open text ecm suits

5/13/2018 Open Text Ecm Suits - slidepdf.com

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Open Text ECM – Document Management Description Fonctionnelle



Open Text ECM – Document Management – Description Fonctionnelle

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ContenuIntroduction .......................................................................................................................................... 1 Open Text ECM™ - Document Management ...................................................................................... 2 Le besoin d'une gestion avancée de documents .......................................................................... 2

Gérer, organiser et partager l'information de l'entreprise .............................................................. 2 L'intérêt d'un référentiel simple et intégré ..................................................................................... 3

Espaces partagés ................................................................................................................................ 4 Présenter et partager l'information de l’Entreprise ........................................................................ 4 Un espace qui vous est réservé personnellement ........................................................................ 4

Gestion de Documents et de Contenu ................................................................................................. 5 Organisation, collecte et gestion de contenu ................................................................................ 6 Editeur de texte, en ligne .............................................................................................................. 7 Des fonctions étendues de catégorisation de l’information .......................................................... 8 Des fonctions de classification de l’information .......................................................................... 10

Open TextRenditions : présenter les documents en PDF .................................................................. 10 Retrouver les Informations ................................................................................................................. 11

Open TextSearch : un puissant moteur de recherche texte intégral ........................................... 11 Accédez aux connaissances de l’organisation ........................................................................... 12 Live Report : un outil d’analyse des données structurées .......................................................... 13 Recherche Similaire .................................................................................................................... 13 Recherche en langage naturel .................................................................................................... 13

Automatisation des processus ........................................................................................................... 14 Gérer les workflows ..................................................................................................................... 15

Open TextForms™ : gestion de formulaires HTML ........................................................................... 16 Open TextAtlas : une navigation intuitive ........................................................................................... 17 Open TextMulti File Output : Restitution par lots ............................................................................... 17 Open TextExplorer ™ : une intégration complète à Windows ............................................................ 18 Open TexteLink ™ : une intégration forte à la messagerie ................................................................. 21 Open TextRecommender : l’avis des experts sur le document ......................................................... 22 Open TextWebDAV : une intégration native avec la bureautique ...................................................... 23 Open TextRecycle Bin : protection contre les suppressions .............................................................. 25 Open TextNotification : les alertes par e-mail .................................................................................... 25 Open TextProspectors™ .................................................................................................................... 26 Open Textet le XML ........................................................................................................................... 27

Feuilles de style XSL ................................................................................................................... 28 Déploiement Rapide .......................................................................................................................... 28 Architecture de Open Text ECM - Document Management .............................................................. 29

Open Interchange Architecture™ ................................................................................................ 29 Architecture ouverte .................................................................................................................... 30 Des configurations flexibles ........................................................................................................ 31

Un niveau de sécurité qui répond à vos exigences ........................................................................... 33 Utilisateurs et Groupes ................................................................................................................ 34




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Authentification ............................................................................................................................ 34 Droits différenciés sur l’information ............................................................................................. 34

Open TextSEA Servlet ....................................................................................................................... 35 Open TextDirectory Services ............................................................................................................. 36 Liste des fonctions ............................................................................................................................. 37 Contact ............................................................................................................................................... 39




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Introduction

Open Text ECM

®

est la suite logicielle leader de la gestion de contenu au sein des entreprises (EnterpriseContent Management). En gérant efficacement les personnes, les processus et les informations, Open TextECM ® améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations.

Solution prête à l’emploi, Open Text ECM ® assure un déploiement rapide et une adoption accélérée par les

utilisateurs. Il en résulte un important retour sur investissement, une plus grande productivité et de meilleursprofits.

Open Text ECM ® se décline en différents packages complémentaires les uns aux autres qui reposent des

services communs intégrées. Parmi ceux-ci, on trouvera :

Open Text ECM – Content & Collaboration Management Solutions

Open Text ECM – Document Management

Open Text ECM – Content Lifecycle Management

Open Text ECM – Collaboration

Open Text ECM – Advanced Workflow

Open Text ECM – Knowledge Management

Open Text ECM – Web Content Management

Open Text ECM – Microsoft Sharepoint Integration

Open Text ECM – eMails Solutions

Open Text ECM – eMails Management

Open Text ECM – eMails Monitoring

Open Text ECM – File System Archiving

Open Text ECM – Enterprise Application Extension Solutions Open Text ECM – Suite for SAP Solutions

Open Text ECM – Siebel Solution

Open Text ECM – Accounts Payable for PeopleSoft Enterprise

Open Text ECM – Production Document Management

Open Text ECM – Business Process Management

Open Text ECM ™ permet de gérer efficacement les personnes, les processus et les informations, Open Text

ECM ™ améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations.

La couverture fonctionnelle de Open Text ECM ™ couvre l’ensemble des étapes du cycle de vie de

l’information au sein de l’entreprise, en conformité avec les règlements en vigueur.




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Open Text ECM™ - Document Management

Open Text ECM - Document Management est l’ensemble des services permettant de gérer l’ensemble desdocuments de l’entreprise, élaborés et consultés au quotidien par l’ensemble des employés.

Dans le contexte économique actuel, organiser, gérer et partager efficacement vos documents au sein del'entreprise est devenu capital pour le succès de votre organisation. Pour conserver un avantage compétitif,vous devez améliorer la gestion de vos documents professionnels. Cela vous permet de vous centrer survotre activité métier. Open Text ECM - Document Management est conçu pour vous aider à réduire letemps et les efforts dépensés à gérer vos informations. Avec son système central sécurisé, Open Text ECM

- Document Management fournit une gestion complète de la vie de n'importe quel type de documentélectronique. Il vous vous permet également de délivrer systématiquement le bon document à la bonnepersonne au bon moment.

Le besoin d'une gestion avancée de documentsAu fur et à mesure qu'une organisation croît, la gestion de milliers voire de millions de documents, estconsommatrice de temps et d'argent. Sans une organisation efficace des documents, la plupart de cetteinformation sera perdue ou noyée dans les courriers électroniques ou sur les disques partagés et même siles informations critiques existent dans l'entreprise, les utilisateurs ne les retrouvent pas. En conséquence,des versions obsolètes d'un document restent en circulation, générant de nouveaux cycles de vie

d'information incorrecte. Ces documents indésirables sont souvent difficiles à localiser et à éliminer. Pourrester réactives, les organisations doivent désormais être capables de stocker, partager et diffuserl'information à jour et pertinente de l'entreprise.

Dans une économie où les institutions et les organismes de régulation créent de nouvelles règles en termesde gouvernance ou de contrôles internes, les organisations, incapables de gérer efficacement leursdocuments, font face à un fort risque économique. Un système de gestion avancé de documents peutréduire de manière significative cette pression sur les entreprises, dont les activités sont quotidiennementassujetties à la mise en conformité, aux standards de conservation des documents et aux règles desoumissions.

Gérer, organiser et partager l'information de l'entrepriseOpen Text ECM - Document Management est un système totalement intégré de gestion de documents quipermet une gestion robuste du cycle de vie de tous vos documents. Il fournit un environnement simple etsécurisé. Les employés échangent alors l'information, tout en évitant l'utilisation des systèmes demessagerie pour ces échanges.

Open Text ECM - Document Management consolide tout votre capital documentaire au sein d'un uniqueréférentiel sécurisé. Vous pouvez alors accéder, stocker et gérer des millions d'informations – que ce soitun document simple ou composite, un raccourci, une recherche enregistrée… – organisées au sein d'unestructure hiérarchique. Parce qu'il est basé sur une technologie 100% web, Open Text ECM - Document

Management permet aux seuls utilisateurs autorisés d'accéder aux informations à l'aide d'un simplenavigateur, en toute sécurité, depuis n'importe quel endroit du monde.




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Les espaces et la hiérarchie de dossiers de Open Text ECM - Document Management vous permettentd'organiser de manière intuitive vos documents. Les fonctions puissantes de recherche permettent auxutilisateurs de retrouver facilement l'information. Le système de contrôle des versions et de suivi desactions assure que l'information est à jour et précise. Les classifications et les attributs identifient les

thèmes et les auteurs associés et permettent à chacun de connaître rapidement les experts du sujetconcerné.

