LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING)

PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL

OLEH

NAMA : NASRUDIN NIM : AOE OO7 019 KONSENTRASI : HOTEL DAN RESTAURANT

PROGRAM DIPLOMA III PARIWISATA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM

2010

JUDUL LAPORAN : LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (ON THE JOB TRAINING) PADA DEPARTEMEN PRONT OFFICE VILLA OMBAK HOTEL

Nama Mahasiswa : NASRUDIN

Nomor Mahasiswa : AOE 007 019

Program Studi : DIPLOMA III PERHOTELAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM

Mataram, Januari 2010

Mengetahui, Menyetujui,

HRD Vila Ombak Hotel Dosen pembimbing

( USMAN ) (YOYO WARDOYO, S.Pd)

Mengetahui,

Ketua Program,

( JUNAIDI SAGIR, SE, MBA )

NIP. 1959 122 24 198903 1003

KATA PENGANTAR

Puji sukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa

Karean atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan

praktek kerja lapangan ini dengan tepat waktu. Shalawat dan salam kepada jujungan Nabi

Besar Muhammad SAW yang telah mambawa kita dari alam gelap ke alam yang terang

benderang.

Dalam penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini, banyak pihak yang

membantu sehingga lapora ini dapat terselesaikan, oleh karena itu melalui kesempatan

ini, penulis menghaturkan ucapkan terima kasih kepada :

1. Junaedi Sagir, SE, MBA selaku Ketua program studi Diploma III Pariwisata Fakultas

Ekonomi Universitas Mataram.

2. Bapak Drs. Satarudin M.si selaku sekretaris program studi Diploma III Pariwisata

Fakultas Ekonomi.

3. Bapak Yoyo Wardoyo S.Pd selaku Dosen pembimbing dalam penulisan laopran

praktek Kerja Lapangan ini.

4. Bapak Made Mada selaku Room division Manager Villa Ombak Hotel yang telah

banyak memberi bimbingan selama PKL.

5. Bapak Usman, selaku HRD Manager Villa Ombak Hotel yang telah banyak memberi

bimbingan selam PKL.

6. Seluruh staff Villa Ombak Hotel khususnya Front Office Departement yang dengan

senang hati memberi bimbingan selam PKL.

7. Seluruh staff akademik Diploma III Pariwisata dan semua teman-teman yang tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu.

8. Hormat dan bakti kepada kedua orang tua saya, yang selalu memberi dorongan dan

semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penullisan praktek kerja lapangan inin masih

banyak kekurangan-kekurangan. Oleh karena iti, penulis mengharapkan kritik dan saran

yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhirnya penulis berharap semoga laporan

praktik kerja lapangan ini dapat bermanfaat.

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ……………………………………………… i HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………... ii KATA PENGANTAR ……………………………………………... iii DAFTAR ISI ………………………………………………………. iv BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang………………………………………

1.2 Tujuan ………………………………………………

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat Hotel Villa Ombak……………………………………..

2.2 Struktur Organisasi Hotel Villa Ombak …………………………………

2.3 Job Description Hotel Villa Ombak ……………………………………..

2.4 Job Specification Hotel Villa Ombak ……………………………………

2.5 Hubungan Antar Bagian ……………………………

BAB III PELAKSANAAN PRALTIK KERJA LAPANGAN

3.1 Data Umum Hotel …………………………………

3.1.1 Bentuk badan usaha villa ombak hotel

3.1.2 Jumlah dan Jenis Kamar ang Tersedia

3.1.3 Jumlah dan Nama Restauran dan Bar

3.1.4 Fasilitas-fasilitas Penunjang Lainnya

3.2 Data Khusus ……………………………………..

3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel

3.2.2 Job Discripton Front Office Departement

3.2.3 Recervation System

3.2.4 Room Rack System

3.2.5 Systyme Of Payment

3.2.6 Procedure Of Luggage Handling For Group Arrival(Prosedure

Menghendel Barang Tamu Group )

3.2.7 Group Handling For Group Departure

3.2.8 Registration Sistyme

3.2.9 Hubungan Kerja Front Office Departement Dengan Departement

Lain

3.2.10 Penanganan Surat

Surat(Guest Mail )

3.2.11 Concierge Systim

3.2.12 Telephone Operator

Systim

3.2.13 Macam-Macam

Formulir yang di Gunakan

3.2.14 Fasilitas Kerja yang

digunakan

3.2.15 Information Activities

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ...............................................................

4.2 Saran .........................................................................

LAMPIRAN ..................................................................................................

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1: LOBY ............................................................................... GAMBAR 2: POOL ............................................................................... GAMBAR 3: POOL NIGHT VIEW....................................................... GAMBAR 4: BEACH ............................................................................ GAMBAR 5: PRIVATE POOL.............................................................. GAMBAR 6: BEACH BAR VIEW .......................................................

DAFTAR PETA PETA 1: PETA GILI TRAWANGAN ................................................... PETA 2: PETA PULAU LOMBOK ....................................................... PETA 3: PETA TIGA GILI’S ................................................................ PETA 4: PETA SENGGIGI....................................................................

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Facsimile Transmission Lampiran 2: Denah Hotel Lampiran 3: Key Summary List Lampiran 4: Transfer Sheet Lampiran 5: Luggage Check Lampiran 6: Fruit Basqet Request Lampiran 7: Cidomo Commission Lampiran 8: Telephone Bill Lampiran 9: paid out Bill Lampiran 10: Transportation Bill Lampiran 11: General Requetion Lampiran 12: Stamp Bill Lampiran 13: Store Room Requestion Lampiran 14: Miscellaneous voucher Lampiran 15: Honey Moaner Voucher Lampiran 16: Dinner Voucher Lampiran 17: Lunch Voucher Lampiran 18: Guide Commission

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau On the Job Trainning merupaqkan salah

satu kegiatan sekaligus pengenalan terhadap mekanisme / proses kerja pada hotel atau

perusahaan yang di jadikan obyek dalam melakukan praktrek kereja lapangan

lapangan (PKL). Praktek kerja lapangan ini merupakan mata kuliah wajib yang harus

di ikuti oleh mahasiswa D-III Pariwisata, Fakultas Ekonomi,Universitas Mataram

konsentrasi Hotel dan Restaurant sermester VI (enam) dengan syarat sudah mencapai

100 sks,dan memiliki bobot 6 (enam) sks.

Selama mengikuti praktek kerja lapangan ,mahasiswa di haruskan untuk

membuat sebuah laporan praktek kerja lapangan sesuai dengan departemen yang di

ambil pada masing –masing hotel. Berkenaan dengan hal tersebut maka setiap

mahasiswa di tuntut untuk memperhatikan dan benar-bernar mengamati jalannya

operasional pada masing-masing departemen hotel tempat melaksanakan praktek

kerja lapangan selama 3 (tiga) bulan.

Berangkat dari pengertian hotel yang meyebutkan bahwa hotel adalaah suatu

bentuk akopmodasi yang di kelola secara komersial yang menyediakan pelayan

penginapan,pelayanan makan/minum serta fasilitas lainya yang di sediakan untuk

umum denga tujuan mencari keuntungan.Dari pengertian hotel inui dapat kita am bil

gambaran secara jelas bahwa stiap layanan yang ditawarkan oleeh hotel harus

mampu menciptakan dan memberikan kepuasan sekaligus mendatangkan

keuntungan.

Agar hotel dapat memberikan pelayanan yang memuaskan dan menguntungkan

maka dalam struktur organisasi hotel kita mengenal departement-departement hotel

antara lain: Fron Office Departement , House Keeping Departemen, Food &

Beverages Departement,Enginering Depertement, Security Departement, Accounting

Departement, dan Human Resort Departement. Dibentuknya Departement-

Departement hotel tersebut dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang

maksimal kepada tamu serta mengantisipasi tingkat keluhan dari tamu-tamu hotel.

Diantara Departement hotel yang memiliki peranan penting dalam kegiatan

operasional hotel adalah Front Office Departement. Front Office Departement adalah

merupakan jantung dari sebuah hotel,dimana Departement ini adalah sumber dari

segala kegietan dan informasi.

Mengingat betapa pentingnya peranan Front Office Departemen, maka pada

kesempatan Praktik Kerja Lapangan ini penulis sangat tertarik untuk mengenal lebih

dekat,sekaligus ingin lebih memahami bagaiman mekanisme operasional kerja Front

Office Depertement dalam sebuah hotel,berdasarkan hal tersebut penulis memilih

Front Office Departement di Villa ombak hotel menjadi tempat melaksanakan

Praktek Kerja Lapangan (PKL).

1.2 Maksud dan Tujuan

1. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengenal lebih jauh

proses kerja di industri perhotelan.

2. Agar mahasiswa dapat melihat secara langsung proses kerja di industri (dunia

kerja).

3. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mempraktekan apa yang telah

didapat di bangku kuliah.

4. Sebagai wadah untuk melatih kedisiplinan mahasiswa dalam bekerja.

5. Agar mahasiswa dapat secara dini mempersiapkan diri dalam menghadapi dunia

kerja.

6. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk meningkatkan profesional

merka sesuai dengan bidang keahlian.

7. Setelah melakukan praktek kerja lapangan mahasiswa dapat membuat laporan

sesuai dengan departemen yang diambil.

BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 SEJARAH SINGKAT BERDIRINYA VILLA OMBAK HOTEL

Hotel Vila Ombak sebelumnya hanya diperuntukan untuk tempat pertemuan

atau tempat peristirahatan para rekanan bisnis dari pemilik hotel dan akhirnya

berkembang menjadi salah satu bisnis akomodasi atau tempat penginapan yang

menjadi salah satu pelengkap dari penunjang sarana pariwisata.

Hotel Vila Ombak berdiri tahun 1997 tepatnya pada awal bulan Juni

tahun 1997, dengan hanya memiliki 12 unit lumbung dan I unit restaurant yang

bekapasitas 50 seat dengan memiliki standard international ( Yang dimaksud

standard international adalah memiliki standard equipment,

service,menu/makanan sesuai dengan hotel yang berlaku ).

Nama Hotel ini sebelumnya bukan Vila Ombak akan tetapi pemiliknya

merencanakan agar nama Hotel ini di sesuaikan dengan areal di mana Hotel ini di

bangun dan akhirnya pada saat itu nama Hotel ini di putuskan bernama “ HOTEL

VILLA KUDA LAUT “ karena berada di salah satu pulau ( Gili ) yang berada di

antara pulau Bali dan Lombok yang di ikuti oleh Gili Meno dan Gili Air.

Nama Vila Ombak di putuskan sebagai nama hotel ini karena pada saat itu

Nama Villa Kuda Laut kurang di kenal dan tamu merasa sebutan tersebut agak

panjang sehingga atas pertimbangan tersebut pemilik hotel ini merubah nama Hotel

Villa Kuda Laut menjadi Hotel Vila Ombak sampai sekarang.

Lokasi Hotel Vila Ombak

Lokasi atau tempat Hotel Vila Ombak adalah di Gili Trawangan,dengan luas

areal keseluruhannya 6 hektar.Untuk masalah tempat Pariwisata atau tempat

kunjungan Wisatawan baik Domistik maupun Manca Negara yang terkenal pada

saat ini adalah selain Pulau Bali yang lebih dikenal dengan Pulau Dewata, dan

Pulau Lombok yang biasanya tempat pariwisata dikenal adalah di Kawasan

Senggigi, tetapi jangan lupa bahwa di Pulau Lombok selain senggigi bahwa ada tiga

Gili yaitu Gili Trawangan, Gili Meno dan Gili Air, ketiga Gili tersebut merupakan

tempat kunjungan Wisatawan dari Domistik maupun Manca Negara terutama Gili

Trawangan, dan beberapa Hotel yang ada di sekitarnya.

Konsep bangunan Hotel yang di miliki oleh Hotel Vila Ombak

bernuansa lumbung dan akhirnya menjadi salah satu maskot bisnis yang dimiliki

oleh para pemilik hotel tersebut.

Mengapa para pemiliki Hotel Vila Ombak memilih konsep bangunan

hotel bernuansa lumbung? ini dikarenakan lumbung merupakan wadah / tempat

penyimpanan padi dan padi merupakan salah satu nilai pokok utama dari bagian

hidup manusia begitu pula lumbung hotel yang dimiliki oleh Hotel Vila Ombak

merupakan salah satu nilai pokok yang menjadi bagian dari ciri khas hotel tersebut.

Tepatnya pada bulan Agustus 1997 Hotel Vila Ombak mulai soft opening

dengan menjalankan operational sesuai standard yang ada pada saat itu dengan

kapasitas 24 kamar dan memperkerjakan 40 orang karyawan.

Planning serta rencana pengembangan yang dimiliki oleh Hotel Vila

Ombak melalui sytem pengembangan bertahap dimana disesuaikan dengan

berkembangnya pariwisata yang ada di Nusa Tenggara Barat pada umumnya dan

Gili Trawangan pada khususnya.

Penambahan fasilitas dan peningkatan service terus dilakukan sehingga Hotel

Vila Ombak semakin lama semakin di kenal dan semakin ramai di kunjungi oleh

para wisatawan baik domistik maupun manca negara.

