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ORGANIZACIÓN Y METODOS
Msc. Nelly SolaDOCENTE.
CONCEPTOS DE ORGANIZACION
Ordenar y agrupar actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía estableciendo las relaciones entre dichas unidades deben existir.
CONCEPTOS DE ORGANIZACION
Estructura de relaciones entre personas,trabajo y recursos.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
ES UN MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL SE ESTABLECE LA MEJOR MANERA PARA ALCANZAR OBJETIVOS DE UN GRUPO SOCIAL.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
SUMINISTRA LOS MÉTODOS PARA QUE SE PUEDAN DESEMPEÑAR LAS ACTIVIDADES EFICIENTEMENTE, CON UN MINIMO DE ESFUERZO.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
EVITA LA LENTITUD E INEFICIENCIA EN LAS ACTIVIDADES, REDUCIENDO LOS COSTOS E INCREMENTANDO LA PRODUCTIVIDAD.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
REDUCE O ELIMINA LA DUPLICIDAD DE ESFUERZOS, AL DELINEAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
DEL OBJETO: Las actividades deben relacionarse con el objetivo y propósito de la organización.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
ESPECIALIZACION: El trabajo de una persona debe limitarse al
máximo a la ejecución de una sola actividad, mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo mayor será su eficiencia y destreza.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
JERARQUIA: Es necesario establecer centros de autoridad
de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes de los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE MANDO:Al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe y que los subordinados no deberán reportase más que a un sólo jefe.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
DIFUSION: La obligación de cada puesto que cubre
autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNAMPLITUD O TRAMO DE CONTROL:
Al un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
COORDINACION: Las unidades de una organización siempre
deberán mantenerse en equilibrio de comunicación(mercadotécnia, finanzas, producción, recursos humanos).
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido la estructura
organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente., por que son SISTEMAS CAMBIANTES.
TIPOS DE ORGANIZACIÓNFORMAL: basada
en la división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes.
Organización planeada.
Aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de documentos.
INFORMAL: Emerge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.
Se forma de relaciones de amistad.
No aparece en el organigrama.
Comprende los aspectos del sistema que no han sido planeados.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
DIVISION DEL TRABAJODEPARTAMENTALIZACIONJERARQUIZACIONDESCRIPCION DE FUNCIONES.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
DIVISION DEL TRABAJO: Dividir la carga de trabajo entera en
tareas que pueden ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas y grupos.
Especificar que quien depende de quien.Establecer mecanismos para integrar las
actividades.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
DEPARTAMENTALIZACION.Combinar o agrupar las tareas en forma
lógica y eficiente entre los empleados.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION.
FINANZAS
CONTABILIDAD TESORERIA PRESUPUESTO.
FUNCIONAL:
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION. POR PRODUCTO.
PRODUCCION
FARMACÉUTICA
QUÍMICA
COLORANTES.
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR GEOGRAFICA O TERRITORIO
VENTASREGIONALES
SUR SURESTE NORTE
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE
VENTAS ROPA
CABALLEROS JUNIOR DAMAS
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR PROCESO O EQUIPO
PROCESO
FUNDICION
ENSABLEJE
PINTURA
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR PROCESO O EQUIPO
PRODUCCION
TROQUELADOS TALADROS FRESADORAS
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR SECUENCIA
PRODUCCION
TURNO MATUTINOTURNO
VESPERTINOTURNO
NOCTURNO
TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIONPOR SECUENCIA
CUENTASPOR COBRAR
CLIENTE A-C CLIENTES D-G CLIENTES H-Z
NIVELES JERÁRQUICOS DE LA ORGANIZACIÓN
LEGISLATIVO: NORMATIVO, DECISORIO, OBJETIVOS, POLITICAS
DIRECTIVO: ORIENTA, PLANIFICA, EJECUTA, ORGANIZA.
ASESOR: ACONSEJA, INFORMA.OPERATIVO: EJECUTA TRANSFORMA,
MATERIALIZA.AUXILIAR: AYUDA, AUXILIA.DESCENTRALIZACION: EJECUTA,
TRANSFORMA MATERIZA.
ELEMENTOS SISTEMICOS DE LA ORGANIZACIÓN.
