      Aspek “manfaat secara berarti bagi peningkatan kesejahteraan”

3)      Aspek “Loyalitas dalam mendampingi pelaksanaan program”

4)      Aspek ” kesesuaian dengan perencanaan”,

b. Ketentuan Penilaian

Penilaian di atas didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-kriteria yang dinilai pada setiap kategori (seperti terlihat pada tabel di bawah).

Tabel. Kriteria Penelitian Terbaik

No Kriteria Kategori Penelitian TerbaikBobot (%)

Skor

(1, 3, 7, 9)Nilai

1 Aspek inovatif 152 Kehadiran dalam pelaksanaan kegiatan 153 Output yang dihasilkan 204 Manfaat bagi masyarakat 105 Penerapan di masyarakat 157 Kesesuaian dengan perencanaan 108 Dampak ekonomis 15

3.1.9          Sanksi

Sanksi adalah suatu tindakan yang diberikan kepada perorangan atau kelompok pelaksana kegiatan, karena terbukti melakukan pelanggaran terhadap aturan yang berlaku. Sanksi dikenakan terhadap suatu pelanggaran dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai adanya aturan yang harus diikuti serta memberi peringatan terhadap tindakan yang salah.

Sanksi menjadi peringatan untuk mendidik dan tidak hanya berlaku bagi pelaksana kegiatan yang melanggar, melainkan managemen pusat dan lokal yang memilki hak dan kewajiban yang sama terhadap peraturan yang berlaku.

Dengan diberikannya sanksi, diharapkan tidak terjadi lagi pelanggaran yang dilakukan oleh yang bersangkutan. Pengulangan pelanggaran, baik yang telah dilakukan sendiri maupun yang telah dilakukan oleh orang lain, dapat dikenakan sanksi yang lebih berat.

a. Jenis Sanksi

Jenis sanksi yang dijatuhkan tergantung dari jenis kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan. Sanksi dikategorikan berdasarkan urutan dari yang paling ringan sampai yang paling berat.

Sanksi administratif terdiri dari:

a. Teguran (lisan)

b. Surat Peringatan (tertulis) 1 sampai 2

c. Surat Peringatan (tertulis) 3 (Pemberhentian kerja)

b. Prosedur Pemberian Sanksi

Mengenai terjadinya pelanggaran terhadap peraturan, tata tertib, atau norma yang berlaku, baik secara lisan maupun tertulis dilakukan dengan pemeriksaan, penelitian, dan evaluasi terhadap laporan tersebut dalam rapat pimpinan program dilengkapi dengan bukti-bukti, selanjutnya diberikan sanksi yang dilakukan oleh pimpinan program.

3.1.10      Pembuatan Laporan

Yaitu penyusunan laporan yang dilakukan Tim Monev atas laporan-laporan dari petugas monitoring, kemudian di evaluasi dengan format scoring dan disampaikan dalam format

bagan presentasi. Jadi laporan yang disampaikan selain dalam bentuk naratif juga presentasi skoring  kemudian diserahkan kepada managemen proyek ditingkat pusat.

BAB IV

Penutup

Demikian buku panduan Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi program ini kami buat untuk dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan “peningkatan kualitas hidup dan akses pelayanan dasar untuk anak jalanan dan masyarakat pedesaan korban bencana”. Dan tidak menutup kemungkinan panduan ini dapat dijadikan acuan untuk program yang lain.

Lampiran

–          format monitoring dan evaluasi

–          Frmat Laporan