oiminta- suunnitelmaa suunnitel- tiarkisto.partio.fi/hp/hp.partio.fi/sites/default/files/... löytyy...
TRANSCRIPT
Toiminta-suunnitelmaa suunnitel-mallisesti
www.yhdistystoimijat.fi -sivulta löytyy kaavio, joka kertoo kuinka toiminta-suunnitelma, toteutus ja arviointi on yhtä jatkumoa. Jo toimintasuunnitelmaa tehdessä, on syytä muistaa, että tavoit-teellisuus ja sen mittaaminen ja arviointi ovat tärkeässä asemassa. Vain toimintaa arvioimalla sitä voidaan kehittää!
Lippukunta tekee joka vuosi tulevalle vuodelle toimintasuunnitelman ja talous-arvion. Toiminnansuunnittelu tapahtuu usein perinteisellä hyväksi havaitulla tavalla, mutta joskus on hyvä kokeilla erilaisia menetelmiä. Tässä on esiteltynä yksi tapa toteuttaa toimintasuunnitelma.
http://parempilippukunta.fi/2013/11/05/tavoite-mittari-toimintasuunnitelma/
Nykytilanarviointi
Toiminnastapäättäminen
Painopisteenvalinta
Toteutumisenseuranta ja
arviointi
Varsinainentoteutus
Tavoitteidenasettaminen
SUUNNITTELU-PROSESSIN
VAIHEET
LIPPUKUNNAN TOIMINTASUUNNITELMAN TEKEMINEN
Lippukunnan toimintaa sunniteltaessa on hyvä miettiä kokonaisuutta. Mitä me lippukuntana haluamme tehdä ja tavoi-tella? Onko meillä suunnitelmissa isoja hankkeita esim. Lapin vaellus tai leiri, vai halutaanko rekrytoida uusia aikuisia mukaan toimintaan?
Tukea toiminnansuunnitteluun ja kehit-tämiseen löytyy rutkasti. Muistakaa hyödyntää tilastoja, kokemushistoriaa ja hyviä työkaluja.
Linkkivinkit:• Kehittyvä lippukunta
http://toiminta.partio.fi/lippukunta/lippukunnan-toiminnan-kehittaminen
• Loisto laatutyökalu http://www.hp.partio.fi/ loistolippukunta
Toimintasuunnitelman voi työstää lip-pukunnassa vaikka tämän kaksiosaisen työstön avulla.
Esim.akelaneuvostontoiminta taisudareidensiirtymäretki
Esim.samponeuvos-ton toiminta taielokuunpartiostartti
Esim.lisää ryhmienretkiä, ulkoinenviestintä, Loistonsaavutta-minen
OSA1: MISSÄ MENNÄÄN JA MIHIN SUUNNATAAN?
TOIMINTA
1. PARASTA VIIME VUODESSA
Jokaiselle jaetaan kolme postit-lappua. Kullekin paperille kirjoitetaan yksi asia, joka meni edellisenä vuonna (tai kuluvana vuonna, riippuen koska suunnitelmaa tehdään) hyvin, ja se tulisi uusia myös suunnitel-mavuonna.
2. KEHITYSKOHTEITA
Jokaiselle jaetaan toiset kolme postit-lappia. Kullekin paperille kirjoitetaan asia, jota on jo lippukunnassa tehty, mutta sitä pitää ehdottomasti kehittää.
3. TAVOITTEET KIRKKAAKSI
Jokaiselle jaetaan jälleen kolme postit-lappua. Kullekin pape-rille kirjoitetaan yksi tavoite tai painopiste, johon seuraavan vuoden aikana toimintaa panostaa. Tässä kohtaa asian ei tarvitse olla uusi, mutta sen tulee olla eri kuin kohdassa kaksi.
PURKU
Kirjoittamisen jälkeen on tärkeää pitää keskusteleva purku. Jokainen erillinen kohta puretaan keräämällä laput esimerkiksi samalle seinälle tai pöydälle.
Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen PARASTA VIIME VUONNA: Mitä asiat onnistuivat, miksi ne koettiin onnistuneiksi. Voidaanko asia /tapahtuma uusia sellaisenaan vain onko niissä jotain kehitet-tävää?
Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen KEHITYSKOHTEITA: Miksi asia tai tapahtumat koettiin tärkeäksi? Millaisia kehitys-asioita niissä olisi? Onko kaikilla samansuuntaiset ajatukset
kehityksestä?
Avaavia kysymyksiä purkuhetkeen TAVOITTEET KIRKKAAKSI: Löytyykö samankaltaisuuksia? Mitkä asiat ovat nyt niitä,
joihin halutaan panostaa, tehdäänkö kaikki vai keski-tytäänkö vain muutamaan? Löytyykö porukastamme
osaamista kehittämiseen vai pitääkö se hakea jostain muualta (lasten vanhemmat, naapurilippukunta, partiopiiri)?
Työstäkää Post-it lappujen avulla asiat, jotka ehdottomasti haluatte säilyttää ja joita täytyy kehittää tulevan vuoden ai-kana. Valitkaa myös uusia tavoitteita ja painopisteitä, joihin koko lippukunnan voimin ryhdytään.
Tavoitteet voivat olla usealle vuodelle tarkoitettuja! Ei siis ole syytä pelästyä suuria visioita ja tavoitteita. Kakkukin syödään pala kerrallaan!
Käykää siis keskustelua, sillä jo pelkästään se kehittää lippukunnan toimintaa! Jakakaa myös vastuita osaami-sen ja osaamisen kehittämisen mukaan tasaisesti eri
ihmisille lippukunnassa.
Kehitys-
kohteita?
Parasta
viime
vuonna?
Tavoitteet
kirkkaaksi!
Vinkkivitonen: Lisäosana voidaan toteuttaa sama harjoitus
myös ikäkausikohtaisesti, jolloin saadaan mukaan myös ikäkausien tavoitteet.
Tavoitteidenvalinta!
Tavoitteettodeksi!
OSA 2 TUUMASTA TOIMEEN
Valinta voi joskus olla vaikeaa. Mitkä ovat ne asiat, jotka nostetaan toiminnan kärjiksi ja miksi? Valitkaa yhdestä kolmeen tavoitetta vuodelle, ei enempää. Mikäli hyviä ideoita on tusinoittain, tsekatkaa sieltä valmiik-si jo tavoitteet seuraaville vuosille.
Lopullinen toimintasuunnitelman muoto on vapaa. Vuosikello, kalenterimalli tai mikä tahansa toimii, kunhan se on kaikkien nähtävillä ja saatavilla.
1. TAVOITTEIDEN VALINTA
Asettakaa itsellenne tavoitteet kevät- ja syyskaudelle. Tavoitteet voivat olla pieniä tai suuria, konkreettisia tapahtumia tai asioita. Kunhan ne ovat tavoitettavissa ja tavoittelemisenarvoisia. Yhdessä päätettyihin tavoitteisiin tulee kaikkien sitoutua.
Kutakin tavoitetta edistetään ja seurataan sovitusti esimerkiksi kuu-kausitasolla. Tavoitteille voidaan luoda myös mittareita, jolla arvioida ja varmistaa toteutuminen. On tärkeää, että tavoitteiden asettelussa ja niitä kohti kulkiessa muistetaan, että vuosikellossa on paljon muuta-kin toimintaa.
2. TAVOITTEET TODEKSI
Olette valinneet tavoitteet lippukunnalle. Kirjatkaa ylös asioita, joita tekemällä pääsette tavoitteeseen. Mitä selkeämpi toi-menpide on, sen helpommin se on toteutettavissa. Pohtikaa millä voitte myös mitata onnistumistanne!
Vinkki:Katso seuraavalta aukeamalta esimerkki ja tavoitekartan teko!