FINALIDADFUNCIONESOBJETIVOS, POLITICAS, ESTRAT.RECUROS HUM. MAT.ECON.TEC.NORMATIVIDAD, ESTRUCTURASISTEMAS, PROCEDIMIENTOSCLIMA ORGANIZACIONALTURBULENCIA AMBIENTAL
CONCEPTO DE SISTEMAS
Conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario o complejo.
COMPONENTES DEL SISTEMA
INSUMOS: 4 R, INFORMACION, NORMAS, POLITICAS.
PROCESADOR: STAFF, COORDINACION MAQUINARIA, TALENTOS
HUMANOS, ESTRUCTURA,SALIDA: BIEN PRODUCTO O
SERVICIOS.REGULADOR: CONTROLRETROALIMENTADORMEDIO AMBIENTE- ENTORNORELACIÓN DE EFICIENCIA.
CLASES DE SISTEMASABIERTOCERRADOCREADONATURALADAPTABLENO ADAPTABLEMECANICO
PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAEL TODO ES PRIMARIO Y LAS PARTES
SON SECUNDARIAS.LA INTEGRACION ES LA CONDICION DE
LA INTERELACION DE LAS PARTES DENTRO DE UNA.
EL TODO ES IGUAL A LAS PARTES Y LAS PARTES SON IGUAL AL TODO.
LA NATURALEZA DE LA PARTE Y SU FUNCIÓN SE DERIVA DE SU POSICIÓN DENTRO DEL TODO.
CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
CONJUNTO DE TECNICAS QUE TIENEN LA FINALIDAD DE INVESTIGAR LA ESTRUCTURA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD ADMINISTRATIVA A FIN DE MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS Y ALCANZAR OBJETIVOS
CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
CONJUNTO DE TECNICAS QUE ESTUDIAN LA ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DE LA EMPRESA A FIN DE ALCANZAR OBJETIVOS
CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
HERRAMIENTA QUE FACILITA EL DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPTIMIZA LOS RECURSOS.
CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
ES EL ANALISIS ADMINISTRATIVO ES EL ESTUDIO DE LAS CAUSAS Y DE LAS SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS QUE INCLUYEN RESPONSABILIDAD DE PLANIFICACION Y MEJORAMIENTO
IMPORTANCIA DE O Y M.HERRAMIENTA QUE AYUDA A MEJORAR
LA EFICIENCIA PARA PODER MEJORAR LOS SERVICIOS
SE APLICA AL SECTOR PÚBLICO O PRIVADO.
INSTRUMENTO DE REFORMA ADMINISTRATIVA.
SE LA CONOCE COMO AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
PERMITE DIAGNOSTICA EL ORIGEN DE LOS PROBLEMAS.
OBJETIVOS DE O Y MDETERMINAR QUE CAUSAN
CONFLICTOS ADMINISTRATIVOSELIMINAR EL TRABAJO INNECESARIO Y
GARANTIZAR EFICIENCIA.DETECTAR LA DUPLICAD DE
FUNCIONES.INCREMENTAR LA PRODUCCIÓN.MEJORAR LOS PRODUCTOS A TRAVÉS
DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS.
FUNCIONES DE O Y MORGANIZA O REORGANIZA LAS
UNIDADES DE TRABAJO .EFECTUA ESTUDIOS O REVISIONES
CONTINUOS DE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA ORGANIZAC.
ANALIZA LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINAR SU VALIDEZ, Y DISEÑAR MÉTODOS DE TRABAJO.
PARTICIPA EN LA DETERMINACION DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS.
FUNCIONES DE O Y MELABORA Y ACTUALIZA MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES Y SU ESTRUCTURA.
ANALIZA NECESIDADES DE ESPACIOS FISICOS, MUEBLES, EQUIPOS Y UTILES DE OFICINA Y AQUISICIONES MÁS CONVENIENTES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES DE TRABAJO
FUNCIONES DE O Y MDISEÑA FORMULARIOS, REGISTROS, Y
CONTROLA SU IMPRESIÓN Y DISTRIBUCION .
ASESORA A LOS DIRECTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN EN CAMBIOS Y DECISIONES ADMINISTRATIVAS.
EFECTUA ESTUDIOS DEL PROCESO DE DESARROLLO ADM.
EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.
CONDICIONES TECNICAS:Conocimientos de las ciencias
administrativas a nivel superiorConocimiento de la instituciónExperiencia en trabajas similaresConocimiento de técnicas de análisis
administrativos.Conocimiento de relaciones humanas
EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.
