organizacija logisti čkih aktivnosti u nabavi poduze a...
TRANSCRIPT
-
Sveuilite Jurja Dobrile u Puli
Odjel za ekonomiju i turizam
"Dr. Mijo Mirkovi"
Patrik Boac
Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula''
Diplomski rad
Pula, 2013.
-
Sveuilite Jurja Dobrile u Puli
Odjel za ekonomiju i turizam
"Dr. Mijo Mirkovi"
Patrik Boac
Matini broj : 20464, redovni student
Smjer: Marketing, VII stupanj
Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula''
Diplomski rad
Predmet: Ekonomska logistika
Mentor: Prof.dr.sc. Danijela Kriman Pavlovi
Pula, veljaa 2013.
-
SADRAJ
1.Uvod ........................................................................................................................................ 1
2. Teorijske odrednice logistike ............................................................................................... 3
2.1. Pojam logistike ............................................................................................................... 3
2.2. Logistiki sustavi ............................................................................................................. 4
2.4.1. Logistika i marketing ................................................................................................ 5
2.4.2. Logistika i proizvodnja ............................................................................................. 5
2.4.3. Logistika i nabava ..................................................................................................... 6
3. Poslovna funkcija nabave .................................................................................................... 9
3.1. Ciljevi nabave ................................................................................................................ 10
3.2. Svrha nabave .................................................................................................................. 12
3.3. Politika nabave .............................................................................................................. 14
3.3.1. Instrumenti politike nabave ..................................................................................... 14
3.3.1.1. Politika koliina ................................................................................................... 15
3.3.1.1.1. Politika zaliha .................................................................................................... 16
3.3.1.2. Politika kakvoe ................................................................................................... 18
3.3.1.2.1. Standardizacija kao sredstvo politike kakvoe ................................................. 19
3.3.1.2.2. Norme kakvoe serije ISO 9000 primjena u nabavi ...................................... 20
3.4. Elementi procesa nabavljanja ........................................................................................ 22
3.4.1. Zahtjev za nabavu ................................................................................................... 24
3.4.2. Upit ......................................................................................................................... 25
3.4.3. Ponuda ..................................................................................................................... 27
3.6.4. Ugovor o nabavi ...................................................................................................... 30
3.6.5. Narudba ................................................................................................................. 31
4. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi ................................................................... 33
4.1. Organizacijska struktura ................................................................................................ 34
4.2. Organizacija poslovanja ................................................................................................ 35
4.3. Formalna i neformalna organizacija .............................................................................. 36
4.4. Oblici organizacijske strukture nabave .......................................................................... 37
4.4.1. Centralizacija i decentralizacija nabave ................................................................. 38
4.4.2. Mjesto nabave u organizacijskoj strukturi poduzea ............................................. 41
5. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea ''Duran d.d. Pula'' .................. 49
-
5.1. Povijesni razvoj poduzea ............................................................................................. 49
5.2. Djelatnost i proizvodi poduzea .................................................................................... 50
5.3. Financijski podaci za 2010. i 2011. godinu ................................................................... 53
5.4. Ciljevi, strategija, misija i vizija poduzea .................................................................... 54
5.5. Organizacijska struktura poduzea ................................................................................ 56
5.6. Organizacija logistike nabave u poduzeu ''Duran d.d. Pula'' ....................................... 60
6. Zakljuak ............................................................................................................................ 68
Literatura ................................................................................................................................ 70
Popis slika, tablica, grafikona, priloga ................................................................................. 71
-
1
1.Uvod
Tema ovog diplomskog rada je ''Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi poduzea Duran
d.d. Pula''. Jedan od glavnih razloga odabira ove teme je osobne naravi, s obzirom da sam
imao prilike u kratkom razdoblju raditi u Odjelu nabave promatranog poduzea.
Prilikom izrade diplomskog rada koritena je znanstvena i struna literatura, tj. podaci
razliitih autora koji su nastojali prikazati utjecaj logistike na organizaciju poslovne funkcije
nabave. Pored toga u izradi rada koriteni su podaci iz internih izvora poduzea ''Duran d.d.
Pula''. Kao prikladne metode koritene su sljedee znanstvene metode: indukativna i
deduktivna metoda, metode analize i sinteze, komparativna metoda, povijesna metoda,
matematika metoda i statistika metoda.
Logistika se nalazi u gotovo svim segmentima poslovanja, a logistika nabave je dio
mikrologistike koja se bavi koordinacijom svih kretanja i stanja materijala i robe od trita
nabave (dobavljaa) do proizvodnje, odnosno prodaje. Sam proces nabavljanja moe biti
prilino jednostavan, kao npr. nabava sitnih predmeta i inventara za rad koje djelatnik moe
kupiti u najblioj prodavaonici, no u veini sluajeva taj je proces puno sloeniji, skuplji i
znaajniji za poslovanje poduzea to e biti i prikazano u radu.
Rad se sastoji od osam dijelova, pri emu je ua tematika rada obraena od drugog do petog
poglavlja.
U drugom poglavlju diplomskog rada objanjava se pojam i daje definicija logistike,
logistikog sustava te opisuje odnos logistike i drugih funkcija u poslovanju.
Tree poglavlje odnosi se na poslovnu funkciju nabave, njenu svrhu, ciljeve i poslovnu
politiku. Obuhvaeni su i elementi procesa nabavljanja, od zahtjeva za nabavu do narudbe.
U etvrtom dijelu diplomskog rada prikazuje se organizacija logistikih aktivnosti u nabavi:
organizacijska struktura, centralizacija i decentralizacija nabave, formalna i neformalna
organizacija te mjesto logistike nabave u organizacijskoj strukturi poduzea.
-
2
U petom poglavlju opisuje se poduzee ''Duran d.d. Pula'', njegova povijest, razvoj, djelatnost,
organizacijska struktura, financijski podaci, proizvodi, organizacija logistike nabave te se
prikazuje proces nabavljanja s prateim dokumentima.
U zakljuku se navode stajalita autora ovog diplomskog rada o organizaciji logistikih
aktivnosti u nabavi i o procesu nabavljanja u promatranom poduzeu.
-
3
2. Teorijske odrednice logistike 2.1. Pojam logistike
Pretpostavlja se da rije logistika dolazi od korijena grkih rijei ''lego'' i logik'' koje znae
''zamisliv'' odnosno ''proraunat, logiki mislei''. Meutim, porijeklo izraza je mogue traiti
i u financijskoj rijei ''loger'', koje oznaava kratkotrajno zbrinjavanje gosta ili vojnika i
njegovo smjetanje u stambenu prostoriju. Logistika je kao pojam u povijesti imala uporite u
razliitim sferama drutvenog ivota. U poetku se pojam koristio u vojnoj terminologiji.
Kako je logistika poela imati sve vei znaaj u gospodarskim prilikama krajem 20. stoljea,
mnogi su autori pokuavali objasniti njezino znaenje, tako da su se razvile mnoge njezine
definicije.
Postojali su razliiti pojmovi koji su logistiku objanjavali kao nabava, kupnja, upravljanje
materijalima i slino. Iz njih je tako proizala opa definicija logistike, kao i definicija
poslovne logistike: ''Pod logistikom se podrazumjeva ukupnost aktivnosti u postavljanju,
osiguranju i poboljanju raspoloivosti svih osoba i sredstava, koje su pretpostavka, pratea
pomo ili osiguranje za tokove unutar jednog sustava.'' 1
Definicija poslovne logistike (mikrologistike ) glasi:2
'' Logistika poduzea je ukupnost logistike zadataka i mjera koji proizlaze iz ciljeva poduzea,
a odnose se na optimalno osiguravanje materijalnih, informacijskih i vrijednosnih tokova u
preobrazbenom procesu poduzea.''
S gledita cjelokupnog gospodarskog sustava, logistiku se moe obuhvatiti pojmom
makrologistika, dok je s aspekta poduzea ona obuhvaena pojmom mikrologistika.
Svladavanje prostora i vremena jedno je od temeljnih zadataka logistike iako je to dosta
iroka definicija kada se logistika promatra u gospodarskom smislu.
Uz sam pojam, vano je rei da je zadatak poslovne logistike praenje, prouavanje, analiza i
ispitivanje svih pojava na tritu traenih proizvoda, u tehnolokom procesu proizvodnje, u
kvaliteti usluga, u transportu, u skladitenju, u pakovanju i rukovanju proizvodima, u opskrbi i
1 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.11.
2 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.11.
-
4
tome slino, naravno primjenom odgovarajuih mjera i metoda koje e kao krajnji uinak
imati nie ukupne trokove.
2.2. Logistiki sustavi
Logistiku se moe shvatiti kao sustav iz samog razloga to joj je zadatak prostorno-vremenska
preobrazba dobara kroz logistike procese. Poduzea postaju logistiki sustavi jer se u njima
odvijaju navedeni procesi probrazbe. Vano je prilikom objanjavanja logistikih sustava
shvatiti povezanost procesa kretanja i procesa zadravanja roba u svakodnevnoj manipulaciji.
No nije samo roba ta koja je kao fiziki faktor objekt koji prolazi logistikim sustavom, ve su
tu prisutne i informacije, energija, ljudski faktor i mnogi drugi imbenici. Logistiki su
sustavi zapravo podsustavi svakog gospodarskog sustava.
Postoje razliiti pristup kategoriziranja logistikih sustava.3 Jedan od njih je funkcionalan
pristup, prema kojem je mogue izdvojiti logistiku nabave koja djelomino spada u logistiku
opskrbe, zatim logistiku proizvodnje i logistiku distribucije. Planiranje, upravljanje i kontrola
preobraznih tokova sastavi su dio logistikih procesa. Unutar procesa treba logistiku nabave i
logistiku distribucije gledati kao sastavne dijelove marketinke logistike, dok logistiku
proizvodnje i logistiku nabave treba shvatiti kao dio logistike materijala zbog kontinuiteta
nabavljanja inputa za nesmetanu proizvodnju. Spomenute logistike sustave mogue je
uvrstiti u logistiku industrijskih poduzea.
Trgovinska poduzea nemaju proizvodnu proizvoda pa nema potrebe za logistikom
proizvodnje, dok kod uslunih poduzea nema ni logistike distribucije ve je bitan samo
informacijski tijek. Iako je trgovina sam po sebi usluga, ona ipak ima kao predmet rada fiziki
proizvod koji uz informacijski tijek mora imati i fiziku distribuciju.
Logistiki sustavi imaju trokove za inpute, dok outpute ine uinci logistikog sustava u
obliku logistikih usluga. Stoga u poduzeima koja provode logistiku nabave i logistiku
proizvodnje, logistiku uslugu ini opskrba proizvoda ili materijala za vlastito poduzee, dok
se usluga isporuke javlja s druge strane prema vanjskim kupcima.
