page 1 jonathan krief vincent lÊ consultants adopale meah – starting bloc présentation...
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Jonathan KriefVincent LÊ
Consultants ADOPALE
MeaH – Starting Bloc
Présentation générale
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Plan
• Présentation de StartingBloc
• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage
– Phase 2 : Saisie des données
– Phase 3 : Calcul des indicateurs
• Deuxième partie : Comment ça calcule ?
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StartingBloc : Un fonctionnement simple en deux fichiers
Fichier Saisie
FichierStartingBloc
• Fichier Excel sans macro• Paramétré par le consultant avant sa mise à disposition dans l’établissement• Rempli par l’établissement, renvoyé au consultant
• Fichier Excel avec macro• Paramétré par le consultant• Exécuté par le consultant• Mis à disposition de l’établissement et de la MeaH
Saisie de données
Paramétrage
StartingBloc Indicateurs
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Plan
• Présentation de StartingBloc
• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage
– Phase 2 : Saisie des données
– Phase 3 : Calcul des indicateurs
• Deuxième partie : Comment ça calcule ?
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Récupérer les informations pour le paramétrage
• Il faut récupérer les informations suivantes :– Liste des salles
– Liste des opérateurs
– Liste des spécialités
– Liste des anesthésistes
– Offre de vacation sur la période de l’étude : une seule vacation par salle et par jour
• Exemple : du lundi au vendredi, une vacation de 8h à 14h dans toutes les salles
– Planning des IBODE, IADE et Anesthésistes sur la période de l’étude : présence moyenne journalière
• Exemple : 10 IBODE de 7h à 14h30 tous les jours de semaine
• Ces informations sont nécessaires au paramétrage des deux fichiers
• A charge du consultant de recueillir ces données et de faire les simplifications nécessaires
– Exemple : Simplifier le planning de présence du personnel
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Paramétrage du fichier de saisie
• Le fichier de saisie est un fichier Excel contenant deux onglets :– « Saisie » : là où se fait la saisie
– « Listes » : là où sont les listes pour les contrôles à la saisie
• Pour le bon fonctionnement du contrôle à la saisie, il faut remplir les listes de l’onglet « Liste » :
– Salles
– Chirurgiens
– Anesthésistes
• Avant d’envoyer le fichier à l’établissement, il est conseillé de cacher la feuille « Listes » :
– Format >> Feuille >> Masquer
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Exemple
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Paramétrage de StartingBloc
• Le fichier StartingBloc contient des macros, il faut activer la prise en charge des macros dans Excel :
– Outils >> Macros >> Sécurité…– Dans l’onglet « Niveau de sécurité », choisir « Niveau de sécurité faible »
• Pour paramétrer StartingBloc, il faut :– Ouvrir le fichier StartingBloc– Dans la feuille « Accueil », cliquer sur « Paramétrage »
• Il faut définir :– Liste des salles– Liste des spécialités, des opérateurs et de leurs spécialités– Liste des anesthésistes– TMD– Temps de remise en état– TVO– Planning du personnel
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Paramétrage des salles, des opérateurs et des anesthésistes
• Remplir les listes sans laisser d’espace entre les éléments
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Paramétrage du TMD et des temps de remise en état
• Le TMD est défini par une heure de début et une heure de fin
• Il faut préciser les trois durées possibles de remise en état, par défaut elles sont :– Court : 5min
– Moyen : 15 min
– Long : 30 min
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Paramétrage du TVO
• Définissez d’abord une vacation « modèle »– Dans l’onglet « TVOUnique », définissez l’heure de début et de fin de la vacation
– Définissez la date de début et la date de fin de l’étude
– Cliquez sur « Générer »
• La macro va générer un tableau qui défini la même vacation pour chaque date et pour chaque salle de l’étude
• Le générateur inclus le week-end
• Dans la feuille « TVO », vous pouvez modifier les vacation par jour et par salle :– Changez l’heure de début et l’heure de fin
– Supprimez les lignes incohérentes
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Exemple
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Il n’y a pas de vacation en salle E le mercredi 2 avril
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Paramétrage du TVO par spécialité
• Dans l’onglet « TVOSpécialités », cliquez sur la flèche « initialiser »– La liste des spécialités précédemment paramétrée va s’afficher
• Pour chaque spécialité, remplissez le TVO cumulé sur l’ensemble de la période de l’étude
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Paramétrage des plannings de présence des IBODE, IADE et Anesthésistes
• Pour chaque catégorie professionnelle, il faut remplir le planning de présence moyenne :
• Ce travail est le travail du consultant
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IBODE 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3IADE 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3Anesthésistes 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Présence moyenne du personnel infirmier et anesthésiste
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Plan
• Présentation de StartingBloc
• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage
– Phase 2 : Saisie des données
– Phase 3 : Calcul des indicateurs
• Deuxième partie : Comment ça calcule ?
