Before  You  Start    ABOUT  THIS  GUIDE    

This  document  is  meant  to  be  a  general  guide.  There  is  more  in-­‐depth  documentation  available  in  OnBase,  under  the  Document  Group  1Manuals  &  Videos.  

ABOUT  ONBASE  USER  ACCOUNTS    

If  you  need  a  user  account,  please  contact  the  OnBase  support  for  your  organization.        Users  are  assigned  rights  to  specific  Document  Type  Groups,  and  the  privileges  granted  may  be    varied.    If  you  need  additional  rights  and/or  privileges,  please  contact  the  OnBase  support  for  your  organization.    If  you  forget  your  log  in  ID  or  password,  you  can  request  this  information  through  the  UniCenter  HelpDesk.      The  first  time  you  log  into  OnBase,  you  will  be  asked  to  reset  your  password.    If  you  need  to  reset  your  password  again,  you  can  do  so  by  going  to  User,  under  the  Document  Menu.        

Getting  Started  

BROWSER  SET  UP  

The  OnBase  Web  Client  is  accessed  through  the  Internet,  meaning  you  will  use  a  Web  browser  to  get  to  OnBase.  The  supported  browsers  are  Internet  Explorer,(versions  9, 10  and 11),  and  Firefox  24  ESR.  If  you  are  a  Mac  user,  you  can  use  Firefox  24  ESR  and  Safari  5  &  6.0.  Please  note  that  Firefox  needs  to  have  a  PDF  viewer  plug  in.  

Make  sure  all  the  pop-­‐up  blockers  are  off.  If  you  have  an  extra  search  bar  (such  as  a  Google  or  AOL)  it  will  have  its  own  pop-­‐up  blocker,  so  check  it  too.    

GOOGLE  TOOLS  

Internet  Explorer  with  added  Google  search  

By  changing  these  settings,  you  are  allowing  OnBase  to  install  the  ACTIVE  X  CONTROLS.  

NOTE:  • Your  tech  department  can  assist  you  if  the  district’s  security  doesn’t  allow  you  to

change  your  settings.• If  you  are  doing  Web  Scanning  (see  the  section  BRINGING  DOCUMENTS  INTO  ONBASE)

you  must  use  Internet  Explorer.

Disabling  the  pop-­‐up  blockers  is  all  that  is  required  for  Firefox.  For  Internet  Explorer  you  will  need  to  go  to  INTERNET  OPTIONS,  also  in  the  TOOLS.    

Click  the  SECURITY  tab.  

Click  the  green  check  mark  for    Local  Intranet,  then  click  SITES  .  

Click  Advanced.  

Uncheck  the  Require  server  verification  box.  

Enter  https://onbase.hccanet.org  into  the  “Add  this  website  to  the  zone”  box,  then  click  Add.  

Close  that  box  –  this  will  take  you  back  to  the  Local  Intranet  area  in  the  SECURITY  tab.  

Be  sure  the  green  check  mark  is  still  selected.  

Set  the  security  level  to  Medium  Low.  You  might  need  to  click  a  “CUSTOM  LEVEL”  button  to  do  this.  

Then  click  “APPLY”  and  OK.  

 

 

Getting  Started  (cont.)  

LOGGING  IN    You  can  log  in  from  HCCA’s  OnBase  page  (http://www.hccanet.org/onbase/).      Clicking  “Logon  to  OnBase  will  bring  up  a  new  window  with  a  log  in  screen.  

The  username  and  password  will  be  provided  by  HCCA.  

NOTE:  Even  though  the  username  and  password  are  lowercase,  they  will  appear  on  the  screen  as  uppercase.  

Document  Viewer  Window  Navigation  Bar  

Document  Retrieval  List,    also  called  the  Hit  List  

Open  Document  

Pages  Toolbar  (Thumbnails)  

Below  is  an  example  of  what  the  OnBase  screen  will  display  after  you  search  for  a  document.  

 

ACTIVE  X  CONTROLS    If  OnBase  fails  to  load  properly  after  you  log  in,  you  may  need  to  manually  install  the  Active  X  Controls.  To  do  this,  go  to:  www.hccanet.org    Choose  OnBase  from  the  QUICK  LINKS  menu.    Click  “Download  ActiveX  fix.”    Click  “Begin  Installation.”    There  are  several  fixes  to  be  installed  –  each  has  a  red  icon  next  to  it.  Each  one  will  bring  up  a  dialogue  box  asking  if  you  want  to  install;  go  ahead  and  install.  The  red  icons  will  turn  green  as  each  install  is  completed.  When  all  of  the  installs  are  finished  you  will  see  a  “continue  to  log  in”  button.  This  means  you  are  ready  to  go!  

Getting  Started  (cont.)  