Kemudian tepat pada tanggal 31 Oktober 1998 Hotel Vila Ombak melakukan

Grand Opening dan sebelum acara puncak dan peresmian Hotel Vila Ombak

melakukan bakti sosial dengan melibatkan seluruh masyarakat Gili Trawangan

untuk membersihkan lingkungan yang di lanjutkan dengan acara peresmian Hotel

Vila Ombak oleh Bapak Bupati Lombok Barat, Drs.H.Mujitahid ( yang menjabat

bupati saat itu )

Acara Grand Opening ini selain di hadiri oleh para pejabat Lombok Barat juga

di hadiri oleh perwakilan – perwakilan dari Travel Agent dan perhotelan dari

wilayah Nusa Tenggara Barat dan Bali. Pada acara ini juga di umumkan dan

sekaligus pembagian hadiah bagi para pemenang open turnamen Vila Ombak Cup I

dan lomba hias cidomo.

Dua tahun setelah Grand Opening Hotel Vila Ombak bukan lagi berstatus

perorangan, melainkan berstatus “ PMA” ( Penanaman Modal Asing) yaitu :

Indonesia & German, sehingga Hotel Vila Ombak pada saat ini sudah dikenal di

Manca Negara terutama di Asia, German dan Italy. Hotel Vila Ombak mengadakan

system Kerja sama dengan Stasiun TV Swasta ( Trans TV) dan dari Luar Negeri

yaitu dari Singapura dengan maksud untuk meliput aktivitas operasional hotel yang

akan disiarkan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh masing – masing

Stasiun TV tersebut dengan tema Pariwisata.

Dalam sejarah perjalanan operasionalnya Hotel Vila Ombak semakin

melebarkan sayap bisnisnya dengan membangun tambahan kamar hotel dan fasilitas

– fasilitas pendukung lainnya Adapun tahap – tahapan yang dilakukan sebagai

berikut;

TAHAP I :

Tahun 1998, saat ini Hotel Vila Ombak memiliki top management yaitu Hotel

Consultant, Executive Sales and Marketing Consultant dan General Manager yang

kemudian di dukung oleh beberapa departemen sebagaimana hotel – hotel yang

lainnya.

Kemudian pada tahun ini Hotel Vila Ombak menambah pengembangan yaitu

berupa kamar sebanyak 12 unit bungalow, penambahan fasilitas hotel yaitu berupa

VODA (Vila Ombak Diving Academi ) dan Spa & Massage, penambahan fasilitas

yang ada di-kamar baik penambahan sarana informasi & komunikasi yaitu berupa

PABX system dan Computerisasi , penambahan bangunan perkantoran ,

penambahan bangunan tempat tinggal untuk karyawan serta di ikuti oleh

penambahan sumber daya manusia.

TAHAP II :

Dilakukan tahun 1999 dengan melakukan pengembangan dalam penambahan

jumlah kamar sebanyak 12 unit lumbung yaitu type kamar Delux Lumbung Hut,

penambahan fasilitas hotel yaitu I unit kolam renang dengan memiliki konstruksi 3

level , penambahan I unit Pool Bar, penambahan 1 unit Lobby.

TAHAP III :

Dilakukan tahun 2000 dengan membangun sarana computerisasi dengan

mempergunakan sytem jaringan luar yaitu berupa NETWORK dengan

mempergunakan jaringan Hotel System.

TAHAP IV :

Dilakukan tahun 2001 dengan membangun sarana kesehatan yaitu berupa

klinik dan tempat peribadahan untuk karyawan Muslim yaitu Musholla Al-Ikhlas.

TAHAP V :

Dilakukan tahun 2002 berupa penambahan jumlah kamar sebanyak 24 unit

yaitu type kamar Delux Ombak Room ( DOR ) penambahan fasilitas hotel berupa I

unit rumah joglo yang bisa di pergunakan untuk sarana rilex ( santai ) bagi para

tamu hotel kemudian di tambahkan juga dengan fasilitas 1 unit Restaurant yaitu

Beach Restaurant dan 1 unit Bar yaitu Beach Bar.Kemudian pada tahun yang

bersamaan ( 2002 ) dalam melaksanakan tugas Payroll penggajian karyawan sudah

mulai mempergunakan System Link Program dari BCA, cukup karyawan

menyerahkan No. Rekening saja, dan pada saat akhir bulan gaji sudah bisa di terima

melalui ATM BCA.

TAHAP VI :

Dilakukan tahun 2003 adanya beberapa penambahan antara lain :

Penambahan tempat Grill & Pizza

Mengadakan Renovasi atau perbaikan perubahan Bungalow dengan disetting

kamar yang lebih luas dan cantik penampilannya dan juga dengan berbagai

pariasi yang lebih unik bila dibandingkan dengan kamar yang sebelumnya

apalagi atapnya mempergunakan Sirap, jadi kelihatanya lebih bagus daripada

mempergunakan ilalang.

Membuat Lapangan Volly Pantai sebagai fasilitas untuk tamu – tamu yang

menginap di Hotel Vila Ombak.

Adanya Perubahan Garden ( land skip ) dengan mendatangkan Consultan dari

Bali yang sudah berpengalaman di bidang land skip sehingga Garden pada saat

ini lebih bagus dari yang sebelumnya, disamping tamu yang menginap di Hotel

Vila Ombak merasa nyaman dan sejuk, untuk menginap di Hotel Vila Ombak

sehingga banyak yang ingin menambah waktu liburannya di Hotel Vila Ombak

Gili Trawangan.

Membuat pagar keliling areal hotel dengan mempergunakan bambu yang sudah

kering dan diplitur supaya kelihatan lebih mengkilat dan lebih tahan dari

serangga – serangga perusak .

Membuat tempat Musik (Stage) di pantai yang akan digunakan untuk

mengadakan Live Party Vila Ombak atau Pull Moon Party setiap bulan

Perluasan Restaurant di pantai yaitu dengan penambahan pemasangan Biss –

Biss yang gunanya untuk penangkal air laut pasang atau untuk penangkal

apabila terjadi gelombang yang besar.

Membangun Lounge Beach atau tempat penyambutan tamu, apabila tamu baru

datang ke Hotel Vila Ombak.

Membuat Meeting Room dengan kapasitas 80 - 100 orang

Membuat Dining Room

Renovasi Bungalow

Adanya penambahan Lesehan Beach Restaurant yang biasanya dipergunakan

untuk acara Weeding Party.

TAHAP VII

Pada tahun 2007 Hotel Vila Ombak semakin ramai di kunjungi oleh tamu,

baik tamu mancanegara maupun tamu nusantara. Melihat perkembangan kunjungan

wisata yang semakin ramai ini akhirnya pemilik hotel beserta management yang ada

merencanakan penambahan bangunan kamar hotel dan fasilitas

pendukungnya.Kemudian hasil penambahan bangunan kamar hotel ini telah selesai

pada akhir tahun 2008 dengan jumlah 36 kamar dengan type Superior Lumbung

Terrace kemudian salah satu rekan bisnis dari pemilik Hotel Vila Ombak juga ikut

menambah bangunan kamar sebanyak 14 unit yang kemudian pengelolaannya di

serahkan kepada management Hotel Vila Ombak sehingga jumlah kamar Hotel Vila

Ombak sampai saat ini menjadi 110 kamar dengan type – type sebagai berikut;

1.Superior Lumbung Terrace

2.Superior Lumbung Hut

3.Delux Lumbung Hut

4.Delux Family Bungalow

5.Delux Ombak Room

6.Lumbung Beach Cottages

7.Lumbung Seaside Room

TAHAP VIII

Pada akhir tahun 2008 Hotel Vila Ombak membuat bangunan baru yang di

rencanakan sebagai pengganti bangunan lama yang di pergunakan oleh kelinik,Spa

dan Dive Shop

Kemudian bersamaan dengan pembangunan ini Hotel Vila Ombak juga

menambah outlet baru berupa Gallery ( Art shop ) dan Waroeng Bule.kemudian

semua outlet ini di buka mulai Bulan Pebruari 2009.

Kemudian untuk mempermudah para wisatwan yang mau berbelanja dengan

uang cash di outlet ini, management Hotel Vila Ombak mlakukan kerja sama

dengan Bank Mandiri untuk membuat ATM yang dapat di pergunakan oleh semua

tamu yang membutuhkan uang cash.

Pada Bulan April 2009 Hotel Vila Ombak membangun satu outlet tambahan

berupa Satelit Kitchen yang kemudian di buka mulai Bulan Juni 2009 dan di beri

nama “ Walk Side Café“

TAHAP IX

Seiring dengan bertambahnya jumlah kamar serta fasilitas yang ada di Hotel

Vila Ombak pada saat ini maka management Hotel Vila Ombak juga telah

menambah jumlah tenaga kerja serta manager yang akan menudukung kelancaran

operasional hotel sehari – hari.

Sampai saat ini semua department sudah di pimpin oleh manager / head

department.)

Di bidang Food & Beverage Product ( Kitchen ) Hotel Vila Ombak telah ikut

serta dalam Culinary Competition yang di selenggarakan di Bali dengan mengirim 4

orang staff cook dan telah menyumbangkan serta meraih 1 mendali emas,1 perak,

dan 2 perunggu

Di samping prestasi tersebut Hotel Vila Ombak juga telah mendapatkan

Anugrah Hotel Award 2009 yaitu “ ACHIEVEMENT AWARD dari CITRA

PRESTASI ANAK BANGSA yang mana pada saat ini Hotel Vila Ombak adalah

satu – satunya Hotel yang mendapatkan “ Hotel Award 2009 “ dari Citra Prestasi

Anak Bangsa pertama di Indonesia

Kemudian dari Voting Costumer seluruh Travel Agent dan para traveler yang

berasal dari berbagai Negara di seluruh dunia telah memberikan penilaian dan

nominasi kepada Hotel Vila Ombak untuk tahun 2010 yang akan datang telah di

putuskan oleh team World Luxury Hotel Awards dan 50 Tour Operator serta Hotel

Industry Consultant seluruh dunia bahwa Hotel Vila Ombak mendapatkan

penghargaan dari Lembaga Penilaian Hotel Mewah Dunia / Internasional “

WORLD LUXURY HOTEL AWARDS “ 2010.

2.2. STUKTUR ORGANISASI

2.3 Job Deseription

2.3.1 GENERAL MANAGER

Tugas dan tanggung jawab adapun tugas dan tanggung jawab general manager

- mengobserpasi dan memononitor penampilan karyawan untk memastikan

bahwa aturan-aturan dan prosedr hotel telah dilaksanakan

- berkerjasama dengan manager-manager departemen lain untuk

mengkordinasiaktivitas hotel

- membuat keputusan dan membuat rencana cara mengatur hotel

- memberi keterangan mengenai pelayanan yang baik yang ada di hotel

- mengatur dan menjawab telephone jika sangat di perlukan, mengirim

surat, dan memberi keterangan kepada tamu tentang area hotel

- melakukan interview mengenai kemampuan kerja staff untuk menduduki

posisi yang tepat.

GENERAL MANAGER

EXC. AST. MANAGER

HRD. DEPT.

ENGGINERING DEPT.

IT Manager

Accounting Manager

F.B. Manager

Sales and Mareketing Manager

RDM Manager

HK Manager

Chief Security

Project and maintenance

- Menganlisa informasi keuangan

- Melakukan komunikasi yang baik dengan manager-manager lainya serta

departeman-derteman masing-masing bagian agar dapat bekerja sama

dengan baik

- Memonitor dan mengawasi hotel serta bertanggung jawab atas semua

kelancaran operasional hotel.

2.3.2 EXECUTIVE ASST. MANAGER

Tugas dan tanggung jawab :

1. Mebantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management

2. Memberikan laporan dan bertangung jawab terhadap GM

3. Menerima laporan dari masing-masing department heads

4. Mengatur dan memonitor operasioanal pada aktivitas hotel

5. Pengganti GM sementara jka GM tidak ada di tempat

2.3.3 ACCOUNTING MANAGER

Tugas dan tanggung jawab ;

1. Mempersiapkan program kerja harian untuk tugas-tugas bidang

akuntansi

2. Menyusun rencana kerja jangka pendek, sesuai dengan rencana dan

anggaran perusahaan secara menyeluruh

3. Membina dan memonitor seksi-seksi didalam lingkungan accounting

depertemant

4. Pencapaian sasaran yaitu penyajian laporan yang tepat waktu dan benar

dengan prinsip-prinsip yang mengturnya

5. Kelengkapan bukti-bukti pengeluaran dalam penerimaan kas sesuai

dengan prosedur

6. Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran

7. Bertangung jawab atas penyusun marketingplan

8. Bertangung jawab atas penyelenggaraan promosi, baik didalam ataupun

di luar hotel

9. Bertangung jawab atas admistrasi pada bagiannya

10. bertanggung jawab atas membuat laporan bulanan dan tahunan sesuai

dengan keperluan yang telah ditetapkan

11. Bertanggung jawab atas pembuatan publikasi atau advertensi dalam

rangka pemasaran perusahaan dan juga dalam hal kerjasama dengan

food & beverage department serta banquet

12. Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation

13. Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat usaha direct-mail

atau penawaran tariff kepada tamu/ calon tamu

14. Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar

department dengan GM

2.3.4 SALES AND MARKETING MANAGER

Tugas dan tanggung jawab :

Bertanggung jawab dalam pejualan semua produk hotel baik berupa jasa

atau non jasa

1. Memelihara dan meningkatkan usahaSbisnis dari langganan yang

sudah ada dimanapun dari daerah baru

2. Menyusun rencana dan membuat laporan hasil sales call secara

mingguan, bulanan, termasuk komplin dan permintaan dari pelanggan

3. Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu

diluar jam kerja

4. Melaksanakan selas call secara rutin sesuatu dengan program yang

telah direncanakan

5. Berkerjasama dengan departemen lain agar tercapai pelaksanaan tugas

dengan baik

6. Membuat dan menyampaikan rencana kerja bulanan atau mingguan

7. Memelihara hubungan baik dengan relasi agar mempermudah

mengatur tamu yang datang ke hotel

8. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan (management )

9. Melaksanakan dan mentaati peraturan tata tertib hotel

2.3.5 PERSONAL MANAGER

Tugas dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas recruitmen yang dibutuhkan perusahaan dengan

mengadakan seleksi interview

2. Mengontrol kebenaran data karyawan

3. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta mengadakan placement sebelum

calon karyawan di terima

4. Mengadakan manpower depolovement program bersama gm

5. Memiliki management dalam hal memecahkan masalah terutama dengan

spsi

6. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu masalah yang timbul

7. Orientasi pengenalan hotel kepada karyawan

8. Melakukan control saleris over time, transportation, allowance medical

dan insurance

9. Mengusulkan pada atasan mengenai system penggajian, memberi

motivasi pada karyawan mengenai job, job evaluasi dan analisa tenaga

kerja.

10. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti : rekreasi, olah raga,

sembahyang bersama kantin dan sejenisnya

11. Bekerja sama dengan seluruh staff departeman heads dalam

memecahkan masalah terutama dalam peningkatan kerja desiplin dan

p&p perusahaan

12. Mengatsi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai

ketenagakejaan

13. Mengontrol kontrak-kontrak, filling data semua karyawan serta

perubahan yang terjadi agar tetap Up Date

14. Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat

bawah sampai tingkat atas

15. Mengadakan survey

16. Industri relation, motivations dan moral

17. Mengusulkan pada gm mengenai security police

18. Melaksanakan tugas lain sesui dengan perintah atasan

2.3.6 FOOD AND BEVERAGE MANAGER

Tugas dan tanggung jawab :

1. Mengawasi jalannya operasional khususnya bidang pelayanan pada tamu

2. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel

3. Melaksanakan tugas lain sesuai perintah atasan

2.3.8 FRONT OFFICE MANAGER

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membuat jadwal kerja karyawan

2. Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya

3. Mengamati dengan rutin standar service mengenai penerimaan tamu

4. Menyusun rencana anggaran dan mengatasi masalah-masalah

didalamnya

5. Memlihara hubungan yang baik dengan tamu hotel serta lingkungan

kerja yang sehat kepada seluruh karyawan

6. Memberikan motivasi, memelihara disiplin

7. Mengadakan rapat secara rutin minimal sekali dalam satu sebulan

8. Merumuskan merekomundasi penyesuaian tariff kamar

9. Melayani langsung tamu vip atau v.v.ip dalam pemberian diskon dan

harga sepesial

10. Merumuskan pengendalian biaya operaional

11. Mentaati dan memematuhi peraturan hotel

12. Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan

2.3.9 HOUSEKEEPING MANAGER

Tugas dan tanggung jawab ;

1. Mengatasi masalah mengenai lost dan found

2. Melakukan control ke publick

3. Melaksanakan house rules serta peraturan yang lain terhadap staffnya

4. Bertanggung jawab serta memelihara terhadapa semua perlengkapan tata

graha

5. Membuat budget

6. Menetapkan tugas, membina dan mengawasi

7. Mengadakan koordinasi dengan departement hotel yang lainnya

8. Memlihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service

9. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel

10. Melaksanakan tugas dari perintah atasan

2.3.10 CHIEF ENGINERING

Tugas dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas semua kelancaran di engineering operation

2. Menyiapkan laporan-laporan yang di perlukan

3. Melatih dan mengawasi staff bawahan agar dapat bekerja secara

efisien dan efektif

4. Memeriksa dan mengawasi bahwa seluruh work order dari semua

department telah diatasi dengan baik

5. Melatih dan mengawasi crew, repair dan maintenance agar bekeja

dengan efektif dalam memelihara seluruh hubungan dengan yang ada

dalam hotel

6. Memelihara kebersihan, kesiapan mesin-mesin hotel secara teratur

agar dapat dipastikan beroperasi dengan baik dan maksimal

7. Mematuhi peraturan dan mentati peraturan hotel

8. Melaksanakan tugas lain dari perintah atasan

2.3.11 CHIEF SECURITY

Tugas dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan hotel, tamu semua

karyawan

2. Mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan petugas keamanan

3. Membuat usulan pada menegement mengenai sistim keamanan dan

ketertiban yang baik

4. Mengatur jadwal kerja, cuti serta mengadakan koordinasi dengan

pihak yang berwajib dalam rangka memelihara ketertiban lingkungan

dan keamanan lingkungan

5. Mengadakan koordinasi dengan kepolisian dalam hal penyelidikan bila

adanya kejadian yang melibatkan karyawan atau pihak hotel setempat

6. Membantu tamu dalam membuat laporan pada polisi bila ada tamu

yang hilang

7. Memberikan bimbingan kepada bawahan, serta memberikan masukan

dalam penilaian pegawai

8. Mengambil kunci pada security depatemen dengan mendatangkan log

pokok yang telah di sesuaikan

9. Menjaga kebersihan hotel

10. Selalu melaksanakan tugas dengan baik

11. Melaporkan kepada gm segala kejadian yang terjadi di sekitar hotel

12. Mentaati peraturan hotel

13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

2.4 Job Specification

A. General Manager

1. Sehat jasmani dan rohani

2. Mampu mencapai target perusahaan

3. Berdisiplin tinggi

4. Berpenampilan dan berkepribadian yang baik

5. Penuh percaya diri

6. Memiliki sifat yang tegas

7. Mampu berkomunikasi dengan baik

8. Mempunyai loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan

9. Berpengalaman di bidangya pada hotel berbintang minimal 3 tahun

10. Memiliki kemampuan mengelola dan mengatur karyawan dan perusahaan

2.4.1 FRONT OFFICE MANAGER

1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah disetujui oleh perguruan tinggi

yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang atau

training dihotel

2. Berpengelaman kerja minimal 3-5 tahun sebagai managerial di hotel

berbintang atau sebagai managerial front office

3. Berpengalaman selama 6 tahun di hotel yang berbintang

4. Menguasai bahasa inggris

5. Pengalaman di reesepsions dan familiardenganfront office

6. Dapat memimpin bawahan agar menjadi lebih baik

7. Mampu mengawasipekerjaan dan motifasi melaksanakan tugas bawahan

lebih epektif dan efisien

2.4.2 PERSONNEL MANAGER

1. Memliki sertifikat yang di setujui oleh sekolah atau perguruan tinggi atau

yang pernah magang ( training)

2. Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi professional

3. Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system

4. Memahami mengenai uu ketenagakerjaan

2.4.3 SALES AND MARKETING MANAGER

1. Memiliki latar belakang pendidikan sekolah pariwisata jurusan sales and

marketing serta hotel management

2. Berpengelaman selama 2 tahun sebagai sales dan marketing

3. Dapat berkomunikasi dalam bahsa inggris

4. Berkpribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang salea

dan markeing

2.4.4 ACCOUNTING MANAGER

1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah setujui oleh perguruan tinggi

yang bersangkutan atau seolah perhotelan dan pernah magang ( taraining

)

2. Memiliki pengetahuan tentanf accauonting

3. Memiliki pengtahuan mengenai pengoprasian computer

4. Memiliki pengalaman 5 tahun kerja dengan kualifikasi professional

2.4.5 FOOD AND BEVERAGE MANAGER

1. Lulusan diploma sekolah pariwisata

2. Pengalaman kerja 6 tahun di hotel berbintang

3. Pengalaman minimal 5 tahun sebagai menegerial di hotel berbintang

dalam bidang food and beverage

4. Memiliki keterampilan yang mapan dalam mngolah susunan menu sesuai

dengan standart

5. Dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris

6. Berkepribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang food

and beverage

2.4.6 EXECUTIVE HOUSEKEEPER

1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan

tinggi yang bersangkutan dengan seklah hotel dan pernah magang

2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang

3. Pengalaman kerja 3-5 tahun sebagai manajerial di hotel berbintang

4. Mampu mengatasi pekerjaan dan memotifasi dalam melaksanakan tugas

bahkan agar lebih baik efekti dan efisien

2.4.7 HOUSEKEEPING MANAGER

1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di tetapkan oleh perguruan

tinggi atau sekolah perhotelan dan pernah magang ( training )

2. Pengalaman kerja minimal 6 tahun, bekerja di hotel sebagai mnegerial

minimal 3-4 tahun

3. Dapat di dalam memimpin, mengembangkan, mengerahkan, memotifasi

dan mengtur bawahan

2.4.8 EXECUTIVE CHEF

1. Memiliki sertifikat yang sudah di setujui

2. Pernah training di sebuah hotel

3. Memiliki pengalaman kerja selama 6 tahun di hotel berbintang

4. Memiliki pengalaman 3-5 tahun sebagai beverage

5. Menyusun menu serta dapat membuat standart makanan sesuai dengan

standart internaioanal

2.4.9 CHIEF ENGINEERING

1. Memiliki latar belakang pendidikan teknisi

2. Mengoprasikan alat-alat yang berkaitan dengan mesin

3. Dapat melakukan perbaiki terhadap mesin-mesin yang rusak dan di

perbaikinya secepat mungkin

4. Dapat memotivasi bawahan untuk dapat

bekerja semaksimal mungkin dan nganter menjadi lebih baik

2.4.10 CHIEF SECURITY

1. Pendidikan minimal lulusan sekolah menengah umum atau sederajat

serta lulus

2. Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai security

3. Memiliki kemampuan keterampilan dalam melakukan penagaan dan

ppengawasan

4. Dapat memotifasi bawahan untuk bekerja maksimal

Hubungan Antar Bagian

HUBUNGAN KERJA HOUSEKEEPING DEPARTEMENT DENGAN

DEPARTEMENT LAIN YANG ADA DI ALAM HOTEL

Di dalam suatu ”hotel operation” Terdapat banyak Departement yang saling

terkait dengan yang lain.

Tiap-tiap departement tidak dapat berdiri sendiri-sendri, dan tidak dapat bekerja

sendiri-sendiri tanpa bantuan departement lain. Sehingga departement yang satu dan

lainnya saling membutuhkan, saling bekerjasama.

Begitu pula Housekeeping Departement tidak dapat bekerja sendiri tanpa

dukungan oleh Departement-Departement lain yang ada.

Kejasama antara Housekeeping Departement dengan Departement lain meliputi :

1. Housekeeping Depatement dengan Front Office Departement

Kedua Departement ini sering digabung menjadi satu ” Room Division ” Karna

keduanya mempunyai kepentingan yang sama.

Housekeeping Departement menyiapkan kamar-kamar yang akan di tempati oleh

tamu, Sedangkan Front Office Departement menjual kamar-kamar yang sudah di

siapkan oleh Housekeeping Departement kepada tamu.

Agar jelas bentuk kerjasama yang di jalin antara Housekeeping Departement

dengan Front Office Departement, maka :

Yang di lakukan oleh Front Office Departement :

a. Mengirimkan ” Holding Reservation ” yaitu daptar kamar-kamar yang

sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah di pesan oleh tamu dalam

suatu periode, dapat berupa pesanan pada satu hari, dalam satu bulan, satu

smester sampai satu tahun.

b. Mengirimkan daftar EA Rooms atau blocking rooms, yaitu daftar kamar

yang suah di pesan ” untuk hari ini EA Rooms, ( EA : Expected Arrival )

dapat berupa :

EA Individu

EA Group

EA VIP.

Yang masing-masinm memerlukan persiapan / Penanganan sendiri-

sendiri.

c. Mengirim VIP treatment and Flower Request untuk EA VIP

d. Mengirimkan daftar perubahan-perubahan kamar baik yang masih di

pesan ( EA ) maupun yang sudah di tempati oleh tamu.

e. Mengirimkan daftar tamu ( Guest List ) yang ada di dalam hotel.

f. Mengirimkan daftar tamu VIP.

g. Meminta pemasangan “ Extra Bed “ atau ” Baby Box “.

h. h. Membuat ” House Count Impormation ” yaitu keadaan tingkat hunian

kamar hotel.

i. Memberikan ED List, ( ED : Expected Departement ) yaitu daftar tamu

yang akan Check Out ( co ) pada “ hari ini “.

j. Membuatkan Discripancy Report ( Perbedaan tingkat hunian kamar

maupun setatus kamar.

k. Melaporkan ” Komplaint ” tamu tentang kondisi kamar.

l. Memberitahukan bila ada tamu Check In tanpa membawa barang-barang.