3 amanovi J., Logistiki i distribucijski sustavi, Ekonomski fakultet Split, Split, 1999., str. 15.
-
5
2.4. Odnos logistke i drugih funkcija u poduzeu
Koliki znaaj ima logistika u poduzeima vidljivo je kroz odnos koji ona ima sa razliitim
poslovnim funkcijama u poduzeu. Utjecaji iz vanjskog okruenja poput konkurencije i
tendencije kretanja cijena nalae poduzeima da unutar svojih poslovnih funkcija
implementiraju logistike prednosti.
2.4.1. Logistika i marketing
Meuovisnost logistike i marketinga kao poslovnih funkcija proizlazi iz injenice da se
marketinki instrumenti oblikuju kao bi zadovoljili potrebe i rjeili problem kupca. Postoje
koristi oblika proizvoda poput kvalitete, dizajna i imida proizvoda koje su u marketingu
vane, ali i informacije o proizvodu, mjestu i vremenu njegove nabavke. Stoga je vano
istaknuti da sluba prodaje mora voditi o tome rauna kako bi opskrbljivala, odravala i
razvijala kapacitete koje zahtjeva vlastita nabava. Ovdje je logistika distribucije prisutna
dostavom (dobavlja preuzima obvezu dostave robe kupcu po nalogu nabave) i odvoenjem
(kupac se obvezuje sam sebi dovesti naruenu robu) prilikom koje logistika biva ukljuena u
marketinku politiku, to na kraju rezultira marketinkom logistikom u poduzeu.
Budui da su proizvod, cijena, komunikacija i distribucija sastavnice marketinkog spleta,
logistiku je potrebno ukomponirati kroz svaki njegov dio, to e kao rezultat dati efikasnije
upravljanje trokovima odnosno pokrivanje logistikih trokova koji znaju dosegnuti i vrlo
visoke udjele u cijeni kotanja proizvoda. U sve to ulaze politika komuniciranja, politika
rabata na koliine, politika cijena kao i sve ostale politike koje podrazumjevaju profiliranje
marketinkog spleta za odreeni proizvod. Informacija je jedna od glavnih resursa koje
marketing rabi, a logistika je poslovna funkcija koja informacije usmjerava.
2.4.2. Logistika i proizvodnja
Logistika ima trostruki odnos s proizvodnjom. Kao prvo, logistika utjee na neke odluke u
proizvodnji koje su rezultat odgovora na pitanja poput to, koliko i kada proizvesti prilikom
proizvodnje za poznate kupce, ali i nepoznate kupce. Logistika ima odnos sa proizvodnjom
kroz osiguravanje traenih koliina i opskrbljivanje proizvodnog procesa, imajui pri tom u
-
6
vidu trokove. Kao trei odnos valja spomenuti logistiku nabave koja se bavi tokovima robe i
materijala od dobavljaa do poduzea, dok se logistika proizvodnje bavi unutarnjim tokovima
do i unutar proizvodnih mjesta. Obje su povezane s proizvodnjom zbog pravovremene
raspoloivosti odreene robe i materijala uz najnie trokove.
Kod unutarnje pripreme materijala dolazi u naelu do donoenja gdje se proizvodna mjesta
opskrbljuju materijalom iz skladita materijala putem suradnika. Kada se proizvodni radnik
sam opskrbljuje iz skladita materijala govori se u naelu o odnoenju. Kod naela donoenja
radi se prema planu koji unaprijed utvruje koliine potrebnog materijala za proizvodnju, dok
se kod naela odnoenja materijalom u proizvodnju upravlja putem potreba u potronji.4
Govorei o logistici proizvodnje, odluke koje se donose u proizvodnji mogu imati velik
utjecaj na proizvodni proces pa treba nastojati zasebno obuhvatiti logistike procese i
proizvodne procese iako u iznimnim sluajevima nije ih potrebno dijeliti. Vano je rei da to
dovodi do racionalizacije same proizvodnje jer se trokovi prilikom proizvodnje poveavaju,
ali na strani vremenskog tijeka roba, to znai da je potrebno vremenski skratiti transport roba
i materijala. Kod masovne proizvodnje logistika mora opskrbljivati proizvodna mjesta kroz
due vremenske intervale dok se kod pojedinane proizvodnje logistika mora fleksibilnije
postaviti u pogledu dopreme. Sve to vodi prema upravljanju zalihama koje logistiki sustav
mora uzimati u obzir te njima racionalno raspolagati odnosno upravljati.
2.4.3. Logistika i nabava
Odnos izmeu prodaje i proizvodnje proizlazi iz njihova marketinkog shvaanja, a nabava je
ta koja ima zadatak osigurati raspoloivost, odravanje i razvijanje dobavljanja. Prvenstveno,
nabava mora upoznati dobavne kapacitete koji postoje na sadanjim tritima te kroz
marketinke instrumente utjecati na dobavljae da isporuuju odgovarajue proizvode.
Nabavljanje je mogue obaviti na tri naina, a to su:5
- nabavljanje prema potrebi,
- nabavljanje uz dranje zaliha i
4 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.57. 5 Segetlija Z., Uvod u poslovnu logistiku, Sveuilite J.J.Strossmayera u Osijeku, Osijek, 2002., str.60.
-
7
- nabavka na osnovi ugovora s posebnim utanjaenjima.
Svaki od njih ima razliit ujecaj na logistiku nabave.
Kada se govori o pojedinanim nabavama u sluaju potrebe, prednost je za logistiku to su
trokovi zaliha manji jer se manje kapitala vee za njih. Meutim, ovakva nabava upotrebljiva
je samo ako je predmet nabave materijal i (polu)proizvodi koje je mogue odmah nabaviti i
kada su potrebe nepredvidive jer bi inae dolo do zastoja u proizvodnji zbog vremena
potrebnog za pristiznaje materijala.
Pri dranju zaliha dolazi do odvajanja unutarnje od vanjske pripreme roba i materijala, ime
se dranjem zaliha osigurava nesigurnost dostave i ostvaruje manje osciliranje u vremenu
dostave od strane dobavljaa pa se smanjuje rizik u nabavi dotinog materijala. Cijena koja se
pri tom plaa proizlazi iz vezivanja kapitala za zalihe i injenice da se ugroava optimalno
izvravanje narudbi i time optimiziranje trokova skladitenja.
Trei nain nabavljanja jest doprema u kojoj dolazi do usklaenja proizvodnje i ulaganja
kojom poduzee ima niske sigurnosne zalihe i ugovoren tok dopreme ime se nastoji otkloniti
nedostatke prethodna dva naina dobave. Instrumenti politike nabave poput politika
proizvoda, cijena, komuniciranja, dinamike primanja i povlaenja dobara te broja, tipa i
lokacije dobavljaa usko su vezana za logistiku nabave.
Politikom nabave nastoji se pridobiti poslovna suradnja s odreenim dobavljaima i s njima
razvijati poslovne odnose. Prema uvjetima koji se pri ugovaranju utvruju, svaka od strana
mora izvriti preuzete obaveze. Na taj nain nabava nastoji ugovoriti i osigurati odgovarajui i
neprekidan tok robe, materijala, proizvoda i poluproizvoda kao i trgovake robe. Ovi se uvjeti
razliito kombiniraju, a temelj su im pravila tumaenja trgovinskih termina pod imenom
''Incoterms'' (engl.''International commercial terms'') koje je donijela meunarodna trgovaka
Komora u Parizu 1936.godine.6 Osnovna je svrha i cilj Incotermsa osigurati prodavateljima
(izvoznicima) i kupcima (uvoznicima) u trenutku sklapanja kupoprodajnog ugovora
primjereno reguliranje pravnih i ekonomskih odnosa kako bi tijekom nastanka svojih obaveza,
prava i odgovornosti potpuno iskljuili nesporazume, pogreno tumaenje odredaba
kupoprodajnog ugovora, a time i tetne posljedice.
6 Teretna vozila. zakoni i propisi (10.1.2011.) (20.11.2012.)
-
8
Predmetna su se pravila nekoliko puta dopunjavala (1953, 1967, 1976,1980, 1990, 2000), a od
1.1.2011. u uporabi su Incoterms 2010, kojima je propisano 11 termina prikazanih na slici 1.
Slika 1. Incoterms 2010
Izvor: IBT. Incoterms (20.11.2012.)
-
9
3. Poslovna funkcija nabave
Nabava je funkcija i djelatnost poduzea i drugih poslovnih sustava, koja se brine o opskrbi
materijalima, opremom, uslugama i energijom potrebnima za realizaciju ciljeva poslovnog
sustava.7 S aspekta funkcija to ih sadri, pod nabavom u uem smislu podrazumijeva se
odvijanje operativnih poslova u procesu pribavljanja objekata nabave. To su poslovi koje je
potrebno svakodnevno obavljati da bi se pravodobno realizirale definirane potrebe i zahtjevi
opskrbe poslovnog sustava za objektima nabave odgovarajue kakvoe, u potrebnoj koliini,
po primjerenim cijenama, rokovima, na odreenom mjestu i uz odgovarajui servis.8
Operativni funkcionalni poslovi nabave jesu:9
- ispitivanje i objedinjavanje zahtjeva za nabavu dobivenih od pripreme rada, razvoja,
skladita, laboratorija i drugih organizacijskih jedinica,
- promatranje i praenje trita nabave,
- izrada i postavljanje upita dobavljaima,
- prijam, ispitivanje i ocjena ponuda dobavljaa,
- voenje pregovora s dobavljaima,
- izbor najpovoljnije ponude i naruivanje (stvaranje pravnih i financijskih obveza
prema dobavljaima),
- praenje rokova isporuke i kordinacija svih izravnih veza s dobavljaima,
- prijam i ispitivanje poiljki,
- kontrola rauna dobavljaa,
- reklamacije zbog neodgovarajueg izvrenja obveza dobavljaa,
- voenje evidencija/datoteka nabave.
Nabava u irem smislu obuhvaa i strategijske zadatke o kojima ovise uinci i dobit
poslovnog sustava. Zadaci nabave u irem smislu su pripremiti to bolje koritenje
mogunosti trita nabave, da pozitivno utjee na proizvodnu potronju i prodaju definiranjem
vrsta, oblika i strukture ulaza uz koritenje potencijala dobavljaa i vodei rauna o zatiti
7 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.1.
8 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str 5.
9 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.2.