CONDICIONES PERSONALES:Actitud favorable a los estudios de
organización y sistemasHabilidad para tratar con las personasMente analítica y críticaMente creativaPersonalidad bien formadaHabilidad para trabajar en grupoPresentación, educación, ética prof.
DIAGRAMACIONTIPOS:
ASMEANSIISODIF VERSIONES YOURDON DE MARCOY GANE & SARSONDINDO
DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVOCONCEPTO
ES EL ESTUDIO QUE PERMITE DETECTAR LAS FALLAS EXISTENTES EN UNA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Y RECOMENDAR LAS MEJORAS QUE DEBEN INTRODUCIRSE PARA PODER GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LAS FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y OBJETIVOS DEL A ENTIDAD.
FASES DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.
DIAGNOSTICODISEÑOIMPLANTACIONCONTROLEVALUACION.
CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.
DIAGNOSTICO:Es investigar cual es la situación actual en
que se desenvuelve la empresa o entidad en determinado campo administrativo.
TECNICAS DE RECOPILACON DE INFORMACION EN EL DIAGNOSTICO
ENCUENTAENTREVISTAOBSERVACION DIRECTA DE CAMPO
CUESTIONARIOMIXTO.
PREGUNTAS PARA EL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
PREGUNTAS¿QUÉ?¿PARA QUÉ?¿DÓNDE?¿CUÁNDO?¿QUIÉN?¿CÓMO?¿PORQUÉ?
ANÁLISISACTIVIDADPROPÓSITOLUGARORDEN /TIEMPOPERSONAMEDIOSRAZONES
CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.
DISEÑO:Implica elaborar todos los documentos
recomendados por el informe de diagnóstico.
Implica diseñar mejoras administrativas, equipos, distribución de espacios, planes de operación, organización de procedimientos.
Se de diseñar las posibles solucionesa cada problema detectado.
CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.
IMPLANTACION:
Poner en marcha o aplicar los estudios que han sido diseñados en la fase anterior.
FASE DE IMPLANTACIONELABORAR UN PROGRAMA PARA LA
IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES.
PROGRAMAR DE INTEGRACION DE LOS TALENTOS HUMANOS Y MATERIALES.
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN.
CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.
CONTROL:Se presenta en cualquier fase del estudio
administrativo y consiste en observar que el trabajo se desarrolle conforme a la planificación y metodología establecida.
Puede se previo, concurrente o posterior.Permite detectar errores o inconsistenciasy sugerir las modificaciones necesarias.
CONCEPTO DE CADA FASEDEL DIAGNÓSTICO ADMINIST.
EVALUACION:Consiste en comprobar si los nuevos
sistemas introducidos rinde los resultados previstos.
Permite detectar las deficiencias que puede presentar el nuevo sistema
Es aplicada por los que diseñaron el nuevos sistema y los jefes de las unidades administrativas mediante observación directa de campo y entrevistas.
TEORIA DE LAORGANIZACION
UNIDAD IV.SE EXPLICO EN LAS PRIMERAS CLASES
CON LOS CONCEPTOS DE SISTEMA.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
DEFINICIÓN:documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información, instrucciones sobre algo importante para una empresa, que se considera necesario para mejorar la ejecución de un trabajo.
