Od E-ARHIVA do E-POSLOVANJA

Zgodovina e-arhiva v Mercatorju

• Ogromno papirne dokumentacije in visoki stroški „skladiščenja“ dokumentacije

• Pričetek arhiviranja dokumentacije v elektronski obliki v letu 2005 /2006

– Ni še zakonske podlage

– Ni še akreditiranih ponudnikov

– Potrjevanje notranjih pravil s strani Arhiva RS ni potrebno

• Leta 2011 po sprejetju NOTRANJIH PRAVIL uničenje 110 ton papirja ter s tem prihranili 70.000 EUR/letno

Mercator e-poslovanje in e-arhiv (danes)

• Elektronsko arhiviramo:

– Vhodne račune: ~3.000.000 letno (SLO, HR, BIH, ČG, SRB)

– Pogodbe z dobavitelji: ~ 1.500 letno (samo v SLO)

– Dokumentacija poslovanja s PIKA kartico: ~45.000 mesečno

• Skupno število dokumentov hranjenih v Arhiviraj.si (do sedaj): > 10 MIO dokumentov

0

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

12000000

20

08

-02

20

08

-07

20

08

-12

20

09

-05

20

09

-10

20

10

-03

20

10

-08

20

11

-01

20

11

-06

20

11

-11

20

12

-04

20

12

-09

20

13

-02

20

13

-07

20

13

-12

20

14

-05

Komulativa vsi dokumenti

Razvojni projekti – E-pogodbe

Zastavljeni cilji ob uvedbi storitev Brezpapirja (e-pogodbe):

Cilji

e-pogodbe

Vzpostaviti evidenco, sledljivost in

preglednost pogodb

Vzpostavitev nadzora nad procesom

kreiranja, potrjevanja in podpisovanja

pogodb

Pohitriti iskanje pogodb

Vzpostavitev poročil o pogodbah

Zagotoviti zakonsko skladen e-arhiv

pogodb

Razvojni projekti – E-pogodbe

Kaj smo naredili:

• Kreiranje pogodb in aneksov k pogodbam na podlagi: ‒ template v 3 jezikih; ‒ za različna področja poslovanja (Blagovna znamka, Trgovska znamka,

Tehnika, IT pogodbe)

• Zagotovili sledljivost, pohitrili in poenotili procese nastanka pogodb

• Poenostavili vnos podatkov v pogodbe z integracijami na ostale sisteme ter uporabo šifrantov

• Vključili poslovna pravila (prilagajanje procesa glede na vrednost in podpisnika pogodbe)

• Dostopnost od kjerkoli, kadarkoli

• Arhiviranje in hitro iskanje pogodb na osnovi metapodatkov

• Zagotovili poročanje in obveščanje o pogodbah

• Pomembno smo olajšali delo uporabnikom

Z uvedbo e-pogodb smo dosegli vse zastavljene cilje

ter presegli pričakovanja uporabnikov!

Zaslonska slika (kreiranje pogodbe)

Zaslonska slika (moja opravila in revizijska sled)

Zaslonska slika (prikaz izpisa pogodbe - PDF)

Roadmap na področju širitve e-poslovanja

Oddaja in sprejem ter arhiviranje e-

računov

Uvedba e-pogodb na področju

poslovanja s kupci

Brezpapirno poslovanje in arhiviranje na

področju opominjanja in izterjave kupcev

Širitev storitev Brezpapirja.si in

Arhiviraj.si na ostala tržišča

Razlogi za sodelovanje z Mikrocop-om

• Celovita ponudba na področju zajema, digitalizacije, OCRa, arhiviranja, uničenja papirja

• Sledenje potrebam Mercatorja

– Regijsko pokritje (SLO, HR, BIH, CG, SRB)

– Integracije z različnimi sistemi

• ERP (SAP, GOLD, Login,…) • CRM - Call Center (dokumenti, posnetki) • EDI izmenjava dokumentov z dobavitelji • e-računi (procesorji in UJP)

– in procesiranje različnih vrst dokumentov:

• Blagovni računi • Stroškovni računi (OCR) • Pika pristopnice (OMR, OCR) • Pogodbena dokumentacija (dobavitelji, IT,…) • SAP izpiski (Finance, Kadri)

Zaključek

Hvala za pozornost!

Kontaktni podatki:

Raul Rodman

e-pošta: raul.rodman@mercator.si

tel: +386 31 820 949