-
10
okolia, s ciljem da se to bolje zadovolje zahtjevi potroaa te da se maksimiziraju uinci i
dobit poslovnog sustava. Nabava u irem smislu obuhvaa pored nabave materijala, dijelova,
sklopova, sustava, solucija i trgovake robe i nabavu usluga (odravanja, ienja, uvarske
slube, istraivanja i razvoja, savjetodavnih/konzultatskih usluga, logistikih usluga,
graevinskih usluga, usluga izobrazbe kadrova itd.), prava (licenci, franiza, najma, zakupa,
lizinga) energije i sredstava za rad (opreme i investicijskih dobara). Sve za to se dobiva raun
moe se smatrati nabavom.10
3.1. Ciljevi nabave
Opem ciju maksimiziranja dobiti poduzea nabava doprinosi tako da interne korisnike
opskrbi materijalima i uslugama uz najpovoljnije uvjete. U klasinoj nabavi taj se cilj nastoji
ostvariti na nain da se to vie snize nabavne cijene materijala i usluga, odnosno trokovi
nabavljanja. U suvremenoj je nabavi snienje trokova nabave materijala i usluga samo jedan
od ciljeva. Trokove valja promatrati cjelovito, da bi se ostvarile koristi za dobavljae, kupce
proizvoda i usluga vlastite organizacije te za drutvo u cjelini. Uz ekonomske sve vie na
znaenju dobivaju i ekoloki ciljevi jer raste drutvena svijest o potrebi zatite okolia.
Opi ciljevi suvremene nabave:11
funkcionalno odgovarajua kakvoa materijala i usluga
najpovoljnija cijena
ekonomina koliina
pravovremenost
nabava sa najpovoljnijih izvora
visok servis isporuke
uz najveu moguu zatitu okolia i prirodnih resursa
najmanji rizik
najnii trokovi
dobri odnosi s dobavljaima
10 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str 6.
11 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.29.
-
11
Kriteriji razlikovanja ciljeva jesu:12
1. sadraj ciljeva:
ekonomski ciljevi
monetarni: ostvarenje dobiti, ostvarenje prodaje, rentabilnost
poslovanja, osiguranje likvidnosti i sl.;
nemonetarni: neovisnost, presti, trina mo, drutveni i politiki
utjecaj, partnerstvo s dobavljaima itd.;
socijalni ciljevi: socijalna sigurnost djelatnika, zadovoljstvo
poslom, mogunost napredovanja i sl.;
ekoloki ciljevi: sauvati resurse, smanjiti potronju vode i energije,
siguran prijevoz opasnih materijala itd.
2. dimenzije ciljeva:
opseg ciljeva: koliine koje treba nabaviti, koliine isporuke, visine
zaliha i sl.;
vremenska dimenzija: dugorone, srednjorone i kratkorone
potrebe, vrijeme nabavljanja, vrijeme isporuke itd.;
prostorna dimenzija: mjesto potronje materijala, mjesto isporuke,
mjesto skladitenja isl.;
3. hijerarhija ciljeva:
temeljni ciljevi: ciljevi cjelokupnog poslovanja (strateki i taktiki
ciljevi);
ciljevi poslovnih funkcija: usklaen rad poslovnih funkcija,
poveanje kakvoe rada i sl.;
instrumentalni ciljevi na pojedinim podrujima rada: prisutnost na
tritu, stalnost izvora nabave, stalnost koliina nabave itd.
4. meuovisnost ciljeva:
komplementarni ciljevi: ostvarenje jednog cilja ovisi o stvarenju
drugog cilja (nadopunjuju se), npr.vee nabavne koliine i nie
nabavne cijene.;
12 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.30.
-
12
konfliktni ciljevi: konkurentski odnosi pa opsenije ostvarenje
jednog cilja dovodi do slabijeg ostvarenja drugih ciljeva, npr.ciljevi
ekonominosti i sigurnosti, zbog toga je potrebno postaviti prioritete
ostvarenja ciljeva;
neutralni ciljevi: odnosi meu ciljevima su indiferentni, tj. nisu
meusobno ovisni.
5. znaenje ciljeva:
glavni ciljevi: imaju veliko znaenje (npr. pravodobna opskrba)
dodatni ciljevi: imaju manje znaenje (npr. smanjenje koliine
prosjenih zaliha).
3.2. Svrha nabave
Svrha funkcije nabave je da ostvari postavljene ciljeve u svezi s opskrbom organizacije, iji je
sastavni dio, svim potrebnim sredstvima, uslugama i energijom to se ne proizvode u vlastitoj
reiji. U suradnji s drugim poslovnim funkcijama i organizacijskim jedinicama nabava mora
osigurati harmonino odvijanje procesa poslovanja u skladu s interesima tvrtke, djelatnika i
drutvene zajednice. Donositelji odluka o nabavi nastoje uravnoteiti navedene konfliktne
ciljeve i nai kompromisna rjeenja, da bi ostvarili to bolju opskrbu.
Pri tome trebaju voditi rauna:13
- da osiguraju kontinuirano zadovoljavanje potreba vlastite organizacije uz odravanje
dobrih poslovnih odnosa s dobavljaima,
- da razvijaju alternativne i nove izvore nabave s ciljem da se izbjegnu potekoe u
opskrbi i da se pripremi zadovoljavanje novih potreba,
- da poslove obavljaju uz potivanje etikih naela,
- da uspostave nane opskrbe koji e najbolje zadovoljiti zahtjeve sigurnosti i
ekonominosti,
- o razvoju kadrova i organizacije slube nabave, kao i kadrova koji sudjeluju u
operativnim poslovima nabave,
13 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.45.
-
13
- da uspostave odnose s drugim poslovnim funkcijama.
esto se zadaci nabave obavljaju u okviru drugih poslovnih funkcija, ali da bi se obavili
efikasno i efektivno, funkcija nabave mora imati odgovarajui poloaj u organizacijskoj
strukturi i managementu te dovoljan broj kvalificiranih i motiviranih djelatnika.
Efikasnost nabave se sastoji u pribavljanju potrebnih sredstava, usluga i energije uz to
povoljnija ulaganja, tj. u obavljanju zadataka na odgovarajui nain (engl.doing the thing
right). Efikasnost se mjeri odnosom izlaza procesa, odnosno rezultata nabave i ulaza
(uloenog rada, vremena, sredstava i informacija).14
Mjerenje efikasnosti:
Efikasnost se temelji na naelima ekonominosti i tedljivosti. Dok je efikasnost orijentirana
ukupnim rezultatima, ekonominost je orijentirana procesima i mjeri se odnosom ostvarene
vrijednosti nabave i trokova, to znai da zadatke nabave valja obavljati trokovno
uinkovito. To e se postii ako se opskrbu odreenog opsega realizira uz to manje trokove
ili ako se s raspoloivim sredstvima ostvare to bolji rezultati opskrbe.
Mjerenje ekonominosti:15
Prema naelu tedljivosti nabava mora ograniti uporabu raspoloivih sredstava samo na
izvrenje zadataka opskrbe u potrebnom opsegu.
Svrha je funkcije nabave da ciljeve opskrbe obavi efektivno (uinkovito).
Efektivnost oznauje odnos izmeu postavljenih ciljeva i rezultata (uinaka) nabave, tj.
promatra se obavlja li nabava prave zadatke (engl.doing the right thing), loji su znaajni za
ekonominu i tedljivu opskrbu16.
14 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.45.
15 Feriak, V., Stihovi L., Nabava i materijalno poslovanje, Informator, Zagreb, 1989., str .10.
-
14
Odreenje efektivnosti:
Ostvarenje ciljeva nabave ocjenjuje se prema zadovoljenju potreba korisnika opskrbe (output
nabave) i uinaka realizirane opskrbe (outcome). esto se ciljevi definiraju samo kvalitativno,
da bi se izbjegla osobna odgovornost djelatnika nabave. Efektivnost e se poveati ako je
nabava procesno orijentirana te ako vodi brigu o svojem doprinosu stvaranja vrijednosti u
lancu opskrbe.
3.3. Politika nabave
Politika nabave predstavlja skup zamisli i stavova na temelju kojih se odreuju ciljevi
poslovanja nabave, te izabiru putovi, nain, sredstva i mjere za njihovo uinkovito i
racionalno ostvarenje17. Koncepcija nabave predstavlja zamisli (skicu, nacrt) naina
realizacije politike nabave. Koncepcijom nabave postavljaju se kriteriji ponaanja
rukovodstvu i osoblju nabave u rjeavanju zadataka nabave na temelju postavljenih ciljeva
nabave i filozofije nabave. Prema koncepciji nabave donose se dugorone, srednjorone i
kratkorone poslovne odluke u nabavi i izabire se strategija, tj. putovi ostvarenja postavljene
koncepcije. Filozofija nabave izraava se opim stavovima o djelatnosti i potrebnom
ponaanju nabave, kojih se valja pridravati i o kojima je potrebno stalno voditi brigu o
poslovanju i radu nabave.
3.3.1. Instrumenti politike nabave
Instrumenti politike nabave su sve varijable s podruja nabave koje utjeu na ostvarivanje
ciljeva nabave. U literaturi se nailazi na razliite podjele instrumenata politike nabave koji se
razlikuju prema stupnju uestalosti ili znaenju njihove primjene u praksi. Zbog toga se neki
16 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.46.
17 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.61.
-
15
instrumenti ee navode i detaljnije obrauju poput: politike koliine, politike kakvoe,
politike nabavnih cijena i plaanja, politika izvora nabave i odnosa s dobavljaima, dok se
neki javljaju rijetko ili se uope ne navode (npr. politika odnosa s javnou, politika
oglaavanja, politika oblikovanja proizvoda).
Intenzitet koritenja instrumenata politika nabave u velikoj mjeri ovisi o odnosima na tritu,
trinim aktivnostima i primjenjenim instrumentima politike prodaje dobavljaa, pa je
potrebna strukturna slinost politike nabave kupca s politikom prodaje dobavljaa, da bi se to
bolje i to povoljnije ostvarili ciljevi nabave.
Instrumente politike nabave nije dobro koristiti pojedinano, ve ih treba kombinirati da bi se
postigli sinergijski efekti, pri emu se govori o miksu nabave.
3.3.1.1. Politika koliina
Nabava mora nakon istraivanja potreba pribaviti predmete rada odreene kakvoe u
odgovarajuoj koliini i rokovima, da budu pravodobno raspoloivi za proizvodnu potronju i
prodaju. Pitanje koliine nabave pojedinih materijala istodobno je povezano s rokovima
isporuke,ali i s politikom skladitenja i zaliha, kao i politikom cijena. U politici koliina valja
voditi rauna o ekonominosti nabave, tj. o mogunostima snienja trokova nabave,
dopreme, skladitenja i zaliha.
Osim ekonominosti, u politici koliina znaajnu ulogu ima i sigurnost opskrbe. Usklaivanje
zahtjeva sigurnosti i ekonominosti temelj je politike koliina nabave, zaliha, odnosa izmeu
koliina vlastite proizvodnje i nabave, odnosa investicija i zakupa ili najma.
