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INSTITUCIÓN EDUCATIVA BOYACÁ

Proceso: GESTIÓN DE FORMACIÓN

CódigoGAP-05-P05

Procedimiento:REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO Página 1 de 21

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001:2000

Responsable del Proceso Responsable del Procedimiento

Versión del Documento Vigente desde:

Rectora Secretaria Académica 01 Junio de 2008

Control de Cambios en el Documento

Causa del Cambio Cambio Realizado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Secretaria Académica Comité de Calidad Rectora



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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO....................................................................................................................3

2 ALCANCE.....................................................................................................................3

3 DOCUMENTOS DE APOYO........................................................................................3

4 TERMINOLOGÍA..........................................................................................................3

5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO: 9001:2000...........4

5.1 FLUJOGRAMA REGISTRO DE ESTUDIANTES...................................................4

5.1 FLUJOGRAMA CONTROL ACADÉMICO.............................................................5

5.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................6

6 INDICADORES.............................................................................................................7

7 SERVICIO NO CONFORME.........................................................................................7

8 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS...........................................................8

9 9 ANEXOS.............................................................................................................9

9.1 Anexo 1 GAP-05-R01 Proyección De Matrícula (Formato S.E.M)..............................99.2 Anexo 2: GAP-05-R02 Formulario Solicitud De Admisión........................................119.3 Anexo 3: GAP-05-R03 Continuidad Escolar............................................................139.4 Anexo 4: gap-05-r04 Listado De Aspirantes Aceptadas............................................149.5 Anexo 5: gap-05-R05 Informe Capacidad Instalada.................................................159.6 Anexo 6: gap-05-R06 Planillas Valorativas Del Proceso...........................................169.7 Anexo 7: gap-05-R07 Informe Resultado Académico a Secretaría...........................179.8Anexo 8: gap-05-R08 Informe Académico a Padres de Familia................................189.9 Anexo 9: gap-05-R09 Concentradores Académicos.................................................199.10 Anexo 10: gap-05-R010 Desempeños por Docente...............................................20



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1 OBJETIVO

Realizar el proceso de admisión, renovación y/o matrícula de estudiantes y administrar los informes académicos a través del software de administración de estudiantes y el SIMAT.

2 ALCANCEEste procedimiento aplica para proyectar cupos, matricular estudiantes y administrar la información académica de las estudiantes nuevas y antiguas.

3 DOCUMENTOS DE APOYO

Memorias Capacitaciones en SIMAT Resoluciones Secretaría De Educativa Municipal. – Costos Académicos y Cronograma

de Matrículas

4 TERMINOLOGÍA.No aplica.



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5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO: 9001:2000.

5.1 Flujograma REGISTRO DE ESTUDIANTES

Inicio

Estudiantes nuevas.

Recibir la papelería y verificar el cumplimiento de los requisitos de ingreso de estudiantes. (Solicitud diligenciada y documentación anexa).

FIN

Matricular estudiantes nuevas y antiguas

GAP-05-R05Informe Capacidad Instalada (Matricula actual)

Proyección de matrícula

Realizar pre matrícula e inscripciones de estudiantes nuevas y antiguas

GAP-05-R02Solicitud De Admisión De Estudiantes.

GAP-05-R03. Continuidad Escolar

Estudiantes antiguas.

Recibir el informe y actas de la Comisión de Promoción y Evaluación.

GAP-05-R01. Proyección De Cupos ante el Ministerio de Educación Nacional (SIMAT)

GAP-05-R04Listado de aceptadas



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5.1 Flujograma CONTROL ACADÉMICO

Inicio

FIN

Cargar información de matrícula, plan de estudios, logros de cada una de las

asignaturas por grado y asignación académica al software de notas

Informe Matrícula año vigente

Plan de Estudios

Planes de Área

Asignación Académica

Generar registros para el informe académico por

periodos

GAP-05-R06: Planilla Valorativa del Proceso Académico y Formativo, GAP-05-R07: Informe resultado académico a secretaríaGAP-05-R08: Informe académico a padres de familiaGAP-05-R09: Concentradores académicosGAP-05-R10 : Listado de Desempeños por docente.GAP-05-R11 : Planillas de asistencia

Informes resultados académicos a coordinación, Certificados, Constancias, Diplomas



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5.2 Descripción del Procedimiento N°. Actividad Cargo persona

