pc-05 r.3 cr4 s.inf..pdf

Grupo IAI Cambio Rpido No. .1

e____ambio Rpido I o i

Cambio Rpido No.~ -

CONTROL DE DOCUMENTOS

pe-os Revisin: 3

e mblo Rpido No. ~

Elabor:

Revis:

Revis :

Revis:

Revis:

Revis:

Revis:

Nombre, Puesto y firma Fea. Elizab eth Gmez DeCastro Jefe de Control de Documentos y Registros Me. Sergio Alej andro Cor tzar Ferral Director de Administracin MC. Aleja ndro Ramrez Ojeda Director de Calidad y Pruebas Dr. Federico Carlos Martn Polo Director de Desarrollo de Negocios In g. Ser gio Bernardo Beltr n Virgen Director de Ingeniera

Jng. Ra l Efrn Pr ince Avelino Director de Recursos Humanos Lic. Maricela Acosta Torres Directora de Teleinfonntica

Fecha:

28-nov-08

11 - f~ - 0'1 . I? -f e!::r- oq .

11 -Tc.b -(l}i Aprob: Ing. Pa ul Peter Parisi Ant onino Presidente de Grupo lA!

, ~' Anexo "A" del rc-oi Rev.4

I

_ ___

GrupoIAI CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS PC-OS REV.3

ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez DeCastro FECHA DE APROBACiN: 30 de enero de 2013.

Razn del Cambio : Comentario de cliente y O.M.1 de CALMECAC.

Prraf~ l-__ __ ~(: ~!J '!Lmente Indica " .12.1 I Conserva una co pia del do~If.c nt;; -q~~ - ~gre. e a-C- O- -R

S.la

_.

S.lb

1-..-...---5.4

para asegurar su recup erabilid ad en caso de alguna con tingencia.

.._.. _

N/A ...- -- ------ -

de las firmas anteriores m s la de su OS.

____._.. . .__.........__.-....._

Debe Indicar i ~ d-;cumen-'t e-:i-n-- -l-El imina-;:tc;d;-~p ~d o-'-q-'u- gre-s~- a CDR:-: -1NOTA: En caso que requiera una copia (Con trolad a o S lo para Informacin ), deber so lici tarla a CORo T~~:~e~i~;~~~ 1 :~~:~~)~n: -2--:-f-lic-- e---;:~-~~~~ ~~~~~~~-s~ -ar- I

procedimiento que el cliente indique, adems de los I lineamientos que apliquen del presente procedimiento.

.-.. ... ._ . _ .._.__...._-_. . .._---_.__... ._j_._--_. ._ ._-_ ..__._... ._. - --_._._ ...... --

N/A I COR genera el documento original del pdf co nvertido de l I docu mento fuente enviad o por el usuar io de: Manuales,

Reglamentos, Cdigos, Planes de Ca lidad, Procedimi entos, Diagramas e Instructivos de Gru po IAl.

...._-_ ..--_..__.._-_._-_...- . ....__._._ . ...._ ,.. ----_._-_ _ .__ . - ._--_ ._ ._---~

La doc ume ntacin Lega l se ingresar preferentemente en original , es co nfidenci al y no es auditable ante el SG l; es resgu ard ada y ca ntro lada por el JCDR, como Actas Co nstitutivas, Ac ta s de Asambleas , Poderes, copia origina l de Fianzas, Co nve nios de T rabajo (Asociaciones Estratgic as) de las Direcci ones, Currcula de Grupo lAI. Slo se darn copi as simples () certifica das co n previa au torizacin del PG, DDN o OlA; para documen tos de una Direccin co n cualquiera

1L(I dOClI l1lell tll ci ll Legal se ingresar preferen temente en ior iginal, es con fidencial y no es auditab le ante el SGI ; es 1 resguardada y contro lada por el JCOR, como Actas ICo nstitutivas, Actas de Asambleas, Poderes, copia or iginal !de Fianzas, Co nvenios de T rabajo (Asocia ciones

Estratg icas) de las Direcci ones , etc. Slo el Preside nte de G rupo IAI a uto r iza las so licit udes

i de co pias certificadas. con el sello de " Slo para I In for macin" o sim ples ; si esto s docum entos pertenecen a Iuna Direccin. se le ag rega r la fi rma del DS cor respond iente. 1! ...__ ._. . ..__.__.__.__...._.__. _

REVISA

I-Db

_. L__ .. _

b I ID -D bI _~~_~U E~A---

Presiden e (OS, si aplica)

Pgina 1 de 2Cambio Rpido No. 4

CONSTRUCCION CIVIL

INGENIERIA

RECURSOS HUMANOS

TELE INFORMATICA

Cambio Rpido No. 4 Pgina 2 de 2

Prrafo Actualmente Indica Debe Indicar 6.9 Para obtener el nmero consecutivo para los Cdigos

lo solicitarn en CDR. Se elimina el prrafo.

9.3 MC-01 Manual Corporativo de Gestin de la Calidad. MC-01 Manual Corporativo de la Calidad.

9.3a MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral. MC-02 Manual de Organizacin Bsica del Grupo IAI.

9.3b

MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin.

MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.

9.3c

N/A MC-05 Manual Corporativo del Programa de Garanta de Calidad.

9.3d N/A MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin.

9.8 N/A PCP-DR-02 Casetas de Control de Documentos y Registros para la Industria Convencional.

9.9 N/A PC-94 Casetas de Control de Documentos y Registros para Proyectos Nucleares.

Anexo A Carta de Trasmisin de Documentos. SE MODIFICA EL FORMATO DEL ANEXO.