Les organisations peuvent s'appuyer sur Open Text ECM - Document Management et sa capacité à gérerles processus automatisés pour fournir un environnement sécurisé de gestion des documents pourl’entreprise.

L'intérêt d'un référentiel simple et intégréOpen Text ECM - Document Management fournit un référentiel simple et intégré pour contrôler tous lestypes de contenu. Il réduit le temps passé à gérer les documents et les processus associés en vouspermettant de suivre de multiples versions, des attributs, des liens entre documents, des modèles de

processus et l'historique des modifications. Les utilisateurs peuvent rechercher ou réserver des documentset d'autres objets. Ils peuvent aussi obtenir un historique complet des modifications. Cette fonction avancéede gestion de documents provient d’une forte intégration avec les fonctionnalités de gestion des flux deOpen Text ECM - Document Management afin de réduire encore les efforts de contrôle de l'information.Actions et informations sont alors combinées, permettant à des données critiques d'être associées auxtâches et assurant que les utilisateurs de Open Text ECM - Document Management ont la bonneinformation dont ils ont besoin, au bon moment.




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Espaces partagés

Toutes les informations sont organisées au sein d'espaces partagés.

Présenter et partager l'information de l’EntrepriseDans l’espace de travail "Entreprise’, on peut organiser, partager et accéder facilement aux connaissanceset informations relatives à toute l’entreprise. Depuis les informations Marketing jusqu’aux formulaires desRessources Humaines, cet espace de travail constitue un environnement idéal pour partager et accéderaux informations de l’entreprise qui concernent tous les membres d’une organisation selon un plan declassement qui leur est propre.

De nombreuses organisations utilisent cet espace pour partager leurs meilleures méthodes, règlements etprocédures, ainsi que les informations critiques sur le plan professionnel dans l’entreprise.

Organisation et accès aux informations relatives à l’entreprise

Un espace qui vous est réservé personnellementChaque utilisateur de Open Text ECM - Document Management dispose d’un espace de travail personnel.Cet espace de travail donne aux individus la possibilité de créer un espace de travail adapté et optimisépour la productivité et l’innovation.




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Création d’un espace personnel pour une gestion individuelle de l’information

La possibilité vous est offerte d’organiser vos données et vos idées selon votre propre intuition. Vouspouvez ainsi accéder à l’information lorsque vous en avez besoin et arriver plus vite à une conclusion. Dans

l’espace de travail ‘Personnel’, vous pouvez vous abonner à des sources d’informations, programmer vosalertes, consulter vos étapes de workflows…

Gestion de Documents et de ContenuLes besoins d’informations autour d’une base de gestion de contenu partagée sont très importants. Lesrelations entre les individus et l’information peuvent être complexes. Il existe aussi une grande variété dedocuments ou autres types d’informations à stocker avec leurs multiples versions, des évènements àsuivre, des droits à gérer…

Open Text ECM - Document Management stocke, gère tous les types de documents — simples oucomposés — et permet un contrôle des accès des utilisateurs à ces objets. Open Text ECM - Document

Management assure le suivi et la gestion des versions, des attributs, des procédures de travail ainsi quedes historiques retraçant les changements — ce qui permet aux équipes d’accomplir leur travail avec tousles moyens nécessaires. Vous pouvez rechercher des documents, les réserver, les emprunter, puis lesrestituer en ajoutant une nouvelle version. Vous pouvez vous procurer l’historique complet des actionsréalisées sur les objets, avec un commentaire expliquant la raison des changements apportés.

La visualisation des documents avec Open Text ECM - Document Management est instantanée, même sivous ne disposez pas de l’application avec laquelle le document a été créé. Open Text ECM - Document

Management effectue une conversion automatique à la volée en HTML, ce qui vous permet de visualiserimmédiatement les documents via le navigateur.

Le stockage et la recherche d’information structurée et non structurée dans un environnement peuventreprésenter un véritable défi. Open Text ECM - Document Management est totalement évolutif et aide votre




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organisation à développer des produits et des services innovants pour tirer tous les avantages desconditions changeantes du marché.

Organisation, collecte et gestion de contenuAvec Open Text ECM - Document Management :

Gérez des documents composés les plus complexes, incluant le contrôle des versions et la gestion

des révisions. Rassemblez et indexez une quantité illimitée d’informations.

Stockez en toute sécurité tous les types de documents, fichiers ou objets — des raccourcis jusqu’auxURL.

Utilisez n’importe quelle structure organisationnelle de fichiers — documents et fichiers à l’intérieur dedossiers, sous-dossiers, documents composés — pour organiser l’information de la façon qui vousconvient le mieux.

Publiez et diffusez des informations par le biais d'espaces partagés pour partager les connaissancesà tous les niveaux de l’entreprise, en temps réel.

Créez des raccourcis dynamiques pour désigner n’importe quel document, dossier ou objet dansOpen Text ECM - Document Management .




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Utilisez les puissantes fonctions de gestion documentaire de Open Text ECM - Document

Management pour le partage et la gestion des documents de façon transversale entre les multiplessites.

Configurez jusqu’à neuf niveaux d’autorisation pour préciser très finement les droits de chaque

personne ou de chaque groupe de personnes sur chaque objet. Figez des versions (par exemple suite à une validation ou à une signature) en créant une

« génération ».

Utilisez la gamme complète des fonctions d’audit de Open Text ECM - Document Management .L’ensemble des événements ayant lieu sur la base est audité. Vous pouvez ainsi savoir à quelle date,à quelle heure et par qui telle action a été réalisée. Vous disposez des mêmes fonctions sur lagestion documentaire, vous pouvez ainsi savoir quels sont les documents les plus consultés, ceux quisont le plus souvent modifiés, etc.

Consolidez les informations du terrain en interrogeant les employés sur tel ou tel sujet, afind’améliorer régulièrement des méthodes de travail à l’aide des outils de sondages en ligne.

Editeur de texte, en ligneBien que Open Text ECM - Document Management vous permette de travailler sur tout type de documentélectronique, dans son format natif et donc avec son application d’origine, Open Text ECM - Document

Management intègre aussi un éditeur de texte. Celui-ci permet de créer un document texte en une seuleétape.

Cet éditeur intègre un outil de correction orthographique (anglais, français, allemand) qui peut être utilisé ausein de Open Text ECM - Document Management .

Si le correcteur orthographique est activable sur une zone texte donnée, cela est indiqué dans l’interfacepar la présence de l’icône ( ). Lorsque l’on clique sur l’icône, une boîte de dialogue s’ouvre et affiche les

termes non reconnus dans le dictionnaire.




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Editeur de texte en ligne

Des fonctions étendues de catégorisation de l’informationEn sus du plan de classement et de la recherche en texte intégral, il peut être judicieux de caractérisermanuellement les informations afin d’en compléter le contenu par des informations structurées ou d’offrirune recherche structurée en combinaison avec la recherche plein texte.

Chaque catégorie se compose d’attributs de tous types (Texte, Nombre, Date, …) multi-valués ou non, avecliste d’autorité ou non, obligatoires ou non, avec valeur par défaut ou non.

Les principales fonctionnalités des catégories et des attributs sont les suivantes :

Les attributs peuvent être à valeurs multiples — Les attributs "à valeurs multiples" sont des

attributs auxquels vous pouvez assigner plus d’une valeur pour une étiquette donnée. Par exemple,si vous voulez créer des catégories de documents de spécification logicielle en fonction dessystèmes d’exploitation qui sont supportés par les applications, vous pouvez créer un attribut appelé"Système d’Exploitation". Si l’application logicielle tourne sur Windows, UNIX et Macintosh, lesvaleurs multiples permettent d’associer ces trois valeurs à l’attribut "Système d’Exploitation" dudocument. Ainsi, lorsque l’utilisateur effectue une recherche en prenant pour critère une des valeursde l’attribut "Système d’Exploitation", le document en question va apparaître dans les résultats.