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Description de la saisie
• Les informations à renseigner de manière obligatoire sont :– Date (format jj/mm/aaaa)– Salle (élément de la liste des salles)– 7 ou 8 jalons horaires (format hh:mm)– Type de programmation (« Programmé », « Ajout au programme » ou « Non programmé »)– Remise en état de la salle– Chirurgien (élément de la liste des chirurgiens)– Anesthésiste (élément de la liste des anesthésistes)– Nombre de salle pour l’anesthésiste– Nombre d’IBODE (décimal)– Nombre d’IADE (décimal)
• Informations facultatives :– Identifiant– CCAM1– CCAM2
• Trois états possibles :– « Attention, des lignes ne sont pas correctement renseignées »– « Il y a des incohérences temporelles »– « Toutes les lignes sont bien renseignées »
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Cas n°1 et cas n°2
• Deux cas pour l’induction :– Cas n°1 : induction dans la salle d’intervention
– Cas n°2 : induction en salle de pré-induction
• Pour la saisie :
Heure de pré-induction
Heure d’entrée en salle
d’intervention
Heure d’induction
Cas correspondant
Non renseigné Obligatoire Renseigné Cas n°1
Renseigné Obligatoire Non renseigné Cas n°2
Renseigné Obligatoire Renseigné Cas n°2
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Contrôle à la saisie
• Validations à la saisie pour tous les champs– Ce contrôle ne s’opère pas sur des valeurs collées (limitation Excel)
• Il y a une incohérence temporelle si un jalon est antérieur au jalon le précédant dans le circuit du patient
– La case est coloriée en orange
– L’état de la ligne est colorié en orange
• S’il manque une donnée, l’état de la ligne est rouge
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Envoi du fichier
• Si le titre est rouge, StartingBloc ne se lancera pas– L’établissement doit envoyer un fichier correctement renseigné
• Si le titre est orange ou vert, StartingBloc se lancera
• Il faut nommer le fichier de saisie « Saisie.xls »
• Il faut placer le fichier de saisie dans le même dossier que le fichier StartingBloc
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Plan
• Présentation de StartingBloc
• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage
– Phase 2 : Saisie des données
– Phase 3 : Calcul des indicateurs
• Deuxième partie : Comment ça calcule ?