4.10.14 Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la versin en PDF.

Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la versin en PDF, excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que se conservarn como registros.

7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal.

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal; excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que se conservarn como registros.

7.9.1 A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con sus registros, el personal de CDR los eliminar con destructora de papel, conservando su versin en PDF del documento, adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada.

A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con sus registros, el personal de CDR los eliminar con destructora de papel, conservando su versin en PDF del documento, adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada; excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que se conservarn como registros.

CR4 Anexo A del PC-05 Rev.3

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS

No.: Fecha: Proyecto: Direccin:

Gerencia: Departamento: Disciplina: Hoja De

Documento:

Empresa : Vigencia: Elabor:

Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su control:

Identificacin Titulo Rev. Electrnico Duro Total de del Documento hojas en duro

OBSERVACIONES DE CDR:

AUTORIZA RESPONSABLE RECIBIO

Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha. Puesto, Firma y fecha de CDR DS/GA/JP

Aseguro que no tengo en mi poder ninguna copia no controlada del documento que estoy ingresando.

CR.4 Anexo A del PC-05 Rev.3


No.: Fecha: Hoja De

Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los) siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):

Identificacin Puesto / Nombre Usuario Vigencia de la actualizacin Copia Controlada hasta:


AUTORIZA RECIBIO

Nombre y Firma DS/GA/JP Puesto, Firma y fecha de CDR

Cambio Rpido No. 3 Pgina 2 de 2

Prrafo Actualmente Indica Debe Indicar 7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e

Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin

quinquenal.

Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser

necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar

la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal.

Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e

Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado

Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la FECHA del vencimiento de

la revisin QUINQUENAL; y para los Planes de Calidad y

Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar a VENCIMIENTO

PROYECTO. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin a

stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y

conserva en pdf identificndola como tal.

9.2

9.2a

9.2b

9.2c

9.3a

9.3b

9.4

9.5

Norma ISO-9001:2000 Requisitos

N/A

N/A N/A

N/A

N/A

PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos del SGC.

PC-02 Elaboracin de Manuales, Planes de Calidad,

Reglamentos y Cdigos.

NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos.

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos con orientacin para su uso.

NMX-SAST-001-IMNC-2008 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo Requisitos. NMX-I-20000-NYCE-2010 Tecnologa de la Informacin Gestin del Servicio Parte 01:Especificaciones

MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.

MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin

PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos.

CANCELADO

CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

PC-OS REV.3 - " ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez De Castro

FECHA DE APROBACIN: 05 de julio de 2011. Razn del Cambio: Actualizacin del proceso para la dislribucin de copia conlrolada de documenlos corporalivos.

'-P' r arralo Actualmente Indica r-- -! 7.) .3 I I i

7.5.3aI I

Mantiene una copia controlada de los Manuales, Reglamentos. Procedim ientos y Diagramas Corporativos para consulta de los

, , _,_..~ usuarios en CDR. ~ _N.__' __ __ _ .__ _., __ _ __ . .. _.._. _..__ _ .__ __._ .__ ..__ ._-- - - - 1

REVISA Jefe de Garanta .Direccin de Calidad I

_ .._---_ _ - _ ------!I----"\\'\.

:Corporativa de Operaciones N/A i N/

-L-1 . ,I N/A iD

!DN/A i Corporativa de Administracin

Recursos Humanos

dministracin

Desarrollo de Negocios 1-----------

p_alidad y Pr~eb_a_s

N/A

N/A

iD i D

N/A

N/A ~~:: -------' --

\

eleinformtica

nqeruena

-'-

Cambio Rpido No . 2 Pgina 1 de 1

CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 2 de 16

Anexo A del PC-01 Rev. 4

CONTENIDO DESCRIPCIN PGINA

CONTENIDO ......................................................................................................................................................................2

CONTROL DE REVISIONES ..........................................................................................................................................2

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................3

2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................3

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS...................................................................................................................3

4. RESPONSABILIDADES ..........................................................................................................................................4

5. PRECAUCIONES......................................................................................................................................................9

6. REQUISITOS PREVIOS..........................................................................................................................................9

7. DESARROLLO....................................................................................................................................................... 10

8. REGISTROS............................................................................................................................................................ 16

9. REFERENCIAS ...................................................................................................................................................... 16

10. ANEXOS .................................................................................................................................................................. 16

CONTROL DE REVISIONES

Rev. Fecha Elabor Revis Motivo de la revisin 0 23-oct-2001 DCC FCMP, RCR, AMCH,

REPA, GRM. NUEVA EMISION.

1 19-dic-2002 FEGDC FCMP, RCR, MAT, REPA, GRM.

REESTRUCTURACION TOTAL DEL PROCEDIMIENTO.

2 30-sep-2006 FEGDC FCMP, SBBV, MAT, REPA, LEYV.

ACTUALIZACION DE LOS PROCESOS.

3 19-dic-2008 FEGDC SACF, FCMP, SBBV, MAT, REPA, ARO.

REVISION BIENAL. SE REESTRUCTURA EL DOCUMENTO.



1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodologa para controlar la recepcin, aceptacin, clasificacin, registro,

archivo, distribucin, actualizacin y la disposicin final de la documentacin interna y externa en Grupo IAI en el departamento de Control de Documentos y Registros.

2. ALCANCE 2.1 Aplica a todos los usuarios de las Direcciones de Grupo IAI y personal de CDR. 2.2 Incluye a los documentos que se requieren controlar, generados internamente por personal

de Grupo IAI y a la documentacin externa proporcionada por los clientes y proveedores.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 Definiciones

Baja de Documentos Actividad regulada y controlada para retirar definitivamente los documentos del CDR.