Tous les utilisateurs autorisés peuvent créer des catégories et des attributs — Dans uneorganisation, chaque groupe et chaque service identifient les catégories et attributs personnalisésqu’ils souhaitent voir créer pour répondre à leurs besoins spécifiques : pas besoin de s’adresser à unadministrateur. Cette fonctionnalité augmente la portée et la puissance des catégories et attributs de




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Open Text ECM - Document Management qui s’étendent à l’organisation toute entière. Cela soulagel’administrateur qui peut consacrer son temps et ses ressources à des tâches plus techniques.

Catégories et attributs bénéficient des fonctions de gestion des autorisations — Les utilisateursautorisés à éditer les attributs peuvent appliquer de multiples catégories à un élément de Open Text

ECM - Document Management . Ces catégories peuvent être dissimulées à certains utilisateurs. Les catégories sont aussi gérées au niveau des conteneurs (dossier, document composite, …)

— Il est possible de configurer la manière dont de nouveaux objets ajoutés à un conteneur "héritent"de la catégorie ou des catégories de l’objet conteneur. De plus, les catégories des objets présentsdans un conteneur peuvent être modifiées par lot lorsqu’il y a une modification de la structure descatégories associées au conteneur.

Configuration rapide et facile de catégories

Les catégories sont prises en compte lors de la gestion des versions — L’utilisateur peutspécifier si une nouvelle version de l’objet doit être créée lorsque l’on change seulement les valeursd’attribut de l’objet (et non le contenu de l’objet). Les catégories évoluent et les modifications peuvent

être appliquées aux objets déjà caractérisés. Une version peut alors être créée. Les catégories et les attributs peuvent être édités à tout moment — Les informations des

catégories et attributs associées à un document peuvent être éditées à tout moment, y comprispendant l’exécution d’opérations ‘Ajouter Objet’, ‘Ajouter Version’, ‘Déplacer’ et ‘Copier’. Avec lesopérations ‘Déplacer’ et ‘Copier’, on a également la possibilité d’hériter des catégories du conteneurde destination, de conserver les catégories du conteneur source ou de fusionner les deux.

Recherche sur les catégories et les attributs via la recherche et les LiveReports™ — L’interfacede Open TextSearch est dotée de fonctions de recherche sur les critères des catégories et attributs.De plus, on peut accéder aux valeurs des attributs via SQL, ce qui signifie que l’on peut formuler desdemandes en utilisant Open TextLiveReports.




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Des fonctions de classification de l’informationEn complément de la catégorisation de l’information et son rangement dans un plan de classement, Open

Text ECM - Document Management offre la possibilité d’offrir une autre vue logique de l’information par

thème. Ces thèmes sont organisés dans une arborescence multi-niveaux, et à chaque information onassocie un ou plusieurs de ces thèmes (génériques ou spécifiques).

Le recherche d’une information peut alors se faire, en conjonction, par :

le plan de classement,

la recherche en texte intégral,

la recherche structurée sur les catégories,

la recherche sur les thèmes de classification.

Classification des informations

Open Text Renditions : présenter les documents en PDFOpen Text Renditions est un service de base d’Open Text ECM - Document Management qui permetd’attacher à un document des formats alternatifs. En utilisant la fonction Open Text Renditions, vous pouvezpar exemple attacher un format PDF (Portable Document Format) à une version d’un document, puisconfigurer Open Text ECM - Document Management pour afficher la présentation PDF par défaut lorsqu’unutilisateur visualise un document.




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Attacher une présentation alternative à une version d’un document

Il s’agit d’une fonction importante lorsque vous avez besoin de partager des documents qui ne sont passupportés par l’un des 200 filtres de conversion HTML automatiques disponibles dans Open Text ECM -

Document Management . En fournissant une présentation dans un format pouvant être affiché par tout lemonde, vous dispensez tous les utilisateurs de faire installer sur leur poste l’application ayant servi à lacréation originale. Par exemple, en reproduisant des dessins 3D en PDF, vous permettez à tout un chacunde les visualiser en utilisant le logiciel Adobe Acrobat Reader.

Les présentations alternatives sont importantes, également lorsque la fidélité à l’original est exigée.Certains formats, comme PDF, fournissent une présentation précise du document original, qu’on ne peutpas toujours obtenir avec la conversion HTML à la volée.

Enfin, les présentations alternatives sont utilisées dans la recherche des documents puisqu’elles aussi sontindexées. Si le document original est dans un format qui n’est pas supporté par les filtres d’indexation, laprésentation peut être indexée, ce qui permet de faire figurer le document sur la page des résultats derecherche.

On peut ajouter des présentations de façon manuelle aux versions d’un document ou les générerautomatiquement en utilisant un processus externe.

Retrouver les Informations

Open Text Search : un puissant moteur de recherche texte intégralOpen Text ECM - Document Management met à votre disposition un moteur de recherche pour vous aiderà trouver et accéder aux informations. Open Text ECM - Document Management permet à votre

organisation de construire des bases de connaissances de grande taille et interrogeables en indexant tousles objets. La recherche simultanée en texte intégral et sur les catégories et attributs fait également partiedes fonctionnalités de Open Text ECM - Document Management . Sa puissante capacité de recherchepermet d’offrir un classement intelligent par degré de pertinence et d’effectuer des recherches avec lesopérateurs booléens. Restreindre le périmètre de recherche en ciblant des pôles d’informations permetd’affiner la recherche et garantit la pertinence du résultat. Vous pouvez même enregistrer les résultats devos recherches ainsi que les recherches fréquemment demandées.




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Trouver précisément la bonne information

En complément, vous pouvez effectuer, avec les agents de notification, une surveillance active de tout objetou événement — un ajout à un espace partagé, la création d’un nouvel espace partagé ou le lancementd’un workflow. Open Text assure la fourniture instantanée des informations dont vous et votre équipe avezbesoin pour contrôler vos processus et projets, et prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Les termes recherchés sont surlignés dans le lot résultat afin de présenter le contexte dans lequel le termea été utilisé.

Accédez aux connaissances de l’organisationAvec Open Text ECM - Document Management :

Indexez et organisez les documents avec leurs attributs en fonction de groupes logiques, tels lessites ou les services.

Indexez et recherchez des documents quelque soit leur format, incluant HTML, PDF, PowerPoint,Word, Excel et des dizaines d’autres formats de fichiers informatiques courants.

Procédez au suivi et à la recherche des informations concernant n’importe quel document, sur labase d’attributs tels que l’auteur, la date de création, etc.

Recherchez des objets en vous basant simultanément sur les attributs et le contenu.

Recherchez sur les thèmes de classification.

Recherchez à partir d’un certain point du plan de classement.

Utilisez des critères de recherche avancés : booléens, de proximité, expression entière, recherchepar racine ou la fonction thésaurus.

Limitez les recherches à des sous-ensembles d’index logiques ou "Périmètres" d’information.

Enregistrez les recherches fréquemment réalisées.

Enregistrez les listes de résultats de recherche.

Créez vos écrans de recherche personnalisés.




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Live Report : un outil d’analyse des données structurées

Des statistiques et autres rapports sur les données structurées

LiveReports est un outil puissant de recherche d’informations qui procure un aperçu de l’activité au sein devotre organisation.

Ces rapports détaillés vous permettent de suivre l’évolution des processus et des workflows, et d’accéder àdes informations dont la compilation pourrait prendre des mois avec d’autres méthodes. Le degré decomplexité des interrogations avec LiveReports permet d’obtenir des informations fines et des tableaux debord sur toute l’activité de votre base de connaissances. Ces tableaux peuvent aussi être présentés sousforme graphique.

Recherche SimilaireOpen Text ECM - Document Management fournit aussi une fonction de « Recherche Similaire » qui permetaux utilisateurs, à la vue d’une information intéressante, de demander au système de retrouver l’ensembledes informations proches de celle-ci. Cette similarité porte aussi sur le contenu des documents, desdiscussions…

Recherche en langage naturelOpen Text ECM - Document Management permet aux utilisateurs de saisir leurs critères de recherche parla simple saisie d’une question, comme s’ils posaient la question à une autre personne.

Par ailleurs, Open Text ECM - Document Management détecte les termes d’une question qui font référenceà une catégorie d’information précise. Exemple de requête : « Trouver tous les documents écrits par JeanDuchemin ». Open Text ECM - Document Management détermine que l’on ne recherche que les élémentsde TYPE « Document » et d’AUTEUR «Jean Duchemin ». Ces fonctions augmentent la pertinence desrésultats de recherches.