Housekeeping Departement :

a. Menyiapkan kamar-kamar yang akan segera ditempati oleh tamu (EA

rooms), baik individu, group maupun tamu VIP.

b. Menyiapkan VIP treatment untuk EA,VIP.

c. Membuat house keeping report untuk front office department.

d. Memasang extra bed ,maupun baby crib untuk kamar-kamar yang

memerluannya.

e. Melaporkan kepada front office,kamar-kamar yang sudah vacant(ready for

sale) siap pakai.

f. Memberitahukan kamar-kamar yang sedang:

- Dalam keadaan rusak /alat-alat yang rusak (OO:out of order)

- Dilakukan ”Geneal Cleaning ” (pembersihan total)

- Dicat ulang (repaintang) oleh enginering departemen.

g. Melaporkan penemuan barang-barang tamu dalam kamr yang baru saja

check out.

h. Melaporkan kepada front office bila tamu minta tambah kamar ataupn

pindah kamar.

i. Menerima ”Complaint” tamu tentang kondiasi kamar dan meninak

lanjutinya.

j. Memantau tamu-tamu yan mencurigkan (ON: Occopied NO Luggage)

k. Hose Keeping menjaga kebersihan FO area.

l. HouseKeeping menyediakan ,merawat dan menyimpan uniform karyawan

Front office departemen

m. Merangkai bunga untuk dipasang dilombok(meja-meja

tamu,Fo,counter,Foc, counter, taxi counter,PR, meja duty manager)

Hubugan kerjasama housekeeping departement dengan FOC (front office

cashier)

Front office cashier:

a. Memberitahukan kepada housekeeping department bila ada tamu-tamu

yang akan check out agar mini barnya (minuman I dalam kulkas) di cek

dan segera dilaporkan ke FOC

b. Menayakan kepada housekeeping departement apakah aa bill-bill tamu

yang belum dikirim ke FOC (seperti bill launry,minibar,massage,romm

service,dan bill lainya.) untuk tamu-tamu yang akan cek out.

c. Memberitahukan housekeeping tentang tamu-tamu yang akan cek out,

bilamana ada barang-barang hotel yang dibawa tamu cek out atau barang-

barang tamu yang ketinggalan.

d. Menginformasikan kepada housekeeping jika ada barang-barang hotel

yang terbawa tamu cek out atau di pinjam tamu,serta dititipkan di front

office, supaya segera diambil.

Sedagkan housekeeping :

a. Melaporkan ke FOC minibar consume (minuman dalam kulkas) yang

diminum oleh tamu.

b. Mengirimkan bill-bill/voucher : laundry, minuman, massage, room

service, massage kepada FOC>

c. Memberitahukan kamar-kamar yang mengunakan tambahan matras (extra

bed).

d. Melaporkan ke FOC jika ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu

saat chek out agar ditanyakan dan di charge (mohon untuk dibayar).

e. Memberitahukan FOC bilamana ada barang-barang hotel dalam kamar

ditemukan rusak/dirusakkan tamu, maka tamu wajib dikenakan biaya ganti

rugi.

f. Menayakan kepada FOC tentang tamu-tamu yang ED today (expected

departure today) lebih lebih yang melebihi limit cek out time (jam

keberangkatan tamu).

g. Menyediakan,menyimpan,dan merawat uniform karyawan FOC.

2. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Food and Beverage Departement.

Food and beverage Departement:

a. Menyediakan makan dan minuman bagi seluruh karyawan housekeeping

departement.

b. Memasang dinner set didalam kamar – kamar tamu yang merlukan misalnya:

kamar yunior suite, executive suite, president suite dan lainya.

c. mengambil alat- alat makan- minum yang habis dipakai tamu di dalam kamr

atau pun di corridor, Roo Boy station dan di fioor Area lainy.

d. Memasukan/men set up : well come pruit, cockies ke dalam kamar yang

segera akan ditempati oleh tamu, utamanya tamu –tamu VIP dan group.

e. Mengirim “ Banquet Event Oder kepada housekeeping untuk membuat lay

out (set up kursi meja) didalam banquet hall atau meeting room jika ada event

order. Seperti meeting, insentiv,confencion, dan exhibition (MICE).

f. Meminta bantuan housekeeping, menambah meja atau kursi didalam

restaurant yang memerlukan, serta mengurangi jika kelebihan .

g. Meminta bantuan penambahan peralatan untuk suatu event pada meeting

romm/banquet hall yang membutuhkan.

h. Memberitahukan kepada housekeeping agar membersihkan meeting

room/banquet hall apabila event telh selesai.

i. Membuat dan menyediakan “room service menu” agar dipasang di dalam

kamar

j. Membuat door krop menu/special event menu untuk dipasang si dalam kamar

k. Membuat ”flayer”(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang akan

diselenggarakan oleh food and beverage departement, serta meminta

housekeeping untuk menempatkan/memasang selebaan tersebut didalam

kamar tamu.

l. Membuat ”flayer”(selebaran) mengenai kegiatan-kegiatan yang di

selenggarakan oleh food and beverage departement ,serta meminta

housekeeping departemen menempatkan di kamar-kamar tamu.

YANG DILAKUKAN HOUSE KEEPING DEPARTEMEN:

a. Menyediakan,merawat dan menyimpan, uniform karyawan food and beverage

b. (F&B) departemen seperti :

i. taplak meja

ii. serbet makan

iii. alas nampan (place mat,tray mat) dll.

c. Menyediakan linen supplies dan uniform yang akan dipakai dalam suatu event.

d. Membantu waiter/ss ,room servive memasukkan hidangan ke dalam kamar tamu.

e. Membritahukan kepada room service untuk preprarekamar-kamar (VIP,EA)

f. Ikut menjaga keamanan barang-barang F&B departemen yang di gunakan di

kamar- kamar tamu

g. Menyampaikan kepada room service bila menerima pesanan makanan

Dari tamu.

h. Membantu F&B departemen membuat lay out.

3. KOORDINASI ANTARA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN

ENGINERING DEPARTEMEN

a. Perbaikan terhadap mesin-mesin ataupun peralatan yang digunakan di house

keeping departemen

b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh housekeeping

deprtemen berdasarkan WO (work order) yang diterima

c. Memberitahukan mengenai cara-cara pengoperasian alat-alat serta

perawatanya

d. Meminjamkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan oleh tamu

baikbaik dalam kamar maupun ruan pertemuan

e. Memberitaukan tentang perubahan-perubahan nomor telefon yang di di

programkan oleh enginering.

f. Meminta izin dan menginformasikan bila akan diadakan uji coba alarm(tanda

bahaya kebakaran.

g. Memberitahukan apabila diadakan pemadamam listrik.h

h. Memberitahka apabila ada nalat-alat yang sudah tidak layak pakai dan harus

di ganti,sehingga tidak berakibat fatal.

HOUSE KEEEPING DEPARTEMEN MELAKUKAN:

a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi lingkungan kerja house

keeping departemen

b. Membuat dan mengirimkan WO(work order) kepada engineering departemen

untuk perbaikan kerusakan.

c. Membuat WO (work order) untuk melakukan pengecetan ulang baik didalam

kamar maupun di tempat-tempat lainya.

d. Meminta bantuan engginering untuk pemasangan perlengkapan-perlengkapan

yang mengguakan tenaga listrik

e. Memberitahukan kepada engginering,bila ada tamu yang meminta tambahan

lampu,ataupun untuk meminjam perlengkapan electronik lainya.

f. Minta penjelasan kepada engginering bila ada perubahan nomor

telefon,maupun sistim kerja alat-alat electronik lainya.

g. Menyediakan dan merawat pakaian-pakian seragamengginering departemen.

4. HUBUNGAN KERJA HOUSE KEEPING DEPARTEMEN DENGAN

PERSONNEL DEPARTEMEN

a. Melakukan pemanggilan (recuiting) karyawan,seleksi training serta

menempatkanya.

b. Memberikan pendidikan,pelatihan untuk pengembangan sumber daya manusia

khususnya house keeping departemen.

c. Memberikan ”job discription kepada house keeping departemen sebagai acuan

dalam melaksanakan tugas-tugas harian

d. Memberikan “House Rule” (tata tertib peraturan kepegawaian) kepada

karyawan house keeping departemen, dimana di dalamnya terdapat larangan-

larangan,hak dan kewajiban bagi setiap karyawan.

e. Memberikan penilaian kepada karyawan mengenai kualitas karyawan,hasil

kerjanya,loyalitas dan dedikasi terhadap perusahaan.

f. Membergikan penghargaan bagi karyawan yang baik / berprestasi.

g. Memperhatikan kesejahtraan karyawan.

h. Memberikan tunjangan-tunjangan kesejahtraan bagi karyawan, seperti :

tunjangan hari tua, tunjangan kesehatan, asuransi dan lain-lain.

i. Memperhatikan dan mempertimbangkan : usulan dari Housekeeping

Departement tentang kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan

Housekeeping Departement.

j. Memberikan pengumuman atau instruksi kepada karyawan Housekeeping

Departement tentang policy menagementyang terkait dengan masalah-masalah

kepegawaian.

Housekeeping Departement :

a) Mengajukan permintaan penambahan karyawan bila di perlukan

b) Memberikan masukan kepada personalia mengenai penilaian karyawan

Housekeeping Departement.

c) Mengusulkan kenaikan gaji, jabatan maupun golongan bagi karyawan.

d) Memberikan time work schedule ( jadwal kerja ) karyawan Housekeeping

Departement.

e) Mengajukan permohonan cuti karyawan Housekeeping Departement baik cuti

tahuna, maupun cuti besar serta cuti lain.

f) Melaporkan karyawan yang melakukan kerja lembur

g) Mensosialisasikan “ House Role “ kepada seluruh karyawan Housekeeping

Departement

h) Melaporkan absensi karyawan Housekeeping Departement setiap bulan

i) Menyampaikan pengumuman, instruksi, mengenai kebijakan dari

menagement kepada karyawan Housekeeping.

5. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Accounting Departement ( Bagian

keuangan )

a. Memberikan gaji kepada seluruh karyawan Housekeeping, termasuk dengan

tunjangn-tunjangan yang ada.

b. Membayar uang lembur kepada karyawan yang melakukan kerja lembur

c. Mengeluarkan dana untuk pengadaan barang-barang untuk keperluan

Housekeeping Departement

d. Mengeluarkan dana investasi Housekeeping Departement

e. Menyediakan uang untuk seragam karyawan

f. Membayar asuransi karyawan, baik asuransi kesehatan maupun asuransi

kecelakaan kerja.

g. Memberikan kwitansi pembelian barang-barang yang diminta Housekeeping

Departement, kepada executif Housekeeper untuk di tandatangani.

h. Meminta laporan untuk penggunaan guest supplies (perlengkapan untuk tamu)

yang digunakan dikamar tamu – tamu.

i. Meminta laporan mengenai pemakaian alat – alat pembersih (cleaning

supplies/chemical) yang digunakan oleh Housekeeping Departement, baik

dikamar tamu, public area maupun di laundry (tempat pencucian).

Housekeeping Departement :

a. Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform milik karyawan accounting

epartement.

b. Membuat laporan penggunaan bahan – bahan pembersih untuk kamar – kamar

amu, public area, maupun laundry.

c. Melaporkan tentang penggunaan guest suppliesdi kamar – kamar.

d. Memberi laporan bila ada barang – barang hotel yang rusak maupun terbawa

oleh tamu, serta serta diberikan kepada tamu sebagai cinderamata, sebagai

laporan penyusutan barang, agar dapat dimasukan kedalam program

pengadaan barang lagi.

e. Memberikan laporan hasil inventarisasi barang – barang/alat- alat yang

disunakan oleh Housekeeping Departement.

6. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Purchasing Departement

(bagian pembelian)

a. Menerima PR (Purchase Requestition) dari Housekeeping Departement yang

telah disetujui oleh Acounting Departement, untuk pembelian barang – barang

yang diperlukan, baik keperluan kantor, alat – alt kerja, obat – obat pembersih

maupun barang yang diperlukan tamu di dalam kamar.

b. Mengadakan barang/membeli perlengkapan – perlengkapan yang diperlukan

oleh Hosekeeping Departement baik keperluan kantor maupun alat – alat kerja

lainnya.

c. Membelikan perlengkapan – perlengkapan yang dibutuhkan untuk kamar –

kamar tamu.

d. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, bila pesanan barang

yang diperlukan sudah datang.

e. Mengirim barang – barang pesanan yang sudah datang beserta daftar nama

barang, maupun jumlah tiap – tiap barang.

f. Melaporkan kepada Housekeeping Departement, bila ada barang – barang

yang belum dapat terbeli, karna setock habis dan lainnya.

Housekeeping Departement :

a. Membuat PR (Purchase Requestition) kepada Purchasing Departement

(Bagian Pembelian), untuk membelikan barang – barang keperluan

Housekeeping.

b. Mengirim PR untuk guest supplies serta cleaning supplies.

c. Mengirimkan daftar nama barang – barang yang akan dibeli beserta

spesifikasi tipe barang.

d. Menerima dan meneliti barang – barang yang sudah dibeli, sesuai dengan

spesifikasi masing – masing.

e. Menanyakan, apakah barang – barang yang belum dapat terbeli sudah ada

(dibelikan).

f. Menyimpan dan merawat uniform karyawan Purchasing Departement.