Carta de Trasmisin de Documentos

Documento mediante el cual se procesa la entrega y recepcin de documentos.

CASETA Extensin del Departamento de Control de Documentos y Registros fuera de las instalaciones del Corporativo de Grupo IAI.

CONDOR Aplicacin informtica de apoyo de CDR para la captura de la Carta de Trasmisin de Documentos (CTD), Solicitud de Copia Controlada (SCCD), Autorizacin Prstamo/Copia de Documentos (APCD) y Solicitud de Asignacin de Nmero de Documento (SAND).

Control de Documentos y Registros

Lugar fsico en donde se encuentran los archivos de documentos y registros de calidad.

Copia Blanda Es la imagen NO CONTROLADA en formato electrnico de la copia fuente de un documento que podemos consultar en: intranet.iaiver.com.mx

Copia Controlada Toda copia de un original que se asigna slo a personal autorizado y cuya actualizacin se controla a travs del JCDR por medio del sello y documentado en un registro.

Copia Slo para Informacin

Documento cuya actualizacin, distribucin y uso no est controlado, ni se puede asegurar su uso para realizar trabajo alguno.

Documento Informacin y su medio de soporte. Documento Externo Todo aquel documento que no fue elaborado por personal de Grupo IAI y

que es proporcionado por los clientes y proveedores. Fecha de Emisin Fecha a partir de la cual entra en vigor un documento, otorgada por el

departamento de Control de Documentos. Procedimiento escrito/documentado

Documento que proporciona informacin de cmo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.



3.2 Abreviaturas

APCD Autorizacin Prstamo/ Copia de Documentos anexo E CDR Control de Documentos y Registros. CTD Carta de Trasmisin de Documentos anexo A DCP Director de Calidad y Pruebas DDN Director de Desarrollo de Negocios. DIA Director de Administracin DS Directores (Administracin, Calidad y Pruebas, Desarrollo de Negocios, Ingeniera, Recursos Humanos,

Teleinformtica) EA Encargado de Almacn EIMyP Equipo de Inspeccin, Medicin y Prueba GA Gerente de Area GAD Gerente Administrativo JCDR Jefe de Control de Documentos y Registros ESTI Encargado de Soporte Tcnico Interno RDO Representante de la Organizacin SAND Solicitud de Asignacin de Nmero de Documento SCCD Solicitud de Copia Controlada de Documento anexo G

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Presidente de Grupo IAI

4.1.1 Aprueba el actual procedimiento.

4.2 Director de Administracin

4.2.1 Revisa el presente procedimiento y aprueba los recursos necesarios para el buen desarrollo de las actividades mencionadas en este procedimiento.

4.2.2 A travs del Gerente Administrativo, provee los recursos necesarios para que exista en Grupo IAI un rea asignada al Control de Documentos y Registros, as como el mobiliario, medios informticos, capacitacin al personal y las condiciones necesarias para su buen funcionamiento.

4.2.3 Autoriza la apertura de Casetas de CDR y recursos necesarios para esto.

4.3 Director de Calidad y Pruebas

4.3.1 Revisa el presente procedimiento.

4.3.2 Verifica por medio de auditoras la correcta implantacin y cumplimiento del presente procedimiento.



4.4 Directores

4.4.1 Revisan este procedimiento y aseguran que el personal a su cargo lo aplique.

4.4.2 Antes de ingresar a CDR un documento Externo, deber establecer un identificador.

4.4.3 Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar, verificando la vigencia de la permanencia del documento y que los generados por su Direccin estn de acuerdo a los prrafos 5.1 y 6.4.

4.4.4 Conforme al PC-61 comunica a CDR los datos de cada proyecto en el que requieran ingresar documentos o registros: nmero de proyecto y contrato; ttulo; nombre del Jefe de Proyecto; plazo y fecha del vencimiento de las garantas; actualizndole los cambios que afecten la operacin efectiva de CDR.

4.4.5 Autorizan la solicitud de prstamo o copia de los documentos de su Direccin.

4.4.6 Notifica mediante comunicado a CDR la cancelacin de documentos.

4.4.7 Solicita al DIA mediante comunicado la apertura, operacin y cierre de Casetas de CDR indicando el plazo, JP y volumen de trabajo o servicio y cierre de sta cuando ya exista en sitio.

4.5 Gerente de Area

4.5.1 Asegura que los documentos que genere su rea estn de acuerdo al prrafo 5.1 y 6.4 antes de ingresarse a CDR y que el personal a su cargo cumpla con este procedimiento.

4.5.2 Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar, verificando la vigencia de la permanencia del documento.

4.5.3 Autoriza las solicitudes de copias de documentos de su rea (excepto los descritos en el prrafo 5.4) al personal a su cargo.

4.5.4 Verifica que el personal de su rea para la realizacin de su trabajo utilice Copias Controladas vigentes.

4.5.5 Notifica mediante Comunicado Interno a CDR la cancelacin de documentos

4.5.6 Solicita mediante Comunicado Interno al DIA con copia al JCDR la apertura, operacin y cierre de Casetas de CDR o servicio y cierre de sta cuando ya exista en sitio.

4.6 Representante de la Organizacin

4.6.1 Notifica a sus GAs y DS el vencimiento de la revisin bienal de los documentos del prrafo 7.1.2 generados por su Direccin y Vigila que los actualicen.



4.7 Encargado de Soporte Tcnico Interno

4.7.1 Mantiene todos los equipos de cmputo del rea de CDR con los antivirus actualizados.

4.7.2 Publica en Intranet de Grupo IAI los documentos controlados que el personal de CDR solicite, en un perodo no mayor de 2 das hbiles.