Ukupna koliina nabave (KN) pojedinih predmeta rada odreuje se tako da se od plana
potrebnih predmeta rada na poetku godine (PK) oduzmu postojee (poetne) zalihe (ZP) i
dodaju tzv.zavrne zalihe (ZZ) koje su potrebne za kontinuirano odvijanje procesa
reprodukcije u novom planskom razdoblju, tj. napravi se materijalna bilanca:18
KN=PK ZP+ZZ
18 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.66.
-
16
Na temelju utvrene ukupne koliine nabave planiraju se trokovi nabave, dopreme,
skladitenja i zaliha. Matematikim proraunom moe se izraunati ili optimalna
(ekonomina) koliina nabave ili optimalni (ekonomini) broj nabavki u planskom razdoblju,
to je podloga u voenju politike koliine nabave, koliina isporuka i koliina dostave
materijala na mjesta potronje.
Prije donoenja odluke o nabavi potrebno je ispitati:19
kolebanja potrebe materijala u tijeku planskog razdoblja
je li razdoblje nabavljanja konstantno
jesu li nabavne cijene fiksne ili se razlikuju zbog popusta i dodataka na
razliite koliine nabave
jesu li trokovi dopreme fiksni
da li trokovi narudbe fiksni ili rastu proporcionalno s brojem narudbi
rastu li trokovi zaliha i skladitenja proporcionalno s porastom koliina
je li minimalna koliina isporuke dobavljaa ograniavajui imbenik nabave
raspolae li nabava s dovoljnom koliinom obrtnih sredstava
raspolae li nabava s odgovarajuim skladitem
mogu li se kooperacijom u nabavljanju ili skladitenju stvoriti uvjeti za nabavu
u optimalnim koliinama
3.3.1.1.1. Politika zaliha
Politika zaliha brine da zalihe budu tolike da osiguraju kontinuirano odvijanje procesa
reprodukcije, a da istodobno budu ekonomine. Zalihe su potrebne radi koritenja povoljnije
situacije i uvjeta na tritu nabave, tj. da se moe nabavljati u najpovoljnijim koliinama.
Zbog toga jednom utvrene normative zaliha valja mjenjati u skladu s promjenama uvjeta na
tritu nabave i potrebama proizvodne potronje i prodaje vlastitog poduzea.
Postoje tri poremeaja u nabavi, a to su prekonormne i nekurentne zalihe koje predstavljaju
viak materijala za planirane potrebe, dok se u sluaju nedostatnih zaliha ne mogu pokriti
planirane potrebe.
19 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.66.
-
17
Prekonormne zalihe nastaju ako se poremete odnosi izmeu dinamike i koliina isporuka, te
dinamike i koliina potronje predmeta rada zbog ega se zalihe poveavaju iznad normativa
maksimalne zalihe. Do poremeaja moe doi iz vie razloga (npr. zbog zastoja u proizvodnji,
zbog veih isporuka dobavljaa, zbog izmjena plana proizvodnje, promjene strategije nabave
itd.). Posljedice ovog poremeaja mogu se smanjiti ako se uspostavi informacijski sustav s
povratnim vezama, koji omoguuje brzo reagiranje na otklone u logistikom lancu.
Prekonormne zalihe u malim koliinama mogue je eliminirati na nain da se zalihe svedu u
granice normativa promjenom dinamike i koliina isporuke tih predmeta rada od dobavljaa.
Ukoliko se pojave u velikim koliinama ili vrijednostima, onda bi zbog ekonominosti
poslovanja s materijalima bilo najbolje takve zalihe smanjiti prodajom te uskladiti isporuke
materijala s potronjom. Prekonormne zalihe utjeu na smanjenje koeficijenta obrtaja
materijala pa su jedan od uzroka nastanka nekurentnih zaliha.20
Nekurentne zalihe oznaavaju sve zalihe koje nemaju dovoljan koeficijent obrtaja.
Nekurentne zalihe mogu biti zalihe nepotrebnog ili potrebnog materijala. Nekurentne zalihe
nepotrebnog materijala mogu nastati zbog izmjena proizvodnog programa, izmjene
tehnologije, gubitka uporabne vrijednosti materijala i sl. Ovaj problem moe se rijeiti na dva
naina: ako je trite zainteresirano za te zalihe treba ih prodati. U sluaju da nemaju
vrijednosti na tritu takav se materijal moe otpisati, eventualno prodati ili deponirati kao
otpad.
Nekurentne zalihe potrebnog materijala mogu nastati zbog raznih promjena koje utjeu na
smanjenje potronje odreenih materijala, a da te promjene nisu na vrijeme najavljene i da se
nije sagledala ekonominost tih promjena s aspekta koliina materijala na zalihi, ugovorene
dinamike i koliine isporuke tih materijala.21 Rjeavanje problema je ovisno o vrijednosti
materijala na tritu. Ako materijal nema vrijednost na tritu tad ga treba to prije potroiti i
pri tom voditi rauna da se isporuka i potronja materijala usklade. Ako zalihe imaju
vrijednost na tritu viak treba prodati ili ga ustupiti drugim korisnicima ili kooperantima, te
uskladiti isporuku i potronju materijala.
Odluku o tome, kad e neki materijal biti proglaen nekurentnim treba temeljiti na razliitim
imbenicima koji determiniraju ekonominost i sigurnost zalihe, zatim na temelju kretanja
cijena na tritu te na temelju uvjeta nabave i potronje materijala.
20 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.68. 21 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.69.
-
18
Nedostatne zalihe ne zadovoljavaju potrebe procesa reprodukcije jer je isporueno premalo
predmeta rada, predmet rada je isporuen prekasno ili se radi o prostorno neodgovarajuem
pokrivanju potreba.22
3.3.1.2. Politika kakvoe
Politikom kakvoe definira se podloga odreivanja i ostvarivanja ciljeva koji se odnose na
vrste i osobine predmeta nabave. Kakvoa/kvaliteta je kriterij ije ispunjenje ima odluujue
znaenje za izbor ponude dobavljaa. Potrebna kakvoa definirana je zahtjevima korisnika i
uvjetima primjene dobara. Moe se odrediti ili specificirati kao skup/osobina materijala,
proizvoda ili usluga relevantnih za ispunjenje ciljeva namjene dobara i/ili usluga (dimenzije
materijala, kemijski sastav, fizikalna svojstva, bioloka svojstva, optika svojstva,
funkcionalnost, ekoloke osobine...).23
Za potrebe nabave valja navesti znaajke kakvoe s podacima o toleranciji. Specifikacija
zahtjeva kakvoe predmeta nabave moe se napraviti na razne naine, od navoenja podataka
o osobinama i granicama tolerancije do navoenja trgovakog naziva (marke) proizvoda.
Klasina kontrola kakvoe organizirana je kod dobavljaa (posjet pogonima). Kod
uobiajenih trgovakih marki materijala i serijskih proizvoda ispituje se postoji li svjedoba
(certifikat) neovisne organizacije o propisanoj normi kakvoe. Danas su najpoznatije takve
svjedobe ISO 9001-9004, kojim u Europskoj uniji odgovaraju oznake EN 29001-29004.
Klasina kontrola kakvoe (kod dobavljaa), nastavlja se prijemnom kontrolom kupca,
kontrolom tijekom vlastite proizvodnje i kontrolom kakvoe vlastitih gotovih proizvoda.
Osiguranje kakvoe ne iskljuuje mjere kontrole kakvoe, nego ih proiruje na planiranje
kakvoe i ispitivanje kakvoe te mjere izbjegavanja greaka tijekom procesa proizvodnje,
odnosno obavljanja usluga.24
22 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.71.
23 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.90. 24 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.97.
-
19
Politika osiguranja kakvoe u nabavi provodi se djelotvornom kooperacijom s dobavljaima
u svezi unapreenja razine kakvoe njihovih proizvoda/usluga te sudjelovanjem predstavnika
nabave u planiranju i provedbi svih mjera ispitivanja kakvoe i eliminiranja uzroka greke
proizvoda/usluga. Djelatnici nabave moraju pomoi i dobavljaima da poveaju kakvou
isporuka, tj. da poveaju pouzdanost isporuka, postotak isporuka materijala bez greaka,
pravodobno i na pravom mjestu, tako da ih upoznaju sa znaenjem njihovih proizvoda/usluga
za cijeli sustav.
Suvremeni management kakvoe orijentiran je na povezivanje zahtjeva svih faza procesa
stvaranja vrijednosti i koritenja proizvoda/usluga radi ostvarenja potrebne kakvoe. Kakvoa
se odnosi na uinke poduzea kao cjeline, a i pored kakvoe proizvoda odnosi se na
dokumentaciju za primjenu proizvoda, na koliinske i vremenske zahtjeve zadovoljavanja
potreba, na inovacije kakvoe i dr., tj. na kakvou ukupnog poslovanja to se oznaava kao
''Total Quality Management'' (TGM) ili kakvoa ukupnog poslovanja. Sustav TGM-a moraju
prihvatiti i rukovoditelji i djelatnici. S dobavljaima se mora provoditi razmjena informacija,
ideja i prijedloga u svezi kakvoe dobara i usluga te poslovanja s njima. Jedna i druga strana
mora ukazivati na tekoe, s ciljem da ih se pravodobno ukloni.
3.3.1.2.1. Standardizacija kao sredstvo politike kakvoe
Svaki proizvod, a i njegove dijelove, mogue je oblikovati pojedinano, ali se to u praksi
pokazalo kao neracionalno, odnosno neekonomino rjeenje. Zbog tehnikih i ekonomskih
razloga ima smisla ukloniti nepotrebne raznolikosti, odnosno koristiti dobra jednolinih
osobina, koje zadovoljavaju potrebe odreene primjene. Postupak svoenja raznolikih dobara
na manji broj odreenih svojstava (oblika, dimenzija, teine, vrstoe, boja, postojanosti i dr.)
naziva se standardizacija.25
Razlikujemo dvije vrste standardizacije: normizacija i tipizacija.
Normizacija je postupak odreivanja jedinstvenih fizikih i/ili kemijskih znaajki materijala,
dijelova, sklopova namijenjenih raznovrsnim potrebama, s ciljem da se pojednostavni i
25 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.100.