7. Kerjasama Housekeeping Departement dengan Store Departement (Bagian

Gudang)

Store Departement

a. Menyimpan semua barang yang telah dibeli oleh Purchasing Departement,

diterima dan diperiksa pada Bagian Penerimaan Barng (Receiving).

b. Menerima SR (Store Requestition) dari Housekeeping Departement.

c. Menyiapkan barang – barang yang dibutuhkan Housekeeping Departement,

sesuai dengan SR.

d. Mencatat setiap barang yang dikelluarkan untuk Housekeeping Departement

dalam Bin Card/Stock card.

e. Membuat laporan penggunaan barang – barang oleh Housekeeping

Departement baik secara harian, mingguan, maupun bulanan.

f. Melaporkan kepada Housekeeping tentang persediaan barang – barang yang

sudah menipis, baik guest supplies, maupun cleaning supplies, agar membuat

PR kepada Bagian Pembelian, untuk pengadaan barang.

g. Melaporkan kepada Housekeeping mengenai barang – barang yang sudah

habis, tetapi belum dibelikan lagi, atau sudah dibelikan, namun barangnya

belum datang.

Sedangkan Housekeeping Departement :

a. Membuat SR (Store Requestition) untuk pengambilan barang di gudang.

b. Membuat laporan penggunaan barang, terutama guest supplies yang

dibutuhkan/digunakan tamu dalam kamar secara harian, mingguan dan

bulanan.

c. Membuat laporan pemakaian cleaning supplies (obat-obat pembersih) setiap

hari, setiap minggu, dan setiap bulan.

d. Menindak lanjuti laporn store keeper membuat PR kepada bagian pembelian

terhadap barang – barang yang hampir habis/persediaan sudah menipis.

e. Menyediakan dan merawat pakaian seragam karyawan bagian gundang.

8. Koordinasi Housekeeping Departement dengan Security atau Bagian keamanan

(satpam)

a. Melakukan tugas pengaman seluruh area Housekeeping Departement.

b. Ikut memantau kamar tamu – tamu, terutama yamng dihuni, agar tidak terjadi

hal – hal yang tidak diinginkan.

c. Memantau keluar masuknya tamu – tamu di kamar hotel, serta mengawasi

tamu – tamu yang perlu dicurigai.

d. Memantau tamu – tamu VIP untuk menghirkan dari hal – hal yang tidak

diinginkan.

e. Mengawasi keluar masuknya barang – barang milik hotel, terutama yang

digunakan Housekeeping.

f. Menangani barang – barang yang hilang, khusunya milik Housekeeping.

g. Menangani barang – barang milik tamu yang hilang, baik didalam kamar tamu

maupun di tempat lain di area hotel.

h. Mengawasi karyawan – karyawan Housekeeping pada saat masuk bekerja.

i. Melakukan “body checking” karyawan – karyawan yang pulang, setelah

selesai bertugas.

Housekeeping Departement :

a. Menyediakan dan merawat uniform untuk security.

b. Melaporkan kepada security apabila ada tamu – tamu yang mencurigakan.

c. Meminta bantuan security untuk pengamanan area tugas Housekeeping.

d. Memberitahukan kepada security, bila akan ada tamu – tamu VIP check in

|(EA-VIP), seta kamar – kamar berapa yang akan ditempati.

e. Melaporkan kepada security jika akan ada pertemuan – pertemuan atau acara

– acara lain, agar dipantau, untuk menghindari terhadap hal-hal yang tidak

diinginkan.

f. Melaporkan apabila ada barng – barang milik tamu dalam kamar yang hilang.

g. Memberitahu security dan melaporkannya jika membawa barang – barang

keluar hotel (khususnys milik Housekeeping) untuk keperluan out side

catering, rapat-rapat dan lain-lain.

h. Melapor kepada security apabila membawa barang keluar hotel atas

pemberitahuan tamu, atau penemuan barang tamu yang tertinggal, tetapi tidak

diambil oleh pemiliknya.

i. Ikut menjaga keamanan lingkungan kerja Housekeeping.

9. Hubungan kerja Housekeeping Departement dengan Marketing Departement

(Bagian Pemasarn dan Penjualan)

Marketing Departement :

a. Memberitahukan kepada Housekeeping Departement, biala akan diadakan

confrensi, seminar, lokakarya, raker, rakor dan lain-lain di Conference Hall,

Function Room atau di Meating Room.

b. Memberikan “Function Bulletin” bilamana akan diselenggarakan suatu

“Function” atau acara-acara di dalam Function Room.

c. Memberitahu bila ada perubahan-perubahan tanggal pelaksanaan ataupun

tempat diselenggarakan acara-acara tersebut.

d. Memeberitahukan kepada Housekeeping jika ada perubahan jumlah peserta

maupun perubahahn bentuk lay out, untuk menentukan jumlah kursi serat

penataan meja/kursi dalam ruangan.

e. Meminta bantuan Housekeeping untuk memasang sepanduk, maupun

membuat dekorasi dalam ruang pertemuan.

f. Membuat selebaran (“Flayer”) bila akan diadakan suatu event, misalnya

pertunjukan, pameran dan lain-lain yang harus dipasang dikamar-kamar tamu.

g. Meminta bantuan Housekeeping memasangnya dikamar tamu.

Housekeeping Departement :

a. Menyimpan dan merawat uniform milik Marketing Departement.

b. Membersihkan marketing officee.

c. Membersihkan ruangan-ruangan/Function Room yang akan digunakan uktuk

acara pertemuan.

d. Membuat lay out (memasang meja kursi) dalam ruang pertemuan sesuai order

(Function Bulletin).

e. Melakukan perubahan lay out dikhendaki oleh tamu pesanan.

f. Memasang sepanduk/baner baik untuk kedatangan tamu-tamu

rombongan(group) taupun untuk keperluan function.

g. Memasang flayer ke daalam tiap kamar tamu.

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

3.1 Data Umum

3.1.1. Bentuk Badan Usaha Villa Ombak Hotel

Villa Ombak hotel adalah salah satu hotel bertaraf internasional dengan

klasifikasi hotel bintang 4 (empat) yang di bangun oleh pemiliknya Bapak

Zaenal Tayeb pada tahun 1997.villa ombak hotel pada awalnya merupakan

sebuah usaha owning company. Namun setelah berjalan dua tahun villa

ombak hotel bukan lagi berstatus owning company melainkan berstatus PMA

(Penanaman Modal Asing) yaitu Indonesia dan Jerman.

Vila Ombak Hotel sebuah owning company merupakan sebuah

perusahaan di bidang perhotelan yang berepusat di Gilli Trawangan Lombok

dan Sales Marketing group berkantor di Bali.

Manajemen pengelolaan Vila Ombak hotel saat ini dipimpin oleh

seorang General Manager, dibantu oleh Executive Assisten Manager dan

dalam strukture organisasinya terdiri dari sepuluh (10) Departemant hotel

yaitu : Security Departement, Enginering Departement, Personal

Departemant, Food and Baverage Departement, Sales and Marketing

Departement, House Keeping Departement, Accounting Departement, RDM

(room division manager) Departemen, Project and Maintenance Departement,

IT Departement.

3.1.2. Jumlah dan Catagory Kamar.

Dari 110 kamar yang ada pada saat ini di bagi menjadi 7(tujuh) catagory kelas

kamar dengan rincian sebagai berikut.

No. Category Type of Room Total Of

Room Twin Double

1 Superior Lumbung Terrace 9 28 37

2 Superior Lumbung Hut 4 8 12

4 Deluxe Lumbung Hut 0 12 12

4 Deluxe Family Bungalow 0 12 12

5 Deluxe Ombak Room 6 18 24

6 Lumbung Beach Cottage 0 5 5

7 Lumbung Seaside Room 2 6 8

Total 110

3.1.3. Restaurant dan Bar

a. Restaurant

Vila Ombak hotel memiliki restaurant diantaranya :

Waroeng Bule : Open daily /24 hours

The Sea Horse wine & dine :Open 07 am-22.00 pm

Side cafe :Open 07am-22.00 pm

b. BAR

Vila ombak hotel memiliki 2 (dua) Bar yaitu :

Island Pool Bar :Open daily 07am - 22.00 pm

Beach Bar :Open daily o7am - 22 00 pm

3.1.4. Fasilitas-Fasilitas lainya

Vila Ombak hotel menyediakan Fasilitas-Fasilitas yaitu antara lain :

3 level swimming pool

Vila Ombak Diving Academy

Outbounds

Individually Controlled Air Condition

Telephone(IDD Calls to be done through operator)

Refrigerator and Mini Bar

In room Coffe and Tea

In Room Safe

Colour TV Set with Satelit Channel

Panoramic 2 Story Restaurant and Bar

Sea Side Bar,Speciality Restaurant and Pizzaria

Room Service

Body Treatment and Spa Studio(Optimal)

Traditional “Joglo House”

Souvenir and Art Shop

Laundry Service

Money Exchange

Postal Facsimile and E-mail Sevice

Transfer and Tour Desk

Major Credit Card

ATM (Automatic Teller Machine) The Only one on the Island

WiFi Hot Spot

Water Sport (Motorized)

Baby Sitting

Non Smoking rooms

In house movies

Bicycle Rental

3.2 Data Khusus

3.2.1 Strukture Organisasi Front Ofice Departement Vila Ombak Hotel

Room Divition Manager

Asst. F.O.

GRO Supervisor

Guest relation

Trainee

Resevation Supervisor

Reservation Eccomerce

Operational Supervisor

Driver Boatman

Telphon Operator

Reception Supervisor

F.O Cashieer

Beel Boy

3.2.2 Job Discripton Front Office Departement

A. Room Devision Manager

Fungsi:

Melaksanakan pengelolaan “Front Office Departement” dengan

berpedoman pada police and Procudure.

Tugas Pokok

Bertanggung jawab atas perumusan kebijaksanaan tehnis,

pengendalian,pengendalian,bimbingan,koordinasi,evaluasi administrasi

pengelolaan “Front Office”

Jabaran Tugas

Merumuskan strategi penjualan kamar dan selanjutnya menilai

pelaksanaanya

Memonitor kelancaran,ketetapan pelayanan “Check in dan Check out”,

baggage handlingm,information serta Communucation Service.

Merumuskan rekomendasi Penyesuaian Tarif kamar /Room Rate.

Memeriksa ketepatan penataan “Front Office Rack”.

Meneliti penanganan “Room Reservation”.

Meneliti ketepatan Daily/Weekly/Monthly Occopancy Report.

Menelity ketepatan Room Sales Recapitulation,Room Count

Sheet,Expected list dan MOD Sales.

Menangani masalah”Room Descripancy “ bersama-sama dengan

Executive House Keeper.

Melayani langsung tamu V.I.P.

Menangani pemberian discount dan”Special Rate”.

Mengerahkan dan mengawasi pelayanan Front Office Cashier.

Menyusun rencana anggaran “Front Office Departement.

Meneliti hasil Invetarisai fisik.

Menanda tangani Store Room Requestion dan memonitor

pengadaanya.

Menanda tangani Rpaire and Maintenance Order.

Memeriksa Personel Hygine dan Grooming.

Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan secara

langsung dan melaporkan kepada “M “.

Menentukan jadwal kerja seluruh Crew Front Office.

Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung dan

menyetujui hasil penilaian yang di lakukan bawahan.

Memonitor masalah produktifitas kerja ,merumuskan

rekomendasi,pengelolaan dan pengembangan personel secara

menyeluruh di Front Office Departement.

Menciptakan,membina suasana kerja yang sehat.

Menyelenggarakan”Briefing Front Office Departement”

Menghadiri rapat Mnagement

Mengusulkan kepada GM penyesuaian “Policies and Procudure.

B. Assistan Front Office Manager

Fungsi:

Melakanakan pengelolaan pelayanan Front Office Departement” dengan

berpedoman pada kebijakanaan teknis yang di tetapkan oleh “Front Office

Manager”

Tugas pokok

Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan seluruh opertion

Front Office di lapangan baik administrasi dan pelaksannan pelayanan.

Jabaran Tugas

Menyusun kebutuhan,mengawasi penyimpanan dan penggunaan

daripada form.

Mengawasi penanganan administrasi,penitipan barang-barang tamu.

Meneliti ketepatan penanganan “Reservation Handling,penataan

Reservation Rack,dan Reservation Chart.

Meneliti,menanda tangani Room Night Recapitulation dan

meneruskanya ke FO Manager.

Mengawasi ketepatan Penyusunan “Daily/Weekly/Monthly forecast.

Mengawasi penyusunan “Confirmation Voucher”.

Mengawasi para Driver dan Boat Man,dan Taxi Service.

Mempersiapkan bahan penyusunan rencana Program Kerja.

Membantu melaksanakan pengendalian biaya operational.

Membantu kelancaran pelakasanaan Inventarisasi fisik.

Memeriksa kelengkapan,ketetapan pengadaan “Store Room

Requestion.

Menyusun Repaire and Maintenance Order.

Menangani,mengatasi keluhan tamu dan melaporkanya kepada Front

Office Manager maslah yang tidak dapat di atasi.

Menjalin dan membina hubungan dengan tamu.

Menangani masalah yang memerlukan penanganan secara lansung.

Mengawasi disiplin personil.

Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

Menghadiri breafing Front Office Manager.

Mengawasi opration “ Telephone Operator”.

Mewakili Freont Office Manager Bila Yang bersangkutan tidak ada

ditempat.