4.8 Encargado de Almacn

4.8.1 Notifica por comunicado a CDR las bajas de los Equipos/Herramientas de los cuales se encuentre en ste ingresado sus Manuales o documentacin para su eliminacin.

4.9 Jefe de Control de Documentos y Registros

4.9.1 Elabora los procedimientos propios de Control de Documentos y Registros, as como sus cambios rpidos y revisiones y supervisa que el personal a su cargo lo aplique.

4.9.2 Coordina la clasificacin del mobiliario para el resguardo de los documentos.

4.9.3 Asigna el nmero de copia controlada de acuerdo a la metodologa del ejemplo del anexo F.

4.9.4 Capacita en este procedimiento a su nuevo personal y evala peridicamente a todo su personal.

4.9.5 Verifica a travs de la Bitcora de Distribucin de Documentos que el departamento de CDR mantenga actualizados a los usuarios de copia controlada hasta los lugares remotos.

4.9.6 Resguarda la documentacin Legal y la Currcula de Grupo IAI.

4.9.7 Coordina con el DS, GA o JP el establecimiento de la Caseta de CDR solicitada.

4.10 Personal de Control de Documentos y Registros.

4.10.1 Se autocapacita en este procedimiento y aporta comentarios para la mejora continua de sus procesos.

4.10.2 Actualiza a los usuarios con copia controlada vigente los documentos Internos o Externos, cada vez que se le emitan cambios rpidos o revisiones a stos.

4.10.3 Mantiene en formato libre documentado en el anexo B, un ndice de archivo actualizado y disponible de los documentos existentes en CDR, en copia dura.



4.10.4 Revisa que los documentos a ingresar sean los descritos en la Carta de Trasmisin de Documentos y cumplan con lo descrito en el prrafo 6.4.

4.10.5 Notifica mediante correo la aceptacin de la documentacin; o las anomalas u observaciones a los documentos a ingresar rechazando la CTD.

4.10.6 Revisa que la informacin electrnica ingresada al rea est libre de virus informtico.

4.10.7 Para asegurar su recuperacin Convierte a PDF los documentos internos como: Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes, Procedimientos, Diagramas e Instructivos Corporativos y Especficos trasmitidos por medio electrnico.

4.10.8 Genera la copia dura a partir de los archivos en .pdf de los documentos convertidos del prrafo anterior.

4.10.9 Solicita al ESTI de Grupo IAI la publicacin en la Intranet de los documentos descritos en el prrafo 7.1.2 y de los procedimientos IAI autorizados por el cliente para utilizarse en su contrato como procedimientos especficos de proyecto.

4.10.10 Verifica que est correcta la publicacin en Intranet de la copia blanda de documentos.

4.10.11Firma junto al sello de la leyenda de Copia Controlada en la cartula del documento; y para copias de Solo para Informacin firma y fecha dentro del sello de la 1 hoja.

4.10.12Distribuye los documentos Externos e Internos como lo indica el usuario en la Carta de Trasmisin.

4.10.13Retira las Copias Obsoletas a la emisin de una nueva revisin o actualizacin.

4.10.14Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la versin en PDF.

4.10.15Elimina los Manuales y su documentacin a la notificacin de la baja de Equipos/Herramientas por el Encargado de Almacn y de procedimientos del proveedor o cliente al trmino de garanta del proyecto.

4.10.16Mantiene una copia controlada de los Manuales, Reglamentos, Procedimientos y Diagramas Corporativos para consulta de los usuarios en CDR.

4.10.17Mantiene archivados adecuadamente los documentos, de modo que sean fcilmente localizables.

4.10.18Identifica los Cambio Rpidos aplicando en la cartula del documento el sello y anotndole el nmero de cambio.



4.10.19Mediante la Bitcora de Distribucin se asegura de que los usuarios de copia controlada estn debidamente actualizados.

4.11 Jefe de Proyecto

4.11.1 Asegura que los documentos que genere su proyecto estn de acuerdo al prrafo 5.1 y 6.4, correctos y completos antes de ingresarse al CDR.

4.11.2 Devuelve las copias controladas obsoletas que haya solicitado en su proyecto.

4.11.3 Solicita Copia Controlada de los procedimientos necesarios para efectuar sus actividades.

4.11.4 Verifica que su personal subordinado realice sus actividades con documentos controlados vigentes.

4.12 Usuarios

4.12.1 Conserva una copia del documento que ingrese a CDR para asegurar su recuperabilidad en caso de alguna contingencia.

4.12.2 Cuando requiera elaborar un Procedimiento, Diagrama o Instructivo, solicita a CDR con la aplicacin CONDOR en la pestaa SAND la asignacin de nmero de documento.

4.12.3 Cuando requiera efectuarle revisin a un documento{Procedimiento, Diagrama, Instructivo, Manual o Reglamento} ingresado anteriormente a CDR, solicita su archivo electrnico mediante el anexo E con la aplicacin CONDOR en la pestaa APCD.

4.12.4 Revisa los documentos, asegurando que cumplen con lo descrito en los prrafos 5.1 y 6.4 y mediante la Carta de Trasmisin de Documentos los ingresa a CDR.

4.12.5 Se asegura que el archivo de la informacin electrnica que va a ingresar a CDR, no est daado y que este libre de virus informtico.

4.12.6 Cuando ingrese a CDR documentos electrnicos por e-mail, indica en el Asunto la IDENTIFICACION y nmero de REVISION.