-
20
pojeftini njihov razvoj, proizvodnja, nabava, skladitenje, distribucija i primjena, ali i zatita
okolia, zdravlja, te znanstvena i tehnoloka suradnja.26
Razlikujemo etiri skupine normi:
I. meunarodne norme ISO, IEC
II. dravne/nacionalne norme Hrvatski zavod za norme
III. norme udruga odnose se na odreena podruja, a imaju karakter preporuke
(npr. udruga njemakih elektrotehniara)
IV. norme poduzea razlikujemo: norme dimenzije, kakvoe, ispitivanja osobina
sirovina i proizvoda, sigurnosti, isporuke, proizvodnje, sporazumijevanja, naziva, planiranja,
konstruiranja i norme sortiranja.
Normizacija koliina provodi se za potrebe sustava nabavljanja pa se u tom kontekstu
razlikuju ukupno potrebne koliine, ekonomine koliine nabave, normirane koliine nabave
(stalna, unaprijed odreena koliina nabave), minimalna koliina nabave.
Tipizacija je proces uklanjanja nepotrebnih raznolikosti u svezi vrste, dimenzija i izgleda
cjelovitih proizvoda agregata.27 Razlikujemo tipizaciju u okvirima drave, u okviru udruga
(asocijacija) poduzea, u okviru poduzea koja kooperiraju i tipizacija unutar poduzea.
3.3.1.2.2. Norme kakvoe serije ISO 9000 primjena u nabavi
Meunarodna organizacija za standardizaciju ISO u enevi, brine se o odreivanju opih
normi koje vrijede u cijelom svijetu. U suvremenom prometu posebno znaenje imaju norme
serije ISO 9000 iz 1987. tj. norme ISO 9001 do 9004.
Norme ISO 9000 sadre smjernice za uspostavljanje i osiguranje sustava kakvoe, te za
dokazivanje razine osiguranja kakvoe nekog poduzea koje neto proizvodi, prodaje ili prua
usluge.28
26 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.100-101. 27 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.103.
-
21
ISO 9001 definira sustav kakvoe u konstrukciji, razvoju, proizvodnji, instalaciji/montai i
servisu tj. u cijelom ivotnom ciklusu proizvoda. Koristi su u proizvodnim i uslunim
poduzeima.
ISO 9002 koristi se preteno u proizvodnim poduzeima, ako isporuitelj/proizvoa treba
dokazati da ispunjava zahtjeve osiguranja kakvoe u proizvodnji, odnosno montai.
ISO 9003 definira sustav osiguranja kakvoe u zavrnom ispitivanju/kontroli gotovih
proizvoda
ISO 9004 sadri smjernice za rukovodne, organizacijske, tehnike, administrativne i
kadrovske pripreme, te zadatke u svezi provedbe sustava osiguranja kakvoe u vlastitoj
organizaciji.
Poduzea mogu pribaviti ISO certifikate od neovisnih institucija, koje su akreditirane za
ocjenu i kontrolu osiguranja kakvoe u skladu s tim normama. Proizvod/usluga dobavljaa
koji dokae da posluje u skladu sa ISO standardima zahtjeva minimum posla vrednovanja
kakvoe, kontrole rokova, prijemne kontrole itd., te se time smanjuju trokovi vezani uz
kontrolu kakvoe.
Naela osiguranja kakvoe koji se pridravaju i proklamiraju poduzea sa ISO certifikatom:29
- Mi uvijek osiguravamo kakvou u skladu s potrebama kupaca;
- Nai se proizvodi moraju uvijek isporuivati u dogovoreno vrijeme i na dogovorenom
mjestu;
- Kupce informiramo o pravilnoj primjeni naih proizvoda i upozoravamo ih na mogue
tete zbog pogrene primjene;
- Eventualne greke ili nedostatke naih proizvoda urgentno uklanjamo uz najmanje
neugodnosti za nae korisnike;
- Radimo na stalnom poboljanju kakvoe naih proizvoda;
- Brinemo se za izradu proizvoda bez greaka, a svaki djelatnik mora imati mogunost
da sam ispita i dokumentira kakvou svog rada.
28 Vuli, N. Sustavi upravljanja kvalitetom, Veleuilite u Splitu, Split, 2001., str. 40.
29 ISO org. ISO 9000 (25.11.2012.)
-
22
3.4. Elementi procesa nabavljanja
Proces nabavljanja obuhvaa sve aktivnosti u svezi pripreme i izvrenja kupnje, isporuke,
dopreme, prijama i skladitenja predmeta inputa te njihova disponiranja u skladu sa
zahtjevima korisnika. Sinonimi procesu nabavljanja su: tehnika nabavljanja, postupak
nabavljanja, odvijanje procedure nabave i sustav nabave.
Promatra li se proces nabavljanja analitiki onda su to sljedee aktivnosti:30
- izdavanje, prikupljanje i obrada zahtjeva za nabavu;
- utvrivanje izvora nabave i potencijalnih dobavljaa;
- izrada i dostava upita dobavljaima;
- prikupljanje i ispitivanje ponuda;
- voenje pregovora;
- ocjenjivanje i usporedba ponuda te izbor najpovoljnije ponude i donoenje odluke o
nabavi;
- sklapanje ugovora o kupnji i naruivanje predmeta inputa;
- praenje izvrenja ugovora i narudaba, te poduzimanje mjera zatite prava u sluaju
neispunjenja obveza dobavljaa u skladu s odredbama ugovora;
- prijam i ispitivanje koliine i kakvoe isporuene robe i/ili izvrenih usluga i
reklamacije u sluaju otklona od ugovorene koliine i kakvoe;
- skladitenje predmeta nabave;
- likvidacija rauna dobavljaa;
- komisioniranje i izdavanje predmeta nabave korisnicima.
Prva faza operativnog procesa nabavljanja je naruivanje predmeta nabave, koja zapoinje
izdavanjem, prikupljanjem i obradom zahtjeva za nabavu, kako bi smo utvrdili koliine
nabave, a nastavlja se utvrivanjem i izborom izvora nabave, izradom i slanjem upita
dobavljaima, prikupljanjem i ispitivanjem ponuda, voenjem pregovora te izborom ponude i
sklapanjem ugovora o kupnji. Nakon naruivanja slijedi izvrenje ugovora/narudbe. To je
faza u kojoj dobavlja robu treba proizvesti, ako je nema na zalihi, pripremiti isporuku
(sortirati, zapakirati, staviti na palete ili na kontejnere) i zajedno s dokumentima o isporuci
30 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.417.
-
23
otpremiti kupcu u skladu s ugovorom. Potom slijedi faza manipulacije i transporta (vanjskog i
unutarnjeg) te prijama, skladitenja i izdavanja predmeta rada korisnicima.
Aktivnosti procesa nabavljanja valja koordinirati da djeluju usklaeno uz to manje uskih
grla, praznih hodova, kvalitativnih pogoranja i sl. Posebnu pozornost valja usmjeriti na
procese stvaranja vrijednosti, a treba eliminirati aktivnosti koje ne pridonose stvaranju
vrijednosti, tj. aktivnosti koje zahtijevaju odreeni rad i stvaraju trokove, a korisnici/kupci ih
ne priznaju. Isto tako je znaajno da se uskladi i vrijeme odvijanja aktivnosti s ciljem da se
skrati ukupno potrebno vrijeme odvijanja procesa nabavljanja.
Slika 2. Odvijanje procesa nabavljanja
Izvor: Feriak Vilim., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno
izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., Str.417
-
24
3.4.1. Zahtjev za nabavu
Zahtjev ili nalog za nabavu (trebovnica materijala , interna narudba, zahtjevnica materijala)
mogu izdati organizacijske jedinice kojima su potrebni materijali ili usluge (priprema rada,
sluba razvoja, laboratorij, poslovne jedinice ovlatene za promet roba i usluga proizvodne
jedinice, prodavaonice i dr.).
Zahtjev za nabavu mora osim podataka o vrsti (ifra i naziv), obiljejima i koliini potreba te
datuma ispostavljanja zahtjeva i podataka o onome tko je ispostavio zahtjev, sadravati
podatke u kojim rokovima i gdje treba ispostaviti materijal, odnosno gdje je potrebno obaviti
usluge, zatim oznake namjene (npr.sirovina, potroni materijal, pogonski materijal, dio za
dogradnju nekog stroja ili ureaja, priuvni dio, supstitut, novi ureaj, zamjenski ureaj i sl.),
kakve ateste materijal mora imati (npr. kemijskog sastava, mehanikih osobina) i koja
ispitivanja je morao proi (npr. radiografsko, ultrazvukom, hidrauline testove), prijedlog
potencijalnog dobavljaa, podatke o nainu pakiranja i prema potrebi nacrte ili drugu
dokumentaciju (npr. propagandni materijal proizvoaa) koja moe posluiti nabavi.31
Ponekad je potrebno navesti i posebne upute u svezi predmeta nabave.
Uobiajeno je da se u sluajevima pojedinane opskrbe zahtjev izdaje u pisanom obliku i da
na putu do nabave dobije suglasnost centralne tehnike slube ili nadlenog rukovodstva u
poduzeu te financijske slube, koja ga kontira, preispituje raspoloiva financijska sredstva i
nakon to na zahtjevu potvrdi svoju suglasnost dostavlja ga slubi nabave. U sluajevima
opskrbe s vlastitih zaliha zahtjevi za nabavu dostavljaju se skladinoj slubi, koja na temelju
njih pripremi i izdaje traene materijale korisnicima. Zbog racionalizacije posla koriste se
posebni obrasci zahtjeva, koje u naelu popunjavaju korisnici, odnosno ovlatene osobe u
organizacijskoj jedinici korisnika (meutim to nerijetko radi skladitar, a korisnik ili ovlatena
osoba samo potpie popunjeni zahtjev). Za materijale kojim se korisnici opskrbljuju s vlastitih
zaliha koje se stalno nadopunjuju, umjesto obrazaca zahtjeva za nabavu koristila se u uvjetima
rune obrade, tzv. ''prijenosna kartica'' (engl.traveling requisition).32 Jedna prijenosna kartica
predviena je za otprilike 30 zahtjeva, a cirkulira izmeu korisnika i skladita kao nosilac
informacija o zahtjevanom i izdanom materijalu. Prelaskom na elektroniko poslovanje 31 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.420. 32 Robert M. Monczka, Robert B. Handfield, Larry C. Giunipero, James L. Patterson, Purchasing and Supply Chain Management, fourth
edition, South -Western 2009.,str 50.
-
25
prijenosna kartica je izgubila svoju svrhu, a umjesto nje koriste se liste dispozicije ili liste
prijedloga za nabavu. U tim listama navedene vrste i koliine materijala tretiraju se, u pravilu,
kao prijedlog potreba, za koje nabave treba ispitati moe li u skladu s primjenjenim sustavom
nabavljanja i politikom zaliha materijale izdati u koliini i rokovima u skladu s planom
potronje/prodaje.
