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國立臺北科技大學

教育部｢102年度檔案管理作業成效訪視｣簡報

報告人：段 總 務 長 葉 芳日 期：中華民國102年12月6日

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【簡報大綱】【簡報大綱】

壹.本校簡介

貳.檔案管理作業現況與成果

參.檔案管理特殊績效與標竿行為

肆.未來努力方向與檢討

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一、本校沿革一、本校沿革

民國元年：民政學部附屬工業講習所。

民國34年：臺灣省立台北工業職業學校。

民國37年：臺灣省立台北工業專科學校。

民國70年：國立臺北工業專科學校。

民國83年：國立臺北技術學院。

民國86年：國立臺北科技大學。

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校長姚校長立德

總務處段總務長葉芳

總務處 文書組組長(張翠美)

信件處理許清華

總收文黃湘涵

發文(含印信管理)

林足美、吳淑婷

檔案管理（含工讀生）

林淑芬、王培英、陳政愷

總務處事務組

總務處營繕組

總務處經管組

總務處出納組

職員及專案助理：4人技工工友：2人業務臨時人員及工讀生：1人共7人

二、文書組組織編制二、文書組組織編制

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年度 計畫名稱

96 本校檔案管理中程(96-98年度)發展計畫

99 本校檔案管理中程(99-101年度)發展計畫

102 本校102年檔案管理與應用工作計畫

103 東校區教學大樓檔案庫房設置及檔案移置計畫(99年訪視後經校長支持同意設置新庫房)

1、計畫均經校長或授權人員核定2、均訂定具體可行之檔案管理績效目標

(一)檔案管理整體規劃

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辦理日期 課程名稱 授課講師 參加人數

101年9月13日 電子公文檔案管理系統教育訓練

總務處文書組 全校

102年7月16日 公文寫作 前總統府首席參事夏進興

全校

102年7月24日 公文寫作 前總統府首席參事夏進興

全校

102年10月16日 電子公文檔案管理系統教育訓練

總務處文書組 全校

(二)檔案管理教育訓練：自辦教育訓練與數位學習

登錄日期 課程名稱 學習機關

102年1月30日 檔案庫房設施建置概論：基礎篇

行政院人事行政總處公務人

力發展中心

102年3月12日 機密檔案管理 行政院人事行政總處公務人力發展中心

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參加日期 課程名稱 辦理機關

102年6月5~6日 102年度部屬機關(構)及公私立大專校院檔案管理主管人員研習會

中正大學

102年6月17~18日 102年機關檔案管理專業研習 檔案管理局

102年8月12日 電子公文節能減紙續階方案說明會 檔案管理局

102年8月29~30日 102年度教育部暨所屬機關(構)學校檔案管理教育研習

教育部

102年10月15~16日 102年度機關檔案保存維護講習會 檔案管理局

102年10月29日 個人資料保護法 健行科技大學

(二)檔案管理教育訓練：參加研習

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觀摩日期 觀摩學習

機關

觀摩內容

102年8月27日 教育部 庫房設施

102年10月16日 檔管局 庫房設施、國家檔案閱覽室

(二)檔案管理教育訓練：實地觀摩

國家檔案閱覽室觀摩國家檔案庫房觀摩教育部庫房設施觀摩請益

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(三)資訊化績效與管理(1/2)

1、本校自98年起完成建置「電子公文檔案管理系統」，並實施線上簽核，功能完整，並獲驗證。

電子公文檔案管理系統功能完整

電子公文檔案管理系統驗證證書

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(三)資訊化績效與管理(2/2)

2、內部調閱檔案，可由該系統多項條件檢索功能，線上瀏覽或申請調閱。

3、無論紙本申請或線上申請調閱均可透過系統線上瀏覽調閱檔案。

系統多項條件檢索功能 e‐mail通知申請調閱 內部檢調情形

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(四)資訊化系統安全

1、由本校校園入口網站登入並控管2、密碼設定含「英文」、「數字」

，或「符號」的長度須8~14個字元3、至少每180天變更乙次4、日常備份作業 校園入口網站控管

日常備份作業

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(五)檔案立案編目1、檔案分類號及保存年限區分表修正時增列「內容描述」、｢