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Des recherches en langage naturel

Automatisation des processusOpen Text ECM - Document Management vous offre un riche éventail d’outils et d’options pour lesworkflows, qui assurent le contrôle de tous les processus de l’entreprise.

Les activités et les informations peuvent être combinées en un flux unifié, ce qui permet d’intégrer lesdonnées critiques aux tâches et garantit que l’utilisateur de Open Text ECM - Document Management dispose des informations dont il a besoin pour faire son travail.

Automatiser les processus complexes de l’entreprise




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Open Text ECM - Document Management est conçu pour faciliter la création, le déploiement, lamodification et la gestion des processus de l’entreprise — quelle qu’en soit la complexité — sans nécessiterla moindre programmation.

L’outil de conception graphique des workflows, basé sur la technologie Java, vous permet de modéliser vos

processus en quelques clics, de créer les étapes, de désigner des responsables ou des exécutants,d’attacher des documents ou d’autres objets, de créer des sous-workflows, de définir des bouclesconditionnelles, de placer des jalons et de spécifier des détails tels que les éléments à livrer et les datesd’échéance. De plus vous pouvez suivre en temps réel l’évolution du processus. Open Text ECM -

Document Management vous permet de consulter l’état d’avancement des étapes au fur et à mesure deleur progression au sein même des processus — et ce depuis votre poste de travail. Vous pouvezégalement modifier le schéma du workflow en toute simplicité. Il suffit de ‘glisser-déposer’ les étapes desworkflows sur le schéma pour modifier les processus et les mettre à jour.

Gérer les workflows

Avec Open Text ECM - Document Management : Définissez et modifiez la participation des utilisateurs et des groupes aux workflows.

Définissez les étapes, les profils d’attribution et les instructions spécifiques.

Déterminez les étapes qui nécessitent une approbation.

Ajoutez des sous-workflows.

Créez des tâches parallèles de manière à pouvoir exécuter plusieurs étapes simultanément.

Attachez des documents et des dossiers aux flux en bénéficiant de la gestion documentaire et descontrôles de vérifications.

Placez des jalons pour signaler les points les plus importants le long d’un workflow, notamment entermes de délai.

Effectuez un routage dynamique des informations et des processus en vous basant sur des étapesde workflows conditionnels, les valeurs des attributs personnalisés, l’état des workflows, les valeursfigurant dans les formulaires électroniques ou l’état des jalons. Vous pouvez par exemple définir unworkflow conditionnel basé sur les jalons — "si on a manqué un jalon, lancer un autre workflow".

Enregistrez automatiquement les versions des workflows — la fonctionnalité de gestion des versionss’applique aussi aux workflows, y compris les rapports d’audit et les autorisations.

Visualisez et suivez toutes les informations ajoutées à chaque étape incluant les documents, lesintentions (attributs, accords pour approbation) et les commentaires.

Assignez des étapes à des utilisateurs, assignez des étapes à des rôles, assignez des étapes à plusd’un groupe, d’un rôle, d’un utilisateur et désignez le responsable d’étape en se basant sur leresponsable de l’étape précédente ou sur la valeur d’un attribut.

Posez des conditions : les expressions conditionnelles ont des caractéristiques puissantes etflexibles, incluant le support pour les expressions composées et la capacité de définir de multipleschemins.

Utilisez et naviguez simplement à travers l’interface utilisateur.

Utilisez plusieurs LiveReports prédéfinis qui permettent de produire instantanément des rapportssophistiqués sur les workflows en cours ou achevés.

Créez des attributs personnalisés, utilisez un type d’attribut "Utilisateur" pour déterminer lesresponsables d’étapes ultérieures.

Définissez huit niveaux d’autorisation pour les utilisateurs et les groupes dans un workflow : ‘Voirdétails’, ‘Suspendre’, ‘Arrêter’, ‘Effacer’, ‘Archiver’, ‘Changer les autorisations’, ‘Changer la date’ et‘Changer la route’.

Réalisation d’étapes automatisées – envoi d’email, copie, création d’arborescence ….




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Open TextForms™ : gestion de formulaires HTMLOpen TextForms fournit les services de base de Open Text ECM - Document Management pour lesformulaires électroniques et permet de réaliser des formulaires électroniques au format HTML.

Open TextForms vous permet de créer, remplir et visualiser des formulaires électroniques dans unnavigateur Web. Vous avez la possibilité de créer de multiples vues d’un modèle de formulaire, incluant desvues ‘lecture seule’ et des vues ‘édition’. Vous pouvez même utiliser des feuilles de style XML (skins), cequi vous permet d’obtenir des présentations adaptées pour vos formulaires, en fonction des utilisateurs (parexemple des publics de langue différente), ou de changer rapidement l’apparence d’un formulaire.

Open TextForms est complètement intégré au workflow. Vous pouvez inclure des formulaires Web dans lesétapes où l’on a recours à des formulaires de workflow et router le processus en fonction des valeurs desdonnées entrées dans les champs des formulaires.

L’outil de création de formulaires de Open TextForms vous permet de créer des formulaires HTML simplesdans Open Text ECM - Document Management en ajoutant les attributs (champs, listes déroulantes, etc.)

au formulaire. Lorsque vous soumettez le formulaire, il vient s’ajouter aux objets de Open Text ECM - Document Management . Vous pouvez alors, si vous le souhaitez, exporter ce formulaire de base vers lesystème fichiers en tant que fichier HTML et lui apporter quelques améliorations dans l’éditeur HTML devotre choix en ajoutant des graphiques, en modifiant la présentation, etc. Vous pouvez ensuite rapatrier leformulaire HTML amélioré dans Open Text ECM - Document Management en tant que version de l’original.

Conception de formulaires dans Open Text ECM - Document Management

Avec Open Text ECM - Document Management :

Automatisez les processus de l’entreprise, tels que les procédures de maintenance impliquant unemodification technique, les notes de frais et les bons d’achat, utilisant Open Text Forms

Créez des formulaires, quel que soit le degré de complexité.




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Stockez des copies actives de formulaires à n’importe quel endroit dans Livelink.

Faites circuler les formulaires à travers les workflows ou attachez-les aux projets et aux tâchesassignées.

Définissez et éditez des attributs de formulaires — ‘lecture seule’, ‘édition’ et ‘cacher’ — pour chaqueétape du workflow et pour n’importe quel champ du formulaire. Vous aurez par exemple des champsspécifiques qui, dans une étape spécifique du workflow, pourront être vus mais pas édités.

Indexez et recherchez les données des formulaires.

Ajoutez, changez, créez de nouvelles versions et gérez les formulaires électroniques comme vousgéreriez n’importe quel objet d’Open Text ECM - Document Management . Open Text Forms hérite desfonctions de la gestion documentaire.

Open Text Atlas : une navigation intuitive

Open Text Atlas offre une vue semblable à celle de Windows Explorer. Il permet aux utilisateurs de naviguerrapidement d’un espace à l’autre au sein d’Open Text ECM - Document Management . Il peut aussi êtreaffiché dans une fenêtre séparée.

Il permet aussi de parcourir toute la base de connaissance et d'appliquer des actions aux différentséléments d'information en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Open Text ECM - Document Management et Open TextAtlas

Open Text Multi File Output : Restitution par lotsOpen Text Multi-File Output permet de facilement télécharger, envoyer par email ou imprimer un ouplusieurs documents depuis Livelink.

Download — Compresse et télécharge un ou plusieurs documents en un seul clic




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Email — Compresse, télécharge, et attache un ou plusieurs documents à un nouveau message emailen un seul clic

Print — Télécharge et imprime un ou plusieurs documents en un seul clic

Des actions courantes, comme répondre aux demandes d’un client ou consolider des rapportshebdomadaires, demandent l’extraction rapide de multiples documents depuis la base documentaire, touten minimisant le temps de téléchargement pour les utilisateurs. Open Text Multi File Output fonctionne avectout type de document et peut restituer le contenu de dossiers complets, documents composites et autresconteneurs dans Open Text en une seule action. Vous pouvez aussi utiliser Open Text Multi File Outputavec les collections Livelink, pour rassembler de l’information depuis tout endroit de Open Text et lesrestituer en une seule fois, à la manière d’un panier d’achat qu’on peut trouver sur un site de commerce enligne.