KEVÄÄN TAVOITE
LIPPUKUNTA ON PÄÄTTÄNYT LÄHTEÄ LAPIN VAELLUKSELLEKOKO LIPPUKUNNAN VOIMIN ELOKUUSSA
• Vaellukselle on nimettynä johtaja ja tiimi• Koko lippukunta valmistautuu koloilloissa ja retkillä vaellukseen
(aktivitettit, taitomerkit)• Jokaiselle ikäkaudelle asetetaan omia tavoitteita ja valmistautumi-
sen ennakkotehtäviä• Varainhankintaa vahvistetaan
• Vanhempia osallistetaan vaelluksen valmisteluihin• Vaellukseen liittyen järjestetään vanhempaintiltoja tai -infoja
• Retket ja harjoitusvaellukset ovat osana harjoittelua• Vaelluksesta viestitään ennen, sen aikana ja jälkeen näyttävästi
• Vaelluksesta järjestetään muisteloilta ja samalla kiitetään työtä tehneitä
SYKSYN TAVOITE
LISÄÄ VIESTINTÄÄ LIPPUKUNNASTA
• Lippukunta nimeää itselleen viestintävastaavan tai tiimin
• Kesällä laitetaan lippukunnan internet ja mukaanparti-oon.fi -sivut kuntoon
• Syyskuussa vahvistetaan somessa oloa ja luo-daan mahdolliset puuttuvat somekanavat• Syksyn aikana tapahtumista, kolo-illoista jne.
julkaistaan kaikissa kanavissa juttuja ja kuvia• Syysleiristä tarjotaan juttua paikallislehteen ja
seurakunnan/taustayhteisön julkaisuihin. Samalla luodaan luontevia yhteyksiä näihin tahoihin ja sovitaan, kuinka jatkossa voitaisiin tehdä tiiviimpää yhteistyötä
• Joulukuussa kiitetään adventtikalenterilla yhteistyökumppaneita
ESIMERKKI
SYKSYN
TAVOITE
KEVÄÄN
TAVOITE
TAV
OIT
EKA
RTTA
TAM
MI
HELM
IM
AA
LIS
HUHT
ITO
UKO
KESÄ
JOU
LUM
ARR
AS
LOKA
SYYS
ELO
KEVÄ
ÄN
TAV
OIT
E:
VAEL
LUS
SYKS
YN
TAV
OIT
E:
VIE
STIN
TÄTAM
MI-
STA
RTTI
ELO
-ST
ART
TI
KIRJ
ATA
AN
TO
IMEN
PITE
ET T
AVO
ITTE
EN S
AAV
UTT
AM
ISEK
SI
KIRJ
ATA
AN
TO
IMEN
PITE
ET T
AVO
ITTE
EN S
AAV
UTT
AM
ISEK
SI
3. TAVOITTEET JA TOIMINTA YKSIIN KANSIIN
Tavoitekartta ja toimenpiteet on nyt kirjattu. On aika siirtää toi-met mukaan lippukunnan kaikkeen tekemiseen. Jotta johtajien jaksaminen ja ajan riittävyys voidaan varmistaa, on hyvä kirjata ylös kaikki ne tapahtumat, mihin lippukunta osallistuu ja
mitä se järjestää itse. Unohtamatta sitä, kuka on se jokin, joka tapahtumat hoitaa.
Linkkivinkki: Tässä on hyvä hyödyntää piirin toimintakalen-teria, jonka ensimmäisiä versioita tulee www.hp.partio.fi-sivuille syksyllä. Varsinaisesti piirin toimintakalenteri hyväksytään vasta syyskokouk-sessa marraskuussa.
Mallia näyttää piirin toimintasuunnitelma excelin osa.
SYKSYN
TAVOITE
KIRJATAAN
TAPAHTUMAT
NÄKYVIIN
4. TOIMINTAKALENTERI
5. VUOSIKELLO
Tavoitteiden lisäksi lippukunta tarvitsee tietysti toimintakalanterin. Kalenterin, josta selviää jokainen lippukunnan tapahtuma.
Toimintakalenteri voi olla listaus tapahtumista tai visuaalinen tuotos. Muista kuiten-kin kohderyhmä. Ei ole ihan sama, jos toimintakalenteria lukee sudenpentu, lapsen huolta tai samoaja.
Livenä toimintakalenteri voi syksyn osalta näyttää vaikka tältä:
Mitä lippukunnassa vuoden mittaan tapahtuu? Vuosikello on tapa osoittaa se kuvin tai sanoin. Vuosikello muodostuu lippukunnan omista, piirin ja keskusjärjestön tarjoamista tapahtumista ja koulu-tuksista.