Melakasnakan tugas lain atas perintah Front Office Manager.

C. Reception Supervisor

Fungsi:Melaksanakan pengelolaan Pelayanan Reception dan Information

dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang ditetapkan oleh “FOM”

Tugas Pokok : Bertanggung Jawab atas pengaturan,koordinasi dan

pengawasan pelayanan.

Jabaran Tugas:

Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan dan mengawasi peggunaan

form.

Mengawasi kelancaran,ketepatan penanganan “Check In”-Check Out

dan informaton Service.

Melakukan pencocokan “House Keeping Reportdan “Room

Rack”,mlapoekan masalah “descripancy,serta “Follow Up”.

Meneliti ketepatan penataan Room Rack serta information Rack.

Memberikan pengarahan,bimbingan kepada Reception dan

information Clerk dalam teknik penjualan kamar.

Meneliti Today Expected Arrival List dan Menetapkan kamar dan

menyampaikannya kepada House Keeping Departement.

Menetapkan kamar untuk VIP/Group dan menyampaikannya kepada

house Keeping.

Memeriksa kesipan untuk “Today Expected Arrival”.

Meneliti,Menyetujui “Room Rate Change”.

Mempersiapkan bahan penyusunan rencana program kerja.

Menjalin dan membina hubungan baik dengan tamu.

Mengawasi bahannya dalam ketetapan pemberian Discount.

Melakukan penilaian kerja bawahanya.

Meneliti Rekening (Guest Bill) yang di buat bawahannya.

Mengawasi disiplin bahannya.

Menciptakan suasna kerja yang sehat.

Mengatur jadwal; kerja bawahannya.

Menghadiri Briefing FO Manager/Meeting.

Melaksanakan tugas lain atas dasar petunjuk FOM..

D. Reception/information clerk

Fungsi : Menjual kamar dan memberikan informasi

Tugas pokok : Melaksanakan prosedure Check In dan Check Out.

Jabaran Tugas :

Melayani tamu Check In dan Check Out seuai denga policies dan

prosudure yang telah di tetapkan management.

Mengetahui aktivitas yang ada di hotel seperti “Function atau party

“Events,VIP dsbnya.

Membaca pengumuman di papan pengumuman FO dan log Book serta

melaksanakan instruksinya.

Menangani pesanan kamar tambahan pada hari itu.

Memeriksa kalau ada “Expected Arrival”,VIP, permintaan kamar

khusus sesuai dengan pesanan.

Memerisa House Keeping Report dengan membandingkannya pada

Room Rack.

Membuat persiapan untuk kedatangan tamu Group.

Mengadakan “Blocking “ yang sesuai dengan Expected Arrival atau

permintaan.

Menggunakan “Room Rate Change” untuk setiap perubahan kamar

atau harganya

Melayani tamu dengan ramah dan memperlihatkan senyum,tanpa

membeda-bedakan tamu.

Menjawab Telepone dengan segera dan ramah serta mengucapkan

Greeting.

Menyampaikan surat, pesanan barang titipan pada tamu yang

bersangkutan dengan segera.

Mengetahui dan melaksanakan penentuan harga tiap kamar dari dari

Travel Agent,perusahaan yang sesuai dengan buku Discount atau

ketentuan dari management hotel.

Menyedikan bahan-bahan Informasi seperti Flight Schedule Calender

of Event dll.

Menyedikan bahan promosi seperti kertas

surat,Amplop,Brocure,Room Rate Post Card dan korek api.

Mengambil alih tugas dan tanggung jawab Evening Shift.

Melayani tamu yang Check In di malam hari.

Membawahi Bell Boy yang bertugas malam itu.

Membuat laporan RoomSales Recapitulation,Room Count Sheet,VIP

List dan Forecast,Room Analisis dan juga Complimentary Room.

Menyediakan Expected Arrival List dan slipnya dengan Correspondent

untuk di bawa ke Front Desk.

Melajsanakan tugas-tugas lain yang di bebankan atas dasar perintah

FOM.

E. Reservation Supervisor

Fungsi : Melaksanakan pengelolaan Reservation Section dengan

berpedoman kepada kebijaksanaan teknis yang ditetapkan oleh Front

Office Manager

Tugas pokok : Bertanggung Jawab penuh atas

pengaturan,pengkoordinasian,pengawasan dan pelayanan Reservation

Secton.

Jabaran Tugas :

Menyusun kebutuhan,melakukan penyimpanan,mengawasi

penggunaan “Form” yang tersedia di reservatioin Section.

Memberikan bimbingan,pengarahan kepada petugas Reservation

Clerk.

Meneliti semua Correspondent berkenaan dengan semua pesanan

kamar yang sudah dikonfirmasi.

Meneliti agar Room Control Sheet dan Discount Book tetap Up to

Date.

Membina hubungan baik dengan rekanan baik dari company,Instansi

pemerintah maupun Travel Agent.

Meneliti kebenaran setiap laporan yang menjadi tanggung jawabnya

seperti Monthly Statistik,Daily Statistik dan Group Information.

Membantu pelaksanaan Inventaris Fisik.

Menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja.

Menangani/mengatasi keluhan masalah pesanan kamar serta

meneruskannya kepada Asst FOM/FOM.

Memberikan penilaian penampilan kerja bahwahannya dan disiplin

kerjanya.

Memberikan,menciptakan suasana kerja yang sehat.

Menghadiri Briefing FOM.

Melaksanakan tugas-tugas lain atas perintah FOM.

F. Reservation Clerk

Fungsi : Melayani pesanan kamar.

Tugas pokok : Menerima atau menolak pesanan kamar sesuai dengan

Room Occopancy.

Jabaran tugas :

Menangani pesanan kamar yang masuk melalui

Surat,Telepohone,Telex, Telegram,atau langsung (Walk In).

Menyiapkan dan mengisi format Reservation serta slipnya berdasrkan

pesanan kamar yang di terima.

Mengontrol Reservation Chart Sheet dan Suite Chart Sheet setiap hari.

Menyimpan semua Correspondence yang berkenaan dengan pesanan

kamar sesuia dengan cara penyimpanannya yang telah di tentukan.

Menjaga agar daftar buku /buku special company rate selalu Up to

Date.

Menghubungi perusahaan/pemesan yang memesan kamar tetapi tidak

datang tanpa memberitahukan (No Show).

Menyimpan kartu registrasi (R/G) yang Check In dan juga Check Out.

Menyiapkan Group Information untuk di kirim ke departement lain.

Menyiapkan montly Statistik.

Menyiapkan Expected Arrival List untuk keesokan harinya sesuai

dengan reservation yang ada .

Menyiapkan Daily Statistik.

G. Telephone and Telex Operator

Fungsi : Melayani sambungan Telephone dan pelayanan Facsimile

Tugas pokok : Menjawab dan menyambung telephone yang

masuk/keluar,menerima dan mengirim Facsimile

Jabaran tugas :

Mengetahui cara menjalankan /mengoperasikan Telephopne Switch

board(P.A.B.X) dengan benar.

Selalu menjaga kebersihan /kerapian Switchboard dan ruang tempat

kerjanya.

Mempraktekan Telephon Coutesy yang baik dan benar.

Melayani sambungan local,LDC,Telex,Facsimile,dan mengetahui

tarifnya..

Menjawab panggilan Telephone dari luar /dalam dengan ramah.

Mmemasang musik,vidio,sesuai dengan program atau daftar

pemutaran yang telah di tentukan.

Mengetahui nomor-nomor penting kota domisili hotel dan nomor-

nomor sambungan yang ada di dalam hotel.

Mencatat dan melayani permintaan tamu yang meminta di bangunkan

pada jam- jam tertentu.

Melaksanakan ketentuan bila terjadi kebakaran.

Bertanggung jawab atas segala kerusakan /kehilangan semua peralatan

yang ada di ruang kerja.

Tidak memperkenankan orang lain masuk ke dalam ruang Telephone

Operator selain petugas yang berkepentingan.

Melayani permintaan “don,t disturb lines” yang di minta oleh tamu.

Memeriksa Rack tiap hari agar informasi yang ada selalu Up to Date.

Mencatat dan meneruskan pesan atau pekerjaan yang tertunda kepada

petugas penggantinya sebelum meninggalkan tugasnya.

Mencatat dan memeriksa semua kelengkapan inventory yang ada di

ruang kerja.

Membuat Voucher LDC berdasarkan “Metering” serta

memasukkannya ke dalam “Telephone Traffic Sheet”.

Memastikan bahwa telephone berfungsi dengan baik dan apabila ada

atau terjadi gangguan agar segera memberi tahu petugas yang telah di

tentukan (khusus trouble).

H. Beell boy

Fungsi :

Memberikan pelayanan jasa , baik kepada tamu maupun kepada

manajment

Tugas dan tanggung jawab

Menangani barang barang milik tamu pada waktu chek in dan chek

out atau translit

Jabaran Tugas :

Memperlihatkan sikap yang ramah dan selalu memberikan perhatian

kepada tamu yang membutuhkan bantuannya

Menawarkan bantuan kepada tamu tamu untuk membawakan barang

barangnya

Mengantarkan surat,pesanan pesanan ke kamar tamu dan manajmen

hotel

Dengan senang hati menerima tugas dari reseption clerk seperti foto

copy , room charge atau memperlihatkan kepada tamu yang ingin

mengetahui fasilitasnya

Melaporkan kepada tugas reseption /list jikalau ada tamu yang chek

in tanpa membawa barang atau dengan yang sedikit /ringan , seperti

brief case , air line bag dan sebgainya

Mengantarkan tamu kepada kamarnya pada waktu chek in dan

menjelskan cara menggunakan fasilitas yang ada di kamar (Rooming

The guest ) dalam hal : Radio , Saluran musik ,TV,pengatur AC dan

sebagainya

Menjaga agar area Lobby tetap kelihatan bersih

Mengantarkan dan membawa barang tamu yang Check Out sampai

ke kendaraannya dan memastikan bahwa kunci kamarnya telah di

kembalikan

Segera mengirimkan laporan front office (Night Report ) ke

departement yang bersangkutan

Pangging tamu di area Lobby , Restaurant ,swimming pool coffe

shoop memang di perlukan

Untuk petugas Bell Booy , yang bertugas malam ini (Night Shift )

mempunyai tambahan tugas sebagai berikut :

- membantu seksi Arts , menyiapkan dan memasang tulisan atau huruf

pada funtion/Main board sesuai dengan funtion Bulletin yang di

kirim oleh F & B Dept.

- Bekerja sama dengan petugas night Reception untuk mengetik daftar

“ Guest arrival list Control Sheet”

- Melayani tamu yang chekk in malam hari atau chek out pagi hari

- Bertanggung jawab atas keberadaan semua barang tamu atau

inventaris yang ada di lobby

- Mematikan lampu lampu bila di perlukan .

- Melaksanakan tugas tugas lain atas perintah FOM .

I. Supervisor guest relation

Tugas pokok :

• mengontrol , koordinasi dan mengefaluasi pekerjaan guest relation ,

oofficer dalam mengani masalah dan keluhan tamu

• menjaga agar pelayanan tamu di hotel berjalan dengan baik

Jabaran Tugas:

• Dalam kedaan darurat memberikan pelayanan dengan Master keyy

• Mengevaluasi kerja para guest relation Officer

• Menyelesikan masalah masalah atau Complain tamu

• Mempersiapkan , mengecek dan menangani kedatangan tamu VIP ,

dan tamu rombongan

• Membantu tamu untuk Re Commfirm , booking tiket pesawat ,

mengganti tanggal , beli tiket pesawat

• Memberikan imformasi bagi tamu menyangkut perjalanan kereta api ,

penyabangan dan lain lain

• Membantu tamu yang sakit dan memerlukan dokter , maupun

perawatan rumah sakit

• Membantu tamu yang memerlukan City Tour atau Tour yang lain .

J. Guest Relation Officer

Jabaran Tugas :

• Menyambut tamu hotel terutama tamu penting VIP

• Membantu menyelesaikan maslah tamu termasuk keluhan tamu .

• Memeberikan layanan yang baik kepada tamu –tamu yang banyak

memerlukan bantuan atau menyelesaikan masalah

• Menagani keluhan tamu hotel , yang menyangkut pelayana dan

fasilitas hotel .

• Bekerja sama dengan Receptionist mempersiapkan kamar tamu

penting (VIP)

• Menangani kedatangan (Cekk in ) tamu rombongan (Group)

meliputi:

A. pembagian kunci kunci kamar

B. acara acara rombongan , Morning Call , Brack Fast /Dinner.

• Membantu tamu yang sakit memerlukan dokter atau perawatan rumah

sakit .

• Membantu tamu dala mengurus surat kehilangan (Police Report ).

• Membantu tamu yang kunci kamarnya tertinggal di kamar dengan

Grand Master Key

• Mengawasi dan menjaga kebersihan lobby dan sekitarnya

• Menerima titipan surat penting , Dokumen dan uang tamu .

• Membuat laporan ,Saran kepada atasan maupun manajmen

• Membantu tamu yang memerlukan tour / perjalanan wisata

K. Operational Supervisor

Tugas pokok :

Bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan,dan penggunaan

transport di lapangan.

Jabaran Tugas :

Mengawasi penangana,penggunaan dan administrasi operational.