Avec Open TextMulti File Output:

Imprimez un ou plusieurs documents de Open Text en un seul clic.

Comprimez et envoyez par email un ou plusieurs documents en un seul clic.

Comprimez et téléchargez un ou plusieurs documents en un seul clic..

Réalisez des actions multiples depuis la page de navigation de Livelink, la page de résultats, unattachement de workflow ou une collection Livelink.

Respects Open TextEnterprise Server permissions on each container and document.

Réalisez des compressions zip sur le serveur pour garantir un niveau de performance sur toutes lesstations de travail.

Travaillez avec les alias Livelink.

Les composants peuvent être autorisés de manière individuelle pour le téléchargement, l’envoi paremail ou l’impression.

Affiche une barre de progression pour la file d’impression.

Open Text Explorer ™ : une intégration complète à WindowsOpen Text Explorer permet aux utilisateurs de Windows ® d’accéder aux fonctionnalités d’Open Text ECM -

Document Management directement depuis leur poste de travail.

Open Text Explorer se présente comme une extension de l’arborescence Windows, permettant de naviguerau sein de la base de Open Text ECM - Document Management en présentant l’information en mode liste,icônes… selon les habitudes de l’utilisateur dans Windows. Il peut ainsi réaliser ses opérations habituellesde « Glisser-déposer », de déplacer, de copier… entre les dossiers d’Open Text ECM - Document

Management ou Windows.




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Les fonctions propres à Open Text ECM - Document Management sont aussi disponibles au travers dumenu contextuel (bouton droit de la souris) de Windows.

Open Text Explorer offre aussi les fonctionnalités avancées de travail en mode déconnecté en permettantaux utilisateurs de "marquer" des contenus qu’ils sélectionnent dans un référentiel Open Text pour les

consulter hors connexion. Pendant la connexion, le contenu "marqué" dans Open Text ECM - Document Management est "répliqué" dans un "cache" sur le disque local de l’utilisateur.

Lorsque l’utilisateur est hors connexion, il peut naviguer, visualiser et éditer le contenu, notamment dedocuments, à travers Windows Explorateur.

Lorsque l’utilisateur se reconnecte, les éléments publiés dans Open Text ECM - Document Management ,marqués par l’utilisateur et qui ont été modifiés sont automatiquement mis à jour sur le poste de l’utilisateur.De même, si l’utilisateur a marqué et réservé des documents, les documents modifiés sur son poste detravail sont ajoutés, en tant que nouvelle version, aux documents originaux.

Enfin, Open Text Explorer s’intègre aux différentes applications bureautiques de l’utilisateur : AdobeAcrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Project, Microsoft Visio, Microsoft

OutLook ou Lotus Notes Messagerie. Cette intégration permet aux utilisateurs de gérer les informations(documents, mails…) dans Open Text ECM - Document Management , directement depuis ces applications.

Avec Open Text Explorer , Open Text ECM - Document Management est intégré au poste de travail del'utilisateur. Open TextExplorer :

Est intégré à Windows Explorer.

Supporte l’affichage en arbre de dossiers et de fichiers, tout en respectant les permissions.

Permet à l’utilisateur de « Glisser-Déposer » les éléments entre les dossiers de Open Text ECM -

Document Management et Windows.

Permet à l’utilisateur de réserver et restituer plusieurs documents simultanément.

Trace les documents modifiés sur le poste local.

Offre une fonction « Explorer à partir d’ici » sur les objets de Open Text ECM - Document Management pour accéder directement à une interface de type Windows depuis le navigateur Web.

Permet d’ajouter des raccourcis sur son bureau directement vers un dossier se trouvant dans la basedocumentaire




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Open Tex tExplorer, une intégration complète à Windows

Ouvre une page Web dans Windows Explorer pour exploiter les fonctions avancées d’Open TextECM.

Offre une connexion sécurisée et transparente vers Open Text ECM - Document Management .

Propose un menu contextuel d’Open Text ECM - Document Management en adéquation avec les

droits de l’utilisateur. Offre toutes les fonctionnalités de travail en mode déconnecté.

Assure une communication sécurisée avec le serveur en respectant la couche SSL et le protocolehttp/https.

Prend en compte les éléments personnalisés dans Open Text ECM - Document Management .

Propose un menu et des boutons dans Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, MicrosoftPowerPoint, MS Project, MS Visio, Microsoft OutLook ou Lotus Notes Messagerie pour accéder àOpen Text ECM - Document Management .




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Open Text eLink ™ : une intégration forte à la messagerieOpen Text eLink permet d’étendre les fonctions du travail collaboratif en intégrant plus fortement Open Text

ECM - Document Management à la messagerie de l’utilisateur. Il permet d’enrichir les notifications e-maild’événements survenant dans la base de’pen Text ECM - Document Management et offre la possibilité auxutilisateurs de publier des mails et des documents depuis leur messagerie.

Open Text eLink intègre Open Text ECM - Document Management à n’importe quelle application standardde messagerie et vous permet ainsi de :

Recevoir des instructions détaillées concernant les étapes du workflow et les tâches avec desdocuments attachés, directement dans votre messagerie.

Associer une adresse mail à un dossier ou un document composite afin de publier un document danscet espace directement depuis une messagerie standard.

Accéder à ses mails depuis Open Text ECM - Document Management.

Par ailleurs, au sein de Open Text ECM - Document Management , une fonction « Envoyer mail » estdisponible pour envoyer un mail directement depuis Open Text ECM - Document Management en pointantsur un document, pour envoyer une copie de ce document à quelqu’un, ou pour faire part de remarques àl’auteur d’un document en lui envoyant le lien sur le document que vous êtes en train de traiter.




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Un accès direct au mail depuis Open Text ECM - Document Management

Open Text Recommender : l’avis des experts sur le documentOpen Text Recommender permet à chaque utilisateur autorisé de noter, de commenter et recommander lesinformations gérées au sein de Open Text ECM - Document Management afin d’offrir aux lecteurs desappréciations sur leur pertinence. Open Text Recommender permet aussi de proposer automatiquementdes liens sur les contenus proches.

Il est aussi possible de rechercher sur toutes les appréciations et autres notes.

De plus, pour chaque utilisateur, une page personnelle permet de lui présenter toutes les informationsrelatives aux appréciations : les siennes, celles des utilisateurs ayant les mêmes intérêts que lui, desstatistiques de consultations…

Open Text Recommender facilite la découverte des informations, les qualifie et rapproche les utilisateursqui ont les mêmes intérêts. Il offre les fonctionnalités suivantes :

Une page personnelle qui présente :

quels sont les nouveaux documents, ceux qui sont les plus utilisés et quels utilisateurs ont lesplus fort taux d’utilisation

quels sont les documents récemment manipulés par l’utilisateur connecté

une suggestion des documents proches de ceux qu’il a manipulés et des utilisateurs ayant desintérêts proches

Une fonction permettant de donner des appréciations et une note au document

Un ensemble d’attributs (notes, synopsis, commentaires, explications…) pour structurer lesappréciations

L’initialisation automatique d’un synopsis à partir du résumé ou description du document

Des paramétrages d’administration :

Choix des icônes graphiques pour afficher la note

Le nombre maximum d’appréciations par document

Possibilité d’effacer les appréciations en fonctions de dates ou de fréquence d’utilisation

Un export des données d’appréciation au format XML.




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Des experts du sujet ont recommandé ce document.

Open Text WebDAV : une intégration native avec la bureautiqueOpen Text WebDAV fournit un point d’entrée standard à Open Text ECM - Document Management . Ensupportant le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV), Open Text WebDAV permetaux utilisateurs d’Open Text ECM - Document Management d'atteindre, créer et contrôler les dossiers et lesdocuments d’Open Text ECM - Document Management directement depuis les applications bureautiquesstandards qui supportent ce protocole, telles que Microsoft Office ® , Microsoft WebFolders et Adobe ® Acrobat.

Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir le contenu de Open Text ECM - Document Management directement depuis l'explorateur de Microsoft Windows ® qui offre la possibilité de « Glisser-Déposer » desdocuments et des dossiers entre leur poste de travail et Open Text ECM - Document Management . En

double-cliquant simplement sur un document, les utilisateurs peuvent l’ouvrir pour le visualiser et le modifierdirectement dans son application d’origine, telle que Microsoft Word. Le document est automatiquementverrouillé une fois ouvert et automatiquement libéré une fois sauvegardé.

Avec Open Text WebDAV , Open Text ECM - Document Management est encore plus intégré au poste detravail de l'utilisateur :

Open Textsupporte le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)

Open Text WebDAV permet aux utilisateurs de se connecter directement à Open Text ECM -

Document Management depuis les applications supportant WebDAV telles que les applicationsMicrosoft Office, Microsoft WebFolders, Adobe Acrobat, Macromedia ® ,…

L’utilisateur réalise les opérations suivantes dans Open Text ECM - Document Management ,directement depuis les applications WebDAV :

Ajouter des documents et des dossiers




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Déplacer, copier et supprimer des dossiers, des documents simples ou composés

Prendre et remettre des documents de et dans Open Text ECM - Document Management en lesouvrant simplement (Fichier > Ouvrir) et en les sauvegardant (Fichier > Enregistrer ou Fichier >Fermer) en utilisant un client WebDAV

Parcourir le contenu des conteneurs Open Text ECM - Document Management, y comprisl’espace Personnel, l’espace Entreprise, les dossiers, les documents composites, les listes detâches et les discussions

« Glisser-Déposer » les documents et les dossiers entre Open Text ECM - DocumentManagement et Microsoft WebFolders

Les utilisateurs de Open Text ECM - Document Management s’authentifient en se connectant par desclients WebDAV par l'intermédiaire du protocole HTTP, avec ou sans service d’annuaire.

Les documents de Open Text ECM - Document Management directement depuis Windows




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Open Text ECM Recycle Bin : protection contre les suppressions

Open Text ECM Recycle Bin permet de déplacer les objets supprimés dans sa corbeille au lieu d’être effacéde manière permanente.

Open Text ECM Recycle Bin supporte tous les types d’objet Open Text ECM - Document Management etfournit à chaque utilisateur la possibilité d’accéder par l’interface Web aux éléments dans la corbeille, selonles permissions.

L’interface de la corbeille est similaire à l’interface conviviale, ce qui la rend intuitive et simple à utiliser. Lesutilisateurs peuvent trier le contenu par date et accèdent uniquement aux fonctions d’un objet selon lespermissions. De plus, les éléments supprimés sont organisés en dossiers hiérarchiques par année, mois et jour, rendant les objets simples à retrouver.

Open Text ECM Notification : les alertes par e-mail

Open Text ECM Notification est un service de base de Open Text ECM - Document Management quipermet d’opérer une surveillance continue des événements survenant dans la base de Open Text ECM -

Document Management . Les utilisateurs peuvent définir quels sont les événements qui les intéressent etqui pourront donner lieu à une notification.

Le paramétrage de ces agents de notifications peut se faire de façon générique : « me prévenir dès qu’unetâche a du retard » (quel que soit le type de tâche ou son origine) ou spécifique : « s’il se passe telévénement sur tel document alors me prévenir ».

Les événements pouvant faire l’objet d’une surveillance

Le moment où l’on ajoute une rubrique d’information, une réponse, un sujet, un document composé,une révision, une autre rubrique ou une version.

Le moment où l’utilisateur est affecté à un groupe ou se voit assigner une étape du workflow.




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Les retards survenus dans les workflows ou les étapes de workflows.

Le moment où un workflow est terminé.

Réception de notifications d’événements par e-mail

Open Text ECM Prospectors™Open Text ECM Prospectors est un module offrant la possibilité aux utilisateurs de lancer des agents derecherche. Ces agents jouent le rôle d’assistants de recherche virtuels qui surveillent les sources dedonnées connectées à Open Text ECM - Document Management à la recherche d’informations spécifiques.

Les individus et/ou les équipes ont besoin d’être en permanence à jour sur des domaines deconnaissances, telles les équipes de veille concurrentielle, de veille technologique, où simplement pour seconstituer une culture sur un sujet pour un projet.

Il suffit alors de définir des agents de recherche en précisant les termes et/ou expressions et autresinformations connexes sur lesquels on souhaite être alerté. Les agents fonctionnent alors en arrière plan enscannant toute nouveauté ou modification intervenant sur l’une des sources de données à surveiller. Dèslors qu’une information satisfait au critère de sélection de l’individu ou du groupe, elle vient enrichir un puitsd’information.

Une alerte prévient alors les utilisateurs de l’arrivée d’une telle information et ils peuvent choisir de laconserver au sein du puits ou de la faire disparaître, selon sa pertinence.




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Des agents de recherche qui surveillent vos centres d’intérêts

Open Text ECM et le XMLOpen Text ECM - Document Management inclut l’utilisation des technologies XML (eXtensible Markup

Language ) dans plusieurs domaines importants décrits ci-dessous.

Un analyseur XML et un moteur XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) font partiedes éléments constitutifs de base d’Open Text ECM - Document Management . Plusieursfonctionnalités d’Open Text ECM - Document Management reposent sur cette puissante base XML.

Une fonction d’Import/Export XML est disponible pour chaque type d’objet d’Open Text ECM -

Document Management (standard ou personnalisé) utilisant la définition de type de document (DTD).

Cela permet d’exporter et d’importer, entre autres, les informations des catégories et attributs, lesinformations sur la version, le contenu d’un document et le traitement XSLT au langage XML. Étantdonné que le langage XML est un standard ouvert, cette fonctionnalité permet une liaison aiséed’Open Text ECM - Document Management avec des applications externes qui prennent égalementen charge XML.

Open Text ECM - Document Management indexe les documents XML sous leur format natif. Lorsqueles DTD XML (ou des instances correctement formées) sont insérées dans Open Text ECM -

Document Management , les éléments et attributs XML qui les définissent sont définis comme deszones interrogeables dans l’index d’Open Text ECM - Document Management . Ainsi, les utilisateurspeuvent interroger le contenu d’éléments spécifiques dans des documents XML.

Toute source de données externe pouvant être représentée en XML peut être indexée par le moteurde recherche d’Open Text ECM - Document Management à l’aide d’un activateur XML inclus en tant

que composant standard de l’architecture des flux de données. Ainsi, les administrateurs peuvent




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configurer le processus d’indexation pour des données mises à jour à l’extérieur d’Open Text ECM -

Document Management sans avoir besoin d’adaptations logicielles.

Feuilles de style XSLLa technologie XML/XSL permet une personnalisation aisée de l'interface.

Un habillage XML d'une page standard d’Open Text ECM - Document Management

Les données XML exportées depuis Open Text ECM - Document Management peuvent être utilisées pour jouer le rôle d’interface entre Open Text ECM - Document Management et d’autres applications, notammentdes portails. Il est possible de créer des habillages XML (XML skins) en utilisant des modèles de feuilles destyle XSL pour afficher le document XML exporté depuis Open Text ECM - Document Management , enutilisant une disposition et une apparence personnalisées.

Déploiement RapideOpen Text ECM - Document Management vous permet de configurer et déployer une solution Intranet ouExtranet très rapidement. Aucune programmation ou personnalisation supplémentaire n’est nécessaire pourcommencer à utiliser l’ensemble des fonctionnalités d’Open Text ECM - Document Management . CommeOpen Text ECM - Document Management dispose d’une interface entièrement basée sur le Web, tout ceque vous devez faire pour le déployer au niveau de vos utilisateurs consiste à leur envoyer un messageélectronique spécifiant leur identifiant d’ouverture de session et l’URL du système Open Text ECM -

Document Management . Les utilisateurs ont simplement besoin de leur navigateur Web. Aucun autrelogiciel n’est requis sur les postes de travail.

