Presentacin de PowerPoint

WINNERS

Los autores del presente trabajo son:Bautista Toapanta Paulina Alexandra, Bravo Laica Diana Carolina, Chiluiza Chicaiza Paulina Elizabeth, Coca Gaibor Katherine Elizabeth, Cuchipe Toaquiza Mauro Sebastin, Herrera Mendoza Diego Javier, Manobanda Adame William Fabricio, Meja Moya David Sebastin, Pandashina Andagana Luis Oswaldo, Rivera Morocho Diana Elizabeth, Salazar Villacis Mara Carolina, Snchez Naranjo Ana Lorena, Snchez Vastin Mercedes Odila, Tisalema Borja Jessica Alexandra, Toalombo Gallo Esteban Gabriel, Torres Toaza Erika Jazmina, Vascones Rodrguez Javier Edison.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORRAR Y/O ACTUALIZAR ORGANIGRAMAS:Los pasos bsicos para preparar organigramas se presenta a continuacin:Autorizacin para realizar el estudio:Integracin del equipo de trabajo:Determinacin del programa de trabajo:Capacitacin de informacin:

AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO:Esta autorizacin debe emanar del titular de la organizacin, apoyado por los niveles de decisin, en especial por el responsable del rgano administrativo.

INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO:La elaboracin de organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es conveniente seleccionar al equipo que se seleccionara a ese efecto.

Para afinar detalles y lograr una buena coordinacin del trabajo puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes reas, especficas:Presentacin personal y forma de solicitar la informacin.Alternativas para concentrar avances.

Mecanismos de supervisin y coordinacin.Revisin y depuracin de propuestas.

En caso de trabajos muy especficos y de poca complejidad no es necesario integra un equipo, sino que basta con designar un responsable para que lo lleve a cabo.

DETREMINACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJO:Es necesario que la planeacin de actividades para elaborar organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, que debe contener exposicin de motivos, naturaleza, propsito, responsables, acciones, alcance, etc.

As mismo, es necesario que cuente con una grfica de Gantt, una red, o ambas, para el seguimiento y control de las acciones.

CAPACITACIN DE INFORMACIN:Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, los lderes tcnicos de las unidades, el personal operativo y los usuarios de los servicios, las reas o ambos que interactan con las unidades sujetas a examen.

Tambin pueden acudirse a los archivos y centros de documentacin en donde a travs de la investigacin documental.

Se recopila informacin normativa y administrativa relativa a la constitucin organizacin niveles, relaciones de coordinacin internas, institucionales y con grupos de inters, funciones, procesos y proyectos de la organizacin. As mismo, es til acceder a los sistemas de organizacin va internet o extranet.

La organizacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:

Los rganos que integran dichas reas.El nivel jerrquico que ocupa en la estructura orgnica.

Las relaciones que guardan entre ellosLa naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realiza y, en caso, los puestos y el nmero de plazas que los integran.Los beneficios que se espera obtener.

Los procesos que llevan a cabo.Los proyectos que desarrollan.

El alcance de sus acciones.Las estrategias que aplican.

CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA INFORMACIN:El trabajo de la clasificacin y registro debe capturarse en formatos que permitan un manejo gil y que puedan ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento considera el apoyo informtico, en especfico paquetera desarrollada para diseo grfico, bases de datos, carpetas y bibliotecas.

Es necesario examinar ciertamente los datos que se obtengan con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

DISEO DEL ORGANIGRAMA:

En eta etapa se debe integrar el documento con las opciones de estructuras especficas.

CRITERIOS GENERALES PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR PBLICOORIGEN:Por lo general en este mbito los cambios de estructura organizacional se derivan de una propuesta que puede partir de:El Ejecutivo Federal.El titular de la institucin.La autoridad administrativa de la institucin.

Demandas de los servicios de los clientes o usuarios.Una dependencia globalizadora (institucin pblica que tiene la facultad de dictar lineamientos de carcter informativo para la administracin pblica federal)

La dependencia responsable de manejo de los recursos econmicos del pas.Una cabeza del sector (la secretara del estado responsable de coordinar en a las entidades paraestatales agrupadas en el sector)

MECNICA:

Procedimiento para modificar estructuras organizacionales en este sector es muy claro, ya que por sus naturales jurdicas y funcionamiento normalmente se apega a las fases siguientes:Determinacin del cambio especfico que se desea realizar Justificacin tcnica y econmica.Fundamento legal.