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Lancer le calcul
• Dans le feuille « Accueil », cliquez sur « Run »
• Une fenêtre de suivi apparaît, cliquez sur « Go »
• Prévoir une dizaine de minute de traitement pour 500 opérations
• Attention, plus la période est grande et plus le calcul est long– Il est plus long de calculer 100 opérations sur 6 mois que 500 opérations sur 2 semaines
– Charge au consultant de contrôler l’étendue des dates dans le fichier de saisie
• Enregistrer le fichier– Tous les calculs sont enregistrés
– Il n’est pas utile de relancer les calculs à l’ouverture d’un fichier déjà traité
• Remarques :– Si toutes les lignes ne sont pas correctement renseignées, le calcul ne se lance pas
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Identification des chevauchements
• S’il existe des chevauchements, vous en serez avertis en fin de traitement
• Les chevauchements d’interventions dans la même salle sont listé dans l’onglet « Chevauchements »
• Les corrections sont à faire manuellement dans le fichier de saisie
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Identification des opérations « orphelines » de TVO
• S’il existe des opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO, vous en serez avertis en fin de traitement
• Les opérations qui n’ont pas pu être rattachées à un TVO sont listées dans l’onglet « Orphelines »
• Les corrections sont à faire manuellement dans le paramétrage du TVO ou dans le fichier de saisie
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Plan
• Présentation de StartingBloc
• Première partie : Comment ça marche ?– Phase 1 : Paramétrage
– Phase 2 : Saisie des données
– Phase 3 : Calcul des indicateurs
• Deuxième partie : Comment ça calcule ?
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Exemple commun
• Sur une période d’une semaine, on mesure l’activité d’un bloc de 2 salles :
Date SalleHeure
d'appel en US
Heure d'entrée au
bloc
Heure de pré-induction
Heure d'entrée en
salle
Heure d'induction
Heure d'incision
Heure de fin d'intervention
Heure de sortie de
salle
Heure d'entrée en
SSPI
Heure de sortie de
SSPI01/04/2008 SALLE1 7:10 7:15 7:30 7:40 7:45 9:30 10:00 10:00 12:3001/04/2008 SALLE1 8:40 9:00 9:30 9:35 9:40 12:00 12:10 12:15 15:0001/04/2008 SALLE2 9:30 9:50 10:00 10:10 10:15 10:35 10:40 10:45 14:1003/04/2008 SALLE1 7:30 8:00 8:10 8:15 8:20 12:10 13:00 13:20 15:1503/04/2008 SALLE2 10:00 10:15 10:15 10:20 10:25 14:45 15:00 15:10 17:4003/04/2008 SALLE2 15:00 15:10 15:20 15:20 15:25 16:30 16:40 16:45 19:30
Date SalleHeure
d'appel en US
Programmation Chirurgien Anesthésiste Nb AnesthésistesType
d'interventionNb IBODE Nb IADE
01/04/2008 SALLE1 7:10 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 101/04/2008 SALLE1 8:40 Programmé Dupond Dupont 0,5 2 101/04/2008 SALLE2 9:30 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 103/04/2008 SALLE1 7:30 Programmé Dupond Dupont 0,5 2 103/04/2008 SALLE2 10:00 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 103/04/2008 SALLE2 15:00 Programmé Dupond Dupont 0,5 1 1
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Indicateurs de taux d’occupation par salle
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
Potentiel
occupationd' Durée occupationd'Taux
• Calculé par salle• Durée d’occupation :
• Somme des durées entre l’entrée en salle et la sortie de salle dans le TMD• Inclus la durée de remise en état• Ne tient pas compte du dimanche• Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation
• Potentiel :• 10h pour les jours de semaine• 4h pour les samedis
• Durée d’occupation en SALLE1 = 9h30• Durée d’occupation en SALLE2 = 7h30• Potentiel SALLE1 = Potentiel SALLE2 = 20h
• Taux d’occupation SALLE1 = 9h30/20h = 48%• Taux d’occupation SALLE2 = 5h55/20h = 38%
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Indicateurs de taux d’occupation par quart d’heure
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
Potentiel
occupationd' Durée occupationd'Taux
• Calculé sur un quart d’heure• Durée d’occupation :
• Somme des durées d’interventions sur le quart d’heure considéré• Inclus la durée de remise en état• Ne tient pas compte du dimanche• Si deux opérations se chevauchent dans la même salle, on ne compte de la durée d’occupation que pour une simple occupation