4.12.7 Devuelve a CDR sus copias controladas al trmino de la vigencia de stas o en proyectos al trmino de sus trabajos, o a la entrega de la nueva revisin o actualizacin de la vigencia devuelve la copia obsoleta; cuando por extravo u otra causa no sea posible la devolucin, ste anotar en la Bitcora de Distribucin en observaciones la razn, estampando su firma y fecha.



4.12.8 Los documentos controlados no deben ser alterados indicando notas, correcciones u otros como tachaduras o enmendaduras.

4.12.9 Para realizar sus actividades slo utiliza los documentos controlados y vigentes.

4.12.10Solicita autorizacin del GA/JP o DS cuando requiera copias controladas de los documentos propiedad de Grupo IAI o externos.

4.12.11Regresa a CDR las copias controladas asignadas cuando cambie de puesto.

5. PRECAUCIONES 5.1 El usuario verifica en los documentos que requiere ingresar, que estn elaborados en el

formato vigente, que el paginado este correcto; que el ttulo, identificacin y revisin de la portada, sea la misma con el encabezado del cuerpo o del resto del documento; as como la literal y el ttulo de los anexos sea idntico al descrito en el documento.

5.2 El JP/usuario devolver a CDR al trmino de los trabajos sus copias controladas; en casos muy especiales que el usuario necesite mantener documentos obsoletos, lo solicitar a CDR mediante comunicado autorizado por su DS y en proyectos forneos su JP o ILAC; el personal de CDR al actualizarle el documento vigente aplicar en el obsoleto el sello de cancelado, con su nombre, firma y fecha de obsolescencia. Y el usuario en la Bitcora de Distribucin en el apartado de las observaciones anotar el motivo, su nombre y firma.

5.3 El usuario en todo documento que desee ingresar electrnicamente, estampa su firma autgrafa e inicial en los CD o DVD debidamente identificados.

5.4 La documentacin Legal se ingresar preferentemente en original, es confidencial y no es auditable ante el SGC; es resguardada y controlada por el JCDR, como Actas Constitutivas, Actas de Asambleas, Poderes, copia original de Fianzas, Convenios de Trabajo (Asociaciones Estratgicas) de las Direcciones, Currcula de Grupo IAI. Slo se darn copias simples o certificadas con previa autorizacin del PG, DDN o DIA; para documentos de una Direccin con cualquiera de las firmas anteriores ms la de su DS.

6. REQUISITOS PREVIOS 6.1 CDR aplica la fecha a partir de la cual entra en vigor un documento, mediante la Bitcora de

Distribucin de Documentos en el apartado de Fecha de Emisin: que se contar un da hbil despus de la distribucin del documento.

6.2 El recinto de Control de Documentos y Registros debe tener condiciones controladas (acceso, limpieza y ambientales); necesarias para asegurar que no habr prdidas, deterioro o mal uso.



6.3 Deber contar con el mobiliario y equipo necesario (tales como archiveros o estantes metlicos reforzados, planeros u otro medio) para el resguardo y conservacin de los documentos.

6.4 Los documentos deben estar identificados, completos en su cantidad de pginas y firmas autorizadas, ser legibles y reproducibles, sin mutilaciones, sin tachaduras, ni corrector, en completo estado de limpieza.

6.5 Antes de ingresar un documento Externo, la Direccin trasmisora deber establecer un identificador y despus ingresarlos en formato duro y electrnico.

6.6 Los documentos propios del Grupo IAI debern elaborarse en los formatos vigentes establecidos para tal fin.

6.7 Para los proyectos el DS, GA o JP debe considerar la fecha ms antigua, que es el tiempo indicado del PC-09 o el de garanta del Contrato para la permanencia de resguardo del documento en CDR e indicarlo en la Carta de Trasmisin anexo A.

6.8 Para obtener el nmero consecutivo de los documentos Internos como: los Manuales, Reglamentos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos, el usuario lo solicita con la aplicacin CONDOR en la pestaa SAND.

6.9 Para obtener el nmero consecutivo para los Cdigos lo solicitarn en CDR.

7. DESARROLLO

7.1 Recepcin 7.1.1 El usuario ingresa a CDR los documentos internos y externos mediante la Carta de

Trasmisin de Documentos formato establecido en el anexo A en original, la cual se captura e imprime para su autorizacin y trasmite con la aplicacin CONDOR, ubicada en la intranet en la liga http://10.0.1.12/intracdr. excepto lugares forneos.

7.1.2 Los documentos Internos como: Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, se ingresan en electrnico, slo su cartula del documento ser en duro y se relacionar junto con los comentarios de revisin al documento, en el anexo A, para su ingreso a CDR.

7.1.3 Los documentos en archivo electrnico descritos en el prrafo 7.1.2 que sean trasmitidos por medio de CD o DVD o por e-mail, debern indicar en la etiqueta o en el asunto la identificacin del documento y revisin.

7.1.4 Para documentos (duro o electrnico) Internos o de Proyecto se debern ingresar identificados de acuerdo con lo establecido en el PC-01 o PC-02 vigentes.

7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del



vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal.

7.1.6 El personal de CDR verifica que los documentos a ingresar sean los detallados en la Carta de Trasmisin y que la misma est debidamente autorizada y trasmitida a CDR.

7.1.7 De no cumplirse lo establecido en los prrafos anteriores, el personal de CDR no recibir la documentacin.

7.2 Aceptacin 7.2.1 El personal de CDR tendr tiempo para verificar que el documento cuente con las

firmas de aprobacin y cumpla con los requisitos descritos en el prrafo 6.4, antes de ingresar los documentos.