Grâce à son aide complète et contextuelle, Open Text ECM - Document Management permet aux nouveaux

utilisateurs de se former aisément et de devenir très rapidement des utilisateurs productifs du système.




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Architecture d’Open Text ECM - Document ManagementInvestir dans une application d’entreprise complète telle qu’Open Text ECM - Document Management estune importante décision. Vous voulez être certain que vous avez pris la bonne décision ? Vous connaissez

vos besoins actuels, mais quels seront-ils d’ici un, deux ou trois ans ? Open Text ECM - Document Management sera-t-il en mesure d’évoluer avec vous ? Pourra-t-il répondre à vos besoins qui aurontévolué ? La réponse à ces trois questions est un oui catégorique.

Vous pouvez protéger et optimiser votre investissement dans Open Text ECM - Document Management enutilisant ses services de base (recherche, référentiel de documents, workflows, …) pour créer denombreuses applications verticales, départementales et d’entreprise. Le large éventail de modulesoptionnels d’Open Text ECM - Document Management vous permet d’ajouter au système Open Text debase de nombreuses fonctionnalités, telles que la gestion des archives et la gestion de l’emploi du tempsau niveau de l’entreprise, les signatures électroniques...

De plus, le SDK (Software Development Kit) et les Activateurs Open Textvous permettent d’étendre lesfonctionnalités et de les intégrer aux autres systèmes d’entreprise. L’API (Application Programming

Interface) Open Text (LAPI) présente toutes les fonctions du serveur, permettant ainsi de développer desintégrations à l’aide des langages C, C++, Visual Basic et Java. Des extensions de LAPI sont égalementdisponibles pour CORBA (Common Object Request Broker Architecture) et BAPI (Business ApplicationProgramming Interface) de SAP.

Open Text ECM - Document Management offre en standard une large gamme de fonctionnalités qui répondà un grand nombre de problématiques. Mais Open Text ECM - Document Management est avant tout unesolution ouverte qui offre de fabuleuses opportunités de personnalisation, d’intégration et dedéveloppement de nouvelles fonctionnalités, ce qui fait de Open Text ECM - Document Management unesolution hautement extensible qui assure un solide retour sur investissement.

Open Interchange Architecture™La plupart des entreprises reconnaissent aujourd’hui le besoin d’intégrer les applications de front office etde back-office pour répondre à leurs besoins e-business . L’extension des capacités des systèmes del’entreprise peut permettre de réaliser d’importants gains de productivité et de bénéficier d’avantagesconcurrentiels durables, non seulement au cœur de l’entreprise, mais également à l’extérieur, chez lespartenaires commerciaux et les clients. Pour prendre en charge ce niveau d’intégration, Open Text fournitl’architecture OIA (Open Interchange Architecture).

Il s’agit d’un environnement extensible, conçu pour fournir un point d’accès unique au contenu, auxapplications existantes et aux informations structurées qui sont essentielles pour les processus e-business

et de commerce collaboratif.

Employant des standards de l’industrie tels que le langage XML pour l’échange des données etl’architecture CORBA pour l’informatique distribuée, l’architecture OIA assure l’interopérabilité entre lesoutils de travail collaboratif, les interfaces et les périphériques frontaux, et les systèmes et applications deback-office. L’architecture OIA permet tout particulièrement aux clients d’effectuer les tâches suivantes :

Etendre l’accès aux anciennes données et applications prises en charge par des outils dedéveloppement de portail d’autres éditeurs.

Accéder de façon sécurisée aux objets d’Open Text ECM - Document Management tels que lesdiscussions, les tâches et les espaces partagés directement à partir de portails tiers.

Tirer parti de l’accès portail sans avoir à se soucier de la personnalisation et de la prise en chargedes contrôles pour l’accès aux informations d’Open Text ECM - Document Management .

Réduire les besoins d’administration en effectuant pratiquement toute l’administration d’Open Text

ECM - Document Management au sein des portails tiers.




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Créer des applications collaboratives hautement évolutives par le biais d’une architecture distribuéecouvrant plusieurs serveurs de portail et instances d’Open Text ECM - Document Management .

Architecture ouverteOpen Text ECM - Document Management est basé sur une architecture 100% Web à trois niveaux etrespecte les standards d’Internet et du marché. Open Text ECM - Document Management est une solutionmodulaire, hautement évolutive, ouverte et sécurisée.

Une architecture ouverte reposant sur des standards

Niveau Accès

Le niveau Accès permet à tous les utilisateurs d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités offertes par Open

Text ECM - Document Management , après identification et selon les droits. Une API (VB, C, C++, Java,EJB, .NET…) permet aussi aux développeurs de créer de nouvelles applications interfacées à Open Text

ECM - Document Management . Les navigateurs et les serveurs HTTP de Microsoft et de Netscape suffisentà l’utilisation d’Open Text ECM - Document Management . « BEA WebLogic Express and Entrepriseservers » sont aussi supportés en utilisant les servlets Livelink, alternative à l’utilisation de l’interface CGIou ISAPI.




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Niveau Serveur

Le niveau Serveur est une application multi-threads permettant une montée en charge importante etgarantissant une haute disponibilité des services. Ce niveau fournit tous les services d’Open Text ECM -

Document Management . Open Text ECM - Document Management fonctionne sur Windows et lesprincipales plate-formes Unix.

Niveau Données

Le niveau Données s’appuie sur un système de gestion de bases de données SQL du marché et offre ainsiune ouverture et la possibilité de gérer de hauts volumes d’informations tout en garantissant lesperformances. Les bases de données Sybase, MS-SQL et Oracle sont supportées par Open Text ECM -

Document Management . Les documents électroniques peuvent être gérés au sein du SGBD (BLOBs) ousur le système de fichiers. Les indexes de recherche sont générés automatiquement par les servicesd’Open Text ECM - Document Management et sont stockés sur le système de fichiers.

Des configurations flexiblesUne instance d’Open Text ECM - Document Management est constituée de plusieurs composants logiciels.L’architecture flexible d’Open Text ECM - Document Management vous offre plusieurs options pourconfigurer et faire évoluer votre système afin d’optimiser les performances et la disponibilité du système.Cette section présente une vue d’ensemble de certaines des configurations les plus courantes, à savoir :

l’installation de tous les composants sur une seule machine,

l’exécution du SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelles) et de l’indexd’Open Text ECM - Document Management sur des hôtes distincts,

l’exécution de plusieurs instances d’Open Text ECM - Document Management sur un cluster deserveurs.

Déterminer la configuration appropriée à votre situation implique une analyse de plusieurs facteurs, parmilesquels le nombre d’utilisateurs nommés, la quantité de données dans le référentiel d’Open Text ECM -

Document Management , la fréquence des transactions, etc. Les équipes techniques d’Open Text sont àvotre disposition pour vous aider à analyser vos besoins et établir la configuration optimale pour votreentreprise.

Configuration avec une seule machine

La configuration la plus simple pour Open Text ECM - Document Management consiste à tout installer surune machine unique. Cela garantit un système simple à installer et à administrer. Une configuration à unseul hôte est appropriée pour les instances d’Open Text ECM - Document Management utilisées dans le

cadre de démonstration, de test, de formation ou de développement, étant donné que ces systèmes secaractérisent généralement par un nombre réduit d’utilisateurs nommés et une activité de traitementréduite. Pour une instance de production d’Open Text ECM - Document Management , Open Text vousconseille d’utiliser une des configurations à plusieurs hôtes décrites dans les sections suivantes.




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Configuration avec une machine unique

Exécution du SGBDR et de l’index sur des machines indépendantes

La configuration la plus courante pour de production, comportant un nombre moyen d’utilisateurs nomméset ayant une activité de traitement moyenne, est d’héberger le référentiel SGBDR et de production(stockage des bases de données externe et interne) sur un ordinateur hôte dédié, de faire fonctionner lesserveurs de Open Text ECM - Document Management et HTTP sur des ordinateurs hôtes dédiés, et deplacer l’index du référentiel de Open Text ECM - Document Management (et d’autres index) sur unordinateur hôte dédié. Le client SGBDR est utilisé pour connecter Open Text ECM - Document

Management au SGBDR sur le réseau. La technologie du serveur Admin d’Open Text ECM - Document

Management vous permet de répartir sur plusieurs ordinateurs hôtes les processus qui entretiennent l’indexdynamique du référentiel de Open Text ECM - Document Management .