ResponsableDescripción detallada de la actividad con sus documentos o

registros

01 Proyección de matrícula

Rectora

Secretaria Académica

Antes de finalizar el año lectivo la Rectora y Secretaria Académica realizan el análisis de la disponibilidad de cupos teniendo en cuenta el número de estudiantes matriculadas, el 5% de reprobación y la capacidad instalada. Esta información se registra en el GAP-05-R01. Proyección de cupos (formato SIMAT). Posteriormente la Secretaria Académica a través del Software de matrícula, enlace sitios Web, ingresa la información en el SIMAT, Sistema de Matrícula Estudiantil de Educación Básica y Media, Proceso de Matrícula del M.E.N. y lo envía a la Dirección de sistemas de información de la S.E.M., por correo a [email protected], (información y anexos requeridos).

02

Realizar pre matrícula e inscripciones de

estudiantes nuevas y antiguas

Rectora


Se hace entrega del GAP-05-R02 Solicitud de Admisión de Estudiantes a la familia y/o a la interesada. Antes de terminar el año Lectivo la Secretara Académica entrega el GAP-05-R03 listado de continuidad Escolar , que es firmado por los padres de Familia para garantizar el cupo de sus hijas para el año siguiente.

03Matricular estudiantes

nuevas y antiguas Secretaria Académica

Para estudiantes nuevas se debe revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos de ingreso. (Solicitudes diligenciadas y documentación anexa) Se verifica el GAP-05-R04Listado de Estudiantes Aceptadas, para garantizar un mayor control de ingreso de las estudiantes a la InstituciónLa secretaría Académica recibe la solicitud de admisión por parte de las familias y revisa estos datos: Nombre de la estudiante, grado al que aspira, dirección y teléfono de la residencia y la verificación de los documentos requeridos para el proceso de admisión y lo entrega a la Rectora, quien las autoriza mediante la firma y sigue el proceso de admisión.

La Secretaría Académica teniendo en cuenta el informe final de la Comisión de Evaluación y Promoción legaliza la matrícula de las estudiantes antiguas en el Software de matrícula al legalizar la información de matrícula –Ficha y seguimiento de la estudiante- se imprime la totalidad de las fichas y se entrega a cada docente, este informe hace parte del Observador De La Estudiante.

04 GAP-05-R05Informe Capacidad Instalada (Matricula actual)

Secretaria Académica Este informe de matrícula actual, se envía al Núcleo Educativo los 5 primeros días de cada mes, (formato establecido por la S.E.M) quien a su vez lo envía a Sistemas de información de la S.E.M.

05

Cargar información de matrícula, plan de

estudios, logros de cada una de las asignaturas por grado y asignación académica al software


Al inicio del año escolar la Secretaria Académica actualiza el Software de Notas y procede a ingresar la información de matricula correspondiente al año en vigencia.Primero se ingresa al Software de Notas la información del Recurso Humano (Nombre, cedula y cargo), luego buscamos las áreas y asignaturas, se selecciona el periodo correspondiente y se comienza a cargar los logros desde los planes de área que los

mailto:[email protected]



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de notas docentes ya han entregado en la Secretaría. Después de esto se ingresa la asignación académica por grados y grupos, teniendo en cuenta que es de suma importancia tener registrados los datos del Recurso Humano.

06Generar registros

para el informe académico por

periodosSecretaria Académica

Después de tener la información completa en el software de notas, la secretaria Académica genera las Planillas Valorativas por grados y grupos y las entrega a cada docente para que lleven el registro de calificaciones diarias. Al finalizar cada periodo la secretaria académica genera los siguientes informes:Primero genera el Excel teniendo en cuenta la asignación académica y los envía mediante correo electrónico a los docentes, después de diligenciados los formatos se regresan de nuevo a la secretaria quien a su vez las revisa y carga al sistema.Seguido de esto se imprimen los boletines y concentrador de notas y se le entrega a cada Director de grupo. Terminado el proceso de Notas se generan las estadísticas por Docente y grupo y se envía informe al Coordinador Académico.Antes de finalizar el año lectivo la secretaria académica envía los listados de las estudiantes de grado 11 a la empresa encargada de hacer los diplomas, cuando estos son enviados a la Institución se registran en el libro para llevar el control de cada promoción.