清理處置｣並經檔管局100年7月28日檔徵字第1000002920號函審核通過。

增列內容描述及清理處置 依規定進行著錄

2、檔案編目：案號、案卷起訖日期、案名、案情摘要、保存、主題項等項目一一著錄。系統更換後，案次號更正接續前系統編列(99年訪視缺失改正)。

立案、目錄著錄依實呈現

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(六)檔案整理(1/2)

1、整卷後，依檔號順序由小至大整齊排列，放置目次表逐一載明應記事項。目次表中附件欄位詳細記附件名稱、媒體型式、數量及計量單位;其他應記事項備註併案文號等(99年訪視缺失改正)。

2、檔案容具為無酸檔案盒，上架後依定期及永久分區放置並標示。

目次表載明應記事項等等架櫃標示無酸檔案盒及檔

案上架

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3、永久檔案：除釘、放置目次表、加裝封面、封底後，用棉線以三孔裝訂成冊，放入檔案盒中上架典藏 (99年訪視缺失改正)。

(六)檔案整理(2/2)

除針、加裝封底、封面、以棉線裝訂成冊

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(七)機密檔案管理1、機密檔案放置於裝置密鎖之保險櫃中，且放於設有監

視系統之庫房中。

機密檔案以專用封套密封各欄位並填寫詳實(99年訪視缺失改正) 放置保險櫃中

2、解密條件或保密期限成就後通知承辦人調案辦理檢討降解密，解密後依規定補正案由，依一般案件管理;辦理91~94年機密檔案檢討(99年檔案訪視差異)。

存放依年度分類號排列並建立清冊(99年訪視缺失改正)

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(八)辦理保存價值鑑定與清理

1、已訂定檔案保存價值鑑定小組設置要點，(依99年訪視缺失訂定)，屆滿檔案先送各單位確認，並送教育部及檔管局審核同意銷毀。

2、經核准銷毀檔案，依規定完成目錄修正。

同意銷毀檔案目錄修正

3、完成97年檔案清理(99年檔案訪視後差異)。

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(九)檔案庫房設施(1/3)

獨立檔案庫房並採用1小時防火時效之防火門

電子檔案光碟防潮櫃(99年訪視後增購)

低紫外線燈管並符合照度規定

空調設備 除濕機 溫溼度紀錄器定期紀錄

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懸掛式滅火器緊急照明設備 消防感知器

(九)檔案庫房設施(2/3)

消防設備定期檢測

手動式滅火器 監視防盜設備對講機

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(九)檔案庫房設施(3/3)

已訂定檔案管理緊急災害應變計畫並依計畫執行演練

訂定檔案管理緊急災害應變計畫

總務長主持防災計畫講習及演練

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1、已完成回溯檔案目錄彙送計115,572件;及依規定每年1月、7月辦理檔案目錄彙送共彙送案件數43,594件及彙送案卷數2,242卷

2、檔案目錄內容避免使用爭議性文字或個人姓名及身分證

字號

檔案目錄內容避免使用爭議性文字或個人姓名

(一)檔案目錄彙送

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(二)檔案搜集(1/3)1、學籍：日據時代→臺北工專→臺北技術學院→臺北科技大學保留完整

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(二)檔案搜集(2/3)

2、蒐集各類公務紀錄及資料：(1)學生活動紀錄(2)教師研究成果(3)校院系所務會議紀錄：(4)重大慶典及活動紀錄(5)人事資料、移交清冊等(6)校內公共建設規劃設計書圖等

校務會議、行政會議除歸檔外，透過校內小郵差、及學校網頁公告

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(二)檔案搜集(3/3)3、蒐集其他特殊及歷史檔案(依99

年訪視建議廣泛蒐集，豐富校史典藏資料)

校內蒐集檔案(持續蒐集建檔中)