Zahtjeve za nabavu potrebno je prije donoenja odluke o nabavi preispitati kako bi se utvrdilo
sljedee:33
1. Jesu li zahtjevani predmeti nabave jednoznano specificirani? Jesu li za materijale
navedene njihove ifre,naziv, a ako je rije o novim predmetima nabave, njihova
kakvoa, funkcije, namjena, kod strojeva uinci, nain pogona i ostalo to nabavi
omoguuje nedvosmisleno identificiranje?
2. Je li zahtjevana vrsta i koliina predmeta nabave predviena planom nabave, a ako nije
na koji e nain biti pokriveni trokovi nabave?
3. Jesu li normirane koliine i rokovi nabave?
4. Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogunost koritenja rezerviranih zaliha ili
mogunosti supstitucije s raspoloivim ili jeftinijim materijalom?
5. Mogu li se potrebni predmeti pribaviti recipronom nabavom, kooperacijom u nabavi
ili, kod strojeva, postoji li mogunost zakupa ili najma?
6. Sadre li zahtjevi sve potrebne podatke i jesu li potpisani od strane ovlatene osobe,
kako bi se bez odlaganja moglo nastaviti proces nabavljanja.
3.4.2. Upit
Upit predstavlja zahtjev dobavljau da dostavi ponudu ili informacije o njihovim
proizvodima, odnosno uslugama. Za elektroniki dostavljene upite esto se koristi engl.
skraenica E-RFX, koja se odnosi na vie pojmova ''Request for...'' i to: Request for Proposal
RFP, precizno definira zahtjeve u svezi funkcija traenog proizvoda ili usluge, Request for
Quotation RFQ su upiti kojima se trai ponude jednoznano specificiranih, a na tritu
uobiajenih proizvoda ili usluga i Request for Information RFI se odnosi na traenje
33 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.422
-
26
informacija s ciljem da se moe bolje specificirati zahtjeve u upitu34. Upitima se provodi
konkretno ispitivanje situacije na tritu nabave.
Polazite za izbor dobavljaima kojima e se dostaviti upiti su podatci o poznatim izvorima
nabave te podaci koje se prikupi pretraivanjem on-line baze podataka, kataloga proizvoda, te
drugih izvora podataka. Ako elimo vie saznati o odreenom dobavljau esto je to mogue
posjetom njegovoj web stranici, na kojoj se mogu pronai aktualni podatci o poduzeu,
njegovim proizvodima i/ili uslugama, o organizaciji i dr.
Upiti se alju:
- Ako na tritu postoji vie potencijalnih dobavljaa od kojih valja zatraiti ponude;
- Ako nabava eli iskoristiti povoljnu trinu situaciju (npr.nabava sezonskih proizvoda
i sirovina u vrijeme vee ponude);
- Kada se jave tekoe u opskrbi s postojeih izvora i valja se orijentirati na nove izvore
nabave/dobavljae;
- Kada se eli potencijalne dobavljae upoznati s oekivanim specifinim potrebama u
slijedeem planskom razdoblju;
- Zbog prikupljanja informacija o mogunostima i uvjetima nabave predmeta rada (RFI)
za potrebe: izrade novih proizvoda, ispitivanja mogunosti supstitucije koritenih
materijala, ispitivanja u svezi odluke ''proizvoditi ili nabaviti'' te za usporedbu cijena,
obiljeja i uvjeta nabave pojedinih materijala.
Upit se uglavnom dostavljaju pismeno putem telefaksa ili e-mail-a, a rjee se postavljaju
usmeni upiti (u tom sluaju treba ga potvrditi pismenim upitom).
Prema sadraju upita razlikuju se:35
- konstrukcijski orijentirani upiti (RFQ) detaljno su odreena obiljeja predmeta
nabave u skladu s rjeenjima i zahtjevima (nacrt, specifikacija elemenata proizvoda),
te dobavlja treba ponuditi upravo takvo rjeenje, bez izmjena.
34 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.423. 35 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.424.
-
27
- funkcionalno orijentirani upiti (RFP) sadre podatke o zahtjevima (tehnikim i
ekonomskim) koje mora ispuniti predmet nabave, a dobavljau se preputa da ponudi
rjeenje koje smatra da je najpovoljnije u konkretnom sluaju.
Bez obzira na to kako je orijentiran, upit bi trebao sadravati i ove podatke:
- naziv i adresu poduzea koje alje upit;
- datum upita i ifru upita na koju se dobavlja treba pozvati u ponudi ili ako ima pitanja
prije dostavljanja ponude;
- neutralni opis predmeta za koji se alje upit napravljen prema ope poznatim
standardima;
- koliinu potreba u odreenim rokovima, to je dobavljau znaajno za izradu
kalkulacije prodajne cijene;
- potreban rok isporuke predmeta nabave;
- adresa odredita na koju se otprema roba te klauzulu s kojom se odreuje gdje i uz
koje uvjete je dobavlja obvezan predati robu kupcu;
- nain plaanja ako se roba eli nabaviti na kredit, kompenzacijom ili da se plati na
neki drugi nabavi dostupan nain;
- zahtjev da se ralani ponuena ukupna cijena prema elementima strukture cijene radi
boljeg analiziranja ponuda i usporedbu pojedinih stavki;
- rok dostavljanja ponude;
- opi uvjeti nabave.
Prema potrebi mogu se: navesti tehniki propisi koji se odnose na kakvou proizvoda, traiti
jamstvo kakvoe proizvoda, uz ponudu traiti uzorke, modele, nacrte, sheme, tehnike analize
i sl.
3.4.3. Ponuda
Ponuda je od ponuaa izraena pismena ili usmena suglasnost jednoj ili vie odreenih osoba
za izvrenje konkretnog djela uz definirane uvjete.36
36 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.427.
-
28
S pravnog gledita ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora upuen jednoj ili vie odreenih
osoba. Prijedlog upuen neodreenom broju osoba smatrat e se samo pozivom da se uputi
ponuda. 37 U tom smislu ponudom se ne mogu smatrati oglasi u novinama, prospekti i cjenici
jer nisu naslovljeni odreenim osobama.
Ponudu mogu dati i prodavalac i kupac, ali se u gospodarskoj praksi ponudom tretira prijedlog
kojim prodavalac nudi proizvode i usluge s ozbiljnom namjerom da se obvee na izvrenje u
sluaju da kupac prihvati prijedlog. Da bi ponuda bila valjana prijedlog mora sadravati sve
bitne sastojke ugovora (ugovorne stranke, predmet, koliinu, cijenu..).
Ponuda prodavaoca obvezuje da ponueno i izvri ako kupac prihvati ponudu, pismenim ili
usmenim putem.
Dobavlja moe ponude dostaviti samoinicijativno ili na temelju:
- usmenog ili telefonskog upita kupca,
- pismenog upita kupca,
- objavljenog javnog nadmetanja pismenim putem za nabavu robe i/ili usluga,
- nadmetanja pismenim putem po pozivu u ogranienom postupku nabave roba i/ili
usluga.
Dostavljene ponude valja pomno ispitati i meusobno ih usporediti. Prvo valja ispitati jesu li
ponude zaprimljene u roku odreenom u upitu, odnosno u oglasu ili pozivu za nadmetanje.
Potivanje rokova za dostavu ponuda je naroito znaajno kada se ponude otvaraju na
odreenom mjestu, u odreeno vrijeme i u nazonosti lanova povjerenstva.
Zatim treba ispitati jesu li pravodobno pristigle ponude prema nainu podnoenja, sadraju i
priloenoj dokumentaciji u skladu sa zahtjevima iz upita, odnosno oglasa ili poziva za
nadmetanje.
Nakon to utvrdimo koje su ponude pravovaljane prema roku dostave, nainu podnoenja,
dokumentaciji i sadraju, slijede ispitivanja elemenata ponuda koji trebaju omoguiti
ocjenjivanje, meusobnu usporedbu i izbor najpovoljnije ponude.
37 Dea Mlikotin Tomi, Pravo meunarodne trgovine, Skolska knjiga, Zagreb.,str.156.
-
29
To su sljedea ispitivanja:38
- Zadovoljava li ponuena kakvoa predmeta nabave nae zahtjeve?
- Je li ponuena koliina predmeta nabave u skladu s koliinom u upitu, odnosno s
naim potrebama i politikom koliina nabave?
- Je li cijena predmeta nabave primjerena trinim cijenama i je li ralanjena na nain
kako je traeno u upitu da se moe analizirati?
- Jesu li uvjeti i nain plaanja u skladu s trinom situacijom te s naim zahtjevima i
mogunostima?
- Tko snosi trokove pakiranja te rizike otpreme i transporta?
- Moe li dobavlja ispuniti zahtjevani rok isporuke?
- Koji su ostali kriteriji znaajni za poslovne odnose i kako ih ispunjava pojedini
ponua? (odnosi se na lokaciju dobavljaa, njegovu organizaciju, ugled na tritu,
kapacitet proizvodnje i skladita, servis, transportne veze itd.)
U svakodnevnom poslovanju nabave nije mogue, zbog nedostatka vremena, niti je
ekonomski opravdano, zbog odnosa izmeu rezultata i trokova, uzimati u obzir sve bitne
faktore na temelju kojih se usporeuje ponuda. Zbog toga se esto ponuda bira samo na
temelju jednog kriterija, ako su ostali kriteriji podjednako zadovoljeni i nemaju znaajnijeg
utjecaja na odluku o izboru. Takav je kriterij cijena ili rok isporuke ili kakvoa, ali u
specifinim situacijama to mogu biti odnosi s dobavljaem, iskustva iz ranijih poslovnih
odnosa, uvjeti i nain plaanja ili ukupni trokovi.
Da bi se sprijeio pogrean izbor, posao vrednovanja i usporedbe ponude treba obaviti
profesionalno i savjesno, esto timskim radom. U nabavnoj slubi odreuje se do kojeg iznosa
vrijednost nabave u odreenom razdoblju mogu donijeti odluku o izboru referenti nabave i
rukovoditelji organizacijskih jedinica nabavne slube, a iznad tih odnosa odluke donosi
rukovoditelj nabavne slube ili rukovoditelj poduzea.
Dobavljaa se obavjetava o odluci o izboru prihvatom ponude, odnosno sklapanjem ugovora
i naruivanjem. U nekim sluajevima dobro je upoznati dobavljaa zato je izabran radi
odravanja ugovorenih rokova isporuke, dobre kvalitete, dobrog servisa i sl. u prolim
isporukama; radi povoljnije ponuenih uvjeta plaanja, popusta, cijene i slino to ga potie
38 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.431.
-
30
i na dobro izvrenje nove narudbe. Ponuaa, ija ponuda nije prihvaena, treba pismeno
obavijestiti o rezultatu izbora (npr.prihvaena je povoljnija ponuda, ili ponuda s najniom
cijenom i sl.) s time da mu se ne otkriju cijene i ostali uvjeti drugih ponuaa.