Mitä te nostatte vuosikelloonne? Mikä on oleellista muistaa lippu-kunnanjohtajien näkökulmasta tai ikäkausivastaavien näkökul-masta?
MILLAINENON TEIDÄNVUOSIKELLO?
TÄSSÄ MALLI, MITÄ KAIKKEA VUOSIKELLO VOISI SISÄLTÄÄ. VUOSIKELLO VOI MYÖS OLLA ERÄÄNLAINEN ”CHECK-LIST”.
Tammikuu:• Muuttuneiden tietojen päivittäminen
lippukunnan nettisivuille• Tilinpäätöksen valmistelu ja toimit-
taminen toiminnantarkastajille• Kevään kurssi-ilmoittautumisten DL
sekä myöhemmin tieto kursseille otetuista
• Vajaiden ryhmien täydentäminen• Vuosiselosteen täyttäminen• Ansiomerkkihaun DL (15.1: merkit
Yrjönpäiväksi, Mannerheimin-soljet tosin haetaan jo marraskuussa)
• Ilmoitus talvileiristä piiritoimistoonHelmikuu
• Aluetapaamiset• Kaupunkien/Kuntien avustushake-
musten DL. Varmista oman kaupun-gin/kunnan hakuaika.
Maaliskuu• Lippukunnan vuosi-/kevätkokous
Muuttuneet pestitiedot Kuksaan• Muutos nimenkirjoittajista PRH:hon• Piirin kevätkokous ja johtajapäivät
Huhtikuu• Partioviikko, Yrjönpäivä• Syksyllä ikäkaudessa etenevien
ryhmien siirtymän suunnittelu• Ansiomerkkihaun DL (15.4., merkit
kesäleirille)Toukokuu
• Ilmoitus kesäleiristä piiritoimistoon• Paraatiretkipäivä Reissu• Syksyn suunnittelua: markkinointia,
aikuisrekryä ja jäsenhankintaa. • mukaanpartioon.fi-sivun päivitys
lippukunnan osalta• Leirivalmistelut parhaimmillaan!
Kesäkuu• Osa leireilee jo kesäkuussa
Heinäkuu• Partiosta lomaa tai leirille!
Elokuu• Leirillä!• Johtajisto kokoontuu kesän jälkeen
tsekkaamaan syksyn toiminnan kuntoon Tieto kokousajoista viimeistään nyt mukaanpartioon.fi-sivulle
• Muuttuneet pestitiedot Kuksaan• Muuttuneiden tietojen päivittämi-
nen lippukunnan nettisivuille• Syksyn kurssi-ilmoittautumisten
DL sekä myöhemmin tieto kurs-seille otetuista
• Viikkotoiminta alkaa!Syyskuu
• Vanhempainilta lippukunnan jäsen-ten vanhemmille, ja kutsu mukaan vaikkapa lippukunnan retkelle
• Uusien jäsenten lisäys Kuksaan• Joulukampanjakoulutus
Lokakuu• Aluetapaamiset• Lippukunnan seuraavan vuoden
toiminnansuunnittelua• Vajaiden ryhmien täydentämistä
Marraskuu• Ansiomerkkihaun DL
(15.11. Mannerheimsoljet)• Valmistautuminen kevääseen:
Ryhmät, johtajat, tiedossa olevien kokousaikamuutosten
• Piirin syyskokous ja lippukunnan-, ohjelma-, ja pestijohtajien tapaa-minen
Joulukuu• Lippukunnan joulujuhlat ja esimer-
kiksi partiolupauksenantotilaisuus sen yhteydessä
• Toimiston joulukahvit Tampere / Lahti
5. HOMMIIN
Tästä se lähtee! Nyt vaan ideoita heittelemään ja asioita työstämään!
Hollolan Hirvenhiihtäjät ovat pukeneet tapahuma -vuosikellonsa tällaiseen muottiin:
TÄSTÄSE
LÄHTEE!
Hämeen Partiopiiri rywww.hp.partio.fiwww.mukaanpartioon.fi