7.2.2 Cualquier observacin o anomala en el documento como: no estar identificados, datos no correspondientes al documento, incompletos, mutilados, datos ilegibles, con dificultades para su reproduccin,; CDR lo anota en las OBSERVACIONES de la Carta de Trasmisin original y enva un e-mail notificando el rechazo para su correccin al usuario, quien una vez corregidos los volver a ingresar mediante otra CTD.

7.2.3 Si cumple con los requisitos, CDR acepta la Carta Trasmisin notificndolo mediante correo electrnico al usuario que trasmite la carta, a quien la autoriza y al DS. El personal de CDR procede de acuerdo con las instrucciones descritas en el formato del anexo A.

7.3 Clasificacin 7.3.1 La clasificacin de los documentos ser por Externos e Internos.

7.3.2 La clasificacin de los Documentos Internos ser por Corporativo y Direcciones, las cuales se sub-clasificarn por Proyecto:

a) En el Corporativo se incluir:

Manual Corporativo de Calidad (MC-01) Cdigos Corporativos Reglamentos Procedimientos Diagramas

b) Las Direcciones sern:

Administracin Calidad y Pruebas



Desarrollo de Negocios Ingeniera Recursos Humanos Teleinformtica

c) Las Direcciones se sub-clasifican por proyecto en los que se incluir:

Licitacin, Contrato, Pedido u Orden de Trabajo. Fianzas y documentos relacionados al contrato. Manual Especfico, Plan de Calidad o Planes de Control de Trabajo. Procedimientos Especficos y sus Cambios Rpidos. Lo que se recopile o emita durante el desarrollo del proyecto y que trasmita el GA o DS (Dibujos, Memorias de Clculo, Especificaciones, Informacin del Cliente y/o Proveedor, Guas, Normas, Cdigos, Certificados, Listas de Componentes, Planos Esquemticos, u otros que pudieran generarse.)

NOTA: Esta clasificacin ser la que se considere para el archivo de la documentacin.

7.3.3 La clasificacin de los Documentos Externos ser por Corporativo y por Proyectos de las Direcciones:

a) En el Corporativo se incluir: Documentos de Proveedores

Manual de Equipo, Manual de Soldadura Especificacin de Equipo Software EIMyP {los documentos llevarn la misma identificacin del equipo} Procedimientos

b) En los documentos por Proyectos de las Direcciones se incluir Documentos de Clientes {controlados con identificacin del cliente P.ej.}

07IN-SPC001, CP-6150GEH MG-4909 Contratos Procedimientos Especficos de Proyecto: P.ej.:

PIN-AD-01WEC



7.4 Archivo o Resguardo 7.4.1 Para facilitar la localizacin de los documentos, el JCDR numerar los archiveros y

sus gavetas, de acuerdo con lo siguiente:

a) Archivero o Gabinete: No. 1, 2, 3, etc.

b) Gaveta: Se indicar el nmero correspondiente al archivero seguido de un guin y posteriormente el nmero consecutivo de gaveta, asignando con el nmero uno a la gaveta superior.

7.4.2 Los documentos se clasificarn de acuerdo con lo indicado en el Indice de Archivo establecido en el formato descrito en el anexo B, en el cual se debe indicar:

Corporativo o Direccin y Proyecto, Tipo de Documento, identificacin de ste, sub identificacin o referencia, ttulo, revisin, fecha de emisin, nmero de Carta de Trasmisin, archivero o gabinete en el que se resguarda, gaveta en la que se localiza, el nmero de carpeta correspondiente, fecha de ingreso y vigencia del documento.

7.5 Distribucin 7.5.1 El personal de CDR distribuir los documentos Externos e Internos de acuerdo con

lo indicado en la Carta Trasmisin de Documentos formato descrito en el anexo A.

7.5.2 Para la Distribucin se debe de cumplir con lo siguiente:

a) Que sea la revisin vigente.

b) Slo a personal autorizado.

c) Y cada documento deber tener estampado en la primera hoja el sello de COPIA CONTROLADA No:______ /Vigente Hasta:_________ y en las internas el sello de COPIA CONTROLADA ambas en color rojo, firmado por el personal de CDR en la primera hoja del documento.

d) La asignacin del nmero de copia controlada ser como se muestra en el Anexo F.

e) En caso de interinatos o cambios definitivos en los puestos que tienen asignadas copias controladas de documentos, el responsable que deja el puesto deber entregar su copia controlada al JCDR, mediante un Comunicado Interno, quien a su vez deber reasignar dicha copia controlada al nuevo responsable.

7.5.3 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos y Diagramas Corporativos que se emitan en el Grupo IAI, as como sus Cambios Rpidos o Revisiones sern distribuidos por el personal de CDR mediante Copias Controladas al PG, DS, CDR y Oficinas Forneas.



7.5.4 El PG, DS y DCP autorizan la distribucin controlada de los documentos corporativos y especficos a usuarios de sus respectivas reas y proyectos, mediante la Solicitud de Copia Controlada de Documentos establecida en el anexo G.

7.5.5 A la nueva emisin de un documento, para solicitar Copia Controlada extra a las arriba mencionadas, se indicar en la Carta de Trasmisin en el apartado correspondiente.

7.5.6 El personal de CDR controla la distribucin de los documentos Externos e Internos y sus afectaciones como cambios rpidos y revisiones, a travs de la Bitcora de Distribucin de Documentos formato descrito en el anexo C.

7.5.7 Las revisiones que se emitan a los documentos y se requiera su distribucin, el personal de CDR genera las copias necesarias, las sella indicando el nmero de Copia Controlada en el documento utilizando la metodologa del ejemplo del anexo F, y las distribuye a quienes lo indican los anexos C y A.