3.6.4. Ugovor o nabavi
Zakljuivanje ugovora o nabavi ili kupoprodajnog ugovora rezultat je suglasnosti volje
kupaca ili prodavaoca na temelju njihove prethodne aktivnosti u procesu nabavljanja, kojom
se usklade izraene elje u svezi razmjene dobara, usluga ili prava dvaju ili vie partnera.
Ugovori se mogu sklopiti u pismenom ili usmenom obliku. Ugovor bi trebao sadravati sve
to je dogovoreno, kao i sve tehnike i komercijalne odredbe, kako ne bi tijekom izvrenja
ugovora, ili u sluaju spora, bila mogua jednostrana interpretacija.
Za potrebe jednokratne, odnosno promptne nabave stranke izbjegavaju izradu detaljno
oblikovanih ugovora jer priprema iziskuje mnogo posla, ekonominije je koristiti
jednostavnije oblike, te da se ne bi utjecali na postojee fleksibilne poslovne odnose. Zbog tih
razloga nabava je sklona koritenju narudaba, koje moe ispostaviti uz relativno malo posla.
Koriste se tipizirani obrasci na kojima se ispie adresa dobavljaa i datum te navede samo
opis predmeta nabave, koliinu, jedininu cijenu, rok isporuke, mjesto isporuke i eventualno
nain plaanja.
Najee se ugovori zakljuuju na temelju ponude dobavljaa, njezine analize i rezultata
pregovora u svezi uvjeta kupoprodaje, na temelju ponude i prihvata ponude te na temelju
narudbe i prihvata narudbe.
U ugovoru o nabavi razlikuju se poslovi obveze koje zakljuuje i ije izvrenje obveza
dobavljaa prati sama nabava, te poslovi ispunjenja (prijem isporuke i plaanje rauna) u
kojima sudjeluje prijamna kontrola, skladite i financijska sluba.
Ugovor o nabavi sadri bitne i ostale elemente. Pod bitne elemente spadaju: oznake ugovornih
stranaka, predmet ugovora i cijena. Ostali elementi ugovora su sljedei: kakvoa predmeta
nabave, nain pakiranja, rok, nain i mjesto isporuke, uvjeti i mjesto plaanja, nain
-
31
transporta, osiguranje, jamstvo, nadlenost suda u sluaju spora i razni drugi uvjeti kojih se
stranke moraju pridravati.39
Kod zakljuivanja niza ugovora s istim ili sinim uvjetima, zbog racionalizacije poslova
sastavljanja ugovora, koriste se obrasci ugovora u kojima su navedeni uvjeti za sklapanje
ugovora.
U praksi se koriste dva oblika takvih ugovora o nabavi: adhezijski i tipski/standardni.
Adhezijski ugovor, po pristupu (engl. adhesion contract) je takav ugovor u kojem ponua
vee sklapanje ugovora uz prihvaanje svih uvjeta sadranih u formularu koji predlae i ne
pristaje ni na kakvu izmjenu.40 Ponueni moe uvjete prihvatiti ili odbiti u cijelosti take it or
leave it. U tipskim ugovorima navedeni su uobiajeni alternativni uvjeti ugovora, a stranke
mogu izabrati jedno od ponuenih rjeenja koje im odgovara u konkretnoj situaciji.
3.6.5. Narudba
Narudba (engl.purchase order) je nalog kupca prodavatelju, kojim trai robu ili usluge uz
odreene uvjete.41 U pravilu se dobavljau dostavlja pismena narudba, jer prua pouzdane
informacije za izvrenje posla. Ako se zbog hitnosti naruuje usmeno, onda se takva narudba
potvruje i pismeno. Narudba je za nabavu najvanija temeljnica u poslu nabavljanja.
Dobavljau se narudba moe dostaviti kao:42
- prihvat ponude prodavaoca u kojem se daje izjava o prihvatu bez navoenja svih
elemenata i uvjeta ponude (kada kupac u potpunosti prihvaa uvjete iz ponude u roku
u kojem ponuda obvezuje ponuaa);
- nova ponuda, u sluaju da nabava nije dijelom ili u cijelosti suglasna s ponudom
dobavljaa, te narudba sadri poziv za ponudu prodavaoca i prijedloge promjene
uvjeta ponude koje kupac ne prihvaa;
39 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.469. 40 Limun. Adhezijski ugovor (10.10.2012.)
41 Business dictionary.purchase order (10.10.2012.)
42 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.476.
-
32
- prijedlog za zakljuivanje posla na temelju poznatih uvjeta prodaje dobavljaa (npr. na
temelju cjenika, kataloga, prijanje isporuke i sl.);
- nalog za izvrenje dijela isporuke robe na temelju okvirnog ili godinjeg ugovora.
Narudba bi trebala sadravati: naziv i adresu kupca (naruioca) koji ispostavlja narudbu,
naziv i adresu dobavljaa (prodavaoca) kojem je upuena narudba, broj narudbe, datum
narudbe i oznake na koje se treba pozvati u komunikacijama, redni broj te opis predmeta
predmeta koji naruujemo, uvjete isporuke, rok i mjesto isporuke, rok i nain plaanja, nain
otpreme, potpis naruioca.
U klasinom nainu organizacije poslovanja narudba se ispostavlja u vie kopija ovisno o
organizaciji poduzea. Orginal i kopija dobavljau, jednu kopiju zadrava sama nabava,
kopije se dostavljaju prijamnom skladitu, ulaznoj kontroli, podnositelju zahtjeva za
narudbu, a mogu se dostaviti i financijskoj, skladinoj te prodajnoj slubi.
Prihvat narudbe zajedno s narudbom predstavlja kupoprodajni ugovor. Prihvat narudbe je
potreban element ugovora, te valja nastojati da ga dobijemo. Kako bi se dobavljau olakao
posao potvrde prihvata narudbe, uz narudbu mu se alje i kopija na kojoj potvruje prihvat.
Ako dobavlja ne mijenja tekst kopije narudbe, smatra se da su prihvaeni svi uvjeti nabave.
Ako sluaju prihvata narudbe ima otklona od narudbe, a nabava s njima nije suglasna, mora
o tome obavijestiti dobavljaa. U praksi se izvravaju mnoge narudbe iji prihvat dobavlja
ne potvrdi ni pismeno, ni usmeno, nego reagira izvrenjem radnje, odnosno isporui robu. U
takvim sluajevima ugovor je sklopljen djelovanjem dobavljaa na temelju narudbe.
-
33
4. Organizacija logistikih aktivnosti u nabavi
Organiziranje je proces s precizno utvrenim tijekom poslova putem kojega se odvija rad na
stvaranju novog sustava organizacije.43
Proces organiziranja nabave promatra organizaciju kao cjelovit sustav, koji e ostvariti
postavljene ciljeve ako sadri odgovarajue elemente i veze meu njima. Sustav je skup
meusobno povezanih dijelova na nain da sainjavaju sreenu cjelinu koja je jasno
razgraniena u odnosu na okolinu, koja podrazumijeva sve to se nalazi izvan granica
promatranog sustava.44 Rastavljanjem na dijelove sustav gubi obiljeja koje je imao kao
cjelina.
Elementi sustava imaju odluujuu ulogu za realizaciju ciljeva sustava. U procesu
organiziranja elementom sustava se smatra svaki znaajni dio sustava koji s gledita
organizacijskog zadatka nema smisla dalje dijeliti. Elementi mogu biti odjeli, pojedine
referade, radna mjesta, a na najnioj hijerarhijskoj razini elementi su djelatnici, pojedinana
sredstva, radni zadatci i podatci. Izmeu elemenata organizator definira potrebne veze da bi
se moglo prenijeti zadatke na djelatnike, upotrijebiti potrebna sredstva itd.
Veze sustava se mogu promatrati s razliitih gledita. Veze izmeu elemenata u strukturiranju
nabave i veze u procesu poslovanja.45
U strukturiranju sustava povezuju se radni zadatci kako bi se oblikovala radna mjesta (veze
izmeu djelatnika, zadataka i funkcija), odreuju se veze izmeu radnih mjesta (sustav
komunikacija i hijerarhija sustava). Zatim se razlikuju eksterne i interne veze. Eksterne veze
ima sustav sa svojom okolinom. U sluaju nabave koja je otvoreni sustav postoje veze s
dobavljaima, raznim dravnim institucijama, prijevoznicima, ostalim slubama u poduzeu i
dr. Interne veze se uspostavljaju izmeu podsustava, odnosno izmeu elemenata sustava
nabave.
Cilj je procesa organiziranja da se uspostavi takva struktura i veze izmeu elemenata sustava
da omogue trajno, racionalno i uspjeno rjeavanje zadataka nabave usklaenim 43 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.8. 44 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.9.
45 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006.,
str.325.
-
34
aktivnostima djelatnika, s mogunou prilagodbe organizacije nabave promjenama u okolini
i u njoj samoj.
Prema dualistikoj teoriji francuskog filozofa Rene Descartes organizacija nabave dijeli se na
organizacijsku strukturu i organizaciju poslovanja. U organizaciji se prvo uspostavi
organizacijska struktura, a zatim se definira tijek poslovanja, odnosno postupci rada i
odluivanja u rjeavanju zadataka odreene organizacijske cjeline.
4.1. Organizacijska struktura
Organizacijskom strukturom trajno se reguliraju poslovi nabave koji se odvijaju istodobno ili
jedni za drugima, tako da se usklade ukupne meuovisnosti tih poslova u skladu s ciljevima
nabave.46
Organizacijska struktura bavi se ljudskim i drugim resursima, a odnosi se na:
- podjelu zadataka i funkciju nabave;
- sustav rukovodnih i izvrnih radnih mjesta i odnosa izmeu njih;
- sustav obveza, ovlatenja i odgovornosti radnih mjesta;
- sustav komunikacija izmeu radnih mjesta.
Osim stvaranja odreenih organizacijskih jedinica i radnih mjesta, znaajno je definirati
njihove odnose pretpostavljenosti i podreenosti (hijerarhiju). O strukturi u velikoj mjeri
ovisi i rad nabave. to je podjela zadataka i specijalizacija organizacijskih jedinica vea, to je
potrebna i vea koordinacija. Za razliku od tradicionalne tayloristike organizacije koju
odlikuje razraena hijerarhija odluivanja, pretpostavljenost i podreenost organizacijskih
jedinica i radnih mjesta, uska funkcionalna podjela podruja aktivnosti, jednolinijski odnosi i
formalni komunikacijski kanali te utvreni oblici upravljanja i kontrole izvravanja zadataka,
u suvremenim se uvjetima sve vie koriste razni oblici matrine organizacije i timski rad. U
matrinoj organizaciji linijske funkcije daju podrku radu timova u izvravanju projektnih
zadataka.