蒐集本校歴史檔案

文(編)號 主旨1029900005 校長給全校師長與同學的一封信：請以無

量的關懷與祝福幫助所有的甘比亞同學。1019900002 慶祝母校建校百週年紀念特刊1019900001 諾貝爾得主科普講座入場卷及海報

1009900002北科巨輪得推手─李○○校長治校成果專刊

1009900003 「擦亮北科發光百年」，校友訪談節目;校友會製作。

1009900001 給全校同仁的一封信

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1、利用e-mail辦理逾期稽催及依規定辦理檢調

(三) 檔案檢調應用與加值推廣

線上申請檔案閱覽

2、訂有檔案應用相關規定及設有應用處所及標示相關規定

設有檔案應用閱覽室並標示相關規定

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(三) 檔案檢調應用與加值推廣

3、機關網站推廣應用服務(99年訪視差異)及應用辦理成效

機關網站應用服務 民眾申請應用情形

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(三) 檔案檢調應用與加值推廣

4、利用檔案加值(99年訪視後繼續充實)

出版品名稱 出版年度

百年風華･北科校史(1912-1945) 2008年

臺北工業生的回憶 2009年

北科的100個教學卓越 2009年

百年風華･北科校史(1945-2011) 2011年

臺北工業生的回憶(二) 2011年

臺北工業生的回憶(三)師生篇 2011年

分享經驗 傳遞愛(北科校慶服務─服務紀念特刊) 2011年

典範北科 世紀風華(百周年校慶紀念特刊) 2011年

跨世紀的產業推手 卓越100(建校100週年紀念特輯) 2011年

百項研發成果(光碟) 2011年

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(三) 檔案檢調應用與加值推廣5、利用檔案舉辦各類活動展覽

展覽活動 展覽日期 展覽地點

檔案與歷史：從北工到北科 99年10月~11月 藝文中心

百年北科時光走廊 100年10月~101年 校門地下道

日治時期土木科舊籍特展 101年3月 圖書館忠孝東路運動場的故事─歷

屆運動會照片展覽及本校運

動場的變化

101年5月 圖書館

千千岩助太郎臺灣高砂建築

踏查特展101年9月 圖書館

百年北科時光走廊 101年10月~11月 圖書館

蕭萬長先生贈書暨檔案展 101年12月~迄今 圖書館老蕭書房

北工回憶─工專時期校史回

顧展(1948-1994)

102年10月23日

~11月22日

圖書館1F大廳

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(三) 檔案檢調應用與加值推廣

6、設置機關歷史沿革展示及典藏空間

校史館

自設置以來各個月份參觀人次統計

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(四)特殊績效或特定業務1、線上簽核執行比率，較去年上升14%(較99年訪視

時大幅成長)

2、校史檔案加值出版品獲得他校肯定典藏並要求授權

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本校檔案管理本諸精益求精，未來繼續努力事項如下：

(一) 多方搜集學校各項活動、校史檔案或特殊檔案，辦理檔案徵集，使檔案工作更達完備化與全面化。

(二)新檔案庫房依法規設置規劃，並加強既有庫房的安全，使庫房設施更完善。

本校檔案管理本諸精益求精，未來繼續努力事項如下：

(一) 多方搜集學校各項活動、校史檔案或特殊檔案，辦理檔案徵集，使檔案工作更達完備化與全面化。

(二)新檔案庫房依法規設置規劃，並加強既有庫房的安全，使庫房設施更完善。

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(三)規劃辦理檔案維修工作，加強檔案管理之安全性。

(四)繼續加強檔案人員之教育與訓練活動，提升檔案人員專業知能。

(五)加速歷年檔案的清理、機密檔案解降密及檔案銷毀。

(三)規劃辦理檔案維修工作，加強檔案管理之安全性。

(四)繼續加強檔案人員之教育與訓練活動，提升檔案人員專業知能。

(五)加速歷年檔案的清理、機密檔案解降密及檔案銷毀。

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簡報結束

敬請指教