7.5.8 El personal de CDR a la entrega de la nueva revisin o actualizacin, recoge la revisin anterior, el usuario firmar en los apartados correspondientes del formato anexo C, asentando con esto que recibi su copia vigente y devolvi la copia controlada obsoleta.

7.6 Solicitud de Copias Controladas extras de un documento ingresado anteriormente a CDR. 7.6.1 El usuario con la aplicacin CONDOR en la pestaa SCCD captura e imprime el

anexo G para su autorizacin y lo trasmite a CDR.

7.6.2 Una vez autorizado el anexo G por el DS, GA o JP lo entrega en CDR.

7.6.3 CDR distribuye la copia controlada al usuario mediante el anexo C Bitcora de Distribucin de Documentos.

7.7 Actualizacin 7.7.1 La distribucin de las Revisiones y Cambios Rpidos de documentos se realizar

conforme a lo establecido en los prrafos 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.5.6, 7.5.7 y 7.5.8.

7.7.2 Para los Cambios Rpidos, se actualiza su distribucin a los usuarios registrados en la Bitcora de Distribucin de Documentos y el personal de CDR colocar mediante un sello una leyenda en la cartula de la copia controlada del documento afectado que indique Cambio Rpido No.____; registrando su entrega con la firma del usuario en el mismo formato del Anexo C.

7.7.3 Cada vez que se genere una nueva revisin de un documento, el personal de CDR basado en la Bitcora de Distribucin de Documentos, debe efectuar la sustitucin de los documentos obsoletos por la nueva revisin a los usuarios all registrados.

7.7.4 Cuando se requiera la REPOSICION de Documentos Controlados, el usuario lo solicita al JCDR en el anexo G autorizado por el DS o GA/JP de su rea, en la cual se indica el motivo de la reposicin. El personal de CDR emitir el Documento



Controlado y lo sellar con la leyenda de REPOSICION, registrndose este caso en el formato descrito en el anexo C fechando y firmando de recibido en el apartado de observaciones.

7.7.5 Si a la sustitucin por trmino de vigencia o de una nueva revisin de un Documento Controlado, el usuario no tiene la revisin obsoleta, en el rea de observaciones de la Bitcora de Distribucin de Documentos dicho usuario firmar y anotar el extravo.

7.8 Consulta de Documentos. 7.8.1 Para requerir informacin de documentos como Manuales, Reglamentos, Cdigos,

Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas, Instructivos de Trabajo corporativos y especficos, el usuario los podr consultar en la intranet de Grupo IAI y si necesita copia, su impresin saldr con la leyenda Solo para Informacin.

7.8.2 Si el documento requerido no est dentro de la clasificacin anterior, el usuario deber consultar en CDR si el documento se encuentra ah, en caso afirmativo el usuario llena la Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos anexo E autorizado por su DS. Una vez terminada su consulta regresa el documento al personal de CDR quien verifica que el documento est completo y sin daos y lo archiva.

7.8.3 Para obtener copia en CDR de un documento duro o electrnico, el usuario lo solicita con el anexo E Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos debidamente autorizado e indicando en el apartado correspondiente el motivo de la copia. El personal de CDR emitir copia del documento, lo sellar con la leyenda Solo para Informacin fechando y firmando la primera hoja; o si es archivo electrnico se lo enva por correo y el usuario firma y fecha de recibido en el anexo E.

Nota: La documentacin Legal {5.4} en caso de que se requiera que no se selle, lo deben indicar en el anexo E junto con el motivo de la solicitud.

7.9 Disposicin Final 7.9.1 A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes

de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con sus registros, el personal de CDR los eliminar con destructora de papel, conservando su versin en PDF del documento, adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada.

7.9.2 Excepto las especificaciones de soldadura {BPS, WPS} que se consideran permanentes, por lo que no sern destruidos.

7.9.3 La cancelacin y eliminacin de procedimientos por emisin de nueva identificacin ser automtica, basndonos en el recuadro de Control de Revisiones en el apartado de Motivo de la Revisin de ste procedimiento.

7.9.4 El DS o GA notifica la cancelacin de documentos que su rea gener, mediante Comunicado Interno, lo enva al JCDR para proceder a su disposicin final.



7.9.5 La eliminacin ser por destruccin fsica (Destructora de papel).

7.9.6 El Contrato, Pedido u Orden de Trabajo original y su Acta de Terminacin de Obra, automticamente al vencimiento de garantas del proyecto pasan a la currcula de Grupo IAI.

7.9.7 La cancelacin de documentos Externos la determinar el usuario indicndolo en la Carta de Trasmisin; para materiales y herramientas dados de baja, el EA notificar por comunicado al JCDR la cancelacin de sus documentos, como manuales, etc

7.10 Sellos 7.10.1 Los sellos que sern utilizados se indican en el anexo D del presente procedimiento.

8. REGISTROS 8.1 Los registros se describen en la siguiente tabla:

REGISTRO TIEMPO DE PERMANENCIA RESPONSABLE Anexos: A, C. Hasta la eliminacin del documento CDR

Anexos: G. Al vencimiento del proyecto o a la eliminacin del documento {segn aplique}

CDR

Anexo: E A la devolucin del documento CDR

9. REFERENCIAS 9.1 Norma ISO-9000:2000 Vocabulario 9.2 Norma ISO-9001:2000 Requisitos 9.3 MC-01 Manual Corporativo de Gestin de la Calidad 9.4 PC-01 Elaboracin, Revisin, Aprobacin y Emisin de Procedimientos, Diagramas

- e Instructivos. 9.5 PC-02 Elaboracin de Manuales, Planes de Calidad, Reglamentos y Cdigos. 9.6 PC-09 Seguimiento y Control de Proyectos. 9.7 PC-61 Comunicacin Interna.

10. ANEXOS 10.1 A Carta de Trasmisin de Documentos. (hojas 1 y 2) 10.2 B Indice de Archivo de Documentos. (en formato libre) 10.3 C Bitcora Distribucin de Documentos. 10.4 D Sellos. 10.5 E Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos. 10.6 F EJEMPLO para asignar el Nmero de Copia Controlada. 10.7 G Solicitud de Copia Controlada de Documentos.

Anexo A del PC-05 Rev.3


No.: Fecha: Proyecto: Direccin: Gerencia: Departamento: Disciplina: Hoja De Documento: Empresa : Vigencia: Elabor:

Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su control:

Identificacin Titulo Rev. Electrnico Duro Total de del Documento hojas en duro


AUTORIZA RECIBIO

Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha de CDR DS/GA/JP

Anexo A del PC-05 Rev.3

CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS No.: Fecha: Hoja De

Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los) siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):

Identificacin Puesto / Nombre Usuario Vigencia de la actualizacin Copia Controlada hasta:


AUTORIZA RECIBIO

Nombre y Firma DS/GA/JP

Puesto, Firma y fecha de CDR

Trasmitido con la carta No. Bitcora de Distribucin de Documentos

No. Docto. Titulo: Rev. Fecha Emisin: Proyecto:

Cambios Rpidos firma y fecha Entrega Rev. 3 No.Copia

Controlada Nombre Usuario Firma CR.1 CR.2 CR.3 CR.4

Observaciones Firma/Fecha devolucin

Anexo "C" del PC-05 Rev. 3

Anexo D del PC-05 Rev. 3

Sello: 1

Sello: 2

Sello: 3

Sello: 4

Sello: 5

Sello: 6

Sello para recibir previo a su aceptacin Documentos/Registros.

Se aplica en la copia de la Carta de

Trasmisin del usuario.

1er. Sello para elaborar la Copia Controlada de documentos IAI.

Se aplica en la Cartula.

2 Sello para elaborar la Copia Controlada de documentos IAI.

Se aplica en el resto del docto.

Sello para indicar que el documento tiene una afectacin.


Sello para reposicin de la Copia Controlada en caso de extravo o deterioro.


Sello para documentos Slo para Informacin.

RELACION DE SELLOS DE GRUPO IAI

Anexo E del PC-05 Rev.3

AUTORIZACIN DE PRESTAMO / COPIA DE DOCUMENTOS

No.: Fecha: Direccin: Gerencia:

Departamento: Servicio solicitado: Hoja De

Solicit: Elabor:

Identificacin Descripcin Rev. Electrnico Duro Tiempo de Total de

del Documento Retencin hojas

MOTIVO DE LA SOLICITUD:

AUTORIZA RECIBIO

PG/DDN/DIA/DS Nombre, Firma y fecha Solicitante

ATENDIO DEVOLUCION

Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha de quien recibe en CDR

Anexo F del PC-05 Rev. 3

Metodologa para la Asignacin de Nmero de Copia Controlada. El nmero de copia controlada se asignar por Puesto, Direccin, Proyecto, Oficina, Caseta y Cliente como en el ejemplo de la siguiente lista:

Por puesto 1 PG 7 CDR copia de consulta para usuarios de Grupo IAI Por direccin 2 DIA 3 DCP 4 DIN 5 DRH 6 DTI 9 DDN Por proyecto 8 PROYECTOS Por oficina 10 REYNOSA Para caseta y por cliente 12A CASETA CLV/GE 12B CASETA CLV/CFE 12C CASETA CLV/YRK 12D CASETA CLV/ Derivado del nmero de Copia Controlada de cada Direccin, se le asigna a cada puesto en el orden en que lo soliciten, un nmero consecutivo despus de punto, excepto la copia de consulta en CDR para los usuarios. Por ejemplo : Solicita copia primero la Gerencia de Finanzas, despus Almacn que dependen de la Direccin de Administracin sera: o de la Direccin de Ingeniera solicita primero copia la Gerencia de Proyectos y el siguiente que solicite se le dar el nmero consecutivo 4 .2 : 2 DIA (Direccin de Administracin) 2.1 Gerencia de Finanzas 2.2 Almacn 4 DIN (Direccin de Ingeniera) 4.1 Gerencia de Proyectos 4.2 El CDR al nmero de proyectos 8, despus de punto, le asignar un nmero consecutivo, segn se lo vayan solicitando, por ejemplo: El Proyecto IN-IET-018/05 de Tamazunchale fue el primero que se solicit y CDR le asign el nmero de copia controla 8.1 8.1 IN-IET-018/05 8.2 IN-GEN-023/05 8.3 NOTA: Estos ejemplos son ficticios, se muestran para describir de forma ms clara la metodologa utilizada porCDR

para asignar el nmero de copia controlada.

Anexo G del PC-05 Rev.3

SOLICITUD DE COPIA CONTROLADA DE DOCUMENTOS

No.: Fecha: Direccin: Hoja De Gerencia: Departamento: Documento: Empresa:

Identificacin Titulo Rev Copia Controlada para

Proyecto/Puesto/Nombre Vigencia

hasta

AUTORIZA SOLICITA

Nombre y firma Usuario firma y fecha

DS/GA/JP

pc-05 r.3 cr4 s.inf..pdf

Documents

i de co

i procedimiento

i aprob

i lineamientos

i conserva

ambio rpido i

i in for macin

co nfidenci