46 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.326.
-
35
4.2. Organizacija poslovanja
Organizacija poslovanja bavi se strukturiranjem procesa nabave, kako bi njegovo odvijanje,
odnosno ispunjenje zadataka djelovanjem ljudi i sredstava, bilo u skladu s ciljevima nabave.
Kod organizacije poslovanja pozornost se usmjerava na:
- zadatke koje treba izvriti,
- vremensko i prostorno odvijanje poslovnih zadataka,
- angaman ljudi i sredstava u izvravanju zadataka,
- regulaciju izvravanja zadataka u skladu s ciljevima nabave i provedenom
organizacijskom strukturom.
Organizacijom poslovanja definira se proces ispunjenja zadataka nabave unutar slube nabave
te u integraciji s odvijanjem procesa u proizvodnji, razvoju i prodaji.
Organizacija poslovanja je kontinuirani proces, koji se odvija kroz etiri faze:47
1. Analiza zahtjeva i uspostavljanje standarda (prethodno istraivanje) na temelju
informacija o radu i problemima postojeeg sustava ili na temelju informacija o
razvoju analiziraju se zahtjevi i postavljaju se standardi organizacije nabave.
Prethodno istraivanje je zapravo brza i kratka analiza problema, mogunosti i
ogranienja organizacije.
2. Analiza postojeeg sustava obuhvaa snimanje postojee organizacije poslovanja i
kritiku ocjenu postojeeg stanja s ciljem utvrivanja nedostataka i mogunosti
poboljanja organizacije.
3. Oblikovanje nove organizacije - ova faza se dijeli na potfazu oblikovanja grube
organizacije poslovanja ili izradu koncepta sustava i na potfazu razrade detaljnih
rjeanja (oblikovanje radnih zadataka, utvrivanje redoslijeda i vremenskog rasporeda
njihova izvrenja, te dodjelu zadataka izvriteljima).
4. Provedba i kontrola funkcioniranja nove organizacije novu organizaciju valja
primjeniti. Provode se odgovarajue pripreme nakon kojih slijedi prijelaz na rad prema
novoj organizaciji te kontrola rada novog sustava organizacije.
47 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.329.
-
36
4.3. Formalna i neformalna organizacija
Pod organizacijom se smatra uspostavljanje strukture i odnosa u sustavu tako da on moe uz
odreene uvjete trajno ispunjavati svoje zadatke i ciljeve. Svaki otvoreni konkretni sustav
mora za procese transformacije osigurati potreban input i realizirati odreeni output. U
sustave koji potrebe inputa realiziraju putem funkcije nabave spadaju poduzea (proizvodna,
usluna, trgovaka...), banke, bolnice i druge organizacije bez obzira na njihov pravni oblik te
dravne institucije poput vojske, policije i dr. Pravni oblik je odreen zakonom, a on utjee na
neka organizacijska rjeenja (organi, nain zastupanja i sl.) dok se organizacijska struktura i
nain odvijanja poslova mora individualno uspostaviti vodei rauna o raznovrsnim
imbenicima.
Za potrebe organiziranja nabave ili poduzea ili bilo koje poslovne funkcije organizaciju
dijelimo na formalnu i neformalnu. Formalna organizacija je ona koja je svjesno postavljena
za potrebe rjeavanja zadataka i ostvarivanja postavljenih ciljeva uz odreene uvjete, te
predstavlja kraljenicu odnosno kostur svake organizacije.48 Temelji se na sustavu normi i
pravila koje imaju smisla ako ih djelatnici poznaju, odnosno ako ih se pridravaju. Ukupna se
zadaa poduzea ralani na pojedinane zadatke. Za izvrenje jednog ili vie zadataka zadue
se pojedini nositelji zadataka (uspostavi se organizacijska struktura) te se odredi nain i
redoslijed aktivnosti i ispunjavanja zadataka (uspostavi se organizacija poslovanja). U malim
poduzeima, ali i u pojedinim odjelima srednjih i velikih poduzea odluke o raspodjeli
zadataka i o meusobnim odnosima donose se na temelju subjektivne ocjene rukovoditelja
(najee vlasnik poduzea), koji osobno dodjeljuje svakom djelatniku zadatke prema
njihovim sklonostima i sposobnostima.
Uz formalnu organizaciju postoji i neformalna organizacija koja nije odreena odlukama
rukovoditelja ili aktima poduzea, labilna je i podlona estim promjenama. ine ju skupina
ljudi koji zajedniki djeluju radi nekih identinih ciljeva. Neformalne skupine se, s obzirom
na motive formiranja djele se na interesne koje nastaju kao rezultat prirode posla koji
obavljaju lanovi skupine, te na prijateljske skupine koje su najee rezultat zajednikog
druenja lanova organizacije izvan poduzea.49 Karakteristika je neformalnih grupa da
spontano nastaju i prestaju u procesu stvaranja i gubitka veze meu ljudima. Neformalne
48 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.152. 49 Sikavica P., Novak M., Poslovna organizacija., 3.izmjenjeno i dopunjeno izdanje, Informator, Zagreb, 1999., str.155.
-
37
grupe nisu izolirane jedna od druge, ve se meusobno preklapaju, jer su mnogi djelatnici
lanovi vie grupa. S obzirom na veliko znaenje neformalne organizacije za rad formalne
organizacije, organizator ju mora upoznati, ako eli utjecati na stavove grupa i organizacijska
rjeenja uskladiti s ciljevima neformalnih grupa i na taj nain dobiti njihovu podrku u
pravilnom izvravanju formalnih zadataka.
4.4. Oblici organizacijske strukture nabave
Polazite organizacije nabave je povijesna funkcionalna organizacija stvorena tijekom
industrijskog razvoja. Rast industrijskih poduzea te s time u svezi podjela posla doveli su do
stvaranja homogenih poslovnih funkcija kao to su nabava, proizvodnja, prodaja i dr. u
kojima se djelatnici specijaliziraju za odreene funkcionalne zadatke.
U poetku se obavljalo iskljuivo operativne zadatke (administrativni poslovi nabavljanja,
ispitivanja rauna i plaanja robe, voenje pregovora s dobavljaima, praenje i osiguranje
rokova isporuke robe, reklamacije itd.), ali se razvojem trita javlja sve vea potreba za
raznim strategijskim zadatacima poput: ispitivanja trita nabave, analiza ponuda i
dobavljaa, odluke o strategiji nabavljanja, izbor sustava nabavljanja itd., koji imaju
odluujuu ulogu za uspjeh nabave.
U suvremenim uvjetima strategijskim zadatcima se pridaje posebna pozornost, jer se spoznalo
mnoge prednosti (kvalitetnije obavljanje operativnih zadataka, sklapanje povoljnijih ugovora
te uspostavljanje boljih odnosa s dobavljaima, intenzivnija obrada i bolje koritenje trita
nabave, izvrenje poslova nabave uz nie trokove itd) njihova razgranienja za uspjenost
poslovanja nabave. Podjela operativnih i strategijskih zadataka ima odraza u organizaciji
nabave, naroito u pogledu podjele ovlatenja odluivanja te davanja naloga i uputa za rad. S
tog gledita razlikuje se linijska i tabno-linijska organizacija te razni oblici vielinijske
organizacije. Za linijsku organizaciju nabave znaajno je jesu li sve funkcije organizirane
centralizirano u jednoj nabavnoj slubi, koja je ravnopravna ostalim poslovnim funkcijama i
neposredno podreena rukovoditelju poduzea ili se neke funkcije decentralizirane, tj.
organizacijski podreene drugim poslovnim funkcijama poduzea.50
50 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.370.
-
38
4.4.1. Centralizacija i decentralizacija nabave
Ako je za poslove nabave nadlena iskljuivo jedna organizacijska jedinica, onda je rije o
centraliziranoj nabavi, a ako zadatke nabave obavljaju razne organizacijske jedinice, onda je
rije o decentraliziranoj nabavi. Mogua je i kombinacija, tj. centralizirano-decentralizirana
nabava.
Odluka o centralizaciji ili decentralizaciji nabave ovisi o:
- veliini poduzea,
- djelatnosti poduzea,
- broju i djelatnosti pogona,
- prostornoj udaljenosti pogona,
- stupnju preklapanja djelatnosti pogona,
- potrebnim vrstama i koliinama predmeta rada.
Centralizirana nabava obino se organizira u malim i srednjim poduzeima.
Prednosti centralizirane nabave su da omoguuje:51
objedinjavanje potreba i naruivanje veih koliina predmeta rada uz povoljnije uvjete
i nie trokove nabave;
koritenje koliinskih i drugih popusta;
jedinstveno provoenje politike nabave;
normizaciju predmeta rada i koliina nabave;
bolju dispoziciju i bre obrtanje zaliha materijala;
snienje normativa zaliha jer su potrebne manje sigurnosne zalihe i koriste se
povoljniji sustavi nabavljanja;
bolju logistiku suradnju s dobavljaima;
bolje praenje trita nabave i vei utjecaj na trina zbivanja;
specijalizacija referenata nabave za odreene predmete nabave ili za dodjeljene im
funkcije;
51 Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.371.
-
39
bolju kontrolu poslovanja nabave;
plaanje rauna dobavljaa s jednog mjesta.
Kao nedostaci centralizacije istiu se:52
- smanjenje kreativne slobode za pojedine korisnike predmeta rada, naroito u prostorno
udaljenim pogonima i za one koji trebaju specifine materijale;
- oteano komuniciranje nabave s korisnicima predmeta nabave, to dovodi do vremenskog
pomaka u donoenju odluka i do loijih rezultata;
- djelatnici nabave nemaju osjeaja za tehnike probleme u svezi s izmjenama potreba i
primjenom pojedinih materijala;
- poslovanje se birokratizira to dovodi do poveanja trokova nabavljanja, gubi se potrebna
fleksibilnost pa se javljaju problemi s opskrbom.
Razlikuju se prostorna i logika centralizacija. U malim i srednjim poduzeima se preteno
koristi prostorna centralizacija u kojoj je organizacijska jedinica nabave smjetena na jednoj
lokaciji (npr. u upravi poduzea) i ona obavlja sve zadatke nabave.
Slika 3. Linijska organizacija prostorno centralizirane nabave
Izvor: Feriak V., Nabava: politika, strategija, organizacija, management., 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje,
vlastita naklada, Zagreb, 2006., str.372.
Kod logike organizacije postoji vie dislociranih organizacijskih jedinica za nabavu (slube
ili odjeli nabave u pojedinim pogonima ili divizijama ili u