organizarea si animarea reuniunilor
TRANSCRIPT
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 1/8
Verb cheie - a controla
• La nivelul fizic : sunt auzit ?
voce - sonorà, ascutità sau gravà;
debitul verbal - rapid sau lent, regulat sau neregulat ;
tonul – simplu, didactic, emfatic, nesigur;
articularea – clara sau neglijenta ;
tacerile – suficiente sau nu
• La nivelul limbajului : sunt ascultat ?
fara cuvinte parazite ( ààh, pài…) ;
cuvinte precise, familiare auditoriului, sau definite cu grijà ;
nici o întrebare fara un timp de tacere, necesar interiorizarii ei si pregatirii raspunsului
• La nivelul continutului mesajelor, al sensului lor : sunt înteles ?
informatiile pe care le transmit trebuie sa fie clare, precise, suficiente ;aceste informatii sunt ordonate intr-o structurà logicà, mergand de la simplu la complex, de la
cunoscut la necunoscut, de la concret la abstract
• La nivelul comportamentului meu : sunt acceptat ?
cum sunt percepute atitudinile mele ?
cui acord mai multa importantà, lucrurilor pe care le expun sau oamnilor carora ma adresez ?
Exprimarea clarà
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 2/8
- sa se prezinte, sa defineasca clar rolul sau de conducàtor al reuniunii
- sa cearà participantilor sa se prezinte – un tur al mesei (de exemplu)
- sa precizeze contextul, sa clarifice obiectivele
- sa propunà metode de lucru
-sa dea cuvântul ( sa gestioneze timpii de vorbire) ; sa implice timizii; sa ponderezevorbaretii
- sa asculte
- sa recentreze dezbaterea si participantii prin întrebari pertinente
- sa reformuleze ceea ce este spus
- sa sintetizeze ceea ce se spune : sinteze partiale
- sa puna intrebari, sa relanseze dezbaterea in momentele de “punct mort”
- sa gestioneze timpii corespunzatori fiecarei faze a reuniunii
- sa ceara unui secretar de sedinta sa ia notite
- sa faca sinteza globala a reuniunii si sa concludà
Ce trebuie sa faca un animator de reuniune
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 3/8
Inainte :
-informarea participantilor
- planificarea din timp a tuturor actiunilor
- oranizarea materialà ( salà, logisticà)
- pregatirea de fond a problemelor care vor fi studiate
In timpul reuniunii, din punct de vedere al fondului problemelor discutate
- reformularea interventiilor ; elucidarea aspectelor neclare, precizàri
- a stimula participarea : ascultare activà, relansàri, întrebari, reformulàri
- a urmàri productia grupului : asigurând rolul de facilitator si de regulator
-a recentra, in caz de nevoie, grupul, in functie de obiectivul ce trebuie atins, in functie demetoda utilizatà, in functie de productia ce trebuie furnizatà
- a clarifica : reformulari, sinteze partiale la intervalle regulate, destinate sublinierii
punctelor de convergenta, a punctelor de vedere emise, a propunerilor facute, a deciziilor
luate ; sinteza finalà
- a avea grijà de a dispune de un plan de actiune in finalul reuniunii ( rezultatul acesteia)
In timpul reuniunii, din punct de vedere al schimburilor care au loc intre participanti
- a observa fiecare dintre participanti ( atitudini, mimici)
- a echilibra schimburile : a da cuvântul in ordinea in care acesta este solicitat; a fi atent la
cei care îl solicita timid
- a limita vorbàretii
- a vegea ca participantii sa nu-si taie cuvântul unul altuia
- a reduce la tacere “bisericutele”
- a nu permite interventii care nu sunt in legatura cu interventiile precedente
Spre sfârsitul reuniunii :
- a da cuvântul secretarului de sedinta pentru a restitui sinteza lucrarilor ( plecând de la
sinteze partiale)
-a nota modificarile, rectificàrile cerute
Secretarului de sedinta :
- sa urmàreasca îndeaproape schimburile, luând doua tipuri de note : cronologice si
sintetice
- sa ceara lamuriri
- sa faca sinteze intermediare
- sa faca un sinteza orala la sfârsitul reuniunii
Dupà :- sa redacteze si sa trimita sinteza cât mai repede
Inainte, in timpul, dupa reuniune
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 4/8
- sa trimità participantilor planul de actiuni
- sa pregateasca viitoarea reuniune
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 5/8
• Inainte de a pregati o reuniune, verificati daca acesta este indispensabilà : nu amputea
trata problema sau face sa circule informatia altfel ( discutii directe, prin telefon, schimb de
scrisori sau de documente) ?• Comunicati ordinea de zi si durata globalà a reuniunii din timp viitorilor, participanti,
eventual consultati-i in legatura cu acest subiect;