HCCA’S  ONBASE  PAGE  AND  ACTIVE  X  FIX  SCREEN  

NOTE:  Your  tech  department  can  assist  you  if  the  district’s  security  doesn’t  allow  you  to  download  programs.  

 

 

Document  Retrieval  

Documents  in  OnBase  are  assigned  to  Document  Types,  which  are  stored  within  Document  Type  Groups.  

• A  Document  Type  Group  contains  Document  Types.  • A  Document  Type  is  a  group  of  similar  documents.  

Document  Types  and  Document  Type  Groups  

When  you  log  into  OnBase,  The  Document  Retrieval  window  opens  by  default.    Select  the  Document  Type  Group  from  the  drop  down  list,  and  the  list  of  Document  Types  within  that  group  will  be  displayed.  

NOTES:  • Not  all  users  have  access  to  all  Document  Type  Groups.    • Not  all  access  carries  equal  privileges.  You  might  be  able  to  view  a  document,  but  not  

to  print  or  email  it.    If  you  have  questions  regarding  your  rights  or  privileges,  your  supervisor  or  OnBase  contact  should  be  able  to  help  you.  

Click  the  Document  Type  you  wish  to  retrieve,  or  shift-­‐click/control  click  to  search  multiple  Document  Types  at  once.    

After  you  have  selected  your  Document  Types,  there  are  a  number  of  ways  to  search  for  specific  documents.  These  are  covered  in  the  next  section.  

 

 

SEARCH  BY  DATE  RANGE    To  find  documents  imported  into  OnBase  between  a  range  of  dates,  use    the  From  and  To  date  fields.    Just  enter  the  dates  and  click  the  FIND  icon.    

Document  Retrieval  (cont.)  

After  you  have  selected  the  Document  Type(s)  there  are  many  ways  to  find  specific  documents.    Once  the  Document  Type(s)  are  highlighted,  you  can  search  using  dates,  keywords,  text  or  notes.  

NOTE:  Clicking  the  expand  button  (to  the  right  of  the  “To  Date”  field)  will  give  you  added  date  search  options.  

 

SEARCH  BY  KEYWORD    

Using  keywords  to  search  offers  multiple  ways  to  find  documents.    You  can  search  by  entering  a  value,  or  by  choosing  an  existing  value  from  the  drop  down.  

This  can  be  further  simplified  by  typing  the  first  character(s),  then  clicking  the  dropdown  arrow  to  pick  from  only  the  words  that  begin  with  those  characters.    Not  sure  of  the  name  or  the  spelling?  Use  the  asterisk    as  a  wildcard.  For  example,  if  you  don’t  know  whether  the  name  is  spelled  Kelly  or  Kelley,  you  could  enter  Kell*  to  bring  up  all  names  beginning  with  Kell.  

Operators  can  also  be  used  to  expand  a  search.  Double  click  the  keyword  name  to  bring  up  additional  keyword  fields,  then  use  the  AND,  OR,  or  operator  combinations.  

• Click  the  =  sign  to  change  to    <,  <=,  >  or  =>.    • Click  AND  to  change  to  OR.  

EXPAND  BUTTON  

SEARCH  BY  TEXT  or  NOTES    

Some  documents  are  text  searchable,  or  have  notes  attached.  By  clicking  the  Text  or  Note  tabs,  you  will  find  these  search  options  

Searching  For  Documents  

 

NOTES:  • Documents  in  OnBase  are  

stored  in  different  formats,  and  therefore  will  have  different  menus.  

• Documents  will  open  in  their  native  format.  For  example:  Word  documents  will  launch  MS  Word.    

• Some  document  formats,  such  as  PDF  will  launch  within  OnBase’s  document  viewer  window.  These  documents  will  have  their  own  toolbars.  You  should  use  the  toolbars  that  are  native  to  the  file  for  printing  and  emailing.  

 

Document  Retrieval  (cont.)  

Opening  and  Working  with  Documents  

THE  HIT  LIST      

Hit  List  is  the  term  used  for  the  list  of  documents  that  appears  after  you  enter  your  search  parameters  and  hit  the  FIND  button.  The  list  will  display  as  many  documents  matched  your  search.  It  displays  50  per  screen  –  if  there  are  more  than  50  documents,  the  arrows  at  the  top  of  the  screen  will  turn  green.  Click  the  arrows  to  navigate  through  the  screens.

Highlight  and  double  click  the  document  to  open  it.  

When  you  have  selected  your  document,  you  will  have  a  number  of  options  available,  depending  on  your  user  rights.  Some  of  the  options:  

• Email  or  print  • View  the  document’s  history  • Pull  up  related  documents  • Leave  notes  or  read  notes  left  by  other  users  • Modify  the  keywords  

You  can  access  these  options  from  the  document  viewer  toolbar,  or  right  click  on  either  the  highlighted  document  in  the  hit  list  for  a  condensed  menu,  or  right  click  anywhere  on  the  open  document  to  get  a  full  menu.    