OBJETIVOS DEL MANUALMEDIO DE COMUNICACIÓN EFICAZINSTRUIR AL PERSONAL EN ALGOPRECISAR FUNCIONESEVITAR DUPLICIDADESMEJORAR EL DESEMPEÑOSER MEDIO DE INTEGRACIÓNDAR INFORMACIÓN BÁSICAPROPICIAR UNIFORMIDAD
CLASES DE MANUALES
POR SU CONTENIDO
POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA
POR SU APLICACIÓN
PROCESO DE ELABORACIÓNPLANIFICACIÓNRECOLECCIÓNDE INFORMACIÓNPROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓNELABORACIÓN DEL MANUALREVISIÓN DEL CONTENIDOAPROBACIÓNIMPLANTACIÓNDISTRIBUCIÓNEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
CONTENIDO DE UN MANUALCARÁTULA DE PRESENTACIÓNINTRODUCCIÓNÍNDICEPRESENTACIÓNOBJETIVOAMBITO DE APLICACIÓNDISPOSICIONES PARA LA UTILIZACIÓNASPECTOS CENTRALES DEL MANUALGLOSARIO DE TERMINOS
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO
MÁXIMO APROVECHAMIENTO DE ESPACIOAPROVECHAR LOS SERVICIOS
EXISTENTESSATISTACER NECESIDADES DE
EMPLEADOSCONSIDERAR DEMANDAS DE CLIENTESNO DESCUIDAR FACTORES HUMANOS, DE
PRESTIGIO Y PRODUCTIVIDAD
SERVICIOS INSTALACIÓNES DEFICIENTES.SERVICIOS EN LOCALES QUE NO CUMPLEN MÍNIMAS EXIGENCIAS HUMANAS Y ORGANIZACIONALES.LUGARES LÚGUBRES, INOSPITOS E INADECUADOS.DA COMO CONSECUENCIA LA INOPERANCIA Y BAJO RENDIMIENTO
DISTRIBUCION DEL ESPACIO
OBJETIVOS EN LA DISTRIBUCIÓN DE PLANTA
EMPLEO RACIONAL DE ESPACIO.INSTALACIÓN ADECUEDAD DE PERSONAL.SECUENCIA CONTÍNUA Y EFICAZ DEL
TRABAJO.CONTROL EFECTIVO
CONSIDERAR LOS PUESTOS DE TRABAJO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA PUESTO
PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL PUESTO
HERRAMIENTAS Y EQUIPOSRELACIONES ENTRE LOS PUESTOS DE
TRABAJO
EMPLEO RACIONAL DEL ESPACIO
SECUENCIA DE TRABAJO
DELIMITACIÓN DE FUNCIONES SEGÚN CADA PROCESO.
INSTALAR LOS PUESTOS DE TRABAJO OBSERVANDO EL CUMPLIMIENTO DE TODAS LAS OPERACIONES POSIBLES
CONTROL EFECTIVO
COLOCAR LOS PUESTOS DE TRABAJO SEGÚN LOS PROCESOS Y CERCANÍA DE COLABORADORES
FACILITAR EL EJERCICIO DE LA SUPERVICIÓN DIRECTA
DISTRIBUCIONDE PLANTA
CONOCER LAS RELACIONES FUNDAMENTALES EN CADA UNIDAD
VINCULACIÓN DE UNIDADES ENTRE SÍUNIDADES SUBSIDIARIAS O
COMPLEMENTARIASCONTACTO CON EL PÚBLICO
CONSIDERACIONES ESPECIALES
QUE EL TRABAJO FLUYA EN FORMA NATURAL.QUE EL TRABAJO LLEGUE AL TRABAJADORQUE EL PERSONAL TENGA LIBRE ACCESO A
PASILLOS Y OTRAS ÁREAS DE CIRCULACIÓN, PARA CASOS DE EMERGENCIA
QUE CUENTE CON SUFICIENTES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE UTILIZACIÓN CONJUNTA PARA REDUCIR TIEMPO DE TRABAJO
APROVECHAMIENTO DE ESPACIOVARIABLES FÍSICAS
LA FORMA DE LOS LOCALES O HABITACIONES DISPONIBLES
LA UBICACIÓN Y NÚMERO DE ELEMENTOS FIJOS: PUERTAS, VENTANAS, COLUMNAS LOZAS Y DEMÁS COSAS QUE PUEDEN QUITAR ESPACIO
VARIABLES FUNCIONALES
TIPO DE TRABAJO AREALIZAR
CARACTERÍSTICAS DEL MOVILIARIO Y EQUIPOS A UTILIZARSE
CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL QUE LABORARÁ
DIVISIÓN DEL ESPACIO
GRANDES ÁREASDESPACHOS INDEPENDIENTESÁREAS PARA UNIDADES FUNCIONALESSALAS PARA RECEPCIÓN Y REUNIONESUBICACIÓN DE EQUIPOS Y MOVILIARIO
AMBIENTACIÓN DE SERVICIOS
ACTORES AMBIENTALES FÍSICOS
ILUMINACIÓNCOLORIDOAIRE ACONDICIONADOINSONORIZACIÓN
ILUMINACIÓN
CANTIDADCALIDADSISTEMAS DE ILUMINACIÓN
ALUMBRADO DIRECTOALUMBRADO SEMIDIRECTOALUMBRADO INDIRECTO