Mengetahui cara mengoperasikan Speed Boat (kapal motor cepat)

Mengatur jadwal kerja bawahannya.

Bertangung jawab atas keberhasilan lingkungan kerjanya.

Merawat dengan baik mesin Speed Boat.

Meneliti kebenaran dari transfer sheet.

Menciptakan suasana kerja yang sehat.

Memberikan penilaian penampilan kerja dan disiplin bawahannya.

Menhadiri Breafing RDM.

L. Driver

Tugas pokok :

Melayani Pick Up (jemputan) dan Drop (mengantar) tamu dari

bandara ke pelabuhan Vila Ombak dan dari pelabuhan Vila Ombak

ke Bandara.

Jabaran Tugas :

Mengetahui cara mengoperasikan kendaraan/mobil.

Selalu menjaga kebersihan kendaraan/ mobil.

Mengantarkan tamu ketempattujuan dengan selamat.

Tidak memperkenankan orang lain mempergunakan kendaraan

operational untuk keperluan pribadi.

Menciptakan suasana kerja yang sehat.

Tidak menggunakan kendaraan opertional untuk keperluan pribadi.

Menghadiri Breafing RDM.

M. Boatman.

Tugas Pokok :

Melayani Pick Up (jemputan) dan mendrop (mengantar) tamu dari

pelabuhan Vila Ombak ke hotel,dan dari hotel ke pelabuhan Vila

Ombak.

Jabaran Tugas :

Mengetahui cara menjalankan dan mengoperasikan Speed Boat.

Selalu menjaga kebersihan Speed Boat.

Mengantar tamu ketempat tujuan dengan selamat.

Menciptakan suasana kerja yang sehat.

Tidak memperkenankan orang lain menggunakan Speed Boat untuk

kepentingan pribadi.

Tidak menggunakan Speed Boat untuk kepentingan pribadi.

Menghadiri Breafing RDM.

3.2.3 RESERVATION SYSTEM

Hotel-hotel sedang, terlebih lagi Villa ombak saat ini sudah

menggunakan sistem pemesanan kamar melalui tabel komputer , sistem ini

biasa di sebut Sistem comvencional computer sebelumnya computer tersebut

sudah di program sesuai dengan data Recervation yang di butuhkan .sehingga

saat pesanan kamar yang di terima , pada tebel itu tinggal di buka data jenis

kamar hyang akan langsung di ketahui sisa dan jumlah kamar yang masih

tersedia dan sewaktu waktu dapat di ketahui jumlah kamar yang sudah di

pesan dan yang masih di tempati tamu lain .

Ketikan nama pada kamar yang masih tersedia dan sesuai dengan jumlah

kamar yang di pesan serta lama tinggalnya ,secara otomatis akan mengurangi

jumlah sisa kamar yang masih tersedia .pada Convecional computer chard ini

sebelum tamu tiba di nomer kamar sudah dapat di tentukan ,namun untuk

menjaga kemungkinan (Preventive Action) jikalau tamu penghuni

sebeleumnya memperpanjang waktu tinggal atau kemungkinan terjadinya

suatu kerusakan pada kamar (OO), adalah sebaiknya tidak memberi tahukan

nomer kamar pesanan tersebut (Non Asigment ).

3.2.4 ROOM RACK SYSTEM

Sampai saat ini di kenal tiga jenis operational hotel yaitu , sistem

manual sistem otomatis dan sistem semi otomatis .sistem otomatis yang dalam

bahsa inggrisnya di sebut Fully Auto Matic adalah sistem yang menggunakan

alat bantu komputer .ada bermacam macam program komputer yang ada di

dunia untuk menjalankan operational kerja administrasi hotel diantaranya

,Fidelio Manajmen sistem ,Maxial Manajmen sistem ,IBM manajmen sistem

,Hogatex Manajmen sistem ,Realta Global Sistem dan lain lain.

Room rage sistem yang di gunakan hotel villa ombak sekarang ini

adalah ,Realta Global sistem yang mana sistem ini Secara otomatis

meunjukkan Status kamar masing masing ,seperti di huni ,kosong , sedang

rusak (OO), harga kamar , package waktu chake in / Out dan imformasi

penting lainnya mengenai tamu.

3.2.5 SYSTEM OF PAYMENT

Pada saat mengatakan pemesanan kamar , dan melunasi pembayaran

perlu pula tugas Recervation Clerk menyanyakan bentuk pem bayaran yang di

lakukan .di hotel villa omab berlaku tiga jenis sistem pembayaran yaitu :

• Guest Account (G/A) Perconal Account (P/A) .Own Account (O/A)

Tamu hotel akan membayar sendiri seluruh pembayaran selama tinggal di

hotel secara tunai langsung pada saat tamu tersebut akan meninggalkan

hotel (Check out ) .pembayara bentuk ini dapat di lakukan dengan

beberapa cara :

cash : tamu membayar secara tunai dengan mata uang lokal

atau mata uang asing .

credite card : tamu membayar dengan menggunakan kartu credite

misal (Visa , Master dan lain lain )

traveller caque :tamu membayar dengan fasilitas travel chake

• Company Account (C/A)/assosiation account (A/A)

Pengeluaran tamu akan di tanggung dan di bayar oleh prusahaan atau

instansi yang mengirimkan tamu tersebut. Setelah tamu pulang atau Check

out mata hotel akan mengirimkan Guest Bill keperusahaan / Instansi

terebut melalui petugas penagihan atau kolektor .dalam proses

pembayaran jenis ini perlu di perhatikan adalah :

a. Perusahaan harus mempunyai credite account di hotel

b. Setiap pemesanan kamar harus di komfirmasikan secara terstulis

dengan menyebutkan fasilitas yang akan di bayar oleh perushaan yang

akan di bayar /instansi ,misalnya :Room only ,Room +Meals atau Full

charges

• Travel agent Voucher (T/A)

Pembayaran yang dilakukan dalam bentuk voucher atau semacam kwitansi

yang dapat dijadikan bukti penagihan hotel pada travel atau perusahaan

yang mengeluarkan voucher tersebut .

1. trevel agent harus mempunyai Credit Account di pihak hotel ,sesuai

kesepakatan sebelumnya .

2. setiap pesanan kamar harus di komfirmasikan secara tertulis dengan

menyebutkan fasilitas fasilitas yang akan di bayar oleh perushahaan

pengirim .

3.2.6 PROCEDURE OF LUGGAGE HANDLING FOR GROUP ARRIVAL

(PROSEDURE MENGHENDEL BARANG TAMU GROUP )

a. barang barang biasnya akan tiba atau akan datang dan tidak bersamaan

dengan tamu dan kadang kadang mendahului tamu rombongan tapi bisa

juga belkangan pada saat tamu tiba di hotel.

b. bell captain menghitung jumlah barang yang setibanya di hotel setelah di

serahkan oleh orang /aggent yang mengaturnya atau yang mengantarnya.

c. Bell booy mengisi languange tag kalau ada sticker biasanya juga di

tempelkan sticer hotel untuk bahan promosi.

d. minta nama group dengan nomer kamar yang di di siapkan dan isi nomer

kamar sesuai dengan nama yang disi pada barang /tas ( dengan melihat

rooming list).

e. kirim barang tamu ke kamar yang sesuai dengan rooming list dan catat

pada Erand Card jumlah dan bentuk barang yang mereka bawa .

f. ketuk pintu dan tempatkan barang yang telah tersedia.

g. berikan imformasi secukupnya mengenai fasilitas kamar sesuai dengan

check in procedure.

• catatan (hal hal yang perlu di perhatikan )

- catat jumlah barang masing masing kamar pada rooming list

- jumlah barang sesuai catatan pada rooming list

- bila ada tas /barang tanpa nama agar barang tersebut di simpan dulu

pada dan tinyakan kepada tour leader nya tentang pemiliknya

- usahakan jangan sampai ada barang yang salah masuk kamar

- perhatikan bila terjadi perubahan nomer kamar pada rooming list saat

check in

- hand link dengan care atau hendaknya selalu berhati hati untuk

menghindari kerusakan barang barang tamu.

3.2.7 GROUP HANDLING FOR GROUP DEPARTURE

Setiap group yang akan meninggalkan hotel /check out , maka concieerge

harus sudah mengetahuinya minimal sehari sebeleumnya dan tour leader harus

di hbungi untuk mendapat data luggage collection atau luggage down dan jam

berapa meninggalkan hotel

1. Rooming List

Daftar nama tamu /group dapat di ketahui pada daftar yang telah tersedia

pada waktu group arrival yang otomatis akan di pergunakan pada waktu

group berangkat /departure , sehari sebelum group akan berangkat maka

concierge harus mengecek kembali roomong list dan menyesuaikannya

pada kenyataan bila terjadi perubahan kamar , yang dapat di ketahui dari

room rack di sistem di reception ,mungkin bisa terjadi selain pemilihan

kamar ada yang berangkat mendahului dan bila ada tamu yang

memperpanjang tinggalnya di hotel ( extend )

2. Luggage Collection

Beel captain hendaknya mengirim baal booy ke kamar beberapa menit

sebelum waktu yang telah di

Tentukan dengan membawa luggage untuk barang dan juga rooming list

yang berisi catatan barang /jumlah barang di samping harus membawa

potongan arent card pada waktu check in

3. Tanggung jawab Baal booy

a. perhatikan barang tamu dan nomer kamar sebelum barangnya di

keluarkan dari kamar

b. laporkan kepada room boy / flor supervaicer bahwa kamar tersebut

akan check out

c. collct barang barang dengan hati hati dan jangan lupa memperhatikan

kamar sebelum keluar kamar agar jangan sampai ada barang tamu

yang ketinggalan .

d. kumpulkan barang barang ke trolley di tempat yang aman .

e. hitunglah jumlah baarang , apakah sudah sesuai dengan catatan pada

waktu group arrival

f. minta kunci kamar sebelum tamu meninggalkan kamar hotel .

g. check ke front office casier mengenai pembayaran yang masih perlu di

selesaikan yang harus di bayar oleh tamu

h. apabila segala maslah di atas telah selesai keluarkan barang barang ke

main entrance siap untuk diangkat ke travel agance .

4. Catatan :

a) Rooming List

- catat jumlah barang yang diambil dari masing masing kamar dan

tunjukkan kepada tamu

- hitung jumlah barang sebelum di laporkan kepada tour leader dan

catat di rooming list

- jangan lupa mencatat macam /tipe barang yang di kumpulkan .

b) Beel booy Arent cart

Apakah aren’t cart sesuai dengan item dan jumlah waktu arrival

c) serahkan barang tamu kepada tour leader dan goide .

d) Angkat barang dengan hati hati untuk menghindari komplaint karena

kelalaian petugas hotel.

e) Ucapkan terima kasih dan selamat jalan bila gropup tersebut akan

meninggalkan hotel .

3.2.8 REGISTRATION SYSTEM

Realta global system / system otomatis ( Fully Outomatic ) adalah

system yang di gunakan hotel villa ombak untuk mendaftar/ meregister setiap

tamu yang datang .dimana disini setiap tamu yang sudah melakukan reservasi

sebelumnya akan muncul secara otomatis di realta global system sesuai

dengan jenis kamar yang telah di pesan .

Selanjutnya tamu tersebut tinggal di register atau di check in kan .pada

kolom check in pada layar realta global system .

3.2.9 HUBUNGAN KERJA FRONT OFFICE DEPARTEMENT DENGAN

DEPARTEMENT LAIN

Hotel mempunyai lingkungan pelayanan yang luas . setiap departemen

di hotel mempunyai tugas yang berbeda .dalam pelayanan terhadap konsumen

(tamu tamu ) semua departemen perlu kerja sama yang harmonis .ini

dilakukan agar target manejmen dapat tercapai dengan baik .kerjasama kantor

depan hotel dengan dengan department lain mutlak dimperlukan .untuk itu,

berikut ini beberapa kerja sama yang dilakukan kantor depan hotel dengan

department lain :

A. Kantor Depan dengan Tata Graha (House Kipping )

Kantor depan bertugas menyewakan kamar kamar , sedangkan tata graha

bertugas menyiapkan kamar kamar sehingga siap untuk di tempati tamu ,

di samping menata ruang umum lainnya . beberapa hal penting untuk tata

graha diantaranya :

a. Laporan tamu yang sedang menginap

b. Pencatatan perpindahan kamar dan ,

c. Laporan tata graha .

B. Kantor depan dengan tata hidangan (Restaurant)

Kantor depan biasanya mengimformasikan kedatangan tamu rombongan

yang akan tiba atau yang akan menginap .pelaporan ini penting agar pihak

tata hidangan ( Restaurant ) dapat memepesiapkan makanan dan minuman

.dengan demikian kebutuhan dan permintaan tamu dapat di layani dengan

baik dan memuaskan .untuk itu pimpinan tata hidangan agar menyusun

aturan sebgai berikut :

a. Jadwal petugas sesuai dengan kebutuhan .

b. Mengatur susunan makanan dan minuman , dan

c. Mengatur semua persiapan .

C. Kantor depan dengan Tata Boga (Kichen )

Data imformasi dari kantor depan sangat membantu bagian tata boga

dalam menyiapkan makanan dengan data itu , kebutuhan di bagian tata

boga bisa tercukupi dan persediaan bahan makana di dapur dapur

restaurant bisa terjamin .