• Le taux d’occupation par quart d’heure est calculé par salle (sélection par menu déroulant)
0%
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Indicateur de première incision
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• Répartition temporelle des première incisions
• Le premier patient est défini par :• Première heure d’incision avec une heure d’entrée en salle supérieure à 6h30• Hors week-end• Toutes programmations confondues
• Le total est la moyenne des salles, il ne représente pas le premier patient incisé dans le bloc entier• Sens des inégalités :
• Début du créneau : inégalité stricte• Fin du créneau : inégalité large
• Un patient incisé à 8h compte dans le créneau 7h30 – 8h
• Premières incisions SALLE1 :• 7h45 le mardi• 8h 20 le jeudi
Première incision
0% 0% 0%
50%
0%
25%
50%
0%
25%
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0%
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50%
0% 0% 0%
0%
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80%
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SALLE1 SALLE2 Total
>12h
10h-12h
9h-10h
8h30-9h
8h-8h30
7h30-8h
7h-7h30
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Indicateur de mobilisation du personnel
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• Présence moyenne du personnel en salle• Taux de mobilisation en fonction d’un planning de référence• Taux de mobilisation moyen
• La présence du personnel est calculée par salle (sélection par menu déroulant)• Sans les week-end• Avec la remise en état de la salle• Si deux interventions se chevauchent, on somme le personnel présent• Les taux de mobilisation se calculent sur un effectif total
• La moyenne de la présence du personnel est calculé sur 8h – 18h• La moyenne du taux de mobilisation est calculée sur la plage horaire du planning de la catégorie considérée
• Pour la salle 2 on a une présence d’IBODE :
• Le planning donne une présence de 3 IBODE entre 8h et 14h30• Le taux de mobilisation des IBODE est de 60%
0
0,2
0,4
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1
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0
0,2
0,4
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0,8
1
00:00 01:15 02:30 03:45 05:00 06:15 07:30 08:45 10:00 11:15 12:30 13:45 15:00 16:15 17:30 18:45 20:00 21:15 22:30 23:45
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Indicateur d’enchaînement des interventions
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• Durée entre la sortie d’un patient et l’entrée du suivant• La durée de remise en état de la salle est soustraite à cet enchaînement
• Calculé par salle (sélection par menu déroulant) • Durée moyenne entre la date sortie du patient+remise en état et la date d’entrée du patient suivant• Sans les week-end• Ne prend pas en compte les enchaînements de plus de 1h30
• Il n’y a pas d’enchaînement en SALLE1 pour l’exemple donné car les deux interventions se chevauchent• En SALLE 2, l’enchaînement est de 5 minutes (15:20 – 15:00 = 20’ et remise en état de 15’, donc 20’-15’=5’)
• En histogramme : nombre d’occurrence par tranche horaire• En courbe : cumul ramené à 100%
Enchaînement entre deux opérations
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 900%
20%
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80%
100%
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Indicateur du circuit patient
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• Durées moyennes de chaque étape du circuit patient
• Sans le week-end• Distinction cas1 et cas2• Inclus la durée moyenne d’enchaînement des interventions
Circuit du patient cas1
18
15
16
18
6
12
6
5
5
5
5
5
158
115
136
30
10
20
8
6
7
143
173
158
0
20
20
0 60 120 180 240 300 360 420
SALLE1
SALLE2
TotalAppel US - Entrée Bloc
Entrée Bloc - Entrée Salle
Entrée Salle - Induction
Induction - Incision
Incision - Fin Intervention
Fin Intervention - Sortie Salle
Sortie Salle - Entrée SSPI
Entrée SSPI - Sortie SSPI
Enchaînement
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Indicateur d’occupation de la SSPI
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• Nombre moyen de patients dans la SSPI au fil de la journée