• Verificati ca persoanele convocate sa fie cele competente, implicate in problemele de
rezolvat;
• Nu depasiti in general 10-12 participanti;
• Programati reuniunea intr-un moment oportun, intr-un loc adecvat ;
• Pregatiti reuniunea si incitati fiecare participant sa faca la fel, daca este nevoie;
• Incepeti la timp si încheiati la timp;
• La inceputul reuniunii reamintiti obiectivele, ordinea de zi, orarul prévazut, regulile
jocului;• Integrati eventual noile propuneri ale participantilor in ceea ce priveste organizarea
reuniunii, daca aceasta vi se pare de dorit si posibil ;
• Amenajati spatiul : mese, paperbord, dispunerea participantilor in salà
• Estimati si prevedeti o durata pentru fiecare din punctele tratate si de asemenea o marjà
de securitate
• Inregistrati ceea ce este spus : sinteze partiale si finale, cu ajutorul unui secretar de
sedinta, utilizand paperboardul pentru sinteza finalà
• Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, gasiti toate informatiile disponibile si cereti
participantilor sa-si precizeze pozitiile, opiniile, sentimentele fata de aceste probleme
•Provocati schimburile, dezbaterile largi intre participanti, evitati ca discutiile sa fie
monopilizate de unii si solicitati, cu tact, participarea celor care se exprima mai putin ;
• Folositi de o maniera pozitiva opozitiile si conflictele, ca sursà de progres : faceti in asa
fel incât sa fie atacate probleme si nu persoane
• In caz de dezacord important, dedramatizati si cereti partilor implicate sa-si explice
punctele de divergenta si punctele de convergenta
• Acceptati variatiile de ritm ale grupului, tacerile, momentele dificile, blocajele ; incercati
sa le traversati pastrându-va increrederea in fortele proprii si în cele ale grupului de a depasi
dificultatile intâlnite
• Fiti atent la deviatii, la discutiile in afara temei, la “bisericute” si incercati sa recentrati
discutiile si tendintele centrifuge pentru a-i reintegra in dialog p “disipati” ; cu tact
• Faceti sinteze, partiale si finale, pentru a degaja rezultatele discutiei si precizati nivelul
avansarii fara de ordinea de zi
• Supravegheati regulat si reamintiti din când in când timpul disponibil
• Pastrati suficienta distanta pentru a nu pierde din vedere dinamica grupului si a reuniunii
• Verificati ca analiza problemelor sa fie suficienta înainte de a trage concluziile sau de a
lua deciziile
Nu ridicati sedinta inainte fara a avea o concluzie sau o sinteza finala ( de exemplu o sinteza
a ceea ce a fost spus sau decis sau un punct de avansare a muncii fata de obiectivele propuse
initial in ordinea de zi).
Check listul animatorului ( a consulta regulat)
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 6/8
A-i face pe participanti sa faca si a-i face sa spunà
A vorbi la momentul oportun, a sti tàcea
A asculta, a întreba, a reformula, a memoriza, a sintetiza
A avea incredere in grup
A stimula participarea activa a membrilor
Grupul poate fi mai puternic decât animatorul, trebuie mers mai departe fara a demisiona
din rolul sau definit initial
Animatorul este in serviciul grupului
Grupul nu-i vrea raul animatorului
Cea mai buna animatie este atunci când animatorul nu trebuie sa mai spuna nimic, când
grupul functioneaza bine singur
A asculta, a respecta, a valoriza
A pastra in vedere in ce punct se afla grupul cu discutiile lui, a nu permite deviatii, a pastrasubiectul in vedere, in centrul preocuparilor
A obtine din partea participantilor acceptul pentru metoda de lucru propusa, pentru
obiective ; a respecta metoda si a pastra obiectivele pe toata durata reuniunii
A stimula exprimarea libera, a fii atent la toti
A fi un releu de informare, in caz de nevoie.
Animarea reuninilor - consemne generale
recapitulative
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 7/8
Localuri (sali) impuse
Nu credeti fara a cerceta : verificati singur, vizitând locurile daca se poate cu o zi –doua
înainte de reuniune
Superiori ierarhici prezenti ca si “participanti”, sau în spatele salii ; sau prezenta oricarei alte
persoane cu statut neclar pe care vi se cere s-o integrati
Lipsa de pregatire inainte va duce la improvizatii si la momente dificile
Panele si incidentele materiale pun intotdeauna probleme, neprevazutul care strica tot
Stresul excesiv si simptomele lui : agitatie, anxietate …pierderea controlului asupra mediului
si a situatiei
A nu anunta regulile la inceput sau a le anunta dar a nu le respecta pe parcurs
Capcane in organizarea de reuniuni :
de evitat !
5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 8/8