OPEN  TEST  DOCUMENT  

Right  click  anywhere  on  the  open  document  or  on  the  highlighted  document  in  the  hit  list  for  a  dropdown  menu.  

 

Bringing  Documents  Into  OnBase  

Importing  and  Scanning  Documents  that  are  electronically  generated  by  third-­‐party  software,  such  as  student  or  financial  programs,  can  be  programmed  so  they  are  automatically  added  to  OnBase.  Other  documents  need  to  be  scanned  or  imported  from  files  into  OnBase.      

Individual  documents  generated  by  you,  received  by  email,  scanned  to  your  computer,  or  sent  on  a  disk  can  be  added  to  OnBase  by  IMPORTING.  Paper  documents  can  be  added  directly  to  OnBase  by  SCANNING  if  you  have  a  Web  Scanning  license.    The  methods  are  different,  but  the  indexing  features  are  the  same.  

IMPORTING  DOCUMENTS  If  you  have  documents  residing  on  your  computer,  on  a  disk,  or  that  have  been  emailed  to  you,  you  can  add  them  to  OnBase  by  choosing  Import  Document  from  the  Document  Retrieval  dropdown  menu.  

 First  you  must  tell  OnBase  where  to  find  the  document.  Do  this  by  clicking  the  BROWSE  button.  This  opens  your  computer’s  file  window.  Simply  open  the  folder  containing  the  file  and  select  the  document.      Next,  you  will  INDEX  and  UPLOAD  the  document  (see  the  section  on  INDEXING  AND  UPLOADING).  

SCANNING  DOCUMENTS  Printed  documents  can  be  added  to  OnBase  by  choosing  Scan  a  Document  from  the  Document  Retrieval  dropdown  menu.  If  you  do  not  have  a  Web  Scanning  license,  you  will  not  see  this  menu  item.      The  next  step  is  to  select  the  scanner  and  format  the  pages  being  scanned.  The  scan  format  settings  include  the  layout  (portrait  or  landscape),  the  resolution,  color  settings  and  double  or  single  sided  pages.  These  options  are  determined  by  your  scanner,  not  OnBase.  

Scan  Menu  

Scan                    starts  the  scanner,  sweep                  pulls  in  documents  from  disk  and  options                      allows  you  to  select  the  scanner  and  scan  format.  

SCANNER  CONTROLS   DOCUMENT  CONTROLS  

These  controls  stay  grayed  out  until  the  document  has  been  scanned.  They  will  help  you  navigate  the  scanned  documents  and  include  options  to  advance  pages,  change  the  way  they  fit  the  display,  zoom,  rotate  and  delete.  

After  setting  your  scan  options,  you  will  INDEX  and  UPLOAD  the  document  (see  the  section  on  INDEXING  AND  UPLOADING).

 

 

INDEXING  After  you  have  selected  the  document  to  import,  or  scanned  it  into  OnBase,  you  will  need  to  INDEX  it.    This  means  telling  OnBase  where,  and  in  what  format,  the  document  will  be  stored,  and  assigning  keywords  for  later  retrieval.  

Bringing  Documents  Into  OnBase  (cont.)  

Indexing  and  Uploading  

You  start  indexing  by  choosing  the  Document  Type  Groups  and  the  Document  Type  for  the  file.      Then  you  must  choose  the  correct  File  Type.  This  refers  to  the  format  of  the  document,  ie:  Excel,  PDF,  Quick  Time  Movie,  etc.  

FILE  TYPE  DROP  DOWN  Next,  you  can  enter  a  date  for  the  document  or  leave  the  default  date  of  the  import/scan.    After  that,  you  can  enter  the  keywords.  Some  keywords  will  be  pre-­‐defined,  and  you  can  select  

You  can  also  enter  just  the  first  letter  or  letters  and  hit  the  drop  down  arrow  to  bring  up  a  narrower  selection.  

Some  keywords  are  designed  to  autofill.  For  instance,  a  keyword  group  might  be  configured  to  enter  the  name  and  birthdate  when  the  social  security  number  is  entered.  To  use  the  autofill,  use  the  TAB  key  (not  the  ENTER  key)  when  entering  keywords.  

UPLOADING  After  the  indexing  has  been  completed,  you  simply  hit  the  UPLOAD  button!    

NOTE:  DISCONNECTED  SCANNING  is  an  import  method  used  for  scanning  large  batches  of  documents  for  later  indexing.  The  indexing  works  much  the  same  way,  with  a  few  exceptions,  including:  

• You  will  choose  AWAITING  INDEXING  from  the  Document  Retrieval  drop  down.  • You  have  the  option  to  “lock”  keyword  s  for  batches  where  most  of  the  keywords  are  the  

same  for  a  large  number  of  the  documents.