• Sans le week-end• Les créneaux sont fragmentés de manière linéaire : un patient présent de 8h à 8h30 compte pour 0,5 patients présents de 8h à 9h• La moyenne est réalisée sur l’ensemble des jours de l’étude hors week-end
Occupation de la SSPI
0,0
0,2
0,4
0,6
0,8
1,0
1,2
1,4
0h0_
1h0
1h0_
2h0
2h0_
3h0
3h0_
4h0
4h0_
5h0
5h0_
6h0
6h0_
7h0
7h0_
8h0
8h0_
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9h0_
10h0
10h0
_11h
0
11h0
_12h
0
12h0
_13h
0
13h0
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_15h
0
15h0
_16h
0
16h0
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0
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0
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0
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21h0
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0
22h0
_23h
0
23h0
_0h0
Créneau horaire
No
mb
re d
e p
atie
nts
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Indicateur d’occupation des vacations
Définition de l’indicateur
Précisions de calcul
Exemple
• TROV : Temps Réel d’Occupation des Vacations• Débordement : Durée d’occupation qui n’est pas du TROV
• Il faut que le TVO soit déclaré• Deux opérations qui se chevauchent s’additionnent pour le calcul du TROV et du débordement• Les TROV sont repris dans le tableau de bord détaillé
• On déclare un TVO en SALLE2 le 03/04/08 de 8h à 14h• Si on considère l’opération de la SALLE2 de 10h15 à 15h, on a :
• TROV = 3h45• Débordement = 1h15
• Le graphse présente :• TROV en valeur absolue• Débordement en valeur absolue• TROV/TVO en %
Courbes des TROV
0:00:00
2:24:00
4:48:00
7:12:00
9:36:00
12:00:00
14:24:00
01/04/2008 02/04/2008 03/04/2008
Dates
TR
OV
et
Déb
ord
emen
t
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
TROV DEBORDEMENT TROV/TVO
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Tableau de bord général
• Le tableau de bord reprend les indicateurs clés de StartingBloc
Du: 01/03/2008Au: 31/03/2008
Nombre d'interventions 458
Taux d'occupation global 43%
Taux d'occupation sur le créneau 8h-18h
Taux d'occupation par quart d'heure
Tableau de bord
Période de l'étude
Programmation des interventions
245 72 141
0% 25% 50% 75% 100%
ProgramméAjout au programmeNon programmé
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
00
:00
00
:30
01
:00
01
:30
02
:00
02
:30
03
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03
:30
04
:00
04
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05
:00
05
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:00
06
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07
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07
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:00
08
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:00
09
:30
10
:00
10
:30
11
:00
11
:30
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:00
12
:30
13
:00
13
:30
14
:00
14
:30
15
:00
15
:30
16
:00
16
:30
17
:00
17
:30
18
:00
18
:30
19
:00
19
:30
20
:00
20
:30
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:00
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:30
22
:00
22
:30
23
:00
23
:30
Temps
32%58% 45% 56% 41% 27% 43%
0%20%40%60%80%
100%
SALLE1 SALLE2 SALLE3 SALLE4 SALLE5 SALLE6 Total
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Tableau de bord détaillé
• Tous les chiffres clés sont représentés dans le tableau de bord détaillé
• Les occupations sont données sur le créneau standard MeaH (8h-18h)
• Les TROV sont donnés selon le TVO déclaré
Données générales
Date de début 01/03/08Date de fin 31/03/08Nombre d'interventions 458
Programmation
Programmation Nombre PartProgrammé 245 53%Ajout au programme 72 16%Non programmé 141 31%
Occupation
Occupation (sur le créneau 8h-18h, hors weekend) SALLE1 SALLE2 SALLE3 SALLE4 SALLE5 SALLE6 TotalProgrammé 42:52 57:43 74:04 76:19 53:27 23:17 327:42Ajout au programme 4:06 37:40 11:45 11:52 5:53 1:35 72:51Non programmé 7:23 20:40 9:14 11:52 5:42 26:05 80:56Total 54:21 116:03 95:03 100:03 65:02 50:57 481:29
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Evolution des indicateurs
• L’évolution des indicateur se fait manuellement
• Pour chaque période, il faut entrer manuellement la valeur des indicateurs dans l’onglet « Evolution »
• La feuille « Evolution » n’est pas protégée, sa bonne utilisation est à la charge du consultant