SGBDR et l’index sur des ordinateurs hôtes indépendants

La répartition du SGBDR, du serveur Open Text ECM - Document Management et des processusd’indexation sur plusieurs ordinateurs hôtes améliore les performances de l’ensemble du système Open

Text ECM - Document Management . Le serveur Open Text ECM - Document Management a une plusgrande disponibilité pour traiter les demandes des utilisateurs, les mises à jour ou les téléchargements defichiers. Les processus de recherche d’Open Text ECM - Document Management sont plus disponiblespour répondre aux demandes de recherche. Ce type de configuration peut être adapté en ajoutant desprocesseurs et de la mémoire aux ordinateurs hôtes et peut aisément être transformé en cluster deserveurs Open Text ECM - Document Management .




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Architecture cluster

L'utilisation d’un cluster accroît l’évolutivité et les performances. Pour les applications d’entreprise à hauteperformance, la mise en place d’un cluster Open Text ECM - Document Management offre une évolutivité etdes performances maximales. Un cluster Open Text ECM - Document Management est une série deserveurs Open Text ECM - Document Management placés sur des ordinateurs hôtes indépendants qui sontconnectés en parallèle à la base de données d’Open Text ECM - Document Management qui se trouve surun ordinateur hôte séparé. L’index du référentiel d’Open Text ECM - Document Management est égalementsur un ordinateur hôte qui lui est propre.

Un dispositif d’équilibrage répartit les requêtes des utilisateurs entrantes sur les serveurs Open Text ECM -

Document Management en fonction de leur disponibilité. Un cluster de serveurs Open Text ECM -

Document Management permet de faire évoluer linéairement le système en cas d’accroissement de sonutilisation en ajoutant des ordinateurs hôtes serveurs.

Cluster de serveurs Open Text ECM - Document Management

Un cluster fournit également une redondance car il est possible de déconnecter un serveur Open Text ECM

- Document Management pour la maintenance, alors que les autres serveurs restent disponibles pour lesutilisateurs.

Un niveau de sécurité qui répond à vos exigencesLorsque vous investissez dans un système de gestion de contenu et des informations de votre entreprise,vous voulez être certain que vos informations sont sécurisées. Open Text ECM - Document Management est conçu pour fournir des services de protection fiables allant au-delà de la protection normale du réseaud’entreprise et de l’accès. L’architecture de protection totale à plusieurs niveaux de Open Text ECM -

Document Management a fait ses preuves dans de nombreuses industries et entreprises sensibles, parmilesquelles l’une des agences nationales de sécurité aux Etats-Unis et les principaux établissementsfinanciers du globe.




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Utilisateurs et GroupesOpen Text ECM - Document Management offre toute la latitude nécessaire pour représenter l’organisationhiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise et permet d’affecter des privilèges à chaque utilisateur.

Gestion des privilèges des utilisateurs

AuthentificationDans Open Text ECM - Document Management , la sécurité commence par l’authentification de l’utilisateur.

L’authentification de l’utilisateur garantit la sécurité de l’information

Tout utilisateur qui accède à Open Text ECM - Document Management se voit attribuer un nom d’utilisateurunique et un mot de passe personnel. Lorsqu’un utilisateur a été authentifié, Open Text ECM - Document

Management sécurise en conséquence l’accès et l’autorisation pour tous les fichiers ou documents dusystème.

Droits différenciés sur l’informationGrâce à une structure d’autorisation à neuf niveaux, Open Text ECM - Document Management garantit quetout objet se trouvant dans la bibliothèque des connaissances - fichiers, documents, Workflows,discussions, tâches, nouveaux articles, etc. - possède des niveaux d’autorisation spécifiques attribués à

chaque utilisateur.




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Gestion souple et rigoureuse des droits

Open Text ECM - Document Management utilise le protocole SSL (Secure Sockets Layer) garantissant queseuls des utilisateurs autorisés peuvent lire, modifier ou manipuler les informations. Du fait que Open Text

ECM - Document Management possède une architecture d’échange ouverte, les clients peuvent mettre enplace des services de protection supplémentaires comme par exemple des certificats numériques ou dessignatures numériques de façon à créer une solution de sécurisation complète et optimale.

Open Text ECM SEA ServletOpen Text ECM SEA Servlet est un composant servlet J2EE qui permet un accès sécurisé à Open Text

ECM - Document Management , notamment pour le chargement de fichiers, éliminant le besoin de définir unlien vers le système de fichiers en assurant les communications au travers du port d’Open Text ECM -

Document Management .

SEA est un acronyme de Secure Extranet Architecture. Dans une architecture basique d’Open Text ECM -

Document Management , une application ou un serveur web doit être installé et configuré sur la mêmemachine qu’Open Text ECM - Document Management pour autoriser l’accès utilisateur au travers dunavigateur web. Open Text ECM SEA Servlet est un ensemble de logiciel, installation, configuration etprocessus de sécurité pour permettre au serveur d’application de résider non seulement sur une machinedifférente, mais aussi de permettre des accès sécurisés à Open Text ECM depuis un environnementextranet ou internet.

Au travers d’une isolation réseau par niveaux, et de changements de protocole au niveau réseau, Open

Text ECM SEA Servlet peut isoler l’application et serveur web, Open Text ECM, la base d’index et / ou labase de données sur des réseaux distincts, pour permettre une architecture à deux, trois ou quatre niveaux

si nécessaire.




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Architecture 4-tier Open Text sans redondance matérielle

Open Text ECM SEA Servlet comprend 2 parties: 1) l’architecture elle-même, qui définit l’emplacement etl’interaction entre les serveurs et 2) la servlet SEA.

Open Text ECM Directory ServicesOpen Text ECM Directory Services ™ permet une synchronisation avec les annuaires LDAP et NTLM.

Open Text ECM Directory Services ™ permet une synchronisation transparente de la liste des utilisateurs deOpen Text ECM - Document Management avec les services d’annuaire central LDAP ou de domaine NT

afin de centraliser l’administration des utilisateurs au niveau entreprise et d’alléger la tâche desadministrateurs de Open Text ECM - Document Management en terme de création, modification etsuppression des utilisateurs.

Open Text ECM Directory Services ™ offre ainsi la mise en place d’une connexion unique entre Open Text

ECM - Document Management et les autres applications du système d’information afin que les utilisateurssoient reconnus sans devoir ressaisir leur nom de connexion et leur mot de passe.




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Open Text ECM - Document Management se synchronise aux annuaires d'entreprise

Liste des fonctionsOpen Text ECM – Document Management contient :

Open Text ECM Enterprise Workspace Open Text ECM Personal Workspace

Open Text ECM Documents

Open Text ECM Folders

Open Text ECM Compound Documents

Open Text ECM Shortcuts

Open Text ECM URLs

Open Text ECM Attributes and Categories

Open Text ECM Version history

Check-in/check-out,

Open Text ECM Audit Trail Open Text ECM Permissions

Open Text ECM Recycle Bin

Open TextT ECM ext Editor

Open Text ECM Spell Checker

Open Text ECM Manual Classifications

Open Text ECM Notifications

Open Text ECM Nicknames

Open Text ECM Short Links

Open Text ECM Enterprise Server Storage Provider




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Open TextSearch (Full Text, Livelink-Aware NLQ, Slices, Directory Walker, Saved Queries,Snapshots, Hit-Highlighting, Summarization, Result Themes, Soundex, Thesaurus, Boolean, Searchtemplates, Native XML Searching, Metadata Searching, Find Similar)

Open Text ECM Prospectors

LiveReports Open TextWorkflow (including Workflow Painter)

Open Text ECM Recommender

Open Text ECM Appearance HTML

Open Text ECM Directory Services

Open Text ECM eLink

Open Text ECM Multi-File Output

Open Text ECM Office Editor MSI Install Package

Open Text ECM Renditions

Open Text ECM SEA Servlet

Open Text ECM WebDAV

Open Text ECM WebForms

Open Text ECM Explorer Professional




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