D. Kantor depan dengan Casier kantor depan (Front Office Casier)

Hubungan Casier dengan kantor depan ini menyangkut persiapan rekening

tamu sampai dengan tamu membayar di casier kantor depan .pembayaran

ini meliputi ,uang muka ( deposited an tagihan tagihan kepada tamu )

E. Kantor depan dengan Keuangan (Accounting)

Hubungan kantor depan ( Front Office ) dengan keuangan

(Accounting)adalah :

a. Laporan penjualan kamar

b. Anggaran tahunan kantor depan

c. Pembelian kebutuhan peralatan kantor depan

F. Kantor depan dengan Personalia

Hubungan kantor depan dengan personalia adalah :

a. Kebutuhan karyawan di kantor depan

b. Pembayaran lembur gaji karyawan kantor depan

c. Pengangkatan , pemindahan promosi dan pemutusan kerja karyawan

kantor depan

d. Kesejahteraan bagi karyawan kantor depan .

G. Kantor depan Dengan Binatu (Laundry)

Hubungan Kantor depan dengan binatu adalah :

• Pelayanan pengadaan dan pencucian seragam kantor depan .

H. Kantor depan Dengan Repair Dan Maintenance

a. perbaikan dan pemeliharaan peralatan fasilitas tamu di lobby dan

sekitarnya .

b. pengadaan dan pemasangan peralatan teknik di kantor depan .

I. Kantor depan dengan Kemanan (scurity )

a) Kemanan tamu di lobby dan sekitarnya ,

b) Kemanan sekitar Fo counter terutama kasier

c) Kemanan dari bahaya perampokan, pencurian dan kebakaran .

3.2.10 PENANGANAN SURAT SURAT(GUEST MAIL )

Pada hotel hotel besar seperti villa ombak hotel jumlah surat surat cukup

banyak sehingga di perlukan pengaturan surat secara tersendiri dan sejak awal

tengah memberikan imformasi kepada petugas petugas post sipaya di ketahui

kepada siapa saja yang berhak untuk menerima incoming latters untuk

mencegah kekeliluran atau kehilangan surat surat serta mengetahui jelas siapa

yang berhak Handling Ragister mail surat yang masuk ke hotel biasanya

terdiri atas tiga kelompok yaitu :

a) Hotel mail yaitu surat masuk perushaan atau yang menyangkut manajmen

hotel dan harus segera di sampaikan sesuai dengan alamat yang di tuju

yaitu salah satu department atau kepada jenderal manajer /pipmpinan

hotel.

b) Start Mail yaitu : surat Pribadi para karyawan yang harus di kirimkan

kepada orang yang bersangkutan atau melaui department Heard

c) Guest mail yaitu : surat masuk untuk tamu tamu hotel

Disni tamu hotel akan terjadi tiga kemungkinan :

Apakah tamu itu tinggal di hotel .

Tamu itu belum datang dan sedng di tunggu kedatangannya .

Tamu sudah meninggalkan hotel (check out )

Setiap surat masuk hendaknya diisi tanggal , jam , serta kedatangannya dan

biasanya hotel mempunyai stamp pada machine .untuk surat tamu segera di

distribusikan atau di kirimkan atau alamat yang telah di tentukan bilamana

tamu itu sudah check out atau menaruhnya di correcpeodence box atau rack

billa tamu masih di tunggu kedatangannya (baru akan check in ) .

Mail sorting

Surat-surat tamu yang masuk di susun secara alphabetical pada rack yang

telah tersedia apabila belum diketahui nomor kamar atau tamu sudah di hotel

maka lebih baik bila ditelephon lebih dulu kekamarnya.kalau tamunya belum

ada dikamar maka key racknya diberi message bahwa berupa informasi bahwa

ada surat untuknya dan dipersilahka untuk menghubungi bagian surat dikantor

depan.surat tersebut telah diisi nomor kamar sehingga mudah untuk

mengontrol /menyereahkan kepada tamu.

3.2.11 Concierge Systim

Seksi pelayanan barang (Uniform Service) adalah seksi dari bagian kantor

depan yang bertanggung jawab atas semua pelayanan barang bawaaan tamu

yang di bawa masuk hotel,dibawa keluar hotel dan yang di titipkan di porter

room.Sistim kegiatan seksi pelayanan barang meliputi perhitungan jenis dan

jumlah barang-barang bawaan tamu baik yang Check In dan yang Check Out

maupun yang di titipkan. Hal tersebut dilakukan dengan teliti ole Bell Boy

agar keamanan barang tamu terjamin.Guna mendukung keamanan barang tamu

seksi uniform service disediakn dan di lengkapi dengan :

a) Trolly(Bell Boy Cart) yaitu kereta untuk menenempatkan koper-koper

maupun barang bawaan tamu yang Check In / Check Out maupun yang

dititipkan.

b) Buku Log Book yaitu buku catatan Uniform Service yang digunakan untuk

mencatat kegiatan dari shift ke shift yang lain.

c) Formulir

• Errand Card : yaitu kartu untuk mencatat barang-barang tamu yang

dibawa Check In atau check Out oleh Bell Boy.

• Bell Boy working : yaitu Formulir untuk mencatat jumlah ,jenis

barang tamu yang dibawa.

• Temporary Baggages Tag : yaitu Formulir penitipan barang atau koper

untuk sementara waktu .

• Check Out Card : yaitu kartu untuk memberi tanda kamar yang Check

Out ,kartu tersebut digantung oleh Bell Boy di Door Knob pintu

kamar.

3.2.12 Telephone Operator Systim

Semua pembicaraan telephone baik Local, Interlocal maupun International

dilakukan dan disambungkan oleh telephone operator .Seksi operator

Telephone dilengkapi dengan peralatan untuk menerima,menyambungkan dan

menghubungkan keluar yang disebut Switch board.Peralatan tersebut terdiri

atas dua jenis yaitu :

Private Automatic Branch Exchange (PABX) adalah peralatan dengan

sistim tombol,yang dihubungkan langsung tanpa melalui operator.

Private Manual Branch Exchange (PMBX) adalah peralatan dengan sistim

colok ,yang di hubungkan melalui operator.Peralatan lain berupa

timer,sounds sistim,tape recorder,dan rack informasi.

Terdapat beberapa jenis hubungan telephone yang di lakukan oleh

telephone operator :

Hubungan antar departemen di dalam hotel.

Hubungan local,yaitu hubungan Telephone dalam satu kode area

(saluran satu wilayah).

Hubungan interlocal,yaitu hubungan antar satu wilayah saluran ke

wilayah lain (antar kota,atau antar pulau maupun long long Distance

Call).

Hubungan internasional,yaitu hubungan telephone dari satu Negara ke

Negara lain (Overseas Call).

3.2.13 Macam-Macam Formulir yang di Gunakan

Registration Form yaitu formulir yang digunakan mencatat Identitas

tamu,tanggal Check In dan Check Out tamu,jenis kamar maksud

kunjungan dan lain-lain.

Transportation Bill digunakan untuk mencatat pembayaran kendaraan

(Transport) tamu yang berupa Speed Boat dan car (kapal cepat dan

mobil).

Paid Out Form yaitu formulir pembayaran sebagai bukti bahwa tamu

tersebut telah melunasi pembayaran.

Telephone Bill digunakan untuk mencatat tagihan telephone apabila tamu

melakukan panggilan keluar.

Cidomo Commision formulir untuk Pembayaran komisi cidomo apabila

membawa tamu hotel dari pelabuhan ke hotel atau hotel ke pelabuhan.

Dinner Voucher yaitu Voucher yang di berikan kepada tamu apabila tamu

tersebut menggunakan Half board Package (Kamar+

Breakfast+Lunch/Dinner).

Honey Moon Voucher yaitu Voucher khusus yang diberikan kepada tamu-

tamu yang berbulan madu untuk mendapatkan Discount (potongan harga )

dalam melakukan treatment (perawatan) di hotel.

Trasport Order Form digunakan untuk mencatat pemesanan transport tamu

yang berupa Speed Boat dan Car (kapal cepat dan mobil).

3.2.14 Fasilitas Kerja yang digunakan

Berikut ini beberapa peralatan yang biasa di pergunakan di kantor depan hotel.

KEY RACK(RACK KUNCI KAMAR TAMU)

Rak ini di pergunakan untuk menyimpan kunci kamar tamu dan surat-surat

tamu yang menginap di hotel.pada setiap rak dicantumkan nomor kamar

masing-masing.Letak rak biasanya dibawah meja pendaftaran.

RESERVATION RACK (RAK PEMESANAN KAMAR)

Rack ini dipakai untuk menempatkan kartu pemesanan kamar.Pada setiap

kartu terlihat nama dan data tamu yang akan menginap di hotel.Rak

tersebut di tempatkan dibagian pemesanan kamar.

INFORMATION RACK (RAK INFORMASI)

Rak ini merupakan rak untuk menyelipkan slip tamu.Slip itu tersusun

secara berabjad atas nama-nama tamu yang menginap di hotel.Bila mana

tamu berangkat (Check Out) slip tamu di angkat.

DUPLICATE KEY RACK (RAK KUNCI CADANGAN)

Pada rack ini kunci cadangan diletakkan secaraa rapi dan teratur sesuai

dengan nomor-nomor yang ada.

SAFETY DEPOSIT BOXES(KOTAK PENGAMANAN BARANG

BERHARGA)

Kotak ini dipergunakan untuk menyimpan barang ,uang,atau barang

berharga lainya milik tamu.

TIME AND DATE STMPING (CAP TANGGAL DAN WAKTU)

Time and date stamping adalah mesi untuk membuktikan tanggal dan

waktu pada tanggal pendaftarant tamu serta untuk mengecap surat masuk.

TIMER

Penunjuk waktu ini bisa diatur untuk mengingatkan atau membangunkan

tamu.

COUNTER (MEJA PENDFTARAN)

Counter adalah meja tempat para tamu melakukan pendaftaran dan

meminta keterangan dari petugas.

TROLLY (Bell Boy Cart)

Trolly adalah kerta untuk menempatkan koper atau barang-barang tamu.

LOG BOOK

Yaitu buku catatan di uniform sevice yang berguna untuk mencatat

kegiatan dari shift ke shift.

3.2.15 Information Activities

Hotel Vila Ombak mempunyai guest activities antara lain :

Golf

Full day tour to main island of Lombok.

Rinjani volcano exursion.

Rafting

Sea Kayaking

Banana boat

Fishing trip.

Romantic trip to 3 gili’s special for honey mooner.

Glass bottom boat trip around 3 gili’s.

Tour around Gili Trawangan by Kayaking.

Horse ridding.

Bicycling.

Fun game or team building.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan.

a) Hotel Vila Ombak berdiri tahun 1997 tepatnya pada awal bulan Juni tahun

1997, dengan hanya memiliki 12 unit lumbung dan I unit restaurant yang

bekapasitas 50 seat dengan memiliki standard international ( Yang dimaksud

standard international adalah memiliki standard equipment,

service,menu/makanan sesuai dengan hotel yang berlaku ).

b) Untuk pembagian kerja dihotel vila ombak belum terlalu spesialis, karena

masih ada beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian saja.

c) Sistim pelayanan yang digunakan berstandart internasional sesuai dengan SOP

(standart operasional prosedur) hotel yang bersangkutan.

d) Hotel Vila Ombak adalah hotel yang berpredikat bintang 4 (empat) dan

merupakan internasional hotel yang ramai dikunjungi tamu mancanegara

ataupun domestic.

e) Hotel Vila Ombak juga telah mendapatkan Anugrah Hotel Award 2009 yaitu

“ ACHIEVEMENT AWARD dari CITRA PRESTASI ANAK BANGSA

yang mana pada saat ini Hotel Vila Ombak adalah satu – satunya Hotel yang

mendapatkan “ Hotel Award 2009 “ dari Citra Prestasi Anak Bangsa pertama

di Indonesia

Kemudian dari Voting Costumer seluruh Travel Agent dan para traveler yang

berasal dari berbagai Negara di seluruh dunia telah memberikan penilaian dan

nominasi kepada Hotel Vila Ombak untuk tahun 2010 yang akan datang telah

di putuskan oleh team World Luxury Hotel Awards dan 50 Tour Operator

serta Hotel Industry Consultant seluruh dunia bahwa Hotel Vila Ombak

mendapatkan penghargaan dari Lembaga Penilaian Hotel Mewah Dunia /

Internasional “ WORLD LUXURY HOTEL AWARDS “ 2010.

4.2 SARAN-SARAN

Dari kegiatan selama 3 (tiga) bulan praktek kerja lapangan dihotel vila ombak

penulis menyampaikan beberapa saran khususnya yang berkaitan dengan operasional

di Front Office Departement antara lain :

a) Reception supervisor hendaknya lebih sering memberikan pengarahan kepada

bawahannya teturama dalam menghadapi correspondence tamu agar tidak terjadi

kesalahan.

b) Reception supervisor hendaknya juga mau mengajarkan system operasional

computer yang dipergunakan hotel vila ombak secara mendalam kepada

bawahannya guna menunjang kelancaran kerja.

c) Kerjasama antar department hendaknya perlu ditingkatkan.

d) Team work di Uniform Service (pelayanan barang) perlu ditingkatkan guna

memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu.