om hÅndbok - startside kirken.no - den norske kirke › globalassets › bispedommer ›...
TRANSCRIPT
NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME
HÅNDBOK
om
helse- miljø - sikkerhet
Godkjent av RAMU 06.01.2010
Revidert 16.06.17
2
1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ............................ 5
TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ................................................................................. 6
1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA ........................ 7
ORDFORKLARINGER ......................................................................................................................................... 7
AKTUELLE FORKORTELSER ........................................................................................................................... 7
1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD ................ 8
VIKTIGE FORSKRIFTER .................................................................................................................................... 8
AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER ..................................................................................... 8
2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID ................... 9
2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG .................................................. 10
3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG ............................. 11
3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD ............................................................... 12
3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA? ............................................. 13
4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND ............. 14
4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG ................................................................................ 15
4.3 VERNEOMBUD ............................................................................................... 16
4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME .................... 16
4.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE ......................................................................... 17
4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID ......................................................................... 18
5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET .............................................................. 19
5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV ........................................... 21
5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE ................................................ 21
5.4 MEDARBEIDERSAMTALER ........................................................................... 22
5.5 MILEPÆLSSAMTALE ..................................................................................... 22
3
5.6 KONFLIKTHÅNDTERING ............................................................................... 22
5.7 VERNERUNDER .............................................................................................. 23
5.9 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE ........................................................... 23
5.10 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID ................................................... 24
5.11 AVVIKSMELDINGSSKJEMA ............. FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE ................................................. 25
6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER ............................ 29
ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I FOLKETRYGDLOVEN ..............29
REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE ..................................30
MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN ...........................................................................................30
MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN .............................................................................................30
YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE ...............................................................31
6.3 SKADEMELDING VED PERSONSKADE .............. FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
6.4 OPPFØLGING AV SYKE ................................................................................. 32
6.5 RETNINGSLINJER FOR TERMINALBRILLER ............................................... 35
6.6 PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER, MOBBING ................ 35
6.7 RUTINE FOR VARSLING OM KRITIKKVERDIGEFORHOLD ........................ 35
INNLEDNING ........................................................................................................................................................35
MÅLGRUPPE ........................................................................................................................................................36
INNHOLDET I VARSLINGSBESTEMMELSENE ...........................................................................................36
HVA ER VARSLING?...........................................................................................................................................36
HVA ER KRITIKKVERDIGE FORHOLD? ......................................................................................................36
HVA ER FORSVARLIG FRAMGANGSMÅTE? ..............................................................................................36
FORTROLIGHET I VARSLINGSSAKER .........................................................................................................37
HVORDAN SKAL DET VARSLES? ...................................................................................................................37
VARSLINGSKANALER .......................................................................................................................................37
FØLGENDE VARSLINGSKANALER FINNES I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME: .....................37
VARSLINGSMÅTE ...............................................................................................................................................38
4
VARSLINGEN BØR INNHOLDE: ......................................................................................................................38
HVORDAN SKAL VARSLER HÅNDTERES? ..................................................................................................38
LEDER SOM MOTTAR VARSEL ......................................................................................................................38
TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD SOM MOTTAR VARSEL ..............................................................38
6.8 RETNINGSLINJER VED RUSMISBRUK......................................................... 39
RUSMISBRUK OG REAKSJONSGRUNNLAG. ...............................................................................................39
REAKSJONSMÅTER. ..........................................................................................................................................39
RUSPROBLEMER I ARBEIDSMILJØET. ........................................................................................................40
SLETTING AV ADVARSLER. ............................................................................................................................40
TAUSHETSPLIKT. ...............................................................................................................................................40
ANSVAR: ................................................................................................................................................................40
6.9 SEKSUELLE OVERGREP I KIRKEN .............................................................. 41
KONTAKTINFORMASJON OG HJELP VEDRØRENDE SEKSUELLE OVERGREP: ............................41
5
HMS-HÅNDBOK
INNLEDNING
KAPITTEL 1
1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop skal tilfredsstille lovfestede og
forskriftsmessige krav om helse, miljø og sikkerhet.
Det gjelder i første rekke arbeidsmiljøloven (Lov av 4.februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og
arbeidsmiljø) og internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6.desember 1996). Men det gjelder også andre lover og
forskrifter, og internkontrollforskriften pålegger de som har HMS-ansvar, å anskaffe og gjøre
seg tjent med disse.
Internkontrollsystemet Formålet med internkontrollforskriften er å sikre et systematisk og planmessig
forbedringsarbeid i HMS-sektoren. Den skal innebære en kvalitetssikring av de tilsattes helse,
miljø og sikkerhet. Formålet er videre å gi et vern mot helse- og miljøskader, et vern av ytre
miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall.
Dette søkes oppnådd ved at den som er ansvarlig for virksomheten, organiserer systematiske
tiltak for å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.
Alle virksomheter er pålagt å utforme et eget internkontrollsystem som skal fastlegge
samordnende administrative prosedyrer for internkontrollsystemet skal dekke alle deler av
virksomhetens aktiviteter for å sikre at disse planlegges, utføres, vedlikeholdes og kontrolleres
i samsvar med gjeldende krav.
Forskriften understreker ledelsens overordnede ansvar for utforming og gjennomføring av et
internkontrollsystem, men forutsetter at dette skjer i samarbeid med arbeidstakerne. Enhver
som driver eller deltar i aktivitet som omfattes av internkontrollforskriften, plikter å påse at den
overholdes. Internkontrollsystemet skal bla inneholde beskrivelse av hvordan virksomheten er
organisert, med særlig vekt på myndighets- og ansvarsområder for virksomhetens helse-, miljø-
og sikkerhetsarbeid.
Et viktig element i internkontrollsystemet er å ha rutiner for å dokumentere:
at det skjer en løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet;
at forhold som avviker fra krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift blir
registrert og rapportert;
at virksomheten utarbeider handlingsplaner og gjennomfører nødvendige tiltak for å
rette på de avvik som blir registrert.
Slik dokumentasjon skal være skriftlig og holdes tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.
Internkontrollsystemet skal også inneholde rutiner for hvordan det systematisk og regelmessig
blir oppdatert og for hvordan endringer i systemet blir meddelt virksomhetens ansatte og øvrige
berørte. Dette innebærer at Nord-Hålogaland biskop gjennom internkontrollsystemet, slik det
er beskrevet i denne håndboken, setter arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål i
system. Internkontroll skal være et redskap for å høyne innsatsen for et bedre arbeidsmiljø, og
på lang sikt er det et mål at HMS-arbeidet inngår som en naturlig del av bispedømmets samlede
virksomhet.
6
HMS-HÅNDBOK
INNLEDNING
KAPITTEL 1
TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Det er tidligere utarbeidet en Internkontrollhåndbok for ansatte av Nord-Hålogaland
bispedømmeråd (2004). Denne håndboken omfatter både personalspørsmål og HMS-feltet.
Internkontrollhåndboken blir byttet ut med en HMS-håndbok og en egen personalhåndbok. I
tillegg vil det bli utarbeidet en informasjonsfolder til nyansatte.
7
HMS-HÅNDBOK
INNLEDNING
KAPITTEL 1
1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA Systemrevisjon er i følge internkontrollforskriften en systematisk granskning av virksomheten for
å fastslå at internkontrollaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med
internkontrollsystemet, og at internkontrollaktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå
virksomhetens mål for miljø og sikkerhet.
Systemrevisjonen bør derfor pågå kontinuerlig, og enhver som blir oppmerksom på forhold,
feil eller mangler ved bispedømmets rutiner i saker som angår helse, miljø eller sikkerhet, må
melde fra om dette til vernetjenesten eller nærmeste overordnede.
På bakgrunn av årlige rapporter fra administrasjonen og forslag fra vernetjenesten skal
avdelingsleder for drift og regionalt hovedvernombud en gang pr år gå gjennom rutinene slik
de er beskrevet i HMS-håndboken, og foreslå overfor Regionalt arbeidsmiljøutvalg (RAMU)
de endringer og tilføyelser som er påkrevd.
Avdelingsleder for drift har ansvaret for at HMS-håndboken alltid er oppdatert i samsvar med
vedtak gjort i RAMU og andre styrende organer og de til enhver tid gjeldende lover og
forskrifter. Avdelingsleder drift for har ansvaret for at håndboka alltid er tilgjengelig der den
skal være.
Denne utgaven av HMS-håndboken ble godkjent av RAMU 08.10.2009 med de merknader som
kom fram på møtet.
ORDFORKLARINGER
Internkontroll
Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.
Internkontrollsystem
Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav
fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i
administrative prosedyrer.
Dokumentasjon
Den som er ansvarlig for virksomheten, skal skriftlig dokumentere internkontrollsystemet og dets
gjennomføring, og skal til enhver tid holde dokumentasjonen tilgjengelig for myndighetene.
Avvik
Registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov
eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med.
Innemiljø
Definert av Verdens helseorganisasjon (WHO) som en kombinasjon av termisk -, aktinisk -, akustisk
- atmosfærisk -, mekanisk -, psykososialt - og estetisk miljø. Se nærmere side 38.
AKTUELLE FORKORTELSER
aml - arbeidsmiljøloven, lov 4 febr nr 4 1977
AMU - arbeidsmiljøutvalget
RAMU - regionalt arbeidsmiljøutvalg
BHT - bedriftshelsetjeneste
HMS - helse, miljø og sikkerhet
IK - internkontroll
AKAN - Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani
8
HMS-HÅNDBOK
INNLEDNING
KAPITTEL 1
1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD
Lov om Den norske kirke – lov 7. juni 1996 nr 31 kirkeloven
Gravferdsloven
Lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd (gravferdsloven)
Lov om Opplysningsvesenets Fond
Lov om helligdager og helligdagsfred
Lov om trudomssamfunn og ymist anna
Tjenesteordning for biskop
Tjenesteordning for proster Arbeidsmiljøloven - lov 4 febr 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.
Tjenestemannsloven - lov 4. mars 1983 nr 3 om statens tjenestemenn m.m.
Folketrygdloven - lov 17. juni nr 12 1966 om folketrygd
Ferieloven - lov 29. april 1988 nr 21 om ferie
Likestillingsloven - lov 9. juni 1978 nr 45 om likestilling mellom kjønnene
Forurensningsloven - lov 13. mars 1981 nr 6 om vern mot forurensning og om avfall
Brannvernloven - lov 5. juni 1987 nr 26 om brannvern m.v.
Lov 24. mai nr 4 1929 om tilsyn med elektriske anlegg
Tobakksloven - lov 9. mars 1973 nr 14 om vern mot tobakksskader
VIKTIGE FORSKRIFTER
Interkontrollforskriften (1991)
Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (1977)
Forskrift om arbeid ved dataskjerm (1994)
Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (1995)
Forskrift om verne- og helsepersonale (1990)
Forskrift om personlig verneutstyr (1993)
Forskrift om produktdatablad for kjemiske stoffer og produkter (1983)
Forskrift om spesialavfall (1994)
AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER
Hovedavtalen i Staten 01.04.1992
9
HMS-HÅNDBOK
MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET
KAPITTEL 2
2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID
For å øke helse, miljø, sikkerhet og trivsel skal Nord-Hålogaland bispedømmes målsetting
være et godt, trygt og fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. AML§1-1a)
ved:
Å skape et attraktivt, stimulerende og utviklende arbeidssted
Å gi faglige og tjenestelige utrustninger
Å ivareta den enkelte ansattes integritet og verdighet.
Strategisk plan for Nord-Hålogaland bispedømmeråd har følgende målsetting for
arbeidsmiljø:
Nord-Hålogaland bispedømmeråd legger forholdene til rette for et trivelig og sikkert
arbeidsmiljø for alle ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd.
Internkontroll av helse, miljø og sikkerhet er et viktig redskap for å nå dette målet.
10
HMS-HÅNDBOK
MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET
KAPITTEL 2
2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG
SIKKERHETSARBEID
Målsettinger:
1. Alle prester skal årlig ha medarbeidersamtale.
2. Det skal utarbeides gode arbeidsplaner som sikrer prestene en forutsigbar tjeneste.
3. Psykososialt arbeidsmiljø skal være i fokus.
4. Motivere prester til å ta ut alle fridager og feriedager i løpet av året.
5. Ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal ha et nærvær på 95%
6. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal systematisk jobbe for at personer nedsatt
funksjonsevne kan jobbe i bispedømmet.
7. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal motivere og tilrettelegge for at ansatte
utsetter avgang til frivillige pensjonsordninger med 6 måneder.
8. Ved kritikkverdige forhold skal arbeidstakere melde fra om dette. Arbeidsgiver
ønsker å legge til rette for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge
på å varsle internt om slike forhold, uten at dette får negative konsekvenser for
arbeidstaker.
9. Alle prester skal få tilbud om og gjennomføre arbeidsveileding
10. Mobbing og trakassering aksepteres ikke. Om mobbing likevel skjer, skal det tas
tak i umiddelbart. Det skal sikres at alle skal få en mest mulig rettferdig behandling
i en konflikt eller mobbesak.
11
HMS-HÅNDBOK
ORGANISASJON
KAPITTEL 3
3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG
SIKKERHET
Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop er statlige institusjoner som er
underlagt lov, og får bevilgninger til driften over statsbudsjettet ved Kultur og kirke
departementet. Biskopen har det overordnede ansvaret for gjennomføring, vedlikehold og
oppdatering av HMS-systemet. .
ORGANISASJONSKART
Organisering av kirken
Bispedømmerådet (Arbeidsgiver,
tilsetter og sier opp)
Biskop (Tilsyn og ledelse av
prestetjenesten)
Bispedømmekontoret Stiftsdirektør
Prestene
Samiske kirketolker
Kirkevergen
Kirkelig fellesråd (Arbeidsgiver)
9 Proster
Kirketjenere Organister Gravere
Kontorpersonal Kateket Diakon
Med flere
12
HMS-HÅNDBOK
ORGANISASJON
KAPITTEL 3
3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD
Det overordnede ansvaret for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet - HMS-arbeidet – for
prestene i Nord-Hålogaland bispedømme ligger hos biskopen.
Biskopen har også et overordnet ansvar for etablering, utforming, tilsyn og dokumentasjon
av bispedømmets internkontrollsystem - IK-systemet.
Prostene har på biskopens vegne det daglige ansvaret for HMS-arbeidet og er IK-ansvarlig
for prestene i sitt prosti.
Dette ansvaret innebærer bl a:
- løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet,
- utarbeiding av tiltakslister/handlingsplaner i samråd med verneombud,
- å tilstrebe løsninger på arbeidsmiljøproblem, fysiske og psykososiale
- rapportering av avvik, dvs forhold som er i strid med lover, forskrifter eller prosedyrer,
- planlegging og gjennomføring av medarbeidersamtaler,
- legge forholdene til rette slik at arbeidet i størst mulig grad kan tilpasses den enkeltes
alder, helse og egne forutsetninger,
- samarbeide med fellesrådene.
For de fellesråd som har inngått avtale med bispedømmerådet, skal fellesrådet og
bispedømmerådet i fellesskap og hver for seg bidra til å utvikle et godt arbeidsmiljø i
virksomhetsområdet. Fellesrådet skal i sine planer for HMS-arbeidet ha en særskilt
oppmerksomhet på arbeidsmiljøet mellom bispedømmerådets og fellesrådets ansatte
Alle tilsatte har plikt til å sette seg inn i de lover, forskrifter og rutiner som gjelder for deres
arbeidsområde, og har plikt til å påse at bestemmelser, instrukser og prosedyrer i HMS-
håndboken overholdes.
Arbeidstakerne skal:
- medvirke til å skape et godt arbeidsmiljø;
- melde fra til verneombud eller overordnet om forhold, feil eller mangler som kan medføre
fare for liv eller helse.
Verneombud velges av og blant arbeidstakerne innenfor verneområdet. Verneområdene skal
være klart avgrenset. Verneombud velges for to år av gangen, og skal ivareta
arbeidstakernes interesser og være deres representant overfor arbeidsgiveren i saker som
angår arbeidsmiljøet, jf arbeidsmiljøloven Kap 6.
13
HMS-HÅNDBOK
ORGANISASJON
KAPITTEL 3
3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA?
Dokumentasjon: Oppbevares: Ansvarlig for oppdatering:
IK-håndbok - elektronisk Bispedømmets hjemmeside
Avdelingsleder drift v/ IT-ansvarlig
Lover - forskrifter data
www.gyldendal.no/rettsdata
Dokumentasjon vernerunde Rapporter Handlingsplan Avviksregistrering
Prostene, kopi sendes biskopen Lagres på det nivå de løses på. Kopi sendes biskopen
Proster
Bedriftshelsetjeneste
Fraværsregistrering Registres i SAP. Sendes biskopen hver mnd.
Prostene
Arbeidsmiljørapport Biskopen, reg.hovedverneombud sender svarene til biskopen
Regionalt hovedverneombud
Forurensning Avfallsbehandling
Lokalt FR Lokalt FR
Brann - rutiner Lokalt FR Lokalt FR
Ulykke – førstehjelp Beredskapsplaner
Lokal FR Lokalt FR
Maskiner / utstyr / større innretninger
Lokalt FR Lokalt FR
Lokaler generelt Lokalt FR Lokalt FR
Personaldokumentasjon
Personalmapper Personalarkivet på bispedømmekontoret
Arkivleder
Håndbok for tilsatte Bispedømmets hjemmeside Personalsjef
14
HMS-HÅNDBOK
ARBEIDSMILJØ
KAPITTEL 4
4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND
BISPEDØMME
Nord-Hålogaland bispedømme har for tiden 94 prestestillinger fordelt på 9 prosti. Det er valgt
4 verneombud fordelt på 4 verneområder
Regionalt arbeidsmiljøutvalg RAMU
Hovedverneombud og biskopen har fast plass
Arbeidstakersiden 3 stk
Arbeidsgiversiden
3 stk
Hovedverneombud
Gaute Norbye
Verneområde Domprostiet og
Nord Troms
Verneombud Ann Christin
Elvemo
Verneområde Trondenes, Senja og
Indre Troms
Verneombud Geir Arne Solum
Verneområde Alta og Hammerfest
Verneombud
Verneområde Indre Finnmark og
Varanger
Verneombud Janos Kona
15
HMS-HÅNDBOK
ARBEIDSMILJØ
KAPITTEL 4
4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i
virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeide, og nøye følge
utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. AML § 7-1
Det regionale arbeidsmiljøutvalget består av 6 medlemmer, 3 fra arbeidsgiversiden og 3 fra
arbeidstakersiden. Biskop og hovedverneombud er faste medlemmer av utvalget.
Bispedømmerådet utpeker de to andre representanter fra arbeidsgiversiden.
Fagforeningene (Teologene og PF) kan avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at
fagforeningene skal utpeke arbeidstakernes representanter i arbeidsmiljøutvalg. Blir slik avtale
ikke inngått, skal valget skje som flertallsvalg.
Utvalget velges for 2 år og leder alternerer hvert år mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.
Når fellesrådet også skal ivareta arbeidsmiljøspørsmål for prestene, må fellesrådets AMU
utvides med en arbeidsgiverrepresentant og en arbeidstakerrepresentant for presteskapet.
RAMU møtes 3 ganger i året. To ganger på våren og en gang på høsten.
På årets første møte vedtas årets handlingsplan innen for HMS.
RAMU skal behandle saker om:
bedriftshelsetjenesten og den interne vernetjenesten, (§7-2).
opplæring, instruksjon og opplysninger som har betydning for arbeidsmiljøet, (§7-2).
planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til § 18-9, (§7-2).
andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer for
byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende
vernetiltak, (§7-2).
etablering og vedlikehold av internkontrollsystemer, (§7-2).
helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger, (§7-2).
arbeid for yrkeshemmede arbeidstakere, jfr. § 4-6, ((§7-2)
RAMU skal gjennomgå alle rapporter om:
yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller
sykdommen, og se til at arbeidsgiver treffer tiltak for å hindre gjentakelse, (§7-2 nr 4).
yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultat, (§24 nr.3). NB! før utvalget skal behandle
rapporter som nevnt ovenfor, skal opplysninger av personlig karakter tas ut av rapporten,
med mindre den opplysningene gjelder, samtykker i at de legges fram for utvalget.
RAMU skal ellers:
delta i å utarbeide et handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet i virksomheten, (F. § 9).
gi råd om prioritering av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp
spørsmål om nye tiltak, (F. § 9).
fastsette retningslinjer for introduksjon av nytilsatte omkring verne og miljøarbeidet i
virksomheten og se til at arbeidsgiver sørger for opplæring av nye tilsatte så snart som
mulig etter tilsetting, (F. § 9).
foreta befaringer i virksomheten, (F. § 9).
arbeide for at de ansatte i virksomheten får innsikt i arbeidsmiljøproblemer og søke deres
medvirkning i verne og miljøarbeidet, (F. § 9).
16
HMS-HÅNDBOK
ARBEIDSMILJØ
KAPITTEL 4
hvert å avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer, arbeidstakernes
organisasjoner og Arbeidstilsynet, (§24 nr.5).
4.3 VERNEOMBUD
For oversikt over verneombudene og kontaktinformasjon se hjemmesiden for
bispedømmet: https://kirken.no/nb-NO/bispedommer/nord-haalogaland/
Det velges 4 lokale verneombud som på det regionale verneombudets vegne ivaretar visse
oppgaver. Lokale verneombud dekker følgende områder:
1. Alta og Hammerfest prostier
2. Varanger og Indre Finnmark prostier
3. Nord-Troms og Domkirken prostier
4. Senja, Indre Troms og Trondenes prostier
Verneombudets oppgaver:
Se til at arbeidsplassen er innrettet på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet,
helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i AML § 6 Føre tilsyn med at
lovens krav til arbeidsmiljøet oppfylles.
Verneombudene skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har
betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneområdet.
Engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.
4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME
Hovedverneombudets navn og kontaktinformasjon se hjemmesiden for bispedømmet:
www.kirken.no/nord-haalogaland
I henhold til avtale velges ett hovedverneombud for hele landet. I bispedømmet velges
regionalt verneombud. Verneombud skal velges blant anerkjent dyktige medarbeidere ved
virksomheten, med erfaring og innsikt i dens arbeidsforhold. Verneombudet bør velges blant
arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste 2 år, jfr. AML § 6. Det skal være
oppslag i bispedømmets informasjonskanaler og interne publikasjoner om hvem som til enhver
tid er hovedverneombud og regionalt verneombud.
Hovedverneombudet skal:
forelegges spørsmål som gjelder flere verneområder.
avgjøre spørsmål om hvilket verneombud en sak hører under.
engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.
samordne verneombudenes virksomhet.
være medlem av det regionalt arbeidsmiljøutvalget.
Hovedverneombudet har rett til å bruke den tid som er nødvendig for å utføre oppgavene på en
forsvarlig måte. Vikar for regionalt verneombud i dennes faste arbeid som prest tilordnes av
prosten.
17
HMS-HÅNDBOK
ARBEIDSMILJØ
KAPITTEL 4
4.5 BEDRIFTSHELSETJENESTE Nord-Hålogaland bispedømme har ingen overordnet avtale med en bedriftshelsetjeneste.
Forskriften innebærer at det ikke er stilt krav om bedriftshelsetjeneste for presteskapet. I Nord-
Hålogaland bispedømme kan det etableres ordninger knyttet til lokal bedriftshelsetjeneste.
Tjenesten er tillagt forebyggende funksjoner og skal gi råd til arbeidsgiver, arbeidstaker og
deres representanter i virksomheten om:
Kravene til opprettholdelse og vedlikehold av et trygt og sikkert arbeidsmiljø.
Tilpasning av arbeidet til arbeidstakernes forutsetninger.
Bedriftshelsetjenesten skal med sin kompetanse bistå arbeidsgiver og arbeidstakerne med å
skape et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
RETNINGSLINJER
Mange fellesråd har etablert en bedriftshelsetjeneste som det ofte er naturlig å knytte seg til.
Også andre bedriftshelsetjenester kan benyttes.
I de tilfeller hvor det ikke er praktisk mulig med medlemskap i en bedriftshelsetjeneste, skal
arbeidstakerne oppfordres til å gjennomgå en årlig helseundersøkelse.
Utgiftene skal holdes innenfor en akseptabel ramme. Det er ikke fastsatt noen øvre grense for
utgiftene, men beløpet skal avtales med arbeidsgiver før godkjenning evt. gis.
Utgiftene som følge av tilmelding til bedriftshelsetjeneste, evt. som følge av årlig
helseundersøkelse, dekkes av arbeidsgiver ved at regning/faktura på vanlig måte sendes Nord-
Hålogaland bispedømmeråd. Arbeidstakere som ikke tilbys tilknytning til
bedriftshelsetjenesten kan få utgiftene til en kontrollundersøkelse hos allmennpraktikere
refundert mot kvittering.
Evt. utgifter til skyss og annen vanlig legekonsultasjon dekkes av arbeidstakeren.
Prosten skal i sin årsrapport til biskopen gjøre greie for omfanget av
bedriftshelsetjeneste/helseundersøkelser i prostiet.
18
HMS-HÅNDBOK
ARBEIDSMILJØ
KAPITTEL 4
4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID
VERNEOMBUD
I henhold til aml § 29 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre
sine verv på en forsvarlig måte. Opplæringen kan om ønskelig tas ved kurs som
arbeidstakernes organisasjoner organiserer. Utgifter i forbindelse med slik opplæring bæres av
arbeidsgiveren.
I tillegg til den lovbestemte opplæringen må verneombud gis anledning til å sette seg grundig
inn i de lover og forskrifter som gjelder særlig innenfor den delen av virksomheten de har sitt
virkeområde. De må holdes orientert om endringer i lover, forskrifter og prosedyrer, og bør i
stor grad selv aktivt delta i HMS-arbeid.
LEDERE MED PERSONALANSVAR
Prostene skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og
utførelse av de arbeidsoppgaver som hører inn under deres ansvarsområder.
Proster må gis nødvendig opplæring som setter dem i stand til å finne gode løsninger på
aktuelle helse-, miljø- og sikkerhetsproblem.
Det må legges særlig vekt på at proster skoleres i gjennomføring av medarbeidersamtaler og
håndtering av konfliktsituasjoner.
DOKUMENTASJON
All opplæring skal dokumenteres i vedkommendes personalmappe.
19
HMS-HÅNDBOK
HMS-ARBEID
KAPITTEL 5
5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET
Handlingsplan RAMU 2010-201 Vedtatt 08.04.2011
OPPGAVER Tid Tiltak Ansvar
Personalhåndbok Høst
2010
Utarbeide personalhåndbok som
behandles på høstens RAMU-møte
Avdelingsleder
Samarbeid mellom
vernelinja og prostene
2010 -
2011
Gjennomføre vernerunder og
arbeidsplassundersøkelser. Dette skal
avtales med prosten og fellesråd.
Verneombud/prost
Medarbeidersamtaler med
sokneprester, kapellaner og
prostiprester
2010 -
2011
Alle ansatte skal i løpet av året
gjennomføre medarbeidersamtale med
prosten. Prostene skal ha
medarbeidersamtale med biskopen.
Biskopen sørge for opplæring av proster
hvordan gjennomføre
medarbeidersamtale.
Prost/biskop
Opplæringsbehov
HMS/kursing
29.4.10
Feb 10
2010
1. Verneombudssamling
2. Stiftsmøte, HMS i fokus
3. Ledere uten HMS-kurs
Hovedverneombud
Biskop
Avdelingsleder
Livsfasepolitikk 2010 Oppnevne arbeidsgruppe som skal lage
et forslag på tiltak for de forskjellige
livsfaser.
Avdelingsleder
Sykefravær 2010 Motivere prester og proster til å ta ut all
ferie og fridager i løpet av året
Alle prester skal få tilbud om å ta ut 5
uker ferie i sammenheng.
Proster
Proster
Psykososialt 2010 -
2011
Implementere prosedyre for håndtering
av mobbing, konflikter og trakassering i
Senja og Indre Troms prosti.
Følge opp det arbeidet som er startet i de
andre prostiene.
Det skal utarbeides gode arbeidsplaner
slik at prestene har en størst mulig
forutsigbar tjeneste
Ha psykososialt arbeidsmiljø i fokus, i
tillegg til lokale tilpasninger.
Avdelingsleder
Avd.leder
Prostene
Fysisk arbeidsmiljø
1. Fortsette arbeidet med å få
rekrutteringsbolig opp på et
akseptabelt nivå.
2. Følge opp innmeldte mangler
vedrørende kontorforhold,
boligforhold, kirke
Rådgiver bdk/boligombud
Prostene
20
HMS-samarbeid med
fellesrådene
2010 1. Gjennomføre møte mellom prost
og fellesråd ut fra det som er satt
opp i samarbeidsavtalen. Møtene
skal rapporteres inn i prostenes
HMS - rapportering
2. Inngå samarbeidsavtale med de
resterende fellesråd.
Prosten
Avdelingsleder og prostene
Introduksjonsprogram for
nytilsatte
Høst
2010
Det skal utarbeides et
introduksjonsprogram for nyansatte der
blant annet sokneprestkurs og
mentor/veileder legges inn.
Biskopen
Arbeidsplassundersøkelse Høst
2010
Arbeidsplassundersøkelsen skal være
tema og gjerne gjennomføres på
prostisamlingene høsten 2010.
Skjema og rutinebeskrivelse sendes
prosten senest 1. nov som sender ut til
prestene.
Prestene besvarer undersøkelsen og
sender til verneombudet senest
20.november.
Verneombudet oppsummerer i eget
skjema som sendes prosten og
bispedømmekontor innen 15. desember.
Prosten bruker resultatet som grunnlag
for årsrapportering.
Prosten
Prosten
Verneombud
21
HMS-HÅNDBOK
HMS-ARBEID
KAPITTEL 5
5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV
Det psykososiale miljøet virker inn på hverdagens arbeidssituasjon for alle tilsatte, og det er
svært ofte en nær sammenheng mellom trivsel og miljø på den ene siden og psykisk og fysisk
helse på den andre siden. For prester er det ofte de psykososiale utfordringene større enn de
rent fysiske. For å sikre et godt arbeidsmiljø må i det minste arbeidsmiljølovens krav oppfylles,
og intensjonen må realiseres ved systematiske tiltak.
Arbeidsmiljølovens § 4 handler om tilrettelegging av arbeidet:
§ 4,1 stiller en del generelle krav – bl.a.:
at arbeidstakeren ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger
at det legges vekt på forebygging av skader og sykdommer.
§ 4,2 stiller krav til utforming av arbeidet – bl.a.:
at det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglig
ansvar
at en skal søke å unngå ensformig gjentakelsesarbeid
at arbeidet skal gi mulighet for variasjon og kontakt med andre
at arbeidstakeren kan holde seg orientert om produksjonskrav og resultater, og at den
ansattes verdighet ikke krenkes.
at arbeidstakeren gis rimelig mulighet for faglig og personlig utvikling
5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE Det er utarbeidet en spørreundersøkelse av SAMU (Sentralt arbeidsmiljøutvalg) som kan gi
viktige signaler som utgangspunkt for årsrapporten til RAMU. Undersøkelsen kan besvares
anonymt.
Rutiner arbeidsplassundersøkelse
1. Prost/prostesekretær har ansvar for koordinering av undersøkelsen.
2. Skjema og rutinebeskrivelse sendes fra arbeidsgiver til prostene senest 1. november
som videresender skjema til prestene i prostiet.
3. Prestene fyller ut og sender skjema til prostiets verneombudet for oppsummering senest
20. november.
4. Verneombudet oppsummerer i eget skjema som sendes prost og bispedømmekontor
innen 15. desember.
5. Prosten bruker resultatet som grunnlag for årsrapportering.
Spørreundersøkelsen ligger tilgjengelig for nedlasting her.
22
HMS-HÅNDBOK
HMS-ARBEID
KAPITTEL 5
5.4 MEDARBEIDERSAMTALER Alle medarbeidere skal ha en årlig medarbeidersamtale.
Alle proster har plikt til å gjennomføre dette. Det innebærer en forpliktelse til å informere de
tilsatte om muligheten og opplegget og ansvar for å legge til rette for den praktiske
gjennomføringen.
Prostene må drøfte den praktiske gjennomføringen av medarbeidersamtaler med biskopen.
5.5 MILEPÆLSSAMTALE Seniorpolitikken skal gjennom aktiv, målrettet og kontinuerlig innsats for seniormedarbeiderne
(over 55 år) sikre at deres erfaring og kompetanse blir nyttiggjort, videreutviklet og tilpasset
den situasjonen den enkelte er i. Arbeidsgiver skal gi nødvendig hjelp til avvikling av
yrkesaktivt liv, forberede pensjonistfasen og gi anledning og oppmuntring til videre innsats i
samsvar med egne forutsetninger og arbeidsgivers behov.
Fra fylte 55 år skal prosten gjennomføre milepælsamtaler som del av den årlige
medarbeidersamtalen, hvor seniorens spisskompetanse og planlegging av videre tjeneste
fokuseres som eget tema.
5.6 KONFLIKTHÅNDTERING Konflikter vil kunne oppstå på alle arbeidsplasser, og dette er av de vanskelige sakene for
ledere.
En konflikt er mer enn uenighet – det er at to eller flere personer har uforenlige interesser og i
tillegg gjensidig nærhet og gjensidig avhengighet. Det er altså tre elementer en kan gjøre noe
med. Til forskjell fra uenighet involverer en konfliktsituasjon følelsene like mye som tankene.
Og ofte fokuseres dermed person mer enn sak.
I denne sammenheng er det viktig å klargjøre saksgang ved konflikter. Se under punkt rutiner
prosedyren for mobbing, konflikter og trakassering.
Viktigste holdepunkter:
Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder.
Prøv å løse saken på et tidligst mulig tidspunkt
Prøv å løse saken på et nærmest mulig nivå
Unngå slarv, ikke gå med det til andre kolleger som ikke har noe med saken å gjøre
Selv om vi anbefaler saksgangen under, er det svært viktig med fleksibilitet på dette området.
23
HMS-HÅNDBOK
HMS-ARBEID
KAPITTEL 5
5.7 VERNERUNDER Den systematiske kartleggingen av arbeidsmiljøet skal heretter utføres etter et fastlagt opplegg
slik det går fram av denne HMS-håndboka.
Plan for vernerunder vil bli vedtatt på RAMU møte i våren 2010
Forundersøkelse til vernerunden, Sjekkliste fysisk miljø og Sjekkliste brann/ulykke ligger
tilgjengelig for nedlasting fra bispedømmets nettsider eller ved å trykke på lenkene i dette
dokumentet.
5.8 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE
AVVIKSREGISTRERING - RISIKOVURDERING
Med avvik menes registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i
eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er
nødvendig å gjøre noe med.
Avviksregistreringen foretas på bakgrunn av dokumentasjon fra vernerunden.
Sammen med avviksregistreringen bør det foretas en risikoanalyse som danner grunnlag for
prioriteringen av de forebyggende tiltak i handlingsplanen. Risikoanalysen skjer ut fra følgende
faktorer:
Risikoidentifisering: Hva slags skade kan skje? Hva/hvem kan skades?
Risikovurdering: Hvor stor kan skaden bli? Hvor ofte kan skaden skje?
Risiko defineres som et produkt av frekvens og konsekvens. Konsekvens kan graderes fra 1 - 5,
hvor 1 tilsvarer den minst omfattende skade som knapt merkes, mens 5 tilsvarer katastrofen.
Frekvens graderes på samme måte, hvor 1 tilsvarer det som forekommer uhyre sjeldent mens 5
tilsvarer det som skjer ofte.
HANDLINGSPLAN
Handlingsplanen skal angi konkrete tiltak og hvem som skal ha ansvaret for gjennomføringen.
Tiltakene skal prioriteres.
Det er viktig å sette realistiske tidsfrister for gjennomføring av de tiltak man er enige om.
Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må godkjennes av budsjettansvarlig. Finnes
det ikke disponible midler, skal budsjettansvarlig legge problemet fram for nærmeste
overordnet. Inntil nødvendige midler stilles til disposisjon har overordnet myndighet ansvar for
gjennomføringen av tiltaket.
Dreier det seg om viktige skadeforbyggende tiltak som har med liv og helse å gjøre, kan man
likevel ikke unnlate å gjennomføre disse fordi om det ikke foreligger budsjettmessig dekning.
De nødvendige midler må da skaffes til veie ved omprioritering innenfor budsjettrammen eller
ved tilleggsbevilgninger.
24
HMS-HÅNDBOK
HMS-ARBEID
KAPITTEL 5
OPPFØLGING
All dokumentasjon fra vernerunden samles i én perm som oppbevares hos
avdelingsdirektør/avdelingsleder drift. Verneombud(ene) skal ha kopi.
Resultatet av vernerunden og andre tiltak for kartlegging lages til en rapport. På grunnlag av
rapporten lages handlingsplan på hver avdeling med prioriterte tiltak for arbeidsmiljøet.
Tiltakene i handlingsplanen innarbeides i kontorets budsjettforslag.
Når neste vernerunde planlegges, skal alltid dokumentasjonen fra foregående vernerunde
gjennomgås og handlingsplanen evalueres.
Dokumentasjonen skal til enhver tid være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.
Skjema for avviksregistrering og risikovurdering etter IK-runder, Handlingsplan – Prioritering
av tiltak og Separat avviksmeldigsskjema ligger tilgjengelig for nedlasting fra bispedømmets
nettsider eller ved å trykke på lenkene i dette dokumentet.
5.9 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID
HMS-problemer som registreres i det daglige, bør tas opp og søkes løst på det nivå hvor
problemet er registrert. Dersom dette ikke fører fram, tas saken opp tjenestevei.
Tjenestevei i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet vil være:
Problemet oppstår:
Saken prøves løst i samarbeid med
nærmeste overordnet
Løses ikke
Arbeidstaker kontakter verneombudet. Saken
prøves løst i samarbeid med nærmeste
overordnet.
Løses ikke
Verneombudet tar saken
opp med Arbeidstilsynet.
Løses ikke
Saken sendes til Arbeidsdirektoratet.
S
A
K
E
N
L
Ø
S
E
S
25
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE
Tidspunkt Nødvendige aktiviteter Ansvarlig Merknader
Før tilsetting:
Informasjon
til søkere
Ved forespørsel sendes utvidet søkerliste til
søkerne.
Saksbehandler
Ved
tilsetting
Orientering om tilsetting med informasjon om
generelle vilkår og arbeidsavtale. I tillegg
sendes flytteregulativer og evt. kontrakt for
bindingstid.
saksbehandler Arbeidsavtale
og avtaler om
flytting og
bindingstid
fylles
ut og
returneres.
Lokal introduksjonsplan
Før oppstart Ansvarlig Utført/dato
Det avtales første oppmøte med den nytilsatte. Tidspunkt, sted, kontaktperson osv.
Prost
Innflytting i tjenestebolig - påse at det finnes nøkler til boligen - kvalitetssjekk av bolig (rengjort, varme på, ryddet) før innflytting senest en uke før - sørge for at det er en til å ta imot ved innflytting
Prost
Orientere kollegaer og menighetsråd om at den nyansatte kommer og peke ut en kontaktperson
Prost
Sørge for -telefon - pc, e-post, tilgangsrettigheter på datasystem, nødvendig programvare og adresselister gjøres tilgjengelig - selve arbeidsplassen er klar - posthylle - navneskilt - nøkler - nødvendige håndbøker/liturgiske bøker
Fellesrådet
Første arbeidsdag
Ta imot ny medarbeider til avtalt tid, informere om evnt kontaktpersonordningen og introdusere kontaktperson for nytilsatt.
Lokalt
Presentasjon for lokal stab Prost/lokalt
26
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Første arbeidsuke
Ingen kirkelig handlinger, forberede innsettelsesgudstjeneste Prosten sørger for vikar på kirkelige handlinger
Prost
Gjennomgå de viktigste arbeidsoppgavene. Lage/sette opp en arbeidsplan for de første en til to ukene. Informere om møter som er planlagt
Prost/lokalt
Gjennomgang av lokale prosedyrer ved dåp, konfirmasjon, vigsel, begravelse/bisettelse
Lokalt
Gjennomgang av menighetens lokale planer og rutiner Lokalt
Innføring i kontor og kontorrutiner Lokalt
IKT-innføring Fellesrådet
Avtale besøk/befaring for innføring i aktuelle kirke/kirkegårder/menighetshus
Lokalt
Avtale møte med aktuelle samarbeidspartnere - menighetsråd - frivillige - aktuelle samarbeidspartner (kommune m.m.) - tillitsvalgte i fagforening - verneombud/boligombud
Prost
Sørge for relevant skriftlig materiale for eksempel div skjemaer oghåndbøker
Prost
Det utpekes navngitte oppgaveansvarlige for viktige funksjoner -arkiv -økonomi -personal -brann -geografi (kirke, kirkegård, sykehjem, skoler osv) -annet
Prost
Innføring i lokalsamfunnet Lokalt
Første måned
Presentasjon for menighetsråd Prost
27
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Prostiets innføringsplan
Første arbeidsuke Ansvarlig Utført/ dato
Innføring i arbeidsplaner og arbeidsbeskrivelser Prost
Orientering om tjenestevei og tilgjengelighet til prosten Prost
Innføring i bestemmelser og ordninger for prestetjenesten (Første arbeidsuke), herunder: - Ferie, fritid, fraværsregistrering - Beredskapsordningen - Gudstjenester og kirkelige handlinger – lokale ordninger - Kirkebokføring og arkivering - Lovverk - HMS-arbeid - IA-prosedyrer - Medarbeidersamtale
Prost
Første måned Prost
Presentasjon for prostikollegiet og dets møteformer (Første prostisamling)
Prost
Innføring i prostiets landskap Prost
Prostiets planer og fellestiltak Prost
Presentasjon av andre samarbeidspartnere i prostiet Prost
Oppfølgingssamtale med prost etter en måned (gjennomgå praktiske forhold, sikre at arbeidsoppgaver er forstått og ansvarsforhold er avklart)
Prost
Etter 6 måneder
Medarbeidersamtale med prost Prost
Bispedømmeadministrasjonens innføringsansvar
Innen første halvår Ansvarlig Utført/dato
Samtale med biskop Driftsavdelingen
Nytilsattdag på bispedømmekontoret hvor følgende elementer gjennomgås: - Presentasjon av ansatte og deres arbeidsoppgaver - Informasjon om bispedømmets strategi og virksomhetsplaner - Informasjon om sosiale tiltak i bispedømmet - Presentasjon av personaltiltak - Informasjon om veiledning (ABV obligatorisk for alle
Driftsavdelingen
28
nyutdannede) - Innføring i arbeidslivets rettigheter og plikter, rolleavklaring, tjenestevei. - Etikk
Innføring i økonomirutiner Driftsavdelingen
Evaluering og kvalitetssikring (Ansvar: Personalavdelingen v/ bispedømmekontorene) Etter ca. 6 måneder evaluerer og kvalitets sikrer prost og den nytilsatte innføringsprogrammet. Evalueringen sendes til bispedømmekontorets personalavdeling. Personalavdelingen etterlyser eventuelt manglende evalueringer:
Gjennomføring av introduksjonsplan: Aktivitet
Dato Signatur nytilsatt Signatur prost
Lokal introduksjonsplan er gjennomført
Prostiets introduksjonsplan er gjennomført
Bispedømmeadministrasjonens introduksjonsplan er gjennomført
Evaluering og kvalitetssikring
29
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER Se veiledningen for en mer utførlig forklaring til de enkelte punktene. Husk: Lege må alltid tilkalles eller kontaktes ved alvorlig personskade!
Skjematisk oversikt over registrerings-, melde- og varslingsplikten ved personskader
Kontorets IK- system
(særskilt skjema)
Folketrygden
(særskilt skjema)
Statens Pensjonskasse
(særskilt skjema)
Politi og/eller Arbeidstilsynet
Dødsulykke eller alvorlig personskade som kan gi varig men eller langt sykdomsfravær
Skaden registreres
Skaden meldes Skaden meldes. Særskilt lege erklæring kreves
Begge etater skal varsles straks på hurtigste måte
Forstuinger, kutt, mindre klem- og støtskader eller andre skader som bør behandles av lege eller som antas å føre til kortere sykdomsfravær
Skaden registreres
Skaden meldes
Skaden meldes hvis arb.giver eller arb.taker ønsker det, sær-skilt legeerklæ-ring legges ved
Varsling ikke nødvendig1
Sykdom som kan skyldes påvirkning i arbeid eller forhold på arbeidsplassen
Sykdommen registreres
Sykdommen meldes
Skaden meldes ikke
Varsling ikke nødvendig2
Mindre skader, skrubbsår, rifter e.l hvor arbeidstakeren kan fortsette arbeidet etter førstehjelp på stedet
Registreres bare hvis skaden skjer i forbindelse med nestenulykke3 eller alvorlig uhell
Skaden meldes ikke
Skaden meldes ikke
Varsles ikke
Hvem som registrerer, melder eller varsler når den skadede er tilsatt ved Nord-Hålogaland bispedømmekontor
Prosten i samarbeid med verneombud. Kopi av skjema sendes biskop.
Prosten evt. i samarbeid med den skadede, meldingen går via bispedømme-kontoret.
Bispedømme -kontoret evt. i samarbeid med den skadede.
Nærmeste overordnet, varselet gis direkte
Veiledning for registrering og melding av arbeidsulykke, yrkesskade eller yrkessykdom
ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I
FOLKETRYGDLOVEN
Med yrkesskade menes en personskade, en sykdom eller et dødsfall som skyldes en
arbeidsulykke som skjer mens arbeidstakeren er i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden.
Som arbeidsulykke regnes en plutselig eller uventet ytre hending som arbeidstakeren har vært
utsatt for i arbeidet. Som arbeidsulykke regnes også en konkret tidsbegrenset ytre hending som
medfører en påkjenning eller belastning som er usedvanlig i forhold til det som er normalt i
vedkommende arbeid.
1 Arbeidstilsynet får kopi av skademeldingen til trygdekontoret og trenger derfor ikke særskilt melding, men bør varsles
ved tilløp til alvorlige ulykker uten personskader.
2 En lege som gjennom sitt arbeid får kunnskap om en arbeidstaker som lider av yrkessykdom som er likestilt med
yrkesskade eller annen sykdom som legen antar skyldes arbeidstakerens arbeidssituasjon, skal gi skriftlig melding om det til Arbeidstilsynet.
3 Nestenulykker uten personskader skal registreres, og tilløp til alvorlige ulykker bør alltid varsles til Arbeidstilsynet.
30
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Belastningslidelser som over tid har utviklet seg i muskel-/skjelett-systemet, regnes ikke som
yrkesskade. Det samme gjelder lidelser som har utviklet seg som følge av psykiske
påkjenninger eller belastninger over tid.
Med yrkessykdommer menes visse sykdommer som skyldes påvirkning i arbeid,
klimasykdommer og epidemiske sykdommer som ifølge forskrift og på særskilte vilkår kan
likestilles med yrkesskade.
REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE
Arbeidsgiveren skal etter arbeidsmiljøloven § 20 sørge for at alle personskader som oppstår
under utførelsen av arbeid registreres. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i
arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Denne registreringen skjer ved bruk av
skademeldingsskjemaet i internkontrollhåndboken, og det er prosten som har ansvar for at
skaden blir registrert. Kopi av skademeldingen sendes biskopen.
Registeret må ikke inneholde medisinske opplysninger av personlig karakter uten samtykke fra
den opplysningen gjelder. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud,
arbeidsmiljøutvalget og verne- og helsepersonalet, men er ellers undergitt taushetsplikt.
Som personskade etter denne bestemmelsen regnes enhver skade som kan føres tilbake til
farlige forhold i arbeidet eller arbeidsmiljøet. Bagatellmessige skrubbsår og smårifter e.l. som
kan behandles på stedet, og hvor arbeidstakeren umiddelbart kan fortsette arbeidet, regnes
likevel ikke som skade.
MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN
Arbeidsmiljøloven § 21 bestemmer at dersom arbeidstaker rammes av arbeidsulykke som har
voldt døden eller alvorlig skade, skal arbeidsgiveren straks, og på hurtigste måte, varsle
Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiveren skal bekrefte varselet skriftlig.
Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen. Meldeplikten bør gjelde tilsvarende dersom
ulykken rammer en student.
Varsel etter denne bestemmelsen kan gis muntlig, over telefon, med bud eller på den måten
som finnes mest hensiktsmessig ut fra situasjonen. Det viktigste er at rette myndighet kan
komme raskest mulig til skadestedet. Slikt varsel er ikke å anse som en skademelding. Det er
nærmeste overordnet som har ansvar for å varsle om ulykken.
Som alvorlig skade i lovens forstand regnes enhver skade som etter arbeidsgivers eller
arbeidstakers skjønn vil kunne medføre varig eller lengre tids arbeidsudyktighet.
Loven tolkes slik at det også kan foreligge meldeplikt ved arbeidsuhell som lett kunne ført til
alvorlig ulykke (nestenulykker), men hvor personskade tilfeldigvis ikke skjedde.
MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN
Arbeidsgiver har etter folketrygdloven § 13-14 plikt til å sende skademelding til trygdeetaten
når en arbeidstaker eller student blir påført en skade eller sykdom som kan gi rett til
yrkesskadedekning.
Det er et vilkår for rett til yrkesskadedekning at yrkesskaden er meldt til trygdeetaten innen ett
år etter at arbeidsulykken skjedde. En yrkessykdom må være meldt innen ett år etter at
vedkommende selv eller den meldepliktige ble klar over årsaken til sykdommen.
Meldingen gis på særskilt fastsatt skjema, og trygdekontoret sender kopi av meldingen til
Arbeidstilsynet. Det er trygdeetaten som avgjør om skadelidte har rett til yrkesskadedekning
etter folketrygdloven. Arbeidsgiver har først og fremst et ansvar for å klarlegge de faktiske
omstendighetene rundt ulykken eller sykdomstilfellet.
31
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Hvis skaden rammer en tilsatt, har prosten ansvaret for å skrive skademelding, helst i samråd
med verneombud og den skadede, hvis det er mulig. Skjemaet sendes biskopen som
videresender meldingen til trygdekontoret og sørger for at kopi blir oppbevart i vedkommendes
personalmappe.
YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE
Alle som utfører arbeid i arbeidsgivers tjeneste, er omfattet av lov om yrkesskadeforsikring,
uavhengig av hvem som er arbeidsgiver. Arbeidstakere som omfattes av hovedtariffavtalen i
staten, dekkes i tillegg av tariffavtalens bestemmelser om ytelser ved yrkesskade. Skadelidte
har rett til erstatning fra den av ordningene som gir best kompensasjon.
Saker om yrkesskadeerstatning i staten behandles og avgjøres av Statens Pensjonskasse.
Dersom det oppstår en skade som arbeidsgiver eller den tilsatte mener kan gi rett til erstatning,
bør pensjonskassens særskilte skademeldingsskjema for yrkesskader fylles ut og sendes inn. I
utgangspunktet er det arbeidstakeren selv som skal fylle ut skjemaet, men arbeidsgiver må påse
at pensjonskassen får melding og skal hvis ønskelig bistå ved utfyllingen av skjemaet. Noen av
opplysningene skal bekreftes av arbeidsgiver. I skjemaet er det også plass for legeerklæring
som selvsagt må fylles ut av lege.
Det er viktig å melde fra om skader så tidlig som mulig. Selv om skaden ikke blir vurdert som
en yrkesskade der og da, kan skademeldingen gi viktige opplysninger hvis det senere oppstår
komplikasjoner.
Skjema for skademelding ved personskade ligger tilgjengelig for nedlasting ved å trykke på
lenken i dette dokumentet.
32
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.3 OPPFØLGING AV SYKE
Retningslinjer og rutiner for oppfølging av langvarig syke
Når sykdom oppstår og medarbeidere blir borte fra jobben over lengre tid, er det behov for
omsorg og planmessig oppfølging. Dels er dette arbeidsgivers lovfestede plikt, og dels er snakk
om vanlig medmenneskelighet og god personalpolitikk. I denne forbindelse er det særlig viktig
å forebygge vilkårlighet, forglemmelser og direkte lovstridige tiltak.
Godt lederskap
Det sier seg selv at retningslinjer og rutiner ikke kan erstatte godt lederskap. Her er det
snakk om et følsomt område med store krav til innlevelse og skikkelig kjennskap til lover og
regler. Bl.a. er det viktig å være klar over at mens en arbeidsgiver har rett til å få vite noe om
sykefraværets antatte varighet, har han/hun ikke krav på å få opplysning om diagnosen, men
om sykefraværet er arbeidsrelatert. Oppfølgingen og kontakten med sykemeldte må foregå på
hans/hennes premisser.
Forebygging
Sykefravær er svært ofte knyttet til mangler eller problemer i det psykososiale arbeids-
miljøet – det antas at dette kan gjelde så mange som 2 av 3 tilfeller i norsk arbeidsliv.
Det betyr at trivsel, kontakt og lagånd i mange tilfeller kan forebygge sykdom, og en
systematisk bruk av virkemidlene under pkt. 5 kan bidra til mindre sykefravær.
Tilrettelegging
Det er viktig både for den sykemeldte og for arbeidsgiver at vedkommende kommer seg snarest
mulig tilbake til arbeid.
Det bør drøftes med den sykemeldte om det er mulig med ulike former for tilrettelegging, slik
at han/hun kan være helt eller delvis i arbeid.
Arbeidsgiver, dvs. prost, skal innenfor rimelighetens grenser sette i verk nødvendige tiltak for å
tilpasse den fysiske arbeidsplassen eller arbeidsredskapene, slik at den sykemeldte kan få
anledning til å fortsette i det vanlige arbeidet sitt. Reisetilskudd til dekning av nødvendige og
ekstra skyssmidler til og fra arbeidsstedet kan også være et tiltak som muliggjør raskere
tilbakevending. Behovet må dokumenteres av lege.
NAV kan gi den sykemeldte lønn under sykdom i opptil 12 uker også under aktivisering og
arbeidstrening i virksomheten, såkalt aktiv sykemelding. Den sykemeldte har plikt til å forsøke
arbeidstrening når det er medisinsk forsvarlig. Det må lages en avtale og en plan for aktiviteten.
Aktiv sykemelding kan være et virkemiddel der den sykemeldte er for syk til å utføre sin
vanlige jobb, men frisk nok til å arbeide med noe annet hele eller deler av dagen. På den
måten kan den sykemeldte holde seg i aktivitet og holde kontakten med arbeidsplassen.
Det er en forutsetning at sykdommen ikke er til hinder for slik aktivitet, og ordningen skal ikke
erstatte en vikar.
Egenmelding
Den enkelte tilsatte har rett til å bruke egenmelding om sykefravær i inntil 24 dageri løpet av en
12 måneders periode. Det innebærer at egenmelding for eksempel kan benyttes for 24
enkeltdager. Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn åtte dager per fraværstilfelle.
33
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager som det ikke foreligger
sykmeldingsattest for. Når 8 egenmeldingsdager er brukt i løpet av en 16 dagers periode, må
den ansatte arbeide sammenhengende i 16 kalenderdager før egenmelding kan brukes på nytt.
Er den ansatte syk utover egenmeldingsdagene, må lege kontaktes. Egenmeldte fraværsdager
forutfor sykmelding fra lege, regnes som brukte egenmeldingsdager.
HVA SKAL VI GJØRE NÅR EN MEDARBEIDER BLIR SYK?
Ved
sykefravær:
Den ansatte Nærmeste Leder Annet
1. – 8. dag Gi beskjed om fravær til
nærmeste leder. Anslå mulig
lengde for fravær
Registrerer fravær på
registrerings- skjema.
Ingen
beskjed
regnes som
skoft
Tilbake på
jobb før 9. dag
Fylle ut egenmelding. Levers
nærmeste leder
Konstaterer status. Registrerer
fraværet og arkiverer
egenmeldingen
9. dag Orienterer om videre sykefravær
til nærmeste leder. Sende/levere
sykemelding til nærmeste leder
Konstaterer status. Mottar
egenmeldingsskjema, noterer
på registreringsskjema.
Registrerer fraværet og
arkiverer sykemeldingen
Ingen
beskjed
regnes som
skoft
Hyppig fravær Ofte bruk av egenmelding og
mye korttidsfravær. Ha en
oversikt over antall egenmelding
som er brukt
Ved hyppig bruk av
egenmelding/bruk av
syklefraværsmeldinger
vurdere samtale med den
ansatte for å avklare
situasjonen.
16. dag
sykefravær, 8
dag sykemeldt
Sende/levere forlenget
sykemelding
Kontakt den sykemeldte.
Tema: Omsorg, om arbeid,
tilrettelegging, aktiv
sykemelding
Benytte oppfølgingsskjema.
Regnskap sender ref. krav til
trygdekontoret
4. uke
sykefravær, 3.
uke sykemeldt
Sende/levere forlenget
sykemelding. Delta aktivt i
prosessen med å finne alt.
løsninger på arbeidsplassen.
Samtale pr tlf eller på
arbeidsstedet. Vurdere
situasjonen/finne alternative
løsninger. For eksempel aktiv
sykemelding, Sende
info/Invitere til møter og
lignende Tar eventuelt
kontakt med kontakt person
på arbeidslivssentret for å få
orientering om muligheter
Benytte oppfølgingsskjema
34
7. uke
sykefravær,
6. uke
sykemeldt
Holde bedriften orientert.
Sende/levere forlenget
sykemelding.
Innkalle til formell samtale,
Skriftlig. Vurdere
situasjonen/finne alternative
løsninger. Tar eventuelt
kontakt med kontakt person
på arbeidslivssentret for å få
orientering om muligheter
Benytte oppfølgingsskjema
Innen uke 6
skal det
utarbeides
en
oppfølgings
plan
12 uker Holde bedriften orientert.
Sende/levere forlenget
sykemelding.
Delta på dialogmøte. Hvis
arbeidstaker ønsker det, skal
legen/sykmelder delta.
Tillitsvalgt kan også være med.
Målet med møtet er å finne
løsninger i virksomheten som
kan hjelpe den sykmeldte
tilbake i arbeid.
Benytte oppfølgingsskjema
Hvis
arbeidstakere
n har vært
sykmeldt på
full tid i 12
uker, skal
arbeidsgiver
innkalle til et
dialogmøte
Senest 6 mnd Både arbeidstaker og arbeidsgiver
er pliktig til å delta, og legen og
annet helsepersonell skal delta
hvis det er hensiktsmessig
Både arbeidstaker og
arbeidsgiver er pliktig til å
delta, og legen og annet
helsepersonell skal delta hvis
det er hensiktsmessig
NAV-
kontoret
innkalle til et
nytt
dialogmøte
etter senest
6 måneder.
3-12. mnd Holde bedriften orientert.
Sende/levere forlenget
sykemelding. Er velkommen
innom. Delta aktivt i prosessen
med å finne alt. løsninger på
arbeidsplassen. Dersom
tilbakeføring ikke lykkes –
vurdere andre løsninger
Fortsette å holde kontakt med
den sykemeldte en gang pr
mnd. Vurdere
situasjonen/finne alternative
løsninger i organisasjonen.
Aktiv sykemelding eventuelt
vurdere andre løsninger.
Mulige løsninger:
omplassering, omskolering,
attføring, hel eller delvis
uførepensjon
Den ansatte
kan eventuelt
ha med
tillitsvalgte/v
erneombud i
møte
35
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.5 RETNINGSLINJER FOR TERMINALBRILLER Arbeidstaker er berettiget terminalbrille dersom det skriftlig dokumenteres enten at:
Brillen som skal brukes ved skjermarbeid er forskjellig fra den vanlige brille, altså at
egen brille ikke kan brukes. Dette vil oftest gjelde personer over 40 år
eller at
Det er nødvendig med korreksjon av svak langsynthet og/eller hornhinneskjevhet hos
yngre mennesker som ikke bruker brille til daglig. Dette må begrunnes særskilt av
optiker, evt. øyelege.
Det anbefales at den forelagte dokumentasjon godkjennes av arbeidsgiver før innkjøp av
terminalbrille foretas. Terminalbrillen er et individuelt arbeidsverktøy, betalt av bedriften og
skal oppbevares og behandles deretter.
Det dekkes utgifter til terminalbriller som følgende:
1. Det dekkes utgifter til terminalbriller jmf Forskrift 1994-12-15 nr 1259 til
Arbeidsmiljøloven: Forskrift om arbeid ved dataskjerm Kap. 5. Særlig vernetiltak, § 11.
Oppfølging av arbeidstaker syn
2. Tilbudet om terminalbriller gjelder fortrinnsvis fast tilsatte. For midlertidig tilsatte kan
arbeidsgiver vurdere delvis dekning.
3. Før det foretas innkjøp skal den tilsatte kontakte avdelingsleder drift for bekreftelse av
det konkrete kjøpet.
4. Ved første gangs anskaffelse av terminalbriller dekker Nord-Hålogaland
bispedømmeråd hele kostnaden på synsprøve og brilleglass. I tillegg dekkes kostnad til
innfatning med inntil kr. 1.500,-.
5. Ved evt. senere behov for korrigering dekker bispedømmerådet kostnaden ved
synsprøve og brilleglass, men ingen ny innfatning.
6. Utgiftene refunderes den ansatte via lønn, ved innlevering av originalbilag med
kvittering for betalt samt bekreftelse fra optiker/lege.
6.6 PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER, MOBBING
OG TRAKASSERING Prosedyre for Domprostiet og bispedømmekontoret vedtatt styringsgruppa 20.01.2007
6.7 RUTINE FOR VARSLING OM KRITIKKVERDIGEFORHOLD
INNLEDNING
Arbeidsmiljøloven har egne bestemmelser om ansattes rett til å si ifra om kritikkverdige
forhold på arbeidsplassen. Loven har også bestemmelser om at arbeidsgiver ikke kan møte
kritikk med straff eller andre negative reaksjoner. Arbeidsgiver har på sin side plikt til å legge
forholdene til rette for varsling. Arbeidsmiljølovens bestemmelser ligger som vedlegg
til denne rutinen. Bestemmelsene finnes i lovens §§ 2-4, 2-5 og 3-6.
Nord-Hålogaland bispedømme har utarbeidet egne rutiner for hvordan det skal varsles og
hvordan varsler skal håndteres. Samlet informasjon om varslingsbestemmelsene, herunder
rutinebeskrivelsen.
Skjema som kan brukes ved varsling, finner du på vår hjemmeside.
36
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
MÅLGRUPPE
Denne kortversjonen av rutinebeskrivelsen er laget for at ansatte på en enkel måte skal kunne
skaffe seg oversikt over lovens bestemmelser, bispedømmets holdning og hvordan du skal gå
fram rent praktisk i en varslingssak.
Prinsipper for varsling
Nord-Hålogaland bispedømme skal være en åpen organisasjon, der allmennheten gis innsyn i
virksomheten i henhold til gjeldene lovverk. Åpenhet kan bidra til å fjerne mistanke om for
eksempel korrupsjon, lovbrudd eller andre uetiske handlinger.
Spesielt ledere, men også den enkelte ansatte, har en viktig rolle når det gjelder å bidra til en
kultur der åpenhet, innsyn og rom for kritikk er grunnleggende. I saker som det er vanskelig å
ta opp i den daglige virksomheten eller i ordinær dialog med leder, skal varslingsrutinene være
et verktøy for å bringe fram slike saker til belysning og håndtering i organisasjonen.
Bispedømmets holdning er at:
• Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes.
• Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes.
• Åpenhet og ærlighet er viktig.
• Alle saker bør som hovedregel tas opp med nærmeste leder.
• Den som varsler skal ivaretas på en god måte.
• Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet.
INNHOLDET I VARSLINGSBESTEMMELSENE
HVA ER VARSLING?
Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold.
Det forventes at ansatte tar opp saker som de mener bør undersøkes nærmere. Varsling gir
mulighet for å rydde opp i ukultur og ulovlige forhold og unngå at problemene blir større. Det
må være saklig grunn for kritikk – den må ikke bygge på sladder eller ubegrunnede påstander.
HVA ER KRITIKKVERDIGE FORHOLD?
Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lover og avtaler, interne regler og
retningslinjer og alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller
etisk akseptabelt.
Eksempler på kritikkverdige forhold:
• Diskriminering, mobbing eller trakassering.
• Forhold som kan medføre fare for liv og helse.
• Seksuelle overgrep eller grenseoverskridende adferd.
• Rusmisbruk.
• Uforsvarlig saksbehandling (for eksempel brudd på habilitetsreglene).
• Maktmisbruk.
• Underslag, tyveri og andre økonomiske misligheter.
• Korrupsjon.
HVA ER FORSVARLIG FRAMGANGSMÅTE?
For å unngå at varsling fører til unødig skade, skal framgangsmåten være forsvarlig. Det vil
være forsvarlig å varsle internt til en ansvarlig person.
37
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Den som vurderer å ta opp en varslingssak må klargjøre følgende problemstilinger for seg selv:
• Foreligger det kritikkverdige forhold?
• Er de faktiske forhold tilstrekkelig klarlagt?
• Er mulige konsekvenser for en selv, kollegaer og den det varsles om vurdert?
• Er hensyn til bispedømmets saklige interesser ivaretatt?
• Hvem skal det varsles til og hvordan skal varslet utformes?
• Er språket og formen på varslet saklig?
• Hva er gjort for å løse saken på arbeidsstedet?
FORTROLIGHET I VARSLINGSSAKER
Den som varsler om kritikkverdige forhold i bispedømmet skal garanteres størst mulig grad av
fortrolig behandling av saken. Det innebærer at varslers identitet kun gjøres kjent for dem som
må involveres for at saken kan undersøkes og nødvendige tiltak gjennomføres.
Den det varsles om vil normalt ha rett til innsyn i
saken.
Forbud mot gjengjeldelse
Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold er forbudt. Det betyr at
ingen medarbeider skal oppleve at varsling får negative
konsekvenser for dem selv. Forbudet gjelder alle former for gjengjeldelse som for eksempel:
Trakassering (utfrysing, latterliggjøring og lignende)
Økt grad av kontroll
Ubegrunnet omplassering
Dårligere lønnsutvikling
Fratakelse av arbeidsoppgaver
Oppsigelse og avskjed
HVORDAN SKAL DET VARSLES?
VARSLINGSKANALER
Vanligvis skal varslingssaker tas opp på egen arbeidsplass. I noen saker vil det allikevel være
naturlig eller ønskelig å bruke andre varslingskanaler.
Varsling bør som hovedregel skje på lavest mulig nivå, og interne kanaler brukes før eksterne.
FØLGENDE VARSLINGSKANALER FINNES I NORD-HÅLOGALAND
BISPEDØMME:
Prost/Nærmeste leder – gjelder de fleste saker.
Biskop/Overordnet leder – dersom saken gjelder egen leder eller leder ikke gjør noe
med forholdene.
Ved kritikkverdigeforhold som berører kirkelig fellesrådsansatte meldes saken til
prosten.
Tillitsvalgte eller verneombud – disse kan også kontaktes for å søke veiledning om et
forhold er så kritikkverdig at det bør varsles.
Avdelingsleder drift– for rådgivning om korrekt behandling og veiledning i faglige
spørsmål
Regionalt arbeidsmiljøutvalg, RAMU.
Arbeidstilsynet - i spørsmål innen tilsynets ansvarsområde
38
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
VARSLINGSMÅTE
Varsling kan gjøres skriftlig eller muntlig, for eksempel per telefon, e-post, i brev eller ved
personlig fremmøte.
VARSLINGEN BØR INNHOLDE:
Navn og tjenestested (kan være anonym)
Dato for rapporteringen.
Tidsrom, evt. dato og klokkeslett for observasjonen.
Konkret hva en har observert.
Sted for handling.
Andre vitner.
Eventuell kjennskap til tidligere saker.
Alle varsler må være forsvarlige og det må tydelig gå fram at dette er et varsel etter
arbeidsmiljølovens bestemmelser.
HVORDAN SKAL VARSLER HÅNDTERES?
LEDER SOM MOTTAR VARSEL
Den som varsler kan forvente at leder vil møte slike henvendelser på en åpen og
løsningsorientert måte.
Sørge for at det iversettes nødvendige tiltak og følge saken til den er avsluttet.
Ivareta informasjons- og oppfølgingsansvaret overfor den som varsler – bl.a. om videre
saksbehandling og hvem som eventuelt må informeres.
Følge opp uformelle henvendelser og avklare om det er en varslingssak.
Gi nødvendig informasjon til den/de det varsles om.
Følge opp de impliserte etter noe tid for å minske mulige negative konsekvenser.
TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD SOM MOTTAR VARSEL
Den som varsler kan forvente at tillitsvalgte og verneombud vil
Være rådgivere og diskusjonspartnere.
Sørge for at varsler blir kanalisert til rette instanser i bispedømmet.
Bidra med informasjon og avklaringer dersom det er behov for tilleggsinformasjon.
Bistå den/de det varsles om.
Ivareta sin spesielle rolle i saker om arbeidsmiljøspørsmål i tråd med bestemmelsene i
AML.
39
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.8 RETNINGSLINJER VED RUSMISBRUK
Nord-Hålogaland biskop og bispedømmeråd ønsker å sikre at ansatte skal ha et bevisst forhold
til at misbruk av rusmidler er uforenlig med kirkens krav og et godt arbeidsmiljø.
Arbeidstakere med rusproblemer skal søkes ivaretatt på best mulig måte og hvis mulig gis
anledning til adekvat behandling og oppfølging med sikte på fortsatt tjeneste i kirken.
Tjenestemannsloven (TML) inneholder bestemmelser om at en embets- eller tjenestemann kan
avskjediges når vedkommende ved utilbørlig adferd i eller utenfor tjenesten viser seg uverdig
til sin stilling eller bryter den aktelse eller tillit som er nødvendig for stillingen. TML § 15, 1.
ledd. Uttrykket "utilbørlig adferd" er ment å dekke uttrykket " utilbørlige forhold" og
"usømmelig adferd" i de tidligere lover. Bestemmelsen omfatter både handlinger og unnlatelser
av å oppfylle tjenesteplikter, men den uforstand som vises må kunne karakteriseres som grov.
TML § 15 Tap av presterettigheter følger egen prosedyre.
Nord-Hålogaland bispedømme vil:
Drive holdningsskapende og forebyggende arbeid for å hindre at ansatte utvikler
rusmiddelproblemer.
Yte saklig bistand før evt. oppsigelse vurderes for ansatte som likevel kommer i en
situasjon hvor rusbruk kommer i konflikt med aktelsen for stillingen og utførelsen av
arbeidet.
Å anbefale ansatte som selv ser behov for bistand uten at de direkte har brutt
arbeidsreglementet, å ta kontakt med ledelsen eller bedriftshelsetjenesten.
Rusmisbruker er pliktig til å akseptere de behandlingstilbud arbeidsgiver skisserer i
behandlingsavtalen. Rusmisbruker er pliktig til enhver tid å dokumentere sin rusfrihet.
RUSMISBRUK OG REAKSJONSGRUNNLAG. Reaksjon iverksettes dersom rusmisbruk fører til:
A. Møter på arbeid påvirket av rusmidler.
B. Misbruker rusmidler i arbeidstida.
C. Bruker rusmidler utenfor arbeidstida slik at det medfører fravær eller at arbeidet ikke
utføres tilfredsstillende.
D. Utviser adferd som nærmeste overordnede vurderer kan være forårsaket av rusmisbruk.
REAKSJONSMÅTER. 1. Ved første gangs forseelse for reaksjonsgrunnlag A, B og C,:
Vedkommende beordres ut av arbeidet av overordnet eller overordnet varsles. (A og B).
Personlig samtale påfølgende arbeidsdag med innhold:
o Arbeidsgivers holdning til rusmisbruk klargjøres.
o Informasjon om rettigheter/muligheter etter retningslinjer for rusmisbruk.
Muntlig tilrettevisning gis av nærmeste overordnede, og Nord-Hålogaland biskop informeres.
Tillitsvalgte innkalles med mindre den ansatte motsetter seg det
2. Ved andre gangs forseelse for reaksjonsgrunnlag A, B og C:
Vedkommende beordres ut av arbeidet av overordnet eller overordnet varsles (A og B).
Skriftlig advarsel gis av Nord-Hålogaland biskop.
Vedkommende gis tilbud om behandling i samarbeid med bedriftshelsetjenesten,
behandlingsavtale inngås.
40
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Alternativt behandles saken som ordinær personalsak.
3. Ved reaksjonsgrunnlag D:
Den ansatte innkalles til personlig samtale.
Lederen redegjør for hvorfor arbeidstakeren er innkalt til samtalen og søker sammen med den
ansatte å klarlegge årsakene til den observerte adferd.
Dersom atferden skyldes rusmisbruk uten at arbeidesreglementet er overtrådt, gis den ansatt
anbefaling om å søke hjelp hos bedriftshelsetjenesten.
Leder følger opp saken gjennom de årlige medarbeidersamtaler eller gjennom annen avtale
gjort med den ansatte.
RUSPROBLEMER I ARBEIDSMILJØET. Rusproblem for den enkelte arbeidstaker skal takles som et arbeidsmiljøforhold på arbeidsplassen.
Det innebærer:
At rusproblemet holdes innenfor arbeidsplassen.
At problemet primært behandles helt åpent innen den arbeidsgruppe rusmisbrukeren tilhører
med mindre misbruker eller gruppen selv setter seg imot det.
Arbeidsgruppen er støttegruppe for arbeidstaker som ønsker å endre adferd. I enkelte tilfeller
kan det være nødvendig med en personlig kontaktperson for rusmisbruker.
Arbeidskollegaer har ikke kontrollfunksjon overfor rusmisbrukende kollega.
Rusmisbruker er pliktig til å akseptere de behandlingstilbud arbeidsgiver skisserer i
behandlingsavtalen. Rusmisbruker er pliktig til enhver tid å dokumentere sin rusfrihet.
SLETTING AV ADVARSLER. Går det mer enn 2 år etter siste forseelse, anses samtlige advarsler å være bortfalt.
TAUSHETSPLIKT. Alle som deltar i rusmiddelarbeidet har taushetsplikt i personsaker utover det retningslinjene tilsier
av samarbeid og meldeplikter.
ANSVAR:
Stiftsdirektøren har ansvaret for å utarbeide og ajourføre retningslinjer og prosedyrer for
rusmiddelmisbruk samt for opplæring.
Sokneprester og proster har ansvar for å håndheve og følge opp vedtatte retningslinjer på
sitt nivå.
Når forhold nevnt under A, B, C eller D oppstår skal Nord-Hålogaland biskop varsles ved
bruk av avviksskjema.
Ansatte har ansvar for å sette seg inn i gjeldende retningslinjer og bidra konstruktivt til å
opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø.
Tillitsvalgte/verneombud skal arbeide aktivt for å bevare et rusfritt arbeidsmiljø ved å ta
medansvar for gjennomføring av gjeldende retningslinjer.
41
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
6.9 SEKSUELLE OVERGREP I KIRKEN
Seksuelle overgrep skjer også i kirkelig sammenheng, men er uakseptabelt. Kirken ønsker å gi
støtte og hjelp til dem som har vært utsatt for seksuelle overgrep. Nord-Hålogaland biskop har
blant annet oppnevnt en kontaktperson for mennesker som opplever seksuelt misbruk i kirkelig
sammenheng. Kontaktpersonen er ikke knyttet opp til arbeidsgiverlinjen i kirken, men er en
uavhengig fagperson som biskopen stiller til rådighet som samtalepartner og hjelper for den
som mener seg utsatt for overgrep.
Det finnes også mulighet for å få en samtalepartner til den som blir anklaget for overgrep, og
biskopen har et fagetisk råd bestående av jurist, psykiater og erfaren sjelesørger/prest som
bistår biskopen i arbeidet med forebygging og vurdering av de enkelte saker.
Nord-Hålogaland biskop har et særskilt ansvar når vigslede medarbeidere er anklaget, jfr.
vigslingsforpliktelsene.
Nord-Hålogaland biskop og bispedømmeråd håndterer klager rettet mot statstilsatte
medarbeidere i henhold til det arbeidsgiveransvar som er tillagt disse instansene.
Kirkelig fellesråd håndterer klager rettet mot lokalt kirkelig tilsatte i henhold til rådets
arbeidsgiveransvar.
Alle arbeidsgiverledd og alle tilsatte i presteskapet har informasjons- og meldingsplikt i
henhold til det som følger nedenfor. De som her er nevnt skal imidlertid ikke selv iverksette
noen undersøkelse av forholdet eller kontakte den anklagede om saken.
Biskopens og bispedømmerådets egne rutiner for hvordan saken så håndteres tas ikke med her.
Nord-Hålogaland bispedømme ønsker gjennom alt dette å støtte de som er blitt seksuelt
misbrukt, forhindre at overgrep finner sted og bidra til at aktuelle saker håndteres på best mulig
måte. Det er utarbeidet et særlig Veiledningshefte for kirkelige arbeidsgivere ved mistanke om
eller anklage mot arbeidstaker om seksuelle overgrep.
KONTAKTINFORMASJON OG HJELP VEDRØRENDE SEKSUELLE OVERGREP:
Kontaktperson for mennesker som opplever seksuelt misbruk i kirkelig sammenheng.
Svanhild Posti
Tlf 97 10 04 88
Nord-Hålogaland biskop
Fagetisk råd
v/ Heidi Norbye
Nord-Hålogaland bispedømmekontor
Tlf 48 26 04 48
Kirkens ressurssenter mot vold og seksuelle overgrep
Tlf 23 22 79 30
Mobiltelefon for sms-kontakt: 47 46 46 16
SMISO - Støttesenter mot incest og seksuelle overgrep
Tlf 77 65 20 44
42
HMS-HÅNDBOK
RUTINER
KAPITTEL 6
Kirkens SOS
Tlf 22 40 00 40
Barneombudet
Tlf 22 99 39 30
Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress
Tlf 22 59 55 00
Nettsted med aktuelle linker til hjelpeapparat og ressurser innen seksuelle overgrep, selvmord
familievold, rusmisbruk og spiseforstyrrelser
noabuse