Informes resultados académicos a coordinación, Certificados, Constancias, Diplomas

6 INDICADORESNombre Definición Fórmula Frecuencia Técnica

estadísticaResponsable

Utilización de la Capacidad instalada

Establece el porcentaje de la utilización de los cupos en la Institución

# de estudiantes Matriculadas * 100# de Cupos

Anual Gráfico de barras. Secretaría académica

Deserción Escolar

Establece el porcentaje de deserción acumulado

# de estudiantes retiradas * 100________________# de estudiantes Matriculadas que finalizaron

Anual Gráfico de barras. Secretaría académica

7 SERVICIO NO CONFORME.

Aspecto AControlar

ControlEstablecido

Frecuencia De

AplicaciónNivel De

AceptaciónTratamiento (Naturaleza)

Responsabilidad Y Autoridad

Documentación Requerida.

Ver Anexo

Verificación de la Documentación al Ingreso

A cada aspirante

Cumplir con toda la documentación

No se matricula hasta traer toda la documentación completa

Secretaría académica

Rectora



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8 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

Acciones PreventivasRevisiones periódicasSeguimiento permanente a las acciones de mejora implementadas

Acciones CorrectivasSe aplican sobre los no conformes



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9 9 ANEXOS

9.1 Anexo 1 GAP-05-R01 Proyección De Matrícula (Formato S.E.M).

METODOLOGÍA PARA LA DETERMINACIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA AÑO:FORMATO N° 1: DETERMINACIÓN DEL NÚMERO DE CUPOS Y GRUPOS A NIVEL DE SEDE, METODOLOGÍA, JORNADA Y GRADO

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: CÓDIGO DANE: DEPARTAMENTO: NOMBRE DE LA SEDE: CODIGO SEDE: CÓDIGO DIVIPOLA: JORNADA: CÓDIGO JORNADA: MUNICIPIO: METODOLOGÍA EDUCATIVA: CÓDIGO METODOLOGÍA EDUCATIVA: CÓDIGO DIVIPOLA:

GRADO MA

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ESTRUCTURA MÍNIMA

REQUERIDA PARA

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OFERTA BÁSICA CON LA

CAPACIDAD ACTUAL

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CUPOS GENERADOS POR MEJORAMIENTO

EN LA EFICIENCIA C - A

CUPOS NUEVOS D

OFERTA TOTAL AÑO SIGUIENTE

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Adecuación y/o Construcción Rotación Arriendo o

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0 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

1 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

2 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

3 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

4 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

5 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

6 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

7 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

8 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

9 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

10 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

11 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

Subtotal 0 0,00 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,

00 0,00

12 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00



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13 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

Subtotal Normal

Superior0 0,0

0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 0,00

14 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

15 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

16 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

17 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

18 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

Subtotal Educación especial no Integrada

0 0,00 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,

00 0,00

21 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

22 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

23 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

24 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

25 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

26 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

Subtotal Educación

Adultos0 0,0

0 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 0,00

99 0,00 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

Subtotal Aceleración

del Aprendizaje

0 0,00 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,

00 0,00

TOTAL 0 0,00 0,00 0 0 0 0,00 0 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,

00 0,00

NOMBRE DEL RECTOR

FIRMA DEL RECTOR

FECHA DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO



CódigoGAP-05-P05


9.2 Anexo 2: GAP-05-R02 Formulario Solicitud De Admisión DATOS DE LA ESTUDIANTE Grado año anterior: _______ Grado al que aspira: ____ Pimer Apellido Segundo Apellido Primer nombre Segundo nombre

_________________________ ________________________ __________________ ________________

Dirección residencia: ____________________________________________________________________________

Barrio: _____________________ Comuna;____________________ Teléfono residencia (fijo): ________________

Estrato: ___________ E.P.S. __________________ Sisben SI ____ (DEBE ANEXAR FOTOCOPIA) NO _____

Familias en Acción: SI _____(DEBE ANEXAR FOTOCOPIA) NO _____

Institución de procedencia: ______________________________________________ Repite SI ____ NO ____

Discapacitada SI____ NO ____ Tipo de discapacidad: ______________________DATOS DE LA MADRE:Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre

_________________________ ________________________ __________________ ________________

CC. No. _____________________________ De: _____________________ Ocupación: ____________________

Vive con la nina: SI ___ NO ___ Tel.donde trabaja: ________________

No. Celular (opcional) ______________________________ firma: ______________________________

DATOS DEL PADRE:Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre

_________________________ ________________________ __________________ ________________

CC. No. _____________________________ De: _____________________ Ocupación: ____________________

Vive con la nina: SI ___ NO ___ Tel.donde trabaja: ________________

No. Celular (opcional) ______________________________ firma: ______________________________

DATOS DEL ACUDIENTE SI ES DIFERENTE A LOS PADRES: (Anexar fotocopia de la Cédula de Ciudadanía).

Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo nombre

_________________________ ________________________ __________________ ________________

CC. No. _____________________________ De: _____________________ Parentesco: ____________________

Ocupación: ____________________ Vive con la nina: SI ___ NO ___ Tel.donde trabaja: ___________________

No. Celular (opciona) ______________________ Dirección residencia: ____________________________________

firma: _______________________________

Vo.Bo. ______________________________ Fecha: ____________________________Rectoría

NOS COMPROMETEMOS A CUMPLIR CON TODO LO ESTIPULADO EN LOS ACUERDOS DE CONVIVENCIA



CódigoGAP-05-P05


DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ANEXAR AL ENTREGAR DILIGENCIADO EL FORMULARIO DE ADMISIÓN:

PREESCOLAR: Registro civil PRIMARIA y SECUNDARIA: Registro civil, Últimos Informes Académicos de los años anteriores.

DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ANEXAR AL MOMENTO DE REGISTRAR LA MATRÍCULA EN CASO DE SER ADMITIDA EN PREESCOLAR O BÁSICA PRIMARIA (REQUISITOS):

FOTOCOPIAS: Registro civil, (si en el registro civil no aparece registrado el tipo de sangre, anexar fotocopia del carné), E.P.S., SISBEN, Carné de vacunas, servicios públicos, cédula de los padres, si el acudiente es diferente a los padres, anexar fotocopia de la cédula.

SI PERTENECE AL PROGRAMA DE DESPLAZADOS, documento de la Red de seguridad social. 3 fotos para documento. Certificados de estudio de grados anteriores originales. Una carpeta transparente (blanca), tamaño oficio con el gancho plástico y 2 cartulinas blancas tamaño oficio.

DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ANEXAR AL MOMENTO DE REGISTRAR LA MATRÍCULA EN CASO DE SER ADMITIDO (REQUISITOS) PARA EDUCACIÓN BÁSICA SECUNDARIA:

FOTOCOPIAS: Registro civil, Tarjeta de Identidad, E.P.S., SISBEN, cédula de los padres, si el acudiente es diferente a los padres, anexar fotocopia de la cédula.

SI PERTENECE AL PROGRAMA DE DESPLAZADOS, documento de la Red de seguridad social. 3 fotos para documento. Certificados de estudio de grados anteriores originales. Una carpeta café, tamaño oficio con el gancho para legajar.



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9.3 Anexo 3: GAP-05-R03 Continuidad Escolar Se hará en listados que son arrojados por software de matrícula, a la espera del formato prometido por la Secretaria de Educación Municipal.



CódigoGAP-05-P05


9.4 Anexo 4: GAP-05-R04 Listado De Aspirantes Aceptadas

LISTADO DE ASPIRANTES ACEPTADAS

Código PGF-01-R05

Fecha: Enero 2.010

GRADO APELLIDOS Y NOMBRES TRANSICIÓ

N Acevedo Arias Laura Melisa TRANSICIÓ

N Acevedo Ibarra Laura Vanessa TRANSICIÓ

N Agudelo Gallego María José TRANSICIÓ

N Aguirre López Paula Andrea TRANSICIÓ

N Aladino Isaza Sara Valentina TRANSICIÓ

N Alarcón Lafont Mariana TRANSICIÓ

N Álvarez Hernández Valeria TRANSICIÓ

N Alzate Botero Valeria TRANSICIÓ

N Andrade Barco Stephanía TRANSICIÓ

N Arango Echeverri Mariana TRANSICIÓ

N Arango Muñoz Sofía



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9.5 Anexo 5: GAP-05-R05 Informe Capacidad Instalada



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9.6 Anexo 6: GAP-05-R06 Planillas Valorativas Del Proceso



CódigoGAP-05-P05


9.7 Anexo 7: GAP-05-R07 Informe Resultado Académico a Secretaría



CódigoGAP-05-P05


9.8Anexo 8: GAP-05-R08 Informe Académico a Padres de Familia



CódigoGAP-05-P05


9.9 Anexo 9: GAP-05-R09 Concentradores Académicos



CódigoGAP-05-P05


9.10 Anexo 10: GAP-05-R010 Desempeños por Docente



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