Presentacin de la propuesta a las autoridades de la institucin.Anlisis y ajuste de la propuesta.Integracin del documento final.Autorizacin del titular de la institucin.

Presentacin del rgano del gobierno.Envo de la propuesta del poder legislativo para autorizar la modificacin del reglamento interior.Envo de los ajustes a la planilla de personal para que la secretaria o ministerio que corresponda autorice las partidas destinadas a este regln.

Aprobacin de la estructura, la cual puede contener observaciones previas a su implementacin.Puesta en prctica a los cambios de la estructura, reglamento, propuesto, programa operativo anual y plantilla de personal.

RESPONSABLES:rgano de Gobierno: Autoriza la propuesta de cambio.

Titular de la institucin: Gira instrucciones para que se modifiquen la normatividad y la estructura.

Funcionario designado: persona a la que se encomienda el manejo y seguimiento de los cambio propuestos.

Responsable del rea administrativa: Funcionario que realiza los cambios en la plantilla de personal y la asignacin de recursos para este efectoResponsable de rea jurdica: actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden en el funcionamiento de la institucin.

Responsable de la unidad o reas afectadas: Reestructura las unidades administrativas u sus funciones, procesos y/ o proyectos.En caso de existir una unidad de mejora administrativa podra brindar soporte tcnico al resto de los encargados de los cambio estructurales.

CRITERIOS GENERALES PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR PRIVADO:

ORIGEN:

La mayora de las organizaciones privadas revisan ms o menos peridicamente su estructura y mtodos de trabajo, lo que trae como consecuencia ajustes, que son de simples variaciones en la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de la nueva estructura administrativa.

MECNICA:

Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su implementacin.

Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse como se expone a continuacin:

BASICOS: implican ajuste mnimos a operaciones, actividades, funciones, procesos o proyectos, los cuales pueden `producir cambio e n el organigrama no ms all del nivel departamental o de oficina. Solo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada que incluya la diferencia de la estructura organizacional que se desea cambiar, as como las ventajas que en cambio reportara la organizacin.

DE ALCANCE MEDIO:

Implica variantes funcionales y estructurales que afectan hasta el nivel gerencial de la organizacin. En este caso se aplica los procedimientos generales para elaborar o actualizar organigramas.

DE ALCANCE TOTAL:Son dediciones que cambian por completo la estructura de una organizacin y que vara de acuerdo con, los recursos tcnicos y econmicos que se destinen a ese fin.

La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud implica la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento especfico para elaborar organigramas tambin tienen que considerar la integracin de variables de operacin y estrategia de mayor alcance.

En trminos generales las variables complementarias del procedimiento especfico que deben considerarse son los siguientes:Diagnostico en la situacin de la organizacin.Anlisis y proyecciones financieras.Estudio de mercadoVentajas competitivas esperadas.

RESPONSABLES:De cambios bsicos: personal del rea que formula la propuesta.

De alcance medio: personal del rea afectada, de las otras reas relacionadas con esta y tcnicos interinos especializados en la materia. Aunque no es estrictamente necesario, puede contratarse el servicio de un consultor externo.

De alcance total: personal de todas las reas de la organizacin apoyadas en un cuerpo tcnico y la decisin altamente calificado, , en la cual puede utilizar los servicios de consultores externos.

SOPORTE DECISIONAL:Las organizaciones privadas funcionan con estricto a pego a sus normas internas, por lo que cualquier modificacin de sus estructuras por lo general parte de un proceso de anlisis muy preciso, el cual se basa en los motivos siguientes:

Actualizacin o cambios del objeto de la organizacin.Nuevas estrategias corporativas, funcionales, de negocios o globales.

Integracin de nuevos socios.Aumento del capital

Reestructuracin de la forma de operar con motivo de la creacin, desaparicin, fusin o readscripcin de las unidades administrativas.Requerimientos de los grupos de inters.

Cumplimiento de normas de gestin de calidad.Relaciones con el entorno a los niveles nacional, internacional, multinacional, global o trasnacional.